Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND và UBND huyện nguyên bình

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà
MỤC LỤC

TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN:
1. Họ và tên sinh viên:
Vũ Ngọc Bảo
2. Ngày tháng năm sinh: 11/12/1994
3. Quê quán:
Xã Dân Chủ, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng.
4. Số CMND:
085045219
5. Số điện thoại:
0972488631
6. Mã số sinh viên:
1211QTVC002
7. Lớp:
CĐQTVP K7C
8. Ngành học:
Quản trị văn phòng
9. Khóa học :
2012-2015
THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN:
1. Họ và tên:
Chu Thị Phương
2. Chức vụ:
Phó chánh văn phòng
3. Số điện thoại liên hệ:

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Đơn vị thực thể: Văn phòng HĐND và UBND huyện Nguyên Bình.
2. Điện thoại:
0263 872 104
3. Địa chỉ: Thị trấn Nguyên Bình, huyện Nguyên Bình, Tỉnh Cao Bằng.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hành chính Nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân người lãnh đạo với nhân viên trong
nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện chức
năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ
thống hành chính và những mối quan hệ cộng tác bên ngoài. Do đó bộ máy
trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước là yếu tố được quan tâm
như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ

quản lý tại các cơ quan lại rất hạn chế.
Thấu hiểu được điều đó cùng với phương châm gắn liền thực tế lý luận
và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói
chung trong đó có ngành Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm
tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung
những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhà
trường đã tổ chức những chuyến thực tập cho sinh viên. Việc đi thực tế này
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế.
Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Sinh viên Cao đẳng Quản trị Văn phòng năm thứ 3 khi học xong lý
luận ở trường được bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và
ngoài cơ quan. Đây là một hoạt động quan trọng trong chương chình đào tạo
của nhà trường nhằm giúp sinh viên có những kiến thức thực tế sau khi ra
trường. Quá trình thực tập sẽ giúp sinh viên củng cố kiến thức về nghiệp vụ
đã học và biết vận dụng có hiệu quả những kiến thức vào thực tiễn; rèn luyện
kỹ năng tay nghề sau khi hoàn thành chương trình học tập. Đó cũng là cơ hội
giúp cho Sinh viên làm quen với môi trường và tác phong làm việc, phát triển
tư duy nghề nghiệp mới.
Là một sinh viên năm cuối của Khoa Quản trị văn phòng thuộc trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tôi luôn luôn ý thức được tầm quan trọng của vấn đề
này đã không ngừng học hỏi để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân
mình.
Trong hời gian thực tập tại UBND huyện Nguyên Bình, được sự quan
tâm và giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ văn phòng
tôi đã được tiếp xúc thực tiễn và làm quen với các công việc của một người
cán bộ văn phòng, góp phần nâng cao kiến thức, kỹ năng của bản thân đã
SV: Vũ Ngọc Bảo

QTVPK7c

Lớp:
2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
được học tại trường, giúp tôi học hỏi được nhiều kiến thức thực tế chưa được
giảng dạy tại trường phục vụ cho công việc chuyên môn sau này.
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến nhà trường đã tạo điều kiện cho
các sinh viên năm thứ 3 được đi thực tập tiếp xúc với môi trường thực tế ở
bên ngoài nhà trường để bổ sung kiến thức đã được học tại nhà trường, cô
giáo chủ nhiệm lớp QTVPK7C, Khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn tận
tình, trang bị những điều cần thiết cho em trong quá trinh chuẩn bị thực tập tại
cơ quan.
Tôi cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND
huyện Nguyên Bình, cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên cơ quan trong thời
gian tôi thực tập tại cơ quan đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ, tạo môi
trường tiếp xúc với công việc thực tế, đặc biệt tôi xin cảm ơn
Để có thể có một bài báo cáo như ngày hôm nay đều là sự dày công dạy
dỗ của thầy cô trong trường, sự chỉ bảo tận tình mà các cô chú giành cho tôi
để tôi có thể đạt được kết quả như thế này. Vì vốn kiến thức thực tế còn hạn
chế nên trong khuôn khổ của bản báo cáo này không tránh khỏi những sai sót
và hạn chế. Kính mong thầy cô giáo trong khoa QTVP đóng góp ý kiến để bài
báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn
nhà trường, Lãnh đạo, cán bộ tại UBND huyện đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi
hoàn thành tốt bải báo cáo này./.
Xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN

Vũ Ngọc Bảo

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN NGUYÊN BÌNH
* Vài nét khái quát về cơ quan thực tập.
Nguyên Bình là một huyện miền núi thuộc tỉnh Cao Bằng. Huyện nằm
ở phía tây tỉnh Cao bằng, phía bắc giáp huyện Thông Nông, Bảo lạc, phía tây
là huyện Pắn Nặm, Ba Bể, phía nam là huyện Ngân Sơn (tỉnh Bắc kan), phía
đông giáp huyện Hòa An.
Huyện có diện tích 837 km2, Huyện ly là thị trấn Nguyên Bình nằm
trên Quốc lộ 34, cách Thành phố Cao Bằng khoảng 30 km về hướng tây.
Huyện cũng là nơi có đường tỉnh lộ 212 theo hướng nam đi Bắc kan. Do có
điều kiện đi lại tiện lợi nên năm 1979 quân đội Việt Nam đã phải bố trí rất
nhiều quân và phòng vệ vững chắc để bảo vệ mỏ thiếc Tĩnh Túc và con
đường đi xuống phía nam là huyện Ngân Sơn.

Huyện Nguyên Bình có khu di tích Quốc gia đặc biệt rừng Trần Hưng
Đạo nằm dưới chân núi Slam Cao thuộc địa bàn 2 xã Tam Kim, Hoa Thám, là
trung tâm hệ thống các di tích lịch sử cách mạng lưu trữ những địa danh, hiện
vật gắn liền với giai đoạn lịch sử đặc biệt quan trọng, có giá trị lịch sử đặc
biệt quan trọng đối với cách mạng Việt Nam; gắn liền với sự nghiệp hoạt
động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và cuộc đời hoạt động của Đại
tướng Võ Nguyên Giáp. Đặc biệt là sự kiện chính trị thành lập Đội Việt Nam
tuyên truyền giải phóng quân, tiền thân của Quân đội nhân dân Việt Nam anh
hùng ngày nay.
Ủy ban nhân dân huyện Nguyên bình là một đơn vị hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm quản lý tất cả các lĩnh vực thuộc phạm
vi địa giới hành chính của huyện, vị trí của Ủy ban nhân dân huyện Nguyên
Bình đực đặt ngay trong trung tâm thị trấn Nguyên Bình.
I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Nguyên Bình.
1. chức năng.
- Căn cứ vào điều 2, chương I, luật số 11/2003/L-QH11 ngày 26 tháng
11 năm 2003 của Quốc hội khóa 11 về tổ chức Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
4

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- Ủy ban nhân dân huyện quyết định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của
các cơ quan chuyên môn thuộ Ủy ban nhân dân huyện theo hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh.
- Ủy ban nhân dân huyện thực hiện đảo trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
về việc thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn của huyện.
- Ủy ban nhân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội
củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2. nhiệm vụ, quyền hạn.
a. Kinh tế - Xã hội.
- Xây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội hàng năm trình lên Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt, tổ chức kiểm tra kế hoạch đó.
- Lập dự án thu ngân sách trên địa bàn (dự toán thu, chi ngân sách địa
phương), phương án phân bổ dự án ngân sách, điều chỉnh ngân sách địa
phương nếu cần thiết trinh lên Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo
cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tiafn chính cấp trên.
- Tổ chuawsc thực hiện ngân sách địa phương: hướng dẫn Ủy ban nhân
dân cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của
Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về vấn dề thực hiện ngân sách của địa phương
theo quy định của pháp luật.
- phê chuẩn kế hoạch Kinh tế - Xã hội của các xã, thị trấn thuộc huyện.
b. Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp, Thủy lợi, đất đai.

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua chương trình
Khuyến khích phát triên Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp... trên địa
bàn huyện và tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát
triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, khai thác lâm sản và phát triển
ngành ngề chăn nuôi thủy sản tại địa phương.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với các cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của Ủy ban nhân dân xã,
thị trấn.
c. Xây dựng, giao thông vận tải.
- Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện.
- Quản lý, khai thascvaf sử dụng các công trình giao thông, kết cấu hạ
tầng theo sự phân cấp.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng, kiểm tra và thực hiện
các luật về xây dựng, tổ chức thực hiện chính sách về nhà ở, quản lý đất đai
và quỹ nhà thuộc quản lý của nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý, kiểm tra việc khai thác , sản xuất vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

d. Dịch vụ thương mại và du lịch.
- Xây dựng mạng lưới phát triển thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước trong hoạt động thương mại. dịch
vụ và du lịch trên địa bàn huyện.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện an toàn vệ sinh trong thương mại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện.
e. Giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao.
- Xây dựng chương trình, đề án phát triên giáo dục, văn hóa, y tế, thể
dục thể thao và tổ chức thực hiện khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, thực hiện chủ chương xã hội hóa giáo dục, chỉ đạo xóa mù chữ
và thực hiên các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
- Quản lý các công trinh công cộng được phân câp, hương dẫn thực
hiện các phong trào về văn hóa của các trung tâm văn hóa – thông tin, bảo vệ
và phát huy các giá trị của di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh trên
địa bàn huyện;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏa cuẩ nhân dân trên địa
bàn. thực hiên tốt chính sach kế hoạch hóa gia đình;
- Kiêm tra việc chấp hành luật phán trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y tế, dược tư nhân, cở sở in, phát hành bản phẩm;
g. Quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội.
- Tổ chức phòn trào quần chúng tham gia lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân, xây dựng khu vực phogn thủ huyện, quản lý lực lương dự bị
động viên, chỉ đạo xây dựng lực lương dân quân tự vệ, công tác huấn luyện
dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý trường
hợp vi pham theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trrajt tự, an toàn xã hội.

xây dựng lực lương công an nhân dân vững mạnh. bảo vệ bí mật nhà nước,
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo
vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
h. Chính sách dân tộc, tôn giáo:

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- Tuyên truyền, giao dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triên kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùn sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn;
- Xử lý, ngăn chặn các hành vi xâm phạm quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo
nào của công dân tại địa bàn huyện Nguyên Bình;
k. Khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học, công ngệ phục vụ sản
suất và đời sống của người dân trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lũ;

m, Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính tại địa phương.
- Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo hương dẫn của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao dộng, tiền lương theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới ở địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định;
3. tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
- Đồng chí Đinh Văn Phồn: là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban,
phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND,
đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các
thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện,
trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác, Chủ
tịch UBND huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền
hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu
trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND huyện và cấp trên.
* Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực kinh tế
- Đồng chí Nông Quốc Hùng: là người phụ trách Nông nghiệp - Phát
triển nông thôn, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Thủy sản, Công nghiệp, Khoa học
công nghệ, Thương mại, Dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác
giải phóng mặt bằng, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng Giải phóng mặt bằng
các dự án.
* Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội.

SV: Vũ Ngọc Bảo

QTVPK7c

Lớp:
7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- Đồng chí Nông Văn Trường: là người phụ trách Văn hóa - xã hội bao
gồm: Văn hóa, thông tin, thể thao, du lịch, phát triển truyền thanh, truyền
hình, tôn giáo, Dân tộc và các vấn đề xã hội khác.
* các phòng ban giúp việc:
1. Văn phòng HĐND - UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Công thương
5. Phòng Thanh tra
4. Phòng Tư pháp
6. Phòng Tài nguyên - Môi trường
7. Phòng Tài chính - Kế hoạch
8. Phòng Văn hóa và thông tin
9. Phòng Lao động Thương binh xã hội
10. Phòng Giáo dục và đào tạo
11. Phòng Nông nghiệp phát triển Nông thôn
12. Phòng Y tế
13. Phòng Dân tộc
14. Phòng Thống kê
Sơ đồ bộ máy của UBND huyện Nguyên Bình ( xem phụ lục 1 )
II. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình.

Văn phòng theo nghĩa chung nhất được hiểu là bộ máy tham mưu giúp
việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác Lãnh đạo, quản lý, điều hành
thực hiện các chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Văn phòng là bộ máy quan trọng của cơ quan, tố chức, là nơi giao dịch,
tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ bên ngoài.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.
1.1. Chức năng:
Văn phòng là cơ quan chuyên môn, là bộ máy giúp việc cho HĐND và
UBND huyện Nguyên Bình. Văn phòng có trách nhiệm giúp cho thường trực
HĐND, UBND điều hòa và phối hợp các hoạt đọng chung của các phòng ban
ngành tại UBND xã, thị trấn; tham mưu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo điều
hành tại cơ quan địa phương. Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có tư cách pháp
nhân, con dấu và toàn khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng
dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND, HĐND tỉnh.
1.2. Nhiêm vụ, quyền hạn.
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân huyện xây dựng
chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội

năm, đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
huyên, Chủ tịch Hội đồnh nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Thu nhập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân
huyện, Chủ tịch hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy
định của pháp luật;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, các văn bản do các cơ
quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện,
đảm bảo tính hợp lý về nội dung và thể thức văn bản theo quy định;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo . Thực
hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của
huyện và theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
dồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân
dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện
giao;
- Trình văn bản lên Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyên ký và
tổ chức ban hành các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị thuộc phạm vi quản lý
nhà nước được giao;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; công văn, lưu trữ, văn thư hành
chính, tin học hóa hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;
- Tổ chức tiếp nhận và giao nộp hồ sơ theo quy trình một cửa, kiểm tra
đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong công tác giải quyết hồ sơ đúng hạn,
đúng quy trình, đúng thẩm quyền;
- Quản lý công chức, viên chức, người lao động; quản lý tài chính, tài
sản của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện theo quy
định. Quản lý số cán bộ chuyên môn được Ủy ban nhân dân huyện giao trách
nhiệm ở lĩnh vực công tác: thi đua khen thưởng, tôn giáo, chuyên viên Hội

đồng nhân dân huyện;
- Tổ chức các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hanh các hoạt dộng chung của bộ máy hành chính nhà
nước trên địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện điều hòa, phối
hợp hoạt động cảu các cơ quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp xã để thự hiện chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Thanh toán tiền lương, công tác phí và các chi phí khác cho cán bộ,
công chức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện;
- Tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. tham mưu giúp chủ tịch

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tich Hội đồng nhân dân huyện trong công tác
tiếp dân;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện và Hội đồng nhân dân huyện tiếp khách
đến liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, kỳ họp của
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện;
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyên và Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện phân công;
1.3. cơ cấu tổ chức, biên chế của văn phòng:

* 01 Chánh văn phòng: là lãnh đạo Văn phòng Hội đông nhân dân và
Ủy ban nhân dân, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng. trực tiếp chỉ đạo, phân
công nhiệm vụ cho cán bộ tại văn phòng....
* 01 Phó chánh văn phòng: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn
phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công
của Chánh Văn phòng....
* 01 chuyên viên: dự thảo các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,
năm vủa UBND và các văn bản khác được phân công....
* 01 kế toán: chịu trách nhim tham mưu xây dựng dự toán đảm bảo
kinh phí phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện và của đơn vị. thực
hiện kịp thờ các chế độ chính sách, bảo hiểm, thanh quyết toán tiền lương,
tiền công tác phí, chi khác cho cán bộ công chức, viên chức của văn phòng
HĐND và UBND, Nội vụ, phòng Kinh tế và hạ tầng, phòng dân tộc, phòng
Văn hóa – thông tin, Hội chữ thập đỏ, Hội luật gia, Hội khuyến học, quản lý
và sử dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan....
* 01 nhân viên quản trị mạng, phụ trách thiết bị kỹ thuật: quản lý
mạng intelnet, máy tính, máy in, máy photo, hệ thống trực tuyến của văn
phòng. Phụ trách kỹ thuật cho các cuộc họp trực tuyến.
* 01 nhân viên văn thư – lưu trữ: đảm bảo công tác tiếp nhận và vào
sổ các loại văn bản, công văn đi – đến đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời;
kiểm tra xác suất về lỗi in ấn khi gửi các công văn đến các cơ quan đơn vị ở
tỉnh, huyện và các xã, thị trấn theo đúng quy định.
* 01 nhân viên tạp vụ kiêm thủ quỹ: phụ trách công việc phục vụ,
quản lý tài sản của văn phòng, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ các phòng
thường trực, phòng chánh văn phòng, 02 phòng họp, phòng tiếp khách, hội
trường, bếp ăn...
* 02 lái xe: chủ động theo dõi lịch công tác của Thường trực để chuẩn
bị phương tiện, nhiên liệu phục vụ công tác...
* 01 nhân viên bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan. Thực
hiện đóng mở điện đúng giờ quy định....

14. bản mô tả công việc chánh văn phòng:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG HDND VÀ
UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

Chức danh: Chánh Văn phòng.
1. Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng Hội đông nhân dân và Ủy
ban nhân dân, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng.
2. Tiêu chuẩn trình độ chuyên môn
Tiêu chuẩn: trình độ chính trị từ trung cấp lý luận trở lên, trình độ chuyên
môn đại học trờ lên, ngạch công chức 01.003. bồi dững quản lý nhà nước
chương trình chuyên viên, Bồi dưỡng kiến thức quốc phòng - an ninh.
3. Trách nhiệm:
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân việc thực hiên đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan
mình, và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện phân công hoặc ủy quyền. thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu
trách nhiệm khi để sảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí gây thiệt hại trong
tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ

tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực của tổ chức,
hoạt động của cơ quan mình, báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân khi
được yêu cầu, phối hợp với người đứng đầu của các cơ quan chuyên môn, tổ
chức Chính trị - Xã hội cấp huyện để giải quyết những vấn đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
4. Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân thực hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ,
quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao cho.
5. Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp thường trực HĐND và UBND huyện xây dựng Chương trình
làm việc và theo dõi việc thực hiện Chương trình.
- Giúp thường trực HĐND và UBND huyện điều hành giải quyết các
công việc hằng ngày khi được thường trực giao.
- được thừa lệnh chủ tich HĐND và UBND huyện ban hành một số văn
bản và giải quyết một số công việc khi được ủy quyền, đồng thời chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch về các công việc mình đã giải quyết.
- xử lý công văn đi, đến; tham mưu, đề xuất hướng giải quyết.
- Ghi biên bản, thông báo kết luận về các cuộc họp của Thường trực
HĐND và UBND, dự thảo các văn bản quan trọng khi được thường trực giao.
- thẩm định, kiểm tra trình tự, thủ tục lần cuối đối với các đề án,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, các văn bản pháp quy trước khi
trình UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện ký ban hành.
- sắp xếp thời gian lịch làm việc để các cá nhân, cơ quan, đơn vị đến
gặp thường trực trao đổi công việc.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- là chủ tài khoản và quản lý kinh phí của các phòng, tổ chức hội hưởng
ngân sách từ các đơn vị dự toán văn phòng. quản lý cơ sở vật chất, tài sản
thuộc văn phòng quản lý.
- chỉ đạo công tác tổng hợp, dự thảo xây dựng báo cáo tháng, quý, 6
tháng, 9 tháng, cả năm của HĐND, UBND huyện. Kiểm tra, rà soát văn bản
lần cuối trước khi trình ký ban hành.
- tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, Nghị quyết của
Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, Nghị quyêt cuả HĐND huyện,
Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện trong văn phòng.
- Phụ trách công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của HĐND và
UBND huyện.
- Chỉ đạo công tác hậu cần đối với các cuộc họp và hội nghị do HĐND
và UBND huyện tổ chức.
- Chỉ đạo công tác phòng chống cháy nổ, vệ sinh các khu vực thuộc
UBND huyện.
- ký kết các hợp đồng của văn phòng.
- Được ủy quyền của Phó chánh văn phòng giải quyết một số việc khi
đi công tác.
- Giữ mối liên hệ với văn phòng đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Văn
phòng UBND tỉnh và Văn phòng Huyện ủy.
1.5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (xem phụ lục 2)
III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan thực tập.
1. khảo sát về tổ chức văn phòng:

1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng UBND huyện Nguyên Bình có vai trò lớn trong việc tổ
chức thực hiện các công việc của văn phòng chuyên trách. Có sự tham mưu
tổng hợp nhiều vấn đề đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo điều hành giúp
lãnh đạo giải quyết công việc nhanh gọn.
Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo
hậu cần cho cơ quan. Cả hai nhiệm vụ này đều đóng vai trò cực kỳ quan trọng
trong quá trình giải quyết công việc của UBND. Nhiệm vụ lớn nhất và khó
khăn nhất của Văn phòng là tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND. Tham mưu có nghĩa là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Nhiệm vụ tham mưu cho
Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành là nhiệm vụ được xem như công việc
hết sức quan trọng của Văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm tham mưu
“trúng việc và đúng người”, tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn
phòng; trong tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế hoạt động của cơ
quan; tổ chức xây dựng các chương trình kế hoạch, công tác cho cơ quan…
giúp lãnh đạo UBND điều hành công việc và hoàn thành nhiệm vụ.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Chức năng giúp việc và đảm bản hậu cần là hình thức biểu hiện mối
quan hệ giữa Văn phòng với toàn bộ cơ quan.

Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi
trường…phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Nhiệm vụ này có vai trò và vị
trí quan trọng bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức.
Muốn vận hành được thì cơ quan đó phải có các phương tiện, điều kiện vật
chất tối thiểu cần thiết. Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng
để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. Nhờ có
sự tham mưu, giúp việc của Văn phòng đã góp phần vào sự thành công trong
công tác quản lý của lãnh đạo.
* ví dụ tình duống cụ thể:
Khi xây dựng chương trình công tác năm cho toàn cơ quan. Văn phòng
UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc UBND xây dựng
chương trình công tác năm của UBND.
Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ
đặt ra và hướng dẫn của UBND Huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị
các đơn vị thuộc UBND huyện kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó,
kiến nghị các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND huyện và đăng
ký các đề án, dự án, vào chương trình công tác năm sau.
Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND huyện gửi Văn phòng
báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án,
dự án cần trình UBND Tỉnh và trình Chủ tịch trong năm sau.
Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND
huyện, Văn phòng huyện dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối
hợp với lãnh đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12
hàng năm. Trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND huyện tổng
hợp trình Chủ tịch ký và chuyển UBND Tỉnh phê duyệt, đăng ký những công
việc của UBND đưa vào chương trình công tác của UBND Tỉnh.
Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác
của UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây
dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp
với yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND

Huyện thường xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan của Văn phòng
UBND Tỉnh và các cơ quan khác có liên quan để xây dựng chương trình công
tác của UBND, của đạo UBND bảo đảm tính khả thi và thống nhất, giúp cho
lãnh đạo dễ dàng phân bộ thời gian để quản lý. Các phòng, ban căn cứ vào
bản chương trình công tác này để thực hiện theo duy trì hoạt động thông suốt
của toàn cơ quan.
Chức năng tham mưu của Văn phòng lại được thể hiện qua việc xây
dựng những bản quy chế hoạt động cho toàn cơ quan như: Quy chế về công
tác văn thư lưu trữ, quy chế về văn hoá công sở,… và Văn phòng cũng là nơi
phải thu thập, xử lý thông tin để xây dựng trình lãnh đạo xem xét và ban hành
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Như vậy, chúng ta có thể thấy được vai trò cực kỳ quan trọng của Văn phòng
trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Nó là một đơn vị không
thể thiếu của mỗi cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng
vào kết quả chung của toàn thể cơ quan.
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan, đánh giá ưu, nhược điểm.
- Xây dựng chương trình là yêu cầu không thể thiếu được ở bất kỳ một
cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động thống nhất và có hiệu quả.
- Chương trình công tác thường kỳ là một trong những nhiệm vụ quan
trọng của cơ quan, tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất

định như sau: sau một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng, bao gồm có:
chương trình công tác năm, chương trình công tác quý, chương trình công tác
tháng, lịch công tác tuần.
- Chương trình công tác thường kỳ thể hiện tổng quát định hướng kế
hoạch, nhiệm vụ giải pháp lớn trên các lĩnh vực, văn phòng là đơn vị trực tiếp
xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. đây là nhiệm vụ quan
trọng thể hiện chức năng tham mưu giúp việc cấp trên điều hành công việc
của văn phòng, chánh văn phòng và các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của
văn phòng phải nắm vững yêu cầu, nội dung của mỗi loại chương trình công
tác, nắm được các nhiệm vụ cơ bản và phải luôn theo dõi sát thực tế để tham
gia có hiệu quả vào công tác xây dựng chương trình công tác cho cơ quan.
Sơ đồ nội dung chương trình công tác thường kỳ (xem phụ lục 3 )
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế trong xây dựng chương trình công
tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
- Ưu điểm:
Chương trình công tác bám sát với tình hình hoạt động thực tế của cơ
quan, thể hiện được tính khoa học trong phong cách làm việc. các công việc
được phân công rõ ràng và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Chương trình công tác ban hành đúng thẩm quyền, nhiệm vụ, đảm bảo
cho quá trình hoạt đông diễn ra đúng kế hoạch đề ra, đảm bảo tính nhất quán
tránh được sự chồng chéo.
Văn phòng thực hiện đúng trách nhiệm chuyên môn cuả mình, trong đó
chủ động trong công viêc hành chính.
Giúp cán bộ, nhân viên biết được trọng tâm công việc cần làm, lịch làm
việc cụ thể của lãnh đạo cũng như nhân viên trong cơ quan giúp quá trình
hoạt động đạt hiệu quả nhất,
- Nhược điểm:
Là cơ quan cấp huyện nên các phòng ban và văn phòng phải kiêm
nhiệm nhiều công việc, khối lượng công việc tăng cao nên việc xây dựng
chương trình gặp nhiều khó khăn và có thể bị kéo dài vài ngày so với dự kiến.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Chương trình công tác là một khuôn mẫu, còn quá thô cứng và máy móc. vì
vây khi công việc đột xuất sảy ra sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động của những
ngày tiếp theo.
Quá trình thu thập thông tin cho chương trình công tác thường kỳ còn nhiều
hạn chế. nhiều thông tin chưa được xử lý triệt để.
Việc đôn đốc kiểm tra các đề án, các thủ tục và thời gian chưa thực sự hợp lý,
còn để sảy ra nhiều sai sót.
Trong quá trình thực hiện các phòng ban vẫn chưa tuân theo chương
trình công tác đã đề ra.
* Lập hồ sơ hội nghị.
+ Tờ trình lãnh đạo Thường trực Huyện ủy về kế hoạch xóa đói giảm
nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Quyết định tổ chức hội thảo xây dựng chuơng trình, kế hoạch xóa đói
giảm nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Kế hoạch tổ chức Hội thảo;
+ Chương trình nghị sự Hội thảo xây dựng chuơng trình, kế hoạch xóa
đói giảm nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Biên bản Hội thảo.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị tại cơ quan mà trong quá
trình thực tập học viên được tham gia, lập mục văn bản hồ sơ đó.

Ở Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình công tác tổ chức 01 hội nghị
được thực hiện qua các bước như sau:
- Chuẩn bị: tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí....
- Tiến hành: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, diễn biến hội nghị, giới
thiệu thành phần khách mới, cán bộ làm công tác thư ký ghi biên bản... trong
thời gian diễn ra hội nghị văn phòng còn có trách nhiệm thường trực ngoài
hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội nghị diễn ra.
- Tổng kết hội nghị: cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần,
quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ công tác tổ chức 01 hội nghị ( xem phụ lục 4)
1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Đi công tác là hoạt động thường xuyên và cần thiết của lãnh đạo cơ
quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể la chuyến đi công
tác dài ngày hoặc ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể, vì vậy văn phòng
cần chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi của lãnh đạo nhằm giải quyết tốt công
việc và đạt được mục đích của chuyến đi.
khi cơ quan tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh đạo sẽ đề xuất
nhu cầu của chuyến đi công tác với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng
cùng các cán bộ chuyên môn lập kế hoạch cho chuyến đi công tác đó.
+ Sau khi có bản kế hoạch sẽ trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt;
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà

Nội
+ Nếu chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sủa, làm lại kế hoạch;
+ Nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hành các công việc chuẩn bị (xe cộ, liên hệ
nơi ở…);
+ Sau khi lãnh đạo đi công tác về Văn phòng sẽ quyết toán.
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (xem phụ lục 5)
1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở.
Trong thời kỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các
luồng văn hóa nước ngoài cùng theo đó mà du nhập vào nước ta, vấn đề cần
thiết là phải làm sao điều chỉnh được những hành vi ứng sử để bảo tồn văn
hóa mà vân du nhập được những văn minh tiến bộ từ bên ngoài vào nước ta.
Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết tự điều chỉnh quan điểm
hành vi ứng sử sao cho phù hợp. Vì vậy yêu cầu cấp thiết đó là việc xây dựng
và duy trì văn hóa tổ chức nhằm đưa hoạt động của cơ quan vào khuôn khổ là
nhiệm vụ cấp bách được ưu tiên hàng đầu của các cơ quan, tổ chức nói chung
và Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình nói riêng.
Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại Ủy ban nhân
dân huyện Nguyên Bình được thực hiện theo quy định trong Quy chế văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định
số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng chính phủ).
Bản quy chế này đã quy định rõ về các vấn đề như: trang phục của cán
bộ, công chức, cách ứng xử của cán bộ, công chức đối với người dân, và ứng
xử giữa các đồng nghiệp trong cơ quan với nhau, quy đinh cách thức treo
quốc kỳ, quy định trước các phòng làm việc của các phòng phải treo biển nêu
rõ chức danh....
Sau khi quy chế được ban hành và thực hiện mọi cán bộ, công chức đều
tuân thủ nghiêm túc đúng theo quy định và dần đi vào nề nếp, thực hiện tốt
các quy định về trang trang phục (gọn gàng, lịch sự). Giao tiếp, ứng xử ( với
cấp trên, với đồng nghiệp, với khách hoặc qua điện thoại ). tinh thần trách

nhiệm cao đối với công việc, giải quyết nhanh chóng chính xác các công việc
được giao, các đơn từ khiếu nại, tố cáo của nhân dân.
Văn hóa trong giờ làm việc: Chấp hành nghiêm túc quy định về giờ làm
việc và ngày công lao động, không làm việc riêng trong giờ làm việc. Trang
phục đến cơ quan gọn gàng, lịch sự. Không hút thuốc lá, không uống rượu bia
trong giờ làm việc.
Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng
nghiệp, với cán bộ đến liên hệ công tác, với nhân dân. Nói năng lịch sự,
không nói tùy tiện thiếu văn hóa. Khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải
quyết công việc phải có thái độ hòa nhã, niềm nở, biết lắng nghe.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Văn hóa trong giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Thực hiện chế độ
vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị làm việc hàng ngày hàng tuần. Thực
hành tiết kiệm điện. Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy.
Các buổi họp trong cơ quan đều được tổ chức một cách tranh trọng, có
phòng họp riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ, mỗi cán bộ đều hoàn
thành tốt công việc được giao.
Như vậy có thể Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình đã triển khai và
thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở phù hợp với truyền thống và
bản sắc văn hóa dân tộc. Việc chấp hành tốt văn hóa công sở không chỉ mang

lại ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của cơ quan mà còn để lại ấn tượng tốt
của cơ quan đối với khách đến cơ quan liên hệ công tác và manh lại sự hài
lòng cho ngươi dân trong quá trình giải quyết công việc.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống văn bản cơ quan nhà nước, kết
quả của công tác văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư
chính là tiền đề của công tác lưu trữ, công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân
huyện Nguyên Bình giữ một vai trò rất quan trọng, đây là mắt xích quan trọng
liên hệ giữa các cơ quan, quần chúng nhân dân và các đơn vị với nhau.
2.1. tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác
đảm bảo có đủ hiệu lực pháp lý của văn bản. công tác văn thư được xem như
một móc nối không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn phòng
cho nên làm tốt công tác này sẽ góp phần giải quyết các công việc của cơ
quan một cách nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được các bí mật.
Là nơi diễn ra các hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công việc lãnh đạo, quản lý điều hành, công việc của cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị lực lưỡng vũ
trang nhân dân (gọi chung ).
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các
văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, điều hành các hoạt động đều
phải thông qua bộ phận. Văn thư cơ quan để vào sổ, đóng dấu, phát hành. Khi
tiếp nhận văn bản đến, văn thư đăng ký vào sổ và chuyển cho Chánh văn
phòng giải quyết sau đó photo nhân bản và chuyển tài liệu.
Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí riêng biệt
tại tầng trệt của dãy nhà, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản
đến và tiếp cận thông tin với mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị
hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, máy in, điện thoại, máy

photo, tủ và cặp đựng tài liệu… Đáp ứng được yêu cầu của công tác Văn thư
nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
* Ưu điểm.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện được tổ chức theo hình
thức tập trung với một cán bộ văn thư chuyên trách có nhiều kinh nghiệm, sử
dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt chuyên môn.
- Phòng văn thư đựơc bố trí ở ngay cửa ra vào cơ quan để tiện cho việc
liên hệ giao dịch công tác. Tất cả các văn bản đi đến đều phải qua văn thư.
Các phương tiện phục vụ công tác văn thư đều được trang bị đầy đủ: Tủ đựng
tài liệu, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy
in, điện thoại, máy Fax,… và các đồ dùng khác phục vụ công việc đảm bảo
duy trì hiệu quả hoạt động văn thư được nhanh chóng, hiệu quả.
- Cơ quan đã ban hành văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của Văn phòng nói chung, Văn thư-lưu
trữ nói riêng bản quy định không ngừng được sửa đổi để nâng cao chất lượng
công tác Văn thư lưu trữ.
* Khó khăn.
- Bên cạnh những mặt tích cực thì công tác văn thư tại UBND huyện
Nguyên Bình cũng tồn tại một số hạn chế, thiếu sót đó là: phòng làm việc chật
hẹp lại có nhiều người ra vào cho nên công tác quản lý tài liệu đôi khi gặp

khó khăn, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, mất mát tài liệu. Số lượng nhân viên
ít trong khi đó khối lượng công việc là rất lớn nên đôi khi công việc bị ùn tắc
và chậm lại.
2.2. nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Hoạt động về công tác văn thư tại UBND huyện Nguyên Bình do văn
phòng trực tiếp chỉ đạo và trực tiếp chịu trách nhiệm trước cơ quan vì thế lãnh
đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ban hành quy chế về công
tác văn thư lưu trữ tại co quan mình. để phục vụ cho công tác quản lý văn thư
đi vào nề nếp và có tính thống nhất triệt để hơn trong toàn cơ quan. Ngoài ra
văn phòng cũng đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan một số văn bản hưỡng
dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại cơ quan trong việc quản lý văn bản đi - đến
phải theo trình tự nhất định.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trong và nhiệm vụ to lớn trong
việc chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học
công nghệ vào công tác văn thư luôn kiểm tra, giám sát tình hình giải quyết
công việc của cán bộ văn thư, kịp thời điều chỉnh những sai xót.
Lãnh đạo Văn phòng dựa vào các quy định của nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ cũng như các văn bản chỉ đạo tại cơ quan, người lãnh đạo văn
phòng có trách nhiệm rất lớn trong công tác này dựa trên các văn bản để thực
hiện và quản lý các công việc sau:
- phân công cho bộ phận văn thư lưu trữ xây dựng và soạn thảo các văn
bản thuộc phạm vi của văn phòng, cập nhật văn bản từ các nguồn được cung
cấp và tham mưu cho lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo cơ quan trong
việc ban hành văn bản.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
18

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
- kiểm tra rà soát các văn bản trong cơ quan về thể thức và nội dung
của văn bản trươc khi trinh lãnh đạo xem xét, ký và ban hành, ký duyệt văn
bản thuộc phạm vi thẩm quyền của văn phòng.
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Đôn đốc bộ phận chuyên viên luôn thực hiện đúng quy định của Nhà
nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, áp dụng nghiêm chỉnh các
bước trong quá trình soạn thảo. Đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra
thể thức văn bản theo quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản
quản lý nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
Nhược điểm: Một số văn bản khi ban hành vẫn mắc lỗi về thể thức
nhưng là lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến hiệu lực văn bản.
* Tình hình kiểm tra, rà soát văn bản.
Lãnh đạo văn phòng thường xuyên kiểm tra, rà soát văn bản; khi kết thúc
công việc rà soát làm tờ trình để báo cáo với Thủ trưởng cơ quan về kết quả rà
soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện.
Thực hiện theo Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
Lãnh đạo Văn phòng quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, do đó mà các khâu
xử lý văn bản đi không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng từ

soạn thảo văn bản cho đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ.
* Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng quy trình lập hồ sơ hiện
hành; tuân thủ đúng quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Lãnh đạo văn phòng đôn đốc văn thư thực hiện đúng theo đúng Nghị
định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2011 về quản lý và sử dụng
con dấu.
Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan thực hiện tốt dưới sự chỉ đạo
của Chánh văn phòng.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục
vụ cho các mục đích nghiên cứu tài liệu khác. việc bảo quản tài liệu lưu trữ là
một công việc hết sức quan trọng nhằm bảo vệ tránh cho các tài liệu bị hư
hỏng, mất mát... để phục vụ nghiên cứu, tra tìm khi cần thiết, bảo vệ trống côn
trùng gây tổn hại đến tài liệu.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Để phục vụ việc điều hành và sử dụng tài liệu, theo dõi quá trình hoạt
động và đảm bảo tài liệu cho HĐND & UBND huyện Nguyên Bình thì cơ
quan cũng đã có một kho lưu trữ riêng. Tuy trụ sở không còn được mới nhưng

phòng kho đã tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ cơ bản, vệ sinh tài liệu và các tủ
đựng tài liệu để tránh ẩm mốc, côn trùng.
Quá trình bảo quản các văn bản, tài liệu được thực hiện dựa trên nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 hướng dẫn về công tác văn thư –lưu
trữ. Người đứng đầu cơ quan và văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ
đạo các chuyên viên thực hiện theo đúng quy định.
Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2007 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn
thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân
dân các cấp.
Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Ưu điểm: Tuy công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở huyện Nguyên Bình
chưa được quy mô nhưng khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu
có giá trị và phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của cơ quan.
- Nhược điểm: Do cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên tài liệu chưa
được xác định giá trị. Do chưa có công cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm
cũng gặp khó khăn. Việc cho mượn tài liệu mang về nghiên cứu có nhiều
trường hợp không trả đúng thời hạn hoặc việc bảo quản k tốt (viết, gạch, đánh
dấu vào tài liệu) dẫn đến hư hỏng tài liệu.
PHÂN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
I. Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm.
1. Mẫu lịch công tác tuần:
Gồm những công việc mà Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND giải quyết
hàng ngày trong tuần. Văn phòng xây dựng chương trình công tác tuần sau đó
trình Chủ tịch UBND huyện quyết định, chậm nhất là chiều thứ 6 tuần trước

và phát hành để các đơn vị có liên quan thực hiện.
Mẫu lịch công tác tuần (Xem phụ lục 6)
2. Mấu kế hoạch công tác năm.
Nhằm thống kê các công việc trọng tâm cần giải quyết trong một năm,
Văn phòng tổng hợp dự kiến các công việc trong năm gửi đến các phòng ban
chuyên môn để lấy ý kiến. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản dự
thảo các phòng ban chuyên môn phải có ý kiến đóng góp và trả lời.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Sau khi nhận được ý kiến góp ý, Văn phòng hoàn thiện kế hoạch và
trình Chủ tịch ký duyệt, sau đó gửi các thành viên UBND, các phòng, ban
chuyên môn, cơ quan thuộc UBND các xã, thị trấn biết để thực hiện.
Mẫu kế hoạch công tác tháng(Xem phụ lục 7)
Mẫu kế hoạch công tác năm (Xem phụ lục 8)
II. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan.
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN NGUYÊN BÌNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ

Công tác Văn thư – Lưu trữ
(Ban hành kèm theo Quyết định số...../QĐ-UBND ngày.....tháng.....năm của
Ủy ban nhân dân huyện)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Tân Yên, được áp dụng đối
với các phòng, ban chuyên môn (đơn vị) trực thuộc UBND huyện; có tư cách
pháp nhân; được sử dụng con dấu của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ theo
quy định của pháp luật.
2. Công tác văn thư bao gồm các công việc: soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND huyện và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc huyện; lập hồ sơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.
3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, thống kê,
bảo quản, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban
chuyên môn trực thuộc huyện.
Điều 2. Lập và bảo quản hồ sơ
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện và các phòng,
ban chuyên môn phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định của
pháp luật.
Điều 3. Tiêu chuẩn của cán bộ văn thư – lưu trữ

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Người được bố trí làm công tác văn thư lưu, lưu trữ phải được bảo đảm
tiêu chuẩn nghiệp vụ, ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm:
a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối
với các cơ quan; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ;
c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu
trữ;
d) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm:
a) Giúp UBND hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
3. Chánh Văn phòng UBND huyện chịu trách nhiệm về quản lý và hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện.
4. Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt

động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình và có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế này.
Điều 5. Tổ chức, nhiệm vụ văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, từng đơn vị có thể bố trí người làm văn thư, lưu
trữ đơn vị. Công tác văn thư, lưu trữ đơn vị có thể bố trí nhân sự kiêm nhiệm
các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
1. Văn thư đơn vị có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng, năm; đóng dấu;
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
f) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
g) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản;
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
h) Bảo quản, sử dụng con dấu của đơn vị.
2. Lưu trữ đơn vị có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Tham mưu, hướng dẫn cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị lập
hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của các đơn vị thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định
tại Quy chế này.
2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật,
tối mật, mật. Công chức, viên chức, người được phân công làm công tác văn
thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật đơn vị, bí mật Nhà nước
theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ
Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được cấp từ ngân sách nhà nước, các
khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tài trợ của các tổ chức, cá
nhân.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Các hình thức ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND gồm:
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp huyện;

- Quyết định và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
2. Văn bản hành chính
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy
định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề
án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời,
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
23


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, đơn vị đóng trên địa
bàn huyện thực hiện thống nhất theo quy định hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Thể thức văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
ngày 03/12/2004 và các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy
định như sau:
Cán bộ, công chức, người được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp
soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Thủ trưởng đơn
vị sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội
dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Căn cứ tổ chức của UBND huyện, quy trình soạn thảo được quy định
cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thảo đến trình người lãnh đạo quản lý trực
tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến thủ trưởng đơn vị và cuối cùng
là Chủ tịch UBND huyện ký theo thẩm quyền. Trước khi trình Chủ tịch
UBND huyện, Chánh Văn phòng UBND huyện hoặc người được phân công
rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót thì
đề nghị đơn vị tham mưu soạn thảo chỉnh sửa lại.
2. Trường hợp các loại văn bản Chủ tịch UBND huyện phân công cho
Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách ký, thì trước khi trình cho Phó Chủ tịch
UBND ký cần phải chuyển cho Chánh Văn phòng UBND huyện hoặc người
được phân công rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản, nếu phát
hiện sai sót thì đề nghị đơn vị tham mưu soạn thảo chỉnh sửa lại.
3. Trường hợp các loại văn bản Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho
Thủ trưởng đơn vị thuộc UBND huyện ký, thì người được phân công giải
quyết công việc phải rà soát lần cuối về thể thức và nội dung văn bản.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
1. Bộ phận đánh máy, phô tô văn bản đúng nguyên bản thảo, đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc
không rõ ràng trong bản thảo phải trao đổi lại với cán bộ, chuyên viên soạn

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
thảo hoặc Lãnh đạo Văn phòng để duyệt bản thảo đó. Nhân bản đúng số
lượng quy định phát hành.
2. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
theo đúng thời gian quy định.
3. Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo UBND huyện quyết định và
được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng
nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Văn phòng UBND huyện có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký văn bản
1. Hình thức ký văn bản được sử dụng con dấu của UBND huyện, gồm:
- Chủ tịch UBND huyện.
- Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo phân công, ủy quyền cụ thể
bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT.).
- Chánh Văn phòng UBND huyện được Chủ tịch UBND huyện giao ký
một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa
lệnh (TL.).
- Trong trường hợp Thủ trưởng đơn vị được Chủ tịch UBND huyện ủy

quyền ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ
ghi thừa ủy quyền (TUQ.).
2. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại
mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Hình thức sao văn bản gồm 3 loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao
và bản sao lục.
2. Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn
bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ
chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện
đúng theo quy định của khoản 2 Điều này thì có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy
định theo thể thức sao văn bản tại khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị tham
khảo thông tin.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:
25