Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (309.19 KB, 66 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................2
Lời Mở Đầu..........................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP..........3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào
tạo..................................................................................................................................................3
1. Chức năng, vị trí.........................................................................................................................3
2. Nhiệm vụ quyền hạn:.................................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo...................................7
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và
Đào tạo.........................................................................................................................................11
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.......................................................................................11
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.........................................................11
1.1.1 Chức năng:...........................................................................................................................11
1.1.2) Nhiệm vụ:...........................................................................................................................11
1.1.3) Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp (Phụ lục 2)..................................................13
2. Xây dựng bản mô tả công việc..................................................................................................13
III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm
nghiên cứu khoa học và đào tạo...................................................................................................14
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................14
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..........................................................................................14
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. (Xem Phụ Lục 3)...15
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được
tham gia (xem phụ lục 4)..............................................................................................................15
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..................................16
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo...........................................................................16
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................................................18
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................................................18
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan...............................................................................................................20
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................21
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:............................................................................21
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................................................................21
3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ..........................................................................................21
3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:...........................................................................................22
Phần II................................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH...........................22
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................22
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm..................................22
1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.................22
2. Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.........30
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo..........44
4. Quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo............................50
5. Xây dựng mô hình vắn phòng hiện đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Nhận
xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này...........................................................................51
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
......................................................................................................................................................52
Phần III..............................................................................................................53
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................53
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công táchành chính văn phòng
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.................................................................................53
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm...................55
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................57
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lời Mở Đầu
Đấtnước ta đang có những sự thay đổi lớn về mọi mặt, đời sống và kinh
tế, xã hội việc phát triển và hội nhập đó có những thuận lợi lớn cũng như những
thách thức không hề nhỏ đối với người dân cũng như các cấp quản lý xã hội ,
nâng cao chất lượng quản lý và kiến thức người dân là gì? Làđể để tự tạo cơ hội
cho mình, mời gọi đầu tư, nâng cao quản lý để cạnh tranh với thị trường, thương
trường khốc liệt. Các cấp quản lý và điều hành cần có những tính toán, thay đổi
những bước đi cho phù hợp tình hình , thích nghi với điều kiện của đất nước
làm cho bộ máy quản lý năng động và hiệu quả. Đất nước phát triển kéo theo
được sự đa dạng nền kinh tế, sự đa dạng này cần con người phải có đầy đủ kiến
thức, cũng như năng lực thực sự để tồn tại, và thích ứng với xã hội. Trong xu thế
phát triển của thời đại cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học –kỹ thuât, công
tác Quản trị văn phòng cũng đang ngày càng được quan tâm và có vị thế vô
cùng quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Chính vì vậy, công tác
Quản trị văn phòng đã được nâng cao trong công tác giảng dạy nhằm đào tạo ra
một đội ngũ những sinh viên có năng lực và trình độ, đáp ứng được nhu cầu cấp
thiết của công việc hiện nay. Có thể nói, công tác Quản trị văn phòng đang ngày
càng được phát triển và hoàn thiện theo hướng hiện đại, nó đóng vai trò quan
trọng trong việc quản lý nói chung và hoạt động quản lý hành chính nhà nước
nói riêng, góp phần to lớn đối với sự nghiệp chung của đất nước. Với chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, các đơn vị ,...công tác Quản trị
văn phòng luôn được coi trọng, góp phần giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác.
Hầu hết trong các công ti, doanh nghiệp, trung tâm nghiên cứu đều có bộ
máy văn phòng hiện đại để làm tốt trong công tác tham mưu , hậu cần, giúp việc
cho cơ quan công ty, giải quyết các vấn đề về văn bản, văn thư, hành chính.
Nhưng số lượng các trường chuyên giảng dạy và đào tạo về ngành văn phòng
còn chưa nhiều, chất lượng sinh viên khi ra trường còn chưa tốt . Tại trường Đại
học Nội vụ Hà Nội nhà trường với phương trâm “ Học thật, thi thật ra đời làm
việc thật” Cuối mỗi năm thứba của bậc cao đẳng nhà trường đều tổ chức cho
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
1
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sinh viên đi thực tập tại cơ quan, tổ chức, công ty, đơn vị sự nghiệp trên nhiều
địa phương trên cả nước đây chính là đợt thực hành thứ hai, đợt quan trọng nhất,
cơ hội mà chúng em có thể tiếp xúc, có thể làm quen với công việc mà tương lai
khi ra trường chúng em có thể sẽ theo công việc này và xin được công việc đúng
chuyên ngành mình theo học. Thực tậplà học việc, tập làm quen với công việc,
nhận những công việc mà các nhân viên , cán bộ văn phòng khác, lãnh đạo cơ
quan giao phó để mình hoàn thiện thêm các kĩ năng của mình, những điều thắc
mắc trên lớp mà giờ mới có cơ hội được thực hành, các anh chị, chú bác sẽ nắm
bắt tình hình và giao cho những công việc phù hợp với khả năng để rèn luyện
thêm kĩ năng cho sinh viên thực tập.
Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng cũng như
được sự chấp thuận của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo- đơn vị trực
thuộc Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội. Em đã được thực tập tại Trung
tâm trong thời gian một tháng bắt đầu từ ngày 12/5/2015 tới ngày 29/04/2014 .
Trong thời gian thực tậpvới sựhướng dẫn của anh Đỗ Trọng Tiến – Phó Phòng
Hành chính tổng hợp, em đã tìm hiểu và được tình hình thực tế và làm quen với
công việc người cán bộ văn phòng. Cùng với được tiếp thu một số kinh nghiêm
vô cùng quý báu, học thêm được những kĩ năng người làm văn phòng hi vọng
rằng những kĩ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp cho em vững bước xin việc,
công tác và làm việc tại cơ quan tổ chức sau khi ra trường được tốt đẹp.
Em xin cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội ; Lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, các anh chị trong
phòng Hành chínhTổng hợp đã chỉ bảo, tạo điều kiện cho em để em được hoàn
thành bản báo cáo thực tập này. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do tiếp xúc với
công việc còn nhiều bỡ ngỡ cho nên có nhiều sai sót vì vậy mong thầy cô xem
xét góp ý để báo cáo em được hoàn thiện hơn.
Hà Nội ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh Viên
Đỗ Đức Nghĩa
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
2
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên
cứu khoa học và đào tạo.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm được thực hiện
theo Quyết định số 3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 của UBND Thành phố Hà
Nội về việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
1. Chức năng, vị trí.
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở
giao thông vận tải thành phố Hà Nội, có tư cách phápnhân có con dấu và tài
khoản riêng. Hoạt động theo quy định của pháp luật; Trung tâm nghiên cứu
khoa học và đào tạo chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Sở giao thông vận tải Hà Nội, UBND thành phố, đồng thời, chịu sự chỉ đạo
kiểm tra, giám sát và hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Giao thông
vận tải.
Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo có chức năng giúp việc cho Sở
giao thông vận tải Thành phố và giúp cho Uỷ Ban Nhân Dân thành phố và thực
hiện quản lý nhà nước về giao thông vận tải bao gồm đường sắt đô thị, đường
bộ, đường thủy, vận tải và an toàn giao thông đồng thời nghiên cứu các giải
pháp về giao thông vận tải, đào tạo nhân lực ngành giao thông, đào tạo và cấp
giấy phép lái xe mô tô, ô tô.
2. Nhiệm vụ quyền hạn:
2.1)Trình Sở giao thông vận tải
- Các quyết định, chỉ thị, các văn bản quy định việc phân công phân cấp
quản lý giao thông vận tải, đào tạo, nghiên cứu khoa học trong phạm vi thẩm
quyền của Sở giao thông vận tải.
- Các quy hoạch phát triển, kế hoạch đào tạo dài hạn 5 năm và hàng năm,
chương trình, dự án công trình quan trọng thuộc các lĩnh vực về đào tạo, nghiên
cứu phát triển giao thông phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể phát triển
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
3
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh tế xã hội của địa phương, quy hoạch vùng, các quy hoạch phát triển ngành
chuyên ngành của sở.
- Chương trình biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính
nhà nước trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Trung tâm trên địa bàn thành
phố, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và nội dung chương trình tổng thể cải cách
hành chính nhà nước của UBND thành phố.
- Các văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn chức danh đối với cấp Trưởng, cấp
Phó của các đơn vị trực thuộc Trung Tâm, trên cơ sở các văn bản quy định của
Nhà nước và thành phố.
2.2) Thực hiện các văn bản pháp luật:
- Chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với các ngành, các cấp soạn thảo các
văn bản pháp quy mới hoặc bổ sung, sửa đổi các văn bản liên quan đến các lĩnh
vực giao thông vận tải theo quy định của pháp luật để trình UBND thành phố
xem xét ban hành hoặc ủy quyền cho Giám đốc Sở Giao thông vận tải ban hành;
- Nghiên cứu trình UBND thành phố ban hành các tiêu chuẩn, định mức
kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, phí, giá dịch vụ chuyên ngành giao thông vận tải;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và
hàng năm các chương trình, dự án thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành của Sở
phù hợp với chiến lược quy hoach tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thành
phố Hà Nội và Bộ Giao thông vận tải;
- Tham mưu giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn UBND quận,
huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước theo phân cấp thuộc chuyên ngành
giao thông vận tải trên địa bàn thành phố;
- Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Sở; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và
thông tin các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;
2.3)Quản lý về kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ, đường sắt đô thị,
đường thủy nội địa:
- Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện quy hoạch phát triển kết cấu hạ tầng giao
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
4
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông trên địa bàn thành phố được cấp thẩm quyền phê duyệt;
-Thực hiện chức năng chủ đầu tư hoặc được ủy quyền chủ đầu tư xây
dựng, duy trì, bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp công trình chuyên ngành
giao thông vận tải thuộc vốn của thành phố, của Trung ương hoặc nguồn vốn
khác theo quy định của pháp luật;
- Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành giao
thông vận tải theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố và theo quy định
của pháp luật;
- Thực hiện chức năng quản lý giám sát kỹ thuật, chất lượng xây dựng các
công trình chuyên ngành giao thông vận tải trên địa bàn thành phố theo quy định
của pháp luật;
- Giúp UBND thành phố tổ chức đấu thầu, giao thầu hoặc đặt hàng, kiểm
tra, thanh quyết toán tài chính cho các nhà thầu về đầu tư xây dựng kết cấu hạ
tầng giao thông;
- Tổ chức quản lý hệ thống mạng lưới hạ tầng giao thông của thành phố,
gồm: cầu đường bộ, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu
đường bộ, đèn tín hiệu điêu khiển giao thông, hầm dành cho người đi bộ sang
đường, hầm cơ giới đường bộ, cầu dành cho người đi bộ sang đường, tuynel kỹ
thuật;
- Thỏa thuận cấp giấy phép cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu về đấu
nối các công trình giao thông, cải tạo sửa chữa kết cấu hạ tầng giao thông;
2.4) Thực hiện công tác về an toàn giao thông:
- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện các đề án về đảm bảo an toàn giao
thông trên địa bàn thành phố; hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các biện pháp đảm
bảo an toàn giao thông thuộc phạm vi chức năng của Sở; là cơ quan Thường trực
của Ban An toàn giao thông thành phố;
- Tham mưu giúp Sở giao thông về các giải pháp chống ùn tắc giao thông,
giảm tai nạn giao thông; điều tiết giao thông, phân luồng giao thông; phát triển
hệ thống giao thông tĩnh; cải tạo hạ tầng giao thông để tổ chức giao thông;
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
5
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.5) Thực hiện bảo vệ môi trường trong hoạt động giao thông vận tải;
- Tổ chức thẩm định và phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường
đối với các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông trên địa bàn thành
phố;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về bảo vệ môi trường có
liên quan đối với xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông và hoạt động giao thông
vận tải;
2.6)Thanh tra, kiểm tra:
- Thanh tra, kiểm tra, xử lý, giải quyết khiếu nại tố cáo, chống tham
nhũng, tiêu cực trong lĩnh vực quản lý chuyên ngành giao thông vận tải trên địa
bàn thành phố theo quy định của pháp luật;
- Thanh tra, kiểm tra, xử lý các vi phạm phấp luật về lĩnh vực quản lý
chuyên ngành giao thông vận tải, an toàn giao thông trên địa bàn thành phố theo
quy định của pháp luật;
2.7) Quản lý, khai thác thông tin, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật:
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, lưu trữ, cập nhật
và chỉnh lý các hồ sơ tài liệu có liên quan đến hệ thống đào tạo công trình giao
thông vận tải (đường bộ, đường thủy nội địa) do UBND thành phố giao cho Sở
quản lý;
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa
học – kỹ thuật và công nghệ mới trong ngành giao thông vận tải;
- Trình Sở, thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ về cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao;
- Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Trung tâm theo
quy định của pháp luật và sự phân công, ủy quyền của Sở giao thông.
2.8) Công tác quản lý tài chính:
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND thành phố.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
6
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.9) Công tác quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ:
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính
sách, chế độ đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ
công chức, viên chức thuộc Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp
của thành phố;
- Quy hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng (kể cả
trong và ngoài nước) đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng kế hoạch
tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào
tạo.
Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo gồm có 1 giám đốc và 3 phó
giám đốc:
3.1) Giám đốc trung tâm:
+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Trung tâm, thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn theo đúng quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện những
công việc được cơ quan cấp trên giao;
+ Phân công công việc cho các Phó Giám đốc Trung tâm hoặc trực tiếp
chỉ đạo giải quyết công việc trong các trường hợp do thấy cần thiết vì vấn
đề cấp bách hoặc quan trọng, do Phó Giám đốc đi công tác vắng, những
công việc liên quan đến từ hai Phó Giám đốc trở lên nhưng các Phó Giám
đốc có ý kiến khác nhau.
Trong trường hợp cần thiết có thể điều chỉnh lại sự phân công nhiệm vụcủa các
Phó Giám đốc;
+ Trường hợp đi vắng dài ngày, Giám đốc Trung tâm uỷ quyền cho một
Phó Giám đốc phụ trách công tác của Trung tâm và báo cáo cấp trên trực tiếp;
+ Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm.
- Các Phó giám đốc trung tâm:
+ Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc Trung tâm trong việc lãnh đạo
và điều hành công việc của Trung tâm, được Giám đốc Trung tâm phân công chỉ
đạo một số lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Phó
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
7
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giám đốc Trung tâm thay mặt Giám đốc Trung tâm giải quyết các công việc
được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về kết quả thực
hiện nhiệm vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm,
trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về những quyết định của mình. Những
vấn đề lớn, nhạy cảm hoặc mới phát sinh trong quá trình chỉ đạo thực hiện, phải
kịp thời báo cáo Giám đốc.
+ Trong lĩnh vực được phân công, nếu có những công việc liên quan đến
các Phó Giám đốc khác thì Phó Giám đốc phụ trách chính lĩnh vực chủ động xây
dựng kế hoạch, sau khi đã thống nhất ý kiến và chủ trì tổ chức thực hiện. Trong
trường hợp các Phó giám đốc có ý kiến khác nhau thì Phó Giám đốc phụ trách
chính lĩnh vực báo cáo Giám đốc xem xét, quyết định;
+ Tổng hợp công việc đã và đang giải quyết, báo cáo Giám đốc Trung tâm
tại cuộc họp giao ban của Trung tâm;
+ Khi đi vắng dài ngày, Phó Giám đốc Trung tâm báo cáo Giám đốc
những nội dung công việc của mình đang giải quyết để Giám đốc biết, xem xét,
phân công Phó Giám đốc khác tạm thời phụ trách giải quyết;
+ Đối với những vấn đề thuộc chủ trương hoặc có tính nguyên tắc mà
chưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề liên quan đến tình hình phát triển
của Trung tâm hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc, Phó giám đốc
phải xin ý kiến của Giám đốc trước khi quyết định.
+Khi Giám đốc điều chỉnh sự phân công giữa các Phó Giám đốc, Phó
giám đốc đang phụ trách công việc được điều chỉnh phải bàn giao nội dung công
việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho Phó Giám đốc được phân công tiếp nhận công
việc đó và báo cáo Giám đốc.
+ Quan hệ giữa các Phó giám đốc là quan hệ phối hợp. Các Phó Giám đốc
lĩnh vực được sử dụng quyền hạn của Giám đốc, nhân danh Giám đốc khi giải
quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và tự chịu trách nhiệm về
quyết định của mình.
Các Trưởng phòng chuyên môn gồm 6 người:
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
8
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2) Trưởng phòng:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và
trước Pháp luật về kết quả thực hiện nhiệm vụ của phòng;
- Chấp hành nghiêm các quyết định chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giám đốc
phụ trách lĩnh vực, chịu trách nhiệm về tiến độ và hiệu quả công việc được phân
công. Trường hợp chậm hoặc không thực hiện được phải kịp thời báo cáo rõ lý
do;
- Liên đới chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách lĩnh
vực về công việc đã phân công hoặc uỷ quyền cho Phó trưởng phòng;
- Phân công rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng và từng cán bộ, viên chức trong phòng;
- Xây dựng nội dung, kế hoạch, chương trình công tác của phòng và chủ
động tổ chức triển khai thực hiện theo kế hoạch và theo nhiệm vụ phát sinh được
giao; hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, viên chức trong phòng thực hiện nhiệm vụ;
kịp thời điều chỉnh, phối hợp, giúp đỡ để cán bộ, viên chức hoàn thành nhiệm
vụ;
- Chủ trì phối hợp với các phòng khác khi thực hiện nhiệm vụ của phòng,
sau khi có ý kiến chỉ đạo của Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực;
- Hàng tuần tổng hợp các công việc đã và đang giải quyết bằng văn bản báo
cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và báo cáo các ý kiến khác nhau giữa các
phòng (nếu có) để Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực quyết định; không chuyển
công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng mình sang phòng khác; không
giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của phòng khác;
- Có trách nhiệm cung cấp số liệu, tham gia góp ý kiến hoặc theo dõi, đốn
đốc, hướng dẫn thực hiện các nội dung có liên quan đến ngành, đến cấp thuộc
nhiệm vụ của phòng tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu;
- Khi đi vắng phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và uỷ quyền
cho Phó phòng quản lý, điều hành. Vắng mặt tại cơ quan từ 2 ngày làm việc trở
lên phải báo cáo Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực bằng văn bản và chuyển lại
cho phòng Hành chính tổng hợp để tổng hợp, theo dõi. Phó phòng được uỷ
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
9
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Giám đốc, Phó Giám đốc phụ
trách lĩnh vực và trước pháp luật về hoạt động của phòng trong thời gian được
uỷ quyền và phải báo cáo kết quả công tác khi Trưởng phòng có mặt tại phòng;
- Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra, ký tắt và chịu trách nhiệm về nội
dung dự thảo văn bản thuộc lĩnh vực công tác của phòng trước khi trình Giám
đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực ký.
- Kế toán trưởng ngoài trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng, đồng
thời thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kế toán trưởng theo quy
định hiện hành.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ
trách phân công.
3.3) Các Phó trưởng phòng:
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác
của phòng; Chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thuộc lĩnh vực công tác đã được
Trưởng phòng phân công hoặc uỷ quyền; Chủ động nghiên cứu, tham mưu về
lĩnh vực chuyên môn được phân công;
- Phó Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng về dự thảo các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công
trước khi Trưởng phòng ký tắt trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ
trách lĩnh vực phân công.
3.4) Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào
tạo (Xem Phụ Lục 1)
3.1. Phòng hành chính tổng hợp.
3.2. Phòng tài chính kế toán.
3.3. Phòng kế hoạch đào tạo.
3.4. Phòng nghiên cứu khoa học và ứng dụng.
3.5. Phòng khai thác dịch vụ.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
10
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của TTNCKH và Đào tạo.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng.
1.1.1 Chức năng:
- Là phòng nghiệp vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung tâm trong công
tác tổng hợp, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, bảo vệ và lao động tiền
lương.
- Văn phòng là nơi tổng hợp thông tin, dữ liệu trao đổi giữa ban lãnh đạo
với các phòng ban khác, nơi giao tiếp đầu tiên giữa các cơ quan với khách đến
liên hệ công tác với cơ quan. Chính vì vậy Trung Tâm nghiên cứu khoa học và
đào tạo luôn quan tâm tới công tác văn phòng, đề cao vai trò, tạo điều kiện thuận
lợi cho văn phòng Trung tâm để văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
- Tham mưu là hiến kế,kiến nghị , đề xuất , đưa ra những sang kiến khoa
học , phương pháp tối ưu giúp thủ trưởng cơ quan , đơn vị đặt ra được và tổ
chức được những phương án ,giải pháp , kế hoạch công tác ngắn hạn và dài
hạn ,công tác hàng năm văn phòng Trung tâm tham mưu cho lãnh đạo trung tâm
nhiều phương án như thực hiện thi giấy phép lái xe mô tô xe gắn máy trên máy
tính và được lãnh đạo trung tâm chấp thuận trình lên Sở giao thông vận tải và đã
được thực thi trên toàn thành phố qua đó tối ưu hóa được công tác thi tuyển và
hạn chế được những sai sót đáng tiếc.
- Hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ
cơ quan , với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng bảo đảm vận
hành bình thường của Trung tâm và muốn vận hành được phải có phương tiện ,
điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. Ví dụ như cuộc thi tay lái giỏi ngành giao
thông được tổ chức tại trung tâm nhờ có văn phòng luôn làm đầy đủ công tác
chuẩn bị về hậu cần, trang thiết bị , bố trí vật tư vẽ đường nên hội thi diễn ra tốt
đẹp không có những thiếu sót đáng tiếc.
1.1.2) Nhiệm vụ:
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong công tác tổng hợp các mặt công tác
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
11
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Trung tâm, thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. Kiểm tra thể thức các
loại văn bản ban hành trong và ngoài cơ quan.
- Tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong công tác tổ chức, sắp xếp, quản lý
nhân sự, quy hoạch cán bộ, quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và phát huy
năng lực làm việc của từng cá nhân cho phù hợp với điều kiện của từng phòng, bộ
phận.
- Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng kỷ luật của Trung tâm.
- Thực hiện công tác quản lý lao động về việc chấp hành ngày công, giờ
công, đảm bảo chế độ chính sách về tiền lương, về chế độ BHXH, BHYT,
BHTN và các chế độ chính sách khác theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên
môn, lý luận chính trị cho cán bộ, viên chức; thực hiện các quy định về khen
thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy
chế của cán bộ, viên chức trong toàn Trung tâm.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu của đơn vị theo đúng
quy định của nhà nước, hướng dẫn các cá nhân, tổ chức khi đến cơ quan liên hệ
công tác.
- Quản lý, giám sát toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, thiết bị
phục vụ hoạt động của Trung tâm. Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc mua sắm,
sửa chữa trang thiết bị của Trung tâm.
- Bố trí phương tiện, thiết bị phục vụ Lãnh đạo Trung tâm, các phòng
nghiệp vụ theo yêu cầu công tác.
- Tổ chức phục vụ các hội nghị, giao ban cơ quan, khai giảng, bế giảng lớp
học, thực hiện công tác tạp vụ, bảo vệ tài sản của cơ quan, phương tiện của học
viên và nhân dân khi đến liên hệ và học tập tại Trung tâm. Thực hiện công tác
phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai của cơ quan.
- Phối hợp các phòng nghiệp vụ tổng hợp, lập báo cáo định kỳ hay đột xuất
cho lãnh đạo trung tâm và cấp trên khi có yêu cầu.
- Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, phục vụ hội nghị
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác và lịch công tác của
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
12
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trung tâm.
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
1.1.3) Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp (Phụ lục 2)
2. Xây dựng bản mô tả công việc
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính-Tổng Hợp
Hệ số lương 5,42
Mã ngạch: 01002
Cấp trên trực tiếp Giám đốc Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo
Cấp dưới trực tiếp các Phó phòng và các chuyên viên phòng Hành chính –
Tổng hợp
1. Nhiệm vụ và trách nhiệm
- Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Trung tâm nghiên cứu khoa
học và đào tạo. Giám đốc Trung tâm và trước Pháp luật về việc tổ
chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn
bộ hoạt động của Phòng
- Trực tiếp quản lý cán bộ, công chức của Phòng trong việc thực hiện
nhiệm vụ và thực hiện Luật cán bộ, công chức.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, công chức.
- Là khâu nối các mối quan hệ công tác với các phòng ban, đơn vị
thuộc Trung tâm
2. Tiêu chuẩn
2.1 Trình độ học vấn chuyên môn:
- Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính luật trở lên.
- Vi tính văn phòng tương đương trình độ B trở lên.
- Tiếng Anh trình độ B trở lên theo khung tham chiếu Châu Âu
2.2 Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng làm việc độc lập.
2.3 Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
2.4 Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
13
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Độc lập và sáng tạo trong công việc.
III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
- Tham mưu là hiến kế,kiến nghị, đề xuất, đưa ra những sáng kiến khoa
học , phương pháp tối ưu giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị đặt ra được và tổ
chức được những phương án giải pháp tối ưu. Văn phòng Trung tâm có chức
năng tổng hợp, tham mưu đắc lực cho lãnh đạo trong việc xây dựng , tổ chức
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện
các quyết định của lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều
phối công việc hàng ngày của cơ quan.
- Chức năng tham mưu của phòng Hành chính-Tổng hợp được khẳng định
trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa trong các văn bản quan trọng của
phòng Hành chính-Tổng hợp.Công tác tham mưu của phòng Trung tâm có vai
trò đặc biệt quan trọng.
- Tham mưu, đề xuất của văn phòng trong tổ chức điều hành công việc
của lãnh đạo Trung tâm, tham mưu đề xuất trong xây dựng ban hành văn bản tổ
chức thực hiện các quyết định, hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động
khác nhau của cơ quan,tham mưu trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp, kế hoạch
tài chính, kế toán, tài sản, quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Để tham mưu có
chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng, cần có năng lực chuyên môn, nghiệp
vụ, phải có trình độ, tri thức và hiểu biết xã hội để nắm rõ tình hình thực tế,
thông tin về mọi mặt về vấn đề tham mưu, đề xuất.
Ví dụ : Phòng Hành chính-Tổng hợp với những cá nhân xuất sắc đã tìm
tòi, đi thực tế, rút kinh nghiệm và đưa ra được việcthực hiện thi giấy phép lái xe
mô tô xe gắn máy trên máy tính và được lãnh đạo trung tâm chấp thuận trình lên
Sở giao thông vận tải và đã được thực thi trên toàn thành phố qua đó tối ưu hóa
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
14
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được công tác thi tuyển và hạn chế được những sai sót đáng tiếc.
- Giúp việc, đảm bảo hậu cần thể hiện vai trò đắc lực, không thể thiếu của
văn phòng, cụ thể hơn là : Tính toán chính xác các nguồn lực như lao động cơ sở
vật chất, kỹ thuật, thời gian và phải dự tính được hậu quả rủi ro và dự trù
phương án thay thế. Văn phòng đóng một vai trò mật thiết trong việc tham mưu
cho Trung tâm cũng như lãnh đạo cùng với các đơn vị, phòng ban khác thuộc
Trung tâm, đảm bảo công tác hậu cần để Trung tâm thực hiện chức năng quản lý
về công tác điều hành giao thông vận tải và nghiên cứu khoa học theo sự hướng
dẫn của Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội.
Ví dụ: Về đi lại, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, chức hội nghị,
sự kiện Văn nghệ, gặp mặt thường kỳ, Hội họp, Hội thảo,y tế, khánh tiết cơ quan
Văn phòng Trung tâm đều làm đầy đủ tốt đẹp
Văn phòng Trung tâm đã xây dựng các văn bản về quy chế văn hóa công
sở và nội quy cơ quan.
Kiểm tra, đề xuất và đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng cũng như điều kiện
làm việc tốt nhất cho cán bộ, lãnh đạo trong Trung tâm.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ
quan. (Xem Phụ Lục 3)
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó
sinh viên thực tập được tham gia (xem phụ lục 4)
Lập hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông thành phố Hà Nội lần
thứ 4
Hồ sơ hội nghị phổ biến an toàn giao thông gồm có Mục lục văn bản hồ
sơ hội nghị bao gồm:
1.
Tờ trình của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo
2.
về việc thực hiện Hội nghị phổ biến an toàn giao thông
Quyết định tổ chức Hội nghị phổ biến an toàn giao thông của
3.
lãnh đạo Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Kế hoạch tổ chức Hội nghị phổ biến an toàn giao thông Trung
4.
tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo
Chương trình nghị sự Hội nghị phổ biến an toàn giao thông của
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
15
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.
Trung tâm
Báo cáo kết quả nhiệm kỳ trước Hội nghị phổ biến an toàn giao
6.
thông thành phố Hà Nội
Bản tham luận của các khách mời, các thành viên tham dự Hội
7.
nghị phổ biến an toàn giao thông
Biên bản đánh giá kết quả các bài tham luận và chọn ra những
bài xuất sắc gửi về cuộc thi an toàn giao thông của Uỷ ban an
8.
toàn giao thông Quốc gia
Hội nghị ra thông các đề ra các giải pháp thực hiện an toàn giao
9.
thông
Biên bản Hội nghị phổ biến an toàn giao thông Trung tâm nghiên
cứu khoa học và đào tạo.
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo. ( Xem phụ lục 5)
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài
ngày, ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của
lãnh đạo được cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp tổ chức chuẩn bị chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,
liên hệ nơi lãnh đạo tới công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm
vụ được phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và tài liệu có liên quan;
kết thúc chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình
hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Văn hóa công sở là đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của
Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo; xây dựng phong cách ứng xử chuẩn
mực của cán bộ trung tâm, hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn vững vàng. Quy chế văn
hóa công sở tại Trung tâm dựa theo quy chế văn hóa công sở của Sở giao thông
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
16
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vận tải Hà Nội đã đáp ứng nhu cầu xã hội và được sự đồng tình của cán bộ công
chức trong toàn cơ quan.Văn hóa ứng xử trong giao tiếp là một trong những yếu
tố phản ánh trình độ văn hóa của một cơ quan, tổ chức và cá nhân. Trình độ văn
hóa lại là một trong những thước đo đặc biệt để đánh giá giá trị của một cá nhân
hay cộng đồng. Mặt khác, văn hóa ứng xử cũng là biểu hiện gây ấn tượng tốt
hoặc không tốt tới cách nhìn của nhân dân, của đối tác và của cơ quan cấp trên
đối Trung tâm.
Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của Sở giao thông vận tải thành phố Hà
Nội, cũng như tình thần quyết tâm, sự nhiệt tình hưởng ứng văn hóa công sở.
Cán bộ công chức, viên chức, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo đã đạt
được những thành tích to lớn như:
- Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân : cán bộ công chức trong Trung
tâm luôn có thái độ ứng xử nhã nhặn, lắng nghe ý kiến , giải thích tận tình,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể các quy định liên quan tới thủ tục thi sát hạch lái xe.
Đối với đối tượng tới làm việc là người nước ngoài cán bộ chỉ bảo tận tình
hướng dẫn và phổ biến Pháp Luật Việt Nam về Giao thông đường bộ và nhận
được thái độ phản ánh tích cực và làm bạn bè Quốc tế có con mắt nhìn nhận về
Việt Nam là một đất nước hiếu khách, con người thân thiện. Không có thái độ
phiền hà, nhũng nhiễu, hạch sách nhân dân.
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức có thái độ lịch sự, tôn trọng, ngôn
ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói quát nạt.
- Đối với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức có thái độ trung thực
thân thiện, hợp tác. Khi giao tiếp qua điện thoại , cán bộ, công chức, viên chức
xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung, vào nội
dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột...
- Đối với trang phục, nghi lễ văn hóa công sở đều thực hiện nghiêm túc.
- Lãnh đạo và các trưởng phòng, đơn vị sự nghiệp đấy mạnh công tác
tuyên truyền phổ biến, quán triệt Quy chế cho tới từng cán bộ, công chức, viên
chức, đề cao ý thức gương mẫu chấp hành của những cán bộ quản lý ở tất cả các
cấp, không nên và không thể có những trường hợp ngoại lệ, đặc cách. Nghiêm
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
17
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khắc trừng trị những người làm sai, làm trái đối với quy định được ban hành ra.
- Trong Trung tâm còn tồn tại một số cán bộ công chức sử dụng ngôn ngữ
giao tiếp với nhân dân không được rõ ràng, đặc biệt trong việc giải thích, hướng
dẫn cụ thể các quy định liên quan tới những quy định về thi tuyển và sát hạch lái
xe mới do Bộ Giao thông vận tải và Sở giao thông vận tải Hà Nội ban hành.
-Trong quy chế Trung tâm quy định công chức phải đeo thẻ ghi rõ họ tên,
chức vụ, cơ quan nhưng thói quen đeo thẻ vẫn chưa được nhiều cán bộ nhân
viên thực hiện nghiêm túc.
- Bằng những thành quả đạt được của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo, đã góp phần tăng cường, giáo dục phẩm chất đạo đức, lối sống, phong
cách làm việc có trách nhiệm, có một mô hình văn hóa công sở đáng được tuyên
dương tới các đơn vị khác trong toàn thành phố Hà Nội và các công sở các địa
phương khác các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại nơi làm việc được
thực hiện tốt tránh được tình trạng quan liêu, tiêu cực, cửa quyền, hạch sách,
sách nhiễu nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức; góp phần xây dựng hình
ảnh đẹp của cơ quan và hình ảnh tốt đẹp, cái nhìn thiện cảm của nhân dân, bạn
bè trong nước và quốc tế đối với Thủ đô Hà Nội.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Văn thư là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính-Tổng Hợp, Trung tâm
Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Mọi hoạt động chịu sự quản lý và giám sát, chỉ
đạo của Phòng Hành chính-Tổng Hợp. Cơ cấu tổ chức gồm có hai đồng chí:
- 01 Chuyên viên văn thư;
- 01 Nhân viên văn thư;
Bộ phận Văn thư được trang bị đầy đủ máy móc trang thiết bị cơ sở vật
chất kĩ thuật hiện đại...
Công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng trong tổ chức Trung tâm, bao
gồm các công việc sau đây:
- Tổ chức tiếp nhận văn bản, gửi đến Sở giao thông vận tải Hà Nội,
UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố, theo dõi và tổng hợp kết
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
18
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả xử lý văn bản của các chuyên viên, đơn vị thuộc Trung tâm Nghiên cứu
khoa học và đào tạo.
- Xây dựng ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy in ấn và sao các văn bản, trình ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và tổ chức việc phát hành các văn bản của Trung tâm, Giám
đốc Trung tâm,Trưởng Phòng Hành chính-Tổng Hợp theo quy định, bảo đảm
các văn bản ban hành đúng về hình thức, thể thức văn bản, đăng ký và giải quyết
văn bản đến, văn bản đi.
- Chủ trì cập nhật văn bản ban hành của Phòng Hành chính-Tổng Hợp
vào Sổ tay công vụ điện tử Trung tâm; quản lý, cung cấp văn bản điện tử theo
quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm nghiên cứu khoa học
và đào tạo.
- Quản lý việc sử dụng con dấu, ấn chỉ của Trung tâm, theo quy định
của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm.
-
Quản lý, tổ chức việc cung cấp báo chí, tạp chí, bản tin phục vụ
công tác của Trung tâm, Ban lãnh đạo và các đơn vị, cá nhân thuộc Phòng Hành
chính-Tổng Hợp theo quy định.
*Ưu điểm:
- Công tác văn thư đã hoàn thành tương đối tốt các khâu nghiệp vụ, cũng
như nhiệm vụ mà ban lãnh đạo Trung tâm giao phó;
- Trình độ cán bộ văn thư đáp ứng chuyên môn đầy đủ 02 cán bộ văn thư
đều có trình độ đại học, phẩm chất tốt phục vụ kịp thời cho cho mọi hoạt động
văn thư của cơ quan;
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ tốt cho việc lưu chuyển,
cập nhật thông tin và bảo tài liệu, con dấu, hồ sơ được tốt.
- Tổ văn thư được bố trí trong cùng phòng Hành chính-Tổng hợp cho nên
công việc được thuận lợi.
*Nhược điểm
- Đối tượng tới làm việc làm thủ tục giấy tờ có rất nhiều là các công dân
nước ngoài, sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau trong khi đó trình độ của cán bộ
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
19
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư chỉ đáp ứng được ngoại ngữ là Tiếng Anh cho nên nhiều khi các văn
bản, giấy tờ được dịch và giao tiếp biểu đạt với người nước ngoài còn khó khăn.
- Khối lượng công việc của Trung tâm là lớn trong khi chỉ có 02 cán bộ
làm việc cho nên chưa đáp ứng được khối lượng công việc.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư của cơ quan là một công đoạn, công việc không thể
thiếu được đối với cơ quan tổ chức, trong đó Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo là vô cùng quan trọng vì mọi hoạt động của Trung tâm đều tiến hành
làm việc qua giấy tờ, sổ sách. Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp là người trực
tiếp giúp giám đốc Trung tâm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ
quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và
đào tạo Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp phải trực tiếp chỉ đạo và thực hiện
tốt về các hoạt động, giải quyết những công việc trong phạm vi quyền hạn của
mình được cấp trên giao phó.
- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp xem xét toàn bộ văn bản đến
đểphân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạovề những công việc
quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được lãnh đạo giao ký những
văn bản do phòng Hành chính-Tổng hợp trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
-
Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp giao cho cấp phó hoặc cấp dưới
của mình thực hiện một số nhiệm vụ trong quyền hạn của mình.
-Trong nhiều trường hợp cụ thể, có thể lãnh đạo cơ quan giao cho thực hiện
những công việc chuyên trách của văn thư.
Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, Trưởng phòng Hành
chính-Tổng hợp đã làm rất tốt những việc được giao phó và chỉ đạo tỉ mỉ cho
các chuyên viên và nhân viên văn thư thực hiện đúng theo quy định về văn thư
và Trung tâm rất ít khi xảy ra lỗi lầm về công tác văn thư.
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
20
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình hoạt động và để đảm bảo tốt các
tài liệu văn bản, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo có kho lưu trữ
riêng. Mặc dù cơ sở vật chất khi Trung tâm mới thành lập còn hạn chế, nhưng
phòng kho lưu trữ của Trung tâm vẫn tổ chức bảo quản tốt các tài liệu lưu trữ và
phân công cán bộ chuyên trách để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả; cán bộ
lưu trữ được đào tạo bồi dưỡng qua lớp Đại học chuyên ngành Lưu trữ. Công tác
văn thư bao gồm các nghiệp vụ sau
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan, giải quyết tài liệu tồn
đọng tổ chức chỉnh lý kỹ thuật đối với khối lượng tài liệu này ở cơ quan đơn vị
và thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn, quá hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
* Ưu điểm:
Việc bổ sung tài liệu lưu trữ được cán bộ văn thư giao nộp đầy đủ nên rất
thuận lợi cho quản lý và khai thác.
* Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của phòng Hành chính-Tổng hợp chỉ có 01 người cho nên
công tác thu thập còn nhiều khó khăn..
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành
đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy
trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Phân loại tài liệu .
Lập hồ sơ .
Biên mục phiếu tin.
Hệ thống hóa hồ sơ.
Biên mục hồ sơ.
Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp.
Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong các
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
21
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
Quá trình bảo quản tài liệu, văn kiện được thực hiện theo Nghị định của
Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; người
đứng đầu cơ quan, văn phòng, tổ chức, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công
tác bảo quản tài liệu.
3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Thông báo tài liệu lưu
trữ, tổ chức phòng đọc tài liệu, triển lãm tài liệu...
Tuy có sự chỉ đạo rất tích cực của lãnh đạo phòng Hành chính-Tổng hợp và
bộ phận lưu trữ, nhưng do khối lượng công việc lớn bộ phận lưu trữ chỉ có 01 người
và cơ sở vật chất kĩ thuật khi mới thành lập còn thiếu thốn, hạn chế, việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được triển khai tại
Trung tâm. Nguyên nhân do kinh phí do Sở giao thông vận tải Hà Nội và UBND
thành phố Hà Nội cung cấp còn hạn chế, đến công việc còn đọng, hiệu quả công việc
còn chưa cao và chưa chính xác. Cần giải quyết nhanh chóng để phục vụ tốt quá
trình bảo quản hồ sơ tài liệu, và quá trình công tác của lãnh đạo
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác
năm.
1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa
học và đào tạo
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày 02/03/2014 đến ngày 08/03/2015)
Thời gian
Thứ 2
02/03/2015
Sáng 8h00
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Nội dung công việc
Ghi chú
...............................................................................
...............................................................................
22
Lớp: QTVP K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Chiều
14h00
Thứ 3
03/03/2015
Thứ 4
04/03/2015
Thứ năm
55/03/2015
Thứ sáu
06/03/2015
Thứ bảy
07/03/2015
Chủ nhật
08/03/2015
Sáng 8h00
Chiều
14h00
Sáng 8h00
Chiều
14h00
Sáng 8h00
Chiều
14h00
Sáng 8h00
Chiều
14h00
Cả ngày
Cả ngày
Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
..............................................................................
..............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
............................................................................
.................................................................................
............................................................................
............................................................................
.............................................................................
............................................................................
..............................................................................
.................................................................................
23
Lớp: QTVP K7C
