Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trường đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.11 MB, 118 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
...................................................................................................................................... 3
LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................................. 1
PHẦN I......................................................................................................................... 2
KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI............................................................................................. 3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội..................................................................................................................... 3
1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 3
1.1. Lịch sử thành lập Trường:.................................................................................3
1.2.Các nhiệm vụ chính:............................................................................................ 5
1.3. Các chun ngành đào tạo:................................................................................5
1.4. Các hình thức đào tạo:....................................................................................... 6
1.5. Thành tích cơng tác và quy mơ phát triển:......................................................6
1.6. Cơ sở vật chất: .................................................................................................... 7
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:..............................................................................7
2.1. Vị trí và chức năng:............................................................................................ 7
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.....................................................................................8
2.3. Cơ cấu tổ chức:.................................................................................................... 9
Sơ dồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .........................................9
( Xem phần phụ lục số 01)......................................................................................... 9
2.3.1. Ban giám hiệu gồm có: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng...................9
2.3.2. Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác..................10
2.3.3. Các Phòng chức năng:...................................................................................10
2.3.4. Các Khoa:........................................................................................................ 10
2.3.5 .Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:...........................................10
2.3.6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:..............................................................................10
Nguyễn Thị Hải Yến
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.7.Các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định.................................................11
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng Cơng tác
sinh viên..................................................................................................................... 11
1. Vị trí và chức năng:............................................................................................. 11
2.5. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến sinh viên
theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng (trừ các xác nhận về kết quả học tập,
đảng, đoàn................................................................................................................. 14
1.1.1. Đối với tham mưu, tổng hợp:.....................................................................15
1.1.2. Đối với giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:.....................15
1.2. Quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ của Phịng Cơng tác sinh viên.. .15
( xem phụ lục 03)...................................................................................................... 15
1.2.1. Chương trình cơng tác năm..........................................................................15
1.2.2. Chương trình cơng tác q...........................................................................16
1.2.3. Chương trình cơng tác tháng........................................................................16
1.3. Cơng tác tổ chức Hội họp của Phịng Cơng tác sinh viên............................17
1.3.1. Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp............................................17
1.3.2. Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp:......................................................18
1.3.3. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp...............................................................19
a. Xây dựng chương trình nghị sự ........................................................................19
b. Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời............................................20
* Lập danh sách khách mời:...................................................................................20
d. Chuẩn bị địa điểm tổ chức..................................................................................21
e. Chuẩn bị thời gian tổ chức..................................................................................21
f. Chuẩn bị ghi biên bản ......................................................................................... 21
g. Tiến hành hội họp................................................................................................ 22
* Văn nghệ chào mừng............................................................................................23
* Nội dung Hội thảo................................................................................................ 23
* Giải lao giữa giờ .................................................................................................. 23
1.5. Nhận xét tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa
Nguyễn Thị Hải Yến
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công sở của cơ quan:................................................................................................ 25
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................29
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội:....................................................................................................................... 38
PHẦN II:.................................................................................................................... 49
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.......................................................................................49
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI . .49
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch
công tác năm.............................................................................................................. 49
1.1
Mẫu kế hoạch công tác tuần..........................................................................50
1.2 Mẫu kế hoạch công tác năm:............................................................................51
2. Quy chế công tác Văn Thư Lưu Trữ của trường đại học Nội Vụ Hà Nội... .52
* Về ưu điểm.............................................................................................................. 95
* Về nhược điểm....................................................................................................... 95
Nguyễn Thị Hải Yến
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nguyễn Thị Hải Yến
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự hội nhập quốc tế Việt Nam đang phát triển mạnh về
kinh tế kéo theo là sự phát triển của khoa học công nghệ đã làm thay đổi những
quan niệm của xã hội về khái niệm Quản trị văn phòng. Dù trong các cơ quan nhà
nước hay các doanh nghiệp thì cơng tác Quản trị văn phòng ngày càng được đánh
giá cao. Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách cơng văn
giấy tờ hành chính trong một cơ quan thì ngày nay trong thời đại cơng nghệ thơng
tin phát triển vị trí của Văn phịng đã được đề cao hơn.
Ngày nay người ta quan niệm Văn phòng là một bộ máy tham mưu giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo điều hành thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan. Đây là loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo và tính
trí tuệ cao do đó người lao động Văn phịng cần phải được đào tạo đạt đến trình độ
cao theo hướng đa năng toàn diện về nghiệp vụ kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử
nhằm đáp ứng được yêu cầu cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Làm tốt cơng
tác Văn phịng sẽ đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, nhanh chóng, khoa học,
đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn
phòng được đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình
độ nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm
“Học đi đôi với hành”, lý luận gắn liền với thực tiễn. “Học thật đi đôi với làm thật”
Trong quá trình thực tập sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức nâng
cao trình độ chun mơn và năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn một cách hiệu
quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của
một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng. Thực tập giúp chúng ta tiếp cận
với thực tế nhiều hơn. Từ những kiến thức đã học giúp chúng ta áp dụng vào thực
tế và cũng bước đầu giúp chúng ta hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình. Nhờ sự giới
Nguyễn Thị Hải Yến
1
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiệu, giúp đỡ của các thầy cô trong nhà trường, cùng với sự nhiệt tình của các thầy
cơ trong phịng Cơng tác sinh viên, em đã được thực tập tại phịng Cơng tác sinh viên.
Q trình thực tập thực sự là cơ hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụng
những lý thuyết đã học trong trường, phát huy những ý tưởng trong quá trình học
chưa được thực nghiệm. Trong thời gian này, em được tiếp cận với tình hình hoạt
động, cũng như quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm lao động, làm
việc của Phòng Công tác sinh viên. Là sinh viên học chuyên ngành Quản trị văn
phịng với kiến thức đã tích lũy được trong suốt ba năm học tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội cùng với gần 02 tháng Thực tập tại Phịng Cơng tác sinh viên em
đã nhận thấy được những mặt tích cực, vai trị quan trọng cũng như một số tồn
tại của nghiệp vụ Quản trị văn phòng trong cơ quan Trường học, qua đây em xin
trình bày những vấn đề này thông qua đề cương báo cáo thực tập:
Báo cáo của em ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục phần nội
dung chính bao gồm:
Phần I: Cơng tác Văn phịng của cơ quan thực tập
Phần II: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan thực tập
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trong quá trình thực tập, bản thân em cũng đã cố gắng tìm hiểu thực tế để
hoàn thành báo cáo nhưng do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế cịn hạn chế
nên bản báo cáo của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận
được sự đóng góp, ý kiến của thầy cô, đăc biệt là các thầy cô trong Phịng Cơng tác
sinh viên và các bạn để em có thề hồn thiện tốt hơn bài báo cáo của mình
Hà Nội, ngày 01 tháng 5 năm 2015
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Hải Yến
PHẦN I
Nguyễn Thị Hải Yến
2
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
1.1. Lịch sử thành lập Trường:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập từ sự phát triển của Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ TWI được Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước và Bộ
Trưởng Phủ Thủ tướng (nay là Bộ Nội vụ), đã ký Quyết Định thành lập số:
109/QĐ-BT ngày 18 tháng 12 năm 1971, đóng tại Đồi Lốc, xã Thanh Lâm, huyện
Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc.
Sự thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ trong hồn cảnh đất nước
chưa hồn tồn giải phóng đã góp phần đào tạo nên một đội ngũ cán bộ chuyên
môn có chất lượng về cơng Lưu trữ nói riêng, đáp ứng nhu cầu cơ bản cũng như sự
hiện đại và chun nghiệp về cơng tác văn phịng nói chung.
Trước nhu cầu đào tạo cán bộ cho cả nước, sau ngày miền Nam giải phóng,
từ năm 1977 đến năm 1992, Trường đã mở phân hiệu trực thuộc trực tiếp đào tạo
cán bộ từ Quảng Trị trở vào. Phân hiệu của Trường đóng tại phường Nguyễn
Oanh, quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 11 tháng 5 năm 1994 Bộ Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ký
Quyết định số 50/QĐ-TCCB-VP chuyển Trường từ Mê Linh (Vĩnh Phúc) về
phường Xuân La (Tây Hồ, Hà Nội) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo
và xây dựng vị thế cho trường. Đến ngày 30 tháng 01năm 2000, Trường đã hoàn
tất các thủ tục chuyển trường.
Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước cũng như sự đổi mới và nâng cấp
nhà trường đã tạo nên điều kiện cần thiết để Trường đa dạng hóa các loại hình đào
tạo, mở rộng ngành nghề, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ
cán bộ, giáo viên, giảng viên và học sinh, sinh viên trong toàn trường cũng như
đáp ứng yêu cầu cấp thiết của nền hành chính Việt Nam.
Nguyễn Thị Hải Yến
3
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngày 25 tháng 4 năm 1996 Bộ trưởng Bộ Tổ chức Cán bộ, nay là Bộ Nội vụ
đã ký Quyết Định số 72/QĐ-TCCB đổi tên trường thành Trường Trung học Lưu
trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I. Đến ngày 01 tháng 10 năm 2003 với Quyết Định số
64/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trường mang tên mới là Trường Trung học
Văn thư Lưu trữ Trung Ương I (trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) đúng
theo chức năng, nhiệm vụ của Trường.
Trước yêu cầu đổi mới, đòi hỏi của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước; trên cơ sở những kinh
nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo và
đội ngũ giáo viên, Bộ Trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết Định số:
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 15 tháng 6 năm 2005 thành lập Trường Cao
Đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I trực thuộc Bộ Nội vụ và hoạt động theo Điều
lệ Trường Cao Đẳng.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008 Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương
I đã đổi tên thành Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội theo Quyết Định số:2275/QĐBGD&ĐT ngày 21 tháng 4 thành lập Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngoài ra Trường đã thành lập cơ sở đào tạo có trụ sở chính thức tại Đà Nẵng
dưới sự quản lý trực tiếp của Trường đã tạo nên những bước tiến không ngừng và
khả năng vươn xa ngày càng lan rộng trong cả nước.
Cùng với sự phát triển của xã hội, đáp ứng theo nhu cầu phát triển của xã hội
ngày, ngày 14/11/2011 Thủ Tướng Chính phủ đã ký Quyết định số:2016/QĐ-TTg
về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao
Đẳng Nội vụ Hà Nội
Như Vậy có thể nói Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang ngày càng
trưởng thành và vững mạnh, không ngừng vươn lên trong công tác giáo dục, cũng
như trong việc hoàn thành mục tiêu của Đảng, của Nhà nước và của Bộ Nội vụ.
Nguyễn Thị Hải Yến
4
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.Các nhiệm vụ chính:
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau đại
học các ngành,các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề
khác nhau theo nhu cầu của xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép,
Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của
Trường đủ số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi
và giới, đạt tiêu chuẩn về trình độ được đào tạo, tham gia vào quá trình điều động
của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, Cán bộ, Nhân viên.
Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.3. Các chuyên ngành đào tạo:
* Bậc Đại học gồm các ngành sau:
- Khoa học thư viện;
- Quản trị văn phòng;
- Lưu trữ học;
- Quản trị nhân lực;
- Quản lý nhà nước;
* Bậc Cao đẳng gồm các ngành sau:
- Lưu trữ học;
- Quản trị văn phòng;
- Khoa học thư viện;
- Tin học ứng dụng;
- Quản lý văn hóa.
- Dịch vụ pháp lý.
- Quản trị nhân lực;
- Thư ký văn phòng;
Nguyễn Thị Hải Yến
5
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4. Các hình thức đào tạo:
Trường có nhiều hình thức đào tạo phong phú, đa dạng, đáp ứng cho mọi đối
tượng có thể theo học:
- Đào tạo chính quy;
- Đào tạo tại chức;
- Đào tạo từ xa;
- Bồi dưỡng ngắn hạn.
1.5. Thành tích cơng tác và quy mơ phát triển:
Với 44 năm trưởng thành và phát triển với những bước tiến nhảy vọt về
chuyên môn đào tạo, Trường đã đạt được nhiều thành tích đáng tự hào:
- Đào tạo được hàng ngàn Cán bộ Văn thư, Lưu trữ, Thư viện, Hành chính
văn phịng, Thư ký văn phịng, đang làm việc trên khắp cả nước, đáp ứng nhu cầu
phát triển của xã hội.
- Đào tạo được hàng trăm Cán bộ Văn thư, Lưu trữ bậc trung học và trên
trung học cho nước Cộng Hoà Dân Chủ Nhân Dân Lào.
- Được Nhà nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân
chương Lao Động hạng 3 (năm 1996); Huân chương Lao động hạng nhì (năm
2001); Huân chương Lao động hạng nhất (năm 2006); Bằng khen của Thủ tướng
Chính Phủ và Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được Nhà nước Cộng hoà Dân Chủ Nhân
Dân Lào tặng Huân chương tự do hạng Nhất (năm 1982).
- Ngoài sự trưởng thành về quy mơ đào tạo, trường cịn có đội ngũ cán bộ,
viên chức, nhân viên với trình độ chun mơn nghiệp vụ cao. Tổng số cán bộ,
giảng viên: 135 trong đó có 90 cán bộ làm cơng tác giảng dạy, 100% có trình độ cử
nhân trở lên. Trên 60% là Tiến sỹ, Thạc sỹ. Từ đó, Trường đã cung cấp cho sự
nghiệp hành chính Việt Nam một đội ngũ cán bộ, Nhân viên Văn phịng có chất
lượng tốt đáp ứng u cầu của sự phát triển của cơng tác Văn Phịng hiện đại.
Với 44 năm qua, cùng với sự phát triển của ngành, sự thay đổi của đất nước,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã từng bước trưởng thành và lớn mạnh. Trải qua
44 năm đào tạo, tính đến tháng 01 năm 2015 tổng số sinh viên, học sinh các bậc
Nguyễn Thị Hải Yến
6
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đang học tập tại trường là hơn 6.000, sinh viên. Trường đã từng bước khẳng định
vị thế của mình trước yêu cầu của xã hội, đóng góp một phần quan trọng vào việc
đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, nghiệp vụ
văn phòng cho ngành và đất nước.
1.6. Cơ sở vật chất:
Trường đã có cơ sở khang trang, hiện đại bao gồm:
- Ký túc xá số 1 nhà 6 tầng với đủ tiện nghi sinh hoạt, khép kín.
- Trường có 6 khu giảng đường hiện đại với thiết bị học tập tiên tiến, máy
chiếu và hệ thống loa mic đã được lắp đặt, ngoài ra Nhà trường đã liên kết với
Trường Trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng Long tại Đông Ngạc Bắc Từ
Liêm Hà Nội để tăng cường về cơ sở vật chất và giảng đường phục vụ cho việc
giảng dạy và học tập.
- Nhà trường có trung tâm thư viện với hàng nghìn đầu sách, có hệ thống thư
viện điện tử hiện đại tiên tiến phục vụ cho sinh viên và giảng viên nghiên cứu và
học tập.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
2.1. Vị trí và chức năng:
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác
Nội Vụ và các ngành nghề khác có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp
dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp được thực hiện quyền
tự chủ và tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và
tài chính theo qui định của pháp luật. Trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc nhà nước.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
Nguyễn Thị Hải Yến
7
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đạo tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu
cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đôi ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu tuổi và
giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá ttrình điều động của cơ
quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với Nhà giáo, Cán bộ, Nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật, sử
dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vất chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy
định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng
của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển
giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về Kinh tế - Xã hội của địa
phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy
định của pháp luật.
Nguyễn Thị Hải Yến
8
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,
phục vụ sự nghiệp phát triển Kinh tế- Xã hội, bổ xung nguồn tài chính cho Nhà trường.
- Xây dựng quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ Công chức, Viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và cơng
nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước và xã hội.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất;được miễm, giảm thuế,vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm
việc của Bộ Nội vụ.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội Vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ Trưởng Bộ Nội vụ giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức:
Sơ dồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
( Xem phần phụ lục số 01)
2.3.1. Ban giám hiệu gồm có: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
HIỆU TRƯỞNG
NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn Cường
PHÓ HIỆUTRƯỞNG
TS. Hà Quang Ngọc
Nguyễn Thị Hải Yến
PHÓ HIỆUTRƯỞNG
PGS.TS. Nguyễn Minh Phương
9
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2. Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác.
2.3.3. Các Phòng chức năng:
- Phịng hành chính - Tổng hợp;
- Phịng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Quản lý Đào tạo;
- Phòng Quản lý Khoa học và sau đại học;
- Phòng Kế hoạch – Tài chính;
- Phịng cơng tác sinh viên;
- Phịng Quản trị - Thiết bị;
- Phịng Khảo thí và bảo đảm chất lượng;
- Phòng Hợp tác quốc tế;
2.3.4. Các Khoa:
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực;
- Khoa Văn thư - Lưu trữ;
- Khoa Quản trị văn phịng;
- Khoa Văn hố - Thơng tin và xã hội;
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng;
- Khoa Hành chính học;
- Khoa Nhà nước và pháp luật;
- Khoa Khoa học Chính trị;
2.3.5 .Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Trung tâm Tin học;
- Trung tâm Ngoại ngữ;
- Trung tâm Thơng tin Thư viện;
- Tạp chí Đại học Nội vụ;
- Ban quản lý ký túc xá;
2.3.6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề;
Nguyễn Thị Hải Yến
10
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung;
- Văn phòng đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Tp. Hồ Chí Minh;
2.3.7.Các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng Cơng
tác sinh viên
1. Vị trí và chức năng:
Phịng Cơng tác sinh viên là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng
và công tác sinh viên của Trường; tổ chức giám sát, kiểm tra, đánh giá kết quả thực
hiện công tác sinh viên theo nhiệm vụ được giao.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
2.1. Cơng tác chính trị tư tưởng:
- Xây dựng và triển khai thực hiện cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng, phẩm
chất đạo đức cho sinh viên, tạo môi trường giáo dục lành mạnh, giúp sinh viên có
động cơ học tập, rèn luyện đúng đắn;
- Tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân - Học sinh, sinh viên” theo quy định của
Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên nhà trường và các
đơn vị có liên quan tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao ư thức chính trị, tư
tưởng, giáo dục truyền thống, rèn luyện đạo đức tác phong, nếp sống văn hoá cho
sinh viên, tạo điều kiện để sinh viên tham gia các câu lạc bộ, các sinh hoạt văn hố,
văn nghệ, thể thao và các hoạt động giải trí lành mạnh khác;
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong trường giải quyết kịp thời những
thắc mắc của sinh viên thông qua đối thoại và các kênh thông tin khác;
- Tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động giáo dục đạo đức, pháp luật, văn
hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao... nhằm nâng cao đời sống văn hóa tinh thần và thể
chất cho sinh viên. Phối hợp với các đơn vị quản lý các đội tuyển thể thao, văn nghệ
sinh viên tham gia các hoạt động văn nghệ, thể thao ngoài Trường;
Nguyễn Thị Hải Yến
11
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên; tạo điều kiện thuận lợi
cho sinh viên tham gia tổ chức Đảng, các đoàn thể trong trường; phối hợp với
Đồn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các tổ chức chính trị - xã hội khác có
liên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho sinh viên
có mơi trường rèn luyện, phấn đấu
2.2. Công tác quản lý Sinh viên
- Phổ biến và tổ chức thực hiện quy chế của Bộ giáo dục và Đào tạo và quy
định của Trường về công tác sinh viên; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi các
quy định cho phù hợp với thực tiễn của Trường trong công tác quản lý sinh viên;
- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên trúng tuyển vào trường; thống kê, báo
cáo số liệu, dữ liệu về sinh viên. Thẩm tra, xác minh bằng cấp đầu vào;
- Quản lý sinh viên nước ngoài đang học tập tại trường; phối hợp với các
đơn vị, tổ chức có liên quan để giải quyết chế độ chính sách và các vấn đề có liên
quan đến sinh viên nước ngồi;
- Phối hợp các đơn vị trong và ngoài trường thực hiện, giải quyết các vấn đề
liên quan đến việc đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an tồn cho sinh viên;
- Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước, của Trường đối với sinh
viên về học bổng, học phí và các chế độ khác theo quy định;
- Thực hiện công tác đánh giá điểm rèn luyện cho sinh viên. Phối hợp với
đơn vị liên quan thực hiện theo dõi tiến độ học tập của sinh viên và đánh giá trong
quá trình đào tạo;
- Chủ trì, phối hợp với Đồn thanh niên và chính quyền nơi có sinh viên tạm
trú để quản lý sinh viên ngoại trú;
- Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật Sinh viên;
- Phối hợp với bộ phận Y tế thực hiện công tác chăm lo sức khỏe và bảo
hiểm y tế, bảo hiểm thân thể cho Sinh viên;
- Phối hợp với khoa, trung tâm tổ chức thăm hỏi, viếng khi có sinh viên qua đời.
- Thường trực Ban liên lạc cựu học sinh, sinh viên Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
Nguyễn Thị Hải Yến
12
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Công tác quản lý ký túc xá:
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức tiếp nhận, bố trí chỗ ăn ở, sinh hoạt và học tập
của sinh viên nội trú trong ký túc xá bảo đảm thuận lợi cho việc học tập của sinh
viên. Thực hiện quản lý sinh viên trong ký túc xá theo quy định của Trường, của Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
- Phối hợp với địa phương và các đơn vị liên quan trong trường tổ chức quản
lý tạm trú, tạm vắng cho sinh viên; tiến hành xử lý hoặc đề nghị cấp trên xử lý các
trường hợp vi phạm nội quy, quy chế ký túc xá;
- Đảm bảo điện, nước phục vụ sinh hoạt, học tập cho sinh viên nội trú;
- Quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả tài sản, cơ sở vật chất của ký túc
xá. Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất của ký túc xá theo phân cấp của
Hiệu trưởng;
- Phối hợp với các tổ chức Đoàn TNCS HCM, Hội Sinh viên tổ chức các
hoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh cho sinh viên trong ký túc xá;
- Phối hợp với Đồn thanh niên, cơng an địa phương và các đơn vị phòng
chống tội phạm để thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an tồn
trong khu nội trú, bảo vệ tài sản và tính mạng của sinh viên. Triển khai cơng tác vệ
sinh phịng dịch cho sinh viên tại ký túc xá;
- Xây dựng, trình Hiệu trưởng ban hành quy định về nội quy Ký túc xá;
2.4. Công tác quản lý cơ sở Đông Ngạc
Cơ sở trường đại học Nội vụ Hà Nội tại Đông Ngạc ( gọi tắt là cơ sở Đông
Ngạc) là đơn vị trực thuộc trường đại học Nội vụ Hà Nội, do tổ quản lý đào tạo Đông
Ngạc (gọi tắt là tổ Đông Ngạc) thuộc Phịng cơng tác sinh viên Trường Đại học Nội vụ
quản lý
- Văn phòng làm việc của tổ quản lý đào tạo Đông Ngạc đặt tại trường Trung
Cấp nghề Giao Thông Vận Tải Thăng Long, 137 đường Tân Xuân, Phường Đông
Ngạc Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Thay mặt nhà trường làm việc với trung cấp nghề giao thông vận tải Thăng long
để giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động thường xuyên.
Nguyễn Thị Hải Yến
13
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Theo dõi lịch giảng dạy, học tập; việc ra, vào lớp của giảng viên, sinh viên; tiếp
nhận ý kiến phản ánh của giảng viên giảng dạy tại Đông Ngạc.
Quản lý cơ sở vật chất, tài sản,thiết bị tại Đông Ngạc được giao quản lý.
2.5. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan đến sinh
viên theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng (trừ các xác nhận về kết quả học
tập, đảng, đoàn
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phịng Cơng tác Sinh viên
Trưởng phịng
Phó trưởng phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Cán sự
Mối quan hệ phối hợp
Mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp
4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo và viên chức Phòng CTSV
Họ và tên
Dương Văn Nam
Nguyễn Trung Phát
Vi Hoài Anh
Nguyễn Văn Chiến
Nguyễn Tiến Chung
Chức danh
Bộ phận
Trưởng phòng
P. trưởng phòng
Chuyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Văn phòng
Văn phòng
Văn phịng
Văn phịng
Văn phịng
* Mơ tả cơng việc của lãnh đạo Trưởng phòng và các cán bộ văn phòng
Nguyễn Thị Hải Yến
14
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
( Xem phụ lục số 02 )
III. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Phịng Công tác
sinh viên
1. Khảo sát về tổ chức Công tác Văn phòng
1.1. Vai trò của bộ máy văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:
1.1.1. Đối với tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
- Phịng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên
cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ
Nội vụ giao cho.
- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng các
quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
1.1.2. Đối với giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng
giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang
thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về cơ
sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiện
cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị.
1.2. Quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ của Phịng Cơng tác sinh viên.
( xem phụ lục 03)
1.2.1. Chương trình cơng tác năm
Căn cứ vào chương trình cơng tác năm của Trường và văn bản quy định
chức năng, nhiệm vụ của Phịng Cơng tác sinh viên cùng với lịch công tác những
Nguyễn Thị Hải Yến
15
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năm trước và thực tế công việc đang giải quyết. Vào khoảng tháng 11 hàng năm,
chuyên viên phụ trách cơng tác hành chính tại Phịng soạn thảo chương trình cơng
tác năm sau của Phịng. Sau đó trình Trưởng xem xét, phê duyệt.
Chương trình cơng tác sau khi Trưởng phịng phê duyệt được trình lên lãnh
đạo Trường. Nhận được ý kiến chỉ đạo phê duyệt của Lãnh đạo trường. Phịng
Cơng tác Sinh viên xây dựng một chương trình cơng tác năm cụ thể theo từng công
việc, thời gian thực hiện công việc và phụ trách chỉ đạo, thực hiện theo dõi cơng việc.
1.2.2. Chương trình cơng tác q
Căn cứ vào chương trình cơng tác năm của Phịng, đồng thời trên thực tế
công việc giải quyết, công việc phát sinh, thực tế con người, năng lực trình độ và
cơ sở vật chất của Phịng. Từ đó, chun viên hành chính tổng hợp xây dựng cơng
tác q.
1.2.3. Chương trình cơng tác tháng
Chương trình cơng tác tháng được cụ thể từ chương trình cơng tác q. Sự
thay đổi của chương trình cơng tác thường kỳ phụ thuộc vào sự thay đổi lịch công
tác của lãnh đạo và những cơng việc có u cầu về mục đích thời gian.
1.2.4. Chương trình cơng tác tuần
Lịch công tác tuần của cơ quan dựa trên lịch công tác tháng. Các chun
viên theo lịch cơng tác của Phịng, theo thực tế công việc đang thực hiện và nhiệm
vụ, trách nhiệm Trưởng phịng giao để xây dựng chương trình công tác của bản
thân trong tuấn tới. Đồng thời, xây dựng bản báo cáo thực hiện lịch công tác trong tuần.
Chun viên phụ trách cơng tác hành chính xây dựng báo cáo công việc tuần
trước theo bảng báo cáo của các chuyên viên trong Phòng cùng sự theo dõi giải
quyết các cơng việc. Từ đó, xây dựng chương trình cơng tác tuần sau trình lãnh
đạo Phịng và Nhà trường.
* Ưu điểm:
- Phương pháp làm việc có khoa học
- Hệ thống được công việc;
- Kiểm tra tiến độ công việc, rà sốt được kết quả của cơng việc;
Nguyễn Thị Hải Yến
16
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Có thể trao đổi với lãnh đạo, quản lý;
- Đối với cơng chức thì thực hiện hiệu quả nắm bắt được kế hoạch công tác
cụ thể, chủ động được trong cơng việc của mình.
* Nhược điểm:
- Làm việc theo khung làm việc đã định sẵn;
- Vẫn chưa chủ động trong giải quyết công việc;
1.3. Công tác tổ chức Hội họp của Phịng Cơng tác sinh viên.
1.3.1. Khái qt chung về công tác tổ chức hội họp
* Khái niệm: Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước nói
chung của cơ quan đơn vị nói riêng, là một cách thức để giải quyết công việc thơng
qua đó mà thủ trưởng có thể trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ
quan mình theo quy định của pháp luật.
* Mục đích, ý nghĩa:
- Tổng kết, đánh giá lại cơng việc, thông báo kết quả đã đạt được, thông báo
nhiệm vụ cần triển khai trong thời gian tới;
- Quy tụ được trí tuệ tập thể;
- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên;
- Tạo sự đồng thuận trong cơ quan đơn vị (phần thảo luận, tham luận).
* Các loại hội họp: hội nghị, hội thảo, đại hội, họp báo, họp giao ban, họp
nội bộ (họp kín).
* Nhiệm vụ của người làm cơng tác quản trị văn phịng trong tổ chức hội họp
+ Lập kế hoạch cho hội họp
+ Chuẩn bị hội họp:
+ Xây dựng chương trình nghị sự hội họp;
+ Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời;
+ Chuẩn bị địa điểm hội họp;
+ Chuẩn bị thời gian hội họp;
+ Chuẩn bị ghi biên bản hội họp.
Nguyễn Thị Hải Yến
17
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phịng khi tiến hành hội họp:
+ Đón đại biểu khách mời;
+ Điểm danh đại biểu;
+ Công tác lễ tân;
+ Duy trì trật tự thời gian;
+ Ghi biên bản hội họp.
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng sau khi tổ chức hội họp:
+ Phối hợp phòng ban giải quyết giấy tờ liên quan;
+ Lưu biên bản, hồ sơ;
+ Giúp thủ trưởng triển khai kết luận hội họp;
+ Tổ chức cuộc họp rút kinh ngiệm;
+ Soạn thảo công văn, thư cảm ơn đại biểu quan trọng.
1.3.2. Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp:
Cũng giống như bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trước khi tổ chức
một cuộc họp thì lập kế hoạch là công việc đầu tiên và không thể thiếu của Phịng .
Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mơ và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi
tổ chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị có thề được hay khơng được tiến hành
hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Đối với những họp được triệu tập đột xuất, bất thường hay những hội nghị mà
thành phần hoặc quy trình tổ chức đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà
nước hay quy chế làm việc nội bộ của từng cơ quan thì khơng thể lập kế hoạch.
Kế hoạch hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề
cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội họp.
Nhờ có kế hoạch đã định sẵn mà các phịng ban, cơ quan, tổ chức có sự
chủ động, có trách nhiệm hồn thành cơng việc đúng tiến độ, phản ứng linh hoạt
với các tình huống bất ngờ, góp phần nâng cao chất lượng và sự thành công của
cuộc họp.
Trước khi tiến hành lập kế hoạch thì Trưởng Phịng Cơng tác Sinh viên đưa
ra các chỉ đạo và yêu cầu kế hoạch hội họp phải đảm bảo các nội dung đó là:
Nguyễn Thị Hải Yến
18
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch
- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Ngồi mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp, kế hoạch hội họp phải
đảm bảo các nội dung thơng tin cơ bản sau:
- Mục đích tổ chức
- Tên cuộc họp
- Thời gian cuộc họp
- Địa điểm cuộc họp
- Thành phần tham dự
- Nội dung
Tùy theo yêu cầu của Trưởng phịng và mục đích của việc tổ chức có thể bổ
sung nội dung thông tin khác như:
- Phân công tổ chức thực hiện
- Tài liệu, tư liệu
- Kinh phí….
Kế hoạch sau khi lập ra sẽ được thông qua và phê duyệt.
1.3.3. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhân viên văn phòng sao và gửi cho các
đơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai. Công tác chuẩn bị
cho tổ chức hội họp của Phịng Cơng tác Sinh viên gồm 5 nội dung cơ bản:
a. Xây dựng chương trình nghị sự
Trên cơ sở mục đích và nội dung được xây dựng tại bản kế hoạch, nhân viên
trong Phịng Cơng tác Sinh viên sẽ xây dựng chương trình nghị sự cho cuộc họp.
Chương trình nghị sự hội họp là một văn bản trình bày lịch trình các cơng việc.
Sẽ được tiến hành tại cuộc họp. Có thể nói chương trình nghị sự là “xương
sống” của cuộc họp. Chính vì tầm quan trọng của nó mà khi xây dựng chương
trình nghị sự phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:
Nguyễn Thị Hải Yến
19
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nội dung phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
- Có khả năng hỗ trợ cho bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của cuộc họp.
- Dự đốn các tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải
quyết vấn đề.
Chương trình được xây dựng theo mẫu đó là:
STT
.....
Thời gian
…………
Người thực
Nội dung
hiện
………………………..
…………..
Chương trình trên đảm bảo: Số thứ tự các vấn đề cần trình bày, nội dung vấn
đề, thời gian thực hiện từng vấn đề.)
b. Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời
* Lập danh sách khách mời:
Tùy vào mục đích, yêu cầu và nội dung của từng cuộc họp khác nhau danh
sách khác mời sẽ có sự khác nhau. Dựa vào cơ cấu và cấp bậc đại biểu để lên danh
sách đại biệu.
Tại Phịng Cơng tác Sinh viên việc lập danh sách khách mời được thực hiện
rõ ràng, chính xác do chuyên viên trong Phòng thực hiện và danh sách đại biểu
thường được chia theo nhóm. Sự phân chia khách mời như vậy sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho việc lựa chọn các hình thức mời phù hợp, mặt khác tránh được sự
nhầm lẫn, thiếu sót, tiết kiệm được thời gian trong việc mời
* Soạn thảo giấy mời:
Có nhiều hình thức mời khác nhau như: mời trực tiếp, mời qua điện thoại,
mời qua văn bản (thư mời, công văn mời…). Tuy nhiên, văn bản là hình thức mời
trang trọng nhất, có giá trị pháp lý nhất vì vậy đây là hình thức mời được Phịng
Cơng tác Sinh viên sử dụng thường xuyên đối với việc mời khách tham dự hội họp
tại Phịng mình. Các văn bản mời được áp dụng trong từng trường hợp như sau:
Nguyễn Thị Hải Yến
20
Lớp: CĐ. QTVP12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khi mời các Lãnh đạo, chuyên viên, thành phần nội bộ trong Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, sử dụng hình thức là giấy mời hoặc thơng báo. Cịn đối với những đại
biểu, khách mời quan trọng ngoài Trường của Phịng Cơng tác Sinh viên thường sử
dụng cơng văn mời để thể hiện sự tôn trọng đối với khách.
d. Chuẩn bị địa điểm tổ chức
Đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp địa điểm tổ chức hội họp
sẽ xác định trước trong kế hoạch tùy vào mục đích, nội dung, thành phần và phạm
vi của cuộc họp để có điều kiện thuận lợi nhất đối với cuộc họp.
Phịng Cơng tác Sinh viên để tiến hành tổ chức hội họp riêng nhưng tùy vào
tình chất, phạm vi của cuộc họp thư ký phải tiến hành một số cơng tác chuẩn bị và
sắp xếp phịng họp: sắp xếp bàn ghế phù hợp, vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách
mời, vị trí người dẫn chương trình, đọc tham luận, báo cáo hay khoảng trống đi lại.
Bên cạnh đó nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị nước, loa đài, tơ phích cho
cuộc họp. Chú ý kiểm tra các yếu tố âm thanh, ánh sáng…Cùng phối hợp với các
phòng ban liên quan, chuyên viên trong Vụ thực hiện chu đáo các công việc cho
các cuộc họp.
e. Chuẩn bị thời gian tổ chức
Cũng như địa điểm, thời gian tổ chức hội họp được xác định rõ tại kế hoạch
tổ chức và thời gian chi tiến tiến hành các công việc được cụ thể được xác định rõ
tại chương trình nghị sự của cuộc họp.
Tuy nhiên, trong trường hợp mà lãnh đạo chủ chốt của cuộc họp vắng mặt thì
thời gian của cuộc họp có thể bị thay đổi và khi có sự thay đổi Phịng Cơng tác Sinh
viên thường có công văn cụ thể về việc thay đổi thời gian gửi kịp thời đến các đại
biểu, khách mời.
f. Chuẩn bị ghi biên bản
Tại Phịng Cơng tác Sinh viên nhân viên sẽ là người chịu trách nhiệm ghi
biên bản cuộc họp. Nhưng việc chuẩn bị điều kiện thuận lợi cho cuộc họp nhân
viên ghi biên bản trong cuộc họp.
Những công việc cần chuẩn bị: Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của nhân viên
Nguyễn Thị Hải Yến
21
Lớp: CĐ. QTVP12B
