Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện hữu lũng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (358.46 KB, 75 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
Phần IV. Phụ lục.................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
NỘI DUNG BÁO CÁO.......................................................................................4
Phần I....................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HỮU LŨNG..........................................................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Hữu Lũng.......................................................................................................4
1. Vị trí của UBND huyện Hữu Lũng...........................................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng...............4
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng...........................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Hữu Lũng..............................................................7
1) Vị trí, chức năng........................................................................................7
2) Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................7
3) Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng........9
III) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Hữu Lũng............................................................13
1) Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng................................................13
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................13
1.2. (Phần Phụ lục 03) Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình
công tác thường kỳ của cơ quan..................................................................17
1.3. (Phần Phụ lục 04) Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của cơ quan.
.....................................................................................................................17
1.4. (Phần Phụ lục 05) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan..........................................................................................17
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở của UBND huyện Hữu Lũng.......................................17
2) Khảo sát về công tác văn thư.................................................................18
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hữu Lũng.......18
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan..........................................19
3) Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.........................20
PHẦN II..............................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................22
Sinh viên: Lã Thị Hoài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm................................................................................................22
2. Soạn thảo “Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ’’ của UBND huyện
Hữu Lũng.....................................................................................................30
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở’’ của UBND huyện Hữu Lũng...44
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................49
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình văn phòng này.....................................................52
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính
của UBND huyện Hữu Lũng. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ
chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính................................52
Phần III..............................................................................................................54
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................54
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng..........................................54
II. Đề xuất những giải pháp.........................................................................56
1.Giải pháp hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng....................................56
2.Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự....................................................56
3.Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện đại hóa công
tác Văn phòng..............................................................................................57
4.Tiếp tục đổi mới lề lối làm việc, thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính
và công tác hậu cần, phục vụ.......................................................................57
5.Đẩy mạnh phong trào thi đua trong hoạt động công tác văn phòng.........58
KẾT LUẬN........................................................................................................59
LỜI CẢM ƠN ......................................................................................60
Phần IV.................................................................................................................1
Phụ lục..................................................................................................................1
Phần IV. Phụ lục
Sinh viên: Lã Thị Hoài
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong một cơ quan, tổ chức, văn
phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp các thông tin để nhằm phục vụ
cho lãnh đạo. Chuyên ngành quản trị văn phòng có thể được hiểu là vận dụng
các phương pháp khoa học để quản trị, để tổ chức và điều hành hoạt động hành
chính trong công tác văn phòng của các cơ quan, tổ chức để đạt được hiệu quả
cao trong công việc.
Hiện nay, đất nước ta ngày càng phát triển cùng với các công cuộc đổi
mới xu thế hội nhập công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Nhà nước ta đang trong thời
kì đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhà nước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
trong việc cải cách hành chính. Vì vậy, Văn phòng là một trong những bộ phận
cấu thành giúp việc trong các cơ quan, tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động Văn
thư – Lưu trữ góp phần xử lý thông tin một cách khoa học, nhanh chóng trong
các hoạt động quản lý hành chính của nhà nước.
Đối với các cơ quan, đơn vị của nhà nước thì Văn phòng luôn được chú
trọng quan tâm, nó như một mắt xích quan trọng không thể thiếu được trong các
cơ quan nhà nước.
Vai trò của công tác Văn phòng, trong lĩnh vực hoạt động quản lý, Đảng
và Nhà nước ta đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại
hơn nhằm phục vụ tốt cho việc ban hành và quản lý văn bản. Đặc biệt, góp phần
đẩy mạnh công cuộc cải cách nền hành chính, xây dựng bộ máy Nhà nước vững
mạnh hơn.
Công tác Văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng các văn bản
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức một
cách hợp lý. Khi làm tốt công tác Văn phòng thì sẽ đảm bảo việc cung cấp thông
tin và giải quyết các công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời
chính xác và đảm bảo bí mật các thông tin của cơ quan không bị nọt ra ngoài khi
chưa được sự chấp thuận của lãnh đạo trong cơ quan.
Để thực hiện theo phương châm: “Học đi đôi với hành”, “Lý luận đi đôi
với thực tiễn”, thì từ tình hình thực tế và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đào
Sinh viên: Lã Thị Hoài
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tạo của nhà trường. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi
thực tập để vận dụng các kiến thức được học trong chương trình giảng dạy của
nhà trường vào thực tế tại các cơ quan, tổ chức. Cũng là dịp để cho sinh viên
củng cố, tổng hợp kiến thức. Nhằm tạo điều kiện cho các sinh viên học hỏi tìm
tòi và nâng cao kiến thức giúp cho sinh viên làm quen với môi trường hoạt động
làm việc của cơ quan, tổ chức để giúp sinh viên sau khi ra trường không còn bỡ
ngỡ với môi trường làm việc trong các cơ quan.
Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên thực tập của UBND Huyện Hữu Lũng
tỉnh Lạng Sơn, em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND
Huyện Hữu Lũng. Ở đó em đã được lãnh đạo cơ quan phân vào thực tập tại bộ
phận Văn thư – Lưu trữ để tìm hiểu, học hỏi công việc và vận dụng kiến thức đã
học ở trường vào thực tế.
Trong bộ phận Văn thư – Lưu trữ đã diễn ra các hoạt động và những công
việc như sau:
• Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý
và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
• Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thông kê công cụ tra tìm tài
liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bằng những kiến thức đã học tại trường, em đã vận dụng những lý thuyết
để đưa vào giải quyết công việc thực tiễn. Trong đợt thực tập này em nhận thấy
công tác Văn thư - Lưu trữ còn chưa thực sự được chú trọng.
Qua gần hai tháng thực tập từ ngày 09 tháng 03 năm 2015 cho đến ngày
29 tháng 04 năm 2015 tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh
Lạng Sơn. Tuy thời gian còn ngắn và hạn chế nhưng được sự trang bị kiến thức
của các thầy, cô giáo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như thầy, cô trong
Khoa Quản Trị Văn Phòng và được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể
lãnh đạo, cán bộ trong Văn phòng UBND huyện Hữu Lũng. Đặc biệt là sự giúp
đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm của bác Vy Thị Hạnh cán bộ phụ trách về văn thư
Sinh viên: Lã Thị Hoài
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và chị Mã Thị Thuỷ cán bộ phụ trách về lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND
huyện. Bản thân em đã học hỏi, thu thập được những kiến thức mới bổ ích, đồng
thời giúp em rèn luyện về kỹ năng nghiệp vụ và nâng cao ý thức làm việc, phẩm
chất của một người cán bộ công chức trong các cơ quan Nhà nước hiện nay.
Từ đó giúp em xây dựng cho bản thân mình một phong cách làm việc của
một người cán bộ Văn phòng, đồng thời giúp em có được nhiều bài học quý báu
và những kinh nghiệm giả quyết công việc trong các tình huống thường gặp phải
trong công tác Văn phòng.
Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em còn nhiều bỡ ngỡ nên không thể
tránh khỏi những thiếu sót và sai sót trong bài báo cáo này. Kính mong các thầy,
cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các thầy, cô giáo trong khoa
Quản Trị Văn Phòng và các lãnh đạo, cán bộ Văn phòng HĐND – UBND
Huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Đóng góp và bổ sung ý kiến để bài báo cáo
thực tập của em được hoàn thiện đầy đủ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hữu Lũng, ngày 02 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Lã Thị Hoài
Sinh viên: Lã Thị Hoài
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG BÁO CÁO
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HỮU LŨNG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Hữu Lũng.
1. Vị trí của UBND huyện Hữu Lũng.
Hữu Lũng là một huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn. Huyện nằm ở phía nam tỉnh
Lạng Sơn, phía Bắc giáp huyện Bắc Sơn, huyện Văn Quan, phía đông là huyện
Chi Lăng (Lạng Sơn) và Lục Ngạn (Bắc Giang) và phía nam là Lục Nam (Bắc
Giang), phía tây giáp huyện Yên Thế (Bắc Giang) và huyện Võ Nhai (Thái
Nguyên). Huyện có diện tích 804 km2 và dân số là 112.451 người (năm 2009).
Trung tâm huyện là thị trấn Hữu Lũng nằm trên quốc lộ 1A, cách thành phố
Lạng Sơn 75km về hưóng tây nam.
Trước đây huyện Hữu Lũng thuộc tỉnh Bắc Giang nhưng từ năm 1956 thì
cắt chuyển về Lạng Sơn, huyện gồm có 01thị trấn (Mẹt) và 25 xã.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương
hoạt động theo Luật tổ chức HĐND và UBND.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ
quan hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến
pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực:
- Phát triển kinh tế Nông nghiệp, Ngư nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi,
Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, bưu điện,
thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ - môi trường,
thể dục thể thao, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng hàng
hoá…..
Sinh viên: Lã Thị Hoài
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định
của pháp luật, bảo đảm thu chi theo đúng, đủ, kịp thời các loại thuế và các khoản
thu khác ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của các tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính tự do dân chủ nhân dân và lợi ích hợp pháp
khác của công dân, chống tham nhũng, chống lãng phí…..các tệ nạn xã hội
khác.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng vũ trang, xây dựng nền quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ quân
sự, nghĩa vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương, quản
lý hộ tịch, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài trên địa bàn huyện.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương, đào tạo đội
ngũ viên chức Nhà nước và các bộ, cơ sở, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
UBND tỉnh.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết
định theo đa số.
UBND huyện Hữu Lũng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các
nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý hướng
dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhà nước.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng.
Đứng đầu UBND huyện Hữu Lũng là Chủ tịch UBND, là người phụ
trách chung, lãnh đạo, điều hành hoạt động của UBND, đôn đốc kiểm tra công
tác của UBND, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp dưới và các
phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ những việc phải thảo luận
tập thể và quyết định theo đa số. Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu
trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho riêng mình
và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của
Sinh viên: Lã Thị Hoài
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của UBND trước HĐND huyện và
cấp trên.
Gíup việc cho Chủ tịch UBND huyện là 02 Phó chủ tịch và các phòng,
ban ngành chức năng trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Chức năng của các Phó chủ tịch và các phòng, ban chuyên môn:
* Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về
Văn hoá – xã hội trên địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng
Văn hoá – Thông tin, Đài truyền thanh - truyền hình, phòng Y tế, phòng Lao
động thương binh và xã hội, phòng Giáo dục và đào tạo.
* Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý Nông lâm nghiệp, Thương mại dịch
vụ, Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên môi trường.
- Về nhân sự gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Chánh Văn phòng
+ Các Uỷ viên
- Về các phòng, ban chuyên môn trực thuộc trong huyện:
Giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền được quy định trong Luật tổ
chức HĐND và UBND và các văn bản pháp luật khác, là thành viên UBND
huyện, các thủ trưởng các ngành được thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể theo sự
uỷ quyền của Chủ tịch UBND huyện.
- Bao gồm 13 phòng, ban thuộc UBND huyện:
1. Văn phòng HĐND và UBND huyện
2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng Nội vụ
4. Phòng Giáo dục và đào tạo
Sinh viên: Lã Thị Hoài
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Phòng Tài nguyên và môi trường
6. Phòng Lao động thương binh và xã hội
7. Phòng Văn hoá – Thông tin
8. Phòng Y tế
9. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Thanh tra huyện
11. Phòng Kinh tế và Hạ tầng
12. Phòng Tư pháp
13. Phòng Dân tộc
( Phụ lục 01, Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Hữu
Lũng)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng
1) Vị trí, chức năng.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chuyên môn,
bộ phận giúp việc của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho UBND về các hoạt
động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ
tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở các cấp
xã,các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND và UBND Huyện Hữu Lũng.
Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân có tư cách pháp lý,
con dấu và tài khoản riêng, chiụ sự chỉ đạo, quản lý về tổ chúc, biên chế và công
tác của Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân cấp Huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra, giám sát và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn
phòng HĐND và UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng
Nhân dân tỉnh, Ban Dân tộc.
2) Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
Sinh viên: Lã Thị Hoài
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các
văn bản, báo cáo của các cấp, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ
quyền xử lý và chuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện
pháp giải quyết.
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương
trình công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện
quy chế làm việc và chương trình công tác của cơ quan.
- Tổ chức phục vụ cho hoạt động của Hội đồng Nhân dân, Thường trực
Hội đồng Nhân dân, các Ban của Hội đồng Nhân dân, các đại biểu Hội đồng
Nhân dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng Nhân dân cấp
huyện giao cho.
- Tổ chức các hoạt động của Uỷ ban Nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban Nhân
dân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà
nước, giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của
các cơ quan chuyên môn cấp huyện, Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân
cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban Nhân dân, Chủ
tịch Uỷ ban Nhân dân cấp huyện, bảo đảm về điều kiện vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân cấp huyện, đồng thời
còn tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân về các công tác Ngoại vụ.
- Trình Uỷ ban Nhân dân ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác
dân tộc trên địa bàn và tổ chức, triển khai thực hiện theo các văn bản đó sau khi
phê duyệt.
- Trình Uỷ ban Nhân dân kế hoạch công tác dài hạn và ngắn hạn về các
công tác dân tộc, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
sau khi được phê duyệt.
- Chủ trì soạn thảo các Đề án, Dự thảo văn bản theo sự phân công của
lãnh đạo huyện, theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn cấp huyện, UBND
các xã, thị trấn; soạn thảo, chuẩn bị các đề án, văn bản được phân công phụ trách
- Giúp Uỷ ban Nhân dân huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính
Sinh viên: Lã Thị Hoài
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào
dân tộc trên địa bàn huyện, công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số.
- Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng tài sản ở cơ quan. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo ở cơ quan. Giúp
Thường trực Ban Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện
nhiệm vụ trong tháng của các ban ngành trong cơ quan theo kết luận của Hội
nghị giao ban hàng tháng.
- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của cơ quan, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho các đại biểu
về dự họp theo đúng chủ trương của Ban tổ chức Hội nghị.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu
số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp
luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, viên chức và tài sản, trang
thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật.
- giải quyết khiếu nạn, tố cáo, thực hiện phòng chống tham nhũng, lãng
phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật và phân
công của Chủ tịch UBND.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó
Chủ tịch UBND huyện giao.
3) Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng
Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, đứng đầu Văn phòng là Chánh văn phòng, bên dưới là các Phó chánh
Văn phòng và các phòng, ban chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng gồm:
- Ban lãnh đạo Văn phòng:
+ 01 Chánh Văn phòng
Sinh viên: Lã Thị Hoài
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ 02 Phó chánh Văn phòng:
01 Phó chánh Văn phòng phụ trách: Tổng hợp
01 Phó chánh Văn phòng phụ trách: Quản trị hành chính
- Các phòng, ban bộ phận chuyên môn
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Kế toán
+ Phòng Văn thư – Lưu trữ
+ Phòng Quản trị mạng
+ Phòng Tạp vụ
+ Phòng Lái xe
+ Phòng Bảo vệ
+ Phòng Một cửa
+ Phòng Tiếp dân
*) Bản mô tả công việc của UBND huyện Hữu Lũng:
Văn phòng HĐND - UBND huyện Hữu Lũng gồm có 16 đồng chí: có 01
Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng và các chuyên viên, nhân viên.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguông nhân sự giao vào các vị trí
cho phù hợp. Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo và các vị trí khác
trong Văn phòng:
+) Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng
- Vị trí: là lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND.
- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Nhiệm vụ: Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân cho các phòng ban và báo cáo
Chủ tịch những việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh những văn bản được Chủ tịch giao và ý các văn bản do
Văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
10 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xem xét về mặt thủ tụ, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký và
gửi.
Quyền hạn:
- Được UBND huyện ủy quyền làm chủ tài khoản, ký các chứng từ thu và
chi theo ủy quyền của Chủ tịch.
- Đề xuất các cán bộ,công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.đề xuất khen thưởng, kỷ luậ, luân chuyển
điều động đối với các phòng thuộc Văn phòng.
+) Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách tham
mưu, tổng hợp:
- Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng
hợp.
- Vị trí phụ trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Chánh Văn phòng điều hành một số công tác theo sự phân công của Chánh Văn
phòng.
- Tránh nhiệm: trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao,
chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật.
- Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, tổng hợp các lĩnh vực công
tác của Thường trực HĐND và UBND huyện.
Phụ trách bộ phận tổng hợp, bộ phận văn thư – lưu trữ, quản trị mạng, bộ
phận một cửa.
Soạn thảo chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… chuẩn bị nội
dung cuộc họp cho các cuộc họp lãnh đạo.
Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng
- Quyền hạn: Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết các công
việc khi được Chánh Văn phòng giao. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với
Chánh Văn phòng về nhân sự, cơ sở vật chất, phương tiện….
+) Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn Phòng phụ trách công tác
Hành chính quản trị:
- Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
11 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Vị trí: lá lãnh đạo Văn phòng giúp Chánh Văn phòng điều hành một số
công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật.
- Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng phụ trách thi đua khen thưởng, công
tác hành chính quản trị, công tác phục vụ, lễ tân….
Giúp lãnh đạo theo dõi, tổng hợp kết quả, giải quyết các công việc được
Chánh Văn phòng giao.
Phối hợp với bộ phận tài vụ thực hiện tốt các chế độ, chính sách, bảo
hiểm… cho công chức, nhân viên trong cơ quan.
Hướng dãn các nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên,
nhân viên thuộc văn phòng.
- Quyền hạn: Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết các công việc khi
Chánh Văn phòng đi vắng. Đề xuất Chánh Văn phòng danh sách các cán bộ,
chuyên viên, nhân viên tham gia lớp bồi dưỡng.
+) Bản mô tả công việc của các nhân viên Văn phòng:
- Chức danh: nhân viên Văn phòng.
- Vị trí: là nhân viên Văn phòng,thực hiện các nhiệm vụ của công tác Văn
phòng và các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng.
- Trách nhiệm: trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo Văn phòng và pháp luật.
- Nhiệm vụ: Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện
đạo đức và văn hóa trong cơ quan. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo
Văn phòng giao.
- Quyền hạn: đề xuất với lãnh đạo Văn phòng các vấn đề liên quan đến
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và các quyền lợi liên quan đến công chức,
nhân viên theo quy định của pháp luật.
(Phụ lục 02. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND
Huyện Hữu Lũng)
Sinh viên: Lã Thị Hoài
12 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyện Hữu Lũng
1) Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Trong năm qua, tập thể các cán bộ công chức và nhân viên trong văn
phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng luôn phát huy tinh thần đoàn kết,
nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, luôn nỗ lục và
tích cực trong mọi hoạt động, không ngừng học tập, phấn đấu, rèn luyện để nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phối hợp nhịp nhàng trong công tác để hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
a, Công tác tham mưu tổng hợp
Trong văn phòng đã thực hiện tốt các chức năng tham mưu giúp thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Hữu Lũng xây dựng và thực hiện hiệu quả
các chương trình công tác năm, quý, tháng, tuần. Các kế hoạch kiểm tra của
UBND huyện, kế hoạch giám sát của HĐND huyện theo đúng quy định và đảm
bảo kịp thời, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
Ví dụ; trong xây dựng công tác tháng:
Hàng tháng Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện đều tổ chức
giao ban để kiểm tra kết quả thực hiện nhiệm vụ trong tháng và triển khai nhiệm
vụ tháng tiếp theo mỗi buổi giao ban Văn phòng đều ban hành kết luận giao ban
của đồng chí Chủ tịch UBND huyện. Căn cứ vào kết luận giao ban, lãnh đạo văn
phòng và chuyên viên theo dõi đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện
nhiệm vụ. Vậy nên tiến độ giải quyết công việc luôn được đảm bảo kịp thời, hạn
chế được các tình trạng thiếu xót, đồng thời còn là cơ sở để các phòng, ban, cơ
quan, đơn vị, xã, thị trấn bố trí chương trình công tác tháng cho phù hợp.
Văn phòng luôn chủ động tham mưu, đôn đốc các phòng, ban, cơ quan
trực thuộc HĐND, UBND huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện các Nghị
quyết của HĐND, các Quyết định của UBND và Chủ tịch UBND huyện. Xây
Sinh viên: Lã Thị Hoài
13 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng và đôn đốc các cơ quan chuẩn bị các Báo cáo, Đề án, Kế hoạch để trình kỳ
họp HĐND, Hội nghị UBND huyện đạt kết quả tốt.
Trong việc tổ chức các kỳ họp của HĐND, các Hội nghị của UBND
huyện và các Hội nghị triển khai, sơ tổng kết các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội của địa phương Văn phòng đã chủ động tham mưu chuẩn bị các nội dung để
tổ chức Hội nghị như: Ban hành giấy mời; xây dựng chương trình hội nghị; đôn
đốc các cơ quan tham mưu gửi báo cáo sớm về văn phòng để kiểm tra, chỉnh
sửa, hoàn thiện, in ấn tài liệu. Tại hội nghị văn phòng tổ chức ghi biên bản Hội
nghị; kết thúc hội nghị; ban hành ý kiến chỉ đạo; văn phòng theo dõi đôn đốc các
cơ quan, đơn vị thục hiện nghiêm túc ý kiến chỉ đạo, kết luận tại hội nghị.
Đối với công tác chỉ đạo, điều hành Văn phòng đã tham mưu, đề xuất kịp
thời với HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện nhiều giải pháp để nâng cao hiệu
quả công tác chỉ đạo, điều hành góp phần thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ
được UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND huyện giao cho hàng năm.
Ví dụ; Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện ban hành văn
bản chỉ đạo về “ Công tác cải cách hành chính “ theo đúng quy định của Nhà
nước. Tham mưu giúp HĐND, UBND huyện triển khai công tác cải cách hành
chính, cải tiến và bãi bỏ nhiều thủ tục hành chính rườm rà, không phù hợp.
Công tác tiếp dân, phối hợp giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; các đơn
thư khiếu nạn, tố cáo của công dân đều được văn phòng tiếp nhận vào sổ theo
dõi và tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND huyện giao cho các cơ quan
chức năng xem xét và giải quyết kịp thời.
Văn phòng luôn chủ động nghiên cứu, tham mưu, nắm bắt kịp thời triển
khai các nghị quyết, chính sách của Trung ương, Tỉnh ủy, Nghị quyết của
HĐND; kiểm tra chặt chẽ khâu soạn thảo văn bản; thể hiện đầy đủ và chính xác
các nội dung kết luận của lãnh đạo trong các cuộc họp.
Công tác ứng dụng công nghệ thông tin: văn phòng tham mưu trong việc
quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống mạng, thiết bị công nghệ thông tin hiện
đại. Bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị mạng; cán bộ quản
trị cổng điện tử.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
14 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với văn phòng UBND các xã, thị trấn, các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn huyện, Văn phòng đã tham mưu cho UBND huyện ban hành quy định về
thực hiện chế độ thông tin báo cáo, đối với các cơ quan, các xã, thị trấn trên địa
bàn huyệ, ban hành hướng dẫn việc đánh giá xếp loại thi đua, khen thưởng công
tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn.
Hoạt động của bộ phận một cửa tương đối tốt, phục vụ tốt nhu cầu giải
quyết các thủ tục hành chính của công dân: Đã xây dựng quy chế phối hợp, quy
định trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn, cán bộ, công chức làm việc tại
bộ phận một cửa. Thục hiện niêm yết công khai các thủ tục hành chính thuộc
thẩm quyền giải quyết của cấp huyện, các thủ tục hành chính quy định áp dụng
thực hiện tiếp nhận và trả kết quả tại bộ phận Một cửa cấp huyện và các quy
định khác theo đúng quy định. Ví dụ: trong năm 2014 bộ phận Một cửa của
UBND huyện đã tiếp nhận và giải quyết 12.720 hồ sơ thuộc các lĩnh vực: Tài
nguyên và Môi trường, Tư pháp, Tài chính – Kế hoạch, Xây dựng, Giao thông
vận tải, Lao động – Thương binh Xã hội.
Văn phòng đã thực hiện tốt chức năng thu thập thông tin từ các phòng,
ban ngành, đơn vị và UBND huyện và Thường trực HĐND huyện.
b, Công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần
Văn phòng HĐND và UBND huyện có trách nhiệm tham mưu, sắp xếp
các phòng làm việc, chỗ nghỉ ngơi cho cán bộ, nhân viên sao cho phù hợp và
tiện dụng, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của cơ quan. Thực hiện
quản lý tốt tài sản, không để hư hỏng mất mát, thực hiện tốt chế độ bảo quản,
bảo dưỡng và sử dụng tài sản. Mua sắm, sửa chữa tài sản đều phải chấp hành
theo đúng quy định của luật ngân sách.
Trong công tác phục vụ Hội nghị, hội họp: Căn cứ vào chương trình công
tác tháng và lịch công tác tuần, giấy mời, lãnh đạo Văn phòng giao cho các bộ
phận chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức Hội nghị như: Làm maket,
chuẩn bị âm thanh, sắp xếp bàn ghế, làm công tác vệ sinh.
Trong công tác đón tiếp khách: Đây là công việc quan trọng, vì nó liên
quan đến bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Ý thức được tầm quan trọng của công việc
Sinh viên: Lã Thị Hoài
15 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
này, văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng luôn nỗ lực, cố gắng thực
hiện tốt việc đón, tiếp khách, tận tình chu đáo và tôn trọng khách. Để làm tốt
công tác phục vụ tiếp khách, lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu
Lũng đã phân công cụ thể cho từng bộ phận của cơ quan: Bộ phận đón khách, bộ
phận chuẩn bị phòng khách và nước uống, bộ phận chuẩn bị cơm, thực đơn tiếp
khách được xem xét, duyệt trước cho phù hợp.
Bộ phận lái xe luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo phục vụ các
chuyến đi công tác cho lãnh đạo đi đúng giờ. Hoạt động của bộ phận lái xe luôn
chu đáo, nhiệt tình, giữ gìn vệ sinh xe sạch sẽ, lái xe ghi đầy đủ lịch trình, thanh
toán xăng dầu kịp thời. Lái xe luôn cẩn thận đảm bảo an toàn cho các đồng chí
đi công tác, bảo dưỡng xe đúng định kỳ, thường xuyên kiểm tra xe để phát hiện
và kịp thời sửa chữa, thực hiện nghiêm túc các quy định về đảm bảo trật tự an
toàn giao thông.
Công tác phòng cháy chữa cháy cũng được quan tâm chú trọng. Mỗi năm
đều tổ chức tập huấn phòng cháy chữa cháy cho cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động để đảm bảo bất kỳ ai cũng có thể làm tốt công tác phòng cháy
chữa cháy và ứng phó kịp thời với sự cố xảy ra.
Công tác đảm bảo cảnh quan, vệ sinh mội trường nơi làm việc: Văn
phòng luôn chú trọng quan tâm đến công tác chăm sóc, bảo vệ những cây xanh
cho bóng mát đã có từ lâu năm, tiếp tục trồng thêm cây xanh. Thường xuyên
kiểm tra vệ sinh và làm vệ sinh đối với các công trình vệ sinh tránh gây ô nhiễm
môi trường. Vì vậy mà cảnh quan, môi trường làm việc của cơ quan luôn thoáng
mát, sạch sẽ.
Bộ phận bảo vệ thực hiên chế độ trực 24/24 giờ, đảm bảo an toàn mục
tiêu, thực hiện tốt phương án bảo vệ theo quy định.
Nhìn chung trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần Văn phòng đã
làm tốt việc lập dự toán và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định,
thực hiện tiết kiệm chống lãng phí và thực hiện tốt chế độ công khai tài chính
theo quy định. Thực hiện đầy đủ chính sách của Đảng, nhà nước đối với cán bộ
viên chức, công chức vì vậy công tác này luôn đạt hiệu quả cao.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
16 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. (Phần Phụ lục 03) Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương
trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Nhận xét:
- Ưu điểm:
Công tác thường kỳ của UBND huyện nhằm thực hiện sự chỉ đạo, điều
hành, triển khai các nhiệm vụ và các công việc thuộc thẩm quyền xử lý. Dựa vào
công tác thường kỳ, nhân viên và các cán bộ Văn phòng sẽ đưa ra những
phương án giải pháp phù hợp với yêu cầu công việc và đúng thời gian. Các đơn
vị, phòng ban dựa trên bản xây dựng công tác thường kỳ để thực hiện nhiệm vụ,
chức năng theo đúng trình tự, thủ tục, thời gian quy định.
- Nhược điểm:
Bên cạnh đó còn có những hạn chế cần được khắc phục:
Quá trình lấy ý kiến của các phòng, ban để xây dựng công tác thường kỳ
còn gặp nhiều khó khăn, do các phòng ban chưa chủ động đưa ra ý kiến, vì vậy
công tác dự thảo, lấy ý kiến vẫn chưa được chủ động đầy đủ và kịp thời so với
yêu cầu đề ra.
1.3. (Phần Phụ lục 04) Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của cơ
quan.
1.4. (Phần Phụ lục 05) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo cơ quan.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Hữu Lũng.
Trong năm qua, việc triển khai thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại
UBND huyện Hữu Lũng đã đạt được nhiều kết quả tích cực, cụ thể như sau:
a, Về trang phục, lễ phục
Tất cả các cán bộ công chức, viên chức, nhân viên đều thực hiện tốt và
nghiêm túc yêu cầu về trang phục khi đi làm, gọn gàng, trang nhã, lịch sự:
- Nam: áo sơ mi, quần tây, đi giầy
- Nữ: áo sơ mi, quần tây, váy công sở, đi giầy
Sinh viên: Lã Thị Hoài
17 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Riêng nhân viên bảo vệ và nhân viên vệ sinh mặc trang phục riêng theo
quy định.
Trong các buổi lễ kỷ niêm, Hội nghị, cuộc họp quan trọng cán bộ, công
chức, nhân viên được quy định mặc lễ phục như sau:
- Nam: Bộ comple, áo sơ mi, thắt cà vạt, đi giầy
- Nữ: Bộ comple nữ, hoặc váy công sở, còn có thể mặc áo dài truyền
thống
b, Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức:
Trong giao tiếp và ứng xử tất cả các cán bộ, công chức, viên chức, đều
hòa nhã, nhiệt tình, cởi mở, nhã nhặn, luôn lắng nghe, biết chia sẻ. Ngôn ngữ
giao tiếp rõ ràng, không nói tục hay nói tiếng lóng. Thái độ làm việc thân thiện,
trung thực, hợp tác cùng nhau hoàn thành công việc được giao. Khi giao tiếp với
công dân thì dùng từ đơn giản, dễ nghe, dễ hiểu để công dân có thể nắm bắt
được nội dung thông tin công việc.
c, Bày trí công sở
Bố trí khu vực để xe miễn phí cho cán bộ, công chức, viên chức và cá
nhân, tổ chức đến liên hệ công tác.
Quốc kỳ được treo thường xuyên, trang trọng trước trụ sở cơ quan
Bố trí, sắp xếp phòng làm việc theo quy định, khuôn viên cơ quan được
bố trí hài hòa, thoáng mát và sạch đẹp.
2) Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hữu Lũng
- Ưu điểm:
Tại UBND huyện Hữu Lũng thì phòng Văn thư được đặt ngay tại tầng 1,
gần cửa ra vào của trụ sở làm việc, thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, luân
chuyển văn bản đi và đến của cơ quan.
Phòng Văn thư là một phòng khép kín được trang bị đầy đủ không gian
thoáng mát, yên tĩnh, tạo phong cách làm việc thoải mái, luôn đảm bảo tính kín
đáo, bí mật của công tác Văn thư.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
18 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhược điểm:
Phòng công tác văn thư còn chưa được chú trọng lắm còn có nhiều hạn
chế như: còn thiếu một số thiết bị làm việc, kho lưu trữ tài liệu còn sơ xà và
thiếu kệ để tài liệu.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống các cơ quan, công tác Văn thư là tiêu
đề của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư có vai trò quan trọng trong mọi hoạt
động của cơ quan, tổ chức, nó là một phần không thể thiếu trong công tác Văn
phòng.
Biết được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên Văn phòng HĐND
và UBND huyện Hữu Lũng đã luôn thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong
lĩnh vực này. Trong quá trình hoạt động, ngoài việc thực hiện những văn bản
quy định của nhà nươc về công tác Văn thư như: (Thông tư liên tịch số
55/2005/TT-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư….)
thì lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện đã phối hợp với Phòng Nội vụ
huyện tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện ban hành văn bản nhằm chỉ đạo,
hướng dẫn công tac văn thư.
Bên cạnh đó Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng luôn quan tâm
đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao
chất lượng cán bộ; vào mỗi cuối năm hoạt động, Văn phòng thường tổ chức Hội
nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn huyện, để đè ra phương
án nhiệm cho năm tới, tạo điều kiện cho công tác Văn thư đi vào nề nếp và hiệu
quả hơn.
Nhìn chung về việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện
đã được Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tổ chức thực hiện tốt, chất
lượng và hiệu quả công việc ngày càng được nâng cao, góp phần vào sự phát
triển chung của cơ quan.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
19 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3) Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
a) Thu thập, bổ sung tài liệu
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của pháp luật, công tác này được
tiến hành hàng năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Tuy nhiên còn
có những tài liệu vẫn còn ứ đọng tại các bộ phận, có những tài liệu tiếp nhận vào
Lưu trữ còn chưa lập hồ sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao.
b) Công tác phân loại tài liệu
Công tác phân loại tài liệu Lưu trữ được thực hiện khá tốt, đạt được yêu
cầu cơ bản: tính khoa học và tính triệt để. Tài liệu được phân loại thành các
phông, tài liệu trong phông được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo
quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung, thành phần tài liêu của một phông
Lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Nếu tài liệu đén
đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ Lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản
hết giá trị thì cần loại bỏ ngay tránh gây lãnh phí về thời gian, công sức.
c) Công tác xác định giá trị tài liệu
Tại UBND huyện Hữu Lũng thì công tác này được thực hiện một cách
khách quan, chính xác và khoa học, cán bộ trực tiếp làm công tác này phải nắm
vững những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn của công việc. Phải
lựa chọn được những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản,loại bỏ những tài
liệu hết giá trị khỏi thành phần phông Lưu trữ.
d) Công tác chỉnh lý tài liệu
Tại UBND huyện Hữu Lũng công tác chỉnh lý tài liệu cũng được quan
tâm, UBND đã có phông chữ riêng, có quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên vẫn còn tình trang tài liệu bó gói, lộn xộn. Đây được coi là tình trạng
chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng UBND huyện Hữu Lũng.
e) Tổ chức bảo quản tài liệu
Hiện nay, UBND huyện đã có kho lưu trữ tài liệu riêng, tuy còn chưa thu
thập đủ nhưng tài liệu lưu trữ tại kho là tài liệu của tất cả các phòng, ban. Vì vậy
Sinh viên: Lã Thị Hoài
20 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND huyện đã quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu, trong
kho Lưu trữ để trang bị đầy đủ các trang thiết bị. Tài liệu trong kho lưu trữ luôn
được quét dọn, lau chùi sạch sẽ, thoáng mát, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ
luôn được xử lý sạch, khô.
Sinh viên: Lã Thị Hoài
21 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng và năm.
*) Xây dựng mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HUYỆN HỮU LŨNG
Hữu Lũng, ngày…….tháng…….năm….
Lịch công tác tuần của UBND huyện Hữu Lũng
Từ ngày…………đến ngày………
Thứ/
Nội dung
Thành phần
Địa điểm
Ngày
Thứ
- Sáng từ 8h00-10h30: Họp
Lãnh đạo văn
Tại phòng họp
Hai
giao ban Thường trực huyện
phòng và các
tầng 3 UBND
Ngày:
- Chiều từ 14h00-16h50: Hội
chuyên viên liên huyện
18/04
nghị thẩm định Đề án và Đồ
quan
án quy hoạch xây dựng Nông
Thứ
thôn mới.
- Sáng: UBND huyện làm việc Các lãnh đạo và
-Tại phòng
Ba
với xã Quyết Thắng về việc
các chuyên viên
họp tầng 3
Ngày:
giải quyết đơn thư tranh chấp
liên quan
UBND hyện
19/04
đất đai.
- Xã Yên Bình
- Chiều: Đại hội Đảng bộ xã
-
Yên Bình nhiệm kỳ 2015Thứ
2020 (Phiên trù bị).
Ngày tiếp công dân
- Các lãng đạo
Tại phòng hop
Tư
Sáng: Đại hội Đảng bộ của xã
và một số
tầng 3 UBND
Ngày:
Yên Bình
chuyên viên liên huyện
20/04
Chiều: Hội Liên hiệp Phụ nữ
quan
Sinh viên: Lã Thị Hoài
22 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tổ chức lớp tập huấn thu gom,
- Hội liên Hiệp
phân loại và xử lý rác thải ở
phụ nữ huyện
các xã
Thứ
Sáng: Hội nghị UBND huyện
Lãnh đạo và các
Tại phòng họp
Năm
xin ý kiến giải quyết dứt điểm
chuyên viên có
tầng 3 UBND
Ngày:
nhà máy xi măng 78 tại xã
liên quan
huyện
21/04
Đồng tân.
Thứ
của các xã.
Sáng: Đại hội chi bộ
Lãnh đạo và các
Tại phòng họp
sáu
Chiều: Đại hội Đảng bộ Quân
chuyên viên có
tầng 3 UBND
sự và Y tế huyện
liên quan
huyện
Chiều: Duyệt nội dung,
chương trình Đại hội Đảng bộ
Ngày:
22/04
Nơi nhận:
TL. CHỦ TỊCH
- TT HĐND huyện;
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
- Chủ tịch, các PCT UBND huyện;
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
- Chánh, các Phó CVP, Chuyên viên VP;
- Lưu: Văn thư.
Nguyễn Văn A
Sinh viên: Lã Thị Hoài
23 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
