Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện kỳ sơn

1
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển kinh tế hàng hóa nhiều
vận hành theo cơ chế thị trường có quản lí của Nhà nước, theo định hướng xã hội
chủ nghĩa. Sự đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về: chính trị, văn
hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội….đang tạo ra tiền đề mới ,
đưa Việt Nam bước sang thời kì phát triển mới – thời kì công nghiệp hóa,hiện đại
hóa đất nước.
Ngày nay với đà phát triển của xã hội, quan niệm lí thuyết và thực hành được
hiểu khác hơn học và hành lúc nào cũng đi đôi, không thể tách rời nhau. Điều đó
cũng đã được Chủ tich Hồ Chí Minh khẳng định. “Học để hành, học với hành phải
đi đôi. Học mà không hành thì học vô ích. Hành mà không học thì hành không trôi
chảy”. Lời dạy của Bác có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc học cuả chúng ta
ngày nay. Vậy học và hành có quan hệ như thế nào? Trước hết ta cần hiểu: học là
tiếp thu kiến thức đã được tích lũy trong sách vở, là nắm vững lí luận đã được đúc
kết trong các bộ môn khoa học, đồng thời tiếp nhận những kinh nghiệm của cha anh
đi trước. Học là trao dồi kiến thức, mở mang trí tuệ, từng lúc cập nhật hóa sự hiểu
biết của mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học là tìm hiểu, khám phá những tri thức
cuả loài người nhằm chinh phục thiên nhiên, chinh phục vũ trụ. Học thuộc khía
cạnh của lí thuyết, lí luận. Còn hành nghĩa là làm, là thực hành, là ứng dụng kiến
thức, lí thuyết cho thực tiễn đời sống. Cho nên học và hành có mối quan hệ rất chặt
chẽ với nhau. Học và hành là hai mặt của một quá trình thống nhất, nó không thể
tách rời nhau mà phải luôn gắn chặt với nhau làm một. Ta cần hiểu rõ “hành” vừa là
mục đích vừa là phương pháp học tập, một khi đã nắm vững kiến thức, đã tiếp thu lí
thuyết mà ta không vận dụng vào thực tiễn, thì học chẳng để làm gì cả. “học mà
không hành thì vô ích “. học mà không hành được là do học không thấu đáo hoặc
thiếu môi trường hoạt động. Xác định được tầm quan trọng của việc học cũng chưa
đủ, ta cần phải hiểu học cái gì và học như thế nào? Học ở đây không chỉ bó hẹp
trong phạm vi nhà trường, không phải chỉ có kiến thức do thầy cô truyền thụ. Còn
có rất nhiều điều hay mới lạ trong cuộc sống mà ta cần phải học, sự học rất mênh
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

1

1

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


2
mông bao la , không có giới hạn cho nên ta phải học tập không ngừng. ở lứa tuổi
nào cũng phải học - học ở nhà trường, gia đình, xã hội , học thầy , học bạn , học ở
mọi nơi mọi chốn “ đi một ngày đàng học một sàng khôn”. Ngày nay, lời dạy của
Hồ Chủ tịch ngày càng được khẳng định tác dụng của nó trong thực tế. Học đi đôi
với hành đã trở thành nguyên lí phương châm giáo dục của nhà nước đồng thời
cũng là phương pháp học tập của mỗi chúng ta. Chính vì thế mà trường Đại học Nội
vụ ra đời với chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng và trung
cấp thuộc các chuyên nghành: Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Thông tin thư
viện, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng ...
Xã hội ngày càng phát triển, tư duy của con người ngày càng phong phú, yêu
cầu quản lý xã hội ngày càng cao thì hình thức của văn bản ngày càng đa dạng. Vì
vậy Quản trị văn phòng không thể thiếu trong các cơ quan và doanh nghiệp hiện
nay.
Phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thục tế” mà trường
Đại học Nội vụ luôn đặt lên hàng đầu. Chính vì thế Nhà trường đã tổ chức cho
chúng em là sinh viên năm thứ II tiếp cận với thực tế bằng đợt thực tập dài gần 02
tháng tại các cơ quan theo đúng chuyên ngành mình học thời gian từ ngày
10/3/2015 đến ngày 29/4/2015. Được sự quan tâm, giới thiệu của Nhà trường, Ủy
ban nhân dân huyện Kỳ Sơn đã tiếp nhận em về Thực tập tại văn phòng Nội vụ
huyện Kỳ Sơn trong khoảng thời gian này bản thân em không chỉ được nhìn, được
chứng kiến mọi công việc, hoạt động của văn phòng mà còn được tiếp cần trực tiếp

với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, chương trình nghiệp
vụ của văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã học ở nhà trường vào thực tế, và
nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình chu đáo của cán bộ phòng Nội vụ đã góp ý vào
đề cương báo cáo giúp em hoàn thành khóa thực tập này.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng lý thuyết đã học vào công tác
thực tiễn còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả đầu tiên đánh
giá bước trưởng thành của bản thân sau hai năm học tập và rèn luyện tại trường.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

2

2

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


3
Trong thời gian thực tập cũng như trong bản báo cáo thực tập không sao tránh
khỏi những thiếu sót hạn chế. Bản thân em rất mong nhận được sự đóng góp, nhận
xét của Nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là
giảng viên hướng dẫn cô Lâm Thu Hằng, cô Trần Thị Quy và các cán bộ đơn vị
thực tập để bài báo cáo của em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm được những kinh
nghiệm quý báu trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp
theo trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Kỳ Sơn, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy Dương

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

3

3

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


4
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN KỲ SƠN
I. Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kỳ
Sơn.
1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Kỳ Sơn

UBND huyện Kỳ Sơn là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính
nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Kỳ Sơn.

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kỳ Sơn
Uỷ ban nhân dân huyện Kỳ Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương

thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được quy định rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày
26/11/2003 UBND huyện có chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa
phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa
phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

4

4

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


5
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân
xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân
dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn;
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai Ủy
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình

khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và thực
hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát
triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
* Trong lĩnh vực xây hạn sau:dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện
Kỳ Sơn thực hiện những nhiệm vụ và quyền
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở
theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng; thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở
hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Ủy ban nhân dân tỉnh;
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao
Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiêm vụ và quyền hạn sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

5

5

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c

6
Xây dung các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi có thẩm
quyền của cấp trên phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo
dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường
mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên đia bàn; chỉ đạo việc xóa mù
chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức
thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo;
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Ủy ban nhân
dân huyện Kỳ Sơn thực hiên những nhiệm vụ sau:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; (2) Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường;
phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai bão lũ;
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân
dân huyện Kỳ Sơn thực hiện những nhiệm vụ và quyền han sau:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng phòng thù biên giới, quản lý lực lượng
dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện
tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao
quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo
quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực hiện các
biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội;
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo Ủy ban nhân
dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

6

6

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


7
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án
phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng
xa, vùng khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân
địa phương;
* Trong việc thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiện
những nhiệm vụ quyền hạn sau:
Do huyện Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tải sản, các quyền và lợi ích hợp pháp
khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính Ủy ban nhân

dân huyện thực hiên những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật;
Quản lý, kiể m tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao trên
địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử dụng
các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội
thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
Quản lý các cơ sở văn hóa - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện thuộc
tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh
quản lý;

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

7

7

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


8
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN KỲ SƠN
1.Vị trí, chức năng:
- Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu giúp
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên
chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách hành chính; Chính
quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;
Cán bộ, công chức xã, thị trấn; Hội, Tổ chức phi chính phủ; Văn thư, Lưu trữ nhà
nước; Tôn giáo; Thi đua khen thưởng.

- Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu
sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn
và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Xây dựng, trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền , phổ biến, giáo dục pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
2.1. Về tổ chức, bộ máy:
a. Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của UBND tỉnh.
b. Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp có
thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp huyện.
c. Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp
có thẩm quyền quyết định.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

8

8

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


9

d. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.
2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm.
b. Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp.
c. Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
cấp huyện và UBND cấp xã.
2.3. Về công tác xây dựng chính quyền:
a. Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và
hướng dẫn của UBND tỉnh.
b. Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình UBND cấp tỉnh phê
chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
c. Tham mưu giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
huyện.
d. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địa
bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản,
tổ dân phố.
e. Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo về
thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

9

9

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


10
2.4. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a. Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức.
b. Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn theo
phân cấp.
2.5. Về cải cách hành chính:
a. Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn và
UBND cấp xã thực hiện công tác CCHC trên địa bàn.
b. Tham mưu giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh
CCHC trên địa bàn.
c. Tổng hợp công tác CCHC ở địa phương báo cáo UBND cấp huyện và cấp
tỉnh.
d. Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của
hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
2.6. Công tác văn thư lưu trữ:
a. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn chấp hành chế độ, quy
định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
b. Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và

Lưu trữ huyện.
2.7. Về công tác tôn giáo:
a. Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác
tôn giáo trên địa bàn.
b. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm
vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND cấp tỉnh và
theo quy định của Pháp luật.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

10

10

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


11
2.8. Về công tác Thi đua, Khen thưởng:
a. Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn;
làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng TĐ - KT cấp huyện.
b. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua
khen thưởng trân địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ Thi đua – khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
3.Tổ chức và biên chế :
1. Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và cán bộ, công chức.
a) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện
và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và
toàn bộ hoạt động của phòng.

b) Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước Pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng
phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
c) Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm,
từ chức, thực hiện chế độ chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do
Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy định của Pháp luật.
2. Biên chế: Biên chế của phòng Nội vụ do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết
định trong tổng biên chế hành chính của huyện.
a. Ông: Đinh Văn Thư – Trưởng phòng
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND huyện về mọi hoạt
động của Phòng Nội vụ.
Trực tiếp tham mưu thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, 5 năm, kế hoạch năm về công tác nội vụ trên địa
bàn.
- Tham mưu cho UBND huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết định chia tách,
sáp nhập, thành lập mới các đơn vị hành chính cấp xã, và các thôn, xóm.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

11

11

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


12
- Tham mưu trong việc qui hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý; tuyển dụng, sử
dụng, luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền; phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp và thực hiện qui

chế dân chủ, chế độ hoạt động công vụ hàng năm.
- Tham mưu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các cơ quan chuyên
môn thuộc huyện. Đánh giá cán bộ, công chức, viên chức hàng năm. Tham mưu
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện theo hướng dẫn của Trung Ương (Bộ, ngành dọc)
- Đối nội, đối ngoại, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND huyện phân công.
b. Bà: Nguyễn Thị Bảy – Phó trưởng phòng
Có trách nhiệm tham mưu giúp trưởng phòng và lãnh đạo UBND huyện thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Thực hiện chế độ chính sách: Hưu trí, thôi việc, thuyên chuyển công tác.
- Công tác đào tạo và bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc
phạm vi quản lý của UBND huyện.
- Triển khai thực hiện việc kê khai tài sản hàng năm đối với người thuộc diện
phải kê khai.
- Phụ trách công tác quản lý nhà nước về Thanh niên;
- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về công tác thanh niên và các nhiệm vụ
khác phát sinh do trưởng phòng phân công.
c. Bà: Trần Thị Quy – Phó trưởng phòng
Có trách nhiệm tham mưu giúp trưởng phòng và lãnh đạo UBND huyện thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện chỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước và thực hiện các chính sách về công tác

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

12

12

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


13
thi đua, khen thưởng; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen
thưởng huyện; Thực hiện các nghiệp vụ về công tác thi đua – khen thưởng.
- Công tác văn thư, lưu trữ:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ; Thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức, khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện.
- Công tác tôn giáo:
+ Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo
và công tác QLNN về tôn giáo trên địa bàn huyện;
- Công tác cải cách hành chính:
+ Tham mưu giúp UBND huyện hướng dẫn, triển khai, đôn đốc, kiểm tra các
cơ quan chuyên môn và UBND các xã, thị trấn trong việc thực hiện các nội dung về
cải cách hành chính và biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện
theo lộ trình kế hoạch đề ra.
+ Tổng hợp báo cáo công tác nội vụ với Sở Nội vụ và UBND huyện theo định
kỳ.
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do trưởng phòng phân công.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

13

13

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


14
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của Phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp giúp việc hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn như
sau:
Văn phòng nói chung và phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn nói riêng đều thực hiện
hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp; Chức năng giúp việc và đảm
bảo hậu cần.
Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo. Phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân về những mảng như:
Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước; Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, Hội, tổ chức phi Chính phủ;
Văn thư, lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua – khen thưởng.
Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Phòng Nội vụ thực hiện
chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đề liên quan
đến hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi Phòng phụ trách để cung
cấp, tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn.
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạt động
của phòng. Chức năng này có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng, và cũng qua chức
năng này vai trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn. Chức năng tham mưu và chức
năng tổng hợp luôn đi liền, hỗ trợ nhau. Hoạt động tổng hợp là cơ sở để thực hiện
hoạt động tham mưu. Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp
được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Phòng Nội vụ Huyện Kỳ Sơn được thành lập theo Quyết định số 1018/QĐUBND ngày 03/2010/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình về việc thành
lập phòng Nội vụ. Qua hơn 05 năm thành lập Phòng Nội vụ đã khẳng định được vai
trò, vị trí trong việc tham mưu, giúp cho Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn giải quyết
kip thời, đầy đủ chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

14

14

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


15
xã; Triển khai thực hiện tốt công tác Cải cách hành chính, công tác Văn thư - Lưu
trữ, công tác thanh niên; Quản lý tốt hoạt động Tôn giáo, hoạt động của Hội, quần
chúng trên địa bàn huyện.
Ngoài ra, Phòng Nội vụ không chỉ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hơp
mà phòng còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua các công việc như:
Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc của Phòng; Tổ chức thực
hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của Phòng; Đảm bảo công tác giao tiếp,
đối nội, đối ngoại và quản lý tài khoản riêng của Phòng.
Công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện được thực hiện
tốt trên các lĩnh vực thể hiện qua công tác tham mưu, tổng hợp. Hàng năm Phòng
Nội vụ huyện đã tham mưu cho Ủy ban nhân huyện thực hiện các nhiệm vụ thuộc
chức năng, nhiệm vụ của mình. Cụ thể như:
* Trong công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2015:
Ngay từ tháng 12/2014, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cải cách
hành chính năm 2014 của huyện và kế hoạch cải cách hành chính năm 2015 của
UBND tỉnh Kỳ Sơn, phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện ban hành kế hoạch

cải cách hành chính huyện Kỳ Sơn năm 2015, trong đó đề ra yêu cầu, mục đích, nội
dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các phòng, ban, đơn vị
trên địa bàn huyện.
Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội vụ tổng hợp kết quả
thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, UBND các xã,
thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo Sở Nội vụ.
* Trong lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp
huyện, cấp xã:
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính sách cho
cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã. Phòng Nội vụ luôn là nơi thu thập,
xử lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc UBND huyện. Vì vậy, phòng là đơn vị

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

15

15

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


16
nắm rõ nhất tình hình cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan một cách cụ thể và
tổng quát nhất.
* Trong công tác Văn thư - Lưu trữ:
Phòng Nội vụ giúp UBND huyện tổ chức thực hiện, quản lý các nghiệp vụ
công tác văn thư lưu trữ cơ quan.
Ví dụ: Phòng Nội vụ UBND huyện Kỳ Sơn xây dựng quy chế làm việc cho
cơ quan dựa trên việc tổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựng một bản quy

chế làm việc phù hợp với cơ quan: phòng Nội vụ thu thập xử lý thông tin qua các
văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế làm việc của cơ quan cấp trên, và tham khỏa
một số quy chế của cơ quan khác. Sau đó trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phê
duyệt, ban hành. Khi được lãnh đạo cơ quan triển khai thực hiện quy chế đó trong
toàn cơ quan, thay mặt lãnh đạo phòng Nội vụ có nhiệm vụ quản lý, giám sát việc
thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt động của cơ quan theo những nguyên tắc nhất
định.
Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán bộ,
công chức Phòng Nội vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân
huyện giao. Như vậy, có thể thấy vai trò của Phòng Nội trong việc thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn là rất quan trọng.
Bất kỳ, phòng, ban nào của Ủy ban nhân dân huyện đều phải thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần, giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có
thể hoạch định, tổ chức được những sự kiện quan trọng, quản trị được nguồn nhân
sụ trong cơ quan và giám sát được tất cả mọi hoạt động của cơ quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

16

16

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


17
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. (phụ lục 3).
Xây dựng Chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được
của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong

thời gian thực tập em rút ra vài nhận xét về việc thực hiện quy trình xây dựng Kế
hoạch,công tác thường kỳ của UBND huyện Kỳ Sơn:
* Ưu điểm:
- Trong quá trình thực hiện công tác thường kỳ, Văn phòng UBND Huyện Kỳ
Sơn đã có trách nhiệm tham mưu cho UBND huyện trong việc xây dựng điều chỉnh
và đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch công tác của UBND huyện.
- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND huyện biết,
thực hiện.
- Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội dung
văn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo.
- Đảm bảo đúng thời hạn trình.
* Hạn chế:
- Việc xây dựng Kế hoạch công tác nhiều khi không phản ánh đúng thực tế
hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng.
- Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống chưa
thực sự phát huy tác dụng.
- Năng lực trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ công chức chưa được cao.
- Kế hoạch công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù hợp với
thực tế.
Có thể thấy, Kế hoạch công tác không hẳn phải theo một khuôn mẫu nhất
định, mà tùy vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cơ quan, cũng như
khối lượng công việc của cơ quan đó. Vì vậy, cần phải linh hoạt và có những kế
hoạch cụ thể.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

17

17

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


18
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan. (phụ lục
4)
- Tổ chức chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị; chuẩn bị
kinh phí,chuẩn bị giấy mời, các văn bản, tài liệu phục vụ hội nghị
- Trong quá trình diễn ra hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu ( ghi danh
sách, phát tài liệu...); tổ chức hội nghị ( giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do); làm
công tác hậu cần (giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình hội nghị và thường
trực ngoài hội trường; ghi biên bản hội nghị).
- Kết thúc hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết
toán kinh phí, hoàn tất hồ sơ hội nghị.
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì văn phòng còn có trách nhiệm phụ
trách công tác chuẩn bị và tổ chức nhiều hội nghị quan trọng khác
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài ngày,
ngắn ngày tuỳ vào công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được
cán bộ văn phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt, liên
hệ nơi lãnh đạo đến công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được
phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và tài liệu có liên quan; kết thúc
chuyến đi công tác quyết toán kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của
cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 5).

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

18

18

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


19
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hoá công sở là một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt động
của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong các
công sở. Văn hóa công sở là giá trị mà công sở tạo được về vật chất và tinh thần.
Ngày 02 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký Quyết định
số 129/2007/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
Hành chính Nhà nước.
Thực hiện Quyết định này, UBND Huyện Kỳ Sơn đã triển khai và thực hiện
nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở một cách rõ nét.
- UBND Huyện đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân
tộc và điều kiện kinh tế xã hội; định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu
cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước.
- Giáo dục tốt mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của văn hóa công sở; xem văn hóa
công sở là một trong những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của
công sở.
- Tuyên truyền, vận động cán bộ, công chức học tập và làm theo tấm gương
đạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm cụ thể như: cách ăn, cách nói, cách giao
tiếp, ứng xử, thái độ ân cần, niềm nở và nhất là luôn nở nụ cười và nhiệt tâm trong
xử lý, giải quyết công việc của dân; công khai minh bạch các thủ tục hành chính.
+ Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng

nghiệp, với cán bộ nhân dân đến liên hệ công tác. Nói năng lịch sự, không nói tùy
tiện thiếu văn hóa. Khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải quyết công việc phải
có thái độ hòa nhã, niềm nở, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến.
Như vậy, UBND Huyện Kỳ Sơn đã triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở phù hợp với truyền thống và bản sắc văn hóa dân tộc Việt
Nam. Việc thực thi văn hóa công sở không chỉ mang lại ý nghĩa thiết thực trong
việc xây dựng lề lối, tác phong, phong cách ứng xử văn hóa chuẩn mực của cán bộ,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

19

19

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


20
công chức khi gặp gỡ, giải quyết công việc của UBND Huyện mà còn mang lại sự
hài lòng cho nhân dân trong việc khắc phục tình trạng nhũng nhiễu, gây phiền hà
cho dân và góp phần vào việc tạo dựng nên một văn hóa riêng, đặc thù của công sở.
2. Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ
Văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, là bộ phận chiếm
phần lớn công tác văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các phòng, ban
chuyên môn của huyện, tạo thành bộ máy hoạt động thông suốt.
2.1. Tìm hiểu về công tác văn thư của phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn
Công tác văn thư là một trong những hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công
tác quản lý Nhà nước. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử
dụng con dấu.
Phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn công tác văn thư được quan tâm đúng mức, đặc

biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, trong đó tập quán
thực hiện ban hành quy chế mẫu văn bản chính áp dụng trong cơ quan, thống nhất
sử dụng bộ mã Tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909 - 2001 (bộ mã Tiếng Việt
Unicode),
Ưu điểm:
Thứ nhất, mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện nói chung và phòng
Nội vụ nói riêng là mô hình văn thư tập trung đảm bảo các yêu cầu của công tác văn
thư là nhanh chóng, chính xác, kịp thời và bí mật;
Thứ hai, công tác văn thư thực hiện đúng theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Thứ ba, công chức phụ trách công tác văn thư thực hiện công tác văn thư có
phẩm chất chính trị, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có kinh nghiệm làm việc
lâu năm.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

20

20

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


21
Nhược điểm: công chức phụ trách công tác văn thư của phòng làm việc kiêm
nhiệm, không có chuyên môn về lưu trữ, kinh phí dành cho công tác lưu trữ còn hạn
hẹp nên công tác lưu trữ của phòng còn nhiều khó khăn, chưa thực hiện theo đúng
quy định về lưu trữ.

Trên đây là những nhận xét về mô hình tổ chức văn thư tại phòng Nội vụ
huyện Kỳ Sơn có cả những ưu điểm nhưng đồng thời cũng có những nhược
điểm. Những ưu điểm này cần được phát huy hơn nữa và những nhược điểm cần
được khắc phục để mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội vụ huyện được tốt và
hợp lý hơn nữa.
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản.
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối vớ hoạt
động quản lý của cơ quan, lãnh đạo UBND huyện Kỳ Sơn đã có sự quan tâm và đầu
tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn. Điều đó được thể hiện qua việc
UBND huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chung của nhà Nước về một số nghiệp
vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, Chủ tịch UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm quản lí và tổ
chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Chánh văn phòng đóng vai trò tham
mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong
cơ quan. Để công tác văn thư được tổ chức thực hiện tốt, Văn phòng UBND phối
hợp với Phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện việc áp dụng
các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, bao
gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lí và sử

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

21

21

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


22
dụng con dấu… Thông qua việc áp dụng các văn bản nêu trên, phòng Nội vụ huyện
đã trực tiếp giúp UBND huyện soan thảo Quy chế công tác văn thư - lưu trữ.
Nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện côn tác Trưởng
phòng Nội vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong phòng về
kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thời Trưởng phòng
Nội vụ phối hợp với Văn phòng UBND đề xuất với lãnh đạo UBND huyện tổ chức
các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội nghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn
bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này.
Để công tác văn thư của cơ quan nói chung và của phòng Nội vụ huyện nói
riêng được đảm bảo thực hiện một cách thống nhất theo quy định của nhà nước, cơ
quan cấp trên và quy chế công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện. Lãnh đạo
phòng đã chỉ đạo phòng áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể
thực và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập.
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành
(kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do phòng phát
hành được gọi chung là văn bản đi. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đi của phòng Nội vụ huyện có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: Thứ nhất, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội
vụ huyện thực hiện đúng theo quy định của UBND và cơ quan cấp trên tạo điều
kiện quản lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng cũng như
trong UBND huyện chung. Thứ hai, Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ
ràng cho từng chuyên viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn
bản vì những chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt

động của mình. Thứ ba, Khi một văn bản của phòng được gửi đi nhiều cơ quan, đơn
vị, cá nhân khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của phòng sẽ tiến hành
nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng. Thứ tư, Cán bộ Văn thư đăng ký các
thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

22

22

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


23
Thứ năm, Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần làm cho
việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.
Nhược điểm: Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công
việc bị gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản
đó.
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể
cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến phòng
gọi chung là văn bản đến.
Ưu điểm: Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải
quyết văn bản đã góp phần ngày càng hiện đại hoá công tác văn thư cả về cán bộ và
các nghiệp vụ.
Nhược điểm: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh
chóng nhưng khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách
quan như mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dự tính
ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ thời gian

và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Nội vụ: công tác
lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức
khai thác, sử dụng và tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị; Hồ sơ tài liệu
lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong và sắp
xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.
3.1 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây là
phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn ) theo quyền hạn và phạm vi được quy định. Công tác
thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:
(1) Xác định nguồn thu thập, bổ sung.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

23

23

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c


24
(2) Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.
(3)Phân chia các nguồn tài liệu.
(4) Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.
Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành các
thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh chóng và
đúng theo quy định.
Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng

không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tài
liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.
3.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ưu điểm:
+ Tài liệu lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn được bảo quản cẩn thận,
an toàn, thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
+ Diện tích nơi lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng và các thiết
bị trong kho hiện đại giúp bảo quản tài liệu được lâu hơn, không bị các yếu tố bên
ngoài tác động nhiều.
- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứa tài
liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệu gần nơi
làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm cho công tác
quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn.
3.3. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu để giải quyết công việc, nhiệm vụ hiện
hành của Phòng, đơn vị cấp huyện, xã và cá nhân.
Ưu điểm: Tra tìm nhanh chóng; phục vụ cho quá trình nghiên cứu và khai
thác.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

24

24

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c

25
Nhược điểm: Thực tế tại kho lưu trữ hiện nay của phòng Nội vụ huyện Kỳ
Sơn số lượng cán bộ công tác lưu trữ còn thiếu nên chất lượng phục vụ công tác sử
dụng tài liệu không cao.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương

25

25

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c