Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN TRIỆU sơn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
CÁC CHỮ VIẾT TẮT........................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN.....................4
TRIỆU SƠN.........................................................................................................4
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN......4
1.Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn........................................................................................4
2.Nhiệm vụ của UBND huyện Triệu Sơn.........................................................................................5
3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn...............................................................................10
1.1.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm có 1 chủ tịch UBND huyện và 3 phó chủ tịch giúp việc
cho chủ tịch..................................................................................................................................10
1.2.Các phòng chuyên môn..........................................................................................................12
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn.. .12
1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn...........................................................................................12
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính của văn phòng UBND
huyện Triệu Sơn............................................................................................................................15
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................15
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo công tác hậu cần....................................................................................................................15
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Triệu
Sơn................................................................................................................................................16
1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (Hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan)....................17
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan................................18
1.5.Nhận xét đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân
huyện Triệu Sơn............................................................................................................................18
2.Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ.........................................................................................20

2.1.Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn............................................................20

Sinh viên: Lê Thị Duyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của cơ quan...............................................................................................................21
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................21

PHẦN II..............................................................................................................22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA 22
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.....................................22
1.1.Bộ mẫu lịch công tác tuần.......................................................................................................22
1.2.Kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Triệu Sơn.............................................................24
2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ..............................................................................................27
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Triêu Sơn...........................................55
4.CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ KỶ NIỆM 50 NĂM THÀNH LẬP ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
TRIỆU SƠN....................................................................................................................................62
5.Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn
phòng này.....................................................................................................................................63
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập.
Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng
Hành chính....................................................................................................................................64

PHẦN III:...........................................................................................................65
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................65
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của

UBND huyện Triệu Sơn.................................................................................................................65
1.Ưu điểm:....................................................................................................................................65
2. Nhược điểm..............................................................................................................................65
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM....66
1. Về mặt tổ chức .......................................................................................................................66
2. Về quy chế................................................................................................................................67
3. Giải pháp về cán bộ đào tạo và bồi dưỡng cán bộ....................................................................67
4. Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ văn phòng..................................................................67

KẾT LUẬN........................................................................................................68
PHỤ LỤC...........................................................................................................69
Sinh viên: Lê Thị Duyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CÁC CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

Sinh viên: Lê Thị Duyên
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên không thể thiếu ở bất
kỳ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên nguồn lực có chuyên môn để thực hiện tốt
các nghiệp vụ văn phòng còn rất hạn chế, trong xu hướng phát triển kinh tế và
sự phát triển về công nghệ hiện đại việc yêu cầu cao về chyên môn nghiệp vụ
của một cán bộ văn phòng là không thể tránh khỏi. Chính từ nhu cầu nguồn
nhân lực của xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo các sinh
viên ngành quản trị văn phòng những chuyên môn nghiệp vụ để cung cấp nhu
cầu về nguồn lực cho xã hội.
Ngành Quản trị văn phòng là một lĩnh vực rộng lớn nhằm đáp ứng nhu
cầu về nguồn cán bộ văn phòng cho cơ quan, đơn vị. Ngành Quản trị văn phòng
trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng cho sinh viên, về việc tổ
chức điều hành hoạt động của cơ quan. Với phương châm: Học thật, thi thật để
ra đời làm thật, Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã đào tạo sinh viên theo lý luận
thực tiễn và tổ chức các đợt thực hành áp dụng lý thuyết vào thực tiễn. Trường
đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa học đi thực tập tại các cơ quan nhằm giúp
sinh viên áp dụng các kiến thức được học tại trường vào quá trình thực tế công
việc và với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm hoàn thiện
bản thân và nâng cao hiểu biết để phục vụ quá trình làm việc sau này của sinh
viên. Là một sinh viên của nghành Quản trị văn phòng em cảm thấy rất tự hào
khi đã và đang được đào tạo trong Trường để trang bị những kiến thức và thực
tiễn cho bản thân sau này khi ra trường không bị bỡ ngỡ với công việc chuyên
môn.
Trong thời gian thực tập tại Ủy ban nhân nhân dân huyện Triệu sơn . được
sự giúp đỡ nhiệt tình cả về chuyên môn và tác phong làm việc của các các cô
chú ở cơ quan em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phong của
chuyên viên văn phòng . Hơn nữa với sự giúp đỡ của nhà trường đã tạo điều
kiện cho em được tiếp cận thực tế với công việc giúp tôi hoàn thiện vốn kiến
thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào công việc đúng với chuyên
Sinh viên: Lê Thị Duyên

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngành của mình.
Qua đâyem xin gửi lời cảm ơn đồng chí Lê Thị Nga trưởng phòng văn thư
đã hướng dẫn tận tình cho em các công việc được giao và đã rèn luyện emcó tác
phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng, và em xin gửi lời cảm
ơn các cán bộ trong văn phòng đã tạo điều kiện cho em trong thời gian kiến tập
tại cơ quan. Đồng thời tôi xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu
Sơn đã tiếp nhận em kiến tập tại cơ quan. Và xin chân thành gửi lời cảm ơn Nhà
trường và thạc sĩ Lâm Thu Hằng cùng các giảng viên khoa Quản trị văn phòng
đã tạo điều kiện và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành tốt đợt thực tập này
Trong đợt thực tập này em đã cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
nhưng do trình độ chuyên môn và kiến thức tích lũy còn hạn chế. Do vậy bài
báo cáo còn nhiều sai sót. Vì vậy kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em
hoàn thiện bài báo cá và chuyên môn của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Triệu Sơn, ngày… tháng … năm 2015
SINH VIÊN

Lê Thị Duyên

Sinh viên: Lê Thị Duyên

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Lê Thị Duyên

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
TRIỆU SƠN
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN TRIỆU SƠN.
Giới thiệu về huyện Triệu sơn
Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng
bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài con sông suối nhỏ chảy vào sông
Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở phía Nam có một vài ngọn núi
thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở xã Tân Ninh. Cực Nam là
xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã Đồng Tiến. Dân số là
208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái.Huyện có diện tích
292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông
Cống, phía Nam giáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường
Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắc giáp huyện Thiệu
Hóa.
Bao gồm thị trấn Triệu Sơn và 35 xã: An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân

Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đông Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp
Thắng, Hợp Tiến, khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông
Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành, Thọ Bình, Thọ Cường,
Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực,
Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ.
1. Chức năng của UBND huyện Triệu Sơn
UBND huyện Triệu Sơnđược thành lập theo Quyết định số 177/QĐ-CP
ngày 16/12/1964 của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ra đời trong
bối cảnh cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nướcbước vào thời kỳ quyết liệt nhất,
do vậy đến ngày 25/2/1965 Đảng bộ, chính quyền huyện Triệu Sơn chính thức
ra mắt và đi vào họat động.
Ủy ban nhân là do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
Sinh viên: Lê Thị Duyên

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trước hội đông nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước ở cấp trên
UBND chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật các văn bản do cơ quan
nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện
chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội củng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương đến cơ sở
Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,

điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để
trình lên cấp trên xem xét
2. Nhiệm vụ của UBND huyện Triệu Sơn
a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
_ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
_ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
_ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Sinh viên: Lê Thị Duyên

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
_Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;
_ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
_ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
_Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
_ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
_ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
_ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Sinh viên: Lê Thị Duyên

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
_ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
_ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
_ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
_ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
_ Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
_ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,

quy chế thi cử;
_ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
Sinh viên: Lê Thị Duyên

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cảnh do địa phương quản lý;
_ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
_ Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
_ Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
g) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
_ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
_ Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và

chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
h)Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
_ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
Sinh viên: Lê Thị Duyên

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
_ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
_ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
_ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

_ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
_ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
_ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
_ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
i) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
_ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
Sinh viên: Lê Thị Duyên

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
_ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
_ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp

luật;
_ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
k) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
_ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
_ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
_ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
_ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn
1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm có 1 chủ tịch UBND huyện
và 3 phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch.
Chủ tịch UBND huyện: Ông Lê Quang Hùng
phụ trách chung; trực tiếp chỉ đạo công tác trọng tâm, trọng điểm, cụ thể:
_Phụ trách công tác nội chính, bao gồm các đơn vị: Công an, Quân sự,
Thanh tra, Tư pháp và công tác tổ chức cán bộ, biên chế, tổ chức bộ máy theo
phân cấp; phối hợp với công tác viên kiểm sát, Tòa án nhân dân huyện;
_Phụ trách kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch huyện,
_Phụ trách công tác tài chính – ngân sách, đầu tư xây dựng
_phụ trách công tác thi đua- khen thưởng
Sinh viên: Lê Thị Duyên

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
_ Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện
Phó chủ tịch Công-Nông: Lê Xuân Dương
phụ trách lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, chăn nuôi, thuỷ sản,
khoa học công nghệ, tài nguyên - môi trường, phát triển ngành nghề - xây dựng
nông thôn; xây dựng, củng cố, kiện toàn HTX nông nghiệp; chỉ đạo thực hiện
công tác bồi thường - giải phóng mặt bằng và XDCB thuộc lĩnh vực thuỷ lợi,
nông nghiệp - thủy sản, ngành nghề xây dựng nông thôn mới, công tác Dân tộc
và miền núi, các Hội làm vườn và trang trại, Sinh vật cảnh...
_Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi quy hoạch đất đai,
kế hoạch sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất, tài nguyên, môi trường; ký cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất; giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân,
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
_Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện
Phó chủ tịch văn xã: Trần Quốc Huy
phụ trách lĩnh vực văn hoá - xã hội, bao gồm các lĩnh vực: Giáo dục và
đào tạo, văn hoá và thông tin, phát thanh - truyền thanh, bưu điện, y tế, dân số
KHHGĐ, lao động - thương binh và xã hội, tôn giáo, bảo hiểm xã hội và chỉ đạo
thực hiện công tác bồi thường GPMB, đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực được phân
công.
_Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ giữa chính quyền với Uỷ ban
MTTQ và các đoàn thể, các tổ chức xã hội trên địa bàn huyện.
_Giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách;
_Phụ trách một số ban chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân huyện.
Phó chủ tịch tài chính: hồ Trường Sơn
làm nhiệm vụ điều hành chung công viêc của UBND khi chủ tịch đi vắng;
phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế, tài chính, công nghiệp, doanh nghiệp, giao

thông vận tải, thương mại – dịch vụ, du lịch, điện nông thôn, viễn thông và chỉ
đạo thực hiện công tác quản lý nhà nước đầu tư XDCB đối với các dự án, công
Sinh viên: Lê Thị Duyên

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình trên địa bàn huyện; đấu giá quyền sử dụng đất, bồi thường giải phóng mặt
bằng các dự án thuộc lĩnh vực được phân công.
_Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thường xuyên theo dõi các công
trình quy hoạch, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thống kê, kho bạc, thuế, giải
quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách.
_Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi việc thực hiện cải
cách thủ tục hành chính; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở
_Phụ trách Văn phòng UBND huyện.
_Phụ trách một số ban chỉ đạo của UBND huyện
1.2. Các phòng chuyên môn
+Văn phòng UBND huyện.
+ Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
+ Phòng tài nguyên môi trường
+ Phòng công thương
+ Phòng tư pháp
+Phòng thanh tra
+ Phòng Tài chính – kế hoạch
+ Phòng y tế
+ Phòng Văn hóa – Thông tin

+ Phòng Nội vụ
+ Phòng Giáo dục-Đào tạo
+ Phòng Nông nghiệp-Phát triển nông thôn.
(*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn( xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Triệu Sơn.
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
- Chức năng:
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
Sinh viên: Lê Thị Duyên

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND và
UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Văn phòng Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về
hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà
nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban
nhân dân.Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện,
các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp
UBND, Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn
huyện
Văn phòng Ủy ban nhân dân, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội
và Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Nhiệm vụ và quyền hạn.
Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực UBND huyện, chương
trình giám sát của các ban UBND huyện, trình UBND huyện thông qua.
Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;
Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của
Thường trực UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện; Giúp Thường
trực UBND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, ngành,
UBND các xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch, chương trình công tác của Thường
trực UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND huyện; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa
các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực UBND, Chủ tịch,
Sinh viên: Lê Thị Duyên

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo tháng,
quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực
UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn
phòng UBND tỉnh.
Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương

trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện.
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện,
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan;
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiêm
rtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng, ban và UBND xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành chính của UBND huyện;
Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ, vận hành, khai thác các
phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh; Hướng dẫn Văn phòng xã,
thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin học hóa quản lý hành chính
nhà nước theo quy định.
Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách
thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện; thực
hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả theo cơ chế “ một cửa”.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo các điều
kiện hoạt động của Thường trực UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ
Sinh viên: Lê Thị Duyên

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực UBND, Chủ tịch UBND
huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban MTTQ
huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung ương đóng
trên địa bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng Đoàn đại
biểu Quốc hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn
Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn gồm có 01 chánh
văn phòng và 02 phó chánh văn phòng.
+ Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện: Ông Trần Sỹ Bình
+ Phó chánh văn phòng:
Ông Lê Xuân Khoa
Ông Lê Đăng Huy
(*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Triệu Sơn( xem phụ lục 02)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành
chính của văn phòng UBND huyện Triệu Sơn.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần.
Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp một cánh tay đắc lực phục vụ
điều hành của lãnh đạo.
Văn phòng phải là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức
và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn
phòng chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo,
chỉđạo của lãnhđạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây
dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây
dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục
vụlãnh đạo; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của HĐNDUBND; biên tập kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức văn bản…
Sinh viên: Lê Thị Duyên

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bên cạnh đó văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động
hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến
đi công tác, hoạt động chuyên môn của các Phòng Ban; chuẩn bị các điều kiện,
phương tiện bảo đảm công tác của HĐND-UBND.
Chức năng tham mưu – tổng hợp – điều phối và phục vụ đan xen nhau, có
quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham
mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có
định hướng đáp ứng tốt chức năng nhiệm vụ của văn phòng, trong đó xác định
rõ văn phòng không chỉ là “hộp thư” hay một công cụ giúp việc đơn thuần, mà
cần có những con người có ý chí phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý
kiến đề xuất xác đáng;
Văn phòng tham mưu tập trung vào các vấn đề cốt lõi để đưa ra những kết
luận về những mặt hạn chế đồng thời đề ra những phương hướng giải quyết giúp
lãnh đạo điều hành quản lý tốt các công việc của UBND. Ngoài ra văn phòng
UBND huyện Triệu Sơn còn cung cấp các trang thiết bị đảm bảo công tác hậu
cần phục vụ Hội nghị và các sự kiện của Ủy ban nhân dân.
Với vai trò quan trong này trong thời gian tới văn phòng UBND huyện
Triệu Sơn sẽ tăng cường.
Văn phòng đôn đốc các ngành, các phòng ban UBND huyện tích cực triển
khai chương trình công tác trọng tâm năm, hàng tháng, xây dựng các đề án, các
chương trình hoạt động của ngành trình UBND huyện.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của
Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn.

(*)Sơ đồ quy trình xây dựng quy trình công tác thường kỳ của UBND
huyện Triệu Sơn (phụ lục 03)
Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ mà các phòng, ban
trong Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn phải thực hiện trong khoảng thời gian
nhất định.
Xây dựng chương trình công tác nhằm để đảm bảo tiến độ công việc và
Sinh viên: Lê Thị Duyên

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thể hiện tác phong làm việc giúp cho các phòng ban, kiểm soát công việc dễ
dàng.
Chương trình công tác được hiểu là lịch trình làm việc để thể hiện nội
dung công việc đặt ra trong 1 khoảng thời gian nhất định. Trên thực tế có các
chương trình công tác thường kỳ như chương trình công tác năm, quý, tháng,
tuần. Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của mỗi một
cơ quan, tổ chức. Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo thể hiện nội
dung công việc cần làm vừa đúng thời gian tiến độ thì việc soạn thảo chương
trình công tác cho cơ quan là rất quan trọng.
Qua chương trình công tác thường kỳ các phòng, ban trong UBND huyện
có thể nắm rõ và thực hiện tốt công việc của mình trong khoảng thời gian nhất
định và Chủ tịch UBND huyện cũng có thể kiểm tra đánh giá kết quả, tiến độ
thực hiện công việc của các phòng ban thông qua bản chương trình công tác.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (Hội thảo hoặc cuộc họp
của cơ quan)
(*)Sơ đồ công tác tổ chức 01 Hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp quan

trọng của cơ quan (phụ lục 04)
Hội nghị, hội thảo hay các cuộc hội họp khác là các hoạt động không thể
thiếu trong bất kỳ các cơ quan tổ chức nào để có 1 cuộc hội nghị, hội thảo thành
công thì công tác tổ chức là một khâu hết sức quan trọng.
Ở UBND huyện Triệu Sơn thì công tác tổ chức Hội nghị được thực hiện
theo quy trình như sau:
- Trước hội nghị (hội thảo, cuộc họp):
+ Họp bàn
+ Xác định mục đích
+ Chuẩn bị tài liệu
+ Thành phần tham dự
+ Thời gian, địa điểm, giấy mời....
- Trong Hội nghị
+ Đón tiếp đại biểu
Sinh viên: Lê Thị Duyên

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phát tài liệu
+Dẫn chương trình
+Ghi biên bản
+ Tổng hợp kết quả
- Sau hội nghị:
+ Tổng hợp kết quả
+ Tổng kết kinh phí
- Trong quá trình thực tập tại UBND hyện Triệu Sơn em được tham gia

Hội Kỷ niệm 50 năm ngày thành lập huyện .
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.
(*)Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( phụ lục 05).
- Trước khi lãnh đạo đi công tác: Lập kế hoạch chuyến đi công tác: xác
định mục đích, nội dung, địa điểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn
phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến và trình Lãnh đạo duyệt.Văn phòng chuẩn
bị tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; thông báo nội dung và lịch
làm việc; thời gian; tổ chức đánh máy, sao in tài liệu phục vụ chuyến công tác.
Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác,
kinh phí, thuốc men dự phòng...
- Trong khi đi công tác: Văn phòng phải thường xuyên giữ liên lạc với
lãnh đạo để báo cáo tình hình và xin ý kiến giải quyết các công việc ở cơ quan.
- Sau chuyến đi công tác: Văn phòng thu thập thông tin, báo cáo tình hình
cơ quan trong những ngày lãnh đạo đi công tác, hoàn tất các văn bản, giấy tờ,
quyết toán kinh phí.
1.5. Nhận xét đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn.
Căn cứ vào Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ
quan hành chính nhà nước. UBND huyện Triệu Sơn đã tiến hành triển khai xây
dựng và ban hành Quy chế văn hóa công sở cho cơ quan nhằm đảm bảo tính
trang nghiêm, xây dựng tác phong ứng xử chuẩn mực cho cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức có phẩm chất và chuyên môn.
Nhìn chung việc thực hiện văn hóa công sở tại UBND huyện Triệu Sơn đã
Sinh viên: Lê Thị Duyên

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạt được những kết quả to lớn nhưng vẫn còn một sốưu điểm và hạn chế như
sau:
- Ưu điểm:
Qua 4 năm thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước trên địa bàn huyện Triệu Sơn đến nay đạt kết quả tích cực, lề lối
làm việc của cán bô, công chức,viên chức có nhiều chuyển biến, việc chấp hành
kỷ luật lao động, quy chế làm việc nghiêm túc hơn, có nhiều tiến bộ. Giao tiếp
và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ được quan tâm
hơn và trở thành nội dung quan trọng trong rèn luyện người cán bộ, công chức,
viên chức ở cơ quan hành chính trên địa bàn huyện.
+ Về trang phục của cán bộ, công chức, viên chức: Trang phục khi thi
hành công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trên toàn huyện cơ bản tốt, đảm
bảo gọn gàng, lich sự phù hợp với cơ quan, đơn vị.Các cơ quan có quy định
trang phục riêng theo đặc thù của ngành như: Thanh tra, Quản lý thị trường, Thi
hành án dân sự, Kiểm sát,...thực hiện nghiêm chỉnh việc đeo thẻ của cán bộ,
công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ đã đi vào nề nếp, nhất là tại bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ.
+Về giao tiếp ứng xử của các cán bộ, công chức, viên chức: cán bộ, công
chức, viên chức chấp hành nghiêm các Quy định tai điều 8,9 10,11 của Quy chế
ban hành kèm theo Quyết đínhố 3855/QĐ-UBND ngày 26/12/2014 của Chủ tịch
UBND huyện về ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước trên địa bàn huyện.
Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công
vụ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện dược quan tâm hơn và thực hiện
đúng mực với nhân dân khi đén giir quyết công việc.
+ Bài trí công sở: Quốc kỳ được treo thường xuyên, trang trọng trước trụ
sở, đảm bảo đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc, không để xảy ra trường

hợp treo Quốc kỳ cũ hoặc bị hư hỏng.
Biển tên cơ quan được đặt tại cổng chính và ghi đúng quy định, nơi để
Sinh viên: Lê Thị Duyên

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương tiện giao thông ở cơ quan hành chính cấp huyện và cấp xã được quy
định cụ thể, thuận tiện và an toàn cho các tổ chức, cá nhân đến làm việc.
Việc bố trí phòng làm việc gọn gàng, hợp lý.
- Hạn chế:
Việc thực hiện các quy định trong Quy chế văn hóa công sở trên địa bàn
huyện chưa đồng đều giữa các cấp, ngành .
Một số bộ phận các bộ, công chức, viên chức thiếu rèn luyện, tu dưỡng
trong thi hành công vụ đã bộc lộ sự yếu kém trong giao tiếp, ứng xử biểu hiện
gây khó khăn trong giải quyết công việc.
Văn hóa giao tiếp ứng xử trong thi hành công vụ chưa trở thành ý thức
thường trực của cán bộ, công chức, viên chức.
2. Khảo sát về công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn phòng và còn là một nội
dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng.
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Triệu Sơn.
Công tác văn là một trong những nội dung giữ vai trò quan trọng và
không thể thiếu trong hoạt đông của văn phòng nói riêng và của cơ quan nói
chung.

- Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau:
+ Xây dựng và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản
+ Bảo quản và sử dụng con dấu.
+ Lập hồ sơ hiện hành và lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Mô hình tổ chức công tác văn thư có một số ưu điểm và nhược điểm sau:
• Ưu điểm:
Trong công tác quản lý công tác văn thư của UBND huyện đã thực hiện
tốt các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức,
viên chức.
Trang bị đày đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư dễ dàng
Sinh viên: Lê Thị Duyên

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải quyết công việc và các văn bản.
Công tác văn thư đã đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy trình quản lý
công văn giấy tờ, soạn thảo và ban hành văn bản...
Việc chuyển giao và tiếp nhận văn bản đều được giải quyết, nhanh chóng,
kịp thời chính xác
• Nhược điểm:
Việc quản lý văn bản đang còn lỏng lẻo, việc giữ gìn các văn bản chưa
thực sự tốt.
Các ứng dụng kha học, công nghệ thông tin còn hạn chế.
Cán bộ công tác văn thư ở các đơn vị cơ sở không được đào tạo trình độ

chuyên môn cao. Chưa thực hiện tốt các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn thư.
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng là người bao quát chung toàn bộ các công việc của
văn phòng trong đó bao gồm việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ
quan. Vì vậy trách nhiệm của người lãnh đạo vô cùng lớn, để có thể chỉ đạo tất
cả các công việc trong văn phòng đòi hỏi người lãnh đạo phải có sự kiên nhẫn,
có khả năng ứng phó và giải quyết được các tình huống xảy ra.
Trong công tác văn thư cũng vậy lãnh đạo văn phòng là người chịu trách
nhiệm trực tiếp trong việc kiểm tra, giám sát và chỉ đạo giải quyết các văn bản đi
và văn bản đến.
Giám sát kiểm tra các đơn vị thực hiện các nghiệp vụ văn thư theo quy
định.
Thẩm định các văn bản ban hành của UBND về nội dung và thể thức.
Phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư
Tổ chức à kiểm tra tập huán các nghiệp vụ của công tác văn thư
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Việc lưu trữ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đóng vai trò rất quan trọng, nó
Sinh viên: Lê Thị Duyên

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm của cơ quan.
Hoạt động lưu trữ của UBND huyện dưới sự kiểm tra, giám sát của Chánh
văn phòng.

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc chỉ đạo kiểm
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan.
Văn phòng trực tiếp kiểm tra, giám sát các hoạt động của công tác lưu trữ
của cơ quan, chịu trách nhiệm báo cáo trước lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo
UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và
năm.
1.1. Bộ mẫu lịch công tác tuần.
Thứ ngày
Thứ 2

Buổi
Sáng

23/04/2015

Nội dung công việc
Dự hội nghị sơ kết

Chủ trì
Chủ tịch,

Địa điểm
Trung tâm hội nghị

tình hình thực hiện

các phó

huyện Triệu Sơn

nhiệm vụ phát triển

chủ tịch

kinh tế-xã hội, củng
cố quốc phòng-an
ninh, xây dựng hệ
thống chính trị quý I
và triển khai nhiệm
Chiều

vụ quý II năm 2015
Họp thường trực ủy
ban.
14h00 họp bàn một

Chủ tịch,

Phòng họp UBND

các phó

huyện Triệu Sơn

Chủ tịch

số vụ việc liên quan
đến trật tự, an ninh
trên địa bàn huyện
Sinh viên: Lê Thị Duyên

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K7A