Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND PHƯỜNG XUÂN tảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..............................................................4
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................3
CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO................................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO.............................................3
1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo ............3
2. Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo:................................................4
3. Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo:..................................................5
4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo:..........................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND phường Xuân Tảo...............................................................................6
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..................................7
1.1. Vị trí, chức năng......................................................................................7
1.1.1. Vị trí:.....................................................................................................7
1.1.2.Chức năng..............................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..........................................................................11
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo......12
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo...........................................12
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..................................................12
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan..........................12
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND phường Xuân Tảo.................................................................14
1.2.1. Ưu điểm..............................................................................................15
1.2.2. Nhược điểm........................................................................................16
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia......................18
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND
phường Xuân Tảo.........................................................................................18
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo......................................19
2. Khảo sát về công tác Văn thư- Lưu trữ....................................................21
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo........21
2.1.1 Ưu điểm...............................................................................................21
2.1.2 Nhược điểm.........................................................................................22
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan...........................................22
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.............................23
PHẦN II..............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH...........................25
CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO...............................................................25
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm....25
2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”.........................................30
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan.................................56
4. Quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan....................................................62
5. Xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm nhược
điểm của mô hình văn phòng này.................................................................64
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính
của cơ quan phường Xuân Tảo. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ
cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính.......................67
PHẦN III:...........................................................................................................68
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................68
1. Ưu điểm:...................................................................................................68
1.1. Công tác văn phòng...............................................................................68
1.2. Công tác văn thư....................................................................................69
1.3. Công tác hành chính văn phòng............................................................70
2. Nhược điểm..............................................................................................70
2.1. Công tác văn phòng...............................................................................70
2.2. Mô hình tổ chức văn phòng...................................................................70
2.3. Đội ngũ cán bộ.......................................................................................71
2.4. Tổ chức, sắp xếp công việc....................................................................71
2.5. Công tác văn thư....................................................................................71
2.6. Công tác Hành chính văn phòng............................................................71
II. Để xuất các biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm trên.......................................................................................................73
PHẦN IV PHỤ LỤC...........................................................................................1

Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ THƯỜNG

UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

VP

Văn phòng

CBCC

Cán bộ công chức

Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống hiện nay, cán bộ đội ngũ nhân viên văn phòng và bộ máy
quản lý là không thể thiếu được ở mỗi cơ quan, tổ chức. Quản lý hành chính nhà
nước là một trong những chức năng cơ bản của tất cả các loại nhà nước và mọi
thời đại.Nhằm đáp ứng tốt công tác văn phòng trong giai đoạn hiện nay và trong
yêu cầu Quản lý Nhà nước của các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức
và đội ngũ cán bộ chuyên môn.
Cùng với đó việc đào tào đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ
trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán
bộ hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v….
Công tác quản trị văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt
động của cơ quan và góp phần giải quyết công việc của cơ quan được chính xác,
chất lượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ. Nắm bắt được
tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng trong những năm qua Đảng và
Nhà nước ta không ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển
của xã hội.
Tuy vậy thì nguồn nhân lực vừa có trình độ chuyên môn văn phòng và
quản lý ở các cơ quan, tổ chức đang còn rất thiếu và hạn chế. Để đáp ứng được
nhu cầu của xã hội, thì trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã mở thêm khoa Quản
trị văn phòng nhằm đào tạo để đưa ra thêm nguồn nhân lực để đáp ứng cho nhu
cầu của xã hội hiện nay.
Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, được nhà trường
tạo điều kiện cho đi thực tập để tiếp thêm những kiến thức, em đã liên hệ tới
UBND Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội để học hỏi

thêm và làm quen với công việc của mình sau này. Đây là bước khởi đầu đưa em
được tiếp cận với công việc thực tế, của một nhà quản trị văn phòng tương lai
đầy năng động và nhiệt tình.
Với phương châm lý luận phải gắn liền với thực tiễn :” Lấy lý luận làm
điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động của thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

luận”.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản trị
văn phòng được đi thực tập để hiểu biết thêm và làm quen với những công việc
mà sau này khi tốt nghiệp xong, chính sinh viên sẽ làm những công việc đấy.
Trong quá trình đi thực tập sinh viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học khi
còn trên ghế nhà trường của mình vào công việc ở cơ quan hay tổ chức. Đó là
dịp để mỗi sinh viên củng cố lại kiến thức, áp dụng vào thực tiễn, tập dượt, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị văn phòng tương lai, đúc rút
những kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho chính công việc của mình sau này.
Được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập, và được sự hướng dẫn
nhiệt tình của các thầy cô trong khoa cùng với sự giúp đỡ của các cô,chú trong
văn phòng UBND phường Xuân Tảo, em đã hoàn thành và kết thúc thời gian
thực tập của mình. Trong thời gian được đi thực tập, em đã học hỏi được rất
nhiều điều, và hiểu biết thêm về ngành mình đang học. Qua quãng thời gian thực
tập qua em thấy yêu ngành học mình đang học hơn và em thấy em cần cố gắng
nhiều hơn nữa, để có thể trở thành một nhà quản trị văn phòng để giúp ích cho

xã hội.
Cuối cùng em cũng xin gửi làm cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường,
các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, và cô giáo chủ nhiệm Đoàn Hồng
Anh, thầy Nguyễn Đăng Việt và cô Lâm Thu Hằng cùng các cô, chú trong văn
phòng UBND phường Xuân Tảo đã hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện tốt nhất
cho em để em hoàn thành tốt trong thời gian thực tập vừa qua.
Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều
bỡ ngỡ và thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức còn hạn chế cho nên bài báo cáo
không tránh khỏi những sai sót. Em mong thầy cô giáo và các cô chú cán bộ văn
phòng UBND Phường Xuân Tảo đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm2015
Sinh viên
Đinh Thị Minh Nguyệt
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO

1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND phường Xuân Tảo
Thực hiện theo Nghị quyết số 132/NQ-CP, ngày 27/12/2013 của Chính
phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận
và 23 phường thuộc thành phố Hà Nội. Xã Xuân Đỉnh được điều chỉnh địa giới
hành chính thành phường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo. Phường Xuân Tảo
được thành lập và đi vào hoạt động từ 01/04/2014 trên cơ sở được tách ra từ 1
thôn của xã Xuân Đỉnh.Phía Đông giáp với phường Xuân La, phía Tây giáp với
phường Xuân Đỉnh, phía Nam giáp với phường Nghĩa Đô và phường Cổ Nhuế
1, phía Bắc giáp với phường Phú Thượng. Phường Xuân Tảo có tổng diện tích
đất tự nhiên là 226,3 ha, dân số 12.654 nhân khẩu với với 2.745 hộ gia đình.
Trên địa bàn phường có 02 tuyến đường chính chạy qua, tuyến đường Nguyễn
Hoàng Tôn dài 900m và tuyến đường Xuân La – Xuân Đỉnh dài 800m, 45 tuyến
ngõ tại các khu dân cư.Tổng số tổ dân phố: 08 tổ. Tổng số hộ dân: 2.745 hộ.
Tổng số nhân khẩu: 12.654 nhân khẩu (số liệu tại thời điểm 30/6/2014). Diện
tích đất tự nhiên: 226,3ha, trong đó 31,8 ha đất phi nông nghiệp chiếm 14%,
193,7 ha đất thuộc các dự án đã thu hồi trên địa bàn phường chiếm 85,5%.
Hiện nay, tổ dân phố Đông có 01 ban công tác mặt trận, 04 chi bộ với 426
đảng viên, 03 chi hội cựu chiến binh với 383 hội viên, 02 chi hội phụ nữ với 554 hội
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

viên, 02 chi đoàn thanh niên với 59 đoàn viên, 01 chi hội nông dân với 415 hội viên,
02 chi hội chữ thập đỏ với 266 hội viên, 01 chi hội Người cao tuổi với 699 hội viên.
Trên địa bàn phường có 20 hộ kinh sản xuất, kinh doanh bánh mứt kẹo truyền thống.

Hàng năm sản xuất 02 vụ bánh kẹo Tết Trung thu và Tết cổ truyền thu hút 200 lao
động, có 01 đội sản xuất thuộc HTX Xuân Đỉnh với 378 xã viên. Hiện nay, cơ sở hạ
tầng thiết yếu như điện, đường, trường, trạm, nhà văn hóa của Tổ dân phố được đầu
tư đầy đủ và khang trang. Trên địa bàn Tổ dân phố hiện có 02 địa điểm sinh hoạt
cộng đồng dân cư, có 01 Đền Sóc, 01 di tích lịch sử pháo đài Xuân Tảo, 01 trường
mầm non; có 01 đơn vị quân đội; 75 công ty hoạt động trên địa bàn. Hiện tại các cơ
quan chính quyền phường, trụ sở công an phường đang sử dụng tạm trụ sở, trường
học, trạm y tế, nhà văn hóa, chợ tạm dân sinh chưa đồng bộ, có 02 tuyến đường là
đường Xuân Đỉnh và đường Nguyễn Hoàng Tôn chạy qua chia cắt khu vực dân ư,
quá trình đô thị hóa trên địa bàn diễn ra nhanh.
2. Chức năng của UBND Phường Xuân Tảo:
Với tư cách là cơ quan hành pháp, cơ quan hành chính nhà nước, dưới sự
lãnh đạo của Đảng, UBND phường Xuân Tảo hoạt động theo hiến pháp, luật,
pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan nhà nước cấp trên của HĐND phường trên tất
cả các lĩnh vực có chức năng cụ thể như sau:
UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn
phường; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành chính ở địa phương và đảm bảo
cho bộ máy hành chính của cơ quan mình vận hành thống nhất hiệu quả.
Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động
của UBND cấp dưới.
Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,
điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình lên cấp trên xem xét.
Ngoài ra UBND còn thực hiện chức năng của cơ quan mình qua các nội
dung sau đây:
Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo
dục, y tế dịch vụ.
Về thu chi ngân sách địa phương.
Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, của các tổ chức công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ củ nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại trên địa bàn.
3. Nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo:
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp phường được quy định tại Luật
Tổ chức HĐND-UBND các cấp năm 2003. Theo đó, UBND phường Xuân Tảo
có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác
hàng năm đề ra; quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các xã, thị trấn, các đơn vị trực
thuộc huyện hoạt động quản lý nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng hàng năm và lâu dài của huyện.
Xây dựng quy chế làm việc của UBND phường, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước.
Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
cho UBND phường quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của luật
khiếu nại, tố cáo.
Kiểm tra đánh giá công tác, chỉ đạo điều hành của tập thể và mọi cá nhân,
thành viên của UBND phường hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND phường.

4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo:
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Để tồn tại và hoạt động được thì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng
đều phải có cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng
với mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức. Đây là yếu tố cấu thành trong
không gian của tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định của cơ
quan.
UBND phường do HĐND phường bầu ra, giúp việc cho UBND có các
phòng, bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường đồng thời là tổ chức của hệ
thống quản lý ngành từ Trung ương đến cấp phường. Các phòng, bộ phận
chuyên môn thuộc UBND phường có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND phường
thực hiện chức năng quản lý về ngành, lĩnh vực chuyên môn theo quy định của
UBND Thành phố và UBND phường.
Cơ cấu các phòng ban thuộc UBND phường Xuân Tảo:
* Ban lãnh đạo UBND phường: 01 Chủ tịch UBND phường, 02 Phó
Chủ tịch UBND phường.
* 8 Phòng ban chuyên trách giúp việc:
- Phòng Văn phòng- thống kê

- Phòng Địa chính xây dựng

- Phòng Tư pháp- hộ tịch

- Phòng Tài chính-Kế hoạch

- Phòng tạp vụ

- Phòng Lao động- TBXH

- Phòng Y tế

- Phòng Văn hóa Thông tin

Các phòng ban chuyên môn có 01 Trưởng phòng, và một số chuyên viên,
cán sự.
Biên chế của các phòng, ban do UBND thành phố giao hàng năm. Hiện
nay, tổng số cán bộ công chức của UBND phường là 150 đồng chí, trong đó có
06 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, còn lại là cán
sự nhân viên.

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo (xem phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND phường Xuân Tảo.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
1.1. Vị trí, chức năng
1.1.1. Vị trí:
Văn phòng UBND phường Xuân Tảo là cơ quan chuyên môn tham mưu,
tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành mọi mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND phường; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân pường; chịu
sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Hội
đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
1.1.2.Chức năng
Văn phòng UBND phường Xuân Tảo thực hiện 03 chức năng chính là:
Chức năng tham mưu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần.
 Chức năng tham mưu.
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phân
chuyên môn, nghiệp vụ để tập hợp thành thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp
lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời nhất.
Văn phòng thu nhận thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau: sách báo, tạp chí, internet…. để đề xuất phương án tham mưu với lãnh
đạo. Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là:
Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp,
các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND phường
ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh
tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của phường theo quy định hiện hành.
Xây dựng chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, UBND
phường; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND phường; giúp Thường trực
HĐND huyện giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước; giúp UBND phường quản lý theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường thực hiện các chương trình
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đó; giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức các kỳ họp, các kỳ sinh hoạt và
các phiên họp.
Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND và
UBND phường chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND và UBND phường; biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các
kỳ họp HĐND, phiên họp của UBND phường, các cuộc họp và làm việc của
Thường trực HĐND, UBND và của Chủ tịch HĐND và UBND phường; tổ chức
soạn thảo các đề án do Thường trực HĐND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
phường trực tiếp giao.
Giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác
thi đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ..
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường trong
việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
áp dụng pháp luật, các đề án thuộc các lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an
ninh và các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức
văn bản; về tư liệu...đáp ứng với yêu cầu của UBND phường.
Thẩm tra đề án của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường chuẩn bị các
chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND phường xem xét, quyết
định hoặc trình HĐND phường thông qua.
Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao.

Đề xuất các phương hướng chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của
UBND trong từng thời kỳ.
 Chức năng tổng hợp
Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra
quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.
Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các , bộ phận để có thể
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đưa ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất. Vì vậy bộ phận văn
phòng phải tổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm
ra ý kiến hay nhất.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên,
kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Thành uỷ, Thường trực HĐND và
sự chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND phường.
Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, UBND xã phường thực hiện và giải quyết
công việc đúng thời gian, tiến độ mà HĐND và UBND giao.
Giúp Thường trực HĐND, UBND phường thực hiện chế độ thông tin báo
cáo lên HĐND, UBND thành phố và các cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng
quy định.
Phối hợp với các cơ quan, các địa phương tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của Đoàn Đại biểu HĐND thành phố, Tổ đại biểu HĐND phường chuẩn bị cho
kỳ họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kỳ họp; theo

dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND phường giao nhiệm vụ xử lý những ý
kiến đề xuất của cử tri mà đoàn đại biểu HĐND phường chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan, các xã, phường tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của đại biểu Quốc hội trên địa bàn, đại biểu HĐND thành phố trên địa bàn, đại
biểu HĐND phường chuẩn bị cho kỳ họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực
HĐND phường báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND
phường giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà đại biểu Quốc
hội, đại biểu HĐND chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND,
UBND phường chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND
các cấp theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND phường duy trì mối quan hệ làm việc
với Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND thành phố, Văn phòng, các Sở, Ban,
ngành cấp thành phố, các cơ quan Trung ương.
Phối hợp với Văn phòng Quận ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ chức
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mối quan hệ làm việc giữa UBND phường với HĐND phường.
 Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần trong văn phòng góp phần quan trọng vào việc xây dựng
cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc cho toàn thể cơ
quan; nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc
như: máy vi tính, máy in, điện thoại, máy photo …

Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm
việc tốt nhất cho các anh chị em trong cơ quan, đảm bảo môi trường sinh thái
nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh
thần của đội ngũ cán bộ và những khó khăn của họ trong quá trình làm việc để
tạo điều kiện tốt nhất.
Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa UBND, Chủ tịch UBND
phường với Thường trực HĐND, các Ban HĐND phường, UBMTTQVN và các
Đoàn thể nhân dân phường; phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND,
UBND phường trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
Tham mưu và giúp UBND phường tổ chức công bố, truyền đạt Nghị
quyết của HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND thành phố và
phường cho các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các
cấp thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó.
Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của HĐND và phiên họp
của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, UBND phường; các cuộc họp và
làm việc của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Chủ tịch UBND, Phó
chủ tịch UBND phường với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường, với
Thường trực HĐND, UBND xã, phường và các tổ chức đoàn thể nhân dân
phường. Kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo nội dụng các kỳ họp, phiên
họp của HĐND và UBND phường.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, Thường trực
HĐND, các Ban của HĐND, của UBND phường bảo đảm đúng quy định hiện
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hành của pháp luật.
Tổ chức, quản lý công tác hành chính - văn thư, lưu trữ của HĐND,
Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và UBND phường; Hướng dẫn,
kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND phường, phường về công tác
văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của nhà
nước.
Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND, UBND phường làm việc có hiệu quả.
Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy
định của nhà nước.
Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức, kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan, địa phương thực hiện quy chế hoạt động của HĐND và Quy chế
làm việc của UBND phường.
Giúp Thường trực HĐND, UBND phường thực hiện chế độ làm việc định
kỳ (hoặc đột xuất) với các cơ quan thông tấn báo chí.
Trình UBND phường chương trình, kế hoạch cải cách hành chính trong
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị và chịu trách nhiệm chỉ
đạo, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, đơn vị
có liên quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân
công của Thường trực Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Chủ trì phối hợp với các bộ phận chuyên môn, chuyên trách giúp ủy ban
xây dựng và thực hiện quy chế làm việc , sơ kết tổng kết việc thực hiện và sửa
đổi. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác năm, quý, tháng, và
lịch công tác tuần.Theo dõi chương trình lịch làm việc đó, tổng hợp báo cáo tình
hình kinh tế- xã hội tham mưu giúp việc cho UBND phường trong việc chỉ đạo

thực hiện.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giúp HĐND tổ chức, phục vụ các hội nghị, các cuộc họp, đại hội, hội
thảo…… tổ chức tiếp khách.Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các cuộc
hội họ của HĐND cho công việc của UBND.
- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi lên cấp trên.
- Quản lý công văn, giáy tờ, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức.
- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở phường, giúp HĐND và
UBND thực hiện công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của
pháp luật về công tác được giao. Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc
giữa UBND với cơ quan tổ chức và công dân theo cơ chế “ Một cửa”.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo hiện
nay bao gồm Lãnh đạo văn phòng đứng đầu là Trưởng Bộ phận Văn phòng.
Trưởng bộ phận Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND phường và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
* Các bộ phận thuộc Văn phòng: Tổng hợp, Văn thư, Lưu trữ, Tài vụ,Lễ
tân, Tiếp dân, Bộ phận một cửa, Bảo vệ.
Các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp

luật. Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND phường quyết định trong tổng số
biên chế hành chính của phường.

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND phường XUÂN
Tảo(xem phụ lục 02)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường Xuân Tảo.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Vănphòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức
và doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư lưu trữ; Văn
phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo
trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Trong cơ quan, tổ chức, ngoài văn phòng còn có các bộ phận đơn vị
chuyên môn. Các bộ phận, đơn vị chuyên môn này cũng là một bộ phận cấu
thành giúp việc cho cơ quan, đều tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và đều tổng
hợp thông tin giúp lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, các bộ phận, chuyên môn này
chỉ tổng hợp thông tin liên quan đến chuyên môn của mình để tham mưu về lĩnh
vực mình phụ trách. Đây cũng là sự khác biệt so với chức năng của văn phòng.
Vì văn phòng tổng hợp thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý

của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về nhiều vấn đề mà lãnh đạo phụ trách.
Để đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan hoạt động thống nhất và diễn ra
thuận lợi cho việc giải quyết công việc thì văn phòng đóng một vai trò hết sức quan
trọng. Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo, quản lý điều hành và được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động, UBND phường Xuân Tảo luôn có mối quan hệ
đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản phối hợp các nhiệm vụ. Số lượng
văn bản nhiều hay ít tùy thuộc vào địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ của
UBND phường nhưng nhất thiết phải có Văn phòng để thực hiện việc quản lý và
lưu chuyển các văn bản này. Các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần tại
UBND phường cũng luôn giữ vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước.
Văn phòng HĐND-UBND phường là bộ phận trực thuộc, có quan hệ mật
thiết với lãnh đạo UBND trong mọi hoạt động. Bởi Văn phòng thực hiện nhiệm
vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc, hậu cần cho Chủ tịch UBND, các Phó Chủ
tịch về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất gắn kết và
mang tính chất thường xuyên.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây
dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề

án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;
biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản...
Không những vậy, Văn phòng UBND phường còn là bộ phận trung gian
thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của
Ban lãnh đạo phường. Đây là hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh
đạo huyện không chỉ giao cho Văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các
mối quan hệ mà còn nhiều việc được Chủ tịch UBND phường ủy nhiệm cho
Văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết.
Khác với các Phòng ban khác, Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân
Tảo không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý và công cấp thông tin cho
Ban lãnh đạo phường mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, trang thiết bị, cơ
sở vật chất điều kiện làm việc, phục vụ hội nghị hội họp, thực hiện chức năng
giúp việc hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng HĐND-UBND đã tham mưu giúp Ban lãnh đạo phường trong
việc tổng hợp, lên lịch công tác hàng tuần. Nếu không có văn phòng làm nhiệm
vụ này thì Ban lãnh đạo phường không biết và theo dõi được lịch trình công tác
cụ thể, thời gian như thế nào được. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của
Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của mình.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo.

 Sơ đồ Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
phường Xuân Tảo (xem phụ lục 03)
Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các
mục tiêu và các giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất
định nhằm sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn
vị để đạt được mục tiêu.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình, kế hoạch hoạt động
khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa
trên các tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính
chất tương đối.
Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định những mục tiêu
cần đạt được của đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động trong tương
laic ho toàn bộ hoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đó trong
từng thời gian nhất định.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là công việc quan trọng trong
hoạt động của văn phòng. Đây là công việc đầu tiên, đặt cơ sở tồn tại cho các
đơn vị, tổ chức. Bởi bất cứ tổ chức nào tồn tại cũng dựa trên mục tiêu của nó
chức năng, nhiệm vụ của nó chứ nó không tồn tại vì tổ chức, cơ cấu của nó.
Chương trình công tác được hiểu là lịch trình làm việc để thể hiện nội
dung công việc đặt ra trong 1 khoảng thời gian nhất định. Trên thực tế có các
chương trình công tác thường kỳ như chương trình công tác năm, quý, tháng,
tuần. Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của mỗi một
cơ quan, tổ chức. Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo thể hiện nội
dung công việc cần làm vừa đúng thời gian tiến độ thì việc soạn thảo chương
trình công tác cho cơ quan là rất quan trọng.
Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan như
sau: Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân Tảo yêu cầu các phòng ban đăng
ký lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch, Phó chủ tịch; trên
cơ sở đó, Văn phòng lập dự thảo chương trình công tác cho cơ quan và gửi bản
thảo đến các phòng ban để lấy ý kiến bổ sung. Sau đó, Văn phòng hoàn chỉnh

bản dự thảo lần cuối và trình Chủ tịch phê duyệt, ban hành.
1.2.1. Ưu điểm
Ưu điểm của việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ ở UBND
phường Xuân Tảo: đó là đã thực hiện theo đúng quy trình, các chương trình
công tác do Văn phòng soạn thảo đảm bảo được đầy đủ nội dung khối lượng
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công việc và thời gian nhất định để giải quyết công việc, cũng như đáp ứng được
yêu cầu công việc đặt ra. Nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi
cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý và điều hành.
Việc lập chương trình công tác đã giúp tập trung mọi nguồn lực để đạt
được mục tiêu. Từ đó tạo khả năng tiết kiệm cho cơ quan, đơn vị, tổ chức và văn
phòng. Thêm vào đó, việc lập chương trình công tác hiệu quả sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho việc kiểm tra và chuẩn bị kĩ càng khi ứng phó với sự bất ổn trong
tương lai hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng. Và sẽ giúp cho cơ quan,
đơn vị, văn phòng, cá nhân tạo dựng một phong cách làm việc khoa học, hiện
đại, hiệu quả cao.
1.2.2. Nhược điểm
Tuy nhiên, việc lập chương trình công tác tại UBND phường Xuân Tảo
vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như sau:
Chương trình công tác cần thể hiện rõ ràng hơn các mục đích cuối cùng
đạt được công việc, chỉ rõ các danh mục những công việc dự kiến, người chịu

trách nhiệm và thời gian hoàn thành. Việc các phòng ban vẫn còn chậm trễ trong
việc đăng ký khối lượng công việc đã ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu suất giải
quyết công việc thực hiện.
Điểm chú ý đó là nội dung chương trình công tác phải thể hiện đáp ứng
được các yêu cầu về căn cứ xây dựng, đảm bảo thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ
bản và trọng tâm của cơ quan, đơn vị, văn phòng. Công tác chuẩn bị và sắp xếp
các công việc cần giải quyết trước hay sau còn chưa hợp lý, chưa phù hợp với
thực tế yêu cầu công việc đặt ra. Các công việc trong chương trình công tác cần
được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Căn cứ vào các chỉ tiêu, chủ trương, chính
sách pháp luật của nhà nước tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị, văn phòng. Căn cứ vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm hoạt động và
điều kiện tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc của cơ quan, đơn vị,
văn phòng.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các chương trình công tác của UBND phường cần chú ý xây dựng phù
hợp với chương trình công tác của cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan trong
hệ thống chương trình công tác của văn phòng, của cơ quan và của các đơn vị
khác trong cơ quan có liên quan. Từ đó đảm bảo được tính khả thi, thống nhất,
linh hoạt giữa mục tiêu, biện pháp và thời gian thực hiện tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thực hiện giải quyết công việc.

Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của cơ quan mà trong quá trình thực tập học viên được tham gia

 Sơ đồ quy trình công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND phường Xuân
Tảo (xem phụ lục 04)
Hội họp là một hình thức trao đổi, truyền đạt thông tin quản lý và triển
khai thực hiện công việc, nhiệm vụ công tác của cơ quan. Hội nghị được coi là
một trong những phương tiện để lãnh đạo thực hiện việc điều hành và kiểm soát
hoạt động của UBND phường Xuân Tảo. Trong thời gian thực tập tại UBND
phường Xuân Tảo, tôi đã được tham gia phục vụ hội nghị “Kỷ niệm 84 năm
ngày thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh & Tổng kết Đoàn phong trào thanh
thiếu nhi năm 2014 và phương hướng nhiệm vụ năm 2015”.
Hội nghị này do Văn phòng chuẩn bị công tác tổ chức.
Nội dung tổ chức phục vụ các cuộc hội họp:
- Tổ chức thực hiện công việc trước hội họp
- Tổ chức thực hiện công việc trong khi hội họp diễn ra
- Tổ chức thực hiện công việc sau hội họp
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
UBND phường Xuân Tảo

 Sơ đồ Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của UBND
phường Xuân Tảo(xem phụ lục 05)

Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là công việc có ý
nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND phường Xuân
Tảo.Kết quả chuyến đi công tác suôn sẻ và thành công nhờ phần lớn vào công
tác tổ chức, lập kế hoạch của Văn phòng. Để làm tốt được công việc này thì Văn
phòng phải thực hiện theo quy trình:
- Trước chuyến đi công tác:
+ Lập kế hoạch chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địa
điểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý
kiến và trình Lãnh đạo duyệt.
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Văn phòng chuẩn bị tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;
thông báo nội dung và lịch làm việc; thời gian; tổ chức đánh máy, sao in tài liệu
phục vụ chuyến công tác.
+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn nghỉ cho Lãnh đạo khi đi công tác,
kinh phí, thuốc men dự phòng...
- Trong khi lãnh đạo đi công tác:
Thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã được giao và ủy quyền.
- Sau chuyến đi công tác:
Văn phòng báo cáo tình hình của cơ quan trong thời gian Lãnh đạo đi
công tác
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo

Với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) từ Thành phố
đến cơ sở có lập trường quan điểm, bản lĩnh chính trị vững vàng, có phẩm chất,
năng lực, chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển Thủ đô trong
thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
UBND phường Xuân Tảo thực hiện Kế hoạch về việc thực hiện Chiến
lược cán bộ, công chức khối chính quyền Thành phố từ nay đến năm 2020 của
UBND Thành phố Hà Nội. Theo đó, Thành phố đã đề ra 10 nhiệm vụ trọng tâm
trong đó chú trọng việc xây dựng cơ cấu đội ngũ CBCC có cơ cấu cân đối, hợp
lý, phù hợp với nhiệm vụ xây dựng, quản lý, phát triển kinh tế - xã hội trên địa
bàn Thủ đô giai đoạn 2010-2020. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chức danh
CBCC, đáp ứng yêu cầu xây dựng, quản lý và phát triển của Thủ đô trong giai
đoạn 2010 - 2020, tầm nhìn 2030, làm cơ sở xây dựng đội ngũ CBCC. Tiêu
chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, công chức theo cơ cấu và tiêu chuẩn đối với từng loại
chức danh. Phấn đấu đến 2020, 100% cán bộ khối chính quyền diện Thành uỷ
quản lý có trình độ tiến sỹ; 100% cán bộ diện UBND Thành phố quản lý có trình
độ trên đại học, trong đó có 50% trình độ tiến sỹ; 100% cán bộ chủ chốt xã,
phường, thị trấn có trình độ đại học. Trong đó có 50% trình độ trên đại học. Phổ
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cập Anh ngữ trình độ B đối với tất cả cán bộ, công chức, trừ những khu vực
nông thôn miền núi. Ngoài ra, Thành phố còn thực hiện một số nhiệm vụ khác
như đổi mới công tác quản lý, sử dụng, đánh giá CBCC; Đổi mới, nâng cao chất
lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC; Xây dựng cơ chế chính sách đối với

việc tuyển dụng, sử dụng CBCC và thu hút nhân tài…
Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại UBND phường
Xuân Tảo đã được thực hiện tương đối nghiêm túc. Trong quá trình hoạt động,
UBND phường Xuân Tảo đã xây dựng và ban hành nội quy cơ quan ; thực hiện
theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Chính phủ ban hành
Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Nội quy cơ quan được đóng tại mỗi tầng của trụ sở UBND phường Xuân
Tảo nhằm tạo cho các cán bộ công chức, viên chức trong UBND có tinh thần,
thái độ thực hiện nghiêm túc và theo nề nếp.
Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc, treo Quốc huy, Quốc kỳ
theo đúng quy định, phòng làm việc được bài trí đảm bảo tính trang nghiêm, hợp
lý. Ở UBND phường Xuân Tảo không có việc hút thuốc lá trong phòng làm
việc, sử dụng dồ uống có cồn khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo.
Về giao tiếp, ứng xử thì cán bộ có thái độ lịch sự, tôn trọng; đặc biệt là
khi tiếp xúc với nhân dân, đánh giá chung là tập thể cán bộ, công nhân viên đã
có thái độ phù hợp và chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân.
Các cán bộ công chức, viên chức trong UBND khi đến làm việc với trang
phục gọn gàng, lịch sự; Việc đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức ở UBND
phường Xuân Tảo được thực hiện tốt. Việc chấp hành giờ giấc làm việc nghiêm
túc đã góp phần tạo nên tác phong làm việc nề nếp và có khuôn khổ trong UBND
phường Xuân Tảo.
Cán bộ công chức, viên chức trong UBND phường Xuân Tảo đã thực hiện
nghiêm túc nghi thức nhà nước về văn hoá công sở theo quy định của Nhà nước.
Từ đó góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc của cán bộ, công
nhân viên cũng như xây dựng được môi trường làm việc hiệu quả, đảm bảo tính
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

20

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khách quan.
2. Khảo sát về công tác Văn thư- Lưu trữ
Công tác văn thư là hoạt động đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Công
tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng.
Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Những năm gần đây, nghiệp vụ công
tác văn thư đã có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu
cải cách nền hành chính nhà nước. Từ khi có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ ra đời, công tác văn thư đã dần dần đi vào nề nếp.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND phường Xuân Tảo.
Thông qua thực tế thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND phường Xuân
Tảo và tìm hiểu thực tế công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo được tổ
chức theo hình thức văn thư tập trung. Áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn
thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn
thư đều tập trùn vào một đầu mối duy nhất là văn thư cơ quan. Còn các đơn vị,
tổ chức khác của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm
nhiệm về công tác văn thư.
2.1.1 Ưu điểm
Tổ chức văn thư tập trung tại UBND phường có ưu điểm là quản lý thống
nhất văn bản thuận tiện, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan; việc kiểm tra chất

lượng và giao nộp tài liệu vào lưu trữ được thực hiện thống nhất.
Công tác văn thư của UBND phường đã đảm bảo tương đối các yêu cầu
của công tác văn thư trong hoạt động làm việc, đúng quy định của Nhà nước. Đó
Sinh viên: Đinh Thị Minh Nguyệt
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

21