Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND THỊ xã bắc kạn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (904.07 KB, 79 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN..3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN........................................................3
1. Chức năng của UBND thị xã Bắc Kạn............................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị xã Bắc Kạn...........3
3. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bắc Kạn.....................5
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ BẮC KẠN....................6
1.Vị trí và chức năng...........................................................6
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................6
3. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn ( sơ đồ cơ
cấu tổ chức phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn Phụ lục 2 ).................................8
3.1 Mô tả công việc, vị trí của Trưởng phòng Nội vụ.........8
3.2 mối quan hệ và quyền hạn.............................................9
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ,
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ.........9
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.........................9
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 9
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình
công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.....................11
1.2.1.Chương trình công tác năm......................................12
1.2.2.Chương trình công tác quý.......................................12
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
Khoa Quản trị Văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3.Chương trình công tác tháng....................................12
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan
trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó.
( Phụ lục 4)..................................................................................................13
1.3.1 Lập kế hoạch tổ chức................................................13
1.3.2 Công tác chuẩn bị hội nghị.......................................14
1.3.3 Tổ chức thực hiện.....................................................15
1.3.4 Công việc sau khi kết thúc hội họp..........................15
1.3.5 Lập hồ sơ hội nghị....................................................15
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo.......................................................................................................16
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi
thức Nhà nước về văn hóa công sở của UBND thị xã.................................16
2. Khảo sát về công tác văn thư.........................................18
2.1. Tìm hiểu mô hình văn thư của UBND thị xã.............18
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND thị xã.....19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..21
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
UBND THỊ XÃ BẮC KẠN...............................................................................23
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm cho cơ quan...........................................................................23
2. Soạn thảo Quy chế văn thư – lưu trữ của cơ quan........34
3. Đánh giá nhận xét quy chế văn hóa công sở của cơ quan
.....................................................................................................................57
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan........59
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
Khoa Quản trị Văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Xây dựng mô hình hiện đại văn phòng hiện đại cho cơ
quan.............................................................................................................60
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ
quan.............................................................................................................60
PHẦN III: KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...................................................62
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU
ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA CƠ
QUAN..........................................................................................................62
II. ĐỀ XUẤT.....................................................................65
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................68
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
Khoa Quản trị Văn phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới, thực hiện Công nghiệp hóa –
Hiện đại hóa đất nước, gắn liền là phát triển kinh tế với phát triển văn hóa xã
hội. Để đáp ứng yêu cầu đó cần có một đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên có
trình độ. Trong đó, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ
các cơ quan doanh nghiệp nào. Một trong những nội dung cơ bản của văn phòng
là tham mưu, tổng hợp, thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin để phục
vụ cho hoạt động quản lý. Nó còn là nơi phục vụ công tác hậu cần để đảm bảo
điều kiện vật chất cho cơ quan. Do đó cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
công chức nói chung và cấp cơ sở nói riêng có đầy đủ phẩm chất, năng lực đáp
ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước.
Hiểu rõ được tầm quan trọng đó và xuất phát từ nhu cầu xã hội. Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội mỗi năm đào tạo ra nhiều khóa sinh viên chuyên ngành
Quản trị văn phòng. Là một sinh viên cao đẳng năm ba chuyên ngành Quản trị
văn phòng chúng tôi đã được Nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập
trong một khoảng thời gian ngắn, về chuyên ngành văn phòng của mình tại các
cơ quan, doanh nghiệp. Với mục đích nhằm củng cố, nâng cao kiến thức đã
được trang bị cho sinh viên, hệ thống hóa được những kiến thức cơ bản thuộc
chuyên ngành; giúp sinh viên từng bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn
liền với thực tiễn, tiếp cận và thâm nhập với thực tế, bước đầu vận dụng các kiến
thức được học vào thực tế; giúp sinh viên làm quen và tăng cường các kỹ năng
ngành nghề, năng lực chuyên môn đã được đào tạo. Góp phần định hướng
nghiệp vụ công việc của sinh viên trong tương lai.
Thực hiện theo kế hoạch của khoa và Nhà trường. Tôi đã liên hệ đến cơ
quan và thực tập tại phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn của UBND thị xã Bắc Kạn.
Trong thời gian thực tập tôi đã chấp hành đúng nội quy của UBND thị xã Bắc
Kạn, luôn có tinh thần cầu thị, học hỏi và có ý thức trách nhiệm trong công việc
được giao. Vì vậy tôi đã tiếp thu và học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong
công tác văn phòng của UBND thị xã.
Sau một thời gian gần hai tháng tôi đã hoàn thành đợt thực tập. Sau đây
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
1
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tôi xin tổng kết quá thực tập tại phòng Nội vụ UBND thị xã Bắc Kạn. Bài báo
cáo của tôi gồm:
- Lời nói đầu
- Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND thị xã Bắc Kạn
- Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của UBND thị xã
Bắc Kạn.
- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
- Phần IV: Phụ lục.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
2
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN
Một vài nét khái quát về thị xã Bắc Kạn.
Bắc Kạn là một thị xã miền núi thuộc tỉnh Bắc Kạn, được sự quan tâm chỉ
đạo sát sao của Đảng, Nhà nước, toàn thị xã đã có những bước tiến đáng kể về
phát triển kinh tế xã hội. Trong những năm qua, cán bộ, công chức chính quyền
cơ sở các xã, phường trên địa bàn thị xã đã thực hiện tốt vai trò lãnh đạo, địa
phương đảm bảo giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, cơ bản hoàn
thành các chỉ tiêu mà các nhiệm kỳ Đại hội Đảng bộ và nhiệm kì HĐND thị xã
đề ra. Năm 2015 thị xã Bắc Kạn có một bước tiến đáng kể, hoàn thiện các tiêu
chí để trở thành thành phố trực thuộc tỉnh. Tuy còn gặp nhiều khó khăn nhưng
thị xã Bắc Kạn phấn đấu thực hiện mục tiêu.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU CỦA
UBND THỊ XÃ BẮC KẠN.
1. Chức năng của UBND thị xã Bắc Kạn.
UBND thị xã Bắc Kạn do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND thị xã Bắc Kạn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn thị xã Bắc
Kạn.
UBND thị xã Bắc Kạn thưc hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị xã Bắc Kạn.
UBND thị xã Bắc Kạn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm
2003. Có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
3
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra thực
hiện kế hoạch đó.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
tỉnh.
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,
tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ Khoa học – Công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lũ.
- Quản lý, khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị của công dân,
hướng dẫn, chỉ đạo công tác giải hòa ở xã, phường.
- Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định
của pháp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên.
- Quản lý tổ chức biên chế cán bộ, đào tạo đội ngũ công nhân viên chức.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện.
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thoa của thị xã, huyện
thuộc tỉnh, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam
thắng cảnh do huyện mình quản lý.
- Xây dựng quy trình phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh
trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
4
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bắc Kạn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND thị xã Bắc Kạn ( Phụ lục 1 )
Lãnh đạo UBND thị xã Bắc Kạn gồm:
a. Chủ tịch: Đồng chí Lèng Văn Chiến.
Chủ tịch UBND thị xã là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND thị xã có trách nhiệm giải quyết công việc và những vấn đề mà pháp luật
quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND thị xã.
Trực tiếp giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp bách những vấn đề có
tính chất liên ngành liên quan đến nhiều lĩnh vực, đơn vị và địa phương thuộc
phạm vi thị xã.
b. Phó Chủ tịch UBND thị xã gồm:
Đồng chí Triệu Đình Sính - Phụ trách Kinh tế
Đồng chí Ma Ngọc Vũ – Phụ trách Văn hóa
Phó chủ tịch UBND thị xã chịu trách nhiệm trước cá nhân về công tác
của mình trước UBND, Chủ tịch UBND thị xã; đồng thời cùng các thành viên
khác của UBND thị xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND thị xã
trước HĐND cùng cấp và UBND tỉnh.
Trong lĩnh vực được phân công, Phó Chủ tịch UBND thị xã có nhiệm vụ,
quyền hạn:
Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo cơ quan chuyên môn, cơ
quan thuộc UBND thị xã, UBND xã, phường trong việc tổ chức thực hiện nghị
quyết của HĐND thị xã, quyết định, chỉ thị của UBND thị xã, Chủ tịch UBND
thị xã, chủ trương, chính sách, pháp luật nhà nước về lĩnh vực được phân công;
Chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách phù hợp với nghị quyết của HĐND thị xã, quyết định,
chỉ thị của UBND thị xã, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể của các cơ quan
nhà nước cấp trên và đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước..
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
5
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các phòng chuyên môn thuộc UBND thị xã Bắc Kạn bao gồm:
-
Văn phòng HĐND và UBND
Phòng nội vụ
Phòng kinh tế
Phòng tài chính-kế hoạch
Phòng quản lý đô thị
Phòng tài nguyên và môi trường
Phòng văn hóa thông tin
Phòng giáo dục và đào tạo
Phòng lao động thương binh và xã
-
Phòng y tế
Phòng dân tộc
Phòng tư pháp
Phòng quản lý đô thị
Thanh tra
Đài phát thanh truyền hình
Ban quản lý dự án đầu tư và xây
dựng
- Ban bồi thường giải phóng mặt bằng
hội
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ BẮC KẠN.
1. Vị trí và chức năng.
Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã
Bắc Kạn, là cơ quan chức năng tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực gồm: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường; hội, tổ chức
phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng…
Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND thị xã Bắc Kạn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình UBND thị xã ban hành quyết định, chỉ thị các văn bản hướng dẫn
về công tác nội vụ; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương
trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Tham mưu giúp UBND thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
6
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp thị xã theo hướng dẫn của UBND tỉnh;
- Trình UBND thị xã quyết định hoặc tham mưu để UBND thị xã trình
cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND thị xã;
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã quyết định thành lập, giải thể,
sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp thị xã theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã quyết định phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị sự nghiệp.
Giúp UBND thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế của các
cơ quan, đơn vị theo quy định;
- Giúp UBND thị xã tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp thị xã và UBND cấp xã.
- Tham mưu giúp UBND thị xã trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chế độ chính sách, đào tạo,
bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
- Giúp UBND thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND thị xã và hướng dẫn của UBND tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND thị xã phê chuẩn, bổ nhiệm
các chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND xã,
thị trấn; giúp UBND thị xã trình UBND tỉnh phê chuẩn, bổ nhiệm các chức danh
UBND theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp UBND thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình các cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản
đồ địa giới hành chính của thị xã;
- Giúp UBND thị xã trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
7
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn thị xã.
- Giúp UBND thị xã triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương;
- Tham mưu, giúp UBND thị xã về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn thị xã;
- Giúp UBND thị xã thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
thị xã và lưu trữ thị xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thị xã và sở Nội vụ giao.
3. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn ( sơ đồ cơ cấu tổ chức
phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn Phụ lục 2 )
3.1 Mô tả công việc, vị trí của Trưởng phòng Nội vụ
Họ và tên: Ngọc Văn Biên.
Chức danh: Trưởng phòng Nội vụ.
Bộ phận: Phòng Nội vụ.
Chuyên môn/Nghiệp vụ: Tốt nghiệp Đại học Sư phạm
Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND và
UBND thị xã Bắc Kạn.
Bản mô tả công việc:
1. Trưởng phòng:
Họ và tên: Ngọc Văn Biên.
Bộ phận: Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn.
Chức danh: Trưởng phòng Nội vụ.
Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND và
UBND thị xã Bắc Kạn.
* Nhiệm vụ:
- Phụ trách chung, quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng, trực tiếp
xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoach hoạt đông của phòng; công tác cải cách
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
8
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành chính; công tác Thi đua - Khen thưởng.
- Quản lý tài chính, tài sản của phòng, chủ khoản đơn vị dự toán.
- Soạn thảo các văn bản quan trọng thuộc lĩnh vực thuộc phòng quản lý
cho thường trực UBND.
- Kiểm tra nội dung các văn bản trước khi trình thường trực UBND ký ban
hành.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo về công tác nội
vụ.
Thực hiện các công việc đột xuất khi lãnh đạo phân công
3.2 mối quan hệ và quyền hạn
- Các mối quan hệ:
+ Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch, các phó Chủ tịch
+ Cấp dưới trực tiếp: Cán bộ phòng Nội vụ
.- Phạm vi quyền hạn:
+ Quyết định phân công công việc trong Phòng.
+ Được tham gia các cuộc họp liên quan.
+ Được tham gia đóng góp ý kiến và kiến nghị trong điều động công chức
của Phòng.
+ Được cung cấp thông tin về công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
UBND thị xã trong lĩnh vực của Phòng.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Trong quá trình hoạt động phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu
cho Chủ tịch và UBND bao gồm các công việc cụ thể sau:
- Tham mưu giúp UBND thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Bắc Kạn theo hướng
dẫn của UBND tỉnh Bắc Kạn.
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
9
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính, sự nghiệp hàng năm đối với cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thẩm
quyền quản lý của UBND thị xã.
- Tham mưu, giúp UBND thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn thị xã để UBND thị xã trình HĐND
thị xã thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
thị xã Bắc Kạn.
- Tham mưu giúp UBND thị xã trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá đối với cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức
quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Công tác tổ chức phong trào thi đua và triển khai thực hiện các chính
sách khen thưởng;
- Tham mưu về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính.
- Tham mưu trong việc xây dựng các quy chế như: Quy chế công tác văn
thư- lưu trữ, quy chế văn hóa công sở, Quy chế làm việc…
Song bên cạnh đó, để có thể tham mưu thì phải dựa trên kết quả tổng hợp
thông tin. Phòng Nội vụ luôn đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý,
liên tục tổng hợp các thông tin xoay quanh các vấn đề cần giải quyết liên quan
đến lĩnh vực của phòng và đóng góp các ý kiến giúp lãnh đạo đưa ra các quyết
định chỉ đạo sáng suốt và hợp lý.
Trong việc thực hiện chức năng giúp việc và hậu cần biểu hiện qua các
công việc sau:
- Giúp UBND thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND thị xã Bắc
Kạn và hướng dẫn của UBND tỉnh Bắc Kạn.
- Giúp UBND thị xã triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND thị xã và UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã thực hiện
công tác cải cách hành chính ở địa phương.
- Giúp UBND thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
10
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn thị xã.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị liên quan đến lĩnh vực đơn vị mình phụ
trách;
- Quản lý và mua sắm trang thiết bị cho phòng;
- Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách khi được giao;
Trong những năm qua, Phòng Nội vụ đã thực hiện chức năng, nhiệm vụ
đã đạt được những kết quả đáng kể, góp phần hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ
của UBND thị xã. Các cán bộ trong Phòng Nội vụ luôn nỗ lực và tích cực trong
hoạt động của cơ quan.
Ví dụ:
- Tham mưu trong xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ
Phòng Nội vụ xây dựng tờ trình để ban hành quy chế văn thư – lưu trữ
- Tham mưuTrong tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo phòng Nội vụ
thu thập và cung cấp thông tin liên quan đến chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của cơ quan (phụ lục 3)
Định kỳ tháng, quý, năm, trên cơ sở các chương trình công tác của UBND
thị xã được phê duyệt, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND thị xã và
UBND xã, phường có trách nhiệm rà soát, kiểm tra kết quả thực hiện phần công
việc của đơn vị mình, thông báo với Văn phòng UBND và HĐND thị xã kết quả
xử lý các đề án, công việc do cơ quan mình chủ trì; các đề án, công việc còn tồn
đọng, hướng xử lý tiếp theo và những kiến nghị điều chỉnh, bổ sung văn bản, đề
án vào chương trình công tác. Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện công tác và báo cáo kết quả thực hiện chương trình công
tác. Kết quả thực hiện chương trình công tác phải là tiêu chí để xem xét, đánh
giá việc hoàn thành nhiệm vụ công tác của mỗi đơn vị. Sau đây là trình tự xây
dựng chương trình công tác:
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
11
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1.Chương trình công tác năm.
Chương trình công tác năm của UBND thị xã gồm: những nhiệm vụ, giải
pháp của UBND thị xã trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, đề án về cơ
chế, chính sách…thuộc phạm vi giải quyết, phê duyệt của UBND, Chủ tịch
UBND thị xã, UBND tỉnh trong năm.
Chương trình công tác năm cần đảm bảo những đề án, công việc đăng ký
trong chương trình công tác phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn
vị; ý kiến chỉ đạo của cấp trên và sự chủ động đề xuất của đơn vị. Các đề án, văn
bản trong chương trình công tác phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, nội dung chính
của đề án, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian. Sau khi được UBND
thị xã thông qua, Chủ tịch duyệt thì các đơn vị thực hiện công việc.
1.2.2.Chương trình công tác quý
Chương trình công tác quý là cụ thể hóa của chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý.
Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, các đơn vị gửi Văn phòng HĐND
và UBND thị xã báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương công tác quý đo, rà
soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình công tác.
Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Văn phòng HĐND và UBND
thị xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND thị xã phê duyệt chương trình công
tác quý sau của UBND thị xã, gửi tới các đơn vị thực hiện công việc.
1.2.3.Chương trình công tác tháng.
Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công tác quý được
quy định trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý.
Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, các đơn vị căn cứ vào tiến độ chuẩn
bị các đề án, văn bản ghi trong Chương trình công tác quý, những vấn đề còn
tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương công tác quý sau của đơn vị
mình, gửi Văn phòng HĐND và UBND thị xã.
Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Văn phòng HĐND và UBND thị xã
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
12
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình Chủ tịch UBND thị xã duyệt Chương trình công tác quý sau của UBND thị
xã, gửi các đơn vị thực hiện công việc.
Nhận xét: Việc xây dựng chương công tác là hoạt động không thể thiếu ở
mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu thực hiện theo đúng chương trình công tác sẽ đạt
được hiệu quả và chất lượng công việc.
Ưu điểm:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để phân
công công việc hợp lý, không chồng chéo nhau.
- Chương công tác thường kỳ được công khai và đóng góp ý kiến để đưa
ra được sự thống nhất.
- Giúp các đơn vị, cá nhân trong cơ quan định hướng nghiệp vụ. Xây dựng
phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Giúp cho các cán bộ trách ỷ lại công việc. Hoàn thành tốt công việc được
phân công. Tăng tính chủ động và phát huy năng lực.
- Giúp lãnh đạo UBND thị xã dễ dàng tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt
động của cơ quan.
Nhược điểm:
Chương trình công tác thường kỳ của UBND thị xã đôi khi được xây trên
ý kiến của một người nên trong khi thực hiện nhiệm vụ cảm thấy khó chịu.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan trong quá trình
thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó.( Phụ lục 4)
Tổ chức hội nghị không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Đây là
hình thức thảo luận về vấn đề nhằm thu thập thông tin, truyền đạt thông tin. Sau
đây là quy trình 01 hội nghị em đã được tham gia: ‘‘ Học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh về trung thực, trách nhiệm, gắn bó với nhân dân,
đoàn kết, xây dựng Đảng trong sạch, vững mạnh”
1.3.1 Lập kế hoạch tổ chức.
Chủ trương Lãnh đạo UBND quyết định tổ chức Hội nghị.
Văn phòng HĐND và UBND xây dựng kế hoạch trình lãnh đạo UBND
thị xã về: mục đích, ý nghĩa của tổ chức hội nghị, nội dung tổ chức, thời gian,
địa điểm, thành phần tham dự, dự trù kinh phí.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
13
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lãnh đạo UBND thị xã xem xét và phê duyệt kế hoạch. Sau đó, Văn
Phòng HĐND và UBND chuyển kế hoạch cho các đơn vị.
Ban tổ chức họp với các đơn vị phối hợp thực hiện công việc.
1.3.2 Công tác chuẩn bị hội nghị.
Văn phòng HĐND và UBND/đơn vị chủ trì:
- Xây dựng chương trình nghị sự để Chánh Văn phòng xem xét và trình
lãnh đạo UBND thị xã phê duyệt.
- Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc hội nghị và đôn đốc hướng dẫn các đơn
vị thực hiện công việc.
- Chuẩn bị giấy mời các đại biểu.
- Tiếp nhận các tài liệu của các phòng, ban.
- Phát hành giấy mời các đại biểu.
- Ghi biên bản
Phòng Nội vụ
- Lập danh sách cán bộ công chức có thành tích xuất sắc trong quá trình
thực hiện công việc để khen thưởng.
Phòng tài chính – kế hoạch:
- Lập bảng dự trù kinh phí cho tổ chức hội nghị.
Phòng văn hóa thông tin:
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất: băng zôn, nước, hoa quả…
- Công tác văn nghệ.
- Chuẩn bị hội trường và trang trí.
Các phòng ban có trách nhiệm phối hợp và thực hiện.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
14
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.3 Tổ chức thực hiện.
- Đón tiếp đại biểu và khách mời.
- Văn nghệ chào mừng.
- Chào cờ.
- Đọc diễn văn khai mạc.
- Dẫn chương trình: giới thiệu các đại biểu.
- Đọc bài tham luận.
- Đọc danh sách các cán bộ được khen thưởng.
- Lãnh đạo nhận xét.
- đề ra phương án trong thời gian tới.
- Thông qua biên bản.
- Bế mạc hội nghị.
1.3.4 Công việc sau khi kết thúc hội họp.
- Quyết toán kinh phí
- Ban tổ chức tổng hợp kết quả và rút ra kinh nghiệm.
1.3.5 Lập hồ sơ hội nghị.
S
TT
1
2
3
4
Loại hồ sơ
Kế hoạch
Chương trình nghị sự
Biên bản hội nghị
Các báo cáo
5 Các hóa đơn và giấy
tờ tạm ứng
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
Phòng lưu
Thời gian lưu
VP HĐND và
Trong năm diễn ra
UBND
VP HĐND và
hội nghị
Trong năm diễn ra
UBND
VP HĐND và
hội nghị
Trong năm diễn ra
UBND
VP HĐND và
hội nghị
Trong năm diễn ra
UBND
P.Tài chính - kế
hội nghị
Trong năm diễn ra
hoạch
hội nghị
15
Ghi chú
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thị
xã (Phụ lục 5)
a . Tổ chức công việc trước chuyến đi công tác.
- Liên hệ nơi cơ quan đến công tác.
- Lập kế hoạch cho chuyến đi:
+ Xác định mục đích, ý nghĩa, nội dung chuyến đi công tác.
+ Thời gian, địa điểm chuyến đi công tác
+ Thành phần tham gia chuyến công tác
+ Phương tiện và tài liệu liên quan.
+ Chuẩn bị kinh phí.
b.Tổ chức công việc trong chuyến đi công tác.
- Tham mưu cho lãnh đạo suốt chuyến đi.
- Sắp xếp lịch trình, phân loại tài liệu cho lãnh đạo.
- Thu thập kết quả chuyến đi, thu thập các hóa đơn chứng từ.
c.Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác.
- Tổng hợp thông tin, báo cáo kết quả.
- Quyết toán kinh phí.
- Soạn thảo thư cảm ơn đến nơi lãnh đạo công tác.
- Lập hồ sơ chuyến đi công tác.
Nhận xét:
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thị xã được tổ
chức thực hiện chặt chẽ ở các khâu. Mỗi phòng, ban đều thực hiện tốt công việc
được phân công. Đảm bảo cho chuyến đi công tác được thuận lợi và đạt kết quả
cao. Tiết kiệm tối đa về tài chính.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức Nhà
nước về văn hóa công sở của UBND thị xã.
Văn hóa công sở quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ,
công chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại cơ quan. Thực hiện văn hóa
công sở nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan;
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
16
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xây dựng phong cách giao tiếp, ứng xử và chuẩn mực đạo đức của cán bộ, công
chức trong thực hiện nhiệm vụ hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ
công chức có phẩm chất tốt, làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm, năng động,
minh bạch, hiệu quả. Thấy rõ được tính quan trọng của văn hóa công sở trong cơ
quan, UBND tỉnh Bắc Kạn đã ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, để các cá
nhân, phòng, ban xây dựng cho mình một phong cách giao tiếp chuẩn mực
trong quá trình thực thi nhiệm vụ, góp phần xây dựng cơ quan trong sạch vững
mạnh, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức, viên chức có lối sống
lành mạnh, phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao,
đồng thời đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động công việc. Tránh
được những hiện tượng quan liêu thời gian làm việc, những hành vi thiếu tích
cực, thiếu trách nhiệm… Từ đó góp phần vào việc xây dựng hình ảnh đẹp cho
cơ quan. Là căn cứ để xử lý trách nhiệm khi cán bộ, công chức vi phạm các
nguyên tác ứng xử trong thi hành nhiệm vụ; để đánh giá cán bộ, công chức; để
nhân dân giám sát việc chấp hành các quy đinh.
Quy chế văn hóa công sở ban hành kèm theo Quyết định số: 1536/QĐUBND ngày 10 tháng 9 năm 2014 của UBND tỉnh Bắc Kạn về việc ban hành
Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp
trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn. Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo của UBND thị xã các
cán bộ công chức đã thực hiện nghiêm túc quy chế được thể hiện như sau:
- Các cán bộ, công chức trong khi thực hiện nhiệm vụ đều ăn mặc gọn
gàng, lịch sự.
- Các cán bộ, công chức đeo thẻ đầy đủ khi thực hiện nhiệm vụ.
Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức có thái độ lịch sự, tôn trọng,
thể hiện văn minh nơi công sở. Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói
tục.
- Quốc huy, quốc kỳ, biển tên cơ quan đã đặt theo đúng tiêu chuẩn đề ra.
Phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, khoa học, hợp lý
vừa thuận tiện trong công việc vừa đảm bảo các yêu cầu về an toàn cháy nổ.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
17
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương tiện giao thông đề đúng nơi quy định.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn tồn tại sau:
- Một số cán bộ, công chức còn đi làm muộn về sớm.
- Vẫn còn có cán bộ có thái độ hách dịch, nổi nóng, lớn tiếng trong giao
tiếp tại cơ quan.
- Vẫn có phần ít cán bộ chưa đeo thẻ.
- Đối với cán bộ nam còn hút thuốc trong phòng làm việc.
Giải pháp khắc phục:
Cần nhắc nhở những cán bộ còn vi phạm và có những biện pháp nghiêm
khắc xử lý đối với những người vi phạm.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Tìm hiểu mô hình văn thư của UBND thị xã.
Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, liên tục trong cơ quan nhằm
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho mọi hoạt động của UBND thị xã;
quản lý và phát hành văn bản; tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản đến...
Mô hình công tác văn thư ở UBND thị xã Bắc Kạn là mô hình văn thư
hỗn hợp. Hình thức này vừa có văn thư chung của toàn cơ quan đặt trực thuộc
Văn phòng ( gọi là văn thư cơ quan); vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên
trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Giữa văn thư cơ
quan và văn thư các đơn vị có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản. Nghĩa là
Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi tới, chuyển giao
văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết văn bản quan trọng; còn văn thư các
đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửi riêng cho các đơn vị,
theo dõi giải quyết văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị mình.
Nhận xét:
Khối lượng công việc của văn thư tương đối cao. Trung bình mỗi ngày
văn thu tiếp nhận khoảng 30-35 văn bản, gửi đi khoảng 40 - 50 văn bản.
Ưu điểm:
- Hình thức văn thư này đã phù hợp với tính chất công tác, nhiệm vụ và
quyền hạn của cơ quan.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
18
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Số lượng văn bản tương đối nhiều. Nên sự phân công hợp lý giữa văn
thư cơ quan và văn thư các đơn vị.
-Tăng tính chủ động và phát huy năng lực trong công việc.
Nhược điểm:
Nhiều thủ tục rườm rà, sử dụng nhiều nhân lực
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND thị xã.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần phụ thuộc vào công tác này có làm tốt hay không. Vì vậy, công tác
văn thư có vai trò rất quan trong mọi cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy tầm quan trọng đó lãnh đạo UBND thị xã đã chú trọng vào
công tác văn thư như: tổ chức chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư cho các phòng, ban. Bên cạnh đó một trong những nhiệm vụ của Phòng
Nội vụ là Văn thư - lưu trữ. Để góp phần thực hiên công việc Trưởng phòng Nội
vụ đã tổ chức quản lý văn thư trong trách nhiệm và quyền hạn của mình như
sau:
Xem xét, phổ cập các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ban
hành quy định về công tác văn thư đồng thời xem xét, kiểm tra tình hình công
tác văn thư thực tế của cơ quan, từ đó tham mưu cho lãnh đạo cơ quan để có các
biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời;
Triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác
văn thư đến các đơn vị.
Tham mưu cho lãnh đạo ban hành những văn bản về công tác văn thư.
Tham gia đóng góp ý kiến và thực hiện soạn thảo các văn bản liên quan
đến công tác văn thư theo quy định, tiến hành nhân bản và phát hành văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn đến các đơn vị phòng, ban trực thuộc UBND thị xã.
Tiến hành kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho
cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan.
Nhằm định hướng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, làm việc một cách khoa
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
19
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
học và để công tác văn thư được thực hiện theo quy trình, thủ tục nhất định và
thống nhất. Trưởng Phòng Nội vụ đã phối hợp và tham mưu cho lãnh đạo
UBND ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác văn thư như sau:
- Tờ trình số: 210/TTr-NV ngày 12 tháng 12 năm 2011 của Phòng Nội vụ
về việc ban hành quy chế văn thư – lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc UBND thị
xã Bắc Kạn.
- Kế hoạch số: 35/KH-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2013 của UBND thị
xã Bắc Kạn về việc kiểm tra hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan
thuộc UBND thị xã và UBND các xã, phường.
Nhận xét:
- Hiện nay UBND thị xã Bắc Kạn đã thực hiện việc ứng dụng phần mềm
Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc, thực hiện việc đăng ký văn
bản đi, văn bản đến trên máy vi tính.
- Phòng làm việc của cán bộ Văn thư thị xã được bố trí tại tầng 1 của
UBND thị xã thuận tiện cho công việc. Có cửa kính và vách ngăn đảm bảo giữ
bí mật thông tin cho UBND thị xã.
- Các khâu trong công tác văn thư đều làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn văn bản đảm bảo chất
lượng; vào sổ văn bản đi đến rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý;
các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh. Cụ thể như sau:
- Về thể thức, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản: thực hiện theo
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Về việc quản lý văn bản: thực hiện tương đối nghiêm túc, thực hiện việc
khóa sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến khi hết năm.
- Công tác quản lý con dấu được thực hiện đảm bảo đúng theo quy định
hiện hành của Nhà nước.
- Lập hồ sơ: văn bản, tài liệu được sắp xếp theo từng mảng công việc và
theo từng năm.
Tuy nhiên, công tác vẫn thư của UBND thị xã Bắc Kạn còn một số hạn
chế như:
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
20
Khoa Quản trị Văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9001:2000 vào công tác văn thư – lưu trữ chưa thật sự được cán bộ. công chức
quan tâm và thực hiên một cách sâu rộng.
- Việc vào số, lấy số văn bản đôi khi còn chậm do mạng nội bộ quá tải,
chưa được nâng cấp.
- Việc soạn thảo văn bản đôi khi còn xảy ra một số sai sót về thể thức.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là việc thu thập, lựa chọn, và lưu giữ lại các văn bản, hồ
sơ, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
nhân, tổ chức để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết
Công tác lưu trữ được lãnh đạo cơ quan chú trọng, Chánh văn phòng được
lãnh đạo phân công quản lý và thực hiện công tác lưu trữ như: chịu trách nhiệm
chung về quản lý và hoạt động công tác lưu trữ tại cơ quan; trực tiếp quản lý,
kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho các đơn vị.
Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ của phòng Nội vụ. Trong quá thực hiện
công việc Trưởng phòng Nội vụ đã phối hợp với lãnh đạo cơ quan để giúp công
tác lưu trữ cơ quan có chất lượng và hiệu quả. Cụ thể như sau:
Tham mưu cho lãnh đạo ban hành những văn bản về công tác lưu trữ.
Tham gia thẩm tra tài liệu và hướng dẫn các UBND xã, phường thực hiện
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật.
Triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đến các
xã, phường. Đồng thời đôn đốc các xã, phường thực hiện nghiêm túc và đầy đủ
quy định về công tác văn thư trong quá trình thực hiện công việc.
Để làm tốt công tác lưu trữ Trưởng phòng Nội vụ đã phối hợp và tham
mưu cho lãnh đạo ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ như sau:
- Chỉ thị số 17/CT-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2014 về việc lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.
- Quyết định số 105/VP-UBND của UBND thị xã Bắc Kạn ngày 15 tháng
21
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
Khoa Quản trị Văn
phòng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8 năm 1014 quy định về khai thác và sử dụng tài liệu.
- Hướng dẫn số 38/HD-NV ngày 13 tháng 8 năm 2011 của Phòng Nội vụ
về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
- Tờ trình số 210/TTr-NV ngày 12 tháng 10 năm 2011 của Phòng Nội vụ
về việc ban hành Quy chế văn thư – lưu trữ.
- Tờ trình số 23/TTr-NV ngày 26 tháng 3 năm 2012 của Phòng Nội vụ về
việc ban hành “ Quyết định ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan và thành phần
tài liệu nộp vào lưu trữ và kho lưu trữ thị xã’’
Nhận xét:
Trong những năm gần đây công tác lưu trữ tại UBND thị xã Bắc Kạn đã
thực hiện tốt như: Các văn bản đưa về Kho lưu trữ được vệ sinh sạch sẽ, được
đánh số và đưa vào các cặp, hộp số hoàn chỉnh được đặt trên giá sắt cao. Tuy
nhiên, một số tài liệu của vài chục năm về trước hầu hết đều chưa được phân
loại theo đúng trình tự, lộn xộn, nhiều tài liệu bị xé lẻ, rời rạc, bụi bặm gây khó
khăn cho việc quản lý lưu trữ. Các tài liệu đó không có chỗ để nên vẫn phải để
trong bao tải chồng chất tích đống, tồn đọng dưới sàn nhà ẩm mốc gây mối mọt
hư hỏng một số tài liệu cũ. Phòng lưu trữ còn nhỏ hẹp.
Nói chung, UBND thị xã Bắc Kạn đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ,
thường xuyên cử cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ cơ quan đi học nâng cao
trình độ chuyên môn. Góp phần làm tốt công tác văn thư – lưu trữ trong cơ
quan.
Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C
phòng
22
Khoa Quản trị Văn
