Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã NGHĨA HƯƠNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I :...............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................3
CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG....................................................................3
I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA
HƯƠNG........................................................................................................3
1 Vị trí địa lý tư nhiên...................................................................................3
2. Đất đai.......................................................................................................3
3. Tình hình hiện nay.....................................................................................3
II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN............................................................................................4
1-Chức năng của Ủy Ban Nhân Dân xã........................................................4
2-Cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân xã..................................................5
III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ.........................................7
1-Chức năng của văn phòng..........................................................................7
2-Nhiệm vụ....................................................................................................7
3-Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã.....................................8
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ.................................................................................................................8
1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy Ban Nhân Dân xã, lấy
ví dụ tình huống cụ thể..................................................................................9
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ.................................................................................................................10
1.3.Sơ đồ hóa công tác một hội nghị...........................................................11
1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.
.....................................................................................................................11
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5.Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn
hóa công sở của cơ quan..............................................................................12
2- khảo sát về công tác Văn thư..................................................................13
2.1- Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................13
2.2- Đánh giá, nhận xét về trách nhiệm của lao động Văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan..........................................14
3-Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ Văn thư lưu trữ..........................15
PHẦN II.............................................................................................................17
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN, LƯU TRỮ......................................................17
1-Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch tháng và
năm..............................................................................................................17
2- Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan..................19
3-Soạn thảo “ Quy chế Văn háo công sở” của cơ quan...............................33
6. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................36
7. Mô hình văn phòng hiện đại....................................................................39
8. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của cơ quan,
nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng......40

PHẦN III............................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................43
I-Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành
chính văn phòng của cơ quan......................................................................43
II-Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 44
1, Về cán bộ, công chức..............................................................................44
2, về nghiệp vụ văn phòng...........................................................................45
3, Về trang thiết bị.......................................................................................46
PHỤ LỤC...........................................................................................................47

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập quốc tế và xã
hôi hiện đã làm thay đổi bộ mặt hoạt động văn phòng hiện nay. Ngày nay văn
phòng không còn là quản lý các sổ sách giấy tơ, quản lý hồ sơ mà bây giờ văn
phòng trở thành bộ máy có chức năng tham mưu, hậu cần giúp cho các lãnh đạo
trong các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong văn phòng Chính phủ đảm bảo quản lý
điều hành, thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đến những đơn vị cơ quan
trong nhà nước.
Văn phòng hiện nay được xem như là cầu nối quan trọng trong các hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức. Do đó, Ngày này hoạt động bộ máy văn
phòng cần có những đội ngũ nhân viên và quản lý không thể thiếu trong các cơ

quan được đào tạo chuyên sâu có chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện tốt công
tác nghiệp vụ văn phòng, có trình độ quản lý tại các cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ nhu cầu xã hôi với sự nhất trí từ Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội quyết định cho các khoa đi thực tập thực tế ở các cơ quan, tổ chức trong đó
có khoa Quản trị văn phòng nói riêng trong quá trình thời gian thực tập với
phương trâm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà
trường lấy lý luận làm cơ sở thực tiễn và thực tiễn bổ xung thêm những kiến
thức mới. Để đáp ứng được phương trâm đó Khoa Quản trị văn phòng đã thực
hiện kế hoạch cho sinh viên đi thực tế tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thể
giúp sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan vận dụng những kiến thức đã
học vào thực tế đây cũng là dịp để cho sinh viên hiện nay nâng cao được trình
độ nghiệp vụ, rèn luyện phẩm chất đạo đức và củng cố được kiến thức đã thiếu
giúp cho sinh viên đúc kết những kinh nghiệm trong công việc văn phòng phục
vụ cho công tác sau này.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng
em được thực tập tại các cơ quan được học hỏi những kiến thức thực tế ở ngoài.
Đồng thời em cũng xin cảm các cán bộ, lãnh đạo trong UBND xã Nghĩa
Hương trong thời gian thực tập đã giúp đỡ và tạo điều kiện giúp em hoàn thành
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được kỳ tốt nghiệp của mình. Trong thời gian thực tập này với sự cố gắng của

bản thân đã nhận thức được tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ văn phòng
mặc dù vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế khi thực tập không thể tránh khỏi
những sai lầm.
Qua bài báo cáo này em rất kính mong nhận được sự góp ý kiến của các
thầy cô trong nhà trường và cùng toàn thẻ thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn
phòng để giúp em có thêm những kinh nghiệm quý báu còn thiếu sót và cũng tạo
thêm thuận lợi cho công tác làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I :
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG.
I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA
HƯƠNG.
1 Vị trí địa lý tư nhiên.
Xã Nghĩa Hương nằm ở phía tây huyện Quốc Oai cách trung tâm thành
phố Hà Nội 22km về phía tây nam địa hình tương đối bằng phẳng thấp dần về
phía đông, khí hậu thuộc nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm.
Xã Nghĩa Hương ơ phía tây nam huyện Quốc Oai có diện tích tự nhiên là

3306 ha co 1570 hộ nhân khẩu 6521 người. Ngành nghề chủ yếu sản xuất nông
nghiệp độ tuổi chủ yếu là trung niên.
2. Đất đai
.- Đất nông nghiệp 252,51 ha.
- Đất phi nông nghiệp 78,90 ha gồm:
+ Đất ở 28,3 ha.
+ Đất chuyên dùng 36,68 ha.
+ Đất nghĩa địa 2,5 ha.
+ Đất tôn giáo 1,08 ha.
+ Đất sông nước 9,53 ha.
3. Tình hình hiện nay.
Trong những năm gần đây công tác xây dựng nông thôn mới và đồn điền
đổi thửa của xã được UBND xã chọn là nơi thí điểm xây dựng nông thôn mới
của huyện tính đến nay hết Quý I năm 2014. Xã đã đạt được 17/19 tiêu chí có 2
tiêu chí cơ bản đã đạt là tiêu trường học và cơ sở vật chất nhà văn hóa.
Về đồn điền đổi thửa xã đạt đổi thửa là 223 ha/ 2ha/ 1865 thửa/ 1272 hộ
bình quân 1,5 thửa/hộ.
Tỉ lệ lao động nông nghiệp tại xã còn quá cao, đối tượng lao động chủ yếu

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

là người ở độ tuổi 40 chưa qua đào tạo nền còn nhiều khó khăn cho nhu cầu phát
triển kinh tế- xã hội của địa phương trong những năm sắp tới hiện nay.
II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1- Chức năng của Ủy Ban Nhân Dân xã.
Uỷ Ban Nhân Dân xã là cơ qua tổ chức hành chính nhà nước địa phương
do Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan hành chính của Hội Đồng
Nhân Dân xã chịu trách nhiệm thi hành theo hiến pháp, pháp luật của nhà nước,
thực hiện theo nghị quyết của Hội Đồng Nhân Dân và chịu trách nhiệm trước
Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và Ủy Ban Nhân Dân cấp trên.
Nhiệm vụ và quyền hạn.
Trên lĩnh vực kinh tế: Ủy Ban Nhân Dân xã có nhiệm vụ thực hiện sau
đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình Hội Đồng
Nhân Dân cùng cấp thông qua để trình Hội Đồng Nhân Dân huyện phê duyệt tổ
chức thực hiện kế hoạch đó; tổ chức thực hiện thu ngân sách.
+ Tổ chức thực hiện thu ngân sách phối hợp với các cơ quan cấp trên về
việc quản lí ngân sách xã và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của
pháp luật.
+ Lập dự trù chi, thu và phân bổ dự án ngân sách của xã dự toán điều
chỉnh trong trường hợp cần thiết.
+ Quản lí và sử dụng hợp lí quỹ đất, xây dựng, quản lí các công trình
đường giao thông, trường học, trạm y tế, điện, nước theo quy định của pháp luật.
Tổ chức và hướng dẫn về việc thực hiện kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển nhà nước theo quy định của cấp trên:
+ Quản lí, kiểm tra, bảo vệ việc xây dựng bảo vệ nguồn nước trên địa bàn.
+ Tổ chức hướng dẫn khai thác và phát triển ngành nghề ở địa phương và
áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành nghề mới.
+ Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi, bảo vệ rừng, khắc phục thiên tai

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bão, lũ lụt.
- Tổ chức xây dựng tu sửa giao thông trên xã theo phân cấp.
- Quản lí xây dựng, cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ trên địa bàn theo
quy định của pháp luật, kiểm tra và thực hiện pháp luật và xây dựng và xử lý vi
phạm pháp luật theo thẩm quyền quy định.
- Tổ chức bảo vệ, kiểm tra xử lí các hành vi vi phạm đường gia thông và
các công trình cơ sở hạ tầng.
- Thực hiện kế hoạch phát triển Giáo Dục ở địa phương, các chương trình
y tế cở sở, dân số, kế hoạch giáo dục, thực hiện chế độ chính sách thương binh,
bệnh binh, gia đình liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng, công tác cứu trợ xã
hội, làm hoạt động từ thiện, quản lí tu bổ nghĩa trang liệt sĩ.
- Thực hiện tốt an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã quản lí nhân dân dự
bị huấn luyện và xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, sử dụng các biện pháp
phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội tại địa phương.
- Thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo
ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lí hộ khẩu tạm chú tạm vắng phối hợp với các cơ quan chức năng
xử lí các hành vi vi phạm pháp luật, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, đơn tố
cáo các vụ việc, kiến nghị của công dân theo thẩm quyền.

- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lí địa giới hành chính ở cấp
xã.
2- Cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân xã.
Ủy Ban Nhân Dân cấp xã do Hội Đồng Nhân Dân cấp xã bầu ra là cơ
quan chấp hành của Hội Đồng Nhân Dân cấp xã, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp xã và cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên.
- Ủy Ban Nhân Dân xã do Hội Đồng Nhân Dân bầu ra Chủ tịch Ủy Ban
Nhân Dân trong đó có các Phó Chủ tịch, thành viên trong Ủy Ban Nhân Dân
cũng do Ủy ban Nhân Dân bầu ra nhưng không nhất thiết phải là đại biểu. Theo
quy định hiện nay Ủy Ban Nhân Dân cấp xã cớ từ 3 đến 5 người gồm Chủ Tịch
và 2 Phó chủ tịch, trưởng công an xã, đội trưởng là các thành viên Ủy Ban Nhân
Dân.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thành viên Ủy Ban Nhân Dân cấp xã và phân công công việc nhiệm vụ

các thành viên Ủy Ban Nhân Dân theo nghị định số 107/ 2004 / NĐ- CP:
+ 1 Chủ tịch.
+ 2 Phó chủ tịch.

+ Trưởng công an.
+ Đội trưởng.
- Chủ Tịch Ủy Ban Nhân Dân là người đứng Ủy Ban Nhân Dân xã, lãnh
đạo và điều hành mọi công việc của Ủy Ban Nhân Dân xã, chịu trách nhiệm
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình quy định tại Điều 127 luật tổ chức Hội
Đồng Nhân Dân và Ủy Ban Nhân Dân năm 2003, đồng thời cùng Ủy Ban Nhân
Dân xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy Ban Nhân Dân trước Đảng
ủy- Hội Đồng Nhân Dân xã và Ủy Ban Nhân Dân huyện.
- Phó Chủ Tịch phụ trách công tác văn hóa chịu trách nhiệm về quản lí
nhà nước trên các mặt hoạt động về hoạt động văn hóa xã hội, thể dục thể thao
trên địa bàn xã như phụ trách công tác văn hóa, Thể dục thể thao, Giáo dục, Y
tế, Lao động thương binh xã hội.
- Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lí nhà
nước trong công tác Thu- Chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai, địa
chính xây dựng cơ bản trên địa bàn xã.
- Các ngành chuyên môn thuộc Ủy Ban Nhân Dân cấp xã:
Ủy Ban Nhân Dân cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có
các công chức giữ chức danh chuyên môn sau:
+ Trưởng công an.
+ Chỉ huy quân sự.
+ Địa chính- Xây dựng.
+ Tài chính- kế toán.
+ Tư pháp- Hộ tịch.
+ Văn phòng- Thống kê.
+ Văn hóa- Xã hội.
+ Lao động Thương binh- xã hội.
Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ được
giao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạo
Ủy Ban Nhân Dân; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình
ngành mình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng

mắc, từ đó đề xuất những kiến nghị với chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân xã để có
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

biện pháp giải quyết.
III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ.
1- Chức năng của văn phòng.
Chức năng của văn phòng gồm có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng
hợp và hậu cần.
- Tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo ( Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ) điều hành chỉ đạo hoạt động công tác đoàn các cấp, cơ quan công
đoàn ngành, tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác thâm mưu tổng
hợp hoạt động cà tổ chức công việc cho lãnh đạo.
- Hậu cần giúp việc cho lãnh đạo trong các hoạt động mang tính tiền đề,
đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị kĩ thuật trong cơ quan hoạt động hiệu quả, trực
tiếp quản lí tài sản phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các hoạt động tại cơ
quan và là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
2- Nhiệm vụ.
Để thực hiện 2 nhóm chức năng của mình Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân
xã chỉ thực hiện 8 nhiệm vụ của Văn phòng nói chung mà phải thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan.
+ Thực hiện về công tác Văn Thư - Lưu Trữ + Bộ phận Văn phòng thực
hiện công tác quản lí công tác Văn thư – Lưu trữ.
+ Thực hiện các khâu nghiệp vụ.
+ Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan.
+ Tổ chức phục vụ các hội họp của cơ quan.
+ Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
+ Đảm bảo công tác Hậu cần.
+ Tổ chức tài chính cho Văn phòng…
+ Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch cho cơ quan ( Đây là
nhiệm vụ quan trọng nhất).
- Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công dân
gửi về cơ quan. Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu nại, tố
cáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Văn
phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có chức năng giải
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục tự giải quyết.
- Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “một cửa” để tiếp nhận và trả kết
quả giải quyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục
hành chính hiện nay.

- Văn phòng giúp trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợp với
bộ phận tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháp theo
nhu cầu của công dân.
3- Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã.
Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã gồm có 3 người:
+ 1 cán bộ công chức Văn phòng phụ trách chung công tác Văn phòng
kiêm thống kê.
+1 cán bộ nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận phòng “Một nửa”.
+ 1 cán bộ Văn thư kiêm thủ quỹ.
• Xây dựng bảng mô tả công việc cán bộ thống kê.
I- Thông tin chung
Vị trí: cán bộ
Bộ phận: Văn phòng thống kê
II-Mục đích công việc.
- Phụ trách công tác tiếp nhận công văn đến, công văn đi; phân loại văn
bản
-

Quản lí tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền.
Quản lý văn phòng phẩm và kinh phí.
Ghi sổ công văn đến, xử lí công văn đến.
Chuyển công văn đi và lưu nộp hồ sơ.
Chuyển công văn đến chủ tịch để chủ tịch xử lí.
Tham gia công tác quản trị Văn phòng, lễ tân, khách tiết theo nhiệm

vụ chung của Văn phòng, giúp Quản lí trực tiếp lãnh đạo điều hành công việc
khi đi vắng.
III- Trình độ: cao đẳng
- Ít nhất có cả hai năm kinh nghiệm trở lên.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Trung thực, liêm chính, hòa đồng, chăm chỉ.
- Kĩ năng làm việc tốt chịu đựng được áp lực cao.
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

XÃ.
1.1. Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy Ban Nhân Dân xã, lấy ví
dụ tình huống cụ thể.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan có chức năng tham mưu đáp
ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo và đảm bảo điều kiện vật chất
kinh tế cho cơ quan hoạt động trong công tác Văn phòng có 2 loại chức năng là
tham mưu tổng hợp và hậu cần:
Chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần luôn có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu công tác lãnh đạo và chỉ đạo của cơ quan.
Cả hai chức năng trên đều có 1 vị trí quan trọng trong lãnh đạo, quản lí và điều
hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước.
Văn phòng các cơ quan đảng nhà nước nói chung của các cơ quan ngang
bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ nói riêng có vai trò vị trí rất đặc biệt quan
trọng thể hiện ở chỗ là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể

thiếu được đối với bất kì cơ quan nào. Văn phòng ra đời cũng như sự ra đời tồn
tại của cơ quan thiếu nó cơ quan không thể hoạt động được và tổ chức và tố
chức điều hành công việc một cách bình thường, tham mưu tổng hợp và hậu cần
có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo trong cơ quan, quản lí, trong tổ
chức quản lí và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan từ việc
xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, triển khai và kiểm
tra thực hiện các quyết định của lãnh đạo. Chức năng tham mưu còn khẳng định
trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản
quan trọng của cơ quan.
Ví dụ như: văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo xã bằng văn bản
hoặc trao đổi trực tiếp với lãnh đạo trong quá trình xây dựng chiến lược phát
triển kinh tế lâu dài và giúp đỡ lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân trong việc ra quyết
định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của ủy Ban Nhân Dân xã.
Muốn tổ chức một cuộc họp thường kỳ công tác chiến lược phát triển
nông thôn mới Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân cần chuẩn bị tài liệu, giấy mời,

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh phí, đại điểm và cơ sở vật chất.
Chức năng tham mưu còn được quy định cụ thể, được xác định bởi đặc
điểm, đặc thù và địa vị pháp lý chính xác đây cũng là tổ chức trực tiếp giúp lãnh

đạo cơ quan, tổ chức, nhà nước điều hành công việc và các hoạt động đồng thời
cũng là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý đảm bảo đầy
đủ các thông tin dữ liệu, có các nguồn kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử
lý thông tin tổng hợp cho lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác.
Chức năng tham mưu còn là đầu mối giao tiếp nhận, xử lý, quản lý và
được phát hành văn bản với nhiều thủ tục hành chính liên quan trực tiếp đến
nhiều người dân, doanh nghiệp đúng yêu cầu của pháp luật, đáp ứng được yêu
cầu công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan.
Ví dụ : Giải quyết các công việc trong ứng dụng công nghệ thông tin chức
năng tham mưu cho thấy tầm quan trọng của nó đảm bảo các thông tin liên quan
đến phục vụ trong các cuộc giao ban, cuộc họp, theo dõi các hoạt động cảu cơ
quan.
Chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần đáp ứng nhu cầu và được chú
trọng cao trong Văn phòng luôn gắn liền đi đôi với cơ quan, tổ chức, cơ quan
nhà nước và nó luôn được nâng cao và chú trọng hơn tròng cơ quan hiện nay
không thể thiếu.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ.
-

Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nhằm mục đích

quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra, đánh giá kết quả
thực hiện chương trình công tác của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ công tác
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng.
- Công tác triển khai thực hiện theo chương trình, kế hoạch.
- Tham mưu đôn đốc kịp thời công tác lãnh đạo chỉ đạo, góp phần thực
hiện cải thiện hành chính.
- Xây dựng lịch công tác tuần: Căn cứ vào lịch công tác tháng và chỉ đạo
của Chủ Tịch, Phó chủ Tịch, Hội Đồng Nhân Dân- Ủy Ban Nhân Dân để trình

quyết định chậm nhất là tháng 6.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương trình công tác quý, tháng: được thực hiện hàng tháng, những

việc cần bổ xung, điều chỉnh giải quyết trong tháng chậm nhất vào 20 ngày hàng
tháng Văn phòng tổng hợp để trình chủ Tịch duyệt và thông báo cho các ban
ngành, đoàn thể cơ quan thực hiện.
- Chương trình công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong
năm qua văn phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến
sau 7 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo, cơ quan được hỏi phải có ý kiến phản
hồi khi kế hoạch thông qua Văn phòng trình Chủ Tịch duyệt.
• Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
- Ưu điểm: Đảm bảo được đúng theo chương trình công tác, có tính khuôn
mẫu, logic…..
- Hạn chế: mất nhiều công sức, thời gian, nhiều thủ tục.
1.3. Sơ đồ hóa công tác một hội nghị.
Để tổ chức được công tác tổ chức một hội nghị cần chuẩn bị tốt rất nhiều
công đoạn: Văn phòng cần phải đôn đốc theo dõi các đơn vị chuẩn bị công việc

cho từng người phụ trách, đúng tiến độ, thời gian, chuẩn bị những tài liệu cần
thiết, cơ sở vật chất, địa điểm để tổ chức hội nghị một cách tốt đẹp.
Trước khi hội nghị bắt đầu cán bộ Văn phòng thực hiện các công việc như
đón tiếp các đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu.
Trong khi hội nghị diễn ra cán bộ Văn phòng dẫn chương trình hội nghị,
tuyên bố lí do giới thiệu đại biểu, nêu mục đích lý do, thông báo nội dung,
chương trình, thảo luận đưa ra phát biểu ý kiến từ các đại biểu, tham gia hưởng
ứng xây dựng những nội dung đã triển khai sau khi hội nghị kết thúc cán bộ,
nhân viên Văn phòng phụ trách ghi biên bản hoàn thiện báo cáo, thu thập các bài
phát biểu của đại biểu; Sắp xếp thứ tự các bài báo cáo, phát biểu, chỉ đạo, hướng
dẫn lập hồ sơ thu thập thông tin, cuối cùng là cám ơn các đại biểu đến dự, kết
luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Khi tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo phải có mục đích rõ ràng,
không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác cán bộ Văn phòng cần
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện nhiệm vụ nắm tình hình thực tế, xác định được chính xác mục đích, ý
nghĩa, giúp bị tốt chuyến đi công tác.
Cán bộ Văn phòng phải nắm rõ trách nhiệm và vai trò của mình trong việc

tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo cần: phải hoạch định chuyến đi bao gồm những
việc:
-

Lập kế hoạch chuyến đi công tác.
Chuẩn bị cụ thể tổ chức chuyến đi, liên hệ với nơi tiếp nhận công tác.
Chuẩn bị kinh phí.
Chuẩn bị nội dung, tài liệu, tư liệu, phương tiện giao thông.
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết, kiểm tra, hệ thống các hóa đơn.
Biên tập soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
Chuẩn bị một số yếu tố khác.

1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn
hóa công sở của cơ quan.
Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan được thực
hiện ở quyết định số 129/ 2007/ QĐ-TTG của thủ tướng chính phủ ban hành quy
chế văn hóa công sở nhà nước. Việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại Ủy
Ban Nhân Dân xã Nghĩa hương Đã được những thành tích tích cực, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, Ủy Ban Nhân Dân xã đã ban hành
văn bản, kế hoạch để tuyên truyền sâu rộng nhằm mục đích xây dựng quy chế
văn hóa cơ sở đến toàn cán bộ, nhân viên, công chức tại cơ quan.
Xây dựng Văn hóa cơ sở giúp các cán bộ, nhân viên, công chức rèn luyện
tư cách tác phong, ứng xử giao tiếp trong cơ quan và nhân dân góp phần không
nhỏ trong việc đổi mới tác phong, nề nếp, đường lối làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước cũng như đối với cán bộ, công chức, nhân viên và người lao
động.
Công tác Văn hóa công sở tại cơ quan thể hiện đúng kỷ luật, có nề nếp
đường lối đúng đắn, chấp hành đúng quy chế làm việc, ứng sử giữa cấp trên và
cấp dưới hào đồng, làm việc được thực hiện nghiêm túc và có nhiều tiến bộ

chuyển biến tích cực.
Giao tiếp và ứng sử giữa các cán bộ, nhân viên, công chức ngày càng

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được quan tâm nhiều hơn và trở thành nội quy quy chế quan trọng trong việc rèn
luyện cách giao tiếp ứng sử trong cơ quan văn phòng hiện nay.
Các nhân viên, cán bộ, công chức đều giao tiếp, ứng sử đúng mực đối với
nhân dân, đồng nghiệp. Hiện tượng một số cán bộ còn lạm dụng chức danh để
làm quyền lợi riêng, lạm dụng rượu, bia làm ảnh hưởng đến uy tín, gây mất trật
tự xã hội đã giảm nhiều.
Trang phục cán bộ công chức viên chức trong cơ quan đảm bảo gọn gàng,
lịch sự phối hợp với bản sắc văn hóa dân tộc và phù hợp với điều kiện ở địa
phương. Tuy nhiên, một số của cơ quan vẫn còn có tính trạng thực hiện quy chế
văn hóa công sở còn qua loa, chưa khắc phúc hoàn toàn chỉ mang tính hình thức
mang tính hình thức việc thực hiện quy chế văn hóa công sở áp dụng trên địa
bàn xã hiện nay còn nhiều mặt hạn chế, chưa có sự đồng đều giữa các ban,
ngành.
2- khảo sát về công tác Văn thư.
2.1- Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là công việc liên quan đến các loại công văn, giấy tờ bắt

đầu từ khi soạn thảo văn bản đến khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, lập hồ sơ
và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư Là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng liên kết tất cả với nhau, liên kết cơ quan với các cơ
quan trên và cấp dưới.
• Ưu điểm:
- Mô hình tổ chức văn thư được áp dụng tương đối hiệu quả trong công
việc giúp cán bộ, công chức, nhân viên giải quyết các công việc liên quan tới
văn thư, quản lý và giải quyết các công việc được thuận lợi, nhanh chóng.
- Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư được trang bị đầy đủ như
cơ sở vật chất, trang thiết bị, tủ đựng hồ sơ, giá kệ…..
- Các loại dấu được bảo quản cẩn thận, các trang thiết bị máy tính, máy
photocopy được thay mới, máy tính đã có phần mền quản lý công văn đi, công
văn đến cơ quan.
- Các loại công văn, giấy tờ, lịch công tác, lịch công tác thường trực Hội
Đồng Nhân Dân, Ủy Ban Nhân Dân huyện gửi về qua các địa chỉ email.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc tổ chức quản lý giải quyết các văn bản công văn đi và văn bản đến

được thưc hiện đúng đắn, chặt chẽ tuân thủ theo đúng quy trình, quy định của

nhà nước, của cơ quan.
- Các cán bộ, công chức văn thư đều được đào tạo cơ bản về môn nghiệp
vụ và được đi tập huấn nâng cao tay nghề nghiệp vụ giúp cho công việc trở nên
linh hoạt hơn.
• Nhược điểm:
- Cán bộ văn thư lưu trữ hàng ngày phải đánh máy và photocopy quá
nhiều văn bản nên công văn luôn bị chồng chéo.
- Chưa có phòng lưu trữ riêng để lưu nộp hồ sơ, lưu nộp hồ sơ. Hiện nay
việc lưu trữ và nộp lưu vẫn còn bằng hình thức cặp hộp theo năm dễ bị mục nát,
gặm nhấm, ...
- Phòng văn thư chưa được nâng cao để đảm bảo cho việc bảo quản tài
liệu và trang thiết bị trong Văn phòng.,
- Cán bộ văn thư chưa được xử lý kịp thời tốt và sắp xếp lưu trữ nộp hồ sơ
văn bản.
- Việc quản lý văn bản di và văn bản đến còn có nhiều khúc mắc và gặp
khó khăn mặc dù có nhiều cố gắng để hạn chế những sai xót có thể xảy ra.
- Việc áp dụng công nghệ thông tin vào văn phòng cón nhiều hạn chế
chưa khắc phục được hoàn toàn.
2.2- Đánh giá, nhận xét về trách nhiệm của lao động Văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
- Công tác soạn thải và ban hành văn bản:
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Ủy Ban Nhân Dân xã hiện nay
đã áp dụng theo quy định tại khoản 2 điều 16 nghị định 110/ 2004/ ND- CP ngày
08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn phòng, căn cứ vào tổ
chức nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan tổ chức giao
cho đơn vị, chủ thể soạn thảo văn bản có vị trí quan trọng trong hoạt động quản
lý văn bản soạn thảo và ban hành văn bản luôn bám sát vào các văn bản pháp
luật hiện hành của nhà nước, văn bản là phương tiện giao tiếp để cả nhân, công
chức, cơ quan dùng để trao đổi, truyền đạt, góp ý nhằm mục đích thông báo điều
chỉnh hay đòi hỏi thời gian giao tiếp tiếp nhận phải thực hiện những hành vi nhất

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định.
Thẩm quyền ban hành quản lý văn bản:
Ủy Ban Nhân Dân xã Nghĩa Hương đã thực hiện tất các chức năng, nhiệm
-

vụ và quyền hạn đảm bảo cho công tác quản lý, điều hành hoạt động quản lý
hành chính nhà nước đạt kết quả cao.
Ủy Ban Nhân Dân xã có thẩm quyền ban hành những văn bản như:
+ Văn bản Quy phạm pháp luật
+ Văn bản tổ chức: Văn bản tổ chức cá biệt và văn bản tổ chức thông
thường.
+ Một số văn bản được ban hành: quyết định, công văn, kế hoạch, báo
cáo, thông báo, biên bản, hợp đồng, giấy mời…
- Quản lý giải quyết văn bản đến trông công văn hằng ngày cán bộ Văn
phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Việc giải quyết văn bản đi, văn bản
đến đều phải đảm bảo thống nhất, chính xác, kịp thời, nhanh chóng, đúng tiến
độ.
-

Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và nhất định, các văn bản đến

phải được xử lý và giải quyết ngay. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu, tổng hợp số văn bản đến và văn bản đi thực hiện tốt việc đôn đốc văn bản
đến chưa giải quyết báo cáo ngay với lãnh đạo. Văn bản đi của Ủy Ban Nhân
Dân hiện nay được chuyển các cơ quan và cá nhân được thực hiện bằng nhiều
con đường khác nhau như qua bưu điện, thư báo, chuyển qua mạng một số các
văn bản đi làm ra được Ủy Ban Nhân Dân ban hành được tiến hành sao lại. Các
văn bản được thông qua một cách nhanh chóng, kịp thời thực hiện trong thời
gian ngắn.
- Các nguồn văn bản đến cấp từ trên gửi xuống qua các bưu điện, nhân
lực tiếp đa số đều qua bưu điện các văn bản đến chưa đóng dấu đến và ghi số
đến trên và ghi số đến trên văn bản được ghi thứ tự vào sổ đăng kí văn bản đến.
- Cán bộ Văn bản đã nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc theo dõi
đôn đốc kiểm tra nên các công việc trong cơ quan được thuận lợi và đạt kết quả
cao.
3-Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ Văn thư lưu trữ.
•Ưu điểm:
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong một tổ chức, cơ quan để thực hiện tốt nhiệm vụ công tác Văn thưlưu trữ cần phải có bộ phận chuyên trách để thực hiện công việc đó.

Bộ phận cán bộ có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong công
việc hoạt động tổ chức của cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan cần phải đôn đốc theo dõi, cạch ra những phương
hướng phát triển công tác nghiệp vụ. tăng cường hoạt động quản lý nhà nước về
công tác Văn thư- lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả công tác, giá trị của tài liệu
lưu trữ đảm bảo thực hiện có nề nếp, hiệu quả, bảo vệ và khai thác tài liệu đúng
mực đối với cơ quan, tổ chức.
- Về công tác văn thư thực hiện theo đúng quy định soạn thải và ban hành
văn bản, các quy định về thể thức trình bày kỹ thuật văn bản theo đúng thông tư
01/2011/ BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ ban hành.
Thực hiện đúng các khâu ghi chép, lập sổ ghi biên bản.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện theo đúng công văn của cục
văn thư lưu trữ ban hành việc hướng dẫn văn bản đi va văn bản đến.
Sử dụng và quản lý con dấu thực hiện đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn và
đúng chuẩn mực, không đóng dấu khi chưa có đủ chị thị của cấp trên.
Ban hành văn bản thực hiện đúng thể thức quy trình hướng dẫn của cơ
quan ban hành.
Chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đối với cán bộ nghiệp vụ lưu trữ cũng được
chú trọng và nhận được sự quan tâm từ phía cơ quan.

- Về công tác lưu trữ.
Cán bộ làm công việc lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ trong trang
thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ.
Các tài liệu hồ sơ được bảo quản khoa học đồng thời thường xuyên làm
vệ sinh và kiểm tra trang thiết bị bảo quản tránh bị tác động bởi các yếu tố bên
ngoài tác động vào
Các cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ có trình độ chuyên môn, được đào tạo
và bồi dưỡng về khâu nghiệp vụ, áp dụng đúng quy trình, quy định của cơ quan.
Nhược điểm:

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về công tác Văn thư:
Cán bộ phụ trách công tác văn thư- lưu trữ của lãnh đạo thực hiện kiêm
-

nhiều công việc cùng một lúc, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đồng đều vì
vậy kết quả đạt được chưa cao, chất lượng báo cáo về công tác Văn thư- lưu trữ
còn thấp chưa phản ánh được hết công việc.
Trình độ cán bộ cán bộ văn thư về chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, còn
hạn chế và thiếu sót.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi và văn bản đến còn chậm, gây ra những
khó khăn trong việc xin ý kiến và những thông tin các ban, ngành, đoàn thể.
Việc soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế việc áp dụng công nghệ thông
tin vào công tác văn thư cũng có nhiều tiến triển và sử dụng phần mềm quản lí
văn bản đi và văn bản đến.
- Về công tác lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu của văn phòng chưa đáp ứng được hết các thành phần ghi
văn bản và thời gian nộp và lưu văn bản còn chậm.
Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu của công tác lưu trữ, chưa có
kho bản quản tài liệu lưu trữ.

Ứng dụng công nghệ thông tin còn gặp nhiều bất cấp, khó khăn việc quản
lý và tra tìm lại vẫn còn theo phương pháp truyền thống.
Quản lý và khai thác hiện nay chưa tốt, tra tìm tài liệu lưu trữ còn chưa
cao.

PHẦN II
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN, LƯU TRỮ.
1-Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch tháng và năm.
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ NGHĨA HƯƠNG (1)
Số:
/ KH (2)-UBND(3)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
...(4)…, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH(5)
Về việc……… (6) ………………..
…………………………………… (7) ……………………………….
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………

Nơi nhận: (8)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ(9)

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

………….;
…………..;
…………..;
Lưu: VT…..(10)

( Chữ ký, dấu )
họ và tên

Ghi chú:
1- Tên cơ quan tổ chức
2- Kí hiệu tên loại văn bản
3- Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành.
4- Địa danh.
5- Tên loại văn bản: chỉ thị, thông báo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo….
6- Trích yếu nội dung văn bản.
7- Nội dung văn bản.
8- Nơi nhận
9- Quyền hạn, chức vụ của người ký như bộ trưởng, cục trưởng, giám đốc…. Trường hợp ký
thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập
thể lãnh đạo (ví dụ: TM. ỦY Ban Nhân Dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội Đồng….), Nếu
ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt là “ KT” vào trước

chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ
của người ký văn bản.
10- Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

• Bộ mãu lịch công tác tuần
Lịch Công tác tuần
Từ ngày …. /. . … /20…. đến ngày … / ….. / 20…

Thời gian

Nội dung công tác
Sáng

Chiều

Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

2- Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.
(Ban hành kèm theo quyết định số…. ngày….tháng….năm
của UBND xã Nghĩa Hương )
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.
Điều 1: phạm vi đối tượng áp dụng.
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình
quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Đối tượng áp dụng ( nêu cụ thể các đối tượng phải điều chình).
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2: giải thích từ ngữ.
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về
hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các loại hình để các cơ quan, tổ chức vận

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dụng xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
2. Quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức bao gồm tất cả những
quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều
hành của cơ quan.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
5. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
6. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức ( nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức), cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lụa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Điều 3: trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý văn thư,

lưu trữ:
Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo về việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
Chương 2:
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1- SOẠN THẢO VÀ VAN HÀNH VĂN BẢN.
Điều 5: Hình thức văn bản.
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản hành chính.
- Văn bản chuyên ngành.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc
cá nhân nước ngoài.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Điều 6: Thể thức văn bản.
1- Văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại thông tư số 01/ 2011/ TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của bộ nội vụ hướng dẫn thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính.
2- Văn bản chuyên ngành.
Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa
thuận thống nhất với Bộ Nội vụ.
3- Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân người nước ngoài.
Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7: Soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung cảu văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan
giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và mật độ, độ khẩn, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
Điều 8: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt.
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
- Trong trường hợp dự thảo văn bản đã lãnh đạo cơ quan phê duyệt, sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc
sửa chữa, bổ sung.
Điều 9: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội
dung văn bản ( sau dấu ./. ). Trước khi trình lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nháy/ tắt vào cuối cùng ở nơi “ Nơi nhận”.
Điều 10: Ký văn bản.
- Thẩm quyền ký văn bản hiện theo quy định của pháp luật, quy chế làm
việc của cơ quan.
- Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 11: Bản sao văn bản.
- Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
- Thể thức bản sao thực hiện theo thông tư số 01/ 2011/ TT-BNV.
- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan
quyết định.
- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp
luật có giá trị pháp lý như bản chính.
- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan.
Mục 2: Quản Lý Văn Bản.
Điều 12: Nguyên tắc chung.
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan đến của cơ quan phải quản
lý tập trung tại Văn thư cơ quan, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm

giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. văn bản khẩn đi phải được hoành thành thủ tục
phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Điều 13: Trình tự quản lý văn bản đến.
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo quy trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

22

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,

công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh
đạo cơ quan, văn phòng để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đến trên máy tính.
Điều 15: Trình, chuyển giao văn bản đến.
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
2. Trình chuyển giao văn bản đến căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ
đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải đăng ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
Điều 16: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ
đạo, giải quyết kịp thời hạn yêu cầu cảu lãnh đạo cơ quan hoặc theo quy định
cảu pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không theo yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế làm việc của cơ quan.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến thời hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo với
người có thẩm quyền, văn thư có trách nhiệm tho dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
theo đúng thời hạn quy định.
4. Cán bộ văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh

23

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C