Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã yên HƯNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................3
CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG- HUYỆN YÊN MÔ – TỈNH NINH BÌNH.....3
I.KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:.3
II.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:....................................................................4
1.Chức năng của UBND xã Yên Hưng:........................................................4
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Hưng:......................................4
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Hưng:................................................5
III.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ YÊN HƯNG :...........................................7
1. Chức năng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :....................................7
2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :.....................................8
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Hưng...............................9
4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng........................................10
IV Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính Văn
phòng của UBND xã Yên Hưng..................................................................11
1.Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng.................................................11
1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.........................11
1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp..........................................................12
1.1.2. Chức năng Hậu cần...........................................................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND xã Yên Hưng........................................................................13
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị....................................................15
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.............16

1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Hưng..............................................17
1.5.1. Trang phục, giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức.........................18
1.5.2. Bài trí công sở....................................................................................18
1.5.3.Thời gian làm việc.............................................................................19
2. Khảo sát về công tác văn thư..................................................................20
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan..................................20
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan................................................22
2.2.1.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư.........22
2.2.2. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải
quyết văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ hiện hành của cơ quan..........23
Sinh viên: Đàm Thị Huyền
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.1. Công tác soạn tháo và ban hành văn bản........................................23
2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan:......................25
2.2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................27
2.2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.29
3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ..............................................30
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...........................................30
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ..........................................................31
3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:........................................................32
3.4.Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ:..........................................................32
Phần II................................................................................................................33
CHUYÊN ĐỀ THỰC HIỆN: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH.........................33
CỦA CƠ QUAN................................................................................................33

1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm.....................34
1.1Mẫu lịch công tác tuần:..........................................................................34
Yên Hưng, ngày tháng năm.........................................................................34
1.2. Kế hoạch công tác tháng.......................................................................36
1.3. Kế hoạch công tác năm.........................................................................38
2.Tháng 2.....................................................................................................40
2. Soạn thảo “Quy chế công tác VTLT” của UBND xã Yên Hưng............47
3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của UBND xã Yên Hưng..........70
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Yên Hưng..............76
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan HĐND-UBND xã
Yên Hưng....................................................................................................78
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng của cơ quan thực
tập.Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức Văn phòng ................79
PHẦN III............................................................................................................80
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................81
I.Nhận xét và đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính
Văn phòng của UBND xã Yên Hưng..........................................................81
1. Ưu điểm:..................................................................................................81
1.1. Hoạt động Văn phòng:..........................................................................81
1.2. Công tác Văn thư:.................................................................................83
1.3. Công tác Lưu trữ:.................................................................................83
1.4 Công tác hành chính văn phòng:...........................................................83
2. Nhược điểm:............................................................................................84
2.1 Công tác văn phòng:..............................................................................84
2.2. Công tác văn thư:..................................................................................85
2.3. Công tác lưu trữ:...................................................................................85
2.4. Công tác hành chính văn phòng:..........................................................85

Sinh viên: Đàm Thị Huyền
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM
VÀ KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG.....................................................86
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................25

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

UBND

Uỷ ban Nhân dân

HĐND

Hội đồng Nhân dân

HĐND&UBND

Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân
dân

Sinh viên: Đàm Thị Huyền
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước càng phát triển kéo theo con người càng hiện đại và những yêu
cầu lớn đặt ra cho xã hội ngày càng cao.Việt nam đang trên con đường hội nhập
Quốc tế, đẩy mạnh công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước,cuộc cách mạng khoa
học công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội
về hoạt động văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin.Nếu như trước kia Văn
phòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hành chính đơn giản. Thì ngày
nay, trong sự phát triển vũ bão với sự bùng nổ thông tin mạnh mẽ, Văn phòng
được coi như là một loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, năng
động. Chính vì vậy Văn phòng giữ một vai trò quan trọng, một mắt xích then
chốt trong các hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Để hoạt động quản lý
được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhân
viên với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ- kỹ năng kịp thời để đưa
đất nước bắt kịp với thời đại và thế giới.
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn”
nhằm giúp cho văn phòng trong tương lai nắm vững lí thuyết đã được học để
vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi thực tập tại các cơ quan.Đây là quá trình giúp cho sinh viên làm quen
với môi trường của công việc, đồng thời là cơ hội để có dịp củng cố lại các kiến
thức đã được học ở trong nhà trường và là bước đệm để bộc lộ năng lực của
mình.Được trực tiếp thực hiện công việc cuả một người nhân viên thực thụ được
giao nhiệm vụ, được hướng dẫn thực hiện và đánh giá công việc.Trang bị cho
sinh viên kỹ năng quản trị Văn phòng một cách khoa học như biết tổ chức nơi
làm việc, xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản và kỹ năng tổ chức
công tác lễ tân, hội nghị, công tác văn thư, lưu trữ, hồ sơ tài liệu.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh

đạo UBND xã Yên Hưng, em đã được tiếp nhận thực tập tại HDND-UBND xã
Yên Hưng, với thời gian 2 tháng (từ ngày 9/3/2015 đến ngày 29/4/2015) trong
khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng để học hỏi
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh nghiệm và trên cơ sở áp dụng những kiến thức, lý luận cơ bản đã được học
trên ghế nhà trường vào quá trình thực tế, đưa lý luận gắn liền với thực tiễn tại
cơ quan và được sự giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh đạo UBND xã Yên
Hưng em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp cuả mình.
Bài báo cáo sau đây là thành quả đánh dấu bước trưởng thành của em sau
3 năm học tập và rèn luyện tại trường, cùng quá trình thực tập hai tháng tại cơ
quan đã giúp em nhận thức được tầm quan trọng cuả ngành Quản trị Văn Phòng.
Trong quá trình thực tập em đã cố gắng học hỏi và trao dồi kiến thức tuy nhiên
không tránh khỏi thiếu sót.Em kính mong nhận được sự thông cảm và đóng góp
của thầy cô và các cán bộ trong cơ quan thực tập để bài báo cáo của em được
hoàn chỉnh hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập
đạt kết quả cao. Giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm trong công việc cũng như
trong cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Yên Hưng, ngày 29 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Đàm Thị Huyền

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG- HUYỆN YÊN MÔ – TỈNH NINH BÌNH

I. KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:

Xã Yên hưng là một xã đồng bằng nằm ở phía Tây Nam của Huyện Yên
Mô, cách trung tâm huyện 45km.Xã có 6 thôn với tổng diện tích tự nhiên theo
địa giới hành chính là 344,73 ha.
+) Phía Đông giáp với xã Yên Phú, Yên Phong
+) Phía Nam giáp với xã Yên Mỹ.
+) Phía Tây giáp với xã Yên Hòa, Yên Thịnh.
+) Phía Bắc giáp với Yên Phú.
Với vị trí địa lý như vậy quy hoạch sử dụng đất đai ở đây tập trung là chủ
yếu và sử dụng đất khu trung tâm xã, dân cư nông thôn, xây dựng cơ cấu hạ tầng
phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng.
Về dân số: toàn xã có 4057 nhân khẩu chủ yếu là dân tộc kinh.
Đặc điểm địa hình: là xã thuộc vùng đồng bằng tương đối bằng phẳng có
xu hướng giảm dần theo hướng Đông Bắc –Tây Nam, độ cao trung bình 0,8m1,1m đất đai chủ yếu là phù sa không được bồi đắp hàng năm bằng hệ thống
sông Hồng, sông Đáy.

Đặc điểm khí hậu: nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, bình quân mỗi năm
diễn ra từ 3-5 cơn bão thấp nhiệt đới gây mưa lũ lụt từ tháng 7 đến tháng 11
(lượng mưa bình quân mỗi năm 1920mm) độ ẩm 85% đồng thời cũng có nắng
nóng kèm theo gió lào nên gây ra hạn hán cục bộ từ tháng 4 đến tháng 7 chịu
ảnh hưởng của thiên nhiên rét đậm và rét hại từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau.
Tài nguyên đất : đất sản xuất nông nghiệp có 259,64ha, đất lâm nghiệp
247,38ha, đất nuôi trồng thủy hải sản 12,26ha.

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ YÊN HƯNG:

1.Chức năng của UBND xã Yên Hưng:
-UBND xã Yên Hưng do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND
cùng cấp và cơ quan nha nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND xã Yên Hưng thực hiện chức năng quản lý nha nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Yên Hưng:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê duyệt, tổ
chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện;Quyết toán
ngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp – tiểu thủ công
nghiệp, du lịch và thương mại, các ngành nghề, làng nghề tại địa phương trình
cấp trên phê duyệt.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định của cấp trên. Tổ chức xây
dựng các công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản lý
nguồn tài nguyên môi trường.
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông và các công trình
xây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương, huy động sự đóng góp tự nguyện của
nhân dân để xây dựng đường giao thông trong xã.
-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, tổ chức
các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn minh
tại các cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội.

-Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình dân số
KHHGĐ, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý và tu
bổ nghĩa trang liệt sĩ.
- Thực hiện tốt công tác an ninh quốc phòng như huấn luyện quân sự phổ
thông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân
tự vệ tại địa phương.
- Quản lý hộ khẩu đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với cơ quan chức năng
xử lý các vi phạm pháp luật ở địa phương, giải quyết các tranh chấp, hoàgiải các vụ
việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết hôn.
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Hưng:
(Xem phụ lục I ).
Căn cứ tình hình và đặc điểm cuả địa phương và tổ chức của cấp trên,
HĐND – UBND xã Yên Hưng có cơ cấu tổ chức như sau :
-Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của nhà nước ở địa phương, đại
diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân bầu ra
theo nhiệ kỳ 5 năm, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan cấp
trên.
Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để
phát huy tiề năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế
- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với
cả nước.
- Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
*Ủy ban nhân dân xã Yên Hưng có cơ cấu tổ chức bao gồm:
+ Chủ tịch UBND xã: là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp
trên và HĐND cùng cấp.
+ Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thực
hiện những công việc cụ thể. Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề được
phân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao.Trong
quá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyền
hạn chủ tịch.Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ trách quản
lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định.Lĩnh vực quan trọng thì trực
tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh
vực đó.Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực
được phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm
về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu quan.
* Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã:
UBND cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có các công

chức giữ chức danh chuyên môn như:
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Trưởng Công an
+ Chỉ huy trưởng quân sự
+ Địa chính - Xây dựng
+ Tài chính - Kế toán
+ Tư pháp - Hộ tịch
+ Văn phòng – Thống kê
+ Văn hoá - Xã hội
+ Lao động Thương binh xã hội.
Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ được
giao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạo
UBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành
mình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc, từ
đó đề xuất những kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải quyết.
III.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ YÊN HƯNG :

*Khái niệm và một số vấn đề cơ bản về công tác Văn Phòng:
Văn Phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác

lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Chức năng của Văn Phòng được thể hiện ở hai mặt :
- Tham mưu tổng hợp.
-Đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật cho hoạt động của cơ quan.
Nội dung công tác Văn Phòng:
- Hoạt động hành chính văn phòng.
- Hoạt đông Văn thư.
- Hoạt động Lưu trữ.
1. Chức năng của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :
Văn Phòng HĐND và UBND xã là cơ quan tham mưu, giúp việc cho lãnh
đạo HĐND và UBND xã Yên Hưng :

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác, tham mưu về mặt điều hành hoạt động và tổ
chức công việc cho lãnh đạo.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các ban của HĐND, các đại
biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao.
-Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; giúp Chủ
tịch UBND xã tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn cùng cấp; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật,Văn phòng thực
hiện công tác mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tòan bộ tài sản, kinh phí, trang
thiết bị kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND xã; tham mưu giúp

UBND xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc, tôn giáo;
2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Yên Hưng :
Tham mưu, giúp HĐND và UBND :
- Công tác Văn Phòng :
+ Trình HĐND và UBND xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND và UBND xã.
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND, và Chủ tịch UBND xã Theo đúng quy định của pháp
luật.
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND xã; Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã.
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, thường trực
HĐND, Chủ tịch UBND xã, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu
trữ hóa hành chính nhà nước của HĐND, UBND xã.
+ Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc, và các hoạt động cuả HĐND và
UBND, tổ chức tiếp dân; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ của Văn Phòng HĐND và UBND xã.
+ Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công dân
gửi về cơ quan. Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu nại, tố
cáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Văn
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có chức năng giải
quyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục giải quyết.

- Về công tác dân tộc, tôn giáo :
+ Thực hiện các văn bản do cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn
về công tác dân tộc tôn giáo trên địa bàn và tổ chức thực hiện các văn bản đó.
+ Xây dựng các công tác dài hạn và hàng năm về công tác dân tộc tôn
giáo; tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, tôn giáo, các dự án, chương trình
kế hoạch.
- Về công tác thi đua khen thưởng :
+ Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn
phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen
thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương;
+ Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban
khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng
những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
- Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả giải
quyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính hiện
nay.
- Văn phòng giúp thủ trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợp
với bộ phận Tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháp
theo nhu cầu của công dân.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch xã giao.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Hưng.
* Cơ cấu tổ chức Văn Phòng UBND xã Yên Hưng
( Phụ lục II)
- Lãnh đạo Văn phòng là Chủ tịch UBND :Chủ tịch UBND là người đứng
đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn Phòng nên cơ cấu tổ chức của
Văn Phòng UBND xã Yên Hưng có 02 người :
+ 01 người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc đó;
Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND
trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền;
làm báo cáo gửi cấp trên; Quản lý công văn, sổ sách, quản lý việc lập hồ sơ lưu
trữ, biểu báo thống kê; theo dõi biến đọng số lượng, chất lượng cán bộ, công
chức cấp xã.
+ Một người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ
chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HDND
hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết; Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các
kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; Giúp HĐND và UBND thực hiện
công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công
tác được giao; Công tác thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả giao dịch công
việc giữa UBND các cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “ một cửa”
4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng.
( phụ lục III).
*Lề lối làm việc của Văn Phòng :
Trong quá trình làm việc tại UBND xã Yên Hưng, em nhận thấy các cán
bộ trong Văn Phòng làm việc rất chuyên môn, bài bản. Công việc thực hiện một
cách khoa học nhanh chóng, chặt chẽ và nghiêm túc. Các văn bản được lưu giữ
một cách cẩn thận, những người cán bộ trong văn phòng làm việc rất đúng theo
chuyên môn trong quá trình soạn thảo văn bản, thu thập các thông tin và cung
cấp xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng, đáp ứng cho đầy đử yêu cầu cho lãnh
đạo thuận tiện cho quá trình làm việc, quản lý của cơ quan.

- Giúp cho UBND xã thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và
tham gia soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công của lãnh đạo.

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị
khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, Đại hội của cơ quan, tổ chức, ghi biên bản
các cuộc họp đó, đồng thời là bộ phận thực hiện sự vụ hàng ngày của Uỷ ban.
- Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ, hành chính của cơ quan.
- Nghiên cứu phân loại kiểm tra đề xuất giúp giải quyết các công việc
hàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản.
- Các cán bộ Văn phòng luôn phối hợp chặt chẽ với nhau trong xây dựng
các chương trình làm việc tại cơ quan trong từng thời gian. Nắm bắt rõ các công
việc và tình hình diễn biến đã được giao để giải quyết đúng với trách nhiệm và
thẩm quyền của mỗi người. Khắc phục sự chồng chéo về tổ chức và công tác
giữa UBND và các cấp ủy Đảng HĐND.
- Văn Phòng UBND có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan
chuyên môn để nắm bắt mọi hoạt động của cơ quan. Đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thực hiện đúng các Quyết định của UBND và thực hiện chế độ báo
cáo theo quy định. Phối hợp làm việc với các cơ quan chuyên môn để đảm bảo
công việc kịp thời, nhạy bén, thông suốt.
Từ những tác phong làm việc, các chức năng nhiệm vụ của Văn Phòng,
chúng ta có thể khẳng định rằng văn Phòng la bộ phận rất quan trọng, là một mắt

xích trung gian cho hoạt động làm việc của cơ quan.
IV Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng của UBND xã Yên Hưng.
1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng
1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng là bộ phận then chốt, là mắt xích quan trọng của UBND xã
Yên Hưng. Chính vì vậy Văn phòng luôn thực hiện song song chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, xác định được nhiệm
vụ trọng tâm. Cán bộ Văn phòng trong cơ quan luôn cố gắng thực hiện công
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc của mình để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ đã được giao.
1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp
- Đây là chức năng quan trọng của Văn Phòng UBND xã, Là nơi xử lý
thông tin và tổng hợp lại các thông tin đầy đủ chính xác để cung cấp cho lãnh
đạo cơ quan trong công tác quản lý điều hành, chính vì thế Văn phòng được coi
là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan.
- Không chỉ cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng còn thực
hiện chức năng tham mưu đề xuất những ý kiến giải pháp giúp lãnh đạo cơ quan
thực hiện công việc điều hành một cách tốt nhất.
- Trong quá trình hoạt động, Văn phòng HĐND - UBND xã là cầu nối
giữa nhân dân với lãnh đạo cơ quan, là bộ máy giúp việc cho cơ quan.Giúp lãnh
đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục

hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính hiện nay. Công tác tiếp
dân, xử lý và giải quyết các đơn thư khiếu nại,tố cáo được thực hiện chu đáo cẩn
thận.
- Công tác tổng hợp và ban hành văn bản trong năm luôn được Văn
phòngUBND xã đặc biệt chú trọng, chất lượng văn bản ngày càng chuyển biến
tích cực, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ít sai sót về nội dung và thể
thức văn bản, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản luôn đảm bảođúng nguyên
tắc, tuân thủđúng Quy chế làm việc của UBND xã và Văn phòng UBND .
- Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ra các quyết định quản lý
để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
- Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng
những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực
hiện chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thức cuả văn bản của cơ quan.
- Quản lý toàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, UBND xã và của
Văn phòng HĐND và UBND xã. Quản lý việc cấp giấy giới thiệu, giấy công tác,
giấy đi đường đảm bảo đúng quy định.
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2. Chức năng Hậu cần
- Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng nói chung và
Văn phòng UBND xã Yên Hưng nói riêng, đây là chức năng không thể thiếu được
trong hoạt động văn phòng làm tốt công tác hậu cần thì sẽ góp phần quan trọng
trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của UBND xã.Thực hiện chức năng hậu

cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, trang
thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan tâm đến
đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan.
- Cán bộ Văn phòng UBND xã còn thực hiện các hoạt động tiếp khách,
chuẩn bị quà, đặt tiệc, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo; liên hệ
trước nơi công tác khi lãnh đạo đi công tác; phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp,
cung cấp các trang thiết bị văn phòng cho toàn cơ quan.Tóm lại, công tác hậu
cần trong cơ quan cũng rất được chú trọng và thực hiện rất hiệu quả và khoa
học.
- Một trong những tình huống em đã được gặp trong quá trình thực tập tại
Văn phòng HĐND – UBND xã Yên Hưng mà thông qua đó em có thể thấy rõ
được chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan của Văn
phòng luôn gắn bó mật thiết và song song với nhau đó là: HĐND – UBND xã
Yên Hưng tổ chức cuộc họp: Hội nghị Điển hình tiên tiến năm 2015 giữa Đảng
ủy- HĐND –UBND và các ban ngành đoàn thể thì việc chuẩn bị các cơ sở vật
chất, các trang thiết bị, chuân bị giấy mời, bản dự trù kinh phí là thuộc chức
năng và trách nhiệm của cán bộ Văn phòng thực hiện.
Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được chức năng cơ bản
đã đề cập ở trên, hoạt động của Văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quan
trọng trong quá trình hoạt động của UBND xã.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND xã Yên Hưng
( Phụ lục IV )

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan mà Văn phòng phải xây dựng. Chương trình công tác thường kỳ là những
nhiệm vụ của một cơ quan, một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời
gian nhất định.
Xây dựng Chương trình công tác thường kỳ của cơ quannhằm mục đích
quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá kết
quả thực hiện chương trình công tác của Văn phòng UBND xã nhằm đảm bảo
phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Văn phòng; công tác triển
khai thực hiện theo chương trình, kế hoạch đúng tiến độ; tham mưu, đôn đốc kịp
thời công tác lãnh chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng; góp phần thực hiện cải cách
hành chính.
- Xây dựng chương trình công tác tuần: Gồm các công việc mà Chủ tịch
và Phó Chủ tịch giải quyết hàng ngày trong tuần. Căn cứ vào chương trình công
tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã trong việc xây dựng
Chương trình công tác tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã; Trình Chủ
tịch quyết định chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo các tổ
chức, cá nhân liên quan biết thực hiện.
- Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa các chương trình
công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công
việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng. Chậm nhất là vào ngày 25 hàng tháng,
Văn phòng HĐND và UBND xã trình Chủ tịch UBND xã duyệt Chương trình
công tác tháng sau của UBND xã, gửi các cơ quan ban, ngành, đoàn thể, thuộc
UBND xã biết để thực hiện.
- Xây dựng chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công
tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ xung,
điều chỉnh cần giải quyết trong quý. Văn phòng HĐND và UBND xã, trình Chủ
tịch UBND quyết định. Chậm nhất vào ngày 20 của tháng của quý, Văn phòng
HĐND và UBND xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt Chương

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình công tác sau của UBND xã, gửi các cơ quan chuyên môn, ban, ngành, đoàn
thể thuộc UBND xã biết để thực hiện .
- Xây dựng chương trình công tác năm của UBND xã: Nhằm thống kê
giải quyết công việc trong một năm, Văn phòng HĐND – UBND xã tổng hợp
dự kiến kế hoạch công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến. Sau 7 ngày
làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được UBND xã thông qua, Văn
phòng HĐND và UBND xã trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên UBND, cơ
quan chuyên môn,ban, ngành, đoàn thể thuộc UBND xã biết để thực hiện.
* Đánh giá ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm:
+ Chương trình công tác thường kỳ giúp cho lãnh đạo UBND xã và các cán
bộ nhân viên nắm rõ được thời gian, nội dung công việc phải làm trong thời gian
săp tới.
+ Triển khai các công việc theo đúng với tiến độ chương trình, kế hoạch
hơn.
+ Thực hiện được cải cách hành chính.
+Theo dõi được những hoạt động của cơ quan,tổ chức thuận tiện hơn.
+Lịch công tác phân công nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi cá nhân trong từng bộ
phận, tránh trường hợp đùn đẩy công việc.
Nhược điểm:
+ Một số công việc chưa làm xong của tuần trước, chưa được sắp xếp vào

lịch sẽ dẫn đến việc bị tồn đọng lung túng trong việc giải quyết công việc.
+ Việc đôn đốc các phòng, ban đăng ký nội dung công việc còn chậm trễ
nên ảnh hưởng đến việc xây dựng công tác tuần.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị.
( Phụ lục V)
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác
của cơ quan, là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo
khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban...được nhà quản lý sử dụng là
công cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến
khích tính chủ động, sáng tạo trong công việc. Đồng thời phát huy nền dân chủ Xã
hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả trong công việc.
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Hưng em thấy loại hình hội họp
được sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân em cũng
được tham gia phục vụ, chuẩn bị ở một số hội nghị của Ủy ban.
Theo tìm hiểu của bản thân em để tổ chức một hội nghị thành công cần phải
chuẩn bị rất nhiều công việc . Em xin khái quát một số công việc cơ bản sau:
- Giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị: Văn phòng
phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị, gửi; Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách
nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt công
việc được phân công, đúng tiến độ, thời gian, phân công rõ ràng công việc cho
từng người phụ trách, chuẩn bị các tài liệu cần thiết có liên quan tới hội nghị.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian, địa điểm, kinh phí, phương tiện đi lại để đảm

bảo cho hội nghị thành công.
- Khi hội nghị bắt đầu, cán bộ Văn phòng cần thực hiện một số công việc
như sau: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu; Cán bộ văn phòng có
thể dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổ chức, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu,
nêu mục đích, lý do, thông báo về nội dung, chương trình hội nghị, chủ trì cuộc
thảo luận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai, ghi
biên bản
-Cuối cùng là cảm ơn đại biểu đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc
hội nghị.
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
( Phụ lục VI)
Chuyến đi công tác là một trong những biện pháp quan trọng để triển khai
công việc của cơ quan. Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên,
cần thiết không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng nhiệm
vụ của cơ quan.Đó có thể là đự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở,
đi thăm quan học tập kinh nghiệm quản lý, hoặc đi nước ngoài... Chuyến đi công
tác có thể dài ngày, ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể.
Để chủ động cho các chuyến đi công tác thì cán bộ Văn phòng phải chuẩn
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bị chu đáo như:
- Trước khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải xác định mục đích, nội
dung, yêu cầu của chuyến đi công tác, xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công
tác, thành lập đoàn đi công tác, thông báo cho các đơn vị về thời gian lãnh đạo

đicông tác và hoàn tất các văn bản giấy tờ trình lãnh đạo ký, hoàn tất các văn
bản ủy quyền, thu thập tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, chuẩn bị kinh
phí, giấy đề nghị tạm ứng, chỗ ăn, chỗ ở, phương tiện đi lại...vv.
-Trong khi lãnh đạo đi công tác: Văn phòng phải giữ chế độ liên lạc với
lãnh đạo, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan cho lãnh đạo, và giải quyết
các vấn đề phát sinh.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác: Báo cáo kết quả chuyến đi công tác, thu
thập thông tin, quyết toán kinh phí, hoàn tất các văn bản giấy tờ.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về Văn hóa công sở tại UBND xã Yên Hưng
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình.
Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
nguyên tắc chung.
Qua quá trình thực tập tại UBND xã Yên Hưng, khái quát một cách tổng
thể thì việc triển khai thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở
củaUBND xãtương đối tốt.Văn hoá công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm
chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan nhà nước mà còn thể hiện trình độ văn hoá
của mỗi người. Việc thực hiện đúng trang phục không chỉ đảm bảo tính trang
nghiêm, mà còn thể hiện được phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợp với nét
đẹp văn hóa truyền thống của con người Việt Nam.

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ, UBND xã Yên Hưng đã yêu cầu tất cả cán bộ, công
chức, viên chức, quán triệt học tập và thực hiện nghiêm chỉnh theo quy chế đề ra.
* Ưu điểm:
1.5.1. Trang phục, giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức
a. Trang phục
- Nhìn chung các cán bộ công chức, viên chức đều ăn mặc lịch sự, gọn
gàng, lịch sự, không đi dép lê, giày thể thao.
- Nữ không mặc quần ngố, áo không có tay; nam không bỏ áo sơ mi ngoài
quần
b. Giao tiếp:
- Trong cơ quan cán bộ công chức, viên chức đều có thái độ lịch sự , ngôn
ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, không nói tiếng lóng, tiếng địa
phương.
- Đối với các cán bộ công chức, viên chức nhất là những bộ phận “Một
cửa” có quan hệ làm việc thưòng xuyên tiếp xúc với ngưòi dân , bộ phận một cửa
thì luôncó thái độ nhã nhặn điềm đạn không có những lời khiếm nhã , giải thích và
hưóng dẫn rõ ràng những công việc, cụ thể luôn luôn tôn trọng và nhiệt tình trứơc
người dân .
- Trong khi giao tiếp với đồng nghiệp thì cởi mở, hợp tác; khi giao tiếp
với cấp trên thì tôn trọng, trung thực; khi giao tiếp với cấp duới thì thân thiện.
1.5.2. Bài trí công sở
-Việc treo quốc kỳ được thực hiện tương đối tốt và theo đúng quy
định.Quốc huy được treo tại vị trí trang trọng trước UBND xã.
- Biển tên cơ quan được đặt tại cổng chính của UBND xã Yên Hưng và đựơc
ghi đúng quy định; biển tên các phòng, đơn vị được đặt tại trước cửa.phòng làm
việc được bài trí đảm bảo tính trang nghiêm, hợp lý đồng thời cũng thuận tiện

cho việc tìm phòng của các lãnh đạo.

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bên trong phòng làm việc: trên bàn có biển ghi tên chức vụ; trang thiết
bị làm việc và tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ
1.5.3.Thời gian làm việc
Các cán bộ, công chức viên chức trong cơ quan đều thực hiện nghiêm túc
theo quy chế quy định giờ làm việc của cơ quan,đúng với giờ hành chính.
+ Thời gian làm việc buổi sáng: 7h30-11h
+ Thời gian làm việc buổi chiều: 1h30-5h
Tuy nhiên, tại một số bộ phận của cơ quan vẫn còn tình trạng thực hiện
quy chế văn hóa công sở khá qua loa, chiếu lệ, mang tính hình thức; Cùng với
đó, việc thực hiện các quy định trong Quy chế văn hoá công sở trên địa bàn xã
có mặt còn hạn chế và chưa có sự đồng đều giữa các các Ban, ngành, đoàn thể.
Văn hoá giao tiếp, ứng xử trong thi hành công vụ chưa trở thành ý thức thường
trực của cán bộ, công chức, viên chức và chưa được người đứng đầu cơ quan
quan tâm đúng mức.Vẫn còn những mặt hạn chế trong việc áp dụng văn hóa
công sở tại UBND xã Yên Hưng đó là:
+ Còn một số cán bộ hút thuốc là trong giờ làm việc.
+ Trang phục của cán bộ khi đi làm vẫn không đồng nhất,( ví dụ như vẫn
có tình trạng đi dép lê tới cơ quan, quần áo thì mặc chưa đúng với một cán bộ...)
+Một số cán bộ trong cơ quan vẫn đi làm không đúng giờ quy định (đi
làm muộn hơn so với thời gian quy định).

+ Khi ra vào cơ quan không cần xuất trình giấy tờ, vần còn tình trạng đi
xe trong cơ quan.
+ Một số cán bộ sử dụng điện thoại vào việc riêng nhiều hơn việc công.
+ Vẫn còn tình trạng tụ tập nói chuyện, tán ngẫu trong giờ làm.
+ Tiếp dân chưa được nhiệt tình cho lắm.
* Biện pháp khắc phục:
Để khắc phục những tồn tại trên, trước hết cán bộ công chức, viên chức
phải nhận thức và hiểu được thế nào là “Văn hóa công sở”, cũng như mục đích
và nguyên tắc của việc thực hiện này. Việc thực hiện văn hóa công sở giúp xây
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ
công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức và hoàn thành tốt công việc. Để đạt
được điều đó thì sau đây là nhưng giải pháp không chỉ giúp phát huy những mặt
ưu điểm mà còn khắc phục những hạn chế:
- Phải có những quy định xử phạt rõ ràng khi có hành vi vi phạm quy chế
văn hóa công sở, phải đề cập rõ hình phạt, mức phạt khi các cán bộ vi phạm quy
chế đó.
- Luôn lắng nghe nhân dân trình bày ý kiến, nguyện vọng;
- Mỗi cán bộ công chức, viên chức phải luôn nhận thức được sự cần
thiếtvà quan trọng cho việc áp dụng quy chế văn hóa công sở vào trong cơ quan.
- Không được hút thuốc lá, uống rượu bia trong giờ làm việc.
- Mỗi công chức, viên chức phải biết giúp đỡ đồng ngiệp, sẵn sang tiếp
thu ý kiến đóng góp xây dựng của mọi nguời để hoàn thiện mình hơn

- Biết quý trọng thời gian, khi đang làm việc phải tập trung và chịu trách
nhiệm với việc mà mình được giao phó.
- Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức trong
hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có
phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà
nước, các đơn vị vũ trang nhân dân.
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:
thứ nhất: xây dựng và ban hành văn bản;
thứ hai: quản lý và giải quyết văn bản;
thứ ba: bảo quản và sử dụng con dấu
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động quản lý nói riêng.Trong văn phòng, công tác văn thư không thể
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của văn phòng.Công tác văn thư gắn liền hoạt động của cơ quan, được xem
như là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. , bộ phận trực tiếp quản lý và nắm bắt
thông tin đi và thông tin đến để trình cho người có thẩm quyền giải quyết.Văn
thư cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, kịp thời,

hiệu quả phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp trên.Vì vậy một cán bộ văn phòng
làm công tác văn thư đòi hỏi phải có nghiệp vụ và chuyên môn.
Tất cả các Văn bản đi đến đều phải qua văn thư để Văn thư vào sổ, đóng
dấu, ban hành. Tiếp nhận văn bản đến đăng ký vào sổ văn bản đến, với những văn
bản có nội dung gấp cần xử lý ngay thì chuyển trực tiếp cho lãnh đạo. Sau đó văn
thư nhân bản văn bản và chuyển đến cho nơi nhận.
Văn thư tại UBND xã Yên Hưng do cán bộ Văn phòng quản lý được tổ chức
theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương tiện phục
vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa
để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khác
phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc quản lý văn bản.Đảm bảo duy
trì hiêu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học.
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư của UBND xã Yên Hưng được tổ chức theo mô hình
tập trung chính vì thế ưu điểm đầu tiên phải nói đếnđó là sẽ giảm bớt được các
thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác. Việc tìm kiếm văn bản
giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian, đảm bảo
thông tin đạt hiệu quả cao.
- Có các trang thiết bị như là tủ đựng tài liệu, giá, kệ, bàn làm việc có
ngăn khóa nên thuân lợi cho Văn thư trong việc giữ tài liệu.
* Nhược điểm:
- Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư
của UBND xã Yên Hưng do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn
Sinh viên: Đàm Thị Huyền

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến
tình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòng
kiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng,
làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công
việc .
- Cơ quan không có kho lưu trữ vì vậy công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan không được quy định.
2.2. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
2.2.1.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư.
Công tác văn thư được xem là một bộ phận góp phần quan trọng vào hoạt
động chung của cơ quan. Là bộ phận đảm bảo năng suất chất lượng cho Văn
phòng. Hiện nay trong nền mở cửa cải cách hành chính Việt Nam, công tác văn
thư đang dần chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Chính vì vậy, lãnh đạo
UBND xã Yên Hưng và cán bộ văn phòng luôn luôn quan tâm và coi trọng công
tác hành chính nói chung và công tác văn thư nói riêng. Công tác văn thư giúp
cho hoạt động điều hành công việc thường xuyên của cơ quan diễn ra một cách
nhanh chóng, có hiệu quả. Văn phòng thường xuyên cập nhật và thực hiện theo
những văn bản của Nhà nước quy định về công tác này như: Thực hiện các quy
trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và
kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ; Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu
vào lưu trữ cơ quan. Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng
dẫn, tổ chức lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo
hướng dẫn tại Thông tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ;
Trách nhiệm của cán bộ văn phòng UBND xã Yên Hưng trong công
tác văn thư:
- Giúp chủ tịch trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn
bản đi, đến và quản lý sử dụng con dấu của cơ quan.

Sinh viên: Đàm Thị Huyền

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B