Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN HOÀI đức

Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Các từ viết tắt:.....................................................................................................3
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC.................................................................................4
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ
QUAN THỰC TẬP............................................................................................................5
1.CHỨC NĂNG..................................................................................................................5
2. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC..................................5
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC..............................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG
NỘI VỤ...............................................................................................................................7
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI
VỤ.......................................................................................................................................7
1.1 Chức năng.....................................................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn................................................................................................7
2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ.......................................................................................11
3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ............................................................................11
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TẠI CƠ QUAN.................................................................................................................12
1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan....................12
2. Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2.....................................................................15

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG..........................................20
1. QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN............20
1.2Tiếp khách....................................................................................................................20
1.3Đãi khách.....................................................................................................................21

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ
QUAN...............................................................................................................................22
2.1Chương trình công tác năm:.........................................................................................22
2.2 Chương trình công tác tháng :.....................................................................................22
3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN..................................................24
4. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG
TÁC CHO LÃNH ĐẠO...................................................................................................27
5. ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ
QUAN...............................................................................................................................31
5.1 Sơ đồ phòng làm việc của lãnh đạo............................................................................31
5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục..........................................................33
6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG.............................................................................................................................34

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................39
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP................................................39
II. Đề xuất , kiến nghị.......................................................................................................40

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................41

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng. Vì
vậy Thư ký văn phòng có một vị trí , ý nghĩa hết sức quan trọng trong lĩnh vực
thuộc Nghiệp vụ Văn phòng. Làm tốt công việc của người Thư ký sẽ góp phần
giải quyết công việc của mỗi cơ quan nói riêng và Nhà nước nói chung một cách
nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách nền hành chính
nước nhà.
Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên đáp ứng nhu cầu càng cao của
xã hội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có chủ trương: “gắn liền giữa lý thuyết
và thực hành” , “giữa lý luận và thực tiễn cụ thể”. Với phương châm đào tạo đó
Trường đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập trong đó có chuyên ngành
Thư ký văn phòng, từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015. Được sự nhất trí
của cơ quan tôi đã về thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hoài Đức , Thành phố
Hà Nội .
Với kiến thức cơ bản được tích lũy trong 3 năm học ngồi trên ghế nhà
trường cùng với giáo trình khảo sát, nghiên cứu, đi vào công việc thực tế ở cơ
quan đã giúp cho tôi nắm bắt rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của người Thư ký văn
phòng , nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cũng như phong cách
làm việc của một cán bộ Văn phòng trong tương lai. Và qua đó cho tôi hiểu
them ngoài những kiến thức cơ bản, một người Thư ký văn phòng cần phải có
tinh thần trách nhiệm cao, sự nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp.
Đáp ứng yêu cầu học tập cũng như nhìn lại những gì đã đạt được sau quá
trình thực tập, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân đặc biệt
là cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới , tôi đã tiến hành viết bài : “Báo cáo thực tập tốt
nghiệp” .

Đây là lần đầu tiên tôi tiếp xúc với công việc thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ ,
Vì vậy bản thu hoạch không tránh khỏi những thiếu sót cũng như chưa phản ánh
hết những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra. Vậy kính mong quý thầy
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

1


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cô đánh giá, góp ý kiến để bản báo cáo hoàn thành được tốt hơn. Để hoàn
thành tốt đợt thực tập cũng như viết được bản báo cáo này , bên cạnh những nỗ
lực của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị
trong cơ quan đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn thực tập.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự chiếu cố giúp đỡ của các cô chú , anh chị
và thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã giúp tôi hoàn thành bài báo cáo
một cách tốt nhất .
Hoài Đức, ngày tháng

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

2

năm 2015


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các từ viết tắt:
UBND: Ủy ban nhân dân
TKVP:

Thư ký văn phòng

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

3


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC

Hoài Đức là một huyện trù phú của Thành phố Hà Nội với diện tích tự nhiên
là 9423,5 ha. Huyện nằm ở phía Tây thủ đô Hà Nội cách trung tâm Hà Nội
16km. Phía Đông giáp huyện Đan Phượng, phía Nam giáp các huyện Chương
Mỹ , Thanh Oai và Quận Hà Đông.
Huyện có hệ thống giao thong với quốc lộ 32, quốc lộ 6, tỉnh lộ 72, 70 và
8km đường sắt chạy qua cao tốc Láng – Hòa Lạc
Địa danh Hoài Đức đã xuất hiện từ lâu. Theo sách “ Việt sử thông giám
cương mục” thì từ năm 662 trụ sở huyện Hoài Đức được rời về đất Tống Bình
( tức Hà Nội). Trải qua các thời kỳ lịch sử tên gọi và địa giới Hoài Đức được
biến đổi nhiều lần nhưng sau cùng cái tên Hoài Đức vẫn được giữ nguyên tên

gọi và địa giới hành chính cho đến bây giờ.
Là một vùng đất có vị trí địa lý – chiến lược quan trọng. Hoài Đức là một
vành đai bao quanh phía Tây và phía Nam Hà Nội. Với vị trí trọng yếu đó Hoài
Đức trở thành một cửa ngõ quan trọng vào thủ đô Hà Nội, một trung tâm chính
trị, quân sự, kinh tế , văn hóa – xã hội của cả nước; là cầu nối thủ đô Hà Nội với
nhiều địa phương khác.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

4


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
1. CHỨC NĂNG
▪ UBND huyện Hoài Đức do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành
của HĐND, cơ quan hành chính nhà nướcởđịa phương chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
▪ UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực
hiện chủ chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
▪ UBND huyện Hoài Đức thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
2. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC

▪ UBND huyện Hoài Đức làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND huyên Hoài Đức có nhiệm vụ chỉ
đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhà
nước.
▪ Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cá nhân ở
trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền nhiệm vụ được giao.
▪ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND, tổ
chức và thực hiện kế hoạch.
▪ Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn Huyện, dự toán
thu chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn về
ngân sách của địa phương theo pháp luật.
▪ Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn
nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND huyện.
Phê chuẩn các kế hoạch kinh tế – xã hội của các xã, thị trấn trong huyện.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

5


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

▪ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ - tiểu thủ công
nghiệp, du lịch và dịch vụ thương mại, các ngành làng nghề tại địa phương trình
cấp trên phê duyệt.
▪ Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thể thao, y tế, khoa học công nghệ,
giao thông vận tải thuộc sự quản lý của huyện.

3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC
•

Ban chủ tịch:
Chủ Tịch

Ông Nguyễn Quang Đức

Phó chủ tịch Ông Nguyễn Văn Nuôi
Phó chủ tịch Ông Đỗ Đức Trung
Phó chủ tịch Ông Nguyễn Trung Thuận
Ủy viên
Ủy viên
Ủy viên

•

Ông Nguyễn Đăng Sơn - Chánh Văn
phòng HĐND & UBND huyện
Ông Lương Ngọc Toàn - Chánh Thanh tra
huyện
Ông Phùng Bá Tân - Chỉ huy trưởng BCH
Quân sự huyện

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

1. Văn phòng HĐND&UBND huyện
2. Phòng Tài nguyên và Môi trường
3. Phòng Tư pháp
4. Phòng Nội vụ

5. Phòng Thanh tra và xây dựng
6. Phòng Văn hóa-Thông tin
7. Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
8. Phòng Giáo dục và Đào tạo
9. Phòng Kinh tế
10. Phòng Tài chính- Kế hoạch
11. Phòng Y tế
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

6


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

12.Phòng Quản lý đô thị
13.Phòng Dân tộc
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hoài Đức xem phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
PHÒNG NỘI VỤ
1.1 Chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quan tham
mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực:
tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức xã , thị
trấn, tổ chức phi chính phủ; văn thư , lưu trữ Nhà nước, tôn giáo và thi đua khen
thưởng.

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo quản lý và tổ chức, biên chế và công tác của UBND Huyện đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ
1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
4. Về tổ chức, bộ máy:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp thành phố;
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

7


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện
trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
c) Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của
pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp.
c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức
sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công
của Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố;
b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dân
huyện trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo
quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện;

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

8

Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố (thôn, xóm),
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ
dân phố, (Trưởng, Phó thôn, xóm). Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc
hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở
đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn
huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
b) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp
9. Về cải cách hành chính:
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cải
cách hành chính ở địa phương;
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban
nhân dân huyện và thành phố.
10. Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

9


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
huyện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.

14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội
vụ trên địa bàn.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

10


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
19. Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực
công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn
của Sở Nội vụ.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân
huyện.
2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ

- 01 Trưởng phòng
- 02 Phó trưởng phòng
-03 Chuyên viên
3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ
- Phòng Nội vụ có 01 trưởng phòng, không quá 03 phó phòng và công chức
chuyên môn
2.1 Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND , chủ tịch UBND
Huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ hoạt động của phòng. Phê duyệt , giao phó cho các chuyên
viên trong phòng giải quyết những lĩnh vực chuyên môn.
2.2 Phó trưởng phòng Nội vụ tham mưu giúp trưởng phòng phụ trách và
theo dõi giám sát thực hiện một số mặt công tác , chịu trách nhiệm trước trưởng
phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng vắng
mặt một phó trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động trong phòng .
2.3 Chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo thực hiện các công việc được giao.
Tùy thuộc vào chuyên môn mỗi cá nhân để đảm nhiệm công việc sao cho hợp lý
+ Chuyên viên về viên chức khối giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở
+ Chuyên viên về quản lý hồ sơ cán bộ viên chức hành chính cơ quan
+ Chuyên viên chịu trách nhiệm về lĩnh vực tôn giáo
+ Chuyên viên về công tác thi đua khen thưởng
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức xem phần phụ lục 2 )
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

11


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN
1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ
quan
Vai trò của người TKVP rất quan trọng đối với công tác hoạt động điều hành
ở cơ quan. Không những vậy người TKVP cần phải có kỹ năng , nghiệp vụ tốt
để trợ giúp lãnh đạo trong việc cung cấp xử lý thông tin, tổ chức hội nghị cũng
như việc ngoại giao . Vì đó là bộ mặt của cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến sự
phát triển của cơ quan trong tương lai. Tại phòng Nội vụ thuộc UBND huyện
Hoài Đức công tác TKVP có những vị trí nhất định và được khẳng định trên cơ
sở nhiệm vụ quyền hạn trong hoạt động của cơ quan. Đòi hỏi người TKVP có
nghiệp vụ văn phòng vững chắc :

- Thu thập xử lý thông tin cho lãnh đạo
- Tổ chức tiếp đãi khách
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Tổ chức phòng làm việc khoa học văn minh
- Tổ chức hội họp
 Người TKVP phải trực tiếp xử lý thông tin để cung cấp cho cơ quan,
lãnh đạo. Nghiệp vụ này cần cho tất cả mọi người trong công việc và cuộc sống.
Nó mang lại lợi ích là có được những thông tin có chất lượng và đáng tin cậy, do
đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin tốt, có chất lượng, giúp cách tư duy,
cách suy nghĩ, phân tích tình hình khoa học, từ đó có những hành động và quyết
định đúng. Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, cho nên có thêm những thông tin
mới, làm giàu có thêm về thông tin giúp lãnh đạo xử lý công việc một cách
khách quan và thuận lợi nhất.
Để xử lý thông tin người TKVP cần phải :
– Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng của
người dùng tin:

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

12


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí ở
các góc độ phù hợp. Sau đó đưa các thông tin cùng tiêu chí vào cùng nhóm.
+ Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin (VD tất cả các NĐ, BC,
QĐ… cho vào một chỗ). Việc tập hợp này thường theo những đặc trưng, việc
tập hợp phải có trật tự
+ Hệ thống hóa: Sau khi tập hợp thông tin, sẽ phải tiến hành bước hệ thống
hóa thông tin để khái quát hóa thành những thông tin chung, phát hiện những
thông tin trùng lặp và những thông tin khác biệt trong các thông tin đó
–

Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ bản việc tổng hợp gần giống như hệ

thống hóa (hệ thống hóa là cả quá trình), tổng hợp trên cơ sở đã hệ thống hóa.
Còn tóm tắt là sơ lược những vấn đề cốt yếu của thông tin tránh dài dòng lạc đề ,
– Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có là một vấn đề lớn thì nhiệm vụ
người phân tích phải tách vấn đề đó ra thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơn
hoặc ngược lại từ những thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung. Sau khi tách,
hợp, phải có nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi đã tách, hợp các thông
tin. Khi lý giải và nhận xét phải chú ý nguyên tắc là nhìn nhận, đánh giá thông
tin từ nhiều chiều và nhiều góc độ khác nhau.
– Kiểm tra độ tin cậy: Dựa vào kênh truyền tin (các kênh độ tin cậy cao thấp

khác nhau), đồng thời cũng căn cứ vào tính lôgích (hợp lý) của thông tin.
– Lựa chọn thông tin: Chỉ diễn ra khi có nhiều thông tin có các tiêu chuẩn
sau:
+ Chon thông tin có tính bao quát hơn (bao hàm)
+ Thông tin có tính tiêu biểu
+ Thông tin mới
+ Thông tin có độ tin cậy cao
Ví dụ : Khi phòng Nội vụ nhận được đơn thư của người dân thôn Đại Tự xã Kim Chung về việc xét đề nghị trao tặng danh hiệu “Làng văn hóa” , vì vậy
nhiệm vụ của người Thư ký là thu thập thông tin một cách xác thực, đính chính
thông tin của người dân, từ đó tổng hợp thông tin và trình bày cho lãnh đạo xem
xét giải quyết vấn đề thỏa đáng
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

13


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tổ chức tiếp đãi khách : Thư ký được cho là bộ mặt của cơ quan tổ chức
với nhiệm vụ tiếp khách đến liên hệ công tác với cơ quan tổ chức. Việc tiếp
khách của thư ký sẽ góp phần thu thập, cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gian
lao động sáng tạo cho Lãnh đạo.
Ví dụ : Khách đến liên hệ công tác và xin làm hợp đồng tại cơ quan mình thì
người thư ký phải trực tiếp xem xét đề nghị, yêu cầu của khách có phù hợp với
công việc tại cơ quan hay không ? Chỉ tiêu hợp đồng , biên chế của cơ quan…
ngoài ra nếu lãnh đạo đi vắng thì người Thư ký phải giải đáp mọi thắc mắc của
khách đối với hoạt động cơ quan. Còn nếu Khách có nguyện vọng gặp lãnh đạo
thì phải sắp xếp thời gian cuộc hẹn phù hợp với lịch làm việc công tác của lãnh

đạo.
 Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo bao gồm: Lập kế hoạch chuyến đi công tác (mục đích của chuyến đi
công tác, nội dung, thành phần đi công tác , địa điểm, thời gian, tài liệu, hợp
đồng , phương tiện đi lại , kinh phí , các loại giấy tờ tùy thân cần thiết và các
loại giấy tờ văn bản như : giấy đi đường, giấy liên hệ công tác …) chuẩn bị tổ
chức chuyến đi công tác ( liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác, chuẩn bị về
nội dung, tư liệu, tài liệu, sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại thuận tiện
cho lãnh đạo…)
Ví dụ : Sắp tới lãnh đạo phải đi thanh tra công tác cải cách hành chính ở địa
phương xã thị trấn. Thì người Thư ký phải có nhiệm vụ sắp xếp lịch công tác
tránh bị trùng lặp với các nội dung khác tại cơ quan, ngoài ra phải chuẩn bị tài
liệu liên quan đến cải cách hành chính nhà nước tại địa phương, các văn bản
hướng dẫn của Sở Nội Vụ. Ngoài ra cần phải chuẩn bị phương tiện đi lại từ cơ
quan đến từng cơ sở cũng như công tác hậu cần tại địa phương. Nhằm tạo điều
kiện thuận lợi cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách chu đáo và đạt kết
quả tốt nhất,
 Trong việc tổ chức phòng làm việc khoa học văn minh thì phòng của lãnh
đạo cũng như nhân viên trong cơ quan càng được phải coi trọng . Vì nó thể hiện
bộ mặt của cơ quan. Từ đó tạo môi trường làm việc thích hợp cho thủ trưởng và
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

14


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư ký; tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách có hiệu quả, gây dựng thiện cảm

của khách đối với cơ quan; nâng cao năng suất, chất lượng của công việc khi
môi trường hành chính cơ quan được quan tâm và cải thiện .
Ví dụ :
- Bàn làm việc và bàn tiếp khách cần bố trí cách xa nhau.
- Bàn làm việc bố trí phía trong cách xa cửa ra vào.
- Bàn tiếp khách đặt gần cửa ra vào và chính giữa phòng làm việc
- Tủ đựng tài liệu phía sau hoặc hai bên làm việc.
- Phòng làm việc bố trí hoa tươi hoặc chậu cảnh.
 Tổ chức hội họp : Nhiệm vụ của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hội
họp là : lập kế hoạch cuộc họp, xây dựng chương trình nghị sự , chuẩn bị tài liệu
liên quan đến cuộc họp, lên danh sách đại biểu khách mời , soạn thảo giấy mời ,
thư mời … chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội họp , ghi biên bản và cuối
cùng là soạn thảo diễn văn khai mạc, bản tham luận , báo cáo , thư cảm ơn.
Ví dụ : Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức tổ chức trao huân chương “ Bà mẹ
Việt Nam anh hùng” vì vậy người thư ký cần lập kế hoạch tổ chức , chuẩn bị
công tác hậu cần, thời gian, địa điểm , soạn thảo giấy mời , liên lạc với các đơn
vị có liên quan để phối hợp thực hiện. Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo, đại
diện khách lên phát biểu ý kiến , công tác tiếp đón khách chu đáo.
2. Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2
2.1 Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL
đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan . Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng
đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Được sự quan tâm của UBND Huyện cán bộ văn thư trong cơ quan được
tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ do cơ quan Trung ương tổ
chức. Nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận gắn liền với thực tiễn dựa
trên tinh thần trách nhiệm của người cán bộ quản lý hồ sơ sổ sách cơ quan . Do
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

15


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vậy nên công tác văn thư ở phòng ban cơ quan được thực hiện một cách nghiêm
ngặt , chặt chẽ . Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ
lãnh đạo trong hoạt động quản lý .
2.2Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Tổng số văn bản đi và đến trong một năm của phòng Nội vụ huyện Hoài
Đức cụ thể như sau:
TT

Tên loại VB

Số lượng
Quý I năm 2015

2014

1

ban hành
Quyết định

1063

345

2

Kế hoạch

154

39

3

Thông báo

47

12

4

Báo cáo

102

51

5

Tờ trình

215

79

6

Công văn

1024

410

7

Biên bản

12

03

2617

939

Tổng cộng

2.3 Quản lý văn bản đi và đến :
Trong hoạt động hằng năm của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức công tác
quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng theo quy định của Nhà nước.
Công tác quản lý văn bản đi được tổ chức ở tất cả các bước :

•

Soạn thảo , in văn bản:

Để trang bị cho việc soạn thảo, in văn bản phòng Nội vụ huyện Hoài Đức đã
trang bị 04 máy tính và 02 máy in. Chuyên viên trong cơ quan đều thực hiện
soạn thảo văn bản theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV về việc Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Ngoài ra còn có 1 cán bộ chuyên
trách để soạn thảo văn bản phục vụ cho phòng ban và lãnh đạo khi cần thiết.
Cán bộ đánh máy sẽ tiếp nhận văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày và ghi số, ngày tháng năm văn bản. Sau bước đó, mới được nhân bản

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

16


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(photo) để làm thủ tục trình ký , đóng dấu và gửi các phòng ban , các cơ quan
khác có liên quan.
•

Trình ký:

Tại phòng Nội vụ huyện Hoài Đức việc trình ký văn bản được tiến hành sau
khi văn bản được soạn thảo xong, chỉnh sửa đúng thể thức , kiểm tra nội dung ,
in ấn xong thì được trình lên cho phó Chánh văn phòng UBND để kiểm tra thể

thức, nội dung văn bản đã hoàn chỉnh chưa, có sai sót gì sau đó phó Chánh văn
phòng sẽ ký nháy , rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch ký theo thẩm
quyền đã quy định trong quy chế hoạt động của cơ quan..
Đóng dấu văn bản đi:
Đóng dấu chèn lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, văn bản có 02 tờ trở
lên phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo văn bản đúng thể thức ban hành.
•

Đăng ký văn bản đi:

Tất cả các công văn đi của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức sau khi đã có chữ
ký và đóng dấu thì được đăng ký vào “ Sổ đăng ký công văn đi” của riêng cơ
quan.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức. Cán bộ đăng ký văn bản vào sổ
và phần mềm quản lý văn bản đi trong máy vi tính. Khi truy cập cán bộ phải có
tài khoản riêng đảm bảo thông tin được giữ kín và lưu hành trong nội bộ.
•

Viết bì:

Căn cứ vào thành phần nơi nhận để viết bì văn bản; ghi rõ tên cá nhân, tổ
chức, đơn vị nhận và số ký hiệu của văn bản. Đóng dấu văn bản để người
chuyển giao văn bản kịp thời , đúng thời gian quy định.
Quản lý bản lưu văn bản đi:
Tất cả các văn bản của phòng Nội vụ sau khi đóng dấu và đăng ký được giữ
lại 01 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụ
trách để lập hồ sơ công việc, 01 bản là bản gốc văn bản lưu tại bộ phận văn thư
của cơ quan. Cuối mỗi tháng, quý, năm, tập lưu hình thành, văn thư đưa văn bản
lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập
lưu. Tập lưu được sắp xếp theo trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp, hộp

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

17


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và xếp lên giá, tủ tài liệu. Sau mỗi năm, cán bộ văn thư tổng hợp lập thành hồ sơ
đến thời hạn nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
Hàng ngày phòng Nội vụ huyện Hoài Đức phải nhận các văn bản đến của tổ
chức cơ quan thuộc Sở, Thành phố, các đơn vị trực thuộc, UBND xã, thị trấn và
đơn thư của người dân gửi tới. Vì vậy, công tác quản lý văn bản đến được sắp
xếp đúng theo quy định của Nhà nước. Bởi vì hiệu quả công việc quản lý, điều
hành ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích , đánh giá thông tin ở
trong văn bản để kịp thời , triệt để hay không /
•

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra và phân
loại văn bản đến. Văn bản của phòng Nội vụ tập trung ở văn thư, được gửi qua
hai hình thức trực tiếp và gián tiếp.
Khi nhận văn bản,cán bộ văn thư kiểm tra kỹ lưỡng xem phong bì dấu niêm
phong ( nếu có) , có bị bóc trước không, kiểm tra xem có phải văn bản gửi cho
phòng ban không…
Phân chia loại văn bản, thư, sách, báo…Bì thư ghi đích danh tên người

nhận thì không được bóc bì ngoài, đối với đơn vị khiếu nại, phải kiểm tra kỹ,
đăng ký vào sổ và giữ lại cả bì để làm chứng cứ giải quyết.
Đối với những bì thư chỉ ghi tên cơ quan nhận thì cán bộ văn thư có quyền
bóc bì và chuyển thẳng cho chuyên viên phụ trách từng mảng lĩnh vực để xem
xét giải quyết.
Ghi chép thông tin , thống nhất về biểu mẫu, sổ sách và phương pháp ghi
chép…
•

Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:

Cán bộ văn thư cơ quan sao văn bản và trình văn bản cho người có thẩm
quyền giải quyết, ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến khi chuyển giao văn bản
đến các phòng ban trong cơ quan sau khi chia văn bản, tài liệu theo từng nhóm,
từng cơ quan và trước khi chuyển giao văn bản phải đăng ký và yêu cầu đích
danh ký nhận.
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

18


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.4Công tác lập hồ sơ hiện hành :
Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức hang năm đều lập danh mục hồ sơ. Cuối mỗi
năm đôn đốc các ban dự kiến các hồ sơ của mình cần lập trong năm. Từng cán
bộ, chuyên viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công
tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập,

sau đó trình cho cán bộ phụ trách tham gia đóng góp ý kiến. Trưởng ( Phó ban)
tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong phòng , ban mình , bỏ những hồ
sơ trùng hoặc không cần lập. Bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh
mục hồ sơ của cơ quan để trình lên cấp trên xem xét, ký duyệt. Tuy nhiên việc
lập danh mục hồ sơ ở phòng Nội vụ huyện Hoài Đức chỉ dừng lại ở mức liệt kê
các hồ sơ lập trong một năm và chưa có dự kiến thời hạn bảo quản cho từng loại
hồ sơ riêng.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

19


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1. QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN
Tiếp khách và đãi khách là hai khâu nghiệp vụ quan trọng trong việc giải
quyết các vấn đề của đối tượng giao tiếp đối với cơ quan tổ chức, thủ trưởng và
môi trường văn hóa công sở. Tại phòng Nội vụ huyện Hoài Đức hằng ngày trực
tiếp tiếp xúc với người dân lên giải quyết công việc tại phòng cũng như các cán
bộ chuyên môn đến liên hệ công tác với phòng Nội vụ . Chủ yếu là tiếp dân và
giải đáp mọi thắc mắc , khiếu nại cũng như tổ chức quản lý nhân sự và công tác
thi đua khen thưởng của Huyện .
Đợt thực tập vừa qua , tôi được sự phân công làm việc và học tập ở ban
Quản lý viên chức giáo dục nên trong ngày có nhiều khách đến liên hệ làm việc
với ban chủ yếu là công tác giáo dục trong toàn bộ xã thị trấn trong Huyện.

1.2 Tiếp khách
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đáp
ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách. Trên cơ sở những thông tin thu được
góp phần vào việc thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Tiếp
khách phải là sự giao hòa của việc tiếp đón, ăn nói, thái độ niềm nở, nhã nhặn,
lịch sự…thúc đẩy họ quan hệ tốt đẹp, lâu dài. Đó chính là quan hệ giao tiếp
được đặt trên quan hệ giao tiếp dân sự . Nhiệm vụ của người Thư ký chính là
thực hiện hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin với khách . Với nguyên tắc khi
khách đến làm việc với cơ quan thì phải xưng danh, tìm hiểu xem khách đến cơ
quan để giải quyết những vấn đề gì. Nếu liên quan đến ban mình đang thực tập
thì sẽ để anh chị trong ban giải quyết những vấn đề quan trọng và bản thân mình
không được tự ý hướng dẫn , giải quyết khi chưa được sự cho phép của anh chị
chuyên viên trong ban . Còn nếu khách có vấn đề cần giải quyết ở ban khác trực
thuộc phòng Nội vụ quản lý thì sẽ hướng dẫn khách sang đúng ban để giải quyết
công việc được nhanh chóng và thuận lợi.

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

20


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhiều khi khách có lịch hẹn với cán bộ chuyên môn hoặc với lãnh đạo
phòng thì phải trình báo sau đó sắp xếp lịch hẹn cho khách ở phòng tiếp dân. Và
yêu cầu khách phải tuân thủ nội quy tiếp khách của cơ quan.
Qua thời gian thực tập, trong một số trường hợp tôi đã được đảm nhận công
việc tiếp khách đón khách, quá trình tiếp khách đã giúp tôi học hỏi thêm nhiều

từ cách pha trà, mời nước, đến nghệ thuật giao tiếp ứng xử.. giúp tôi trau dồi
thêm sự hiểu biết và phát huy năng lực bản thân cũng như nâng cao nghiệp vụ
Thư ký của mình .
1.3 Đãi khách
Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụ
quan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở. Hiệu quả của hoạt
động này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho
quá trình giải quyết công việc sau này.
Công tác tiếp đãi khách ở cơ quan được sử dụng như : mời trà , hoa quả , đồ
ăn nhẹ hoặc tiệc chiêu đãi đối với khách từ cấp cao xuống làm việc với phòng.
Nhưng tiếp đãi khách phổ biến hơn cả vẫn là mời trà và hoa quả .
Khi tiến hành đãi khách, thư ký cần phải lựa chọn hình thức chiêu đãi phù
hợp với việc giải quyết mối quan hệ hai chiều giữa cơ quan và khách.
Tùy vào tính chất công việc của khách, phòng sẽ lựa chọn hình thức đãi
khách cho phù hợp . Nếu tổ chức tiệc chiêu đãi thì phòng Nội vụ huyện sẽ lựa
chọn sắp xếp tổ chức tại các nhà hàng và sang trọng, lịch sự.
Mời khách dự tiệc thể hiện tình cảm gần gũi , sự tôn trọng, hợp tác , mối
quan hệ tốt đẹp , chân thành của Phòng đối với khách, đồng thời là biểu hiện hòa
hợp giữa hai bên. Ngoài ra, bữa tiệc có thể bế mạc sự hợp tác giữa hai bên cũng
có thể là sự bàn bạc hợp tác trong quá trình chiêu đãi. Nhằm tạo không khí thoải
mái , thiện cảm đối với khách. Đồng thời là sự cảm ơn chân thành sâu sắc tới cá
nhân, tập thể dành sự chiếu cố cho Phòng ban để thực hiện tốt chức năng nhiệm
vụ của mình .

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

21


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN
Trong hoạt động quản lý, chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng. Nó
là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhằm xây dựng mục tiêu và tổ chức
thực hiện trong cơ quan. Xây dựng chương trình, kế hoạch sẽ giảm thiểu sự
chồng chéo, lãng phí trong quá trình hoạt động của cơ quan; xây dựng chương
trình, kế hoạch giúp lãnh tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá kết
quả.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình phòng Nội vụ đã xây
dựng các chương trình công tác:
2.1Chương trình công tác năm:
Chương trình công tác năm của phòng Nội vụ huyện bao gồm những nhiệm
vụ, giải pháp trọng tâm của phòng về các lĩnh vực công tác như thi đua khen
thưởng , giáo dục, tôn giáo thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của Ủy ban
nhân dân huyện.
Thực hiện theo chương trình công tác thì cơ quan sẽ tổ chức các cuộc họp
nhằm có tính chất thông báo , phổ biến đến các ban ngành có liên quan để cùng
phối hợp thực hiện, gửi các bản mẫu chương trình để các xã thị trấn biết phương
hướng thực hiện và triển khai tại địa phương. Sau một thời gian lại tổ chức họp
thường kỳ để củng cố xem tình hình triển khai hoạt động công tác diễn ra như
thế nào. Các cơ quan ban ngành tham gia đóng góp ý kiến và đưa ra những giải
pháp tối ưu đối với những vẫn đề thực hiện chưa được tốt.
2.2 Chương trình công tác tháng :

Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa những nhiệm vụ, công việc
triển khai các chương trình của công tác năm của phòng Nội vụ huyện.
Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, phòng Nội vụ cùng với Ủy ban

nhân dân các xã thị trấn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các kế hoạch, văn bản đã
ghi trong chương trình công tác năm, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới
phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình gửi lại
cho Phòng Nội vụ huyện,
Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

22


Báo cáo thực tập tốt ngiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp chương trình công tác tháng của
Ủy ban nhân dân xã thị trấn, trong đó phân công công việc theo từng lĩnh vực
do Trưởng phòng và Phó phòng phụ trách, để trình Chủ tịch Ủy ban nhân
dân Huyện xem xét phê duyệt .
1. Chương trình công tác tuần:
Chương trình công tác tuần gồm các lịch hội nghị, lịch họp, làm việc của
lãnh đạo phòng cũng như sắp xếp chương trình công tác cho các cán bộ,
chuyên viên phòng ban thực hiện theo đúng quy định.
•

Ưu điểm, hạn chế trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác thường kỳ của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức :
- Ưu điểm:
•

Việc xây dựng chương trình, kế hoạch khoa học, đảm bảo hoạt động

của cơ quan diễn ra đúng tiến độ.
•

Chương trình bám sát vào nội dung hoạt động của cơ quan.

•

Xác định được nhiệm vụ trọng tâm và phương hướng thực hiện

•

Việc lập chương trình công tác chỉ rõ nhiệm vụ cần làm, giúp cho công

việc được giải quyết nhanh chóng, đúng theo kế hoạch đã đề ra
•

Trong chương trình có các phương án dự phòng ứng phó được những

công việc đột xuất xảy ra.
•

Hạn chế:

•

Các thủ tục xây dựng công tác thường kỳ còn rườm rà, phức tạp, gây

mất nhiều thời gian
•

Xây dựng công tác thường kỳ tốn khá nhiều thời gian. Qua nhiều khâu,

giai đoạn mới hoàn thành được.
•

Có rất nhiều ý kiến khác nhau trong quá trình xây dựng chương trình,

kế hoạch
•

Không linh hoạt, phải làm theo khuân khổ, không có tính sáng tạo

Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

23