Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN NGUYÊN BÌNH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
CHƯƠNG I......................................................................................................4
KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN NGUYÊN BÌNH...............................................................................4
I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Nguyên Bình..............................................................................................5
1. chức năng..............................................................................................5
2. nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................5
3. tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:.................9
II. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Nguyên Bình..........................................................10
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng...............................10
III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan thực tập..............................................................16
1. khảo sát về tổ chức văn phòng:..........................................................16
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.....................16
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan, đánh giá ưu, nhược điểm...................................18
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị tại cơ quan mà trong quá
trình thực tập học viên được tham gia, lập mục văn bản hồ sơ đó..........20
1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.........................................................................................................20
1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở..................................................................................21

2. Khảo sát về công tác văn thư..............................................................23
2.1. tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...............................23
2.2. nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan......................................24
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................26
PHÂN II.........................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:..........................................................................28
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.........................................28
I. Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm..........28
1. Mẫu lịch công tác tuần:.......................................................................28
2. Mấu kế hoạch công tác năm................................................................28
II. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan..............29
III. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của cơ quan.............................54
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
IV. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan............................59
IV. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu
điểm, nhực điểm của mô hình đó............................................................59
VI. Dánh giá về cơ cấu tổ chức, bô máy văn phòng. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng...............................62
Chương III.....................................................................................................65
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................65
I. nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công

tác hành chính văn phòng........................................................................65
II. Đề xuất giải những pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những
nhược điểm..............................................................................................68
KẾT LUẬN....................................................................................................71
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN:
1. Họ và tên sinh viên:

Vũ Ngọc Bảo

2. Ngày tháng năm sinh:

11/12/1994

3. Quê quán:

Xã Dân Chủ, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng.

4. Số CMND:

085045219

5. Số điện thoại:

0972488631

6. Mã số sinh viên:

1211QTVC002

7. Lớp:

CĐQTVP K7C

8. Ngành học:

Quản trị văn phòng

9. Khóa học :

2012-2015

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN:
1. Họ và tên:

Chu Thị Phương

2. Chức vụ:

Phó chánh văn phòng

3. Số điện thoại liên hệ:
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Đơn vị thực thể: Văn phòng HĐND và UBND huyện Nguyên Bình.
2. Điện thoại:

0263 872 104

3. Địa chỉ: Thị trấn Nguyên Bình, huyện Nguyên Bình, Tỉnh Cao Bằng.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hành chính Nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống
xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân người lãnh đạo với nhân viên trong
nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện chức

năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ
thống hành chính và những mối quan hệ cộng tác bên ngoài. Do đó bộ máy
trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước là yếu tố được quan tâm
như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ
quản lý tại các cơ quan lại rất hạn chế.
Thấu hiểu được điều đó cùng với phương châm gắn liền thực tế lý luận
và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói
chung trong đó có ngành Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm
tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung
những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Nhà
trường đã tổ chức những chuyến thực tập cho sinh viên. Việc đi thực tế này
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế.
Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Sinh viên Cao đẳng Quản trị Văn phòng năm thứ 3 khi học xong lý
luận ở trường được bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và
ngoài cơ quan. Đây là một hoạt động quan trọng trong chương chình đào tạo
của nhà trường nhằm giúp sinh viên có những kiến thức thực tế sau khi ra
trường. Quá trình thực tập sẽ giúp sinh viên củng cố kiến thức về nghiệp vụ
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

1

Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
đã học và biết vận dụng có hiệu quả những kiến thức vào thực tiễn; rèn luyện
kỹ năng tay nghề sau khi hoàn thành chương trình học tập. Đó cũng là cơ hội
giúp cho Sinh viên làm quen với môi trường và tác phong làm việc, phát triển
tư duy nghề nghiệp mới.
Là một sinh viên năm cuối của Khoa Quản trị văn phòng thuộc trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tôi luôn luôn ý thức được tầm quan trọng của vấn đề
này đã không ngừng học hỏi để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân
mình.
Trong hời gian thực tập tại UBND huyện Nguyên Bình, được sự quan
tâm và giúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ văn phòng
tôi đã được tiếp xúc thực tiễn và làm quen với các công việc của một người
cán bộ văn phòng, góp phần nâng cao kiến thức, kỹ năng của bản thân đã
được học tại trường, giúp tôi học hỏi được nhiều kiến thức thực tế chưa được
giảng dạy tại trường phục vụ cho công việc chuyên môn sau này.
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến nhà trường đã tạo điều kiện cho
các sinh viên năm thứ 3 được đi thực tập tiếp xúc với môi trường thực tế ở
bên ngoài nhà trường để bổ sung kiến thức đã được học tại nhà trường, cô
giáo chủ nhiệm lớp QTVPK7C, Khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn tận
tình, trang bị những điều cần thiết cho em trong quá trinh chuẩn bị thực tập tại
cơ quan.
Tôi cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND
huyện Nguyên Bình, cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên cơ quan trong thời
gian tôi thực tập tại cơ quan đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ, tạo môi
trường tiếp xúc với công việc thực tế, đặc biệt tôi xin cảm ơn
Để có thể có một bài báo cáo như ngày hôm nay đều là sự dày công dạy

dỗ của thầy cô trong trường, sự chỉ bảo tận tình mà các cô chú giành cho tôi
để tôi có thể đạt được kết quả như thế này. Vì vốn kiến thức thực tế còn hạn
chế nên trong khuôn khổ của bản báo cáo này không tránh khỏi những sai sót
và hạn chế. Kính mong thầy cô giáo trong khoa QTVP đóng góp ý kiến để bài
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

2

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Một lần nữa cho phép tôi xin cảm ơn
nhà trường, Lãnh đạo, cán bộ tại UBND huyện đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi
hoàn thành tốt bải báo cáo này./.
Xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

Vũ Ngọc Bảo

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

3

Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường ĐH Nội vụ Hà

CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN NGUYÊN BÌNH
* Vài nét khái quát về cơ quan thực tập.
Nguyên Bình là một huyện miền núi thuộc tỉnh Cao Bằng. Huyện nằm
ở phía tây tỉnh Cao bằng, phía bắc giáp huyện Thông Nông, Bảo lạc, phía tây
là huyện Pắn Nặm, Ba Bể, phía nam là huyện Ngân Sơn (tỉnh Bắc kan), phía
đông giáp huyện Hòa An.
Huyện có diện tích 837 km2, Huyện ly là thị trấn Nguyên Bình nằm
trên Quốc lộ 34, cách Thành phố Cao Bằng khoảng 30 km về hướng tây.
Huyện cũng là nơi có đường tỉnh lộ 212 theo hướng nam đi Bắc kan. Do có
điều kiện đi lại tiện lợi nên năm 1979 quân đội Việt Nam đã phải bố trí rất
nhiều quân và phòng vệ vững chắc để bảo vệ mỏ thiếc Tĩnh Túc và con
đường đi xuống phía nam là huyện Ngân Sơn.
Huyện Nguyên Bình có khu di tích Quốc gia đặc biệt rừng Trần Hưng
Đạo nằm dưới chân núi Slam Cao thuộc địa bàn 2 xã Tam Kim, Hoa Thám, là
trung tâm hệ thống các di tích lịch sử cách mạng lưu trữ những địa danh, hiện
vật gắn liền với giai đoạn lịch sử đặc biệt quan trọng, có giá trị lịch sử đặc
biệt quan trọng đối với cách mạng Việt Nam; gắn liền với sự nghiệp hoạt
động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và cuộc đời hoạt động của Đại
tướng Võ Nguyên Giáp. Đặc biệt là sự kiện chính trị thành lập Đội Việt Nam
tuyên truyền giải phóng quân, tiền thân của Quân đội nhân dân Việt Nam anh
hùng ngày nay.
Ủy ban nhân dân huyện Nguyên bình là một đơn vị hành chính nhà

nước ở địa phương, chịu trách nhiệm quản lý tất cả các lĩnh vực thuộc phạm
vi địa giới hành chính của huyện, vị trí của Ủy ban nhân dân huyện Nguyên
Bình đực đặt ngay trong trung tâm thị trấn Nguyên Bình.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

4

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Nguyên Bình.
1. chức năng.
- Căn cứ vào điều 2, chương I, luật số 11/2003/L-QH11 ngày 26 tháng
11 năm 2003 của Quốc hội khóa 11 về tổ chức Hội đồng nhân dân - Ủy ban
nhân dân. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- Ủy ban nhân dân huyện quyết định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của
các cơ quan chuyên môn thuộ Ủy ban nhân dân huyện theo hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh.
- Ủy ban nhân dân huyện thực hiện đảo trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
về việc thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn của huyện.
- Ủy ban nhân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng

cấp, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội
củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
2. nhiệm vụ, quyền hạn.
a. Kinh tế - Xã hội.
- Xây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội hàng năm trình lên Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt, tổ chức kiểm tra kế hoạch đó.
- Lập dự án thu ngân sách trên địa bàn (dự toán thu, chi ngân sách địa
phương), phương án phân bổ dự án ngân sách, điều chỉnh ngân sách địa
phương nếu cần thiết trinh lên Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

5

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tiafn chính cấp trên.
- Tổ chuawsc thực hiện ngân sách địa phương: hướng dẫn Ủy ban nhân
dân cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của
Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về vấn dề thực hiện ngân sách của địa phương
theo quy định của pháp luật.
- phê chuẩn kế hoạch Kinh tế - Xã hội của các xã, thị trấn thuộc huyện.

b. Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp, Thủy lợi, đất đai.
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua chương trình
Khuyến khích phát triên Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp... trên địa
bàn huyện và tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát
triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, khai thác lâm sản và phát triển
ngành ngề chăn nuôi thủy sản tại địa phương.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với các cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của Ủy ban nhân dân xã,
thị trấn.
c. Xây dựng, giao thông vận tải.
- Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện.
- Quản lý, khai thascvaf sử dụng các công trình giao thông, kết cấu hạ
tầng theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng, kiểm tra và thực hiện
các luật về xây dựng, tổ chức thực hiện chính sách về nhà ở, quản lý đất đai
và quỹ nhà thuộc quản lý của nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý, kiểm tra việc khai thác , sản xuất vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
d. Dịch vụ thương mại và du lịch.
- Xây dựng mạng lưới phát triển thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

6

Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
tra việc chấp hành quy định của nhà nước trong hoạt động thương mại. dịch
vụ và du lịch trên địa bàn huyện.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện an toàn vệ sinh trong thương mại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện.
e. Giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao.
- Xây dựng chương trình, đề án phát triên giáo dục, văn hóa, y tế, thể
dục thể thao và tổ chức thực hiện khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, thực hiện chủ chương xã hội hóa giáo dục, chỉ đạo xóa mù chữ
và thực hiên các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
- Quản lý các công trinh công cộng được phân câp, hương dẫn thực
hiện các phong trào về văn hóa của các trung tâm văn hóa – thông tin, bảo vệ
và phát huy các giá trị của di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh trên
địa bàn huyện;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏa cuẩ nhân dân trên địa
bàn. thực hiên tốt chính sach kế hoạch hóa gia đình;
- Kiêm tra việc chấp hành luật phán trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y tế, dược tư nhân, cở sở in, phát hành bản phẩm;
g. Quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội.
- Tổ chức phòn trào quần chúng tham gia lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân, xây dựng khu vực phogn thủ huyện, quản lý lực lương dự bị
động viên, chỉ đạo xây dựng lực lương dân quân tự vệ, công tác huấn luyện
dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý trường

hợp vi pham theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trrajt tự, an toàn xã hội.
xây dựng lực lương công an nhân dân vững mạnh. bảo vệ bí mật nhà nước,
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

7

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo
vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
h. Chính sách dân tộc, tôn giáo:
- Tuyên truyền, giao dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triên kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùn sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn;
- Xử lý, ngăn chặn các hành vi xâm phạm quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo
nào của công dân tại địa bàn huyện Nguyên Bình;
k. Khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng khoa học, công ngệ phục vụ sản
suất và đời sống của người dân trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lũ;
m, Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính tại địa phương.
- Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo hương dẫn của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao dộng, tiền lương theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới ở địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định;
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

8

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
3. tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
- Đồng chí Đinh Văn Phồn: là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban,
phụ trách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND,
đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các
thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện,

trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác, Chủ
tịch UBND huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền
hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu
trách nhiệm về hoạt động của UBND trước HĐND huyện và cấp trên.
* Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực kinh tế
- Đồng chí Nông Quốc Hùng: là người phụ trách Nông nghiệp - Phát
triển nông thôn, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Thủy sản, Công nghiệp, Khoa học
công nghệ, Thương mại, Dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác
giải phóng mặt bằng, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng Giải phóng mặt bằng
các dự án.
* Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội.
- Đồng chí Nông Văn Trường: là người phụ trách Văn hóa - xã hội bao
gồm: Văn hóa, thông tin, thể thao, du lịch, phát triển truyền thanh, truyền
hình, tôn giáo, Dân tộc và các vấn đề xã hội khác.
* các phòng ban giúp việc:
1. Văn phòng HĐND - UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Công thương
5. Phòng Thanh tra
4. Phòng Tư pháp
6. Phòng Tài nguyên - Môi trường
7. Phòng Tài chính - Kế hoạch
8. Phòng Văn hóa và thông tin
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

9

Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
9. Phòng Lao động Thương binh xã hội

Trường ĐH Nội vụ Hà

10. Phòng Giáo dục và đào tạo
11. Phòng Nông nghiệp phát triển Nông thôn
12. Phòng Y tế
13. Phòng Dân tộc
14. Phòng Thống kê
Sơ đồ bộ máy của UBND huyện Nguyên Bình ( xem phụ lục 1 )
II. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình.
Văn phòng theo nghĩa chung nhất được hiểu là bộ máy tham mưu giúp
việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác Lãnh đạo, quản lý, điều hành
thực hiện các chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Văn phòng là bộ máy quan trọng của cơ quan, tố chức, là nơi giao dịch,
tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ bên ngoài.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.
1.1. Chức năng:
Văn phòng là cơ quan chuyên môn, là bộ máy giúp việc cho HĐND và
UBND huyện Nguyên Bình. Văn phòng có trách nhiệm giúp cho thường trực
HĐND, UBND điều hòa và phối hợp các hoạt đọng chung của các phòng ban
ngành tại UBND xã, thị trấn; tham mưu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo điều
hành tại cơ quan địa phương. Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có tư cách pháp
nhân, con dấu và toàn khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên

chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng
dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND, HĐND tỉnh.
1.2. Nhiêm vụ, quyền hạn.
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân huyện xây dựng
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

10

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả
năm, đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
huyên, Chủ tịch Hội đồnh nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Thu nhập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân
huyện, Chủ tịch hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy
định của pháp luật;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, các văn bản do các cơ
quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện,
đảm bảo tính hợp lý về nội dung và thể thức văn bản theo quy định;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo . Thực
hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của
huyện và theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

dồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân
dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện
giao;
- Trình văn bản lên Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyên ký và
tổ chức ban hành các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị thuộc phạm vi quản lý
nhà nước được giao;
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện; công văn, lưu trữ, văn thư hành
chính, tin học hóa hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;
- Tổ chức tiếp nhận và giao nộp hồ sơ theo quy trình một cửa, kiểm tra
đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong công tác giải quyết hồ sơ đúng hạn,
đúng quy trình, đúng thẩm quyền;
- Quản lý công chức, viên chức, người lao động; quản lý tài chính, tài
sản của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện theo quy
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

11

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
định. Quản lý số cán bộ chuyên môn được Ủy ban nhân dân huyện giao trách
nhiệm ở lĩnh vực công tác: thi đua khen thưởng, tôn giáo, chuyên viên Hội
đồng nhân dân huyện;
- Tổ chức các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hanh các hoạt dộng chung của bộ máy hành chính nhà

nước trên địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện điều hòa, phối
hợp hoạt động cảu các cơ quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp xã để thự hiện chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Thanh toán tiền lương, công tác phí và các chi phí khác cho cán bộ,
công chức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện;
- Tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. tham mưu giúp chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tich Hội đồng nhân dân huyện trong công tác
tiếp dân;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện và Hội đồng nhân dân huyện tiếp khách
đến liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, kỳ họp của
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện;
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyên và Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện phân công;
1.3. cơ cấu tổ chức, biên chế của văn phòng:
* 01 Chánh văn phòng: là lãnh đạo Văn phòng Hội đông nhân dân và
Ủy ban nhân dân, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng. trực tiếp chỉ đạo, phân
công nhiệm vụ cho cán bộ tại văn phòng....
* 01 Phó chánh văn phòng: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn
phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công
của Chánh Văn phòng....
* 01 chuyên viên: dự thảo các báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,
năm vủa UBND và các văn bản khác được phân công....
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

12

Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
* 01 kế toán: chịu trách nhim tham mưu xây dựng dự toán đảm bảo
kinh phí phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện và của đơn vị. thực
hiện kịp thờ các chế độ chính sách, bảo hiểm, thanh quyết toán tiền lương,
tiền công tác phí, chi khác cho cán bộ công chức, viên chức của văn phòng
HĐND và UBND, Nội vụ, phòng Kinh tế và hạ tầng, phòng dân tộc, phòng
Văn hóa – thông tin, Hội chữ thập đỏ, Hội luật gia, Hội khuyến học, quản lý
và sử dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan....
* 01 nhân viên quản trị mạng, phụ trách thiết bị kỹ thuật: quản lý
mạng intelnet, máy tính, máy in, máy photo, hệ thống trực tuyến của văn
phòng. Phụ trách kỹ thuật cho các cuộc họp trực tuyến.
* 01 nhân viên văn thư – lưu trữ: đảm bảo công tác tiếp nhận và vào
sổ các loại văn bản, công văn đi – đến đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời;
kiểm tra xác suất về lỗi in ấn khi gửi các công văn đến các cơ quan đơn vị ở
tỉnh, huyện và các xã, thị trấn theo đúng quy định.
* 01 nhân viên tạp vụ kiêm thủ quỹ: phụ trách công việc phục vụ,
quản lý tài sản của văn phòng, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ các phòng
thường trực, phòng chánh văn phòng, 02 phòng họp, phòng tiếp khách, hội
trường, bếp ăn...
* 02 lái xe: chủ động theo dõi lịch công tác của Thường trực để chuẩn
bị phương tiện, nhiên liệu phục vụ công tác...
* 01 nhân viên bảo vệ: có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan. Thực
hiện đóng mở điện đúng giờ quy định....
14. bản mô tả công việc chánh văn phòng:

SV: Vũ Ngọc Bảo

QTVPK7c

13

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG HDND VÀ
UBND HUYỆN NGUYÊN BÌNH.
Chức danh: Chánh Văn phòng.
1. Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng Hội đông nhân dân và Ủy
ban nhân dân, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng.
2. Tiêu chuẩn trình độ chuyên môn
Tiêu chuẩn: trình độ chính trị từ trung cấp lý luận trở lên, trình độ chuyên
môn đại học trờ lên, ngạch công chức 01.003. bồi dững quản lý nhà nước
chương trình chuyên viên, Bồi dưỡng kiến thức quốc phòng - an ninh.
3. Trách nhiệm:
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân việc thực hiên đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan
mình, và các công việc được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện phân công hoặc ủy quyền. thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu
trách nhiệm khi để sảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí gây thiệt hại trong
tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực của tổ chức,
hoạt động của cơ quan mình, báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân khi
được yêu cầu, phối hợp với người đứng đầu của các cơ quan chuyên môn, tổ

chức Chính trị - Xã hội cấp huyện để giải quyết những vấn đề liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
4. Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân thực hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ,
quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao cho.
5. Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp thường trực HĐND và UBND huyện xây dựng Chương trình
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

14

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
làm việc và theo dõi việc thực hiện Chương trình.
- Giúp thường trực HĐND và UBND huyện điều hành giải quyết các
công việc hằng ngày khi được thường trực giao.
- được thừa lệnh chủ tich HĐND và UBND huyện ban hành một số văn
bản và giải quyết một số công việc khi được ủy quyền, đồng thời chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch về các công việc mình đã giải quyết.
- xử lý công văn đi, đến; tham mưu, đề xuất hướng giải quyết.
- Ghi biên bản, thông báo kết luận về các cuộc họp của Thường trực
HĐND và UBND, dự thảo các văn bản quan trọng khi được thường trực giao.
- thẩm định, kiểm tra trình tự, thủ tục lần cuối đối với các đề án,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, các văn bản pháp quy trước khi

trình UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện ký ban hành.
- sắp xếp thời gian lịch làm việc để các cá nhân, cơ quan, đơn vị đến
gặp thường trực trao đổi công việc.
- là chủ tài khoản và quản lý kinh phí của các phòng, tổ chức hội hưởng
ngân sách từ các đơn vị dự toán văn phòng. quản lý cơ sở vật chất, tài sản
thuộc văn phòng quản lý.
- chỉ đạo công tác tổng hợp, dự thảo xây dựng báo cáo tháng, quý, 6
tháng, 9 tháng, cả năm của HĐND, UBND huyện. Kiểm tra, rà soát văn bản
lần cuối trước khi trình ký ban hành.
- tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, Nghị quyết của
Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, Nghị quyêt cuả HĐND huyện,
Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện trong văn phòng.
- Phụ trách công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của HĐND và
UBND huyện.
- Chỉ đạo công tác hậu cần đối với các cuộc họp và hội nghị do HĐND
và UBND huyện tổ chức.
- Chỉ đạo công tác phòng chống cháy nổ, vệ sinh các khu vực thuộc
UBND huyện.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

15

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
- ký kết các hợp đồng của văn phòng.

Trường ĐH Nội vụ Hà

- Được ủy quyền của Phó chánh văn phòng giải quyết một số việc khi
đi công tác.
- Giữ mối liên hệ với văn phòng đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Văn
phòng UBND tỉnh và Văn phòng Huyện ủy.
1.5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (xem phụ lục 2)
III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan thực tập.
1. khảo sát về tổ chức văn phòng:
1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng UBND huyện Nguyên Bình có vai trò lớn trong việc tổ
chức thực hiện các công việc của văn phòng chuyên trách. Có sự tham mưu
tổng hợp nhiều vấn đề đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo điều hành giúp
lãnh đạo giải quyết công việc nhanh gọn.
Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo
hậu cần cho cơ quan. Cả hai nhiệm vụ này đều đóng vai trò cực kỳ quan trọng
trong quá trình giải quyết công việc của UBND. Nhiệm vụ lớn nhất và khó
khăn nhất của Văn phòng là tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND. Tham mưu có nghĩa là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo,
tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Nhiệm vụ tham mưu cho
Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành là nhiệm vụ được xem như công việc
hết sức quan trọng của Văn phòng. Văn phòng có trách nhiệm tham mưu
“trúng việc và đúng người”, tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn
phòng; trong tổ chức xây dựng và thực hiện các quy chế hoạt động của cơ
quan; tổ chức xây dựng các chương trình kế hoạch, công tác cho cơ quan…
giúp lãnh đạo UBND điều hành công việc và hoàn thành nhiệm vụ.
Chức năng giúp việc và đảm bản hậu cần là hình thức biểu hiện mối
quan hệ giữa Văn phòng với toàn bộ cơ quan.

SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

16

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi
trường…phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Nhiệm vụ này có vai trò và vị
trí quan trọng bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức.
Muốn vận hành được thì cơ quan đó phải có các phương tiện, điều kiện vật
chất tối thiểu cần thiết. Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng
để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. Nhờ có
sự tham mưu, giúp việc của Văn phòng đã góp phần vào sự thành công trong
công tác quản lý của lãnh đạo.
* ví dụ tình duống cụ thể:
Khi xây dựng chương trình công tác năm cho toàn cơ quan. Văn phòng
UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc UBND xây dựng
chương trình công tác năm của UBND.
Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ
đặt ra và hướng dẫn của UBND Huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị
các đơn vị thuộc UBND huyện kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó,
kiến nghị các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND huyện và đăng
ký các đề án, dự án, vào chương trình công tác năm sau.
Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND huyện gửi Văn phòng
báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án,

dự án cần trình UBND Tỉnh và trình Chủ tịch trong năm sau.
Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND
huyện, Văn phòng huyện dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối
hợp với lãnh đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12
hàng năm. Trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND huyện tổng
hợp trình Chủ tịch ký và chuyển UBND Tỉnh phê duyệt, đăng ký những công
việc của UBND đưa vào chương trình công tác của UBND Tỉnh.
Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác
của UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây
dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

17

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
với yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND
Huyện thường xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan của Văn phòng
UBND Tỉnh và các cơ quan khác có liên quan để xây dựng chương trình công
tác của UBND, của đạo UBND bảo đảm tính khả thi và thống nhất, giúp cho
lãnh đạo dễ dàng phân bộ thời gian để quản lý. Các phòng, ban căn cứ vào
bản chương trình công tác này để thực hiện theo duy trì hoạt động thông suốt
của toàn cơ quan.
Chức năng tham mưu của Văn phòng lại được thể hiện qua việc xây
dựng những bản quy chế hoạt động cho toàn cơ quan như: Quy chế về công

tác văn thư lưu trữ, quy chế về văn hoá công sở,… và Văn phòng cũng là nơi
phải thu thập, xử lý thông tin để xây dựng trình lãnh đạo xem xét và ban hành
Như vậy, chúng ta có thể thấy được vai trò cực kỳ quan trọng của Văn phòng
trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Nó là một đơn vị không
thể thiếu của mỗi cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng
vào kết quả chung của toàn thể cơ quan.
1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan, đánh giá ưu, nhược điểm.
- Xây dựng chương trình là yêu cầu không thể thiếu được ở bất kỳ một
cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động thống nhất và có hiệu quả.
- Chương trình công tác thường kỳ là một trong những nhiệm vụ quan
trọng của cơ quan, tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất
định như sau: sau một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng, bao gồm có:
chương trình công tác năm, chương trình công tác quý, chương trình công tác
tháng, lịch công tác tuần.
- Chương trình công tác thường kỳ thể hiện tổng quát định hướng kế
hoạch, nhiệm vụ giải pháp lớn trên các lĩnh vực, văn phòng là đơn vị trực tiếp
xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. đây là nhiệm vụ quan
trọng thể hiện chức năng tham mưu giúp việc cấp trên điều hành công việc
của văn phòng, chánh văn phòng và các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

18

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà

Nội
văn phòng phải nắm vững yêu cầu, nội dung của mỗi loại chương trình công
tác, nắm được các nhiệm vụ cơ bản và phải luôn theo dõi sát thực tế để tham
gia có hiệu quả vào công tác xây dựng chương trình công tác cho cơ quan.
Sơ đồ nội dung chương trình công tác thường kỳ (xem phụ lục 3 )
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế trong xây dựng chương trình công
tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình:
- Ưu điểm:
Chương trình công tác bám sát với tình hình hoạt động thực tế của cơ
quan, thể hiện được tính khoa học trong phong cách làm việc. các công việc
được phân công rõ ràng và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Chương trình công tác ban hành đúng thẩm quyền, nhiệm vụ, đảm bảo
cho quá trình hoạt đông diễn ra đúng kế hoạch đề ra, đảm bảo tính nhất quán
tránh được sự chồng chéo.
Văn phòng thực hiện đúng trách nhiệm chuyên môn cuả mình, trong đó
chủ động trong công viêc hành chính.
Giúp cán bộ, nhân viên biết được trọng tâm công việc cần làm, lịch làm
việc cụ thể của lãnh đạo cũng như nhân viên trong cơ quan giúp quá trình
hoạt động đạt hiệu quả nhất,
- Nhược điểm:
Là cơ quan cấp huyện nên các phòng ban và văn phòng phải kiêm
nhiệm nhiều công việc, khối lượng công việc tăng cao nên việc xây dựng
chương trình gặp nhiều khó khăn và có thể bị kéo dài vài ngày so với dự kiến.
Chương trình công tác là một khuôn mẫu, còn quá thô cứng và máy móc. vì
vây khi công việc đột xuất sảy ra sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động của những
ngày tiếp theo.
Quá trình thu thập thông tin cho chương trình công tác thường kỳ còn nhiều
hạn chế. nhiều thông tin chưa được xử lý triệt để.
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

19

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Việc đôn đốc kiểm tra các đề án, các thủ tục và thời gian chưa thực sự hợp lý,
còn để sảy ra nhiều sai sót.
Trong quá trình thực hiện các phòng ban vẫn chưa tuân theo chương
trình công tác đã đề ra.
* Lập hồ sơ hội nghị.
+ Tờ trình lãnh đạo Thường trực Huyện ủy về kế hoạch xóa đói giảm
nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Quyết định tổ chức hội thảo xây dựng chuơng trình, kế hoạch xóa đói
giảm nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Kế hoạch tổ chức Hội thảo;
+ Chương trình nghị sự Hội thảo xây dựng chuơng trình, kế hoạch xóa
đói giảm nghèo trên địa bàn huyện Nguyên Bình năm 2015;
+ Biên bản Hội thảo.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị tại cơ quan mà trong
quá trình thực tập học viên được tham gia, lập mục văn bản hồ sơ đó.
Ở Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình công tác tổ chức 01 hội nghị
được thực hiện qua các bước như sau:
- Chuẩn bị: tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí....
- Tiến hành: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, diễn biến hội nghị, giới
thiệu thành phần khách mới, cán bộ làm công tác thư ký ghi biên bản... trong
thời gian diễn ra hội nghị văn phòng còn có trách nhiệm thường trực ngoài

hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội nghị diễn ra.
- Tổng kết hội nghị: cán bộ văn phòng giải quyết công tác hậu cần,
quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ công tác tổ chức 01 hội nghị ( xem phụ lục 4)
1.4. sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Đi công tác là hoạt động thường xuyên và cần thiết của lãnh đạo cơ
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

20

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể la chuyến đi công
tác dài ngày hoặc ngắn ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể, vì vậy văn phòng
cần chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi của lãnh đạo nhằm giải quyết tốt công
việc và đạt được mục đích của chuyến đi.
khi cơ quan tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh đạo sẽ đề xuất
nhu cầu của chuyến đi công tác với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng
cùng các cán bộ chuyên môn lập kế hoạch cho chuyến đi công tác đó.
+ Sau khi có bản kế hoạch sẽ trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt;
+ Nếu chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sủa, làm lại kế hoạch;
+ Nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hành các công việc chuẩn bị (xe cộ, liên hệ
nơi ở…);
+ Sau khi lãnh đạo đi công tác về Văn phòng sẽ quyết toán.

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (xem phụ lục 5)
1.5. đánh giá công tác tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở.
Trong thời kỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các
luồng văn hóa nước ngoài cùng theo đó mà du nhập vào nước ta, vấn đề cần
thiết là phải làm sao điều chỉnh được những hành vi ứng sử để bảo tồn văn
hóa mà vân du nhập được những văn minh tiến bộ từ bên ngoài vào nước ta.
Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết tự điều chỉnh quan điểm
hành vi ứng sử sao cho phù hợp. Vì vậy yêu cầu cấp thiết đó là việc xây dựng
và duy trì văn hóa tổ chức nhằm đưa hoạt động của cơ quan vào khuôn khổ là
nhiệm vụ cấp bách được ưu tiên hàng đầu của các cơ quan, tổ chức nói chung
và Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình nói riêng.
Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại Ủy ban nhân
dân huyện Nguyên Bình được thực hiện theo quy định trong Quy chế văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định
số 129/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng chính phủ).
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

21

Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường ĐH Nội vụ Hà
Nội
Bản quy chế này đã quy định rõ về các vấn đề như: trang phục của cán
bộ, công chức, cách ứng xử của cán bộ, công chức đối với người dân, và ứng
xử giữa các đồng nghiệp trong cơ quan với nhau, quy đinh cách thức treo

quốc kỳ, quy định trước các phòng làm việc của các phòng phải treo biển nêu
rõ chức danh....
Sau khi quy chế được ban hành và thực hiện mọi cán bộ, công chức đều
tuân thủ nghiêm túc đúng theo quy định và dần đi vào nề nếp, thực hiện tốt
các quy định về trang trang phục (gọn gàng, lịch sự). Giao tiếp, ứng xử ( với
cấp trên, với đồng nghiệp, với khách hoặc qua điện thoại ). tinh thần trách
nhiệm cao đối với công việc, giải quyết nhanh chóng chính xác các công việc
được giao, các đơn từ khiếu nại, tố cáo của nhân dân.
Văn hóa trong giờ làm việc: Chấp hành nghiêm túc quy định về giờ làm
việc và ngày công lao động, không làm việc riêng trong giờ làm việc. Trang
phục đến cơ quan gọn gàng, lịch sự. Không hút thuốc lá, không uống rượu bia
trong giờ làm việc.
Văn hóa trong giao tiếp ứng xử: giao tiếp, ứng xử có văn hóa với đồng
nghiệp, với cán bộ đến liên hệ công tác, với nhân dân. Nói năng lịch sự,
không nói tùy tiện thiếu văn hóa. Khi tiếp xúc với cán bộ, nhân dân để giải
quyết công việc phải có thái độ hòa nhã, niềm nở, biết lắng nghe.
Văn hóa trong giữ gìn vệ sinh, an toàn nơi làm việc: Thực hiện chế độ
vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị làm việc hàng ngày hàng tuần. Thực
hành tiết kiệm điện. Thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy.
Các buổi họp trong cơ quan đều được tổ chức một cách tranh trọng, có
phòng họp riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ, mỗi cán bộ đều hoàn
thành tốt công việc được giao.
Như vậy có thể Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình đã triển khai và
thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở phù hợp với truyền thống và
bản sắc văn hóa dân tộc. Việc chấp hành tốt văn hóa công sở không chỉ mang
lại ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của cơ quan mà còn để lại ấn tượng tốt
SV: Vũ Ngọc Bảo
QTVPK7c

22

Lớp: