Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN THUẬN THÀNH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (788.41 KB, 84 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................5
KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN..........5
HUYỆN THUẬN THÀNH.................................................................................5
I. Chức năng, nhiện vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Thuận Thành..................................................................................................5
1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Thuận Thành.................................5
2. Chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành...........5
2.1 Chức năng của UBND huyện Thuận Thành............................................5
2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành............................5
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:....................................................5
2.2.2Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:........................................................................................6
2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...........6
2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:......................7
2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...........7
2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:........................................................................................7
2.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:..........................................................................................................8
2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:................................................................................................................8
2.2.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện Thuận Thành có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:8
2.2.10 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyệnThuận Thành
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:............................................9
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:..........................................................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành.......................................9
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng của
UBND huyện Thuận Thành.........................................................................10
1.Vị trí, chức năng của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành................10
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành........11
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành..................11
4. Bản mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân.............................12
4.1. Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND huyện Thuận
Thành...........................................................................................................12
4.2. Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên...........................13
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THUẬN THÀNH.........................................................................13
1. Tổ chức công tác văn phòng....................................................................13
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Thuận
Thành...........................................................................................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của UBND huyện Thuận Thành. Đánh giá ưu điểm, hạn chế................14
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 (hội nghị, cuộc họp) của UBND huyện
Thuận Thành mà trong quá trình thực tập được tham gia...........................15
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của
UBND huyện Thuận Thành.........................................................................15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở của UBND huyện Thuận Thành..................................15
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................16
2.1. Hình thức tổ chức văn thư của UBND huyện Thuận Thành................16
2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư của UBND huyện Thuận Thành...............................................17
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.................................18
PHẦN II..............................................................................................................20
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH.........................................................20
1.Bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm..........................20
2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Thuận Thành.........26
3.Quy chế văn hóa công sở của UBND huyện Thuận Thành......................48
4. Quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Thuận Thành..................55
5. Mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Thuận Thành. Ưu điểm,
nhược điểm..................................................................................................56
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng hoặc phòng Hành chính
của UBND huyện Thuận Thành. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu
tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính............................59
PHẦN III............................................................................................................60
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................60
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG..............................................60
1. Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thuận
Thành...........................................................................................................60
2. Nhược điểm.............................................................................................61
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC
PHỤC KHÓ KHĂN....................................................................................62
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................65
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Uỷ ban nhân dân
UBND
Hội đồng nhân dân
HĐND
Phó Chủ Tịch
PCT
Văn hoá – xã hội
VH-XH
Lao động xã hội
LĐXH
Nông nghiệp và phát triển nông thôn
NN&PTNT
Văn hóa thể thao
VH&TT
Giáo dực và đào tạo
GD&ĐT
Tài nguyên môi trường
TN-MT
Ban quản lý dự án
Ban QLDA
Tài chính kế hoạch
TC-KH
Công an
Ban chỉ huy quân sự
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
CA
Ban CHQS
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Công tác Văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác
Văn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị; góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Sinh thời Bác Hồ đã từng dạy: “Công tác văn phòng có tầm quan trọng
đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình
hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng…” Lời dạy trên của Bác không
chỉ được thấm nhuần và trở thành “kim chỉ nam” trong hoạt động văn phòng tại
các cơ quan hành chính nhà nước mà còn là nội dung then chốt cho ta thấy tầm
quan trọng của công tác văn phòng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp hiện nay. Để hội nhập và phát triển đất nước thì công tác cải cách
hành chính nhà nước phải được coi trọng, điều này cũng đồng nghĩa với việc cải
tiến và từng bước hoàn thiện công tác văn phòng để tạo điều kiện cho các doanh
nghiệp phát triển. Đây chính là một thách thức đòi hỏi xã hội phải quan tâm hơn
tới nghiệp vụ văn phòng cũng như công tác đào tạo cán bộ văn phòng. Chính vì
vậy, trong những năm gần đây ngành Quản trị Văn phòng đã từng bước khẳng
định được vai trò của mình trong công cuộc phát triển đất nước. Công tác văn
phòng được xác định là một mắt xích quan trọng trong hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao
hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không.
Nếu công tác văn phòng tốt sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Vì
vậy, để làm tốt công tác văn phòng đòi hỏi chúng ta phải nắm vững kiến thức lý
luận và nghiệp vụ chuyên môn quản trị văn phòng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán bộ
trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản trị nhân lực, thư ký… để cung cấp nhân lực cho các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, công ty.
Với phương châm gắn chặt giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào
tạo của Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nói chung: lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược
lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng
lý luận. Nhằm mục đích đào tạo những cử nhân tương lai nắm vững lý luận, làm
việc hiệu quả trong thực tiễn, sau khi trang bị đầy đủ những kiến thức lý thuyết
và hệ thống lý luận về nghiệp vụ công tác quản trị văn phòng, khoa Quản trị Văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên
(thời gian từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015). Đây cũng là dịp để sinh viên
được cọ sát thực tế, rèn luyện đạo đức, trau dồi thêm kiến thức về nghiệp vụ và
làm quen với tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng tương lai.
Đối với mỗi sinh viên “ thực tập” đóng vai trò hết sức quan trọng là quá
trình giúp cho sinh viên tìm hiểu tổ chức hoạt động của bộ máy nhà nước và thể
chế hành chính nhà nước, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và một số
vị trí công tác của cán bộ, công chức trong bộ máy nhà nước; vận dụng những
kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành
chính nhà nước; bổ sung và nâng cao kiến thức đã tiếp thu trong quá trình học lý
thuyết ở trường. Được sự nhất trí của Chánh Văn phòng UBND huyện Thuận
Thành, tỉnh Bắc Ninh. Em đã có thời gian thực tập hai tháng tại Văn phòng
UBND huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Trong quá trình thực tập, mặc dù
gặp rất nhiều khó khăn về mặt thời gian, thông tin, tư liệu nhưng với sự giúp đỡ
của tập thể cán bộ, chuyên viên văn phòng em đã nắm bắt được cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của phòng; nắm vững quy
trình, thủ tục hành chính cũng như các công văn, quyết định liên quan; đồng thời
được thực hành các kỹ năng chuyên ngành và một số những kỹ năng mềm giúp
em có thêm nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị văn phòng và trong môi
trường làm việc thực tế.
Báo cáo thực tập này là kết quả thu hoạch thực tế của em trong thời gian
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực tập ở văn phòng UBND huyện Thận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Em xin gửi lời
cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập giúp em có
được những kiến thức thực tiễn để hoàn thiện quá trình học tập; toàn thể cán bộ,
chuyên viên văn phòng UBND Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh đã tạo điều kiện
thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập của mình; Cán bộ
Nguyễn Thị Hường đã tận tình hướng dẫn để em hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Thuận Thành, ngày 28 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Ngô Thị Hiệp
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trụ sở UBND huyện Thuận Thành
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHÁO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THUẬN THÀNH
I. Chức năng, nhiện vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Thuận Thành.
1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Thuận Thành.
Thuận Thành nằm ở phía Nam tỉnh Bắc Ninh ven dòng sông Đuống (sông
Thiên Đức xưa), tiếp giáp với Hà Nội và Hưng Yên. Huyện lỵ là thị trấn Hồ.
Thuận Thành nằm cách trung tâm thủ đô Hà Nội 25 km về phía tây nam, cách
trung tâm huyện Bắc Ninh khoảng hơn 10 km, phía bắc giáp với huyện Tiên Du và
huyện Thuận Thành được ngăn cách bởi sông Đuống, phía đông giáp huyện Gia
Bình và huyện Lương Tài, phía nam giáp với tỉnh Hải Dương.
Diện tích tự nhiên là 116 km², dân số là 136.000 người (năm 2004).
Thuận Thành là đơn vị hành chính cấp huyện rộng thứ hai và đông dân thứ hai ở
Bắc Ninh.
Thuận Thành có 18 đơn vị hành chính cấp xã, thị trấn, bao gồm:
Thị trấn Hồ - huyện lỵ
17 xã: An Bình, Đại Đồng Thành, Đình Tổ, Gia Đông, Hà Mãn, Hoài
Thượng, Mão Điền, Nghĩa Đạo, Ngũ Thái, Nguyệt Đức, Ninh Xá, Song
Hồ, Song Liễu, Thanh Khương, Trạm Lộ, Trí Quả, Xuân Lâm.
2. Chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành
2.1 Chức năng của UBND huyện Thuận Thành
UBND huyện Thuận Thành là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các
bản dưới Luật và Nghị Quyết chỉ đạo sự phát triển Kinh tế - Xã hội, Quốc phòng
– An ninh trên địa bàn Huyện.
2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Thuận Thành.
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
2.2.2Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi
và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
-Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
-Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân
dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân
dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể
dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
2.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi
trường, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện;
2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã
hội, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
2.2.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,
Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành có những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chỉ đạo và kiểm tra chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.2.10 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyệnThuận
Thành thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
2.2.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính, Uỷ ban nhân dân huyện Thuận Thành thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thuận Thành
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện gồm có:
- Chủ tịch;
- 2 Phó Chủ tịch;
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- 12 cơ quan quản lý nhà nước: Văn phòng HĐND- UBND huyện, Phòng
Nội vụ, Phòng Y tế, Phòng Văn hóa, Phòng Lao động- Thương binh – Xã hội,
Phòng Nông nghiệp- Phát triển nông thôn, Phòng Công thương, Phòng Tư pháp,
Phòng Thanh tra, Phòng Tài nguyên- Môi trường, Phòng Tài chính- Kế toán,
Phòng Giáo dục- Đào tạo.
- 06 cơ quan đơn vị sự nghiệp: Ban quản lý Khu công nghiệp, Trung tâm dạy
nghề, Trung tâm Văn hóa, Đài phát thanh, Khuyến nông, Ban quản lý Dự án.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Thuận Thành: (phụ lục 1)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
của UBND huyện Thuận Thành.
Trong tất cả các cơ quan Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng nhất,
là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lanh đạo cơ quan với các mối quan
hệ bên ngoài. Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ được giao.
1.Vị trí, chức năng của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Thuận Thành là cơ quan chuyên môn,
bộ phận giúp việc của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ
tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Uỷ ban nhân dân.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân có tư cách pháp nhân,
con dấu và tài khoản riêng, chiụ sự chỉ đạo, quản lý về tổ chúc, biên chế và công
tác của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND
và UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh,
Ban Dân tộc.
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp huyện giao.
- Tổ chức các hoạt động của Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà
nước, giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của
các cơ quan chuyên môn cấp huyện, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp
xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, tham mưu giúp Uỷ
ban nhân dân về công tác Ngoại vụ.
- Trình Uỷ ban nhân dân ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác dân tộc
trên địa bàn và tổ chức, triển khai thực hiện theo các văn bản đó sau khi phê
duyệt.
- Trình Uỷ ban nhân dân kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm về công
tác dân tộc, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác sau khi
được phê duyệt.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính
sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào
dân tộc trên địa bàn huyện, công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách của Đảng và các quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Thuận Thành.
- Chánh Văn phòng;
- 2 Phó Chánh Văn phòng;
- Bộ phận Tổng hợp;
- Bộ phận Hành chính;
- Giúp việc Thường trực Hội đồng nhân dân;
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ phận Tiếp dân;
- Bộ phận Một cửa;
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Thuận Thành phụ lục 2)
4. Bản mô tả việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân.
4.1. Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND huyện
Thuận Thành.
1. Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc.
a. Trình độ chuyên môn.
Tốt nghiệp Đại học Kinh tế, Quản trị, Hành chính, Luật trở lên.
Vi tính văn phòng trình độ B trở lên.
b. Kỹ năng:
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng tổ chức giám sát công việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
c. Kinh nghiệm :
- Có ít nhất 3 năm kinh nhiệm trong công tác quản trị hanh chính.
- Có ít nhất một năm kinh nhiệm ở vị trí tương đương
d. Phẩm chất cá nhân:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
- Trung thực, nhiệt tình, năng động, sáng tạo trong công tác
- Sáng tạo trong công việc.
2. Tóm tắt công việc.
- Lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của Văn phòng
HĐND- UBND huyện theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân của Văn phòng HĐND – UBND
huyện thực hiên theo đúng chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt hiệu quả trong công
việc; tránh chồng chéo, đổ lỗi.
3. Vai trò:
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lãnh đạo chung, toàn diện các hoạt động của văn phòng; chịu trách nhiệm toàn
bộ các hoạt động của đơn vị trước thường trực HĐND, UBND huyện; làm chủ
tài khoản của văn phòng HĐND&UBND huyện.
-Trực tiếp phụ trách các hoạt động của HĐND huyện; lĩnh vực kinh tế,
công tác nội vụ, nội chính,ngoại vụ;tài vụ, quản trị , hậu cần; công tác tổ chức ,
cán bộ, thi đua – khen thưởng của đơn vị; ký các văn bản của đơn vị và ký nháy
các văn bản tham mưu cho HĐND, UBND huyện, sử lý toàn bộ các văn bản gửi
đến thường trực HĐND, UBND huyện và văn phòng
4.2. Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên.
(Phụ lục 3)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THUẬN THÀNH.
1. Tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Thuận
Thành.
a. Bộ phận Tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực
công tác chuyên môn và hoạt động của Văn phòng, có trách nhiệm tham mưu đề
xuất với lãnh đạo Văn phòng các đề án, văn bản; soạn thảo văn bản; đề xuất
nhiệm vụ trọng tâm cho tuần tới.
b. Bộ phận Văn thư –Lưu trữ thực hiện các công tác về văn thư, lưu trữ .
c. Bộ phận Tài vụ có trách nhiệm quản lý tài sản, cất giữ tiền bạc của Nhà
nước tại Văn phòng; tham mưu có chủ tài khoản thực hiện đúng chế độ chính
sách do Nhà nước quy định, đề xuất biện pháp trong quản lý tài chính.
d. Bộ phận lái xe đưa đón lãnh đạo an toàn, đúng giờ. Thường xuyên bảo
dưỡng xe.
e. Bộ phận phục vụ trực tiếp quản lý, cất giữ tài sản, vật tư tại Văn
phòng , kịp thời bố trí phòng họp, phòng khách và chuẩn bị điều kiện cần thiết
để phục vụ cho cuộc họp, hội nghị.
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
f. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn và nhận hồ sơ của tổ chức,
công dân đến liên hệ.
g. Bộ phận bảo vệ nắm vững tình hình an ninh trật tự toàn xã hội xung
quanh trụ sở UBND huyện. Kiểm soát người ra vào cơ quan. Đôn đốc, kiểm tra
cán bộ, công chức Văn phòng và các phòng liên quan làm việc trong trụ sở về
việc thực hiện để phương tiện đi lại gọn gàng đúng nơi quy định.
Ví dụ1: Văn phòng có vai trò cung cấp thông tin cho lãnh đạo khi giải
quyết 1 tình huống cụ thể như sau:
Bước 1: Chánh Văn phòng chỉ đạo chuyên viên tìm kiếm và phân loại
thông tin mà lãnh đạo cần.
Bước 2: Chuyên viên phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành kiểm tra
toàn bộ thông tin thu được.
Bước 3: Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết lãnh đạo văn phòng đề xuất
ý kiến để lãnh đạo cơ quan quyết định.
Bước 4: Sau khi đã được lãnh đạo cơ quan quyết định, lãnh đạo văn
phòng xác định cụ thể thông tin báo cáo lãnh đạo.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Thuận Thành. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
(Sơ đồ công tác thường kỳ xem Phụ lục 4 )
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
- Ưu điểm:
+ Đề ra được quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho
tuần, tháng, quý, năm sau và gửi lên văn phòng vào cuối tuần, tháng, quý, năm.
+ Theo dõi được mọi hoạt động của toàn cơ quan.
+ Xây dựng được lịch làm việc của cơ quan và lãnh đạo.
- Nhược điểm:
Nhiều khi lịch làm việc vẫn có sự trùng lặp công việc của cơ quan.
Một số công việc của tuần trước vẫn chưa thực hiện song, công việc chưa
đưa vào lịch dẫn đến việc công việc bị tồn đọng và lúng túng khi giải quyết công
việc
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 (hội nghị, cuộc họp) của UBND
huyện Thuận Thành mà trong quá trình thực tập được tham gia.
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng UBND huyện Thuận Thành em đã
được tham gia cuộc họp của UBND về việc triển khai Kế hoạch khởi công dự án
đầu tư xây dựng trung tâm văn hóa Luy Lâu huyện Thuận Thành.
Sau khi văn phòng đôn đốc các đơn vị chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi
giấy mời cùng tài liệu đến các thành phần được mời trước ngày họp ít nhất là 3
ngày, trừ trường hợp đặc biệt được Chánh văn phòng, Chủ tịch đồng ý gửi tài
liệu muộn hơn.
Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với
các đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ nếu cuộc họp đó được tổ chức ngoài
cơ quan.
Ghi biên bản cuộc họp, khi cần thiết có thể ghi âm: việc ghi âm các cuộc họp
với nội dung bí mật Nhà nước phải được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp.
Thông báo bằng văn bản kết luận của Chánh Văn phòng, Phó Chủ tịch, Chủ
tịch về nội dung cuộc họp
(Sơ đồ hoá tổ chức hội nghị phụ lục 5 )
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của
UBND huyện Thuận Thành.
( Phụ lục 6 )
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Thuận Thành.
Nghi thức Nhà nước là những phương thức giao tiếp trong hoạt động quản
lý Nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản pháp lý của Nhà nước,
theo truyền thống dân tộc hoặc quốc tế mà các bên tham gia, thủ tục quản lý Nhà
nước phải tuân thủ và thực hiện nghiêm chỉnh.
UBND huyện Thuận Thành đã triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước
về văn hoá công sở tại cơ quan như sau:
Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội.
Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên nghiệp, hiện đại; phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích,
yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính Nhà nước.
Bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả của hoạt động cơ quan Hành
chính Nhà nước.
Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên
chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
được giao.
Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn
gàng và đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
Trong giao tiếp và ứng xử ở UBND huyện cán bộ, công chức, viên chức
có thái độ lịch sự, tôn trọng, ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không
nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt. biết lắng nghe.
Đối với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện và hợp tác. Phòng
làm việc có biển tên ghi rõ đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên
chức. Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý;
không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Hình thức tổ chức văn thư của UBND huyện Thuận Thành.
Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận và cán bộ, viên
chức trong cơ quan, nhưng nói chung bất cứ nơi nào cũng cần có văn thư chuyên
trách. Điều khác biệt là về hình thức tổ chức văn thư có thể không giống nhau
giữa các cơ quan. Hình thức tổ chức là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận
hoặc cán bộ chuyên trách để thực hiện một sồ khâu của công tác văn thư mang
tính nghiệp vụ thuần túy như tiếp nhận, vào sổ, chuyển giao, đánh máy, … Vì
vậy công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
hoạt động của lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
Xây dựng văn bản.
-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến, nộp hồ sơ hiện hành và lưu nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Quản lý và sử dụng con dấu.
Về hình thức công tác văn thư, các cơ quan đơn vị căn cứ vào pham vị
hoạt động và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình để lựa chọn hình thức tổ
chức công tác văn thư phù hợp. Ở nước ta hiện nay có các hình thức tổ chức
công tác văn thư như: Văn thư tập trung, và văn thư hỗn hợp .
Trong quá trình thực tập, tôi thấy UBND huyện Thuận Thành đã áp dụng
hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung nghĩa là việc soạn thảo, giải quyết
văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập
trung vào một đầu mối: Văn phòng của cơ quan. Còn các đơn vị tổ chức khác
của cơ quan không bố trí bộ phận, cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công
tác văn thư.
Ví dụ: văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản do các nơi gửi
đến, chuyển giao văn bản đúng đối tượng tiếp nhận, theo dõi việc giải quyết các
văn bản quan trọng, vào sổ văn bản đến, kiểm tra bóc bì văn bản,…
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND huyện Thuận Thành, do tính chất công việc và nhiệm vụ công
tác chuyên môn không phức tạp, số lượng văn bản không nhiều, địa điểm làm
việc tập trung .
* Ưu điểm: Với hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung sẽ giảm bớt
được các thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác. Việc tìm kiếm
văn bản giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian.
Nhược điểm: Công việc đôi khi chồng chéo, giải quyết công việc không được
nhanh cho lắm
2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của UBND huyện Thuận Thành.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội các đơn vị vũ trang Các văn bản hình thành của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư nên lãnh đạo
UBND huyện Thuận Thành luôn quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp
để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự chỉ đạo thể hiện qua các hình
thức sau đây:
- Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Hoạt động phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư luôn được chú trọng trong công tác văn thư của
UBND huyện Thuận Thành. Lãnh đạo văn phòng luôn có ý thức cập nhật và phổ
biến các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư. Thời gian vừa
qua, lãnh đạo văn phòng đã tiến hành phổ biến một số văn bản mới, đặc biệt là
Nghị định 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc
sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
-Tổ chức kiểm tra và tập huấn các nghiệp vụ công tác văn thư
Hoạt động kiểm tra công tác văn thư của các đơn vị thuộc UBND được
tiến hành hàng năm. Văn phòng UBND huyện là đơn vị có trách nhiệm tổ chức
kiểm tra và báo cáo kết quả kiểm tra hàng năm với Lãnh đạo, trong đó lãnh đạo
văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện
công tác văn thư của toàn cơ quan.
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khos học những văn bản, tư liệu
có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm
bằng chứng tra cứu thông tin quá khứ. Hàng năm lưu trữ huyện có trách nhiệm
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu do các phòng, ban, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu
và lưu trữ huyện.
Lưu trữ huyện có trách nhiệm tiếp nhận nhanh gọn, chỉnh lý toàn bộ khối
tài liệu hàng năm thu về của cơ quan, đơn vị và tổ chức chỉnh lý, lựa chọn tài
liệu có giá trị lưu trữ để đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ huyện. Công tác xác
định những tài liệu có giá trị để lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhà nước.
Phòng lưu trữ của huyện được bố trí tại nơi thoáng mát, có ánh sáng tránh
mối mọt. Các tài liệu được đựng ở hộp đựng tài liệu và để trên giá tránh hư hỏng
tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị thêm bình chống cháy, tủ giá đựng tài liệu ánh
sáng tạo điều kiện tốt để bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên công tác lưu trữ còn có một số hạn chế cần khắc phục:
- Cán bộ lưu trữ do không có trình độ chuyên môn mà chỉ kiêm nhiệm nên
việc bảo quản văn bản, tài liệu chưa được chặt chẽ, bảo quản theo kinh nghiệm,
phân loại văn bản theo tên loại, chưa áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
công tác lưu trữ.
- Việc quản lý văn bản , tài liệu lưu trữ còn chỉ yếu thực hiện thủ công bằng
excel trên máy tính, chưa áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
- Việc xác định giá trị tài liệu chưa được triển khai đúng theo yêu cầu nên
việc đảm bảo bí mật của tài liệu còn hạn chế.
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH
1. Bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
Kế hoạch là văn bản có tên loại do cơ quan cá nhân có thẩm quyền ban
hành trình bày dự kiến về những công việc sẽ làm trong thời gian xác định với
mục tiêu, nội dung, cách thức rõ ràng.
Lịch công tác là những công việc cần tiến hành trong khoảng thời gian
xác định
Mẫu lịch công tác tuần
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
Mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Thuận Thành
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
HUYỆN THUẬN THÀNH
NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày.../.../20.. đến ngày.../.../20...)
( Lịch công tác tuần của UBND huyện Thuận thành,Phụ Lục 7)
Thứ Ngày
Thời
gian
Nội dung công việc
Địa điểm
Lãnh đạo
2
3
4
5
6
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Mẫu Kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Thuận Thành
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THUẬN THÀNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Số:....../KH-UBND
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Thuận Thành, ngày.......tháng......năm.......
KẾ HOẠCH
Công tác tháng của UBND huyện Thuận Thành
Căn cứ ............................................................................................................;
Căn cứ ............................................................................................................;
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích:
..................................................................................................................................
................................................................................................................................
2. Yêu cầu:
..................................................................................................................................
................................................................................................................................
Sinh viên: Ngô Thị Hiệp
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
