Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN vụ bản

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Mục lục
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................... 2
Phần I:..................................................................................................................................... 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN..............3
Phần III.................................................................................................................................. 70
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................................................70
PHỤ LỤC................................................................................................................................ 1

PHỤ LỤC

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Kính thưa Ban Giám Hiệu nhà trường cùng quý thầy cô Trường Đại Học
Nội Vụ Hà Nội.
Sau một quá trình học tập lý thuyết căng thẳng, nhà trường đã tổ chức cho
sinh viên được thực tập tại các cơ quan, đơn vị. Thời gian tuy ít ỏi, nhưng đợt
thực tập đã thực sự đem lại ý nghĩa to lớn đối với mỗi bản thân sinh viên chúng
em. Riêng đối với em đây là dịp giúp em vận dụng tốt những kiến thức được

thầy cô truyền đạt vào thực tế ở cơ quan mình thực tập.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn bộ các Thầy Cô
cùng Ban Giám Hiệu nhà trường. Những người đã không quản khó khăn vất vả
dạy bảo chúng em, truyền đạt cho chúng em những gì tốt đẹp nhất để chúng em
có thể vững chắc bước trên đường đời.
Em có thể hoàn thành chương trình thực tập vừa qua cũng là nhờ sự chỉ
bảo, hỗ trợ rất lớn từ các cán bộ đang công tác tại phòng Nội Vụ- Ủy ban nhân
dân huyện Vụ Bản. Lời cảm ơn chân thành nhất em xin gửi tới quý cơ quan.
Với thời gian cho phép, cùng với khả năng nghiên cứu, học hỏi và kinh
nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên bài báo cáo thực tập này của em còn nhiều
hạn chế thiếu sót. Nhưng với sự nghiêm túc học hỏi và niềm đam mê với công
việc em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình và những ý kiến đóng góp quý
báu của Thầy cô.

Vụ Bản, ngày 29 tháng 04 năm 2015
SINH VIÊN

Bùi Thị Yến

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 1K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, khi cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật đã tạo ra

nhiều điều kiện để nền kinh tế - xã hội của thế giới phát triển thì với mỗi người
đặc biệt là thế hệ trẻ những người chủ tương lai của đất nước việc tiếp thu tri
thức đóng một vai trò rất lớn.
Tuy nhiên, những kiến thức bằng lý thuyết được học hỏi trên ghế nhà
trường, trong sách vở vẫn chưa đủ đối với chúng ta. Bác Hồ kính yêu đã dạy
chúng ta rằng “học đi đôi với hành’’ người ta không chỉ nhờ ở sách vở mới
thành tài mà trước tiên là nhờ ở sự hăng say làm việc và trong thực tế công việc
sẽ mang lại cho chúng ta những kinh nghiệm thực tế. Ngoài những kiến thức đã
được học tại trường, lớp, học từ sách vở đem áp dụng vào thực tế thì cần phải
được thực hành công việc đó để có thêm những kiến thức từ thực tiễn, đó là một
phần quan trọng tạo nên sự thành công trong sự nghiệp của mỗi người. Trong
quá trình đào tạo của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thì đợt thực tập của sinh
viên khoa Quản trị văn phòng cũng không nằm ngoài mục đích đó.
Thực tập là thời gian quan trọng để sinh viên tiếp cận thực tế tại cơ quan,
đơn vị đến thực tập, gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Trong
quá trình thực tập sẽ giúp cho sinh viên củng cố kiến thức, áp dụng lý luận vào
thực tiễn và rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tạo dựng cho mình phong cách làm
việc khoa học.
Đối với bản thân em thời gian thực tập thực sự rất quan trọng, giúp cho
em hiểu biết thêm về công việc, nâng cao về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cũng như thực tế công việc, rèn luyện cho em về kỹ năng giao tiếp đồng thời học
hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ, công chức của cơ quan nơi em
thực tập. Em mong những điều đó sẽ giúp ích cho công việc của em sau này.
Được sự quan tâm của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo Ủy
ban nhân dân huyện Vụ Bản, đặc biệt là cán bộ, công chức phòng Nội Vụ- Ủy
ban nhân dân huyện Vụ Bản đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành đợt thực
tập này. Đồng thời qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành
tới Thầy Cô giáo trong khoa Quản Trị Văn Phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ em
hoàn thành bài báo cáo này. Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập có hạn
nên em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Kính mong nhận

được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các Thầy Cô giáo và cán bộ trong cơ
quan để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 2K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN VỤ BẢN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN
1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân các cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế- xã
hội, củng cố quốc phòng, anh ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác
trên địa bàn huyện Vụ Bản.
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện chức năng quản lý nhà nước
cấp địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy

hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản được quy định
rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực sau:
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kê hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 3K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Phê duyệt kế hoạch kinh tế- xã hội của xã, thị trấn.

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và thực hiện các chương trình đó.
- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi chồng và chế biến thủy sản.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã,
thị trấn.
2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Vụ
Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy
hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch đã được duyệt.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau

khi có thẩm quyền của cấp trên phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn;
chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 4K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
2.5 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai bão lũ.
2.6 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng phòng thủ biên giới, quản
lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, công tác
huấn luyện tự vệ.

- Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội.
2.7 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh đối với đồng bào dân tộc thiểu
số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân địa phương.
2.8 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản, nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 5K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân.
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật.
2.9 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao
thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương.
- Quản lý các cơ sở văn hóa- thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện
thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử, văn hóa và danh
lam thắng cảnh do huyện quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản do Hội đồng nhân
dân cùng cấp bầu ra gồm: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và các ủy viên phụ trách
các lĩnh vực.
3.1 Chủ tịch
Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ và quyền
hạn mà Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân đã quy định. Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện lãnh đạo công tác của tập thể Ủy ban nhân dân
huyện, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, chủ
tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc
lớn, quan trọng, các vấn đề có tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức
năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện, phụ trách các lĩnh vực sau:
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội dài hạn, ngắn hạn; công

tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường.
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,
quân sự, địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố
cáo của công dân.
+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế
lề lối làm việc, chương trình công tác của Ủy ban nhân dân huyện; những vấn
đề chung về công tác thi đua khen thưởng.
+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 6K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3.2 Phó chủ tịch
- 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy
lợi, thủy sản, phòng chống lụt bão, công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp, khoa họccông nghệ, đất đai, tài nguyên và môi trường, xây dựng, giao thông, các dự án
thuộc vốn đầu tư tập trung.
- 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Giáo dục và đào tạo, y tế, văn
hóa và thông tin, du lịch, lao động thương binh & xã hội, dân tộc- tôn giáo, dân
số- KHHGĐ, trẻ em, chữ thập đỏ, bảo hiểm xã hội.
- 01 phó chủ tịch phụ trách các lĩnh vực: Kinh tế tổng hợp, tài chính- kế
hoạch, thuế, ngân hành nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng CSXH,
kho bạc nhà nước, quản lý thị trường, thống kê. Ký phê duyệt các văn bản về
thiết kế kỹ thuật, dự toán xây dựng các dự án và ký phê duyệt quyết toán các dự
án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền cấp huyện thuộc lĩnh vực phụ trách.
3.3 Các ủy viên

Các ủy viên phụ trách các lĩnh vực: Văn phòng Hội đồng nhân dân- Ủy
ban nhân dân, nông nghiệp, quân sự, an ninh.
* Về bộ máy: căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm
2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hiện nay Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản có 13 phòng và 10 đơn vị sự nghiệp.
• phòng chuyên môn gồm 14 phòng:
- Văn phòng HĐND- UBND huyện Vụ Bản
- Phòng Nội Vụ
- Phòng Tài nguyên và môi trường
- Phòng Tài chính- kế hoạch
- Phòng Giáo dục và đào tạo
- Phòng Văn hóa- thông tin
- Phòng Tư pháp
- Thanh tra huyện
- Phòng y tế
- Phòng Lao động thương binh và xã hội
- Phòng Kinh tế
- Phòng Dân tộc
- Phòng Quản lý đô thị
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giúp Ủy ban nhân
dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh
vực trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất
quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ thành phố đến cơ sở- phòng chịu sự
quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 7K7A

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của sở quản lý ngành, lĩnh vực của
thành phố. Mỗi phòng có trưởng phòng, có từ 02 đến 03 phó trưởng phòng và
các cán bộ, công chức chuyên môn. Văn phòng HĐND- UBND huyện có Chánh
văn phòng và 04 phó chánh văn phòng, thanh tra huyện có chánh thanh tra và 02
phó chánh thanh tra.
• Đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm:
- Đài phát thanh
- Trung tâm thể dục thể thao
- Trung tâm văn hóa
- Hội chữ thập đỏ
- Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện
- Trung tâm dạy nghề Trung tâm dân số huyện
- Thanh tra xây dựng huyện
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó thủ trưởng
và các viên chức giúp việc.
4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
( Phụ Lục I )
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG NỘI VỤ- ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VỤ BẢN
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ- Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản
1.1 Chức năng
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân huyện
Vụ Bản có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về Nội Vụ gồm:

-

Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước
Cải cách hành chính, chính quyền địa phương
Địa giới hành chính
Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn
Hội, tổ chức phi chính phủ
Văn thư, lưu trữ nhà nước
Tôn giáo
Thi đua- khen thưởng.

Phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân Vụ Bản chịu sự chỉ đạo và quản lý trực
tiếp của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn
về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn,
các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 8K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức và thực hiện các
cuộc bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp theo luật định. Giúp Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức các kỳ họp Hội đồng nhân dân, Ủy ban

nhân dân để bầu các chức danh của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện theo dõi tổ chức hoạt động
của các hội trên địa bàn.
- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà
nước; tôn giáo; thi đua- khen thưởng trình Ủy ban nhân dân và tổ chức thực hiện
khi được phê duyệt.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn
giáo; thi đua- khen thưởng hàng năm và từng thời kỳ. Thực hiện chế độ báo cáo
định kỳ, đột xuất về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi
đua- khen thưởng.
2. Cơ cấu tổ chức
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì một trong những
yếu tố quan trọng nhất đó chính là phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn,
nhiệt tình với công việc và được phân công công việc rõ ràng, phù hợp với khả
năng, trình độ của cán bộ. Vì vậy,việc thiết lập một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, hiệu
quả là cơ sở để tiến hành mọi công việc của văn phòng, cơ quan theo đúng chức
năng và thẩm quyền được giao. Nhận thức được tầm quan trọng của việc cơ cấu,
sắp xếp, tổ chức nhân sự nên ngay từ đầu phòng Nội Vụ đã chú trọng phân công
và sắp xếp công việc khá linh hoạt , rõ ràng, có tính độc lập cao nhưng vẫn đảm
bảo mối liên hệ trong công tác. Được thể hiện sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của
phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản (Phụ lục II)
• Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành toàn
diện những hoạt động của phòng theo chức năng nhiệm vụ và yêu cầu
của lãnh đạo Huyện ủy- HĐND- UBND huyện và ngành dọc cấp trên.
- Có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với thường trực Huyện ủy- HĐNDUBND huyện về các nội dung, nhiệm vụ có liên quan đến công tác nội
vụ trên địa bàn huyện.
- Chịu trách nhiệm về việc thẩm định kỳ, phát hành các văn bản của
phòng trong việc tham mưu, đề xuất triển khai nhiệm vụ và báo cáo
cấp trên theo yêu cầu.

- Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác tổ chức cán bộ, khen thưởng, kỷ
luật cán bộ, công chức của huyện.
• Phó trưởng phòng: Gồm 2 phó trưởng phòng.
- Một phó trưởng phòng chịu trách nhiệm:
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng 9K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành thực hiện nhiệm vụ của phòng.
+ Giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng
phòng đi vắng.
+ Trực tiếp theo dõi, phụ trách công tác xây dựng chính quyền cơ sở,
quản lý địa giới hành chính, thi đua khen thưởng trên địa bàn huyện.
+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công, ký các văn
bản thuộc thẩm quyền của phòng khi được Trưởng phòng ủy quyền và phải
chịu trách nhiệm về việc mình được ủy quyền.
- Phó trưởng phòng thứ hai có trách nhiệm:
+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành thực hiện nhiệm vụ của phòng.
+ Giúp Trưởng phòng chỉ đạo điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng
phòng đi vắng.
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính, công tác tôn giáo, công tác
thanh niên, theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bàn
huyện.

+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi Trưởng phòng phân công, ký các văn
bản thuộc thẩm quyền của phòng khi được Trưởng phòng ủy quyền và phải
chịu trách nhiệm chính về việc mình được ủy quyền.
• Chuyên viên: Gồm 03 chuyên viên.
- Chuyên viên thứ 01 có trách nhiệm:
+ Trực tiếp theo dõi, quản lý hồ sơ, tham mưu đề xuất giúp Trưởng phòng
tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng, công
tác tôn giáo, theo dõi quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa bàn
huyện.
+ Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực thi đua, khen thưởng,
công tác tôn giáo theo kế hoạch và yêu cầu của các cấp, các ngành.
+ Thực hiện nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Trưởng phòng.
- Chuyên viên thứ 02 có trách nhiệm:
+ Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức huyện; cán
bộ, công chức xã; tham mưu đề xuất giúp Trưởng phòng tổ chức triển khai
thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện; làm kế toán của
phòng.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng10
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ Tham mưu, đề xuất giúp Trưởng phòng trong việc quản lý biên chế, quỹ

tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức
trên địa bàn huyện.
- Chuyên viên thứ 03 chịu trách nhiệm:
+ Theo dõi công tác cải cách hành chính, công tác văn thư lưu trữ trên địa
bàn huyện.
+ Công tác văn thư nội vụ của phòng, soạn thảo các văn bản thuộc thẩm
quyền của phòng khi lãnh đạo phòng giao.
+ Giúp lãnh đạo phòng trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của
phòng, kiêm thủ quỹ của phòng.
3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ
Bộ phận
Chức danh
Cán bộ quản lý trực tiếp

Phòng Nội Vụ
Trưởng phòng Nội Vụ
Chủ tịch UBND huyện

• Trách nhiệm: Lãnh đạo văn phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm chỉ
đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng và chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Trực
tiếp lãnh đạo văn phòng, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thực hiện các
công tác:
- Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của văn phòng và những công việc khác do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện giao.
- Phụ trách chung về hoạt động của văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác, cán bộ, cải cách hành chính, văn thư lưu trữ nhà nước.

- Phân công các Phó trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm
vụ được giao.
- Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề có
liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra đôn đốc phòng thực hiện
các nghiệp vụ, các quy định của pháp luật.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng11
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập
thể công chức, nhân viên văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan
về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng
cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn về quyền lợi chính
đáng của công chức, nhân viên văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao.
• Quyền hạn:
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển... đối với nhân viên trong
phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội quy, quy định của Ủy ban nhân dân và pháp luật hiện
hành.
- Được quyền kiểm tra chất vất các trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Ủy ban nhân dân.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Ủy ban nhân dân báo cáo, thuyết minh, cung
cấp dữ liệu chính thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ
việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Ủy ban
nhân dân huyện hoặc của người lao động.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được lãnh đạo ủy quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ các nhiệm vụ chuyên môn của
phòng.
- Thừa ủy nhiệm của lãnh đạo truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ
phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung
chỉ đạo, chỉ thị lãnh đạo.
• Báo cáo và ủy quyền:
- Báo cáo cho lãnh đạo về công tác văn thư lưu trữ theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột
xuất hoặc các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng12
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.
* Tiêu chuẩn
- Trình độ chuyên môn:
+ Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính, luật trở lên.
+ Vi tính văn phòng tương đương bằng B trở lên.
- Kỹ năng:
+ Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
+ Kỹ năng lập kế hoạch.
+ Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm:
+ Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị văn phòng.
+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Phẩm chất cá nhân:
+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
+ Sáng tạo trong công việc.

4. Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên
UBND HUYỆN VỤ BẢN

Bùi Thị Yến

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Quản trị Văn phòng13
K7A

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

PHÒNG NỘI VỤ

BẢN PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày
26/11/2003;
Căn cứ Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của phòng Nội Vụ;
Căn cứ quy chế làm việc ban hành kèm theo Quyết định số 07/2011/QĐUBND ngày 19 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân huyện;
Phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản thống nhất phân công nhiệm vụ cho từng
cán bộ, công chức, viên chức cụ thể như sau:
I. Lãnh đạo văn phòng
1. Đồng chí Nguyễn Văn Bình – Trưởng phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản
- Quản lý và bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên văn
phòng để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của phòng Nội Vụ huyện.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác tổng hợp tình hình hoạt động chỉ đạo, điều
hành của phòng Nội Vụ huyện; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và
Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trong chỉ đạo, điều hành chung và truyền
đạt phổ biến các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường
trực HĐND, UBND huyện trong phạm vi thẩm quyền.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND huyện. Kiểm tra,
đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện; UBND các xã,
thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch của UBND huyện.

- Duyệt các văn bản của phòng Nội Vụ trình lên lãnh đạo cơ quan. Theo
dõi và đôn đốc việc thực hiện các văn bản của cấp trên.
- Thực hiện tốt các quy chế làm việc, quy chế dân chủ trong cơ quan; thực
hiện các chủ trương đường lối, chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước của
Huyện ủy, HĐND, UBND huyện trong cơ quan văn phòng. Thực hiện tốt công
tác đối nội, đối ngoại.
- Đề xuất danh sách cán bộ, công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định theo quy định của cơ quan.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động... đối với công
chức các phòng, ban thuộc văn phòng.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng14
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công
chức, nhân viên phòng.
- Là chủ tài khoản của phòng, quản lý các mặt thu chi theo quy định của
pháp luật.
- Phụ trách chung nhiệm vụ công tác của phòng.
2. Đồng chí Bùi Thị Hoa – Phó phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản
- Phụ trách công việc tham mưu, tổng hợp và chuẩn bị đầy đủ kịp thời báo
cáo của UBND huyện.
- Đôn đốc các phòng, ban trong huyện thực hiện các báo cáo định kỳ.

- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,
chính xác đúng nội dung yêu cầu.
- Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn... chuẩn bị
nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công.
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai theo sự phân
công của Trưởng phòng.
-Phối hợp với các phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến
những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
- Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của phòng khi
được Trưởng phòng giao.
- Đề xuất với Trưởng phòng danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng suất
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức, nhân viên phòng.
3. Đồng chí Bùi Văn Quang – Phó phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản
- Giúp Trưởng phòng tổ chức thực hiện toàn bộ công tác hành chính, tôn
giáo.
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở, vật chất phục vụ cho hoạt động của
phòng, quản lý tài sản chung của cơ quan.
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo. Đảm bảo an toàn tuyệt đối
khi tham gia giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụ
kịp thời trong công tác.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng15
K7A

Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Trang bị phương tiện làm việc cho đồng chí lãnh đạo. Quản lý, bảo
dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu đáo
cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách.
- Bố trí địa điểm tổ chức hội nghị, cuộc họp.
- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể
hằng năm theo quy định.
- Đôn đốc thực hiện nội quy của cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh nội vụ
của cơ quan.
- Phụ trách công tác thi đua của phòng.
- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởng phòng tình hình
hoạt động tài chính của phòng. Thực hiện chế độ kiếm quỹ tiền mặt theo đúng
quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
- Đề xuất với Trưởng phòng danh sách công chức, nhân viên thuộc phạm
vi mình quản lý tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định
của cơ quan.
II. Chuyên viên phòng
1. Đồng chí Bùi Mạnh Cường – Chuyên viên
- Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ, công chức huyện; cán bộ, công chức xã.
- Nghiên cứu các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách và những vấn đề
có liên quan, trên cơ sở đó tham mưu cho lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thực
hiện nhiệm vụ.
- Tham mưu cho lãnh đạo phòng trong việc mở các lớp đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ.
- Chủ trì và phối hợp các phòng liên quan tổng hợp, xây dựng và quản lý

chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND.
2. Đồng chí Hoàng Văn Dũng – Chuyên viên
- Theo dõi quản lý hồ sơ, quản lý hoạt động của các tổ chức Hội trên địa
bàn huyện.
- Tham mưu đề xuất giúp lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thực hiện
nhiệm vụ về công tác thi đua, khen thưởng, công tác tôn giáo.
- Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình
và phối hợp với các phòng, ban khác để hoàn thành tốt thi đua, khen thưởng,
công tác tôn giáo theo kế hoạch và yêu cầu của các cấp, các ngành.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng16
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3. Đồng chí Trần Thị Hoa – Chuyên viên
- Theo dõi công tác cải cách hành chính, công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn
huyện.
- Tham mưu cho lãnh đạo phòng về công tác văn thư, soạn thảo các văn bản
thuộc thẩm quyền của phòng khi lãnh đạo giao.
- Giúp lãnh đạo phòng tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ của phòng,
kiêm thủ quỹ của phòng.
TRƯỞNG PHÒNG

Nơi nhận:
- CT, các PCT huyện;

- Văn phòng HĐND & UBND;
- Các cá nhân nêu trên;

Nguyễn Văn Bình

- Lưu: VP.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng17
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN VỤ BẢN
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
Văn phòng nói chung và phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản nói riêng đều thực
hiện hai chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc
và đảm bảo hậu cần.
Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo. Phòng Nội Vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân về những mảng:
Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; Cải cách hành
chính, chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên

chức nhà nước; Cán bộ, công chức, xã, phường, thị trấn; Hội, tổ chức phi Chính
phủ; Văn thư lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua- khen thưởng.
Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Phòng Nội Vụ thực
hiện chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đề
liên quan đến hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi phòng phụ
trách để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản.
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định trong mọi hoạt
động của phòng. Chức năng này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và cũng qua
chức năng này vai trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn. Chức năng tham mưu
và chức năng tổng hợp luôn đi liền hỗ trợ nhau. Hoạt động tổng hợp là cơ sở để
thực hiện hoạt động tham mưu. Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạt
động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Từ khi được thành lập phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản đã khẳng định được
vai trò, vị trí trong việc tham mưu giúp cho Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản giải
quyết kịp thời, đầy đủ chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp
huyện, cấp xã; Triển khai thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, công tác
Văn thư - Lưu trữ, công tác thanh niên; Quản lý tốt hoạt động tôn giáo, hoạt
động của Hội, quần chúng trên địa bàn huyện.
Ngoài ra, phòng Nội Vụ không chỉ thực hiện tốt chức năng tham mưu,
tổng hợp mà phòng còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua các
công việc như: Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc của
phòng; Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của phòng;
Đảm bảo công tác giao tiếp, đối nội, đối ngoại và quản lý tài khoản riêng của
phòng.
Công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện được thực
hiện tốt trên các lĩnh vực thể hiện qua công tác tham mưu, tổng hợp. Hàng năm
phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện thực hiện các
nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Cụ thể như sau:
• Trong công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2014:
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng18
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Ngay từ tháng 12/2013, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cải
cách hành chính năm 2013 của huyện và kế hoạch cải cách hành chính năm
2014 của tỉnh Nam Định, phòng Nội Vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện
ban hành kế hoạch cải cách hành chính huyện Vụ Bản năm 2014, trong đó đề ra
yêu cầu, mục đích, nội dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thể
cho các phòng, ban, đơn vị trên địa bàn huyện.
- Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội Vụ tổng hợp kết
quả thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, Ủy ban
nhân dân các xã, thị trấn trên địa bàn huyện để báo cáo Sở Nội Vụ.
• Trong lĩnh vực chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấp
huyện, cấp xã:
- Phòng Nội Vụ tham mưu cho lãnh đạo của cơ quan về chế độ chính sách
cho cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã. Phòng Nội Vụ luôn là nơi
thu nhập, xử lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán bộ, công
chức, viên chức trong cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản. Vì vậy, phòng là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan một cách cụ thể và tổng quát nhất.
• Trong công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Phòng Nội Vụ giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện, quản lý
các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cơ quan.Ví dụ: Phòng Nội Vụ Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản xây dựng quy chế làm việc cho cơ quan dựa trên việc

tổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựng một bản quy chế làm việc phù
hợp với cơ quan: Phòng Nội Vụ thu thập xử lý thông tin qua các văn bản hướng
dẫn xây dựng quy chế làm việc của cơ quan cấp trên, và tham khảo một số quy
chế của cơ quan khác. Sau đó trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt,
ban hành. Khi được lãnh đạo cơ quan triển khai thực hiện quy chế đó trong toàn
cơ quan, thay mặt lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ quản lý, giám
sát việc thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt động của cơ quan theo những
nguyên tắc nhất định.
- Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thức trách nhiệm của tập thể cán
bộ, công chức, viên chức của phòng Nội Vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
được Ủy ban nhân dân huyện giao. Như vậy, có thể thấy vai trò của phòng Nội
Vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân
huyện Vụ Bản là rất quan trọng. Bất kỳ, phòng, ban nào của Ủy ban nhân dân
huyện đều phải thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần,
giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện có thể hoạch định, tổ chức được những sự
kiện quan trọng, quản trị được nguồn nhân sự trong cơ quan và giám sát được tất
cả mọi hoạt động của cơ quan.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng19
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan

Chương trình là công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt
động được thồng nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo.
Phát huy được trí tuệ tập thể lãnh đạo cơ quan và chủ động trong công cuộc xây
dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được của bất
kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả là những
nhiệm vụ của cơ quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
Chương trình công tác mang một ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan và việc xây
dưng chương trình công tác cũng theo một quy trình nhất định.
(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan - phụ lục III)
• Ưu điểm:
Chương trình công tác được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của Ủy
ban nhân dân huyện nên các công việc được sắp xếp theo một trình tự ưu
tiên, rõ ràng nhằm thực hiện công việc có trọng tâm, trọng điểm, có tính khoa
học trong công việc.
• Nhược điểm:
Mặc dù xây dựng chương trình công tác nhưng do các bộ phận phòng,
ban trong cơ quan thực hiện các nhiệm vụ của mình thu thập và giao nộp báo
cáo còn chậm. Trong quá trình thực hiện còn có một số công việc đột suất xảy ra
ngoài dự kiến nên làm giảm hiệu quả công việc.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ
quan
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công
tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơ
quan có những cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, khoa học, đại hội,
họp kín, họp báo, họp giao ban... được phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin,
kinh nghiệm, khuyến khích tính chủ động sáng tạo trong công việc, đồng thời
phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất hiệu quả
trong công việc.
Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều những

công việc như: Lập kế hoạch, tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu, văn bản, địa
điểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất...khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một
số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, triển khai hội
nghị, ghi biên bản...cuối cùng là bế mạc hội nghị.
(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
– phụ lục IV)

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng20
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

• Lập hồ sơ hội nghị:
Trong thời gian ,thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Vụ Bản em đã được
tham gia một số hội nghị trong đó có hội nghị về việc bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản năm 2015.
Sau đây là hồ sơ hội nghị bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Ủy
ban nhân dân huyện Vụ Bản.
STT
01

Ngày, tháng,
năm văn bản
23/3/2015

Số ký hiệu

02

15/4/2015

37/QĐHĐND

03

17/4/2015

15/KHHĐND

04

22/4/2015

09/KHHĐND

215/QĐUBND

Trích yếu nội dung

Ghi
chú

Quyết định về việc bồi
dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức huyện

Vụ Bản năm 2015
Quyết định về việc
thành lập ban tổ chức
lớp bồi dưỡng đại biểu
HĐND cấp huyện, cấp
xã năm 2014
Kế hoạch đào tạo bồi
dưỡng đại biểu HĐND
cấp huyện và cấp xã
Kế hoạch mở các lớp
bồi dưỡng đại biểu
HĐND các cấp

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Đi công tác là hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo có thể đi dài
ngày, ngắn ngày phụ thuộc vào công việc cụ thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của
lãnh đạo được chuyên viên phòng tổ chức chuẩn bị chu đáo gồm các bước sau:
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình lãnh đạo phê duyệt, liên hệ
nơi lãnh đạo đến công tác; chuẩn bị, liên hệ phương tiện đi lại, kinh phí và tài
liệu có liên quan; báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong thời gian lãnh
đạo đi công tác và kết thúc chuyến công tác kế toán có nhiệm vụ quyết toán kinh
phí chuyến đi.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – phụ lục V)
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa công sở của cơ quan
Trong thời kì mở cửa cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồng
văn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào. Làm sao điều chỉnh những hành vi
ứng xử để bảo tồn văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh tiến bộ nhân loại.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng21
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Điều này hết sức khó nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải tự mình điều
chỉnh quan điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp.
Việc thực hiện văn hóa công sở nhằm mục đích: đảm bảo tính trang
nghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Xây dựng
phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt,
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản cho tới bây giờ chưa ban hành
quy chế văn hóa công sở tại cơ quan. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
căn cứ theo Quyết định số:129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước chỉ đạo các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng như cán
bộ, nhân viên tại phòng Nội Vụ thực hiện đúng theo quy định của cấp trên về
ban hành quy chế văn hóa công sở tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên
địa bàn huyện như:
* Bài chí công sở:
+ Tên cơ quan, phòng tuân thủ theo quy định của Bộ Nội Vụ.
+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều ghi rõ họ tên và chức vụ.
+ Phòng làm việc được bài trí ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và hợp lý cho
quá trình giải quyết công việc.
* Trang phục:
Tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan khi đến cơ quan đều ăn mặc gọn

gàng, sạch sẽ. Nam mặc áo sơ mi, quần âu, bộ comple, giầy đen hoặc dép có
quai. Nữ mặc áo sơ mi, quần âu hoặc váy công sở. Đối với những buổi lễ lớn
cán bộ, nhân viên sử dụng trang phục truyền thống như bộ comple đối với nam
và bộ áo dài đối với nữ.
* Thẻ cán bộ, công chức, viên chức:
Cán bộ, công chức, viên chức tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản đều đeo
thẻ khi đến cơ quan làm việc. Thông tin ghi trên thẻ theo đúng quy định.
* Chấp hành nội quy, quy định:
Đa số cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản tuân
thủ theo giờ giấc sinh hoạt, làm việc của cơ quan đề ra, ít phát sinh trường hợp
cán bộ, công chức, viên chức bỏ giờ làm việc vì mục đích cá nhân.
* Giao tiếp, úng xử:
+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều có thái độ lịch sự, tôn
trọng khi giao tiếp với người dân cũng như khách tới cơ quan để thực hiện giao
dịch. Đối với đồng nghiệp thì hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình, hợp tác, không
gây mất đoàn kết tại cơ quan.
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng22
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng hay
hách dịch khách mà biết lắng nghe ý kiến của dân; giải thích, hướng dẫn rõ ràng,
cụ thể các quy định có liên quan tới công việc khi dân tới giao dịch khiến các
yêu cầu công việc được thực hiện nhanh chóng.

Nhìn chung cán bộ, nhân viên trong Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản thực
hiện rất tốt các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, mọi người trong cơ quan
luôn tự giác chấp hành các quy định do cơ quan và phòng đề ra.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ
quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư đóng vai trò quan
trọng, có thể coi công tác văn thư là “bộ khung’’ trong quá trình quản lý nhà
nước. Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Nó
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp. Tóm lại, văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công
tác văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bộ
máy hoạt động nhịp nhàng.
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, Ủy ban nhân dân huyện
Vụ Bản đã tổ chức xây dựng công tác văn thư. Công tác văn thư của Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản được tổ chức theo hình thức tập trung, có một bộ phận
văn thư chuyên trách. Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập được
đặt ở gần cổng trụ sở Ủy ban nhân dân để thuận tiện cho việc liêụn hệ công tác.
Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư đều được trang bị đầy đủ: tủ
đựng tài liệu, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tài liêụ quan trọng, máy vi tính,
máy fax, máy photo, điện thoại... và các đồ dùng khác phục vụ công việc, đảm
bảo duy trì hiệu quả hoạt động văn thư được nhanh chóng, hiệu quả.
Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản
đã đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp

thời, chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của Ủy ban
nhân dân hoạt động đạt được hiệu quả cao nhất. Từ đó cũng góp phần vào việc
phát triển kinh tế trên địa bàn huyện.

Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng23
K7A


Khoa Quản Trị Văn Phòng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên mô hình
tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản còn tồn tại một số
hạn chế, thiếu sót như: phòng làm việc trật hẹp lại có nhiều người ra vào cho nên
công tác quản lý tài liệu đôi khi gặp khó khăn. Số lượng nhân viên ít trong khi
khối lượng công việc là rất lớn nên đôi khi công việc bị ùn tắc và chậm lại. Vì
vậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh khỏi.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với
hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo Ủy ban nhân huyện Vụ Bản đã có sự
quan tâm và đầu tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn. Điều đó được
thể hiện qua việc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chung
của Nhà nước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện Vụ Bản chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn

thư của cơ quan. Trưởng phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan. Để
công tác văn thư được thực hiện tốt, văn phòng Ủy ban nhân dân phối hợp với
phòng Nội Vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện việc áp
dụng các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn
thư bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu... Thông qua việc áp dụng các văn bản
trên, phòng Nội Vụ huyện đã trực tiếp giúp Ủy ban nhân dân huyện soạn thảo
quy chế công tác văn thư – lưu trữ.
Nhằm nâng cao hiệu quả công việc quá trình thực hiện công tác Trưởng
phòng Nội Vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong
phòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thời
Trưởng phòng Nội Vụ phối hợp với văn phòng Ủy ban nhân dân đề xuất với
lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội
nghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này.
Để công tác văn thư của cơ quan huyện được đảm bảo thực hiện một cách
thống nhất theo quy định của Nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chế công tác
văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện. Lãnh đạo phòng đã chỉ đạo phòng
áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
a) Thể thức:
Bùi Thị Yến

Quản trị Văn phòng24
K7A