Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................3
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ...................................3
I. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố
Việt Trì..........................................................................................................4
1. Chức năng..................................................................................................4
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................4
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:...........................................................................4
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:...............4
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:................................5
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:........................................5
2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:.....................................5
2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:...............................................................................................................5
2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:..........6
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:.............6
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:..........6
2.10. Trong việc thi hành pháp luật:..............................................................7
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:.....7
3. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì.................7
4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì.........................7
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố Việt Trì:..................................................................8

Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND thành phố
Việt Trì:.........................................................................................................8
1.1. Vị trí, chức năng:....................................................................................8
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:...................................................8
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Việt Trì:...................9
1.4 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng:........................................10
1.5 Bản mô tả công việc của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc
Phòng Nội vụ :.............................................................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn
phòng HĐND- UBND thành phố Việt Trì:.................................................11
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng:................................................11
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì:...............................................................................................................11
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Việt Trì
.....................................................................................................................13
1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Ủy ban nhân
dân thành phố Việt Trì:................................................................................13
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở
của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:....................................................13

2. Khảo sát về công tác văn thư:..................................................................14
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì................................................................................................................14
2.1.1. Quản lý văn bản đến:.........................................................................14
2.1.2. Quản lý văn bản đi:............................................................................15
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu:.............................................................16
2.1.4. Lập và quản lý hồ sơ:........................................................................17
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:........................17
Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Trong hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi:......17
2.2.2. Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu:..................................18
2.2.3. Trong việc lập và quản lý hồ sơ:.......................................................18
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.......................................18
3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ......................................................18
3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................19
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu :....................................................................19
3.4. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................19
Phần II................................................................................................................21
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................21
1.Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm ..........21

2.Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”.........................................27
3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của Ủy ban nhân dân thành phố
Việt Trì........................................................................................................46
4 . Quy trình tổ chức hội nghị của UBND thành phố Việt Trì...................50
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Ủy ban nhân dân thành phố
Việt Trì, nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này..................50
6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính
của cơ quan.Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của
văn phòng Hành chính.................................................................................52
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................................54
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:...............54
1. Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng:......................................54
1.1. Về đội ngũ cán bộ công chức văn phòng:............................................54
1.2. Về công tác văn thư:.............................................................................54
1.3. Về công tác lưu trữ:..............................................................................55
Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4. Về công tác hành chính văn phòng :....................................................55
2. Nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng:................................55
2.1. Về đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng:...........................................55
2.2. Về công tác văn thư:.............................................................................56
2.3. Về công tác lưu trữ:..............................................................................56

2.4. Về công tác hành chính Văn phòng:.....................................................56
II. Đề xuẩt giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hành chính văn phòng:....56
1. Đổi mới và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng:..................56
2. Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin:..............................57
3.Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:..........................................57
4. Đổi mới nghiệp vụ hành chính:...............................................................58
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................59
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Bùi Thị Tuyết Minh

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình đất nước ngày càng đi lên, phát triển nền kinh tế- xã hội,
việc xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có phẩm chất chính trị, có tri
thức, giỏi chuyên môn nghiệp vụ được coi là nhu cầu thiết yếu để xây dựng nên
một đất nước công nghiệp hóa hiện đại hóa.
Từ xưa ông cha ta đã từng nói “học đi đôi với hành” đó là câu tục ngữ
luôn đúng trong mọi trường hợp, mọi hoàn cảnh và mọi công việc. Cùng với sự
đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan
trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Hiện nay bất kỳ một cơ
quan, tổ chức, doanh nghiêp nào cũng muốn sở hữu một “Nhà quản trị văn
phòng” tài năng, nhiệt tình, năng động, sáng tạo. Mặc dù không có những đòi

hỏi chuyên môn đặc thù như các ngành y khoa, luật, điện tử nhưng để có thể
thành công và trở thành một nhà quản trị văn phòng tài ba thì bạn phải kết hợp
được các kỹ năng như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng tư duy, kỹ năng truyền thông.
Từ nhu cầu thực tế đó ngành “Quản trị văn phòng” đã và đang vươn lên tự
khẳng định là một trong những ngành đầy triển vọng hiện được chú ý đào tạo ở
nhiều trường Đại học, Cao đẳng trong cả nước.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những đơn vị sự nghiệp đào
tạo trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp chuyên ngành: Văn
thư - lưu trữ, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Quản trị văn phòng…nhằm
cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Em cảm thấy
rất may mắn và tự hào khi được là sinh viên học tập dưới mái trường truyền
thống này.
Để đáp ứng yêu cầu chất lượng của sinh viên, ngoài việc dạy và học nhà
trường còn tổ chức cho sinh viên tham gia thực tập. Đây được coi như một bước
đánh dấu cho sự phát triển trong nhận thức, là bước tập rượt rèn luyện kỹ năng
nghề nghiệp cho một nhà Quản trị văn phòng trong tương lai.
Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Quản trị văn phòng (khóa 20122015) được sự giới thiệu của nhà trường, sự hướng dẫn về chuyên môn của các
thầy cô giáo trong khoa cùng sự đồng ý của Phòng Nội vụ - Ủy ban Nhân dân
Bùi Thị Tuyết Minh

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phố Việt Trì em đã hoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch của nhà

trường (Từ ngày 9/3/2015 đến ngày 29/4/2015).
Trong suốt quá trình thực tập em luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của các cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì cùng các thầy cô trong khoa và cô Lâm Thu Hằng người đã hướng dẫn em
hoàn thành tốt chương trình thực tập, cũng như hoàn thành báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Báo cáo thực tập của em gồm có 03 phần như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban Nhân dân thành phố Việt
Trì.
Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng một số văn bản.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Mặc dù đã có những nỗ lực, cố gắng song bài báo cáo của em không tránh
khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự cảm thông, đóng góp ý kiến
của thầy cô để báo cáo của êm được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 01 tháng 5 năm 2015
Sinh viên thực tập
Bùi Thị Tuyết Minh

Bùi Thị Tuyết Minh

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ
Thành phố Việt Trì là trung tâm kinh tế - chính trị - văn hóa - khoa học kỹ
thuật của Phú Thọ, là vùng đất có bề dày về lịch sử và truyền thống cách mạng.
Ngay từ buổi bình minh dựng nước, các vua Hùng đã chịn vùng đất này làm
kinh đô của nước Văn Lang - nhà nước đầu tiên của dân tộc Việt Nam. Trải qua
hàng nghìn năm lịc sử, các thế hệ người dân Việt Trì đã đoàn kết bên nhau khắc
phục thiên tai, đấu tranh chống giặc ngoại xâm, biến vùng đất hoang thành
những cánh đồng tươi tốt trù phú.
Việt Trì nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Phú Thọ, là thành phố du lịch về
với cội nguồn dân tộc Việt Nam, là kinh đô Văn Lang - kinh đô đầu tiên của
người Việt và là của ngõ của vùng Tây Bắc Tổ Quốc, có diện tích tự nhiên
11.175,11ha, gồm 13 phường nội thị. Việt Trì là vùng đất nằm ở vị trí chuyển
tiếp từ địa hình đồi núi sang địa hình đồng bằng, đỉnh cao là tam giác châu thổ
sông Hồng.
Kể từ ngày thành lập đến nay, sau gần 50 năm xây dựng và trưởng thành,
kinh tế- xã hội của Thành phố liên tục phát triển, bộ mặt đô thị khỏi sắc, đời
sống của nhân dân được cải thiện và từng bước được nâng cao. Việt Trì luôn
duy trì tốc độ tăng trưởng khá; cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực;
tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 13,6%/ năm.Đến nay trên địa bàn thành phố đã
có 1.600 doanh nghiệp các loại. Giá trị sản xuất dịch vụ tăng bình quân 17,8%/
năm. Các dự án tôn tạo thuộc khu di tích lịch sử Đền Hùng được tập trung đầu
tư phát triển, đã tạo điểm nhấn quan trọng, thúc đẩy việc triển khai các dự án du
lịch, dịch vụ khác trên địa bàn Thành phố, tạo tiền đề vững chắc để xây dựng
thành phố du lịch- lễ hội về với cội nguồn của dân tộc Việt Nam.
Song song với việc phát triển kinh tế xã hội, quận còn tập trung phát triển
đô thị đối với quản lý và xây dựng nếp sống văn hóa, kỷ cương, giữ gìn đô thị
sáng - xanh - sạch - đẹp, xứng đáng với vị trí trung tâm hành chính - chính trị
Bùi Thị Tuyết Minh

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quốc gia. Từ đó tiếp tục phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ trong giai đoạn mới vì
sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá thủ đô và đất nước.
I. Chức năng quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành
phố Việt Trì
1. Chức năng
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi, bổ sung năm 2002, Uỷ ban Nhân dân (
viết tắt là UBND) thành phố Việt Trì là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân
dân viết tắt HĐND) quận đồng thời là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
Theo quy định của Luật tổ chức Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân
số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân quận có nhiệm vụ và
quyền hạn sau đây:
2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
Nhân dân thành phố thông qua để trình Uỷ ban Nhân dân thành phố phê duyệt;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của phường.
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
Xây dựng chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp trên địa bàn quận;
Chỉ đạo Uỷ ban Nhân dân phường, xã thực hiện các biện pháp chuyển
Bùi Thị Tuyết Minh

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dịch cơ cấu kinh tế;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân phường.
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy hoạch,
kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các phường;

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm và các cơ sở công nghiệp khác.
2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng các phường, điểm dân cư trên địa bàn thành phố;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố.
2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
2.6. Trong lĩnh vực Giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể
dục thể thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện:
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
Bùi Thị Tuyết Minh

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân;
2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
quận; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn

giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
Bùi Thị Tuyết Minh

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.10. Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân các xã, phường thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

3. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì
Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, vừa bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo của Ủy ban nhân dân, vừa đề cao trách
nhiệm cá nhân của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban nhân dân thành
phố.
4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì
Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Việt Trì gồm có:
- Chủ tịch;
- Các Phó Chủ tịch;
- 12 cơ quan quản lý nhà nước: Văn phòng HĐND- UBND thành phố,
Phòng Nội vụ, Phòng Y tế, Phòng Văn hóa, Phòng Lao động- Thương binh – Xã
hội, Phòng Nông nghiệp- Phát triển nông thôn, Phòng Công thương, Phòng Tư
pháp, Phòng Thanh tra, Phòng Tài nguyên- Môi trường, Phòng Tài chính- Kế
Bùi Thị Tuyết Minh

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

toán, Phòng Giáo dục- Đào tạo.
- 06 cơ quan đơn vị sự nghiệp: Ban quản lý Khu công nghiệp, Trung tâm dạy
nghề, Trung tâm Văn hóa, Đài phát thanh, Khuyến nông, Ban quản lý Dự án.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì.
( xem phụ lục số 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND thành
phố Việt Trì:
1.1. Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND - UBND thành phố Việt Trì là cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân quận có chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố.
Tổ chức, hoạt động của Văn phòng được thực hiện theo Nghị định số
172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng:
Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố giao;
Trình Ủy ban thành phố chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND thành phố - Văn phòng
HĐND&UBND thành phố là phục vụ sự điều hành của HĐND&UBND mà trực
tiếp là TT HĐND và Chủ tịch, Các phó Chủ tịch UBND thành phố trên các mặt
công tác chủ yếu sau:
- Tổ chức thu thập thông tin, xử lý thông tin đảm bảo phản ánh thường
xuyên, kịp thời, chính xác, toàn diện trên các lĩnh vực công tác phục vụ cho sự
Bùi Thị Tuyết Minh

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lãnh đạo và chủ đạo của TT HĐND, UBND thành phố
- Xây dựng chương trình công tác của TT HĐND và UBND thành phố và
giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND quản lý việc thực hiện chương trình đó.
- Phối hợp các phòng, ban, ngành của huyện chuẩn bị xây dựng các
chuyên đề về phát triển kinh tế - xã hội, ANQP, có tính chất chiến lược, điều
chỉnh rộng để trình HĐND, UBND xem xét, quyết định.
- Tổ chức truyền đạt chủ chương, quyết định xủa HĐND&UBND thành
phố tới các phòng, ban, ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc và điều hoà các mối
quan hệ của các phòng, ban, ngành và các đơn vị cơ sở trong quá trình triển khai
và thực hiện các quyết định đó.
- Giúp HĐND&UBND thành phố giữ mối liên hệ với các đoàn thể quần
chúngđảm bảo sự hoạt động theo quy định của Pháp luật cho các ban ngành
đoàn thể và các đại biểu Quốc hội, HĐND tỉnh tại địa phương.
- Giúp HĐND&UBND thành phố quản lý công tác Văn thư, Hành chính,
Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước. Hướng dẫn các phòng, ban,
ngành và UBND các xã, phường về công tác soạn thảo, ban hành văn bản về
công tác Văn thư, Lưu trữ theo đúng nguyên tắc hành chính, chế độ bảo mật
Văn thư của Nhà nước.
- Giúp UBND thành phố quản lý Nhà nước và thực hiện các nhiệm vụ về
lĩnh vực công tác Tôn giáo, Thi đua - Khen thưởng.
- Giúp UBND thành phố quản lý Nhà nước và thực hiện nhiệm vụ về các
lĩnh vực công tác Khoa học công nghệ và môi trường và công tác Y tế trong địa
bàn thành phố.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Việt Trì:
Văn phòng UBND thành phố làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Bộ máy

Văn phòng gồm có:
01 Chánh Văn phòng;
02 Phó Chánh Văn phòng;
Các bộ phận công tác và cán bộ, công chức văn phòng.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Việt Trì:
Bùi Thị Tuyết Minh

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(Xem phụ lục số 02)
1.4 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng.
1.4.1. Vị trí, chức danh:
Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng. Lãnh đạo và
điều hành toàn diện các mặt công tác của Văn phòng HĐND- UBND thành phố.
1.4.2. Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND thành phố về công tác của Văn
phòng
1.4.3. Nhiệm vụ:
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối
với cán bộ công chức thuộc văn phòng. Phân công và điều hành chung hoạt
động của các Phó Văn phòng, các bộ phận, cán bộ, công chức, đảm bảo sự thống

nhất và hiệu quả. Có ý kiến chỉ đạo hoặc trực tiếp quyết định những vấn đề mà
các Phó Văn phòng đã xử lý nhưng ý kiến còn khác nhau.
Tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND thành phố, các buổi làm việc
của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thành phố. Khi được Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch ủy nhiệm có thể chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giải quyết công
việc của UBND thành phố.
Ký các loại văn bản sau:
Thừa lệnh Thường trực HĐND, UBND thành phố ký các báo cáo, văn
bản đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các
phường thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; thông báo ý kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND, UBND thành phố gửi các cơ quan, đơn vị; sao văn bản; ký
giấy đi công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức thuộc cơ quan HĐND,
UBND thành phố.
- Ký các văn bản theo phân cấp quản lý.
Khi Chánh Văn phòng đi công tác vắng, ủy quyền cho một Phó Văn
phòng giải quyết phần công việc mà Chánh Văn phòng phụ trách.
Bùi Thị Tuyết Minh

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5 Bản mô tả công việc của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ
thuộc Phòng Nội vụ :
( Phụ lục 03)

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng HĐND- UBND thành phố Việt Trì:
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng:
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy ban nhân dân thành phố Việt
Trì:
Văn phòng có tầm quan trọng trong công tác giúp việc điều hành của lãnh
đạo, cung cấp thông tin đến các đơn vị những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo,
đồng thời đề nghị các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian và đảm
bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý các thông tin,
ban hành các quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan.
Chức năng tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng các
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cơ quan, biên
tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản…
Văn phòng có chức năng phục vụ, hậu cần, quản trị nhằm đảm bảo cho cơ
quan thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, các
chuyến công tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản,
phương tiện phục vụ công tác.Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của cơ
quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện sự chỉ đạo điều hành của Thủ
trưởng, thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Chuẩn bị và tổ chức
các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo; làm thư
ký họp giao ban và thông báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đối với các đơn vị
thực hiện. Chủ trì phối hợp với một số đơn vị chức năng xây dựng một số quy
chế quản lý, quy chế nội bộ văn phòng trình lãnh đạo ký ban hành và theo dõi
đôn đốc các đơn vị thực hiện nội quy, quy chế cơ quan, bảo đảm trật tự kỷ
cương hành chính; tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết,
tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệu quả và văn minh.
Bùi Thị Tuyết Minh

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ví dụ cụ thể
1. Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố về công
tác cải cách hành chính, công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2014.
2. Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố về ban
hành Quy chế công tác văn thư, quy chế làm việc, quy chế ra vào cơ quan.
3. Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố thành lập
Ban tổ chức Giỗ Tổ Hùng Vương – Lễ hội Đền Hùng và tham mưu cho BTC giỗ
Tổ Hùng Vương- Lễ hội Đền Hùng ban hành kế hoạch, quyết định liên quan đến
việc tổ chức lễ hội.
1.2. Sơ đồ hóa và đánh giá ưu điểm, nhược điểm nội dung quy trình xây
dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
1.2.1.Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy
ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như: Sau
một nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng...
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế.
- Ưu điểm:
+ Giúp lãnh đạo UBND và các cán bộ nhân viên trong ủy ban nắm rõ lịch
công tác tuần để từ đó xác định rõ công việc phải làm trong tuần tới.
+ Theo dõi mọi hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị thuận lợi hơn.
+ Dựa vào lịch công tác để phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân,

bộ phận, phòng, ban.
- Nhược điểm:
+ Một số công việc của tuần trước vẫn chưa thực hiện song, công việc
chưa đưa vào lịch dẫn đến việc công việc bị tồn đọng và lúng túng khi giải quyết
công việc.
+ Việc đôn đốc các phòng ban đăng ký nội dung công việc còn chậm trễ
nên ảnh hưởng đến việc xây dựng lịch công tác tuần
(Xem phụ lục số 04).
Bùi Thị Tuyết Minh

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND thành phố Việt
Trì
(Xem phụ lục 5)
1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Ủy ban
nhân dân thành phố Việt Trì:
(Xem phụ lục số 06).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công
sở của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hoá của mỗi người. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của văn hóa công sở, Ủy ban

nhân dân quận Ba Đình đã chú trọng xây dựng, triển khai và thực hiện văn hóa
công sở với nội dung chủ yếu:
Thực hiện theo Quy chế “Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà
nước” (Ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg, ngày 02 tháng 8
năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ).
* Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự:
Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn
gàng, lịch sự.
Trang phục của nam cán bộ, công chức,viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
Trang phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ
comple nữ.
Đối với các ban, ngành có trang phục của ngành thì phải sử dụng trang
phục đó.
* Văn hóa công sở là văn hóa ứng xử:
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ
lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói
tiếng lóng, quát nạt.
Giao tiếp và ứng xử với nhân dân: Trong giao tiếp và ứng xử với nhân
dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích,
Bùi Thị Tuyết Minh

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu,
gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp và ứng xử với đồng
nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Giao tiếp qua điện thoại: Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức,
viên chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập
trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
* Văn hoá công sở là phong cách làm việc:
Làm việc một cách khoa học, sắp xếp thời gian làm việc hợp lý.
Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nền nếp làm việc khoa học,
có kỷ cương và dân chủ. Nhận được sự đồng tình và hưởng ứng của cán bộ công
chức, viên chức tại Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì mà văn hóa công sở
ngày càng trở nên gần gũi và được mọi người trong cơ quan thực hiện với thái
độ nghiêm túc.
2. Khảo sát về công tác văn thư:
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban nhân
dân thành phố Việt Trì
Phòng Văn thư được bố trí ngay ở tầng1, gần lối ra vào thuận tiện cho
việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến đồng thời cũng
thuận lợi cho các cá nhân, đơn vị trong Ủy ban nhân dân đến làm thủ tục đăng
ký văn bản đóng dấu, tìm kiếm tài liệu.
Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một
bộ phận, đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp
vụ kỹ thuật và chính trị vì vậy cần được chú trọng và tập trung vào các nội dung:
2.1.1. Quản lý văn bản đến:
Bộ phận Văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều
nguồn khác nhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi
tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến

Bùi Thị Tuyết Minh

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phải tiến hành kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,…; đối với văn
bản mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Sau khi tiếp nhận, bóc bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý. Đỗi
với loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký hiệu
ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Văn bản đến
được đăng ký vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy tính bằng phần mềm quản lý
văn bản. Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản trên máy, văn bản đến được gắn
phiếu xử lý rồi được chuyển cho Chánh Văn phòng để phân loại, trình lãnh đạo
UBND thành phố có thẩm quyền giải quyết. Sau hi có ý kiến phân phối, ý kiến
chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo UBND thành phố, văn bản được chuyển trở lại
bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung. Văn bản đến được chuyển giao cho các
đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền.
* Ưu điểm:
Cán bộ văn thư có trình độ, kinh nghiệm lâu năm trong giải quyết công
việc.
UBND thành phố đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác
văn thư. Thực hiện cơ chế ủy nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm
giải quyết công việc cho các cá nhân, phòng ban vì vậy số lượng công việc
mang tính chuyên môn nghiệp vụ được giải quyết đáng kể.

* Nhược điểm:
Trang thiết bị máy móc trong văn phòng như: máy scan, máy photo
thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng tới việc nhân bản và lưu giữ văn bản.
2.1.2. Quản lý văn bản đi:
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai
sót phải báo cáo kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết. Tất cả các văn bản đi của UBND thành phố đều được đánh số theo hệ
thống số chung do văn thư thống nhất quản lý. Sau khi lấy số và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục văn
Bùi Thị Tuyết Minh

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản kèm theo văn bản chính được thực hiện theo NĐ số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư. Việc đăng ký văn bản đi của UBND quận được
tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn bản đi) và theo cách hiện
đại (đăng ký trên máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản đi).
Sau khi hoàn thành các quy trình trên, cán bộ văn thư làm thủ tục phát
hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và lưu văn bản.
* Ưu điểm:
Văn bản ban hành đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng với

qui định của nhà nước. Văn bản trước khi ban hành đều được đăng ký số đầy đủ
tại sổ đăng ký văn bản đi. Việc quản lý văn bản đi luôn nhận được sự kiểm tra,
giám sát chặt chẽ của Chánh văn phòng nên ít xảy ra sai sót.
* Nhược điểm:
Việc lấy số văn bản đi còn nhầm lẫn, sai sót.Sổ đăng ký văn bải đi còn tẩy
xóa.Việc chuyển văn bản đến các phường còn chậm
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu:
Cũng như các cơ quan, đơn vị khác con dấu của UBND có vai trò rất quan
trọng trong việc ban hành văn bản, nó thể hiện vị trí pháp lý, tính chân thực của
UBND thành phố và hiệu lực thi hành văn bản do các cá nhân, đơn vị trong
UBND thành phố ban hành. Phòng Văn thư được giao nhiệm vụ quản lý và sử
dụng con dấu. Dấu của UBND thành phố Việt Trì bao gồm: con dấu chung của
UBND thành phố; dấu chức danh Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố;
dấu tên; dấu Văn phòng; dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”, “Hỏa tốc”; dấu “Đến”.
* Ưu điểm: Các loại dấu của UBND đều được phòng Văn thư bảo quản
theo đúng quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu được quy định
trong Nghị định số: 58/2002/NĐ-CP.
. Việc đóng dấu được thực hiện theo đúng kỹ thuật, không xảy ra tình
trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khống khi chưa có chữ ký và không có
văn bản gốc.
* Nhược điểm:Do số lượng văn bản cần đóng dấu trong ngày rất nhiều
nên việc đóng dấu còn chậm.
Bùi Thị Tuyết Minh

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.4. Lập và quản lý hồ sơ:
Mọi văn bản hình thành trong hoạt động của UBND thành phố Việt Trì
sau khi đã giải quyết xong đều phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ
cho hoạt động của UBND. Công tác lập hồ sơ tại phòng Văn thư thuộc UBND
thành phố có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, công
chức giúp UBND quản lý văn bản chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
lưu trữ, giúp lãnh đạo và nhân viên tra cứu văn bản nhanh chóng.
* Ưu điểm: thực tế cho thấy việc lập hồ sơ tại phòng Văn thư thuộc
UBND rất được coi trọng và quản lý chặt chẽ. Các hồ sơ luôn được biên mục
đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản riêng tùy theo từng năm ban hành hay tên
loại văn bản tùy theo mục đích sử dụng. Sau khi hết một năm công tác, toàn bộ
hồ sơ về văn bản tài liệu có liên quan đều được lưu trữ trong tủ, có khóa. Sau
thời gian 05 năm số hồ sơ đó được chuyển lên kho lưu trữ riêng tại Tầng 5 với
những điều kiện bảo quản nghiêm ngặt.
Nhược điểm: Việc thu thập và lưu văn bản, tài liệu vào hồ sơ lưu trữ còn
nhiều thiếu sót và chưa thật sự được quan tâm gây ảnh hưởng đến nghiệp vụ lưu trữ.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì:
Trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lãnh đạo văn phòng đã chỉ
đạo, hướng dẫn hoạt động công tác văn thư theo đúng chủ trương, đường lối,
quy định của nhà nước; thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác
văn thư.
Với sự quan tâm, giám sát, chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng UBND thành
phố VIệt Trì mà công tác văn thư của Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì đã đạt
được những thành tựu đáng kể.

2.2.1. Trong hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi:
Đầu tiên, trong quá trình hoạt động cán bộ văn thư đã đáp ứng được yêu
cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin một
Bùi Thị Tuyết Minh

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cách đầy đủ, chính xác cho các phòng, ban.
Thứ hai, UBND thành phố Việt Trì đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt
động công tác văn thư. Thực hiện cơ chế ủy nhiệm, phân công rõ quyền hạn và
trách nhiệm giải quyết công việc cho các cá nhân, phòng ban vì vậy số lượng
công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ được giải quyết đáng kể.
2.2.2. Trong hoạt động quản lý và sử dụng con dấu:
Nhìn chung cán bộ văn thư đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Nhà
nước trong việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu được thực hiện
theo đúng kỹ thuật, không xảy ra tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu
khống khi chưa có chữ ký và không có văn bản gốc.
2.2.3. Trong việc lập và quản lý hồ sơ:
Việc lập hồ sơ tại phòng Văn thư thuộc UBND rất được coi trọng và quản
lý chặt chẽ. Các hồ sơ luôn được biên mục đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản
riêng tùy theo từng năm ban hành hay tên loại văn bản tùy theo mục đích sử
dụng. Sau khi hết một năm công tác, toàn bộ hồ sơ về văn bản tài liệu có liên
quan đều được lưu trữ trong tủ, có khóa. Sau thời gian 05 năm số hồ sơ đó được

chuyển lên kho lưu trữ riêng tại Tầng 5 với những điều kiện bảo quản nghiêm
ngặt.
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
Lãnh đạo cơ quan trực tiếp chỉ đạo cho Chánh văn phòng trong việc thực
hiện công tác lưu trữ. Thực hiện theo đúng qui định của nhà nước, đảm bảo
đúng qui trình, thủ tục. Lãnh đạo cơ quan yêu cầu Chánh văn phòng báo cáo
thường xuyên về tình hình lưu trữ trong cơ quan, đảm bảo những văn bản quan
trong được quản lý, bảo quản chặt chẽ. Nhận được sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan, Chánh Văn Phòng tiếp tục chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị và cán bộ lưu
trữ thực hiện các nghiệp vụ theo các nội dung:
3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải
lập hồ sơ công việc, tài liệu, hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ
cơ quan. Cán bộ, công nhân viên lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu,
Bùi Thị Tuyết Minh

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

làm thủ tục lưu trữ, tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, chỉnh lý tài liệu. Nếu tài
liệu thuộc lưu trữ nhà nước xin ý kiến chỉ đạo và làm thủ lục nộp lưu.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc cán bộ
văn thư xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu để lựa chọn và chuyển giao
vào kho lưu trữ. Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát cán bộ, nhân viên lưu trữ trong quá

trình nộp lưu cũng như tổ chức bảo quản, giữ gìn và khai thác, sử dụng tài liệu
3.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu sử dụng các biện pháp
khoa học để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được
tốt những yêu cầu nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Kho lưu trữ của UBND thành phố Việt Trì được đặt ở phòng riêng tại
tầng 5, kho lưu trữ thoáng mát, đủ điều kiện về ánh sáng . Trong kho lưu trữ sử
dụng quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí; trang thiết bị chống
ẩm mốc , côn trùng.
Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, các cán bộ nhân viên lưu trữ là
người thực hiện chính các công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, thường xuyên kiểm tra
tình trạng của tài liệu, vệ sinh tài liệu, nắm bắt được điều kiện vật lý của kho lưu trữ
để có sự điều chỉnh kịp thời ngăn chăn tác động xấu tới tài liệu. sắp xếp tài liệu vào
cặp hộp, giá một cách khoa học tránh sự lộn xộn làm thất lạc hoặc mất tài liệu,
thường xuyên báo cáo tình hình công tác lưu trữ cho Chánh Văn phòng.
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu :
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành rất nghiêm túc, đúng quy
trình và tuần tự bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, nhãn, hộp
đánh số hồ sơ vào bìa, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Tài liệu
hết giá trị làm thủ tục tiêu hủy tài liệu.
Chánh Văn phòng kiểm tra, rà soát các tài liệu, văn bản cần phải chỉnh lý
và lên kế hoạch cho việc chỉnh lý, đề xuất với lãnh đạo cơ quan từ đó thực hiện
các biện pháp chỉnh lý tài liệu.
3.4. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
Bùi Thị Tuyết Minh

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin và tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm
vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là
một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác
lưu trữ.
Các đơn vị tổ chức, cá nhân có nhu cầu mượn, tham khảo, trích lục hồ sơ,
tài liệu, bản đồ và các loại văn bản khác phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn
phòng UBND thành phố.

Bùi Thị Tuyết Minh

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm .
Thứ
2

Thời gian
Sáng:

Nội dung công tác
Họp Ban Thường vụ

08h15

Thành Ủy

Địa điểm

Chiều:
3
4
5
6
Xây dựng bộ lịch công tác tuần.
Kế hoạch công tác năm
Qua quá trình tìm hiểu tôi thấy cơ quan chưa xây dựng được kế hoạch
công tác năm cho cơ quan. Việc xây dựng kế hoạch công tác năm đóng một
vai trò hêt sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Vì vậy trên cơ sở kiến
thức đã được giảng dậy tại nhà trường tôi sẽ xây dựng mẫu lịch công tác năm
như sau:

Bùi Thị Tuyết Minh

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K7A