Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG XUÂN tảo
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (402.23 KB, 76 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC 69........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG
XUÂN TẢO..........................................................................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phường Xuân Tảo...................3
1.1. Vài nét về UBND Phường Xuân Tảo...........................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Xuân Tảo.. 3
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Tảo..............................3
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo........................................................5
1.2.2.2. Phó chủ tịch UBND phường Xuân Tảo.................................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường
Xuân Tảo.............................................................................................................................6
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phường Xuân Tảo..............6
2.2. Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND phường Xuân Tảo và các
vị trí khác trong văn phòng.................................................................................................7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
UBND phường Xuân Tảo.................................................................................................11
3.1. Khảo sát về tổ chức văn phòng của UBND phường Xuân Tảo.................................11
3.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc đảm bảo hậu cần cho UBND phường Xuân Tảo.......................................................11
3.1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo................12
3.1.3. Công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, hội họp) của UBND phường Xuân Tảo.. 13
3.1.4. Sơ đồ hoá quá trình tổ chức chuyến đi công tác của chủ tịch UBND phường Xuân
Tảo....................................................................................................................................15
3.1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của
UBND phường Xuân Tảo.................................................................................................15
3.2. Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................16
3.2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo..........................16
3.2.1.1. Soạn và ban hành văn bản....................................................................................17
3.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND phường Xuân Tảo...............18
3.2.1.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND...................20
3.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................20
3.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan............................................................................................................21
3.2.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ...............................................................22
PHẦN II..............................................................................................................24
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................24
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND
Phường Xuân Tảo.............................................................................................................24
2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.........................................30
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Nhận xét về ưu nhược điểm về quy chế văn hóa công sở của UBND Phường Xuân Tảo
...........................................................................................................................................52
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của UBND Phường Xuân Tảo..........................54
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND Phường Xuân Tảo.......................56
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND Phường Xuân Tảo. Nhận
xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng.........................................59
PHẦN III............................................................................................................61
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................61
1. Nhận xét, đánh giá........................................................................................................61
2. Đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế về công tác hành
chính văn phòng................................................................................................................64
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................68
PHỤ LỤC...........................................................................................................69
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ
và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng
cũng như vấn đề xử lý thông tin. Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là loại
hình lao động giấy tờ, hành chính sự vụ, giản đơn. Thì ngày nay, trong Điều
kiện của nền kinh tế thị trường với sự bùng nổ thông tin một cách mạnh mẽ, Văn
phòng được coi là loại hình lao động thông tin với tính sang tạo và trí tuệ ngày
càng tăng. Chính vì vậy cần phải có một đội ngũ cán bộ Văn phòng được đào
tạo đến trình độ cao, theo xu hướng đa năng về nghiệp vụ - kỹ năng để kịp thời
đưa đất nước bắt kịp với thời đại và thế giới.
Xuất phát từ những yêu cầu thực tế hiện nay, trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội không dừng lại với chương trình đào tạo các bậc cử nhân Cao đẳng. Năm
2011 vừa qua trường đã được nâng cấp lên Đại học theo Quyết định số
2016/QĐ-Ttg ngày 14/11/2011 của thủ tướng Chính Phủ với chiến lược và mục
tiêu mới trong chương trình đào tạo các cử nhân Đại học.
Sau khi được nâng cấp thành trường Đại học đã nhanh chóng bắt tay vào
công việc đào tạo những cử nhân nghành Quản trị văn phòng đầu tiên cho đất
nước, được tuyển sinh từ năm 2006 tới nay nghành Quản trị văn phòng của
trường đã đào tạo được từ trung cấp nghề,Cao đẳng, Đại học và các khóa học
ngắn hạn đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghành Văn phòng cho
các cơ quan đơn vị khác. Với phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết gắn
với thực tiễn”, được tuyển sinh từ nay 2012, lớp Quản trị văn phòng K7A đã cơ
bản hoàn thành song chương trình đào tạo tại trường. Đây là lúc quy trình đào
tạo nghành nghề được khép lại để đưa kiến thức đã học vào phục vụ thực tiễn.
Khoảng thời gian này sẽ rèn luyện cho sinh viên có được phong cách làm việc,
tác phong nhanh nhẹn trong công việc và giao tiếp, có khả năng độc lập để giải
quyết công việc của một người làm công tác văn phòng.
Trong thời gian qua, được sự đồng ý của Văn phòng UBND Phường Xuân
Tảo và sự quan tâm giúp đỡ của nhà trường đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với
thực tế công việc. Với thời gian gần 2 tháng (từ 09/03 đến 24/4) thực tập tại cơ
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan được sự giúp đỡ tận tình của các chú, các bác - những cán bộ chuyên môn
của văn phòng cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt đợt thực tập.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, khả năng nhận thức và kiến thức thực
tế còn nhiều hạn chế. Vì vậy mà trong quá trình thực tập cũng như trong bài báo
cáo thực tập tốt nghiệp của em sẽ không trách khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em
rất mong thầy cô và bạn bè đóng góp ý kiến để giúp em hoàn thiện về chuyên
môn, nghiệp vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày21 tháng4 năm 2015
Sinh viên
Trịnh Thị Thanh
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG
XUÂN TẢO
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phường
Xuân Tảo.
1.1. Vài nét về UBND Phường Xuân Tảo.
Năm 2014, thực hiện Nghị quyết 132/NQ - CP của Chính phủ về điều
chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm thành 2 quận và 23 phường, thuộc
Thành phố Hà Nội.
Phường Xuân Tảo được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 01/04201
trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành chính xã Xuân Đỉnh thành 2 phường Xuân
Đỉnh và Xuân Tảo. Diện tích tự nhiên là 226,3 ha (34.9 ha đất phi nông nghiệp,
191.4ha đất nông nghiệp). Toàn địa phương có 2.745 hộ = 12.622 nhân khẩu.
Trên địa bàn phường có 11 chi bộ, tổng số 448 đảng viên; 08 tổ dân phố; 02 khu
tập thể; 02 khu đô thị đang được xây dựng. Trên địa bàn hiện có 01 đền Sóc, 01
di tích lịch sử pháo đài Xuân Tảo; 01 trường Mầm non; có 01 đơn vị quân đội,
75 công ty đang hoạt động trên địa bàn, có nhiều dự án đang được triển khai và
thực hiện. Hiện các cơ quan chính quyền phường, trụ sở công an đang được sử
dụng tạm trụ sở, trường học, trạm y tế, nhà văn hóa, chợ tạm dân sinh chưa được
đồng bộ. Có 02 tuyến đường là đường Xuân Đỉnh và đường Nguyễn Hoàng Tôn
chạy qua chia cắt khu vực dân cư, quá trình đô thị hóa ở trên địa bàn diễn ra
nhanh
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Phường Xuân Tảo.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Tảo.
UBND phường Xuân Tảo là cơ quan hành chính nhà nước, làm việc theo
nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá
nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên
UBND,cán bộ, công chức phường. Mỗi việc chỉ đạo được giao một người phụ
trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên UBND, cán bộ công chức
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân Phường, phối hợp chặt chẽ
giữa UBND Phường với Ủy ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân trong quá
trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền và trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và
hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch
công tác năm của UBND Phường.
Về lĩnh vực kinh tế: Thực hiện Nghị quyết của Đảng ủy phường Xuân Tảo
lần thứ I về phát triển kinh tế của Phường theo định hướng thương mại, dịch vụtiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp. Kinh tế địa phương tiếp tục phát triển, cơ cấu
kinh tế chuyển dịch đúng hướng, các thành phần kinh tế phát triển đa dạng.
Công tác quản lý về kinh tế được thực hiện tốt. Làng nghề bánh mứt kẹo duy trì
phát triển, thu nhập hàng năm ổn định, hợp tác xã vẫn duy trì kinh doanh.
Về Thương mại – dịch vụ:Trên địa bàn phường đã có 552 hộ tham gia sản xuất
kinh doanh. Số hộ kinh doanh không thường xuyên 27 hộ, tham gia sản xuất
bánh kẹo 24 hộ và 72 công ty hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất hàng tiêu
dùng, xây dựng và du lịch,..đã giải quyết hàng nghìn việc làm cho lao động
phường và địa phương khác, góp phần đáng kể cho nguồn thu ngân sách của
Nhà nước và từng bước nâng cao đời sống nhân dân.
Về sản suất nông nghiệp: Diện tích đất nông nghiệp trên toàn phường còn
khoảng trên 1ha, nằm xen kẽ trong dự án. Nhân dân chuyển sang trồng rau và
hoa màu. HTX nông nghiệp vẫn duy trì hoạt động kimh doanh và bảo toàn vốn.
Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, văn hóa- xã hội, thông tin- thể thao: Xây
dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục
thông tin thể thao, y tế trên địa bàn Phường và tổ chức thực hiện sau khi cấp co
thẩm quyền phê duyệt.Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ - tài nguyên môi
trường: Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện
nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an
Phường vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
Trong lĩnh vực giao thông vận tải: quản lý khai thác, sử dụng các chương
trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo
UBND Phường Xuân Tảo có cơ cấu tổ chức gồm: 01 Chủ tịch, 03 Phó
chủ tịch, các ủy viên và các phòng ban chuyên môn.
1.2.2.1. Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo
- Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND,
có trách nhiệm giải quyết công việc theo quy định tại điều 126, 127 Luật tổ chức
HĐND-UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà phát luật quy định thuộc
thẩm quyền của chủ tịch UBND quyết đinh.
1.2.2.2. Phó chủ tịch UBND phường Xuân Tảo
- Phó chủ tịch UBND phường được chủ tịch UBND phường phân công
phụ trách một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo một số cơ quan chuyên môn thuộc
UBND phường, các ngành và UBND.
a. Phó chủ tịch UBND phường
Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, xử lý và giải quyết công việc các ngành, lĩnh
vực: tài chính, ngân hàng NN - PTNT, GTVT và an toàn giao thông, Thuế;
Doanh nghiệp, Điện; quản lý thị trường, Dịch vụ thương mại, công nghiệp TTCN, phát triển ngành nghề, phổ biến giáo dục pháp luật, đào tạo tay nghề và
quản lý công tác hộ tịch, thi hành án dân sự.
- Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo các phòng chuyên môn: Tài chính kế hoạch,
Công thương, Lao động thương binh – xã hội, phường và một số lĩnh vực thuộc
các phòng chuyên môn khác.
b. Phó chủ tịch UBND phường
- Trực tiếp chỉ đạo, xử lý giải quyết công việc, thuộc các ngành, lĩnh vực:
ĐT, Y tế, văn hóa thông tin, TDTT, Du lịch, Bưu chính viễn thông, Tôn giáo,
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác phòng chống tệ nạn xã hội, Dân vận, Dân chủ cơ sở, vệ sinh ATTP, các
hội TNXP, các dự án thuộc lĩnh vực phụ trách và công việc khác theo sự phân
công của Chủ tịch UBND phường.
c. Phó chủ tịch UBND phường
- Trực tiếp chỉ đạo, xử lý giải quyết công việc, thuộc các ngành, lĩnh vực:
Nông nghiệp, TN-MT, HTX. Xây dựng phát triển làng nghề bánh mứt kẹo, Kinh
tế mới, Khoa học công nghệ, vệ sinh môi trường nước sạch, các hội nghề nghiệp
thuộc lĩnh vực phụ trách.
d,Các thành viên UBND được Chủ tich phân công công việc.
e,Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND phường là cơ quan tham mưu, giúp
UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực
hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND phường.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo
(Phụ lục I)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND phường Xuân Tảo.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phường
Xuân Tảo
a, Vị trí – chức năng:
- Văn phòng HĐND và UBND phường Xuân Tảo (gọi tắt là Văn phòng
thống kê) là cơ quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND phường Xuân
Tảo về hoạt của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành
UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND
phường và UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động
của HĐND phường và UBND phường và các cơ quan nhà nước ở địa phương,
đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của HĐND và UBND phường Xuân Tảo.
- Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND
phường; tham mưu tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt
công tác của Thường trực HĐND và UBND phường đảm bảo tính thống nhất
liên tục, có hiệu lực và hiệu quả.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b, Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu
tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND phường, giúp Thường
trực HĐND, UBND phường tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND phường.
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường
xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường
trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND phường. Thực hiện chế độ thông
tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND phường tiếp nhận và giải quyết đơn
thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các
kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND phường, các cuộc họp và làm việc của
HĐND, UBND phường với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm
các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật hậu cần cho các hoạt động của HĐND
và UBND phường.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực
HĐND, UBND phường; hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND phường.
- Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh công tác khác được Thường trực
HĐND và UBND phường giao.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Tảo ( phụ
lục số II)
2.2. Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND phường
Xuân Tảo và các vị trí khác trong văn phòng
a, Chánh phòng HĐND-UBND phường:
- Chánh phòng HĐND-UBND phường là người chỉ đạo và điều hành mọi
hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định, chịu trách
nhiệm toàn bộ về tổ chức, hoạt động của công tác Văn phòng trước TT. HĐND,
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường;
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND phường ký các văn bản hành chính theo Quy
chế làm việc của UBND phường; Thông báo kết luận hội nghị của Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch; ký thư mời hội nghị, sao y các văn bản quản lý Nhà nước theo
Quy định;
- Chánh văn phòng thẩm định các văn bản gửi tỉnh, văn bản pháp quy, các
báo cáo trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký ban hành. Tổ chức thực hiện các chủ
trương, Nghị quyết của Đảng, Chính sách, Pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết
của HĐND phường Quyết định, Chỉ thị của UBND phường trong Văn phòng.
Chủ tài khoản của cơ quan, chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, thu, chi kinh
phí hoạt động của Văn phòng theo Quy định của Pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phân công;
- Giữ mối liên hệ với Văn phòng UBND Quận và Văn phòng Đảng ủy;
- Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác nội
chính; nghiên cứu, đề xuất các giải pháp giúp TT. HĐND và UBND phường
trong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước ở địa bàn phường; thẩm định các văn
bản hành chính thuộc khối nội chính trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.
b, Các vị trí khác trong văn phòng.
• Phó Chánh văn phòng nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ giúp Chánh văn
phòng phụ trách lĩnh vực nghiên cứu-tổng hợp của UBND phường; tham gia
quản lý các mặt công tác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước TT. HĐND,
UBND phường và Chánh văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được phân
công.
• Phó Chánh văn phòng phụ trách nghiên cứu - tổng hợp giúp Chánh văn
phòng tổ chức việc thu nhập, xử lý thông tin, tổng hợp tình hình thực hiện Nghị
quyết HĐND về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, định kỳ hàng tuần phục
vụ họp báo giữ Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND và UBND phường;
dự thảo báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của UBND, chương trình công tác
hàng tháng, quý, sáu tháng, cả năm trình phiên họp thường kỳ của HĐND,
UBND phường; nghiên cứu, đề xuất giải pháp giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
trong chỉ đạo, điều hành. Chịu trách nhiệm trực tiếp việc tổng hợp số liệu, báo
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cáo và xây dựng dự thảo kế hoạch, định hướng cho các cuộc họp của Văn phòng
HĐND-UBND phường tổ chức; cung cấp các thông tin, tài liệu có liên quan
phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND và các Ban của HĐND phường.
- Chỉ đạo các nhân viên theo dõi ngành, lĩnh vực hoạt động của các phòng,
Ban ngành và địa phương, chuẩn bị các bài phát biểu của Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, các văn kiện liên quan đến nội dung hội nghị và
hoàn chỉnh bằng văn bản các kết luận hội nghị cuả Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
Chánh văn phòng khi được phân công cùng dự họp;
- Giúp Chánh văn phòng kiểm tra trình tự, thủ tục các đề án, chương trình,
kế hoạch, các văn bản pháp quy trước khi thông qua lãnh đạo Văn phòng thẩm
định trình UBND phường ký ban hành, soạn thảo các văn bản hành chính, văn
bản hoá bút phê trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Chánh văn phòng;
• Bộ phận Văn thư:
- Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản của UBND
phường và Văn phòng HĐND - UBND phường;
- Soạn thảo và trình ký các văn bản Hành chính thông thường như thư mời
hội nghị, thư ủy quyền dự hội nghị; in ấn, sao chụp toàn bộ văn bản phục vụ
công tác của UBND phường và Văn phòng;
- Thực hiện nhật ký, tổng hợp báo cáo tiếp nhận, xử lý và phát hành văn
bản, quản lý hồ sơ, văn bản của Trung ương, Quận và Văn phòng UBND Quận ,
của UBND phường, Văn phòng HĐND-UBND phường và các, ban, ngành, tổ
dân phố, sau đó chuyển giao bộ phận lưu trữ hàng ngày;
- Giúp Văn phòng Hành chính - quản trị tổng hợp, xây dựng lịch công tác
tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; chịu trách nhiệm phát hành thư mời họp,
hội nghị do UBND phường triệu tập;
- Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
Văn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng như giữa Văn phòng với các
Phòng, Ban, ngành phường và địa phương có liên quan và theo dõi quá trình
luân chuyển của hồ sơ; hướng dẫn nghiệp vụ về văn bản Hành chính cho cán bộ
văn thư của các Phòng, Ban, ngành phòng.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý con dấu (ấn chỉ) theo quy định;
• Bộ phận Lưu trữ:
- Thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của
phường theo đúng quy định của Nhà nước;
- Dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ
trình lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND phường xem xét trình UBND phường
ban hành;
- Thực hiện chế độ thống kê tài liệu lưu trữ, báo cáo tình hình quản lý công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của phường với cơ quan nhà nước thẩm quyền cấp
trên;
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào quản lý công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ;
- Thu thập, chỉnh lý, thống kê tài liệu đưa vào bảo quản và tổ chức đầy đủ
các hình thức phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Hướng dẫn quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cho các Phòng, Ban
ngành phường; phối hợp tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ Lưu trữ cho cán bộ,
công chức lưu trữ;
• Bộ phận Quản trị:
- Giúp Văn phòng quản lý tổ chức, nhân sự của Văn phòng;
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ tài sản của cơ quan;
- Thực hiện chế độ kế toán - tài vụ, thu chi và quyết toán kinh phí theo đúng
các quy định của Nhà nước;
- Việc tạm ứng tiền trong cơ quan từ 500.000 đồng trở lên phải có ý kiến
của Thường trực UBND phường hoặc Chánh văn phòng
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, kinh phí phục vụ theo yêu cầu của
Văn phòng;
- Tổ chức thực hiện tốt chế độ, chính sách về tiền lương, tiền thưởng, bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ, công chức trong cơ quan;
- Giúp Văn phòng Hành chính - quản trị thực hiện tốt việc tổ chức phục vụ
ăn, nghỉ cho khách đến làm việc, phục vụ hậu cần các cuộc hội nghị do Chủ tịch,
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các Phó Chủ tịch;
• Bộ phận Nhân viên bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan,
thường xuyên có mặt tại cơ quan 24/24 giờ để phục vụ tốt cho công tác bảo vệ,
đưa thư và các văn bản có liên quan đến các phòng, ban, ngành đảm bảo kịp thời
và chính xác. Bảo quản tốt việc sử dụng điện, nước chống nóng, phục vụ tốt việc
sử dụng thiết bị âm thanh, ánh sáng của hội trường và các phiên họp của Văn
phòng, bảo quản cây cảnh trong phòng họp. Hướng dẫn cán bộ công nhân viên
chức và nhân dân đến liên hệ công tác đậu xe đúng nơi qui định.
• Bộ phận lễ tân: Có trách nhiệm phục vụ tốt công tác hậu cần, trà nước và
vệ sinh khu vực được phân công;
Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
và lãnh đạo Văn phòng phân công.
• Bộ phận kế toán: Có trách nhiệm tính toán chính xác, kịp thời chính sách về
các khoản lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp cho lao động. Lập báo cáo về
lao động về tiền lương.
Lập kế toán tài chính hàng năm của cơ quan.
Báo cáo quyết định quý, 6 tháng, hàng năm của cơ quan gửi cơ quan quản lý và
Chánh văn phòng theo quy định.
• Đội xe: Có trách nhiệm thực hiện đưa đón thủ trưởng cơ quan và thực hiện các
công việc do Chánh văn phòng giao cho.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND phường Xuân Tảo
3.1. Khảo sát về tổ chức văn phòng của UBND phường Xuân Tảo
3.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND phường Xuân Tảo
- Tổ chức tốt công tác kiểm tra giám sát các hoạt động của cơ quan, quản
trị nguồn nhân sự của cơ quan.
- Giúp UBND xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và chương
trình công tác.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về pháp lý của các văn bản.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các văn bản, báo cáo của các ban nghành đoàn thể,
vào sổ trình chủ tịch hoặc các phó chủ tịch được ủy quyền xử lý và chuyển các
văn bản.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên. Theo dõi,
đôn đốc các ban nghành đoàn thể thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định.
- Xây dựng các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của UBND
phường Xuân Tảo.
- Giúp các ban nghành, đoàn thể cơ sở về nghiệp vụ soạn thảo, thể thức
văn bản theo đúng quy định của nhà nước.
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cho cán bộ cơ quan.
- Đảm bảo tốt công tác lễ tân, khánh tiết.
- Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất trong cơ quan và trong các
chương trình hội nghị, giao ban,… của của cơ quan.
- Tổ chức mua sắm các trang thiết bị, phương tiện làm việc trong cơ quan.
- Tổ chức phối hợp với các ban nghành đoàn thể thực hiện tốt nhiệm vụ
của cơ quan.
Ví dụ: Trong việc tổ chức cho cuộc hội nghị: Văn phòng đã chuẩn bị đủ
các cơ sở vật chất, trang thiết bị, giấy tờ, chuẩn bị các tài liệu liên quan tới
chương trình hội nghị
3.1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo.
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Ủy ban, quy mô
thời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm…Kế hoạch tuần được lập vào ngày
cuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào cuối tuần của tháng
trước; Kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế hoạch năm
được lập vào quý cuối cùng của năm trước.
- Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và
hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch, chương trình công
tác tuân tháng, quý, năm cho Ủy ban.Quy trình xây dựng các chương trình kế
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạch này tuân theo các bước sau; Văn phòng yêu cầu các phòng ban , đăng ký
nội dung công việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo, trình bản thảo, để
xin ý kiến phê duyệt, ban hành chương trình, Kế hoạch.
* Ưu điểm:
Nhìn chung việc xây dựng các chương trình, Kế hoạch đúng nguyên tắc
ban hành, đúng thẩm quyền, việc xây dựng các chương trình, Kế hoạch không bị
chồng chéo, sai quy định. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho việc thực hiện các
chương trình công tác thực hiện nhanh chóng có hiệu quả trong công việc.
* Nhược điểm:
Tuy nhiên việc thực hiện các chương trình, Kế hoạch không được xây
dựng chi tiết và cụ thể nên đôi khi thực hiện còn xảy ra tình trạng chồng chéo ,
nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý giải quyết.
•Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND phường
Xuân Tảo (Phụ lục III).
3.1.3. Công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, hội họp) của UBND
phường Xuân Tảo.
- Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội
thảo, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban… được nhà quản lý sử dụng làm
công cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến
khích tính chủ động, sáng tạo trong công việc. Đồng thời phát huy nền dân chủ
xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao hiệu quả, năng xuất trong công việc.
- Qua thời gian thực tập tại UBND phường Xuân Tảo em thấy loại hình
hội họp được sử dụng nhiều nhất là giao ban và hội nghị. Đơn vi chủ trì lập kế
hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với văn phòng để sắp xếp thời, gian
địa điểm tổ chức, chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ hội nghị, chuẩn bị kinh phí
cơ sở vật chất ….
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ: Mục lục văn bản hồ sơ về công tác an toàn giao thông năm 2014
Ngày,
T
thán
Số, ký hiệu
g
văn bản
Tên loại và trích
Tác giả ban
hành
văn
bản
Ghi
yếu nôi
c
dung văn
h
bản
ú
UBND phường Thực trạng về an
01
65/TB-UBND
20/03 /
2014
Xuân
toàn giao
Tảo
thông trên
địa bàn
UBND phường
02
445/QĐUBND
25/03/2014
Xuân
chỉ đạo về
Tảo
an toàn
giao thông
UBND phường
03 305/KH-UBND
phường
Thành lập ban
năm 2013
Kế hoạch tổ
Xuân
chức triển
Tảo
khai thực
07/4/2014
hiện an
toàn giao
thông năm
04 203/BC-UBND
10/4/2014
UBND phường
2013
Báo cáo kết quả
Xuân
sau một
Tảo
tuần triển
khai
chương
trình thực
hiện an
toàn giao
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông năm
2013
• Sơ đồ hóa quá trình tổ chức hội nghị của UBND phường Xuân Tảo
(Phụ lục IV)
3.1.4. Sơ đồ hoá quá trình tổ chức chuyến đi công tác của chủ tịch UBND
phường Xuân Tảo
- Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng nhiệm vụ của
cơ quan. Đó có thể là dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở ….
Vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị
rất chu đáo như: lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt,
liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được
phân công, chuẩn bi phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu có liên quan,
báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác , khi lãnh đạo về thì báo
cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán kinh phí chuyến đi…
• Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác của chủ tịch UBND phường Xuân
Tảo (Phụ lục V)
3.1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá
công sở của UBND phường Xuân Tảo
- Văn hóa công sở được hiểu là những nguyên tắc, chuẩn mực ứng xử
giữa cán bộ, công chức nhà nước với công dân và giữa cán bộ với nhau.
- Các trang phục hàng ngày của cán bộ công chức tới cơ quan được ăn
mặc một cách lịch sử, thanh lịch đúng với văn hóa của cơ quan hành chính nhà
nước
- Văn hoá công sở phù hợp sẽ giúp cho cơ quan đạt hiệu quả cao trong
công việc, nhiệm vụ. Điều này giúp người lãnh đạo chỉ đạo tổ chức đạt mục tiêu
và hiệu quả cao trong quá trình hoạt động. Chính vì vậy, mà các cơ quan đều
ban hành những quy định về văn hoá công sở.
- Trong các cách sử dụng các trang thiết bị văn phòng như: máy điện
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thoại, máy tính, điện và các phương tiện khác của cơ quan cán bộ công chức đã
thực hiện đúng theo quy định của cơ quan chánh được sự lãng phí trong sử dụng
các phương tiện làm việc của cơ quan.
- Tình hình thực hiện văn hóa công sở ở UBND đã đạt được những mặt
tích cực. Trong giao tiếp và ứng xử giữa lãnh đạo và cán bộ, nhân viên; giữa cán
bộ, nhân viên với nhau thân thiện, lịch sự, hòa nhã, hợp tác, phối hợp cùng hoàn
thành nhiệm vụ chung của UBND; giữa cán bộ, nhân viên với khách và người
dân đến liên hệ công tác, giải quyết công việc là rất tốt, nhã nhặn, thân thiện,
không hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn phiền hà khi thực hiện giải quyết
công việc.
Việc trao đổi, liên hệ công tác qua điện thoại cũng đã tập trung vào công
việc, trao đổi ngắn gọn, tránh tình trạng nói liên man, không tập trung vào mục
đích cần truyền đạt.
• Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số mặt còn hạn chế như:
Trong giờ làm việc một số cán bộ còn bỏ bê trách nhiệm của mình trong
công việc chưa hoàn thành hết trách nhiệm của mình trong công việc được giao
phó.
Tình trạng cán bộ, chuyên viên đi làm còn muộn giờ, một số còn nói bậy
trong giờ làm việc, một số cán bộ còn hút thuốc lá trong phòng làm việc gây ảnh
hướng tới người làm cùng phòng.
Trong giờ làm việc hành chính một số nhân viên còn làm việc riêng, ăn
quà, buôn chuyện điện thoại, ảnh hưởng tới Để sớm có được tác phong làm việc
một môi trường làm việc lý tưởng đúng với tác phong công việc của cơ quan
nhà nước thì UBND phường sớm xây dựng văn hóa công sở trong cơ quan để có
được môi trường làm việc lý tưởng.
3.2. Khảo sát về công tác văn thư
3.2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo.
Công tác Văn thư UBN phường Xuân Tảo được tổ chức theo hình thức
Văn thư tập trung. Có 01 Cán bộ Văn thư chuyên trách. Văn thư thuộc Văn
phòng thống kê UBND-HĐND có trách nhiệm quản lý và giải quyết, theo dõi
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công văn đi, công văn đến của UBND, lập hồ sơ tài liệu, trực tiếp quản lý con
dấu và đóng dấu vào các văn bản theo quy định; bảo đảm thông tin chính xác,
kịp thời tới lãnh đạo; thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến.
Văn thư thuộc Văn phòng UBND có trách nhiệm quản lý và giải quyết, theo dõi
Công văn đi, công văn đến của UBND, lập hồ sơ tài liệu, trực tiếp quản lý con
dấu và đóng dấu vào các văn bản theo tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến. thông tin
chính xác, kịp thời tới lãnh đạo; thực hiện đúng quy trình và ban hành văn bản
UBND.
3.2.1.1. Soạn và ban hành văn bản
a. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- UBND phường Xuân Tảo đã áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày của
văn bản hành chính vào công tác soạn thảo văn bản.
- Về thể thức trình bày đầy đủ các thành phần thể thức (gồm 9 thành
phần). Ngoài ra còn một số thành phần bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn;
địa chỉ cơ quan;…
b, Quy trình soạn thảo văn bản
Hằng năm UBND phường Xuân Tảo, văn phòng được lãnh đạo HĐND và
UBND phường phân công soạn thảo với số lượng tương đối lớn. Đó có thể là
công văn trả lời, giao việc, giấy mời, quyết định, thông báo,… Nhìn chung để
ban hành 1 văn bản đều phải tuân theo một quy trình nhất định.
• Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường
Xuân Tảo (phụ lục VI)
c. Thẩm quyền ban hành văn bản
- UBND phường Xuân Tảo có thẩm quyền ban hành các văn bản hành
chính. Nhìn chung, quá trình ban hành văn bản đều đúng thẩm quyền quy định.
- Có sự phân công hợp lý, rõ ràng, thống nhất, tránh sự chồng chéo trong
việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền của từng lãnh đạo trong UBND
- Ngoài ra Chánh văn phòng có thể ký thừa lệnh một số văn bản đơn giản
thông thường.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chủ tịch UBND có quyền ký ban hành tất cả các văn bản của UBND
- Phó Chủ tịch: có thẩm quyền ký thay (KT.) các văn bản được phân công
- Chánh văn phòng : Có thẩm quyền ký thừa lệnh (TL.) một số văn bản
đơn giản thông thường hoặc được Ủy quyền phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
của mình.
- Ngoài ra trưởng cơ quan đơn vị có thể ký thừa ủy quyền, một số văn
bản có tên riêng có thẩm quyền ký ban hành ( TUQ.) đúng với các chức năng
của các văn bản được phân công trong cơ quan.
d. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa bản quản lý của
UBND phường Xuân Tảo.
- Trong quá trình đưa ra, ban hành các văn bản mới có thể phát hiện,
khuyết điểm cũng như những sai sót. Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ
thuật nghiệp vụ nhằm soát, xét lại các văn bản được ban hành trong một thời
gian nhất định, được tiến hành theo chuyên đề, lĩnh vực hay theo ngành, phát
hiện những quy định của văn bản dưới luật có mâu thuẫn, chồng chéo trái với
quy luật của Hiến pháp và các đạo luật.
- Nội dung công tác kiểm tra, rà soát văn bản ở UBND phường Xuân Tảo
được tiến hành dựa trên các tiêu chí sau:
- Văn bản được ban hành có đúng về căn cứ pháp lý;
- Văn bản được ban hành có đúng về thẩm quyền;
- Văn bản có nội dung phù hợp với các quy định của pháp luật;
- Văn bản ban hành có đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày;
- Về quy trình thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
3.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND phường Xuân
Tảo
Văn bản quản lý có vai trò rất to lớn trong hoạt động quản lý của các cơ
quan Nhà nước, quyết định đến quá trình thành công trong sự nghiệp đi lên
CNH, HĐH đất nước. Chính vì vậy, việc quản lý văn bản trong UBND phường
Xuân Tảo luôn luôn được chú trọng, đảm bảo tính thống nhất, chính xác, kịp
thời, nhanh chóng, giúp cho việc xử lý công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- UBND phường Xuân Tảo quản lý văn bản được thực hiện trên hệ thống
phần mềm quản lý công văn, các văn bản đến và đi của UBND đều được nhập:
số, kí hiệu, ngày tháng công văn, trích yếu nội dung, người ký, người giải quyết, đơn
vị tiếp nhận,...
a. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Văn bản đến là phương tiện, công cụ quan trọng trong hoạt động điều
hành, quản lý của các cơ quan, để văn bản phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì việc Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là một trong những yếu
tố không thể thiếu được đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND
phường Xuân Tảo nói riêng.
- Khi văn bản được chuyển tới UBND, Văn thư tiếp nhận và làm thủ tục
tiếp nhận văn bản đến như sau:
- Đối với các bì thư gửi cho UBND phường Xuân Tảo thì trước tiên văn
thư bóc bì, rồi đóng dấu “ĐẾN” vào khoảng dưới mục trích yếu hoặc khoảng
trống trên đầu văn bản, ghim Phiếu xử lý công văn Mẫu dấu “ĐẾN” của UBND
Ví dụ: Mẫu dấu đến của UBND phường Xuân Tảo:
UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO
CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ:___________________
NGÀY:________________
- Nhập vào hệ thống quản lý công văn trên máy tính các dữ liệu của tất cả
công văn đến: khối cơ quan gửi, số ký hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày
nhận, nơi gửi, hạn xử lý, ghi chú, độ mật, trích yếu công văn, loại tài liệu.
- Sau đó cán bộ văn thư ghi số công văn, ngày đến UBND phường Xuân
Tảo vào dấu “ĐẾN” và trên Phiếu xử lý công văn.
- Đối với các công văn có đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật và các bì có
hàng chữ “Chỉ người có tên trên bì mới được bóc”, Văn thư không mở mà chỉ ghi
số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản trên bì sau chuyển Lãnh đạo UBND xử lý.
Hàng ngày cán bộ văn thư theo dõi việc giải quyết kịp thời nắm vững các
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin về mức độ giải quyết để đôn đốc nhắc nhở.
b. Công tác chuyển giao văn bản đi.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản lưu nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Văn bản đi của UBND phường Xuân Tảo là những văn bản do UBND
ban hành để gửi cho các cơ quan đơn vị, các tổ chức và các cá nhân có liên quan
nhằm giải quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND.
Cũng như văn bản đến, văn bản đi đều được thông qua đầu mối quản lý là văn
thư cơ quan. Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại lần cuối về các yêu cầu của văn
bản như thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hành, chữ ký… sau đó
làm thủ tục đăng ký sổ công văn đi, cho số văn bản, nhân bản, đóng dấu, lưu bản
chính và chuyển cho bộ phận gửi đi.
3.2.1.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
UBND.
a. Công tác lập hồ sơ hiện hành trong UBND phường Xuân Tảo.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp tới công
tác lưu trữ, công tác lập hồ sơ hiện hành bao gồm các bước như các bước như
sau: viết mục lục hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
b. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
UBND có phòng lưu trữ riêng, các cán bộ chuyên môn lưu trữ hồ sơ công
việc và các văn bản giấy tờ liên quan đến quá trình giải quyết công việc của
mình tại kho lưu trữ cơ quan.
3.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
a. Quản lý con dấu:
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND phường Xuân Tảo được
thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành như: Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư.
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sinh một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ.
- Chánh văn phòng UBND chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND về
việc quản lý con dấu của UBND.
- Con dấu được bảo quản tại Văn phòng UBND do cán bộ văn thư trực
tiếp sử dụng con dấu, tổ chức quản lý và bảo quản, cán bộ văn thư không đưa
con dấu ra khỏi phòng làm việc và phải được bảo quản an toàn mọi lúc, mọi nơi.
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi đã có chữ ký, hợp
lệ, tức là chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan ủy quyền
ký văn bản.
• Ưu điểm và hạn chế của mô hình tập trung trong công tác tổ chức văn
thư của UBND phường Xuân Tảo;
Ưu điểm: Giảm bớt chi phí thực hiện các khấu nghiệp vụ trong công tác
văn thư, cải tíên tổ chức lao động cho cán bộ văn thư. Hơn nữa định mức hoá,
đảm bảo sự thống nhất chỉ đạo trong các khâu nghiệp vụ.
Hạn chế: Cán bộ văn thư phải có trình độ chuyên môn hoá cao, phải biết
ứng dụng khoa học công nghệ vào các khâu nghiệp vụ. Mặt khác do khối lượng
công việc lớn đòi hỏi người cán bộ văn thư phải có sức khoẻ tốt, chịu được áp
lực công việc.
Cán bộ văn thư còn quản lý con dấu chưa chặt chẽ.
3.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Trong UBND phường Xuân Tảo, nhìn chung Chánh văn phòng đã thực
hiện tốt nhiệm vụ của mình, là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
- Là người phải trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến phân cho các đơn vị, cá nhân, và báo cáo
cho chủ tịch UBND những công việc quan trọng.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ký thừa lệnh chủ tịch một số văn bản được chủ tịch giao và ký văn bản
do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi
đi.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
- Trong điều kiện cụ thể có thể được chủ tịch giao một số nhiệm vụ thuộc
nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực
hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi, quyền hạn của mình.
Tuy nhiên trong việc chỉ đạo và điều hành trong công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, Chánh văn phòng còn lúc bỏ sót những văn bản của cơ quan ban
hành, thực hiện nhầm một số nhiệm vụ của mình trong công tác ban hành văn
bản, chưa đôn đốc nhắc nhở cấp dưới theo dõi chỉ đạo các công tác chuyển giao
văn bản của cơ quan.
3.2.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
a, Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo đạo cán bộ văn thư xác định
nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao văn bản vào lưu
trữ. Cán bộ, công chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của
mình làm khi lập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải nộp lưu cơ quan.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan dựa trên 3
nguyên tắc; theo thời đại lịch sử, theo phông lưu trữ, theo khối phông.
b, Công tác chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo một phương án
khoa học. UBND phường Xuân Tảo lựa chọn phương án chỉnh lý là; thời gian –
mặt hoạt động,
Để tiến hành thực hiện chỉnh lý tài liệu thực hiện theo các bước sau:
- Phân chia tài liệu chỉnh lý.
- Lập hồ sơ.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c, Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường ở UBND Phường
Xuân Tảo chủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu… Ngoài những phương tiện
này, đề thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài
liệu các hồ sơ được để trong cặp, hộp đựng tài liệu.
- Chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ nhằm bảo vệ tài liệu an toàn;
quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu; đảm bảo
an toàn vệ sinh và có nội quy ra vào kho.
d, Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết các nhiệm vụ hiện hành
của cơ quan, cá nhân.
- Tổ chức tài liệu phòng đọc được áp dụng phổ biến nhất trong các cơ
quan vì thế UBND phường Xuân Tảo áp dụng phương pháp này. Phòng đọc còn
là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên thu được nhiều ý kiến đóng góp.
Sinh viên: Trịnh Thị Thanh
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
