Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN CÔNG NGHỆ SINH học
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (306.11 KB, 71 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
PHẦN I.....................................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC..........................................4
I. GIỚI THIỆU.........................................................................................................................4
1. Nghiên cứu hệ gen học, hệ protein học và tin sinh học.......................................................4
2. Công nghệ gen.....................................................................................................................5
3. Công nghệ sinh học vi sinh vật............................................................................................5
4. Công nghệ sinh học protein và enzyme...............................................................................5
5. Công nghệ sinh học thực vật................................................................................................5
6. Công nghệ sinh học động vật...............................................................................................5
II. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH...................................................................................................6
PHẦN II....................................................................................................................9
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ ................9
SINH HỌC...............................................................................................................9
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN
CÔNG NGHỆ SINH HỌC......................................................................................................9
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................................................9
1.1. Chức năng.........................................................................................................................9
1.2. Nhiệm vụ...........................................................................................................................9
2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................................11
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG QUẢN
LÝ TỔNG HỢP.....................................................................................................................12
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................12
1.1. Chức năng.......................................................................................................................12
1.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................................12
2.3. Bản mô tả công việc của lãnh đạo..................................................................................16
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA PHỊNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP..........................................18
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng...........................................................................18
1.1 Vai trò của phòng quản lý tổng hợp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Công nghệ sinh học...............................................18
1.1.1 Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp...................................................18
1.1.2. Giúp việc và đảm bảo cơng tác hậu cần.......................................................................19
1.2. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học. . .21
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Viện Cơng nghệ sinh học...............................................22
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Cơng nghệ sinh học:...........22
1.5 Cơng tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của
Viện........................................................................................................................................25
2. Khảo sát về công tác văn thư.............................................................................................26
2.1. Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư của Viện...................................................................26
Sinh viên Đao Thị Vấn
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của
Viện Cơng nghệ sinh học.......................................................................................................27
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ......................................................28
PHẦN III................................................................................................................30
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. 30
I. BỘ MẪU LỊCH CÔNG TÁC TUẦN, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG VÀ NĂM....30
1. Lịch công tác tuần..............................................................................................................30
2. Kế hoạch công tác tháng của Viện Công nghệ sinh học....................................................31
3. Kế hoạc công tác năm........................................................................................................34
II. Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học......................................35
1. Quyết định về việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Viện........................35
2. Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Viện..................................................................37
III. Quy chế văn hóa cơng sở của Viện Công nghệ sinh học.................................................52
1. Quyết định về việc ban hành quy chế văn hóa cơng sở tại Viện Cơng nghệ sinh học......52
PHẦN IV................................................................................................................60
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................60
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
CỦA VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC................................................................................60
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC
ĐIỂM.....................................................................................................................................63
PHỤ LỤC
Sinh viên Đao Thị Vấn
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NĨI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phịng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên nguồn nhân lực vùa có chun
mơn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phịng, vùa có trình độ quản lý tại các cơ
quan còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, với
phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tế trong công tác đào tạo của trường
Đại học Nội vụ Hà nội nói chung và khoa Quản trị văn phịng nói riêng như lấy lý
luận làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiến bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra
Kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phịng khóa 2012-2015 tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức. Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ
quan, vận dụng những lý thuyết, kiến thức đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào những công việc thực tế tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Đây cũng là
dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo
đức của một nhà quản lý văn phòng, là cơ hội để sinh viên đúc rút những kinh
nghiệm giao tiếp, phục vụ cho công việc sau này.
Sinh viên Đao Thị Vấn
1
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Nhận thấy tầm quan trọng của thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị, tổ
chức…trong cả nước thực hiện mục tiêu sinh viên ra trường khơng chỉ có tấm bằng
trong tay mà cịn có kiến thức, năng lực chun mơn vững vàng để sinh viên có thể
dễ dàng làm quen với công việc sau khi tốt nghiệp.
Được sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý của cơ quan thực tập, em đã
tới thực tập tại Viện Công nghệ sinh học trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam trong thời gian từ ngày 09/3/2015 tới hết ngày 29/4/2015.
Được sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ, công chức trong Viện Công nghệ sinh
học, em đã được tiếp cận trực tiếp với hoạt động hành chính nhà nước. Từ đó em
đã học được nhiều kiến thức khơng có trong sách vở, được quan sát các cán bộ,
công chức trong cơ quan giải quyết các công việc chuyên môn, nghiệp vụ giúp em
hiểu rõ hơn những khó khăn, phức tạp mà người làm cơng tác Quản lý hành chính
phải đảm nhiệm và qua đây em cũng rút ra được nhiều kinh nghiệm vận dụng
những kiến thức chuyên ngành đã học, biết nhìn nhận, phân tích, đánh giá và kiến
nghị từ đó đưa ra giải pháp đã và đang tồn tại trong cơ quan nơi mình thực tâp dưới
góc nhìn của một nhà khoa học quản lý. Em nhận thấy mình cần phải cố gắng học
hỏi, trau dồi kiến thức hơn nữa để đáp ứng yêu cầu công việc trong thời kỳ đổi
mới. Trong giai đoạn xã hội phát triển với tốc độ nhanh như hiện nay thì tri thức
con người là tiền đề vơ cùng quan trọng. Lý thuyết được gắn với thực hành sẽ thúc
đẩy cơng việc, sản xuất một cách nhanh chóng và đạt kết quả cao hơn.
Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, các Thầy, Cô trong Khoa Quản trị văn phịng đã giảng dạy nhiệt tình
giúp em có được những kiến thức cơ bản để hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học; Các cô,
chú, anh, chị trong Phòng Quản lý tổng hợp, đặc biệt là chị Phạm Nguyệt Minh –
Chuyên viên hợp tác quốc tế đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt
khóa thực tập tốt nghiệp, giúp em có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng
như nhận biết được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ sau khi ra trường
Sinh viên Đao Thị Vấn
2
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác sau này.
Để đánh giá lại kết quả thực tập trong thời gian qua, rút ra những ưu điểm,
hạn chế của bản thân và những kinh nghiệm quý báu trong thời gian thực tập. Đây
là kết quả đầu tiên và là sản phẩm đánh dấu bước trưởng thành của em sau 03 năm
học tập và rèn luyện tại trường. Trong quá trình thực tập và viết báo cáo do là lần
đầu tiên va chạm với công việc mới em còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế chắc chắn em khơng tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận
được sự giúp đỡ, ý kiến đóng góp và nhận xét từ q Thầy, cơ trong nhà trường,
trong Khoa Quản trị văn phòng cùng sự đóng góp ý kiến của các cơ, chú, anh, chị
trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên Đao Thị Vấn
3
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
I. GIỚI THIỆU
Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and
Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh học ở
Việt Nam. Viện có đội ngũ đơng đảo các nhà khoa học được đào tạo chuyên sâu ở
trong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh học hiện đại.
Nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ
thuộc các lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào
thực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học môi
trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh học
nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học và các lĩnh vực khác có liên quan.
Viện là đơn vị triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu
khoa học và công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về công
nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống, góp
phần xây dựng và phát triển ngành công nghiệp sinh học.
Viện là cơ sở đào tạo nhân lực khoa học và cơng nghệ có trình độ cao, tổ
chức đào tạo sau đại học và tham gia đào tạo đại học về sinh học và công nghệ sinh
học. Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ trong
lĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học.
Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinh học
và các lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn và dài hạn
(thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ và sau tiến sỹ); tham gia các chương trình/dự án
hợp tác khoa học và cơng nghệ với các nước; tham gia và tổ chức các hội nghị, hội
thảo quốc tế.
Hoạt động nghiên cứu tại Viện Công nghệ sinh học tập trung vào 6 hướng
chính:
1. Nghiên cứu hệ gen học, hệ protein học và tin sinh học
Nghiên cứu các đặc điểm của hệ gen và hệ protein của người Việt Nam.
Sinh viên Đao Thị Vấn
4
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nghiên cứu cấu trúc, chức năng của các gen và protein có giá trị từ nguồn tài
nguyên sinh vật Việt Nam.
Ứng dụng các kỹ thuật sinh học phân tử trong phân loại, xác định và bảo tồn
sự đa dạng nguồn gen các loài động vật, thực vật và vi sinh vật.
Xây dựng các cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin trực tuyến về hệ gen học,
hệ protein học và tin sinh học.
2. Công nghệ gen
Nghiên cứu phát triển các protein dược phẩm tái tổ hợp.
Nghiên cứu phát triển các vaccine tái tổ hợp dùng trong nông nghiệp và y tế.
Nghiên cứu phát triển các bộ sinh phẩm trên cơ sở protein tái tổ hợp và
kháng thể dùng trong nông nghiệp, y tế và bảo vệ môi trường.
3. Công nghệ sinh học vi sinh vật
Đánh giá, chọn tạo và khai thác các chủng vi sinh vật mới có ích trong nông
nghiệp, dược phẩm, chế biến thực phẩm và xử lý ô nhiễm môi trường.
Phát triển các hệ thống lên men, các công nghệ nền nhằm nâng cao hiệu quả
biểu hiện của các chủng vi sinh trong việc sản xuất các loại protein tái tổ hợp và
các chất có hoạt tính sinh học.
4. Cơng nghệ sinh học protein và enzyme
Tinh sạch và cải biến theo hướng có lợi các enzyme có tính thương mại cao.
Sàng lọc các protein đích có giá trị sinh dược.
Thiết kế và phát triển các peptide có hoạt tính sinh học.
5. Cơng nghệ sinh học thực vật
Phát triển các công nghệ tế bào thực vật phục vụ cho công tác bảo tồn và
nhân nhanh các giống cây trồng và nguồn gen thực vật quý.
Cải thiện các tính trạng của cây trồng bằng phương pháp chọn dịng tế bào
và chuyển gen nhằm tạo giống có chất lượng cao và có khả năng chống chịu tốt
hơn.
6. Cơng nghệ sinh học động vật
Sử dụng các phương pháp công nghệ sinh học nhằm kiểm soát khả năng sinh
sản của vật nuôi lưu giữ tinh trùng, thụ tinh nhân tạo, cấy chuyển phôi, bảo tồn đa
Sinh viên Đao Thị Vấn
5
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dạng sinh học.
Phát triển công nghệ tế bào gốc phục vụ trị liệu. Xây dựng các hệ thống nuôi
cấy tế bào động vật phục vụ cơng tác chẩn đốn và sản xuất protein tái tổ hợp.
Nghiên cứu tạo động vật chuyển gen và động vật nhân bản.
II. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Lịch sử thành lập Viện Cơng nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai đoạn
như sau:
1.PHỊNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦY
BAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975)
Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy ban
Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH. ĐẶNG
THU làm Trưởng phòng.
Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập, Phịng
Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam, bao gồm
các hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động vật học,
Phòng Thực vật học, Phịng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật, Phịng Sinh lýHóa sinh thực vật, Phịng Vi sinh vật).
2.VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN
SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993)
Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam được
thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói trên.
GS.TSKH. NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH được
cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó. Năm 1983, GS.TSKH. LÊ XUÂN TÚ
được bổ nhiệm làm Viện trưởng.
Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã phát
triển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa
học Việt Nam do GS.TSKH. ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và GS.TSKH.
ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc.
Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện Khoa
học Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH. NGUYỄN TÀI LƯƠNG.
Sinh viên Đao Thị Vấn
6
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học Việt
Nam, Giám đốc PGS.TS. LÝ KIM BẢNG.
Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt
Nam, Giám đốc GS.TSKH. ĐÁI DUY BAN.
3.VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâm
Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ
sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được thành
lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh người và
động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật.
Ban lãnh đạo Viện qua các thời kỳ như sau:
Nhiệm kỳ 1993 – 1998:
- Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
Nhiệm kỳ 1998 – 2003:
- Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS.
Nhiệm kỳ 2003 – 2008:
- Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS. TS.
- Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS.
Nhiệm kỳ 2008 – 2013:
- Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS. (2008-4/2014)
- Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS. (2008-8/2012)
- Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS. (2008-2012)
Sinh viên Đao Thị Vấn
7
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS.
- Phó Viện trưởng: Chu Hoàng Hà, PGS.TS. (Nhiệm kỳ 2012-2017)\
Từ ngày 01/5/2014:
- Viện trưởng: PGS.TS. Chu Hồng Hà
- Phó Viện trưởng: TS.NCV. Đồng Văn Quyền
Sinh viên Đao Thị Vấn
8
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ
SINH HỌC
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1. Chức năng
Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và cơng
nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ sinh học
theo quy định của pháp luật.
Nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực: công
nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào thực vật, công nghệ vi sinh,
công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học nano, công nghệ sinh học môi
trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh - y
học và tin sinh học.
Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học và
công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về công nghệ sinh
học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống, góp phần xây
dựng, phát triển ngành cơng nghiệp sinh học.
Đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau
đại học về công nghệ sinh học. Thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ
cán bộ trong lĩnh vực cơng nghệ sinh học.
Hợp tác quốc tế về công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan. Tham gia
các hội nghị, hội thảo, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức các hội nghị, hội
thảo quốc tế theo quy định của pháp luật. Cử cán bộ đi công tác nước ngoài và mời
chuyên gia nước ngoài đến làm việc tại Viện Công nghệ sinh học.
Xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất cho nghiên cứu khoa học, công nghệ,
triển khai, ứng dụng, sản xuất và chuyển giao công nghệ.
1.2. Nhiệm vụ
a) Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ thuộc các lĩnh vực:
Sinh viên Đao Thị Vấn
9
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công nghệ OMICS;
- Công nghệ gen;
- Công nghệ protein và enzym;
- Công nghệ tế bào (động vật, thực vật);
- Công nghệ vi sinh;
- Công nghệ sinh - y học;
- Công nghệ sinh học nano;
- Công nghệ sinh học môi trường;
- Công nghệ sinh học biển;
- Công nghệ vật liệu sinh học;
- Tin - Sinh học.
b) Nghiên cứu điều tra cơ bản thuộc các lĩnh vực sinh học và những lĩnh vực khoa
học khác có liên quan;
c)Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học và cơng
nghệ thuộc lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
d) Đào tạo nguồn nhân lực khoa học và cơng nghệ có trình độ cao trong lĩnh vực
cơng nghệ sinh học và các lĩnhvực khoa học khác có liên quan;
e) Dich vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực công nghệ sinh học và các lĩnh vực
khoa học khác có liên quan;
g) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực cơng nghệ sinh học các lĩnh vực khoa học khác
có liên quan;và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
h) Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên
chức của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam;
i) Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;
k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
(Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc Ban hành Quy chế Tổ chức và
hoạt động của Viện Công nghệ sinh học)
Sinh viên Đao Thị Vấn
10
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Cơ cấu tổ chức
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học (phụ lục số 01)
Viện Công nghệ sinh học gồm:
- 01 Viện trưởng: PGS.TS.NCVC. Chu Hồng Hà
- 01 Phó Viện trưởng: TS.NCV. Đồng Văn Quyền
- 26 Đơn vị chun mơn:
1 Phịng Thí nghiệm trọng điểm cơng nghệ gen
2. Phịng Cơng nghệ tế bào thực vật
3. Phịng Các chất chức năng sinh học
4. Phịng Cơng nghệ ADN ứng dụng
5. Phịng Cơng nghệ gen động vật
6. Phịng Cơng nghệ lên men
7. Phịng Cơng nghệ phơi
8. Phịng Cơng nghệ sinh học enzyme
9. Phịng Cơng nghệ sinh học mơi trường
10. Phịng Cơng nghệ sinh học tái tạo mơi trường
11. Phịng Cơng nghệ tảo
12. Phịng Cơng nghệ tế bào động vật
13. Phịng Cơng nghệ vật liệu sinh học
14. Phịng Di truyền tế bào thực vật
15. Phòng Di truyền vi sinh vật
16. Phịng Hố sinh protein
17. Phịng Kỹ thuật di truyền
18. Phịng Miễn dịch học
19. Phịng Sinh hố thực vật
20. Phịng Sinh học tế bào sinh sản
22. Phòng vi sinh vật dầu mỏ
23. Phòng Vi sinh vật đất
24. Phòng Vi sinh vật phân tử
25. Trại thực nghiệm sinh học (Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội)
Sinh viên Đao Thị Vấn
11
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
26. Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc)
- 01 đơn vị quản lý hành chính: Phịng quản lý tổng hợp.
- Các đơn vị nghiên cứu triển khai:
1. Liên hiệp Khoa học sản xuất Công nghệ sinh học và Mơi trường
2. Phịng Hồn thiện và phát triển sản phẩm Công nghệ sinh học
- Các đơn vị liên kết:
1. Bộ môn Công nghệ nano sinh học – Trường Đại học Cơng nghệ
2. Phịng Chẩn đốn phân tử Thái Hà
3. Tạp chí Cơng nghệ sinh học
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1. Chức năng
Phòng Quản lý tổng hợp là cơ quan giúp Viện trưởng quản lý Nhà nước mọi
mặt hoạt động của Viện.
Phòng Quản lý Tổng hợp có nhiệm vụ đảm bảo các cơng tác tổ chức cán bộ,
quản lý khoa học, kế hoạch tổng hợp, tài chính kế tốn, hợp tác quốc tế, hành chính
văn phịng và quản trị của viện.
1.2. Nhiệm vụ
Đảm bảo cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ.Thanh quyết tốn lương, phụ
cấp, tiền đề tài khoa học các cấp, các hợp đồng nghiên cứu, các dự án nước ngoài,
hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật.
Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,
ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, công tác thi đua, thực hiện chính
sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế.
Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và nhiệm vụ Đào tạo sau đại học
(bậc Tiến sĩ).
Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế về các thủ tục cán bộ đi cơng tác, học tập
ở nước ngồi, đón tiễn khách nước ngoài, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹ thuật.
Sinh viên Đao Thị Vấn
12
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đảm bảo công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ.
Quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp.Quản lý công sản.Làm kế hoạch và
tổng hợp báo cáo hoạt động của các đơn vị trong viện.Tham mưu nghiệp vụ cho
Lãnh đạo viện.
Tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, đào tạo,
tài chính, cơng sản, hành chính, tổ chức, hợp tác quốc tế, quản trị, văn thư lưu trữ
và thông tin thư viện…
Tư vấn, đế xuất ý kiến và tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh vực
quản lý nói trên.
2. Cơ cấu tổ chức
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng quản lý tổng hợp (phụ lục số 02)
Hiện nay, phòng Quản lý tổng hợp trực thuộc Viện Công nghệ sinh học bao
gồ các bộ phận với những nhiệm vụ sau:
a) Tài chính- Kế tốn:
Bộ phận tài vụ Viện Cơng nghệ sinh học có nhiệm vụ lập dự toán thu – chi
Ngân sách nhà nước của các đề tài dự án.
Thanh toán, quyết toán các đề tài, dự án và các nguồn kinh phí khác đúng
chế độ tài chính hiện hành.
Lập bản thuyết minh, đăng ký quỹ lương, tăng giảm biên chế kịp thời, chính
xác.
Thanh tốn lương, phụ cấp lương, phụ cấp độc hại cho cán bộ, viên chức
đầy đủ và kịp thời.
Hàng tháng kê khai và nộp các khoản thuế cho cơ quan thuế đúng quy định.
b) Tổ chức cán bộ
Thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ.
Công tác thi tuyển, tuyển dụng đặc cách.
Làm thủ tục thi nâng ngạch cho viên chức đủ điều kiện dự thi.
Công tác đánh giá viên chức hằng năm, bổ sung hố sơ và công khai tài sản.
Công tác thống kê và báo cáo chất lượng đội ngũ cán bộ 6 tháng và hàng
năm.
Sinh viên Đao Thị Vấn
13
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác thi đua, khen thưởng và giải đáp các vấn đề liên quan đến cán bộ.
Công tác chế độ, chính sách: Hàng năm rà sốt tăng lương thường xuyên,
nâng lương trước hạng cho các cán bộ biên chế và hợp đồng lao động, giải quyết
các vấn đề về bảo hiềm XH, chế độ hưu trí, thai sản, điều dưỡng cho cán bộ.
c) Quản lý khoa học
Tổ chức tuyển chọn đề tài nhiệm vụ cấp cơ sở vào tháng 1 và tổ chức
nghiệm thu tháng 12 hàng năm.
Tổ chức đăng ký, đề xuất các nhiệm vụ khoa học công nghệ, sau đó theo dõi
và hướng dẫn các cán bộ của viện tham gia đấu thầu tuyển chọn các nhiệm vụ
KHCN cấp Viện Hàn Lâm KHCN Việt Nam, Các chương trình thuộc các bộ ngành
và Nhà nước.
Thực hiện quản lý theo dõi quá trình thực hiện và tổ chức nghiệm thu hàng
năm và nghiệm thu cấp cơ sở cấp đề tài cấp Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ
Việt Nam, Các chương trình thuộc các bộ ngành Nhà nước.
d) Đào tạo
Viện công nghệ Sinh học được giao nhiệm vụ đào tạo sau đại học bậc tiến sĩ
theo 06 chuyên nghành: Sinh lý học Người và Động vật; Sinh lý học thực vật; Lý
sinh học; Hóa sinh học; Vi sinh vật học; Di truyền học.
Với 20 năm thành lập, đến nay đã có 96 NCS tốt nghiệp nhận bằng Tiến sĩ.
Một năm trung bình Viện quản lý 50 – 60 Nghiên cứu sinh.
Ngoài nước: từ năm 2002, Viện đã kết hợp Đại Học Khoa Học Tự Nhiên,
Đại Học Quốc Gia Hà Nội, và Đại Học Tổng Hợp Greifswald, CHLB Đức thực
hiện đề án phối hợp Đào tạo sau Đại học theo hướng khoa học sự sống. Có 69
Nghiên cứu sinh đã bảo vệ luận án thành công.
Đào tạo Thạc sĩ và Tiến sĩ thông qua các dự án hợp tác song phương với
Thụy Điển, Nhật Bản, Hàn Quốc, Pháp, Tây Ban Nha…
e) Hợp tác Quốc tế
Cơng tác Đồn ra:
Trong 20 năm qua có gần 1.800 lượt cán bộ của Viện ra nước ngoài học tập
và trao đổi khoa học.
Sinh viên Đao Thị Vấn
14
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cơng tác Đồn vào:
Hàng năm có gần trăm lượt các nhà khoa học ở các nước đến Viện làm việc,
giảng dạy, trao đổi khoa học, ngồi ra cịn có hàng trăm lượt sinh viên các nước
đến Viện học tập, làm luận án.
Tham gia phối hợp tổ chức các Hội nghị, Hội thảo và các lớp tập huấn quốc
tế về công nghệ sinh học. Hỗ trợ các đề tài hợp tác với nước ngoài, đề tài nghị định
thư trong việc hồn thành các hồ sơ, thủ tục thanh quyết tốn và các thủ tục cho
đoàn ra và đoàn vào.
f) Quản lý cơng sản
Trụ sở làm việc và thí nghiệm
Tại số 18 đường Hồng Quốc Việt, Hà Nội, Viện Cơng nghệ sinh học quản
lý gồm 2 tòa nhà A10 và B4.
Trại thực nghiệm sinh học Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội diện tích 40.000m2
đất, trong đó có 500m2 nhà thí nghiệm, 500m2 nhà lưới, 100m2 nhà kính.
Trại thực nghiệm sinh học Tam Đảo tại thị trán Tam Đảo, tỉnh Vĩnh Phúc.
Diện tích 2.600m2, 120m2 nhà thí nghiệm, 25m2 nhà lưới. Nhiệm vụ là triển khai
các thí nghiệm về động, thực vật và vi sinh vật cần điều kiện nhiệt độ thấp.
Trang thiết bị
Trang thiết bị Viện quản lý có giá trị 93.5 tỷ đồng. Máy có giá trị cao nhất là
13 tỷ đồng. Tất cả thiết bị đều đuoẹc dán tem quản lý và có sổ theo dõi tình trạng
hoạt động. Hàng năm đều tiến hành kiểm kê, thanh lý theo đúng quy định.
g) Văn thư
Quản lý văn bản đến và đi
Văn bản đến qua văn thư lưu trữ được đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản
đến, trình Lãnh đạo Viện giải quyết.
Văn bản đi được đăng ký qua sổ theo dõi, các văn bản đi đều được bộ phận
văn thư lưu phát hành theo đúng trình tự; Văn bản , giấy tờ, các thông tin hai chiều
đi và đến Viện Công nghệ sinh học đều đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, khơng
để xảy ra tình trạng thất lạc mất mát.
Mỗi năm Viện Công nghệ sinh học nhận hơn 700 văn bản đến và phát hành
Sinh viên Đao Thị Vấn
15
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khoảng trên 1000 văn bản đi.
Lập hồ sơ và lưu trữ
Việc lập hồ sơ được thực hiện do cán bộ chuyên trách, tài liệu được lưu trữ
trong các tủ hồ sơ đảm bảo an tồn tuyệt đối.
Một số cơng tác khác của Phòng Quản lý tổng hợp:
- Thực hiện công tác dân sự, dân quân tự vệ.
- Đảm bảo an ninh trật tự và an toàn trong cơ quan.
- Đảm bảo đưa đón lãnh đạo đi họp và đi công tác.
- Phục vụ các cán bộ đi công tác thực hiện các đề tài nghiên cứu.
- Quản lý và khai thác tốt Trại thực nghiệm sinh học Tam Đảo.
- Đảm bảo vệ sinh, điện nước cũng như công tác phịng chống cháy nổ.
2.3. Bản mơ tả cơng việc của lãnh đạo
Phòng Quản lý Tổng hợp gồm 01 Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phịng.
2.3.1. Trưởng phịng Hành chính tổng hợp.
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ
Có học vị tiến sĩ hoặc nghiên cứu viên chính hoặc chuyên viên chính (hoặc
các ngạch tương đương)
Có kiến thức, kinh nghiệm trong cơng tác quản lý nghiên cứu khoa học,
quản lý công tác tài chính, hành chính, tổ chức - cán bộ, hợp tác quốc tế của đơn vị;
Có bằng trung cấp lý luận chính trị, chứng chỉ quản lý nhà nước chương
trình chun viên chính, chứng chỉ ngoại ngữ trình độ C.
- Vai trò:
Giúp Viện trưởng thực hiện tốt các hoạt động quản lý chung của Viện Công
nghệ sinh học.
Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng Quản lý tổng hợp và chịu trách
nhiệm trước Viện trưởng về kết quả thực hiện công việc và nhiệm vụ được giao; tổ
chức thực hiện các cơng việc chun mơn, nghiệp vụ của phịng Quản lý tổng hợp.
Giúp Viện trưởng điều phối các mối quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Viện
với Hội đồng Khoa học, các tổ chức, đoàn thể và các đơn vị thuộc Viện.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng giao.
Sinh viên Đao Thị Vấn
16
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước Viện
trưởng về kết quả thực hiện công việc và nhiệm vụ được giao; quản lý CBVC và
người lao động trong đơn vị; thực hiện đầy đủ, đúng hạn chế độ thông tin, báo cáo
theo hàng tháng, quý và báo cáo tổng kết năm;
Những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo Viện
trưởng hoặc Phó Viện trưởng phụ trách để có ý kiến chỉ đạo giải quyết;
Chủ động phối hợp với các đơn vị khác để xử lý những vấn đề có liên quan
đến việc thực hiện nhiệm vụ chung của Viện;
Kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc trong cơ quan, đơn vị; phân cơng
cơng tác cho cấp phó và cán bộ, viên chức thuộc quyền quản lý;
Khi vắng mặt ở cơ quan phải uỷ quyền cho cấp phó quản lý, điều hành đơn
vị; khi vắng mặt từ 03 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Viện trưởng bằng văn
bản. Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị, Viện trưởng và
trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được uỷ quyền.
- Vị trí: Trưởng phịng Quản lý tổng hợp.
- Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp tránh nhiệm
2.3.2. Phó phịng quản lý tổng hợp
- Trình độ chun mơn nghiệp vụ
Tốt nghiệp đại học trở lên
Có khả năng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao và giúp Trưởng
phòng quản lý các mặt hoạt động của phịng
Có chứng chỉ quản lý nhà nước chương trình chuyên viên, chứng chỉ ngoại
ngữ trình độ B.
-Vai trị:
Giúp Trưởng phịng Quản lý tổng hợp tổ chức Quản lý đào tạo như:
+ Thực hiện công tác tuyển sinh hàng năm các học viên cao học và nghiên cứu
sinh theo 4 chuyên ngành được phép đào tạo.
+ Phối hợp với trường Đại học Khoa học tự nhiên quản lý học viên cao học trong
các khóa học.
+ Chuẩn bị hồ sơ bảo vệ luận văn tiến sỹ trình Bộ Giáo dục đào tạo.
Sinh viên Đao Thị Vấn
17
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ chức các buổi xemia, bảo vệ luận văn thạc sỹ và tiến sỹ.
Phụ trách công tác tổ chức cán bộ giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp việc
quản lý nhân sự và giải quyết các vấn đề chính sách như:
+ Giải quyết các thủ tục về bảo hiểm xã hội như: cấp sổ Bảo hiểm xã hội, chết độ
hưu trí, thai sản, ốm đau…
+ Giả quyết các thủ tục về tổ chức như: Quản lý hồ sơ, điều động và tuyển dụng
cán bộ, nâng lương, nâng ngạch…
+ Giải quyết các thủ tục hành chính cho các Hội đồng trong Viện.
Giúp Trưởng phòng Quản lý tổng hợp trong lĩnh vực Quản lý khoa học cụ
thể:
+ Giúp các đơn vị nghiên cứu đề xuất, viết thuyết minh đề cương chi tiết nhằm bảo
vệ thành công các đề án, dự án, nghiên cứu khoa học.
+ Đôn đốc, kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện đề tài, dự án nghiên cứu.
+ Tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu cơ sở, hoàn thiện hồ sơ nộp để tổ chức
nghiệm thu cấp trên.
+ Định kỳ phối hợp với bộ phận kế toán lập báo cáo kết quả thực hiện và đưa lên
cấp trên
-Vị trí: Phó phịng Quản lý tổng hợp.
- Mức lương: Hưởng theo hệ số phụ cấp tránh nhiệm
*Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên (phụ lục số 03)
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CƠNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA PHÒNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng
1.1 Vai trị của phịng quản lý tổng hợp trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Công nghệ sinh học.
1.1.1 Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.
Tham mưu tổng hợp là nhiệm vụ quan trọng nhất của cơng tác văn phịng.
Tham mưu là tư vấn, kiến nghị, đề xuất để đưa ra những quyết định đúng đắn.
Phòng Quản lý tổng hợp là đơn vị thu thập, xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo.
Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện
Sinh viên Đao Thị Vấn
18
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về các lĩnh vực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện
thực hiện đúng quy chế làm việc và chương trình cơng tác, giảm bớt cơng việc cho
Lãnh đạo Viện.
Phịng Quản lý tổng hợp tổng hợp và xử lý thơng tin chính xác, kịp thời từ
nhiều nguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính
khách quan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị
tiến hành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện điều phối các hoạt động của các
đơn vị thực hiện đúng kế hoạch công tác của Viện, nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý
đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn.
Nếu khơng có sự tham mưu tổng hợp của phịng Quản lý tổng hợp thì Lãnh
đạo Viện khó có thể nắm bắt được tình hình hoạt động mọi mặt của cơ quan, thông
tin không được cập nhật kịp thời, chính xác. Từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả
cơng việc và sự phát triển của cơ quan.
Ví dụ: Khi tổ chức xây dựng chương trình cơng tác của Viện. Trên cơ sở thu
thập thông tin từ các bản danh mục đăng ký công việc của các đơn vị gửi tới phòng
Quản lý tổng hợp sẽ tổng hợp đưa ra dự kiến Chương trình cơng tác, sau khi dự
kiến xong thì gửi bản thảo dự kiến tới các đơn vị tham gia ý kiến, sau đó tổng hợp
ý kiến của các đơn vị gửi về cho phòng Quản lý tổng hợp để hồn chỉnh bản thảo
trình lên Viện trưởng xem xét. Từ Chương trình cơng tác do phịng Quản lý tổng
hợp gửi lên thì Viện trưởng nắm bắt được đầu công việc cụ thể của các đơn vị một
cách bao quát nhất từ đó ra quyết định và triển khai đôn đốc việc thực hiện.
1.1.2. Giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị.
làm tốt cơng tác hậu cần văn phịng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu
quả làm việc của cơ quan tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan
văn phịng có nhiều ý nghĩa đối với văn phịng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói
chung:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
Sinh viên Đao Thị Vấn
19
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng cơ quan. các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị … nếu được quản lý sắp
xếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt
động của con người tăng cường hiệu năng của thiết bị.
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng. cơng tác hậu cần đảm bảo
các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan. các điều kiện này
được cung ứng kịp thời, đầy đủ, tương thích góp phần tiết kiệm sức người, sức của
và các khoản phụ phí khơng cần thiết.
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, năng suất lao động của cơ
quan tổ chức chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố
vật chất là đối tượng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.
Những nội dung cơ bản trong công tác hậu cần của phòng Quản lý tổng hợp:
- Quản lý chi tiêu kinh phí. Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi
tiết, cụ thể. Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương,
cơng tác phí, cơng vụ phí, văn phịng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu
nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước.
- Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật
rẻ tiền mau hỏng .
- Quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.
+Nắm vững chỉ tiêu biên chế;
+Kế hoạch hoá quỹ lương;
+Cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;
+Quyết toán quỹ lương;
- Quản lý tài sản cố định
Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc,
phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị
lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý sử dụng sao
cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể:
phân loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi
Sinh viên Đao Thị Vấn
20
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có
quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm
vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để
đánh giá chất lượng và nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ
tiền mau hỏng.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc cho Viện Cơng nghệ sinh học:
Phịng Quản lý tổng hợp có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phịng làm việc
cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang
thiết bị phục vụ cho hoạt động của Viện.
- Các loại công vụ khác trong cơng tác hậu cần của phịng Quản lý tổng hợp:
+Phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
+Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
+Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
+Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
+Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
+Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
+Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
1.2. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện Cơng nghệ
sinh học
- Chương trình cơng tác thường kỳ của Viện Công nghệ sinh học nhằm:
Quy định thời gian, nội dung, trách nhiệm xây dựng, kiểm tra và đánh giá
kết quả thực hiện phần chương trình cơng tác của Viện Công nghệ sinh học
Đảm bảo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện về công
tác triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch đúng tiến độ, góp phần thực hiện
cải cách hành chính.
*Ưu điểm:
Quy trình xây dựng chương trình cơng tác của Viện được triển khai từ trên
xuống dưới đảm bảo tính thống nhất, khoa học. Công việc thường xuyên được lãnh
đạo kiểm tra, đánh giá đảm bảo cơng việc được thực hiện có hiệu quả, phát hiện
kịp thời những sai sót thơng quả bản so sánh kết quả công việc với bản chương
Sinh viên Đao Thị Vấn
21
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trình cơng tác từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.
Quy trình nêu rõ thời gian thực hiện công việc giúp các đơn trong Viện chủ
động trong việc sắp xếp công việc tạo hiệu quả trong công việc, vừa tránh lãng phí
thời gian nâng cao hiệu quả cơng việc.
*Hạn chế:
Nội dung quy trình cịn chưa thực sự thành một hệ thống nhất, thiếu tính xâu
chuỗi, các bước trong quy trình cịn thiếu hợp lý, theo hướng chủ quan áp đặt. Vì
nhiều khi cơng việc thường niên đối với mỗi người trong vị trí khác nhau đã chở
thành những công việc cụ thể thường niên được mọi người làm việc theo từng giai
đoạn trong các tháng và tuần thời gian nhất định trong năm nên khi có lịch cơng tác
tuần khiến họ cảm thấy bị áp đặt.
*Sơ đồ về quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện (phụ lục số
04)
1.3. Công tác tổ chức hội nghị của Viện Công nghệ sinh học
Hội nghị là cuộc họp quan trọng để bàn về những vấn đề lớn.
Viện Cơng nghệ sinh học là một cơ quan có cơ cấu tổ chức và quy mô khá
lớn nên trong quá trình hoạt động, thực hiện cơng tác, Viện vẫn ln tổ chức Hội
nghị bàn về nhiều vấn đề lớn như: Hội nghị Cemina, Hội nghị cấp cao, Hội nghị
bàn về các dự án đấu thầu…
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh
học:
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của
cơ quan. Có thể nói từ trung ương đến cơ sở, khơng có cơ quan nào mà lãnh đạo cơ
quan không phải đi công tác ngồi cơ quan. Mỗi chuyến đi cơng tác của lãnh đạo
đều mang vai trò quan trọng trên nhiều phương diện vì vậy các chuyến đi đó phải
được thực hiện chu đáo.
Hoạt động của Phòng quản lý tổng hợp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo cơ quan cần thực hiện các nội dung sau:
Bước 1. Lập kế hoạch đi công tác của lãnh đạo cơ quan
Các đơn vị được phân công cần lập kế hoạch chi tiết cho các chuyến đi công
Sinh viên Đao Thị Vấn
22
Lớp CĐQTVPK7Á
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác của Lãnh đạo, trong kế hoạch cần ghi rõ: Mục tiêu của chuyến đi; nội dung
công tác; thời gian, địa điểm công tác; thành phần; phương tiện giao thơng; các tài
liệu cần thiết; kinh phí…Lãnh đạo văn phịng có trách nhiệm đề xuất ý kiến trước
khi kế hoạch được phê duyệt.
Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt thì văn phịng làm nhiệm vụ phối
hợp, đơn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
Bước 2. Chuẩn bị cho chuyến đi
Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi cơng tác: Cần phải có thơng báo cụ thể cho
nơi đến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc, thành phần
tham gia, phương tiện đi lại, cách đối tượng cần gặp, cách yêu cầu hỗ trợ… để có
kế hoạch bố trí tiếp đón. Trường hợp cơng tác tại nước ngồi cần phải báo cáo và
đưa vào kế hoạch của các cơ quan có thẩm quyền trong nước để đàm phán và gửi
cơng hàm cho nước đó. Ngồi ra, một số trường hợp văn phịng cần giúp thủ
trưởng tìm hiểu những phong tục xã hội và các nghi lễ của các quốc gia mà thủ
trưởng đến công tác.
Chuẩn bị nội dung cơng tác: Văn phịng giúp lãnh đạo tổng hợp các tài liệu
theo danh mục, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có
liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu, tham
khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.
Chuẩn bị giấy tờ và phương tiện vật chất: Cần chuẩn bị các loại giấy tờ như:
công văn liên hệ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân, danh thiếp.
Đối với chuyến đi nước ngồi cịn phải chuẩn bị vé, hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh
và các giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của nơi đến công tác.
Chuẩn bị phương tiện giao thông: Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ
quan, thành phần tham gia của chuyến đi, thời gian, địa điểm, tính chất của từng
chuyến đi mà Văn phịng lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như máy
bay, tàu hoả, ô tô…để đặt vé và chuẩn bị các tư liệu cần thiết khác.
Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi Văn phịng phải lưu ý
đến các chi phí thực tế và các khoản dự phịng cho các chi phí phát sinh. Sau khi
xây dựng dự trù kinh phí Văn phịng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giải
Sinh viên Đao Thị Vấn
23
Lớp CĐQTVPK7Á
