Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Viện công nghệ sinh học

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN IV: PHỤ LỤC.........................................................................................2
LỜI NĨI ĐẦU......................................................................................................1
TRANG THƠNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP..................3
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC........................4
Phần I....................................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN CƠNG NGHỆ............7
SINH HỌC...........................................................................................................7
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.....................7
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học.................................................7
2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học..............................................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.. .9
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học...............................9
2. Cơ cấu tổ chức của văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học............................................................9
3. Bản mơ tả cơng việc của Trưởng phịng Quản lý tổng hợp.......................................................10
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng của Viện Công
nghệ sinh học................................................................................................................................12
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng...................................................................................12
1.1. Vai trị của văn phịng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm
bảo hậu cần cho cơ quan..............................................................................................................12
1.2. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện công nghệ sinh học.............15
1.3. Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinh học.......................16
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ sinh học................16
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa cơng sở
của Viện Cơng nghệ sinh học........................................................................................................16
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................17

2.1. Mô hình tổ chức văn thư.......................................................................................................17
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư của Viện
Công nghệ sinh học.......................................................................................................................20
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.............................................................................20

Sinh viên: Lam Hải Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản...................................................................................................22
2.2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................................................30
2.2.4. Công tác lập và giao nộp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..............................31
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................31

Phần II................................................................................................................33
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................33
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm....................................33
2. “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”..........................................................................................36
3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa cơng sở”......................................................................................56
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.....................................................................60
5. Xây dựng mơ hình văn phịng hiện đại cho cơ quan.................................................................65
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Quản lý Tổng hợp...........................................65

Phần III...............................................................................................................67

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................67
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong cơng tác hành chính văn phịng của
Viện Công nghệ sinh học...............................................................................................................67
1. Nhận xét, đánh giá:...................................................................................................................67
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược điểm........................68

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................71
PHẦN IV: PHỤ LỤC..........................................................................................1
PHẦN IV: PHỤ LỤC

Sinh viên: Lam Hải Anh

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NĨI ĐẦU

Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, địi hỏi
phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính
xác, hiệu quả cơng việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Khi những
công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ được xây dựng lên thì hoạt động điều hành và
quản lý trở nên quan trọng. Và từ đó xuất hiện Văn Phịng. Văn Phịng là bộ
phận không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Văn
phịng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả
và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Người làm trong lĩnh vực Quản trị văn phịng phải là những người có

trình độ kĩ thuật và nghiệp vụ chuyên môn cao. Để phục vụ nguồn nhân lực
trong quá trình hội nhập của đất nước, trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một
rong những trường đào tạo Nghiệp vụ Văn Phịng có uy tín nhất trên cả nước.
Với phương châm “Học đi đôi với hành”, không chỉ dừng lại ở việc giảng
dạy Nhà trường còn tổ chức kỳ thực tập cho sinh viên nhằm giúp cho sinh viên
vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học tại trường đưa áp dụng thực tiễn vào
các cơ quan; là tiền đề để sinh viên có thể tự tin trong giao tiếp và có kinh
nghiệm thực tế để đưa vào bài học của mình; rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng
cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hồn thành tốt cơng việc được giao.
Thực tập là môn học thực tiễn mà bắt buộc sinh viên nào cũng phải tham
gia. Qua quá trình thực tập này, em không chỉ được tiếp thu thêm kiến thức mà
còn được chủ động áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào môi trường
làm việc thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời tạo được những quan hệ
mới, biết cách làm việc và ứng xử trong một tập thể đa dạng, trong đó, yếu tố
“quan hệ giữa con người với con người” luôn luôn được trân trọng. Thơng qua
đó, em rút ra được nhiều kinh nghiệm để chủ động hơn trong mọi việc, vượt qua
được những nỗi sợ hãi khơng đáng có và có cái nhìn rõ hơn về điểm mạnh cũng
như điểm yếu của mình, từ đó hồn thiện bản thân mình hơn để có thể làm tốt
cơng việc mình làm trong tương lai.
Sinh viên: Lam Hải Anh

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Dưới đây là bản báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Văn Phịng
Viện Cơng nghệ sinh học từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015. Bản báo cáo
này nêu lên kết quả thực tập cũng như năng lực của bản thân em, những gì em
đã và chưa làm được em đều ghi lại và đánh giá rất khách quan.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các
thầy cô Khoa Quản trị Văn Phòng đã tạo điều kiện cho em được đem kiến thức
đã học vào thực tế. Xin cảm ơn Ban lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học và các
cán bộ Văn Phòng đã giúp em rất nhiều trong thời gian thực tập tại Viện.
Để làm bản báo cáo này em đã rất cố gắng và chuẩn bị kỹ nhưng sẽ khơng
tránh được thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các
thầy cơ để bài báo cáo này của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Lam Hải Anh

Sinh viên: Lam Hải Anh

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRANG THÔNG TIN SINH VIÊN VÀ CƠ QUAN THỰC TẬP
I. Giới thiệu bản thân.

1. Họ và tên sinh viên: Lam Hải Anh
2. Ngày sinh: 21/12/1994
3. Quê quán: Hạ Long - Quảng Ninh
4. Số CMND: 101107011
II. Thông tin khác.
1. Mã số sinh viên:
2. Lớp: QTVP K7A
3. Khoá học: 2012 - 2015
III. Thông tin cơ quan thực tập.
1. Tên cơ quan thực tập: Viện Công nghệ sinh học
2. Địa chỉ: Số 18, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
3. Số điện thoại: 0438362599 - Fax: 04 38363144
4. Email:

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Lam Hải Anh

Sinh viên: Lam Hải Anh

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science
and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh
học ở Việt Nam. Viện có đội ngũ đơng đảo các nhà khoa học được đào tạo
chuyên sâu ở trong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh
học hiện đại.
Nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu những vấn đề khoa học và công nghệ
thuộc các lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào
thực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh học
môi trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ
sinh học nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học và các lĩnh vực khác có liên
quan.
Viện là đơn vị triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên
cứu khoa học và công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ
về công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời
sống, góp phần xây dựng và phát triển ngành công nghiệp sinh học.
Viện là cơ sở đào tạo nhân lực khoa học và cơng nghệ có trình độ cao, tổ
chức đào tạo sau đại học và tham gia đào tạo đại học về sinh học và công nghệ
sinh học. Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ
trong lĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học.
Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinh
học và các lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn và
dài hạn (thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ và sau tiến sỹ); tham gia các chương
trình/dự án hợp tác khoa học và công nghệ với các nước; tham gia và tổ chức
các hội nghị, hội thảo quốc tế.

Sinh viên: Lam Hải Anh

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN VIỆN CƠNG NGHỆ SINH
HỌC
Ban lãnh đạo Viện qua các thời kỳ như sau:
Nhiệm kỳ 1993 – 1998: Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
Nhiệm kỳ 1998 – 2003: Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS.
Nhiệm kỳ 2003 – 2008: Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS. TS.
Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS.
Nhiệm kỳ 2008 – 2013: Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS. (2008-4/2014)
Phó Viện trưởng: Nơng Văn Hải, PGS.TS. (20088/2012)
Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS. (20082012)
Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Chu Hồng Hà, PGS.TS.
(Nhiệm kỳ 2012-2017)\
Từ ngày 01/5/2014:

Viện trưởng: PGS.TS. Chu Hoàng Hà

Lịch sử thành lập Viện Cơng nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai đoạn
như sau:
1. PHÒNG SINH VẬT, VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỰ NHIÊN, ỦY
BAN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT NHÀ NƯỚC (1967-1975)
Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy ban
Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH.
ĐẶNG THU làm Trưởng phòng.

Sinh viên: Lam Hải Anh

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập,
Phòng Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam,
bao gồm các hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động
vật học, Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật,
Phịng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật).
2. VIỆN SINH VẬT HỌC VÀ CÁC TRUNG TÂM HÌNH THÀNH TỪ VIỆN
SINH VẬT HỌC, VIỆN KHOA HỌC VIỆT NAM (1975-1993)
Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam
được thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói
trên. GS.TSKH. NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH

được cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó. Năm 1983, GS.TSKH. LÊ
XUÂN TÚ được bổ nhiệm làm Viện trưởng.
Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã phát
triển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện
Khoa học Việt Nam do GS.TSKH. ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và
GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc.
Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện
Khoa học Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH. NGUYỄN TÀI LƯƠNG.
Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học
Việt Nam, Giám đốc PGS.TS. LÝ KIM BẢNG.
Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt
Nam, Giám đốc GS.TSKH. ĐÁI DUY BAN.
3. VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC
Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâm
Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ
sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được
thành lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh
người và động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi
sinh vật.

Sinh viên: Lam Hải Anh

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I

KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ
SINH HỌC
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ
sinh học.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học
- Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và
công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ
sinh học theo quy định của pháp luật. Tham gia xây dựng chính sách, chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công nghệ sinh học.
- Nhiệm vụ:
a. Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ thuộc các lĩnh vực:
+ Công nghệ OMICS;
+ Công nghệ gen;
+ Công nghệ protein và enzym;
+ Công nghệ tế bào (động vật, thực vật);
+ Công nghệ vi sinh;
+ Công nghệ sinh - y học;
+ Công nghệ sinh học nano;
+ Công nghệ sinh học môi trường;
+ Công nghệ sinh học biển;
+ Công nghệ vật liệu sinh học;
+ Tin - Sinh học.
b. Nghiên cứu điều tra cơ bản thuộc các lĩnh vực sinh học và những lĩnh vực
khoa học khác có liên quan;
c. Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học và
công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
d. Đào tạo nguồn nhân lực khoa học và cơng nghệ có trình độ cao trong lĩnh vực
cơng nghệ sinh học và các lĩnhvực khoa học khác có liên quan;

Sinh viên: Lam Hải Anh

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

e. Dich vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực công nghệ sinh học và các lĩnh
vực khoa học khác có liên quan;
g. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ sinh học các lĩnh vực khoa học khác
có liên quan;và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
h. Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên
chức của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam;
i. Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;
k. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
(Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc Ban hành Quy chế Tổ
chức và hoạt động của Viện Công nghệ sinh học)
2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.
- Ban lãnh đạo Viện
- Hội đồng Khoa học
- Phịng quản lý Tổng hợp
- Phịng Thí nghiệm trọng điểm cơng nghệ gen
- Các phịng Thí nghiệm: Phịng Cơng nghệ tế bào thực vật; Phịng Các chất

chức năng sinh học; Phịng Cơng nghệ ADN ứng dụng; Phịng Cơng nghệ gen
động vật; Phịng Cơng nghệ lên men; Phịng Cơng nghệ phơi; Phịng Cơng nghệ
sinh học enzyme; Phịng Cơng nghệ sinh học mơi trường; Phịng Cơng nghệ sinh
học tái tạo mơi trường; Phịng Cơng nghệ tảo; Phịng Cơng nghệ tế bào động
vật; Phịng Cơng nghệ vật liệu sinh học; Phịng Di truyền tế bào thực vật; Phòng
Di truyền vi sinh vật; Phịng Hố sinh protein; Phịng Kỹ thuật di truyền; Phịng
Miễn dịch học; Phịng Sinh hố thực vật; Phịng Sinh học tế bào sinh sản; Phòng
vi sinh vật dầu mỏ; Phòng Vi sinh vật đất; Phòng Vi sinh vật phân tử
- Các đơn vị nghiên cứu triển khai: Trại thực nghiệm sinh học (Cổ Nhuế, Từ
Liêm, Hà Nội); Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc).
(Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Viện Công nghệ sinh học)

Sinh viên: Lam Hải Anh

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phịng Viện
Cơng nghệ sinh học.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Cơng nghệ sinh
học.
- Chức năng: Phịng Quản lý tổng hợp là đơn vị giúp việc cho Ban lãnh đạo
Viện, đồng thời thực hiện tổng hợp, bao quát các công việc chung trong tồn
Viện. Ngồi ra cịn thực hiện chức năng tham mưu, đảm bảo cung cấp thông tin

cho Viện trưởng và tồn cơ quan.
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ. Thanh quyết tốn lương,
phụ cấp, tiền đề tài khoa học các cấp, các hợp đồng nghiên cứu, các dự án nước
ngoài, hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật.
+ Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉ
hưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, cơng tác thi đua, thực hiện
chính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế.
+ Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và nhiệm vụ Đào tạo sau đại
học (bậc Tiến sĩ).
+ Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế về các thủ tục cán bộ đi cơng tác, học
tập ở nước ngồi, đón tiễn khách nước ngồi, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹ
thuật.
+ Đảm bảo công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ.
+ Quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp.Quản lý công sản.Làm kế hoạch
và tổng hợp báo cáo hoạt động của các đơn vị trong viện.Tham mưu nghiệp vụ
cho Lãnh đạo viện.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phịng Viện Cơng nghệ sinh học.
Văn phịng Viện cơng nghệ sinh học gồm có:
- Lãnh đạo Phịng gồm: 1 Trưởng phịng phụ trách cơng việc chung của phịng;
2 Phó phịng, trong đó 1 Phó phịng phụ trách cơng tác Kế tốn - Tài chính cho
tồn Viện và 1 Phó phịng phụ trách mảng nghiên cứu khoa học và giúp một số

Sinh viên: Lam Hải Anh

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc cho Trưởng phòng đồng thời thay mặt Trưởng phòng quản lý và ký một số
văn bản khi trưởng phịng đi vắng.
- Bộ phận Tài chính - kế tốn: 3 cán bộ
- Bộ phận Tổ chức cán bộ: 2 cán bộ
- Bộ phận Quản lý khoa học: 5 cán bộ
- Bộ phận Đào tạo: 3 cán bộ
- Bộ phận Hợp tác Quốc tế: 1 cán bộ
- Bộ phận Quản lý công sản: 2 cán bộ
- Bộ phận Văn thư: 1 cán bộ
- Bộ phận Tạp vụ, lái xe: 4 cán bộ
(Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phịng Quản lý Tổng hợp Viện Cơng nghệ
sinh học)
3. Bản mơ tả cơng việc của Trưởng phịng Quản lý tổng hợp

Sinh viên: Lam Hải Anh

10 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

STT
1

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Vị trí

Vai trị, nhiệm vụ

Trưởng
phịng
Quản
lý tổng
hợp

- Tổ chức và thực hiện cơng tác hành
chính theo chức năng nhiệm vụ của
Viện Công nghệ sinh học và theo yêu
cầu của Viện trưởng.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch
liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của Cơ quan.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám
sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an
toàn lao động, vệ
sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu đề xuất cho Viện trưởng
để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực
Hành chính
- Tham mưu cho Viện trưởng về cơng
tác hành chánh của cơ quan.
- Quản lý tồn bộ nhân viên trong
Phòng Quản lý tổng hợp
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân
cơng cơng việc tồn bộ nhân viên trong

phịng.
- Giám sát việc thực hiện cơng việc,
tiến độ của nhân viên trong phịng,
đánh giá việc thực hiện
cơng việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thun
chuyển….đối với nhân viên trong
phịng.
- Giải quyết hoặc khơng giải quyết các
đề xuất của các cá nhân hay bộ phận
khác dựa trên nội
qui, qui định cơ quan và pháp luật hiện
hành.
- Được quyền kiểm tra chất vấn các
Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có
liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan.
- Thừa uỷ nhiệm của Viện trưởng
truyền đạt những chủ trương, chỉ thị

Sinh viên: Lam Hải Anh

Tiêu chuẩn, yêu cầu
Tiêu chuẩn
cứng
-Trình
độ
học
vấn:
Tốt nghiệp

đại học các
ngành kinh
tế, quản trị
văn phịng,
quản
trị
nhân
lực,
luật… trở
lên.
Thành
thạo it nhất
1 ngoại ngữ
và
bằng
chun
ngành
vi
tính
văn
phịng
tương
đương B trở
lên.

Tiêu chuẩn
mềm
- Có kỹ năng
lãnh
đạo

nhân viên.
- Có kỹ năng
lập kế hoạch.
- Có kỹ năng
tổ chức và
giám
sát
cơng việc.
- Có kỹ năng
phân
tích,
tổng
hợp,
làm báo cáo.
- Kỹ năng
giao tiếp tốt.
- Có it nhất 3
năm
kinh
nghiệm trong
cơng
tác
quản trị hành
chính.
- Ít nhất 1
năm
kinh
nghiệm ở vị
trí
tương

đương.
- Có khả
năng chịu áp
lực cao trong
cơng việc.
- Trung thực,
dũng cảm,
nhiệt
tình
cơng tác.
- Sáng tạo
trong cơng
việc…

11 Lớp: CĐ Quản trị Văn phịng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Viện trưởng, nhà nước để nhân
viên am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong cơ quan
0báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để Phịng hồn thành
nhiệm vụ do Viện trưởng giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề
phòng và ngăn chận ngay các vụ việc
có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm

thiệt hại đến lợi ích của cơ quan hoặc
của người lao động.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính
được Viện trưởng uỷ quyền.
- Ký các thơng báo thực hiện các nhiệm
vụ chun mơn của Phịng Quản lý
tổng hợp.
- Thừa ủy nhiệm của Viện trưởng
truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển
các bộ phận thực hiện theo đúng nội
dung chỉ đạo, chỉ thị.

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn
phịng của Viện Công nghệ sinh học.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng được coi là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị là
nơi giao tiếp thu thập và xử lý thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, đảm bảo
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Chức năng tham mưu tổng hợp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới hoạt
động của cơ quan đơn vị là yếu tố chủ quan của nhiều nhà lãnh đạo sự thành bại
của công việc phụ thuộc vào nhiều mức độ đứng đầu trong quyết định quản lý
đó nhà lãnh đạo rất cần đến ý kiến tham mưu trợ giúp những ý kiến được căn cứ
trên nhiều yếu tố khách quan lương thông tin thu thập ở nhiều nguồn khác nhau.
Viện Công nghệ sinh học là một đơn vị sự nghiệp hoạt động theo chế độ
Sinh viên: Lam Hải Anh

12 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thủ trưởng, vì vậy tất cả các cơng việc của Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện là
chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng và công tác hậu cần cho toàn
Viện được thực hiện qua các bộ phận:
- Bộ phận Tài chính - kế tốn: Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Viện
trưởng trong việc thi hành luật ngân sách nhà nước, quản lý tài chính và chi tiêu
trong toàn Viện. Thực hiện việc chi trả tiền lương, phụ cấp cho cán bộ, viên
chức của Viện và thực hiện các cơng việc có liên quan đến cơng tác kế tốn tài
chính.
Ví dụ: Thực hiện quy định của Nhà nước về việc nộp thuế thu nhập cá
nhân cho cơ quan thuế. Căn cứ vào văn bản đã được quy định, bộ phận tài vụ
đã tham mưu giúp Viện trưởng trong việc thi hành việc thu nộp thuế cho nha
nước đúng hạn.
- Bộ phận Quản lý Cơng sản: có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan
quản lý tài sản các trang thiết bị máy móc, tham mưu giúp Viện trưởng mua bán
các máy móc, thiết bị, vật tư thơng qua hình thức đấu thầu cho tồn Viện. Thực
hiện cơng tác hậu cần như sữa chữa mua sắm các trang thiết bị phục vụ cơng tác
quản lý và nghiên cứu.
Ví dụ: sửa chữa và quản lý tài sản chung của Viện như sửa chữa quạt,
điều hòa, thay và bảo vệ bóng điện trong các phịng làm việc...
- Bộ phận Hợp tác Quốc tế: Tham mưu giúp Viện trưởng các công việc
được giao. Phối hợp với các phòng trong đơn vị về vấn đề tổ chức hội nghị, hội
thảo đúng quy định, quản lý các văn bản liên quan đến hợp tác quốc tế, tham gia
các hội nghị, hội thảo, quốc tế và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế.
Giúp Viện trưởng ban hành các Quyết định cử cán bộ đi cơng tác nước

ngồi và mời chun gia nước ngồi đến và làm việc tại Viện Cơng nghệ sinh
học.
Ví dụ: Tham gia, phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp tập
huấn quốc tế về Công nghệ sinh học. Hỗ trợ các đề tài hợp tác với nước ngoài,
đề tài nghị định thư trong việc hoàn thành hồ sơ, thủ tục thanh quyết toán và
các thủ tục cho đoàn ra nước ngoài và đoàn nước ngoài vào Viện.
Sinh viên: Lam Hải Anh

13 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bộ phận Đào tạo: Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và đào tạo
sau đại học, đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao, thông tin tư
vấn bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ trong lĩnh vực cơng nghệ sinh học.
Ví dụ: Chuẩn bị, tổ chức các buổi bảo vệ luận án cho các nghiên cứu sinh
trong và ngoài viện.
- Bộ phận Tổ chức cán bộ: Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên
chuyển công tác, nghỉ hưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ,
công tác thi đua, thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế...
Ví dụ: Soạn thảo Quyết định tăng lương, hợp đồng lao động, thuyên
chuyển cán bộ,...
- Bộ phận Quản lý Khoa học: Nghiên cứu các vấn đề khoa học và công
nghệ thuộc lĩnh vực: Công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế
bào thực vật, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học...Triển khai
ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học và cơng nghệ mới.
Ví dụ: Soạn thảo Quyết định Phê duyệt và phân bổ kinh phí cho các

nhiệm vụ cơ sở, phê duyệt và phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ nghiên cứu
khoa học cấp Viện công Nghệ sinh học.
- Bộ phận Văn thư: Tham mưu giúp Viện trưởng trong công tác soạn thảo
và ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Là cầu nối cho
nhân viên trong toàn viện với lãnh đạo cơ quan. Bộ phận văn thư được giao
nhiệm vụ quản lý cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ trong tồn viện. cán bộ
văn thư có trách nhiệm quản lý các văn bản đi, đến, sao lưu, cung cấp các văn
bản theo yêu cầu, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan.
- Bộ phận Tạp vụ, lái xe:
+Thực hiện công việc hậu cẩn, đảm bảo vệ sinh trong tồn cơ quan và các
phịng họp, phịng làm việc của lãnh đạo Viện.
Ví dụ: Khi chuẩn bị tổ chức buổi tiếp đón đồn đại biểu cao cấp (Bộ
Khoa học và Công nghệ Lào), cán bộ phụ trách tạp vụ được giao nhiệm vụ
chuẩn bị phòng họp gồm (vệ sinh phòng họp, cốc, nước uống cho đại biểu, hoa
tươi,..) thu dọn vệ sinh sau khi cuộc họp kết thúc.
Sinh viên: Lam Hải Anh

14 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Chịu trách nhiệm đưa đón lãnh đạo viện đi họp, đi công tác, phục vụ
cán bộ đi công tác. Đảm bảo cơng việc đưa đón khách đến làm việc tại Viện
(khách nước ngồi).
Ví dụ: Đưa, đón Viện trưởng đi họp ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn.
1.2. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện cơng

nghệ sinh học
a. Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Viện được thể hiện
các bước sau:
+ Bước 1: Văn thư gửi văn bản đến các phòng nghiên cứu, sau khi nhận
được văn bản chỉ đạo, các Trưởng phịng lên kế hoạch đăng ký cơng việc cần
làm của đơn vị theo thời gian.
+ Bước 2: Các đơn vị lập danh mục các công việc cần làm gửi về phòng
Quản lý tổng hợp.
+ Bước 3: Chuyên viên Phòng Quản lý tổng hợp được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm tổng hợp các đăng ký của các đơn vị lập thành bản chương trình
cơng tác trình lãnh đạo văn phòng.
+ Bước 4: Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến.
+ Bước 5: Các đơn vị gửi bổ sung chương trình cơng tác phát sinh cho
Văn thư sửa đổi, bổ sung chương trình cơng tác phát sinh nếu có cho lãnh đạo.
+ Bước 6: Khi lãnh đạo văn phòng đã phê duyệt chương trình cơng tác đó
được gửi tới các đơn vị để thực hiện.
(Phụ lục 3: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ của Viện
Công nghệ sinh học)
b, Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
+ Ưu điểm: Tất cả các công việc đều được tiến hành thực hiện. Hồn
thành các cơng việc trong kế hoạch và không tồn đọng những việc của những
năm trước.

Sinh viên: Lam Hải Anh

15 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Hạn chế: Do thời gian định quá chặt chẽ nên một số đơn vị thuộc Viện
Công nghệ sinh học vẫn còn chậm trễ để gửi về văn phòng. Vẫn cịn một số vấn
đề phát sinh nên khơng hồn thành được công việc theo tiến độ.
1.3. Công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của Viện Công nghệ sinh
học
Trong q trình thực tập khơng được tham gia bất kỳ 1 hội nghị (hội thảo, cuộc
họp nào)
1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo của Viện Công nghệ
sinh học
Chuyến đi công tác của lãnh đạo phải có mục đích rõ ràng các chuyến đi
khơng bị chồng chéo giữa các chuyến đi, mục đích của chuyến cơng tác là năm
bắt tình hình thực tế ở các cơ sở học tập kinh nghiệm của các đối tác trong và
ngồi nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết.
Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo:
- Lập kế hoạch chuyến đi công tác của lãnh đạo;
- Liên hệ nơi đến công tác, thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác lên
quan đến chuyến đi công tác như đăng ký phương tiện đi lại, đăng ký khách sạn,
nhà khách;
- Chuẩn bị tài liêu liên quan đến chuyến đi công tác, chuẩn bị thủ tục giấy tờ cần
thiết của chuyến đi;
- Lên kế hoạch chuẩn bị kinh phí, sắp xếp lại cơng việc có thể ủy quyền hoặc
hủy kế hoạch trong thời gian vắng mặt;
- Kiểm tra lại chuyến đi lần cuối để xem lại các công việc đã chuẩn bị phục vụ
chuyến đi công tác của lãnh đạo.
(Phụ lục 4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho Lãnh đạo Viện
Công nghệ sinh học)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hóa cơng sở của Viện Cơng nghệ sinh học.

Viện Công nghệ sinh học triển khai và thực hiện văn hóa cơng sở căn cứ
vào quyết định số 129/2009/QĐ-TTg Quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan
Sinh viên: Lam Hải Anh

16 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hành chính nhà nước:
Về trang phục:
- Trang phục đối với cán bộ công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng,
lịch sự.
- Trang phục đối với Nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ
mi.caravat.
- Trang phục đối với Nữ cán bộ, công chức, viên chức: là Viện nghiên
cứu nên toàn bộ các cán bộ trong các phịng thí nghiệm được quy định mặc áo
Blue, đối với chuyên viên phòng quản lý tổng hợp được quy định các trang phục
theo đúng quy định về quần áo may công sở.
Theo quy định của nhà nước về trang phục công sở của viện công nghệ sinh học.
- Là một viện nghiên cứu thuộc Viện khoa học công nghệ việt nam nên
trang phục công sở được cán bộ công chức, viên chức thực hiện đúng với quy
định của nhà nước quy định.
- Đối với phòng quản lý tổng hợp thực hiện nghi thức văn hóa cơng sở ăn
mặc lịch sự, gọn gàng, giản dị mặc đồng phục vào các ngày thứ 2 và thứ 6 hàng
tuần.
Giao tiếp và ứng xử cán bộ công chức, viên chức:
- Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp cán bộ văn phịng phải có thái độ

trung thực, thân thiện, hợp tác.
- Giao tiếp đối với khách khi đến liên hệ công tác phải nhã nhặn, lắng
nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các vấn đề liên quan đến
công việc.
- Giao tiếp qua điện thoại cán bộ văn phòng phải xưng tên cơ quan, đơn vị
nơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không ngắt
điện thoại đột ngột
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Mơ hình tổ chức văn thư
Ở Việt Nam hiện nay có 3 hình thức tổ chức lao động trong cơng tác văn
thư đang được áp dụng: Văn thư tập trung, Văn thư phân tán, Văn thư hỗn hợp.
Sinh viên: Lam Hải Anh

17 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư này được các cơ quan tổ chức áp dụng
dựa trên các yếu tố:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan
- Khối lượng văn bản hàng năm
- Số lượng và đặc điểm của các đơn vị trực thuộc
Viện Công nghệ sinh học thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam, Viện có 25 Phịng nghiên cứu, một phịng thí nghiệm trọng điểm
công nghệ ghen và 2 trại thực nghiệm, Liên hiệp sản xuất khoa học công nghiên
và Môi trường, Trung tâm Khoa học và Cơng nghệ Quảng Trị. Viện có quy mơ
hoạt động lớn, cơ sở vật chất hiện đại. Phịng quản lý Tổng hợp là nơi diễn ra

mọi hoạt động tổ chức giao dịch của cơ quan. Vì vậy, Viện Cơng nghệ sinh học
đã xây dựng mơ hình cơng tác văn thư theo hình thức tập trung. Đây là hình thức
tổ chức cơng tác Văn thư hợp lý nhất, nó cho phép giảm bớt chi phí trong q
trình thực hiện công việc, cải tiến tổ chức lao động của người làm cơng tác văn
thư, tiến tới sự chun mơn hóa trong chỉ đạo về tổ chức và nghiệp vụ. Văn thư
được coi là bộ phận đầu mối đảm nhiệm các quy trình cơng tác văn thư của
Viện.
- Tổ chức văn thư Viện Công nghệ sinh học được tổ chức theo dạng văn
thư tập trung. Trước đây khi người làm công tác văn thư chưa có nghiệp vụ thì
cơng tác văn thư của Viện so với lý thuyết đã học tuy có thực hiện nhưng chưa
đầy đủ, chưa đi vào nề nếp.Việc quản lý công văn đi, đến chưa chặt chẽ, khơng
nắm được tình hình cơng văn đi-đến, làm khó khăn cho việc tra tìm. Văn bản
trình bày chưa đúng thể thức, chưa lập được danh mục hồ sơ và hồ sơ công việc,
cho nên không thực hiện được nguyên tắc lưu 01 bản ở văn thư cũng như
nguyên tắc nộp lưu tài liệu vào phòng lưu trữ cơ quan…
- Thực hiện quy định của nhà nước về cán bộ làm cơng tác văn thư phải
đúng trình độ chun mơn và ít nhất là phải có chứng nhận về cơng tác văn thư
lưu trữ. Vì vậy, đầu năm 2007 được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện, Phòng
Quản lý tổng hợp đã tuyển một cán bộ làm văn thư lưu trữ theo đúng chuyên
ngành. Hiện nay, Viện đã có một cán bộ biên chế văn thư chuyên trách. Do đặc
Sinh viên: Lam Hải Anh

18 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thù là viện nghiên cứu vì vậy Viện khơng tổ chức văn thư riêng cho các đơn vị

trực thuộc, thay vào đó cán bộ văn thư chuyên trách của Viện có trách nhiệm
hướng dẫn cán bộ trong viện soạn thảo văn bản, ban hành các văn bản về văn
thư, lưu trữ giúp cán bộ trong viện tiếp nhận với các văn bản quy định của nhà
nước về văn thư lưu trữ. Tuy nhiên việc khơng bố trí được cán bộ văn thư cho
các đơn vị trực thuộc cũng có nhiều khó khăn, bởi hầu hết cán bộ chủ yếu được
đào tạo về lĩnh vực nghiên cứu do đó quá trình soạn thảo văn bản cịn nhiều sai
sót.
*Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Tất cả các văn bản đều được giải quyết, xử lý nhanh chóng, chính xác;
+ Cơng tác văn thư của Viện được thực hiện dưới sự chỉ đạo, điều hành
giám sát của Trưởng phịng quản lý Tổng hợp.Vì vậy, ít xảy ra hiện tượng sai
sót, nếu có thì đều được phát hiện sớm và có cách xử lý;
+ Quy trình tổ chức, quản lý thực hiện việc quản lý và giải quyết văn bản
đi, văn bản đến chặt chẽ, nghiêm túc trong q trình thực hiện cơng việc;
+ Tất cả các Phịng được bố trí ngăn nắp, đảm bảo không ảnh hưởng đến
công việc của nhau;
+ Trang thiết bị phục vụ hoạt động của bộ phận văn thư tương đối đầy đủ
và hiện đại;
+ Văn bản đi, đến được theo dõi ở hai hệ thống sổ và máy tính sẽ rất thuận
tiện cho văn thư tra tìm văn bản.
- Nhược điểm:
+ Sử dụng máy tính để đăng ký văn bản đến sẽ có nhiều rủi ro do mất
điện, sự cố máy tính làm ảnh hưởng đến q trình quản lý và giải quyết công
việc của văn thư.
+ Văn thư phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc của văn phịng cho nên việc
hồn hành cơng việc hơi khó khăn;
Trên đây là những nhận xét về mơ hình tổ chức văn thư tại cơ quan có cả
những ưu điểm nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm. Những ưu điểm
Sinh viên: Lam Hải Anh

19 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

này cần được phát huy hơn nữa và những nhược điểm cần được khắc phục để
mơ hình tổ chức văn thư của Viện Công nghệ sinh học được tốt và hợp lý hơn
nữa.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong việc chỉ đạo thực hiện cơng
tác văn thư của Viện Cơng nghệ sinh học
Lãnh đạo văn phịng ln làm tốt trách nhiệm trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư của cơ quan. Công tác văn thư ln được quan tâm chỉ đạo
thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ của Cơ quan được
lưu thơng. Hàng năm, Trưởng phịng Quản lý tổng hợp đã lên kế hoạch chỉ đạo
công tác văn thư trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư,
soạn thảo văn bản cho toàn Viện để phù hợp với những quy định của Nhà nước
và công việc của cơ quan.
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo quy
định của nhà nước trên cơ sở của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ và Thơng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thơng tư
01/2011/TT-BNV 19/01/2011 của Bộ Nội vu quy định về kỹ thuật trình bày văn
bản trong các cơ quan hành chính nhà nước. Công văn số 191/CNSH ngày
05/6/2008 về quy định thể thức và trình ký văn bản, Thơng báo số 77/TB-CNSH
ngày 10/3/2009 về phân cơng ký văn bản về tài chính.
Bao gồm các bước tiến hành soạn thảo ban hành văn bản:
Bước 1: Cán bộ được giao soạn thảo văn bản là những chun viên có trình

độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng phụ trách theo từng bộ phận chuyên môn
soạn thảo, lưu trữ trên máy tính. Sau khi soạn thảo xong văn bản, chuyên viên in
văn bản trên khổ giấy A4 và ký nháy sau dấu (./.) để chịu trách nhiệm về nội
dung của văn bản.
Bước 2: Chuyển bản dự thảo đến Trưởng phòng Quản lý tổng hợp xem xét và
ký nháy bên cạnh thẩm quyền ký của Thủ trưởng cơ quan nhằm chịu trách nhiệm về
mặt hình thức.

Sinh viên: Lam Hải Anh

20 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 3: Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo xong cần lấy chữ ký của Viện
trưởng và các Phó Viện trưởng đều được tập trung tại văn thư cơ quan để xin chữ ký.
Việc tập trung các văn bản tại văn thư để lấy chữ ký của lãnh đạo Viện góp phần hạn
chế việc sai sót về mặt thể thức văn bản.
Hiện nay, nhờ có cơng nghệ thông tin và sự phát triển của mạng Lan, mạng
Internet, thư điện tử,… nhờ đó việc soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng được
nhanh chóng, chính xác. Trên cơ sở đó các cán bộ từ các phịng nghiên cứu do chưa có
chun mơn sâu về việc soạn thảo văn bản đặc biệt là thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, có thể chuyển File điện tử cho Văn thư chỉnh sửa, sau khi văn thư chỉnh sửa
xong gửi lại cho người soạn thảo in và trình Trưởng phòng nghiên cứu và chủ nhiệm
đề tài ký nháy để chịu trách nhiệm về mặt nội dung.
Văn bản trình Lãnh đạo Viện xem xét, chỉnh sửa lần cuối ký duyệt ban
hành.

Bước 4: Văn thư xem xét lại thể thức ghi số ngày tháng cho văn bản, nhân
bản, đóng dấu, ghi vào sổ theo dõi cơng văn đi.
Những thiếu sót, tồn tại về thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản:
Nếu như tất cả các văn bản do các chuyên viên phịng quản lý tổng hợp
soạn thảo thì phần lớn đã đảm bảo đúng về thể thức và nội dung, kỹ thuật trình
bày. Tuy nhiên, do chức năng nhiệm vụ của cơ quan thì phần lớn là các cán bộ
nghiên cứu, nên việc soạn thảo các văn bản chun mơn cịn nhiều sai sót về thể
thức.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban, lĩnh vực chun mơn
của mình mà các cán bộ soạn thảo và ban hành văn bản.
Trưởng phịng Quản lý tổng hợp thảo các cơng văn về hành chính, tổ chức
và một số văn bản mang tính chất chung của tồn viện.
Các phịng chun mơn thảo các văn bản liên quan đến nội dung nghiên
cứu khoa học.
Các loại văn bản do Viện CNSH ban hành gồm:
- Kế hoạch, đề cương, đề án xây dựng và phát triển Viện;
- Đề cương, Thuyết minh nghiên cứu khoa học;
Sinh viên: Lam Hải Anh

21 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Báo cáo tổng kết đề tài;
- Quyết định hành chính;
- Cơng văn trao đổi;
- Giấy đi đường;

- Giấy giới thiệu;
- Giấy nghỉ phép;
- Các Hợp đồng,…
Số lượng văn bản ban hành trong năm 2014 theo báo cáo tổng hợp hàng
năm về công tác Văn thư gồm:
- Quyết định ban hành là 850
- Công văn: 600
2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản
a, Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản do văn thư cơ quan nhận được, văn bản
gửi đến trao đổi công việc.
Hàng năm Viện Công nghệ sinh học nhận được văn bản đến số lượng
tương đối lớn, nhiều thể loại và được gửi đến từ nhiều đối tượng từ cơ quan cấp
trên, cấp dưới, cùng cấp và các cơ quan hữu quan với nhiều thể loại như: Chỉ
Thị, Thơng tư, cơng văn, quyết định, …Vì vậy, việc tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản đến phải được thực hiện theo nguyên tắc, chính xác, kịp thời,
nhanh chóng , tiết kiệm theo đúng quy định của Viện. Để quản lý thống nhất văn
bản đến theo nguyên tắc tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại văn thư cơ
quan.
Công tác quản lý văn bản đến của Viện Công nghệ sinh học được
hiện theo các quy trình sau:
•Tiếp nhận kiểm tra bì, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập trung tại văn thư của Viện
để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký.
Văn bản đến từ máy Fax: Nếu là văn bản gửi Viện, văn thư vào sổ đóng
dấu.
Sinh viên: Lam Hải Anh

22 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản có mức độ “ mật”, “ khẩn”…đến ngồi giờ hành chính, ngày lễ,
ngày tết, bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay cho người
có trách nhiệm.
•Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến theo nguyên tắc đều tập trung tại văn thư

cơ

quan khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra tình trạng bì văn bản
cịn ngun vẹn hay khơng.
•Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Mẫu dấu đến như sau:
VIỆN CƠNG NGHỆ SINH HỌC
- Số:…………………………
ĐẾN - Ngày đến:………………….
- Chuyển:……………………

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến như sau:
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (1)
VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC (2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

NĂM 2015 (3)
Từ ngày………. Đến ngày……… (4)

Từ số……………. Đến số…….… (5)

Quyển số:……….. (6)

Sinh viên: Lam Hải Anh

23 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A