Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại VIỆN hóa học

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần 1...................................................................................................................2
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG..........................................................3
VIỆN HĨA HỌC.................................................................................................3
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VIỆN HÓA HỌC...................................................................................3
1.Khái quát về Viện Hóa học..........................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học..................................4
3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học. (Xem phục lục 01)................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học.................................6
III. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA VIỆN HĨA HỌC................................7
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phòng....................................................7
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học..................7
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ
của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế.( xem phục lục 2).................10
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
Viện Hóa học( xem phục lục 3)....................................................................11
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho Lãnh đạo Viện Hóa
học.................................................................................................................13
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (Phụ
lục 5)..............................................................................................................14
1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa cơng sở của
Viện Hóa học.................................................................................................16
2. Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ...................................................18

2.1. Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan....................................................19
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong việc chỉ
đạo thực hiện cơng tác Văn thư của Viện Hóa học.......................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hóa học. 24

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II................................................................................................................29
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................29
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần..........................................................29
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan ( xem phục lục
8)...................................................................................................................29
3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa cơng sở” của cơ quan..................................29
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan.....................................33
5.Xây dựng mơ hình văn phịng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mơ hình văn phịng.............................................................34
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan Hành chính
của cơ quan. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của
văn phòng......................................................................................................36
Phần 3.................................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................38
1.Nhận xét đánh giá chung trong cơng tác văn phịng của Viện Hóa học....38
2. Đề xuất những giải pháp trong cơng tác hành chính của Viện Hóa học...41
KẾT LUẬN........................................................................................................42

PHẦN PHỤ LỤC:................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị văn phòng là vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị
phục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động của các cơ quan, đơn vị nhằm đạt
được mục tiêu mà cơ quan đó đề ra. Làm tốt cơng tác văn phịng đảm bảo việc
cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị, góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của cơ quan.
Để phục vụ kịp thời cho cơng tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản
lý, lãnh đạo, những năm gần đây cơng tác quản trị văn phịng nước ta có những
bước phát triển mới phong phú và đa dạng hơn. Làm tốt cơng tác hành chính văn
phịng sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng và
Nhà nước nói chung một cách nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào
việc cải cách nền hành chính nhà nước. Trong giai đoạn thực hiện Cơng nghiệp
hóa - Hiện đại hóa đất nước thì cơng tác văn phòng ngày càng được Đảng và
Nhà nước quan tâm đặc biệt.
Gắn liền lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát và thực
hành về công tác quản trị văn phịng, tơi đã củng cố kiến thức, nâng cao năng
lực vận dụng lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng
phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng.
Với phương châm “học đi đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn”

trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập là rất
cần thiết. Mục đích trở thành đơn vị đào tạo một chuyên ngành vừa có tính khoa
học vừa có tính nghiệp vụ cao, trong những năm vừa qua, Khoa Quản trị văn
phòng đã rất quan tâm tới hoạt động đào tạo này. Sau khi thực hiện xong chương
trình học lý thuyết tại trường với thời gian gần ba năm, nhà trường đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu được hoạt
động của các cơ quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị
cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.
Nhằm trang bị những kiến thức, kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

1

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các hoạt động quản lý, điều hành nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ sau
khi ra trường cho sinh viên. Được sự giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn
phòng cũng như sự tiếp nhận của Viện Hóa học tơi được thực tập tại cơ quan bắt
đầu từ ngày 9/3/2014 với thời gian gần hai tháng.
Nhờ sự động viên, giúp đỡ rất tận tình của Lãnh đạo và các cán bộ Phịng
Hành chính - Lưu trữ, Viện Hóa học, hơn thế nữa là những kiến thức quý báu
của các thầy giáo, cô giáo truyền đạt đã giúp tơi hồn thành đợt thực tập và bản
báo cáo tốt nghiệp ngành Quản trị văn phịng.
Báo cáo này của tơi được xây dựng dựa trên cơ sở những kiến thức lý luận
chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn trong thời gian tiếp xúc với cơng
việc văn phịng.
Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần:

1. Khảo sát công tác văn phịng của Viện Hóa học
2. Chun đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan
3. Kết luận và Đề xuất kiến nghị.
Mặc dù trong quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp tôi đã được các thầy cô
giáo cùng cán bộ trong cơ quan hướng dẫn, giúp đỡ xong bản thân cịn là sinh
viên nên chưa có kinh nghiệm lại lần đầu tiếp xúc và đi vào thực tế nên bản báo
cáo thực tập tốt nghiệp của Tơi sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tơi
rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các cán bộ Viện Hóa học để báo cáo của tơi
được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn./.

Phần 1

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

2

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
VIỆN HĨA HỌC
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VIỆN HĨA HỌC
1. Khái qt về Viện Hóa học
Viện Hóa học thuộc Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam được thành
lập theo Quyết định số 230/CP ngày 16 tháng 9 năm 1978 của Chính phủ nước

Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt nam.
Trong những năm qua Viện Hóa học đã tập chung những nỗ lực vào lĩnh
vực nghiên cứu cơ bản có định hướng và nghiên cứu cơ sở khoa học việc phát
triển Cơng nghệ trong lĩnh vực hóa hữu cơ, hóa sinh, hóa vật liệu và hóa dược.
Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, cấp nhà nước, các dự án trọng điểm được
triển khai vaf đạt kết quả tốt. Những đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và phát
triển công nghệ của Viện đã bám sát các yêu cầu của thục tiễn đất nước, bảo
đảm chất lượng khoa học cao theo xu hướng ngày càng hội nhập với quóc tế.
Nhiều đề tài đã được đưa vào ứng dụng trong đời sống mang lại hiệu quả kinh tế
xã hội, được các cơ quan, địa phương trong cả nước đánh giá cao. Ngồi ra viện
cịn có nhiều đóng góp vào việc giải quyết các vấn đề tái chế rác thải bệnh viện,
vấn đề an ninh an toàn thực phẩm. Sau đây là một số kết quả nổi bật mà Viện
Hóa học đã đạt được trong ba mươn năm xây dựng và phát triển.
- Các cơng trình nghiên cứu điều tra sàng lọc các hoạt chất từ thực vật Việt
Nam đã đóng góp cho kho tàng chất cả thế giới hàng trăm chất mới, có cấu trúc
lý thú, trong đó có những cáu trúc chưa từng được biết đến và hoạt tính sinh học
tốt từ cây cỏ Việt nam. Hàng trăm bài báo khoa học được đăng tại các tạp chí
hàng đầu của quốc tế trong nước.
- Đã xây dựng quy trình cơng nghệ có tính khả thi và hiệu quả kinh tế để
chiết xuất artemisinin từ cây thanh hao hoa vàng làm thuốc sốt rét, rutin từ hòa
hòe làm thuốc chống cao huyết áp, bền vững thành mạch, cholesterol, rotundin
từ củ bình vơi làm thuốc an thần. Nghiên cứu phát triển một số bệnh nhiệt đới và

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

3

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hỗ trợ điều trị cắt cơn nghiện ma túy, nghiên cứu xây dựng quy trình cơng nghệ,
sản xuất thử chitin/chitosan dùng làm màng băng, màng sinh học, thuốc kem
chữa bỏng.
- Đã nghiên cứu và xây dựng quy trình cơng nghệ, sản xuất thử một số vật
liệu mới trên cơ sở các polyme, polyme nancomposit có tính chất đặc biệt, được
sử dụng để chế tạo đệm chống va đập tàu biển, giày, guốc hàm tàu hỏa, xử lý ô
nhiễm dầu, giữ nước cho cây trồng, các sản phẩm trong công nghiệp in, điện và
tử.
-

Nghiên cứu các hiệu ứng, các chất tăng cường, điện cực biến tính, sensor

điện hóa cũng như các phép đo hiện đại có sử dụng máy vi tính, xây dựng các
phương pháp đo quang phân tử, đo quang ngun tử, sắc kí và điện hóa hiện đại
để xác định sự phân bố các nhóm chức, các dạng cấu trúc hóa học các chất vơ cơ
và hữu cơ trong các mẫu tự nhiên phúc tạp với độ chính xác và chọn lọc cao.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học
- Nghiên cứu khoa học cơ bản có định hướng và có tầm quan trọng đối với
Việt Nam trong các lĩnh vực: Hóa vơ cơ, hóa lý, Hóa phân tích, Hóa lý thuyết,
Điện hóa,hóa hữu cơ, Hóa học các hợp chất thiên nhiên, Hóa polyme, Hóa
sinh,Hóa mơi trường và cơng nghẹ hóa học.
- Nghiên cứu ứng dụng và triển khai các thành tựu của hóa học vào công
nghiệp, nông nghiệp và đời sông.
- Đào tạo sau đại học
- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ và hợp tác nghiên cứu khoa học,
triển khai và đào tạo với các viện nghiên cứu, các trường đại họ, các cơ sở sản
xuất trong và ngoài ngoài
Nhiệm vụ

Viện Hóa học có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
• Về nghiên cứu
- Tiến hành nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực Hóa học như hóa vơ cơ, hóa
hữu cơ, hóa phân tích, hóa lý, hóa cao phân tử, hóa sinh hữu cơ nhằm xây dựng
những quy trình cơng nghệ và chế tạo các loại sản phẩm hóa học có ý nghĩa lớn

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

4

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lao đối với sự phát triển của nghành hóa học.
- Tham gia với các nghành, các địa phương trong việc chuyển giao công nghệ,
xét duyệt luận chứng kinh tế - kỹ thuật và các cơng trình hóa học và cơng nghệ
hóa học.
- Nghiên cứu xây dựng các quy trình hiện đại, phân tích chính xác và chọn lọc
hàm lượng, dạng liên kết và cấu trúc trong các nghiên cứu khoa học, nghiên cứu
vật liệu mới, sinh y học.
- Thực hiện sự hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và phát triển
cơng nghệ nghành hóa học. Tiếp nhận các nguồn tài trợ của nước ngoài để tổ
chức thực hiện các chương trình, đề án hợp tác góp phần nâng cao tiềm lực
nghiên cứu và đào tạo cán bộ của nghành.
- Nghiên cứu thích nghi và ứng dụng các kết quả nghiên cứu, các tiến độ khoa
học cơng nghệ hóa học của thế giới để tham gia vào những hoạt động chuyển
giao công nghệ ở nước ta.
- Tham gia, đào tạo cán bộ khoa học và công nghệ có trình độ cao trong lĩnh vực

hóa học.
• Về dịch vụ
- Các dịch vụ về phân tích mẫu: quặng địa chất, nước, khí, lương thực, thực
phẩm bằng các phương pháp hóa học, bảo quản kho chứa đựng xăng dầu, bảo
quản khí tài quân sự trên cơ sở các vật liệu polyme.
• Về sản xuất
- Các hợp chất có hoạt tính, sinh học cao phịng bệnh sốt rét, các loại chất mang
dung dịch điện ly cho acquy khô, chất trợ lọc bia, rượu, đường nước nóng và các
loại hợp chất chuẩn, tinh khiết.
- Các loại vật liệu vô cơ và hữu cơ có giá trị khoa học và giá trị kinh tế cao
như các kim loại quý, hiếm các loại vậy liệu cmposit, bản in trắng sẵn
siazo, các loại phân bón tổng hợp hữa cơ – khống – vi sinh, chi tin và
chitosan kích thích sinh trưởng cây trồng điều trị và huyết áp cao.
3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học. (Xem phục lục 01)
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

5

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cơ cấu tổ chức khoa học của Viện gồm 5 hướng và một phịng quản lý chức
năng chính sau:
- Hướng các chất có hoạt tính sinh học
- Hướng Khoa học và Cơng nghệ polyme
- Hướng Hóa phân tích
- Hướng hóa lý và vơ cơ
- Hướng Hóa mơi trường

- Phịng quản lý tổng hợp
* Lục lượng cán bộ:
Tổng số CBVC: 220 người
- Số biên chế 125
- Số hợp đồng: 95
- Giáo sư: 7
- Giáo sư: 17
- Tiến sĩ khoa học: 01
- Tiến sỹ: 59
- Thạc sỹ: 43
- Cử nhân: 89
- Khác: 29
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học
1 Chức năng và nhiệm vụ của Viện Hóa học
a. Chức năng
Phòng Quản lý Tổng hợp là cơ quan giúp Viện trưởng quản lý Nhà nước
mọi mặt hoạt động của Viện.
b. Nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, đào tạo,
tài chính, hành chính, tổ chức, văn thư – lưu trữ và thông tin thư viện.
- Tư vấn đề xuất ý kiến và tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh vực nói
trên.
c. Cơ cấu tổ chức: ( Xem phục lục số 02)
Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của văn phòng trên cơ sở quy chế tổ
chức bộ máy, công chức nhà nước và quy định về tổ chức, hoạt động của các
đơn vị trực thuộc viện Hóa học,
• Tổ chức cán bộ
Bộ phận tổ chức cán bộ giúp Lãnh đạo Viện trong việc quản lý nhân sự và giải
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

6

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyết các vấn đề chính sách như:
- Giải quyết các thủ thục về bảo hiểm xã hội như: Cấp sổ BHXH, chế độ hưu
trí, ốm đau...
- Giải quyết các thủ tục về tổ chức như: quản lý hồ sơ, điều động và tuyển
dụng cán bộ. nâng lương...
- Giải quyết các thủ tục hành chính cho các Hội đồng trong Viện.
• Quản lý khoa học
- Giúp các đơn vị nghiên cứu

III. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA VIỆN HĨA HỌC
1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học
Văn phịng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đồng thời là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đảm
bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn bộ cơ quan tổ
chức.

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

7

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phịng Viện Hóa học có đảm nhận 2 chức năng cơ bản là tham mưu
tổng hợp và đảm bảo cơng tác hậu cần cho Viện Hóa học. Giúp trong công tác
chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện Hóa học và giúp Viện tổ chức
việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị trực thuộc Viện Hóa học tổ
chức thực hiện cơng tác hành chính, lưu trữ, quản lý tài chính, tài sản của các
đơn vị tài chính thuộc Văn phịng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc
phục vụ chung cho họat động của Lãnh đạo Viện Hóa học.
a. Đối với chức năng tham mưu tổng hợp
Với chức năng là tham mưu tổng hợp Văn phịng Viện Hóa học đã tập hợp, chọn
lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho Lãnh đạo Viện
những thông tin, phương pháp kịp thời và hợp lý trong mọi tình huống. Để có
được kết quả tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng Viện Hóa học đã thu thập
những thơng tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên
mọi lĩnh vực mọi đối tượng. Những thông tin ấy được sàng lọc, phân tích, tổng
hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện trong từng lĩnh vực cụ
thể.
Văn phịng Viện Hóa đã làm tốt cơng tác tổng hợp, xử lý và cung cấp
thông tin về mọi mặt, về tình hình của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo
xử lý, giải quyết các công việc của cơ quan. Ngoài việc thực hiện tốt chức năng
tham mưu, tổng hợp thì Văn phịng Viện Hóa học cũng hồn thành xuất sắc
cơng tác truyền đạt thơng tin của Lãnh đạo Viện đối với các đơn vị, tổ chức.
Ví dụ: Trong cơng tác soạn thảo và ban hành các loại văn bản của Viện
Hóa học Văn phịng là đơn vị tham mưu cho Viện trưởng trong công tác thu
thập và tổng hợp thông tin để mọi văn bản được hồn thiện. Văn phịng cịn làm

nhiệm vụ thẩm định, trình Lãnh đạo Viện làm thủ tục hồn tất và phát hành văn
bản của Viện Hóa học
b. Chức năng đảm bảo công tác hậu cần
Hậu cần là hoạt động mang tính chất đặc thù của Văn phịng, có ý nghĩa
trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Viện Hóa học. Cơ quan, tổ chức
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

8

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
muốn hoạt động thì phải có phương tiện, nguồn tài chính, hiệu quả hoạt động lại
dựa vào phương thức quản lý. Ngoài việc đảm bảo cơ sở vật chất thì việc sử
dụng các yếu tố này như thế nào để đạt hiệu quả cao nhưng ít chi phí là phương
châm hoạt động của cơng tác văn phịng.
Văn phịng Viện Hóa học đã tổ chức, sắp xếp và sử dụng hợp lý, thiết
thực trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan. Sắp xếp phù hợp với mỗi loại
công việc, với mỗi loại vị trí việc làm, trong từng điều kiện môi trường cụ thể
cho dù các thiết bị các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp
lý, tiện lợi và hiệu quả. Văn phòng sắp xếp lịch để tổ chức những buổi họp của
Lãnh đạo, bố trí các phương tiện đi lại để phục vụ Lãnh đạo, Lãnh đạo các đơn
vị, khách đến làm việc tại cơ quan.v.v… Có như thế mới đem lại một môi
trường làm việc tốt cho cán bộ tạo điều kiện cho mọi người làm việc hăng say,
có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho cơ quan, tổ chức.
Văn phịng Viện Hóa học giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm hoạch định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển

cơng tác Văn phòng.

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

9

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường
kỳ của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế.( xem phục lục 2)
Để có một chương trình cơng tac vừa đảm bảo chất lượng, vừa đúng tiến độ thời
gian, việc biên soạn bản hướng dãn chương trình cơng tác của cơ quan thơng
thường phải được thực hiện theo trình tự
a. Về nội dung xây dựng chương trình cơng tác
Do trong cơ cấu của Viện Hóa học bao gồm rất nhiều đơn vị trực truộc, thêm
vào đó là đặc tính nghiên cứu khoa học ( hàng năm, các phịng đăng ký, các
chương trình nghiên cứu, hội thảo khoa học, hợp tác quốc tế…) nên sau khi họp
bàn và đưa ra kế hoạch lâu dài thường là kế hoặch năm và ở lĩnh vực nào thì
giao cho đơn vị đó xây dựng kế hoặch và thực hiện.
Khi xây dựng chương trình cơng tác có việc đang diễn ra, cớ việc chưa diễn ra
xong có nhiều việc xảy ra nảy sinh đột xuất. Vì vậy trong quá trình thực hiện
việc bổ sung nhiệm vụ và chương trình đã đề ra là tất yếu và bình thường.
b. Về thời gian xây dựng chương trình cơng tác
-

Chương chình công tác năm: Chậm nhất vào ngày 31/10 hàng năm các đơn

vị phải gửi danh mục và các đề án văn phịng văn phịng sẽ tổng hợp, dự kiến
chương trình công tác năm sau của Viện và gửi lại các đơn vị có liên quan tham
gia ý kiến.
- Chương trình công tác quý: phải được chuẩn bị từ ngày 15 thang cuối của
q trước.
- Chương trình cơng tác tháng: đã được chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước.
- Lịch công tác tuần phải được chuẩn bị từ cuối tuần trước chậm nhất là thứ
6 phải trình lãn đạo ký và ban hành tới các đơn vị thực hiện
Việc xây dựng chương trình cơng tác hợp lý, khoa học sẽ giúp các phòng ban,
đơn vị trong viện giải quyết các cơng việc nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả.

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

10

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của
Viện Hóa học( xem phục lục 3)
Tổ chức Hội nghị là một hoạt động quan trọng để tổ chức thực hiện chương
trình cơng tác của cơ quan. Các Hội nghị thường có quy mô lớn đông người dự,
nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa phải khác quat tổng hợp hoặc chuyên sâu
về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so
với các cuộc họp thơng thường khác nên cán bộ văn phịng đóng vai trị khơng
nhỏ vào thành cơng của mỗi Hội nghị.
Viện Hóa học hàng năm có rất nhiều Hội nghị được tổ chức như: Hội nghị tổng
kết công tác năm, tổng kết công tác thi đua khen thưởng, Hội nghị Khoa học và

chuyển giao công nghệ.
Các Hội nghị được tổ chức nhằm hướng tới các mục đích sau:
- Tổng kết phải đánh giá các công việc thông báo nhiệm vụ cần triển khai.
- Đảm bảo quyền làm chủ trong nhân viên của cơ quan đối với nhiệm vụ
chung.
- Xây dựng tinh thần đoàn kết giữa cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
- Mọi công việc chuẩn bị Hội nghị đều được triển khai theo đúng quy trình,
những cơng tác chuẩn bị Hội nghị thường được giao cho văn phòng phối
hợp với các phịng ban có liên quan đến hội nghị chuẩn bị địa điểm, tài liệu
và các yếu tố khác liên quan để tổ chức Hội nghị.
- Quy trình tổ chức Hội nghị tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ gồm các
bước sau:
Bước 1. Lập kế hoạch tổ chức Hội nghị
- Văn phịng giao cho Phịng Hành chính - Lưu trữ lập kế hoạch tổ chức hội
nghị tập huấn.
+ Mục đích
+ Thời gian, địa điểm tổ chức Hội nghị

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

11

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nội dung Hội nghị
+ Tổ chức thực hiện.
Bước 2. Chuẩn bị Hội nghị

- Thành lập Ban tổ chức Hội nghị, bao gồm:
+ Trưởng ban
+ Phó ban
+ Các thành viên
Chuẩn bị nội dung:
+ Dự thảo chương trình Hội nghị
+ Lên danh sách khách mời
+ Số lượng thành viên các phịng, ban thuộc Viện Hóa học tham gia chương
trình tập huấn.
+ Công tác lễ tân
+ Chuẩn bị bài dự thảo, phát biểu
+ Chuẩn bị tài liệu, văn bản liên quan đến buổi tập huấn cho đại biểu tham gia
dự Hội nghị
+ Chuẩn bị các bài báo cáo, các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ
+ Chuẩn bị nội dung, phương pháp tập huấn
+ Dự trù kinh phí cho Hội nghị
- Chuẩn bị về điều kiện cơ sở vật chất
- Phịng Hành chính- Lưu trữ phối hợp với Phòng Quản trị để chuẩn bị cơ sở
vật chất để phục vụ cho Hội nghị.
+ Hội trường
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

12

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Bàn ghế, âm thanh, ánh sáng,…
- Bước 3. Tổ chức Hội nghị
- Văn phòng cung cấp đầy đủ thơng tin tình hình đại biểu dự Hội nghị để phục
vụ cho khai mạc , điều hành, bế mạc Hội nghị.
- Văn phòng theo dõi diễn biến của Hội nghị đêt nhắc nhở các cán bộ và tổ
chức trong cơ quan để theo dõi và giải quyết các công việc đột xuất xảy ra
trong quá trình Hội nghị diễn ra.
- Cử cán bộ ghi biên bản để chuẩn bị cho công tác bế mạc Hội nghị.
Bước 4. Tổng kết Hội nghị
- Văn phòng tiến hành lập hồ sơ cho Hội nghị.
- Quyết tốn kinh phí.
Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (Phụ lục 4).
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho Lãnh đạo Viện Hóa
học.
Các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những cụ thể đặt
ra trong việc thực hiện chức năng quản lý noi chung và giải quyết cụ thể thuộc
chương trình kế hoặc cơng tác năm đã xây dựng. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ
và mỗi quan hệ công tác của mỗi cơ quan khác nhau mà phạm vi cơng tác ngồi
cơ quan của lãnh đạo cư quan khác nhau.
Đối với viện Hóa học vấn đề tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo là một
phần khơng thể thiếu trong cơng việc văn phịng. Việc tổ chức chuyến đi công
tác của lãnh đạo không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà cịn được mở rộng
ra phạm vi quốc tế và đang chiếm tỉ lệ khá lớn trong tổng số thời gian của lãnh
đạo.
Hoạt động văn phịng tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo bao gồm nững
công việc dưới đây.

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

13

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (Phụ
lục 5).
* Quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác của lãnh đạo.
Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ
quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan rất đa dạng như đi hội nghị,
hội thảo, kiểm tra gướng dẫn cơ sở đi cơng tác nước ngồi… Mỗi chuyến đi
cơng tác của lãnh đạo có tác dụng có trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến
đi đó cần được tổ chức chu đáo. Hoạt động của văn phòng tổ chức của chuyến đi
công tác của cơ quan bao gồm các công việc chính sau:
Bước 1. Lập kế hoạch đi cơng tác của cơ quan
Các đơn vị được được phân công cần lập kế hoạch chi tiết cho các chuyến đi
công tác của lãnh đạo, trong kế hoạch cần ghi rõ: Mục tiệu của chiến đi nội dung
công tác, thời gian, địa điểm công tác, thành phần, phương tiện giao thông, các
tài lệu cần thiết, kinh phí… Lãnh đạo văn phịng có trách nhiệm đề xuất ý kiến
trước khi được phê duyệt.
Căn cứ vào kế hoặc đã được phê duyệt thì văn phịng lầm nhiệm vụ phối hợp,
đơn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
Bước 2. Chuẩn bị cho chuyến đi
- Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi cơng tác: Cần phải có thơng báo cụ thể cho nơi
đến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc, thành phần
tham gia, phương tiện đi lại, các đối tượng cần gặp các u cầu hỗ trợ… để có
kế hoặc bố trí tiếp đón. Trường hợp cơng tác tại nước ngồi cần phải báo cáo và
đưa vào kế hoặc của các cơ quan có thẩm quyền trong nước để đàm phán và gửi
cơng hàm cho nước đó. Ngồi ra, một số trường hợp văn phịng cần giúp thủ

trưởng tìm hiểu những phong tục xã hội và các nghi lễ của các quốc gia mà thủ
trưởng đến công tác.
- Chuẩn bị nội dung công tác: Văn phòng giúp lãnh đạo tổng hợp các tài liệu
theo danh mục, có trường hợp cần đọc trươc để đánh dấu những chỗ quan trọng,
có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu,
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

14

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tham khảo mang đi theo chuyến đi khi sử dụng cần thiết.
- Chuẩn bị giấy tờ và phương tiện vật chất: Cần chuẩn bị các giấy tờ công văn
liên hệ, giấy đi đường, giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân. Đối với
chuyến đi nước ngồi cịn phải chuẩn bị vé, hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh và các
giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của nơi đến công tác
- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan,
thành phần tham gia của chuyến đi, thời gian, địa điểm, tính chất của từng
chuyến đi mà văn phòng lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như máy
bay, tàu hỏa, ô tô…và chuẩn bị các tư liệu cần thiết khác nhau.
- Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi Văn phịng phải lưu ý đến
các chi phí thực tế và các khoản dự phịng cho các chi phí phát sinh. Sau khi xây
dựng dự trù kinh phí văn phịng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng để giải
quyết khi cần thiết có thể phối hợp với các bộ phận có liên quan để tạm ứng kinh
phí. Trong nhiều trường hợp phải liên hệ trước với nơi đến công tác để đặt hàng
các dịch vụ ăn, ở, đi lại…
Bước 3. Công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Trước khi lãnh đạo đi công tác
+ Dự các cuộc họp của thủ tướng vớp cấp phó, nắm vững nội dung cơng việc
của thủ trưởng giao cho các phó giải quyết.
+ Ghi chép những cơng việc lãnh đạo ủy quyefn cho văn phòng và các bộ phận
chưc năng, các chuyên viện giải quyết.
- Trong thời gian lãnh đạo đi cơng tác
+ Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
+ Giải quyết các nhiệm vị được thủ trưởng ủy quyền.
+ Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị để tổng hợp tình hình
báo các trực tiếp cho các phó thủ trưởng để chỉ đạo cơng việc, đồng thời ghi
chép nhật kí của cơ quan để báo các cho thủ trưởng khi thủ trưởng đi công tác
về.
+ Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác.
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

15

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng.
+ thu thập tài liệu, sách bão, bản tin để báo cáo với thủ trưởng sau chuyến đi
công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về:
+ Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề cơ quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi
công tác.
+ Báo cáo diễn biến công tác của cơ quan, trình những cơng việc chưa được giải
quyết, nhật kí công tác được ghi chép đầy đủ, các thư từ, các sách báo của thủ

trưởng.
+ Nhận tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý, lập hồ sơ,
chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo casco kết quả chuyến đi công tác với cơ
quan. Bổ sung chương trình cơng tác nếu có.
1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa cơng sở của
Viện Hóa học
Văn hóa cơng sở được xem là nét đẹp công sở của các cơ quan tổ chức.
Thực hiện nghiêm túc, chấp hành đầy đủ các quy tắc, quy định của cơ quan sẽ
tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
- Cán bộ, công chức, viên chức phải chấp hành nghiêm túc nội quy, quy
chế làm việc của cơ quan, đơn vị mình.
- Tuân thủ thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và sử dụng có hiệu quả
thời gian làm việc tại công sở, không đi muộn về sớm, sử dụng thời gian làm
việc đi làm việc riêng.
- Khi thi hành nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải mặc trang
phục gọn gàng, lịch sự và đeo thẻ công chức, viên chức theo quy định chung.
- Giao tiếp tại công sở phải nghiêm túc, lịch sự, ứng xử có văn hóa, ngơn
ngữ phải chuẩn mực, mạch lạc, ứng xử giao tiếp với cá nhân có nhu cầu liên hệ
công tác phải nhã nhặn, đúng mực, lắng nghe, tôn trọng ý kiến và giải thích,
hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định có liên quan đến giải quyết cơng
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

16

Lớp: Quản trị Văn phịngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc,khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt, có thái độ hách dịch, gây khó khăn
phiền hà hoặc có thái độ, hành vi khác làm ảnh hưởng đến phong cách, uy tín
của cán bộ, cơng chức, viên chức.
- Khi giao tiếp qua điện thoại phải xưng tên, chức danh, cơ quan đơn vị
công tác, trao đổi rõ ràng, ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không
ngắt điện thoại đột ngột.
- Phải sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học, gọn gàng, ngăn nắp, dễ tra cứu, sử
dụng tiết kiệm, có hiệu quả phương tiện làm việc và các cơ sở vật chất khác,
không hút thuốc lá, không sử dụng đồ uống có cồn tại cơng sở, trừ trường hợp
được giao, không lập bàn thờ, thắp hương, đun nấu trong phòng làm việc hoặc
làm các việc khác ảnh hưởng đến tính nghiêm túc và mơi trường văn hóa cơng
sở.
- Cán bộ, cơng chức, viên chức cịn phải thực hiện các quy định khác về
nếp sống văn hóa nơi cơng sở.
Nhìn chung mặc dù khơng có văn bản cụ thể nào ban hành dành riêng cho
quy chế văn hóa cơng sở nhưng Viện Hóa học đã chỉ đạo cán bộ, công chức,
viên chức thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các hoạt động liên quan đến văn hóa nơi
cơng sở khi đến cơ quan.
- Về ứng xử nơi công sở: Hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức trong
Viện Hóa học đều có những hành vi ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp,
hòa nhã với mọi người tạo khơng khí thân thiện trong thời gian làm việc.
- Về thái độ và cách làm việc trong công sở: Đây là yếu tố quan trọng để
kết quả công việc đạt hiệu quả tốt. Bởi thế tất cả mọi người trong Viện Hóa học
đều có thái độ hết sức nghiêm túc đối với công việc, đề cao tinh thần trách
nhiệm, gắn trách nhiệm của cơ quan tổ chức lên hàng đầu. Cách thức làm việc
hiệu quả, tiết kiệm thời gian, khoa học nhưng vẫn đảm bảo được đầy đủ các yếu
tố cho một công việc.
- Trang phục: Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều ăn mặc
gọn gàng, lịch thiệp thể hiện tác phong nghiêm túc khi đến cơ quan. Đối với
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

17

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những viên chức làm công tác y tế, bảo vệ, tạp vụ thì có trang phục riêng.
- Phịng làm việc: Với diện tích phịng làm việc cịn hẹp nhưng với sự bố
trí hợp lý đối với mỗi bộ phận đã tạo nên không gian làm việc thoải mái đạt hiệu
quả công việc cao. Các thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho cơng việc ở trong
phịng được bài trí hợp lý, ngăn nắp.
Viện Hóa học đã triển khai khá tốt cơng tác văn hóa cơng sở trong tồn cơ
quan tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế nhất định như: Chưa có quy định về mẫu
đồng phục cho tồn bộ cán bộ, cơng chức, viên chức trong tồn Viện. Về cơ bản
phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị hiện đại, chỉ còn một số phòng làm việc
diện tích hơi chật hẹp.
Viện Hóa học đang phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên
chức có phong cách ứng xử chuẩn mực trong hoạt động công vụ, có phẩm chất
đạo đức tốt, góp phần hồn thành nhiệm vụ được giao. Tác phong của người cán
bộ, công chức, viên chức có văn hóa ở cơng sở thể hiện cách giải quyết cơng
việc dứt khốt, có ngun tắc nhưng nhẹ nhàng, tơn trọng người giao tiếp: Nói
năng mạch lạc, thái độ thiện cảm,…
Về cơ bản đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Viện Hóa học có thái độ
thân thiện, biết tôn trọng, lịch sự, lắng nghe, hướng dẫn, giải thích tận tình, rõ
ràng, trung thực, hợp tác trong các mối quan hệ giữa đồng nghiệp, với nhân dân,
phát huy tinh thần tập thể, gương mẫu trong lối sống, chấp hành kỷ luật, giữ gìn
đồn kết nội bộ, đạo đức, văn hóa cơng vụ trong cơ quan, đề cao tinh thần trách
nhiệm trong công việc.

2. Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính Quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước u cầu của sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hố đất nước, cơng
tác này địi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội
khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư, lưu trữ nên đã góp
phần đáng kể để Viện Hóa học để hoàn thành nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

18

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giao phó, đảm bảo cho cơng tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Viện Hóa học.
2.1. Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan
Viện đã xây dựng một hệ thống văn thư tập trung, toàn bộ khâu tiếp nhận và xử
lý văn bản, quản lý và sử dụng các loại con dấu, thống nhất được cả quy trình
thực hiện cơng tác văn thư trong tồn Viện, do đó văn thư phải đảm nhận một
khối lượng cơng việc rất lớn. Hiện nay phòng Quản lý Tổng hợp của Viện đã bố
trí một cán bộ văn thư chuyên trách với trình độ đại học. Việc được đào tạo
đúng chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ, thường xuyên được bồi
dưỡng, không ngừng nâng cao kiến thức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học,
nhận thức chính trị - xã hội cùng với kinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán
bộ văn thư – lưu trữ của Viện làm việc ngày càng hiệu quả.
- Ưu điểm:
Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho việc
thực hiện cơng tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện cho việc

định mức hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
- Nhược điểm:
Hiện nay Viện Hóa học chỉ có một cán bộ văn thư – lưu trữ chuyên giải
quyết thủ tục Hợp tác Quốc tế với khối lượng công việc nhiều nên tiến độ
công việc chưa đạt kết quả cao.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện cơng tác Văn thư của Viện Hóa học
Nhận thức được vai trị ý nghĩa của cơng tác văn thư là vô cùng quan
trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi việc chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và thực
hiện chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Lãnh đạo Văn
phịng ln tham mưu cho Viện quản lý tốt cơng tác văn thư, lưu trữ của Viện
Hóa học và tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng.
- Mọi cá nhân trong q trình thực hiện theo dõi, giải quyết cơng việc có
liên quan đến cơng tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của
Nhà nước và của Viện Hóa học.
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

19

Lớp: Quản trị Văn phịngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phịng Hành chính - Lưu trữ được Chánh văn phịng giao nhiệm vụ tổ
chức và thực hiện các cơng tác về văn thư Làm đầu mối trình ký, và lưu chuyển
các quyết định, văn bản cho các đơn vị theo đúng quy định về công tác văn thư,
lưu trữ, phối hợp giải quyết trong cơng tác hành chính, cụ thể như sau:
a) Quy trình giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến: Phịng Hành chính - Lưu trữ tiếp nhận toàn bộ

văn bản đến của Viện, làn thủ tục đăng ký, vào sổ và nhập dữ liệu, sọan văn bản
đến, chuyển Chánh văn phịng.
- Trình và chuyển giao văn bản đến: Chánh văn phòng xem xét, phân
luồng, giải quyết văn bản trình Viện cho ý kiến chỉ đạo.
- Phịng Hành chính - Lưu trữ tổ chức quản lý và chuyển văn bản đến các
đơn vị có liên quan (trong thời gian không quá 01 ngày làm việc) theo ý kiến chỉ
đạo của Lãnh đạo Viện Hóa học
Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến (phụ lục 6)
Theo sơ đồ thì quy trình giải quyết văn bản đến của Viện Hóa học được
thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1. Văn thư nhận văn bản đến.
- Bước 2. Văn thư vào sổ văn bản đến, đánh số, phân loại và trình lên
Chánh (Phó) văn phịng.
- Bước 3. Chánh (Phó) Văn phịng xem xét và xử lý. Đối với những văn
bản cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện thì chuyển lên Lãnh đạo Viện lấy
ý kiến. Đối với cơng văn khác thì chuyển lại cho văn thư để văn thư chuyển cho
đơn vị xử lý.
- Bước 4. Lãnh đạo Viện xem xét và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, có thể
chuyển trực tiếp tới Lãnh đạo đơn vị xử lý hoặc trả lại cho văn thư.
- Bước 5. Văn thư nhận lại văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Chánh (Phó)
Văn phịng, văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và chuyển tới Lãnh
đạo đơn vị để xử lý.
- Bước 6. Lãnh đạo đơn vị nhận được văn bản cần xử lý, chuyển cho
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

20

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên viên xử lý.
- Bước 7. Chuyên viên tiếp nhận cơng văn đến và xử lý văn bản đó.
b) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi:
- Phịng Hành chính - Lưu trữ tiếp nhận tồn bộ hồ sơ trình Viện của các
đơn vị giúp việc Viện trưởng
- Phịng Hành chính - Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra dự thảo văn bản do
các đơn vị chức năng trình theo quy định (trong thời gian khơng q 01 ngày
làm việc). Đối với các văn bản mang tính quản lý, điều hành chung trong Viện
Hóa học, Phịng Hành chính - Lưu trữ chuyển phịng Tổng hợp và Pháp chế
thẩm định pháp lý, kiểm tra nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản (trong thời gian không quá 02 ngày làm việc).
- Khi dự thảo văn bản đã đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, Phịng Hành chính - Lưu trữ trình Chánh văn phịng xem xét, ký
nháy để trình Viện trưởng Hóa học quyết định.
- Phịng Hành chính - Lưu trữ căn cứ vào số lượng văn bản yêu cầu, nhân
bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Xử lý văn bản sai sót:
+ Đối với văn bản chưa đạt yêu cầu, Phịng Hành chính – Lưu trữ trả lại
đơn vị chuẩn bị lại theo quy trình nêu trên.
+ Đối với những văn bản cơ Thủ trưởng các đơn vị đã phát hành, đơn vị
hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể thức, nội dung, phải kịp thời thơng báo
ngay cho Chánh văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo để báo cáo đạo
Viện trưởng Hóa học xem xét, quyết định.
+ Đối với những văn bản do Viện trưởng các đơn vị đã ký thừa lệnh, thừa
ủy quyền hoặc đã phát hành, đơn vị hoặc cá nhân phát hiện có sai sót về thể
thức, nội dung và kỹ thuật trình bày phải kịp thời thơng báo ngay cho Viện
trưởng đơn vị ký văn bản xem xét, quyết định.
Sơ đồ quy trình ban hành văn bản đi (phụ lục 7)

Theo sơ đồ thì quy trình ban hành văn bản đi của Viện Hóa học được mơ
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

21

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tả như sau:
- Bước 1. Chuyên viên dự thảo văn bản đi.
- Bước 2. Chuyên viên chuyển Chánh (Phó) Văn phịng thơng qua.
- Bước 3. Chánh (Phó) Văn phịng thơng qua, trình Viện trưởng phê duyệt
nội dung.
- Bước 4: Viện trưởng phê duyệt nội dung xong chuyển cho chuyên viên để
chỉnh sửa lại (nếu có) và in ấn.
- Bước 5. Chuyên viên dự thảo công văn đi cho Lãnh đạo đơn vị ký nháy.
- Bước 6. Chuyển Lãnh đạo Văn phòng ký nháy.
- Bước 7. Chuyển tiếp lên Lãnh đạo Viện ký ban hành.
- Bước 8. Chuyển cho văn thư cấp số, đóng dấu, vào sổ văn bản đi, lưu.
Với những nhiệm vụ cụ thể mà Chánh văn phòng giao cho, Trưởng phịng Hành
chính – Lưu trữ đã tổ chức, chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện tốt
nhiệm vụ văn thư của cơ quan, cụ thể như sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
- Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng,
đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát

văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản.
- Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
- Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành.
- Lãnh đạo Viện Hóa học giao cho Văn phịng, cụ thể là Phịng Hành
chính - Lưu trữ quản lý các văn bản do Viện Hóa học ban hành và nhận được từ
các cơ quan, đơn vị khác.

Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

22

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Trưởng phịng Hành chính - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Chánh Văn
phòng xây dựng.
- Các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn
thư - Lưu trữ đúng quy định của pháp luật.
- Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hàng năm trình Viện trưởng phê duyệt và
kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối
với các đơn vị tổ chức thuộc Viện.
- Kế hoạch trình Viện phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư - Lưu trữ, phối hợp với các đơn vị
trực thuộc Viện và các cơ quan hữu quan.
- Hàng năm viện tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn Văn thư - Lưu
trữ cho cán bộ, viên chức, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ các

đơn vị trực thuộc.
Hiện nay Lãnh đạo Viện Hóa học vẫn áp dụng Quy chế này để chỉ đạo
công tác văn thư đối với các tổ chức, đơn vị trực thuộc.
Nhìn chung, với sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phịng, sự nỗ lực của
CBCCVC phịng Hành chính - Lưu trữ nên công tác Văn thư của cơ quan đạt
được một số ưu điểm đáng kể. Công tác văn thư của Viện được giải quyết một
cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho hoạt động văn bản, giấy tờ của cơ quan
được lưu thông. Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin một cách kịp thời đã giúp
cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác theo đúng
nguyên tắc và chế độ nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ,
công chức trong q trình thi hành cơng vụ, tiết kiệm chi phí cho cơ quan. Cơng
tác Văn thư tại Văn phịng Viện Hóa học được thực hiện một cách nghiêm túc,
đáp ứng được yêu cầu chung phục vụ cho việc giám sát, quản lý, chỉ đạo, điều
hành của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực.
Văn phòng chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đối với mọi hoạt động của
Văn phịng.
Văn phịng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trực
Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh

23

Lớp: Quản trị Văn phòngK12A