Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY CP sản XUẤT THƯƠNG mại vận tải và xây DỰNG tín NGHĨA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (769.79 KB, 57 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................2
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ........................................................................3
DANH MỤC BẢNG BIỂU.................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................5
PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG...............................................................6
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan...................................6
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan.................9
1.Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận...........................................................................9
1.1: Hội đồng quản trị.........................................................................................................9
1.2: Giám đốc......................................................................................................................9
1.3: Phó giám đốc................................................................................................................9
1.4: Phòng Tổ chức - Hành chính.....................................................................................10
1.5: Phòng Kinh Doanh.....................................................................................................11
1.6: Phòng Kế Toán..........................................................................................................11
1.7: Bộ phận lái xe............................................................................................................12
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng..............................................12
2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính...................................................12
2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc.........................................................13
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại Công ty Cổ
Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa........................................14
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng..............................14
1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách...............................................14
1.2: Tổ chức hội nghị........................................................................................................16
1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh
đạo.....................................................................................................................................18
1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng.
...........................................................................................................................................19
2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................................21
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng...................................................21
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.................................................................22
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến............................................................23
2.4: Công tác lập hồ sơ hiện hành.....................................................................................32
PHẦN II: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG CỦA
CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ XÂY DỰNG
TÍN NGHĨA.......................................................................................................35
1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng..................................35
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan...............36
3.Công tác tổ chức hội họp của công ty CP Sản Xuất Thương Maị Vận Tải Và Xây Dựng
Tín Nghĩa..........................................................................................................................37
4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.............38
4.1 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác........................................................................39
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.2 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu..............................................................................................39
5. Mô hình tổ chức phòng làm việc...................................................................................41
6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng của công ty..............42
PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI TÍN NGHĨA......................................47
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm về công tác văn phòng của
người thư ký trong công ty CPSXTMVVTTN.................................................................47
1. Những ưu điểm, nhược điểm........................................................................................47
II.Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm................................48
1.Phương hướng, nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.............................................48
1.1Phương hướng..............................................................................................................48
1.2. Nhiệm vụ....................................................................................................................49
2. Giải pháp nâng cao hiệu hiệu quả của công tác thư ký trong văn phòng......................49
2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công tác văn thư lưu trữ..................................................49
2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn
phòng đặc biệt là nhân viên thư ký...................................................................................50
2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ
CBCNV.............................................................................................................................51
2.4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban.................52
3. Đề xuất và kiến nghị....................................................................................................52
KẾT LUẬN........................................................................................................54
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................55
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, dưới sự giảng
dạy tận tình của các thầy cô giáo trong trường nói chung và các thầy cô Khoa
Quản Trị Văn Phòng nói riêng cùng với tinh thần học hỏi của bản thân, em đã
được trang bị những kiến thức cơ sở ngành và kiến thức chuyên ngành Thư ký
văn phòng. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở lý thuyết và sách vở thì chưa đủ mà phải
gắn lý thuyết với thực hành thì mới phát huy được hiệu quả tốt nhất. Chính vì
vậy, kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập cuối khóa học là việc làm rất
cần thiết.
Trong quá trình thực tập, em đã lĩnh hội được nhiều kiến thức mới vô
cùng bổ ích, đó chính là hành trang để em vững bước tiến vào tương lai trong
quá trinh hội nhập của đất nước. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới
các thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng đặc biệt là cô Nguyễn Thị Kim Chi
và cô Nguyễn Thu Hường cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng Hành Chính –
Nhân Sự Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín
Nghĩa đã hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Cấn Thị Vân Anh
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CP:
Cổ phần
CPSXTMVTVXDTN:
Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại
Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa
KCN: Khu Công Nghiệp
TC – HC:
Tổ chức – Hành chính
CBCNV:
Cán bộ công nhân viên
TC – KT:
Tổ chức – Kế toán
BGĐ: Ban Giám Đốc
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty CPSXTMVTVXDTN
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn bản được soạn thảo của Công ty từ 2012 – 2014
Bảng 2.2: Thống kê các loại văn bản của Công ty CPSXTMVTVXDTN
Bảng 2.3: Tổng kết văn bản đến của Công ty CPSXTMVTVXDTN
Bảng 2.4: Tổng kết văn bản đi của Công ty CPSXTMVTVXDTN từ năm
2012 – 2014
Bảng 2.5: Thống kê các cuộc họp trong năm
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh
thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhà
cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng… Không ngoại trừ một doanh nghiệp
hay một tổ chức kinh tế nào lại muốn mình hoạt động kinh doanh không có hiệu
quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Sản xuất
Thương mại Vận tải và Xây dựng Tín Nghĩa hoạt động có vai trò đặc biệt quan
trọng góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã
hội nói chung cũng như công ty nói riêng. Công tác văn phòng của công ty đó là
thu thập và xử lý thông tin, lưu trữ tài liệu để phát triển công ty. Qua đó chúng ta
thấy được tầm quan trọng của văn phòng. Hàng ngày tại công ty thường xuyên
có các văn bản đến, văn bản đi. Nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn
thư là nơi tiếp nhận, xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của
công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng.
Sau quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải
Và Xây Dựng Tín Nghĩa em nhận thấy công tác văn phòng ở đây thực sự là một
hoạt động hét sức cần thiết. Mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng để hoàn thiện
công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần được bổ sung và đổi
mới.
Là một sinh viên thực tập đã được trang bị kiến thức trên lớp. em sẽ cố
gắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của
công ty.
Đề tài bài báo cáo của em là :” Nghiệp vụ thư ký văn phòng tại Công ty
Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa”.
Bố cục được chia làm 3 chương:
Phần I: Khái quát chung về Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại
Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa
Phần II: Thực trạng công tác thư ký của Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa
Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thư ký của
công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
5
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
Công ty CP Sản Xuất Thương Mại Và Vận Tải Tín Nghĩa là công ty hoạt
động trên lĩnh vực vẫn chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Công ty sử dụng các
phương tiện vận tải chủ yếu là xe tải để vận chuyển hàng hóa theo các đơn đặt
hàng của đối tác.
» Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Vận Tải và
Xây Dựng Tín Nghĩa.
» Ngày thành lập: 25/02/2010
» Giám đốc: Cấn Kim Cửu
» Trụ sở: Thôn 10 – Thạch Hòa – Thạch Thất – Hà Nội
» Số fax: 0439,820,990
» Địa chỉ e-mail:
» Mã số thuế: 0104502886
» Số điện thoại: 0986336307
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Mặc dù mới gia nhập vào thị trường nhưng Công ty CP Sản Xuất Thương
Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa cũng là một trong những công ty hàng đầu
về dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ trên địa bàn huyện Thạch Thất nói
riêng và trên toàn thành phố Hà Nội nói chung.
Ngay từ khi thành lập, công ty đã và đang phát triển theo định hướng kinh
doanh vận tải hàng hóa bằng đượng bộ, kết hợp với việc bán nguyên vật liệu xây
dựng, vận dụng các phương tiện vốn có của công ty để vận cuyển hàng hóa từ
nơi này đến nơi khác theo yêu cầu và thu lợi nhuận thông qua phí vận chuyển.
Luôn luôn tìm hiểu, học hỏi, rút kinh nghiệm từ các công ty lớn, từ các thất bại
của nhiều công ty trong ngành, Giám đốc công ty đã nhận định được rằng việc
đầu tư vào các trang thiết bị, các cơ sở vật chất kĩ thuật, kho bãi, phương tiện
vận chuyển… cũng như “chìa khóa” của công ty chính là bộ phận văn phòng là
việc chủ chốt và phải thường xuyên chú trọng.
Trong những năm qua, công ty đã không ngừng đầu tư và phát triển từ các
cơ sở vật chất ký thuật như kho bãi, nhà xưởng,… cho đến các phương tiện vẫn
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
6
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển và đặc biệt là nguồn nhân lực để phục vụ cho công ty, đáp ứng được nhu
cầu của thực tế. Thị trường trước kia, khi công ty mới được thành lập chỉ là các
công ty trong KCN tại địa bàn Thành phố. Nhưng qua nhiều thời gian, nhờ chữ “
Tín” và chất lượng công ty đã khẳng định được thương hiệu, danh tiếng của
mình đén nhiều doanh nghiệp trong địa bàn thành phố cũng như các tỉnh thành
lân cận, từ đó ngày càng có nhiều bạn hàng tin cậy hơn, thu về được nhiều lợi
nhuận hơn.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
7
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
BAN KIỂM
SOÁT
GIÁM ĐỐC
CÁC PHÓ GIÁM
ĐỐC
PHÒNG
TỔ
CHỨC –
HÀNH
CHÍNH
PHÒNG
KẾ
TOÁN –
TÀI
CHÍNH
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒN
G KỸ
THUẬ
T
BỘ
PHẬN
LÁI XE
Sơ đồ 1.1:Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần sản xuất thương
mại vận tải và xây dựng Tín Nghĩa
( Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
8
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
cơ quan
1.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
1.1: Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị họp thảo luận các vấn đề liên quan đến chiến lược phát
triển của nhóm, kế hoạch sản xuất kinh doanh, chính sách chi trả và các vấn đề
doanh ngiệp quan trọng khác.
Hội đồng quản trị tổ chức họp định kỳ hàng quý nhằm đánh giá kết quả
hoạt động kinh doanh của từng quý của nhóm công ty và thảo luận những vấn đề
thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị của Công ty đồng thời là ban giám đốc, chủ tịch quản
trị kiêm giám đốc Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty.
1.2: Giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất
của công ty, chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về việc thự hiện các
quyền và ngĩa vụ của mình cũng như của công ty.
- Thực hiện các Nghị quyết của hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ
đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Hội đồng quản trị và đại hội
đồng cổ đông đã được thông qua.
- Quyết định tất cả những vấn đề không phải có Nghị quyết của hội đồng
quản trị bao gồm thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại,
tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh thường lệ của công ty theo những
thông lệ quản lý tốt nhất.
- Thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm dược Đại Hội cổ đông và Hội
đồng quản trị thông qua.
- Đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của
công ty.
1.3: Phó giám đốc
Giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công
ty theo sự phân công của giám đốc.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
9
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
1.4: Phòng Tổ chức - Hành chính
Phòng TC – HC là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc công ty,
về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của
nhà nước đối với CBCNV, quản lý hồ sơ, lý lịch của CBCNV, công tác hành
chính, công tác văn thư lưu trữ, phục vụ xe con của công ty. Điều động xe vận
chuyển hàng hóa.
Nhiệm vụ của phòng TC – HC:
- Tổ chức, đào tạo, tuyenr dụng nhân sự. Xây dựng, cập nhật. duy trì và
cải tiến các chính sách về nhân sự, các quá trình liên quan đến hoạt động của
công ty, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan đến giải quyết các chế
độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của Luật lao động và quy chế của công
ty.
- Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xã
hội và từ thiện.
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm.
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công
đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ, các phong trào thể thao…
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công
việc của phòng TC – HC. Quản lý công văn đến, đi và các tài liệu trong công
ty; sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ
công ty.
- Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.
- Điều động xe đi thực hiện nhiệm vụ.
Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ bảo quản các xe, các thiết bị trong kho bãi, nhà
xưởng, công ty. Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước giám đốc nếu xảy ra mất mát,
hư hỏng các tài sản của công ty ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ lễ
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
10
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5: Phòng Kinh Doanh
Có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất, nhập.
- Kinh doanh các mặt hàng của công ty
- Nhập hàng và bán các mặt hàng của công ty.
1.6: Phòng Kế Toán
Phòng TC – KT là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về
mặt quản lý tài chính, đảm bảo khả năng thanh toán và đáp ứng đầy đủ, kịp thời
nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó kế toán trưởng
là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốc công ty về việc
thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, về tổ chức mọi hoạt động kế toán của
công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận kế toán - tài chính phải lập kế hoạch báo cáo dự trù kinh phí
hàng tháng trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Bám sát các kế hoạch tuần, tháng, quý để chủ động thanh quyết toán các
hợp đồng theo đúng với nội dung, không được trái với chế độ kế toán thống kê
và nguyên tắc thông quyết toán của nhà nước và điều lệ của công ty.
- Phải phối hợp kịp thời và thường xuyên với các phòng ban để đánh giá
hiệu quả kinh doanh, giá thành, tìm ra khâu thất thoát yếu kém trong quản lý
kinh doanh. Từ đó đề nghị với giám đốc công ty có biện pháp điều chỉnh kịp
thời.
- Làm công tác hạch toán kế toán, báo cáo thống kê thực tế tại công ty và
báo cáo từ ngày 23- 30 hàng tháng về công ty, cùng với bản kế hoạch cho tháng
sau.
- Phải thiết lập hệ thống phương pháp quản lý và thống nhất các bản báo
cáo trình tổng giám đốc phê duyệt, là cơ sở để quản lý.
- Trong quá trình thực hiện để phù hợp với tính năng động của công ty mà
vẫn đảm bảo được chế độ quản lý chặt ché, đề nghị liên tục cải tiến, đổi mới
phương pháp, thay đổi phương pháp quản lý đều phải được giám đốc phê duyệt.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.7: Bộ phận lái xe
- Chịu trách nhiệm về việc bảo quản xe của mình
- Thực hiện việc chuyên chở hàng hóa theo yêu cầu của các đơn đặt hàng
được giám đốc phê duyệt.
- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng.
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
2.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp
*Trách nhiệm
Phòng Hành chính
Trưởng phòng hành chính
HR – HRM
Giám đốc công ty
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
hành chính.
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
* Quyền hạn
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng hành chính
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên văn phòng,
đánh giá việc thực hiện của nhân viên trực thuộc…
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển…đối với nhân viên trong
văn phòng.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đè xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội quy, quy định công ty và pháp luật hiện hành.
- Được quyền kiểm tra, chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ,
nhà nước để CBCNV am hiểu và thực hiện.
Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệ
u chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các
vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của
Công ty hoặc của người lao động.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.
Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận,
tổ chức phối hợp
điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ
* Báo cáo và ủy quyền
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện.
2.2 Bản mô tả công việc của thư ký Ban Giám Đốc
Vị trí: Thư ký Ban Giám Đốc
Bộ phận: Hành chính quản trị
* Nhiệm vụ
- Sắp sếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi
chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám Đốc để phục vụ việc
quản lý điều hành
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
13
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng ban và tổng hợp gửi lên tổng giám đốc
- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu
- Thực hiện các công việc của Giám đốc
* Báo cáo công việc
- Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho lãnh đạo văn
phòng
III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn
phòng tại Công ty Cổ Phần Sản xuất Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng
Tín Nghĩa
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng
Để Giám đốc làm việc và hoàn thành công việc của mình một cách tốt
nhất thì đằng sau là một người thư ký tài năng, thông minh. Người thư ký văn
phòng có vai trò hết sức quan trọng đối với văn phòng của Công ty và là trợ thủ
đắc lực cho lãnh đạo trong mọi hoạt động của Công ty.
“Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng”.
Người thư ký văn phòng có vai trò không thẻ thiếu trong một văn phòng
của công ty. Luôn đi kèm với rất nhiều chức năng và nhiệm vụ để giúp đỡ Thủ
trưởng trong mọi hoạt động của văn phòng.
1.1: Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách
a. Tổ chức tiếp đãi khách trong công ty
Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi
đợi trước khi khách vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp
khách với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số
lượng và yêu cầu của khách đặc biệt để chuẩn bị kịp thời, chu đáo trong việc
tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.
Thư ký cần nắm dõ những vấn đề cụ thể trong tiép khách để phổ biến cho
các đơn vị thực hiện và duy trì.
- Ngày, giờ tiếp khách của công ty
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Việc tiếp khách của Giám đốc và các phó giám đốc
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty
- Trường hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty
- Nhiệm vụ của thư ký trog việc tiếp khách
b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách
Vai trò của người thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách, ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo… thư ký không chỉ làm những
nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn là người trực tiếp giải quyết những
yêu cầu của một số lượng khách quá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết.
- Trong những trường hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách, vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.
c. Tổ chức các buổi hẹn
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn: Thư ký nên thường xuyên rà soát lại
thời gian của giám đốc để thu xếp những giờ tiếp khách cho các vị khách có lý
do chính đáng, còn các trường hợp khác thi mời đến phòng chức năng để giải
quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn: khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để
xin hẹn như điện thoại, công văn…Thư ký ghi chép đầy đủ thông tin địa chỉ, số
điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và có thể ghi tên giám đốc mà khách cần
gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể
ghi ngay vào cuốn sổ, phiếu hẹn…
Thư ký cần phải lưu vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
15
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong trường hợp lãnh đạo cần có chương trình hoạch định sẵn cho buổi tiếp
kiến sắp tới thì thư ký sẽ phải ghi thật tường tận
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải hủy bỏ vì giám đốc đi công tác
chưa vè kịp thì thư ký cần phải từ chối một cách khéo léo, tế nhị, ngắn gọn
nhưng đủ để khách hiểu và thông cảm.
Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng cách
gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những thông tin
chi tiết hơn, đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này thư ký cần hết
sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân biệt
dõ dàng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than phiền… công
việc này đòi hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những quy định của
công ty.
Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau mỗi
cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc này đòi
hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng xử cũng như những
vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác thoải mái, lòng
thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
1.2: Tổ chức hội nghị
a. Lập kế hoạch hội nghị
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị. Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích dõ dàng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau:
- Tên hội nghị
- Thời gian hội nghị
- Thành phần hội nghị
- Nội dung hội nghị
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo cáo với giám đốc
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
b. Chuẩn bị hội nghị
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong
hội nghị.
- Quy định thành phần hội nghị: Thư ký phải lập danh schs những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được.
- Xác định thời gian hội nghị: Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị. Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản. Chuẩn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu… tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý
- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tùy theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao.
c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại
biểu
- Giữ đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất vào ngày hôm sau.
d. Công việc sau hội nghị
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chính
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoặc các giấy tờ cần thiết khác.
- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị.
Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế
mà càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lưoựng hội nghị là một yêu cầu của
nghệ tuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp giám đốc hoàn thành một
cách xuất sắc công việc này..
1.3: Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch
công tác cho lãnh đạo.
a. Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin
cho lãnh đạo.
- Người thư ký cần phải hiểu dõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn
của mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động
- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của giám đốc.
- Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý,
phục vụ tin với những người dùng tin.
- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập
những thông tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác
khoa học, hợp lý, đúng lúc..
- Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đôỉ
thông tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng.
b. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại
Trong một văn phòng hiện đại điện thoại với máy tính như một trợ thủ
đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện
thông tin hiện đại nhất mà hằng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên
luôn phải sử dụng để điều hành công việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại
sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong giải quyết công việc của người lãnh
đạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan.
Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm
bảo tính khoa học và thuận lơi.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
18
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Người thư ký đóng vai trò như “phin cà phê” sàng lọc các cuộc đàm thoại,
điện thoại của giám đốc. Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư ký,
hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký. Vì
theo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày được giải
quyết qua điện thoại. Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phải
chuẩn bị kỹ, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ trước nhũng vấn
đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ thuật nói và nghe
điện thoại. Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta có thể đánh giá cá
tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó có cảm tình tốt
hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung.
1.4: Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký
khi lãnh đạo đi vắng.
a. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc
Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty
sẽ quy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi
công tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những
vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch đã xác định. Điều này thư ký cần
quan tâm đó là:
- Chức năng, nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc
- Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác
- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối quan hệ với
các công ty khác.
b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác
Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải
phù hợp với kế hoạch chung trong năm của công ty. Khi lập kế hoạch các
chuyến đi công tác kể cả các chuyến đi đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi
hỏi người thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu
trong việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Nội dung của chuyến đi
- Mục tiêu của chuyến đi
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
19
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thời gian công tác
- Cán bộ cùng đi với lãnh đạo
- Phương tiện giao thông
- Giấy tờ cần thiết
- Tài liệu tham khảo, nghiên cứu
- Kinh phí cho chuyến đi
c. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác
- Liên hệ cụ thể nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty
tiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại
hoặc fax…tùy theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian
và nội dung công tác.
- Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi
công tác, tùy thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp
khác nhau. Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho
giám đốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bộ phận
chức năng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để
hoàn thành công việc tốt nhất.
- Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Người thư ký cần tổng
hợp các tư liệu theo danh mục. Sau đó tùy theo mức độ liên quan đến công việc
giải quyết mà xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định
mà chỉ cần tra cứu, ghi lại số liệu để làm việc.
- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công
tác cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
- Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến
đi công tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh thư và các giấy tờ có
liên quan.
- Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thông báo phối
hợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác của
giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, tập thể.
d. Nhiệm vụ của thư ký khi lãnh đạo đi công tác vắng
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trước khi giám đốc đi công tác vắng: Thư ký dự buổi họp bàn giao của
giám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những công
việc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng.
- Trong khi giám đốc đi công tác: Thư ký giúp các cấp phó thực hiện
nhiệm vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, theo dõi tiến độ giải
quyết công việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan
trọng…Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến công việc của công ty để báo
cáo với giám đốc khi giám đốc đi công tác về.
- Sau khi giám đốc đi công tác về: Cần báo cáo tóm tắt diễn biến công
việc trong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác…Nhận các tài liệu về
chuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí
công tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ.Thư ký cần phải có sự chuẩn bị chu
đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc có kết quả tốt đẹp.
Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh
đạo với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được
lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ
trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò
chức năng, nhiệm vụ của người thư ký.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư. Cũng chính vì điều
đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm
nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn
thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
Trên chặng đường hoàn thiện cơ sở pháp lý, xây dựng kho tàng, bố trí
nhân lực vật lực, kinh phí cũng như đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ
ngày một chính quy, hiện đại thì ngoài sự cố gắng của công ty CP Sản xuất
Thương Mại Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa còn có sự đóng góp không nhỏ
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Với đội ngũ chuyên
viên và nhân viên được đào tạo chuyên sâu về khoa học lưu trữ, trong những
năm qua Công ty đã nhận được nhiều thành công.
Trình độ của cán bộ văn phòng trong công ty CP Sản Xuất Thương Mại
Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa rất chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên
năng động và sáng tạo như vậy đã giúp công ty có rất nhiều thắng lợi trong lĩnh
vực hoạt động của mình.
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được các
yêu cầu sau:
Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản,
không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói.
Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý.
Bảng 2.1: Thống kê số lượng văn bản được soạn thảo của Công ty từ năm
2012 – 2014
Năm
2012
2013
2014
Số lượng văn bản
155
211
316
(Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Thương Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa được tiến hành tương đối chặt
chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Tuy nhiên
theo quy trình soạn thảo văn bản của Công ty như hiện nay thì cũng còn có
nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban
hành văn bản còn kém, năng lực soạn thảo của cán bộ soạn thảo không đồng đều
do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó dẫn đến
nhiều văn bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn
bản còn thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao
như các quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ ràng
nên gây khó khăn cho việc thực hiện.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảng 2.2. Thống kê các loại văn bản của công ty CP Sản Xuất Thương Mại
Vận Tải Và Xây Dựng Tín Nghĩa.
STT
Tên văn bản
Năm 2012
1
Thông báo
30
2
Giấy mời
25
3
Hợp đồng
40
4
Báo cáo
40
5
Biên bản
20
(Nguồn phòng Tổ Chức Hành Chính)
Năm 2013
55
30
46
50
30
Năm 2014
80
32
53
75
76
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và văn bản đến
a. Tổ chức và giải quyết văn bản đến
Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ
trương chính sách của Công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong
cũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản. Vì vậy nếu văn bản không
được giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng
tay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước. Do
đó khi thực hiện công tác này công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc:
- Nguyên tắc hệ thống.
- Nguyên tắc thời điểm hình thành.
- Nguyên tắc tính giá trị văn bản.
Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CP Sản Xuất Thương
Mại Vận Tải và Xây Dựng Tín Nghĩa bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi.
Số lượng văn bản đến của công ty trong năm qua tương đối nhiều, chủ
yếu là: công văn, chỉ thị, thông báo.
Sinh viên: Cấn Thị Vân Anh
23
Lớp: Thư ký Văn phòng K7
