Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ SEN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................2
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN. 2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Sen .................................................................................................................................................2
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự.............4
1.Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng....................................................4
2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo...............................................................................................6
III. Tình hình hoạt động công tác của Người Thư ký văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ Sen....................................................................................................................................10
1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng..............................................................10
1.1. Đối với công việc tiếp khách, đãi khách.................................................................................10
1.2. Đối với hoạt động Đãi khách.................................................................................................10
1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học..........................................................................................11
1.4 Tổ chức hội họp.....................................................................................................................11
1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo...............................................................................12
2. Khảo sát vềcông tác văn thư.....................................................................................................12
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng................................................................12
2.2 Tổng số văn bản đi đến trong một năm..................................................................................12
2.3 Cách thức quản lý văn bản đi đến...........................................................................................12
2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành..................................................................................................13

PHẦN II:............................................................................................................14
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN...................................................................................14
CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH

TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG...........................................................14
I.Quy trình tiếp khách...................................................................................................................14

Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1, Đón khách................................................................................................................................14
2. Giải quyết công việc cho khách................................................................................................15
3. Kết thúc quá trình giao tiếp.....................................................................................................16
II.Đãi khách...................................................................................................................................16
1. Lựa chọn các hình thức đãi khách............................................................................................16
2. Chuẩn bị đãi khách...................................................................................................................16

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN................................................................19
I.Khái niệm....................................................................................................................................19
1. Vai trò.......................................................................................................................................19
2. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ...............................................................19

CHƯƠNG III. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN................................22
I. Nhiệm vụ của Thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hội nghị.......................................................22
1. Lập kế hoạch hội nghị...............................................................................................................22
II. Chuẩn bị Hội nghị......................................................................................................................23
1. Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị..................................................................................23
2. Lập danh sách đại biểu và Soạn thảo giấy mời..........................................................................24

3. Chuẩn bị địa điểm hội họp.......................................................................................................25
4. Chuẩn bị thời gian hội nghị......................................................................................................25
III. Tiến hành hội nghị...................................................................................................................26
1. Đón đại biểu.............................................................................................................................26
2. Điểm danh đại biểu...................................................................................................................26
3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận...................................................26
4. Ghi biên bản hội nghị................................................................................................................26
IV. Những công việc Thư ký phải làm sau hội nghị........................................................................27

Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ
CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN..............28
I. Mục đích, ý nghĩa.......................................................................................................................28
II. Thư ký với hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo (trước chuyến đi).................28
1. Lập kế hoạch.............................................................................................................................28
2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác........................................................................................29
2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác..........................................................................29
2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác....................................................................................29
2.3 Chuẩn bị tư liệu, tài liệu..........................................................................................................30
2.4 Chuẩn bị về phương tiện giao thông.......................................................................................30
2.5 Chuẩn bị giấy tờ......................................................................................................................30
2.6 Chuẩn bị kinh phí và các yếu tố khác......................................................................................30
III. Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian lãnh đạo đi công tác..................................31
1. Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan từ đó xác định: 31
2. Trên cơ sở kết quả của cuộc họp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi công tác thư ký có các

nhiệm vụ sau:...............................................................................................................................31
IV. Vai trò của Thư ký sau chuyến đi công tác của lãnh đạo.........................................................31

CHƯƠNG V: MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN...................................................33
I. Mục đích, ý nghĩa ......................................................................................................................33
II. Tổ chức phòng làm việc của Giám đốc và phòng Hành chính...................................................33
1. Sơ đồ phòng làm việc của Giám đốc.........................................................................................33
2. Phòng làm việc của Phòng Hành chính – Nhân sự....................................................................36

CHƯƠNG VI: TÌM HIỂU VỂ KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG....................................................38
1. Kỹ năng lắng nghe.....................................................................................................................38
2. Kỹ năng nói...............................................................................................................................39
3. Kỹ năng đọc..............................................................................................................................40
4. Kỹ năng viết..............................................................................................................................41

Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN III:...........................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................43
I. Ưu điểm, hạn chế và giải pháp trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ Sen .........................................................................................................................................43
1. Quy trình tiếp khách, đãi khách...............................................................................................43
2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ...................................................................................45
3. Công tác tổ chức hội họp..........................................................................................................46

4. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.................................................................................49
5.Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng...............................................51

LỜI CÁM ƠN....................................................................................................54

Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, công tác văn phòng đã trở thành một hoạt động vô cùng quan
trọng trong việc quản lý, điều hành hiệu quả các hoạt động của công ty và thực
sự quan trong hơn khi được tiến hành bời người thư ký, theo đúng chuyên môn
chức năng của mình, giúp cho công việc được tiến hành một cách nhanh chóng
và hiệu quả hơn.Và đó cũng là kiến thức chuyên mônem được đào tạo tại trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
Dưới sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường cũng như được sự đồng ý
tiếp nhận của Lãnh đạo của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen đã tạo
điều kiện cho em được thực tập tại phòng Tổng hợp từ ngày 16/3/2015 đến ngày
05/5/2015.Cùng với sự hướng dẫn tận tình từ các thầy cô trong khoa Quản trị
Văn phòng đã trang bị những kiến thức căn bản, tạo điều kiện, giúp đỡ chúng
em để chúng em được thực hành công tác văn phòng tốt nhất bằng cách tổ chức
các buổi kiến tập, thực tập cho sinh viên được trao dồi thêm kiến thức, kỹ năng,
nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như sự cọ sát ngoài thực tế, nâng cao khả
năng, kinh nghiệm của bản thân, việc này rất có ích cho sinh viên khi ra trường.
Trong thời gian thực tập tạiCông ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen,
em đã được các anh, chị ở đây chỉ bảo và học hỏi được rất nhiều điều. Em nhận

thấy rằng các công tác văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình
hình thành, hoạt động, tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan,tổ chức hoạt động
trong bất cứ lĩnh vực ngành nghề nào, giúp cho lãnh đạo cũng như cơ quan tiến
hành các hoạt động quản lý một cách hiệu quả nhất. Vì vậy,em đã viết đề tài “
Nghiệp vụ Thư ký văn phòng tại Công tyTNHH thương mại và dịch vụ Sen”
để làm chuyên đề tốt nghiệp. Qua đó khẳng định tầm quan trọng cũng như tiềm
năng của nghề mang lại, là niềm tin giúp em chọn đề tài này.Và đó cũng là
những kiến thức em được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ cũng như học hỏi
được qua đợt thực tập tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen hay còn
gọi là Nhà hàng Sen Tây hồ.
Chuyên đề thực tập của em bao gồm 03 phần cụ thể như sau:
Sinh viên: Trần Mai Yến

1
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I:
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
VỤ SEN

•
•
•
•
•
•

Tên cơ sở thực tập: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen
Người đại diện:
Địa chỉ: 614 Lạc Long Quân – Tây hồ - Hà Nội
Tel: (+844) 37199242
Fax: (+844) 37199856
Website: www.sentayho.com.vn

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ Sen
• Sự hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen khởi nghiệp tại thủ đô Hà Nội
từ năm 1995 với 2 nhà hàng gần trung tâm thành phố là Nam Thành (86 Nguyễn
Du) và Minh Anh (65 Tô Hiến Thành). Qua thời gian, những người đầu tiên
khởi nghiệp nhà hàng luôn muốn phát triển chuỗi nhà hàng mang phong cách
Ẩm thực truyền thống Việt Nam tại Hà Nội và đem đến những trải nghiệm độc
đáo, tinh tế trong văn hóa Ẩm thực Việt Nam nói chung và văn hóa Ẩm thực Hà
Nội nói riêng.Tiếp nối thành công đó, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Sen hay còn gọi là Nhà hàng Sen - Tây hồ đã được mở cửa phục vụ khách hàng
từ năm 2003. Nhà hàng Sen - Tây hồ là một trong những nhà hàng thuộc hệ
thống Nhà hàng Sen. Nhà hàng là một địa điểm mới, có không gian rộng, đa
dạng, được tiết kế rất tinh tế và sang trọng trên địa thế đắc đạo, thơ mộng của
thắng cảnh Tây hồ và đến nay, nhà hàng Sen – Tây hồ đã trở thành trung tâm
văn hóa ẩm thực đặc trưng của khu vực Hồ Tây. Đúng là tiếng thơm bay xa,
Sinh viên: Trần Mai Yến

2
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhà hàng Sen – Tây hồ ngày càng thu hút sự chú ý của không chỉ người dân Hà
thành mà còn cả du khách thập phương.
• Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen hay còn gọi là Nhà hàng
Sen - Tây hồ chủ yếu kinh doanh về lĩnh vực Ẩm thực.
• Cơ cấu tổ chức quản lý
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Hội đồng quản
trị

Tổng giám đốc

Giám đốc điều
hành

Bộ phận:
Hành chính
- Nhân sự

Nhân viên

Bộ phận: Kế
toán

Bộ phận:
Marketing

Nhân viên

Nhân viên

• Bộ máy quản lý Công ty gồm:
• Hội đồng quản trị
• Tổng giám đốc (01 người)
• Giám đốc điều hành (01 người)

Bộ phận:
Tài chính

Nhân viên

Bộ phận: Kinh
doanh

Nhân viên

b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Bộ phận Kế toán: có trách nhiệm giải quyết các chứng từ, hóa đơn rồi
báo cáo lại với cấp trên về tình hình kinh doanh của nhà hàng
- Bộ phận Marketing: Tổng hợp tiệc, chăm sóc, tư vấn, lên ý tưởng và
3
Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trang trí buổi tiệc cho khách hàng.

- Bộ phận Hành chính – Nhân sự:làm công tác tham mưu cho Giám
đốc Công ty về tổ chức lao động, quy hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động,
thoả ước Lao động tập thể, và các quy chế khác trong nội bộ Công ty.
- Bộ phận Tài chính: Giải quyết các công việc, công tác tài chính, kế
toán tài vụ, kiểm toán nội bộ, quản lý tài sản, kiểm tra các chi phí hoát động của
công ty
- Bộ phận kinh doanh: là phòng trực tiếp chịu trách nhiệm giao tiếp và
chăm sóc khách hàng, tiếp điện thoại và giới thiệu về nhà hàng.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính – Nhân sự
1.Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
a. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
• Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác: Tổ chức lao động, quy
hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thoả ước Lao động tập thể, và các quy
chế khác trong nội bộ Công ty.
• Nhiệm vụ:
Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty, đề xuất trình Giám đốc
xét duyệt về công tác sắp xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm
cán bộ, sử dụng cán bộ (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao động đảm bảo
kịp thời, có chất lượng.
Trực tiếp tham mưu cho Giám đốc công ty về thực hiện giải quyết các chế
độ chính sách có liên quan đến người lao động, chế độ Bảo hiểm Xã hội (ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức, tử tuất), chế
độ bảo hộ lao động, chế độ nâng lương, nâng bậc hằng năm, khen thưởng, kỷ
luật đảm bảo kịp thời, đúng chế độ chính sách Nhà nước quy định.
Trực tiếp quản lý hồ sơ lí lịch Cán bộ Công nhân viên (theo phân cấp), sổ
Bảo hiểm Xã hội của Cán bộ Công nhân viên – Lao động thuộc danh sách công
ty quản lý đảm bảo đúng nguyên tắc quy định.
Sinh viên: Trần Mai Yến

4
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng
chống cháy nổ, tại các đơn vị, công trình và đề nghị xử lý các trường hợp vi
phạm.
Thực hiện tốt công tác ytế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch,
chăm sóc sức khoè và quản lý, theo dõi hố sơ sức khoẻ của từng Cán bộ công
nhân viên – lao động trong Công ty.
• Quyền hạn:
Trực tiếp quản lý các con dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ,
tiếp nhận các loại công văn, giấy tờ, gửi đến các phòng ban và chuyển kịp thời
đến nơi đảm bảo bí mật và đúng nguyên tắc.
Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý các khu dân cư, quản lý nhân khẩu,
quản lý và sử dụng điện năng trong phạm vi Công ty.
Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản của công ty : Ôtô con, đồ dùng,
dụng cụ, thiết bị văn phòng.
Thực hiện công tác thi đua tuyên truyền, phục vụ các hội nghị, Đại hội của Công
ty, những ngày nghỉ lễ, kỷ niệm của đất nước.
Công tác bảo vệ, quân sự, thanh tra pháp chế, phòng chống cháy nổ trong phạm vi toàn
Công ty.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao phó.
b. Cơ cấu tổ chức
 Trưởng phòng : 01 người.
 Thư ký

: 01 người

 Chuyên viên, cán sự : 03 người.

Sinh viên: Trần Mai Yến

5
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Trưởng phòng

Chuyên viên cán sự
( 03người)

Thư ký

2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
Bộ phận: Phòng Hành chính – Nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
Mã công việc: COS
1. Trách nhiệm
 Tổ chức và thực hiện công tác hành chính - nhân sự theo chức năng
nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
 Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài
sản, trang thiết bị của công ty.

 Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật
tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
 Tham mưu đề xuất cho Ban lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực
Hành chính
 Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác tổ chức hành chính – nhân sự
của công ty.
 Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác tổ chức hành chính – nhân sự
2. Quyền hạn
 Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Nhân sự
Sinh viên: Trần Mai Yến

6
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
 Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng.
 Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
 Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát
sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
 Thừa uỷ nhiệm của Ban lãnh đạo truyền đạt những chủ trương, chỉ thị
của Ban lãnh đạo, nhà nước để công nhân viên am hiểu và thực hiện.
 Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ

liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo giao.
 Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc
có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của
người lao động.
 Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban lãnh đạo uỷ quyền.
 Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành chính.
– Nhân sự
 Thừa ủy nhiệm của Ban lãnh đạo truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung
chỉ đạo, chỉ thị Ban lãnh đạo.
3. Báo cáo và uỷ quyền:
 Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính – nhân sự theo
nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các
trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
 Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực
hiện.
Sinh viên: Trần Mai Yến

7
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Tiêu chuẩn:
4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn:
 Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên.
 Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
4.2 Kỹ năng:
 Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.

 Kỹ năng lập kế hoạch.
 Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
 Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
 Kỹ năng giao tiếp tốt.
4.3 Kinh nghiệm:
 Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính.
4.4 Phẩm chất cá nhân:
 Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
 Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
 Sáng tạo trong công việc
* Đối với các Chuyên viên, cán bộ
Vị trí

: Chuyên viên, cán bộ văn phòng

Kí hiệu :

AO

 Nhân viên hành chính (AO) là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt
động của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự
án được thực hiện hiệu quả;
 AO báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;
 AO có các nhiệm vụ chính gồm (i) công tác văn thư; (ii) công tác lễ
tân; (iii) công tác hỗ trợ dự án;(iv) các công việc hành chính khác.
1. Trách nhiệm công việc
1.1 Công tác văn thư
 Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền
giải quyết;
Sinh viên: Trần Mai Yến

8
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
 Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu
liên quan;
 Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về
sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
 Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
 Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
 Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;
1.2 Công tác lễ tân
 Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;
 Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
 Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;
 Tổ chức thực hiện các hội nghị,hội họp của Công ty;
1.3Các công việc hành chính khác
 Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé
máy bay…);
 Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;
 Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;
 Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;
2. Các tiêu chuẩn cần thiết
 Có trình độ từ cao đẳng trở lên;
 Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;
 Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng

công việc;
 Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức
ép cao;
 Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B);
Nghiên cứu,dự thảo văn bản đi
 Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản
Sinh viên: Trần Mai Yến

9
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Đóng dấu
 Duyệt, ký
 Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi
 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
III. Tình hình hoạt động công tác của Người Thư ký văn phòng tại
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen
1. Chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng
1.1. Đối với công việc tiếp khách, đãi khách
 Cung cấp thông tin về vị khách: Họ là ai? Đến từ đâu? Mục đích mà họ
tới
 Thông tin về cách thức tiếp.
 Thông tin về lịch hẹn.
 Thông tin về việc giải quyết vấn đề
 Giảm bớt các khâu không cần thiết và thời gian cho lãnh đạo tập trung
vào các công việc chính.
 Phân tích, chắt lọc các thông tin chính, cần thiết về đối tượng giao tiếp.

Ví dụ:
Vị khách A đến Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen đểxem xét và
đặt tiệc “kỷ niệm ngày thành lập công ty”. Họ đến để chắc chắn về những thông
tin họ đã được nhận. Nhiệm vụ của gười thư ký là cung cấp những thông tin cần
thiết cho lãnh đạo: Thông tin về vị khách A, thông tin về mục đích, yêu cầu từ
phía bên A đối với công ty...Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết thư ký cần
ghi lại biên bản công việc (nếu cần thiết) và xây dựng lịch hẹn cho lãnh đạo.
1.2. Đối với hoạt động Đãi khách
 Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách
 Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức
 Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi
 Cung cấp thông tin xã hội có khả năgn chi phối hoặc góp phần thành
Sinh viên: Trần Mai Yến

10
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công đến hoạt động đãi khách
Ví dụ:
Ngày 28/04 tới, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen có tổ chức
tiệc chiêu đãi toàn thể các lãnh đạo, công viên chức tại công ty nhằm Tổng kết,
đánh giá việc thực hiện các hoạt động trong công ty trong quý II. Người thư ký
sẽ phải chuẩn bị các thông tin cho người lãnh đạo: Thông tin về mục đích tổ
chức tiệc chiêu đãi, thông tin về cách thức tổ chức tiệc, thông tin về những thành
viên tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức tiệc..và thông tin về kế hoạch tổ chức
bữa tiệc.
1.3. Tổ chức phòng làm việc khoa học

 Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức phòng làm việc khoa
học
 Cung cấp thông tin về các vật dụng, máy móc có trong phòng.
 Cung cấp thông tin về cách bố trí, tổ chức, sắp xếp các vật dụng, máy
móc thiết bị trong phòng khoa học và hợp lý.
 Cung cấp những thông tin vế các vật dụng, đồ dùng, máy móc, thiết bị
(nếu thiếu hoặc cần thay mới).
Ví dụ:
Trong phòng làm việc của người lãnh đạo không thể thiếu được máy tính,
máy fax, điện thoại,...để phục vụ cho hoạt động tiến hành công việc được hiệu
quả và năng suất. Thư ký cần thu thập và cung cấp những thông tin hữu ích về
cách sắp xếp chúng: máy tính để sang phía tay phải của lãnh đạo, tai trái để điện
thoại, khoảng trống giữa bàn dùng để các tài liệu, máy photo (fax) nên để gần
nơi lãnh đạo làm việc để tiện cho hoạt động công việc.
1.4 Tổ chức hội họp
 Cung cấp thông tin về mục đích cuộc họp
 Cung cấp thông tin về nội dung cuộc họp: các công việc diễn ra khi họp
 Cung cấp thông tin liên quan: thời gian họp, địa điểm họp, cách thức tổ
chức cuộc họp
 Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia cuộc họp
Sinh viên: Trần Mai Yến

11
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ:
Để chuẩn bị cho cuộc Tổng kết công tác thường kỳ năm 2015 trong tuần

tới... Thư ký cần chuẩn bị những thông tin liên quan cho lãnh đạo: Mục đích
họp, thời gian, địa điểm họp, nội dung các chương trình họp, cách thức họp,
thành phần tham gia họp nhằm nâng cao hiệu quả cuộc họp cũng như giúp người
lãnh đạo có thế nắm được các vấn đề thông tin liên quan góp phần thành công
cho cuộc họp.
1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
 Cung cấp thông tin về mục đích, nội dung của chuyến đi.
 Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác.
 Cung cấp thông tin về thành phần tham gia chuyến đi công tác.
 Cung cấp thông tin liên quan: Thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại,
chỗ ăn ngủ nghỉ, kinh phí và các giấy tờ có liên quan tới chuyến đi.
Ví dụ:
Lãnh đạo công ty đi công tác Sài Gòn vào tuần tới, thư ký cần phải chuẩn
bị, thu thập các thông tin đến chuyến đi: Xác định mục đích, thời gian, địa điểm,
thành phần đi, phương tiện, kinh phí, giấy tờ liên quan đến chuyến đi để đảm
bảo cho chuyến đi diễn ra thành công và hiệu quả.
2. Khảo sát vềcông tác văn thư
2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
- Có 2 năm kinh nghiệm trở lên
- Trình độ văn hoá từ hệ cao đẳng trở lên.
2.2 Tổng số văn bản đi đến trong một năm
 Số văn bản đến của Công ty khoảng >= 500 văn bản/năm.
 Số văn bản đi của Công ty khoảng < =650 văn bản/năm.
2.3 Cách thức quản lý văn bản đi đến
A. Đối với văn bản đến
•
•
•
•

Bước 1 : Tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Bước 2 : Phân loại, bóc bì văn bản.
Bước 3 : Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến.
Bước 4 : Đăng ký văn bản đến và sao

Sinh viên: Trần Mai Yến

12
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Bước 5 : Trình và sao văn bản đến.
• Bước 6 : Chuyển giao văn bản đến.
• Bước 7 : Giải quyết văn bản đến và theo dõi việc giải quyết văn bản.
- Sau khi tiến hành các thủ tục như trên ta sẽ quản lý văn bản đến bằng cách
lập hồ sơ, những văn bản nào có cùng một vấn đề ta đưa vào lập hồ sơ công việc
đến, và những văn bản khác ta đưa vào lập hồ sơ “ Sổ quản lý văn bản đến”. Rồi
sau đó bảo quản bằng cách đưa các văn bản vào các cặp, hộp, sếp ngay ngắn vào tủ
hoặc giá đựng hồ sơ.
B. Đối với văn bản đi
•
•
•
•
•

Bước 1 : Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Bước 2 : Ghi số ngày tháng văn bản và nhân bản.

Bước 3 : Đóng dấu văn bản.
Bước 4 : Đăng ký văn bản.
Bước 5 : Làm thủ tục chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát

văn bản.
• Bước 6 : Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu.
• Sau khi ban hành văn bản đi, cán bộ văn thư họ sẽ lập danh sách các
văn bản đi theo thứ tự nhất định, sau đó các đưa các danh sách đó vào cặp, hộp
đựng và ghi rõ tên “ Sổ quản lý văn bản đi” đưa lên giá để bảo quản và phục vụ
cho mục đích khai thác, sử dụng thông tin.
2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành
 Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ
được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc
giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần
nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân
viên trong cơ quan công ty đối với việc lập hồ sơ.
 Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị
và công việc của từng cán bộ nhân viên.
 Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.

Sinh viên: Trần Mai Yến

13
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II:
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN
CHƯƠNG I: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH
TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
Tiếp khách – Đãi khách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt
động của mỗi cơ quan nói chung và tại Công ty nói riêng, không chỉ mang lại hình
ảnh tốt đẹp cho công ty mà còn hơn thế nữa, đó là những mối quan hệ, hợp tác lâu
dài đối với các bên và một phần thể hiện qua hình ảnh người thư ký - bộ mặt của cơ
quan, tổ chức.
I. Quy trình tiếp khách
Tiếp khách là một nội dung quan trọng trong hoạt động công tác văn
phòng nhằm xây dựng những thiện cảm đầu tiên của khách đối với công ty, thể
hiện sự đón tiếp nộng nhiệt, thoả mãn nhu cầu giao tiếp và mang lại những tiềm
năng quan hệ lâu dài giữa các bên. Và đối với hoạt động Tiếp khách trong văn
phòng, tất cả đều theo một quy trình để đảm bảo hoạt động diễn ra được thuận
lợi và hiệu quả. Điều đó giúp ta khẳng định rằng tiếp khách là một hoạt động
không thể thiếu trong bất kì cơ quan nào.
1, Đón khách
Công tác tiếp đón là một hoạtđộng phức tạp, tinh tế, vừa đòihỏi có tính
khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật cao.
 Khi có khách đến phòng, sau tiếng gõ cửa nhân viên thực hiện phòng
thường có những câu mời: Xin mời vào, mời vào, vào đi ạ.....
 Trong trường hợp người thư ký đang bận ( nói chuyện điện thoại ) thì
có thể dùng các cử chỉ phi ngôn ngữ: đứng dậy và chỉ tay mời khách ngồi và đợi
trong giây lát.
 Niềm nở tự động chào hỏi, mời khách ngồi sau đó tự giới thiệu về
mình, để cuộc giao tiếp diễn ra được hiệu quả hơn nhân viên thể hiện sự quan
Sinh viên: Trần Mai Yến

14
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tâm của mình bằng cách mời khách dùng nước...để họ thấy thoải mái hơn.
 Tìm hiểu mục đích đến công ty của khách....xem họ đến gặp ai? Công
việc gì? Và trong trường hợp khách không chủ động cho biết lí do hoặc cố tình
không nhắc đến mục đích viếng thăm, người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan,
kiên nhẫn tìm hiểu điều đó. Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây là nguyên
tắc làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên quyết và
nụ cười trên môi.
 Đối với khách không có lịch hẹn, hoặc Trưởng phòng chưa có mặt ở
phòng để có thể giải quyết công việc cho khách thì trước tiên, thư ký nên mời
khách ngồi đợi bằng cách đưa báo hay tài liệu có liên quan mà khách muốn quan
tâm trong thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của cấp trên, cá nhân có
chức năng giải quyết.
2. Giải quyết công việc cho khách
 Sau khi đón khách và tìm hiểu qua mục đích, lí do đến thư ký nhanh
chóng chủ động hướng dẫn thông qua các quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng
để giải quyết công việc cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo tạo ra môi trường
giao tiếp thoải mái cho khách không nên quá căng thẳng, gò bó, hay tỏ ra bất
hợp tác khi khách nhờ hướng dẫn công việc. Điều này gây mất thiện cảm mà
khách dành cho mình cũng như công ty mình vậy.
 Thể hiện sự quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn, chỉ dẫn một cách chi tiết
về các quy trình, thủ tục giải quyết công việc và yêu cầu, đề nghị khách thực
hiện đúng theo quy trình để công việc diễn ra một cách trình tự và khoa học.
 Luôn cố gắng thực hiện quy trình làm việc: tập trung làm việc dựa trên
khả năng của mình và không phân tán tư tưởng trong khi giải quyết công việc

cho khách.
 Trao đổi và luôn luôn kiểm tra lại thông tin với khách để từ đó tìm ra
được khó khăn cũng như thuận lợi khi giải quyết công việc để có thể cùng khách
hỗ trợ tìm ra giải pháp một cách hiệu quả nhất.
 Xây dựng lịch hẹn gặp.
Sinh viên: Trần Mai Yến

15
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Kết thúc quá trình giao tiếp.
 Phải để cho khách cảm thấy được thoả mãn khi giao tiếp, sự nhiệt tình
trong khi giải quyết công việc cho khách.
 Để thể hiện sự quan tâm cũng như sự chắc chắc trong khi giải quyết
công việc cho khách, ta tiến hành kiểm tra lại các thông tin thông qua các câu
hỏi một cách chuẩn xác nhất và ghi lại biên bản công việc.
 Trước khi khách ra về thư ký nhắc khách về trách nhiệm trước khi ra về
và hỏi lại xem khách có còn công việc gì không? Hay còn điều gì thắc mắc nữa
không?
 Khi khách ra về, thư ký đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ. Nếu
công việc vẫ chưa hoàn tất thì thư ký phải có trách nhiệm hứa, thông báo với
khách về thời hạn giải quyết công việc.
II. Đãi khách
 Đãi khách là hình thức ngoại giao phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, nhằm thiết lập mối quan hệ, thể hiện tình cảm của cơ quan đối với
khách,thoả mãn nhu cầu của khách một cách tinh tế và lịch sự. Để hoạt động đãi
khách được thành công đòi hỏi người Thư ký lên kế hoạch tổ chức tuân theo một

quy trình nhất định từ khâu lựa chọn các hình thức đãi khách, chuẩn bị đãi
khách...làm sao cho phù hợp với mục đích tổ chức tiệc của lãnh đạo và quan
trọng hơn nó còn là sự đánh giá của mọi người về công ty mình.
1. Lựa chọn các hình thức đãi khách.
Có rất nhiều hình thức đãi khách tuỳ vào mục đích, nội dung của buổi tiệc
để có thể lựa chọn: Giải khát, tiệc và chiêu đãi.
* Giải khát: Trà, bánh ngọt
Áp dụng đối với những buổi tiệc đơn giản, thời gian hạn chế cũng như
nhân sự
* Tiệc: Tiệc đứng, tiệc mặn, tiệc ngọt, tiệc ngồi
2. Chuẩn bị đãi khách
a, Lập danh sách khách mời
Sinh viên: Trần Mai Yến

16
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có thể nói đây là những bước quan trọng nhất và cũng gây nhiều khó
khăn nhất trong khi xác định danh sách mời: mời ai? mời những người như thế
nào mới đúng để đảm bảo tinh lịch sự cũng như không gây sự rạn nứt trong các
mối quan hệ.
Đầu tiên, thư ký nên căn cứ vào những thông tin cụ thể như: Mục đích, ý
nghĩa của việc tổ chức, các nghi thức buộc phải thực hiện, vị trí của khách trong
mối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện
Cần xác định tổng số khách và lập danh sách khách mời, điều này đòi hỏi
thư ký phải dựa trên nguyên tắc khách quan để hoạt động đãi khách được diễn ra
thành công.

Khi lập danh sách khách mời cần chú ý: lập danh sách theo đơn vị, trong
đó ghi rõ các thông tin về khách mời và cấn sắp xếp theo bảng chữ cái:
Đơn vị: Công ty
STT

Họ và tên

Chức vụ

Số điện thoại

1

Nguyễn Quốc Hưng

GĐ Cty thực

0972.xxx.xxx

Nguyễn Thị Hoa

phẩm X
Chuyên viên khảo

0168.xxx.xxxx

Trần Minh Khánh

sát thực phẩm
Chuyên viên khảo

0912.xxx.xxx

sát thực phẩm
..........................

........................

2
3
4

...........................
b. Chuẩn bị giấy mời

Ghi chú

Tuỳ vào từng vị trí, chức vụ của khách được mời mà thư ký nên chuẩn bị
các loại giấy mời: Giấy mời đặc biệt, Thư mời, hoặc công văn mời.
Giấy mời đặc biệt: Dùng để mời những vị khách quan trọng đối với công
ty, giấy được in trên chất lượng giấy đặc biệt và không theo một mẫu nào nhất
định.
Công văn mời: Dùng để mời những vị khách có quan hệ, và có tầm quan
trọng nhất định (khách cấp trên, mời từng vị khách).
• Yêu cầu đối với giấy mời:
 Đúng thể thức và đảm bảo được những yếu tố sau:
17
Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Tên cơ quan, đơn vị, hoặc người đứng ra mời.
 Họ tên, chức vụ của người được mời.
 Lí do được mời.
 Thời gian và địa điểm
 Một số chú ý.
c. Chuẩn bị địa điểm
Địa điểm diễn ra tiệc đãi khách: thể hiện quyền lực, vị thế của cơ quan và
để chọn được địa điểm phù hợp ta cần chú ý:
 Căn cứ vào số lượng khách mời
 Căn cứ vào nội dung, mục đích tổ chức tiệc.
 Căn cứ vào hình thức dự tiệc ( tiệc đứng, tiệc mặn, tiệc ngọt).
 Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan.
 Căn cứ vào chức vụ đại biểu
 Các nghi thức buộc phải thực hiện.
 Lưu ý: Vì công ty kinh doanh về nhà hàng nên có thể tận dụng tổ chức
tiệc đãi khách luôn cũng rất thuận tiện. Đây cũng là cách để quảng bá hình ảnh
của nhà hàng với khách hàng.

Sinh viên: Trần Mai Yến

18
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: TÌM HIỂU VỀ NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ SEN
I. Khái niệm
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định
như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng...
1. Vai trò
• Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm
việc khoa học nói chung, và của các công ty nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở
chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6
tháng, quý, tháng.
• Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác
giúp cho việc triển khai được thuận lợi, là yếu tố quyết định đến hiệu quả công
việc của thủ trưởng nói riêng và của cơ quan nói chung.
 Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo công ty có thể
điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo, giảm bớt những thiếu
sót và sơ suất trong hoạt động quản lý, và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo.
• Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của
công ty chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên
cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian.
• Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Sen
2. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ
• Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký
cần tuân thủ một số yêu cầu:
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng.
+ Thống nhất về ngôn ngữ;
+ Thống nhất về mục tiêu;
Sinh viên: Trần Mai Yến

19
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
 Các nội dung phải bám sát và thể hiện đúng đinh hướng của Công ty
trong thời điểm xây dựng chương trình công tác.
 Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp
logíc và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn
cho Thủ trưởng. Đối với những công việc lớn Thư ký phải xác định được quy
mô và tính chất của công việc.
 Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, cho Thủ trưởng phải phù hợp với khả
năng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thực
hiện được.
 Đối với chương trình công tác ngày, tuần, Thư ký chỉ cần vạch ra kế hoạch
thực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn vị và thời gian
hoàn thành.
• Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng Thư ký phải
xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần:
- Phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính cần phải thực
hiện.
- Vạch ra kế hoạch để thực hiện nhưng đòi hỏi phải chi tiết và cụ thể
hơn.
 Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn
 Thư ký giúp Thủ trưởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung công
việc của phòng mình phải làm. Thư ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chương
trình công tác năm và dừa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến Thủ
trưởng.
 Thư ký phải là người nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là trong

lĩnh vực kinh doanh, có nhiều công việc bất thường xảy ra và có những việc đề
ra nhưng không giải quyết được dẫn đến phải thay đổi và bổ sung chương trình
công tác.
• Đối với lịch công tác hàng tuần:
 Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn hoặc trong
trường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng thì có thể bỏ lịch cũ
20
Sinh viên: Trần Mai Yến
Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thay lịch mới.
 Thư ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không ược
thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ được bổ sung
 Thư ký giúp thủ trưởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và
đôn đốc thực hiện chương trình, đồng thời giúp Thủ trưởng phối hợp các phòng
cùng tổ chức thực hiện. Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khối
lượng ít thì văn phòng đưa ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sung
vào chương trình công tác tháng.
 Sau khi thực hiện chương trình Thư ký có trách nhiệm tổng hợp tình
hình, viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng. Tổ chức cuộc họp và phải
nêu lên việc đã làm xong và việc chưa làm xong.
 Lịch được kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ quan
ban hành...

Sinh viên: Trần Mai Yến

21

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng K7