Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại HĐND và UBND HUYỆN CHƯƠNG mỹ

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I. Tóm tắt lịch sử bản thân
1. Họ và tên sinh viên: Vương Thị Loan
2. Ngày tháng năm sinh: 05/05/1994
3. Quê quán: Thủy Xuân Tiên - Chương Mỹ - Hà Nội
4. Nơi cư trú: Thuỷ Xuân Tiên - Chương Mỹ - Hà Nội
5. Số CMND: 017356629
6. Số điện thoại 01659147261
7. Địa chỉ liên lạc: Thủy Xuân Tiên - Chương Mỹ - Hà Nội
II.Thông tin khác
1. Mã số sinh viên: 1211TKVA041
2.Lớp: TKVPK7
3. Ngành học: Thư ký văn phòng
4. Khóa học: 2012 - 2015
THÔNG TIN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
1. Họ và tên giảng viên: - Nguyễn Thị Kim Chi
- Trương Thị Thu Hường
2. Chức vụ: Giảng viên
3. Nơi công tác: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Địa chỉ nơi công tác: Ngõ 36, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội
5. Số điện thoại liên hệ:
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên đơn vị thực tập: Văn phòng HĐND-UBND huyện Chương Mỹ
2. Điện thoại: 0433.502.027
3. Website: www.chuongmy.gov.vn
4. E-mail:

5. Địa chỉ: 102 Bắc Sơn, TT. Chúc Sơn, huyện Chương Mỹ, TP.Hà Nội.

Vương
Thị Loan
1
K7A

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................4
CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ............................................4
I; TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN GHƯƠNG MỸ...............................4
1. Khái quát lịch sử hình thành, quá trình phát triển của văn phòng HĐND
và UBND huyện Chương Mỹ.............................................................................4
2. Khái quát chung về huyện chương mỹ :........................................................5
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
huyện Chương Mỹ...............................................................................................7
3.1 Chức năng:.....................................................................................................7
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:...................................................................................8
3.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ:..........................................8

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBNND HUYỆN CHƯƠNG MỸ .................14
1. Chức năng:.....................................................................................................14
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...................................................................................14
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện:..........................15
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGUIỜI
THƯ KỸ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
CHƯƠNG MỸ ..................................................................................................21
1. Chøc n¨ng, nhiÖm vô của người thư ký văn phòng .................................21
1.1 Chức năng tiếp khách, đãi khác.................................................................21
1.2 Chức năng xây dựng mô hình làm việc khoa học của người Thư ký
Văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND ..................................................21
1.3 Công tác tổ chức hội nghị về “xây dựng nông thôn mới giai đoạn 2011 –
2015” ở HĐND & UBND huyện Chương Mỹ.................................................23
Vương
Thị Loan
2
K7A

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Khảo sát về công tác văn thư........................................................................23
2.1 Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư văn phòng ..................................23
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm...............................................28
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi, văn bản đến.............................................28

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành.....................................................................38
PHẦN II:............................................................................................................41
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG...........41
1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn
phòng..................................................................................................................41
1.1. Tiếp khách .................................................................................................41
2.2) Đãi khách ..................................................................................................42
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn
phòng HĐND và UBND huyện Chương Mỹ...................................................44
2.1 Nội dung cơ bản chương trình công tác thường kỳ.................................44
2.2 Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ.............................44
2.3 Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ............................45
2.4 Tổ chức thực hiện chương trình công tác................................................45
2.5 Tổng kết thực hiện chương trình...............................................................46
3. Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị..............................................................47
3.1) Lập kế hoạch ..............................................................................................47
3.2) Tổ chức Hội nghị .......................................................................................47
4. Vai trò của người Thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo.......................................................................................................................49
5. Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc:...........................51
6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng............52
PHẦN III............................................................................................................56
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................56
I. Những ưu, nhược điểm trong công tác hành văn phòng của người Thư
ký trong UBND huyện Chương Mỹ................................................................56
1. Ưu điểm:.........................................................................................................56
Vương
Thị Loan
3
K7A

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Nhược điểm:...................................................................................................57
II. Một số đề xuất để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm
trong công tác văn phòng của người Thư ký tại UBND huyện Chương Mỹ
.............................................................................................................................58
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................60
PHỤ LỤC...........................................................................................................61

Vương
Thị Loan
4
K7A

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

UBND

: Ủy ban nhân dân

HĐND

: Hội đồng nhân dân

TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

CN

: Công nghiệp

TTCN

: Tiểu thủ công nghiệp

TW

: Trung ương

THCS

: Trung học cơ sở

THPT

: Trung học phổ thông

DS-KHHGĐ: Dân số kế hoạch hóa gia đình
HTX

: Hợp tác xã

GPMT

: Giải phóng mặt bằng

MTTQ

: Mặt trận tổ quốc

TAND

: Tòa án nhân dân

KSND

: Kiểm sát nhân dân

BCĐ

: Ban chỉ đạo

BCH

: Ban chấp hành

Vương

Thị Loan
5
K7A

Lớp: Thư ký Văn phòng


Bỏo cỏo thc tp

Trng i hc Ni v H Ni
LI NểI U

Trong thi k i mi t nc, i theo con ng Công nghiệp hoá hiện đại hoá, bt kp vi xu th ca thi i, mi mt c quan, t chc u
phi chuyn mỡnh theo s phỏt trin ny. T phng thc lónh o cho ti b
mỏy t chc ngy cng c hon thin, n nh i vo hot ng, trang thit b
cng ngy cng hin i, vic ỏp dng cụng ngh hin i vo vic ch o, iu
hnh v gii quyt cụng vic ngy cng c ph bin rng rói. i ụi vi ú l
nhng kt qu to ln m mi c quan, t chc ó t c, cụng vic c gii
quyt mt cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, khụng cũn nhng hin tng cụng vic
b chng chộo, ln ln, hay nhng s nhm ln khụng ỏng cú.
C quan, t chc cú th hũa nhp vi xu hng ca thi i cn a ra
cho mỡnh nhng ng li, ch chng, chớnh sỏch phỏt trin phự hợp nht. Vn
phũng chớnh l ni lm cụng vic ny, Vn phũng tham mu cho lónh o c
quan v ch o iu hnh cụng vic v nhiu cụng vic khỏc. Cú th núi õy l
c quan chuyờn mụn cú chc nng v v trớ vụ cựng quan trng. Cụng tỏc Vn
th ó tr thnh mt trong nhng yờu cu cú tớnh cp thit, nú khụng ch l
phng tin ghi chộp v truyn t thụng tin qun lý m cũn liờn quan n nhiu
cỏn b cụng chc, nhiu phũng ban trong c quan n v lm tt cụng tỏc Vn
th s m bo cung cp y , chớnh xỏc kip thi nhng quyt nh qun lý,
trờn c s ú ban lónh o s dựng lm cn c iu hnh mi hot ng ca

n v mt cỏch hp phỏp lý, kp thi, hiu qu m bo cho c quan, n v
thc hin cụng tỏc qun lý v iu hnh theo ỳng chc nng, nhim v c
giao. T nhng lp lun trờn cho thy cụng tỏc Th Ký Vn phũng l mt cụng
tỏc khụng th thiu c trong t chc v hot ng ca bt c c quan no.
Trc thc t nh vy, giỳp sinh viờn cú th hiu cụng vic ca mt
Vn phũng tng ng vi ngnh hc ca mi sinh viờn cng nh ỳng vi cõu
núi : Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tế . Trng i hc Ni
v H Ni ó cú Quyt nh c sinh viờn ca mỡnh n c quan, t chc thực tp
trong mt khong thi gian 2 tháng. Đây là khoảng thời gian cần thiết nhằm gắn
liền lý thuyết với thực tiễn, giúp cho sinh viờn lm quen với công việc, rèn luyện
Vng Th Loan

1

-Lp: Th ký Vn phũng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kü n¨ng nghÒ. Là một sinh viên theo học chuyên ngành Thư ký văn phòng , theo
sự hướng dẫn của thầy cô và nhà trường, em xin về Văn phòng UBND &
HĐND huyện Chương Mỹ thùc tập.
Văn phòng HĐND&UBND huyện Chương mỹ là một cơ quan Nhà nước
trong quá trình hoạt động hàng năm Văn phòng HĐND&UBND huyện Chương
Mỹ đã tham mưu, ban hành khối lượng văn bản rất lớn để quản lý và điều hành
mọi hoạt động của đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng
khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan và các đơn vị trực thuộc khác gửi tới.
Trong khoảng thời gian này công việc mà một học sinh thực tập như em phải

làm đó là tìm hiểu công tác xây dựng và ban hành văn bản tại cơ quan, tổ chức,
tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, đến của cơ quan, quản lý và sử dụng con
dấu, đồng thời so sánh, đối chiếu những công việc mà mình đã tìm hiểu được so
với kiến thức lý thuyết mà bản thân đã được trang bị trên giảng đường có những
gì khác biệt, từ đó có thể rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân.
Khi thực hiện bất cứ công việc gì cũng đều có những vướng mắc và suôn
sẻ, trong thời gian thực tập tại cơ quan em đã gặp phải một số khó khăn cụ thể
đó chính là: vì mới bỡ ngỡ khi bước vào thực tiễn và chưa tiếp xúc với thực tế
công việc nên khó có thể tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn. Việc áp dụng
những lý luận nghiệp vụ vào thực tiễn còn gặp một số vấn đề mà nguyên nhân
chính là do sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế công việc. Nhưng bên cạnh
những khó khăn cũng là những thuận lợi mà em đã có được, trong thời gian này
lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn
thành đợt thực tập của mình, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú và
các anh, chị cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã dành cho bản thân em, đồng thời
những kiến thức trang bị đã được vận dụng vào trong suốt quá trình thùc tập của
mình.
Dưới đây em xin hệ thống kết quả mà bản thân đã học hỏi và tìm hiểu
được trong thời gian qua thông qua bản báo cáo thùc tập. Bài báo cáo gồm có 3
phần:

Vương Thị Loan

2

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của HĐND và UBND Huyện
Chương Mỹ.
Phần II: Chuyên đề thực tập : Nghiệp vụ Thư ký văn phòng
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Qua thời gian thực tập tai UBND huyện Chương Mỹ tuy không dài nhưng
với tinh thÇn học hỏi em đã cố gắng, nỗ lực hết mình, từ đó rút ra được những
bài học kinh nghiệm rất quý báu cho bản thân mình. Đó thực sự trở thành hành
trang cho em vững bước trên con đường sự nghiệp sau này, giúp em có thể hội
nhập với môi trường doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, có thể áp dụng những kiến
thức đã học vào công việc, giúp em học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, biết
ứng xử trong các mối quan hệ của cơ quan. Dù đã có nhiều cố gắng, song bài
báo cáo của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự chỉ đạo đóng góp
ý kiến của thầy cô giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Vì vậy em
mong có được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài
báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, để em có thêm những kinh nghiệm trong
công việc và là hành trang thuận lợi cho em trong quá trình làm việc sau này. Mọi
chi tiết xin liên hệ qua địa chỉ trực tiếp hoặc theo địa chỉ Email sau:
Vương Thị Loan– sinh viên lớp CĐ Thư ký Văn phòng K7A – Khoa Quản
trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Địa chỉ gmail:
Hoặc số điện thoại: 0165.9147.261
Em xin chân thành cảm ơn !
Chương mỹ, ngày 02 tháng 05 năm 2015
SINH VIÊN

Vương thị loan

Vương Thị Loan

3

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ

I; TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA HĐND VÀ UBND HUYỆN GHƯƠNG MỸ
1. Khái quát lịch sử hình thành, quá trình phát triển của văn phòng
HĐND và UBND huyện Chương Mỹ
Ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa đã ra
tuyên cáo thành lập Văn phòng Chính phủ. Ngày 24/07/2001 Văn phòng
Chính phủ đã có công văn số 3263/ CVCP – HC lấy ngày 28/8 hàng năm
là ngày truyền thống Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
các cấp. Do đó, lấy ngày 28/8 hàng năm là ngày ra đời của văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Chương Mỹ.
Qua gần 60 năm kể từ ngày thành lập tới nay, Văn phòng HĐND &
UBND huyện Chương Mỹ đã có những bước phát triển rõ rệt trên tất cả mọi mặt
hoạt động.
Những năm 80 trở về trước, Văn phòng Huyện phải sử dụng phiếu phân
phối để mua giấy in, mực in, mua xăng, điều quan trọng là nguồn điện thắp sáng
không ổn định ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động vì vậy thường xuyên phải
chạy bằng máy nổ.

Đất nước dần đi lên đổi mới theo con đường công nghiệp hóa, hiện đại
hóa. Văn phòng HĐND & UBND huyện cũng không nằm ngoài tình hình chung
đó, chuyển mình theo sự phát triển của đất nước. Hiện nay, văn phòng có 42 cán
bộ, công nhân viên chức với trình độ tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp trở lên.
Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng cũng được thay thế bởi các máy
móc hiện đại đáp ứng được nhu cầu của công việc như: Máy vi tính thay cho
máy đánh chữ, máy photo thay cho máy in zônêô, dấu gỗ đã được thay bằng dấu
liền mực, máy in cũng được cung cấp đầy đủ... các phòng, bộ phận thuộc văn
Vương Thị Loan

4

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng cũng được sắp xếp theo thứ tự logic. Đến đầu năm 2000 tài liệu lưu trữ từ
trước đến nay đã được chỉnh lý, sắp xếp có mục lục theo hệ thống rất thuận lợi
cho việc tra cứu và sử dụng.
Với những kết quả đã đạt được, văn phòng HĐND & UBND huyện
Chương Mỹ phải tiếp tục phấn đấu để không phụ sự tin tưởng của lãnh đạo cơ
quan, đồng thời xứng đáng với vai trò là cánh tay phải đắc lực giúp việc cho
lãnh đạo HĐND & UBND huyện.
2. Khái quát chung về huyện chương mỹ :

Trụ sở UBND huyện chương mỹ
- Điều kiện tự nhiên;

Chương Mỹ là một huyện lớn của thành phố Hà Nội, cách thủ đô Hà Nội
20km về phía tây. Huyện thuộc vùng bán sơn địa có diện tích tự nhiên 230km²
được chia làm 3 vùng: vùng bán sơn địa, vùng bãi, vùng hai lúa; dân số 27,6 vạn
người với 32 xã, thị trấn, có đường quốc lộ 6A, 21A, tỉnh lộ 80 chạy qua huyện.
Vương Thị Loan

5

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giao thông rất thuận lợi để phát triển kinh tế, là huyện có nhiều ngành nghề
truyền thống tiểu thủ công nghiệp như: mây tre đan, thêu, khâu nón... Đến nay,
toàn huyện đã có 3 doanh nghiệp nước ngoài, trên 150 các doanh nghiệp gồm:
doanh nghiệp TW, tỉnh, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, tổ sản xuất tham
gia sản xuất CN – TTCN.
Chương Mỹ có một hệ thống sông ngòi tương đối đa dạng với dòng sông
Bùi, sông Đáy và nhiều hồ nước lớn nên ngành nông nghiệp và du lịch
của huyện ngày càng phát triển. Hiện nay, giá trị sản lượng nông nghiệp
là 40%, công nghiệp 30%, thương mại và du lịch 30%.
Tuy nhiên, nền kinh tế chủ yếu vẫn chỉ là nông nghiệp, đồng thời huyện
lại nằm trong vùng phân lũ chậm của TW nên nông nghiệp gặp nhiều khó khăn
trong mùa mưa, hạn hán về mùa khô. Năng suất lúa bình quân hiện nay là 63
tạ/ha, sản lượng lương thực 12,6 vạn tấn bình quân lương thực là 435
kg/người/năm, thu nhập bình quân đầu người là 360USD.
- Văn hóa xã hội;

Phong trào xây dựng làng văn hóa, khu văn hóa trong những năm gần đây
đã phát triển trên toàn huyện. Hiện nay, có 30/32 xã, thị trấn đạt danh hiệu làng
văn hóa chiếm 90,7% và nhiều khu đã xây dựng câu lạc bộ văn hóa riêng cho
các hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ trong khu, tạo cho đời sống tinh thần
của nhân dân thêm phong phú và giảm bớt các tệ nạn xã hội.
Đảng bộ và nhân dân huyện Chương Mỹ đã chú trọng đến giao thông –
điện, thủy lợi. Tổng kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản đạt 25 tỷ đồng. Đến nay,
32 xã, thị trấn có trạm biến áp (đảm bảo toàn dân có điện lưới quốc gia).
- Giáo dục, y tế;
Chương Mỹ đã đặt công tác giáo dục lên hàng đầu, cơ sở vật chất trường
học đều được nâng cấp, công tác phổ cập giáo dục THCS được đẩy mạnh. Đến
nay, đã có 25/32 xã đạt phổ cập THCS. Cả huyện có 5 trường THPT đặt ở các
xã, thị trấn thuận tiện cho việc học tập của học sinh. Huyện đã đầu tư xây dựng
mới các trường với trang thiết bị, đồ dùng học tập hiện đại.
Công tác DS – KHHGĐ và y tế được triển khai sâu rộng, tỷ lệ phát triển dân
Vương Thị Loan

6

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

số tự nhiên của huyện giảm so với những năm trở về trước. Trung tâm y tế huyện
thường xuyên tổ chức kiểm tra sức khỏe cho trẻ em và người già theo định kỳ đến
các xã, thị trấn, tổ chức tiêm phòng miễn dịch đạt kết quả tốt trong nhiều năm.
Đó là những kết quả đã đạt được của huyện Chương Mỹ về các lĩnh vực

kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế trong những năm gần đây. Đảng bộ và nhân dân
huyện Chương Mỹ, các cấp, các ngành, đoàn thể đang và tiếp tục phấn đấu để
huyện Chương Mỹ cơ bản trở thành huyện công nghiệp theo hướng hiện đại,
góp phần cùng thủ đô Hà Nội và cả nước thực hiện mục tiêu cơ bản xây dựng
nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Chương Mỹ.
Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;
Căn cứ Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khóa
X, kỳ họp thứ 10 về việc sửa đổi; bổ sung một số điều của Hiến pháp nước Cộng
hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;
Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân số
11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26/11/2003 quy định về tổ chức và
hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. UBND huyện Chương
Mỹ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
3.1 Chức năng:
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Vương Thị Loan

7

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ, của UBND cấp huyện được quy định tại các điều 97, 98, 99,
100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 Luật tổ chức HĐND & UBND ngày
26/11/2003 của Quốc hội như sau:
- Quản lý nhà nước ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa
– xã hội, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn
giáo...
- Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
tuyên truyền, giáo dục pháp luật;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ
trang, thực hiện chính sách hậu phương quân đội, quản lý hộ khẩu, hộ tịch trong
đó có việc cư trú của người nước ngoài ở địa phương;
- Phòng, chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự,
nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, chống tham
nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương phân cấp của
UBND cấp trên;
- Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Quản lý địa giới hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định;

- Chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và UBND cấp
trên.
3.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ:
Căn cứ Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ – CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ
về việc quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;
Nghị định số 82/2008/NĐ – CP ngày 30/7/2008 của Chính phủ quy định số
Vương Thị Loan

8

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị
xã, thành phố trực thuộc TW;
Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ – HĐND ngày 11/12/2009 của HĐND
thành phố Hà Nội về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,
huyện, thị xã – thành phố Hà Nội;
Căn cứ Quyết định số 341/QĐ – UBND ngày 20/01/2010 của UBND
thành phố Hà Nội về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,
huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội;
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chương Mỹ bao gồm:
- 01 Chủ tịch

- 04 Phó Chủ tịch
- 04 Ủy viên
* Chủ tịch UBND huyện: Trần Vũ Lâm
Lãnh đạo quản lý chung mọi mặt hoạt động của UBND huyện, các thành
viên UBND huyện, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành thuộc huyện, Chủ tịch
UBND các xã, thị trấn.
Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác thuộc thẩm quyền UBND
huyện. Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND huyện
với Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Uỷ ban MTTQ, Viện KSND,
TAND, Hội Cựu chiến binh.
Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành: Nội vụ; Tài chính
kế hoạch; Tư pháp; Thanh tra; Công an; Quân sự; Tài nguyên môi trường; Hội
đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của huyện.
* Phó Chủ tịch UBND huyện:
Phó Chủ tịch UBND huyện giúp Chủ tịch chỉ đạo tưng lĩnh vực công tác
theo sự phân công của Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và trước pháp
luật về các quyết định liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được Chủ tịch
phân công; báo cáo, xin ý kiến Chủ tịch khi thấy cần thiết.
Vương Thị Loan

9

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện Chương Mỹ:

- Đ/c Nguyễn Văn Doanh – Phó Chủ tịch thường trựcUBND huyện:
Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch chủ trì và điều phối hoạt động chung của
UBND huyện khi Chủ tịch vắng hoặc khi được Chủ tịch ủy quyền. Trực tiếp chỉ
đạo các lĩnh vức công tác về kịnh tế nông nghiệp và nông thôn: nông nghiệp,
thủy lợi, phòng chống lụt bão úng, thiên tai, tìm kiếm cức hộ, cứu nạn; bảo vệ đê
điều; nước sạch nông thôn; kinh tế HTX và phát triển nông thôn, đối nội, đối
ngoại và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao
theo phân công của Chủ tịch.
- Đ/c Đỗ Hồng Quang – PCT.UBND huyện phụ trách kinh tế:
Trực tiếp chỉ đạo về Công nghiệp – TTCN; phát triển làng nghề; Trưởng
ban chỉ đạo ISO, 197 của huyện; Chủ tịch Hội đồng bồi thường GPMB các dự
án đầu tư; chỉ đạo công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trên
địa bàn huyện; an toàn giao thông; chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng
phí; chương trình giao thông nông thôn và một số công việc khác có liên quan
đến lĩnh vực công tác được giao theo phân công của Chủ tịch.
- Đ/c Vũ Văn Đông – PCT.UBND huyện phụ trách Văn hóa - xã hội:
Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác văn hóa – xã hội và một số công việc
khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo phân công của Chủ tịch;
làm Phó Chủ tịch Hội đồng TĐKT huyện; Trưởng ban Tôn giáo và dân tộc huyện.
- Đ/c Đinh Mạnh Hùng – PCT.UBND huyện phụ trách GD&ĐT; Thương
mại - Dịch vụ - Du lịch - Quản lý đô thị và theo dõi công tác Nội chính:
Trực tiếp phụ trách lĩnh vực TMDV & DL; Trưởng ban BCĐ 127; quản lý
đô thị và một số công việc khác có liên quan đến lĩnh vực công tác được giao
theo phân công của Chủ tịch. Cấp phép kinh doanh; cấp phép xây dựng; công tác
môi trường; phụ trách lĩnh vực Báo chí, công nghệ thông tin – truyền thông; thay
mặt UBND huyện giữ mối quan hệ với các cơ quan báo chí ở Thàn phố và TW.
* Các Uỷ viên UBND huyện:
Có trách nhiệm cùng với Chủ tịch UBND huyện, các Phó Chủ tịch giải quyết
các công việc chung của UBND huyện, tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND
Vương Thị Loan

10

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện để thảo luận, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND huyện.
Trực tiếp chỉ đạo công việc ở lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch, tập thể UBND, HĐND huyện về công tác được phân công quản lý.
* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện:
- Văn phòng HĐND&UBND huyện:
Văn phòng HĐND&UBND huyện là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổng
hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thông nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
mọi mặt công tác Thường trực HĐND&UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND-UBND Thành phố.
- Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tổ chức,
biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, địa
giới hành chính; các bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã,
phường; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua
khen thưởng .
- Thanh tra huyện
Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về lĩnh vực Thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành

chính trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của thanh tra Thành phố.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Tài chính-Kế hoạch là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản
lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế hoạch đẩu tư và đăng ký kinh doanh; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự
đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế
hoạch và Đầu tư Thành phố.

Vương Thị Loan

11

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội
Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn giúp
UBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động thương binh và xã hội;
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của sở Lao
động-Thương binh và xã hội Thành phố.
- Phòng Kinh tế
Phòng Kinh tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông
nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, tiểu thủ công

nghiệp, khoa học và công nghệ. công nghiệp, thương mại.
- Phòng Tài nguyên - Môi trường
Phòng Tài nguyên - Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện
quản lý nhà nước về lĩnh vực tài nguyên, môi trường chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường .
- Phòng Văn hóa - Thông tin
Phòng Văn hóa - Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có
chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về văn hóa;
gia đình; thể dục; thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ
thông tin; hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản trên địa bàn huyện.
- Phòng Tư pháp
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về lĩnh vực tư pháp; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Tư pháp Thành phố.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội
dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn các bộ quản lý giáo
dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi
cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

Vương Thị Loan

12

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Y tế
Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng
tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm
sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: Y tế cơ sở, y tế dự phòng; khám, chữa
bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho
người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế;
dân số trên địa bàn huyện.
- Phòng Quản lý đô thị
Phòng Quản lý đô thị là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức
năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên
lĩnh vực: kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở;
giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp thoát nước; vệ sinh môi trường đô
thị, cây xanh; điện chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị). Trực tiếp quản lý,
điều hành Đội kiểm tra trật tự đô thị huyện.
Các cơ quan chuyên môn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Chương Mỹ - phụ lục số 01

Vương Thị Loan

13

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBNND HUYỆN CHƯƠNG MỸ
1. Chức năng:
Chức năng của văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ được quy
định tại Quy chế làm việc của văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ
số 02/2011/VP–QCLV ngày 11/01/2011:
Văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ có chức năng tham mưu
tổng hợp, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần phục vụ sự chỉ đạo điều
hành trực tiếp của HĐND, UBND huyện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn huyện và các xã, thị trấn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Nắm bắt, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo thường xuyên, kịp thời,
chính xác tình hình dân sinh, kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của huyện; thực
hiện các chế độ báo cáo theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và yêu cầu đột xuất
phục vụ cho công tác lãnh đạo của BCH Đảng bộ huyện, HĐND & UBND
huyện;
- Soạn thảo chương trình công tác của UBND huyện hàng tháng, quý,
năm; tham mưu giúp UBND huyện quản lý thực hiện chương trình công tác;
- Thực hiện đúng các quy định nhà nước về trình tự xây dựng và ban hành
các văn bản theo Luật ban hành văn bản;
- Đảm bảo giữ mối quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy,
các cơ quan, đơn vị, các đoàn thể chính trị, xã hội trong huyện; đôn đốc các
phòng, ban, ngành, đoàn thể huyện, thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn
thư khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác hành chính quản trị, trật tự nội vụ theo thẩm quyền quy
định. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ của HĐND, UBND huyện và các công
tác liên quan;
- Quản lý cán bộ, nhân viên, quản lý tài sản, kinh phí trong cơ quan đảm

bảo chế độ, chính sách của nhà nước;
- Đảm bảo các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của
Vương Thị Loan

14

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thường trực HĐND & UBND huyện được kịp thời và an toàn;
- Thực hiện quản lý nhà nước về đề án tin học QLHCNN giai đoạn 2010 –
2015 từ huyện tới cơ sở.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện:
Văn phòng HĐND & UBND huyện là một phòng chuyên môn đặc biệt
làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Văn phòng HĐND & UBND gồm có 15 người. Trong đó, có 01 Chánh
văn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 06 chuyên viên, 05 nhân viên.
* Đ/c Chánh văn phòng: Hoàng Minh Hiến
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện về
toàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chí
Phó Chánh văn phòng, cán bộ Văn phòng và Nhân viên Văn phòng. Tổ chức
nắm tình hình, xử lý các thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp và xây
dựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm kịp
thời, đúng định kỳ. Kiểm tra rà soát các văn bản của HĐND & UBND huyện
trước khi ban hành, theo dõi, đôn đốc thực hiện các văn bản cấp trên gửi về.

Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ
quan. Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theo chế độ và quy
định của nhà nước.
Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Thường trực UBND huyện giao.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN CHƯƠNG MỸ
- Thông tin chung:
Tên loại công việc
Mã số công việc
Phòng ban
Mức lương
Quản lý trực tiếp
- Mục tiêu, yêu cầu:

Công tác hành chính văn phòng
VP – CVP
Văn phòng HĐND & UBND huyện
3.000.000
Văn phòng HĐND & UBND huyện

+ Mục tiêu
Vương Thị Loan

15

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhằm xác định rõ chức danh, nhiệm vụ của Chánh văn phòng HĐND &
UBND huyện
Giúp các cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng nắm bắt, hiểu biết về công
việc của lãnh đạo văn phòng để thực hiện công việc chính xác và hiệu quả hơn.
+ Yêu cầu
Chánh văn phòng phải thực hiện đúng các công việc theo bản mô tả công
việc
Các cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng tham khảo bản mô tả công việc
của Chánh văn phòng để thực hiện công việc theo đúng yêu cầu.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh văn phòng
+ Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện về
toàn bộ công tác của Văn phòng.
Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ
quan. Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường thuộc
phạm vi điều hành. Phụ trách công tác tin học, CNTT trong cơ quan văn phòng
Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trong
việc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND, UBND huyện.
+ Quyền hạn:
Phân công nhiệm vụ công tác cho các đồng chí Phó Chánh văn phòng và
cán bộ văn phòng, quản lý toàn bộ nhân viên của văn phòng.
Làm chủ tài khoản của Văn phòng
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác đối với cán bô,
nhân viên thuộc văn phòng.
Điều hành các công việc được lãnh đạo HĐND & UBND huyên giao phó.
Chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình xây dựng và ban hành các
văn bản theo các văn bản pháp lý của nhà nước trước khi trình cấp trên có thẩm

quyền ký.
- Tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn
Vương Thị Loan

Chánh văn phòng
16

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập
Trình độ học vấn
Trình độ chuyên môn
Kinh nghiệm
Phẩm chất đạo đức

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thạc sĩ
Chuyên ngành Quản trị văn phòng
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm
Tốt

* Các đồng chí Phó Chánh văn phòng:
- Đ/c Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: Nguyễn Thị Sơn
Làm công tác tham mưu, tổng hợp tình hình hoạt động của UBND huyện,
có trách nhiệm dự, ghi chép biên bản các hội nghị do UBND huyện tổ chức; dự
thảo thông báo kết luận hội nghị; dự thảo báo cáo tuần, báo cáo họp BTV Huyện
ủy (mỗi tháng 2 kỳ), xây dựng báo cáo tháng, quý, 6 tháng và báo cáo năm của
UBND huyện và các báo cáo đột xuất khác. Báo cáo Thành ủy, HĐND &

UBND TP. Hà Nội, báo cáo trả lời ý kiến kiến nghị cử tri sau các kỳ tiếp xúc cử
tri và kỳ họp của HĐND huyện;
Dự thảo các văn bản chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của UBND huyện
theo sự phân công của Chánh văn phòng;
Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo cán bộ văn phòng làm công tác tổng hợp
trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đ/c Phó Chánh văn phòng – Trưởng bộ phận “ Một cửa” và theo dõi
giải quyết đơn thư KNTC, phụ trách một phần công tác HCQT: Đặng Thị Nam
Trực tiếp phụ trách và làm Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của
huyện; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng
HĐND & UBND huyện về toàn bộ các hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả; xây dựng quy chế làm việc và phân công trách nhiệm cho từng đồng chí
cán bộ theo lĩnh vực phụ trách. Trực tiếp chỉ đạo các công việc, đôn đốc, duy trì
các hoạt động chuyên môn, nắm bắt tình hình, xử lý thông tin và xem xét, ký
duyệt hồ sơ, thủ tục hành chính để bàn giao hồ sơ về các phòng ban chuyên môn
thụ lý, giải quyết theo trình tự, thủ tục hành chính;
Trực tiếp theo dõi và chỉ đạo đồng chí cán bộ Văn phòng làm công tác
giải quyết đơn thư KNTC theo thẩm quyền.
- Đ/c Phó Chánh văn phòng theo dõi công tác HĐND huyện; phụ trách
Vương Thị Loan

17

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một phần công tác hành chính, quản trị: Trịnh Viết Quang
Trực tiếp theo dõi công tác HĐND. Chuẩn bị các điều kiện, văn bản, tài
liệu, các văn bản liên quan cho các kỳ họp HĐND; công tác kiểm tra, giám sát
của TT.HĐND và các văn bản của HĐND;
Trực tiếp quản lý vật tư, phương tiện, tài sản, dụng cụ phục vụ sự chỉ đạo
của HĐND & UBND huyện. Phụ trách công đoàn và nữ công cơ quan;
Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề: về công
tác hậu cần khi có hội nghị diễn ra. Chủ động đề xuất thanh lý các tài sản đã hư
hỏng kịp thời trong quá trình sử dụng. Đôn đốc việc thanh quyết toán hàng
tháng, quý, toàn bộ chi phí của cơ quan. Chủ trì việc tổng vệ sinh cơ quan vào
chiều thứ 6 của tuần cuối tháng.
Bố trí đầy đủ mọi điều kiện khi Trung ương, Thành phố về làm việc, địa
điểm tiếp dân.
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc khác do đồng chí Phó Chủ tịch
UBND huyện phụ trách văn xã giao. Tham gia các công việc đột xuất khác khi
Chánh văn phòng phân công.
* Các bộ phận trong cơ quan văn phòng
- Cán bộ tổng hợp văn phòng:
Giúp TT.HĐND, UBND huyện, lãnh đạo văn phòng xây dựng chương
trình công tác hàng tháng, năm. Tham mưu cho TT.HĐND, các ban của HĐND
huyện giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội – an ninh, quốc
phòng của huyện, xã, thị trấn, theo dõi phong trào thi đua khen thưởng trong
hoạt động HĐND huyện.
Cập nhật toàn bộ thông tin về hoạt động của HĐND, UBND huyện trên
máy vi tính; thanh toán kịp thời đầy đủ chế độ sinh hoạt phí cho các đại biểu
HĐND huyện.Ghi danh sách và phát tài liệu khi HĐND, UBND huyện và Văn
phòng có hội nghị.
Theo dõi và tiếp nhận, đôn đốc việc giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố
cáo của công dân. Phân loại đơn thư. Phối hợp cùng với Thanh tra huyện đôn
đốc việc giải quyết các đơn thư KNTC của công dân. Chịu trách nhiệm chuẩn bị

Vương Thị Loan

18

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu, kiểm tra nhắc nhở việc bố trí địa điểm khi Thành phố về tiếp dân hàng
tháng.
- Cán bộ phụ trách điện, nước, quản lý hội trường:
Phụ trách công tác điện, nước, quản lý hội trường, tăng âm, loa đài, phối
hợp với các bộ phận khác tham gia các công việc khi được cấp trên phân công.
Thay quốc kỳ treo trước trụ sở khi bị cũ, rách, hỏng.
- Cán bộ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ:
Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của HĐND & UBND theo
Luật và các văn bản quy định hiện hành.
Tiếp nhận và ban hành toàn bộ công văn đi, đến, vào sổ kịp thời, văn bản
ngày nào phải giải quyết, xử lý dứt điểm gửi ngay ngày đó, không để công việc
sang ngày hôm sau; kiểm tra, rà soát thể thức ban hành các văn bản, báo cáo
lãnh đạo giải quyết, xử lý kịp thời. Các văn bản quan trọng phải xử lý gấp, báo
cáo và chuyển ngay cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo HĐND & UBND xử lý
kịp thời, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.
- Cán bộ phòng vi tính:
Trực tiếp dưới sự chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo văn phòng, bên
cạnh đó, do công việc của huyện diễn ra hàng ngày, hàng giờ nên khi có bản viết
tay của các đồng chí lãnh đạo chuyển xuống phải khẩn trương đánh máy, photo

ngay nhất là các văn bản quan trọng, phải lưu các văn bản sửa để kiểm tra rà
soát và đối chiếu khi cần.
- Cán bộ kế toán:
Có trách nhiệm: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách của văn phòng hàng
tháng, quý, năm; theo dõi thu chi mức khoán kinh phí HĐND huyện riêng. Đề
nghị ngân hàng chuyển tiền lương của cán bộ, công chức văn phòng vào tài
khoản cá nhân theo quy định.
Giám sát việc thu chi và thanh quyết toán đầy đủ, kịp thời chính xác các
khoản thu, chi theo quy định của nhà nước, cuối tháng có trách nhiệm đối chiếu
với thủ quỹ về các khoản thu, chi để có cơ sở lập kế hoạch tháng sau, quý sau.
Theo dõi, quản lý vật tư, tài sản, kiểm kê tài sản thuộc phạm vi, trách
Vương Thị Loan

19

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm và đề nghị thanh lý kịp thời tài sản hư hỏng. Chịu trách nhiệm hồ sơ
chứng từ kế toán theo quy định.
- Nhân viên thủ quỹ, kiêm thủ kho:
Hàng tháng phải kịp thời đối chiếu sổ sách, kiểm kê, phục vụ đầy đủ các
yêu cầu chi của cơ quan. Nếu không có phiếu chi hoặc phiếu tạm ứng không
được xuất tiền, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến của lãnh đạo HĐND &
UBND huyện hoặc Chánh văn phòng, nhưng phải có chữ ký của người duyệt và
người vay.

Có sổ theo dõi chế độ công tác phí, thanh, quyết toán các khoản chi khác,
không chấp nhận việc nhận tiền mà không ký kể cả lãnh đạo và nhân viên cơ quan.
- Nhân viên phục vụ - lễ tân:
Chịu trách nhiệm vệ sinh, lau chùi, hút bui các phòng khách, phòng họp,
chuẩn bị lo đầy đủ nước, chè, giấy, bút cho các đồng chí lãnh đạo, cho cơ quan,
nước uống cho đại biểu dự hội nghị và nước uống cho khách đến làm việc, quét
dọn, vệ sinh sạch sẽ phòng làm việc các đồng chí lãnh đạo huyện.
- Nhân viên cấp dưỡng:
Nấu ăn, phục vụ sinh hoạt ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong cơ
quan. Đảm bảo đúng chế độ, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đồng thời vệ
sinh sạch sẽ toàn bộ nhà ăn.
- Nhân viên lái xe:
Có trách nhiệm bảo quản xe tốt, kiểm tra độ an toàn trước khi xe đi công
tác. Đưa đón các đồng chí lãnh đạo đi công tác đúng giờ, an toàn, kịp thời phát
hiện các hư hỏng của xe và báo cáo lãnh đạo cho sửa chữa kịp thời.
- Nhân viên bảo vệ và VSMT:
Có trách nhiệm bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn cho khu làm
việc của UBND huyện. Chịu trách nhiệm vệ sinh các khu vực công cộng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND & UBND huyện Chương Mỹ phụ lục 02

Vương Thị Loan

20

-Lớp: Thư ký Văn phòng k7A