Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại HĐND UBND huyện yên dũng

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Hiệu quả quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo cao hay thấp, một phần
khá lớn phụ thuộc vào chất lượng, hiệu quả làm việc của bộ máy tham mưu giúp việc, trong
đó có đội ngũ đông đảo những người làm nghề thư ký.
Thư ký là người giúp việc mang tính tổng hợp cho lãnh đạo. Công việc của các thư ký
đầy tính năng động và sáng tạo, nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo trên nhiều mặt, có tác động tích cực
tới hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và một chừng mực nhất định còn ảnh
hưởng tới cả uy tín của người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp.
Để duy trì hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức Nhà nước hay doanh nghiệp thì công
tác hành chính văn phòng luôn có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt
là công tác quản lý. Cùng với xu thế Toàn Cầu Hóa, hội nhập mở cửa của Việt Nam, các cơ
quan nhà nước ngày càng hoàn thiện hơn, các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều
đặt ra nhu cầu cấp thiết cho nền hành chính cũng như hoạt động quản lý của mỗi doanh
nghiệp, cơ quan. Với vai trò tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan thì việc nâng cao
chất lượng cho cán bộ văn phòng có ý nghĩa tích cực cho việc cải thiện hiệu suất lao động. Để
làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng cho người cán bộ văn phòng là hết sức
quan trọng.
Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ, Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội hiểu rất rõ nhu cầu
thực tế đó. Năm 2005 trường đã thành lập khoa Quản trị văn phòng, trong đó có chuyên ngành
Thư ký văn phòng nhăm cung cấp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, công ty, doanh nghiệp nguồn
nhân lực có trình độ chuyên môn cao về công việc trợ lý lãnh đạo cũng như trình độ nghiệp vụ
về văn phòng.
Với phương châm “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”. Để tạo dựng
nền móng cho sự thành công của người Thư ký văn phòng trong tương lai, cũng như người
cán bộ văn phòng vận dụng được hết các lý thuyết vào thực tiễn công việc. Chính vì vậy,
Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tế, thực tập tại các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp … nhằm hoàn thiện bản thân, nâng cao hiểu biết ngành nghề, trau dồi

những kiến thức thực tế để chuẩn bị cho công việc sẽ làm sau khi tốt nghiệp.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

1


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Trong quá trình thực tập tại HĐND-UBND Huyện Yên Dũng là một cơ hội giúp em
rèn luyện đạo đức hoàn thiện bản thân, tác phong cử chỉ, bước đầu tiếp xúc với công việc
trong tương lai của một người thư ký cũng như của một nhân viên Quản trị văn phòng.Với sự
giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường, đặc biệt là của các thầy cô thuộc Khoa Quản trị
văn phòng đã hết lòng dậy dỗ, truyền đạt các kinh nghiệm cũng như các kiến thức quý báu
trong suốt quá trình học tập, chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành bài báo cáo này. Cùng với sự
chỉ bảo tận tình của các bác, các cô, các anh các chị cơ quan đã giúp em hiểu hơn về ngành thư
ký văn phòng nói riêng và ngành quản trị văn phòng nói chung.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể ban giám hiệu
nhà trường, các thầy cô giáo trong trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản và các
kỹ năng nghiệp vụ trong công tác hoạt động của người thư ký văn phòng và công tác quản trị
văn phòng.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn trân thành, sâu sắc tới Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Ủy Ban Nhân Dân huyện Yên Dũng đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành tốt kỳ thực tập
của mình tại cơ quan và có cơ hội cọ xát với thực tế để có thể học hỏi thêm được nhiều kiến
thức cũng như tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân.
Với kiến thức còn thiếu sót và khả năng áp dụng vào thực tiễn còn chưa được tốt. Nên
bài báo cáo thực tập cũng không thể tránh được sai sót. Kính mong các thầy cô giáo đóng góp
ý kiến để em được hoàn thiện kiến thức cho bản thân.
Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô và toàn thể cán bộ, nhân viên trong văn

phòng Hội Đồng Nhân Dân - Ủy Ban Nhân Dân huyện Yên Dũng sức khỏe dồi dào và thành
công.
Em xin trân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 16 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Đàm Thị Nữ

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

2


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN
YÊN DŨNG

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN DŨNG.
1. Khái quát chung về điều kiện tự nhiên – kinh tế - xã hội của Huyện Yên
Dũng.
1.1. Điều kiện tự nhiên
Đây là một vùng đất cổ có bề dày về lịch sử văn hoá và truyền thống khoa
bảng. Yên Dũng tự hào là một vùng đất thiêng với huyền thoại 99 con chim
phượng hoàng cấu tạo nên dãy Nham Biền kỳ vĩ; có chốn chùa Vĩnh Nghiêm ( Bắc
Giang), (xã Trí Yên) của thiền phái Trúc lâm do vua Trần Nhân Tông sáng lập từ
thế kỷ XIII, chùa được coi là trường Đại học phật giáo đầu tiên ở Việt Nam. Yên

Dũng tự hào là nơi sinh ra hai cha con tiến sĩ Đào Toàn Mân và Trạng nguyên Đào
Sư Tích (xã Song Khê), nơi ẩn chứa và phát tích tinh hoa của nhiều thế hệ; một
vùng đất đã biết lấy câu trong sách thánh hiền để dạy con cháu: " Thiên kim di tử,
bất như nhất kinh", nghĩa là để cho con ngàn vàng không bằng một quyển sách.
Bởi vậy từ xưa Yên Dũng đã sinh ra và nuôi dưỡng hàng chục tiến sĩ làm nên niềm
tự hào của một vùng quê hiếu học. Đến nay truyền thống ấy đã và đang được các
thế hệ người Yên Dũng kế tiếp.
Huyện Yên Dũng gồm có 21 xã, thị trấn: Thị trấn Neo, thị trấn Tân Dân,
Nham Sơn, Yên Lư, Thắng Cương, Tư Mại, Cảnh Thụy, Tiến Dũng, Đức Giang,
Đồng Việt, Đồng Phúc,Tân Liễu,Tiền Phong, Nội Hoàng, Tân Mỹ, Hương Gián,
Xuân Phú, Tân An, Lão Hộ, Quỳnh Sơn, Trí Yên, Lãng Sơn.
Huyện nằm ở phía nam Tỉnh Bắc Giang, Yên Dũng có núi Nham Biền chạy
theo hướng Đông-Tây.
- Phía Nam giáp tỉnh Bắc Ninh với ranh giới là sông Cầu.
- Phía Đông giáp tỉnh Hải Dương với ranh giới là sông Lục Đầu.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

3


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Phía Bắc giáp huyện Lục Nam.
- Phía Tây giáp thành phố Bắc Giang.
Yên Dũng là một huyện nằm ở tiểu vùng miền núi và trung du của tỉnh Bắc
Giang được bao bọc bởi 3 con sông là sông Cầu, sông Thương và sông Lục Nam.
Huyện có diện tích tự nhiên là 19042 km 2. Trung tâm huyện lỵ cách thành phố Bắc

Giang 16 km, cách thủ đô Hà Nội khoảng 60 km theo quốc lộ 1A. Tổng diện tích
tự nhiên của huyện là trên 19.000 ha. Địa hình đồi núi phức tạp nhưng địa hình chủ
yếu là đồi núi.
1.2. Điều kiện kinh tế - Xã Hội.
Tổng dân số của huyện tính đến tháng 9 năm 2012 là 136,337 người. Mật độ
dân số là 731 người/km2 . Huyện có trung tâm là thị trấn Neo. Cư dân đông đúc:
gồm nhiều dân tộc sinh sống như dân tộc Kinh, Tày, Nùng, Hoa…gồm 19 xã và 2
thị trấn. Trung tâm huyện cách thành phố Bắc Giang 16 km, cách thủ đô Hà Nội
khoảng 60km theo quốc lộ 1A.
Trong những năm qua cùng với sự lãnh đạo của Đảng bộ, UBND huyện
cùng với sự đoàn kết của toàn thể nhân dân trong huyện Yên Dũng đã đạt được
nhiều thành tựu đáng kể trong phát triển kinh tế và các hoạt động văn hóa, xã hội
chính trị-an ninh được giữ vững. Yên Dũng đang phấn đấu trở thành một huyện
mạnh về kinh tế, giàu về văn hóa góp phần xây dựng đất nước ngay càng phồn
vinh giàu đẹp. Được sự quan tâm của Đảng và nhà nước ưu tiên phát triển các khu
vực vùng sâu vùng xa, các vùng đồng bào dân tộc miền núi…, trong những năm
gần đây nền kinh tế đã có nhiều chuyển biến tích cực và đạt được một số kết quả
quan trọng. Các chỉ tiêu kinh tế hàng năm đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, tốc
độ tăng trưởng kinh tế trung bình các năm giai đoạn 2001-2010 đạt 12,1% trên
năm. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch tăng dần tỉ trọng thương mại dịch vụ và công
nghiệp xây dựng, giảm tỉ trọng nông lâm thủy sản, trong đó tăng trưởng mạnh nhất
là ngành công nghiệp dịch vụ tăng trung bình 13,4 % trên năm, công nghiệp xây
dựng tăng 13,1 % trên năm.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

4


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Ngoài tiềm năng phát triển nông nghiệp, thủy sản, với vị trí nằm sát thành
phố Bắc Giang , nằm liền kề với khu tam giác kinh tế phía Bắc và nằm gần các
trung tâm đô thị lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Bắc
Ninh; trên tuyến hành lang kinh tế Nam Ninh – Lạng Sơn – Hà Nội – Hải Phòng,
huyện Yên dũng được xác định là một trong 04 huyện, thành phố trọng điểm của
Tỉnh Bắc Giang trong việc quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - Xã hội đến năm
2020. cùng với sự nghiệp phát triển đất nước sau hơn 20 năm đổi mới, huyện Yên
Dũng đã phát huy được vai trò tiên phong là hạt nhân thúc đẩy sự phát triển kinh tế
- xã hội của tỉnh Bắc Giang, tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, công nghiệp dịch vụ
phát triển khá mạnh, bộ mặt nông thôn ngày càng đổi mới, đời sống nhân dân từng
bước được cải thiện.
Nhằm khai thác hiệu quả lợi thế này trong phát triển kinh tế, những năm qua
Huyện ủy, UBND huyện đã tranh thủ sự quan tâm, ủng hộ của Trung ương, của
tỉnh, tạo diều kiện thuận lợi cho việc thành lập các khu, cụm công nghiệp trên địa
bàn, điển hình như Khu công nghiệp Song Khê – Nội Hoàng và các cụm công
nghiệp như: thị trấn Neo, Tân Dân, Nội Hoàng và các cụm công nghiệp làng nghề
Đông Thượng – Lãng Sơn…Nhờ đó mà những năm qua cơ cấu kinh tế của huyện
Yên Dũng có sự chuyển biến tích cực theo hướng tăng tỉ trọng ngành công nghiệp
dịch vụ và giảm tỉ trọng ngành nông nghiệp. Cụ thể: Trong giai đoạn 2006-2010,
tỷ trọng ngành công nghiệp- xây dựng tăng 12,8%; tỷ trọng ngành nông nghiệp
giảm 15,7%.... Để đạt được kết quả này, huyện đã tập trung phát triển kinh tế theo
hướng đa dạng các lĩnh vực, trong đó tập chung cao cho phát công nghiệp. TTCN
và các ngành nghề dịch vụ; tạo điều kiện tu hút đầu tư khuyến khích các thành
phần kinh tế phát triển trên địa bàn, từng bước chuyển dịch cơ cấu kinh tế, khai
thác triệt để các tiềm năng, thế mạnh của địa phương.
2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân dân
huyện Yên Dũng.

2.1. Chức năng của UBND huyện Yên Dũng.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

5


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Yên Dũng là cơ quan tham mưu,
giúp việc ho UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền han theo sự ủy quyền của UBND cấp
huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chi đạo, kiểm
tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
tỉnh.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Yên Dũng tỉnh Bắc Giang.
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch.
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bố dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách
địa phương;, lập dư toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần

thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai.
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ sau đây:

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông, lâm, như nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương
trình đó;
- Chỉ đạo Ủy ban nhân xã, thi trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với các cá nhân hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất, thanh tra đất theo quy định
của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
- Xây dựng quy hoạc thủy lợi, tổ chức baỏ vệ đê điều, các công trình thủy lợi

vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp:

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển cơ sở công nghiệp, thủ công nghiệp, dịch vụ ở các
xã, thị trấn;
- Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất các sản
phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu;
2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn,

điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quẩn lý việc thực hiện quy hoạch xây
dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra thực hiện pháp
luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất đai.
Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

7


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Quản lý khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xay dựng theo phân cấp
của UBND tỉnh.
2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra chấp
hành của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra các nguyên tắc về an toàn vệ sinh trong hoạt động thương mại,
dịch vụ;
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định của nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ trên địa bàn huyện;
2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể
thao:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức hiện sau khi được
cấp có thẩm quền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ biến
về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trương dật nghề;
tổ chức các mầm non, thực hiện các chủ trương xã hội giáo dục trên địa bàn, chỉ
đạo việc xóa mù chữ, thực hiện các quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
- Quản các công trình được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về trào về
văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa- thông tin, thể dục thể thao, bảo veej
và phát huy giá trị các di tích lịch sử- văn hóa và các danh lam thắng cảnh do địa
phương quản lý.
- Thực hiện kế hoạch sự nghiệp phát triển y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạ y tế chỉ đạo và kiểm tra bảo vệ sức khỏe nhân dân, phòng chống dịch bệnh,bảo
vệ chăn sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi…thực hiện chính sách kế hoạch
hoa gia đình.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

8

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các sở ngành y
dược tư nhân, cơ sở in, phát hành suất bản phẩm.
- Tổ chức chỉ đạo dậy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức
xóa đói giảm nghèo…
2.2.7. Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện ứng dụng khoa học kỹ thuật, tiến bộ khoa học kỹ thuật, công
nghệ vào sản xuất và đời sống nhân dân địa phương.
- Tổ cức thực hiện bảo vệ môi trường, chống và khắc phục haauh quả thiên
tai.
- Tổ chức hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm, ngăn ngừa sản xuất hàng giả hàng nhái, hàng kém chất lượng.
trên địa bàn huyện.
2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh – an toàn xã hội:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản
lý lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác
huấn luyện dân quân tự vệ.
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định ra nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miên thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật quản lý hộ
khẩu quản lý cư trú quản lý đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anh
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.2.9. Trong việc thực hiện chính sách tôn giáo

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc tôn giáo.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

9


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoach,
dự án phát triển kinh tế- xã hội.
- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo, quyền tự do
tín ngưỡng, theo hoặc không theo tôn giáo nào.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn các hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn gióa hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái các quy định của pháp luật
và nhà nước.
2.2.10. Trong việc thi hành pháp luật và quản lý địa giới hành chính:

- Chỉ đạo tô chức cong tác tuyên truyền giáo dục pháp luật. kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và cua Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của nhà
nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tụ do, danh dự,
nhân phẩm, tài sản lợi ích của công dân.
- Tổ chức thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện, chỉ đạo công tác kiểm tra thanh nhà nước, tổ chức tiếp

dân, giải quyết khiếu nại tố cáo…
- Tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức bộ máy, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn của
UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương phân cấp của
UBND cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

10


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia điều chỉnh địa giới hành chính ở
đị phương trình HĐND cung cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, giải quyết.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Dũng.
3.1. Ban lãnh đạo UBND huyện Yên Dũng.
- Chủ tịch.
- Phó chủ tịch.
3.2. Các cơ quan chuyên môn.
- Văn phòng HĐND và UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND cấp huyện về
hoạt động của UBND, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham
mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.

- Phòng lao động- thương binh- xã hội: tham mưu giúp UBND cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: lao động, việc làm, dạy nghề,
tiền lương, bảo hiêm xã hội, bảo hiểm thất nghiêp, an toàn lao động, người có công
bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, chống tệ nạn xã hội.
- Thanh tra huyện: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi
quản lý nhà nước của UBND cấp huyện, thực hiện nhiệm vụ quyền hạn thanh tra giải
quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Phòng Tư Pháp: tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về: Tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi
trường, khí tượng thủy văn, đo đạc bản đồ.
- Phòng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn: Tham mưu giúp UBND
cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp,
diêm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, phát triển nông thôn, kinh tế hộ, kinh tế trang trại
nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông lâm ngư nghiệp găn với nghành nghề, làng
nghề trên địa bàn xã.
- Phòng Công Thương: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng,
phát triển đô thị: kiến trúc quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công
sở, hạ tầng kỹ thuật đô thị gồm (cấp thoát nước, vệ sinh môi trường đô thị, công
Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

11


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

viên cây xanh, chiếu sáng, rác thải,bến, bãi đỗ xe đô thị), giao thông, khoa học và

công nghệ.
- Phòng Giáo Dục và Đào Tạo: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục đào tạo bao gồm: mục tiêu
chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ
quản lý giáo dục, tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em,
quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo.
- Phòng Tài Chính- Kế hoạch:Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản , kế hoạch và đầu
tư, đăng kí kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế, hợp tác xã, kinh tế
tập thể, kinh tế tư nhân.
- Phòng Tài Nguyên Môi Trường: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, nước, khoáng sản, môi trường
và khí tượng thủy văn; đo đạc bản đồ.
- Phòng Y Tế: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: y tế cơ sở, y tế dự
phòng, khám chữa bệnh phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh,
chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang
thiết bị dân số.
- Phòng Văn Hóa Thông Tin: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về văn hóa gia đình, thể dục, thể thao và du lịch, bưu
chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin , phát thanh,
báo chí, xuất bản.
- Phòng Nội Vụ tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước ở các lĩnh vực:Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp
nhà nước; cải cách hành chính; xây dựng chính quyền cơ sở; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức
phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
3.3. Các đơn vị sự nghiệp.
- Trung tâm VH thông tin – thể thao.
- Trạm khuyến nông.

- Ban quản lý dự án 661.
- Ban quản lý dự án xây dựng.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

12


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Đài truyền thanh.
- Ban quản lý di tích lịch sử.
- Trung tâm phát triển quỹ đất.
- Đội quản lý giao thông trật tự, XD&MT.
- Văn phòng đăng ký QSDĐ.
Các đơn vị trực thuộc UBND huyện Yên Dũng có mối quan hệ mật thiết với nhau,
hỗ trợ tương tác để cùng nahu thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
(sơ đồ mục lục số 01)
II. GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN YÊN DŨNG.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Dũng
Địa chỉ: Số 2 - Tiểu khu 4 - Thị trấn Neo - Yên Dũng - Bắc Giang.
Số điện thoại: 02403870209
Fax: 3757586
Chánh văn phòng: Khổng Minh Tùng.
Phó chánh văn phòng:- Trần Văn Quyền.
- Trần Đức Hoàn.
- Phạm Văn Dũng.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND

huyện Yên Dũng.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Hội đồng nhân dân (viết tắt là HĐND &
UBND) huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giup việc của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện.
- Văn phòng HĐND& UBND huyện có chức năng tham mưu, tổng hợp,
giúp hội đồng nhâ dân và ủy ban nhân dân huyện tổ chức các hoạt động chung của
Hội đông nhân dân huyện. Tham mưu giúp việc Thường trực Hội đồng nhân dân
giám sát hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương, giúp Chủ tịch ủy
ban nhân dân và các Phó chủ tịch ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo điều hành. Đảm
bảo cung cấp thông tin phục vụ sự giám sát của HĐND, Thường trực HĐND và sự
chỉ đạo điều hành của UBND, chủ tịch UBND huyện và thông tin cho công chúng
theo quy định củ pháp luật. Đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, chủ tịch UBND huyện.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

13


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Văn phòng HĐND&UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và
được mở tài khoản tại kho Bạc nhà nước theo quy định cua pháp luật.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND&UBND huyện Yên
Dũng.
- Xây dựng và trình HĐND, UBND huyện chương trình cồn tác tháng, quý,
cả năm của HĐND&UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, UBND cấp xã
thực hiện chương trình công tác của HĐND-UBND huyện sau khi được phê duyệt,

theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan, UBND các xã, thị
trấn theo quy định của phâp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự giám sát của
HĐND, Thường trực HĐND, sự lãnh đạo điều hành của UBND huyện, chủ tịch
UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo
định kỳ, đột xuất được giao theo quy định.
- Tham mưu, giúp Thường trực HĐND&UBND huyện lập dự kiến chương
trình xây dựng nghị quyết của HĐND huyện, trình HĐND huyên quyết định tại
thời kỳ họp cuối năm, soạn thảo Nghị quyết của HĐND huyện theo sự phân công
của Thường trực HĐND huyện.
- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý cảu Văn phòng HĐND&UBND
huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của
Thường trực HĐND, chủ tịch UBND huyện, theo dõi kiểm tra đôn đốc các cơ
quan, đơn vị được phân công chủ trì soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân phụ
trách.
- Có ý kiến kiểm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ
quan, đơn vị trước khi trình UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện xem xét,
quyết định.
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện, chủ tịch UBND huyện
giữ mới quan hệ công tác với huyện ủy, Thường trực huyện ủy, Ủy ban MTTQ,
các đoàn thể nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của trung ương, tỉnh đóng
trên địa bàn huyện.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND , quyết định, chỉ
thị của UBND, chủ tịch UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ
quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp HĐND và UBND huyện phối hợp với
các cơ quan chức năng giám sát, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các văn
bản đó tại các cơ quan, UBND các xã, thị trấn.
- Chủ trì, phối hợp vơi các cơ quan Tư pháp dự kiến chương trình xây dựng

quyết định, chỉ thị của UBND để trình UBND huyện quyết định tại phiên họp
tháng 12 hàng năm của UBND huyện.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

14


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của văn phòng HĐND&UBND huyện.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý văn phòng HĐND&UBND huyện theo quy định
của pháp luật và phân công của Thường trực HĐND và chủ tịch UBND huyện.
- Tổ chưc các phiên họp, hội nghị, các buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt
động của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, chủ tịch
UBND huyện, bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND Thường trực HĐND
huyện, UBND huyện, chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy
định của HĐND&UBND huyện.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của văn phòng HĐND&UBND huyện.
- Quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý của UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND, Thường trực HĐND huyện và
UBND huyện, chủ tịch UBND huyện giao
2.3. Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND huyện.
Văn phòng HĐND&UBND huyện có chánh văn phòng và không quá 03 Phó
chánh văn phòng.
Chánh văn phòng, phó tránh văn phòng HĐND&UBND huyện do chủ tịch
UBND huyện bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của
pháp luật.
Chánh văn phòng HĐND&UBND huyện là người đứng đầu, chịu trách
nhiệm trước HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, chủ tịch UBND huyện và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng HĐND&UBND huyện; đồng
thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Phó tránh văn phòng HĐND&UBND huyện được Chánh vưn phòng phân
công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng,
trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
 Cơ cấu tổ chức.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

15


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Khối chuyên viên nghiên cứu thuộc văn phòng HĐND&UBND huyenj
được tổ chức thành các bộ phận theo lĩnh vực công tác chuyên môn, nghiệp vụ cụ
thể như sau:
- Bộ phận tổng hợp gồm các chuyên viên phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa;
Nội chính; Kinh tế - Đất đai; Nông nghiệp và XDCB; Hội đồng nhân dân;
Công nghệ thông tin.

- Bộ phận tiếp tân, tiếp nhận và trả kết quả gồm các cán bộ, chuyen viên phụ
trách các lĩnh vực: Tiếp dân; Tài chính – kinh tế; Lao động – TB&XH; tài
nguyên và môi trường.
Khối hành chính gồm:
- Bộ phận Văn thư lưu trữ;
- Bộ phận hành chính – quản trị (bao gồm các cán bộ hành chính, lái xe,
điện nước, bảo vệ, chăm sóc sân vườn).
2.4. Mối quan hệ công tác.
Đối với văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh: Văn
phòng HĐND&UBND huyện chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh; văn phòng UBND tỉnh. Văn phòng
HĐND&UBND huyện có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ hoạt
động của HĐND, UBND huyện và tình hình kinh tế - xã hội của huyện với văn
phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh; đồng thời tiếp nhận và
xử lý thông tin do văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh
chuyển đến theo quy định.
Trong quan hệ với văn phòng Huyện ủy: Văn phongg HĐND&UBND
huyện phối hợp chặt chẽ với văn phòng Huyện ủy để xây dựng công trình công tác,
nhằm đảm bảo thống nhất với chương trình công tác của Huyện ủy, Ban thường vụ
Huyện ủy, thường trực HĐND huyện; trao đổi thông tin kịp thời về những chủ
trương chỉ đạo, điều hành của Huyện ủy, Ban thường vụ huyện ủy và giám sát của
HĐND huyện.
Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

16


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Quan hệ với các cơ quan thuộc UBND huyện, UBND cấp xã: Văn phòng
HĐND&UBND huyện thực hiện kiểm tra hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn
phòng đói với văn phòng cơ quan thuộc UBND huyện, UBND huyện, UBND cấp
xã; phối hợp đề xuất với HĐND, UBND huyện những vấn đề liên quan nhằm triển
khai thực hiện các chủ trương, chính sách của trung ương, tỉnh, Nghị quyết của
Huyện ủy, HĐND huyện, quyết định, chỉ thị UBND huyện và chủ tịch UBND
huyện.
Phối hợp với phòng Nội vụ tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác
văn phòng cho cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng các cơ quan thuộc
UBND huyện, UBND cấp xã, hướng dẫn các cơ quan thuộc UBND huyện, UBND
cấp xã kiện toàn đội ngũ cán bộ văn phòng theo đúng chức danh, tiêu chuẩn nghiệp
vụ theo quy định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng Chính phủ và Bộ Trưởng
Bộ Nội vụ.
(xem mục lục số 02 )
2.5. Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng HĐND&UBND huyện
Yên Dũng
(Xem phụ lục số 03)
III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA THƯ KÝ VĂN
PHÒNG TẠI HĐND&UBND HUYỆN YÊN DŨNG.
Tại văn phòng HĐND&UBND huyện Yên Dũng tình hình hoạt động của
người thư ký được thể hiện như sau:
Mô hình tổ chức làm việc của người thư ký văn phòng được quy định là mỗi
chuyên viên được phân công giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND theo dõi
một số ngành một số lĩnh vực, do chánh văn phòng phân công và chịu trách nhiệm
cá nhân về những công việc do mình thực hiện cụ thể như sau:
 Chuyên viên về lĩnh vực văn hóa – xã hội có nhiệm vụ. Giúp Chánh văn
phòng theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, ban ngành, đoàn thể, UBND các
xã, thị trấn về lĩnh vực văn hóa – xã hội. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổng
Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

17


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hợp tình hình, báo cáo lãnh đạo văn phòng tại cuộc họp giao ban hàng tháng và
theo yêu cầu của Chánh văn phòng.
Trực tiếp soạn thảo các văn bản phục vụ cho công tác chi đạo điều hành của
Thường trực HĐND, UBND huyện và văn phòng; kiểm tra xem xét chịu trách
nhiệm trước Chánh văn phòng về nội dung, thể thức, thủ tục pháp lý các văn bản
của cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội trước
khi trình Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét giải quyết.
Giải quyết các công việc cho khách đến làm việc tại cơ quan, hướng dẫn
khách về thủ tục hành chính, soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản cho khách trước
khi trình cho lãnh đạo.
 Chuyên viên lĩnh vực kinh tế
Giúp Chánh văn phòng theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, ban ngành,
đoàn thể, UBND các xã thuộc lĩnh vực kinh tế, theo dõi đôn đốc, tổng hợp tình
hình kinh tế các xã, thị trấn trong địa bàn huyện báo cáo lãnh đạo văn phòng tại
cuộc họp giao ban hàng tháng và theo yêu cầu của Chánh văn phòng.
Thu thập báo cáo ác quý của UBND các xã, thị trấn, các ban ngành trong địa
bàn huyện để tổng hợp và trình lãnh văn phòng. Trong cuộc họp, hội nghị sơ kết,
tổng kết quý của ủy ban thì chuyên viên có nhiệm vụ là tổng hợp các tài liệu.
Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện tổng
hợp, cập nhật thông tin về các hoạt động kinh tế - xã hội của huyện vào tran wed
của huyện để cập nhật thông tin về kinh tế.
 Chuyên viên trong lĩnh vực y tế - giáo dục.

Thực hiện các công việc do ban lãnh đạo phân công như:
Theo dõi, tham mưu về công tác y tê, giáo dục, dân số, phòng chống
HIV/AIDS và phòng chống ma túy, mại dâm trên địa bàn huyện.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

18


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Giúp Chánh văn phòng theo dõi tình hình hoạt động của các công sở, ban
ngành cụ thể trong lĩnh vực y tế, giáo dục (các bệnh viện, trạm xá, trường hợp trên
địa bàn huyện).
Theo dõi đôn đốc tổng hợp tình hình hoạt động của các sở ban ngành trên
địa bàn về các nhiệm vụ được giao, thu thập các báo cáo tài liệu của các ngành
trong từng quý để tổng hợp và trình lãnh đạo.
Trực tiếp soạn thảo các văn bản có liên quan đến lĩnh vực y tế, giáo dục,
kiểm tra xem xét, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nội dung về thể
thức, thủ tục pháp lý.
Khi khách đến văn phòng liên hệ công việc thì chuyên viên có nhiệm vụ là
hướng dẫn cho khách ác thủ tục để giải quyết công việc. khi khách có yêu caaud về
giải quyết văn bản thì thư ký phải trình lãnh đạo để giải quyết văn bản cho khách.
 Chuyên viên tin học văn phòng có nhiện vụ.
Sắp xếp thời gian làm việc, cập nhật thông tin về lịch làm việc của cơ quan,
lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan, bảo quản, sửa chữa các hệ thống máy tính,
phần mềm của cơ quan.
Cập nhật các phần mềm để quản lý tài liệu cho cơ quan, thành lập trang wed

riêng và theo dõi tin tức của cơ quan.
3.1. Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện
Yên Dũng.
Chức năng của người thư ký được chia làm hai nhóm chức năng.
Thứ nhất là nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao
gồm: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm
tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo…
Phần lớn thời gian của người thư ký là làm việc với văn bẩn, giấy tờ, tiếp
nhận xử lý giải quyết văn bản. Mục đích của công việc này là để giải phóng thời

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

19


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

gian làm của lãnh đạo vào các công việc như đọc và phân loại tài liệu quan trọng
và không quan trọng cho lãnh đạo.
Thư ký cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong công
việc giải quyết văn bản. Trong việc tiếp nhận văn bản đến thì người thư ký phải
kiểm tra kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng các văn bản thuộc thẩm quyền của ai giải
quyết và trình cho lãnh đạo. thư ký cần phân loại tài liệu nào cần giải quyết trước
tài liệu nào có thể giải quyết sau để có phương án kịp thời giải quyết.
Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan
người thư ký có nhiệm vụ cụ thể như giúp lãnh đạo thảo van bản trong các trường
hợp khi lãnh đạo sạo thảo văn bản bằng tay, đọc cho thư ký đánh máy…
Là cầu nối trung gian giữa lãnh đạo và nhân viên, giưa cơ quan này và cơ

quan khác. Giúp thủ trưởng cơ quan truyền đạt và thu thập thông tin từ nhiều phía.
Như vậy có thể thấy nhiệm vụ của người thư ký trong việc soạn thảo và ban
hành văn bản đòi hỏi người thư ký phải vận dụng nhiều kỹ năng và trình độ chuyên
môn về nghiệp vụ thật tốt để thực hiện công việc lãnh đạo giao cho một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
Ví dụ khi lãnh đạo giao cho thư ký viết biên bản hội nghị thì việc này đòi
hỏi người thư ký cần có khả năng tổng hợp, đánh giá và khả năng tốc ký và khả
năng đánh máy tốt…
Thứ hai công tác tổ chức hành chính bao gồm: Tổ chức tiếp đãi khách, tổ
chức hội nghị, chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác, tổ chức nhân sự…
Trước tiên về tổ chức tiếp khách, đãi khách: người thư ký cần hiểu được
mục đích, nguyên tắc trong khi tiếp khách. Tiếp khách là hoạt động giao tiếp nhân
sự, nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu giap tiếp – thông tin của khách và qua các
thông tin đó mà phục vụ cho công việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua quá trình giao tiếp có thể cho đối tượng giao
tiếp có những đánh giá ban đầu về công ty, lấy được thiện cảm của đối tượng giao
tiếp. Điều này có ảnh hưởng rất lớn tới vị thế và hình ảnh của cơ quan.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

20


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Trong cơ quan hoạt động tiếp khách của người thư ký là giao tiếp điện thoại,
giao tiếp văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo cho cơ quan.
Thư ký nắm bắt được các nguyên tắc trong giao tiếp có vai trò rất quan trọng

trong việc trợ giúp cho công việc tiếp đãi khách của cơ quan được tốt hơn.
Đầu tiên thư ký phải biết ton trọng đối tượng giao tiếp như biết lắng nghe,
biết kết hợp hài hòa của các bên giao tiếp bên cạnh đó người thư ký phải biết tôn
trọng và thực hiện các nội quy, quy chế cơ quan, hay những chuẩn mực đạo đức,
phong tục tập quán ở địa phương để giao tiếp được thành công.
Trong hoạt động đãi khách của cơ quan. Đây không phải là hoạt động phổ
biến của cơ quan nhưng đó là một công cụ quan trọng cần thiết cho công tác đối
ngoại trong công sở.
Người thư ký trong hoạt động tiếp khách cũng rất quan trọng. Công việc đầu
tiên họ phải chuẩn bị là lập dánh sách khách mời đại biểu tham dự. Trong công
việc này người thư ký phải hiểu được tính khách quan, tính thứ bận của việc lập
danh sách khách mời.
Thứ hai là việc xắp xếp các vị trí khách mời theo danh sách đã lập, người
thư ký phải nắm rõ được chức danh, địa vị của khách để sắp xếp cho hợp lý.
Thứ ba là việc chuẩn bị giấy mời, thư ký soạn thảo giấy mời theo quy định
của cơ quan và phải đảm bảo tính tranh trọng, thẩm mĩ và có tính pháp lý.
Về hình thức đãi khách thì trong cơ quan UBND huyện Yên Dũng, hình
thức đãi khách chủ yếu được sử dụng đó là hình thức giải khách, tổ chức tiệc trà.
Như vậy có thể nhận thấy nhiệm vụ của người thư ký trong công tác tổ chức
tiếp đãi khách là rất quan trọng đòi hỏi người thư ký phải năng động, nhạy bén
trong công việc và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt luôn hoàn thành các công
việc được giao.

 Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong việc tổ chức hội nghị.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

21

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Hội nghị là một hình thức hội họp phổ biến nhất trong cơ quan nhà nước và
các đơn vị sự nghiệp. Ví dụ như hội nghị tổng kết năm 2014 và đề ra phương
hướng hoạt động năm 2015, hội nghị xây dựng nông thôn mới.
Mục đích của hội nghị là tổng kết, đánh giá hiệu quả công việc và thông báo
triển khai các nhiệm vụ mới.
Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức hội nghị là rất quan trọng.
Bao gồm các nội dung sau:
- Trước khi hội nghị diễn ra người thư ký cần lập kế hoạch cho hội nghị.
Tùy theo tính chất, quy mô, tầm vóc của hội nghị mà lập kế hoạch cho phù hợp.
Một bản kế hoạch cần đảm bảo đúng thể thức văn bản, có tính khả thi, nôi dung
thông tin gồm: tên hội nghị, thời gian hội nghị, địa điểm, thành phần tham dự…sau
khi soạn thảo xong trình cho lãnh đạo xem xét phê duyệt.
Xây dựng chương trình nghị sự, lập danh sách đại biểu, soạn thảo giấy mời,
chuẩn bị địa điểm, thời gian, chuẩn bị ghi biên bản hội nghị.
- Trong khi hội nghị diễn ra thư ký phải thực hiện các công việc như dond
tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu, giữ đúng thời gian nghỉ giải lao, thông báo cho
các đại biểu đọc tham luận, ghi biên bản hội nghị.
- Sau khi hội nghị kết thúc thư ký cần phối hợp với các bộ phận liên quan để
giải quyết các thủ tục, giấy tờ có liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Thu thập tài
liệu giấy tờ để lập hồ sơ đối với các hội nghị lớn và lưu biên bản đối với các hội
nghị nhỏ. Giúp thủ trưởng thông báo, triển khai các nhiệm vụ đã được thống nhất
trong hội nghị. Tổ chức họp rút kinh nghiệm. Soạn thảo công văn cảm ơn đối với
các đại biểu quan trọng tới tham dự hội nghị.

 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Trong hoạt động của cơ quan thì việc đi công tác gắn liền với chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan.
Người thư ký có vai trò quan trọng trong việc tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo cụ thể được thể hiện như sau:

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

22


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Trước khi lãnh đạo công tác: Là hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và
trí của thủ trưởng. Nắm vững được mục đích của chuyến đi công tác từ đó lập kế
hoạch cho chuyến đi công tác. Bản kế hoạch cần phải rõ ràng chính xác, và phải
đảm bảo các yêu cầu cơ bản như: Thể thức của văn bản; Tính khả thi của việc thực
hiện; Có các nội dung thông tin cơ bản gồm: Mục đích, nội dung, thành phần, địa
điểm, thời gian, tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng…Thứ hai thư ký phải liên hệ với
nơi tiếp nhận chuyến đi công tác, bằng các hình thức như gửi công văn liên hệ, đi
liên hệ trực tiếp…v.v. Tất cả những công việc này thư ký cần làm một cách nhanh
chóng, kịp thời và chính xác đảm bảo cho việc đi công tác của lãnh đạo đúng thời
gian quy định.
Trong khi lãnh đạo đi công tác thư cần làm các công việc: Công việc của thư
ký là trợ giúp thủ trưởng giải quyết các công việc song điều này không có nghĩa là
thư ký được toàn quyền sử dụng thời gian lãnh đạo đi công tác. Trong thời gian
lãnh đạo đi công tác thư ký tiếp tục thực hiện các công việc thường ngày và các
nhiệm vụ mà lãnh đạp giao cho. Tổ chức họp bàn giao công việc giữa thủ trưởng
và các cá nhân có liên quan. Ghi nhật ký công tác. Đôn đốc giám sát các phòng ban
chức năng thực hiện đúng chương trình kế hoạch mà thủ trưởng giao cho. Thường

xuyên giữ liên hệ với thủ trưởng trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Sau chuyến đi công tác của lãnh đạo thư ký cần làm các công việc như: Giải
quyết các giấy tờ thủ tục liên quan tới chuyến đi công tác của lãnh đạo. Thu thập
giấy tờ, tài liệu sau chuyến đi để lập thành hồ sơ. Tổ chức cuộc họp để thông báo
kết quả và triển khai các công việc, tổ chức rút kinh nghiệm. Trình nhật ký công
tác. Soạn thảo thư cảm ơn tới nơi đã tiếp nhận chuyến đi công tác.
Có thể khẳng định việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo là một trong
những nhiệm vụ cơ bản của người thư ký. Sự thành công của chuyến đi công tác có
sự đóng góp rất lớn của người thư ký ngay từ khâu lập kế hoạch cho tới khi tổ chức
thực hiện và đánh giá kết quả của chuyến đi công tác.

 Tổ chức phòng làm việc khoa học.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

23


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Tổ chức phòng làm việc khoa học quyết định tới hiệu quả và năng suất công
việc của đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong mỗi cơ quan tổ chức. Việc làm
này đòi hỏi người thư ký phải có đôi mắt thẩm mĩ, cái nhìn tinh tế kết hợp với trình
độ chuyên môn và hiểu biết xã hội. Để đảm bảo năng suất lao động và loại bỏ
những yếu tố ảnh hưởng không tốt thì khi thiết kế phòng làm việc cần chú ý các
yếu tố như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng động, màu sắc, ánh sáng, tiện nghi vệ
sinh, tư thế và thao tác lao động….
Thứ nhất nhiệt độ ảnh hưởng tới sức khỏe của con người, ở nhiệt độ thấp,

phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí nhưng không phải do lao động mà để
chống lại cái lạnh. Khi nhiệt độ bên ngoài hạ thấp thì hoạt động trao đổi nhiệt độ
và điều hòa nhiệt của cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lượng tăng lên, khả năng chú
ý của con người giảm nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động. Nhiệt độ cao quá
hay thấp quá đều ảnh hưởng xấu tới năng suất và hiệu quả của người lao động. Do
đó phòng làm việc phải có các thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa. Mùa đông
phải có thiết bị sưởi ấm, mùa hè phải có thiết bị làm mát và hệ thống thông gió.
Nhiệt độ phù hợp trong phòng làm việc mùa đông là 18 o c. Để theo dõi nhiệt độ
một cách thường xuyên phòng làm việc cần đo nhiệt độ một cách thường xuyên
cần có nhiệt kế treo tường. Ngoài ra cần phải chú ý sử dụng màu sắc hài hòa, hợp
lý giữa các bức tường và màu sơn cửa sổ và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp.
Thứ hai tiếng động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống thần kinh của con
người và năng suất lao động của con người. Trong khủng cảnh quá ồn ào con
người sẽ bị đãng trí. Nếu tiếng động quá lớn và liên tục có thể gay ra tình trạng rối
loạn thần kinh. Vì vậy phải tìm mọi cách để hạn chế tiếng ồn. Trong văn phòng
tiếng động thường phát ra do các nguyên nhân sau:
- Nhân viên nói chuyện quá to.
- Cánh cửa đập mạnh gây tiếng động lớn.
- Tiếng nói chuyện điện thoại trong phòng quá to.
- Tiếng đánh máy chữ…

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

24


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Do vậy tại các cơ quan thường xây dựng thành các nội quy quy định đối với
các công nhân, viên chức và đối với khách đến liên hệ. Như đi nhẹ, nói khẽ,ra vào
đóng cửa nhẹ nhàng…
Thứ ba màu sắc cũng tác đông lớn đến tâm lý của người thư ký cũng như
của cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan. Những gam màu nóng kích thích
sự hưng phấn làm việc trong thời gian ngắn, các gam màu lạnh có khả năng kích
thích năng suất lao động trong thời gian dài.
Thứ tư ánh sáng thích hợp có ảnh hưởng đến năng suất lao động, thông
thường phải sử dụng hai loại ánh sáng (ánh sáng của mặt trời), ánh sáng nhân tạo
(ánh sáng từ ánh điện). Ánh sáng tự nhiên rất thích hợp với công việc của người
thư ký. Ánh sáng tự nhiên lý tưởng chiếu từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.
Khi sử dụng đèn chiếu sáng cần chú ý ánh sáng chói quá hoặc quá gần sẽ làm rối
loạn thị giác gây ra sự mệt mỏi. Trần nhà bẩn sẽ làm giảm 50% năng suất chiếu
sáng của đèn, tường nhà càng sáng thì độ phản chiếu ánh sáng càng lớn.
Thứ năm tiện nghi về sinh, khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày người thư
ký sống và làm việc tại phòng. Vì vậy khi người thư ký thấy thoải mái dễ chịu và
yêu mến nơi làm việc của mình thì năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt. Một trong
những điều kiện để đảm bảo cho người thư ký thoải mái là việc bố trí tiện nghi vệ
sinh thích hợp, thuận tiện, không gây ra phiền phức, khó chịu.
Thứ sáu là tư thế và thao tác lao động, cần loại bỏ các động tác thừa, thay
đổi tư thế làm việc cho phù hợp, nhịp nhàng trong các thao tác, sử dụng đồng thời
cả hai tay…
Yếu tố không thể thiếu là việc ăn uống bổ sung và giải lao trong lúc làm
việc.
Bên cạnh các yếu tố trên thì việc bố trí phòng làm việc phải tuân thủ theo
các nguyên tắc:
- Thuận tiện: được thể hiện ở sự thuận tiện trong cách bố trí bàn ghế, tủ sách,
kệ giá…
- Phù hợp với điều kiện kinh tế của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Đàm Thị Nữ - Lớp Thư Ký Văn Phòng 12A

25