Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại SỞ nội vụ TỈNH LẠNG sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (562.78 KB, 52 trang )
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG
SƠN.......................................................................................................................5
I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN.......................................5
1. Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn.......................................................5
2. Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn..............................................6
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN...................................................................8
1. Vị trí và chức năng...................................................................................8
2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................8
3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................14
4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1).......................................17
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG SỞ..............................................................................18
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở. 18
2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả.........................................................................................................20
2.1 Đặc điểm tình hình................................................................................20
2.2. Vị trí, chức năng...................................................................................20
2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.................20
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2)...................................22
4. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo...........................................22
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI
THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN...................................................25
1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng.........25
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................26
2.1. Biên chế, trình độ, của cán bộ văn thư trong phòng.............................26
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm (2014)................................26
2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến....................................................26
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN
PHÒNG..............................................................................................................32
1. Quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng ...........32
2. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan.............................................................................................................34
3. Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan...................................................34
4. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo...............................................................................................................36
Nguyễn Diệu Quyên
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
5. Ưu nhược điểm của mô hình tổ chức phòng làm việc.............................37
6. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng............37
PHẦN III............................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................40
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn
phòng của người thư ký trong cơ quan........................................................40
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................42
III.Kết luận..................................................................................................43
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................40
Nguyễn Diệu Quyên
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
LỜI NÓI ĐẦU
Nguyễn Diệu Quyên
1
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự
xuất hiện vị trí của người thư ký trong văn phòng lãnh đạo là điều tất yếu và
không thể thiếu được. Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo
trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của
văn phòng. Với vai trò quan trọng đó ngành thư ký đang là tiêu điểm của mọi sự
lựa chọn ngành nghề hiện nay. Nó chiếm được vị trí khá quan trọng trong xã hội
đồng thời gánh trên vai trọng trách lớn về sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước.
Là một công việc “hot”, tuy nhiên thư ký là một nghề còn mới ở nước ta.
Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi người thư ký phải không ngừng nâng cao
nghiệp vụ chuyên môn của mình. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của ngành Thư
ký văn phòng và công tác văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không
ngừng đổi mới và nâng cao trình độ đào tạo. Đến nay Trường đã tham gia đào
tạo các ngành nghề: Quản trị văn phòng, Quản trịu nhân lực, Thư ký văn phòng,
Văn thư, Lưu trữ... góp phần đáp ứng những nhu cầu của xã hội.
Để cho sinh viên có cơ hội học hỏi kinh nghiệm, bước đầu làm quen với
chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhà trường đã đưa ra “chiến lược đào tạo” đó
là giành hai tháng cho sinhviên đi thực tập để vận dụng những kiến thức đã học,
tạo cho riêng mình một tác phong cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và đây cũng
là một cơ hội tốt cho chúng ta rèn luyện tư cách đạo đức và phong cách của một
người Thư ký văn phòng.
Mục tiêu quá trình thực tập hướng đến là:
- Giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức để
kiểm nghiệm kiến thức đã được học.
- Nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ
quan tổ chức.
-
Trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ của ngành thư ký
văn
phòng như: văn bản, văn thư, giao tiếp, tiếp khách.
- Rèn luyện được các kĩ năng: quan sát, phân tích, đánh giá, kĩ năng giao
tiếp tại cơ quan, kĩ năng đánh máy, viết báo cáo tổng hợp.
Nguyễn Diệu Quyên
2
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Nhận thức đúng đắn về nghề thư ký văn phòng, có thái độ tích cực trong
việc rèn luyện và học tập; có ý thức chấp hành tốt nội qui, qui chế làm việc, có
tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao trong quá trình thực tập.
* Tuy thời gian thực tậpkhông lâu nhưng đây là kết quả đầu tiên và là công
trình đánh dấu bước trưởng thành của em sau 3 năm học và rèn luyện tại trường.
Trong thời gian thực tập, cơ quan đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em học hỏi,
làm quen với những công việc văn phòng, các anh (chị), cô (chú) làm việc tại
Văn phòng Sở là những người trực tiếp hướng dẫn chỉ dạy cho em. Với những
kiến thức được học, em đã áp dụng vào công việc thực tế nhằm đúc kết và
rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân về chuyên môn
nghiệp vụ cũng như các lĩnh vực: Văn phòng, Văn thư-lưu trữ…
Việc trang bị những kiến thức cơ bản là điều rất quan trọng và cần thiết để
hoàn thành những công việc được giao tại cơ quan thực tập. Báo cáo thực tập là
kết quả cuối cùng, nó là tất cả những kinh nghiệm, bài học mà em đã có được
trong quá trình thực tập tại cơ quan. Do báo cáo còn nhiều thiếu xót, vì vậy em
mong có được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để bài báo cáo của em được
hoàn chỉnh hơn, để em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và là hành
trang thuận lợi cho em trong quá trình làm việc sau này.
Nguyễn Diệu Quyên
3
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Em xin chân thành cảm ơn!
Trường Đại học Nội vụ Hà
Lạng Sơn, ngày 27 tháng 04 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Diệu Quyên
Nguyễn Diệu Quyên
4
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ
TỈNH LẠNG SƠN
I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TỈNH LẠNG SƠN
1. Điều kiện tự nhiên của tỉnh Lạng Sơn
"Đồng Đăng có phố Kỳ Lừa,
Có nàng Tô Thị, có Chùa Tam Thanh.
Ai lên xứ Lạng cùng anh
Bõ công bác mẹ sinh thành ra em”
Câu ca dao ấy như lời mời gọi tha thiết mặn nồng những ai chưa một lần
đặt chân đến xứ Lạng. Và ai đã đến rồi lại mong có nhiều lần trở lại. Mảnh đất Xứ
Lạng ấy chính là tỉnh Lạng Sơn ngày nay.
Là một trong ba cửa ngõ lớn ở phía Bắc Tổ quốc, Lạng Sơn có trên 223
km đường biên giới với Trung Quốc, cách thủ đô Hà Nội 150 km, vừa có đường
bộ vừa có đường sắt đi lại dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng. Lạng Sơn có 2
cửa khẩu quốc tế, 2 cửa khẩu quốc gia và 7 cặp chợ đường biên, là trung tâm
mua bán, trao đổi hàng hóa sầm uất. Với điều kiện hiếm có đó, Lạng Sơn là một
tiềm năng để phát triển thương mại và du lịch.
Nguyễn Diệu Quyên
5
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Lạng Sơn là miền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc, mang sắc thái riêng,
được bảo tồn và giữ gìn lâu đời. Với diện tích tự nhiên hơn 8.000km2, Lạng Sơn
có 23 dân tộc anh em chung sống, đông nhất là người Kinh, Tày, Nùng....
Thuộc vùng khí hậu á nhiệt đới, gió mùa. Có rừng nguyên sinh và thảm
thực vật phong phú nên khí hậu ở đây quanh năm trong lành, mát mẻ. Mùa đông
khá lạnh nên khi nhiệt độ xuống thấp, trên đỉnh núi Mẫu Sơn- Lạng Sơn xuất
hiện tuyết rơi. Đó là điều đặc biệt mà thiên nhiên đã ban tặng cho mảnh đất
Lạng Sơn về tiềm năng du lịch.
Với địa hình chủ yếu là đồi núi, chúng ta không thể nào quên được dãy
núi đá Kai Kinh sừng sững thế trận phòng thủ năm xưa với ải Chi Lăng ghi đậm
những chiến công của bao thế hệ trong quá trình dựng nước và giữ nước. Đến
thành phố Lạng Sơn, ta được ghé thăm thành nhà Mạc, dấu ấn một thời phong
kiến Mạc- Lê- Trịnh cách đây gần 400 năm. Đến chùa Tam Thanh ngước nhìn
lên núi đá, chúng ta nhìn thấy tượng mẹ bồng con mang tên nàng Tô Thị, biểu
tượng cho lòng thuỷ chung son sắt của người phụ nữ Việt Nam ôm con đứng đợi
chồng đi đánh giặc giữ nước. Vì vậy, có thể nhận thấy trải qua nhiều thời kỳ
thăng trầm của lịch sử hàng nghìn năm, mảnh đất và con người Lạng Sơn ở
miền biên cương phía Bắc của Tổ quốc, đã tồn tại và gắn bó với máu thịt , với
sự gắn bó của dân tộc đất nước.
2. Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Lạng Sơn
Lạng Sơn bao gồm có 11 huyện, thị. Trong quá trình phát triển những
năm gần đây tỉnh Lạng Sơn đã có những bước phát triển nhanh hơn về an ninh,
chính trị; trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững; vật chất, tinh thần nhân dân
được cải thiện. Điều đó, sẽ tạo tiền đề quan trọng cho sự phát triển kinh tế xã hội
của địa phương trong những năm tiếp theo.
Nguyễn Diệu Quyên
6
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Kinh tế của thành phố Lạng Sơn chủ yếu dựa vào du lịch và dịch vụ mà
chủ yếu là buôn bán. GDP bình quân đầu năm 2010 đạt 2.600 USD/ người. Năm
2010 kim ngạch xuất nhập khẩu qua các cửa khẩu của Lạng Sơn đạt gần 1430
triệu USD.
Với vai trò là điểm đầu của Việt Nam trên tuyến hành lang kinh tế Nam
Ninh (Trung Quốc)- Lạng Sơn- Hà Nội- Hải Phòng và cửa ngõ nối Trung Quốc
với các nước ASEAN, Lạng Sơn đang tập trung khai thác các tiềm năng, thế
mạnh của tỉnh, xây dựng và phát triển khu kinh tế cửa khẩu Đồng Đăng- Lạng
Sơn thành vùng kinh tế động lực, phát triển đô thị, công nghiệp, thương mại và
dịch vụ. Góp phần nâng cao vị thế không chỉ riêng của Lạng Sơn và mà cả Việt
Nam trong tiến trình hội nhập và phát triển.
Nguyễn Diệu Quyên
7
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC SỞ
NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN
1. Vị trí và chức năng
- Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;
tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử
của tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Bộ Nội vụ.
Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tại số 04 đường Quang Trung, phường
Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn.
- Tên giao dịch quốc tế: Home Affairs Department of Lang Son province.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước được giao.
2.3 Về tổ chức bộ máy:
Nguyễn Diệu Quyên
8
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy
đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
- Thẩm định văn bản của các cơ quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các Chi
cục và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước
thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự
nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để các cơ quan trình Uỷ ban nhân
dân tỉnh quyết định theo quy định;
- Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành
lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định
của pháp luật;
- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp
nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban
nhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân
dân tỉnh quyết định theo thẩm quyền;
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân
dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng
dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật.
2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
- Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địa
phương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ở
địa phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khi
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
- Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp nhà nước;
Nguyễn Diệu Quyên
9
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn
thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sự
nghiệp của nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.5 Về tổ chức chính quyền:
- Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương
các cấp trên địa bàn;
- Tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các
cấp; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử
đại biểu Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả bầu cử đại biểu
Hội đồng nhân dân các cấp;
- Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Giúp Hội
đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ
tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công
tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng,
chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp
để tổng hợp, báo cáo theo quy định.
2.6 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
- Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định
của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan
tới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành
chính, nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét,
quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn của
cơ quan có thẩm quyền. Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng
dẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp
luật;
- Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính
của tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;
Nguyễn Diệu Quyên
10
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, khối phố theo quy định của
pháp luật và của Bộ Nội vụ.
2.7 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện Quy chế dân chủ tại
xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước trên
địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
2.8 Về Cán bộ, công chức, viên chức:
- Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã;
- Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản về tuyển
dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối
với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cấp xã theo
quy định của pháp luật;
2.9 Về Cải cách hành chính:
- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cách
hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây
dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại
hoá nền hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theo
quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định các
chủ chương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu
quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp
các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách
hành chính;
2.10 Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:
- Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép
thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn
theo quy định của pháp luật;
Nguyễn Diệu Quyên
11
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi
Chính phủ trong tỉnh. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với
các hội, tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và các
chế độ, chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật.
2.11 Về công tác thanh niên
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
dự án liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định,
chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý
nhà nước về công tác thanh niên trên địa bàn tỉnh;
- Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanh
niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của
tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giải
quyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên;
2.12 Về công tác tôn giáo:
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn
giáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu
hành, nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;
- Tham gia quản lý các khu di tích, danh lam, thắng cảnh có liên quan đến
tôn giáo;
- Hướng dẫn tổ chức làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo thuộc
Phòng Nội vụ cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy
định của pháp luật.
2.13 Về công tác văn thư, lưu trữ:
- Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều
3, Quyết định số 102/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.
2.14 Về công tác thi đua, khen thưởng:
Nguyễn Diệu Quyên
12
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác thi đua, khen thưởng theo quy định tại
Điều 2, Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân
tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ.
2.15 Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.16 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí
và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân
tỉnh giao theo quy định của pháp luật.
2.17 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh
vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức
năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức
của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh.
2.18 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ
quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,
cấp xã, thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu
trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực
khác được giao.
2.19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; công tác pháp
chế của Sở; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản
lý và chuyên môn, nghiệp vụ được giao.
2.20 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các
lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở.
2.21 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ
Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
Nguyễn Diệu Quyên
13
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
2.22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.
2.23 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.24 Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ
máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức
thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định
hoặc quyết định theo thẩm quyền.
2.25 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức
- Sở Nội vụ có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc sở.
- Giám đốc sở là người đứng đầu sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân
dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Sở về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công
tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở
ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở.
- Việc bổ nhiệm, điều động, miễn nhiệm, luân chuyển, từ chức đối với
Giám đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định và
theo quy định của pháp luật; việc khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ
chính sách đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức bộ máy:
- Phòng và tương đương thuộc sở:
+ Văn phòng;
+ Thanh tra;
+ Phòng Cải cách hành chính;
Nguyễn Diệu Quyên
14
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
+ Phòng Công chức, viên chức;
+ Phòng Công tác thanh niên;
+ Phòng Tổ chức, biên chế;
+ Phòng Tôn giáo;
+ Phòng Xây dựng chính quyền;
+ Phòng Pháp chế;
- Chi cục và tương đương trực thuộc sở:
+ Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
+ Ban Thi đua- Khen thưởng;
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, tổ chức trực thuộc Chi
cục Văn thư – Lưu trữ và Ban Thi đua- Khen thưởng do Giám đốc Sở Nội vụ
quy định;
+ Căn cứ tình hình thực tiễn, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề án trình
Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập các Chi cục và tương đương trực
thuộc sở khi đáp ứng các điều kiện, tiêu chí.
- Tổ chức sự nghiệp trực thuộc sở:
+ Căn cứ tình hình của tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác trực thuộc Sở
theo quy định của pháp luật.
3.1. Văn phòng Sở
- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở chỉ đạo, điều hành trong công tác: Tài
chính, kế toán, kế hoạch, tổng hợp, hành chính quản trị, tổ chức cán bộ, thi đua
khen thưởng, quân sự, dân quân, tự vệ, phòng cháy, chữa cháy, an ninh, trật tự
nội bộ, cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”, ứng
dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị Website đối với cơ quan Sở
Nội vụ và các tổ chức trực thuộc Sở.
3.2. Thanh tra Sở
Nguyễn Diệu Quyên
15
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Thanh tra sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện công tác
kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống
tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý các vi phạm pháp luật
trên các lĩnh vực công tác được Giám đốc sở giao theo quy định của pháp luật.
3.3. Phòng Cải cách hành chính
- Giúp Giám đốc sở thực hiện chương trình, kế hoạch, giải pháp về công tác cái
cách hành chính trên địa bàn toàn tỉnh và làm cơ quan thường trực công tác cải
cách hành chính.
3.4. Phòng Công chức viên chức
- Tham mưu; giúp Giám đốc sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong
công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức;
công tác đào tạo, bồi dưỡng; quản lý, tiếp nhận, bố trí học sinh, sinh viên cử
tuyển và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức, cán bộ, công chức cấp xã.
3.5. Phòng Công tác thanh niên
- Tham mưu, giúp Giám đốc sở quản lý nhà nước và tổ chức triển khai các
nhiệm vụ về công tác thanh niên và công tác vì sự tiến bộ của phụ nữ, bình đẳng
giới trên địa bàn toàn tỉnh.
3.6. Phòng Tổ chức biên chế
- Tham mưu, giúp Giám đốc sở quản lý nhà nước về tổ chức, bộ máy, biên chế
dối với các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị sự nghiệp; hoạt động dịch
vụ công trong các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý cán bộ, công chức,
viên chức, các chức danh trong doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức thuộc đối
tượng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.
3.7. Phòng Tôn giáo
- Tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh
vực tôn giáo trên địa bàn tỉnh.
3.8. Phòng Xây dựng chính quyền
Nguyễn Diệu Quyên
16
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Tham mưu, giúp Giám đốc sở thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với
các lĩnh vực: tổ chức hoạt động của chính quyền các cấp; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức cấp xã; tổ chức và hoạt động của thôn, bản, khối phố, thực
hiện quy chế dân chủ ở cơ sở.
3.9. Phòng Pháp chế
- Tham mưu cho Giám đốc sở thực hiện việc quản lý nhà nước bằng pháp luật
về công tác xây dựng pháp luật, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp
luật, kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp
luật, theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật,
công tác bồi thường của Nhà nước, hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, tham mưu
về các vấn đề pháp lý và tham gia tố tụng trong phạm vi lĩnh vực nội vụ trên địa
bàn tỉnh.
4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (Phụ lục 1)
Nguyễn Diệu Quyên
17
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
sở
1.1. Chức năng
- Văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở chỉ đạo, điều
hành trong công tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính quản trị;
tổ chức cán bộ; thi đua khen thưởng; quân sự, dân quân, tự vệ; phòng cháy, chữa
cháy; an ninh, trật tự nội bộ; cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế "một cửa"; ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị
Website đối với cơ quan Sở Nội vụ và các tổ chức trực thuộc sở.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Tham mưu giúp Giám đốc sở:
1.2.1. Tổng hợp, xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng
năm và các đề án, dự án, chương trình về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh,
chương trình công tác của sở;
1.2.2. Theo dõi và đôn đốc các phòng thuộc sở các tổ chức trực thuộc sở
trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch, tiến độ; tổng hợp, báo
cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và các tổ chức trực
thuộc theo định kỳ;
1.2.3. Công tác tổ chức, quy hoạch, nhân sự, tuyển dụng, sử dụng và quản
lý công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định hiện hành;
công tác thi đua, khen thưởng đối với công chức, viên chức trong cơ quan và
ngành nội vụ;
1.2.4. Xây dựng hệ thống quy chế và các quy định nội bộ; đôn đốc, kiểm
tra các phòng, tổ chức trực thuộc và các cá nhân liên quan trong thực hiện các
quy chế làm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động
của sở đã được ban hành;
Nguyễn Diệu Quyên
18
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
1.2.5. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy định của pháp luật về lưu
trữ và bảo mật; thực hiện công tác pháp chế; kiểm tra thể thức và thủ tục trong
việc ban hành các văn bản của sở;
1.2.6. Tham mưu, xây dựng dự toán ngân sách, tổ chức kiểm tra, giám sát
việc sử dụng các nguồn ngân sách nhà nước; thực hiện công tác quản lý tài vụ,
kiểm tra tình hình tài chính của các tổ chức trực thuộc sở theo thẩm quyền được
phân cấp;
1.2.7. Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản được giao; lập dự toán
và báo cáo thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ cho hoạt
động của cơ quan, hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của các chương
trình, đề án, đề tài nghiên cứu, nghiệp vụ chi thuộc sở quản lý theo đúng quy
định của Nhà nước;
1.2.8. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các phòng, các tổ chức thuộc sở tổ chức
các hội nghị, hội thảo, tập huấn phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp
luật và các nhiệm vụ chuyên môn, tiếp khách (trong và ngoài tỉnh), khánh tiết,
nghi lễ trong cơ quan khi được Lãnh đạo sở giao;
1.2.9. Chủ trì thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ; cơ quan an toàn,
cơ quan văn hóa; công tác quân sự, lực lượng tự vệ; phối hợp với chính quyền
địa phương, các cơ quan liên quan thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy,
phòng chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của sở;
1.2.10. Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và triển khai công tác an
ninh mạng nội bộ, kiểm soát và công tác bảo mật;
1.2.11. Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành
chính chung của Sở; chủ trì tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
theo cơ chế "một cửa" tại sở; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại sở;
1.2.12. Thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan và trên phương
tiện thông tin và website của sở về các thủ tục hành chính theo quy định;
Nguyễn Diệu Quyên
19
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
1.2.13. Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, các tổ chức trực
thuộc quản lý, cung cấp thông tin cho website của sở và ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác của Văn phòng;
1.2.14. Chủ trì tham mưu trong công tác tang lễ đối với các đối tượng do
Ủy ban nhân dân tỉnh quy định;
1.2.15. Thừa lệnh hoặc thừa uỷ quyền của Giám đốc ký ban hành một số
văn bản nội bộ và của Sở gửi các cơ quan khác.
2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả
2.1 Đặc điểm tình hình
- Văn phòng Sở Nội vụ hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám
đốc phụ trách và của Giám đốc sở. Văn phòng sở có 14 công chức và người lao
động hợp đồng, gồm: 01 Chánh văn phòng, 01 Phó Chánh văn phòng, 01 Kế
toán trưởng, 02 Chuyên viên, 01 Chuyên viên (cao đẳng) phụ trách công tác lưu
trữ, 01 cán sự phụ trách công tác văn thư, và 07 nhân viên thừa hành, phục vụ.
Chia theo trình độ: Trình độ Thạc sỹ: 01; trình độ Đại học: 04 người; trình độ
Cao đẳng: 01 người; trình độ Trung cấp: 01 người; còn lại: 07 người.
- Văn phòng sở có 09 đảng viên, chiếm tỷ lệ 64,3%
2.2. Vị trí, chức năng
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Sở Nội vụ, do 01
đồng chí Lãnh đạo Văn phòng Sở phụ trách là Bộ phận chuyên môn trực tiếp
tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc tiếp nhận và trả kết quả các loại hồ sơ
hành chính của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa.
- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý
toàn diện của Văn phòng Sở.
- Văn phòng Sở có trách nhiệm chỉ đạo, quản lý hoạt động của Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả; quản lý thời gian làm việc của công chức thuộc Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả; đồng thời, đảm bảo các điều kiện làm việc cho Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả.
2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Nguyễn Diệu Quyên
20
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
* Nhiệm vụ
- Kiểm tra, xem xét, hướng dẫn tổ chức, cá nhân kê khai, bổ sung hồ sơ
(nếu thiếu); đối với những hồ sơ đã đúng và đủ theo quy định thì tiếp nhận hồ sơ
(hẹn ngày trả kết quả và in giấy biên nhận hồ sơ); trường hợp yêu cầu của tổ
chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá
nhân đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.
- Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn để giải quyết, đảm bảo đúng thời
gian quy định. Khi có kết quả từ phòng chuyên môn thì trả kết quả cho tổ chức,
cá nhân; đối với những hồ sơ giải quyết chậm hẹn thì phải thông báo cho tổ
chức, cá nhân biết, trình bày rõ lý do chậm hẹn và hẹn lại ngày trả kết quả.
- Thực hiện ghi chép đầy đủ sổ theo dõi kết quả giải quyết, Giấy biên
nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa.
- Niêm yết công khai các quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian
giải quyết, phí, lệ phí (nếu có) tại nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả.
- Trong giờ hành chính, công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
phải mặc trang phục gọn gàng, có đeo thẻ công chức ở trước ngực và có biển
chức danh đặt trên bàn làm việc để tổ chức, cá nhận biết và tiện liên hệ trao đổi.
- Thực hiện báo cáo tình hình, kết quả tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của
tổ chức, cá nhân theo định kỳ, hằng tháng, quý, năm và đột xuất khi có yêu cầu
(theo mẫu số 03).
* Quyền hạn của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
- Có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân không đúng trình
tự, thủ tục quy định đã niêm yết.
- Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình, thủ tục hành chính theo
hướng tinh gọn, giảm thời gian giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân nhưng phải
đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật.
- Đề xuất trang bị cơ sở vật chất, phương tiện làm việc nhằm đáp ứng nhu
cầu hoạt động và không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác.
- Được hưởng chế độ hỗ trợ đặc thù theo quy định.
Nguyễn Diệu Quyên
21
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 2)
* Số nhân sự hiện có của Văn phòng Sở
- Đ/c: Vũ Đức Thiện- Chánh Văn phòng.
- Đ/c: Nguyễn Thu Hoài- Phó Chánh Văn phòng.
- Đ/c: Lê Thị Bảy- Kế toán.
- Đ/c: Lành Việt Trình- Chuyên viên quản trị mạng.
- Đ/c: Nguyễn Hải Hoàng- Chuyên viên tổng hợp.
- Đ/c: Vy Thị Hoàng Linh- Văn thư.
- Đ/c: Lưu Thị Minh Huế- Lưu Trữ.
- Lái xe – Bảo vệ - Tạp vụ.
4. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo
* Chánh văn phòng
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Văn phòng và nhiệm vụ được giao.
- Chủ động thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của Văn phòng và nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở phân công như: xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác quý, năm đã được lãnh đạo Sở quyết định.
- Phân công Phó Chánh văn phòng, chuyên viên và nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ
được giao.
- Tổng hợp tình hình hoạt động của Sở và ngành để thực hiện chế độ báo
cáo định kỳ, chuyên đề, đột xuất về nhiệm vụ được giao.
- Quản lý và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan theo đúng
quy định.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc với lãnh đạo Sở và các
phòng, đơn vị theo chỉ đạo của lãnh đạo Sở.
- Thực hiện công tác kế toán tài chính của cơ quan, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí.
- Theo dõi việc chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính của công chức,
viên chức và người lao động.
Nguyễn Diệu Quyên
22
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, cơ chế, chính sách nhằm thúc đẩy việc
ứng dụng chương trình tin học hóa vào hoạt động quản lý nhà nước.
- Theo dõi, quản lý các thiết bị máy tính, hệ thổng cáp mạng và quản lý tài
sản của cơ quan, đơn vị.
* Phó Chánh văn phòng
- Tham mưu giúp Chánh văn phòng các công việc về: tổng hợp báo cáo, cải
cách hành chính, thi đua – khen thưởng, soạn thảo các quyết định, công văn liên
quan đến các lĩnh vực được giao.
- Đề xuất xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện
nhiệm vụ công tác các phòng, đơn vị để báo cáo Chánh Văn phòng.
* Chuyên viên tổng hợp
- Tham mưu giúp Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng thực hiện
nhiệm vụ về tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm của cơ quan, xây dựng kế hoạch
công tác của toàn cơ quan; theo dõi, tổng hợp về công tác cải cách hành chính và
thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo.
* Kế toán
- Thực hiện chế độ, chính sách tài chính, kế toán tại cơ quan theo quy định.
- Báo cáo cho các cơ quan liên quan về tình hình thực hiện sử dụng ngân
sách, phí, lệ phí theo định kỳ.
- Quyết toán thu chi ngân sách năm và xây dựng kế hoạch thu chi ngân
sách năm kế tiếp (gồm kinh phí dự toán ngân sách, phí lệ phí, vốn đầu tư xây
dựng cơ bản và một số nguồn kinh phí hỗ trợ khác).
- Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu kế toán (trên máy vi tính và trên sổ sách,
chứng từ).
- Theo dõi thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản
công.
- Kiểm tra, theo dõi việc thu phí, lệ phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả.
Nguyễn Diệu Quyên
23
Lớp: Thư ký văn phòng K7A
