Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND huyện đông anh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (806.07 KB, 59 trang )
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐÔNG ANH..........................................................................................4
I. Giới thiệu khái quát về huyện Đông Anh và UBND huyện Đông Anh...........................................4
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Anh...........................................5
2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh:...............................................................................7
3. Cơ cấu các phòng ban thuộc UBND huyện Đông Anh:................................................................7
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh(Phụ lục 01)...................................................8
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Đông Anh......8
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Đông Anh..................................8
2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng............................................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản li, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
huyện Đông Anh...........................................................................................................................12
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...................................................................................12
2. Công tác tổ chức một Hội nghị(hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Đông Anh............14
IV. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông Anh..................................15
1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.................................................15
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................16
3. Tổ chức biên chế.......................................................................................................................16
4. Bảng số lượng văn bản đi và đến của UBND huyện Đông Anh trong 3 năm 2011, 2012 và 2013.
......................................................................................................................................................18
5. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến...................................................................................19
Phần II .............................................................................................................20
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH. 20
I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách....................................................................................................20
1. Tổ chức tiếp khách....................................................................................................................20
2. Đãi khách..................................................................................................................................22
II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác....................23
1. Công tác thu thập và xử lý thông tin.........................................................................................23
2. Công tác xây dựng chương trìnhcông tác thường kỳ................................................................25
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
3. Nội dung chương trình công tác thường kỳ..............................................................................25
4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ................................................................27
III. Công tác tổ chức hội họp.........................................................................................................28
1. Tổ chức hội nghị.....................................................................................................................29
2. Tổ chức các cuộc họp................................................................................................................31
2.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, thực hiện các cuộc họp............................................................31
2.2. Quy trình tổ chức, thực hiện các cuộc họp............................................................................32
IV. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo................................................................................33
V. Ưu nhược điểm về cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo, thư ký văn phòng..................37
1. Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo...............................................................................37
1.2. Ưu điểm.................................................................................................................................37
1.2. Nhược điểm...........................................................................................................................40
2. Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng (Chánh văn phòng)..................................40
VI. Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND huyện Đông Anh..............................................43
PHẦN III............................................................................................................44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................44
1. Nhận xét, đánh giá chung.........................................................................................................44
2. Ưu điểm....................................................................................................................................44
3. Nhược điểm..............................................................................................................................45
4. Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký...........................................................................................47
5. Đề xuất....................................................................................................................................47
KẾT LUẬN........................................................................................................49
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Theo hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế: Thư ký là người trợ giúp
của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ Hành chính văn phòng, có
khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, có
óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Lao
động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp và có liên quan trực tiếp đến
năng suất hiệu quả công việc của cơ quan. Do đó để lãnh đạo có nhiều thời gian
dành cho suy nghĩ sáng tạo, tùy theo hệ thống quản lý và mức độ công việc của
người lãnh đạo cần có một hoặc nhiều thư ký. Điều đó chứng tỏ vai trò của
người thư ký rất quan trọng trong điều kiện không có người thư ký, sự cống hiến
sáng tạo của người lãnh đạo sẽ bị giảm đi. Bất cứ cơ quan tổ chức hoặc doanh
nghiệp nào muốn duy trì hoạt động của mình đều phải có một văn phòng hoặc
một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Trên thực tế những người
làm việc trong văn phòng đã thực hiện công việc của một thư ký, họ phải đảm
nhiệm nhiều công việc như: thực hiện công tác văn thư, đảm bảo cơ sở vật chất
phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý đặc biệt trong thời kỳ hiện
đại nền kinh tế phát triển như vũ bão. người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong
lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng của văn phòng.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán
bộ trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, chuyên
nghành văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng, thư ký văn phòng,....nhằm cung cấp
nhân lực cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Để đáp ứng được
chuyên môn, ngoài việc dạy và học, nhà trường còn tổ chức, bố trí cho sinh viên
đi thực tập để trau dồi thêm kinh nghiệm.
Với phương châm "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn"
nhằm giúp cán bộ thư ký văn phòng trong tương lai nắm vững được kiến thức lý
thuyết đã dược học vào thực tế. Chính vì vậy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức, công ty, doanh
nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác. Tuy nhiên, việc
vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế lại không hề đơn giản. Như Hồ
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
1
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Chủ Tịch đã từng khẳng định:"Học với hành phải đi đôi. Học mà không hành thì
vô ích. Hành mà không học thì hành không trôi chảy", kiến thức, lý thuyết được
học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan.
Để đáp ứng được yêu cầu đó, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho
sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. việc thực tập này giúp cho
sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ
quan. Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt,
rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức, là cơ hội cho
sinh viên đúc kết những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác
sau này.
Được sự đồng ý và tiếp nhận của UBND huyện Đông Anh, em đã có cơ
hội được xâm nhập thực tế, học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp
vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng UBND huyện Đông Anh từ ngày
16/3/2015 đến ngày 5/5/2015, nhờ sự giúp đỡ của cán bộ làm công tác văn
phòng đã giúp em làm quen với công việc, truyền cho em lòng say mê công việc
và tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác. Từ
đó, giúp em rèn luyện các phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, học hỏi được nhiều
kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân, đồng thời giúp
em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập của mình.
Báo cáo thực tập là kết quả đầu tiên của quá trình khảo sát thực tế kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết được tại cơ quan thực tập và cũng là
nguồn động viên , cổ vũ cho sự nghiệp của em sau này.Ngoài lời nói đầu, kết
luận và các tài liệu liên quan, bài báo cáo được cấu trúc thành 03 phần chính:
Phần I: Công tác văn phòng của UBND huyện Đông Anh
Phần II: Nghiệp vụ thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông Anh
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
2
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị
cho em những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác thư ký văn
phòng. Và em cũng xin chân thành cảm ơn UBND huyện Đông Anh đã giúp em
hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình. Mặc dù đã nhận thức tầm quan trọng
trong công tác thực tập, nhưng do thời gian thực tập và năng lực bản thân có hạn
nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Kính
mong các thầy giáo, cô giáo cùng các cán bộ tại UBND huyện Đông Anh đóng
góp ý kiến để em rút ra kinh nghiệm làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 05năm 2015
Sinh viên
NGUYỄN THỊ HƯƠNG
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
3
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐÔNG ANH
I. Giới thiệu khái quát về huyện Đông Anh và UBND huyện Đông Anh.
Đông Anh là một huyện ngoại thành, ở vị trí cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô
Hà Nội, nằm trong vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị, dịch vụ và du
lịch đã được Chính phủ và Thành phố phê duyệt,là dấu mối giao thông quan
trọng nối Thủ đô Hà Nội với các Tỉnh phía Bắc.
Với tổng diện tích đất tự nhiên là 18.230 ha; trong đó: Đất nông nghiệp
9.785 ha.Huyện có 23 xã,1 thị trấn;156 thôn, làng và 62 tổ dân phố; Đến nay
Huyện có 85 làng văn hóa, trong đó có 35 làng văn hóa cấp Thành phố; Dân số
trên địa bàn Huyện là 331.000 người, trong đó: dân cư đô thị chiếm 11%.
Có 33,3 km đường sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) và 20km
sông Nội Huyện (sông Thiếp-Ngũ Huyện khê).
Có 33km đường sắt, 4ga thuộc các tuyến Hà Nội đi Lào Cai; Hà Nội - Thái
Nguyên và có đường Quốc lộ,quốc lộ Thăng Long - Nội Bài,Quốc lộ 23.
Về Công nghiệp, Đông Anh có 02 khu công nghiệp lớn: Khu công nghiệp
Đông Anhvà khu công nghiệp Thăng Long. Ngoài ra, trên địa bàn Huyện còn có
một số làng nghề truyền thống đang được đầu tư và phát triển mạnh tại các xã
Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú.... Đóng trên địa bàn Huyện có trên 700 công ty Trách
nhiệm hữu hạn (TNHH), 355 công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tư nhân, gần
30 công ty nhà nước , 11 công ty TNHH nhà nước một thành viên và trên 13.000
hộ kinh doanh cá thể.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, truyền thống yêu nước, tinh thần lao động cần
cù, sáng tạo của đân dân Đông Anh tiếp tục được phát huy, đã có những đóng
góp đáng kể vào sự nghiệp giải phóng dân tộc và xây dựng đất nước.
Từ những đảng viên đầu tiên của Huyện (năm 1938), cho đến năm 1942
chi bộ cộng sản đầu tiên được thành lập. Với lòng yêu nước và sự lãnh đạo của
đảng, Đông Anh đã trở thành An toàn khu của Trung ương từ năm 1940. Từ đó
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
4
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
đến nay Đảng bộ, chính quyền Đông Anh không ngừng trưởng thành và lãnh
đạo nhân dân giành nhiều thắng lợi. Đặc biệt qua hai cuộc kháng chiến anh dũng
của dân tộc chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, nhân dân và lực lượng vũ
trang Đông Anh đã dũng cảm bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ quê hương và đóng góp
sức người, sức của cho công cuộc giải phóng dân tộc.
Những thành tích đó đã được Đảng và Nhà nước ghi nhận bằng nhiều
phần thưởng cao quý. Với thành tích đặc biệt xuất sắc trong kháng chiến chống
thực dân Pháp, ngày 10/4/2001, nhân dân và lực lượng vũ trang nhân dân Đông
Anh đã vinh đự được Đảng, Nhà nước phong tặng danh hiệu cao quý '' ANH
HÙNG LỰC LƯỢNG VŨ TRANG NHÂN DÂN''.
Với những tiềm năng, lợi thế phát triển; lịch sử, truyền thống văn hóa ;
nhưng thành tựu kinh tế -xã hội ; những chính sách , thủ tục tạo môi trường
thông thoáng thu hút đầu tư ; cũng như trong thời kì đổi mới toàn diện do Đảng
phát động , nhân dân Đông Anh tiếp tục phát huy truyền thống , xây dựng quê
hương không ngừng lớn mạnh với những bước phát triển mạnh mẽ và góp phần
thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa , hiện đại hóa đất nước.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Anh.
Chức năng của UBDN huyện Đông Anh:
Với tư cách là cơ quan hành pháp, cơ quan hành chính Nhà nước, với sự
lãnh đạo của Đảng, UBND huyện Đông Anh hoạt động theo hiến pháp, luật,
pháp lệnh, nghị quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên của HĐND huyện trên tất
cả các lĩnh vực có chức năng cụ thể như sau:
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện;
chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành chính ở địa phương và đảm bảo cho bộ
máy hành chính của cơ quan mình vận hanh thống nhất hiệu quả.
Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động
của UBND cấp dưới.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
5
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,
điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để
trình lên cấp trên xem xét.
Ngoài ra UBND còn thực hiện chức năng của cơ quan mình qua các nội
dung sau đây:
Phát triển kinh tế, công nghiệp ,nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo
dục, y tế dịch vụ.
Về thu chi ngân sách địa phương.
Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại trên địa bàn.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đông Anh.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại Luật tổ
chức HĐND-UBND các cấp năm 2003. Theo đó, UBND huyện Đông Anh có
nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác hành
năm đề ra; Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các xã, thị trấn, các đơn vị trực thuộc
huyện hoạt động quản lí Nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng hàng năm và lâu dài của huyện.
Xây dựng quy chế làm việc của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lí cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt cho
UBND huyện quản lí hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của luật khiếu
nại, tố cáo.
Kiểm tra đánh giá công tác, chỉ đạo điều hành của tập thể và mọi cá nhân,
thành viên của UBND huyện hàng năm.
Giải quyết những vấn để khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND huyện.- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
6
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Hiến pháp, Luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương
2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh:
Để tồn tại và hoạt động được bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng đều phải
có cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng với mối
quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức. Đây là yếu tố cấu thành trong không
gian của tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định.
UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, giúp việc cho UBND có các phòng
ban chuyên môn thuộc UBND huyện đồng thời là tổ chức của hệ thống quản lí
nghành từ Trung ương đến cấp huyện. Các phòng, ban chuyên môn thuộc
UBND huyện có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện thực hiên chức năng
quản lý về nghành, lĩnh vực chuyên môn theo quy định của UBND Thành phố
và UBND huyện.
3. Cơ cấu các phòng ban thuộc UBND huyện Đông Anh:
* Ban lãnh đạo UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện, 03 Phó Chủ tịch
UBND huyện.
* 12 Phòng ban chuyên môn giúp việc:
-Văn phòng HĐND-UBND huyện
-Phòng Y tế
-Phòng Tư pháp
-Phòng Giáo dục - Đào tạo
-Phòng Nội Vụ
-Phòng Văn hóa Thông tin
-Phòng Thanh tra
-Phòng Kinh tế
-Phòng Tài nguyên Môi trường
-Phòng Quản lý đô thị
-Phòng Tài chính - Kế hoạch
-Phòng Lao động - TBXH
Các phòng ban chuyên môn có 01 Trưởng Phòng, từ 01 đến 02 Phó Phòng
và một số chuyên viên, cán sự. Biên chế của các phòng, ban do UBND Thành
phố giao hàng năm.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
7
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đông Anh(Phụ lục 01)
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Đông Anh.
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Đông
Anh.
Vị trí, chức năng:
Văn phòng HĐND&UBND huyện là cơ quan chuyên môn tham mưu, tổng
hợp và phục vụ sự quản lýtập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
mọi mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện; chịu sự chỉ đạo,
quản lí về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nhiệm vụ của văn phòng Hội đồng nhân
dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Trực tiếp tham mưu hơạc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp,
các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND huyện
ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh
tế-xã hội, an ninh-quốc phòng của huyện theo quy định hiện hành.
Xây dựng chương trình làm việc của HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện; Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND và UBND huyện; giúp Thường trực
HĐND huyện giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước; giúp UBND huyện quản lí theo dõi, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyên thực hiện các chương trình đó;
giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức các kì họp, các kì sinh hoạt và các
phiên họp.
Phôi hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND và
UBND huyện chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND và UBND huyện; biên tập và quản lí hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các kì
họp HĐND, phiên họp củ UBND huyện, các cuộc họp và làm việc của Thường
trực HĐND, UBND và của Chủ tịch HĐND và UBND huyện; tổ chức soạn thảo
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
8
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
các đề án do Thường trực HĐND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện trực
tiếp giao.
Giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước về công tác thi
đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ...
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc
chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp
dụng pháp luật, các đề án thuộc các lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an
ninhvà các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức
văn bản; về tư liệu...đáp ứng với yêu cầu của UBND huyện.
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các
chương trình, đề án phát triển kinh tế-xã hội để UBND huyện xem xét, quyết
định hoặc trình HĐND huyện, Huyện ủy thông qua.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lí thông tin được thường xuyên, kịp
thời, chính xác phục vụ cho công tác của Thành ủy, Thường trực HĐND và sự
chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, UBND xã phường thực hiện và giải quyết
công việc đúng thời gian, tiến độ mà HĐND và UBND giao.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện chế độ thông tin báo
cáo lên HĐND, UBND Thành phố và các cơ quan Nhà nước cấp trên theo đúng
quy định.
Phối hợp với các cơ quan, các địa phương tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố, Tổ đại biểu HĐND huyện chuẩn bị cho
kì họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kì họp; theo
dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND huyện giao nhiệm vụ xử lí những ý kiến
đề xuất của cử trui mà đoàn đại biểu HĐND huyện chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan, các xã, phường tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của đại biểu Quốc hội trên địa bàn, đại biểu HĐND thành phố trên địa bàn, đại
biểu HĐND huyện chuẩn bị cho kì họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực
HĐND huyện báo cáo tại các kì họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
9
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
huyện giao nhiệm vụ xử lí những ý kiến đề xuất của cử tri mà đoàn đại biểu
Quốc hội, đại biểu HĐND chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND,
UBND huyện chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các
cấp theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện duy trì mối quan hệ làm việc với
Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố, Văn phòng, các Sở, Ban,
nghành cấp thành phố, các cơ quan Trung ương .
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ chức
môi quan hệ làm việc giữa UBND huyện với Huyện ủy, HĐND và ủy ban Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam huyện.
Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kì giữa UBND, Chủ tịch UBND
huyện với Thường trực HĐND, các Ban HĐND huyện, UBMTTQVN và các
Đoàn thể nhân dân huyện; phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND,
UBND huyện trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân theo quy đinh của pháp luật.
Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kì họp của HĐND và phiên họp của
Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, UBND huyện; các cuộc họp và làm
việc của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, Chủ tịch UBND, Phó Chủ
tịch UBND huyện với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, với
Thường trực HĐND,UBND xã, phường và các tổ chức đoàn thể nhân dân
huyện.Kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo nội dung các kì họp, phiên họp
của HĐND và UBND huyện.
Quản lí thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, Thường trực HĐND,
các Ban của HĐND, của UBND huyện đảm bảo đúng quy định hiện hành của
pháp luật.
Tổ chức, quản lí công tác hành chính-văn thư, lưu trữ của HĐND Thường
trực HĐND, các Ban của HĐND và UBND huyện; hướng dẫn, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, phường về công tác văn thư,
lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của Nhà nước.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
10
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Đảm bảo các điều kiện về vật chất, kĩ thuật cho Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND, UBND huyện làm việc có hiệu quả.
Quản lí tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy
định của Nhà nước.Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức, kiểm
tra, đôn đốc các cơ quan, địa phương thực hiện quy chế hoạt động của HĐND và
Quy chế làm việc của UBND huyện.
Trình UBND huỵên chương trình, kế hoạch cỉa cách hành chính trong lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lí Nhà nước của đơn vị và chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ
chức thực hiện sau khi được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên
quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh
vực htuộc phạm vi quản lí của nhà nước đơn vị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy đinh của pháp luật, theo sự phân
công của Thường trực Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Đông Anh( Phụ
lục 02)
2.Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN
Họ tên : Lê Minh Đức
Chức vụ: Chánh văn phòng
Mục đích công việc
- Chánh văn phòng là người điều hành, phụ trách những hoạt động chung
của văn phòng UBND huyện, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về toàn
bộ công tác của văn phòng.
-Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan huyện, tổ chức thực hiện công tác hành
chính và đảm bảo cho hoạt động văn phòng diễn ra thông suốt.
Các mối quan hệ trong công việc.
Quan hệ trong nội bộ cơ quan:
+ Chánh văn phòng quản lí và điều hành trực tiếp về toàn bộ công việc
trong văn phòng của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
11
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
+ Báo cáo với lãnh đạo UBND huyện những công việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng và một số công việc được giao trực tiếp từ Thường trực
HĐND và UBND huyện.
+ Làm việc ngang hàng với các đơn vị, tổ chức, ban nghành đoàn thể trong
UBND huyện về những công việc có liên quan hay tổ chức phối hợp thực hiện.
Quan hệ ngoài cơ quan: Đặt mối quan hệ hòa hữu, hợp tác với các tổ chức
kinh tế, chính trị, xã hội và các cơ quan Nhà nước để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan mình.Tạo dựng hình ảnh tốt đẹp với các cơ quan đoàn thể
bên ngoài UBND huyện.
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan huyện về các hoạt động của
văn phòng.Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết
các hoạt động của văn phòng theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện.
- Giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện quy chế và
phối hợp hoạt động giữa UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực HĐND, Tòa
án nhân dân, việc kiểm sát nhân dân và một số ban nghành đoàn thể khác.
- Kiểm điểm, đôn đốc các phòng, ban, nghành thuộc UBND huyện thực
hiện quy chế làm việc và các chương trình, kế hoạch và các chương trình, kế
hoạch công tác của UBND cùng cấp.
- Chỉ đạo công tác Văn thư, Lưu trữ và quản lí thông tin nội bộ trong
UBND huyện.
- Tổng kết, báo cáo tình hình công tác văn phòng của UBND huyện cho
lãnh đạo cơ quan. Giải quyết một số công việc khác do Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND huyện giao cho.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản li, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND huyện Đông Anh.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
Vai trò của văn phòng trong công việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
12
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Trong hoạt động quản lí và điều hành công việc của các cơ quan hành chính
thì không thể thiếu được công tác tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần vì nó
giúp lãnh đạo giảm bớt áp lực công việc, vì vậy văn phòng của cơ quan nói
chung đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là bộ phận cấu thành không thể thiếu
trong bất kì cơ quan nào.
Văn phòng đã tổng hợp và xử lí các thông tin để tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan giúp lãnh đạo cơ quan ra quyết định đúng đắn, đảm bảo cho công việc giải
quyêt một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.Vì thế công tác tham mưu ở đây
không thể thiếu vì người lãnh đạo không biết được tất cả các công việc, không
thể tự giải quyết được mọi vấn đề phải thông qua người tham mưu, người tham
mưu có thể tìm các thông tin, tư liệu từ mọi nguồn sau đó tổng hợp lại rồi báo
cáo cho lãnh đạo để lãnh đạo tìm được hướng giải quyết công việc dễ dàng hơn,
điều này càng chứng tỏ vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp
quan trọng như thế nào đối với các cơ quan.
Công tác tham mưu này giúp cho cơ quan đảm bỏa được sự ổn định và đạt
hiệu quả cao trong công việc.
Công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần trong văn phòng cũng đóng góp via
trò không nhỏ trong công tác hành chính của cơ quan. Nếu không có các trang
thiết bị làm việc, cơ sở hạ tầng thì cơ quan sẽ không thể hoạt động được, nhưng
để thiết kế thế nào cho hợp lí thì không thể thiếu được Văn phòng vì Văn phòng
sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các cơ sở vật chất phục vụ cho công việc của cơ
quan.
Ví dụ các tình huống cụ thể:
Văn phòng UBND huyện tổ chức, điều hành một cuộc hội họp về việc tổng
kết công tác 6 tháng đầu năm.
Trước khi tổ chức hội họp về việc tổng kết 6 tháng đầu năm Văn phòng
UBND chịu tách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu, các thông tin có liên quan
đến 6 tháng đầu năm vừa qua để tổng lại chương trình lên lãnh đạo UBND, tham
mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổ chức cuộc hội họp, giúp lãnh đạo biết
biết được các vấn đề chính, trọng tâm trong cuộc họp nhằm tìm ra các ưu điểm
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
13
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
và nhược điểm trong 6 tháng vừa qua và đề ra các nhiệm vụ cần phải thực hiện
trong 6 tháng tới. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc
xây dựng, điều chỉnh và thực hiện chương trình công tác 6 tháng cuối năm để
đảm bảo phù hợp với yêu cầu nhiệm vụmà lãnh đạo đã đề ra và đảm bảo duy trì
hoạt động thông suốt của toàn cơ quan.
Trước khi cuộc họp diễn ra Văn phòng phải lập kế hoạch trong đó có chuẩn
bị các văn bản như Quyết định thành lập ban tổ chức, kế hoạch, chương trình
nghị sự, giấy mời; chuẩn bị giấy đề nghị tạm ứng, bản dự trù kinh phí, bản kế
hoạch; chuẩn bị tài liệu như báo cáo, tham luận; chuẩn bị cơ sở vật chất như
phòng, loa, đài, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, băng zôn, khẩu hiệu, maket, bút,
phong bì; chuẩn bị công tác lễ tân.
Trong khi cuộc họp diễn ra Văn phòng chịu trách nhiệm đón tiếp đại biểu,
mời nước, phát tài liệu, tổ chức người dẫn chương trình, giao nhiệm vụ cho nhân
viên giám sát và xử lí tình huống giao nhiệm vụ cho thư kí ghi biên bản cuộc
họp.
Khi kết thúc Văn phòng cử nhân viên dọn dẹp, tổng hợp kết quả và xây
dựng chương trình hành động, quyết toán và lập hồ sơ.
Thông qua cuộc họp tổng kết 6 tháng đầu năm chúng ta có thể thấy văn
phòng có vị trí rất quan trọng trong công tác tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn phòng sẽ góp
phần vào kết quả chung của toàn thể cơ quan. .
2. Công tác tổ chức một Hội nghị(hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND
huyện Đông Anh.
Trong hoạt động của văn phòng việc tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị, hội
thảo...là khâu quan trọng không thể thiếu vì nó giúp cho cơ quan phát huy ưu
điểm, hạn chế những nhược điểm và đưa ra những biện pháp khắc phục, ngoài ra
còn phục vụ cho việc điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích
chủ động, sáng tạo trong công việc đồng thời phát huy được tính dân chủ trong
cơ quan, ai cũng có tiếng nói riêng của mình. Để tổ chức một cuộc hội nghị
thành công thì phải làm tốt khâu chuẩn bị hội nghị, trong hội nghị làm việc, sau
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
14
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
khi hội nghị kế thúc. Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Đông Anh đã giúp
em hiểu nhiều hơn về cách thực hiện tổ chức một buổi hội nghị như thế nào, và
em cũng được tham gia một số buổi hội nghị, hội họp để thực hành thực tế và
nâng cao trình độ chuyên môn, tác phong nghề nghiệp.
IV. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông
Anh
1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng
Chúng ta không thể phủ nhận được vai trò cũng như tầm quan trọng của
người thư ký văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung
và người lãnh đạo nói riêng. Có thể nói, họ là nhân tố quan trọng giúp công việc
của người lãnh đạo trở nên nhẹ nhàng, diễn ra trôi chảy và có hiệu quả
hơn.Đồng thời họ cũng là cầu nối giúp mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
trở nên thân thiện và gần gũi hơn.
Tuy UBND huyện Đông Anh không có một chức danh thư ký cụ thể nào,
song hình ảnh của người thư ký thì vẫn luôn hiện diện. Từ công tác tổ chức
thông tin như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản…đến công tác tổ chức hành chính nhu tổ chức tiếp khách đãi khách, tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo…họ đều thực hiện rất tốt.Họ ở đây có thể là
đồng chí Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh – thủ trưởng đơn
vị đồng thời cũng là người tham mưu giúp việc cho Chủ tịch HĐND và UBND
huyện. Hay các Phó chánh văn phòng là người tham mưu giúp việc cho Chánh
văn phòng và các Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các khối khác nhau theo
quy định cụ thể. Và rất nhiều chuyên viên, cán bộ khác trong Văn phòng HĐND
& UBND huyện cũng được coi như những người thư ký giúp việc cho thủ
trưởng đơn vị, lãnh đạo Văn phòng. Họ tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm
trước Chánh – Phó chánh Văn phòng về lĩnh vực mình quản lý. Như vậy có thể
nói, Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh chính là đơn vị mà ta có thể
nhìn thấy hình ảnh của những người thư ký miệt mài với công việc. Họ là nhũng
con người riêng biệt, thực hiện những công việc khác nhau, song luôn có sự gắn
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
15
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
kết hợp tác trong công việc vì một mục tiêu chung – tham mưu, tổng hợp, giúp
việc cho lãnh đạo của mình.
Ví dụ 1: Chánh văn phòng UBND huyện Đông Anh – Đ/c Lê Minh Đức
có nhiệm vụ giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo công tác đảm bảo các hoạt
động của UBND huyện và công tác hành chính tổng hợp, đối nội, đối ngoại, xây
dựng lịch công tác tuần của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND huyện, các
chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND huyện; tổng hợp xây dựng
báo cáo đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội hàng quý, 6 tháng
và cả năm, chuẩn bị các báo cáo định kỳ của UBND huyện trình huyện ủy,
HĐND huyện và báo cáo UBND Thành phố, chỉ đạo một số công tác khác khi
được Chủ tịch và các Phó chủ tịch huyện giao.
Ví dụ 2: Khi có công văn đến, các văn bản chỉ đạo của Ủy ban Thành
phố…thì cán bộ văn thư phụ trách văn bản đến sẽ căn cứ vào nội dung của các
văn bản đó và khối công việc phụ trách của các lãnh đạo mà chuyển đến từng ô
chuyển giao văn bản. Sau đó, người có nhiệm vụ chuyên trách của từng lãnh đạo
sẽ xuống phòng văn thư và lấy tài liệu rồi chuyển giao cho lãnh đạo.
2. Khảo sát về công tác văn thư
3. Tổ chức biên chế
Công tác văn thư ở UBND huyện Đông Anh được tổ chức theo hình thức
văn thư tập trung nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan đều tập trung vào một đầu mối đó là bộ phận Văn thư cơ
quan. Văn thư sẽ thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ như: tiếp nhận, đóng dấu,
đăng ký…(đối với văn bản đến) trình ký, đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục chuyển
phát văn bản (đối với văn bản đi). Việc tổ chức văn thư tập trung có ưu điểm là
sẽ quản lý thống nhất được số lượng cũng như chất lượng văn bản đi-đến cơ
quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho tra tìm, kiểm tra văn bản khi cần thiết.
Biên chế văn thư – lưu trữ của UBND huyện Đông Anh:
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
16
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Gồm 03 cán bộ chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn
phòng HĐND & UBND, cụ thể như sau:
- 02 cán bộ văn thư:
+ Cán bộ văn thư 01: Đ/c Nguyễn Văn Chiển (Quản lý văn bản đi , quản
lý và sử dụng con dấu – trình độ đại học).
+ Cán bộ văn thư 02: Đ/c Nguyễn Thị Quyên (Quản lý văn bản đến –
trình độ trung cấp).
- 01 cán bộ lưu trữ: Đ/c Phạm Thị Hải (Trình độ đại học).
Tuy nhiên trong thực tế, các cá nhân trong bộ phận văn thư vẫn có thể
hoàn thành công việc của nhau. Ví dụ: Đ/c Phạm Thị Hải, Nguyễn Thị Quyên
vẫn có thể vào sổ văn bản đến hay đóng dấu văn bản khi đ/c Nguyễn Văn Chiển
vắng mặt. Hoặc đ/c Hải cũng có thể vào sổ văn bản đến thay cho đ/c Quyên.
Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng các phòng ban soạn thảo và ban hành văn bản
chưa đúng thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày. Hay tình trạng đổi ngày văn
bản, xin số trước để lấy số văn bản đẹp; lấy số trước mà chưa có chữ ký của lãnh
đạo; việc quản lý và sử dụng con dấu còn lỏng lẻo (cán bộ văn thư vắng mặt
nhưng con dấu vẫn được để trên bàn hoặc nằm lộn xộn dưới gầm bàn…). Qua
đây, ta có thể thấy việc phân công rõ ràng, có sự hợp tác giúp đỡ công việc của
nhau là tốt, song việc hợp tác này cũng phần nào gây khó khăn trong việc xác
định trách nhiệm trong trường hợp có những sai lầm hoặc phạm lỗi trong công
việc.
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
17
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
4. Bảng số lượng văn bản đi và đến của UBND huyện Đông Anh trong
3 năm 2011, 2012 và 2013.
Đơn vị: văn bản
Năm
Tên loại văn bản
2012
2013
2014
Công văn
3568
2043
3001
Thông báo
221
124
253
Quyết định
452
496
500
Kế hoạch
203
421
112
Báo cáo
325
127
542
Chỉ thị
21
45
27
Nghị quyết
03
05
04
1245
1247
2135
4793
4510
6574
Công văn
1568
1123
1024
Thông báo
672
688
687
Quyết định
6024
5427
6324
Kế hoạch
124
225
242
Báo cáo
198
203
452
Chỉ thị
06
07
10
Tờ trình
79
98
89
Nghị quyết
10
11
23
Hướng dẫn
30
35
35
8587
7817
8895
Văn bản đến
Khác
Tổng
Văn bản đi
Tổng
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
18
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
5. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến
Hiện nay văn phòng HĐND & UBND huyện đã triển khai ứng dụng phần
mềm hỗ trợ quản lý điều hành tác nghiệp TDOxffice vào công tác quản lý văn
bảncủa UBND huyện.
Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc được triển khai tại Văn phòng
HĐND & UBND huyện để liên thông với các phòng, ban, ngành, UBND xã,
phường trên địa bàn huyện thông qua mạng Lan và đường truyền Internet. Từ
đó, các đơn vị được cấp truyền truy cập hệ thống có thể gửi nhận văn bản thông
qua phần mềm này một cách thuận tiện. Hiện tại Văn phòng HĐND & UBND
đã thực hiện gửi các văn bản đến có sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, các
văn bản đi của UBND huyện, giấy mời, thông báo, báo cáo, công văn, kế hoạch,
các văn bản chỉ đạo điều hành qua hệ thống phần mềm tới các phòng, đơn vị liên
quan, các UBND xã, phường. Phần mềm hiện đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
tất cả các văn bản được số hóa từ năm 2008 đến nay.
* Giao diện phần mềm quản lý văn bản đi đến (phụ lục 05)
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
19
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
Phần II
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG ANH
I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách
1. Tổ chức tiếp khách
UBND huyện Đông Anh là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương
thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương chính vì vậy sẽ có rất nhiều
nhà lãnh đạo cấp Trung Ương, các nhà lãnh đạo của các cơ quan ngang cấp đến
trao đổi thông tin, truyền đạt, chỉ đạo các công việc liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hoặc là các lãnh đạo cấp xã lên trao đổi công
việc... Hoạt động tiếp khách trong UBND huyện Đông Anh là hoạt đông quan
trọng không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào, là bộ mặt của toàn thể cơ quan
trong mắt các nhà lãnh đạo (khách) khác.
Tiếp khách nhằm thu thập thông tin nằm trong công tác giao tiếp nhân sự
nhằm thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của khách. Tuy không có một quy chế cụ thể
nào quy định về việc tổ chức tiếp khách, nhưng các hoạt động này vẫn được
UBND huyện Đông Anh thực hiện chỉnh chu, nghiêm túc và rõ ràng.
* Quy định chung:
- Tổ chức, công dân đến liên hệ công tác tại cơ quan phải nghiêm chỉnh
chấp hành nội quy, quy định của Cơ quan; phải dừng xe, tắt máy, xuất trình giấy
giới thiệu hoặc CMND, nói rõ lý do đến làm việc, nhận thẻ khách vào cơ quan
của tổ bảo vệ và gửi xe vào nhà xe theo hướng dẫn.
- Khách vào không được mang hung khí, chất nổ, chất dễ cháy, hóa chất
độc hại, dễ gây mất vệ sinh vào cơ quan, hoạt động tiếp thị, bán hàng hóa trái
phép trong cơ quan.
- Những người uống rượu bia, gây ồn ào, to tiếng hoặc có thái độ thiếu
văn hóa không được vào cơ quan.
- Các tổ chức, cá nhân đến cơ quan để đề nghị giải quyết các công việc
liên
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
20
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
quan đến thủ tục, hồ sơ hành chính đến tại phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính.
- Các cá nhân, tổ chức có đơn: kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đề nghị UBND
huyện giải quyết theo thẩm quyền thị gửi đơn tại Phòng tiếp dân.
* Đối với khách liên hệ, đặt lịch trước :
- Khi có Công văn liên hệ tới làm việc với UBND huyện, cán bộ văn thư
sẽ là người tiếp nhận và sau đó gửi tới phòng ban, chuyên môn liên quan.
- Phòng ban đó sẽ có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến của lãnh đạo.
- Nếu được sự đồng ý của lãnh đạo thì sẽ tiến hành đặt lịch làm việc với
lãnh đạo Văn phòng.
- Lãnh đạo Văn phòng lên lịch và sắp xếp phòng tiếp khách.
-Bộ phận lễ tân có trách nhiệm chuẩn bị phòng, nước uống và các thứ
khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
-Phòng chuyên môn liên quan đến lĩnh vực công việc trong buổi làm việc
chuẩn bị tài liệu liên quan (trong trường hợp khách đến bàn bạc các công việc
chuyên môn nhất định).
- Tùy vào mảng công việc đề cập mà lãnh đạo phụ trách từng lĩnh vực
(nội chính, văn hóa – xã hội, kinh tế - chính trị) sẽ tiếp vị khách đó.
* Đối với khách được mời đến :
- Các bộ phận, đơn vị làm kế hoạch tiếp khách trình lãnh đạo ký duyệt,
sau đó báo lịch làm việc với văn phòng.
- Bộ phận chuyên trách sẽ có trách nhiệm soạn thảo giấy mời và gửi
xuống bộ phận văn thư xin số, ngày tháng, đóng dấu, rồi gửi giấy mời tới khách
mời.
- Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận lễ tân chuẩn bị phòng tiếp,
nước uống…Nếu khách đến là để dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thì đơn vị
được giao chủ trì chuẩn bị nội dung cuộc họp họp, hội nghị, hội thảo có trách
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
21
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
nhiệm cử cán bộ công chức, viên chức phối hợp với bộ phận lễ tân đón khách tại
khu vực
tiền sảnh, đưa khách vào phòng họp và chuẩn bị tài liệu liên quan cho khách.
- Cuối cùng bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo
tìnhhình, diễn biến công việc và kết quả đạt được trong buổi tiếp đón.
* Đối với khách không hẹn trước:
- Như thường lệ, khi có khách vào cổng cơ quan, bộ phận bảo vệ sẽ hỏi vị
khách đó đến làm gì, cần liên hệ làm việc với ai và có hẹn trước không. Nếu
không hẹn trước, nhân viên bảo vệ liên hệ với bộ phận lễ tân và hướng dẫn
khách để xe vào nhà xe giành riêng cho khách.
- Bộ phận lễ tân có trách nhiệm mời nước và báo cáo với bộ phận, đơn vị
hoặc cá nhân liên quan.
- Nếu được, bộ phận, đơn vị, cá nhân đó sẽ tiến hành tiếp đón.
- Nếu người cần gặp từ chối, thì cán bộ lễ tân có trách nhiệm thông báo và
xin thông tin của khách để liên hệ sau.
2. Đãi khách
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song lại là một công việc
không thể thiếu trong công tác đối ngoại công sở nhằm thiết lập các mối quan
hệ phục vụ cho quá trình giải quyết công việc sau này.
Thông qua hoạt động đãi khách của UBND huyện Đông Anh đã cho thấy
sự tôn trọng của cơ quan với khách, bày tỏ những mong muốn, thiện chí được
thiết lập các mối quan hệ với khách, nhất là môi trường của hoạt động đãi khách
rất tiện cho việc đi lại, thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ nằm trong khuôn viên
của cơ quan. Trong trường hợp khách quan trọng tới làm việc tại cơ quan hoặc
khách đến tham dự các buổi hội nghị, hội thảo (thời gian tiến hành là một ngày)
thì UBND huyện có thể mời khách ở lại ăn cơm tại hội trường nhà ăn của cơ
quan. Lúc này, văn phòng có trách nhiệm đặt suất ăn với bộ phận nhà ăn để họ
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
22
Lớp Thư ký Văn phòng K7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng
chuẩn bị được đầy đủ chu đáo (bao gồm việc lựa chọn thực đơn, in thực đơn,
xây dựng thời gian biểu cho bữa tiệc, chuẩn bị bàn tiệc).
Còn đối với khách bình thường, chỉ đơn thuần đến để trao đổi những vấn
đề khác không nhất thiết là phải công việc thì trong quá trình trao đổi, nói
chuyện họ sẽ được tiếp đãi bằng hình thức giải khát (mời trà, nước giải khát, cà
phê).
II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác
1. Công tác thu thập và xử lý thông tin
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải
quyết công việc của UBND huyện Đông Anh. Có đầy đủ thông tin, công việc
được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được
giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan công việc được giải
quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả
giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp
ứng được yêu cầu công việc
Thông tin phục vụ quản lý:
- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND huyện
Đông Anh.
- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND huyện Đông Anh.
- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng
ngày của lãnh đạo UBND huyện.
* Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý
Bước 1: Thu thập thông tin
- Thông tin từ cấp trên trực tiếp
- Thông tin từ cấp dưới
- Thông tin từ các cơ quan khác
Nguyễn Thị Hương(18/06/1994)
23
Lớp Thư ký Văn phòng K7
