Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND HUYỆN TAM NÔNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............4
THỰC TẬP.........................................................................................................4
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU......4
TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG..............................................4
I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM NÔNG......................4
II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG.............................................................5
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Tam Nông........5
2.2. Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Tam Nông..............................................7
2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Tam nông...............................8
CHƯƠNG II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HDND-UBND HUYỆN TAM NÔNG................9
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HDND-UBND huyện Tam Nông.. 9
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( phân công
nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng UBND huyện Tam Nông)............12
CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI
THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP..................................18
1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng...........18
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................23
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ....................28
VĂN PHÒNG.....................................................................................................28
I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn
phòng...........................................................................................................28
II. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế................................................35
III. Tìm hiểu công tác hội họp (hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá
ưu điểm, hạn chế..........................................................................................38
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh
đạo cơ quan..................................................................................................47
1. Mục đích, phạm vi của chuyến đi công tác.............................................47
2. Người thực hiện chuẩn bị quy trình cho chuyến đi côn tác của cơ quan.48
3. Lập kế hoạch cho các chuyến đi công tác...............................................49
4. Các khâu chuẩn bị chuyến đi công tác....................................................50
5. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác................................................54
6. Một số công việc trước và sau chuyến đi công tác..................................55
7. Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.........................56
V. Nhận xét về ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc tại văn
phòng HĐND-UBND huyện Tam nông......................................................56
VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh
giá ưu điểm, hạn chế....................................................................................56
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................59
I. Kết luận....................................................................................................59
II. Những bài học kinh nghiệm....................................................................59
III. Nhận xét và một số đề xuất kiến nghị...................................................61
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................62
PHẦN PHỤC LỤC............................................................................................63

Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến giấy
tờ. Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ,
thầm lặng đứng sau thành công của lãnh đạo. Nghề thư ký chính là nơi giúp bạn
tích lũy kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng sống; nâng cao nghiệp vụ; là nơi
có có cơ hội thăng tiến.
Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm
quản trị viên cấp cao nhất định. Phạm vi trách nhiệm của người thư ký có thể
thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm và yêu cầu của người tuyển dụng. Công việc
chính của người thư ký đó là: Tốc ký soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông
tin liên quan. Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn, tiếp khách
hàng khi cần thiết. Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến – Chuẩn bị tài liệu và
thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo – Lên chương trình và thời gian cho các
cuộc họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Tham gia các hoạt động xã
hội khác – Lưu- trữ, tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp.
Thư ký làm việc trong các văn phòng tiện nghi. Ngày nay máy tính và các
phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc của thư ký. Thư ký
là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới các
phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các
đối tác, hội thảo v.v… Họ thường làm việc trong giờ hành chính. Thư ký hiện
nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty còn

trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối công việc lớn.
Người thư ký có kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo, trung thực,
chân thành, có khả năng bảo mật thông tin, biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của
mình. Kỹ năng tổ chức, khả năng chịu áp lực công việc, khả năng ngôn ngữ tốt ở
cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng, có tinh thần trách nhiệm
cao.
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”. Sau khi hoàn thành song 2/3 chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho
sinh viên chuyên ngành Thư ký. Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, đã tổ chức
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

1
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đợt thực tập kéo dài 7 tuần ( từ ngày 16/3/2015 đến 5/5/2015) cho sinh viên. Đợt
thực tập này nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức về các nghiệp vụ đã học và
biết cách vận dụng những tri thức đó vào thực tế xã hội. Giáo dục lòng yêu nghề
và sự say mê, tận tụy với nghề nghiệp, nhiệt tình công tác, rèn luyện tác phong
của người cán bộ làm nghiệp vụ Thư ký. Học tập và làm quen với tác phong,
môi trường làm việc nơi công sở.
Được sự đồng ý của nhà trường và tiếp nhận của UBND huyện Tam
Nông, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực
hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.
Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những
kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút

được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn
giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, em đã học được
phong cách làm việc của một người Thư ký văn phòng. Một công việc đòi hỏi
sự nhẹ nhành khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết
công việc hàng ngày.
Là một người Thư ký trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về nghiệp vụ Thư ký
văn phòng cũng như nhận thức được tầm quan trọng của người thư ký văn
phòng đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được nghĩa của thế hệ trẻ như
chúng em là rất lớn.
Giúp em nhận ra được những khuyết điểm của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện thao tác,
nghiệp vụ Thư ký, từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức
chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt thực tập này đã giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc hơn
kiến thức của mình sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Trong quá trình thực tập em đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

2
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dung mà đợt thực tập đề ra và đã thực hiện báo cáo này. Để hoàn thành được đợt

thực tập và báo cáo của mình, ngoài ý kiến kỹ năng nghiệp vụ mà bản thân có
được, em đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của
UBND huyện Tam Nông đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của Cán bộ trong văn
phòng . Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình làm báo cáo còn
nhiều thiếu xót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường . Kính
mong quý Thầy Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ.
Em xin trân thành cảm ơn!
Sinh viên
Vũ Thị Ngọc Huyền
Tam Nông, ngày 3 tháng 5 năm 2015

Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

3
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP.
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG , NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG.
I.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TAM NÔNG.
Tam nông là một huyện thuộc tỉnh Phú thọ có Huyện ly là thị trấn Hưng
Hóa và cách Hà Nội 70km.
Địa lý: Tam Nông có diện tích tự nhiên là 15.596,92ha (155,97 km²).
Địa giới hành chính: Phía đông giáp Huyện Lâm Thao, phía đông nam

giáp thành phố Hà Nội. Phía tây giáp các Huyện Cẩm Khê( Tây bắc), Yên Lập
(Tây),Thanh Sơn ( Tây nam).Phía nam giáp Huyện Thanh Thủy . Phía Bắc giáp
Huyện Thanh Ba ( Tây bắc) và Thị xã Phú Thọ.
Dân số : Theo điều tra dân số năm 2009 thì Huyện Tam Nông có dân số
là: 75.469 người.
Hành chính gồm: 1 thị trấn ( Hưng Hóa) và 19 xã ( Hùng Đô, Quang
Húc, Phương Thịnh, Hiền Quan, Vực Trường ,Tứ Mỹ, Hồng Đà, Dị Nậu, Dậu
Dương, Thượng Nông, Tề Lễ, Xuân Quang, Hương Nha, Hương Nộn, Cổ Tiết,
Văn Lương, Thanh Uyên, Tam Cường, Thọ Văn).
Lịch Sử: Ngay từ khi mới thành lập các tỉnh ở Bắc Kỳ ( năm 1831),
Huyện Tam Nông đã tách khỏi tỉnh Sơn Tây để nhập vào tỉnh Hưng Hóa, làm
nơi đặt tỉnh lỵ tỉnh Hưng Hóa. Thị xã Hưng Hóa( thành lập ngày 01/05/1895)
đóng tại Khúc Khê, huyện Tam Nông ( nay là Thị trấn Hưng Hóa, huyện Tam
Nông, tỉnh Phú Thọ).
Thời kỳ 1903-1968 là huyện thuộc tỉnh Phú Thọ, thời kỳ 1968-1996 thuộc
tỉnh Vĩnh Phú. Từ 6-11-1996 Tam Nông ( khi đó vẫn nằm trong huyện Tam
Thanh) lại thuộc tỉnh Phú Thọ.
Theo Quyết định số 178-CP ngày 5-7-1977 của Hội đồng Chính phủ,
Huyện Tam Nông sáp nhập với huyện Thanh Thủy thành Huyện Tam Thanh.
Năm 1999, lại tách ra thành hai huyện như cũ.( Tam Nông và Thanh Thủy).
Kinh tế: Với lợi thế tiếp giáp thủ đô Hà Nội qua cầu Trung Hà huyện Tam
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

4
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nông là đầu mối giao thông vận tải quan trọng của tỉnh Phú Thọ, các tuyến
đường huyết mạch chạy qua huyện là QL 32,QL 32A,QL 32C. Tam Nông được
xác định là vùng kinh tế trọng điểm về công nghiệp của tỉnh, trên địa bàn huyện
hiện đang hình thành hai khu Công nghiệp tập trung là KCN Trung Hà và KCN
Tam Nông và cụm Công nghiệp Cổ Tiết. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch mạnh mẽ
từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ.
Một số doanh nghiệp tiêu biểu:
- Nhà máy bia Sài Gòn – Phú Thọ ( KCN Trung Hà).
- Công ty may Sông Hồng.
- Nhà máy nhiên liệu sinh học Ethanol Miền Bắc.
- Nhà máy gạch tuynel Hương Nộn.
- Công ty gốm xây dựng Sông Vàng Tam Nông.
- Công Ty Gốm XD Ba Triệu….
II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN TAM NÔNG.
UBND huyện Tam Nông có chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức như sau:
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Tam Nông.
2.1.1. Chức năng:
UBND huyện có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp,
Luật và các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND
cùng cấp . UBND huyện chỉ đạo các mặt hoạt động của UBND cấp dưới trực
thuộc.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra
Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
UBND huyện phối hợp với UBND Thành phố, Thường trực HĐND và
các Ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề
án HĐND xét và quyết định.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:

Theo điều 43 của luật tổ chức HĐND và UBND huyện Tam Nông có
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

5
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm vụ quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà Nước.
a. UBND huyện Tam Nông có nhiệm vụ quản lý Nhà nước ở địa phương
trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
thương mại, dich vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường,
thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác,
quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc
thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá.
b. Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan Nhà Nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng các cấp trong cơ quan Nhà Nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và công dân ở địa phương.
c. Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa
phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương, quản lý
hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương.
d. Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

lợi ích hơp pháp khác của công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
e. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của chính
phủ.
f. Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
g. Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật phối hợp với cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu
kịp thời, các loại thuế và các khoản chi khác ở địa phương.
Ngoài ra, theo điều 49, 45 luật tổ chức HĐND và UBND còn quy định
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

6
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,
điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cung cấp
thông qua để trình cấp trên xét.
UBND huyện Tam Nông chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước
HĐND cùng cấp và cấp trên.
2.2. Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Tam Nông
UBND huyện Tam Nông do HĐND cùng cấp bầu ra gồm : Chủ tịch, 2 Phó
chủ tịch. Đ/c: Bùi Đình Thi - Chủ tịch UBND huyện Tam Nông là người lãnh
đạo và điều hành công việc của UBND huyện Tam Nông chịu trách nhiệm cá

nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định cùng tập thể chịu trách
nhiệm về hành động của huyện trước HĐND huyện, UBND tỉnh; Chủ tịch
UBND huyện phân công công tác các Phó chủ tịch và các thành viên của UBND
huyện, người được phân công phải chịu trách nhiệm trước UBND huyện.
- Đ/c: Hán Bình Hồng - Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá - Xã hội.
- Đ/c: Phan Đức Tài - Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế - Thương mại .
Các Phó Chủ tịch giải quyết công việc theo lĩnh vực được phân công,
phải chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện và cơ quan Nhà Nước cấp
trên.
Và 12 Phòng ban giúp việc khác: Các phòng ban giúp việc cho UBND là
những cánh tay đắc lực để giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch giải quyết công
việc được nhanh chóng và khoa học. Đây là những bộ phận không thể thiếu
trong hoạt động của cơ quan. Giải quyết hoặc trình UBND huyện, giải quyết các
đề nghị của các cơ quan, đoàn thể, UBND các xã, thị trấn về vấn đề chức năng
quản lý và lĩnh vực công tác thuộc mình phụ trách.
Văn phòng HĐND-UBND huyện.
+Phòng Nội vụ.
+Phòng Kinh tế - Hạ Tầng
+Thanh tra huyện.
+Phòng Tư pháp.
+Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

7
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+Phòng Tài chính - Kế hoạch.
+Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
+Phòng Văn hoá - Thông tin.
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo.
+Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
+Phòng Y tế.
UBND huyện Tam Nông ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Hiện nay
UBND huyện các cán bộ đến đều có trình độ chuyên môn cao làm việc hiệu quả và
chuyên nghiệp hơn, trình độ Cao đẳng, Đại học trở lên.
2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Tam nông
( Sơ đồ này được đính kèm ở phần cuối bài)

Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

8
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HDND-UBND HUYỆN TAM NÔNG.
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HDND-UBND huyện Tam Nông.
1.1Chức năng :
Văn phòng HĐND và UBND là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng
cho mọi hoạt động điều hành của HĐND – UBND huyện trong việc quản lí Nhà
nước. Văn phòng UBND huyện có ba chức năng sau:

- Văn phòng là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp đỡ phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện được tập chung thống nhất.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được
thường xuyên liên tục và hiệu quả.
- Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo
an toàn hiệu quả.
1.2 Nhiệm vụ.
a. Tham mưu tổ hợp.
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, chuẩn bị các báo cáo về hoạt
động của HĐND và UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp của
HĐND - UBND huyện, phối hợp cùng các ngành chức năng soạn thảo và hoàn thành
các đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND - UBND huyện để ban hành.
Thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND - UBND, Chủ tịch UBND.
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trong việc chuẩn bị các đề án
được phân công để trình cấp có thẩm quyền. Tổ chức thực hiện truyền đạt của cấp trên
của HĐND - UBND huyện đến các ngành, các cấp và đôn đốc thực hiện.
- Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho
công tác của lãnh đạo HĐND và UBND huyện giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện các
chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên.
-Thực hiện tốt các mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện, Chủ tịch UBND
với thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện, các ban của HĐND, MTTQ
và các đoàn thể nhân dân huyện.
b. Công tác Hành chính tổ chức.
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

9
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức, công tác văn thư (công văn, giấy tờ ...) và lưu hồ sơ của cơ quan
theo quy định của Nhà nước.
c. Công tác quản trị tài vụ.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo
và cán bộ trong cơ quan.
- Quản lý tài sản công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính Nhà
nước.
- Các hoạt động dịch vụ công: Lễ tân, nhà khách, ô tô, điện thoại...
+ Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của văn phòng UBND.
* Cơ cấu tổ chức:
Văn phòng UBND huyện là đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn phòng là
cầu nối giữa UBND với các phòng, Ban và các xã, thị trấn thuộc huyện cũng như các
huyện , tỉnh bạn. Văn phòng UBND là nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin
đến các nơi cần thiết để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan và các đơn vị
trong Huyện.
Cơ cấu tổ chức bộ máy biên chế thuộc Văn phòng UBND huyện Tam
Nông hiện nay có 20 người (bao gồm 04 lãnh đạo UBND, 02 lãnh đạo thường
trực HĐND huyện, còn lại là các thành viên của Văn thư). Trong đó lãnh đạo
UBND và HĐND do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra. Các thành viên của Văn
thư trong đó 12 người biên chế, 02 hợp đồng dài hạn.
* Lề lối làm việc của Văn phòng:
Theo Điều 2 của Quy chế làm việc của Văn thư HĐND-UBND huyện
Tam Nông, ngày 22/10/2008:
- Văn thư HĐND-UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng; Chấp
hành nghiêm túc sự lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND-UBND huyện; Đề cao trách
nhiệm của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời, phải đảm bảo sự
phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận của Văn thư trong giải

quyết công việc;
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; Tuân thủ
trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật,
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

10
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện;
- Mỗi công việc chỉ giao cho một bộ phận, một người phụ trách và chịu
trách nhiệm chính; Phụ trách bộ phận phải chịu trách nhiệm về công việc được
giao. Cấp trên không làm thay công việc của cấp dưới; tập thể không làm thay
công việc của cá nhân.
Việc quản lý và phân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý
và đúng với quy định. Chuyên viên của Văn phòng đều có bằng đại học và trình
độ chuyên môn cao. Các cán bộ được phân công công việc phù hợp với năng lực
và trình độ của từng người.
1.3 Quyền hạn :
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có các quyền hạn sau :
- Ðược yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện
cung cấp số liệu, tư liệu có liên quan để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát,
công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện ;
- Ðược ký và ban hành các văn bản giao dịch, thư mời họp, thông báo
chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; Các văn bản
hành chính thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban

nhân dân huyện ;
- Tham gia các Hội đồng, Ủy ban, Ban chỉ đạo có tính chất tư vấn do Ủy
ban nhân dân huyện thành lập nhằm nắm bắt và tổng hợp tình hình chung trong
huyện ;
- Tham gia với tư cách thành viên trong các Ðoàn thanh tra, kiểm tra
theo chỉ đạo và phân công của Ủy ban nhân dân huyện hoặc Huyện .
1.4 Tổ chức hoạt động của Văn phòng
Lãnh đạo: Văn phòng HĐND và UBND huyện có 01 Thủ trưởng là
Chánh văn phòng và 2 Phó văn phòng. Chánh văn phòng: Là thủ trưởng cơ quan
Văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND và
UBND huyện trước Thường trực HĐND, UBND huyện; nhiệm vụ và quyền hạn
của Chánh văn phòng thực hiện theo quy chế làm việc của UBND huyện. Các
Phó Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

11
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về các nhiệm vụ được phân công; 01 Phó văn phòng phụ trách công tác tổng
hợp; 01 Phó văn phòng phụ trách công tác nội chính,
Các bộ phận nghiệp vụ:
- Bộ phận tổng hợp.
- Bộ phận hành chính, quản trị: Gồm cán bộ, công chức và nhân viên hợp
đồng, làm các nhiệm vụ: Kế toán cơ quan Văn phòng; làm công tác văn
thư; đánh máy vi tính; công nghệ thông tin; thủ quỹ cơ quan; bảo trì điện nước

và bảo vệ; nhân viên làm tại nhà ăn; lái xe của cơ quan; tạp vụ.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng :

2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( phân công
nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng UBND huyện Tam Nông)
*Chánh Văn phòng:
Giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc
UBND huyện.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện: Chỉ đạo Văn phòng HĐNDUBND huyện thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Nghị định số 136/NĐSinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

12
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CP, ngày 08/11/2005 về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn thư HĐND-UBND và các nhiệm vụ sau:
a. Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, và sự chỉ đạo của
cơ quan cấp trên. Trực tiếp tổ chức giúp UBND huyện công tác xây dựng nhiệm
vụ trọng tâm, chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của UBND
huyện và Văn thư. Chủ trì các cuộc họp hàng tuần và tổ chức đánh giá kết quả
công tác hàng tháng, quý, năm của Văn thư;
b. Trực tiếp tổ chức công tác tổng hợp tình hình hoạt động của HĐND,
chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và công tác của khối nội chính; Điều hoà

phối hợp công tác giữa Phó Chánh Văn Phòng, các bộ phận để đảm bảo mọi
hoạt động trong Văn thư được thống nhất, hiệu quả;
c. Là người phát ngôn của UBND huyện. Tham dự các cuộc họp của
HĐND huyện và UBND huyện, các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch,
các buổi làm việc của UBND huyện với các cơ quan Thành phố Hà Nội, Huyện
uỷ, HĐND huyện và các phòng, ban, các xã, thị trấn trong huyện. Khi được Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện uỷ quyền, chủ trì họp với các ngành để giải
quyết một số công việc của UBND huyện;
d. Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, nhân viên của Văn thư; Công tác đảm bảo an toàn, an ninh trật tự,
phòng chống cháy nổ của cơ quan và công tác bảo vệ bí mật Nhà nước về thông
tin tài liệu. Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu, chi ngân sách của Văn thư
theo quy định của pháp luật;
đ. Khi đi công tác vắng, Chánh Văn phòng uỷ quyền cho một Phó Chánh Văn
phòng phụ trách, giải quyết phần công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng;
e. Phối hợp Phòng Nội vụ huyện, giúp UBND huyện chỉ đạo các cơ quan,
phòng, ban, các đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện
quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật.
* Thẩm quyền ký các loại văn bản của Chánh Văn phòng:
a. Thừa lệnh UBND huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện:
Thông báo ý kiến chỉ đạo của UBND huyện, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

13
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện gửi các cấp, các ngành để thực hiện; Ký các văn bản hành chính
thông thường để đôn đốc các cấp, các ngành chuẩn bị đề án trình UBND huyện;
Ký sao các văn bản theo quy định;
b. Ký các báo cáo, thông báo, quyết định về tổ chức, cán bộ, tiền lương,
khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, nhân viên của nội bộ Văn thư theo sự
phân cấp và phân công của UBND huyện.
* Phó Chánh Văn phòng :
Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công giúp phụ trách
một hoặc một số công tác của Văn thư như:
a. Giúp việc Chánh Văn phòng; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
và trước pháp luật về các phần việc được phân công; Quản lý, chỉ đạo, điều
hành, kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của cán bộ, công chức, nhân viên trong
Văn thư được phân công phụ trách;
b. Trực tiếp hàng ngày tiếp nhận, phản ánh các nội dung công việc với
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Thành viên UBND huyện khi có yêu cầu để
giải quyết những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Thực hiện
chế độ báo cáo kịp thời, thường xuyên với Chánh Văn phòng để chỉ đạo chung;
c. Khi giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt
quá thẩm quyền thì phải trao đổi với các Phó Chánh Văn phòng phụ trách vấn đề
liên quan, báo cáo Chánh Văn phòng, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND huyện;
d. Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác thẩm tra độc lập
của Văn thư về nội dung, thể thức các đề án, văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ
trách do các phòng, ban, cơ quan trình UBND huyện; Chịu trách nhiệm kiểm tra
lần cuối và ký nháy vào các văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND huyện ký ban hành;
đ. Khi được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện uỷ quyền, trong
phạm vi trách nhiệm được phân công, Phó Văn thư chủ trì họp với các phòng,
ban, cơ quan để giải quyết một số công việc của UBND huyện;

e. Trong giải quyết công việc, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

14
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân; Chủ động phối hợp, bàn bạc thống nhất, bảo đảm mọi công việc trong Văn
phòng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không chồng chéo, trùng lặp hoặc
bỏ xót công việc;
g. Có trách nhiệm tham mưu với Chánh Văn phòng trong việc thực hiện
nhiệm vụ, kế hoạch công tác của Văn thư như: Sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ,
chế độ chính sách, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập và đảm bảo cơ sở vật chất
của cơ quan Văn phòng.
h. Hàng tuần, Phó Chánh Văn phòng tổng hợp tình hình công việc mình
phụ trách, báo cáo Chánh Văn phòng tại cuộc họp hội ý giữa Chánh Văn phòng
và các Phó Chánh Văn phòng;
i. Trong từng trường hợp cụ thể, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng uỷ quyền thông tin với báo chí về các chủ trương, chính sách, quyết định
quan trọng, công việc chỉ đạo, điều hành của UBND huyện về các vấn đề có liên
quan đến lĩnh vực công tác được phân công;
k. Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành chính - Quản trị được
uỷ nhiệm của Chánh Văn phòng ký xác nhận các khoản chi tiêu thường xuyên
như tiền lương, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, tài sản theo kế hoạch tài chính
hàng năm đã được UBND huyện phê duyệt và cơ sở vật chất khác phục vụ các
điều kiện làm việc của HĐND và UBND huyện;

Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng theo dõi tổng hợp các ngành thuộc khối
văn hoá- xã hội trong huyện.
Phó Chánh Văn phòng giúp việc Thường trực HĐND huyện: Giúp Chánh
Văn phòng trực tiếp phục vụ công tác HĐND, tổng hợp thông tin, soạn thảo các
văn bản, nắm tình hình giúp Thường trực HĐND về các hoạt động của HĐND.
Thống nhất với Chánh Văn phòng về các chủ trương công tác mà Thường trực
HĐND huyện đã giao, việc phục vụ cơ sở vật chất cho các hoạt động của
HĐND và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ với Chánh Văn phòng. Phối hợp
với Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị chỉ đạo cán bộ, nhân viên Văn
phòng đảm nhiệm các điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND. Chịu trách
nhiệm giúp Chánh Văn phòng về toàn bộ công việc thuộc lĩnh vực được phân
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

15
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công và đối với công việc chung của Văn phòng.
Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng theo dõi, tổng hợp các ngành thuộc khối
kinh tế của huyện.
m. Khi Phó Chánh Văn phòng đi công tác, nghỉ phép, nghỉ giải quyết việc
riêng theo quy định, phải báo cáo Chánh Văn phòng phân công Phó Chánh Văn
phòng khác giải quyết phần công việc mà Phó Chánh Văn phòng đó phụ trách.
*Thẩm quyền ký các loại văn bản của Phó Chánh Văn phòng :
a. Thừa lệnh UBND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, ký thay
Chánh Văn phòng các thông báo, công văn hành chính thông thường để truyền

đạt ý kiến chỉ đạo của UBND huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện đến
các cấp, các ngành;
Những vấn đề phức tạp, nhạy cảm; những vấn đề liên quan đến quản lý
đất đai, quy hoạch, quản lý dự án đầu tư, trước khi ký phải thông tin, báo cáo
Chánh Văn phòng;
b. Ký giấy giới thiệu của UBND huyện cho cán bộ, nhân viên Văn phòng
và các phòng, ban thuộc UBND huyện để liên hệ giải quyết công việc thuộc
thẩm quyền của UBND huyện;
c. Ký thay Chánh Văn phòng những báo cáo, thông báo, công văn trong
nội bộ Văn phòng; Ký sao các văn bản thuộc lĩnh vực công tác được phân công
phụ trách và khi được Chánh Văn phòng phân công.
Ngoài các việc nêu trên, Văn phòng có quyết định về việc phân công
nhiệm vụ cụ thể của các đồng chí lãnh đạo Văn phòng.
* Các vị trí khác trong bộ máy của Văn Phòng
- Bộ phận Văn thư -Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác Văn thư - lưu
trữ và quản lý kho lưu trữ của HĐND và UBND huyện Tam Nông. Giúp Chánh
Văn phòng và Thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư - lưu trữ ở
các đơn vị thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan.
- Bộ phận Kế toán-Tài vụ: Thực hiện chế độ thanh toán, quyết toán kịp
thời chính xác theo Luật ngân sách, cập nhật và báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của
cơ quan với lãnh đạo Văn thư trong việc lập dự trù kinh phí, thực hiện chế độ
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

16
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

báo cáo tài chính theo quy định.
- Bộ phận một cửa: Tiếp nhận trả lời kết quả của công dân
- Bộ phận Bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, giữ gìn trật tự, tài sản của
toàn bộ cơ quan, trông giữ các phương tiện đi lại của Cán bộ nhân viên trong cơ
quan.
- Bộ phận Lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan đi công tác.
- Bộ phận Nhà bếp.

Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

17
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI
THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP.
1.Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.
Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính
và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên
1980. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều khối lượng công việc
của thư ký nay đã giảm tương đối nhiều. Ngoài ra thì công việc lưu trữ tài liệu,
văn thư và tìm kiếm chiếm nhiều thời gian. Hiện nay với sự trợ giúp của máy
tính thì việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn. Công việc đánh máy trở nên nhanh
chóng.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc

riêng lẻ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v...mà người thư ký
ngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng, thực hiện chức
năng cung cấp thông tin cho lãnh đạo công tác tổ chức hành chính như:
+Tiếp khách
+Đãi khách
+Tổ chức phòng làm việc khoa học
+Tổ chức hội họp
+Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Trong mỗi công việc đều thể hiện rõ nét vai trò của thư ký là rất quan
trọng. Có thư ký mọi việc thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn mang lại hiệu
quả cao , điều đó được thể hiện cụ thể:
*Thư ký và công việc đón tiếp khách.
Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp để đón khách.
Ấn tượng đầu tiên đối với khách do người thư ký tạo nên, những ấn tượng tốt
luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Vì vậy yêu cầu đối với người thư ký phải tạo ra
những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên khi tiếp xúc với khách.
Đón khách
Người thư ký phải chào hỏi khách một cách lịch sự với thái độ vui vẻ,
niềm nở. Bất cứ người khách nào cũng có thể là nhân vật quan trọng đối với
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

18
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty, cơ quan. Vì vậy dù cho người thư ký đang bận điện thoại hoặc làm một

việc gì khác không thể dừng lại được mà người khách đến vẫn phải chào hỏi
khách để khách biết là thư ký sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc.
Nếu khách lần đầu tiên đến công ty, cơ quan người thư ký phải giới thiệu
tên mình trước và khéo léo hỏi tên khách “Thưa ông, xin ông cho biết tên và
mục đích của công việc để tôi báo cáo với Ban lãnh đạo....” Người thư ký không
được phép tỏ ý khó chịu khi trả lời khách mà phải trả lời khách một cách đầy đủ
và lịch sự.
Những công việc tiếp theo lời chào hỏi.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay có quyền giải quyết một
số vấn đề nhưng không được phép vượt quá giới hạn và sự hiểu biết của mình.
Người thư ký không được phép để cho người khách ra khỏi văn phòng lạ có cảm
giác công việc của họ không được đả động đến khi mà những công việc ấy
người thư ký có thể giải quyết được.
Đối với khách đến gặp giám đốc mà không hẹn trước, nếu giám đốc
không có mặt hay vì một lý do nào đó mà không thể tiếp khách được, người thư
ký phải thanh minh một cách lịch sự, ghi vào sổ công tác là khách từ đâu đến,
cần bàn việc gì để trình lại với giám đốc. Người thư ký cũng phải nêu ra một
cách tế nhijcho những người khách tự đến mà không có thông báo trước về thời
gian, việc đó trước tiên liên quan đến lợi ích của họ , để lần sau trước hết phải
được thỏa thuận về mặt thời gian.
Sắp xếp chỗ đợi cho khách.
Trong trường hợp khách phải ngồi chờ đợi , người thư ký phải cố làm thế
nào để khách không cảm thấy khó chịu, lịch sự mời khách ngồi vào bàn dành để
tiếp khách. Người thư ký nên có cách bổ trí thẩm mỹ trên bàn bằng những ấn
phẩm khác nhau như tạp chí, bảng giá hoặc catalogue, ảnh chụp sản phẩm hoặc
chi tiết sản phẩm của công ty mình ....Điều này giúp nâng cao sự quan tâm chú ý
của khách đối với hoạt động của công ty, cơ quan đồng thời làm cho khách có
ấn tượng rằng mình đã được quan tâm chú ý. Tuyệt đối không được để xảy ra sai
lầm khi khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến hoặc lại
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

19
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có lời than phiền rằng mình đã làm trở ngại.
*Thư ký trong việc tổ chức phòng làm việc khoa học.
Tại nơi làm việc năng suất công việc của chúng ta phụ thuộc vào nhiều
yếu tố khác nhau. Có yếu tố thuộc tầm kiểm soát của chúng ta nhưng cũng có
yếu tố lại nằm ngoài phạm vi quyết định của chúng ta. Vì vậy việc tổ chức bố trí
một phòng làm việc khoa học là một việc quan trọng giúp ta làm việc có hiệu
quả hơn. Các yếu tố như:
Ánh sáng: Cường độ ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả làm việc và
vấn đề sức khỏe. Vì vậy, cửa sổ của văn phòng nên để thật rộng, không gian
sáng sủa, thoáng đãng, nếu thiếu ánh sáng tự nhiên thì phải bổ sung bằng đèn
điện.
Thoáng khí: Môi trường văn phòng thường ẩn chứa ba nhân tố bất lợi đối
với vấn đề sức khỏe của con người, đó là ẩm thấp, virut và sự bức xạ. Ba nhân tố
này đều mang đến bệnh tật cho con người, từ đó ảnh hưởng tới hứng thú và đảm
bảo hiệuquả làm việc. Tuy nhiên, phải lưu ý tới việc tăng hoặc giảm mức độ
thoáng khí. Nếu mức độ thoáng khí tốt thì có thể phòng chống ẩm ướt, hạn chế
khả năng lây lan virut, giảm bức xạ của ánh sáng và tường bao của văn phòng,
Phương hướng: Nên đặt bàn như thế nào, đặt quay về hướng nào và đặt ở đâu là
một trong những vấn đề quan trọng trong phong thủy văn phòng. có rất nhiều
người khi chuyển đến văn phòng mới thường không biết nên bố trí đồ đạc trong
văn phòng như thế nào. Hiện nay các khu công sở đều thiết kế rất nhiều hành

lang, cửa văn phòng thường mở hướng về phía hành lang. Nếu ánh sáng hắt vào
từ phía cửa sổ thì đặt bàn quay ra cửa chính. Tuy nhiên, nếu muốn đặt bàn quay
ra cửa chính nhưng ánh sáng lại hắt thẳng vào từ cửa chính thì rất khó. Lúc này
sẽ phải xem xét đến tư cách, tính cách, sở thích và tính chất công việc của người
đó. Nhưng xét từ góc độ phong thủy học thì phải chú trọng đến ba nguyên tắc,
đó là đặt bàn ở vị trí chính giữa, ngồi quay về hướng Nam hoặc hương Bắc, và
không được ngồi đối diện với cửa chính. Xét về tính chất công việc thì những
người thường xuyên phải tiếp khách nên ngồi đối diện với cửa chính, không nên
ngồi quay lưng lại với cửa chính.
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

20
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Thư ký trong việc tổ chức hội họp.
1. Chuẩn bị chu đáo.
+Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo
từng

nội

dung

và

thời

gian

cụ

thể

cho

từng

nội

dung

đó.

+Tổng kết những thành phần sẽ đến dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến
từng bộ phận. Những bộ phận sẽ có báo cáo trong cuộc họp, bạn cần nhắc nhở
lại

một

lần

nữa

trong

lá

thư

mời

họp.

+Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành
viên tham gia. Thậm chí, bạn cần phải gọi điện lại một lần nữa để chắc chắn
rằng

tất

cả

mọi

người

đã

có

các

tài

liệu

đó.

+Chuẩn bị tốt khâu phục vụ cuộc họp như phòng họp, bàn ghế, giấy bút,
nước uống…Những chi tiết nhỏ nhặt này thường dễ bị bỏ quên nên bạn cần
kiểm tra kỹ lại cho chu đáo trước cuộc họp.
2.

Thảo

luận

trước

về

nội

dung

cuộc

họp.

Bạn cần trao đổi trước về nội dung với những người chủ trì cuộc họp ít
nhất là một ngày trước khi diễn ra cuộc họp. Việc làm này sẽ khiến sếp của bạn
nắm được phần nào tinh thần của buổi họp đồng thời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn
những gì sẽ nói, sẽ thảo luận. Cuộc họp cũng vì thế mà được tiến hành thuận lợi
và

diễn

ra

sôi
3.

nổi
Nên

họp

hơn.
đúng

giờ.

Trễ giờ họp cũng có nghĩa là bạn đang làm mất thời gian của người khác.
Là một thư ký, bạn có thể mời mọi người trước thời gian họp tầm 15 phút để
cuộc họp có thể tiến hành đúng dự định. Và nếu đã đến giờ mà có những nguời
vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một vài người mà khiến những người khác
phải tiếp tục chờ đợi. Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định.
4.

Nhất

thiết

cần

có

biên

bản

cuộc

họp

Đó cũng là công việc chính của một người thư ký. Ghi lại những gì đã
diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan trọng. Sau cuộc họp, bạn nên làm
một bản báo cáo chi tiết sau đó in ra và phát cho mọi người. Cách làm khoa học
này sẽ giúp bạn cũng như mọi người tham gia nắm được rõ ràng và chi tiết nội
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

21
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dung cuộc họp.
5.

Gợi

ý

mọi

người

thảo

luận

Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống và thiếu sôi nổi, người thư
ký cũng có thể trở thành người lĩnh xướng, đặt ra những câu hỏi, những tình
huống và yêu cầu mọi người tham gia thảo luận. Bằng nhiều cách khác nhau,
hay

dẫn

dắt

để

những

người

tham

6.

gia

Tập

hào

hứng

trung

vào

thảo

luận.

cuộc

họp.

Ở vai trò một người thư ký, lơ đãng trong cuộc họp là một điều cấm kỵ.
Hơn ai hết, bạn phải là người tập trung hết mức vào cuộc họp. Không chỉ lắng
nghe mọi người phát biểu mà còn cả lắng nghe và để ý thái độ của họ về cuộc
họp, về vấn đề được đưa ra…có như vậy thì nếu có gặp những tình huống ngoài
dự

kiến,

bạn

vẫn

có

7.

thể
Bày

xử
tỏ

ý

lý

kịp

thời.

kiến

của

mình.

Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chép chép, bạn cũng có
vai trò như một nhân viên bình thường. Bởi thế bạn cũng cần có những ý kiến
riêng của mình. Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng bạn hoàn toàn vẫn có thể
nêu lên quan điểm của bạn và thuyết phục mọi người vào ý kiến của mình.
8.

Không để cuộc họp kéo

dài quá

lâu.

Nếu cuộc họp kéo dài quá thời gian qui định sẽ khiến tâm lý người dự
không thoải mái thậm chí còn gây cho họ sự khó chịu. Bởi vậy nếu đã đến giờ
kết thúc mà vấn đề được nêu vẫn chưa có cách giải quyết, hãy nói nhỏ với người
chủ trì cuộc họp để tiếp tục vấn đề trong một cuộc họp khác.
Có thế nói thư ký là người không thể thiếu trong mỗi cơ quan. Có một vị
trí hết sức quan trọng:
+ Là người yểm trợ, hỗ trợ cho hoạt động của người lãnh đạo và các bộ
phận khác trong cơ quan.
+ Người TKVP góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ,
chính xác cho cơ quan và người lãnh đạo.
+ Góp phần đảm bảo cho hoạt động của cơ quan và lãnh đạo đều đặn,
thông suốt.
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

22
Lớp: Thư ký Văn phòng K7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Là người tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo để lãnh đạo có được quyết
định chính xác.
+ Là mắt xích nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quan.

2. Khảo sát về công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản va tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệt thống cơ quan Nhà nước kết quả của công
tác văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ và được thể hiện tốt có tác dụng đối
với toàn xã hội.
Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng
nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
Công tác văn thư được xác định như một mắt xích một hoạt động quan
trọng không thể thiếu trong một bộ máy hoạt động quản lý của văn phòng
UBND huyện. Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết
công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí
mật.
Được đặt dưới sự chỉ đạo của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả
công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế
của UBND huyện - là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác văn thư
ở văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo,
Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ tạo công tác văn thư cơ quan huyện đã được
thực hiện tốt . Tuy nhiên để công tác Văn thưu cơ quan được vận hành tốt hơn
thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán bộ Văn thư
nhiều hơn.
Công tác Văn thư của UBND huyện Tam Nông được tổ chức một cách
tập trung, thống nhất. Tức là các phòng ban trong cơ quan không có bộ phận văn
thư riêng mà tập trung vào một nơi do Văn thư đảm nhiệm thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu ở cơ quan em thấy công tác văn thư
của UBND huyện được tổ chức rất khoa học, hợp lý, phù hợp với công việc Nhà
Sinh viên: Vũ Thị Ngọc Huyền

23

Lớp: Thư ký Văn phòng K7