Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND huyện thường xuân

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP.......7
I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập..................................7
1. Chức năng...................................................................................................................................7
2. Nhiệm vụ, Quyền hạn.................................................................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân:.......................................................................13
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập.............13
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân.....13
1.1. Chức năng..............................................................................................................................13
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDND-UBND huyện Thường Xuân..........................13
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân (phụ lục 02)....................14
2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng....................15
III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân.....17
1.Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Thường Xuân..............17
2.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân.....................................19
1.1Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân...................................19
2.2. Nội dung quản lý văn bản......................................................................................................19
2.3. Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân..............................................21

CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG..................................22
I. CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP- ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN.............................................................22
1. Công tác tiếp khách ở cơ quan..................................................................................................22
2. Công tác đãi khách của cơ quan................................................................................................26
II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan...........................................28

1.Xây dựng lịch công tác thường kỳ..............................................................................................28

SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Ưu điểm – hạn chế....................................................................................................................32
III. Công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Thường Xuân........................................................32
1. Lập kế hoạch cho hội nghị.........................................................................................................32
2.Lên danh sách khách mời, và lập chương trình nghị sự.............................................................33
3.Ưu điểm- nhược điểm...............................................................................................................34
IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo........................34
1.Trước khi lãnh đạo đi công tác..................................................................................................35
2.Trong khi lãnh đạo đi công tác...................................................................................................36
V. Mô hình tổ chức phòng làm việc của UBND huyện Thường Xuân............................................37
1.Cách bố trí phòng làm việc........................................................................................................37
2. Ưu điểm- nhược điểm..............................................................................................................38
VI. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng.............................................38
1.Giao tiếp với cấp trên................................................................................................................39
2.Giao tiếp với đồng nghiệp..........................................................................................................41
3.Giao tiếp với công dân...............................................................................................................41
4.Giao tiếp với khách hàng...........................................................................................................42
5.Giao tiếp qua điện thoại trong cơ quan.....................................................................................42

CHƯƠNG III. KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................44
I. Những nhận xét, đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân...........................................................................................................44
1. Ưu điểm....................................................................................................................................44
2. Hạn chế.....................................................................................................................................45
II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại..................46

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................48
PHỤ LỤC.............................................................................................................1

SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết.Nên mỗi ngành nghề
đều có xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so
với các đối thủ cạnh tranh.Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế
giới, Việt Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi
sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại
của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú,
và nhiều ngành nghề ra đời, hòa nhịp cùng với xu thế đó ngành thư ký văn
phòng đã được ra đời. Thư ký là đội ngũ những người có trình độ chuyên môn,
khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký

chưa được thực sự coi trọng và phát triển người ta có quan niệm và nhìn sai lệch
về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của
các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ
phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi
trọng hơn, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của
xã hội.
Nhận thấy tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc sử
dụng ngành thư ký trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; được sự chỉ đạo,
quan tâm, giúp đỡ của Bộ Nội vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau hơn 40
năm hình thành và phát triển đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo, hoàn
thiện phương thức quản lý, đổi mới hình thức đào tạo với quan điểm “Đào tạo
theo nhu cầu xã hội, đào tạo cái gì xã hội cần và doanh nghiệp cần chứ không
phải đào tạo cái gì mình có”. Hiện nay, Nhà trường đang ngày càng mở rộng
quy mô theo chiều sâu, được Nhà nước giao cho đào tạo nhiều chuyên ngành;
trong đó chuyên ngành Thư ký văn phòng (Quản trị văn phòng) được Nhà
trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội những ngưới thư ký
hội tụ đầy đủ các phẩm chất , yếu tố, đáp ứng được những công việc hình thành
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

1

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các cơ quan, đơn vị ,và đặc biệt sẽ trở thành cánh tay trái đắc lưc cho

người lãnh đạo. Từ ngày đưa chuyên ngành thư ký văn phòng (Quản trị văn
phòng) vào chương trình đào tạo đến nay, Nhà trường đã tạo thành công và cho
ra trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ năng nghề nghiệp làm việc tại các
cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đất nước một đội ngũ thư ký có chất
lượng cao, đáp ứng được những yêu cầu của cơ quan.
Để nhằm mục đích giúp cho sinh viên làm quen, cọ sát với thực tế công
việc của mình sau khi ra trường. Qua đó ,tích lũy những kiến thức từ thực tế, rèn
luyện tay nghề để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, giáo dục lòng yêu nghề , lòng
nhiệt tình sự say mê, tận tụy với nghề, đồng thời rèn luyện tác phong của người
cán bộ thư ký văn phòng, và trả lời cho câu hỏi: hiện tại mình đã nắm được
những kiến thức gì’’. Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên những kiến thức
chuyên ngành tại giảng đường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành
đào tạo đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho
sinh viên được đi tìm hiểu , làm quen được với môi trường công việc thực tế.
Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục – đào tạo
trong giai đoạn hiện nay là “Học đi đôi với hành”, “lý thuyết luôn đi kèm
vớithực tiễn”.Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập tốt nghiệp là một
môn học nằm trong chương trình đào tạo. Với mục đích giúp cho sinh viên làm
sáng tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh
viên làm quen với cách làm việc của cơ quan công sở. Đây cũng là lần cho sinh
viên đi tìm hiểu về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ năng nghề nghiệp và tác phong
làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Cũng như các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan
của sinh viên chuyên ngành Thư ký Văn phòng là hai tháng, từ ngày 16/3/2015
đến 05/5/2015. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán
bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thực tập tốt
nghiệp" là kết quả mà sinh viên làm được bao gồm tất cả các công việc từ quá
SV: Nguyễn Thị Thúy

K7

2

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình tìm hiểu công tác tổ chức tiếp- đãi khách, Văn thư Lưu trữ, những nhận
thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ quan
mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình, tinh thần trách
nhiệm và hiệu quả của thực tập.
Được sự đồng ý và giúp đỡ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Thường
Xuân và sự phối hợp của nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại
UBND huyện Thường Xuân.Trong thời gian thực tập 2 tháng tại cơ quan,được
hướng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn phòng,
em đã hoàn thành tốt kế hoạch thực tập của mình với nội dung tìm hiểu về
chuyên ngành thư ký văn phòng.
Qua bài "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành
nhất tới các Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và giáo viên
hướng dẫn:cô Nguyễn Thị Thu Hường và cô Nguyễn Thị Kim Chi nói riêng và
cùng toàn thể các anh chị trong Văn phòng HĐND- UBND huyện Thường Xuân
đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp
em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng
vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng
ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú "Hiệu quả
công việc quyết định sự thành công của mỗi người" điều đó là tất yếu, và hơn

bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công việc nhưng để
làm được điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng sự giúp đỡ
của mọi người. Bản "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình
thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót,
em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh,
chị trong cơ quan để Báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Bài báo cáo gồm có 3 chương:
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

3

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phụ lục: (sơ đồ, tài liệu thu thập)
Em xin chân thành cảm ơn!
Thường Xuân, ngày 05 tháng 5 năm
2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thúy
* Vài nét khái quát về huyện Thường Xuân

Thường Xuân là huyện miền núi nằm ở phía tây ở tỉnh Thanh Hóa, được
thành lập năm 1837 ( năm Minh Mạng thứ XVIII) với tên gọi Châu Thường sau
cách mạng tháng 8 năm 1945 đổi tên là huyện Thường Xuân. huyện có chung
đường biên giới với huyện Sầm Tớ, tỉnh hủa phăn NCHDCND Lào.
Vùng đất cổ Thường Xuân từ ngày xưa được ba dân tộc Thái, Mường,
Kinh cùng đoàn kết gắn bó với nhau trong cộng đồng các dân tộc Việt Nam, xây
dựng nên bề dầy truyền thống văn hóa son sắt, thủy chung thương người – vì
tình nghĩa và tình yêu quê hương đất nước. Những truyền thống tốt đẹp ấy kết
thành vùng đất “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, vùng đất đã từng đựơc các các
bậc quân vương chọn làm hậu cứ, chiêu tập huyền tài để kháng chiến chống giặc
ngoại xâm, bảo vệ nền độc lập tự do của dân tộc.
* ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ VỊ TRÍ ĐỊA LÝ
1. Vị trí địa lý
Thường Xuân là huyện miền núi nằm ở phía tây tỉnh Thanh Hóa. Từ
thành phố Thanh Hóa, theo QL47 qua Mục Sơn rồi đến cầu Bái Thượng với
chặng đường 57km là sang địa phận Thường Xuân. diện tích tự nhiên là
111.325,02ha, là huyện có diện tích lớn nhất Thanh Hóa. Ở vị trí 19 042’45’’ đến
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

4

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2007’15’’ vĩ độ bắc, 104054’33’’ đến 105023’55’’ kinh độ đông.

Phía bắc thường xuân giáp Lang Chánh và Ngọc Lặc; phía đông giáp Thọ
Xuân, Triệu Sơn, Như Thanh; phía nam giáp Như Xuân, phía tây giáp quế
phong tỉnh Nghệ An và huyện Sầm Tớ tỉnh Hủa Phăn nước CHDCND Lào. tỉnh
lộ 507 nối đường Hồ Chí Minh qua thị trấn Thường Xuân lên biên giới Việt Lào qua cửa khẩu Bát Mọt.
2. Điều kiện tự nhiên
Khí hậu Thường Xuân mang tính chất khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ
cao, mùa đông khô hanh, mùa hè nóng, mưa nhiều. Thường Xuân nằm trong
vùng ảnh hưởng của gió tây nam( gió lào) khô nóng, hạn hán và thường xuyên
xảy những đợt rét đậm kéo dài, bão lũ, lốc xoáy và nhiều khi mưa đá…
nhiệt độ trung bình năm của Thường Xuân là 25 0C, mùa đông nhiệt độ có
thể xuống tới 00C, mùa nóng có thể lên đến 40-420C. lượng mưa trung bình hàng
năm trên 2200mm, có từ 20- 25 ngày gió tây nam khô nóng.
Địa hình Thường Xuân có dạng sống trâu và lượn sóng chạy theo hướng
tây băc – đông nam với độ cao trung bình 250 – 400m so với mực nước biển.
đặc biệt ở nhiều đồi núi thuộc các xã Bát Mọt ,Yên Nhân, Xuân Liên, Vạn
Xuân…cao trên 1000m.
3. Về kinh tế - Xã hội
Tài nguyên rừng của Thường Xuân rất đa dạng.toàn huyện có
90.417,96ha, diện tích rừng đặc dụng 23.475,05ha, diện tích rừng phòng hộ:
28.740,65ha, diện tích rừng sản xuất: 38.202,26ha. Rừng giàu và rừng đặc dụng
tập trung chủ yếu ở khu bảo tồn thiên nhiên xuân liên, một số ở khu vực giáp
Nghệ an và biên giới Việt – Lào. rừng thường xuân nổi tiếng với các loại lâm
sản gỗ pơmu, lát, lim, táu, chò chỉ, luồng( luồng thường xuân không ngâm nước
vẫn không bị mọt). Đặc biệt, rừng Thường Xuân nổi tiếng từ xa xưa với cây đặc
sản quế. Quế Thường Xuân chất lượng tốt, quý hiếm tới mức gọi là quế ngọc ,
quế ngự quế vua… được vua Minh Mạng (1820 – 1840) cho tạc vào nghị đỉnh
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

5

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

( trong Cửu đìnhở kinh thành huế). Cùng với gỗ, luồng, rừng Thường Xuân có
nhiều chim, thú quý hiếm được ghi trong sách đỏ Việt Nam và thế giới… góp
phần làm đa dạng hóa môi trường sinh học cho huyện.
Tài nguyên khoáng sản: Thường Xuân có hàng trăm ngàn m 3 đá vôi – là
nguồn cung ứng vô tận cho vật liêu xây dựng. sắt ở lương sơn đã từng được
người pháp khai thác từ thời thuộc pháp, trữ lượng còn dồi dào. thiếc, vôn Fram
có ở các mỏ và điểm quặng thuộc xã Vạn Xuân, xã Ngọc Phụng, trữ lượng tới
10.529 tấn. Vàng sa khóng vàng gốc có nhiều ở Xuân Chinh, Xuân Thắng,
quặng Phốt-Phát ở làng hồ ( Thọ Thanh), Mỏ Pi rít ở Luận Khê, cao lanh ở bến
đìn (Xuân Cẩm) và làng cáy ( Lương Sơn), Ponzít có ở khe hạ (Luận
Thành)v.v…
4. Về lịch sử, văn hóa và các điểm di tích lịch sử
Thường Xuân có nhiều di tích lịch sử văn hóa nổi tiếng như đền thờ Mẫu
chúa Thượng Ngàn, đền thờ Cầm Bá Thước, đền Tông (Trông), cụm di tích
chống Pháp gắn với nơi thành lập chi bộ Đảng đầu tiên của Đảng bộ cũng như là
các thắng cảnh như: hang Lù, hang Lãm, thác Trai Gái, thác núi bảy tầng… đặc
biệt khu du lịch cửa đạt đang được đàu tư dần hình thành, hấp dẫn du khách bởi
nét nguyên cơ của môi tường sinh thái là tiềm năng quý giá để du lịch không xa
sẽ là thế mạnh trong phát triển kinh tế - xã hội của Thường Xuân.

SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

6

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
I.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập
1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, Quyền hạn
• Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ

chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

7

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác

lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
• Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

8

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tỉnh.

• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

9

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.
• Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ

sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

10

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;

thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

11

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp

luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
• Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
• Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

12

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân:
•
•
-

Thường trực UBND huyện
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Phòng Nội vụ
Phòng lao động Thương binh và Xã hội
Phòng tài chính kế hoạch
Phòng Tài nguyên và môi trường
Phòng Công thương
Phòng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Tư pháp
Phòng Thanh tra
Phòng Y tế

Phòng Dân tộc

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thường Xuân (phụ lục 01)
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
cơ quan thực tập
1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Thường Xuân.
1.1. Chức năng
Văn phòng HDND-UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện , có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND, tham mưu tổng hợp cho
chủ tịch về chỉ đạo điều hành.Cung cấp thông tin phục vụ quản lý của HDNDUBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật
cho hoạt động của cơ quan.
Ngoài ra văn phòng HDND-UBND còn thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác dân tộc.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HDND-UBND huyện
Thường Xuân.
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

13

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Trình UBND huyện chương trình làm việc kế hoạch công tác cả năm của
UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban chuyên môn UBND cấp xã thực
hiện chương trình công tác của UBND và chủ tịch UBND huyện sau khi được

phê duyệt theo dõi đôn đốc; kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên
môn, UBND xã theo quy định của pháp luật
- Thu thập nắm bắt thông tin, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo tính
thường xuyên kịp thời chính xác tình hình dân sinh, kinh tế - xã hội, an ninh
quốc phòng thực hiện các chế độ báo cao theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và
yêu cầu đột xuất phục vụ cho công tác lãnh đạo của cấp ủy chính quyền.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ
tịch, đôn đốc các phòng UBND cấp xã soạn thảo văn bản, chuẩn bị các đề án
được phân công phụ trách
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và chủ tịch UBND huyện giao.
thực hiện theo quy định của nhà nước.
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND huyện Thường
Xuân (phụ lục 02).
• Chánh văn phòng (01)
• Phó chánh văn phòng (01)
• Các bộ phận thuộc Văn phòng: Kế toán, Văn thư, Tài vụ, Vi tính, Lễ
tân, Bộ phận 1 cửa, Bảo vệ.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND-HĐND (phụ lục 02)

SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

14

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác
trong văn phòng.
• Chánh văn phòng
Họ và tên: Nguyễn Quốc Hoàn
Bộ Phận: Phòng HĐND- UBND huyện Thường Xuân
Chức danh: Chánh Văn Phòng
Cấp trên quản lý: UBND huyện
Nhiệm vụ:
-Trình UBND huyện chương trình làm việc kế hoạch công tác cả năm của
UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban chuyên môn UBND cấp xã thực
hiện chương trình công tác của UBND và chủ tịch UBND huyện sau khi được
phê duyệt theo dõi đôn đốc; kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên
môn, UBND xã theo quy định của pháp luật
- Thu thập nắm bắt thông tin, tiếp nhận và xử lý thông tin, đảm bảo tính
thường xuyên kịp thời chính xác tình hình dân sinh, kinh tế - xã hội, an ninh
quốc phòng thực hiện các chế độ báo cao theo định kỳ, báo cáo chuyên đề và
yêu cầu đột xuất phục vụ cho công tác lãnh đạo của cấp ủy chính quyền.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của chủ
tịch, đôn đốc các phòng UBND cấp xã soạn thảo văn bản, chuẩn bị các đề án
được phân công phụ trách
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và chủ tịch UBND huyện giao.
thực hiện theo quy định của nhà nước.
• Phó chánh văn phòng
Họ và tên: Vi Nguyên Huynh
Bộ Phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân
Chức danh: Phó Chánh Văn Phòng
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho chánh văn phòng hướng dẫn kiểm tra thực hiện công tác
văn thư.

Tổng hợp, báo cáo thống kê kết quả thực hiện nhiệm vụ chung cho văn
phòng hàng quý, năm theo phân công của chánh văn phòng.
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

15

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chuyên viên
Họ và tên: Nguyễn Thu Hằng
Bộ Phận: Phòng HĐND-UBND huyện thường xuân
Chức danh: bộ phận kế toán
Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm các khoản thu, chi của văn phòng.
• Chuyên viên
Họ và tên: Cầm Thị Huyền
Bộ phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân
Chức danh: bộ phận văn thư
Nhiệm vụ:
Quản lý văn bản, tổng hợp và trình cho lãnh đạo các văn bản đến của cơ
quan.
Giữ con dấu cho cơ quan.
Lưu trữ các văn bản đi văn bản đến.
• Chuyên viên

Họ và tên: Hà Thị Thoa
Bộ phận: phòng HĐND-UBND huyện Thường Xuân
Chức danh: phòng tài vụ ,lễ tân, vi tính
Nhiệm vụ:
Chịu trách nhiệm chuẩn bị các buổi lễ tiếp khách của cơ quan.
Dọn dẹp văn phòng, phòng hội trường trước và sau các cuộc họp diễn ra.

SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

16

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III.Tình hình hoạt động công tác của người thư ký văn phòng tại
UBND huyện Thường Xuân
1.Chức năng, và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại UBND
huyện Thường Xuân.
Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Do
vậy thư ký có vai trò nhất định trong các cơ quan, xí nghiệp.
UBND huyện thường xuân là một cơ quan hành chính, vì thế mà vai trò
của người thư ký văn phòng đối với cơ quan là rất quan trọng. Nó được thể hiện
ở những nhiệm vụ chức năng như:
- Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo: Người thư ký đã nắm bắt

được thông tin từ nhiều hình thức như qua các cuộc báo cáo, cuộc họp, thông tin
đại chúng, các báo cáo từ các xã thị trấn hay các sở phòng ban…hay qua chỉ đạo
của cấp trên. Từ những thông tin thu thập được người thư ký đã tổng hợp, chọn
lọc, sắp xếp thành văn bản thành văn bản chỉ đạo cấp dưới hoặc chỉ đạo chương
trình làm việc của cơ quan.
Ví dụ tình huống cụ thể: Lãnh đạo cơ quan cần bảng biểu thống kê về số
lượng học sinh các cấp học bỏ học qua hè thuộc địa bàn huyện để báo cáo với
UBND tỉnh trước ngày khai giảng ( 03/9/2014). Trong trường hợp này văn
phòng phải thực hiện một lúc nhiều chức năng ( thu thập, sử lý, tổng hợp, phân
tích và chọn lọc thông tin) để được nguồn thông tin mà mình cần và thông tin đó
đòi hỏi phải có tính pháp lý.
Ngoài việc thu thập sử lý thông tin cho lãnh đạo, thì người thư ký còn
cần phải có kiến thức về tổ chức hôi nghị, hôi họp. Bởi vì người thư ký văn
phòng thường xuyên cùng lãnh đạo đi dự các cuộc họp, hội nghị của cơ
quan.Khi tham gia hội nghị thư ký cần phải chuẩn bị nội dung trước, trong và
sau hội nghị. Khi tổ chức hôi nghị thư ký cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết:
thời gian, địa điểm tiến hành, chương trình nghị sự…. Nội dung của hội nghị
phải được nhất trí của thường trực, nội dung phải rõ ràng về cơ quan chuẩn bị và
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

17

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cán bộ đôn đốc .Thư ký là người chuẩn bị bài khai mạc, bế mạc và kết luận của
hội nghị. Sau khị hội nghị kết thúc thư ký cần phải văn bản hóa , lập biên bản
hội nghị cho lãnh đạo hay báo cáo cấp trên.
Ví dụ tình huống: Trong cuộc họp UBND huyện Thường Xuân về chỉ
đạo đẩy nhanh tiến độ dự án đấu giá quyền sử dụng đất tại khu đất Xuân
Dương- Thường Xuân. Người thư ký văn phòng phải chuẩn bị các thông tin liên
quan tới đất đai tại khu Xuân Dương cho chủ tịch UBND. Tiếp tới thông báo tới
các thành phần liên quan như phòng Quản lý đô thị, phòng giải phóng mặt
bằng… để họ chuẩn bị về cuộc họp. Sau khi cuộc họp kết thúc người thư ký phải
tóm tắt lại kết luận của chủ tịch UBND tới các cơ quan đoàn thể biết.
Người thư ký phải nghiên cứu tài liệu tham mưu cho lãnh đạo. Bên cạnh
đó thư ký văn phòng phải soạn thảo một số văn bản như công văn mời họp, thư
cảm ơn, thư chúc mừng và trình lãnh đạo duyệt trước khi ban hành.
Ngoài những công việc liên quan đến giấy tờ, thì người thư ký còn trực
tiếp tham gia các buổi tiếp đãi – khách, chuẩn bị tất cả các công việc trong quá
trình khách đến cơ quan, chuẩn bị chu đáo chỗ ăn nghỉ cho khách đến làm việc
dài ngày.
Không những thế thư ký văn phòng còn cần phải có kinh nghiệm và
tầm nhìn về việc bài trí phòng làm việc sao cho khoa học, nhằm thể hiện được
tác phong làm việc chuyên nghiệp của một người thư ký văn phòng, và tạo đươc
thiện cảm cho khách khi tới cơ quan.
Trên đây là tình hình công tác của thư ký văn phòng tại UBND huyện
Thường Xuân mà tôi được trực tiếp quan sát và tìm hiểu được. Là một nước
đang phát triển, và hội nhập như Viêt Nam chúng ta hiện nay thì tôi nghĩ rằng tại
các cơ quan doanh nghiệp trong và ngoài nước thì người thư ký văn phòng sẽ là
người trợ lý giúp việc đắc lực cho lãnh đạo, là cánh tay trái hậu thuẩn.
Tôi tin rằng người thư ký văn phòng bằng năng lực và sự hiểu biết của
mình sẽ trợ giúp cho lãnh đạo đạt hiệu quả tốt trong công việc và trong công tác
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

18

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn phòng HĐND-UBND hường Xuân sẽ được suôn sẻ và thành công hơn.
2.Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường
Xuân
Văn thư là một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ cơ quan tổ chức
nào. Văn thư là nơi cung cấp nguồn thông tin quan trọng và tin cậy nhất,thường
xuyên phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, điều hành các công việc của cơ quan.
1.1Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Thường
Xuân.
Công tác văn thư có vai trò và vị trí vô cùng quan trọng hoạt động quản lý
của các cơ quan, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước.Tại UBND
huyện Thường Xuân văn thư giữ một vị trí rất lớn. Do vậy công tác văn thư ở
đây được các cấp lãnh đạo rất quan tâm cả về nhân lực vật lực.
Hàng năm UBND huyện Thường Xuân ban hành trên 6000 văn bản các
loại.
UBND huyện Thường Xuân hiện có 2 biên chế chuyên trách có kinh
nghiệm, trong đó có một công chức chuyên trách và một công chức kiêm nhiệm
thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Về trình độ gồm có một công chức có trình độ đại học, đại học kho học xã
hội và nhân văn và một công chức đại học hành chính. Nhờ vào kinh nghiệm
thực tiễn làm công tác văn thư của cán bộ đi trước và kiến thức lý luận của cán

bộ văn thư trẻ mà công tác văn thư tại UBND huyện Thường Xuân ngày càng
khoa học, chính xác, nhanh tróng và hiện đại.
2.2. Nội dung quản lý văn bản
a. Quản lý văn bản đi
Theo quy định trước khi cán bộ văn thư đóng dấu phải kiểm tra lại thể
thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối và ghi số ngày, tháng văn
bản.
Sau khi đóng dấu xong thì đăng ký văn bản đi vào sổ rồi chuyển giao cho
lãnh đạo giải quyết. Người văn thư có trách nhiệm gửi văn bản tới đơn vị cá
nhân kịp thời sử lý.
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

19

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổng số văn bản ban hành của một số loại văn bản thường gặp của UBND
huyện Thường Xuân trong năm 2014 là:
STT
Tên loại văn bản ban hành
1
Quyết Định
2
Kế Hoạch

3
Thông Báo
4
Giấy Mời
5
Công Văn
6
Báo Cáo
7
Tờ trình
Ngoài ra còn những loại văn bản khác.

Số lượng
1860
170
109
390
1325
310
102

Cán bộ văn thư tại UBND huyện Thường Xuân chỉ đăng ký vào sổ theo
Word, ngoài ra không có sổ chuyển giao, sổ gửi văn bản qua bưu điện.
Văn bản gửi qua bưu điện sẽ được cho vào phong bì của UBND huyện Thường
Xuân, có gián tem và cán bộ văn thư sẽ trực tiếp mang ra bưu điện để gửi mà
không ghi thông tin vào sổ theo dõi.
Các văn bản gửi cho các đơn vị,phòng,ban nằm trong UBND huyện
Thường Xuân thì cán bộ văn thư sẽ chia vào các ô có tên các phòng để cán bộ
các phòng tự đến lấy văn bản mà không phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
Theo số liệu thống kê tại sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Thường

Xuân, nhìn chung số lượng văn bản được ban hành trong năm 2014 nhiều nhất
là: Quyết định và công văn.Vì đây là loại văn bản quản lý chủ yếu của cơ quan
cấp trên để giải quyết các công việc như: quy định, quyết định các chủ trương
chính sách của cơ quan cấp trên,Đảng, Nhà Nước đề ra.
Qua đây cho ta thấy được việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng với
quy chế, quy định mà nhà nước đề ra. Từ đó cho thấy công tác văn thư ở UBND
huyện Thường Xuân đã và đang hoàn thiện và ngày một nâng cao.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn thư không chỉ quản lý con dấu và ban hanh văn bản mà còn là đầu
mối tiếp nhận văn bản gửi đến UBND huyện.
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

20

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc đăng ký văn bản đến của UBND huyện Thường Xuân được thực
hiện như sau:
Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo sẽ được chuyển lại
cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi- đến để lấy số đến,
ngày tháng văn bản đến để chuyển cho lãnh đạo UBND cho ý kiến chỉ đạo.
Xem xét cho ý kiến giải quyết. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, lãnh
đạo UBND huyện xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng,ban, đơn vị
thực hiện vào phiếu sử lý văn bản đến và chuyển cho các phòng ban đơn vị.

Quy trình xử lý văn bản đến được thể hiện:
+ Bước 1: Tiếp nhận Văn bản đến
+ Bước 2: Làm thủ tục và vào sổ văn bản đến
+ Bước 3: Chuyển đến cá nhân đơn vị có thẩm quyền giải quyết.
Tổng số văn bản đến của UBND huyện Thường xuân trong năm 2014 như
sau:
STT
1
2
3
4
5
6
7

Tên loại văn bản ban hành
Quyết Định
Kế Hoạch
Thông Báo
Giấy Mời
Công Văn
Báo Cáo
Tờ trình

Số lượng
2680
190
98
100
5450

103
87

2.3. Nội dung lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Thường Xuân.
Các văn bản đi- đến cơ quan đều được cán bộ văn thư lập thành hồ sơ
hiện hành và lưu trữ, bảo quản tại văn thư cơ quan.
Các văn bản đi của cơ quan được lập thành hồ sơ dưới dạng tập lưu, các
văn bản có cùng tên loại như: tập lưu quyết định, tập lưu tờ trình,…riêng các
văn bản quy phạm pháp luật do số lượng ban hành ít nên được lập thành một
tập riêng gồm tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật mà cơ qua ban hành
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

21

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong năm.
Văn thư UBND huyện Thường Xuân lưu cả văn bản đến và văn bản đi
của cơ quan. Văn bản đến của UBND được lưu vào sổ và sắp xếp lần lượt theo
thứ tự từ nhỏ đến lớn. Văn bản đi được cán bộ văn thư sắp xếp rất cẩn thận theo
tên loại và theo số ký hiệu văn bản. Mỗi loại được sắp xếp theo tập riêng. Trong
mỗi tập văn bản được sắp xếp lần lượt theo số, ký hiệu. Tuy nhiên việc sắp xếp
này không theo từng tháng , từng quý mà cứ lần lượt khi nào được một bó từ 20
đến 30 cm thì sẽ ghim lại thành một tập và ghị kèm tờ giấy phía trên tên loại văn

bản năm bao nhiêu, từ số bao nhiêu tới số bao nhiêu mà không hề có bìa hồ sơ,
không đánh số tờ, không viết chứng từ kết thúc và không có mục lục văn bản đó.
Điều này dẫn tới tình trạng văn bản lưu được ghim lại thành từng tập và xếp
trồng lên nhau ở các kệ, tủ trong góc phòng. Chính vì vậy văn bản ở đây chỉ có
giá trị lưu trữ mà chưa thể hiện được hết giá trị khai thác , tra tìm, sử dụng khi
cần thiết.
Ở UBND huyện Thường Xuân chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ
cho cơ quan, đơn vị mình.
Các đơn vị trong cơ quan cũng chỉ bó tài liệu có liên quan đến nhau cho
vào tủ đựng hồ sơ và đến hạn thì chuyển vào lưu trữ chứ không lập thành hồ sơ
hoàn chỉnh. Đây cũng là thực trạng của rất nhiều cơ quan chứ không riêng gì
tại huyện Thường Xuân.

CHƯƠNG II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
I. CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP- ĐÃI KHÁCH CỦA CƠ QUAN
1. Công tác tiếp khách ở cơ quan.
Tiếp khách là hoạt động cơ bản tại các cơ quan công sở nhằm đáp ứng nhu
cầu giao tiếp thông tin của khách,mặt khác trên cơ sở những thông tin thu được
SV: Nguyễn Thị Thúy
K7

22

Lớp: Thư ký Văn phòng


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

góp phần góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.Bản
chất của hoạt động tiếp khách là thiết lập một giao tiếp có tính mục đích với
khách.Thực tế cho thấy việc tiếp khách tại các cơ quan công sở sẽ góp phần thu
thập được thông tin bổ ích cho cơ quan.
Ở UBND huyện Thường Xuân hoạt động tiếp khách diễn ra hằng ngày, đối
với người thư ký văn phòng thì đây là một trong những hoạt động cơ bản nhằm
đáp ứng nhu cầu thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được
người thư ký cần phải tổng hợp lại và chọn lọc ra để tham mưu cho lãnh đạo góp
phần vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Tùy vào từng đối tượng khách đến mà có thể lựa chọn các hình thức tiếp
khách khác nhau. Chủ yếu là phân thành 2 loại như sau:
- Khách trong nội bộ cơ quan: chủ yếu thực hiện nghi lễ giao tiếp bình
thường, bởi hầu hết nhân viên trong cơ quan gặp thư ký để đưa công văn giấy tờ
để thư ký chuyển tới tay lãnh đạo, hoặc đến gặp để triển khai công việc.
- Khách bên ngoài cơ quan: Gồm có các đoàn đại biểu, thủ trưởng các cơ
quan khác và công dân đến làm việc, tùy vào từng đối tượng để người thư ký lựa
chọn cho mình cách giao tiếp phù hợp.
• Khách đến liên hệ công tác khi lãnh đạo có nhà.
Khách đến cơ quan khi lãnh đạo có nhà thì hầu hết là những khách đã
hẹn trước và đã được sự sắp xếp, và bố trí lịch cho lãnh đạo. Trong trường hợp
này phải phân biệt khách là cấp trên quan trọng hay khách là cấp dưới.
Đối với khách là cấp trên, thì người thư ký và thủ trưởng không nên
ngồi chờ khách đến gõ cửa mà phải chủ động ra đón tiếp.Khi ra đón tiếp khách
người thư ký nên đi sau thủ trưởng, để thủ trưởng là người đón khách và bắt tay
khách và thư ký là người giới thiệu họ tên, chức vụ của thủ trưởng với khách. Ví
dụ như:Thưa ông giới thiệu với ông đây là ông Cầm Bá Xuân- chủ tịch huyện
Thường Xuân.
Cho dù là trong hoàn cảnh giao tiếp nào thì phong tục của người Việt
Nam vẫn là pha trà mời khách, sau việc pha trà mời khách thì người thư ký cần
SV: Nguyễn Thị Thúy

K7

23

Lớp: Thư ký Văn phòng