Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND QUẬN hà ĐÔNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.42 MB, 54 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................3
Phần I...................................................................................................5
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG.........5
I.Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông......................................................5
1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông....................................................5
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông..........................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông........................................................7
II. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông................7
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND
quận Hà Đông...........................................................................................................7
2.1.1. Chức năng:......................................................................................................7
2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn...................................................................................8
2.1.3.Cơ cấu tổ chức:..............................................................................................12
2.2.Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc văn
phòng.......................................................................................................................12
III. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà Đông...........15
3.1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.....................15
3.2. Khảo sát về công tác văn thư...........................................................................17
3.2.1. Tổ chức biên chế...........................................................................................17
3.2.2. Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông trong những
năm gần đây............................................................................................................18
3.3.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến......................................................18
Phần II................................................................................................20
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ
ĐÔNG.................................................................................................20
Sinh viên: Đặng Thị Loan
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách............................................................................20
1.1. Tổ chức tiếp khách..........................................................................................20
1.2. Đãi khách.........................................................................................................22
II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác............................................................................................................................23
2.1. Công tác thu thập và xử lý thông tin...............................................................23
2.2. Công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ ....................................26
2.2.1. Nội dung chương trình công tác thường kỳ.................................................26
2.1.2.Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ....................................27
III. Công tác tổ chức hội họp..................................................................................28
3.1. Tổ chức hội nghị.............................................................................................28
3.1.1. Chuẩn bị hội nghị.........................................................................................28
3.1.2. Tổ chức hội nghị...........................................................................................29
3.1.3. Sau khi hội nghị kết thúc..............................................................................30
3.2. Tổ chức các cuộc họp......................................................................................31
IV. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo........................................................32
5.1. Cách tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo cơ quan.......................................36
5.2. Cách tổ chức phòng làm việc của thư ký văn phòng (Chánh văn phòng)......38
VI. Giao tiếp, ứng xử của người thư ký tại UBND quận Hà Đông.......................39
Phần III..............................................................................................41
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................41
I. Nhận xét đánh giá chung về công tác văn phòng, vai trò, nhiệm vụ của người
thư ký văn phòng tại cơ quan..................................................................................41
1.1. Ưu điểm:...........................................................................................................41
1.2. Hạn chế:...........................................................................................................42
1.3. Vai trò, nhiệm vụ của người thư ký.................................................................43
II. Đề xuất:..............................................................................................................44
KẾT LUẬN........................................................................................46
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Đặng Thị Loan
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng, đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào .Tuy nhiên , nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng , vừa có trình độ quản lý
tại cao có còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, để
rồi trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nắm bắt xu thể đó đào tạo ngành thư ký văn
phòng hệ Cao đẳng .Với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành, lý luận
gắn liền với thực tiễn” trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng trong đó có ngành Thư ký văn phòng
nói riêng, lấy lí luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược
lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm
kho tàng lí luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, khoa quản trị văn phòng đã thực hiện
kế hoạch thực tập ngành Thư ký văn phòng khoá 2012-2015 tại các cơ quan,
đơn vị, tổ chức. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại
cơ quan, vận dụng những kiến thức lí thuyết đã được học khi còn ngồi ghế nhà
trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng
cố, tổng hợp lại kiến thức tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một thư ký
viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục
vụ cho công tác sau này.
Có nhận định cũng như ở trên đã nói “Học đi đôi với hành, lí luận gắn liền
với thực tiễn”. Bởi vậy, giáo dục Đại học – bậc giáo dục đào tạo đang tạo ra
nguồn nhân lực tiên phong trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nước hiện nay và đang ngày càng quan tâm đến thực hành cho sinh viên. Là một
sinh viên của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, trong quá trình học tập em đã
được nhà trường tổ chức kỳ thực tập để chúng em có thể nâng cao kiến thức và
trang bị kiến thức thực tế về một số nghiệp vụ thư ký văn phòng và được tiếp
nhận, đào tạo thực tế, giúp đỡ trong quá trình thực tập tại UBND quận Hà Đông
(Văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông). Quá trình thực tập không chỉ là
cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tiễn,
Sinh viên: Đặng Thị Loan
1
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mà còn cho em thêm hiểu biết về tác phong làm việc trong cơ quan, tổ chức về
văn hoá công sở và giúp em có định hướng về nghề nghiệp tốt hơn sau khi ra
trường. Và ngành Thư ký văn phòng là ngành em đang được đào tạo, hơn nữa là
đang thực tập thực hiện vào ngành nghề những gì mình đang học. Nó cũng là
ngành đang rất cần của xu thế hiện đại ngày nay. Trên tình hình đó, cũng như
nhiều cơ quan nhà nước, các công ty doanh nghiệp đang quan tâm và hướng tới
mục tiêu đấy mạnh nền quảng cáo để con người chúng ta tích có thể hiểu biết
thêm các thông tin và mở mang tầm hiểu biết và đầu tư nhiều hơn cho viêc đào
tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nhân sinh.
Nhờ có kĩ thuật thực tập của nhà trường và các thầy cô cùng sự tiếp nhận,
hướng dẫn của UBND quận Hà Đông đã cho em thêm nhiều kiến thức để tiếp
tục học tập và hành trang sau khi ra trường.
Em xin trân trọng cám ơn các thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng,
Giáo viên chủ nhiệm lớp cao đẳng thư kí văn phòng K7 đã quan tâm và giúp đỡ
em trong suốt thời gian học tập và thực tập.
Em xin trân trọng cảm ơn UBND quận Hà Đông.
Đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập, đã nhiệt tình giúp đỡ em
trong quá trình tìm hiểu tốt và thua thập thông tin về cơ quan để em học hành
tốt bài báo cáo của mình.
Do thời gian và kiến thức có hạn bản thân lại chưa trải qua thực tế công
tác nên bài viết không tránh khỏi những thiếu xót nhất định, em rất mong nhận
được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cùng các anh chị trong cơ quan để
bài báo cáo của em được phong phú về lý luận để phù hợp với thực tiễn hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2015.
SINH VIÊN
Đặng Thị Loan
Sinh viên: Đặng Thị Loan
2
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong
trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đặc biệt là thầy, cô giáo trong khoa Quản trị
văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức, và sự dạy bảo tận tình, sự giúp
đỡ đầy nhiệt huyết trong suốt quá trình học tâp cũng như đã tạo điều kiện cho tôi
đi thực tập tại cơ quan.
Giữa lí thuyết và thực tế tưởng chừng như không có khoảng cách nào,
nhưng nó lại luôn luôn có một khoảng cách rất lớn, để có thể vận dụng những
kiến thức đã học vào thực tế. Không những cần có một kiến thức vững chắc mà
cần phải có sự tư duy linh hoạt trong công việc mới có thể áp dụng một cách tốt
nhất lý thuyết mà ta đang có. Với tôi điều đặc biệt, một sinh viên kiến tập còn
rất trẻ, non nớt về mặt kĩ năng, nghiệp vụ và cả sự hiểu biết, chưa có nhiều kinh
nghiệm trong thực tế công tác thì quá trình thực tập tại quý cơ quan là một điều
kiện thuận lợi giúp tôi phần nào học hỏi và tích luỹ được kinh nghiệm cho bản
thân.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới UBND quận Hà Đông, đặc biệt
là chị Vũ Thị Kim Hoa đã trực tiếp chỉ đạo giúp đỡ tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Với thời gian thực tập (bắt đầu từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015).
Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và
cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lí thuyết được trang bị vào công
tác tại cơ quan. Trong thời gian đó, tôi đã học tập được phong cách làm việc của
người thư ký văn phòng. Đó là những bài học và kinh nghiệm quý báu, là hành
trang để tôi bước vào công việc một cách tự tin, vững vàng hơn. Từ đó làm tôi
thêm yêu thích và đam mê trong công việc hơn sẽ giúp tôi hoàn thành công việc
một cách tốt nhất.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn các nghiệp vụ văn phòng, công tác văn phòng và những công việc
đơn giản như soạn thảo, in ấn, sao chép, sản xuất tài liệu. Qua đó tôi đã tự rèn
luyện được kĩ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong công việc trao
Sinh viên: Đặng Thị Loan
3
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đổi nghiệp vụ. Từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn
phòng. Tác phong làm việc và kĩ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân tôi đã
cải thiện rất nhiều, đó là kết quá lớn nhất mà tôi đã đạt được. Mặc dù tôi đã có
nhiều cố gắng để đạt được kết quả cao nhất trong thời gian thực tập nhưng do
lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế ở cơ quan, và do tuổi còn trẻ, thiếu
nhiều kinh nghiệm làm việc. Và cũng do thời gian còn hạn chế nên bài báo cáo
này không tránh khỏi những hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của quý thầy, cô giáo nhà trường cũng như ban lãnh đạo cùng toàn
thể các cô, chú, anh chị để tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình, giúp
tôi hoàn thiện hơn về nhiệm vụ cho mình để tôi có cơ sở, nền tảng bước vào kì
thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi
vọng góp phần nhỏ bé trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách
nền hành chính nước nhà.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 4 tháng 5 năm 2015
SINH VIÊN
Đặng Thị Loan
Sinh viên: Đặng Thị Loan
4
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG
I. Giới thiệu khái quát về UBND quận Hà Đông
Hà Đông là một quận thuộc Thủ đô Hà Nội, nằm cách bên bờ sông Nhuệ
và sông Đáy, cách trung tâm Hà Nội 10km về phía Tây Nam. Hà Đông là nơi
đặt trụ sở một số cơ quan hành chính cấp Thành phố của Thủ đô Hà Nội. Hà
Đông vốn là vùng đất giàu truyền thống văn hóa và hiện nay là một trong những
địa phương có tốc độ phát triển nhanh nhất của Hà Nội.
Quận Hà Đông có toạ độ địa lý 20°59 vĩ độ Bắc, 105°45 kinh Đông, nằm
giữa giao điểm của Quốc lộ 6 từ Hà Nội đi Hòa Bình và quốc lộ 70A. Hà Đông
cũng là nơi khởi đầu của quốc lộ 21B, nối trung tâm Hà Nội với các huyện phía
nam của Thủ đô và tỉnh Hà Nam, tỉnh Ninh Bình. Quận có diện tích tự nhiên
4.833,7 ha và 17 đơn vị hành chính phường. Ranh giới tiếp giáp như sau:
- Phía Bắc giáp quận Nam Từ Liêm
- Phía Đông giáp huyện Thanh Trì, phía Đông Bắc giáp quận Thanh Xuân
- Phía Nam giáp huyện Thanh Oai và huyện Chương Mỹ;
- Phía Tây giáp huyện Hoài Đức và huyện Quốc Oai.
1.1 Vị trí, chức năng của UBND quận Hà Đông.
- UBND quận Hà Đông do HĐND cùng cấp bẩu ra, là cơ quan chấp hành
pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản lý nhà nước
cấp trên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các
văn bản đó.
- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương đến địa phương.
- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động
của UBND cấp dưới thực hiện.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
5
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch,
điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình lên cấp trên xem xét…
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Hà Đông.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hà Đông được quy định tại Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hà Đông được quy định như
sau:
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa
học công nghệ và môi trường, thế dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình
và các lĩnh vực khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên
nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẩn phẩm hóa.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của
HĐND cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,
đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa
vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu
phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài tại địa phương.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
6
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân,
chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,
thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông.
UBND quận Hà Đông có cơ cấu tổ chức tương đối ổn định. Gồm lãnh đạo
và 12 phòng, ban chuyên môn.
∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND quận Hà Đông. ( Phụ lục 1)
II. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND và UBND quận Hà
Đông.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và
UBND quận Hà Đông.
2.1.1. Chức năng:
Văn phòng HĐND-UBND quận Hà Đông là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND quận Hà Đông, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND
về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động
của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tải khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Văn phòng UBND Thành phố.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
7
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
(Hình ảnh Tòa trụ sở Trung tâm hành chính mới quận Hà Đông)
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
a. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn
Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các phòng,
ban, chuyên môn, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo
quy định của pháp luật.
Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
của UBND quận và Chủ tịch UBND quận theo đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật.
Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
8
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phường
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách.
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch
UBND quận xem xét, quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực
hiện theo quy chế làm việc của UBND quận).
Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với
Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ quận, các
đoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của Thành
phố đóng trên địa bàn địa phương.
Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của UBND quận; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, Chủ tịch
UBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học
hóa hành chính Nhà nước của UBND quận.
Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND quận; quản lý và
điều hành bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính hoạt động theo quy định của
Thành phố và quận.
Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định
của pháp luật.
Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND quận.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
9
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của văn phòng.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND quận.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao.
b. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, các Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng
HĐND và UBND quận có các nhiệm vụ sau:
Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các ban
HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt.
Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của
HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; đảm bảo việc thực
hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ
đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND trong hoạt động đối ngoại.
Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp
HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan,
tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.
Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND xây dựng báo
cáo công tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghị
quyết; giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND; giúp
Thường trực HĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND.
Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực
hiện kiến nghị trong kết luận giám sát.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
10
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công
dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân.
Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc
cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật;
dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND
Thành phố.
Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và
bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND phường.
Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,
trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các
cấp.
Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với cơ quan Thành phố và quận, Thường trực Quận ủy, UBND,
UBMTTQ Việt Nam, Tòa án nhân dân. Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan,
tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ
chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND.
Đảm bảo điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND
thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND.
Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
11
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông là một tổ chức thống nhất làm
việc theo chế độ thủ trưởng, gồm có Chánh, các Phó Chánh Văn phòng và cán
bộ giúp việc.
Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng. Mọi cán bộ, công
chức Văn phòng đều chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng và làm việc theo chế
độ nhiệm vụ phân công.
- Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng; 03 Phó chánh
Văn phòng.
- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng gồm (33 Đ/c):
+ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
(Gọi tắt là Bộ phận Một cửa)
+ Bộ phận Hành chính – Quản trị
+ Bộ phận Tổng hợp
+ Ban tiếp công dân
∗ Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND và UBND quận Hà Đông. ( Phụ
lục 2)
Nhân sự của văn phòng biến động qua các năm:
Năm 2012: Văn phòng tiếp nhận 4 Đ/c thông qua thi tuyển.
Năm 2013: Nhân sự văn phòng không có gì thay đổi.
Năm 2014: Văn phòng tiếp nhận thêm 4 chỉ tiêu do quận giao.
2.2.
Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng và các bộ phận thuộc
văn phòng.
- Chánh văn phòng:
+ Điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo quy định của Nhà nước;
chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước HĐND, UBND huyện và Chủ
tịch HĐND và UBND huyện về toàn bộ công tác của văn phòng.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
12
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ máy văn phòng và xây dựng tổ chức thực
hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, UBND huyện hàng tuần,
tháng, quý, năm.
+ Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, giám sát công tác tổng hợp, tình hình hoạt
động của HĐND và UBND huyện, phối hợp công tác giữa các Phó văn phòng,
các bộ phận…
+ Phân công một Phó Chánh văn phòng thay mặt Chánh văn phòng điều
hành hoạt động của văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng hoặc ủy quyền.
+ Phát ngôn viên của HĐND, UBND huyện.
+ Tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công…
- Phó chánh văn phòng:
+ Giúp việc cho Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng và trước pháp luật về các phần việc được phân công; quản lý chỉ đạo
kiểm tra đánh giá kết quả công tác của các bộ phận.
+ Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực khác vượt thẩm quyền
thì trao đổi với các Phó chánh phụ trách vấn đề liên quan, báo cáo Chánh văn
phòng,
xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch.
+ Hàng tuần tổng hợp tình hình công việc mình phụ trách báo cáo Chánh
văn phòng tại các buổi họp giao ban…
a. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính:
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính giúp
Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải
cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế một cửa,
một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
13
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Bộ phận Hành chính – Quản trị:
Bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND – UBND quận
Hà Đông có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân quận quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của quận.
c. Bộ phận tổng hợp:
Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác
của UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các
đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc chỉ
đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thực hiện nhiệm vụ kinh
tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của Văn
phòng đã đề cập đến ở trên.
∗ Sơ đồ hóa cấu trúc của bộ phận Tổng hợp. ( Phụ lục 3)
Bộ phận tổng hợp phân chia thành 4 mảng chính do 4 nhân viên phụ trách
và dưới sự chỉ đạo của anh Phó chánh văn phòng Nguyễn Trần Hiển
+
VH – XH do chị Vũ Thị Kim Hoa phụ trách. Công việc cụ thể là
quản lý giáo dục, y tế, lao động thương binh xã hội, văn hóa thông tin, thể dục
thể thao, lao động việc làm, tham mưu cho Phó chủ tịch
+
Quản lý đô thị - xây dựng do anh Đinh Văn Long phụ trách. Công
việc chủ yếu là có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Quận thực hiện
quản lý nhà nước về: xây dựng; kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị;
nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị theo
phân cấp quản lý. Tham mưu cho Phó chủ tịch.
+
Kinh tế - đất đai do anh Nguyễn Chính Hữu phụ trách. Công việc
cụ thể là tham mưu các văn bản liên quan đến đất đai, văn bản chỉ đạo. Tham
mưu cho Phó chủ tịch.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
14
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khối nội chính do anh Nguyễn Mai Linh phụ trách. Công việc cụ
thể là công tác tổ chức cán bộ, đảm bảo an ninh quân sự. Tham mưu cho Chủ
tịch quận.
+
Ngoài ra còn có chị Nguyễn Kim Chi và anh Trịnh Chi Long tham
mưu cho HĐND quận. Công việc chủ yếu là giám sát, tổ chức kỳ họp, đóng góp
ý kiến vào các văn bản luật do Thành phố chỉ đạo.
III. Tình hình hoạt động của thư ký văn phòng tại UBND quận Hà
Đông.
3.1. Khảo sát về chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng.
Chúng ta không thể phủ nhận được vai trò cũng như tầm quan trọng của
người thư ký văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung
và người lãnh đạo nói riêng. Có thể nói, họ là nhân tố quan trọng giúp công việc
của người lãnh đạo trở nên nhẹ nhàng, diễn ra trôi chảy và có hiệu quả hơn.
Đồng thời họ cũng là cầu nối giúp mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trở
nên thân thiện và gần gũi hơn.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
15
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tuy UBND quận Hà Đông không có một chức danh thư ký cụ thể nào,
song hình ảnh của người thư ký thì vẫn luôn hiện diện. Từ công tác tổ chức
thông tin như xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản…đến công tác tổ chức hành chính nhu tổ chức tiếp khách đãi khách, tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo…họ đều thực hiện rất tốt. Họ ở đây có thể là
đồng chí Chánh văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông – thủ trưởng đơn vị
đồng thời cũng là người tham mưu giúp việc cho Chủ tịch HĐND và UBND
quận. Hay các Phó chánh văn phòng là người tham mưu giúp việc cho Chánh
văn phòng và các Phó Chủ tịch UBND quận phụ trách các khối khác nhau theo
quy định cụ thể. Và rất nhiều chuyên viên, cán bộ khác trong Văn phòng HĐND
& UBND quận cũng được coi như những người thư ký giúp việc cho thủ trưởng
đơn vị, lãnh đạo Văn phòng. Họ tham mưu, tổng hợp và chịu trách nhiệm trước
Chánh – Phó chánh Văn phòng về lĩnh vực mình quản lý. Như vậy có thể nói,
Văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông chính là đơn vị mà ta có thể nhìn
thấy hình ảnh của những người thư ký miệt mài với công việc. Họ là nhũng con
người riêng biệt, thực hiện những công việc khác nhau, song luôn có sự gắn kết
hợp tác trong công việc vì một mục tiêu chung – tham mưu, tổng hợp, giúp việc
cho lãnh đạo của mình.
Ví dụ 1: Chánh văn phòng UBND quận Hà Đông – Đ/c Nguyễn Thị Tâm
có nhiệm vụ giúp Chủ tịch UBND quận chỉ đạo công tác đảm bảo các hoạt động
của UBND quận và công tác hành chính tổng hợp, đối nội, đối ngoại, xây dựng
lịch công tác tuần của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận, các chương
trình công tác tháng, quý, năm của UBNDquận; tổng hợp xây dựng báo cáo
đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội hàng quý, 6 tháng và cả
năm, chuẩn bị các báo cáo định kỳ của UBND quận trình quận ủy, HĐND quận
và báo cáo UBND Thành phố, chỉ đạo một số công tác khác khi được Chủ tịch
và các Phó chủ tịch quận giao.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
16
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ 2: Khi có công văn đến, các văn bản chỉ đạo của Ủy ban Thành
phố…thì cán bộ văn thư phụ trách văn bản đến sẽ căn cứ vào nội dung của các
văn bản đó và khối công việc phụ trách của các lãnh đạo mà chuyển đến từng ô
chuyển giao văn bản. Sau đó, người có nhiệm vụ chuyên trách của từng lãnh đạo
sẽ xuống phòng văn thư và lấy tài liệu rồi chuyển giao cho lãnh đạo.
3.2. Khảo sát về công tác văn thư.
3.2.1. Tổ chức biên chế.
Công tác văn thư ở UBND quận Hà Đông được tổ chức theo hình thức
văn thư tập trung nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan đều tập trung vào một đầu mối đó là bộ phận Văn thư cơ
quan. Văn thư sẽ thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ như: tiếp nhận, đóng dấu,
đăng ký…(đối với văn bản đến) trình ký, đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục chuyển
phát văn bản (đối với văn bản đi). Việc tổ chức văn thư tập trung có ưu điểm là
sẽ quản lý thống nhất được số lượng cũng như chất lượng văn bản đi-đến cơ
quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho tra tìm, kiểm tra văn bản khi cần thiết.
Biên chế văn thư – lưu trữ của UBND quận Hà Đông:
Gồm 03 cán bộ chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn
phòng HĐND & UBND, cụ thể như sau:
- 02 cán bộ văn thư:
+ Cán bộ văn thư 01: Đ/c Nguyễn Thị Hiền (Quản lý văn bản đi , quản lý
và sử dụng con dấu – trình độ đại học).
+ Cán bộ văn thư 02: Đ/c Nguyễn Thu Hiền(Quản lý văn bản đến – trình
độ trung cấp).
- 01 cán bộ lưu trữ: Đ/c Đặng Văn Thành (Trình độ đại học).
Tuy nhiên trong thực tế, các cá nhân trong bộ phận văn thư vẫn có thể
hoàn thành công việc của nhau. Ví dụ: Đ/c Đặng Văn Thành, Nguyễn Thu Hiền
Sinh viên: Đặng Thị Loan
17
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vẫn có thể vào sổ văn bản đến hay đóng dấu văn bản khi đ/c Nguyễn Thị Hiền
vắng mặt. Hoặc đ/c Hải cũng có thể vào sổ văn bản đến thay cho đ/c Thu Hiền.
Bên cạnh đó, vẫn còn tình trạng các phòng ban soạn thảo và ban hành văn bản
chưa đúng thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày. Hay tình trạng đổi ngày văn
bản, xin số trước để lấy số văn bản đẹp; lấy số trước mà chưa có chữ ký của lãnh
đạo; việc quản lý và sử dụng con dấu còn lỏng lẻo (cán bộ văn thư vắng mặt
nhưng con dấu vẫn được để trên bàn hoặc nằm lộn xộn dưới gầm bàn…). Qua
đây, ta có thể thấy việc phân công rõ ràng, có sự hợp tác giúp đỡ công việc của
nhau là tốt, song việc hợp tác này cũng phần nào gây khó khăn trong việc xác
định trách nhiệm trong trường hợp có những sai lầm hoặc phạm lỗi trong công
việc.
3.2.2. Tổng số lượng văn bản đi và đến của UBND quận Hà Đông
trong những năm gần đây.
Năm 2014, UBND quận đã ban hành 12.037 văn bản các loại (giảm 1.468
văn bản so với năm 2014); trong đó: 8.691 quyết định; 03 chỉ thị, công điện;
2094 công văn; 200 tờ trình; 571 thông báo, 223 kế hoạch… Tiếp nhận 1.0654
văn bản các loại.
3.3.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến.
Hiện nay văn phòng HĐND & UBND quận đã triển khai ứng dụng phần
mềm hỗ trợ quản lý điều hành tác nghiệp TDOxffice vào công tác quản lý văn
bản của UBND quận.
Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc được triển khai tại Văn phòng
HĐND & UBND quận để liên thông với các phòng, ban, ngành, UBND cấp
dưới trên địa bàn quận thông qua mạng Lan và đường truyền Internet. Từ đó,
các đơn vị được cấp truyền truy cập hệ thống có thể gửi nhận văn bản thông qua
phần mềm này một cách thuận tiện. Hiện tại Văn phòng HĐND & UBND quận
đã thực hiện gửi các văn bản đến có sự chỉ đạo của lãnh đạo UBNDquận, các
văn bản đi của UBNDquận, giấy mời, thông báo, báo cáo, công văn, kế hoạch,
Sinh viên: Đặng Thị Loan
18
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các văn bản chỉ đạo điều hành qua hệ thống phần mềm tới các phòng, đơn vị liên
quan, các UBND cấp dưới. Phần mềm hiện đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tất
cả các văn bản được số hóa từ năm 2008 đến nay.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
19
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN HÀ ĐÔNG.
I. Tổ chức tiếp khách, đãi khách.
1.1. Tổ chức tiếp khách.
UBND quận Hà Đông là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương thực
hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương chính vì vậy sẽ có rất nhiều nhà
lãnh đạo cấp Trung Ương, các nhà lãnh đạo của các cơ quan ngang cấp đến trao
đổi thông tin, truyền đạt, chỉ đạo các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của cơ quan hoặc là các lãnh đạo cấp phường lên trao đổi công
việc... Hoạt động tiếp khách trong UBND quận Hà Đông là hoạt đông quan
trọng không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào, là bộ mặt của toàn thể cơ quan
trong mắt các nhà lãnh đạo (khách) khác.
Tiếp khách nhằm thu thập thông tin nằm trong công tác giao tiếp nhân sự
nhằm thỏa mãn nhu cầu giao tiếp của khách. Tuy không có một quy chế cụ thể
nào quy định về việc tổ chức tiếp khách, nhưng các hoạt động này vẫn được
UBND quận Hà Đông thực hiện chỉnh chu, nghiêm túc và rõ ràng.
* Quy định chung:
- Tổ chức, công dân đến liên hệ công tác tại cơ quan phải nghiêm chỉnh
chấp hành nội quy, quy định của Cơ quan; phải dừng xe, tắt máy, xuất trình giấy
giới thiệu hoặc CMND, nói rõ lý do đến làm việc, nhận thẻ khách vào cơ quan
của tổ bảo vệ và gửi xe vào nhà xe theo hướng dẫn.
- Khách vào không được mang hung khí, chất nổ, chất dễ cháy, hóa chất
độc hại, dễ gây mất vệ sinh vào cơ quan, hoạt động tiếp thị, bán hàng hóa trái
phép trong cơ quan.
- Những người uống rượu bia, gây ồn ào, to tiếng hoặc có thái độ thiếu
văn hóa không được vào cơ quan.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
20
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Các tổ chức, cá nhân đến cơ quan để đề nghị giải quyết các công việc
liên
quan đến thủ tục, hồ sơ hành chính đến tại phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính.
- Các cá nhân, tổ chức có đơn: kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đề nghị UBND
quận giải quyết theo thẩm quyền thị gửi đơn tại Phòng tiếp dân.
* Đối với khách liên hệ, đặt lịch trước :
- Khi có Công văn liên hệ tới làm việc với UBND quận, cán bộ văn thư sẽ
là người tiếp nhận và sau đó gửi tới phòng ban, chuyên môn liên quan.
- Phòng ban đó sẽ có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến của lãnh đạo.
- Nếu được sự đồng ý của lãnh đạo thì sẽ tiến hành đặt lịch làm việc với
lãnh đạo Văn phòng.
- Lãnh đạo Văn phòng lên lịch và sắp xếp phòng tiếp khách.
- Bộ phận lễ tân có trách nhiệm chuẩn bị phòng, nước uống và các thứ
khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Phòng chuyên môn liên quan đến lĩnh vực công việc trong buổi làm việc
chuẩn bị tài liệu liên quan (trong trường hợp khách đến bàn bạc các công việc
chuyên môn nhất định).
- Tùy vào mảng công việc đề cập mà lãnh đạo phụ trách từng lĩnh vực
(nội chính, văn hóa – xã hội, kinh tế - chính trị) sẽ tiếp vị khách đó.
* Đối với khách được mời đến :
- Các bộ phận, đơn vị làm kế hoạch tiếp khách trình lãnh đạo ký duyệt,
sau đó báo lịch làm việc với văn phòng.
- Bộ phận chuyên trách sẽ có trách nhiệm soạn thảo giấy mời và gửi
xuống bộ phận văn thư xin số, ngày tháng, đóng dấu, rồi gửi giấy mời tới khách
mời.
Sinh viên: Đặng Thị Loan
21
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn phòng sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận lễ tân chuẩn bị phòng tiếp,
nước uống…Nếu khách đến là để dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thì đơn vị
được giao chủ trì chuẩn bị nội dung cuộc họp họp, hội nghị, hội thảo có trách
nhiệm cử cán bộ công chức, viên chức phối hợp với bộ phận lễ tân đón khách tại
khu vực
tiền sảnh, đưa khách vào phòng họp và chuẩn bị tài liệu liên quan cho khách.
- Cuối cùng bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo tình
hình, diễn biến công việc và kết quả đạt được trong buổi tiếp đón.
* Đối với khách không hẹn trước:
- Như thường lệ, khi có khách vào cổng cơ quan, bộ phận bảo vệ sẽ hỏi vị
khách đó đến làm gì, cần liên hệ làm việc với ai và có hẹn trước không. Nếu
không hẹn trước, nhân viên bảo vệ liên hệ với bộ phận lễ tân và hướng dẫn
khách để xe vào nhà xe giành riêng cho khách.
- Bộ phận lễ tân có trách nhiệm mời nước và báo cáo với bộ phận, đơn vị
hoặc cá nhân liên quan.
- Nếu được, bộ phận, đơn vị, cá nhân đó sẽ tiến hành tiếp đón.
- Nếu người cần gặp từ chối, thì cán bộ lễ tân có trách nhiệm thông báo và
xin thông tin của khách để liên hệ sau.
1.2. Đãi khách.
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song lại là một công
việc không thể thiếu trong công tác đối ngoại công sở nhằm thiết lập các mối
quan hệ phục vụ cho quá trình giải quyết công việc sau này.
Thông qua hoạt động đãi khách của UBND quận Hà Đông đã cho thấy sự
tôn trọng của cơ quan với khách, bày tỏ những mong muốn, thiện chí được thiết
lập các mối quan hệ với khách, nhất là môi trường của hoạt động đãi khách rất
tiện cho việc đi lại, thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ nằm trong khuôn viên của
Sinh viên: Đặng Thị Loan
22
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan. Trong trường hợp khách quan trọng tới làm việc tại cơ quan hoặc
khách đến tham dự các buổi hội nghị, hội thảo (thời gian tiến hành là một ngày)
thì UBND quận có thể mời khách ở lại ăn cơm tại hội trường nhà ăn của cơ
quan. Lúc này, văn phòng có trách nhiệm đặt suất ăn với bộ phận nhà ăn để họ
chuẩn bị được đầy đủ chu đáo (bao gồm việc lựa chọn thực đơn, in thực đơn,
xây dựng thời gian biểu cho bữa tiệc, chuẩn bị bàn tiệc).
Còn đối với khách bình thường, chỉ đơn thuần đến để trao đổi những vấn
đề khác không nhất thiết là phải công việc thì trong quá trình trao đổi, nói
chuyện họ sẽ được tiếp đãi bằng hình thức giải khát (mời trà, nước giải khát, cà
phê).
II. Công tác thu thập, xử lý thông tin và xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác.
2.1. Công tác thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải
quyết công việc của UBNDquận Hà Đông. Có đầy đủ thông tin, công việc được
giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải
quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan công việc được giải quyết
đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải
quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng
được yêu cầu công việc.
* Thông tin phục vụ quản lý:
- Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND quận Hà
Đông.
- Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND quận Hà Đông.
- Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng
ngày của lãnh đạo UBND quận.
* Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý:
Sinh viên: Đặng Thị Loan
23
Lớp: CĐ. Thư ký văn phòng K7A
