Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại UBND QUẬN tây hồ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (489.96 KB, 49 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH
HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
...............................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ........4
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ......................................................................5
1. Chức năng..................................................................................................5
2. Nhiệm vụ...................................................................................................6
3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................6
CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG
HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ.......................................................................8
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ................................................8
1. Chức năng..................................................................................................8
2. Nhiệm vụ...................................................................................................8
3. Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ
.......................................................................................................................9
II. XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ................................................9
CHƯƠNG 3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ............................................12
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ....12
1. Chức năng của người Thư ký văn phòng................................................12
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng............................12
Nguyễn Thị Hương
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
3. Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng HĐND
& UBND quận Tây Hồ................................................................................13
II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
.....................................................................................................................14
1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng.................................14
1. Cách thức quản lý văn bản đi đến...........................................................15
PHẦN III. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG.........................................18
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ............................................................................18
CHƯƠNG 1. THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG...........................................................................18
I. TIẾP KHÁCH..........................................................................................18
1. Đón khách................................................................................................19
2. Giải quyết công việc cho khách...............................................................19
II. ĐÃI KHÁCH..........................................................................................20
1. Lựa chọn hình thức đãi khách.................................................................20
2. Chuẩn bị hình thức đãi khách..................................................................21
CHƯƠNG 2. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU THẬP,XỬ LÝ THÔNG
TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA
CƠ QUAN..........................................................................................................23
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG
TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA
CƠ QUAN...................................................................................................23
II. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG
TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA
CƠ QUAN...................................................................................................24
1. Ưu điểm...................................................................................................24
2. Nhược điểm.............................................................................................25
CHƯƠNG 3. THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP.................26
I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP..................................................26
Nguyễn Thị Hương
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP.......................................................26
1. Trước khi tiến hành hội họp....................................................................26
2. Tiến hành hội họp....................................................................................27
3. Kết thúc hội họp......................................................................................28
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
UBND QUẬN TÂY HỒ.............................................................................28
CHƯƠNG 4. THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG
TÁC CHO LÃNH ĐẠO....................................................................................29
I. TRƯỚC KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC............................................29
II. TRONG KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC..........................................30
III. SAU KHI LÃNH ĐẠO ĐI CÔNG TÁC...............................................30
CHƯƠNG 5. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM
VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO, THƯ KÝ VĂN PHÒNG........................................31
I. ĐÁNH GIÁ CHUNG...............................................................................31
CHƯƠNG 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỞI THƯ KÝ TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG.................................................................32
I. GIAO TIẾP VỚI LÃNH ĐẠO................................................................32
II. GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI.................................................................32
III. GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP.......................................................33
IV. GIAO TIẾP VỚI ĐẠI BIỂU, KHÁCH.................................................34
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................36
CHƯƠNG I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG, VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TẠI CƠ QUAN..................................................................................................36
I. ƯU ĐIỂM.................................................................................................36
II. HẠN CHẾ...............................................................................................36
Nguyễn Thị Hương
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ..................................................37
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................39
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Nguyễn Thị Hương
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại
hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao để hòa nhập cùng nển
kinh tế thới giới. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều
hành tốt của bộ máy các cơ quan nhà nước cũng như các doanh nghiệp,điều này
đòi hỏi phải có sự đổi mới và chú trọng hơn trong công tác quản lý ở nước ta
hiện nay hơn nữa cũng đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào công tác
quản lý và công cuộc phát triển kinh tế đất nước.
Ngày nay đối với bất kì một cơ quan tổ chức nào thì công tác quản lý luôn
được đặt hàng đầu, đặc biệt là công tác hành chính văn phòng. Cùng với sự
nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay vai trò và vị trí của người
Thư ký văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức là điều tất yếu. Vai trò là người
tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc trao đổi và nâng cao
chất lượng của người Thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cải thiện
hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng cho
người Thư ký là hết sức quan trọng.
Nắm bắt được thực tế và xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực của
nhà trường, để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo với phương châm gắn liền
giữa lí luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng “học thật, thi thật để ra đời
làm thật” Để đáp ứng được phương châm đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
tổ chức thực hiện kế hoạch cho sinh viên năm thứ 3 đi thực tập tại các cơ quan,
đơn vị, tổ chức. Mục đích của đợt thực tập này là giúp cho sinh viên làm quen
với công việc tại cơ quan, vận dụng những lí thuyết đã học vào công việc thực tế
tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập
dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người thư ký văn phòng, là cơ hội
cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp và hoàn thiện các kĩ
năng. Hơn nữa với đợt thực tập này sẽ giúp sinh viên tiếp cận với thực tế không
bó buộc trong lý thuyết, sinh viên có cơ hội tiếp cận với các cơ quan hành chính
nhà nước và tích lũy kiến thức thực tiễn phục vụ việc học tập chuyên ngành.Tạo
Nguyễn Thị Hương
1
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
nền tảng vững chắc cho sinh viên làm quen nhanh với công việc không bị bỡ
ngỡ, giúp sinh viên tự tin năng động, vững vàng hơn.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi
trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
- Áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế, củng cố kiến
thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy
trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức Thư ký
văn phòng trong tương lai.
- Học hỏi trao dồi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại
cơ sở.
Và sau hai tháng thực tập thực tế (từ ngày 16/03 đến 05/05/2015) tại
UBND quận Tây Hồ nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cố
gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách có
hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Thực hiện Kế hoạch thực tập của nhà trường, sự quan tâm tạo điều kiện
của khoa Quản trị văn phòng cũng như sự đồng ý tiếp nhận của UBND quận
Tây Hồ tôi đã về thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ tôi xin báo cáo
quá trình thực tập như sau:
- Nơi thực tập: UBND quận Tây Hồ - số 657 đường Lạc Long Quân – Tây
Hồ - Hà Nội - Thời gian thực tập: từ ngày 10/03/2014 đến ngày 02/05/2014
- Cán bộ hướng dẫn thực tập: Đặng Thanh Hằng – chuyên viên văn thư
UBND quận Tây Hồ
Dưới đây là kết quả mà tôi đã đạt được trong thời gian thực tập ở Văn
phòng UBND quận Tây Hồ
Bố cục bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần:
LỜI NÓI ĐẦU
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ TÌNH HÌNH
HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN
TÂY HỒ
Nguyễn Thị Hương
2
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN
TÂY HỒ
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo trong trường, khoa
Quản trị văn phòng đã hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình thực tập và làm
báo cáo.
Tôi xin gửi đến lãnh đạo UBND quận Tây Hồ lòng biết ơn chân thành
nhất đặc biệt là chị Nguyễn Thị Hương- chuyên viên văn thư văn phòng cơ quan
đã hướng dẫn nhiệt tình cho tôi trong suốt quá trình thực tập cũng như quá trình
hoàn thành bản báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ, ngày 29 tháng 5 năm 2015
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Hương
Nguyễn Thị Hương
3
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ TÌNH
HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ
Ủy ban nhân dân quận Tây hồ được thành lập theo Nghị định 69/CP ngày
28/10/1995 cuả Chinh phủ, và được UBND Thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ
quản lý Nhà nước trên địa bàn quận bắt đầu từ ngày 10/01/1996. Do quá trình
hoạt động của từng thời kỳ khác nhau nên UBND quận đã có sự thay đổi về cơ
cấu tổ chức. Hiện nay UBND quận có 13 phòng, ban , đoàn thế thực hiện chức
năng, nhiệm vụ theo từng lĩnh vực hoạt động.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch trung tâm văn
hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội.Quận nằm ở phía
Tây Bắc cuả Hà Nội. Diện tích 24,0km2 gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Phía Đông giáp
quận Long Biên; Phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía Nam
giáp quận Ba Đình; Nơi đây có làng nghề truyền thống, nhiều di tích lịch sử có
Nguyễn Thị Hương
4
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
giá trị tập trung xung quanh hồ Tây tạo ra một danh lam thắng cảnh nổi bật nhất
của Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm du lịch – dịch vụ trung tâm văn
hóa, là thủ đô Hà Nội.
Sau 19 năm thành lập, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân quận Tây Hồ
vừa tiến hành xây dựng củng cố, kiện toàn tổ chức; vừa thực hiện nhiệm vụ
trước mắt và lâu dài. Dưới sự lãnh đạo của Thành Uỷ, Hội đồng nhân dânThành
phố, sự phối hợp của các Sở, Ban, Ngành Thành phố cùng các quận, huyện bạn.
Trong những năm qua hệ thống chính trị ổn định, phát huy hiệu quả góp phần
hoàn thiện tốt các nhiệm vụ được giao.
UBND Quận Tây Hồ hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003 và theo Quy chế làm việc của UBND Thành
phố Hà Nội. Để phù hợp với hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn quận Tây
Hồ, quận đã xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức các quy
chế làm việc của quận.
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của trung tâm Thành phố.Như vậy, trong tương lai,
Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, Tây Hồ có
điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực ( bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển
kinh tế - xã hội của quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ
1. Chức năng
Với tư cách là cơ quan Hành pháp, hành chính nhà nước, dưới sự lãnh đạo
của Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật pháp, Pháp
lệnh, Nghị quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên, HĐND & UBND quận Tây Hồ
là cơ quan hành chính Nhà nước ở quận thi hành việc quản lý nhà nước trong
phạm vi lãnh thổ của quận mình, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân
quận trên tất cả các lĩnh vực:
+ Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí….
Nguyễn Thị Hương
5
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại.
+ Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế
độ chủ nghĩa quân sự. Quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương.
+ Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.
+ Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
2. Nhiệm vụ.
UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm
vụ chương trình công tác năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường,
các đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ cụ thể như
sau:
+ Xây dựng quy chế của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực
hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
hàng năm và lâu dài của quận.
+ Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND
Quận quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại
tố cáo.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo
đảm, phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm
cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Uỷ viên UBND quận.
3. Cơ cấu tổ chức
HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức
HĐND & UBND ngày 26/112003. Bộ máy hoạt động của UBND quận Tây Hồ
là hệ thống các phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Nhiệm vụ của
từng lãnh đạo được thực hiện theo quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ
nhiệm kỳ (2011 – 2016) ban hành văn bản kèm theo Quyết định số 07/2011/QĐUBND ngày 05 tháng 7 năm 2011 của UBND Quận Tây Hồ.
Nguyễn Thị Hương
6
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Đứng đầu UBND Quận là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, là
người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận, đôn đốc
kiểm tra công tác của quận, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp
dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận, trừ các vấn đề
thuộc thẩm quyền tập thể của UBND quận. Mặt khác, Chủ tịch UBND quận
phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng
cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động
của UBND trước HĐND quận và cấp trên.
+ Phó Chủ tịch UBND quận gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch. Các
Phó Chủ tịch UBND quận phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo điều
hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND quận.
* UBND quận Tây Hồ có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1. Văn phòng HĐND&UBND
2. Phòng Thanh tra quận
3. Phòng LĐTB&XH
4. Phòng GD&ĐT
5. Phòng Y tế
6. Phòng Văn hóa-TT-TDTT
7. Phòng Tài chính – Kế hoạch
8. Phòng Kinh tế
9. Phòng TNMT
10. Phòng Tư pháp
11. Phòng Quản lý đô thị
12. Phòng Nội vụ
Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh, hội Chữ thập đỏ, Hội
Nông dân, Hội Luật gia và các đội: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội
Thanh tra giao thông công chính.
Các phòng, ban chuyên, môn trực thuộc UBND quận hoạt động theo chức
năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của UBND quận Tây Hồ
( xem phụ lục 01)
Nguyễn Thị Hương
7
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG
HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và công
tác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên
môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng có các chức
năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động.
1. Chức năng
Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị. Cụ thể như sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu
tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND
quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ
sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận.
+ Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp
thực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt. Văn phòng đảm bảo đủ
điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận.Trực tiếp
mua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và cơ quan.
2. Nhiệm vụ
+ Xây dựng chương trình làm viêc, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm
của Thường trực HĐND&UBND quận; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội
dung các kỳ họp của HĐND&UBND. Tổ chức phục vụ các hoạt động của Đoàn
đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận.
Nguyễn Thị Hương
8
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban ngành UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điề hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND&UBND
quận.
+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên, các văn
bản, ý kiến chỉ đạo của BUND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND các
phường.
+ Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên đại bàn quận.
+ Tổ chức thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ; công tác Hành chính
Quản trị; hướng dẫn các phòng, các đơn vị trực thuộc quận thực hiện công tác Văn
thư, Lưu trữ.
+ Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm
vụ, quyền hạn được giao.
+ Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND&UBND quận đảm
bảo điều kiện vâ chất cho bộ máy HĐND&UBND quận hoạt động.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận
giao.
3. Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Quận
Tây Hồ
(xem phụ lục 02)
II. XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN
PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
1. Chánh văn phòng.
+ Vị tri và mã số công việc:
- Vị trí: Chánh văn phòng.
- Mã số công việc: CVP
+ Mức lương: 4.000.000
+ Số lượng: 01 người.
Nguyễn Thị Hương
9
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Nhiệm vụ:
- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo của
UBND quận;
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;
- Là chuyên viên chính 5 năm trở nên, Cao cấp Chính trị, Quản lý nhà
nước.
2. Phó Chánh Văn phòng.
+ Vị trí và mã số công việc:
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng.
- Mã số công việc: PCVP
+ Mức lương: 3.500.000đ.
+ Số lượng: 03 người.
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực
quản lý phân công.
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng, chương trình, kế hoạch và báo cáo
công tác thường kỳ (năm, quý, tháng).
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ
máy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nguyễn Thị Hương
10
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công phụ trách.
- Giải quyết công việc cấp bách của Phó Chánh Văn phòng khác khi Phó
Chánh Văn phòng phụ trách vấn đề đó đi vắng.
Nguyễn Thị Hương
11
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
Thư ký là người giúp việc là cánh tay đắc lực cho lãnh đạo Văn phòng vì
thế chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của người Thư ký văn phòng là hai vấn đề
không thể tách biệt và thiết yếu. Chức năng chính của người Thư ký là giải
phóng lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao
động sáng tạo của lãnh đạo và ở mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải
được trao những quyền hạn nhất định. Điều đó cũng có nghĩa tính hợp pháp
trong việc sử dụng các quyền hạn được trao của người Thư ký sẽ phụ thuộc vào
mục đích của việc sử dụng quyền lực ấy.
1. Chức năng của người Thư ký văn phòng
Trên cơ sở chức năng của Văn phòng, người Thư ký có hai nhóm chức
năng cơ bản sau:
+ Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản…
Ví dụ: xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp trình lãnh đạo xin ý kiến và ban
hành văn bản
+ Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính, bao gồm: tổ
chức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chức
nhân sự…
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng
Căn cứ vào hai nhóm chức năng cơ bản và phạm vi chức năng và nhiệm
vụ của Văn phòng, người Thư ký Văn phòng có các nhóm nhiệm vụ sau:
+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản
+ Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc
+ Nhiệm vụ khác: sắp xếp, bảo quản, thực hiện các công việc khác khi
Nguyễn Thị Hương
12
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
được Thủ trưởng phân công…
Tại UBND quận Tây Hồ nhiệm vụ của người Thư ký không có gì là khác
biệt, người Thư ký văn phòng là người thực hiện cung cấp thông tin cho lãnh
đạo, cho Chánh văn phòng trong Văn phòng HĐND & UBND quận, tiếp khách,
là người tổ chức phòng làm việc khoa học cho lãnh đạo, là người giải quyết các
công việc như lập lịch làm việc tuần cho lãnh đạo, cho Chánh Văn phòng…Tất
cả các công việc đều được thực hiện một cách hoàn chỉnh, nghiêm túc và nhanh
chóng.
3. Đánh giá hoạt động của người Thư ký Văn phòng tại Văn phòng
HĐND & UBND quận Tây Hồ
* Ưu điểm:
- Tiếp khách, đãi khách: là hoạt động thường ngày với người Thư ký Văn
phòng, thư ký tại UBND quận đã thực hiện được vai trò của mình là phân loại
sơ bộ khách, giao tiếp và giải quyết công việc cho khách theo đúng môi trường
công sở và trình tự giải quyết, qua đó đã phản ánh đầy đủ năng lực, nhận thức
cũng như trình độ chuyên môn của người Thư ký. Người Thư ký Văn phòng của
quận đã thực hiện đầy đủ vai trò và nhiệm vụ của người Thư ký trong nhiệm vụ
tiếp khách và đãi khách cũng như thỏa mãn được các yêu cầu giao tiếp, mục
đích gặp mặt của cuộc nói chuyện lãnh đạo, Chánh Văn phòng với khách.
- Tổ chức phòng làm việc khoa học và tổ chức hội họp: đối với các cơ
quan như quận Uỷ Tây Hồ việc diễn ra hội họp là một công việc hàng đầu và
diễn ra thường xuyên. Chính vì thế yêu cầu đặt ra với người Thư ký là phải
thành thạo và nhuần nhuyễn các bước để tổ chức hội họp như: Họp giao ban,
họp giao ban tuần…bên cạnh đó phòng làm việc của Chánh Văn phòng luôn
được sắp xếp tổ chức khoa học hợp lý. Thư ký luôn là người đứng đầu trog các
công việc này giúp cho hiệu quả công việc cao.
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Lãnh đạo, Chánh Văn phòng
là người thường xuyên phải đi công tác vì thế công việc của người Thư ký
không thể không có việc tổ chức chuyến đi cho Chánh Văn phòng, lãnh đạo, ở
UBND quận việc lãnh đạo cấp cao, Chánh văn phòng đi công tác là hoạt động
Nguyễn Thị Hương
13
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
thường xuyên vì thế đây được coi là nhiệm vụ hàng đầu của người Thư ký.
Bên cạnh những ưu điểm đó còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
* Nhược điểm
- Phân chia công việc hợp lý hơn, cụ thể hơn cho các thành viên trong
phòng, cũng như khối lượng công việc với từng phòng ban liên quan.
- Đối với một cơ quan quản lý nhà nước như UBND quận Tây Hồ số
lượng công việc của người Thư ký phải giải quyết hằng ngày rất lớn, vì vậy đòi
hỏi phải có sự linh hoạt hơn nữa trong công việc, và sự tập trung vào công việc
hơn nữa.
Như vậy là một người thân cận luôn giúp việc cho Lãnh đạo, Chánh Văn
phòng đòi hỏi ở người Thư ký trình độ chuyên môn và các kỹ năng cần có,
không ngừng học hỏi bổ sung them kiến thức, kinh nghiệm, trình độ chuyên
môn của mình để có thể nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, hiệu suất lao
động
Ví dụ 1: Trong cuộc họp giữa Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội với chủ
tịch UBND quận Tây Hồ thư ký văn phòng đã phối hợp với các phòng ban liên
quan chuẩn bị hội trường, sắp xếp lại bàn ghế sao cho phù hợp với cuộc họp, thư
ký đã chọn sắp xếp bàn làm việc theo mô hình chữ nhật để thuận tiện, và lựa
chọn hình thức đãi khách là hoa quả ăn nhẹ phù hợp với thời gian làm việc, phối
hợp và điều hành các phòng ban phục vụ cho buổi họp.
II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY
HỒ
1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng
Hiện nay, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ phân công 01 đồng
chí Phó văn phòng phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ, ngoài ra Văn phòng đã
bố trí 02 công chức làm nhiệm vụ Văn thư – Lưu trữ có trình độ đại học và đảm
bảo tiêu chuẩn ngạch Văn thư – Lưu trữ. Tại phòng Lưu trữ có 01 công chức.
* Tổng số văn bản đi đến trong một năm (năm 2013)
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân quận đã ban hành
Nguyễn Thị Hương
14
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Văn bản đi: 6822 văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật: 24
+ Văn bản hành chính thông thường: 6798
- Văn bản đến: 4290 văn bản
+ Trung ương: 3000
+ Địa phương: 1000
+ Khác: 190
+ Sao lục: 100
1. Cách thức quản lý văn bản đi đến.
Từ năm 2004, UBND quận Tây Hồ được Thành phố Hà Nội giao thoa thí
điểm là đơn vị đầu tiên ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư: Tất cả các văn
bản đi đến đều được cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản của UBND quận
để tiện cho việc theo dõi.
* Quản lý văn bản đến:
Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND quận, các
văn bản đến của các cơ quan, đơn vị gửi tới Thường trực HĐND UBND, văn
thư Văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm làm các thủ tục theo trình tự:
- Đối với các văn bản “mật” văn bản gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân
thì văn thư sẽ chuyển thẳng và hộp thư của phòng đó.
- Đối với các đơn thư, khiếu nại tố cáo thì Văn thư sẽ chuyển thẳng đến
bộ phận tiếp dân.
- Đối với các văn bản “khẩn, hỏa tốc” Văn thư bóc phong bì và chuyển
đến ngay Lãnh đạo Văn phòng.
- Đối với các loại công văn khác thì Văn thư bóc bì phân loại, ghi vào
phiếu xử lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản để Lãnh đạo Văn phòng cho ý
kiến.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo, văn thư cập nhật ý kiến xử lý của
Lãnh đạo UBND quận vào chương trình Quản lý văn bản đi – đến và chuyển
cho các phòng, ban, đơn vị liên quan.
- Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, văn
Nguyễn Thị Hương
15
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
thư có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo.
- Đối với các phòng, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm
nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của LDUND quận và ký sổ bàn
giao công văn với bên giao thông. Khi có cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp thì
ký nhận văn bản bàn giao vào sổ bàn giao công văn.
Các văn bản có ý kiến xử lý của Lãnh đạo đều phải lưu ở bộ phận Văn thư
Văn phòng HĐND & UBND Quận. Mọi chu chuyển trong quá trình giải quyết
văn bản đều phải qua bộ phận văn thư để vào sổ theo dõi và chuyển đi, không
chuyển thẳng từ người này tới người khác và các cơ quan cá nhân ngoài văn
phòng. Những văn bản gốc mang tính pháp quy cần sao gửi theo sự chỉ đạo của
Thường trực HĐND, UBND quận thì đồng chí Chánh văn phòng có trách nhiệm
ký “ sao y bản chính” và phải vào số sao lục để theo dõi, các bản sao của văn
bản phải có đủ thể thức như bản chính.
Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đến của UBND quận Tây Hồ.
( Xem phụ lục 03)
* Quản lý văn bản đi
Văn bản của UBND Quận ban hành phải đúng thể thức quy định, văn thư
có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chứ ký của người có thẩm
quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản văn thư báo cáo
LĐVP để chuyên trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình quản lý
công văn đi đến để lấy số kí hiệu và ngày tháng năm vào bản gốc, các văn bản đi
phải được đăng ký và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản.
- Những văn bản mật, khẩn thì phải chuyển đi ngay sau khi ký, văn bản
trước khi chuyển cho đơn vị nhận thì cần phải đăng ký vào sổ văn thư và lấy số
văn bản của đơn vị, bản gốc của văn bản phải được lưu tại bọ phận văn thư. Số
lượng nhân bản phải được nhân bản đủ trước khi ký.
- Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, văn
thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình
phần mềm Web chỉ đạo.
Nguyễn Thị Hương
16
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân
bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn bản gửi theo nơi nhận phải được cho vào
phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn
bản và ký sổ bàn giao công văn với nhân viên giao thông.
Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đi của UBND Quận Tây Hồ.
(Xem phụ lục 04)
Nguyễn Thị Hương
17
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN III. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
CHƯƠNG 1. THƯ KÝ VỚI VIỆC TIẾP KHÁCH ĐÃI KHÁCH TRONG
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
I. TIẾP KHÁCH
Hàng ngày số lượng khách đến làm việc tại UBND quận Tây Hồ là rất
nhiều như: Các cơ quan nhà nước cấp trên, các cơ quan đơn vị khác, các cơ quan
đơn vị cấp dưới đến liên hệ công tác, người dân đến giải quyết công việc…
Vì thế tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký
nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, đó là hoạt động không thể
thiếu của mỗi cơ quan..
Thư ký tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ tiến hành việc tiếp khách dựa
trên các nguyên tắc tiếp khách cơ bản như: Tôn trọng đối tượng giao tiếp; kết
hợp hài giữa lợi ích của các bên trong giao tiếp; Tôn trọng các quy phạm khách
quan trong giao tiếp. Đây là tiền đề, là cơ sở cũng như cố định trong hoạt động
tiếp khách thông thường.
Để thực hiện hoạt động tiếp khách hiệu quả, Thư ký cần tiến hành một số
công việc:
+ Xây dựng nội quy tiếp khách
+ Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp
+ Xác định các thông tin liên quan
+ Chuẩn bị các thông tin liên quan
+ Xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện hoạt động tiếp
khách.
+ Chuẩn bị tư thế tiếp khách
Dựa vào các công tác chuẩn bị đó sẽ giúp cho người Thư ký văn phòng tại
Văn phòng HĐND & UBND có một quy trình tiếp khách hợp lý, phù hợp với từng
đối tượng.
Nguyễn Thị Hương
18
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
1. Đón khách
Công việc đầu tiên trong quá trình tiếp khách chính là đón khách, đây là
công việc khá quan trọng vì nó có thể để lại ấn tượng của khách đối với cơ quan
ngay từ lời chào hỏi đầu tiên với mỗi vị khách khác nhau mà người thư ký có thể
có các hình thức đón tiếp khác nhau tuy nhiên bất cứ người khách nào cũng có
thể là nhân vật quan trọng với cơ quan. Vì thế việc đón khách bao giờ cũng cần
được ưu tiên trên hết, khi chào đón khách cần phải lịch sự và thái độ vui vẻ nhiệt
tình.
Nếu là khách lần đầu tiên đến làm việc với UBND quận Tây Hồ người
thư ký phải giới thiệu tên mình trước và khéo léo chào hỏi, hỏi tên người khách.
2. Giải quyết công việc cho khách
Sau khi đón kháchthư ký phải chủ động phối hợp với khách thực hiện
mục đích chính mà cả hai bên hướng tới khi giao tiếp. Đầu tiên thư ký phải nắm
được thông tin của khách và mục đích, lý do khách đến cơ quan mình là gi?, sau
đó dựa vào khả năng và thẩm quyền của mình thư ký giải quyết các yêu cầu của
khách.
Ví dụ: khách muốn gặp ông A ở phòng Tài nguyên Môi trường thì thư ký
có thể chỉ ngay cho khách lên để gặp, hoặc là khách muốn gặp Chủ tịch thì thư
ký phải thông báo với chủ tịch xem là chủ tịch có muốn gặp khách không, hay
có đang bận gì không, nếu chủ tịch đồng ý gặp thì dẫn khách vào phòng, nếu
không thì thư ký phải từ chối khách một cách khéo léo
Trong trường hợp khách phải ngồi đợi để giải quyết công việc người thư
ký phải sắp xếp chỗ ngồi cho khách và ngồi tiếp khách tránh trường hợp để
khách đứng đợi, khó chịu. Trong phòng tiếp khách cũng phải được bài trí một
cách hợp lí và có thẩm mỹ như thế khách sẽ có sự quan tâm chú ý với các hoạt
động của cơ quan, đồng thời sẽ tạo cho khách cảm giác được quan tâm chú ý.
Thư ký phải có khả năng ứng xử cũng như kỹ năng giao tiếp nhất định để
có thể giải quyết được công việc.
Nói chung tiếp khách là công việc thường xuyên của người Thưa ký, đòi
hỏi người thư ký phải vận dụng các kỹ năng, sự hiểu biết của mình để ứng xử và
Nguyễn Thị Hương
19
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
thực hiện công việc tiếp khách cho tốt.
II. ĐÃI KHÁCH
Với mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động đãi khách không phải hoạt động
thường xuyên và phổ biến tuy nhiên đây lại là một công cụ quan trọng, cần thiết
cho công tác đối ngoại của cơ quan.Hiệu quả của hoạt động này có khả năng ảnh
hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ cho quá trình giải quyết công
việc sau này.Vì thế hiểu biết những kiến thức, những quy định cơ bản trong đãi
khách trở thành yêu cầu bắt buộc đối với người Thư ký.
Thông qua hoạt động đãi khách, thư ký phải thể hiện được những quan
điểm cơ bản như:
- Sự tôn trọng của cơ quan với khách
- Bày tỏ lòng mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với
khách
- Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới trong giao
tiếp
- Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơ
bản
Khi có khách, sử dụng hình thức đãi khách người thư ký phải nắm rõ:
- Số lượng khách để bố trí nơi nghỉ ngơi
- Chuẩn bị địa điểm, phương tiện, để tiến hành đưa đón khách và đãi
khách
- Chuẩn bị về mặt thời gian để thuận lợi cho khách và cho cả cơ quan.
- Chuẩn bị kinh phí cho việc đãi khách
Có rât nhiều hình thức đãi khách như: giải khát hoặc tổ chức tiệc. Việc
lựa chọn hình thức đãi khách nào còn tùy thuộc vào thời gian, tính chất công
việc của khách.
Trong quá trình đãi khách người thư ký văn phòng phải thực hiện các
công việc sau đây:
1. Lựa chọn hình thức đãi khách
Văn phòng UBND quận thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản là
Nguyễn Thị Hương
20
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
giải khát, tiệc và chiêu đãi. Lựa chọn hình thức đãi khách nào còn phụ thuộc vào
thời của khách và tính chất của công việc do đó thư ký văn phòng của UBND
quận luôn phải dựa trên các cơ sở thông tin tổng hợp và lựa chọn để đưa ra hình
thức chiêu đãi phù hợp nhất, vì với mỗi hình thức lựa chọn đều có ưu điểm,
nhược điểm khó khăn thuận lợi trong kỹ thuật tổ chức.
2. Chuẩn bị hình thức đãi khách
Nếu đãi khách là nhằm thực hiện những mục đích xác định thì việc thực
hiện như thế nào các mục đích này phụ thuộc vào hiệu quả lao động của người
thư ký. Thư ký phải nắm rõ được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy đủ các
thông tin liên quan.
Tùy theo mục đích đãi khách thư ký lựa chọn và trong giai đoạn này
người thư ký phải tiến hành các công việc cụ thể sau:
- Lập danh sách khách mời: đây là một vấn đề khá tế nhị, thư ký có thể
gặp khó khăn từ việc loại bỏ một số thành phần đại biểu hay bỏ quên một số
khách mời quan trọng vì thế khi lập danh sách khách mời người thư ký phải xây
dựng hệ thống các tiêu chuẩn và các căn cứ cho phép lựa chọn.
- Chuẩn bị giấy mời: Phần lớn thư ký văn phòng quận thường sử dụng
hình thức văn bản khi soạn thảo giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác
và giá trị pháp lý của thông tin.
- Chuẩn bị địa điểm: dựa trên các tiêu chí: Số lượng đại biểu chính thức
có khả năng tham gia; hình thức tiệc; chức vụ đại biểu; các nghi lễ bắt buộc thực
hiện
Dựa trên các tiêu chí đó thì văn phòng UBND quận sẽ chọn địa điểm sao
cho phù hợp như có thể chọn địa điểm tổ chức tiệc chiêu đãi ở phòng khách và
phòng ăn của UBND, đối với các trường hợp khách là người có chức vụ hay tính
chất công việc cao thì sẽ là một nhà hàng sang trọng và gần trụ sở tránh việc đi
lại quá xa.
Trong công tác tổ chức đãi khách thư ký cần lưu ý phải bố trí chỗ ngồi
cho khách một cách thích hợp, đúng cấp bậc cho từng đối tượng giao tiếp.
Tiếp khách và đãi khách là hai nghiệp vụ quan trọng của người thư ký, nó
Nguyễn Thị Hương
21
Lớp Thư Ký Văn Phòng K7
