Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN ĐÔNG ANH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (292.01 KB, 63 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH............................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh....................3
1. Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh.........................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh.........................4
3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh........................................................5
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Huyện Đông Anh. . .5
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Huyện
Đông Anh...................................................................................................................................6
1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh.....................................10
2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của Văn
phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh ..................................................................................11
III. Tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại UBND huyện Đông Anh.....11
1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại UBND Huyện Đông Anh....11
................................................................................................................................................12
1.1. Tiếp khách, đãi khách........................................................................................................12
1.2. Tổ chức phòng làm việc khoa học....................................................................................12
1.3. Tổ chức hội họp...............................................................................................................12
1.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo........................................................................13
2. Khảo sát công tác văn thư tại UBND Huyện Đông Anh........................................................13
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư ..............................................................................13
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.......................................................................13
2.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến..........................................................................14
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành...........................................................................................16
Trương Thị Hường
phòng K7
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
ĐÔNG ANH...................................................................................................17
I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách..........................................................................................17
1. Tiếp khách............................................................................................................................18
1.1. Đón khách........................................................................................................................18
1.2. Giải quyết công việc cho khách........................................................................................19
1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp..............................................................................................20
2. Đãi khách............................................................................................................................21
II. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại UBND Huyện Đông Anh
.................................................................................................................................................23
1. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.........................................................23
2. Các loại chương trình, kế hoạch công tác............................................................................24
3. Đánh giá việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác...................................................24
III. Công tác chuẩn bị hội họp tại UBND huyện Đông Anh.......................................................25
1. Quy trình tổ chức hội họp...................................................................................................26
1.1. Trước khi tiến hành hội họp.............................................................................................26
1.2. Tiến hành hội họp............................................................................................................27
1.3. Kết thúc hội họp...............................................................................................................27
2. Đánh giá về công tác tổ chức hội họp.................................................................................28
IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND Huyện Đông Anh................28
1.Trước khi Lãnh đạo đi công tác.............................................................................................29
2. Trong thời gian Lãnh đạo đi công tác .................................................................................31
3. Sau khi Lãnh đạo đi công tác về..........................................................................................31
V. Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc tại UBND Huyện Đông Anh....31
1. Đánh giá chung....................................................................................................................31
2. Đánh giá về cách bố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký văn phòng.......................32
2.1. Phòng làm việc của Lãnh đạo...........................................................................................32
Trương Thị Hường
phòng K7
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
2.2. Phòng làm việc của Thư ký...............................................................................................33
VI. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng tại UBND Huyện Đông
Anh..........................................................................................................................................33
1.Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký......................................................................................34
2. Đánh giá về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký.................................................................37
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................38
I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng của người Thư ký văn phòng tại UBND
Huyện Đông Anh......................................................................................................................38
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế.........40
KẾT LUẬN....................................................................................................41
PHỤ LỤC.........................................................................................................1
PHỤ LỤC
Trương Thị Hường
phòng K7
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
LỜI NÓI ĐẦU
Trong xã hội hiện đại ngày nay, văn phòng là một bộ phận không thể
thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Văn phòng giữ một vai trò rất quan
trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; là nơi cung cấp và lưu trữ
nguồn thông tintin cậy, cần thiết để thực hiện các mục tiêu và phục vụ công
tác điều hành quản lý. Theo đó, sự xuất hiện của người Thư ký văn phòng là
điều tất yếu không thể thiếu được và vai trò của họ ngày càng được khẳng
định rõ rệt. Cùng với xu thế hội nhập và sự phát triển của thế giới, ngành
Thư ký đang ngày một phát triển hơn và xuất hiện trên tất cả các đơn vị hành
chính tại mỗi cơ quan tổ chức.
Xã hội ngày càng phát triển thì ngành Thư ký văn phòng càng có
những yêu cầu cao, với vai trò là người tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo và
cơ quan thì việc học hỏi để trở thành một người thư ký chuyên nghiệp rất
quan trọng. Và để trở thành người Thư ký chuyên nghiệp đòi hỏi người Thư
ký phải tự cố gắng học hỏi những tri thức mới, luôn luôn tự hoàn thiện các
kỹ năng nghiệp vụ, đổi mới tư duy để phù hợp với thời đại và môi trường
xung quanh. Nắm bắt được những yêu cầu thực tế đó, ngay từ những ngày
đầu thành lập, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở chuyên ngành Thư ký
văn phòng với mục đích đào tạo ra đội ngũ cán bộ thư ký có khả năng và
trình độ chuyên mônđáp ứng được yêu cầu của công việc và của xã hội. Và
để cho sinh viên được tiếp xúc với công việc thực tế, Nhà trường đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan tổ chức để áp dụng những kiến thức
đã học vào thực tiễn, có cái nhìn tổng quan, đúng đắn nhất về phong cách
cũng như môi trường làm việc sau khi ra trường.
Là một sinh viên năm 3 của khoa Quản trị Văn phòng, dưới sự chỉ
bảo và hướng dẫn của thầy trưởng khoa Ths.Nguyễn Mạnh Cường cùng 2 cô
Nguyễn Thị Kim Chi và cô Nguyễn Thị Thu Hường cùng các giảng viên
trong khoa Quản trị văn phòng và nhà trường. Được sự đồng ý tiếp nhận và
Trương Thị Hường
phòng K7
1
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
giúp đỡ của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh, em đã được cử
đến kiến tập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện kể từ ngày 16/3/2015
đến hết ngày 05/5/2015. Trong thời gian kiến tập tại Văn phòng em đã củng
cố được phần nào kiến thức đã học trên ghế nhà trường, áp dụng một cách
tích cực nhất những kinh nghiệm quý báu trong ứng xử và giao tiếp nơi công
sở, phong cách làm việc của nhân viên Văn phòng, nâng cao nhận thức và
nghiệp vụ chuyên ngành Thư ký. Được làm việc trong một bám sát với các
kiến thức đã được đào tạo trong nhà trường, em đã thấy được tầm quan trọng
của các môn học và tiềm năng phát triển của nghề Thư ký. Em tin rằng đây
sẽ là một bước đà quan trọng cho quá trình học tập và làm việc của bản thân
sau này.
Với sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo và các cán bộ trong cơ quan, em
đã hoàn thành khóa thực tập của mình. Và bài báo cáo là kết quả mà em đã
thu được trong thời gia thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện Đônh Anh. Tuy nhiên do thời gian thực tập không dài
và kinh nghiệm chưa nhiều nên khi làm bài báo cáo này không tránh khỏi
những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, nhận xét từ
quý thầy cô trong Khoa và Nhà trường; sự đóng góp ý kiến của các cán bộ
trong cơ quan đẻ bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn!
Trương Thị Hường
phòng K7
2
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG ANH
I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Đông Anh
1. Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh
(UBND Huyện Đông Anh hiện nay)
Đông Anh là một Huyện ngoại thành, ở vị trí cửa ngõ phía Bắc của
Thủ đô Hà Nội, nằm trong vùng quy hoạch phát triển công nghiệp, đô thị,
dịch vụ và du lịch đã được Chính phủ và Thành phố phê duyệt, là đấu mối
giao thông quan trọng nối Thủ Đô Hà Nội với các Tỉnh phía Bắc.
- Tổng diện tích đất tự nhiên: 18.230 ha; trong đó: Đất nông nghiệp 9.785
ha. Huyện có 23 xã, 1 thị trấn; 156 thôn, làng và 62 tổ dân phố; Đến nay
Huyện có 85 làng văn hoá, trong đó có 35 làng văn hoá cấp Thành phố; Dân
số trên 331.000 người, trong đó: dân cư đô thị chiếm 11%.
- Có 33,3 km đường sông (sông Hồng, sông Đuống, sông Cà Lồ) và 20 km
sông nội Huyện (sông Thiếp – Ngũ Huyện khê)
- Có 33 km đường sắt, 4 ga thuộc các tuyến Hà Nội đi Lào Cai; Hà Nội Thái Nguyên và có đường QL3, quốc lộ Thăng Long - Nội Bài, QL 23.
Trương Thị Hường
phòng K7
3
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Về Công nghiệp Đông Anh có 2 khu công nghiệp lớn: Khu công nghiệp
Đông Anh và khu công nghiệp Thăng Long. Ngoài ra, trên địa bàn Huyện
còn có một số làng nghề truyền thống đang được đầu tư và phát triển mạnh
tại các xã Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú…. Đóng trên địa bàn Huyện có trên 700
công ty TNHH, 355 công ty cổ phần, 105 doanh nghiệp tư nhân, gần 30
công ty nhà nước, 11 công ty TNHH nhà nước một thành viên và trên
13.000 hộ kinh doanh cá thể.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân
huyện Đông Anh
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết
định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương
theo quy định của pháp luật.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc
thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở;
quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
Trương Thị Hường
phòng K7
4
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà
nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh
UBND huyện Đông Anh bao gồm các phòng ban với cơ cấu tố chức bộ
máy được sắp xếp theo chiều ngang. Các phòng thuộc UBND huyện bao
gồm: Phòng Tài chính kế hoạch, Phòng Nội vụ, Phòng Văn hóa thông tin
(hay nhà văn hóa), Phòng Kinh tế, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Giáo dục
đào tạo, Phòng Tài nguyên và môi trường, Phòng Tư pháp, Văn phòng
HĐND & UBND,…
Bộ máy lãnh đạo của UBND huyện Đông Anh có sự thống nhất từ trên
xuống dưới với 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các Trưởng, Phó phòng cùng
các cán bộ, công nhân viên chức làm việc trong Ủy ban.
Các lãnh đạo chủ chốt, giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong UBND
huyện bao gồm:
Chủ tịch: Phạm Văn Châm
Phó chủ tịch: Trần Đình Nam
Phó chủ tịch: Hoàng Kế Khiêm
Phó chủ tịch: Hà Văn Khanh
Chánh Văn Phòng HĐND&UBND: Lê Minh Đức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Anh:
(Xem phụ lục số 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND
& UBND Huyện Đông Anh
Trương Thị Hường
phòng K7
5
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND & UBND Huyện Đông Anh
1.1. Vị trí, chức năng
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng
hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ
đạo điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thong tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ
quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, giúp Ủy ban nhân dân
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư khách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức,
biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân huyện
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công
tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện.
Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
Trương Thị Hường
phòng K7
6
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn,
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công
phụ trách.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của
các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy
ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định.
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối
quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân
dân huyện và các cơ quan tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên
địa bàn địa phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết đinh, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên
có liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng
chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dan,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành
chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng
Ủy ban nhân dân huyện.
Trương Thị Hường
phòng K7
7
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn
về nghiệp vụ hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động
của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; đảm bảo điều
kiện hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và
các tổ chức có liên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức của cơ quan.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và
tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định cua
pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu
Hội đồng nhân dân huyện:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc
thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban
của Hội đồng nhân dân; đảm bảo việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội
đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân
Trương Thị Hường
phòng K7
8
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
dân, nội quy kỳ họp của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng
nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân;
phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội
đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại.
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ
chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội
đồng nhân dân và các Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức
hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của
Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân
xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề
án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân
hoàn chỉnh Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng
nhân dân hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban
của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám
sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong
kết luận giám sát;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban
của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp
nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng
nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý
kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét
giải quyết;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng
góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của
Trương Thị Hường
phòng K7
9
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại
biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết
quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân
dân trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt
động cho đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban
của Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố
và Huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ
chức, đoàn thể ở địa phương;
- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt
động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng
nhân dân;
- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân
dân thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác
hành chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân
giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông
Anh
* Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có Chánh Văn
phòng, không quá 03 Phó Chánh Văn phòng, các công chức chuyên môn và
lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật.
Trương Thị Hường
phòng K7
10
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Huyện và
trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao
và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước
pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một
Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt
động của Phòng.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện quyết định theo quy
định của pháp luật.
* Biên chế: Biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân do Ủy ban nhân dân Huyện quyết định trong tổng biên chế hành
chính của Huyện.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND Huyện Đông Anh
(Xem phụ lục số 02)
2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác
trong bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh
( Xem phụ lục số 03)
III. Tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại
UBND huyện Đông Anh
1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại
UBND Huyện Đông Anh
Tại UBND Huyện Đông Anh, mặc dù người Thư ký vẫn chưa được
phân công chức danh độc lập, riêng biệt. Những chuyên viên, cán bộ làm
việc trong Văn phòng HĐND&UBND Huyện như một người Thư ký vì họ
Trương Thị Hường
phòng K7
11
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
làm những công việc chuyên môn nghiệp vụ giống người Thư ký văn phòng.
Chức năng chính của người Thư ký là trợ lý giúp việc cho Thủ trưởng
trong lĩnh vực chuyên môn nhất định, giúp giải phóng Thủ trưởng khỏi
những công việc sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của
lãnh đạo. Via vậy việc cung cấp thông tin cho Lãnh đạo về các công tác tổ
chức hành chính như: tiếp khách, tổ chức phòng làm việc khoa học, tổ chức
hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo… là rất quan trọng.
1.1. Tiếp khách, đãi khách.
Khi có khách đến làm việc tại Văn phòng HĐND&UBND Huyện thì
Thư ký là người đầu tiên thay mặt cơ quan giải quyết công việc cho
khách.Thư ký tìm hiểu một số thông tin cơ bản của khách như: họ tên, chức
vụ, nghề nghiệp, mục đích đến cơ quan của khách, sau đó hướng dẫn và giải
quyết công việc cho khách trong phạm vi, quyền hạn của mình hoặc xây
dựng lịch hẹn cho khách.
1.2. Tổ chức phòng làm việc khoa học
Trong Văn phòng HĐND&UBND Huyện Đông Anh có tương đối đầy
đủ các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động như: điện thoại, máy tính, máy
in, máy phô tô, máy fax…
Người Thư ký cung cấp thông tin, tham mưu
cho lãnh đạo về cách bố trí phòng làm việc, các trang thiết bị sao cho thuận
tiện, phù hợp, dễ sử dụng mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ. Trong phòng làm
việc cũng cần có không gian xanh để cho không khí luông thoải mái, dễ
chịu, kích thích khả năng làm việc của nhân viên trong văn phòng.
1.3. Tổ chức hội họp
Để chuẩn bị cho một cuộc họp người Thư ký cần nắm rõ các thông tin
liên quan đến nội dung và mục đích của cuộc họp đó; chuẩn bị thông tin, tổ
chức cuộc họp: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự… Sau đó cung cấp
thông tin, nội dung cuộc họp cho Lãnh đạo. Trên cơ sở công việc đã thực
Trương Thị Hường
phòng K7
12
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
hiện, chuẩn bị và ghi lại biên bản cuộc họp, báo cáo kết quả cuộc họp cho
Lãnh đạo.
1.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Người Thư ký tại UBND Huyện xác định rõ mục đích, nội dung của
chuyến đi để chuẩn bị, cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời
gian đi công tác. Cung cấp các thông tin liên quan cho Lãnh đạo như: thời
gian, địa điểm, thành phần cùng tham gia chuyến đi, phương tiện đi lại, chỗ
ăn nghỉ… để đảm bảo cho chuyến đi của Lãnh đạo được diễn ra một cách
thuận lợi nhất.
2. Khảo sát công tác văn thư tại UBND Huyện Đông Anh
2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư
Hiện nay, Văn phòng HĐND&UBND Huyện có 1 Phó Chánh Văn
phòng phụ trách công tác Văn thư lưu trữ và có 3 cán bộ, chuyên viên làm ở
bộ phận Văn thư. Tất cả cán bộ văn thư đề có trình độ đại học đảm bảo tiêu
chuẩn ngạch Văn thư lưu trữ.
2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm
Để phục vụ cho hoạt động quản lý UBND Huyện Đông Anh phải ra
nhiều văn bản để quản lý, điều hành nhằm kiểm soát và chỉ đạo được các
đơn vị trên địa bàn huyện. Số lượng văn bản đến được thống kê cụ thể trong
Báo cáo công tác năm của phòng Văn thư lưu trữ, cụ thể như sau:
Quý I (3 tháng đầu năm) năm 2015:
Tổng số lượng văn bản: 1749
Quyết định: 166
Thông báo: 91
Báo cáo: 51
Kế hoạch: 115
Công văn: 1181(Công văn thành phố:860; Công văn đến khác:361)
Văn bản HĐND: 44
Trương Thị Hường
phòng K7
13
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Văn bản khác: 99
Ví dụ về văn bản đến của UBND Huyện Đông Anh
( Xem phụ lục số 04)
Số lượng văn bản đi:
Quý I (3 tháng đầu năm) năm 2015:
Tổng số: 1481
Quyết định: 759
Thông báo: 154
Báo cáo: 45
Kế hoạch: 93
Công văn: 271
Chỉ thị: 4
Văn bản khác: 155
Ví dụ văn bản đi của UBND Huyện Đông Anh
(Xem phụ lục số 05)
2.3. Phương pháp quản lý văn bản đi và đến
Hoạt động quản lý văn bản đi và văn bản đến được coi là hoạt động
then chốt trong công tác văn thư. Quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến
của phòng văn thư lưu trữ của UBND huyện Đông Anh được thực hiện theo
những quy định của pháp luật và những tính chất đặc thù trong hoạt động
của cơ quan. Hiện nay, cùng với quy trình hiện đại hóa quản lý hành chính,
hoạt động quản lí văn bản đi và văn bản đến cũng có nhiều sự thay đổi.
Phương thức quản lý văn bản đi, đến truyền thống đã được thay thế bằng
phương thức quản lý hiện đại: quản lý bằng phần mềm xử lý văn bản(quản
lý qua máy tính), điều này tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi nhưng cũng đặt
ra một số thách thức không nhỏ cho những người làm văn thư.
a) Quản lý văn bản đến
Hoạt động quản lý văn bản đến được thực hiện trên cơ sở quy trình
Trương Thị Hường
phòng K7
14
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
được quy định sẵn trong Nghị định 110/2004 NĐ-CP về công tác văn thư và
Nghị định số 09/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều trong Nghị định
110/2004 về công tác văn thư. Ngoài ra, hoạt động quản lý văn bản đến tại
UBND huyện Đông Anh do phòng văn thư lưu trữ đảm nhận cũng có những
đặc thù riêng. Nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến của UBND
huyện Đông Anh được giao cho cán bộ chuyên trách Hà Thị Hồng thuộc
phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Đông Anh.
Văn bản do các cơ quan cấp trên, các cơ quan cấp dưới và các đơn vị
khác gửi đến (kể cả đơn thư) dưới hai hình thức là văn bản bằng giấy hoặc
văn bản điện tử phải thông qua bộ phận văn thư để tiếp nhận, đăng kí văn
bản đến. Sau đó nhân viên văn thư thực hiện việc trình và chuyển giao văn
bản đến cho lãnh đạo Ủy ban. Đối với những văn bản được đăng kí và sau
đó được chuyển giao cho lãnh đạo phải được đảm bảo tính chính xác và bí
mật, một số văn bản như công văn, giấy mời gửi cho các đoàn thể chính trịxã hội hoặc những văn bản (không phải văn bản mật) không có số và kí hiệu
bên ngoài phong bì thì nhân viên văn thư có thể mở phong bì để xem số văn
bản và vào sổ văn bản đến nhằm thuận lợi cho việc tra cứu khi cần.Việc
trình chuyển giao văn bản đến cho các lãnh đạo Ủy ban được thực hiện theo
hai cách: thứ nhất, nhân viên văn thư có thể trực tiếp giao tận tay các lãnh
đạo tại phòng của họ trong Ủy ban hoặc cách thứ hai đó là gửi văn bản đến
vào tủ đựng văn bản gửi lãnh đạo và các lãnh đạo hoặc nhân viên dưới
quyền sẽ đến lấy. Nhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến và thực hiện việc
viết phiếu xử lý văn bản, đóng dấu của văn thư vào văn bản đến, trên dấu có
ngày tháng văn bản đến, số văn bản và một số văn bản sẽ có dấu chỉ độ khẩn
mật nếu cần (dấu này từ cơ quan gửi văn bản). Đối với các văn bản được gửi
qua hòm thư điện tử thì nhân viến tiếp nhận văn bản đến có thể Scan trực
tiếp đến CVP HĐND và UBND huyện.
b) Quản lý văn bản đi
Trương Thị Hường
phòng K7
15
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
Cùng với hoạt động quản lý văn bản đến thì hoạt động quản lý văn
bản đi cũng có tầm quan trọng không kém. Quy trình quản lý văn bản đi
cũng được quy định rất rõ ràng trong Nghị định 110/2004 và Nghị định
09/2010 về công tác văn thư. Hoạt động quản lý văn bản đi tại UBND huyện
Đông Anh cũng tuân thủ những quy định nghiêm túc của pháp luật và có
những đặc trưng riêng biệt. Nhiệm vụ quản lý văn bản đi được giao cho cán
bộ chuyên trách Nguyễn Văn Chiển thuộc phòng văn thư lưu trữ của UBND
huyện Đông Anh.
Trong Ủy ban thì việc soạn thảo một văn bản bất kì đều do các đơn vị,
phòng ban tự thực hiện. Sau khi soạn thảo, văn bản cần phải qua văn thư để
kiểm tra và đóng dấu ban hành trước khi được gửi đi. Văn bản đi sẽ được
cán bộ văn thư giữ con dấu của Ủy ban kiểm tra về mặt thể thức, hình thức,
kĩ thuật trình bày văn bản sau đó vị cán bộ này sẽ cho số, kí hiệu và ngày
tháng của văn bản.Văn bản phù hợp về mặt thể thức sẽ được đóng dấu cơ
quan và dấu khẩn, mật nếu có. Khi cho số văn bản và dấu văn bản xong,
người cán bộ văn thư sẽ tiến hành đăng kí văn bản đi và chuyển phát văn
bản qua đường fax hoặc qua mạng để đến các cơ quan nhận. Đối với văn bản
nội bộ trong Ủy ban thì các đơn vị phải để bản gốc lại phòng văn thư và xin
dấu vào bản photo trước khi đem đi chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá
nhân trong Ủy ban. Người cán bộ văn thư sau đó sẽ tiến hành lưu văn bản đi
để phục vụ cho các hoạt động sau này và làm tài liệu tham khảo khi cần.
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành
Các văn bản đi,văn bản đến tại UBND huyện đều được cán bộ văn thư
lập hồ sơ và lưu trữ, bảo quản tại văn thư cơ quan.
Các văn bản đi của cơ quan được lập thành hồ sơ dưới dạng tập lưu
các văn bản có cùng tên loại: tập lưu Quyết đinh, tập lưu công văn, tập lưu
tờ trình…
Các văn bản đến cơ quan được lập thành các tập lưu theo tầm quan
Trương Thị Hường
phòng K7
16
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
trọng của cơ quan ban hành. Đối với các văn bản từ cơ quan cấp trên như
UBND Thành phố, cơ quan Sở gửi đến cơ quan thì được lưu vào tập lấy tên
là tập lưu Trung ương, văn bản do cơ quan trực thuộc Huyên quả lý thì được
lưu vào tập là tập lưu Địa phương và các văn bản do các cơ quan khác trên
địa bản Huyện, các doanh nghiệp, công ty lưu và tập lưu các văn bản khác.
PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
ĐÔNG ANH
I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách
Hoạt động tiếp khách và đãi khách hầu như cơ quan tổ chức nào cũng
có nó rất cần thiết và không thể thiếu. Mục đích của hoạt động đó nhằm thiết
lập các mối quan hệ, thỏa mãn nhu cầu giao tiếp để thu thập thông tin và
hướng tới kết quả giao tiếp như mong muốn. Tiếp khách, đãi khách cũng là
một trong những công việc của người Thư ký đó là cả một nghệ thuật nó đòi
hỏi người Thư ký phải có các kỹ năng giao tiếp, cách ứng xử phù hợp và
kiến thức về tâm lý…
UBND huyện Đông Anh có số lượng khách tương đối lớn, đối tượng
cũng khá phong phú và đa dạng. Việc tổ chức tiếp khách, đãi khách tại
UBND huyện không chỉ nhằm đáp ứng nhu cầu giải quyết các vấn đề công
việc, thu thập các ý kiến, kiến nghị của khách, ngoài ra, người thư ký còn
thu thập thông tin, chọn lọc những thông tin cần thiết tham mưu cho lãnh
Trương Thị Hường
phòng K7
17
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
đạo góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan.
1. Tiếp khách
Trong quá trình thực tập, em đã được tìm hiểu và tham gia vào một số
hoạt động tiếp khách tại Ủy ban. Người Thư ký là người có vai trò đặc biệt
quan trọng trong việc tiếp khách. Thư ký không phải là người đầu tiên trong
cơ quan thiết lập quan hệ giao tiếp với đối tượng giao tiếp nhưng lại là người
đầu tiên thay mặt lãnh đạo giải quyết công việc cho khách. Đối với khách ấn
tượng đầu tiên sẽ là cơ sở để khách đưa ra những đánh giá ban đầu về cơ
quan mình. Để mang lại hiệu quả trong hoạt động tiếp khách người Thư ký
cần:
-
Xây dựng nội quy tiếp khách
Chuẩn bị môi trường tiếp khách thích hợp
Chuẩn bị các thông tin liên quan
Xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiện hoạt động
tiếp khách
Tùy vào từng đối tượng giao tiếp, tính chất mối quan hệ, hình thức
giao tiếp mà Thư ký xác định các quy trình tiếp khách. Tuy nhiên, với một
quá trình tiếp khách cụ thể Thư ký phải thực hiện theo trình tự:
1.1. Đón khách
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Đông Anh, em nhận thấy
một người Thư ký văn phòng nói chung và Thư ký của UBND huyện nói
riêng, họ đón khách, chào hỏi khách một cách rất lịch sự với thái độ vui vẻ,
niềm nở. Ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với khách sẽ là cơ sở để khách đưa
ra những đánh giá ban đầu về cơ quan mình. Chính vì vậy khi có khách đến
cho dù người Thư ký có đang bận điện thoại hoặc đang làm một việc gì khác
không thể dừng lại được mà có khách đến người Thư ký vẫn chào hỏi khách,
có thể không bằng lời nói, ngôn ngữ mà bằng cử chỉ, hành động để khách
biết là người Thư ký đã thấy họ và sẽ tiếp mình ngay sau khi xong việc. Thư
Trương Thị Hường
phòng K7
18
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
ký cần chủ động chào hỏi, giới thiệu mình với khách để khách cảm thấy
thoải mái khi tiếp xúc.
Sau đó ta phải tìm hiểu mục đích đến cơ quan của khách, đây là việc
cần thiết của công việc tiếp khách, ta nên chủ động tìm hiểu mục đích của
khách để phân loại khách và đáp ứng các nhu cầu của khách trong phạm vi
có thể.
1.2. Giải quyết công việc cho khách
UBND huyện Đông Anh luôn tuân thủ nguyên tắc thân thiện, cởi mở
khi khách đến làm việc tại cơ quan. Người Thư ký cũng như cán bộ văn
phòng sau khi đón khách chủ động hỏi khách những yêu cầu, ý kiến của họ.
Hiện nay, người Thư ký có quyền giải quyết một số vấn đề song
không được phép vượt quá giới hạn và sự hiểu biết của mình. Người Thư ký
không được phép để cho khách ra khỏi văn phòng lại có cảm giác công việc
của họ không được đả động đến khi mà những công việc ấy người Thư ký có
thể giải quyết được. Một số kiểu tình huống và cách ứng xử trong hoạt động
tiếp khách hay xảy ra tại Ủy ban nhân dân huyện:
Trong trường hợp đối với khách đến gặp Lãnh đạo huyện, Chánh văn
phòng mà không có hẹn trước, nếu lãnh đạo, Chánh văn phòng không có mặt
hoặc via một lý do nào đó mà không thể tiếp khách được thì người Thư ký
cần giải thích lý do một cách lịch sự, sau đó ghi vào sổ thông tin của vị
khách đó như: khách từ đâu đến, mục đích đến của khách… để trình bày,
báo cáo lại với lãnh đạo và cho vị khách đó một phiếu hẹn trên cơ sở lịch
làm việc của lãnh đạo.
Trong trường hợp khách phải ngồi đợi khi đến làm việc với cơ quan,
lãnh đạo cơ quan, người Thư ký cần thực hiện một số nghiệp vụ, kỹ năng cơ
bản để khách cảm thấy thoải mái, luôn lịch sự khi giao tiếp, không nên khó
chịu và mời khách ngồi bàn, mời trà khách…
Người Thư ký tại UBND huyện phải thu sắp xếp những công việc và
Trương Thị Hường
phòng K7
19
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
thời gian tiếp khách của Lãnh đạo sao cho phù hợp, tránh trùng lặp, chồng
chéo giữa các công việc. Khách thường dùng nhiều phương tiện để xin hẹn:
+ Nếu khách đến tận văn phòng để hẹn thì người Thư ký UBND
huyện phải ghi vào phiếu hẹn: ngày, giờ, họ tên, nghề nghiệp của người xin
hẹn và nội dung cần trao đổi, bàn bạc.
+ Nếu khách xin hẹn bằng điện thoại thì sau khi tìm hiểu các nội
dung, thông tin cần thiết, người Thư ký phải cho khách biết đầy đủ, chi tiết
về buổi hẹn.
+ Đối với khách hẹn qua thư từ, văn bản, email… cũng được thực
hiện tương tự.
Khi tiếp khách sẽ không tránh khỏi những trường hợp ngoài dự đoán.
Một người Thư ký giỏi thì phải luôn linh hoạt, xử lý mọi tình huống một
cách khéo léo.
+ Trong trường hợp phải từ chối các cuộc hẹn, người Thư ký cần tế
nhị, khéo léo trong lời nói của mình, trình bày một cách ngắn gọn, dễ hiểu
đủ để cho khách hiểu lý do mà buổi hẹn bị hoãn. Nếu khách cảm thấy khó
chịu hoặc có thái độ không hợp tác thì người Thư ký cần mềm mỏng đưa ra
giải pháp hợp lý nhất tránh gây căng thẳng và sự hiểu lầm đối với khách.
+ Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, thái độ cư xử
của cán bộ, công chức trong cơ quan… thì thông thường không có hẹn
trước, nhiều người tỏ ra cáu kỉnh, đôi khi có thái độ thô lỗ… thì người Thư
ký cần nhượng bộ và có biện pháp giúp khách bớt căng thẳng và phải mềm
mỏng không nên cáu lại với khách, sau đó để cho khách trình bày chi tiết về
việc mà khách cảm thấy không hài lòng và tỏ ra thông cảm, có thái độ muốn
tìm hiểu lắng nghe khách trình bày.
1.3. Kết thúc quá trình giao tiếp
Sau khi giải quyết vấn đề của khách một cách triệt để trong phạm vi
thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của mình, người Thư ký kết thúc quá trình
Trương Thị Hường
phòng K7
20
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
giao tiếp bằng thái độn vui vẻ, thoải mái, không tỏ ra là bị làm phiền. Mặt
khác, công việc mới được giải quyết sơ bộ thì người Thư ký thường sử dụng
hệ thống câu hỏi với mục đích kiểm tra lại thông tin và thông báo một cách
lịch sự cho khách biết giao tiếp đã kết thúc.
Tóm lại, tiếp khách là một công việc thường xuyên của người Thư ký
không chỉ ở UBND huyện mà ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng vậy.
Nghiệp vụ này đòi hỏi người Thư ký phải vận dụng sự hiểu biết của mình để
ứng xử sao cho phù hợp thể hiện được văn hóa của cơ quan, tạo được thiện
cảm và gây ấn tượng cho khách khi đến làm việc tại cơ quan.
2. Đãi khách
Đãi khách cũng là một nghi thức giao tiếp quan trọng không thể thiếu
của cơ quan. Đãi khách sẽ giúp tạo môi trường giải quyết mọi công việc và
càng thắt chặt tình cảm giữa các bên. Để hoạt động đãi khách được thành
công Thư ký cần nắm được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy
đủ các thông tin liên quan như:
- Thông tin về mục đích của việc tổ chức.
- Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức.
- Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi.
- Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hiệu
quả của hoạt động đãi khách như: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ…
Trên cơ sở ý kiến lãnh đạo và các nghi thức đã được quy phạm hóa,
tùy theo mục đích của công việc, đối tượng khách để lựa chọn hình thức đãi
khách phù hợp. Tùy thuộc vào từng hoàn cảnh, thời gian, và đối tượng có
thể lụa chọn một số hình thức đãi khách cơ bản sau: đãi khách bằng trà, cà
phê, rượu hoặc một bữa tiệc…
Trong quá trình đãi khách, Thư ký phải thực hiện các công việc:
* Lựa chọn hình thức đãi khách
Có nhiều hình thức đãi khách khác nhau vì vậy người Thư ký phải
Trương Thị Hường
phòng K7
21
Lớp: Thư ký văn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà
dựa và những thông tin đã tổng hợp được để giúp lãnh đạo lựa chọn hình
thức đãi khách phù hợp với việc giải quyết mối quan hệ giữa Ủy ban với
khách.
* Chuẩn bị đãi khách
Trong công tác chuẩn bị đãi khách, khối lượng công việc mà Thư ký
phải thực hiện là khá nhiều và có ảnh hưởng lớn tới sự thành công trong quá
trình giao tiếp và thiết lập các mối quan hệ của cơ quan. Người Thư ký phải
chuẩn bị những nội dung sau:
- Lập danh sách khách mời
Khi lập danh sách khách mời người Thư ký cần phải xây dựng được
hệ thống tiêu chuẩn và căn cứ để lựa chọn khách mời sao cho phù hợp với
mục đích của cuộc đãi khách. Khi lập danh sách cần phải đảm bảo một số
tiêu chuẩn như: tính khách quan và tính thứ bậc.
- Chuẩn bị giấy mời
Sau khi lập được danh sách khách mời thì người Thư ký cần chuẩn bị
đó là giấy mời, văn phòng huyện thường sử dụng hình thức văn bản khi soạn
thảo giấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của
thông tin.
- Chuẩn bị địa điểm
Trên cơ sở mục đích tổ chức và các thông tin có liên quan như:
+ Số lượng đại biểu chính thức sẽ tham dự bữa tiệc
+ Hình thức đãi khách
+ Chi phí tối đa được phép chi trả
+ Chức vụ của đại biểu
+ Các nghi thức buộc phải thực hiện
Tùy vào tính chất bữa tiệc, mục đích, quy mô mà người Thư ký tại
Văn phòng HĐND & UBND huyện Đông Anh lựa chọn địa điểm đãi khách
có thể ở phòng khách của cơ quan hoặc một nhà hàng nào đó ngoài cơ quan.
Trương Thị Hường
phòng K7
22
Lớp: Thư ký văn
