Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bộ y tế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.41 MB, 55 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC.......................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................2
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................2
1.1Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.....2
1.1.1 Lịch sử hình thành.................................................................................................................3
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế.................................................6
1.2Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.............................................................................................................................9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC..........................................................................................................11
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................................................11
2.1.1 Xây dựng ban hành các văn bản vềcông tác lưu trữ............................................................11
2.1.2. Quản lý, thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ............................................................12
2.1.3. Đào tạo cán bộ lưu trữ........................................................................................................13
2.1.4. Công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ.....13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................13
2.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................14
2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ:..............................................................14
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................................................15
2.3.5 Công tác thống kế và xây dựng công cụ tra tìm trong lưu trữ..............................................16
2.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................................................17
2.3.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................................................18
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ........................................................20
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được..20
3.1.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm............................................................................20
3.1.2. Kết quả đạt được................................................................................................................20
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức......................24
3.3 Một số khuyến nghị................................................................................................................25
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................26
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình hình thành và
phát triển của đơn vị; giúp giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho
sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội…Công tác lưu trữ góp phần to lớn vào công cuộc xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia.Trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 đã chỉ rõ “ Tài
liệu Lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Đó còn là cơ sở cung
cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học
quý báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ cũng như thực hiện
phương châm đào tạo những cán bộ lưu trữ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, tốt
về phẩm chất đạo đức, học thật để ra đời làm thật. Hàng năm trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên cuối khóa đi thực tập ngành nghề
nhằm mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn.
Được sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý tiếp nhận của Bộ Y tế,
chúng em gồm 6 sinh viên lớp Lưu trữ học K6 đã có thời gian thực tập từ ngày
02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 tại phòng Lưu trữ - Bộ Y tế. Đợt thực tập này
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến
thức lý thuyết đã được học vào công việc thực tế. Đây cũng là dịp để em củng
cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện về phẩm chất, đạo đức của một
cán bộ lưu trữ tương lai.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan em đã được tìm hiểu về tình hình tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ. Báo cáo
sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận
chuyên môn trong quá trình thực tập tại cơ quan. Với bài báo cáo này, em xin
trình bày cụ thể một trong những nội dung của nghiệp vụ lưu trữ là công tác
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y tế. Lý do em chọn nội dung này là do được sự phân
công của các cán bộ tại phòng Lưu trữ cơ quan.
Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những
ý nghĩa quý giá. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng như
nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của đất
nước. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của những cán bộ lưu trữ trong
tương lai như chúng em là rất lớn. Đợt thực tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm
chắc hơn kiến thức của mình.
Để có được kết quả đó là nhờ sự tạo điều kiện thuận lợi của các cán bộ
trong cơ quan đã giúp em được tiếp cận thực tế để hiểu sâu hơn về công tác lưu
trữ trong cơ quan. Bên cạnh đó em còn nhận được sự hướng dẫn, giải thích tận
tình về những thắc mắc trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Các chị còn
quan tâm động viên em về công việc trong tương lai. Tuy nhiên bên cạnh những
thuận lợi đó còn một số khó khăn nhỏ giữa việc áp dụng giữa lý thuyết với thực
tế công việc của cơ quan còn nhiều khác biệt, cũng như những bỡ ngỡ khi lần
đầu tiếp cận với môi trường làm việc nơi công sở.
Qua bài báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn quý cô, chú, anh, chị trong Bộ
Y tế và các chị phòng Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ, hết lòng truyền đạt cho
chúng em những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình. Em xin
gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho
chúng em kiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế
cùng những bài học cuộc sống bổ ích.
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài báo cáo
này còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có
thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức của cơ quan, tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch sử dân
tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm áp bức của chế
độ phong kiến. Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh, mang lại cho nhân
dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình.
Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muôn vàn khó
khăn, thử thách. Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại cho chúng ta là một
cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội. Hơn 90% dân số bị mù chữ, nạn
đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm hoành hành khắp nơi, các tệ
nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt. Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải
phóng Việt Nam hết sức nặng nề.
Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng đã
quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhau gánh vác
nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó.
Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng tháng thành công,
vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ra Tuyên cáo
thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế. Bác sỹ Phạm Ngọc Thạch được giữ chức Bộ
trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa. Ngày 13/9/1946,
Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác sỹ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ
trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác.
Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng Thanh Tra vệ
sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ. Từ đó đến nay
cùng với sự phát triển của lịch sử.
Quá trình hình thành và phát triển Bộ Y tế qua các giai đoạn:
a.Giai đoạn 1945 – 1960
Đây là giai đoạn cách mạng dân tộc dân chủ, toàn quốc kháng chiến chống thực
dân Pháp giành độc lập, tự do. Trong thời kỳ này Chính phủ đã giao cho Bộ Y tế một
số nhiệm vụ sau:
•
•
•
•
Diệt chấy rận
Tổng vệ sinh
Tuyên truyền giáo dục nhân dân
Chuẩn bị thuốc men, phương tiện và tài chính
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
3
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
•
•
•
•
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chống đói, chống lụt
Chống dịch sốt rét định kỳ
Đào tạo nhân viên y tế cứu thương
Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế ra khỏi thành phố
Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc
chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm các cơ quan Trung ương và các cơ quan địa
phương.
b.Giai đoạn 1961 – 1971
Đây là giai đoạn xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền
Nam, thống nhất đất nước.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ trong giai đoạn này là:
1.Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ ban hành các chính sách thể lệ về y
tế, tổ chức và thực hiện các chính sách thể lệ ấy.
2.Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển sự
nghiệp y tế tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch ấy.
3.Tổ chức và chỉ đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữa bệnh, bảo
vệ bà mẹ và trẻ em.
4.Quản lý công tác sản xuất, phân phối thuốc và dụng cụ y tế
5.Nghiên cứu Khoa học kỹ thuật về Y và Dược.
6.Thi hành các hiệp định mà nước ta đã kí kết với nước ngoài về mặt y tế.
7.Xét duyệt các thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng bệnh của các công trình xây
dựng ở thành thị và nông thôn, các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng để
đảm bảo sức khỏe cho công nhân, cán bộ, nhân viên và nhân dân.
8.Quyết định các biện pháp cần thiết để đảm bảo thực hiện luật lệ vệ sinh với
thành phố, nông thôn, xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường, trường học,
nhà ăn công cộng, đường giao thông để phòng dịch, chống dịch, ngăn ngừa dịch ở
nước ngoài vào qua các biên giới, cửa bể và sân bay.
9.Quản lý các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp trực thuộc Bộ, chỉ
đạo về mặt nghiệp vụ các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp Y tế ở các địa
phương và các ngành khác.
10.
Theo dõi và hướng Hội Y học về mặt nghiên cứu và phổ biến khoa học
kỹ thuật về Y và Dược.
11.
Quản lý tổ chức, cán bộ, biên chế, lao động tiền lương, tài sản, tài vụ, vật
tư…trong ngành theo chế độ chung của Nhà nước. Đào tạo, bổ túc cán bộ chuyên môn
kỹ thuật của ngành.
Tổ chức bộ máy của Bộ Y tế gồm các Vụ, Cục, Ban sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Văn phòng
8. Viện Vệ sinh, dịch tễ học
2.Vụ Tổ chức cán bộ
9. Viện Chống Lao
3.Vụ Huấn luyện
10. Viện Mắt
4.Vụ Kế hoạch và Tài vụ
11. Viện Sốt rét, ký sinh trùng và côn trùng
5.Vụ Vệ sinh và phòng dịch
12. Viện Đông Y
6.Vụ Phòng bệnh và chữa bệnh 13. Cục phân phối dược phẩm
7.Các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp do Bộ quản lý.
c. Giai đoạn 1972 – 1992
Đây là giai đoạn thống nhất đất nước và thời kỳ đổi mới từ nền kinh tế kế hoạch
tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, là giai đoạn có nhiều
văn bản về tổ chức vì sau khi giải phóng miền Nam, tình hình đòi hỏi phải ổn định tổ
chức, bố trí lại cán bộ để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ mới.
Năm 1976 Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27 tháng 7
năm 1976 quy định tổ chức bộ máy của các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng Bộ như sau:
1.Văn phòng
2.Vụ Kế hoạch
3.Vụ Tổ chức cán bộ
4.Vụ Tài vụ
5.Cục Phòng bệnh và chữa bệnh
6.Vụ Vệ sinh phòng dịch
7.Cục Đào tạo
8.Vụ Dược chính
9. Vụ Khoa học kỹ thuật
10. Vụ Công tác chính trị
11. Ban Thanh tra
12. Ban Quân sự
13. Phòng Đông y
14. Phòng Bảo vệ
15. Phòng Dự trữ vật tư Nhà nước
Những năm tiếp theo, cơ cấu tổ chức chung của Bộ về cơ bản không có gì thay
đổi lớn chỉ có một vài thay đổi nhỏ về tổ chức và nhiệm vụ của một số Vụ để phù hợp
yêu cầu của công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân.
d.Giai đoạn 1993 – 2001
Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế tương đối ổn định. Những chức
năng nhiệm vụ đó được quy định cụ thể từ năm 1961, được bổ sung vào năm 1988 và
cho tới năm 1993 về cơ bản thì tương đối ổn định. Để phù hợp với yêu cầu mới của đất
nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CP ngày 11 tháng 10 năm 1993
để bổ sung thêm một số quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ
máy Bộ Y tế như sau: “Bộ Y tế là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng Quản lý
Nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân dân bao gồm các mặt: Vệ
sinh phòng chống dịch, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất và lưu thông
phân phối thuốc và trang thiết bị trong phạm vi cả nước”.
Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 108/QĐ-BYT ngày
12/01/2001 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Vụ, Cục, Văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
5
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng và Thanh tra Bộ Y tế. Từ đây, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế đã tương đối ổn định
nhằm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ đã giao phó. Theo quyết
định này, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra như sau:
1.Văn phòng
10. Vụ Điều trị
2.Vụ Kế hoạch
11. Vụ Y học cổ truyền
3.Vụ Tổ chức cán bộ
12. Thanh tra Bộ Y tế
4.Vụ Khoa học đào tạo
13. Vụ Y tế dự phòng
5.Vụ Hợp tác quốc tế
14. Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế
6.Vụ Tài chính – Kế toán 15. Cục Quản lý Dược Việt Nam
7.Vụ Pháp chế
8.Vụ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ trẻ em - kế hoạch hóa gia đình.
9.Cục quản lý chất lượng VSATTP (Cục quản lý Thực phẩm)
Qua quá trình hình thành và phát triển từ năm 1945 đến nay về cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế có sự thay đổi nhưng không lớn, chỉ có sự thay đổi
cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ được giao. Một số thay đổi đó là: Đổi tên, thành
lập, tách, sáp nhập và giải thể một số đơn vị trong cơ quan Bộ. Cụ thể, là Văn phòng
thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ. Tách phòng Pháp chế thi đua ra khỏi
Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế. Tách phòng Tổ chức và cán bộ thuộc Văn
phòng để sáp nhập vào Vụ Tổ chức cán bộ. Tách phòng liên lạc y tế với nước ngoài ra
khỏi Văn phòng, tách bộ phận tuyên truyền ra khỏi Văn phòng và thành lập phòng
Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế
Theo quy định của Hội đồng Chính phủ về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
Bộ (tại NĐ số 153/CP ngày 5/10/1961) thì Bộ Y tế là cơ quan của Hội đồng Chính phủ
có trách nhiệm quản lý công tác y tế theo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước,
kết hợp chặt chẽ giữa đông với tây y, bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ bảo vệ và tăng
cường sức khỏe của nhân dân phục vụ sản xuất, phục vụ dân sinh, quốc phòng. Bộ Y
tế có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho nhân dân.
a.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Y tế
- Nghiên cứu trình hội đồng Chính phủ ban hành các chính sách, thể lệ, kế
hoạch phát triển sự nghiệp y tế, tổ chức và thực hiện các chính sách thể lệ kế hoạch đó.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữa bệnh và
bảo vệ bà mẹ và trẻ em.
- Quản lý công tác sản xuất, phối hợp thuốc và dụng cụ y tế.
- Nghiên cứu khoa học kỹ thuật về y dược.
- Thi hành các hiệp định mà ta đã ký với nước ngoài về mặt y tế.
- Xét duyệt các thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng dịch của các công trình xây
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
6
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dựng ở thành thị và nông thôn, các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng để
đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên và người dân.
- Quy định các biện pháp cần thiết để đảm bảo thực hiện quy định phòng và
chống dịch đối với Thành phố xí nghiệp, công trường, trường học, ngăn ngừa các dịch
bệnh lây lan ở trong và ngoài nước.
- Quản lý các cơ sở y tế của các ngành các cấp từ TW đến địa phương.
- Theo dõi, hướng dẫn và giú đỡ các cơ sở y tế về các mặt như chuyên môn,
nghiệp vụ, nghiên cứu, cán bộ trong ngành.
Giai đoạn từ 1961 -1993: chức năng nhiệm vụ của Bộ không thay đổi
Giai đoạn 1993 đến nay : bổ sung nhiệm vụ mới cho phù hợp với yêu cầu mới
của đất nước, phổ biến khoa học kỹ thuật về y, dược giúp cho việc phòng bệnh và
chữa bệnh kết hợp giữa đông y và tây y.
- Quản lý công tác tổ chức về nhân sự, tiền lương, tài sản, vật tư, trang thiết bị,
đào tạo chuyên môn bổ túc.
Nghị định số 68-CP ngày 11-10-1993 của Chính phủ quy định: Bộ Y tế là cơ
quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và
bảo vệ sức khỏe của nhân dâm bao gồm các mặt: Vệ sinh phòng chống dịch, khám
chữa bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc và trang thiết bị
y tế trong phạm vi cả nước. Bộ Y tế có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm quản lý Nhà nước được quy định tại Nghị định 15-CP ngày 2-3-1993
của Chính phủ.
b.Cơ cấu tổ chức và tình hình đội ngũ Cán bộ của Bộ Y tế
• Cơ cấu tổ chức của Bộ y tế
Tổ chức bộ máy của Bộ Y tế theo cơ cấu:
Đứng đầu là Bộ trưởng, dưới Bộ trưởng có 5 Thứ trưởng, Bộ trưởng chịu trách
nhiệm lãnh đạo chung, quản lý toàn bộ công việc của Bộ. Các thứ trưởng giúp cho Bộ
trưởng, được phân công phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau
- Cơ quan thường trực Bộ gồm 16 Vụ, Cục, Phòng, Ban như sau:
1.Văn phòng
9. Cục quản lý dược Việt Nam
2.Vụ Tổ chức Cán bộ
10. Vụ Bảo vệ BMTE và KHHGĐ
3.Vụ Khoa học - Đào tạo 11. Tài chính - Kế toán
4.Vụ Hợp tác quốc tế
12. Vụ Y tế dự phòng
5.Vụ kế hoạch
13. Vụ điều trị (nay là Cục quản lý khám chữa bệnh)
6.Thanh tra y tế
14. Vụ pháp chế
7.Vụ y học cổ truyền
15. Ban hợp tác chuyên gia
8.Vụ TTB và CTYT
16. Cục quản lý CL VSATTP
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
7
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Tình hình đội ngũ cán Bộ Y tế
Đội ngũ Cán bộ y tế gồm có: 352 người (có 251 biên chế và 101 hợp đồng) bố
trí ở cơ quan thường trực như Văn phòng Bộ, các Vụ, Cục, Phòng, Ban. Đa số cán bộ
có trình độ Đại học trở lên đã được Đào tạo ở trong nước và ngoài nước về các lĩnh
vực chuyên môn khác nhau do có trình độ nên đội ngũ cán bộ của Bộ Y tế đã đáp ứng
được đầy đủ yêu cầu và nhiệm vụ được giao, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của
Bộ Y tế được Chính phủ giao cho.
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
8
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Tình hình tổ chức
Văn phòng Bộ được bố trí kiểu văn phòng cổ điển: nơi làm việc được tách
thành từng phòng riêng biệt: phòng làm việc của Chánh Văn phòng và các Phó Chánh
văn phòng, tiếp đó là các phòng: Tổng hợp, Hành chính, Lưu trữ, Quản trị, Kế toán và
Đội xe.
Hiện nay, nơi làm việc của Văn phòng được bố trí rải rác ở 2 khu vực nhà khác
nhau trong khuôn viên của Bộ.
Khu nhà A gồm các phòng như Phòng lãnh đạo Văn phòng, phòng Tổng hợp,
Phòng Kế toán, phòng Hành chính ở tầng 1, riêng Tổ Thư ký Bộ, Thứ trưởng thuộc
Phòng Tổng hợp lại ở tầng 2 (gần phòng Bộ trưởng, Thứ trưởng) và thư viện phòng
607.
Khu nhà D gồm phòng quản trị và Đội xe ở tầng 1, phòng làm việccủa các cán
bộ lưu trữ diện tích 26m2, 6 kho lưu trữ tập trung tại tầng 2 và tầng 3 với tổng diện tích
180m2.
Về cơ sở vật chất và trang thiết bị gồm: 05 máy tính, 02 máy in, 01 máy
photocopy, 07 máy điều hòa, 157 giá đựng tài liệu, 01 máy hút ẩm, 06 tủ đựng tài liệu.
(Theo số liệu “ báo cáo Công tác lưu trữ năm 2014 và phương hướng 2015 của
phòng Lưu trữ”)
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y tế
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định cụ thể theo quy định
của Bộ như sau:
Phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Bộ; thu thập tổng hợp các thông tin về
đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nươc; nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo Bộ để vận
dụng đường lối, chính sách đó vào công tác của ngành; đề xuất, xin ý kiến quyết định
của Bộ trưởng về công việc có liên quan đến nhiệm vụ của Bộ; quy định nhiệm vụ của
các đơn vị trong văn phòng.
• Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Lãnh đạo Văn phòng: gồm Chánh văn phòng, 4 Phó Chánh văn phòng (3 ở văn
phòng Bộ, 1 ở phía Nam). Văn phòng được chia thành 7 phòng:
1.Phòng tổng hợp
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
9
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Phòng hành chính
3.Phòng Lưu trữ
4.Phòng quản trị, y tế
5.Phòng Kế toán
6.Đội xe
7.Cơ quan đại diện của Bộ Y tế
Các phòng được giao nhiệm vụ cụ thể về các chuyên môn nghiệp vụ khác nhau
như:
- Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin;
- Phòng lưu trữ: quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Phòng Kế toán-quản trị, đội xe: phục vụ hoạt động chung của cơ quan về tài
chính, cơ sở vật chất;
- Phòng Y tế: phục vụ chăm sóc sức khỏe cho Cán bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ
Theo điều số 7 quyết định 199/QĐ-VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Văn
phòng Bộ Y tế quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng
và đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ - Bộ y tế
Điều 7: Phòng lưu trữ
Phòng lưu trữ là một phòng trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ có chức
năng giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và thư
viện trong cơ quan Bộ y tế; hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị trực
thuộc Bộ
Phòng lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1.Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ ban hành
hướng dẫn, triển khai các văn bản về công tác lưu trữ, thư viện;
2.Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về công tác lưu trữ, thư viện;
3.Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ;
4.Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ của các Vụ, Cục,
Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước
và của Bộ Y tế về công tác lưu trữ’
5.Xây dựng kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công
tác lưu trữ;
6.Xây dựng Đề án cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị dùng trong lưu
trữ của cơ quan Bộ Y tế;
7.Thực hiện công tác thống kê về văn thư và lưu trữ của các đơn vị trực thuộc
Bộ Y tế;
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8.Thực hiện công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý và lựa chọn xác định giá trị tài
liệu của các Vụ và các phòng thuộc Văn phòng Bộ Y tế đưa vào bảo quản trong phông
lưu trữ của Bộ Y tế;
9.Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu quý, hiếm của Ngành Y tế; Bảo quản vốn
tài liệu, quản lý kho thư viện;
10. Thực hiện công tác lựa chọn, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm
Lưu trữ quốc gia II) theo quy định của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước
và tiến hành lựa chọn những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
11. Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư viện;
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công;
13. Phòng Lưu trữ có 2 bộ phận: bộ phận Lưu trữ và bộ phận Thư viện. Lãnh
đạo phòng lưu trữ: có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng. Trưởng phòng chịu
trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của Phòng; Phó Trưởng
phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các
công việc được phân công. Biên chế cán bộ, nhân viên của Phòng theo quy định;
14. Cơ chế hoạt động: Phòng Lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng, lãnh
đạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, nhân viên của phòng.
Về cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ gồm 04 cán bộ trong đó:
1.Nguyễn Hoa Lý – Phó trưởng phòng. Chuyên ngành lưu trữ Trường Đại học
Tổng Hợp
2.Nguyễn Thị Kim Lương. Chuyên ngành văn hóa Trường Đai học Văn hóa
3.Nguyễn Thị Thu Hằng. Chuyên ngành hành chính Học viện Hành chính
4.Nguyễn Thị Thủy. Chuyên ngành lưu trữ Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn TP.HCM
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành các văn bản vềcông tác lưu trữ
Căn cứ theo Luật lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật của Chính
phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ cơ quan đã
chủ động xây dựng, ban hành các văn bản để triển khai thực hiện đồng thời rà
soát những văn bản không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như:
- Quyết định số 4750/2004/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2004 của Bộ
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trưởng Bộ y tế về việc ban hành bản “Quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Bộ
Y tế và các đơn vị trực thuộc” (phụ lục)
- Quyết định số 5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Bộ
trưởng Bộ Y tế về việc ban hành bản “Quy định danh mục hồ sơ hàng năm của cơ
quan Bộ Y tế”
- Quyết định số 14/2005/QĐ-BYT ngày 14 tháng 8 năm 2005 về việc ban hành
quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Y tế;
- Quyết định số 2929/QĐ-BYT ngày 14/8/2005 về việc thành lập phông lưu trữ
cá nhân tiêu biểu;
- Quyết định số 4505/QĐ-BYT ngày 08 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ
Y tế về việc ban hành “ Quy chế công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị
trực thuộc;
- Ngoài ra, Bộ còn ban hành một số văn bản liên quan đến công tác lưu trữ như
là:
+ Chỉ thị 06/1999/CT-BYT ngày 29 tháng 7 năm 1999 về việc tăng cường công
tác lưu trữ;
+ Quyết định số 2508/1999/QĐ-BYT ngày 19 tháng 8 năm 1999 quy định công
tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế. Đây là một văn bản quy định pháp luật rất quan trọng
với công tác văn thư lưu trữ được áp dụng trong ngành y tế. Văn bản được phổ biến
cho 16 đơn vị trong cơ quan Bộ và 80 đơn vị trực thuộc Bộ thông qua các đợt tập huấn
nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ,
công chức hàng năm của Bộ Y tế.
+ Công văn số 2658/YT-VP5 ngày 4 tháng 4 năm 2000 về tăng cường công tác
kiểm tra văn thư lưu trữ tại 18 đơn vị trực thuộc Bộ.
Trong phạm vi cơ quan cũng đã ban hành các nội quy, quy định giúp quản lý
chặt chẽ việc khai thác thông tin và bảo đảm an toàn tài liệu như: Nội quy ra vào kho
lưu trữ, Nội quy chống cháy nổ.
2.1.2. Quản lý, thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ
Ngoài việc ban hành các văn bản chỉ đạo, cơ quan còn tiến hành tổ chức kiểm
tra, hướng dẫn thực hiện tốt các văn bản và quy định của nhà nước về lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động lưu trữ tại cơ quan luôn lấy Luật Lưu trữ làm căn cứ
thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật từ các khâu lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ tài liệu tại lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo
quản, thống kê tài liệu lưu trữ đến hoạt động khai thác sử dụng tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
12
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đề công tác lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước cơ
quan đã quan tâm tới việc phổ biến, giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật, các
văn bản quy định về công tác lưu trữ. Tích cực tuyên truyền phổ biến Luật lưu
trữ và công tác phòng chống cháy nổ trong việc phát huy bảo vệ tài liệu lưu trữ.
Qua hình thức tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ các cán bộ, công
chức, viên chức của Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc được tiếp thu những văn
bản mới nhất về công tác lưu trữ và triển khai thực hiện tốt Luật Lưu trữ.
2.1.3. Đào tạo cán bộ lưu trữ
Để nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác lưu trữ, hàng năm Bộ Y tế
luôn tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên
môn cho các cán bộ làm công tác lưu trữ. Qua các buổi tham gia các lớp tập
huấn các cán bộ lưu trữ được phổ biến, giới thiệu những văn bản mới nhất được
bổ sung sửa đổi để áp dụng, thực hiện tốt nghiệp vụ của mình theo đúng quy
định của pháp luật.Đặc biệt là nâng cao trình độ công nghệ thông tin để quản trị
hệ thống, cơ sở dữ liệu và hỗ trợ đắc lực trong quá trình hoạt động giải quyết
công việc.
Trong năm 2014, được sự tài trợ của Tổ chức Y tế Thế giới, Phòng lưu trữ
đã tổ chức tập huấn công tác lưu trữ tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh cho
một số đơn vị trực thuộc Bộ.
2.1.4. Công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức nghiên cứu khoa học
trong hoạt động lưu trữ
Bên cạnh hoạt động quản lý ban hành, thực hiện văn bản; đào tạo cán bộ
lưu trữ cơ quan cũng đã quan tâm đến công tác thanh tra, kiểm tra như thường
xuyên tổ chức các đoàn thanh tra để kiểm tra giải quyết và xử lý các vi phạm
quy chế trong công tác lưu trữ. Đồng thời cũng tiến hành khen thưởng các đơn
vị cá nhân có đóng góp, thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ Lãnh đạo
cơ quan đã chỉ đạo cho phòng Lưu trữ xây dựng Đề án ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
13
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
Hàng năm lãnh đạo cơ quan đều chủ động tổ chức và chỉ đạo cho cán bộ
lưu trữ hướng dẫn cho các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ xây
dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhận được sự chỉ đạo, hướng dẫn và căn cứ vào danh
mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc được giao các cán bộ, công chức,
viên chức đã chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để trong quá trình giải
quyết công việc của mình sẽ đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở. Các
văn bản đi, đến (Quyết định, công văn, chỉ thị…) được đưa vào cặp ba dây theo
các phòng, đơn vị trực thuộc. Về cơ bản, các hồ sơ được lập đã phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; các văn bản tài liệu được thu thập vào
hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và có giá trị bảo quản tương đối đồng
đều. Tuy nhiên, các hồ sơ giao nộp về phòng Lưu trữ mới chỉ được lập hồ sơ
theo vấn đề, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa; chưa được biên mục bìa hồ sơ và còn
nhiều hồ sơ chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ như văn bản tài liệu chưa sắp xếp theo
thứ tự khoa học, chưa đánh số văn bản cụ thể.
Thực hiện theo tinh thần của Luật lưu trữ các cán bộ công chức, viên chức
trong cơ quan đã giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 1
năm từ ngày công việc kết thúc
+ Lưu trữ cơ quan tiến hành nhận hồ sơ tài liệu và lập 2 bản danh mục hồ
sơ và 2 biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu; đơn vị giao nhận hồ sơ tài liệu giữ 1
bản, lưu trữ cơ quan giữ 1 bản.
+ Lãnh đạo Bộ cũng đã tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đồng thời đưa ra những biện pháp cụ thể
nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, hạn chế để xảy ra tình trạng tài
liêu bó gói, tích đống không lập hồ sơ.
2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Tại Bộ Y tế, công tác thu thập và bổ sung tài liệu cũng được tiến hành
hàng năm vào cuối năm làm việc với các bộ phận, đơn vị trực thuộc. Tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giao nộp từ các Vụ, Cục, Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc đã được lập hồ sơ theo
vấn đề. Tuy nhiên công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: Tài liệu
chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của
nhiều hồ sơ còn thiếu nên việc thu thập, bổ sung tài liệu là rất cần thiết.
Nguồn thu thập bổ sung tài liệu bao gồm: các Vụ, Cục, Văn Phòng Bộ;
các trường Đại học, Học viện, Viện, Bệnh viện; các Sở y tế các tỉnh, thành phố...
Thành phần tài liệu của các đơn vị, tổ chức, cá nhân cần phải thu thập bổ
sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử
phục vụ nghiên cứu lâu dài. Cán bộ lưu trữ chuyên trách thường xuyên thực hiện
nhắc nhở các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tổ chức thu
thập tài liệu lưu trữ.
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Để đảm bảo việc xác định giá trị tài liệu thực hiện đúng theo định của
pháp luật và những tài liệu được đưa vào kho lưu trữ có giá trị phục vụ nhu cầu
khai thác sử dụng lâu dài có hiệu quả. Văn phòng đã thành lập hội đồng xác định
giá trị tài liệu để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan giao nộp tài liệu vào lưu trữ
lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Bộ, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân loại và lựa
chọn tài liệu. Sau khi đã phân loại thì tài liệu của Bộ Y tế được chia thành 2 loại sau:
• Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn
1.Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ
và các đơn vị Vụ, Cục, Phòng ban của Bộ.
2.Báo cáo tổng kết năm và các năm của Bộ.
3.Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ đối với các đơn vị Vụ, Cục, Phòng về các
lĩnh vực chuyên môn y tế.
4.Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của Bộ Y tế.
• Loại tài liệu bảo quản có thời hạn
Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trị tạm thời
(ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài).
Sau khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản thì một số lượng khá lớn tài liệu
hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
15
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo quy định của Nhà nước và tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm của lưu trữ
quốc gia.
Nhìn chung công tác XĐGTTL của Bộ Y tế đã tiến hành đúng quy trình
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên việc xác định giá trị cho từng
hồ sơ, tài liệu chưa quy định cụ thể thời hạn bảo quản là bao nhiêu năm cho từng
hồ sơ,tài liệu và mới chỉ dừng lại ở mức độ bảo quản có thời hạn,vĩnh viễn.
2.3.5 Công tác thống kế và xây dựng công cụ tra tìm trong lưu trữ
Công tác thống kê
- Thống kê TLLT là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định số lượng, chất lượng thành phần , nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương
tiện thống kê. Những số liệu thống kê này sẽ giúp các cơ quan quản lý lưu trữ,
kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử
dụng tài liêu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế tại cơ quan. Việc
thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo
quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cấp Bộ, công tác thống kê
của Bộ Y tế diễn ra thường xuyên, định kỳ hằng năm ở kho lưu trữ bao gồm:
Thống kê tài liệu lưu trữ, các công cụ tra cứu khoa học, các phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ.
+ Đơn vị để thống kê tài liệu lưu trữ là phông lưu trữ và hồ sơ (đơn vị bảo
quản). Hiện tại trong kho lưu trữ của Bộ đang lưu trữ 01 phông là Phông lưu trữ cơ
quan Bộ Y tế với:
• Tài liệu hành chính: 250.5 mét (trong đó 7840 hồ sơ có thời hạn bảo
quản lâu dài, vĩnh viễn và 2461 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời)
• Tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu nghiên cứu khoa học); 20 mét. Tổng
số tài liệu nghiên cứu khoa học: 679 đề tài và đã được chỉnh lý
+ Các phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ:
•
kho lưu trữ được bố trí ở 2 tầng: tầng 2 có 3 kho với diện tích mỗi kho là
30m2, có điều hòa, quạt trần, quạt thông gió, rèm che nắng ở cửa tránh ánh mặt trời
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
16
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chiếu vào tài liêu, có hệ thống bình chữa cháy, máy hút ẩm. Riêng với kho lưu trữ tại
tầng 3 với diện tích 50m 2, kho này có 2 phòng. Tài liệu trong các kho được bố trí để ở
các giá trong hộp tài liệu.
• Gía đựng tài liệu: 157 giá. Tủ đựng tài liệu: 06 chiếc
• Máy tính: 05 chiếc. Máy in: 02 chiếc. Máy photocopy: 01 chiếc, máy
scan: 01 chiếc
• Máy điều hòa: 07 chiếc. Quạt thông gió: 06 chiếc. Máy hút ẩm: 01
chiếc. Máy hút bụi: 01 chiếc
• Bình chữa cháy: 05 chiếc. Xe cầy hàng: 01 chiếc
Về nhân sự: số lượng 4 người, giới tính nữ. Trình độ: Đại học. Tuổi từ
30 đến 45
Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin tài liệu trong các lưu trữ. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu
thành phần, nội dung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu. Hiện
nay các loại hình công cụ tra tìm áp dụng phổ bến trong các lưu trữ là: Mục lục
hồ sơ; các bộ thẻ; các cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ…
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, lưu trữ cơ quan đã luôn chú trọng, quan tâm đến việc áp dụng công nghệ tin
học trong quá trình giải quyết công việc hiệu quả, kịp thời, nhanh chóng.
Cơ quan đã có sự quan tâm và đầu tư cho lưu trữ. Phòng lưu trữ của cơ
quan Bộ đã xây dựng đề án ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, phối hợp
với trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, cài đặt
phần mềm máy vi tính cho phòng Lưu trữ nhằm ứng dụng và hiện đại hóa công
tác lưu trữ, phục vụ công tác quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất.
2.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt các
yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Tại Bộ Y tế, tài liệu trong kho lưu trữ được bảo quản tốt nhờ có trang thiết bị và
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sắp xếp kho tàng có khoa học nên chất lượng tài liệu tương đối tốt.
Để bảo quản an toàn tài liệu, các cán bộ lưu trữ của Bộ Y tế đã đưa
ra các biện pháp sau:
- Xây dựng chế độ bảo quản tài liệu: trong kho có chế độ bảo quản rõ ràng,
chặt chẽ làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ bảo quản. Các chế độ bảo quản
được thực hiện bằng văn bản cụ thể đó là: nội quy ra vào kho; quy chế về tài liệu lưu
trữ; chế độ về kiểm kê, kiểm tra tài liệu; chế độ vệ sinh kho tàng; nội quy phòng cháy,
chữa cháy.
- Các trang thiết bị để bảo quản: kho được lắp đặt hệ thống trang thiết bị như
bình chữa cháy, quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ và các cặp, hộp, giá để bảo đảm
điều kiện tốt nhất cho an toàn tài liệu
- Sắp xếp tài liệu trong kho: tài liệu trong kho lưu trữ được sắp xếp gọn gàng
theo đúng thứ tự, tạo điều kiện cho việc quản lý, tra tìm được thuận lợi.
2.3.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và
là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Để phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của cán bộ công chức trong cơ quan cũng như các đơn vị,
cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu, các cán bộ lưu trữ của Bộ đã tiến hành tổ chức
phục vụ đáp ứng nhu cầu khai thác của độc giả bằng hình thức sao chụp tài liệu.
Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu này của Bộ tuy có ưu điểm là phòng lưu trữ
cơ quan kiểm soát được tài liệu, tài liệu không bị thất lạc, mất mát, tình trạng vật lý
của tài liệu được bảo quản. Tuy nhiên, hình thức sử dụng tài liệu này cũng có mặt hạn
chế: trong quá trình tài liệu được sao chụp cho người sử dụng có rất nhiều phương tiện
kỹ thuật hiện đại có thể dẫn đến việc mất mát,sai lệch thông tin của tài liệu.
Theo số liệu báo cáo năm 2014, phòng Lưu trữ Bộ Y tế đã phục vụ khai thác hồ
sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư viện cho 156 lượt người với 757 văn bản.
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
18
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
19
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đã đạt được
3.1.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm
Trong thời gian thực tập tại phòng Lưu trữ của Bộ Y tế em đã được phân công
thực hiện các công việc về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu dưới sự hướng dẫn của các cán
bộ lưu trữ cụ thể như:
- Khảo sát về tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Bộ Y tế
- Tìm hiểu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
- Phân loại tài liệu của các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế theo phương án phân loại
- Lập hồ sơ
- Biên mục bên ngoài hồ sơ
- Đánh số hồ sơ chính thức,vào bìa,cặp, hộp,viết và dán nhãn hộp
- Thống kê hồ sơ để lập mục lục hồ sơ
- Vận chuyển tài liệu vào kho, sắp xếp lên giá
- Bó gói tài liệu loại
- Vệ sinh kho lưu trữ
3.1.2. Kết quả đạt được
Qua quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu, được sự hướng
dẫn tận tình của các cán bộ lưu trữ em đã thu hoạch được những kết quả sau:
1.Kết quả về khảo sát tình hình tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ Bộ
y tế:
* Về đặc điểm, thành phần tài liệu:
- Tài liệu xây dựng cơ bản: 15 mét, tương đương 229 hồ sơ và đã được chỉnh
lý;
- Tài liệu Hồ sơ cán bộ: 16 mét, tương đương 575 hồ sơ và đã được chỉnh lý;
- Tài liệu tồn đọng và đang chỉnh lý: 357 mét tài liệu;
- Tài liệu hồ sơ dự án: 457 thùng tài tài liệu;
- Tài liệu cần tiêu hủy: 18.5 mét, tương đương 309 hồ sơ;
- Hồ sơ cũ nhất là hồ sơ của vụ tổ chức cán bộ (từ năm 1945)
+ “Tập Quyết định của Chủ tịch nước, Hội đồng Bộ trưởng về việc khen
thưởng Huân, Huy chương năm 1945”;
+ “Quyết định xác nhận thời gian hoạt động trước Cách mạng tháng 8 năm
1945 và đề nghị khen thưởng kháng chiến chống Pháp”;
* Về tình trạng tài liệu trong kho:
Do khối lượng tài liệu nhiều mà diện tích kho có hạn nên việc bảo quản hồ sơ
gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng:
- Tài liệu cần phục chế: 158 hồ sơ
- Tài liệu càn lập bản sao: 213 hồ sơ
- Tài liệu nấm, mốc: 05 mét
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tài liệu rách thủng: 12 mét
- Tài liệu giòn, gẫy: 15 mét
- Tài liệu mục nát: 07 mét
- Tài liệu mờ, khó đọc: 16 mét
- Tài liệu nhòe chữ: 450 văn bản.
* Theo báo cáo năm 2014 số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý:
Đơn vị
Số hồ sơ
Thời hạn bảo quản
01
Vụ khoa học đào tạo
2520
Lâu dài- vĩnh viễn
02
Vụ khoa học đào tạo
552
Tạm thời
03
Vụ kế hoạch tài chính
1571
Lâu dài- vĩnh viễn
04
Vụ kế hoạch tài chính
1169
Tạm thời
05
Vụ pháp chế
1133
Tạm thời
06
Vụ pháp chế
781
Lâu dài
07
Văn phòng
251
Tạm thời
08
Vụ trang thiết bị y tế
867
Lâu dài- vĩnh viễn
09
Vụ tổ chức cán bộ
657
Lâu dài- vĩnh viễn
10
Vụ tổ chức cán bộ
2562
Tạm thời
11
Vụ điều trị
269
Tạm thời
12
Thanh tra
411
Tạm thời
13
Tập lưu công văn đi
Từ năm 1972 Vĩnh viễn
đến năm2012
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
21
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Phân loại tài liệu của các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế:
Bộ Y tế có cơ cấu tổ chức ít thay đổi nên phông lưu trữ ở đây áp dụng phương
án phân loại là: “Cơ cấu tổ chức – thời gian”: tài liệu chia theo cơ cấu tổ chức, trong
đó chia ra các năm và các vấn đề khác nhau.
Ví dụ:
1. Văn phòng
1.1. Năm 2005
1.1.1 Hồ sơ về thông tư, quyết định, công văn của các Vụ, Thanh tra văn phòng
1.1.2 Hồ sơ công tác của lãnh đạo Bộ: thu thập, tổng hợp các thông tin về chủ
trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và công tác của ngành
1.1.3 Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc…
1.1.4 Tài liệu về hội thảo, hội nghị
1.2. Năm 2006
1.3. Năm 2007
1.4. Năm 2008
1.5. Năm 2009
2. Vụ Tổ chức – Cán bộ
2.1. Năm 2005
2.1.1 Tài liệu hướng dẫn quy định về chế độ, cán bộ, chính sách cán bộ
2.1.2 Tài liệu về điều động, bổ nhiệm cán bộ
…
2.5. Năm2009
3. Vụ Khoa học – Đào tạo
3.1 Năm 2005
3.1.1 Tài liệu về hướng dẫn, chỉ đạo công tác tuyển sinh
3.1.2 Tài liệu về nghiên cứu khoa học
3.1.3 Tài liệu về công tác đào tạo tuyển sinh vào Đại học, sau đại học
…
3.5 Năm 2009
4. Vụ Tài chính – Kế toán
4.1 Năm 2005
4.1.1 Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về công tác tài chính kế toán
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
22
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.1.2 Tài liệu về xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách, phân phối ngân sách
trong các đơn vị toàn ngành
4.1.3 Tài liệu phân bổ ngân sách, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, nâng cấp
các công trình y tế của các đơn vị toàn ngành
…
4.5 Năm 2009
…
Trong các bước của nghiệp vụ chỉnh lý chúng em đã được phân công phân loại
tài liệu. Vì khối tài liệu được phân loại chủ yếu là các văn bản đến từ các cơ quan có
liên quan, đơn vị trực thuộc Bộ Y tế và một số các dự án, đề án nghiên cứu khoa học
nên khối tài liệu được chia thành các nhóm:
Tài liệu của các Bộ
Tài liệu của các Vụ, Cục
Quyết định, chỉ thị, công văn của Bộ Y tế
Tài liệu của Văn phòng Bộ
Tài liệu của các Viện, Bệnh viện
Tài liệu của các Học viện, các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học
Tài liệu của UBND các Tỉnh, Thành phố
Các Dự án, Đề án nghiên cứu khoa học
3.Thống kê hồ sơ để lập mục lục hồ sơ: Trong thời gian thực tập, nhóm đã hoàn
thiện biên mục ngoài và vào hộp, lên giá được 134 hộp, tương đương 440 hồ sơ của
Vụ Kế hoạch – Tài chính:
Hộp số
Hồ sơ số
450
800
Tiêu đề hồ sơ
Đề cương dự án ODA hợp tác kỹ thuật
Việt
451
THBQ
Nam
–
Đức
phòng
Có thời hạn
chống
801
HIV/AIDS tại Việt Nam (2001)
Báo cáo dự án hợp tác WHO (2001)
nt
802
Báo cáo về dự án vay vốn của Italia cho
nt
4 tỉnh (2002)
452
803
Báo cáo đầu tư công trình khu A lưu
nt
niệm truyền thống của Bộ Y tế và trạm y
804
tế xã Tân Long (2003)
Công văn của Vụ Kế hoạch tài
Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh
23
nt
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
