Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CHI cục văn THƯ lưu TRỮ TỈNH bắc GIANG

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

Chữ viết tắt
HĐND
UBND
CNTT
VBQPPL
HCSN

Báo cáo thực tập cuối khóa

Nguyên văn
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Công nghệ Thông tin
Văn bản quy phạm pháp luật
Hành chính sự nghiệp

Khoa: Văn thư - Lưu trữ

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.........................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠCẤU TỔCHỨC
CỦA CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮTỈNH BẮC GIANG..................................3
I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư - Lưu
Trữ Tỉnh Bắc Giang..............................................................................................3
1. Vị trí, chức năng..............................................................................................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................................3
2.1. Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:...............................3
2.2. Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh....................4
3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................4
3.1. Lãnh đạo Chi cục:........................................................................................4
3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc;............................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
- tổng hợp Chi cục................................................................................................5
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính - tổng hợp..........5
2. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................5
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH..............................................7
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮTỈNH.....................7
BẮC GIANG..........................................................................................................7
1. Công tác Văn phòng........................................................................................7
1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng............................7
1.2. Bố trí phòng làm việc của văn phòng..........................................................9
1.3. Xây dựng kế hoạch của văn phòng............................................................10
4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.-.................................................11

1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục.......................................12
1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan......13
2. Về công tác văn thư......................................................................................14
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................................14
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................16
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản......................................................19
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu..........................................................22
2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......23
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ...............................25
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.................................................25
3.2. Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu................................................................26
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................27
3.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...................................29
CHƯƠNG III: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ........................................................31
.
1.Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1989 - 1993:...................32
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP.....................................................................40
1.Đánh giá chung...............................................................................................40
2. Nguyên nhân tồn tại hạn chế.......................................................................42
3. Đề xuất một số giải pháp..............................................................................43
KẾT LUẬN..........................................................................................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................47
PHỤ LỤC............................................................................................................48

Báo cáo thực tập cuối khóa

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động
đều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện
chung của đất nước. Hòa chung xu thế đó, những năm gần đây Nghiệp vụ công tác
Văn thư - Lưu trữ đã có những bước phát triển phong phú đa dạng nhằm góp phần
cải cách hành chính.
Thực tập cuối khóa là một khâu rất quan trọng trong quá trình đào tạo của tất
cả các ngành. Đợt thực tập tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiến thức
đã học vào thực tế công việc tại cơ sở thực tập, qua đó sinh viên có thể so sánh
những kiến thức lí luận đã được trang bị trong quá trình đào tạo với thực tiễn tại cơ
sở thực tập. Từ đó giúp sinh viên có thể luyện tập các kĩ năng nghiệp vụ, nâng cao
ý thức trách nhiệm của một người công chức trong tương lai. Sau quá trình học tập
và rèn luyện tại trường, ngày 02/03/2015 được sự giới thiệu của trường Đại học
Nội vụ Hà Nội và được sự giúp đỡ của lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Bắc Giang đã tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan, đây thực sự là cơ hội quý
báu giúp bản thân em gắn lí thuyết với thực hành, rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ và
tích lũy kinh nghiệm phục vụ tốt cho tương lai.
Gắn kết nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu
khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản; công
tác lưu trữ ở cơ quan nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực và vận
dụng lý luận vào thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp; xây dựng phong cách
làm việc và các kỹ năng khác cần thiết đối với một cán bộ khoa học ngành Văn thư
- Lưu trữ, Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến
thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho sinh viên tốt nghiệp là mục đích mà
công tác thực tập cuối khóa hướng tới.
* Bố cục báo cáoNgoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo được chia thành 4
chương như sau:

Chương 1: Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng cơ quan thực tập.
Chương 2: Khảo sát hoạt động của công tác hành chính văn phòng của
cơ quan.
Chương 3. Thực hành nghiệp vụ: Thực hiện nghiệp vụ phân loại, chỉnh
lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu theo các năm.

Báo cáo thực tập cuối khóa

1

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Chương 4 .Đề xuất giải pháp
Qua đây, cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt thực tập này.
Tuy nhiên, do thời gian có hạn, kinh nghiệm còn hạn chế, ít được tiếp xúc
với công việc thực tế nên bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế
nhất định. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy
các cô cùng toàn thể các bạn sinh viên để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc giang, ngày 25 tháng 04 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Trang

Báo cáo thực tập cuối khóa

2

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG.
I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư
- Lưu Trữ Tỉnh Bắc Giang.
Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh Bắc Giang về
việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Chi cục như sau:
1. Vị trí, chức năng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp
luật;
1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ của chi cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
1.2. Chi cục Vă Thư – Lưu trữu có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp

luật.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
2.1. Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn
thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
c) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh’’;
d) Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá
trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
g) Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
h) Phối hợp với Thanh tra Sở Sội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và sử lý vi
phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện báo cáo. Thống kê văn thư, lưu trữ;
k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.

Báo cáo thực tập cuối khóa

3

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

2.2. Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh.
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuổn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ khai thá, sử
dụng tài liệu lưu trữ;
g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở
Nội vụ quy định.
3. Cơ cấu tổ chức
3.1. Lãnh đạo Chi cục:
- Chi cục trưởng và 02 Phó Chi cục trưởng. Chi cục Cơ cấu tổ chức:trưởng
do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và hướng dẫn phụ cấp chức vụ hệ
số 07. Phó Chi cục trưởng do giám đốc sở nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm và hưởng
vụ cấp chức vụ hệ số 0,5.
- Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước giám
đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư và
Lưu trữ; đồng thời là chủ tài khoản của Chi cục.
- Các Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng theo dõi chỉ đạo và tổ chức
triển khai thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chi cục trưởng; chịu trách
nhiệm cá nhân trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực, công việc
được phân công phụ trách.
3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc;
Các Phòng chuyên môn, trước mắt có 02 phòng, gồm:
- Phòng hành chính - tổng hợp;
- Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ;

a. Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm lưu trữ
Biên chế của Chi cục: Gồm biên chế hành chính ( lãnh đạo chi cục và các
phòng chuyên môn ), biên chế sự nghiệp( Trung Tâm Lưu Trữ) do UBND tỉnh
giao hằng năm trong tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ.
Trước mắt chuyển 03 chỉ tiêu biên chế hành chính của văn Phòng Quản lý
Văn thư Lưu trữ và 10 biên chế sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ sang Chi cục.
Khi bộ nội vụ giao bổ sung biên chế hành chính năm 2010, Sở Nội vụ trình chủ
tịch UBND tỉnh giao bổ sung biên chế cho Chi cục.
Báo cáo thực tập cuối khóa

4

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính - tổng hợp Chi cục.
Theo Quyết định số 02/QĐ – CCVTLT ngày 18/02/2011 của Chi cục Văn thư Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ có quy định
nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp như sau:
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính - tổng hợp.
1.1. Quản lý công tác văn thư, in ấn văn bản, lưu trữ hiện hành của Chi cục.
Kiểm soát nội dung và thế thức văn bản trước khi phát hành theo quy định. Quản lý quy
định con dấu theo quy định của Nhà nước;
1.2. Giúp Lãnh đạo Chi cục quản lý CCVC thuộc quyền quản lý của Chi cục
thực hiện các quy định của Nhà nước, nội quy,quy chế của cơ quan; theo dõi, chấm
điểm thi đua các phòng trực thuộc và từng CCVC; Tham mưu cho Chi cục trưởng xem

xét khen thưởng và sử lý kỷ luật đối với CCVC theo quy định của pháp luật;
1.3. Phối hợp với các bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Chi cục. Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;
1.4. Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo kính phí hoạt động của chi cục; báo cáo dự
toán, quyết toán ngân sách theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo chế độ chính
sách, chế độ đãi ngộ khác đối với CCVC thuộc Chi cục;
1.5. Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy định của
pháp luật; công tác bảo vệ, vệ sinh và trực cơ quan;
1.6. Tổ chức đón tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến liên hệ công tác với Chi
cục. Đảm báo các điều kiện vật chất phục vụ các phiên họp, hội nghị của Chi cục;
1.7.Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp được thừa lệnh Chi cục trưởng ký
một số văn bản như: giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, thông báo của cơ
quan, sao lục văn bản gửi đến Chi cục, công văn giải quyết công việc nội bộ cơ quan
hoặc các công việc giao dịch khác được Chi cục trưởng ủy quyền, giao nhiệm vụ;
2. Cơ cấu tổ chức
- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Chi cục về
mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách. Trưởng phòng có nhiệm vụ, quyền hạn
sau:
+ Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi đã báo
cáo lãnh đạo Chi cục phụ trách. Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ của phòng;
+ Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cung cấp
thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng của phòng.
Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnh đạo Chi cục
phụ trách để giải quyết;
Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ; điều
hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập, bồi
dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;
Báo cáo thực tập cuối khóa

5

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Phó Trưởng phòng: được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc cụ
thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công, đồng thời
chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc đó. Khi Trưởng
phòng đi vắng, Phó Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết, điều hành công việc của
phòng , sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởng phòng có mặt về nhừng
việc mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòng nắm được và giải quyết tiếp.

Báo cáo thực tập cuối khóa

6

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH
BẮC GIANG.
1. Công tác Văn phòng

Văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ là bộ máy làm việc tổng hợp của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý,
đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của toàn Chi cục,
văn phòng có chức năng tham mưu, giúp việc trong chỉ đạo, điều hành các hoạt
động, đảm bảo các điều kiện vật, chất kỹ thuật cho hoạt động của Chi cục Văn thư
– Lưu trữ. Văn phòng có vị trí vô cùng quan trọng trong bộ máy tổ chức của Chi
cục, có vai trò không thể thiếu trong việc góp phần thực hiện có hiệu quả chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục.
1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng.
Lãnh đạo điều hành có vai trò vị trí rất quan trọng trong hoạt động của mỗi
cơ, quan đơn vị, tổ chức. Nếu một cơ quan mà không có người lãnh đạo thì giống
như con thuyền không có thuyền trưởng. Bởi lãnh đạo điều hành là một loại hình
hoạt động xã hội quan trọng của con người trong cộng đồng, nhằm xác định đúng
mục tiêu và tổ chức thực hiện được mục tiêu mà những người trong cộng đồng và
xã hội đặt ra.
Lãnh đạo điều hành muốn đạt hiệu quả thì đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ
có trình độ chuyên môn mà phải có năng lực điều hành, có phẩm chất một nhà lãnh
đạo. Ngoài ra, còn cần có sự nhạy bén, năng động tinh tế, và có tầm nhìn xa trông
rộng để có sự giải quyết được những vấn đề thuộc thẩm quyền chức năng nhiệm
vụ của mình.
Trong thời gian khảo sát hoạt động văn phòng của cơ quan, được tiếp xúc
với lãnh đạo cơ quan và các cán bộ khác, tôi thấy lãnh đạo cơ quan là người có
trách nhiệm, điều hành đúng mục tiêu, có phương pháp điều hành quản lý khoa
học, phân công công việc cho từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan một cách hợp lí.
Không những vậy, lãnh đạo cơ quan là người hòa đồng thân thiện do đó luôn tạo
được bầu không khí thoải mái cho nhân viên.
Lãnh đạo Chi cục luôn lãnh đạo, quản lý tốt tất cả các công việc trong phạm
vi quyền hạn của mình nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra.
Trong công tác lãnh đạo điều hành cần đảm bảo:
* Yêu cầu:

+ Quản lý đúng mục tiêu: Tất cả các hoạt động quản lý, điều hành của Chi
cục trưởng nhằm hướng tới việc thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của cơ quan.
+ Cách thức phù hợp với mục tiêu đặt ra: Căn cứ vào nguồn lực hiện cóa của
cơ quan, lãnh đạo Chi cục đưa ra các biện pháp quản lý, tổ chức thích hợp cho từng
mục tiêu.
Báo cáo thực tập cuối khóa

7

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Phát huy sự tập trung, dân chủ: Lãnh đạo Chi cục đã huy động được cán
bộ dưới quyền tham gia một cách nhiệt tình các hoạt động của Chi cục dưới sự
lãnh đạo của mình.
+ Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của Chi cục mình: Các mục tiêu
của Chi cục được thực hiện dưới sự chỉ đạo của Chi cục trưởng. Do vậy, có ý thức
được rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với hoạt động của Chi cục.
+ Giữ vững uy tín: Uy tín được thể hiện ở hiệu lực của những quyết định
quản lý và thực hiện những quyết định của những CCVC trong cơ quan.
* Quy định:
- Đưa ra các quyết định quản lý: Lãnh đạo chi cục căn cứ vào kế hoạch,
chương trình của Chi cục để đề ra các quyết định quản lý.
- Phân công công việc quản lý cho từng cán bộ trong Chi cục. Tùy theo chức
năng nhiệm vụ vủa từng phòng và trình độc chuyên môn của từng cán bộ mà lãh
đạo chi cục phân công một cách chính xác, hợp lý.

- Theo dõi đôn đốc, kiểm tra tiến độ thực hiện quyết định: Lãnh đạo Chi cục
luôn thực hiện trực tiếp giám sát hoạt động của các cá nhân, phòng ban và các yêu
cầu của cán bộ CCVC, báo cáo cụ thể tình hình thực hiện công việc. Đối với công
việc quan trọng lãnh đạo Chi cục yêu cầu người được giao công việc thông báo kết
quả theo tháng, tuần.
- Tổng kết đánh giá thực hiện quyết định: Sau khi quyết định được hoàn
thành lãnh đạo Chi cục sẽ đối chiếu kết quả đạt được với mục tiêu đã định để tìm
ra những thế mạnh, những người có năng lực cũng như tìm ra những hạn chế nhằm
khắc phục những kế hoạch tiếp theo.
* Nguyên tắc:
- Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng, nhằm đề cao trách nhiệm và
đảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong lãnh đạo đến cán bộ, công chức, thực hiện
giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền được giao.
- Mỗi công việc chỉ giao cho một tập thể, một người phụ trách và chịu trách
nhiệm chính. Cán bộ, công chức được giao phụ trách công việc nào phải tuân thủ
trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công vệc đó theo quy định của pháp luật,
chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu
trữ.
- Bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch, đúng quy chế và hiệu quả trong
mọi hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Chi cục;
xây dựng lịch công tác, làm việc, hội họp của cơ quan; thực hiện công tác thông tin
báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan theo quy
định. Chỉ đạo, đôn đốc và tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện
nhiệm vụ của các phòng, ban, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục.
Báo cáo thực tập cuối khóa

8

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ đối với công chức thuộc Chi cục theo quy định. Phân công, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong Văn phòng; nhận xét, đánh giá công chức
thuộc quyền theo quy định;
- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của
pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Chi cục về
quản lý tài chính, tài sản và thực hiện chế độ chính sách đối với công chức trong cơ
quan;- Quản lý thống nhất công tác in ấn, phát hành, lưu trữ tài liệu, văn bản của
Chi cục theo quy định của nhà nước. Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan tiến hành các nghiệp vụ văn thư tiếp nhận và xử lý các văn bản đi, đến, tiến
hành tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định;
- Lãnh đạo, hướng dẫn, điều hành các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ
quan. Tổ chức địa điểm tiếp dân; thực hiện công tác hành chính quản trị, bảo vệ,
trực cơ quan và công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Văn phòng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chủ trì, phối hợp với các phòng, ban
chuyên môn thuộc Chi cục điều hành thực hiện các nhiệm vụ:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Chi cục;
+ Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;
+ Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật; kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi cục.
+ Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống

thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu vào công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ.
1.2. Bố trí phòng làm việc của văn phòng.
Mỗi cơ quan, tổ chức dù có quy mô lớn hay nhỏ đều cần trụ sở làm việc để
có thể tổ chức các hoạt động của mình, được trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất
và môi trường theo tính chất hoạt động của cơ quan đơn vị đó.
* Bố trí phòng làm việc của Chi cục:
Tất cả phòng làm việc của Chi cục đều được bố trí theo kiểu văn phòng kín (
văn phòng chia nhỏ), đây là cách bố trí theo mô hình truyền thống nghĩa là các
phòng ban được bố trí tách biệt. Năm 2002, UBND tỉnh Bắc Giang được Chính
phủ cho phép xây dựng trụ sở mới, UBND tỉnh quyết định bố trí Chi cục Văn thư –
Lưu trữ tại tầng 4 và 5 trụ sở UBND tỉnh. Do hạn chế về không gian, địa điểm nên
cơ quan được đóng trụ sở tại UBND tỉnh Bắc Giang.
- Phòng làm việc của lãnh đạo và nhân viên Chi cục được bố trí ở tầng 4 và
được sắp xếp gần nhau. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc trao đổi, tiếp xúc giữa
lãnh đạo với nhân viên trong Chi cục.
- Các kho lưu trữ được bố trí ở tầng 4 và 5 đảm bảo cho tài liệu được bảo
quản trong điều kiện tốt nhất.
Báo cáo thực tập cuối khóa

9

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Như vậy, các phòng làm việc của Chi cục đã được bố trí hợp lý, tọa điều
kiện tốt nhất cho việc nâng cao năng xuất lao động của nhân viên và sự uản lý

thống nhất đầy đủ kịp thời của các cấp lạnh đạo.
* Bố trí các trang thiết bị trong phòng làm việc:
Nơi làm việc của người công chức được bố trí theo không gian nhất định
theo từng vị trí với các trang thiết bị cần thiết, được sắp xếp trật tự phù hợp với
công việc của người công chức.
STT
1.

Thiết bị
Máy tính

Số lượng ( chiếc )
16

2.

Máy in

3

3.

Máy phô tô

1

4.

Bàn làm việc

10

5.

Máy điều hòa

6

6.

Quạt

8

7.

Tủ đựng tài liệu

7

8.

Ghế ngồi

20

Cách bố trí phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng cơ bản là hợp lý,
tạo được mối liên hệ, phối hợp giữa các phòng trong việc xử lý, giải quyết những
công việc cần có sự hợp tác, tạo sự yên tĩnh khi làm việc và giúp cho việc giải
quyết văn bản, giấy tờ được chặt chẽ, có tính bảo mật cao.

1.3. Xây dựng kế hoạch của văn phòng.
Lập chương trình kế hoạch là qua trình xác định những mục tiêu cần đạt
được của đơn vị và phương án tiến hành tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó
trong từng thời kì. Trong mỗi kế hoạch đều thể hiện những mục tiêu và giải pháp
chủ yếu nhằm sử dụng những nguồn lực tài nguyên có thể khai thác được ở trong
cơ quan một cách tối ưu nhất.
Việc xây dựng chương trình kế hoạch của Chi cục, trưởng phòng hành chính
tổng hợp giúp lãnh đạo Chi cục xây dựng chương trình kế hoạch công tác, phân
công công việc cụ thể cho từng công chức, viên chức. Điều hành hoạt động của
văn phòng với chức năng nhiệm vụ được giao theo nội dung, chương trình đã được
lãnh đạo Chi cục thông qua.
-Phòng Hành chính Tổng hợp được lãnh đạo giao cho nhiệm vụ là đầu mối
tập hợp các chương trình kế hoạch của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan thành
chương trình kế hoạch chung của cơ quan.

Báo cáo thực tập cuối khóa

10

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

- Chương trình kế hoạch của Chi cục được xây dựng theo năm, thời điểm lập
vào cuối mỗi năm sau khi đã hoàn thành kế hoạch của năm trước.
- Chương trình kế hoạch của Chi cục được lập dựa vào kế hoạch, mục tiêu
của các phòng ban trong Chi cục. Cuối mỗi năm các phòng ban gửi bản kế hoạch

của mình cho phòng Hành chính Tổng hợp, trên cơ sở đó trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch cho toàn thể cơ quan.
*Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan được tiến hành
theo trình tự sau:
- Nghiên cứu, lựa chọn và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình,
kế hoạch công tác.
- Xây dựng dự thảo.
- Trình lãnh đạo ban hành chính thức để tổ chức thực hiện.
- Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch và kiểm tra đánh giá.
4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp các thông tin khác nhau về
các sự kiện sảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên
quan đến hoạt động quản lý đó.
- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nằm đạt
mục tiêu chung. Bất kỳ một hoạt động nào của tổ chức cũng cần thông tin bởi
thông tin là cơ sở giải quyết công việc một cách đúng đắn hiệu quả mà không bị
chệch hướng. Trong thời đại ngày nay sự thành công hay thất bại của một tổ chức
ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh lợi thế thông tin.
- Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý bởi vì tác động
của hệ thống quản lý đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin.
- Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin,
hầu hết các thông tin bên ngoài và nội bộ đều phải qua văn phòng để thu thập sử lý
và phối hợp. Do văn phòng của Chi cục là phòng Hành chính - Tổng hợp nên mọi
việc đều do phòng Hành chính - Tổng hợp đảm nhiệm.
* Quy trình thu thập và xử lý thông tin
- Thu thập và chuẩn bị thông tin:
Việc thu thập và chuẩn bị thông tin cần được tiến hành một cách thường
xuyên. Trong thời đại ngày nay, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến
loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là phải xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan. Để đảm bảo giá trị thiết thực, chất
lượng cao, việc kiểm tra chặt chẽ thông tin là hết sức cần thiết: Nguyên tắc là phải

đảm bảo nguồn tin xuất phát từ đâu, tin không trùng lặp, có định hướng, có trọng
tâm, trọng điểm, tránh thông tin thừa không cần thiết.
+ Thông tin chính thức: Là những thông tin lấy từ các văn bản: VBQPPL,
văn bản các cơ quan, đơn vị...
Báo cáo thực tập cuối khóa

11

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Thông tin không chính thức: Qua báo chí, qua các cán bộ trong cơ quan...
+ Các thông tin này được bộ phận biên tập thực hiện lại trước khi dược xử lý
và cung cấp cho lãnh đạo.
+ Các nguồn tin: Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý được thu thập từ
các nguồn: Sách báo, tạp chí, vô tuyến truyền hình, các văn bản đi, văn bản đến, ý
kiến đống góp...
+ Phương pháp lấy tin: Tiếp nhận từ bưu điện, thường xuyên sưu tầm và cập
nhật các văn bản pháp luật có liên quan, đặt mua các báo, tạp chí, truy cập
internet...
- Xử lý thông tin:
Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng thông tin; tránh quá tải tin;
giảm thời gian chọn lọc tin. Xử lý thông tin là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi cán
bộ phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết xã hội rộng và có khả năng phân
tích, tổng hợp vấn đề.
+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực

+ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin
- Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo chi cục
+ Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp duyệt và yêu cầu sửa chữa bổ sung
nếu thấy cần thiết.
+ Sau khi sửa thông tin gửi lên cho lãnh đạo, lãnh đạo cơ quan có thể yêu
cầu văn phòng giải thích, bổ sung một số điều chưa rõ trong văn bản.
Nhận thức rõ được tính chất quan trọng của thông tin trong quản lý nên lãnh
đạo và cán bộ trong Chi cục ngày càng nâng cao chất lượng thông tin cung cấp cho
lãnh đạo, xử lý thông tin hiệu quả hơn, đồng thời có những phán đoán và cảm nhận
tốt hơn về hệ thống thông tin cần thu thập.
1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục.
Ngày nay với thành tựu các ngành khoa học công nghệ cao đã phát triển cực
kỳ nhanh chóng, đã đạt được nhiều thành tựu rực rỡ, tác động mọi mặt đời sống
của xã hội loài người. Trong những ngành Khoa học Công nghệ cao có CNTT,
máy tính mạng truyền thông đã làm cho các hoạt động của cơ quan nói chung vafc
ủa Chi cục Văn thư Lưu trữ nói riêng đã có sự thay đổi căn bản. Hầu hết công việc
được thực hiện đều nhờ sự hỗ trợ của CNTT, của máy tính và các phương tiện kỹ
thuật hiện đại.
Do nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của CNTT đối với công
việc văn phòng. Nên lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết
bị cần thiết đạt hiệu quả cao.
Thực tế, ở Chi cục mỗi nhân viên được trang bị một máy tính có nối mạng
và cài đặt phần mềm thông dụng như word, excel... phục vụ thiết thực cho công
việc. Nhờ có máy tính nối mạng nên việc thu thập, xử lý và truyền thông tin được
Báo cáo thực tập cuối khóa

12

Khoa: Văn thư - Lưu trữ

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

thực hiện trực tiếp trên mạng giúp cán bộ tiết kiệm thời gian và công sức. Vafc ũng
nhờ có máy tính nên việc lưu trữ các văn bản tài liệu được tiến hành trên đĩa mềm.
Không chỉ vậy máy tính còn giúp cho các chuyên viên văn phòng có thể soạn thảo
văn bản trên máy tính một cách nhanh chóng dễ ràng.
Ngoài ra, cơ quan còn trang bị như máy in, máy photo, điện thoại.... cũng
được trang bị phục vụ công tác văn phòng. Việc trang bị mua sắm các trng thiết bị
hiện đại không chỉ phục vụ đắc lực cho công việc mà còn góp phần hiệu quả cơ
quan.
Nhìn chung, Chi cục đã trang bị được các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại
phục vụ cho hoạt động của toàn Chi cục. Tuy nhiên với yêu cầu công việc hiện đại
Chi cục cần đầu tư trang thiết bị nhiều hơn nữa như máy phôt, máy in, máy fax ...
và những máy tính cũ cần thay mới, nhằm góp phần tăng năng xuất, chất lượng và
hiệu quả công việc của mỗi cá nhân và của toàn Chi cục.
1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan
Đi công tác là một trong những hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở
các cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan là một hoạt động cần
thiết nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc thực hiện chức năng
quản lý nói chung hoặc giải quyết những việc cụ thể thuộc chương trình, kế hoạch
công tác năm đã được xây dựng.
Phạm vi đi công tác rộng hay hẹp phụ thuộc vào chức năng, quyền hạn,
nhiệm vụ của cơ quan, liên quan đến cơ quan quản lý Nhà nước, hoặc phụ thuộc
vào mối quan hệ công tác của cơ quan đối với các cơ quan khác.
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà phạm vi công tác khác nhau.
Các giai đoạn chuẩn bị chuyến đi công tác của cơ quan:
- Xếp lịch cho các chuyến đi công tác.

- Thu thập những thông tin cần thiết về chuyến đi công tác.
- Giải quyết các thủ tục và một số công việc cần thiết cho đoàn công tác.
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn công tác.
- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho
đoàn công tác.
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cho đoàn công tác.
- Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị cần thiết khác cho đoàn công tác
Theo Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ quy định chế độ quản
lý lao động được thực hiện như sau:
Chi cục trưởng đi công tác hay nghỉ việc riêng từ 01 ngày trở nên phải báo
cáo lãnh đạo Sở Nội vụ, cử Phó Chi cục trưởng phụ trách thay và thông báo cho
trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp; Phó Chi cục trưởng đi công tác hay nghỉ
phép phải báo cáo Chi cục trưởng.
Báo cáo thực tập cuối khóa

13

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Trưởng, Phó các phòng đi công tác phải báo cáo lãnh đạo Chi cục về nội
dung, thời gian và đề nghị người thay thế giải quyết công việc ( nếu cần).
Trưởng, Phó các phòng và CCVC, người lao động nghỉ việc riêng phải xin
phép Chi cục trưởng và Phó Chi cục trưởng phụ trách; Phó các phòng, CCVC và
người lao động khi được nghỉ việc riêng phải báo cáo để Trưởng phòng được biết.
- Chế độ nghỉ phép của CCVC, người lao động được giải quyết theo quy

định của Bộ Luật Lao động. CCVC, người lao động nghỉ phép phải viết giấy xin
phép nghỉ, được Chi cục trưởng đồng ý.
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, mỗi
chuyến đi có tác dụng trên nhiều phương diện. Việc đi công tác và khảo sát giúp
cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ sở,
hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan,đối tác trong và ngoài nước. Các
chuyến đi công tác cũng giúp người lãnh đạo và các bộ phận quản lý có thể tìm
kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện được các thoả thuận trong lĩnh vực quản lý.
Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.
2. Về công tác văn thư
- Công tác văn thư gắn liền vói việc hoạt động chỉ đạo điều hành công việc
của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc
vào công tác văn thư làm tốt hay không. Vì thế mà công tác Văn thư trong các cơ
quan tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải
cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được
tập trung đổi mới.
- Nhận thức được vai trò quant rọng của công tác Văn thư trong hoạt động
của cơ quan, Chi cục đã có sự quan tâm đúng múc, có biện pháp tổ chức văn thư
hợp lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan. Góp phần làm
tăng năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo
điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan.
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan
Công tác Văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước. Lịch sử tồn tại và phát triển của xã hội loài ngưòi đã
chứng minh rằng, bất kỳ nhà nước nào hay chế độ xã hội nào, từ chế độ nô lệ đến
Nhà nước phong kiến, tư bản chủ nghĩa và xã hội chủ nghĩa đều sử dụng văn bản
làm phương tiện để quản lý nhà nước, lấy văn bản làm công cụ để lưu giữ, truyền
đạt thông tin, ra quyết định quản lý. Chính vì lẽ đó, văn bản nói riêng và công tác
văn thư nói chung đóng vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo cung cấp thông tin
góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, nâng cao năng

suất chất lượng công việc của mỗi cơ quan. Công tác văn thư là khái niệm dùng để
chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý
giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức.

Báo cáo thực tập cuối khóa

14

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện chủ yếu qua
bằng văn bản, đây là phương tiện giao tiếp giữa các cơ qua với nhau, giữa các cơ
quan với các tổ chức, và giữa các cơ quan nhà nước với công dân. Bởi vậy, văn
bản được coi là phương tiện không thể thiếu, là căn cứ để giải quyết công việc
hàng ngày của cơ quan. Nếu văn bản được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời,
chính xác; được soạn thảo có chất lượng, được đăng ký rõ ràng được lập hồ sơ hợp
lý, quản lý chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc giải quyết văn bản. Qua việc nghiên cứu
và thấy được tầm quan trọng cũng như vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư cơ
quan sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể nắm được tình hình hoạt động,
hiệu quả làm việc của cơ quan, đơn vị mình. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả chất lượng công viêc, hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên
cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật thông tin trong hoạt
động quản lý, giữ gìn bí mật quốc gia và bí mật cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác lưu trữ.

Hiện nay, hình thức tổ chức Văn thư của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là văn
thư chuyên trách, văn thư là đầu mối quản lý các văn bản của. Công tác văn thư
của cơ quan được Văn phòng chỉ đạo thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước
và của cơ quan. Phòng quản lý văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phân phối
và quản lý tình trạng văn bản (tiếp nhận và xử lý văn bản đi đến). Mọi văn bản,
giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan, các công văn đi
đến của cơ quan đều được nhân viên văn thư đánh số, vào Sổ theo dõi cẩn thận và
trình lãnh đạo Chi cục xử lý kịp thời. Hồ sơ về công tác văn thư được thự hiện
đúng quy định, các văn bản phát hành được gửi đảm bảo đầy đủ, đúng thời gian
quy định, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo. Năm 2009, văn thư cơ quan đã tiếp nhận,
đăng ký 6147 công văn đến. Đăng ký và làm thủ tục phát hành 6829 công văn đi
(trong đó 2359 quyết định thường, 2296 quyết định tuyển dụng và điều động; 1828
công văn và 346 văn bản khác). Việc phân phát báo chí, trực điện thoại, phô tô, in
ấn văn bản... đều được duy trì và thực hiện nhanh chóng kịp thời. Các con dấu của
cơ quan đều được quản lý theo chế độ bảo mật, sạch sẽ, có tủ lưu trữ riêng. Bộ
phận văn thư đã được tổ chức cập nhật theo dõi các loại văn bản đi đến bằng
CNTT, sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý, lưu trữ, vào sổ văn bản đi, đến.
Tiếp nhận, xử lý và chuyển giao văn bản qua mạng Internet, mạng LAN.
Với tư cách là cơ quan chuyên môn thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang có chức
năng tham mưu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ sớm nhận thức rõ vai trò quan trọng
của công tác văn thư của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu khách quan, mục đích cuối
cùng của công tác văn thư là giúp lãnh đạo và cán bộ công chức thực hiện, xử lý và
hoàn thành công việc, nhiệm vụ một cách nhanh chóng thuận tiện và hiệu quả nhất.
Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã và đang được sự quan tâm đầu
tư nhất định của lãnh đạo và cán bộ, công chức. Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã có
những hình thức và biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa chất lượng công tác
văn thư như: đầu tư vế trang thiêt bị, cơ sở vật chất cho công tác văn thư, tuyển
dụng và tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư, ứng dụng CNTT vào công
tác văn thư. Do vậy, công tác văn thư của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp tục được
Báo cáo thực tập cuối khóa

15

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

duy trì, hoàn thiện, phát huy mạnh mẽ vai trò, tầm quan trọng và vị trí của nó trong
hoạt động quản lý.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
* Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Trước đây cơ quan áp dụng một số văn bản về công tác soạn thảo văn bản:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư ban hành
ngày 08/04/2004. Nhưng từ ngày 08/02/2010 cơ quan áp dụng Nghị định
09/2012/NĐ-CP của Chính phủ, sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định
110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ
- Từ ngày 19/01/2011 cơ quan áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ
Nôi vụ về hướng dẫn trình bày kĩ thuật văn bản hành chính.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:
- Quy trình soạn thảo văn bản của Chi cục thường được soạn thảo theo
những bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản.
Việc xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản sẽ giúp người soạn
thảo xác định giới hạn của vấn đề chính và lựu chọn văn bản sao cho phù hợp và
giúp thu thập xử lý thông tin chính xác. Điều quan trọng là phải xác định được sự
cần thiết phải ban hành văn bản.

Bước 2: Chọn thể loại văn bản.
Từ việc xác định tính chất, mục đích, tầm quan trọng của văn bản người
soạn thảo văn bản sẽ lựu chọn thể loại văn bản phù hợp với đặc điểm tính chất
công việc nhằm nâng cao hiệu lực văn bản.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.
- Để nội dung văn bản đạt chất lượng cao phải thu thập thông tin đầy đủ
chính xác. Thông tin cần thu thập để ban hành văn bản của Chi cục được chia làm
hai loại:
- Thông tin pháp lý: là những thông tin làm cơ sở vững chắc đáng tin cậy.
- Thông tin thực tiễn: là thông tint hực tế giúp người soạn thảo tổng hợp
những số liệu, những nhận xét và đưa ra những đánh giá phù hợp.
- Sau khi thông tin được thu thập người soạn thảo sẽ tiến hành lựu chọn
thông tin cần thiết chính xác và loại bỏ những thông tin trùng lặp, nội dung không
đáng tin cậy những thông tin thứ yếu.
Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản.

Báo cáo thực tập cuối khóa

16

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Đề cương là dàn ý khái quát nội dung văn bản, một khi đề cương được xây
dựng chi tiết cụ thể, hợp lý, khoa học sẽ giúp người soạn thảo một cách nhanh
chóng và đạt hiệu quả cao.

Tại Chi cục đề cương văn bản được xây dựng dựa trên ý kiến của lãnh đạo
và gồm có bố cục 3 phần:
Phần mở đầu: xác định giới hạn của vấn đề, xác định vị trí phạm vị, xuất sứ
của vấn đề, xác định mục đích lý do ban hành văn bản.
+ Phần giải quyết vấn đề: căn cứ vào từng loại văn bản mà người soạn thảo
xây dựn từng thàh phần các chương, mục, điều được phân biệt bằng các ký hiệu
các chữ.
+ Phần kết luận: bất cứ văn bản nào cững có phần kết luận, người soanjt hảo
văn bản căn cứ vào từng loại văn bản, từng mục đích tính chất có thể kết luận phù
hợp.
Bước 5: Viết bản thảo.
Căn cứ vào đề cương để viết bản thảo, với những văn bản quan trọng Chi
cục sẽ tổ chức họp để lấy ý kiến hoặc gửi dự thảo để xin ý kiến.
Viết bản thảo được tiến hành theo các bước:
- Viết nháp
- Viết chính thức
- Viết lần cuối.
Bước 6: Duyệt bản thảo.
- Cá nhân soạn song bản thảo văn bản đều phải thông qua lãnh đạo phòng
phụ trách duyệt, sửa chữa, bổ sung. Trước khi văn bản trình Chi cục phó phụ trách
hoặc Chi cục trưởng ký ban hành phải chuyển qua trưởng phòng Hành chính- Tổng
hợp rà soát về nội dung, hình thức và kỹ thuật trình bầy văn bản.
- Trường hợp lãnh đạo Chi cục sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản thì
trưởng phòng Chuyên môn phải trực tiếp sửa chữa lại bản thảo.
Bước 7: Đánh máy, in ấn văn bản.
- Đánh máy phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh
máy phải hỏi ý kiến người soạn thảo văn bản đó.
- Nhân bản đúng số lượng văn bản phát hành.
- Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận

vă bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì
phòng soạn thảo phải có phụ lục nơi kèm theo để lưu ở văn thư.
- Sau khi đánh máy song cán bộn văn thư phải đói chiếu lại với bản thảo để
đảm bảo chính xác tuyệt đối. Văn bản sau khi đánh máy được giao cho người giao
bản thảo hoặc cán bộ chuyên môn có trách nhiệm theo quy định của cơ quan.
Báo cáo thực tập cuối khóa

17

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Bước 8: Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.
- Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản.
- Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 9: Trình ký văn bản.
- Sau khi được kiểm tra lại thể thức cũng như nội dung, văn bản được trình
cho lãnh đạo ký. Đối với những văn bản quan trọng phải có đủ hồ sơ, giấy tờ liên
quan đến văn bản trình ký để gười ký xem xét quyết định.
Bước 10: Hoàn thiện về mặt thể thức và thủ tục ban hành.
- Cán bộ văn thư sẽ hoàn thiện về mặt thể thức như: ghi số, ký hiệu, ngày,
tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản đúng số lượng yêu cầu, đăng ký vào sổ và
làm thử tục chuyển giao văn bản đi.
* Sơ đồ soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Trưởng, phó
Lãnh đạo phòng
phòng Chi cục
Bộ phận
Ký
nháy
- Ký duyệt
Trình
Trình
xử lý VB
- Duyệt dự thảo
phiếu trình
LĐ phòng văn bản
Lãnh đạo
- Dự thảo
- Ký văn bản
văn bảnChuyển lại cho chuyên
- Ký
thừa
lệnh
viên
sửa
sai hoặc hoàn thành để phát hành
- Lập
Chuyển in
Văn thư
- Kiểm tra thể
Bộ phận đánh máy
thức

- In
Đăng
ký
số
Chuyển
văn
thư
Phát
- Phô tô nhân
Đóng
dấu
VB
hành
bản
- Đóng bì, ghi
tên, địa chỉ nơi
nhận

* Thống kê số lượng văn bản của cơ quan.
Năm
Báo cáo Quyết
Công
Thông
định
văn
báo
2010
56
47
41

38
2011
62
45
54
42

Báo cáo thực tập cuối khóa

18

Kế
hoạch
21
31

Tổng số
văn bản
203
234

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý văn bản đi, đến là một hình thức giúp lãnh đạo Chi cục Văn thư Lưu

trữ có thể nắm bắt được tình hình ban hành, chuyển giao, tiếp nhận và giải quyết
văn bản.
* Quản lý văn bản đi:
- Trình tự quản lý văn bản đi.
- Tất cả văn bản đi của chi cục phát hành phải được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật( nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Chuyển phát văn bản đi.
Các văn bản phát hành đi ở mức độ khẩn, cán bộ văn thư có trách nhiệm làm
thủ tục phát hành ngay sau khi văn bản được lãnh đạo lý duyệt; chuyển giao trực
tiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, thực hiện nguyên tắc giữ kín niêm
phong, giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng.
Các văn bản thông thường phải được hoàn thành thử tục văn thư và chuyển
phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh, sau đó chuyển bản chính đến nơi nhận.
+ Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp
xếp theo thứ tự đăng ký, mỗi bản chính còn có hồ sơ giải quyết công việc được
giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.
Văn bản đi có chế độ mật lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà
nước. Được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp,hộp. Tuyệt đối không
được mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý
của Lãnh đạo.

Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu
văn thư có trách nhiệm theo dõi văn bản chính.

Báo cáo thực tập cuối khóa

19

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

* Sơ đồ chuyển văn bản đi của cơ quan.

Văn bản đi

Văn thư đăng
ký văn bản

Chuyển đi các
cơ quan

CSDL về công
văn giấy tờ
* Quản lý văn bản đến.
Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả văn bản được gửi đến chi cục văn thư và
lưu trữ đều được gửi qua bộ phận văn thư, văn thư có trách nhiệm quản lý và giải
quyết văn bản đến. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành bóc bì công

văn, vào sổ công văn đến, sau đó công văn được xử lý, phân loại rồi chuyển giao
cho các phòng, cho lãnh đạo Chi cục hoặc gửi tới đích danh cán bộ công chức
trong cơ quan được yêu cầu xử lý
Quá trình xử lý văn bản được văn thư tiến hành theo các công đoạn cơ bản
sau: Tiếp nhận văn bản (bao gồm các yếu tố thông tin được máy tinh cập nhật văn
bản đến như : số, ký hiệu văn bản, số đến, ngày gửi, ngày nhận, người gửi, người
nhận, người ký, từ khoá, cơ quan gửi, thuộc khối cơ quan, thời hạn xử lý, ghi chú,
văn bản kèm theo, đơn vị xử lý, tính chất, trích yếu, nơi lưu); xử lý đầu vào; phân
loại văn bản; cập nhật vào cơ sở dữ liệu; phân phối văn bản; giải quyết nội dung
vản bản và quản lý cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Việc quản lý văn bản của Chi cục Văn thư Lưu trữ được đảm bảo tương đối chặt
chẽ, công tác tra cứu thông tin được dễ dàng, phục vụ viêc giải quyết công việc
được nhanh chóng, thuận tiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thư
Lưu trữ Bắc Giang.
* Trình tự quản lý văn bản đến như sau:
- Tiếp nhận đăng ký văn bản đến.
+ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại vawb thư làn thủ
tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ,
đăng ký văn bản đến. Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các phòng và cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải
kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
+ Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản...; trường hợp
phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại
văn thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax( loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại
Báo cáo thực tập cuối khóa

20

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

trước khi đóng dấu đến, van bản đến chuyển phát qua mạng, trong tường hợp cần
thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “ Đến” . Đến khi nhận được bản chính
của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “
Đến”, ghi số và ngày đến ( số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm
đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển qua đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
+ Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo.
+ Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc bao gồm: các bì văn bản gửi đích
danh người nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
+ Đối với những bì thư có hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “ chỉ người có
tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người
có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý song, các văn bản trên phải chuyển cho trưởng
phòng Hành chính – Tổng hợp quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có
trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo Chi cục hoặc Trưởng phòng
Hành chính- Tổng hợp để xử lý.
+ Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận, dấu niêm phong( nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn,
mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số

ghi ngoài bì, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở
ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết
phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
+ Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dự liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Trình chuyển giao văn bản đến.
+ Tất cả cá loại văn bản đến sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư phải
trình Chi cục trưởng đọc và chuyển đến người giải quyết.
+ Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển
ngay đến Chi cục trưởng hoặc người phụ trách lĩnh vực để xử lý ( nếu Chi cục
trưởng vắng mặt), sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
+ Việc chuyển giao văn bản phải đmat bảo nhanh chóng, chính xác, đúng đối
tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Chi cục trưởng có trách nhiệm giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó chi
cục trưởng được Chi cục trưởng phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn
bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Báo cáo thực tập cuối khóa

21

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

+ Căn cứ nội dung văn bản đến, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng giao cho các

phòng chuyên môn hoặc cá nhân giải quyết. Trưởng các phòng chuyên môn phân
công cho cán bộ của phòng mình nghiên cứu giải quyết văn bản đến.
+ Trong công tác xử lý văn bản đến, Chi cục trưởng giap cho Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
. Xem xét toàn bộ văn bản đến và chuyển đến Chi cục trưởng để xem xét và phân
công thực hiện;
. Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết theo ý kiến của Chi cục
trưởng hoặc Phó Chi cục trưởng;
. Theo dõi, đôn đốc văn bản đến; Hàng tháng tổng hợp, báo cáo tình hình giải
quyết văn bản tại cuộc họp giao ban cuối tháng.
+ Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải
quyết không qua 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký văn bản đến.
Sơ đồ: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Các cá
nhân, tổ
chức

VB đến

Văn thư
Tổng hợp
chuyển VB

Chuyển LĐ

Lãnh đạo
(phân công )

( Trong ngày)

Sáng ngày hôm sau
Chuyển VT vào sổ VB

Bộ phận xử lý
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Chi cục Văn thư Lưu trữ Bắc Giang là cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở Nội vụ,
là cơ quan có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn của Sở Nội vụ.
Con dấu có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nước, cũng như việc ban hành các văn bản hay quyết định quản lý của cơ
quan, đơn vị, cá nhân. Dấu đóng vào văn bản nhằm thể hiện tính chất pháp lý của
văn bản, vị trí pháp lý của cơ quan tổ chức ban hành văn bản, khẳng định tính chân
thực và hiệu lực ban hành văn bản do các cơ quan quản lý hành chính và các chức
danh nhà nước ban hành.
Báo cáo thực tập cuối khóa

22

Khoa: Văn thư - Lưu trữ


Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Trang

Lớp: Cao Đẳng Văn thư- Lưu trữ

Quản lý con dấu nhằm mục đích đề phòng kẻ xấu sử dụng con dấu ở cơ
quan tổ chức làm giả các văn bản để thực hiên các hành vi phi pháp gây tổn hại
đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan tổ
chức và công dân. Việc quản lý con dấu còn nhằm mục đích đảm bảo tính kỉ

cương, ngăn ngừa sự tuỳ tiện trong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ chức.
- Quản lý và sử dụng con dấu. ( theo điều 23 của quyết định số 50/QĐCCVTLT về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, ban hành ngày
5/11/2011.)
+ Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp giúp Chi cục trưởng quản lý và sử
dụng con dấu của Chi cục theo đúng quy định hiện hành.
+ Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của Chi cục
và các loại dấu khác ( nếu có ) theo đúng quy định.
+ Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi
khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của Chi cục trưởng.
+ Không được tự ý giao con dấu cho người khác sử dụng khi không có sự
chỉ đạo của Chi cục trưởng bằng văn bản.
- Đóng dấu.
+ Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.
+ Không đóng dấu đối với văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy
của phòng chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng,
lem luốc.
+ Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
+ Đóng dấu giáp lai lên các bản hợp đồng, biên bản dự toán có nhiều trang.
Dấu được đóng vào khoảng giữa lề trái của văn bản.
+ Đối với tài liệu Bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ
mật : Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập trong quá
trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc. Hồ sơ sau khi
lập thành hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định của cơ quan và
theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Việc lập hồ sơ hiện hành nhằm mục đich theo
dõi, quản lý công việc, giải quyết công việc và phục vụ cho yêu cầu quản lý công
việc hiện tại của cơ quan. Đây là mắt xích quan trọng nối liền công tác văn thư và
công tác lưu trữ. Qua thực tế khảo sát và tìm hiểu, tôi nhận thấy việc lập hồ sơ
công việc của cán bộ, công chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thực sự tốt.

Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định
chung của cơ quan và theo đúng quy định của Nhà nước: hồ sơ công việc là toàn
bộ văn bản, tài liệu phản ánh quá trình hoạt giải quyết công việc gồm văn bản, tài
liệu gửi đến cơ quan. Trong những năm gần đây, nhờ những văn bản hướng dẫn
Báo cáo thực tập cuối khóa

23

Khoa: Văn thư - Lưu trữ