Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Cơ quan uỷ ban kiểm tra đảng ủy công an trung ương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. MỤC LỤC

A. MỤC LỤC.......................................................................................................1
B. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
C. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC...............3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.............3
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương..........6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ) ............7
CỦA CƠ QUAN...................................................................................................7
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ...........................................................7
2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng...............................8
2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng .............................9
2.1.3.Khảo sát công tác văn thư........................................................11
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ......................................................12
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư.....................................................12
2.2.1.1. Quản lý văn bản...................................................................12
2.2.1.2. Quản lý con dấu...................................................................12
2.2.1.3. Soạn thảo văn bản................................................................12
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu............................................................13
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ..................................................13
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan................13
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản
lưu trữ tại cơ quan........................................................................................13
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu......................................13
2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan............14

2.2.2.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ.................15
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG
AN TRUNG ƯƠNG..........................................................................................16
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:.........................................................................................16
1. Thực hành công tác văn phòng.....................................................16
1.1. Công tác tổ chức.........................................................................16
1.2. Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc................................19
2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:........................................20
Trần Thị Hằng
VTLT K6

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1. Tiêu chuẩn..................................................................................20
2.2. Theo dõi, chỉ đạo công tác văn thư:...........................................20
II. NỘI DUNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:.........................................................................................20
1.Cơ sở khoa học và thực tiễn...........................................................20
2. Nội dung quy trình thực hiện “ Công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến”:......................................................................................................21
III. THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT

VĂN BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY
CÔNG AN TRUNG ƯƠNG:......................................................................24
1.Các bước thực hiện “Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến”.
.....................................................................................................................24
1.1.Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến..................................................24
1.2.Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến..................................................24
1.3.Đăng ký văn bản đến ..................................................................25
1.4.Trình và chuyển giao văn bản đến .............................................25
1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.....26
2. Ưu điểm.........................................................................................26
3.Nhược điểm....................................................................................27
4. Một số giải pháp nhằm nâng cao “Công tác quản lý và giải quyết
văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
.....................................................................................................................27
Kết luận..............................................................................................................29
Phụ lục 01:.........................................................................................................33

Trần Thị Hằng
VTLT K6

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, nước ta đang trong tiến trình xây dựng và phát triển.Từ các cơ
quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trong quá trình

hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá
trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Vì vậy, công tác văn
thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Bởi lẽ,theo quy định của pháp luật thì những tài liệu lưu trữ đều là bản gốc, bản
chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằng chứng lịch sử.
Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp
lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức. Nếu
công tác văn thư và lưu trữ làm tốt sẽ góp phần quan trọng trong việc bảo đảm
thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu
đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời,
làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên
quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia...
Đối với Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương, công tác
văn thư được xác định là một mặt hoạt hoạt động quản lý của cơ quan, là nội
dung quan trọng và không thể thiếu, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương và được coi
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước về lĩnh vực chính trị - xã hội.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động quản lý thông tin bằng văn bản,
phục vụ cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
trang. Đảm bảo cung cấpmặt thông tin kịp thời, chính xác; đồng thời được coi là
một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần công tác
hoạt động của Văn phòng noi riêng. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng quản
lý của cơ quan, do vậy cơ quan nào muốn hoạt động tốt đều phải thực hiện tốt
công tác Văn thư. Nhận thức được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta
trong nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính, trong đó phải nói
đến công tác Văn thư đang dần được đổi mới để khẳng định mình.
Với tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong hoạt động quản
lý, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội

vụ, với chức năng, nhiệm vụ là đào tạo chuyên môn về công tác Văn thư – Lưu
trữ và một số ngành liên quan đến công tác Văn phòng. Trường được coi là cái
nôi chủ chốt đào tạo nhiều khóa học, nhiều học sinh – sinh viên, đáp ứng nhu
cầu của xã hội, góp phần phục vụ tốt cho hoạt động quản lý xã hội.
Là một học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, em được các Thầy, Cô
trang bị cho rất nhiều kiến thức bổ ích về chuyên ngành của mình. Song, em
thiết nghĩ “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết luôn phải gắn liền với thực
tiễn” cho nên em đã lựa chọn việc tìm hiểu chuyên sâu về công tác Văn thư và
cụ thể hơn đó là tìm hiểu về “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” –một
trong các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư, đúng như chuyên ngành mà
Trần Thị Hằng
VTLT K6

1

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mình đã được học; từ đó có thể vận dụng một cách hiệu quả vào công việc của
mình sau này. Quan trọng hơn là có điều kiện được cọ sát với thực tế. Được sự
đồng ý của Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương,
em được thực tập tại Văn phòng Cơ quanđó là điều kiện thuận lợi trước tiên của
em trong thời gian thực tập; có điều kiện để nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công
tác Văn thư của cơ quan mình gắn với kiến thức đã được học tại trường; từ đó áp
dụng vào công tác Văn thư được tốt hơn nữa cho Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương.

Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan và quyết định của trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2015 em bắt đầu công việc thực tập của
mình tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Thời gian đầu bắt tay vào thực tập em cũng còn rất nhiều bỡ ngỡ, vì chưa có
điều kiện thực hành trên thực tế, tất cả kiến thức về chuyên ngành chủ yếu mới
chỉ biết trên sách vở nên chưa thật sự quen với công việc. Trải qua 2 tháng thực
tập, được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và các đồng nghiệp trong cơ quan,
nhất là cán bộ Văn thư hướng dẫn về nghiệp vụ cho em, cùng với sự nỗ lực của
bản thân, được trau dồi kiến thức và kinh nghiệm em đã hoàn thành tốt kỳ thực
tập của mình.
Trong quá trình thực tập tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương, bản thân em đã rút ra được những bài học kinh nghiệm bổ ích và
trưởng thành lên rất nhiều trên cương vị được đảm nhiệm và thấy rằng: để thực
hiện tốt “ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” đòi hỏi cán bộ Văn thư
phải được trang bị đầy đủ các kiến thức chung và kỹ năng nghiệp vụ về công tác
văn thư mới đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư theo tiêu chí nhanh
chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
Để hoàn thành tốt được nội dung chương trình của khóa thực tập, bản thân
em xin được tỏ lòng biết ơn các thầy, cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và
sự quan tâm tạo điều kiện thuận lợi của Thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo văn phòng
cùng với sự giúp đỡ của các đồng nghệp trong cơ quan đã chia sẻ kinh nghiệm
thực tế giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thực tập này.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này của em tuy đã có nhiều cố gắng,
nhưng chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế nhất định, rất mong nhận
được sự góp ý của các thầy, cô giáo và sự tham gia ý kiến chân thành của các
đồng nghiệp để em bổ sung, hoàn chỉnh nhận thức giữa lý luận và thực tiễn về
“Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến” của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương.
Em xin trân trọng cảm ơn!

Trần Thị Hằng
VTLT K6

2

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
a, Lịch sử hình thành
Ngay từ khi thành lập, Đảng ta và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất quan tâm
đến công tác kiểm tra, giám sát, luôn xác định kiểm tra, giám sát là một trong
những chức năng lãnh đạo chủ yếu của Đảng, một bộ phận quan trọng trong
công tác xây dựng Đảng, đảm bảo mục tiêu, lý tưởng, cương lĩnh, chiến lược,
đường lối, chính sách, chỉ thị, nghị quyết của Đảng được nghiêm chỉnh thực
hiện, đồng thời tăng cường việc giữ gìn kỷ luật, sự đoàn kết thống nhất trong
Đảng.
Cùng với sự ra đời và phát triển của Ngành Kiểm tra Đảng nói chung, tổ
chức bộ máy và hoạt động kiểm tra, giám sát trong Đảng bộ Công an Trung
ương cũng không ngừng phát triển về mọi mặt. Ngành Công an được thành lập
ngày 19/8/1945, lúc đó tổ chức đảng ở cấp Trung ương trong Công an nhân dân
là một chi bộ. Đến năm 1945, phát triển thành Đảng bộ cơ sở Cơ quan Bộ Công
an trực thuộc Đảng ủy Cơ quan Chính dân Đảng Trung ương. Thời gian này,

công tác kiểm tra và kỷ luật đảng do cấp ủy làm. Từ năm 1966 đến năm 1975,
Đảng ủy Cơ quan Bộ Công ancử đồng chí Trần Ích, Uỷ viên Thường vụ Đảng
ủy phụ trách công tác kiểm tra và kỷ luật đảng. Từ năm 1975 đến năm 1979,
Đảng ủy Cơ quan Bộ Công an cử đồng chí Vũ Trọng, Ủy viên Thường vụ Đảng
ủy phụ trách công tác kiểm tra.
Ngày 14/11/1975, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa IV) ra Quyết định
số 45/QĐ-TW thành lập Đảng ủy Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) là cấp trên của
tổ chức cơ sở đảng, trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng.
Ngày 10/01/1980, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ra Quyết định số
31/QĐ-BCHTW về việc thành lập Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương.
Trải qua thời gian 35 năm hình thành và phát triển, Cơ quan Ủy ban Kiểm
tra Đảng ủy Công an Trung ương đã được Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Ủy ban
Kiểm tra Trung ương và lãnh đạo Bộ Công an ghi nhận thành tích và đã tặng
thưởng nhiều phần thưởng cao quý cho các tập thể và cá nhân, đó là:
+ Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương được tặng Huân chương
Hồ Chí Minh; từ năm 2003 đến năm 2007, hằng năm đều được Ủy ban Kiểm tra
Trung ương tặng Bằng khen; từ năm 2008 đến năm 2013 đều được tặng Cờ thi
đua của Ủy ban Kiểm tra Trung ương.
+ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng
ủy Công an Trung ương đều được tặng Huân chương Bảo vệ Tổ quốc hạng Hai
và hạng Ba; 06 năm liền từ năm 2008 đến năm 2013 được tặng Cờ thi đua của
Bộ; 09 cá nhân được tặng Huân chương Bảo vệ Tổ quốc các loại; 03 cá nhân
Trần Thị Hằng
VTLT K6

3

Lớp CĐ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được tặng danh hiệu “Chiến sỹ thi đua toàn lực lượng Công an nhân dân”, hằng
năm có nhiều tập thể và cá nhân được cấp trên khen thưởng.
+ Từ năm 2002 đến năm 2014 có 40 đồng chí trong cơ quan Ủy ban Kiểm
tra Đảng ủy Công an Trung ương được tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp kiểm
tra của Đảng”.
Cùng với toàn Đảng, toàn quân, toàn dân, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng
ủy Công an Trung ương đang bước vào chặng đường mới của thế kỷ XXI với khí
thế quyết tâm mới cùng với niềm tin về sự lớn mạnh, trưởng thành của mình.
b, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cơ quan Ủy
ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
Chức năng
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương (sau đây gọi tắt là
Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra) là cơ quan chuyên môn,nghiệp vụ thực hiện chức năng
tham mưu giúpỦy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương theo quy định của
điều lệ Đảng; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương. Thực hiện các nhiệm vụ do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng
ủy Công an Trung ương giao.
Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương xây
dựng các nghị quyết, chỉ thị, phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch
của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy về công tác kiểm tra, giám sát tổ chức
đảng cấp dưới và đảng viên trong đảng bộ chấp hành Cương lĩnh chính trị, điều lệ
Đảng, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quy chế của Đảng.
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát do Đảng ủy,
Ban Thường vụ Đảng ủy và Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương giao.

- Tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương hướng
dẫn, kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ đối với ủy ban kiểm tra và cơ quan ủy ban kiểm tra cấp dưới; thẩm định, đề
xuất chuẩn y ủy ban kiểm tra cấp dưới; phối hợp với các đơn vị liên quan xây
dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kiểm tra cấp dưới.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đề xuất ý kiến đóng
góp vào sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an
Trung ương đối với công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trong
đảng bộ.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương tổ chức thực hiện
chế độ thông tin báo cáo trong hệ thống công tác kiểm tra theo quy định của
Đảng; tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ và các chuyên đề nghiệp vụ công tác kiểm
tra, giám sát; nghiên cứu biên soạn tài liệu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát cho cấp ủy và cán bộ kiểm tra các
cấp trong đảng bộ.
- Phối hợp với cơ quan chức năng giúpĐảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy
Công an Trung ương theo dõi, giám sát việc thực hiện quy chế làm việc của Đảng
ủy và Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương.
Trần Thị Hằng
VTLT K6

4

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu cho Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương trong
công tác cán bộ thuộc diện Đảng ủy Công an Trung ương và Lãnh đạo Bộ quản
lý; tham mưu giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với
các tỉnh ủy, thành ủy và ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trong công tác kiểm
tra, giám sát đối với đảng viên và tổ chức đảng ở đảng bộ Công an các địa
phương theo quy chế phối hợp.
- Thủ trưởng cơ quan Uỷ ban Kiểm tra được Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương ủy quyền dự các hội nghị, hội thảo các chuyên đề liên quan
đến công tác xây dựng đảng, xây dựng lực lượng, công tác kiểm tra, giám sát của
Đảng ủy Công an Trung ương, Bộ Công an và các Tổng cục, Bộ Tư lệnh tổ chức
theo quy định; được tiếp nhận, nghiên cứu các báo cáo định kỳ của cấp ủy đảng
trực thuộc Đảng ủy Công an Trung ương, các văn bản của Trung ương, của Đảng
ủy Công an Trung ương và của Bộ Công an liên quan đến công tác Đảng, công
tác xây dựng lực lượng, hậu cần - kỹ thuật và các hoạt động chung của ngành
công an.
- Giúp Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương phối hợp với các
đơn vị chức năng nghiên cứu đề xuất nội dung để Đảng ủy Công an Trung ương
tham gia, thẩm định các đề án, chủ trương, kế hoạch của Trung ương liên quan
đến công tác xây dựng Đảng, công tác kiểm tra, giám sát; thực hiện hợp tác quốc
tế về những vấn đề liên quan đến công tác kiểm tra, giam sát và thi hành kỷ luật
Đảng theo quy định.
- Thực hiện công tác đảng, công tác xây dựng lực lượng của cơ quan Uỷ
ban Kiểm tra; bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ kiểm tra viên theo các quy định của
Đảng và sự chỉ đạo của Đảng ủy Công an Trung ương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương, Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Công an Trung ương giao. Khi
cần thiết Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra đề xuất Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương trưng tập cán bộ thuộc các cơ quan chức năng phục vụ công tác kiểm
tra, giám sát củaUỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Tổ chức bộ máy

Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra do Phó Chủ nhiệm Thường trực Uỷ ban Kiểm
tra Đảng ủy Công an Trung ương là Thủ trưởng Cơ quan, có 03 Phó Chủ nhiệm
Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là Phó Thủ trưởng Cơ quan.
Tổ chức bộ máy của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra
1. Văn phòng;
2. Phòng Kiểm tra, giám sát 1 (Phòng 1);
3. Phòng Kiểm tra, giám sát 2 (Phòng 2);
4. Phòng Kiểm tra, giám sát 3 (Phòng 3).
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Văn phòng và các
Phòng do Thủ trưởng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra quyết định sau khi trao đổi thống
nhất với Tổng cục trưởng Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân (Phụ
lục 01).

Trần Thị Hằng
VTLT K6

5

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương.
Vị trí, chức năng.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương (gọi là Văn
phòng) có trách nhiệm giúp Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Đảng ủy Công an

Trung ương (sau đây gọi là Thủ trưởng Cơ quan) tham mưu cho Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương ( sau đây gọi là Ủy ban Kiểm tra) chỉ đạo, hướng dẫn và
tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng trong
Đảng bộ Công an Trung ương; giúp đảng ủy và Thủ trưởng Cơ quan tổ chức
thực hiện công tác Đảng, đoàn thể, công tác xây dựng lực lượng, hậu cần trong
nội bộ Cơ quan.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng tham mưu giúp Thủ trưởng Cơ quan thực hiện các nhiệm vụ
sau đây:
- Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch, công tác
kiểm tra, giám sát của Đảng ủy và Ban thường vụ Đảng ủy và Ủy ban Đảng ủy
Công an Trung ương; hướng dẫn, triển khai thực hiện các nghị quyết, chỉ thị,
quy định của Đảng về công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng trong
Đảng bộ Công an Trung ương.
- Tổng hợp, the dõi hoạt động công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật trong
Đảng bộ Công an Trung ương; xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết các chuyên đề,
báo cáo định kỳ, đột xuất của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ủy ban Đảng
ủy Công an Trung ương về công tác kiểm tra, giám sát theo quy định; quan hệ,
phối hợp công tác với các phòng nghiệp vụ trong cơ quan, với các ủy ban kiểm
tra và cơ quan ủy ban kiểm tra các cấp trong Đảng bộ Công an Trung ương.
- Theo dõi và đề xuất tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện quy chế phối
hợp về công tác kiểm tra, giám sát giữa Ủy ban Đảng ủy Công an Trung ương
với ủy ban kiểm tra các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương.
- Thực hiện chức năng tham mưu về công tác Đảng, đoàn thể quần chúng,
công tác chính trị nội bộ, công tác bảo mật, công tác văn thư, hậu cần, quản lý
cán bộ, chiến sỹ và tài sản, phương tiện của cơ quan Ủy ban Kiểm tra và Văn
phòng theo quy định.
- Chánh văn phòng được dự các cuộc họp của Thường trực Ủy ban Kiểm
tra và Ủy ban Kiểm tra để làm nhiệm vụ thư ký hội nghị; đôn đốc các đơn vị
trong cơ quan thực hiện các chương trình, kế hoạch do Thủ trưởng Cơ quan chỉ

đạo; ký một số văn bản của Cơ quan do Thủ trưởng Cơ quan ủy quyền bằng văn
bản.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thủ trưởng Cơ quan giao(Phụ lục 02).

Trần Thị Hằng
VTLT K6

6

Lớp CĐ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ(LƯU TRỮ)
CỦA CƠ QUAN
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là cơ
quan chuyên môn thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
chịu trách nhiệm trước Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương về
tổng hợp thông tin và tham mưu,phục vụ sự điều hành quản lý của Cơ quan Ủy ban
Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương. Đảm bảo các điều kiện hoạt động củaCơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương làm
việc theo chế độ thủ trưởng và thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ.
Văn phòng Cơ quan hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Thủ
trưởng Cơ quan, Phó Chủ nhiệm Thường trực, có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ, tài liệu … trình đồng chí Phó Chủ nhiệm

Thường trực (hoặc đồng chí Phó Chủ nhiệm khi đồng chí Phó Chủ nhiệm Thường
trực đi vắng) xem và cho ý kiến, gửi công văn tài liệu cho các đơn vị và cá nhân
trong Cơ quan UBKT để triển khai thực hiện;
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, nhiệm kỳ của Đảng uỷ, BTV
Đảng uỷ, UBKT Đảng uỷ CATW và của Cơ quan.
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan Uỷ ban kiểm tra.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan
đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo (phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản).
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
- Chuẩn bị các nội dung, tài liệu cho các cuộc họp của Đảng uỷ, ghi biên bản
các cuộc họp Đảng uỷ khi Đảng uỷ yêu cầu;
- Dự thảo Nghị quyết, quyết nghị của Đảng uỷ, các thông báo, văn bản
hướng dẫn nội dung sinh hoạt định kỳ của các chi bộ;
- Thực hiện công tác nội bộ, thi đua – khen thưởng, chính trị, tư tưởng của
Văn phòng Cơ quan và Cơ quan UBKT.
- Lưu trữ, bảo quản các văn bản, tài liệu của Ủy ban Kiểm tra và Cơ quan
UBKT, quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên, bảo quản việc sử dụng con dấu của UBKT
và Cơ quan UBKT.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhân
viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
Trần Thị Hằng
K6

7

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01 đồng chí
Văn thư, 06 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 18 cán bộ. Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53. Nhìn chung đội ngũ cán bộ văn
phòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng chuyên
ngành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ.
- Về số lượng :
Với 18 cán bộ công chức làm việc tại Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương là một con số hợp lý so với yêu cầu và khối lượng
công việc đã đảm bảo được các nhiệm vụ công tác của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương. ỞVăn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương không có hiện tượng lao động dư thừa, nhàn rỗi.
- Về độ tuổi:
Cán bộ Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương
có tổng số 16 người, trong đó độ tuổi từ 40 trở lên chiếm đến 15 %, số còn lại dưới
40 tuổi trở xuống chiếm 75%. Cán bộ Văn phòng ngày càng được trẻ hóa tăng tính
năng động,nhiệt tình trong công việc.
- Về trình độ:
Trong tổng số 18 cán bộ công chức Văn phòng thì có 12 cán bộ có trình độ
Đại học và trên Đại học (Cả tại chức và chính quy) 04 cán bộ có trình độ Cao đẳng
và Trung cấp, 02 cán bộ có trình độ dưới Trung cấp. Lãnh đạo Văn phòng đều đã
tốt nghiệp Đại học và trên Đại học, có nhiều năm công tác trong Văn phòng. Các

cán bộ tổng hợp do yêu cầu đòi hỏi công việc hầu hết đã tốt nghiệp Đại học với
chuyên môn phụ trách. Những cán bộ có trình độ trung cấp và dưới trung cấp đảm
nhiệm những công việc như tạp vụ, lễ tân.
2.1.1. Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thể
thiếu để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Nhờ
những thiết bị này các cán bộ tổng hợp của Văn phòng tiết kiệm được thời gian
công sức, đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo Cơ quan chính xác đầy đủ, kịp
thời nhất. Văn phòng được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công
việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở
vật chất và trang thiết bị hàng năm lãnh đạo Cơ quan, lãnh đạo văn phòng đều chú
ý bổ sung những thiết bị mới:
- Máy vi tính :
Trong văn phòng Cơ quan có tất cả 11 máy vi tính các loại của các hãng
máy tính như : hãng LG,Samsung, Lenovo, HP. Phần lớn máy tính văn phòng là
đời mới với dung lượng bộ nhớ lớn, chức năng đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng
của tập thể cán bộ chuyên viên trong văn phòng Cơ quan.

Trần Thị Hằng
K6

8

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Để hệ thống máy tính trong Văn phòng Cơ quan hoạt động thuận lợi và giải
quyết các sự cố trong quá trình sử dụng, thì trong Văn phòng có 01 cán bộ tổng
hợp chuyên về công nghệ thông tin.
- Máy Photocopy
Cơ quan có máy 01 photocopy được đặt tại Phòng Văn thư - Văn phòng Cơ
quan phục vụ cho công tác sao in văn bản của Văn phòng và của cả cơ quan. Tất cả
văn bản khi được photo đều sắc nét, rõ ràng. Giấy A4 đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Máy Fax:
Văn phòng được trang bị 01 máy fax, do đặc thù công việc là phòng đầu mối
thông tin của cơ quan nên máy fax được đặt tại phòng Văn thư. Máy fax dùng để
nhận và gửi văn bản một cách chính xác tiện lợi không phải qua bưu điện, thường
dùng để fax những thông tin khẩn cấp.
- Máy điện thoại:
Là một phương tiện kỹ thuật dùng để liên giữa các phòng trong cơ
quan hoặc liên lạc ra các cơ quan bên ngoài.Đây là công cụ giao tiếp hàng
đầu về mức độ tiện lợi,nhanh chóng,dễ sử dụng được trang bị ở hầu hết các
phòng làm việc.
- Máy in:
Dùng để in tài liệu nhanh chóng thuận tiện được đặt tại hầu hết các phòng
mà cán bộ làm việc.
- Quạt điện + Điều hòa:
Được lắp ở tất cả các phòng của cơ quan.Tạo không khí mát mẻ thoái trong
công việc tránh được ảnh hưởng nông bức của thời tiết đến công việc.
- Bàn ghế:
Ở tất cả các phòng làm việc trong văn phòng đều có một đến hai bộ bàn
ghế, một bộ để cán bộ làm việc và một bộ dùng để tiếp khách. Ngoài ra,Cơ quan
UBKT còn có một phòng truyền thống rộng khoảng 30m2 có bố trí một bộ bàn ghế
tròn lớnvà một hội trường lớn có thể họp được hơn 100 người.
Ngoài các trang thiết bị kể trên thì Văn phòng còn trang bị các thiết bị máy
móc khác: Máy thông gió, bình phòng cháy chữa cháy.Tại các phòng làm việc đều

có tủ đựng tài liệu riêng cho cán bộ.Có một kho lưu trữ tài liệu riêng được kê nhiều
tủ đựng và giá đỡ tài liệu.Như vậy có thể khẳng định rằng, các trang thiết bị của
Văn phòng Cơ quan là tương đối đầy đủ, góp phần đắc lực trong việc nâng cao
năng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng cho các cán bộ chiến sỹ của Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.
2.1.2. Cách bố trí phòng làm việc của Văn phòng
Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy Văn phòng cơ quan được bố trí một
cách khoa học đã hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành
hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời giúp
cho lãnh đạo Văn phòng tránh khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự
chủ và hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất. Văn phòng được phân theo
chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một
Trần Thị Hằng
K6

9

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầu mối duy nhất đặt dưới sự chỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng Cơ quan Ủy
ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương.

Trần Thị Hằng
K6

10

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.3.Khảo sát công tác văn thư
Công tác văn thư giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan Nhà nước. Công tác văn thư là nội dung chủ yếu, chiếm một phần lớn hoạt
động của Văn phòng và được xem như là một bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý của Cơ quan. Vì vậy công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp
một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho nhiệm
vụ quản lý nhà nước của cơ quan, giữ lại đầy đủ chứng cứ để chứng minh cho mọi
hoạt động của cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, khoa học bảo đảm được các bí mật của cơ quan, đúng
chính sách quy định của Nhà nước.
Tổ chức công tác văn thư
Hoạt động của một cơ quan, đơn vị luôn luôn có sự gắn bó mật thiết với bộ
phận văn thư. Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có biên chế
01 đồng chí làm công tác Văn thư có bằng Đại học.
Tất cả mọi công việc soạn thảo, giải quyết công văn đi và đến, lập hồ sơ hiện
hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một đầu mối, còn các
đơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư chuyên trách. Vì
công việc nhiều, có một cán bộ Văn thư không xử lý kịp nên đôi khi có sự sai sót
trong các khâu xử lý văn bản.

Biên chế văn thư Cơ quan do bên Tổng cục Xây dựng Lực lượng Công an
nhân dân quyết định.
Lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ của cơ quan đều rất quan tâm và đánh
giá cao vai trò của công tác văn thư trong hoạt động văn phòng.
Bên cạnh việc thường xuyên quan tâm chỉ đạo về mặt nghiệp vụ, thì lãnh
đạo văn phòng cũng có chế độ khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng nhằm khuyến khích
các cán bộ văn thư làm việc hiệu quả hơn. Hàng quý hàng năm, văn phòng đều tổ
chức tổng kết công tác văn thư để rút ra những thiếu sót, hạn chế, từ đó có những
biện pháp khắc phục kịp thời.
Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng có một ý nghĩa rất
lớn trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc và đồng thời
giảm nhẹ cường độ lao động cho nhân viên.
Chính vì vậy mà phòng văn thư được bố trí ngay gần nơi ra vào của cơ quan,
gần cầu thang, thuận lợi cho việc giao nhận và giải quyết công văn giấy tờ từ các
đơn vị tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Đây là một cách tổ chức khoa học
trong công việc, công việc qua nhiều bước nhưng được giải quyết nhanh chóng,
không mất nhiều thời gian đi lại, mà thông tin trong văn bản được đảm bảo bí mật.
Ngoài ra văn phòng đã trang bị cho bộ phậnvăn thư những trang thiết bị
tương đối hiện đại
- Một máy vi tính được nối mạng nội bộ
- 01 máy in được nối với máy vi tính để in các văn bản khi cần thiết
-01 máy fax để nhận và gửi fax
- 01 máy điện thoại, 2 tủ đựng tài liệu, 2 bàn làm việc
Trần Thị Hằng
K6

11

Lớp CĐ VTLT

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-01 tủ dùng để bảo quản con dấu.
-01 Quạt điện, 01 quạt thông gió, 01 điều hòa
Các trang thiết bị chuyên dùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy bút, keo
dán, phong bì.
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư
2.2.1.1. Quản lý văn bản
Theo quy định chung của Bộ Công an và quy định riêng cụ thể của Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thì các nhiệm vụ của cán bộ Văn
thư được quy định như sau:
- Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu. Mỗi thể loại văn
bản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu theo quy
định. Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính và bảo quản
theo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định).
- Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng, năm số cho
công văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành. Vào sổ theo dõi, chuyển
cho Chánh Văn phòng xem xét rồi chuyển cho Thủ trưởng Cơ quan xử lý, sau đó
mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc người nhận và phải có ký nhận vào sổ theo
dõi. Các loại tài liệu gửi đích danh người nhận thì đóng dấu công văn đến ngoài
phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển cho người nhận. Các loại tài liệu khẩn phải
chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệu mật phải thực hiện đúng nguyên tắc quy
định.
- Đối với văn bản nội bộ của cơ quan cũng quản lý theo sổ riêng, đánh số, ký
hiệu theo quy định. Tất cả các văn bản này đều được sắp xếp lần lượt theo thứ tự
thời gian, số, ký hiệu để dễ dàng trong công tác kiểm tra, tra cứu.

2.2.1.2. Quản lý con dấu
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loại
văn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư. Khi nghỉ làm, việc chuyển giao
dấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định.
2.2.1.3. Soạn thảo văn bản
Văn phòng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương chủ yếu
giúp Cơ quan ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các
công việc của mình. Chính vì vậy việc các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn
thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn là cần thiết và quan
trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản mặt khác đây là
điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản chỉ đạo của Đảng ủy Cơ
quan được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên
có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu, tính chất
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Trần Thị Hằng
K6

12

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Duyệt văn bản
- Trình ký văn bản
- Ban hành văn bản
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu
Công tác lập hồ sơ có một vị trí quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ, vì
lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, nó là mắt xích gắn liền giữa công
tác văn thư với công tác lưu trữ. Do vậy công tác lập hồ sơ có được thực hiện tốt
thì công tác lưu trữ mới có nguồn bổ sung giá trị. Trong điều lệ về công tác công
văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Cán bộ nhân
viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn
khác nhưng đôi khi làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập
hồ sơ về những việc mình đã làm”.
Cơ quan chưa có những quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ. Các cán bộ
lập hồ sơ nguyên tắc (gồm các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Trung
ương) để làm căn cứ giải quyết công việc, hàng năm không phải nộp vào lưu trữ,
nhưng khi nghỉ vào chế độ bảo hiểm hoặc thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại
người làm thay công việc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy trái phép.
2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.2.1.Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của cơ quan
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có bố trí một phòng
lưu trữ riêng dùng làm kho lưu trữ cũng là phòng đọc.Có 01 đồng chí làm nhiệm
vụ lưu trữ.
Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang
bị đầy đủ, chỉ mới có các thiết bị như:giá,tủ, cặp ba dây,bìa hồ sơ.Còn những dụng
cụ bảo quản tài liệu như:máy hút bụi,máy điều hòa chưa được trang bị.
2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản lưu
trữ tại cơ quan
Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn bản
hình thành trong quá trình hoạt động sản sinh ra đó là tài liệu về Đảng, sinh hoạt

Đảng, các hồ sơ về giải quyết khiếu nại, tố cáo, cũng như công tác chính trị tư
tưởng tại các chi bộ trực thuộc.Ngoài ra, có các văn bản do các cấp ủy cấp trên gủi
đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.
- Số lượng phông lưu trữ.
Hiện nay phòng lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương chỉ bảo quản hồ sơ, tài liệu ở dạng thông thường, không thành lập phông lưu
trữ.
- Thành phần tài liệu của kho lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy
Công an Trung ương.
Thành phần tài liệu gồm:tài liệu về chỉ đạo,lãnh đạo của Đảng ủy Công an
Trung ương gửi đến; tài liệu phản ánh hoạt động của các phòng, ban trong Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương..
2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,
nội dung văn bản, chức năng của các văn bản....các tài liệu trong kho được lập
Trần Thị Hằng
K6

13

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành các hồ sơ hiện hành. Các hồ sơ được xác định giá trị để lưu trữ theo mức thời
gian cụ thể ở ba mức: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Nhân viên văn thư lưu trữ
thường xuyên thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu. Tại phòng

lưu trữ: tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu
đã được lập hồ sơ), cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ
sơ được lập theo năm. Tài liệu sau khi được chỉnh lý, thống kê bổ vào hộp sắp xếp
gọn gàng giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.
2.2.2.4. Tình hình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan
- Công tác phân loại,lập hồ sơ, xác định giá trị
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản,nội
dung văn bản,chức năng của các văn bản....các tài liệu trong kho được lập thành
các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu,các tài liệu lưu
trữ trong kho luôn được xác định giá trị để loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực và
chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của
cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiện cứu các tài liệu có trong kho.
- Công tác lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ chỉ dừng lại ở việc tập hợp các văn bản liên quan đến nhau
vào một cặp tài liệu. Tình trạng này cũng diễn ra ở phòng văn thư. Chính những
bất cập trên đã làm cho cán bộ lưu trữ rất vất vả khi tiến hành lập hồ sơ lưu trữ.
Chưa kể đến việc những tài liệu mang tính chất chuyên môn nếu để cán bộ lưu trữ
lập có thể không phản ánh hết nội dung, trình tự giải quyết công việc trong hồ sơ.
Không chỉ có vậy, việc không lập hồ sơ cũng chính là một nguyên nhân gây mất
mát thất lạc tài liệu.
Tài liệu không được lập hồ sơ, các cán bộ, chuyên viên lại không chịu nộp
tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định, hoặc có nộp cũng chỉ nộp những văn bản
giấy tờ không quan trọng. Cán bộ lưu trữ đến thời hạn giao nộp tài liệu chủ yếu
phải đến các phòng ban thu thập tài liệu. Công tác lập hồ sơ như trên đã khiến cho
các cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn khăn khi tiến hành công việc trong khi chất
lượng hồ sơ vẫn không được đảm bảo.
- Xác định giá trị tài liệu
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của bộ phận Lưu trữ tiến hành
đúng nghiệp vụ.Tuy nhiên việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có thời gian cụ
thể dừng lại ở ba mức:Vĩnh viễn,lâu dài,tạm thời.Bảo quản với thời hạn lâu dài

chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có
thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
- Công tác thu thập bổ sung.
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm tổ chức thường
xuyên. Hàng năm vào quý 1 của năm sau cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ,tài
liệu từ các phòng ban, các đoàn thể,văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc.
Việc lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như:Tài liệu chưa được sắp xếp
khoa học,chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu
nhưng không tìm được tài liệu bổ sung vẫn còn tình trạng giữ lâu dài ở các bộ
phận.
- Công tác thống kê.
Trần Thị Hằng
K6

14

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây là công việc thường xuyên của phòng lưu trữ bao gồm: thống kê tài
liệu, phương tiện bảo quản,công cụ tra cứu.Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan tài
liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập
hồ sơ),cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ). Mục lục hồ sơ được lập
theo năm.Tài liệu sau khi được chỉnh lý,thống kê bổ vào hộp sắp xếp gọn gàng
giúp cho việc tra cứu thuận tiện nhanh chóng.Tại phòng lưu trữ mối chỉ xây dựng
được sổ đăng ký mục lục hồ sơ các phương tiện thống kê khác chưa được xây

dựng.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương đã bố trí phòng lưu
trữ cùng với phòng văn thư được trang bị giá, tủ, cặp, hộp ngoài ra có một tử trưng
bày tài liệu, bình chữa cháy đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu.
Phòng kho lưu trữ chưa được trang bị máy điều hòa, máy hút bụi...cán bộ
lưu trũ thường xuyên kiểm tra vệ sinh tránh mối mọt tài liệu về cơ bản được bảo
quản tương đối tốt.
Hàng năm cơ quan đều có tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ, cửa sổ và
cửa chính đều được bố trí kính màu có rèm che tránh tác động của ánh nắng mặt
trời trực tiếp.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương đã xây dựng được quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu. Quy
định rõ trách nhiệm quyền hạn của người cung cấp tài liệu. Do nhu cầu sử dụng tài
liệu của phòng lưu trữ Văn phòng Cơ quan không lớn nên hình thức sử dụng chủ
yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng photocoppy hoặc sao y bản chính,
không cho mượn bản chính. Trường hợp cần bản chính phải làm phiếu mượn ghi
rõ mục đích mượn có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo văn phòng.
Thực tế phòng lưu trữ chỉ xây dựng công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ, việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu chưa được thực hiện. Công tác tổ
chức sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Cơ quan còn đơn giản vì chưa có
phòng đọc riêng, số lượng khai thác không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh
đạo và các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp cần tài liệu tham khảo mới có
yêu cầu.
2.2.2.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của văn
phòng còn hạn chế. Chưa xây dựng được phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi,
đến chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùng
các phương pháp thủ công để lưu văn bản mất rất nhiều thời gian.

Trần Thị Hằng
K6

15

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN” CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG
I.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN TRUNG
ƯƠNG:
1. Thực hành công tác văn phòng
1.1. Công tác tổ chức
Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương có tất
cả 18 cán bộ. Tất cả đều ở độ tuổi từ 22 đến 53. Nhìn chung đội ngũ cán bộ văn
phòng có độ tuổi và trình độ tương đối đồng đều, được bố trí sắp sếp đúng chuyên
nghành đào tạo đã giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cơ quan gồm có 18 cán bộ chiến sỹ và nhân
viên, trong đó: 01 đồng chí Chánh Văn phòng, 03 đồng chí Phó Chánh Văn phòng,
04 đồng chí làm công tác tổng hợp, tham mưu, 01 đồng chí kế toán, 01 đồng chí
Văn thư, 06 đồng chí lái xe, 02 đồng chí phục vụ, lễ tân.
* Đối với đồng chí Chánh Văn phòng:

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơ quan, quản lý điều hành mọi hoạt động
của Văn phòng và trực tiếp phụ trách:
- Công tác tổ chức, cán bộ, chế độ chính sách và đào tạo cán bộ của Cơ quan;
công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra.
- Công tác đảng; thư ký các cuộc họp của Uỷ ban kiểm tra, Thường trực Uỷ
ban kiểm tra và Đảng uỷ Cơ quan.
- Tham gia thành viên Ban chỉ đạo thực hiện Cuộc vận động “Công an nhân
dân chấp hành nghiêm điều lệnh; xây dựng nếp sống văn hoá vì nhân dân phục
vụ”.
* Đối với các Phó Chánh Văn phòng:
Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng và phụ
trách:
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, nhiệm kỳ của Đảng uỷ, BTV
Đảng uỷ, UBKT Đảng uỷ CATW và của Cơ quan.
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp của giữa UBKT Đảng uỷ CATW
với UBKT các tỉnh, thành uỷ; Quy chế phối hợp giữa các đơn vị tham mưu giúp việc
của Đảng uỷ CATW.
- Thực hiện quy định về xét bổ nhiệm ngạch kiểm tra viên trong lực lượng
CAND;
Trần Thị Hằng
K6

16

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi Chuyên đề NQTW 4 (Khoá XI) “Một số vấn đề cấp bách về xây
dựng Đảng hiện nay”.
- Tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW và sơ kết, tổng kết các lĩnh vực thuộc phạm vi phụ trách.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan
đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, kê khai tài sản minh bạch tài sản).
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách.
- Công tác chính trị nội bộ: các phong trào thi đua, cuộc vận động, công tác
thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban kiểm tra; công tác pháp
chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên truyền.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến phạm
vi, lĩnh vực phụ trách.
* Đối với các cán bộ tổng hợp:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm:
- Công tác Đảng của Đảng uỷ V31 gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp Đảng
uỷ; công tác Đảng vụ; quản lý đảng phí và hồ sơ đảng viên của Đảng bộ Cơ quan.
- Công tác tổ chức, cán bộ, nâng lương, thăng cấp bậc hàm; công tác đào tạo cán bộ
của Cơ quan; công tác xây dựng lực lượng Ngành kiểm tra; quản lý Hồ sơ cán bộ của Cơ
quan.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy trình, quy định liên quan

đến công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật đảng của Uỷ ban kiểm tra.
- Theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo, giao ban V24 (phòng chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí), kê khai tài sản minh bạch tài sản.
- Sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết và các chuyên đề về công tác kiểm tra,
giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, UBKT Trung ương,
Đảng uỷ CATW; tham gia ý kiến các văn bản của cấp trên gửi Đảng uỷ CATW, UBKT
Đảng uỷ CATW về công tác kiểm tra, giám sát có liên quan đến các nội dung trên.
- Báo cáo công tác tháng, chào cờ, quý, 6 tháng, năm, nửa nhiệm kỳ, nhiệm
kỳ của Uỷ ban Kiểm tra và Cơ quan.

Trần Thị Hằng
K6

17

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi việc thực hiện Quy chế phối hợp của giữa UBKT Đảng uỷ CATW
với UBKT các tỉnh, thành uỷ; Quy chế phối hợp giữa các đơn vị tham mưu giúp việc
của Đảng uỷ CATW.
- Thực hiện quy định về xét bổ nhiệm ngạch kiểm tra viên trong lực lượng
CAND.
- Quản lý hồ sơ nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật
Đảng của Ủy ban Kiểm tra đã kết thúc nộp lưu; sơ kết, tổng kết các lĩnh vực
thuộc phạm vi phụ trách.

- Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng về công tác chính trị nội bộ, phong trào thi đua,
cuộc vận động; công tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng, Cơ quan và Uỷ ban
kiểm tra; công tác pháp chế, cải cách hành chính, hợp tác Quốc tế, công tác tuyên
truyền.
- Sơ kết, tổng kết và tham gia các văn bản của cấp trên có liên quan đến
phạmvi, lĩnh vực công tác đảm nhiệm.
* Đối với các bộ hậu cần, kế toán:
Trợ lý giúp lãnh đạo Văn phòng đảm nhiệm về chế độ chính sách cán bộ,
hưu trí, nghỉ mát, bảo hiểm Y tế; thanh quyết toán, lương; quản lý tài sản, quân
trang và một số việc khác về công tác hậu cần; quản lý đảng phí của chi bộ Văn
phòng.
* Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ:
Đối với công văn đi phải ghi sổ đăng ký, đánh số, ký hiệu. Mỗi thể loại văn
bản, văn thư có nhiệm vụ quản lý theo sổ riêng, đánh số riêng và ký hiệu theo quy
định. Mỗi loại tài liệu của cơ quan phát hành đi phải lưu lại bản chính và bảo quản
theo quy định (trường hợp khác do Chánh Văn phòng quyết định).
Đối với công văn đến phải đăng ký, đóng dấu, ghi ngày tháng năm số công
văn đến, nội dung, trích yếu và cơ quan ban hành. Vào sổ theo dõi, chuyển cho
Thường trực Cơ quan xử lý, sau đó mới chuyển tài liệu cho bộ phận hoặc người
nhận và phải có ký nhận vào sổ theo dõi. Các loại tài liệu gửi đích danh người
nhận thì đóng dấu công văn đến ngoài phong bì, ghi sổ theo dõi và chuyển cho
người nhận. Các loại tài liệu khẩn phải chuyển ngay cho người, nơi nhận; tài liệu
mật phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định.
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu cho các loại
văn bản của cơ quan, thực hiện quản lý con dấu theo quy định về bảo mật, không
để cho bất cứ ai sử dụng ngoài nhân viên văn thư. Khi nghỉ làm, việc chuyển giao
dấu lại cho người khác do Chánh Văn phòng quyết định.
Đảm bảo đánh máy, in sao tài liệu phục vụ kịp thời yêu cầu của công tác
theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
* Đối với nhân viên lái xe:

Lái xe của cơ quan có trách nhiệm lái xe an toàn, chủ động đề xuất các biện
pháp giữ gìn bảo vệ xe an toàn, sạch đẹp; chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ giao
Trần Thị Hằng
K6

18

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông đường bộ và các quy định của Nhà nước, của cơ quan trong quản lý và vận
hành xe ô tô.
Phục vụ tốt việc đưa đón cán bộ lãnh đạo đi công tác, bảo đảm đúng giờ quy
định, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan và của Thường trực khi cần
thiết. Chỉ đưa xe ra khỏi cơ quan khi có sự Điều động của Chánh Văn phòng.
Trong trường hợp Thường trực trực tiếp điều xe thì lái xe có trách nhiệm báo cáo
lại để Chánh Văn phòng được biết.
Thường xuyên theo dõi tình trạng xe để bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời, tránh
hư hỏng nặng, thực hiện tiết kiệm xăng dầu, rửa xe, hút bụi và tự lau chùi để đảm
bảo xe luôn sạch sẽ.
Nếu để xảy ra mất mát phụ tùng, thất thoát xăng dầu hoặc gây tai nạn do chủ
quan thì lái xe có trách nhiệm bồi thường hoàn toàn.
Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, luôn ghi chép đầy đủ chính xác nhật trình
xe.
Nhân viên lái xe ngoài nhiệm vụ chuyên môn, có nhiệm vụ thực hiện các
công việc khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.

* Đối với nhân viên phục vụ, lễ tân:
Công tác lễ tân của Cơ quan; vệ sinh phòng họp, phòng làm việc một số
đồng chí lãnh đạo, chuẩn bị nước uống….
Thực hiện công tác vệ sinh cảnh quan môi trường Cơ quan, và thực hiện
công tác khác khi được lãnh đạo Văn phòng yêu cầu.
1.2. Bố trí văn phòng và trang thiết bị làm việc
Văn phòng của cơ quan được bố trí một cách khoa học đã hạn chế viêc lãng
phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm
được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời giúp cho lãnh đạo Văn phòng tránh
khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ,
nhân viên văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành nhiệm vụ
của mình một cách tốt nhất. Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của
từng bộ phận nhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự
chỉ đạo, điểu hành của Chánh Văn phòng
- Ưu điểm của hình thức này là giúp Chánh Văn phòng dễ điều hành công
việc, dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra điều động trang thiết bị phương tiện làm
việc....
- Nhược điểm của hình thức này là khó chuyên môn hóa công việc, thiếu
chính xác, có thể dẫn đến sự trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng
mức từng loại công việc.
Trong quá trình làm việc tại văn phòng một trong những yếu tố không thể
thiều để phục vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng. Nhờ
những thiết bị này các cán bộ chuyên viên tiết kiệm được thời gian công sức, đảm
bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo chính xác đầy đủ, kịp thời nhất. Văn phòng
được trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công
tác cho mỗi cán bộ. Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất và trang
thiết bị hàng năm lãnh đạo văn phòng đều chú ý bổ sung những thiết bị mới hiện
19
Trần Thị Hằng
Lớp CĐ VTLT

K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đại cho tất cả phòng ban. Tất cả các trang thiết bị của Văn phòng Cơ quan Ủy ban
Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương là tương đối đầy đủ, góp phần đắc lực
trong việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác văn phòng cho các
cán bộ nhân viên.
2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
2.1. Tiêu chuẩn.
- Cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư yêu cầu phải có bản lĩnh chính trị vững
vàng, phẩm chất đạo đức tốt, phương pháp công tác khoa học, tỷ mỷ, chính xác, trung
thực.
- Nắm chắc và vận dụng đúng đắn những quan điểm cơ bản chủ nghĩa Mác-Lênin
và tư tưởng Hồ Chí Minh; đường lối chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội của
Đảng, pháp luật của Nhà nước; chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, điều lệnh, điều lệ của
Công an nhân dân vào thực hiện nhiệm vụ.
- Nắm vững văn bản quy phạm pháp luật, nguyên tắc, chế độ, quy định về công
tác văn thư, lưu trữ của Đảng, Nhà nước có liên quan.
2.2. Theo dõi, chỉ đạo công tác văn thư:
Bộ phận Văn thư chịu sự giám sát chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và trực tiếp là
Chánh Văn phòng.
Thường xuyên cập nhật những văn bản của Nhà nước, Bộ Công an hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ để triển khai thực hiện như:
+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.
+ Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an Thông tư quy
định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về
quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nhập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
Và một số văn bản khác mà theo quy định của Bộ Công an không được trình bày
ở báo cáo này.
II. NỘI DUNG “CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN
BẢNĐẾN”CỦACƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA ĐẢNG ỦY CÔNG AN
TRUNG ƯƠNG:
1. Cơ sở khoa học và thực tiễn
a. Cơ sở khoa học (lý thuyết)
Từ thực tiến và yêu cầu của việc tổ chức điều hành hoạt động công tác quản
lý và giải quyết văn bản đến, đồng thời theo Công văn số 425/VTLTNN_NVTW
Trần Thị Hằng
K6

20

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản
đi, văn bản đến gồm 3 bước: tiếp nhân, đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao
văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đồn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trên lý thuyết được học em hiểu rằng: tất cả các văn bản bao gồm văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành… được gửi đến
cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản đến. Nguyên tắc chung đối với việc tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký
vào sổ và quản lý thống nhất; dù văn bản dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được
xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Được tiến hành các bước
theo Công văn số 425/VTLTNN_NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến gồm 3 bước: tiếp nhân,
đăng ký văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đồn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
b. Cơ sở thực tiễn ở cơ quan
Thực tế ở cơ quan, công tác quản lý và giải quyết văn bản đến cơ bản thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước và trình tự các bước theo Công văn 425,
phù hợp với đặc thù của Công an nhân dân. Tuy nhiên đối chiếu với công văn
425/VTLTNN-NVTW vẫn còn một số điểm khác biệt.
Ví dụ: - Mẫu dấu “Đến” : không có dòng “chuyển”.
- Số đăng ký văn bản đến: gồm 10 cột (có them cột: “lãnh đạo”).
2. Nội dung quy trình thực hiện “ Công tác quản lý và giải quyết văn
bản đến”:
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến tại văn thư cơ quan được thực hiện
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Quy trình thực hiện bao gồm các bước
sau:
- Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Thời hạn giải quyết văn bản đến
- Sao văn bản đến
Cụ thể được tiến hành như sau:
a. Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Tất cả các loại văn bản đến Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an
Trung ương bất kể từ nguồn nào đều do văn thư tiếp nhận. Nguồn văn bản đến Cơ
quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thông thường từ các cơ quan
Chính phủ, các bộ, ban ngành, các cơ quan trực thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Đảng ủy Công an Trung ương, các đơn vị đầu mối, ngoài ra còn một số văn bản
của các tỉnh ủy, thành ủy gửi đến. Khi tiếp nhận văn bản có kiểm tra, đối chiếu số
ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc
Trần Thị Hằng
K6

21

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bì không còn nguyên vẹn, bì đến muộn so với thời gian văn bản thì báo cáo Chánh
Văn phòng và nơi gửi văn bản biết để phối hợp giải quyết.
Sau khi tiếp nhận văn thư phân loại, bóc bì: loại được bóc là tất cả các loại
văn bản gửi đến Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương kể cả văn

bản mật, tối mất, tuyệt mật; loại không được bóc là những bì văn bản gửi đích danh
người nhận của các Thủ trưởng Cơ quan, các Ủy viên hoặc cán bộ thuộc các phòng
nghiệp vụ.
Những văn bản hẹn giờ và hỏa tốc được bóc trước để kịp thời giải quyết
ngay. Khi bóc đối chiếu số, ký hiệu văn bản trong và ngoài bì; nếu văn bản có kèm
phiếu gửi thì đối chiếu, ký xác nhận, đóng dấu trả lại nơi gửi văn bản; đơn thư,
khiếu nại, tố cáo và những văn bản ngày nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì
giữ lại bì, đinh kèm văn bản….
b. Đăng ký văn bản đến
Trước khi đăng ký văn bản đến, văn thư tiến hành đóng dấu đến và ghi số,
ngày đến, mục đích để xác nhận văn bản đã qua văn thư cơ quan và trách nhiệm
giải quyết văn bản của cơ quan, đồng thời để kiểm soát văn bản đến trong năm của
cán bộ văn thư phải theo dõi và quản lý.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu
“Đến”, ghi số đến, ngày đến, văn bản fax thì chụp lại trước khi đóng dấu đến;
những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không đóng dấu đến. Dấu
“Đến” đóng vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (văn bản có tên loại), dưới
trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc phía dưới ngày, tháng, năm của văn
bản. Mẫu dấu đến: kích thước 30mm x 50mm. Thông tin trên dấu gồm tên Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương (V31), số đến, ngày đến (mẫu dấu
đến: phụ lục 03).
Việc đăng ký văn bản đến được tiến hành như sau:
- Những văn bản gửi Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung
ương được đăng ký vào sổ văn bản đến.
- Những văn bản (hoặc bì) gửi đích danh các Thủ trưởng Cơ quan hoặc
Chánh Văn phòng vào sổ chuyển giao của các Thủ trưởng để giao nhận, hoặc gửi
các cá nhân thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương thì cán
bộ thuộc phòng nào thì vào sổ chuyển giao của phòng đó để giao nhận.
c. Chuyển giao văn bản
Sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ, văn thư sẽ chuyển văn bản đến đồng

chí Chánh văn phòng để xin ý kiến trình văn bản cho Lãnh đạo Cơ quan, trong
trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó Chánh Văn phòng
thường trực xem xét. Văn bản khi có ý kiến của lãnh đạo Cơ quan sẽ được đưa lại
cho bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư sẽ căn cứ vào ý kiến phân phối được ghi ở
góc trái trên cùng của văn bản mà phân loại đến địa chỉ phân phối.
Việc chuyển ý kiến của lãnh đạo văn phòng phải được văn thư chuyển đến
đúng địa chỉ một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn
bản.
Có thể nhận thấy việc quản lý văn bản đến trải qua rất nhiều quy trình. Tuy
nhiên thời gian văn thư tiếp nhận văn bản đến việc phân phối văn bản cho lãnh đạo
Trần Thị Hằng
K6

22

Lớp CĐ VTLT


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và các phòng ban chức năng giải quyết không quá 3 ngày. Văn thư quản lý công
văn đến thực hiện đúng quy trình và tiến độ công việc, rất ít trường hợp để văn bản
chuyển chậm, chuyển vòng.
d. Giải quyết văn bản đến.
Khi Thủ trưởng Cơ quan hoặc Chánh Văn phòng cho ý kiến chỉ đạo, giải
quyết văn bản đến, các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Những nội dung có ý kiến kết luận của Thủ trưởng Cơ quan phải được thông
qua Chánh Văn phòng xem xét lại và đồng ý mới thông báo cho các đối tượng có

liên quan.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị khác giải quyết, thì
photocopy văn bản và kèm theo phiếu chuyển có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng Cơ
quan để chuyển cho các đơn vị biết và thực hiện. Những văn bản lấy ý kiến của các
đơn vị tham gia, sau khi có ý kiến của đơn vị, khi trình Thủ trưởng Cơ quan quyết
định phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến cùa các đơn vị phối hợp kèm theo.
e. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra giải quyết văn bản đến.
Đồng chí Chánh Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến của các cơ quan; các đồng chí trưởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến thuộc chức năng, nhiệm
vụ của phòng mình; cán bộ văn thư có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của toàn cơ quan, nhất là đối với văn bản
đến của các Cơ quan Đảng ủy Trung ương và Bộ Công an chỉ đạo về chủ trương,
chính sách của Đảng, Nhà nước hoặc những văn bản xin ý kiến tham gia, có yêu
cầu thời hạn trả lời
f. Thời hạn giải quyết văn bản đến.
Thời hạn giải quyết văn bản đến là thời hạn được tính từ ngày văn bản đến
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Công an Trung ương. Thời hạn giải quyết văn
bản đến được quy định như sau:
- Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
- Giải quyết theo dõi yêu cầu của văn bản
- Không quá 3 ngày làm việc đối với những vấn đề thong thường.
- Không quá 7 ngày làm việc đối với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến
nhiều cơ quan, đơn vị.
- Trường hợp không đảm bảo thời gian quy định trên thì báo cáo lãnh đạo cơ
quan xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và
những việc cần làm tiếp theo.
g. Sao văn bản đến.
Việc sao văn bản đến được đồng chí Chánh Văn phòng hoặc đồng chí Phó
Chánh Văn phòng phụ trách mặt hoạt động đó quyết định. Văn bản sao được đăng

ký, quản lý như văn bản chính.
Việc sao văn bản “tuyệt mật” phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan
ban hành.
Khi tiến hành sao gửi bản chính của văn bản đó được lưu lại Văn thư, sắp
xếp khoa học đúng nghiệp vụ để thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác sử dụng,
hết năm bàn giao cho lưu trữ hiện hành.
Trần Thị Hằng
K6

23

Lớp CĐ VTLT