Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CÔNG TY cổ PHẦN sản XUẤT DỊCH vụ XUẤT NHẬP KHẢU từ LIÊM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (262.28 KB, 37 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
C. KẾT LUẬN 34....................................................................................................2
D. PHỤ LỤC............................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................4
B: PHẦN NỘI DUNG.............................................................................................6
CHUƠNG 1:.............................................................................................................6
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ
XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM............................................................................6
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản
xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm.. .................................................................................................6
1.1.1Lịch sử hình thành và phát triển..................................................................................................6
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TULTRACO.......................................8
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ chức. ................................12
CHƯƠNG 2:..........................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM...........................................13
2.1 Hoạt động quản lý........................................................................................................................13
2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO................................................................13
2.1.2tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty....................................................................14
2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO....................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ....................................................................................................................15
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản...................................................................................15
2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản...................................................................................................16
2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu .......................................................................................27
2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..........................28
CHƯƠNG 3: .........................................................................................................30
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TULTRACO
.................................................................................................................................30
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.............31
3.2 Một số đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của công ty cổ phần TULTRACO
...........................................................................................................................................................31
3.3 Một số kiến nghị..........................................................................................................................32
3.3.1 kiến nghị đối với công ty cổ phần TULTRACO...........................................................................32
3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................32
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................34
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, để hướng đến mục tiêu “Dân
giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ văn minh”, Nhà nước đã đề ra chủ
chương: Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Trong quá trinh công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước, ngoài những thành tựu to lớn đã đạt được về công nghệ
thông tin và khoa học kỹ thuật thì quy trình quản lý Nhà nuớc trên mọi lĩnh vực đã
có những thành tựu đáng kể. Nền hành chính quốc gia cũ dần được thay thế phù
hợp với sự phát triển của đất nước cũng như phù hợp với xu thế chung của thế giới.
Chính sách hội nhập của Nhà nước đã đem lại cho thế hệ trẻ cơ hội việc làm và cơ
hội để khẳng định mình nhưng đi cùng cơ hội đó là những thách thức đòi hỏi lớp
trẻ phải năng động và có khả năng làm việc độc lập cao.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu đòi hỏi đáp ứng cung cấp về thông tin
ngày càng lớn, để đáp ứng và quản lý được thông tin đó, con người đã tìm ra rất
nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội và văn bản
chính là phương tiện truyền đạt thông tin không thể thiếu.
Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện giao dịch sử dụng ngôn ngữ
viết và hình thành phổ biến trong các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản hình thành
chữa đựng nhiều thông tin quan trọng cũng như dễ trao đổi và làm việc đối với các
cơ quan tổ chức có liên quan. Thực tế đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nào thì việc thay đổi thông tin trở thành tất yếu. côn tác văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều
hành của nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Làm tốt công tác văn
thư sẽ giúp cho sự trao đổi thông tin được chính xác, kịp thời. góp phần giải quyết
công việc một cách hiệu quả nhất. Cũng chính vì vai trò trên mà công tác văn thư
được đánh giá là một nghành khoa học, có nhiều đóng góp tích cực trong cuộc cải
cách nền hành chính quốc gia.
Như vậy, có thể thấy rằng công tác văn thư có vai trò rất quan trọng. Trong những
năm gần đây, công tác văn thư đã được các cơ quan chức năng, các ngàng các cấp
đặc biệt quan tâm. Việc hiện đại hóa được chú trọng ở từng khâu nghiệp vụ. Làm
tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ cung cấp được một lượng thông tin đầy đủ chính
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xác và công việc cúng được giải quyết nhanh chóng, hạn chế nạn quan liêu giấy tờ,
đảm bảo bí mật của mỗi cơ quan.
Đó cũng là những lí do em chọn công tác văn thư làm đề tài thực tập tốt nghiệp và
trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu nước
mạnh xã hội công bằng, dân chủ văn minh, với nền kinh tế tri thức toàn cầu hội
nhạp ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng với sự phát triển như vũ bão
của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thư nói
riêng đã góp một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức và sự phát triển của đất nước.
Sau một thời gian dài được học tập và nghiên cứu tại khoa Văn thư – Lưu trữ
của trường Đại học Nội vụ Hà nội, em đã được trang bị những kiến thức về công
tác văn thư – Lưu trữ một cách đầy đủ và có hệ thốn. Nhưng thế là chưa đủ đối với
một sinh viên sắp ra trường. Ông cha ta từ xưa đã có câu: “Học di đôi với hành, lý
thuyế gắn liền với thực tế”. Chính vì vậy việc thực tập thực tế ở cơ quan, tổ chức là
một phần không thể thiếu trong chương trình học của nhà trường. Không những
thế đây còn là cơ hội quý báu để sinh viên có cơ hội tiếp cận với thực tiễn công
việc, so sánh đánh giá kiến thức xã hội, kiến thức chuyên môn đã học với những
công việc thực tiễn ở cơ quan. Điều này giúp cho sinh viên có thể hòa nhập tốt với
công việc sau khi mới ra trường.
Là một cán bộ Văn thư trong tương lai qua đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng
như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của
đất nước, thấy được những bất cập trong công tác văn thư ở cơ quan. Từ đó thấy
được trách nhiệm nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ là rất lớn. Giúp em củng cố niềm
tin để trở thành một cán bộ văn thư “vừa giỏi chuyên môn, vừa vững vàng trong
nghiệp vụ”
Sau gần 2 tháng thực tập tại công ty từ những kiến thức đã được lĩnh hội từ sự
chỉ bảo ân cần, tỉ mỉ của các thầy cô giáo áp dụng vào thực tế công tác văn thư
trong nhà trường em đã giải quyết công việc được giao một cách nhanh chóng,
khẩn trương và chính xác, đặc biệt là có tính khoa học cao. Về mặt tinh thần, em
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã mạnh dạn hơn, tự tin hơn mỗi khi làm việc; ngày càng thấy yêu và trân quý
nghề mà mình đang theo học.Cũng trong khoảng thời gian thực tập này, từ thực tế
công việc và lý thuyết được học em đã học hỏi được nhiều điều cho bản thân cũng
như tích lũy được nhiều kinh nghiệm bổ ích trong công việc và cuộc sống. Với
việc tiếp thu và bổ sung nhiều kiến thức từ việc áp dụng kiến thức lý luận vào thực
tế, em đã có cái nhìn sâu sắc hơn về nội dung nghiệp vụ trong công tác của mình
và có thêm niềm tin vào ngành nghề mình đã lựa chọn.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có một số khó khăn như: thời gian
thực tập còn ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt những công việc chuyên môn hay một
số môn học trong nhà trường chưa thể áp dụng được trong quá trình thực tập, một
số công việc được giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành vì kiến thức thực
tế còn nhiều hạn chế và đặc biệt là sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản về việc áp
dụng những quy định mới trong công tác văn thư đối với cơ quan giáo dục là chưa
thường xuyên, chưa có tính cập nhật nên khi áp dụng nghiên cứu lý luận vào thực
tế còn gặp nhiều khó khăn bởi lãnh đạo còn thấy khó khăn, chưa muốn thay đổi.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Sau khi nhận được sự hướng dẫn cụ thể của các thầy cô giáo bộ môn khoa
Văn thư – Lưu trữ; được sự đồng ý của công ty cổ phần sản xuất – dịch vụ - xuất
nhập khẩu Từ Liêm. Em đã được thực tập tại phòng Hành chính – Tổ chức của
công ty từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/201. Em nhận thấy rằng việc đi thực
tập là vô cùng quan trọng và hữu ích. Giúp em hiểu rõ một cán bộ làm công tác
văn thư nếu chỉ nắm vững những lý luận nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ mà phải có kỹ
năng thực hành tốt. Một cán bộ văn thư giỏi là người luôn thực hành cácc nghiệp
vụ một cách thành thục và có chất lượng năng suất cao. Môi trường làm việc giúp
cán bộ văn thư nâng cao tay nghề và trình độ lý luận nghiệp vụ. đây cũng là nơi em
học hỏi được những kinh nghiệm của các anh chị, cô chú đã làm việc lâu năm;
đồng thời giúp em nhận thấy rằng giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối. dôi khi
quá rình giải quyết công việc, bên cạnh việc tuân theo nguyên tắc nhất định thì cán
bộ văn thư cần linh hoạt sao cho phù hợp với thực tế điều kiện của cơ quan để giải
quyết công việc một cách tiện lợi nhất.
Việc hoàn thành kết quả Báo cáo thực tập về đề tài “ Công tác văn thư” tại
Công ty cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm là kết quả của quá
trình nghiên cứu và tìm hiểu cùng sự nỗ lực của bản thân trong suốt quá trình thực
tập tại Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm. Trong quá
trình thực tập ngoài sự cố gắng của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ của các
Thầy, Cô, các Bác; các Chú cùng toàn thể các Anh, Chị tại nơi thực tập. Chính
điều này đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập cũng như để em có thể
hoàn thành bản báo cáo thực tập của mình.
Trước hết em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ nhiệt tình của
chị Bùi Thị Kim Liên, cán bộ văn thư phòng Hành chính tổ chức của công ty cổ
phần sản xuất – dịch vụ - xuất nhập khẩu Từ Liêm đã hướng dẫn và tạo điều kiện
cho em có thể trải nghiệm công việc của cán bộ văn thư văn phòng cũng như đã
giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình em thực tập tại Quý Công ty và việc em có thể
hoàn thành bản Báo cáo thực tập này.
Em cũng xin chân thành cám ơn các Thầy cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô trong trường đã giảng dạy em
trong hơn 3 năm học tại trường. Chính các Thầy cô đã xây dựng cho chúng em
nhiều kiến thức vô cùng quý báu về chuyên môn và cũng là nền tảng để em có thể
hoàn thành bản báo cáo này và xa hơn nữa là công việc sau khi ra trường.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do bản thân còn có nhiều hạn chế
và do nhiều yếu tố khác nhau nên em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất
mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các Thầy cô giáo trong trường; các
anh chị, cô chú trong công ty để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Hằng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B: PHẦN NỘI DUNG
CHUƠNG 1:
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ
XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm..
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
- Tháng 01/1980 thành lập HTX mua bán huyện Từ Liêm, kinh doanh ban
đẩu là tự tổ chức kinh doanh và quản lý 25 cơ sở mua bán.
- HTX mua bán hoạt động đến tháng 07/1986 thì tách một bộ phận kinh
doanh ra thành lập “công ty kinh doanh tổng hợp” nằm trong HTX mua bán huyện
Từ Liêm. Đến tháng 09/1992 sáp nhập HTX mua bán Huyện Từ LIêm và công ty
kinh doanh tổng hợp thành công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ
Liêm.
- Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên công ty thành
công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, gọi tắt là TULTRACO
(sau đây em xin gọi theo tên viết tắt)
- Công ty có tên gọi: Công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ
Liêm
- Tên gia dịch quốc tế: TULIEM PRODUCT SER VICE IMPORT EXPORT
JOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO.
- Trụ sở: Km số 9 – Đuờng Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội.
- Điện thoại: 04.22.153.666
- Fax: 04.37643783
- Email:
- Mã số thuế: 0100703863
- Vốn điều lệ khi thành lập công ty là:10.297.000.000 VNĐ, trong đó vốn
nhà nuớc chiếm tỉ lệ 19,5% vốn cổ đông và cán bộ công nhân viên chiếm tỉ lệ
80,5%.
- Nghành nghề và lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh tổng hợp xuất nhập khẩu
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các loại vật tư, thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp,
giao thông vận tải, thiết bị văn phòng và những mặt hàng tiêu dung thiết yếu; kinh
doanh duợc, kinh doanh bất động sản; kinh doanh xăng dầu và thuơng mại nội
thuơng; kinh doanh các nhà hàng, khách sạn.
- Công ty Cổ phần sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm thuộc sở
hữu của các cổ đông được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa danh nghiệp Nhà nuớc.
Công ty hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội Nhà nuớc
CHXHCH Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 21/2/1990 và luật sủa
đổi một số điều của Luật công ty do Quốc hội CHXHCN Việt Nam khóa VIII, kỳ
họp thứ 5 khóa XI thông qua ngày 22/6/1994.
- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, đuợc mở tài khoản tại
ngân hàng, có số vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các
khoản nợ của công ty mang số vốn hữu hạn đó. Công ty tự hạch toán kinh doanh
độc lập, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi toàn
lãnh thổ VIệt Nam. Công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong và
ngoài nuớc theo quy định của pháp luật VIệt Nam
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
TULTRACO
A. Cơ cấu tổ chức của công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
P. Kinh doanh 1
Văn phòng BGĐ
P. Kinh doanh 3
Phòng HCTC
P. Kinh doanh dựơc
Phòng KTTV
P. Nội Thuơng
P. Bất động sản
P. Kinh doanh 10
Phòng bảo vệ
Các tổ
CN Miền nam
P. Điều hành siêu thị
P. KD khách sạn
Các tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
Các tổ
8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có 14 bộ phận hợp thành đứng đầu là Hội đòng quản trị (HĐQT), dưới
HĐQT là Ban giám đốc (BGĐ), và các bộ phận chức năng chia làm 14 phòng
chuyên môn, không chia làm các ban. Một số phong kinh doanh 10, siêu thị,
Khách sạn có tố trực thuộc.
•
HĐQT gồm 7 thành viên, trong đó Chủ tịch HĐQT đồng thời là Tổng
giám đốc và Phó tổng giám đố công ty.
• Phòng Tổ chức hành chính: quản lý về nhân sự
• Phòng kế toán: quản lý về các mặt tài chính công ty
• Phòng nội thương: quản lý kinh doanh trong nước
• Phòng dược: kinh doanh dược phẩm
• Phòng Bất động sản: kinh doanh bất động sản
• Văn phòng ban giám đốc: quản lý hoạt động phục vụ hoạt động của văn
phòng và làm việc do ban giám đốc giao
• Phòng kinh doanh 1: kinh doanh cac thiết bi máy móc công nghiệp
• Phòng kinh doanh 3: kinh doanh điện tử điện lạnh
• Phòng kinh doanh 10: nhập khẩu và kinh doanh thép, kinh doanh xăng dầu
• Phòng siêu thị: kinh doanh siêu thị TULTRACO
• Phòng khách sạn Quê hương: kinh doanh khách sạn
• Chi nhánh tại Miền nam: kinh doanh chủ yếu mặt hàng xe máy
• Phòng bảo vệ: phụ trách an ninh cơ quan
B. Mối quan hệ của công ty đối với môi trường bên ngoài
- Công ty có mối quan hệ rộng rãi với nhiều nhà cung cấp và khách hàng ở cả
trong nước và ngoài nước
Mặc dù có chức năng xuất nhập khẩu nhưng hướng kinh doanh chủ đạo của
công ty trong thời gian qua là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về bán trên thị
trường trong nước.
Khách hàng của công ty là người mua buôn, đại lý, và cả khách hàng tiêu dùng
cuối cùng ( khách hàng của siêu thị TULTRACO) .
- Về cung cấp:
+ Đối với thị trường Châu Âu, các nhà cung cấp chủ yếu là: Italia, Bỉ, Đức
+ Đối với thị trường châu Á, các nhà cung cấp chủ yếu là: Trung Quốc, Hàn
Quốc, Singapore, Ấn Độ, Đai Loan, Thái Lan và Nhật Bản.
- Các phòng kinh doanh được giám đốc giao khoán về khách hàng cũng như thị
trường trong va ngoài nước do các phòng tự hoạt động và mở rộng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. Ngành nghề kinh doanh.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc phục vụ
cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn phòng và
những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu.
- Buôn bán tư liệu sản xuất tiêu dùng
- Kinh doanh bất động sản
- Buôn bán thuốc bảo vệ thực vật được phép lưu hành tại Việt Nam
- Mua bán phòng và chữa bệnh cho người và dụng cụ y tế thông thường
- Kinh doanh các loại rượu
- Mua bán điện thoại di động, cố định, linh kiện điện thoại và các loại thiết bị
thông tin.
- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông, công
trình thủy lợi, công trình đường lối cấp thoát nước, trang trí nội thất, thi công xây
dựng công trình kỹ thuật.
- Kinh doanh vật tư máy móc thiết bị in vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng và các loại lương
thực, thực phẩm khác.
D. Mối quan hệ các bộ phận chức năng khác trong công ty:
Mối quan hệ của văn phòng Ban giám đốc với các bộ phận chức năng khác
trong công ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ do Ban giam đốc giao,
có sự kết hợp chặt chẽ với nhau:
+ Tiếp nhận và thực hiện các quy định, quyết định về các mặt hoạt động của
công ty từ Ban giám đốc.
+ Thực hiện thông báo tiếp nhận và phân phối các văn bản tới các bộ phận đơn
vị có nhiệm vụ thi hành.
+ Đối với các phòng khác trong công ty, Văn phòng Ban giám đốc có mối quan
hệ chặt chẽ trên cơ sở trách nhiệm được giao, hỗ trợ về chuyên môn, cùng phát
triển trên cơ sở mục tiêu chung của công ty.
+ Đảm bảo các công tác đối nội đối ngoại của Ban giám đốc.
- Quan hệ trong nội bộ Phòng là quan hệ theo hàng dọc, đứng đầu là Chánh văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao.
E. Nhân lực của công ty
Số lượng lao động:
Tổng số lao động của công ty gồm 161 người, trong đó gồm 3 nhà quản trị
cấp cao, 24 trưởng phó phòng và 134 nhân viên.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt và cổ đông trong công ty đa số là cán bộ nhân viên của
doanh nghiệp nhà nước trước kia chuyển sang công ty cổ phần. Do đó các vị lãnh
đạo chủ chốt công ty hiện tại cũng từng là lãnh đạo công ty Nhà nước trước đây
được cổ đông tín nhiệm bầu ra.
Đội ngũ cán bộ là những người có chuyên môn, được sử dụng đúng trình độ,
trong đó có 44% cán bộ công nhân viên có trình đọ Đại học, Cao đẳng đặc biệt
công ty có đội ngũ trẻ hết sức năng động được đào tạo chuyên môn bài bản và giàu
nhiệt huyết.
Kết cấu lao động:
- Theo trình độ: 46 người tốt nghiệp đại học, cao đẳng
115 người tốt nghiệp trung cấp
- Theo độ tuổi: 34 người dưới 30 tuổi
98 người trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi
29 người trên 45 tuổi
- Theo giới tinh: 82 nữ
79 nam
- Theo tính chất công việc: 122 người phục vụ phòng kinh doanh
39 người phục vụ phòng chức năng
- Theo hợp đồng: 161 người ký hợp đồng không thời hạn.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – tổ
chức.
+ Cùng với Ban giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn bộ Công ty phù
hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty . Xây dựng kế hoạch nhân sự cho các
phòng ban trong Công ty.
+ Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của công
ty và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó.
+ Ra các quyết định, bổ nhiệm nâng lương khen thưởng và kỷ luật trong
toàn công ty.
+ Đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho Cán
bộ công nhân viên trong Công ty.
+ Thực hiện công tác thi đua khen, thưởng của công ty.
-
Mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác trong Công ty:
Mối quan hệ của Phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác trong
Công ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ do Ban giám đốc giao, có sự
kết hợp chặt chẽ với nhau:
+ Tiếp nhận và thực hiện các quyết định về nhân sự của Ban giám đốc
+ Thực hiện thông báo, tiếp nhận và phân phối các quyết định
Quan hệ trong nội bộ Phòng là quan hệ hàng dọc, đứng đầu là trưởng phòng,
sau đó là các nhân viên nghiệp vụ. Các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được
giao, tuy nhiên trong phòng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các thành viên, hỗ trợ
lẫn nhau hoàn thành tổt nhiệm vụ của phòng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
12
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẢU TỪ LIÊM
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo , chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, co
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ ttrang nhân
dân.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư của công ty TULTRACO
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Được coi là một mắt xích quan trọng trong
luồng máy quản lý Nhà nước nói chung và trong hoạt động quản lý của Công ty cổ
phần TULTRACO nói riêng.
Đối với nhiều công ty, công tác văn thư có thể hiểu đơn thuần là công việc
xử lý văn bản đi – đến; đóng dấu; sao lưu văn bản theo yêu cầu của Giám đốc, đơn
vị, cá nhân trong công ty phục vụ cho đầu tư sản xuất, kinh doanh, mang lại nguồn
lợi nhuận cho công ty. Như vậy, công tác văn thư đã trở thành trung tâm xử lý văn
bản của cả công ty. Và như thế, việc tổ chức công tác văn thư sao cho hợp lý khoa
học là thực sự rất cần thiết. Muốn tổ chức công tác văn thư một cách hợp lý khoa
học, thì cơ quan phải dựa trên các yếu tố sau:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi thẩm quyền của Công ty;
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị;
- Khối lượng văn bản hàng năm.
Công ty cổ phần TULTRACO có quy mô hoạt động tương đối lớn, cơ sở vật
chất đầy đủ hiện đại để phục vụ tốt cho công tác văn thư. Công ty đã lựa chọn hình
thức tổ chức văn thư tập trung. Việc tiếp nhận xử lý văn bản đi – đến đều do phòng
Hành chính – Tổ chức đảm nhiệm. Theo hình thức này, bộ phận văn thư thuộc
phòng Hành chính – Tổ chức là đầu mối tiếp nhận văn bản và giải quyết các khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư. Việc bố trí như vậy khá hợp lý, giúp quản lý chặt
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chẽ, thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
2.1.2 tình hình cán bộ làm công tác văn thư của công ty.
Để công tác văn thư của Công ty hoạt động có hiệu quả, ngoài việc đầu tư các
trang thiết bị hiện đại, yếu tố con người cũng là vô cùng quan trọng. Hiểu được
tầm quan trọng trong việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, Công ty đã bố trí 01
cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư được quy
định rõ ràng là thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư (Đánh máy văn
bản; quản lý văn bản đi – đến; đóng dấu theo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu của
Công ty).
Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm
cao, trình độ tin học tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính và các trang thiết bị văn
phòng thành thạo, đảm bảo kịp thời việc đánh máy, in ấn, nhân bản văn bản, tài
liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, cán bộ văn thư luôn
thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan.
Điều này hạn chế được những nhầm lẫn, sai xót trong công tác quản lý giấy tờ.
Ngoài ra để phục vụ cho hoạt động của Công ty, cán bộ văn thư đã có những linh
hoạt trong việc xử lý văn bản nhưng vẫn tuân theo những nguyên tắc chặt chẽ.
Nhìn chung việc bố trí cán bộ văn thư là phù hợp với điều kiện hoạt động của
Công ty. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong hoạt động của cơ
quan, cần tuyển dụng thêm cán bộ văn thư để công tác văn thư hoạt động có hiệu
quả hơn nữa.
2.1.3 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Công ty cổ phần TULTRACO.
Tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả, năng suất
cao, ngoài việc đầu tư đầy đủ trang thiết bị; bố trí cán bộ văn thư có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc chỉ đạo đúng đắn kịp thời từ cấp trên là rất
quan trọng.
Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức là người trực tiếp chịu trách nhiệm và
giúp Ban lãnh đạo Công ty về việc thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư, chỉ
đạo cán bộ văn thư thực hiện các khâu nghiệp vụ. Trưởng phòng Hành chính – Tổ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
14
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ
thuộc phạm vi, quyền hạn của mình.
Công ty đã áp dụng các văn bản quy định về công tác văn thư của Nhà nước để
phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh:
- Nghị định 110/ 2004/ ND - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Công văn số 425/ VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
-Nghị định số 58/ 2001/ ND – CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về “Quản lý
và sử dụng con dấu”.
-Thông tư liên tịch số 07/ 2002/ TT – LT ngày 06/ 5/ 2002 của Bộ Công an và
Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về việc “ Hướng dẫn thực hiện một số quy định tại
Nghị định số 58/ 2001/ ND – CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu”.
Để đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức cho
cán bộ văn thư đi học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Ngoài ra cán bộ văn thư
còn được tham gia đóng góp ý kiến cho việc xây dựng quy chế văn thư để công tác
văn thư ở Công ty để công việc được giải quyết hiệu quả tốt hơn.
Như vậy, việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư ở Công ty có vị trí quan trọng.
Thực tế hiện tại Công ty vẫn chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư. Do
vậy, yêu cầu đặt ra là Công ty cần xây dựng quy chế công tác văn thư có như vậy
mới làm tốt được các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng
nó gắn liền với hoạt động của cơ quan nói chung và văn thư nói riêng. Từ việc ban
hành các chủ trương, chính sách, xây dượng chương trình, kế hoạch công tác, chỉ
đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình công tác, đề đạt ý kiến
lên cấp trên, trao đổi công việc với cơ quan, đơn vị có liên quan….chủ yếu đều thể
hiện bằng hình thức văn bản, hay nói cách khác đều được văn bản hóa. Văn bản là
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
15
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ quan nói riêng.
Việc xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy trình: soạn
thảo- duyệt- đánh máy- ký- đóng dấu.
•
Quy trinh soạn thảo văn bản:
Thực tế về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty cổ phần TULTRACO Từ
Liêm về cơ bản đã thực hiện theo những quy định tại Nghị định 110/NĐ-CP ngày
08/4/2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005;
Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuật
trình bày văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên do là một cơ quan
kinh doanh nên công ty cũng có những văn bản mang tính chất riêng của doanh
nghiệp mình mà các yếu tố văn bản nhà nước không quy định.
Để đảm bảo tính chính xác của văn bản thì việc soạn thảo văn bản của cơ
quan giao cho cán bộ chuyên môn của các bộ phận, phòng ban của cơ quan soạn
thảo va chịu trách nhiệm về đảm bảo nội dung cũng như thể thức văn bản.
Sau khi thảo văn bản xong được trình cho trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến.
Trưởng đơn vị xem duyệt và chuyển cho bộ phận đánh máy thực hiện sau đó trình
thủ trưởng ký và ban hành văn bản
Hoàn thiện và ban hành văn bản. văn bản sau khi đẫ được thủ trưởng đơn vị
duyệt, đưa lại cho văn thư để láy số đăng ký vào văn bản đi, nhân bản và đóng dấu.
Trong việc soản thảo và ban hành văn bản của Công ty cổ phần
TULTRACO Từ Liêm bản thân em nhận thấy về công tác này công ty đã thực hiện
tương đối phù hợp với yêu cầu của các văn bản quy phạm pháp luật và sự chỉ đạo
của Ban lãnh đạo công ty. Nhưng trong tất cả các bước có một điểm đóng vài trò
khá quan trọng, đó là chữ ký nháy ở cuối văn bản của những người có trách nhiệm
thì không có. Đây là một lỗi có lẽ không chỉ riêng ở Công ty cổ phần TULTRACO
Từ Liêm mới có mà hầu như tất cả những văn bản của các doanh nghiệp khác khi
có sự hợp tác, trao đổi với công ty nhìn văn bản đều không có yếu tố này.
2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản
A. Công tác quản lý văn bản đi
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
chuyển lưu nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Qua thời gian thực tập ở công ty cổ phần TULTRACO em thấy rằng quy
trình tổ chức quản lý văn bản đi của công ty thực hiện tương đối theo công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2012 về việc quản lý hướng dẫn văn
bản đi, đến. Quy trình quản lý của công ty cũng đảm bảo theo nguyên tắc tập
chung, nhanh chóng, chính xác, bí mật và theo quy trình nhà nước đã quy định.
Văn bản đi tập chung về đầu mối đó là bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính tổ
chức của công ty. Làm như vậy để đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi
của công ty được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Quy trình quản lý văn bản đi của công ty cổ phần TULTRACO, phần lớn
đều được áp dụng theo công văn số 425; một số văn bản quy định khác của Nhà
nước và theo các quy định riêng của Công ty. Hàng năm cán bộ văn thư thực hiện
chuyển giao văn bản đi rất nhiều nơi, thể loại văn bản vì thế mà cũng rất phong
phú, đa dạng. Ngoài khối văn bản hành chính còn có nhiều văn bản chuyên ngành.
Số lượng văn bản ban hành hàng năm chủ yếu được gửi tới các nơi sau:
- Các cơ quan quản lý Nhà nước ( Tòa án nhân dân, ủy ban nhân dân);
- Tổ chức chính trị xã hội trong và ngoài nước;
- Các đối tác hợp tác;
- Công ty cổ phần TULTRACO;
- Các ngân hàng;
- Các đơn vị trực thuộc.
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi:
STT Trách nhiệm
1
Trình tự công việc
Thủ trưởng các phòng,
Tổ chức soạn thảo văn bản
đơn vị
2
Cán bộ được phân công
3
Trưởng đơn vị
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra nội dung văn bản
4
Cán bộ chuyên môn
5
Văn thư Công ty
6
Văn thư Công ty
7
Văn thư Công ty
8
Văn thư Công ty
Trình ký văn bản
Ghi số, ngày tháng năm,
đóng dấu văn bản
Đăng ký văn bản
Chuyển giao văn bản
Sắp xếp bảo quản và sử
dụng bản lưu
Quản lý văn bản đi gồm những bước sau:
- Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Tất cả văn bản do cơ quan ban hành đều phải được kiểm tra. Cán bộ văn thư
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiểm tra thẩm quyền ký, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng
quy định. Trước khi đóng dấu phát hành, trường hợp phát hiện sai xót phải báo
ngay cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để phối hợp cùng khắc phục.
-Trình ký văn bản:
Văn bản sau khi đã được kiểm tra về mặt thể thức sẽ được trình người có
thẩm quyền phê duyệt nội dung và ký ban hành. Người được quyền phê duyệt về
các nội dung là trưởng các đơn vị và phải chịu trách nhiệm về thông tin đề cập
trong văn bản. Sau đó sẽ trình lên thủ trưởng cơ quan ký ban hành và quyết định số
lượng ban hành.Người được giao trách nhiệm trình ký văn bản cũng được quy định
cụ thể. Các đơn vị cá nhân có văn bản trình ký sẽ gửi văn bản đến phòng
Hành chính – Tổ chức, cán bộ được giao nhiệm vụ sẽ tổng hợp lại và kiểm tra, sắp
xếp ngay ngắn trong cặp trình ký, sau đó trình lãnh đạo cơ quan ký. Trường hợp
đặc biệt có thể trình trực tiếp không cần thông qua phòng Hành chính – Tổ chức để
thủ trưởng cơ quan ký ban hành.
- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản:
Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền được chuyển đến bộ
phận văn thư tiến hành hoàn tất thủ tục phát hành. Việc ghi số, ký hiệu, ngày tháng
năm ban hành văn bản là quy định bắt buộc. Mỗi văn bản được đánh một số và ký
hiệu riêng. Việc này giúp cho việc quản lý, tra tìm được dễ dàng.
+ Số của văn bản: Số của văn bản bắt đầu bằng số 01 ngày 01 đến hết ngày
31 tháng 12 của năm. Số được đánh liên tục cho các loại văn bản bằng chữ số Ả
rập. Trường hợp bị nhầm số, nhảy số, trùng số cán bộ văn thư đã biết cách khắc
phục.
+ Ký hiệu văn bản: Ký hiệu chung của Công ty bao gồm chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên Công ty.
Văn bản của các đơn vị trực thuộc được viết ký hiệu bao gồm chữ viết tắt
tên loại văn bản và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản.
Việc viết ký hiệu như trên là chưa hợp lý. Nên áp dụng theo Thông tư 01 của
Bộ nội vụ. Nếu là văn bản chung của cả Công ty nên viết ký hiệu như sau: bao
gồm chữ viết tẳt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Công ty.Ví dụ: Số 24/ TB –
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
19
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TULTRACO. Như vậy, đơn vị nhận bên ngoài sẽ xác định rõ rằng văn bản là của
cơ quan nào gửi tới.
+Ghi ngày tháng năm của văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày
văn bản được ban hành, ngày tháng văn bản có hiệu lực pháp lý và là ngày tháng
văn bản được ký vào phương tiện đăng ký. Ngày tháng năm của văn bản được ghi
dưới Quốc hiệu với những văn bản có số, ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3,
phải thêm số “0” vào đằng trước số đó để tránh sự sai lệch khi tra tìm.
Đóng dấu văn bản:
Dấu là một trong những yếu tố khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan,
tổ chức. Là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, văn bản của cơ
quan nếu chưa đóng dấu thì chưa được phép ban hành.
Việc đóng dấu lên chữ ký và phụ lục kèm theo văn bản chính thức ở cơ quan
được thực hiện tương đối tốt theo quy định tại khoản 2.3.4 điều 26, Nghị định số
110/ 2004/ ND – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công
tác văn thư; Nghị định 58 của Chính phủ ngày 24/ 8/ 2001 về quản lý và sử dụng
con dấu; và theo một số quy định riêng của cơ quan:
+ Cán bộ văn thư giữ dấu và đóng dấu;
+ Văn thư không giao dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý của
người có thẩm quyền;
+ Văn thư phải kiểm tra tính hợp lệ của văn bản trước khi đóng dấu, khi phát
hiện thấy văn bản chưa hợp pháp thì được quyền từ chối đóng dấu;
+ Văn thư phải tự tay đóng dấu văn bản, không được đóng dấu khống chỉ.
Về sử dụng con dấu được cán bộ văn thư ở Công ty thực hiện theo đúng quy
định:
+Dấu đóng lên văn bản rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và đúng mực dấu
quy định;
+ Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái, trường hợp đóng dấu nhầm, không
rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in văn bản xin chữ ký đóng dấu
lại văn bản;
+Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục
được đóng dấu treo bên góc trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản
nhiều trang phải đóng dấu giáp lai.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
20
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn thư Công ty
tiến hành đóng dấu pháp nhân dấu tên chức danh và nhân bản văn bản theo yêu
cầu. Đối với những văn bản không có chữ ký như bản thảo, việc đóng dấu giáp lai
và các phụ lục đi kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Hiện
nay, công ty có các loại dấu: Dấu tên Công ty; dấu chức danh; dấu đến; dấu chỉ
mức độ “mật”, “khần”,…
Việc bảo quản và sử dụng con dấu ở Công ty cổ phần TULTRACO được
thực hiện khá tốt theo quy định. Dấu được cán bộ văn thư sắp xếp ngay ngắn trong
tủ dấu. Hàng tháng đều được vệ sinh, giữ dấu sạch sẽ. Tuy nhiên cũng phải kể đến
một số hạn chế là đôi khi cán bộ văn thư đóng dấu còn bị lệch hoặc đóng chùm lên
toàn bộ chữ ký.
-Đăng ký văn bản:
Văn bản đi được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi” của Công ty. Đây là
công việc bắt buộc trước khi thực hiện chuyển giao văn bản đến các đối tượng liên
quan. Việc thực hiện đăng ký văn bản đi nhằm phục vụ cho nhu cầu tra tìm được
nhanh chóng, đồng thời giúp thống kê được số lượng văn bản ban hành trong một
năm để quản lý chặt chẽ hơn.
Là một doanh nghiệp với quy mô hoạt động tương đối lớn, nên số lượng văn
bản ban hành hàng năm cũng khá nhiều, bao gồm nhiều thể loại. Để thuận lợi cho
việc tra tìm, văn thư công ty đã lập “sổ đăng ký văn bản đi”.
Bìa sổ được trình bày như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, DỊCH VỤ, XNK TỪ LIÊM (1)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 2012 (2)
Từ ngày……………đến ngày…………….. (3)
Từ số……………….đến số………………..(4)
Quyển số:………….(5)
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
21
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ghi chú:
1). Tên cơ quan, tổ chức
2). Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
3). Ngày bắt đầu và kết thúc văn bản đi
4). Thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng
5). Số thứ tự của quyển sổ
Thực hiện đăng ký văn bản đi của công ty được cán bộ văn phòng phụ trách
văn thư đăng ký đúng với quy định của phẩn đăng ký bên trong, thực hiện theo
công văn 425:
Số, ký
hiệu
văn bản
1
ngày
tháng
văn
bản
2
Tên loại và
trích yếu
nội dung
TUL
15/6
ký
3
Thông báo
thanh toán
77/TB-
Người
tiền mua bán
nhà tại 335
Cầu Giấy
Đơn vị,
Nơi
người
nhận
văn bản
4
Nguyễn
Xuân
Sửu
5
Khách
nhận
bản lưu
6
hàng
mua nhà
tại 335
Cầu
(lần 2)
Số
lượng
Ghi chú
văn bản
7
8
Văn
phòng
35
BGĐ
Giấy
Ghi chú:
Cột 1: Ghi số ký hiệu của văn bản;
Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn bản (đối với văn bản có ngày dưới 10 và
tháng 1,2 thì thêm số 0 ở đằng trước);
Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung của văn bản;
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản;
Cột 5: Ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đó;
Cột 6: Ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu;
Cột 7: Ghi rõ số lượng văn bản được ban hành;
Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
22
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Chuyển giao văn bản:
Văn bảm sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm
và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Tất cả các
văn bản gửi đi, cán bộ văn thư đều thực hiện theo nguyên tắc: chính xác, đúng đối
tượng, kịp thời. Nguyên tắc này đảm bảo cho văn bản khi chuyển giao không bị
nhầm lẫn, chậm trễ, không gây ảnh hưởng tới hiệu lực văn bản đã ban hành. Văn
bản của công ty được chuyển giao chủ yếu bằng hai hình thức: Chuyển giao nội bộ
trong công ty và chuyển giao ra ngoài công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc chuyển giao văn bản, cán bộ văn
thư luôn thực hiện tốt công việc, chính vì thế mà hiện tượng nhầm lẫn, sai xót chỉ
là hãn hữu. Hiện tại ở nhiều cơ quan mà các đơn vị trực thuộc được kết nối mạng
LAN thì văn thư cơ quan sẽ scan văn bản đã ký và đóng dấu gửi đi theo “Chương
trình phần mềm của web chỉ đạo”. Phòng ban cơ quan đã được kết nối mạng LAN,
tuy nhiên văn phòng công ty thiết kế với mô hình mở nên việc áp dụng phần mềm
này vẫn còn hạn chế.
- Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu:
+Sắp xếp văn bản lưu: Khi được hoàn tất thủ tục phát hành thì cán bộ văn
thư lưu lại một bản để phục vụ cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết và một bản
lưu lại đơn vị soạn thảo. Điều này giúp cho việc tra tìm văn bản, viêc lập hồ sơ
công việc ở đơn vị được dễ dàng và đây cũng là khâu cuối cùng của công tác quản
lý văn bản đi.
Các văn bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp khoa học, hợp lý, thuận tiện
cho việc tra cứu tài liệu khi cần thiết. Qua quan sát thực tế, cách sắp xếp văn bản
của công ty, văn bản lưu được sắp xếp theo tên loại cụ thể: Văn bản có số nhỏ,
ngày tháng ban hành sớm thì xếp trước; văn bản có số lớn, ngày tháng ban hành
muộn thì xếp sau.
Thường thì văn bản lưu là văn bản gốc, có chữ ký tươi của người có thẩm
quyền và dấu đỏ của cơ quan ban hành văn bản. Tuy nhiên cán bộ văn thư chỉ lưu
văn bản có chữ ký, chưa có dấu của cơ quan. Việc thực hiện như thế là để thuận
tiện cho việc nhân bản được nhanh chóng, không phải đánh máy lại văn bản đó.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Hằng
23
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
