Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CÔNG TY SX – DV – XNK từ LIÊM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỤC LỤC...........................................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT...................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................1
B – PHẦN NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SX – DV – XNK
TỪ LIÊM............................................................................................................................5
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty.....................................................5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty................................................................5
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................................5
1.1.2 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:............................................................6
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiêm vụ:...........................................................................6
1.3 Nhân lực của công ty:...................................................................................................9
1.4 Chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ của phòng tổ chức hành chính và văn phòng của
ban giám đốc.....................................................................................................................10
CHƯƠNG II......................................................................................................................15
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY SX – DV – XNK
TỪ LIÊM..........................................................................................................................15
2.1 Công tác quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của công ty cổ phần SX – DV - XNK
Từ Liêm.............................................................................................................................15
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư...................................................................16
2.2 Công tác nghiệp vụ về Văn thư ở Công ty Cổ phần SX – DV – XNK Từ liêm.........19
CHƯƠNG III....................................................................................................................31
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHIẾN
NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CTCP SX-DV-XNK TỪ LIÊM.......................31
3.1. Những công việc đã được thực tập tại cơ quan và kết quả đạt được.........................31

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Công ty Cổ phần SXDV-XNK Từ liêm.............................................................................................................32
3.3. Các kiến nghị.............................................................................................................33
C. PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................................35
...........................................................................................................................................36

Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
SX : Sản xuất
DV : Dịch vụ
XNK : Xuất nhập khẩu
CP : Cổ phần
HCTC : Phòng hành chính tổ chức
HTX : Hợp tác xã
HĐQT : Hội đồng quản trị
BGĐ : Ban giám đốc
MC : Người dẫn chương trình

Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trong điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều
thành phần định hướng xã hội chủ nghĩa gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước
pháp quyền, quản lý pháp luật, vấn đề nâng cao năng lực quản lý đã và đang trở
thành một yêu cầu cấp bách đối với cả hệ thống bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương đến các cơ sở. Để xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong
sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu quả theo
nguyên tắc của Nhà nước dưới sự lãnh đạo của Đảng. Bên cạnh việc xây dựng
đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất, đạo đức, trình độ chuyên môn và năng
lực đáp ứng yêu cầu cuả công cuộc cải cách hành chính, xây dựng, phát triển đất
nước. Chúng ta cần quan tâm hơn nữa đến vai trò của cầu nối giữa lãnh đạo với
cán bộ,công chức viên chức trong cơ quan đó chính là cán bộ Văn thư, nơi tiếp
nhận và xử lý thông tin tổng hợp cho Thủ trưởng để phục vụ cho công tác lãnh
đạo, điều hành
Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện giao dịch sử dụng ngôn ngữ
viết và hình thành phổ biến trong các cơ quan tổ chức hiện nay, văn bản hình
thành chứa đựng nhiều thông tin quan trọng cũng như dễ trao đỏi và làm việc
đối với các cơ quan tổ chức có liên quan. Hiện nay trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức hàng ngày ban hành rất nhiều văn bản giấy tờ khác nhau cũng
như gửi đi và nhận rất nhiều văn bản của cơ quan khác gửi đến. Vì vậy để giữ
được những tài liệu quan trọng đó Nhà nước đã có nhưng quy định về công tác
văn thư cụ thể là đối với những văn bản tài liệu hình thành trong cơ quan,tổ
chức về những nội dung như: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và giải quyết
văn bản, quản lý và sử dụng con dấu…
Trên con đường hội nhập quốc tế,cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn thư cũng như

vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội
nhập kinh tế quốc tế, ngành Văn thư – Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định là
một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính. Hòa vào
xu thế đó những năm gần đây công tác Văn thư có những bước phát triền phong
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

1

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lức lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác.
Ngày nay công tác văn thư cố vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,
không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống một xã hội
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lục phấn đấu hết mình,
đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được ở nhà trường phục vụ cho xã
hội cho đất nước.
Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo
tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư.
Nhằm giúp cán bộ làm tốt công tác văn phòng trong tương lại nắm vững
được những lí thuyết đã học vào thực tiễn, trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tạo

điều kiện cho sinh viên của trường nói chung và chúng em chuyên ngành Văn
thư – Lưu trữ nói riêng đi thực tập tại các Cơ quan, Tổ chức để nâng cao nghiệp
vụ khi ra trường công tác, giúp chúng em có được những hành trang vững chắc
bước vào đời và đặc biệt thực hiện phương châm Giáo dục – Đào tạo của Đảng
và Nhà nước đã đề ra: “ Học đi đôi với hành”, “Lý luận gắn với thực tiễn” thời
gian đi thực tập chính là dịp để chúng em tập dượt và rèn luyện đạo đức cùng
với tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
Được sự đồng ý của Công ty Cổ phần SX - DV – XNK Từ Liêm cùng với
sụ giúp đỡ của thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà nội, tong thời gian thực tập từ
ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 em đã được CTCP SX – DV –XNK Từ
Liêm tạo điều kiện cho thực tập tại Văn Phòng Ban Giám Đốc của công
ty.Trong quá trình thực tập dưới sự hưỡng dẫn nhiệt tình của các cô, các chú
trong công ty nói chung và anh,chị trong Văn Phòng BGĐ nói riêng. Đăc biệt là
sự chỉ bảo tận tình của chị phụ trách công tác văn thư Bùi Thị Kim Liên. Qua
thời gian thực tập em nhận thấy việc đi thực tập là vô cùng hữu ích và cần thiết
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

2

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nó giúp em nhận ra rằng người cán bộ giỏi không chỉ cần có lý thuyết mà còn
cần có kĩ năng thực hành, biết vận dụng những kiến thức đã học và công việc
thực tế. Một người cán bộ giỏi là người luôn biết trau dồi kiến thức đồng thời
thực hành cùng nhanh chóng, thành thực và chính xác có chất lượng. Đây là môi

trường cho em học hỏi kinh nghiệm của các anh chị đã làm việc lâu năm, thời
gian thực tập cũng giúp em nhận ra một điều rằng: giữa lý thuyết và thực tế chỉ
là tương đối, đôi khi trong quá trình giải quyết công việc thì cùng với việc tuân
theo những nguyên tắc nhất định thì người cán bộ văn thư phải linh hoạt sao cho
phù hợp với thực tế, điều kiện của cơ quan để giải quyết công việc một cách
thuận lợi nhất.
Dưới đây là bản báo cáo thực tập cuẩ em, bài báo cáo là thành quả thực tế
làm việc và tìm hiểu trong gần 2 tháng thực tập. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do
khả năng và thời gian có hạn nên nội dung và phương pháp đánh giá của em còn
nhiều hạn chế do vậy bản báo cáo thực tập này của em không tránh khỏi những
sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường
cũng như các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ để bản báo cáo của em được
hoàn thiện hơn
Em xin trình bày bản báo cáo thực tập của em gồm 04 phần:
A. Lời nói đầu
B. Phần nội dung

Chương I: Giới thiệu vài nét về Công ty Cổ phần SX – DV –XNK Từ Liêm
Chương II:Thực trạng công tác Văn thư ở Công ty Cổ phần SX –DV –
XNK Từ Liêm
Chương III:Báo cáo kết quả thực tập tại Công ty Cổ phần SX –DV -XNK
Từ Liêm
C. Kết luận
D. Phụ lục

Qua bản báo cáo em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường đại
học Nội vụ Hà nội, đặc biệt là giáo viên chủ nhiệm cô Ngô Thị Kiều Oanh, Cô
giáo hướng dẫn Trần Việt Hà và cô Trịnh Thị Kim Oanh. Thời gian qua được sự
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

3

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan tâm cũng như sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô là quãng thời gian vô
cùng quan trọng để em có thể bổ sung kiến thức cũng như chuẩn bị về tâm lý để
tự tin hơn trong quá trình thực tập và xa hơn nữa là sau khi tốt nghiệp em có
thêm nhiều kiến thức trong công việc của bản thân trong tương lai.
Xin chân thành cảm ơn chú Nguyễn Văn Hải – Phó Tổng Giám Đốc Công
ty Cổ phần SX – DV - XNK Từ Liêm, và chị Bùi Thị Kim Liên Cán bộ văn
phòng Giám đốc Công ty, đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em có thể trải
nghiệm công việc của cán bộ văn thư, văn phòng cũng như đã giúp đỡ em rất
nhiều trong quá trình em thực tập tại Quý Công ty và việc em có thể hoàn thành
bài Báo cáo thực tập này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và bản thân có những hạn chế
nhất định nên bài báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các
thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ để bản báo cáo của em được hoàn thiện
hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội,ngày 24 tháng 04 năm2015
SINH VIÊN THỰC TẬP
Phạm Thị Hà Giang

Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

4

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B – PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SX –
DV – XNK TỪ LIÊM.
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
- Tháng 01/1980 thành lập HTX mua bán Huyện Từ Liêm, kinh doanh
ban đầu là tự tổ chức kinh doanh và quản lý 25 cơ sở HTX mua bán.
- HTX mua bán hoạt động đến tháng 7/1986 thì tách một bộ phận kinh
doanh thành lập “Công ty kinh doanh tổng hợp” nằm trong HTX mua bán huyện
Từ Liêm. Đến tháng 9/1992 sáp nhập HTX mua bán huyện Từ Liêm và công ty
kinh doanh tổng hợp thành Công ty SX – DV – XNK Từ Liêm.
- Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên thành công ty
cổ phần SX – DV – XNK Từ Liêm, gọi tắt là TULTRACO.
- Công ty có tên gọi: Công ty SX – DV – XNK Từ Liêm.
- Tên giao dịch Quốc tế: TULIEM PRODUCT SERVICE IMPORT
EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO.
- Trụ sở: Km số 9 đường Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội.
Điện thoại: 04.37643790/ 04.22181793.
Fax: 04.337643783.

Email:
- Mã số thuế: 0100703863
- Vốn điều lệ khi thành lập công ty là: 4.251.000.000 VNĐ , trong đó vốn
nhà nước là 828.000.000 VNĐ, chiếm tỷ lệ 19,5%, vốn cổ đông và cán bộ công
nhân viên là: 3.442.500.000 VNĐ, chiêm tỷ lệ 80,5%.
- Cổ phần phần SX – DV – XNK Từ Liêm thuộc sở hữu của cổ đông
được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước. Công ty cổ
phần hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội Nhà nước
CHXHCN Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 21/12/1990 và luật
sửa đổi một số điều của luật Công ty do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam
khóa ѴШ, kỳ họp thứ 5 khóa IX thông qua ngày 22/6/1994 và bây giờ là Luật
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

5

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Doanh nghiệp năm 2005.
- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản
ngân hàng, có vốn điều lệ và chịu tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ của
công ty mang số vốn hữu hạn đó. Công ty tự hoạch toán kinh doanh độc lập, tự
chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi toàn
bộ lãnh thổ Việt Nam, công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong và
ngoài nước theo qui định của pháp luật nhà nước Việt Nam.

- Thời gian hoạt động là 40 năm, kể từ ngày được cấp kinh doanh. Thời
gian hoạt động của công ty có thể được ra hạn hoặc rút ngắn với điều kiện được
đại hội đồng cổ đông thông qua với số phiếu biểu quyết nhất trí tương đương với
số vốn điều lệ công ty và được cơ quan nhà nươc có thẩm quyền chấp nhận. Hội
đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị các văn bản để làm thủ tục xin ra hạn
hoặc rút ngắn thời gian hoạt động trinh cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
1.1.2 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:
Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại vật tư, thiết bị máy móc
phục vụ cho sản xuất công nghiệp, giao thông vận tải, thiế bị văn phòng và
những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu; kinh doanh bất động sản; kinh doanh dược;
kinh doanh xăng dầu và kinh doanh thương mại nội thương; kinh doanh các nhà
hàng khách sạn.
1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiêm vụ:
a. Tổ chức bộ máy nhân lực của Công ty
Có 14 bộ phận hợp thành đứng đầu là Hội đồng quản trị (HĐQT), dưới
HĐQT là Ban giám đốc (BGĐ), và các bộ phận chức năng chia làm 14 phòng
chuyên môn, không chia làm các ban. Một số phong kinh doanh 10, siêu thị,
Khách sạn có tố trực thuộc.
• HĐQT gồm 7 thành viên, trong đó Chủ tịch HĐQT đồng thời là Tổng
giám đốc và Phó tổng giám đố công ty.
• Phòng Tổ chức hành chính: quản lý về nhân sự
• Phòng kế toán: quản lý về các mặt tài chính công ty
• Phòng nội thương: quản lý kinh doanh trong nước
• Phòng dược: kinh doanh dược phẩm
• Phòng Bất động sản: kinh doanh bất động sản
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

6

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Văn phòng ban giám đốc: quản lý hoạt động phục vụ hoạt động của văn
phòng và làm việc do ban giám đốc giao
• Phòng kinh doanh 1: kinh doanh cac thiết bi máy móc công nghiệp
• Phòng kinh doanh 3: kinh doanh điện tử điện lạnh
• Phòng kinh doanh 10: nhập khẩu và kinh doanh thép, kinh doanh xăng
dầu

•
•
•
•

Phòng siêu thị: kinh doanh siêu thị TULTRACO
Phòng khách sạn Quê hương: kinh doanh khách sạn
Chi nhánh tại Miền nam: kinh doanh chủ yếu mặt hàng xe máy
Phòng bảo vệ: phụ trách an ninh cơ quan

* Mối quan hệ của công ty đối với môi trường bên ngoài
- Công ty có mối quan hệ rộng rãi với nhiều nhà cung cấp và khách hàng
ở cả trong nươc vả ngoài nước
Mặc dù có chức năng xuất nhập khẩu nhưng hướng kinh doanh chủ đạo
của công ty trong thời gian qua là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về bán trên
thị trường trong nước.
Khách hàng của công ty là người mua buôn, đại lý, và cả khách hàng tiêu

dùng cuối cùng ( khách hàng của siêu thị TULTRACO) .
- Về cung cấp:
+ Đối với thị trường Châu Âu, các nhà cung cấp chủ yếu là: Italia, Bỉ,
Đức
+ Đối với thị trường châu Á, các nhà cung cấp chủ yếu là: Trung Quốc,
Hàn Quốc, Singapore, Ấn Độ, Đai Loan, Thái Lan và Nhật Bản.
- Các phòng kinh doanh được giám đốc giao khoán về khách hàng cũng
như thị trường trong va ngoài nước do các phòng tự hoạt động và mở rộng.
Vi dụ: Với phòng kinh doanh 10: Thực hiện nhập khẩu các mặt hàng thép
đen và xăng dầu. Phòng thực hiện bán buôn cho các khách hàng, chủ yếu là
công ty Trung thu và công ty Phát đạt.
Việc kinh doanh xăng dầu được thực hiện tại cây xăng ở km9 , đường Hồ
Tùng Mậu.
Nhà cung cấp thép chủ yếu của phòng là Bỉ, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn
Quốc.
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

7

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhà cung cấp xăng dầu chủ yếu của phòng la pectec.
- Công ty nằm trong sự quản lý trực tiếp của địa bàn quận Cầu Giấy, tuy
nhiên có địa bàn hoạt động rộng trong khắp cả nước.
- Công ty luôn hoạt động theo đúng chủ trương đường lối chính sách của

Đảng và Nhà nước, đảm bảo hoạt động theo đúng giấy phép kinh doanh, trong
khuôn khổ của pháp luật.
* Ngành nghề kinh doanh.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc
phục vụ cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn
phòng và những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu.
- Buôn bán tư liệu sản xuất tiêu dùng
- Kinh doanh bất động sản
- Buôn bán thuốc bảo vệ thực vật được phép lưu hành tại Việt Nam
- Mua bán phòng và chữa bệnh cho người và dụng cụ y tế thông thường
- Kinh doanh các loại rượu
- Mua bán điện thoại di động, cố định, linh kiện điện thoại và các loại
thiết bị thông tin.
- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông,
công trình thủy lợi, công trình đường lối cấp thoát nước, trang trí nội thất, thi
công xây dựng công trình kỹ thuật.
- Kinh doanh vật tư máy móc thiết bị in vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng và các loại
lương thực, thực phẩm khác.
b. Mối quan hệ các bộ phận chức năng khác trong công ty:
Mối quan hệ của văn phòng Ban giám đốc với các bộ phận chức năng
khác trong công ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ do Ban giam đốc
giao, có sự kết hợp chặt chẽ với nhau:
+ Tiếp nhận và thực hiện các qui định, quyết định về các mặt hoạt động
của công ty từ Ban giám đốc.
+ Thực hiện thông báo tiếp nhận và phân phối các văn bản tới các bộ phận
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

8

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đơn vị có nhiệm vụ thi hành.
+ Đối với các phòng khác trong công ty, Văn phòng Ban giám đốc có mối
quan hệ chặt chẽ trên cơ sở trách nhiệm được giao, hỗ trợ về chuyên môn, cùng
phát triển trên cơ sở mục tiêu chung của công ty.
+ Đảm bảo các công tác đối nội đối ngoại của Ban giám đốc.
- Quan hệ trong nội bộ Phòng là quan hệ theo hàng dọc, đứng đầu là
Chánh văn phòng, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao.
1.3 Nhân lực của công ty:
a. Số lượng lao động
Tổng số lao động của công ty gồm 161 người, trong đó gồm 3 nhà quản
trị cấp cao, 24 trưởng phó phòng và 134 nhân viên.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt và cổ đông trong công ty đa số là cán bộ nhân
viên của doanh nghiệp nhà nước trước kia chuyển sang công ty cổ phần. Do đó
các vị lãnh đạo chủ chốt công ty hiện tại cũng từng là lãnh đạo công ty Nhà
nước trước đây được cổ đông tín nhiệm bầu ra.
Đội ngũ cán bộ là những người có chuyên môn, được sử dụng đúng
trình độ, trong đó có 44% cán bộ công nhân viên có trình đọ Đại học, Cao đẳng
đặc biệt công ty có đội ngũ trẻ hết sức năng động được đào tạo chuyên môn bài
bản và giàu nhiệt huyết.
b. Kết cấu lao động
- Theo trình độ: 46 người tốt nghiệp đại học, cao đẳng
115 người tốt nghiệp trung cấp
- Theo độ tuổi: 34 người dưới 30 tuổi

98 người trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi
29 người trên 45 tuổi
- Theo giới tinh: 82 nữ
79 nam
- Theo tính chất công việc: 122 người phục vụ phòng kinh doanh
39 người phục vụ phòng chức năng
- Theo hợp đồng: 161 người ký hợp đồng không thời hạn
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

9

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ban lãnh đạo công ty luôn chú trọng chăm lo đời sống về vật chất và tinh
thần cho người lao động. Công ty triển khai tốt việc thực hiện các chế độ đối với
người lao động, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị phòng ban chấp hành tốt kỷ luật
nội quy lao động và thỏa ước lao động đã đăng ký với bộ lao động và thương
binh xã hội. Thực hiện tốt các chế độ tăng lương, bảo hiểm y tế, hỗ trợ người lao
động khi ốm đau, tai nạn …Các cán bộ công nhân viên của công ty được tổ chức
khám bệnh định kỳ, được tổ chức đi tham quan, nghỉ mát và được thăm hỏi
động viên kịp thời khi gặp ốm đau, hiếu, hỉ…Thu nhập bình quân của cán bộ
công nhân viên trong năm 2001 tăng 14% so với năm 2000. Bình quân lương
cán bộ công nhân viên gián tiếp, phục vụ bằng 90% so với bình quân lương của
cán bộ công nhân viên các phòng kinh doanh. Mức lương trung bình của lao
động sản xuất trong công ty là 780.000 đồng/tháng.

Công ty luôn hoàn thành tốt chế độ báo cáo thống kê theo quy định của
UBND thành phố và các cơ quan chức năng, cung cấp đầy đủ số liệu cho lãnh
đạo khi có yêu cầu. Công tác tài chính kế toán luôn đảm bảo đáp ứng đầy đủ vốn
để phục vụ sản xuất kinh doanh, hoàn thành tốt nghĩa vụ trích nộp ngân sách,
cập nhật đầy đủ số liệu, làm báo cáo quyết toán kịp thời, đáp ứng tốt công tác
chỉ đạo sản xuất kinh doanh của giám đốc.
Tập thể cán bộ công nhân viên của công ty dưới sự lãnh đạo của đảng ủy
và ban giám đốc luôn đoàn kết nhất trí có nhiều cố gắng nỗ lực để hoàn thành
vượt mức chỉ tiêu đề ra. Các phong trào thi văn hóa – văn nghệ, thể dục, thể
thao, phong trào từ thiện…được cán bộ trong công ty tham gia hưởng ứng tích
cực và nhiệt tình.
1.4 Chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ của phòng tổ chức hành chính
và văn phòng của ban giám đốc.
a. Phòng tổ chức hành chính
*.Chức năng nhiệm vụ:
- Cùng với Ban giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn bộ công ty phù
hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch nhân sự cho các
phòng ban trong công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

10

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ra các quyết định bổ nhiệm nâng lương khen thưởng và kỷ luật trong

toàn công ty. Đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho
Cán bộ công nhân viên trong công ty.
* Mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác trong công ty
Mối quan hệ của phòng tổ chức hành chinh với các bộ phận khác trong
công ty chủ yếu dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ do Ban giám đốc giao, có sự
kết hợp chặt chẽ với nhau:
+ Tiếp nhận và thực hiện các quyết định về nhân sự của Ban giám đốc
+ Thực hiện thông báo tiếp nhận và phân phối các quyết định
Quan hệ trong nội bộ phòng là quan hệ theo hàng dọc, đứng đầu là trưởng
phòng, sau đó là các nhân viên nghiệp vụ. Các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ
được giao, tuy nhiên trong phòng có sự kết hợp giữa các thành viên, hỗ trợ lẫn
nhau hoàn thành tố nhiệm vụ của phòng.
b. Văn phòng Ban giám đốc
* Chức năng nhiệm vụ
Là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, làm công việc được
Ban giám đốc giao như về công tác Văn thư – Lưu trữ và giữ dấu công ty. Công
tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo văn bản qui định, quy chế liên quan đến hoạt
động của công ty soạn thảo các văn bản quyết định và các văn bản giao dịch
khác, làm công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác.
Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn
phòng:
Văn phòng công ty được phân công cho các trưởng phòng phụ trách và
được tổ chức như sau:
- Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc: có 03 cán bộ, Chánh văn phòng là
người phụ trách chung;
- Bộ phần Tổ chức – tiền lương: 03 cán bộ, đứng đầu là ông Trưởng
phòng tổ chức – tiền lương;
- Bộ phận Kế toán tài vụ: 06 cán bộ, Kế toán trưởng là người phụ trách
chung công việc;
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

11

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Bộ phận Bảo vệ công ty: gồm 12 người, trưởng phòng Bảo vệ là người
phụ trách chung;
- Bộ phận lái xe: 04 người
- Bộ phận tạp vụ: 02 người
Căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng các bộ phận đều được phân công cán bộ
làm việc phù hợp với năng lực cũng như yêu cầu của công ty nói chung. Sự phối
kết hợp giữa các bộ phận trên đã tạo ra những hiệu quả trong công việc nhất
định.
Nơi làm việc của văn phòng công ty chủ yếu được bố trí ở tầng 2, 3 của
cơ quan vì tầng 1 công ty dành để kinh doanh siêu thị.
* Nói về mô hình tổ chức văn phòng cơ quan, với công ty cổ phần Sản
xuất – Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm, văn phòng được bố trí theo kiểu văn
phòng cổ điển – tách từng phòng riêng. Mỗi phòng làm việc khoảng 20m 2, rộng
rãi, tạo thuận lợi cho công việc của mỗi phòng nói chung và mỗi cá nhân nói
riêng, vì công việc tách bạch nên trách được chuyện phòng này làm ảnh hưởng
đến phòng kia cũng như lộ bí mật thông tin của từng phòng. Tuy nhiên, đối với
loại văn phòng cổ điển này của công ty, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy rằng
có sự phân tán trong công việc, lãnh đạo sẽ không bao quát được các việc làm
của từng cán bộ và còn gây sự lãng phí liên quan đến việc sử dụng điện năng,
……

Qua khảo sát và thực tế phòng làm việc của công ty, cách bố trí chỗ ngồi
cho cán bộ trong phòng là tương đối phù hợp, sắp xếp khoa học. Với văn phòng
giúp việc trực tiếp Ban giám đốc thì được bố trí ngay bên cạnh phòng làm việc
của Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc thường trực. Và chánh văn phòng
làm việc độc lập một phòng, còn 02 cán bộ giúp việc làm việc ở phòng kế bên
để tiện cho các công tác chỉ đạo khi có việc phát sinh mà Ban giám đốc yêu cầu.
Và đồng thời cũng thuận tiện cho việc các phòng, các tổ chức khác đến giao
dịch xin dấu vì bộ phận văn thư được coi như cửa ngõ của công ty nói chung và
văn phòng nói riêng.
Bên cạnh đó là các phòng Tổ chức – tiền lương; phòng Kế toán tài vụ,
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

12

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng Bảo vệ cũng được bố trí thuận lợi cho yêu cầu chung của công việc. Tuy
các phòng được tách biệt với nhau, nhưng mỗi khi có công việc cần đến sự tổng
lực cả về công văn giấy tờ, số liệu hay việc tổ chức hội nghị thì các phòng thuộc
tổ chức của văn phòng đều có sự phối kết hợp nhẹ nhàng để làm tốt công việc do
Ban giám đốc công ty giao.
* Về trang thiết bị của văn phòng: Hiểu được tầm quan trọng của các
công cụ hỗ trợ cho công việc hiệu quả nên có thể nói một trăm phần trăm các
cán bộ đều được trang bị máy móc cần thiết cho công việc. Tuy nhiên, vì là một
doanh nghiệp kinh doanh nên việc trang bị các máy móc, thiết bị văn phòng

không có chuyện trang bị một cách bừa bãi, mà phải dựa trên công việc thực tế,
sự cần thiết phải có thì mới được lãnh đạo công ty nhất trí và có thể nói nhìn
chung tất cả các máy móc của văn phòng đều hiện đại phù hợp với sự phát triển
của khoa học công nghệ thông tin.
Tại bộ phận Văn phòng Ban giám đốc đã được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị văn phòng như: bàn, nghê, máy tính, máy điện thoại, máy Fax, máy
Scan, máy photo coppy,….
Trước đây, vì điều kiện kinh doanh, các phòng cụ thể từng cá nhân chưa
được trang bị máy tính thì việc dùng chung rất bất tiện khi có công việc cấp thiết
cần phải hoàn thành hoặc rất dễ lộ những thông tin cần bảo mật và thật khó để
có thể quy trách nhiệm. Nhưng hiện nay với việc được trang bị đầy đủ các thiết
bị nên việc hoạt động thông suất, việc đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, đáp ứng
yêu cầu kinh doanh của công ty cũng ngày càng được nâng cao hơn. Có thể nhìn
thấy rõ nhất trong công tác văn thư của công ty, việc trang bị máy tính đã đảm
bảo cho công tác soạn thảo văn bản được nhanh chóng và chất lượng, cũng đồng
thời với công việc soạn thảo văn bản là việc đăng ký các văn bản đi, văn bản
cũng được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
So với một số văn phòng của các cơ quan khác, có thể nói văn phòng
công ty cổ phần Sản xuất – Dịch vụ - Xuất nhập khẩu Từ Liêm được trang bị các
trang thiết bị văn phòng cũng khá đầy đủ. Văn phòng có máy photo để phục vụ
cho việc sao chụp các văn bản của toàn công ty. Các phòng được trang bị mỗi
phòng một máy điện thoại bàn để tiện cho việc giao dịch khi cần thiết và Văn
phòng Ban giám đốc được trang bị 02 đầu máy vì yêu cầu đặc biệt, vì đó được
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

13

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

coi như là bộ phận thư ký giúp việc của Ban giám đốc. Đồng thời bộ phận này
cũng là bộ phận giữ dấu, nhận, chuyển giao văn bản, đảm bảo và lưu giữ thông
tin cho hoạt động của văn phòng nói riêng, toàn thể công ty nói chung.
* Mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác trong công ty
Cũng như các phòng chức năng khác, mối quan hệ của Văn phòng với
các bộ phận khác trong công ty dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ do Ban
giám đốc giao, có sự kết hợp chặt chẽ với các bộ phận khác.
c. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới
Tiếp tục mở rộng thị trường thế giới và nội địa.
Định hướng cho công tác Xuất – Nhập khẩu của Công ty.
Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác
thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài với các công ty cung ứng dịch vụ vân tải
trong nước và quốc tế.
Chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu tốt.
Tổ chức tốt khâu sản xuất, thu gom hàng hoá chuẩn bị cho xuất khẩu
Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh chặt chẽ.
Hoàn thiện và minh bạch hóa thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu.
Cải cách thủ tục hành chính.
Hoàn thiện thủ tục hải quan điện tử, đồng thời tăng cường áp dụng thủ tục
hải quan điện tử đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Có chính sách hợp lý để phát triển các ngành hỗ trợ như giao nhận ngoại
thương, bảo hiểm hàng hóa mua bán quốc tế, ngân hàng…

Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

14

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY SX –
DV – XNK TỪ LIÊM
Cũng như nhiều doanh nghiệp khác thì ở Công ty Cổ phần SX – DV –
XNK Từ Liêm công tác Văn thư – Lưu trữ với chức năng đản bảo thông tin
bằng văn bản, bảo quản an toàn tài liệu phục vụ cho việc trao đổi thông tin. Đặc
biệt là giữ gìn bí mật thiết kế, kế hoạch kinh doanh của công ty giúp cho việc
kinh doanh của công ty được xuyên suốt và thuận lợi. Do quy mô của công ty
chưa lớn nên ngoài văn thư chung của cả cơ quan thì các phòng ban trong công
ty không tổ chức văn thư riêng. Xác định được tầm quan trọng đó Ban Lãnh đạo
của CTCP SX- DV –XNK Từ liêm hàng năm đã tổ chức các đợt tổng kết công
tác văn thư – Lưu trữ nhằm rút ra ưu nhược điểm cũng như tìm ra các giải pháp
khắc phục những tồn tại, hạn chế của năm cũ trong năm tiếp theo.
Để tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ một cách hợp lý, khoa học cần căn
cứ vào các yếu tố sau:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty;
- Khối lượng văn bản sản sinh ra hàng năm của Công ty;
- Cơ cấu tổ chức của công ty
Dưới đây em xin trình bày tình hình Công tác Văn thư của Công ty Cổ
phần SX – DV – XNK Từ liêm:
2.1 Công tác quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của công ty cổ

phần SX – DV - XNK Từ Liêm.
Để tổ chức tốt công tác văn thư trước hết doanh nghiệp đã phải căn cứ
vào những quy đinh của pháp luật Việt Nam về công tác văn thư – lưu trữ cho
các doanh nghiệp nói chung. Trong thời gian gần đây nhà nước Việt Nam đã ban
hành nhiều văn bản dưới hình thức thông tư, công văn để quy định về một số
vấn đề cơ bản về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức như: Thể thức và
kỹ thuật trìng bày văn bản; Quản lý văn thư đi dến quản lý con dấu và lập hồ sơ
hiện hành. Đó chính là căn cứ pháp lý cho việc tổ chức và quản lý công tác văn
thư trong các doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần SX – DV- XNK Từ
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Liêm nói riêng.
Từ những cơ sở pháp lý do nhà nước quy định chung cho doanh nghiệp
về công tác văn thư nên để công tác văn thư ở cơ quan mình được tốt,đi vào nề
nếp và hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao công ty đã có những văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư của cơ quan mình. Quy chế về
công tác văn thư của cơ quan đã dược xây dựng và quy định về các khẩu nghiệp
vụ trong công tác văn thư và thẩm quyền, kiểm tra đáng giá, khen thưởng, kỷ
luật trong hoạt động của ở quan mình.
Lãnh đạo công ty ngoài việc quyết định xây dựng quy chế về công tác
văn thư còn tổ chức bộ phận phụ trách tham mưu cho lãnh đạo về công tác văn

thư cụ thể là văn phòng. Vì công tác văn thư mang tính phức tạp và liên quan
đến tất cả nhân viên trong cơ quan đó vì vậy, cần phải bố trí cán bộ tham mưu,
giúp việc cho lãnh đạo, nhát là công ty cổ phần sản xuất – dịch vụ,xuất nhập
khẩu là một công ty công việc nhiều và phức tạp như vây.
Mặt khác công ty đã ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công
tác văn thư ngoài quy chế đã có. Đây là một trong những biện pháp quan trọng
mà lãnh đạo cơ quan cần quan tâm. Công tác văn thư liên quan đến toàn bộ quá
trình sản sinh, tiếp nhận, giải quyết và quản lí hệ thống văn bản của doanh
nghiệp nên cần có yêu cầu và phương pháp rất phức tạp chạt chẽ. Kiểm soát
được hệ thống văn bản tức là công ty hoạt động hiệu quả và quản lí được nguồn
thông tin cơ bản và quan trọng nhất.
Hiện nay không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có quy chế, quy
định về công tác văn thư, phần lớn các doanh nghiệp vẫn hoạy động và thực
hiện công tác văn thư theo những lề lối làm việc trước đó, chưa có sự hướng dẫn
chỉ đạo cụ thể bằng văn bản hay quy chế quy định nên việc thực hiện công tác
văn thư còn yếu kém không đi vào nề nếp. Riêng đói với doanh nghiệp công ty
cổ phẩn sản xuất – dịch vụ, xuất nhập khẩu đã phần nào làm tốt việc chỉ đạo về
công tác văn thư nên góp phần cho tổng công ty hoạt động hiệu quả.
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Công tác văn thư bao gồm rất nhiều nội dung công việc, có những công
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

16

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc liên quan và là trách nhiệm của hầu hết cán bộ nhân viên trong cơ quan, tổ
chức như: Soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành, cũng có những công việc và
nhiệm vụ có thể tập trung vào một mối để giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ
dàng quản lí và kiểm soát như: Quản lí văn bản đi – đến, quản lý con dấu...
Những công việc này cần có những cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm.
Cùng với sự phát triển của thế giới, Việt Nam ta cũng đang trên con
đường hội nhập quốc tế, đòi hỏi mọi công tác hành chính, trong đó có công tác
văn thư cũng cần phải được hoàn thiện hơn. Trong những năm gần đây, hiểu
được tầm quan trọng đó, các Nghị định về công tác văn thư đã được chính phủ
ta ban hành để nhằm thống nhất trong việc quản lý và nâng cao vai trò cũng như
hiệu quả của công tác này. Cụ thể là Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định này quy định và hướng dẫn cụ thể về
công tác văn thư của cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và tổ chức doanh
nghiệp nói riêng.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu
để tiến hành mọi hoạt động của các cơ quan, đồng thời nó được coi là bộ mặt
của cơ quan, là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho công việc.
Công tác văn thư ở Công ty cổ phần Sản xuất – Dịch vụ - Xuất nhập khẩu
Từ Liêm cũng giống như công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức khác, cũng
bao gồm các công đoạn xử lý từ văn bản đi, văn bản đến, đóng dấu, sao, lưu. Vì
là một doanh nghiệp loại 2, trong khi đó việc kinh doanh của công ty nhất là
trong hai năm gần đây đã gặp rất nhiều khó khăn nên đi liền với nó là hoạt động
của công ty cũng giảm đi đáng kể và song hành với các hoạt động là công tác
công văn, giấy tờ tài liệu hình thành không nhiều nên lượng văn bản đi, văn bản
đến của công ty hàng năm cũng chỉ giao động ở số 150 – 250 văn bản và văn
bản đến cũng không đáng kể (số văn bản đi không bao gồm các hợp đồng của
các phòng kinh doanh và một số văn bản liên quan đến tổ chức nhân sự do
phòng Tổ chức – tiền lương tự lấy số riêng – đây là một vấn đề bất cập của công
ty, sẽ được trình bày ở phần sau của báo cáo).

Căn cứ vào lượng công văn, giấy tờ đó nên tổ chức văn thư và cán bộ văn
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

17

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thư chỉ mang tính kiêm nhiệm. Cán bộ văn phòng Ban giám đốc có 02 người
được giao việc đảm bảo công tác văn thư của cơ quan và bên cạnh đó còn kiêm
nhiệm thêm như đảm bảo công tác hành chính, hậu cần cho Ban giám đốc, đảm
nhận công tác đối ngoại, tham gia soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu,….đây
có thể được coi là đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp khi mà lượng tài liệu
không nhiều, họ có thể sử dụng văn thư kiêm nhiệm chứ không nhất thiết phải
sử dụng văn thư chuyên trách.
Tuy chỉ là văn thư kiêm nhiệm, nhưng có thể thấy cán bộ văn thư của
công ty có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nhất định về công tác văn thư và
trong công việc luôn biết áp dụng các văn bản hướng dẫn, các văn bản quy định
vào công tác này và biết cập nhật những văn bản mới như việc áp dụng:
- Nghị định 110/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Điều lệ; Quy chế hoạt động do Hội đồng quản trị và Ban giám đốc công
ty ban hành.
- Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ
ở cơ quan.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước hưỡng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Trên cơ sở những hướng dẫn và quy định của các văn bản đã nói ở trên,
có thể nói công tác văn thư của Công ty cổ phần Sản xuất – Dịch vụ - Xuất nhập
khẩu Từ Liêm trong những năm vừa qua luôn được thực hiện một cách tốt nhất
và góp phần vào việc vận hành trong việc kinh doanh của công ty, bởi vì đối với
một doanh nghiệp việc đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đáp
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

18

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ứng yêu cầu kinh doanh là một điều rất cần thiết, trong đó công tác văn thư đã
làm được điều đó.
Mặc dù đã làm tốt công tác của mình, nhưng bên cạnh đó văn thư của
công ty cũng gặp không ít những khó khăn như việc vì là văn thư kiêm nhiệm
nên khi có các công việc khác phát sinh được Ban giám đốc giao, người làm
công tác văn thư lại không thể toàn tâm, toàn ý để làm công việc của mình nên
thường bị phân tán. Bên cạnh đó ở văn thư các công ty cũng gặp phải những trở

ngại, như việc các văn bản của các phòng kinh doanh họ không mấy khi quan
tâm đến các yếu tố như thể thức văn bản vì họ cho rằng, nội dung trao đổi công
việc và đạt được mục đích đó là thu lại lợi nhuận mới là quan trọng,…bên cạnh
đó là hệ thống văn bản nguyên tắc của công ty quy định chưa rõ ràng về trách
nhiệm cho vấn đề này nên dẫn đến việc một số cán bộ kinh doanh không thực
hiện, gây khó khăn cho cán bộ văn thư.
2.2 Công tác nghiệp vụ về Văn thư ở Công ty Cổ phần SX – DV –
XNK Từ liêm
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công đoạn rất quan trọng, bởi
vì văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý các
cơ quan. Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dượng chương trình,
kế hoạch công tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình hình
công tác, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc với cơ quan, đơn vị có
liên quan….chủ yếu đều thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói cách khác đều
được văn bản hóa. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung, của từng cơ
quan nói riêng.
* Quy trình soạn thảo văn bản:
Thực tế về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty cổ phần SX – DV –
XNK Từ Liêm về cơ bản đã thực hiện theo những quy định tại Nghị định
110/NĐ-CP ngày 08/4/2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005; Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

19

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định về kỹ thuật trình bày văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tuy
nhiên do là một cơ quan kinh doanh nên công ty cũng có những văn bản mang
tính chất riêng của doanh nghiệp mình mà các yếu tố văn bản nhà nước không
quy định.
Thông thường quy trình soạn thảo một văn bản của Công ty cổ phần Sản
xuất, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm bao gồm các công đoạn sau:
Bước một: Căn cứ vào yêu cầu hoạt động của công ty khi có các công
việc phát sinh, các bộ phận báo cáo lên Ban giám đốc công ty. Ban giám đốc căn
cứ vào nhiệm cụ của các bộ phận đảm nhiệm và giao việc soạn thảo văn bản.
Bước hai: Trên cơ sở công việc mà Ban giám đốc giao và căn cứ bào mục
đích của việc ban hành văn bản, Bộ phận tiếp nhận sẽ chọn tên loại văn bản cho
phù hợp.
Bước ba: Sau khi đã chọn được tên loại văn bản thì bộ phận giải quyết
công việc tiến hành thu thập thông tin và xử lý thông tin cần thiết cho mục đích
của văn bản.
Bước bốn: Bộ phận giải quyết xây dựng đề cương và viết bản thảo
Bước năm: Duyệt bản thảo. Ở bước này công ty không giống như các cơ
quan nhà nước khác là phải tập hợp văn bản ở Văn thư để Chánh văn phòng
kiểm tra lại các yếu tố khác, ở công ty cổ phần Sản xuất, Dịch vụ, Xuất nhập
khẩu Từ Liêm nếu bộ phận nào được giao soạn thảo, sau khi xong sẽ mang trực
tiếp lên Ban giám đốc duyệt.
Bước sáu: Hoàn thiện và ban hành văn bản. Văn bản sau khi đã được Ban
giám đốc duyệt, đưa lại cho Văn thư để lấy số đăng ký vào văn bản đi, nhân bản
và đóng dấu văn bản.
Như đã trình bày các bước để soạn thảo và ban hành văn bản ở trên, phụ
thuộc vào nhiệm vụ được giao của từng phòng mà từ đó thảo những văn bản

giao dịch, những văn bản hợp tác kinh doanh, sản xuất phục vụ cho công việc
đơn vị của mình.
- Với các phòng chức năng (gồm có Văn phòng, phòng HCTC, phòng Kế
toán tài vụ): là các phòng trực tiếp giúp việc cho Ban giám đốc, khi được Ban
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

20

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giám đốc giao cho công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng mình thì
phòng đó tự thảo văn bản và trình lên Ban giám đốc, ý kiến của Ban giám đốc sẽ
là bản chính cuối cùng. Loại văn bản mà phòng chức năng phải soạn thảo là các
Quy chế, Điều lệ công ty, các quyết định về nhân sự hoặc về một công việc nào
đó, Uỷ quyền của Tổng giám đốc cho các cá nhân được tín nhiệm, các công văn
trao đổi, thông báo, giấy mời,…
- Với các phòng kinh doanh (phòng Kinh doanh 1, kinh doanh 3, kinh
doanh Dược, kinh doanh 10, kinh doanh siêu thị, Bất động sản, Khách sạn, chi
nhánh): là các phòng kinh doanh được Ban giám đốc giao khoán nộp lợi nhuận
cho công ty hàng tháng và kết thúc vào cuối năng nên phụ thuộc vào hoạt động
kinh doanh của mình trên cơ sở có uỷ quyền của Tổng giám đốc mà tự thảo
những văn bản mang tính giao dịch, xin chứng thực, hợp đồng hợp tác kinh
doanh,…rồi trình lên người trực tiếp phụ trách (được Tổng giám đốc giao
quyền) thẩm định lại và trình Tổng giám đốc là người quyết định cuối cùng
những nội dung của văn bản.

Trong việc soản thảo và ban hành văn bản của Công ty cổ phần Sản xuất,
Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm bản thân em nhận thấy về công tác này công
ty đã thực hiện tương đối phù hợp với yêu cầu của các văn bản quy phạm pháp
luật và sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty. Nhưng trong tất cả các bước có một
điểm đóng vài trò khá quan trọng, đó là chữ ký nháy ở cuối văn bản của những
người có trách nhiệm thì không có. Đây là một lỗi có lẽ không chỉ riêng ở Công
ty cổ phần Sản xuất, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm mới có mà hầu như tất
cả những văn bản của các doanh nghiệp khác khi có sự hợp tác, trao đổi với
công ty nhìn văn bản đều không có yếu tố này.

Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

21

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng phân loại một số lượng văn bản thường dùng trong những năm
gần đây của công ty:
Năm

200
Tên 7
Loại
Công văn
Ủy quyền

Thông báo
Giấy mời
Báo cáo
Một số VB

2008

2009

201
0

20
11

75
42
14
18
05

82
41
26
23
07

85
39
25

25
04

78
45
20
25
04

65
38
18
15
05

25

18

22

21

25

khác (Quyết
định, đơn,…)

Qua bảng phân loại tài liệu này, có thể nhận thấy văn bản hình thành
trong một năm của công ty cũng không nhiều. Tuy nhiên, ở bảng phân loại này

một số văn bản như hợp đồng, các văn bản liên quan đến vấn đề nhân sự của
công ty lại được đăng ký ở bộ phận Hành chính – tiền lương. Đây là một sự
thiếu soát trong việc quản lý văn bản của công ty, không thống nhất, không quy
về một mối nên thực tế đã gây khó khăn trong việc tìm thông tin khi cần thiết
hoặc quy trách nhiệm cho cá nhân.
*Quản lý và giải quyết văn bản.
Quản lý công văn “đi” và “đến” của công ty
Có thể hiểu quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp
nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, bảo đảm an toàn văn bản hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Vì vậy, việc quản lý văn bản “đi” và “đến” đều phải đảm bảo các yêu cầu:
thống nhất, chính xác, nhanh chóng, kịp thời và an toàn.
*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Công ty cổ phần Sản
xuất, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm.
Việc quản lý văn bản đi của Công ty được quản lý chủ yếu bằng hình thức
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

22

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đăng ký bằng sổ văn bản đi. Sổ văn bản đi do cán bộ văn phòng Ban giám đốc
quản lý và vào sổ các văn bản đi của công ty (Trừ văn bản về nhân sự của bộ
phận Tổ chức – tiền lương). Các văn bản đi của công ty sẽ được Văn thư đánh
số 01 từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm cho chung tất cả các loại văn

bản. Sử dụng chung một quyển sổ là vì lượng văn bản đi của công ty hàng năm
cũng không nhiều và nó còn phụ thuộc vào tình hình biến động chung của nền
kinh tế. Các ký hiệu được thiết lập trên cơ sở tiên của Công ty viết tắt và ký hiệu
của từng loại văn bản.
Ví dụ: Ký hiệu của Thông báo số 45/TB-TUL ngày 20/5/2011 Công ty cổ
phần Sản xuất, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm về việc nộp tiền bảo dưỡng
đường ống ga tại tòa nhà 335 Cầu Giấy.
Hay ký hiệu Công văn số 64/TUL-KD3 ngày 01/6/2011 của Công ty cổ
phần Sản xuất, Dịch vụ, Xuất nhập khẩu Từ Liêm về việc đề nghị Hải quan Cửa
khẩu Tân thanh cho thông quan lô hàng của công ty.
Số lượng văn bản đi có đăng ký số ở Văn thư của công ty cũng không
nhiều. Với Doanh nghiệp các quy trình quy định cho công tác văn thư cũng
không nghiệm ngặt, một số văn bản hình thành đối với doanh nghiệp như: biên
bản đối chiếu công nợ, một số hợp đồng cung cấp hàng,…Chính vì có những sự
khác biệt này nên việc quản lý và đăng ký văn bản đi của công ty cũng không
được thống nhất và hiện tượng thất thoát tài liệu cũng có diễn ra. Việc đăng ký
văn bản giúp văn thư thuận lợi trong việc quản lý văn bản đi của công ty, đồng
thời cũng thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu khi lãnh đạo cấp trên yêu cầu hoặc
các phòng, các bộ phận cần tìm thông tin của văn bản. Tuy nhiên, quá trình thực
hiện đăng ký văn bản của công ty bằng phương pháp thủ công (bằng sổ đăng ký)
nên việc tìm tài liệu còn bị lâu hơn so với đăng ký văn bản bằng phần mềm trên
máy vi tính.
Sau khi đăng ký văn bản đi vào sổ, nếu là văn bản của Ban giám đốc chỉ
đạo Văn phòng giúp việc làm, thì văn thư có thể căn cứ vào nơi nhận để tiến
hành nhân văn bản và đóng dấu. Còn đối với các văn bản do các phòng kinh
doanh soạn thảo và đăng ký để giao dịch trong lĩnh vực hoạt động của phòng thì
Sinh viên: Phạm Thị Hà Giang

23

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6