Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại HUYỆN ủy THẠCH THẤT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (11.78 MB, 44 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
D. PHỤ LỤC...................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................1
B. NỘI DUNG..................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG, ...................4
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY
THẠCH THẤT................................................................................................4
1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy Thạch Thất....................4
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ:...........................................................................................4
1.1.2 Chế độ và lề lối làm việc.......................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Thạch Thất............................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của bộ phận văn thư-lưu trữ (văn phòng
huyện ủy)........................................................................................................................6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
HUYỆN ỦY THẠCH THẤT..........................................................................9
2.1. Công tác văn thư của Huyện ủy Thạch Thất...........................................................9
2.1.1 Công tác chỉ đạo về văn thư của Huyện ủy Thạch Thất.....................................10
2.1.1.1 Các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư:..........................................................10
2.1.1.2 Trách nhiệm đối với công tác văn thư của Huyện ủy Thạch Thất...................11
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. .............................................................12
2.1.3 Thực trạng công tác Văn thư của Huyện uỷ Thạch Thất. ..................................13
CHƯƠNG 3:..................................................................................................24
MỘT VÀI NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP TIẾP TỤC PHÁT
HUY NHỮNG MẶT MẠNH, KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM TỒN TẠI
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN UỶ THẠCH THẤT....24
3.1. Một vài nhận xét....................................................................................................24
3.1.1. Những ưu điểm...................................................................................................24
3.1.2. Những nhược điểm, tồn tại ...............................................................................26
3.2. Các nội dung đề xuất:............................................................................................26
3.2.1 Đề xuất nội dung 1: Đối với công tác văn thư...................................................26
3.2.2 Đề xuất nội dung 2: Đối với công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi
......................................................................................................................................27
3.3. Một vài kiến nghị và giải pháp..............................................................................28
3.2.1 Đối với Thành uỷ Hà Nội (cơ quan chủ quản)....................................................28
3.2.2 Đối với Huyện uỷ................................................................................................29
3.2.3 Đối với Nhà trường:............................................................................................31
C. KẾT LUẬN...............................................................................................32
D. PHỤ LỤC..................................................................................................34
Hồ Như Hoa
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
D. PHỤ LỤC
Hồ Như Hoa
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó những năm gần đây công tác Văn thư có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính.
Trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay, công tác văn thư là hoạt
động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức; là một mắt xích quan trọng
không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
Hàng ngày, các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong
khi giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều
phải xử lý những vấn đề có liên quan đến việc quản lý công văn, giấy tờ của
cơ quan, tổ chức gửi đi và nhận được. Giải quyết tốt vấn đề này có ý nghĩa
thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và
điều hành của cơ quan, tổ chức, đồng thời qua đó góp phần vàp việc rèn luyện
tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện
công việc được giao. Mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động trên các lĩnh vực khác
nhau, với chức năng nhiệm vụ riêng do đó mà công tác văn thư ở mỗi cơ quan
cũng khác nhau, đặt ra cho ngành văn thư những yêu cầu đòi hỏi khác
nhau.Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và
các tổ chức chính trị xã hội ngày càng được quan tâm nhiều hơn, đặc biệt
trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước hiện nay, công tác văn thư là
một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với phương châm đào tạo là “Học thật
để ra đời làm thật”, “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn”, cho nên việc tổ
chức cho sinh viên thực tập là một yếu tố không thể thiếu trong chương trình
đào tạo của trường. Việc thực tập giúp sinh viên làm quen với công việc, tìm
hiểu giữa lý thuyết và thực tế, qua đó vận dụng các kiến thức đã học vào thực
Hồ Như Hoa
1
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiễn, sinh viên rút ra được những bài kinh nghiệm, chủ động được nghiệp vụ
chuyên ngành khi đã tốt nghiệp. Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, sự đồng ý tiếp nhận của Huyện ủy Thạch Thất em đã về thực tập
tại Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất – Thành phố Hà Nội. Sau thời gian 8
tuần thực tập, nghiên cứu về công tác văn thư tại đây em đã rút ra được nhiều
kinh nghiệm thực tiễn và thể hiện trong bản báo cáo thực tập này.
Với thời gian 8 tuần thực tập tại Huyện uỷ Thạch Thất em đã được tiếp
cận với công tác văn thư, qua đó đã có sự so sánh đối chiếu giữa lý thuyết với
thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan. Những vấn đề em khảo sát luôn bám
sát đề cương thực tập, căn cứ vào đề cương nội dung chương trình thực tập
em đã đưa ra 3 phần chính tương ứng với các chương như sau:
Chương 1: Khái quát về sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Huyện uỷ Thạch Thất.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Huyện uỷ
Thạch Thất.
Chương 3: Một vài nhận xét, khuyến nghị và giải pháp tiếp tục phát
huy những mặt mạnh, khắc phục những điểm tồn tại đối với công tác Văn
thư tại Huyện uỷ Thạch Thất.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất, dưới sự
hướng dẫn của các thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhất là các thầy cô
trong Khoa Văn thư Lưu trữ, cùng với sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các
đồng chí cán bộ, nhân viên Huyện ủy Thạch Thất, em đã học hỏi được nhiều
kiến thức thực tế, vận dụng các lý luận vào thực tiễn, từ đó rút ra những kinh
nghiệm, bổ sung những kỹ năng còn thiếu, nhận biết những ưu điểm và tồn tại
của công tác văn thư giúp em nâng cao nghiệp vụ. Tuy nhiên, đây là lần đầu
tiên em được tiếp xúc với công việc thực tế, còn nhiều bỡ ngỡ và thiếu sót.
Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để bản báo
cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn, mang lại ý nghĩa cho công tác văn
thư của cơ quan Huyện ủy Thạch Thất.
Hồ Như Hoa
2
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Văn thư Lưu trữ đã
hướng dẫn, trang bị các kiến thức về công tác văn thư cho em trong quá trình
học tập tại trường. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Huyện ủy Thạch Thất đã
tạo điều kiện để em hoàn thành khóa thực tập tốt nghiệp. Cám ơn sự giúp đỡ
chỉ bảo tận tình của cán bộ, nhân viên phòng văn thư đã giúp em thực hiện
các nghiệp vụ công tác văn thư trong thời gian thực tập vừa qua.
Thạch Thất, ngày tháng năm 2015
Sinh viên
Hồ Như Hoa
Hồ Như Hoa
3
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN ỦY
THẠCH THẤT
1.1 Sự ra đời, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy Thạch
Thất.
Trước Cách mạng tháng 8 năm 1945 huyện Thạch Thất thuộc phủ
Quốc Oai tỉnh Sơn Tây. Năm 1948 Chính phủ Việt Nam dân chủ cộng hoà
ban hành Sắc lệnh số 46 – 1948 bãi bỏ các danh từ Phủ, Châu, Quận... huyện
Thạch Thất thuộc tỉnh Sơn Tây. Năm 1965 hợp nhất hai tỉnh Hà Đông và Sơn
Tây thành thành một đơn vị hành chính là tỉnh Hà Tây, Thạch Thất thuộc tỉnh
Hà Tây. Năm 1975 hợp nhất 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn
Bình, huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Sơn Bình. Từ 1978 – 1991 tách huyện
Thạch Thất từ tỉnh Hà Sơn Bình sát nhập vào thành phố Hà Nội. Ngày
12/8/1991 tách tỉnh Hà Sơn Bình thành 2 tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, huyện
Thạch Thất tách từ Thành phố Hà Nội sát nhập về tỉnh Hà Tây. Ngày
1/8/2008 đến nay tỉnh Hà Tây sát nhập vào Thành phố Hà Nội, huyện Thạch
Thất thuộc Thành phố Hà Nội, tách 3 xã Tiến Xuân, Yên Trung, Yên Bình
của huyện Lương Sơn tỉnh Hoà Bình sát nhập về huyện Thạch Thất. Tính đến
nay huyện Thạch Thất có 22 xã và 01 thị trấn.
Thạch Thất là huyện thuộc vùng trung du đồng bằng Bắc bộ, cách Thủ
đô Hà Nội về phía đông là 30 km. Có vị trí quan trọng trong sự phát triển của
Thành phố Hà Nội nói riêng, cả nước nói chung. Huyện ủy Thạch Thất là cơ
quan Đảng hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh
đạo nhân dân trong toàn huyện hoàn thành tốt các nhiệm vụ của Đảng và Nhà
nước giao.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ:
Huyện uỷ Thạch Thất là cơ quan tham mưu tổng hợp, phục vụ; thay
mặt Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ trực tiếp lãnh đạo, điều hành
Hồ Như Hoa
4
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc của Đảng, Đảng uỷ các xã, thị trấn trong huyện Thạch Thất.
Huyện uỷ Thạch Thất có con dấu, tài khoản riêng. Chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ban Thường vụ Thành uỷ Hà
Nội.
Theo số liệu của Ban Tổ chức Huyện ủy, tính đến ngày 30/4/2012, tổng
số đảng viên trong toàn huyện có 6.326 đồng chí, sinh hoạt tại 58 chi bộ,
Đảng bộ trực thuộc Huyện ủy. Trong đó:
+ 23 Đảng bộ xã, thị trấn;
+ 35 Chi, Đảng bộ cơ quan.
1.1.2 Chế độ và lề lối làm việc.
- Huyện ủy Thạch Thất làm việc theo chế độ tập thể, đại diện là Ban
Thường vụ và Ban Chấp hành Huyện ủy.
- Đứng đầu Ban Thường vụ huyện ủy là Bí thư, giúp việc cho Bí thư là
01 Phó Bí thư Thường trực và 01 Phó Bí thư làm chủ tịch UBND huyện.
- Huyện ủy làm việc theo chương trình chế độ nhiệm kỳ 5 năm, Ban
Thường vụ mỗi tháng họp hai lần, Ban Chấp hành họp 3 tháng một lần, ngoài
ra mỗi tháng còn họp giao ban khối các cơ quan Đảng.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Thạch Thất.
Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Thạch Thất:
+ Ban Chấp hành Đảng bộ huyện
+ Ban Thường vụ
Bí thư Huyện ủy: 01 đồng chí;
Phó Bí thư Huyện ủy: 02 đồng chí;
+ Các phòng, ban tham mưu giúp việc
- Văn phòng;
- Ban Tổ chức;
- Ban Dân vận;
- Ban Tuyên giáo;
- Ủy ban Kiểm tra;
Hồ Như Hoa
5
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Huyện ủy Thạch Thất:
HUYỆN ỦY THẠCH
THẤT
VĂN
PHÒNG
BAN
TỔ
CHỨC
BAN
DÂN
VẬN
BAN
TUYÊN
GIÁO
ỦY
BAN
KIỂM
TRA
TT BD
CHÍNH
TRỊ
CÁC TỔ CHỨC
CƠ SỞ ĐẢNG
TRỰC THUỘC
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của bộ phận văn thư-lưu trữ
(văn phòng huyện ủy)
* Chức năng:
- Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các Ban Xây dựng
Đảng, có chức năng tham mưu tổng hợp, trực tiếp giúp cấp ủy điều hành tổ
chức mọi hoạt động của cấp ủy, chuẩn bị ra văn bản, theo dõi, kiểm tra thực
hiện văn bản, sơ tổng kết và lưu trữ tài liệu đồng thời thực hiện chức năng
quản trị hành chính của cơ quan Huyện ủy;
- Làm chức năng thông tin với cấp trên, với cơ sở; làm báo cáo, thông
báo và sao gửi các văn bản theo quy định;
- Văn phòng Huyện ủy quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy để tiếp
nhận sự chỉ đạo, hướng dẫn về công tác chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời
quan hệ chặt chẽ với các chi, Đảng bộ trực thuộc, Văn phòng UBND, các ban,
ngành, đoàn thể của huyện nắm thông tin, tổng hợp tình hình, báo cáo phản
Hồ Như Hoa
6
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ánh với cấp ủy để có chủ trương, biện pháp xử lý kịp thời.
- Giúp cấp ủy theo dõi và thực hiện quy chế hoạt động, chương trình
công tác tháng, năm.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cấp ủy và cơ quan
huyện ủy.
- Quản lý việc thu, chi đảng phí, ngân sách Đảng.
* Nhiệm vụ:
- Cùng Ban Tổ chức Huyện ủy giúp cấp ủy xây dựng quy chế làm việc
của BCH huyện ủy và theo dõi việc thực hiện quy chế đã được thông qua.
- Giúp cấp ủy xây dựng chương trình công tác: Dựa vào Nghị quyết của
cấp trên, Nghị quyết đại hội và tình hình thực tiễn của địa phương (chú ý tình
hình đột xuất và dự báo tình hình), những ý kiến đóng góp của các cơ quan
tham mưu, của các đồng chí cấp ủy để xây dnựg chương trình công tác toàn
khó, từng năm từ đó xây dựng chương trình công tác ngắn hạn, hàng tuần,
hàng tháng.
- Giúp cấp ủy chuẩn bị ra quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc
thực hiện quyết định;
Ngoài việc ra quyết định, nghị quyết đã được thông qua hội nghị, đối
với những vấn đề không tổ chức thảo luận thì Văn phòng thừa lệnh Thường
trực gửi tài liệu cần ban hành đến các thành viên có trách nhiệm tham gia ý
kiến. Văn phòng tổng hợp các ý kiến đóng góp và trình Thường trực hay
Thường vụ cho ý kiến, rồi chỉnh lý văn bản in ấn và ban hành;
Giúp cấp ủy tổ chức việc ra nghị quyết, quyết định thực hiện và kiểm
tra việc thực hiện nghị quyết, quyết định (có thể tổ chức các hội nghị để
truyền đạt nghị quyết). Định kỳ thời gian tổ chức cho cấp ủy (chủ yếu là
Thường trực) đi kiểm tra việc thực hiện nghị quyết, giúp cấp ủy tổ chức sơ
kết, tổng kết.
Các chỉ thị, nghị quyết, kết luận, thông báo, quyết định của tập thể cấp
ủy, Thường vụ hay cá nhân các đồng chí Thường trực đều phải được ghi
Hồ Như Hoa
7
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thành văn bản và có sổ theo dõi ghi số công văn và ngày phát hành.
Tổng hợp tình hình, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Thường
trực, Thường vụ, cấp ủy để bàn và xử lý kịp thời.
Định kỳ làm báo cáo tình hình, kết quả các mặt hoạt động lên cấp trên,
thông báo cho cơ sở và làm các loại báo cáo theo quy định của Thường trực
Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy và Điều lệ Đảng quy định.
* Tổ chức bộ máy: Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất bao gồm 18 cán
bộ nhân viên: 01 Chánh văn phòng, 02 Phó Chánh văn phòng, 01 Kế toán, 01
Văn thư, 01 Lưu trữ, 01 Thủ quỹ, 01 Quản trị mạng, 03 lái xe, 01 Điện nước,
02 Lễ tân - Cấp dưỡng, 04 Bảo vệ.
Hồ Như Hoa
8
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
HUYỆN ỦY THẠCH THẤT
2.1. Công tác văn thư của Huyện ủy Thạch Thất.
Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội bao gồm: tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận
(đối với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, quản lý và sử dụng
con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan tổ chức nói chung và trong hoạt động của Huyện ủy Thạch Thất
nói riêng. Đây là công tác quan trọng trong hoạt động quản lý, giải quyết công
việc của cơ quan đảm bảo cho yêu cầu nhanh chóng, chính xác. Làm tốt công
tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng cho hoạt động của cơ
quan, giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan; bảo quản giữ gìn văn bản,
tài liệu có giá trị phục vụ cho việc tra tìm văn bản để giải quyết công việc
hàng ngày, làm tốt công tác văn thư còn là nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ
để phục vụ nghiên cứu lâu dài.
* Hình thức tổ chức công tác văn thư.
Tùy thuộc vào tính chất và khối lượng công việc mà mỗi cơ quan có
hình thức tổ chức văn thư cho phù hợp cơ quan đó, Huyện ủy Thạch Thất đã
áp dụng hình thức văn thư tập trung thống nhất, nghĩa là ở các phòng ban
không có văn thư riêng mà tất cả tập trung vào một nơi là phòng văn thư
huyện ủy.Công tác văn thư của Huyện ủy Thạch Thất được tổ chức theo hình
thức văn thư tập trung như vậy tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký,
chuyển giao theo dõi giải quyết văn bản đến, đánh máy, in, trình ký, ... của cơ
quan và các ban giúp việc đều tập trung tại Văn phòng.
Hồ Như Hoa
9
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1 Công tác chỉ đạo về văn thư của Huyện ủy Thạch Thất.
Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất hoạt động dưới sự hướng dẫn, chỉ
đạo trực tiếp của Thành uỷ Hà Nội. Đó là cơ sở pháp lý cho Văn phòng
Huyện ủy Thạch Thất hoạt động theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước.
2.1.1.1 Các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư:
Việc tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư của Văn phòng
Huyện ủy Thạch Thất được thực hiện theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
của Đảng và Nhà nước:
- Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính
trị Ban Chấp hành Trung ương về thể thức, thể loại và thẩm quyền ban hành
văn bản của Đảng;
- Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bí thư
TW Đảng, bổ sung Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của
Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương về thể thức, thể loại và thẩm quyền
ban hành văn bản của Đảng;
- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn
phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của Chính
Phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ quy định về công tác văn thư.
- Công văn 425/VTLTNN ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý, giải quyết văn bản đi, đến.
- Nghị định số 58/NĐ ngày 28 tháng 4 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Hồ Như Hoa
10
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng
dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của
các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ.
2.1.1.2 Trách nhiệm đối với công tác văn thư của Huyện ủy Thạch
Thất.
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơ
quan Huyện ủy Thạch Thất đã tham gia vào những nội dung nhất định của
công tác văn thư:
Thủ trưởng cơ quan (Thường trực Huyện ủy): Là người đứng đầu cơ
quan, có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong Huyện ủy; chỉ đạo
nghiệp vụ công tác văn thư của cơ sở và đơn vị trực thuộc; giải quyết kịp thời
các văn bản đến; ký các văn bản thuộc thẩm quyền; giao cho cán bộ cấp dưới
giải quyết, ký thay các văn bản.
Trưởng các ban, đơn vị trực thuộc: Chịu trách nhiệm quản lý công tác
văn thư trong đơn vị mình, giải quyết các văn bản thuộc thẩm quyền, ký thay
mặt, thừa lệnh các văn bản khi được giao.
Chánh văn phòng: Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan thực hiện các
nhiệm vụ về công tác văn thư, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về
công tác văn thư, ký thừa lệnh các văn bản mà thủ trưởng ủy quyền, chỉ đạo
công tác văn thư cấp dưới, đơn vị trực thuộc.
Cán bộ nhân viên trong cơ quan: thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác
văn thư mà mình chịu trách nhiệm, soạn thảo các văn bản, giải quyết các văn
bản được giao, lập hồ sơ về công việc mà mình phụ trách.
Cán bộ văn thư cơ quan: trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư:
+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Hồ Như Hoa
11
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký
ban hành.
+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày
tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản
đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán
bộ, công chức, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác.
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng
năm.
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Huyện ủy Thạch Thất đã bố trí cán bộ văn thư chuyên trách có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ văn thư, phù hợp với công tác và trách nhiệm được
giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả.
Được sự quan tâm của Huyện ủy Thạch Thất, cán bộ làm công tác văn
thư đã được tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ
do Thành ủy, Văn phòng Trung ương tổ chức.Vì vậy nên các nghiệp vụ công
tác văn thư được cán bộ văn thư nắm vững và thực hiện khá tốt, đảm bảo việc
cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo, phục vụ công tác quản lý.
Ngoài việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao nghiệp vụ,
Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng còn trang bị các cơ sở vật chất phục vụ cho
công tác văn thư: máy photo, máy vi tính, máy in, máy fax, máy scan, điện
thoại, các loại sổ sách, văn phòng phẩm, ... tạo điều kiện cho cán bộ, nhân
viên hoàn thành tốt công việc của mình. Mặt khác, lãnh đạo Huyện ủy cũng
thường xuyên quan tâm kiểm tra, đôn đốc đối với công tác văn thư.
Hồ Như Hoa
12
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cán bộ làm công tác văn thư của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất làm
việc khá khoa học hợp lý, đúng quy trình giải quyết công việc mà Đảng và
Nhà nước giao cho. Chính vì vậy mà các công việc mà cán bộ văn thư phụ
trách được hoàn thành tốt.
2.1.3 Thực trạng công tác Văn thư của Huyện uỷ Thạch Thất.
* Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là
một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là
phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ
quan. Từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình,
kế hoạch công tác, chỉ đạo, điều hành thực hiện cho đến việc phản ánh tình
hình công tác, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc với các cơ quan,
đơn vị có liên quan…chủ yếu đều thể hiện bằng hình thức văn bản, hay nói
cách khác đều được văn bản hóa. Văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải
quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy Nhà nước nói
chung, của từng cơ quan nói riêng.
Trong những năm gần đây số lượng văn bản được ban hành ra có xu
hướng tăng lên, điều này được thể hiện qua bảng thống kê số lượng văn bản
ban hành trong 3 năm gần đây nhất:
STT
1
2
3
4
5
6
7
Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch
Giấy mời
Văn bản khác
Tổng số
2011
727
315
484
51
26
74
447
2.124
Năm
2012
854
377
565
56
33
70
532
2.487
2013
987
490
620
65
41
87
593
2.883
Qua bảng số liệu trên ta thấy hàng năm số lượng văn bản ban hành ra
tương đối lớn, số lượng văn bản đó gửi đi rất nhiều cơ quan khác nhau nhưng
chủ yếu là các cơ quan cấp trên: Thành uỷ Hà Nội, Văn phòng Thành uỷ và
Hồ Như Hoa
13
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các ban Đảng Thành uỷ và một số cơ quan sở, ban, ngành Thành phố.
Đối với văn bản gửi xuống các cơ quan cấp dưới của mình, cụ thể là
các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc Huyện uỷ chủ yếu là văn bản chỉ đạo, đôn
đốc nhắc nhở và tuyên truyền những đường lối, chủ chương, chính sách của
Đảng và Nhà nước.
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng
vai trò đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.
* Quản lý văn bản đi - đến
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân có liên quan đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan, đơn vị
hoặc cá nhân gửi tới. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn
bản đi hay công văn đi. Còn văn bản mà các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài
gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến.Văn bản đi - đến là căn cứ
và bằng chứng để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn
đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.. Mặt khác không ít văn bản
có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật Đảng, Nhà nước hoặc bí
mật cơ quan, chính vì vậy các loại văn bản cần phải được quản lý chặt chẽ.
Theo điều 10 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định: “Tài liệu
văn thư của cơ quan, tổ chức nào phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan, tổ
chức đó”. Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản, trong quá trình hoạt
động của cơ quan mình, lãnh đạo Huyện uỷ Thạch Thất đã rất quan tâm tới
công tác này.
* Quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành gọi chung là văn bản đi và đều
phải được quản lý theo một trình tự nhất định, cụ thể là:
+/ Trước khi văn bản được ký ban hành thì Văn thư kiểm tra lại thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì văn thư gửi lại
cho người soạn thảo sửa lại hoặc người kí duyệt văn bản rồi mới ghi vào sổ
đăng ký văn bản của văn bản.
+/ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): văn bản
Hồ Như Hoa
14
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt thể thức, nội dung thì văn thư tiến hành
đóng dấu. Tuỳ theo mức độ quan trọng của văn bản mà đóng dấu mật, khẩn.
+/ Đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi: mỗi một loại văn bản được
đăng ký vào một sổ khác nhau. Sổ Đăng ký văn bản đi của Huyện ủy Thạch
Thất được đăng ký theo nhiệm kỳ, nhiệm kỳ của Huyện ủy là 5 năm. Hết sổ
này thì đăng ký tiếp sang sổ khác và đánh số tiếp theo. Đối với văn bản có
tính chất pháp quy bao gồm: Quyết định, Quy định, Quy chế thì cho vào sổ
Quyết định của Huyện uỷ; Các loại văn bản thông thường được đưa vào sổ
công văn đi; Giấy giới thiệu của Huyện uỷ được ghi vào sổ cấp Giấy giới
thiệu, Giấy đi đường của Huyện uỷ Thạch Thất được ghi vào sổ cấp giấy công
tác.
+/ Đối với những văn bản có đóng dấu mật, thì được đăng ký vào sổ
văn bản mật.
Việc đăng ký văn bản đi theo các loại sổ khác nhau tại Văn phòng
Huyện uỷ Thạch Thất như vậy nhằm tiện cho việc quản lý và bảo quản văn
bản; phục vụ tra tìm được thuận tiện; tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo
dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản.
+/ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Trước khi văn bản được chuyển đi thì văn bản đó phải được hoàn thành thủ
tục ở bộ phận văn thư, ghi các yếu tố cần thiết lên bì văn bản và phải được
chuyển ngay văn bản đó trong ngày hoặc chậm nhất là nửa ngày làm việc tiếp
theo. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc thì phải được chuyển
ngay sau khi văn bản đó được ký, đóng dấu. Còn đối với những văn bản cần
thông tin nhanh có thể chuyển qua bằng máy fax, điện thoại, internet và qua
mạng thông tin diện rộng của Thành uỷ với phần mềm quản lý văn bản trong
hệ điều hành tác nghiệp (phần mềm Lostus Notes) rồi gửi văn bản đến sau.
Tất cả các văn bản gửi đi đều phải đảm bảo bí mật về mặt nội dung, và khi
văn bản được chuyển đến nơi thì người chuyển văn bản phải lấy chữ ký của
cơ quan, người ký văn bản.
+/ Lưu văn bản đi: mỗi một văn bản được ban hành đi phải lưu ít nhất
02 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan (để sau này nộp vào lưu trữ),
Hồ Như Hoa
15
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
một bản lưu ở đơn vị soạn thảo. Văn bản đi được lưu đầy đủ tại Văn thư và
được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng: văn bản được lưu
lại sắp xếp cẩn thận và theo một trình tự nhất định ( theo số, ngày tháng, vấn
đề giải quyết công việc, tập văn bản lưu hàng tháng…), để tiện cho việc khai
thác và sử dụng.
Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đi như bảng sau:
Ngày,
Số, ký
Tên loại và trích
Người
Nơi
Đơn vị
Số
Ghi
tháng
hiệu
yếu nội dung
ký
nhận
hoặc
lượng
chú
của
văn
người
bản
văn
bản
nhận bản
bản
lưu
* Quản lý văn bản đến
Hàng năm bên cạnh việc ban hành một khối lượng văn bản lớn như đã
trình bày ở trên, Huyện uỷ Thạch Thất cũng nhận được không ít các văn bản
từ các cơ quan khác gửi đến. Cũng giống như các văn bản gửi đi, tất cả các
văn bản gửi đến Huyện uỷ Thạch Thất dù bằng con đường nào đều phải qua
Văn thư cơ quan để đăng ký và quản lý thống nhất. Văn bản đến Huyện uỷ
Thạch Thất có thể chia thành 03 nhóm chính:
+/ Thứ nhất, Văn bản của các cơ quan cấp trên gửi xuống cho Huyện
uỷ, chủ yếu là văn bản của Ban chấp hành Trung ương Đảng, Văn phòng
Trung ương Đảng, Thành uỷ Hà Nội, Văn phòng Thành uỷ và các ban Đảng
Thành uỷ và một số cơ quan khác với loại hình văn bản chủ yếu là Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, Quy định, Hướng dẫn, Kế hoạch, Thông
báo… để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối
với sự phát triển của Huyện uỷ, hoặc là để chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một
số vấn đề có liên quan.
+/ Thứ hai, Văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi lên Huyện uỷ, chủ
yếu là của đảng uỷ các xã, thị trấn; các cơ quan trực thuộc Huyện uỷ, với các
loại văn bản chủ yếu là: Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Quyết định,
Hồ Như Hoa
16
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
… với mục đích là báo cáo kết quả công tác của cơ quan mình trong thời gian
qua, hoặc đề xuất, kiến nghị với Huyện uỷ để xem xét, giải quyết các vấn đề
cụ thể.
+/ Thứ ba, Văn bản của các đối tác hoặc các cá nhân có liên quan gửi
đến muốn trao đổi, giải quyết công việc hoặc một số vấn đề khác.
Qua khảo sát và thực tập tại cơ quan, em thấy: Loại hình văn bản gửi
đến Huyện uỷ chủ yếu là Quyết định, Quy định, Quy chế, Chỉ thị, Nghị quyết,
Hướng dẫn, Thông báo… của cấp trên; Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Kế
hoạch,… của cấp dưới và một số văn bản của các cá nhân, đơn vị khác gửi
đến có liên quan đến một số công việc nhất định.
VD: Trong năm 2013 các cơ quan chủ yếu gửi văn bản đến Huyện uỷ
được em thống kê ở bảng sau:
Số TT
1
2
3
4
5
6
8
9
10
Tên loại văn bản
Công văn
Quyết định
Chỉ thị
Thông báo
Báo cáo
Nghị quyết
Chương trình
Kế hoạch
Văn bản khác
Tổng
2011
596
430
27
173
180
73
157
85
136
1.721
Năm
2012
589
464
37
178
191
81
134
72
144
1890
2013
612
481
39
168
194
78
162
97
214
2045
+/Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đăng ký văn bản đến: Bộ
phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản Văn bản đến từ bất kỳ
nguồn nào (kể cả văn bản do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn
thư để làm thủ tục đăng ký, giải quyết văn bản. Sau khi văn thư nhận được
công văn, nếu là công văn thường thì văn thư tiến hành phân loại công văn rồi
mới bóc bì và vào sổ đăng ký văn bản đến.
Qua nghiên cứu, quan sát tại Huyện uỷ Thạch Thất em thấy sau khi văn
thư nhận được công văn đến, nếu là văn bản thông thường thì văn thư sẽ bóc
Hồ Như Hoa
17
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bì ngay, đọc lướt qua phần nội dung rồi mới tiến hành phân loại văn bản. Việc
phân loại như vậy đảm bảo công văn được phân loại chính xác và nhanh nhất.
Tuy nhiên nếu không cẩn thận thì sẽ dẫn đến tình trạng làm mất văn bản hoặc
bị lộ thông tin. Đối với những văn bản cần xử lý gấp cũng như các văn bản
đầy đủ các yếu tố về nội dung và hình thức sau khi phân loại cán bộ văn thư
đóng dấu đến, đăng ký vào sổ công văn đến rồi chuyển cho bộ phận giải quyết
(đối với văn bản đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức lẫn nội dung). Còn đối
với những văn bản không đúng về mặt thể thức thì văn thư sẽ trả lại nơi gửi
và nói rõ lý do trả lại. Đối với Huyện uỷ Thạch Thất thì các văn bản đến được
đăng ký chủ yếu vào 02 loại sổ chính; 01 sổ đăng ký văn bản đến chung cho
tất cả các loại văn bản và 01 sổ đăng ký văn bản mật.
Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đến như bảng sau:
Ngày
Số
Nơi gửi
Số,ký
Ngày
Nơi
tháng
đến
công văn
hiệu
tháng
người
công
công
người
văn
văn
nhận
đến
Tên loại và
Ký
Ghi
trích yếu nội nhận chú
dung
+/ Trình chuyển giao văn bản đến: Văn bản gửi đích danh người nhận
được chuyển trực tiếp đến người nhận. Nội dung văn bản gửi đích danh có
liên quan tới công việc chung người nhận văn bản có trách nhiệm ghi ý kiến
xử lý và chuyển lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi chuyển tổ chức, cá
nhân giải quyết
Sau khi văn bản đến văn thư cơ quan tiếp nhận, phân loại, bóc bì đóng
dấu đến, đăng ký văn bản vào sổ thì phải trình lên lãnh đạo cơ quan đơn vị
hay cơ quan một cách kịp thời sau đó theo ý kiến xử lý của lãnh đạo văn thư
cơ quan chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được phân công giải quyết. Nếu
là vản bản có dấu chỉ mức độ mật (mật, tuyệt mật) phải được trình chuyển
ngay đến đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Hồ Như Hoa
18
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+/ Giải quyết và đôn đốc giải quyết văn bản đến: Căn cứ vào nội dung
quan trọng của văn bản thì Thường trực Huyện uỷ, Chánh Văn phòng và Thủ
trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết kịp thời
văn bản đến. Chánh Văn phòng và các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết các văn bản đến kịp thời đúng yêu cầu nội dung
Căn cứ vào nội dung văn bản đến Chánh Văn phòng và các đơn vị ghi ý
kiến xử lý chuyển giao cho người giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân được giao
văn bản đến có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết theo yêu cầu của nội dung
văn bản đến.
* Quản lý văn bản mật:
Việc quản lý văn bản chứa đựng thông tin bí mật của Đảng, bí mật cơ
quan là một nhiệm vụ quan trọng của thủ trưởng cơ quan và cán bộ có trách
nhiệm của cơ quan. Tại Huyện uỷ Thạch Thất chấp hành nghiêm chỉnh những
quy định của Đảng và Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Huyện uỷ Thạch Thất đã có những quy định về chế độ bảo quản, có sổ
đăng ký riêng, không được sao chụp tuỳ tiện.
Lãnh đạo Huyện uỷ cũng như lãnh đạo văn phòng luôn quan tâm đến
công tác văn thư tại cơ quan điều đó thể hiện cụ thể trong việc ban hành các
văn bản về lĩnh vực này nhằm quy định chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi đến, trình tự quản lý, xử lý văn bản. Huyện uỷ cũng đã quy định khá chi tiết
việc xử lý văn bản đi - đến, cụ thể như sau:
+/ Đối với những văn bản đến thường, nhân viên văn thư vào sổ và
chuyển đến Chánh Văn phòng xử lý mỗi ngày 2 lần (sáng và chiều).
+/ Đối với những văn bản gửi đến có đóng dấu khẩn thì nhân viên văn
thư sẽ chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn.
+/ Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến các cá nhân, đơn vị.
Chính vì vậy mà việc quản lý văn bản của Huyện uỷ khá chặt chẽ, đảm
bảo được độ chính xác, kịp thời và giữ bí mật nội dung văn bản giúp cơ quan
hoạt động một cách nhịp nhàng, ổn định.
Hồ Như Hoa
19
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Quản lý con dấu:
Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu
đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng
định tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản do các cơ quan, tổ chức
và các chức danh Nhà nước khác ban hành. Sở dĩ phải đặt vấn đề quản lý con
dấu là để đề phòng kẻ xấu làm giả con dấu của cơ quan, tổ chức làm giả mạo
văn bản gây ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Huyện uỷ được thực
hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Tại Huyện uỷ Thạch Thất
thường xuyên cập nhật những văn bản mới nhất của Đảng, Nhà nước quy
định về công tác văn thư lưu trữ như Nghị định số 110/ 2004/ NĐ-CP của
Chính phủ về công tác Văn thư.
Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Huyện uỷ chịu trách nhiệm quản lý
và sử dụng các loại dấu như: dấu cấp uỷ, dấu của Văn phòng cấp uỷ, dấu chức
danh của Bí thư, Phó bí thư, Lãnh đạo Văn phòng. Ngoài ra còn có dấu chỉ
mức độ mật, khẩn. Theo quy định, dấu của cơ quan được giao cho một cán bộ
trong biên chế hoặc hợp đồng không xác định thời hạn (cụ thể ở đây là cán bộ
văn thư chuyên trách). Bảo quản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc
giữ dấu và đóng dấu. Nhân viên văn thư giữ dấu và đóng dấu có trách nhiệm
phải thực hiện những quy định sau: Con dấu phải được bảo quản an toàn, lưu
giữ và đóng dấu tại trụ sở cơ quan, đơn vị; không giao con dấu cho người
khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay
đóng vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan khi có chữ ký của người có thẩm
quyền. Nghiêm cấm đóng dấu cấp uỷ hoặc của Văn phòng cấp uỷ vào các
giấy tờ chưa ghi nội dung (khống chỉ) và chưa có chữ ký của người có thẩm
quyền.
Việc quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, an toàn là yêu cầu
bắt buộc của Huyện uỷ Thạch Thất góp phần bảo vệ bí mật của cơ quan và
của Đảng.
Hồ Như Hoa
20
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ là một công việc có tính
nghiệp vụ của công tác văn thư. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
là công đoạn cuối cùng của quy trình công tác văn thư. Giải quyết tốt vấn
công việc này không những góp phần cho công tác văn thư quản lý chặt chẽ
mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt
động của các cơ quan Đảng, Nhà nước đã sản sinh ra một khối lượng rất lớn
các công văn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc tra cứu trước
mắt và nghiên cứu lâu dài, các công văn tài liệu đó sau khi giải quyết xong
đều được sắp xếp lại, lập thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ. Đó là nguồn bổ
xung thường xuyên cho tài liệu lưu trữ. Hồ sơ tài liệu được nộp vào lưu trữ
đầy đủ sẽ phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan trong quá khứ, là bức
tranh toàn cảnh, là căn cứ xác thực ghi lại những công việc mà cơ quan đã trải
qua và đạt được. Do đó cơ quan đã tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào
lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, đầy đủ thì càng có điều kiện cho công
việc khai thác phục vụ công việc thực tế hàng ngày của cơ quan cũng như
nghiên cứu các giá trị lâu dài của tài liệu. Ngược lại nếu hồ sơ được lập ra
chất lượng không hoàn chỉnh, đầy đủ, chế độ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
không rõ ràng sẽ khó khăn cho việc khai thác, tra cứu.
Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Huyện uỷ mới chỉ được
thực hiện ở bộ phận văn thư chuyên trách, còn các phòng ban thì tài liệu đã
được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, nhìn chung hồ sơ đã được lập ở bộ phận văn
thư đảm bảo được yêu cầu và chất lượng. Do đặc trưng tài liệu ở văn thư chủ
yếu là các văn bản lưu của cơ quan ban hành đi tức là công văn “đi” ở đây
được lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả kết hợp với
thời gian.
Ví dụ: Tập lưu Quyết định của Huyện uỷ năm 2009, hồ sơ được lập ở
văn thư hiện hành nhưng trong quá trình lập hồ sơ thì để theo năm để tiện
theo dõi sau hết nhiệm kỳ văn thư chuyển lên bộ phận Lưu trữ chỉnh lý lại và
Hồ Như Hoa
21
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lập thành hồ sơ theo khoá. Trường hợp tập Quyết định đó nhiều quá thì có thể
chia nhỏ ra theo năm hoặc theo tháng sao cho hồ sơ đó không dài quá 200
trang và cũng không nên chia nhỏ quá.
Như vậy tài liệu ở văn thư cơ bản đã được lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ
theo định kỳ nhưng việc lập hồ sơ ở đây còn hạn chế chưa áp dụng được đặc
trưng vấn đề hồ sơ mà chủ yếu chỉ lập được hồ sơ Hội nghị Ban Chấp hành;
Hồ sơ Hội nghị Ban Thường vụ; Hồ sơ Hội nghị cán bộ hoặc hồ sơ tên gọi...
Tài liệu ở các Phòng, bộ phận cũng đã lập được hồ sơ nhưng hầu hết chưa
được hoàn chỉnh theo trình tự giải quyết công việc, hồ sơ còn để tình trạng
lộn xộn hoặc các khâu công việc như trình bày hồ sơ, biên mục tài liệu chưa
tiến hành ở giai đoạn này, chỉ khi nộp vào lưu trữ Huyện uỷ và sau khi chỉnh
lý mới hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ. Như vậy khi thu hồi tài liệu ở các khâu chưa
lập hồ sơ sẽ gây khó khăn phức tạp cho cán bộ lưu trữ vì phải mất thời gian
chỉnh lý lại.
Công tác lập hồ sơ hội nghị Ban Thường vụ, Ban chấp hành, hội nghị
cán bộ …, hồ sơ vấn đề được duy trì tốt ở Văn phòng Huyện uỷ; hiện nay Văn
phòng Huyện uỷ lập hồ sơ hội nghị theo Hướng dẫn số 05-HD/VPTU ngày
24/8/2011 của Văn phòng Thành uỷ về Quy định lập hồ sơ hội nghị các quận,
huyện, thị uỷ, đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội. Tuy nhiên trong khi lập
hồ sơ các hội nghị cán bộ văn thư còn gặp nhiều khó khăn như các hội nghị
bàn về công tác nhân sự hầu hết cán bộ văn thư không có hồ sơ để lưu hoặc
có lưu nhưng không được đầy đủ.
Lập hồ sơ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ,
viên chức; giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ đồng thời tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ. Với vai trò và ý nghĩa quan trọng
của việc lập hồ sơ nên Thường trực Huyện uỷ cũng như lãnh đạo Văn phòng
Huyện uỷ Thạch Thất rất quan tâm đến công tác này. Tuy nhiên trên thực tế,
qua khảo sát và trao đổi với cán bộ Lưu trữ cho biết thực tế tình trạng tài liệu
ở dạng bó gói, xé lẻ, không hoàn chỉnh, một số đơn vị, phòng, ban các cán bộ
Hồ Như Hoa
22
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
không tiến hành lập hồ sơ công việc - tình trạng này vẫn còn diễn ra một cách
phổ biến gây những ảnh hưởng không nhỏ đến công tác nộp lưu hồ sơ vào
Lưu trữ cơ quan. Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới công tác tra tìm, khai thác và
sử dụng tài liệu.
Như vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành là một nghiệp vụ quan trọng
trong công tác văn thư. Đồng thời nhận thấy vai trò quan trọng của công tác
lập hồ sơ nên lãnh đạo Văn phòng rất quan tâm tới công tác này để có thể sử
dụng tốt khối văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị mình. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
* Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư
Hiện nay tại Huyện uỷ Thạch Thất có 03 máy phôtô máy có tính năng
phô tô chia bộ, độ nét cao, ngoài ra thì còn có 02 máy in, 03 máy tính, 01 máy
scan, 01 máy huỷ tài liệu nhìn chung thì đã đáp ứng được nhu cầu công tác
của cơ quan.
* Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ:
Thực hiện Chỉ thị sô 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về
đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công
nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đặc biệt sau khi triển khai đề án tin học hoá hoạt
động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2001 – 2005, và Đề án 06 của Bộ Chính
trị, Thường trực Huyện uỷ, lãnh đạo Văn phòng Huyện uỷ đã đẩy nhanh tiến
độ ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ. Đến nay Huyện uỷ đã xây
dựng được 1 phòng máy tính với 2 máy chủ có cấu hình mạnh với 1 mạng
LAN cùng các thiết bị hiện đại, triển khai mạng diện rộng tới các Đảng bộ
trực thuộc Huyện uỷ nhằm truyền thông, quản lý và tin học hoá hoạt động cơ
quan Đảng từ huyện đến cơ sở.
Hồ Như Hoa
23
Lớp: CĐ Văn thư – lưu trữ k6
