Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Phòng HC TH trường đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (614.9 KB, 47 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NĨI ĐẦU
1. Khái qt về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thơng tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn thư cũng như
vấn đề xử lý thơng tin. Hịa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội
nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư – Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định.
Ngồi những loại hình văn thư truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phịng hiện
đại xuất hiện ( văn thư tập trung, văn thư phân tán, văn thư hỗn hợp…) và là một
ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà
nước. Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là
vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách
thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn
luyện năng lực phẩm chất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tiếp thu kiến thức
trong nhà trường mà cịn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngồi thực tiễn. Để tận
dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng
được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các
lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo
môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng đã được
mở ra trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện
Hành chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã
mở thêm các ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ, Tin học văn phòng… Tất cả các
chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và
nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài
việc áp dụng những kiến thức cả thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều
kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư
tưởng đúng đắn hơn cho cơng việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần
với phong cách làm việc của một nhân viên văn thư tưong lai, là nền tảng vững
chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.
Bài báo cáo của tôi gồm những nội dung cơ bản sau:
Khảo sát, nghiên cứu lịch sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khảo sát, nghiên cứu tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của bộ phận văn thư trong cơ quan.
Khảo sát thực trạng công tác văn thư của cơ quan gồm các nội dung:
◊ Tìm hiểu thực trạng cơng tác xây dựng và ban hành văn bản;
◊ Tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi;
◊ Tìm hiểu thực trạng cơng tác và giải quyết văn bản đến;
◊ Tìm hiểu cơng tác quản lý và sử dung con dấu;
◊Tìm hiểu cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
◊ Tìm hiểu nhu cầu sử dụng, bố trí cán bộ văn thư lưu trữ, ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;
◊ So sánh, đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang bị ở trường với thực
tiễn tại cơ quan;
◊ Vận dụng kiến thức đã học để thao tác nghề nghiệp.
Thực tập là phương pháp tốt cho sinh viên tiếp cận thực tế, vận dụng những
lý thuyết trong q trình học tập vào thực tế chính vì vậy Trường Đại học Nội Vụ
đã tổ chức cho sinh viên tham gia quá trình thực tập để cọ sát với thực tiễn,vận
dụng kiến thức lý luận đã học nhằm nâng cao nghiệp vụ, học hỏi kinh nghiệm, làm
quen với môi trường công sở, môi trường làm việc để sau khi ra trường có đủ tự
tin, năng động và mạnh dạn hơn trong việc tạo mối quan hệ trong môi trường cơng
sở. Vì vậy trong thời gian 02 tháng thực tập là thời gian để tôi học hỏi kinh
nghiệm, vận dụng lý thuyết vào trong thực hành và cũng là thời gian khẳng định
kiến thức của bản thân tôi.
2.Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp.
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan và
có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của Cơ quan,có vai trị vị trí đặc biệt quan
trọng thể hiện ở 4 điểm sau:
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao
năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội và phịng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị
với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết cơng,
việc... đều phải dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan. Thơng tin càng đầy đủ,
chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông
tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương
tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý
Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì
vậy
làm
tốt
cơng
tác
văn
thư
sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo cơng
việc chính xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ,
mệnh
lệnh
hành
chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường
lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn
bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức
tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không
để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài
liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là
bằng
chứng
pháp
lý
của
cơ
quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường
xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã
hội. Vì vậy, nếu làm tốt cơng tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hố; giải quyết xong cơng việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài
về sau.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bên cạnh đó cơng tác lưu trữ đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong mỗi cơ quan,
đơn vị, là một phần trong lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các nội dung
như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cơng tác lưu trữ ra đời do địi hỏi
khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
xã hội, các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ giúp chúng ta hiểu được giá
trị của tài liệu trong quá khứ cũng như trong hiện tại và tương lai.
Nhưng hiện tại công tác lưu trữ đang là một vấn đề nan giải mà rất nhiều các cơ
quan hành chính Nhà nước lẫn doanh nghiệp tư nhân. Tất cả các khâu nghiệp vụ
trong cơng tác cịn khá nhiều bất cập nhất là trong công tác chỉnh lý tài liệu, tài liệu
trong tất cả các cơ quan và doanh nghiệp tài liệu không được chỉnh lý mà cịn trong
tình trạng bó gói, rời lẻ.(Phụ lục 3)
Xong muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ thì cơng tác văn thư phải được thực hiện
chính xác và hồn chỉnh.
=>Phần lớn các phịng ban chun mơn, các xã, phường, thị trấn thuộc huyện công
tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Đặc biệt là việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng cịn
gặp nhiều khó khăn; công tác triển khai thực hiện các quy định, quy chế theo
hướng dẫn tại các Thông tư của Bộ Nội vụ chưa thực hiện đầy đủ. Nguyên nhân
chủ yếu là do đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa
được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ; kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác. Bên
cạnh đó, việc bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác này không ổn định, hay
thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Đối với các phường, xã hầu như
khơng có kho lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu tại cấp xã.
Vì vậy với thực trạng cơng tác lưu trữ cịn nhiều bất cập, khó khăn như vậy em
chọn đề tài Cơng tác văn thư trong Trường Đại học Nội vụ vì làm tốt công tác văn
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư thì cơng tác lưu trữ mới đầy đủ và thuận lợi, cơng tác văn thư càng chính xác
thì cơng tác lưu trữ càng hồn thiện hơn phục vụ cho việc khai thác, sử dụng và
tra tìm một cách nhanh chóng.
3. Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập
Là sinh viên năm thứ 3, trước khi thực tập năm thứ 2 cũng có cơ hội kiến tập
như chúng em dường như còn cảm thấy xa lạ và bỡ ngỡ nữa. Bởi lẽ chúng em là
sinh viên năm thứ 3, chưa quen với môi trường làm việc, một số còn ngại và rụt rè
trong mối quan hệ giao tiếp. Trong thời gian 02 tháng em tiếp xúc thực tế em cũng
gặp đơi chút khó khăn và khúc mắc. Tuy nhiên được sự quan tâm, giúp đỡ, sự chỉ
bảo, hướng dẫn tận tình của các thầy cơ trong Khoa, cùng các thầy cơ trong trường,
từ đó em đã dần làm quen được với môi trường công sở vận dụng tốt những kiến
thức đã học vào thực tế, hoàn thành tốt cơng việc được giao và hồn thành tốt báo
cáo kiến tập của mình. Đặc biệt trong quá trình kiến tập em đã được các thầy cơ
trong phịng hướng dẫn một số khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, cơng tác văn
phịng, được tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực tế, quan trọng hơn là tôi được học
hỏi và làm những khâu nghiệp vụ ngành văn thư lưu trữ mà tôi đã được học trong
suốt 2 năm qua o Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, từ đó em có cách nhìn nhận,
đánh giá về lý luận và thực tiễn một cách sâu sắc hơn.
4. Lời cảm ơn
Qua bài báo cáo của em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính –
Tổng hợp cùng tồn thể các thầy cơ giáo , đặc biệt là cô Ngô Thị Kiều Oanh giáo
viên chủ nhiệm, cô Trần Việt Hà, cô Trịnh Thị Kim Oanh và các thầy cô khác đã
hướng dẫn tôi nắm vững kiến thức trước khi tham gia quá trình thực tập để em có
thể tiếp cận thực tế một cách tốt nhất.
Vậy nên thông qua bài báo cáo này em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành
đến các thầy cơ trong Phịng Hành chính – Tổng hợp, Khoa Văn thư Lưu trữ. Đặc
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
biệt là sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của cơ Nguyễn Thị Thanh, cơ Hồng Thị
Thúy Lan, và cô Trần Việt Hà – giảng viên hướng dẫn đã tận tình giúp em hồn
thành tốt báo cáo của mình.
Quá trình thực tập thực sự là cơ hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụng những
lý thuyết đã học trong trường, phát huy những ý tưởng trong quá trình đã học chưa
được thực nghiệm. Trong thời gian này, em được tiếp cận với tình hình hoạt động,
cũng như quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm lao động, làm việc
của Phịng Hành chính – Tổng hợp. Là sinh viên lớp chuyên ngành Văn thư - Lưu
trữ với những kiến thức đã tích lũy được tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cùng
với 2 tháng thực tập tại Phịng Hành chính – Tổng hợp em đã nhận thức được
những mặt tích cực, vai trị quan trọng cũng như một số tồn tại của nghiệp vụ văn
thư và nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ nói riêng và em xin trình bày những vấn đề này
thơng qua bài báo cáo của mình
Báo cáo của em ngồi phần mở đầu, phần kết luận, phần phụ lục và tài liệu
tham khảo, phần nội dung chính bao gồm:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư của cơ quan.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất, khuyến nghị.
Trong thời gian thực tập, bản thân em cũng đã cố gắng tìm hiểu thực tế để
hồn thành báo cáo nhưng do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế,
và bước đầu vẫn còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc công sở nên bản báo cáo của
em cũng khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy cơ đặc biệt là các thầy cơ trong Phịng Hành chính – Tổng hợp, các
thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ để em hồn thiện bài báo cáo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015.
Sinh viên thực tập
Vũ Thị Thương
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN
1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường được căn cứ vào Quyết
định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1.1.2. Vị trí và chức năng.
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công
tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế; nghiên cứu Khoa
học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân hàng
Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và thấp
hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác
theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu
độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,
nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật; sử
dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy
định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt dộng
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và cơng
nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt
động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức và
người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy định
của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác.
19. Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vât
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh của pháp luật.
20. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
21. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
23. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
24. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
25. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường
1. Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý dào tạo.
- Phòng Tổ chức – Cán bộ.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Phịng Kế hoạch – Tài chính.
- Phịng Quản trỉ – Thiết bị.
- Phịng Khảo thí và bảo đảm chất lượng.
- Phòng Quoản lý khoa học và sau đại học.
- Phịng Hợp tác quốc tế.
- Phịng Cơng tác sinh viên.
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền.
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực.
- Khoa Hành chính học.
- Khoa Văn thư – Lưu trữ.
- Khoa Quản trị văn phịng.
- Khoa Văn hóa – Thơng tin và xã hội.
- Khoa Nhà nước và pháp luật.
- Khoa Khoa học chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
5. Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học.
- Trung tâm Ngoại ngữ.
- Trung tâm Thơng tin Thư viện.
- Tạp chí Đại học Nội Vụ.
- Ban Quản lý kí túc xá.
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung.
- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh.
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục 01)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư của cơ quan.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Tình hình tổ chức.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, cơng tác Văn thư đóng vai trị quan trọng. Có
thể coi cơng tác Văn thư là “bộ khung” trong q trình quản lý Nhà nước. Cơng tác
Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý Nhà nước
của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo cáo
liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt động
đảm bảo thơng tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong cơng tác
Văn phịng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong Trường tạo thành
một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗn
hợp. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện chức
năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan. Nhân
viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chun mơn, nghiệp vụ bài bản và sử dụng
thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thư hiện
đại. Phịng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại tầng 1 dãy nhà A.
a.Ưu điểm:
Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1 Nhà
A, một vị trí thuận lợi cho cơng việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thơng tin
với mọi người.
Phịng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện
đại như: máy điều hịa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài
liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanh
chóng, an tồn, bí mật, hiện đại.
b. Nhược điểm:
Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết cơng việc cũng như mĩ quan trong phịng làm việc.
1.2.2. Giới thiệu Phịng Hành chính – Tổng hợp
Phịng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐ-ĐHNV
ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị
trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1.2.2.1. Vị trí và chức năng
Phịng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư của Trường, có chức năng tham mưu, giúp
việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về cơng tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn
thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thơng tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt
động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
a) Thực hiện cơng tác hành chính
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy cơ
quan, quy chế văn hố cơng sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của
Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn bản
do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện cơng tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các
đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa
điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Cơng đồn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ cơng tác với Trường.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện công tác y tế trường học, phịng chống dịch bệnh, vệ sinh an tồn
thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao động và
học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện cơng tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
b) Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất
về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
c) Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
quản lý của Hiệu trưởng;
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
2.1. Hoạt động quản lý.
Một số văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của Trường như: văn bản về
việc nâng lương thường xuyên cho cán bộ, văn bản về việc khen thưởng cán bộ,
giảng viên và học sinh; văn bản kỷ luật học sinh;…nhưng chủ yếu: Quyết định, Kế
hoạch, Báo cáo, Thơng báo, Cơng văn. Ngồi ra cịn một số loại văn bản hành
chính khác như:giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi… Nhìn chung do đặc
điểm hình thành, chức năng và đặc thù của cơ quan về công tác đào tạo, tuyển sinh
cho nên số lượng văn bản về Quyết định và công văn chiếm số lượng ban hành lớn
nhất. Các loại văn bản còn lại chiếm tỉ lệ ban hành thấp hơn.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, là đầu
mối văn bản quan trọng. Sự phát triển của Trường cũng gắn liền với sự phát triển
của văn thư. Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng,
Nhà nước, báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn
thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong
Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Trường Đại học Nội Vụ bố trí 02 cán bộ văn thư
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗn
hợp. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng
như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện chức
năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan. Nhân
viên Văn thư được đào tạo qua trường lớp về trình độ chun mơn, nghiệp vụ bài
bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu
của Văn thư hiện đại. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bố trí Phịng Văn thư. Phịng
làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại tầng 1 dãy nhà A ngay cạnh
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phịng Hành chính – Tổng hợp.
Cơng tác văn thư hay cịn gọi là cơng tác cơng văn giấy tờ có nhiệm vụ đảm
bảo các thơng tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn bản
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, tiếp nhận, phát hiện
những công văn giấy tờ và các văn bản sai khác không đúng về mặt thể thức và nội
dung, quản lý và thực hiện chế độ sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà nước,
đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của Văn
phòng phải làm đảm bảo các trang thiết bị Văn phịng khơng bị hư hỏng, lãng phí,
thất thốt. Cơng tác văn thư bao gồm 04 nội dung cơ bản khơng thể thiếu:
• Cơng tác xây dựng và ban hành văn bản.
• Cơng tác quản lý và giải quyết văn bản.
• Cơng tác quản lý và sử dụng con dấu.
• Cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan.
Như vậy cơng tác văn thư ở Trường đóng vai trị rất quan trọng trong q
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm toàn bộ bao gồm toàn bộ các công
việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các cơ quan khác.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ đã
rất coi trọng công tác này.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
Nhìn chung việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư ở
Cơ quan tương đối ổn định, tốt. thực hiện công tác văn thư ở Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội tương đối tốt. Các khâu nghiệp vụ được thực hiện theo đúng trình tự và
thực hiện theo một quy trình nhất định.cán bộ văn thư của Trường thực hiện
nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản theo quy chế, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ( Ban hành theo Quyết định
số: 1138 /QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hà Nội).
Hoạt động nghiệp vụ gồm những nội dung cơ bản sau:
• Cơng tác xây dựng và ban hành văn bản.
• Cơng tác quản lý và giải quyết văn bản.
• Cơng tác quản lý và sử dụng con dấu.
• Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan.
2.2.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành các văn bản như sau:
-Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm các loại
văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch,
phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản
cam kết, bản thỏa thuận, hợp động, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời,
giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên
nhận.
-Văn bản chuyên ngành.
-Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngồi.
2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất được chú
trọng. Tồn bộ cơng tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn vị soạn
thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mối quan
hệ logic.
Từ khi Trường được thành lập và đi vào hoạt động, công tác xây dựng và ban
hành văn bản được thực hiện theo Quy chế hoạt động của Trường. Phòng văn thư
đăng ký văn bản, đánh máy, in ấn, kiểm tra về mặt thể thức văn bản trước khi trình
ký đóng dấu, làm thủ tục gửi đi. Công tác xây dựng và ban hành văn bản cua
Trường đã đi vào nề nếp, các văn bản đi, văn bản đến đều tuân thủ theo Quy chế
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản
lý. Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc
của cơ quan quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,
thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung
cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số văn bản như: Công văn
trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu... đã được mẫu hóa. Qua thời gian
kiến tập nghề nghiệp tại Trường, em xin được mô tả các bước trong quy trình soạn
thảo văn bản của Trường như sau:
Bước 1. Chuẩn bị
Cán bộ chun mơn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và
trình lãnh đạo. Sau đó thu thập thơng tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm các
thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2. Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cương;
- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản
dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan.
Bước 3. Duyệt bản thảo:
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
- Trình lãnh đạo phịng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội
dung bản thảo.
- Trình Trưởng phịng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nội
dung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệu
trưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu khơng đồng ý thì cán bộ chun
mơn phải thảo lại.
Bước 4. Duyệt bản thảo lần hai:
Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân viên đánh máy mới được đánh máy. Sau khi đánh máy xong xem xét lại lần
cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh sửa.
Bước 5. Hoàn thiện và ban hành văn bản.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu sai
sót thì cần sửa chữa ngay, nếu khơng có gì sai sót thì lãnh đạo phịng ký tắt vào nội
dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phịng kiểm tra và ký nháy ban hành.
Sau khi chuyển lên Hiệu trưởng duyệt và kí ban hành chính thức, sau đó văn
bản được chuyển xuống văn thư cơ quan để vào sổ và đăng kí phát hành văn bản
như: ghi số, kí hiệu của văn bản; ngày tháng năm ban hành của văn bản; đóng dấu
cơ quan và đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi của Trường.
Cuối cùng là nhân bản số lượng văn bản cần chuyển và phát hành văn bản.
2.2.2. Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
*) Nguyên tắc chung:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan-bộ phận thuộc Phịng Hành chính Tổng hợp ( sau đây gọi là Văn
thư ) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng
theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư,
các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
chuyển giao trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng
dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” ( kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước ( sau này gọi tắt là văn
bản mật ) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bí mật Nhà nước.
Sọan thảo và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các văn bản
được phân cơng phụ trách
Trình ký văn bản được chuyển giao
Em thấy các khâu nghiệp vụ về văn bản đi tại Cơ quan rất chuyên nghiệp.
Cách làm việc, cách phân công công việc rất khoa học, hợp lý mang lại hiệu quả
cao.
Khi văn bản được Trưởng khoa hoặc Phó Trưởng khoa, giáo vụ Khoa hoặc
nhân viên xây dựng văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản xuống Phịng văn thư.
Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình
thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong những năm trở lại đây
T
Tên loại văn bản
T
ban hành
1
2
3
Quyết định
Kế hoạch
Cơng văn
Năm
Năm
2011
870
108
486
2012
851
119
526
Số lượng
Năm
2013
830
128
346
Năm
Năm
2014
1800
2015
439
411
414
1500
2.2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi.
* Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
* Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
* Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
* Bước 5: Lưu văn bản đi.
2.2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
a) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của Trường sau khi soạn thảo xong phải qua văn thư để
lấy số và ngày tháng, được ghi số liên tục theo hệ thống số chung của Trường do
văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, được
đăng kí như sau:
£) Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được dăng
kí vào một sổ và một hệ thống số.
£) Các loại văn bản hành chính khác được đăng kí vào một sổ và một hệ
thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày ,tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện tại Điểm
b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng
c) Ký hiệu văn bản, chữ viết tắt tên trường và các đơn vị thuộc, trực thuộc
Trường được quy định như sau:
- Ký hiệu và các hình thức của các văn bản có tên loại bao gồm các chữ
viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Trường (Ví dụ: Số: ...../ QĐĐHNV).
- Ký hiệu của cơng văn và các văn bản khác bao gồm các chữ viết tắt tên
Trường và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Ví dụ: Số: ...../ĐHNV-TCCB).
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Các đơn vị trực thuộc Trường có văn thư độc lập cũng sử dụng hệ thống
ký hiệu theo mẫu trên.
- Mẫu trình bày văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
Ngày Tên loại và Người ký Nơi nhận
tháng trích yếu nội
Đơn vị,
văn bản người nhận
văn bản văn bản dung văn
(1)
(2)
bản
(3)
Số lượng Ghi chú
bản
bản lưu
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Số, ký Ngày Tên loại và Mức độ Người Nơi nhận Đơn vị,
hiệu văn tháng
trích yếu
Mật
ký
văn bản
Số
Ghi
người
lượng
chú
bản
văn
nội dung
nhận bản
bản
(1)
bản
(2)
văn bản
(3)
lưu
(7)
(8)
(4)
(5)
(6)
(9)
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản
đi, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc
“Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào
cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
Văn bản đi được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cở sở dữ liệu quản lý văn
bản đi trên máy tính. Nhưng phần lớn các cơ quan trong Trường lập sổ đăng ký
văn bản đi
1. Lập sổ dăng kí văn bản đi
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a,
Khoản 2, Điều 18 Quy chế này, Văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền
thống (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.
2.2.2.1.3. Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cở sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản liệt kê
khơng đủ danh sách thì đơn vị soạn văn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để
lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải xác nhận cụ thể trong văn bản theo nguyên tắc văn bản
chỉgửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát,
kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều
bản cho một đối tượng, không gửi đến các đí tượng khác chỉ để biết, để tham khảo
gửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, khơng gửi đến các đí tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản bí mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Trường và
được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Trường hoặc tên của
phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
theo: Dấu được đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu khơng q 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a)
Việc đóng dấu theo độ khẩn ( KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV.
b)
Việc đóng dấu các độ mật ( MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu
thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA
ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đánh dấu độ khẩn, đấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI,LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TTBNV.
2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
1.Thủ tục phát hành văn bản
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
