Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia 3

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

A. MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI- thế kỷ của sự phát triển về kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội. Đó là thế kỷ của công nghệ thông tin phục vụ đắc lực
cho các lĩnh vực trên. Bất cứ một lĩnh vực nào cũng đều có lượng thông tin không
nhỏ hàng giờ, hàng ngày. Hiện nay chúng ta biết, hiểu được các thông tin từ khi xã
hội loài người hình thành đến nay là nhờ việc lưu trữ các thông tin. Với sự phát
triển như vũ bão của lĩnh vực công nghệ thông tin thì công tác lưu trữ hiện nay
cũng đang có những bước chuyển biến đáng kể để phù hợp với sự phát triển của
đất nước và cũng đã khẳng định được vị trí và tầm quan trọng không thể thiếu
được trong các trường đại học, trung học chuyên nghiệp, trường phổ thông các
cấp, các cơ quan, tổ chức của Đảng, của Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trịxã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Chúng ta, những cán bộ lưu trữ trong tương lai đều biết rằng lưu trữ học là
một công việc thầm lặng nhưng có những đóng góp lớn lao trong việc bảo tồn và
phổ biến các giá trị văn hóa của nhân loại, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội
và tạo dựng lên tương lai của loài người. Có thể khẳng định công tác lưu trữ có vai
trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bởi nó lưu giữ lại
những tài liệu có giá trị phản ánh đầy đủ mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Ngoài ra, nó còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin có
giá trị pháp lý cao và chính xác nhất cho các hoạt động xã hội.
Thực tập là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp
cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, cho sinh viên có cơ hội
cọ xát với thực tiễn, vận dụng lý luận kiến thức đã học để giải quyết các vấn đề cụ
thể trong công việc,giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm
việc tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc.
Theo kế hoạch thực tập, tôi đã được nhận về thực tập tại Trung Tâm Lưu Trữ
Trần Thị Ngọc Linh

1

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Quốc Gia III. Qua gần hai tháng thực tập (02/3/2015-20/5/2015) tìm hiểu tại đây,
tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thực hành
một số nghiệp vụ của công tác văn phòng, công tác Lưu trữ. Với tư cách là một
sinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trong việc
đưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc. Mặc dù vậy, báo cáo thực tập sinh
viên này tôi cũng đã cố gắng khai thác những vấn đề cơ bản, để phần nào phản
ánh hoạt động thực tiễn về công tác văn thư tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III.
Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một số
phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thực hiện báo
cáo này.
Báo cáo được chia ra làm 3 phần:
-Phần I: Lời mở đầu.
-Phần II: Nội dung.
Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất khuyến nghị.
-Phần III: Kết luận.
-Phần IV: Phụ lục.
Tôi rất vinh dự và tự hào là một sinh viên lớp Văn thư – Lưu trữ K6
-12A của ngành Lưu trữ thuộc khoa Văn thư- Lưu trữ của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Khoa Văn thư- Lưu trữ có bề dày truyền thống về ngành Lưu

trữ, với sự giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên trong trường đã
giúp tôi hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triển
của nước nhà, chính vì vậy càng làm tôi gắn bó, yêu nghề của mình hơn. Tôi
Trần Thị Ngọc Linh

2

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

được thực tập trong thời gian này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với
nhiều thuận lợi sau:
- Các cô, chú cùng các anh, chị không những giỏi về chuyên môn và nghiệp
vụ lưu trữ vững vàng, giàu kinh nghiệm mà còn tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho
tôi trong đợt thực tập này, giúp tôi đạt kết quả tốt. Các đợt thực tập do nhà trường
tổ chức nhằm thực hiện đúng phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận kết
hợp với thực tiễn”. Qua đó tôi nhận thấy công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
ngoài các nguyên tắc chung còn phải vận dụng linh hoạt tùy theo từng hoàn cảnh;
từng nhiệm vụ đặc thù riêng.

Tuy nhiên, với thời gian thực tập chỉ hai tháng cùng với việc còn lúng túng
khi áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nên báo cáo của tôi không tránh khỏi còn có
những thiếu sót, tôi mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô giáo trong Khoa
Văn Thư Lưu Trữ để tôi có thể hoàn thiện kỹ năng làm việc của mình.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Văn Thư Lưu Trữ
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo được các thế hệ sinh viên chuyên ngành

Văn thư- Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi và đã tổ chức một
đợt kiến tập thực sự bổ ích cho sinh viên. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, đặc biệt Phòng Chỉnh lý đã giúp đỡ tôi
hoàn thành đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2014
Sinh viên
TRẦN THỊ NGỌC LINH
Trần Thị Ngọc Linh

3

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC
NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ
quan.
a.Sự hình thành và phát triển.


Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ

lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định

người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn vàThư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc
gia Giáo dục. Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước
Việt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh
giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và
nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm
quyền.


Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước

về công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP
thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng.


Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài

liệu lưu trữ quốc gia. Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội
đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Ngày 25/01/1991 Chủ
tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà

Trần Thị Ngọc Linh

4

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

nước quản lý công tác văn thư. Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà
nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng.


Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu

mối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao
cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.


Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu

của công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04/4/2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội
đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Theo đó, cơ quan quản lý lưu trữ
trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính
phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Tiếp đó, tại kỳ họp thứ 2,
Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ đã thông ngày 11/11/2011.


Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm 17 cơ

quan, đơn vị trực thuộc, trong đó có 7 đơn vị giúp việc và 10 cơ quan hành
chính sự nghiệp.
Về cán bộ, từ lúc chỉ có hơn 10 người khi mới thành lập, đến nay biên chế
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là hơn 300 người, trong đó 150 người có
trình độ đại học và trên đại học.


Tổ chức lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương cũng ngày càng mở

rộng và củng cố, hình thành một mạng lưới lưu trữ từ trung ương đến địa
phương, nhất là từ sau khi Thủ tướng Chính phủ ra Chỉ thị số 726/TTg ngày
04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ. Cho đến nay, các Bộ đã
thành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ; các tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
b.Vị trí và chức năng
Trần Thị Ngọc Linh

5

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập



Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa
bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.

 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài
khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.


Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính-Quận

Ba Đình-Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa và giá trị toàn quốc từ cách mạng tháng
Tám năm 1945 cho đến nay.
c.Nhiệm vụ và quyền hạn.


Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của cơ quan,tổ chức và cá

nhân theo thẩm quyền được giao.


Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm

vi quản lý của Trung tâm.



Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo

quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.


Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo

quy định phân cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trần Thị Ngọc Linh

6

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập



Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu

lưu trữ.


Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu

trữ bảo quản tại Trung tâm.


Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công

nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.

 Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
 Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
d.Cơ cấu tổ chức
 Lãnh đạo Trung tâm
• Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám
đốc.
• Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chiu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
• Các phó giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ
nhiệm theo đề nghị của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước
pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm

Trần Thị Ngọc Linh

7

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một môi trường tốt, nhiều thuận lợi để các

sinh viên thực tập về công tác lưu trữ . Ở đây số lượng tài liệu Lư trữ rất lớn , đa
dạng và mỗi phòng, ban đảm nhiệm một khâu trong công tác Lưu trữ nên sinh
viên sẽ được cọ sát hơn với từng công việc thực tế.
- Cơ sở vật chất của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiên tiến, đầy đủ, cần
thiết cho công tác lưu trữ Quốc gia.
 Cơ cấu tổ chức
- Phòng Thu thập và Bổ sung tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lựa chọn, thu thập bổ sung và
sưu tầm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu và tổ chức kế hoạch sau khi được duyệt.
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước xây dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về lựa chọn bổ sung, sưu tầm tài
liệu để Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III.
+ Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị
tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo kế hoạch hàng năm của Trung tâm.
+ Vận đông, thuyết phục và hướng dẫn các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu
tặng, ký gửi những tài liệu có ý nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III.
+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý, hiếm và truyền miệng vào Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.
+ Tiếp nhận và bàn giao tài liệu mới thu về cho phòng Bảo quản tài liệu và
phòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm quản lý theo quy định.
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến các quy
trình nghiệp vụ trong lĩnh vực thu thập bổ sung.
Trần Thị Ngọc Linh

8

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Quản lý và sử dụng các máy móc trang thiết bị kỹ thuật, tài sản được giao.
+ Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao.
Phòng Chỉnh lý tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài
liệu lưu trữ và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu.
+ Căn cứ chỉ tiêu, kế hoạch được giao, tiến hành chỉnh lý khoa học kỹ thuật
tài liệu theo quy trình chỉnh lý thống nhất (trừ phần làm mục lục công cụ tra cứu).
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
xay dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài
liệu, trình Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III.
+ Tiến hành xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu theo kế hoạch và làm thủ
tục để Giám đốc trình cấp trên phê duyệt tài liệu dự kiến loại huỷ.
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình
nghiệp vụ chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu.
+ Quản lý và sử dụng các máy móc trang thiết bị kỹ thuật và tài sản được
giao.
+ Thực hiện các công việc khác khi được Giám đốc giao.
Phòng Bảo quản tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn và hàng năm, tổ chức thực hiện khi
kế hoạch được duyệt.
+ Tiếp nhận tài liệu mới thu về do Phòng Thu thập bàn giao.
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ,
xây dựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu,
Trần Thị Ngọc Linh

9

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

trình Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.
+ Tổ chức tu bổ tài liệu và phối hợp với Trung tâm Tu bổ tài liệu lưu trữ để
thực hiện việc tu bổ tài liệu vượt quá khả năng kỹ thuật của Trung tâm.
+ Sắp xếp khoa học các phông tài liệu trong kho.
+ Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho các nhu cầu nghiệp vụ theo đúng chế độ
quy định.
+ Xây dựng Phông bảo hiểm theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
+ Xây dựng và quản lý hồ sơ phông.
+ Phòng chống cháy, nổ và các nguy cơ huỷ hoại tài liệu, thường xuyên
kiểm tra kho tàng, tài liệu, phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo
an toàn tài liệu.
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình
nghiệp vụ trong lĩnh vực bảo quản tài liệu.
+ Vệ sinh kho tàng và tài liệu.
+ Quản lý, sử dụng trang thiết bị của Nhà kho A1: Hệ thống điều hoà Trung
tâm, hút ẩm để duy trì nhiệt độ, độ ẩm cho phù hợp với tài liệu lưu trữ; Hệ thống
báo cháy, chữa cháy; Hệ thống báo đột nhập; Hệ thống điện chiếu sáng; Hệ thống
điện thoại nội bộ.

+ Quản lý, sử dụng hệ thống báo cháy, chữa cháy Xưởng tu bổ, Nhà kho B2,
buồng hạ thế trạm biến áp và trạm diezel.
Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về sử dụng tài liệu, tư liệu và công
cụ tra cứu, tổ chức thực hiện khi được duyệt.
Trần Thị Ngọc Linh

10

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Trên cơ sở văn bản của Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
xây dựng hướng dẫn chế độ sử dụng tài liêu để Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III ban hành thực hiện trong nội bộ.
+ Tổ chức phòng đọc và phục vụ các yêu cầu sử dụng nghiên cứu tài liệu tại
phòng đọc.
+ Công bố giới thiệu tài liệu, biên soạn các ấn phẩm tài liệu lưu trữ theo quy
định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
+ Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
+ Quản lý kho tư liệu và bổ sung tư liệu bổ trợ cho tài liệu lưu trữ.
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đến tham quan Trung tâm; Xây dựng và
quản lý phong truyền thống của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
+ Tham gia nghiên cứu khoa học lưu trữ, ứng dụng tiến bộ khoa học và đề
xuất các biện pháp cải tiến công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Quản lý và sử dụng máy móc, trang thiết bị và tài sản được giao.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng Lưu trữ phim, ảnh, ghi âm (PAGA)
+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác tài liệu PAGA và tổ
chức thực hiện khi được duyệt.
+ Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước,
xây dựng các văn bản hướng dẫn công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu PAGA,
trình Giám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III.
+ Phối hợp với Phòng Thu thập và Bổ sung tài liệu sưu tầm thu thập bổ sung
tài liệu PAGA và tiếp nhận tài liệu do phòng Thu thập và Bổ sung bàn giao.
+ Chỉnh lý và xử lý kỹ thuật tài liệu PAGA theo quy trình được duyệt.
Trần Thị Ngọc Linh

11

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Phối hợp với Phòng Tin học – Công cụ tra cứu thống kê tài liệu PAGA để
báo cáo thưo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
+ Trực tiếp quản lý kho tài liệu, phòng chống cháy nổ, các nguy cơ huỷ hoại
tài liệu, thường xuyên kiểm tra kho tàng, tài liệu phát hiện và có biện pháp sử lý
kịp thời nhằm đảm bảo an toàn tài liệu.
+ Sắp xếp khoa học tài liệu và vệ sinh kho tàng, tài liệu.
+ Xuất, nhập tài liệu phục vụ các yêu cầu sử dụng theo đúng quy định.
+Xây dựng phòng bảo hiểm theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
+Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học tiến bộ đề xuất
các biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu PAGA.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các máy móc, phương tiện kỹ thuật được
giao.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
+ Xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng
tài liêu lưu trữ Quốc gia hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III theo phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
+ Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu văn thư-lưu trữ và thực hiện báo cáo
thống kê Nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ của Trung tâm.
+ Chủ trì và phối hợp với Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ quốc gia.
+ Kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vị thuộc
Trung tâm.

Trần Thị Ngọc Linh

12

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Là đầu mối mạng thông tin nội bộ Trung tâm, đảm bảo việc kết nối mạng
thông tin của Trung tâm với mạng thông tin của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

và Văn phòng Chính phủ.
+ Quản lý, sử dụng và bảo trì các thiết bị công nghệ thông tin của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.
+ Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào
hệ thống công nghệ thông tin của Trung tâm.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao.
Phòng Hành chính - Tổ chức
+ Xây dựng, tổng hợp kế hoạch dài hạn và hàng năm về mọi mặt của Trung
tâm; tổ chức theo dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết quả thực hiện.
+ Tổ chức công tác thông tin tổng hợp giúp Giám đốc chỉ đạo đièu hành mọi
mặt công tác của Trung tâm được nhanh chóng, chính xác.
+ Quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ của Trung tâm.
+ Xây dựng cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm, đáp ứng yêu
cầu từng thời gian, xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm.
+ Quản lý mọi mặt công tác cán bộ, công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.
+ Quản lý biên chế lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách của
Nhà nước đối với công chức.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo sự phân cấp.
+ Xây dựng, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật của Trung tâm; quản lý vật tư
tài sản ngân sách hành chính theo đúng chế độ của Nhà nước và quy định của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Trần Thị Ngọc Linh

13

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Tổ chức công tác bảo vệ thường trực cơ quan an toàn về mọi mặt, phòng
chống cháy nổ trong phạm vi cơ quan.
+ Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua cơ quan.
+ Chăm lo sức khoẻ và có biện pháp góp phần giảm bớt khó khăn trong đời
sống cán bộ viên chức trong cơ quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng Kế toán
+ Hướng dẫn các đơn vị thuộc Trung tâm lập dự toán, chi ngân sách năm.
Tổng hợp và bảo vệ dự toán thu, chi ngân sách của Trung tâm.
+ Hướng dẫn, kiểm tra quyết toán và tổng hợp báo cáo quyết toán thu, chi
ngân sách trong Trung tâm. Thông báo duyệt quyết toán thu, chi ngân sách hàng
năm cho các đơn vị thuộc Trung tâm.
+ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thuộc Trung tâm thực hiện các quy định
hiện hành của Nhà nước về công tác kế toán, tài chính; công tác quản lý tài sản.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ.
+ Lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tu bổ, phục chế; in, đóng quyển đối
với tài liệu, tư liệu lưu trữ quốc gia.
+ Tu bổ, phục chế; khử nấm mốc, khử trùng, khử axít đối với tài liệu, tư liệu
lưu trữ quốc gia và tài liệu, tư liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân khác có nhu
cầu.
+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình tu bổ, phục chế; khử nấm
mốc, khử trùng, khử axít tài liệu.
+ Nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệ
mới vào tu bổ, phục chế tài liệu.
Trần Thị Ngọc Linh

14

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Tư vấn, chuyển giao công nghệ và làm dịch vụ công theo quy định của
pháp luật.
+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí được giao.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trung tâm lưu trữ quốc gia III
Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng
Kế Toán

Phòng
Thu
thập và

Phòng
Chỉnh lý
tài liệu

bổ sung
tài liệu.

Phòng
Bảo
quản tài
liệu

Phòng
Tin học
và Công
cụ tra
cứu

Phòng Tu
bổtài liệu
lưu trữ

Phòng
Tài liệu
nghe nhìn

Phòng
Hành
chính
Tổ chức

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận lưu trữ của cơ quan
+ Tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan
+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý, hiếm và truyền miệng vào Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.

Trần Thị Ngọc Linh

15

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6

–


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải
quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ căn cứ vào danh mục
hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.
Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo đúng
quy định của nhà nước.
+ Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộ
công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao
nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mượn lại hồ
sơ.
+ Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân.
+ Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân
được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có
nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc

Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
+Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học tiến bộ đề xuất các
biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu PAGA.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả các máy móc, phương tiện kỹ thuật được giao.

Trần Thị Ngọc Linh

16

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
2.1. Hoạt động quản lý .
Công tác lưu trữ của Trung tam Lưu trữ Quốc gia III ngày càng được các
cấp lãnh đạo của Trung tâm quan tâm đặc biệt. Đa số các cán bộ, công chức, viên
chức trong trung tâm có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụ vững vàng, họ đang ở
các vị trí chính của trung tâm để đảm bảo công tác lưu trữ của cơ quan.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ rất quan trọng, đó là: thu thập,
phân loại, sắp xếp, bảo quản, tra cứu , bổ sung, chỉnh lý tài liệu (theo Phông lưu trữ
quốc gia). Việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ vừa giúp
cho việc tra tìm tài liệu nhanh, chính xác, vừa bảo quản tốt,vừa chỉnh lý, bổ sung
tài liệu kịp thời. Hiện nay các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ của trung tâm đã
được triển khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và khoa học.
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc

xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các phông lưu trữ cơ
quan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào các
kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập và bổ sung tài liệu của lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có ảnh
hưởng đến hầu hết các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ này
sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam,
giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả. Thu thập và bổ sung
tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của công tác lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan tới việc xác
định những tài liệu cần bổ sung hàng năm nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan
và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà
nước.Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của Phòng thu thập - bổ sung
Trần Thị Ngọc Linh

17

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

diễn ra từng ngày, hàng tuần, tháng, năm vì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một
cơ quan chuyên môn nên khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều và đa dạng do đó các cán
bộ trong phòng thu thập phải thực hiện nghiêm túc công tác thu thập bổ sung tài
liệu nhằm đảm bảo vừa có tính khoa học lại tiện lợi cho công việc tìm kiếm tra cứu
tài liệu lưu trữ.
Thời gian qua Phòng Thu thập và Bổ sung tài liệu đã phối hợp với Phòng
Lưu trữ của nhiều Bộ, ngành đã làm khá tốt công tác thu thập, chỉnh lý và nộp lưu

tài liệu với khối lượng lớn và khá thường xuyên.
+Trong năm 2013 thu về: Tòa án Nhân dân tối cao, Bộ Tài chính, Cục Tài
chính Doanh nghiệp, Văn phòng Quốc hội(1970-2002), Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam, Ủy ban Quốc gia Dân số và Kế hoạch hóa gia đình và UBBV & CSTE,
Bộ Thương binh và xã hội, Bộ Nội vụ, Phông Ủy ban kế hoạch Nhà nước(Bộ Kế
hoạch Đầu tư)
+ Trong năm 2014 thu về: Bộ Tài chính 50,5 m, Toà án Nhân dân tối cao
20 m, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch 08 m, Tổng cục Du lịch 1 m, Tổng Công ty
Thuốc lá 3,5 m, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi 17 m, Bộ Thương mại 80 m, Văn
phòng Chủ tịch nước 155 m, Trung tâm Hội nghị Quốc gia 16,5 m, Văn phòng
Quốc hội 30 m, Bộ Khoa học và Công nghệ (KC 06 11,5 m)
Trong những tháng đầu năm 2015, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã và
đang tiến hành việc thu thập-bổ sung tài liệu của: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư, Tổng cục Bưu điện (Bộ Thông tin và Truyền thông), Bộ Tư pháp,
Văn phòng Chính phủ.
Hàng năm, theo số liệu báo cáo, Trung bình lưu trữ Bộ cần phải thu khoảng
100m giá tài liệu. Như vậy chỉ sau một thời gian ngắn, nếu làm tốt công tác thu
thập thì khối lượng tài liệu trong lưu trữ hiện hành các Bộ sẽ tăng lên nhanh chóng.
Vì thế vấn đề chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ hiện hành càng trở nên vô
cùng cấp bách và cần thiết.
Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Trung tâm đã có nhiêu thuận lợi.
Trần Thị Ngọc Linh

18

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Công tác chuẩn bị nộp lưu tài liệu nói chung đang dần đi vào nề nếp do được Văn
phòng các Bộ, ngành ngày càng quan tâm hơn. Nhiều Bộ, ngành đã cấp một phần
kinh phí không nhỏ để mua sắm trang thiết bị, để chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
vận chuyển an toàn tài liệu đến nộp tại Trung tâm. Lưu trữ nhiều cơ quan như Văn
phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Bộ Công nghiệp (cũ), Bộ Kế hoạch và
Đầu tư, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa - thông tin…đã có nhiều cố gắng ở
mức cao nhất để sưu tầm, thu thập và tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; đã
lựa chọn được những hồ sơ tài liệu có giá trị đã đến hạn nộp lưu, đã lập “Mục lục
hồ sơ nộp lưu” cho toàn bộ tài liệu đã chọn…Tuy vậy, so với yêu cầu tối ưu hóa
thành phần phông lưu trữ và nhập cơ sở dữ liệu vào máy tính để tra tìm tự động thì
phần lớn hồ sơ, tài liệu của các cơ quan đó vẫn chưa đáp ứng được. Bên cạnh đó, ở
một số cơ quan, thành phần tài liệu nộp lưu bị thiếu nghiêm trọng, chủ yếu là khố
Văn phòng Bộ và không đáp ứng tốt chất lượng lập hồ sơ, tình trạng vật lý của tài
liệu không tốt…
Đối với các cơ quan do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
trực tiếp quản lý, việc thu thập tài liệu còn gặp không ít khó khăn. Cán bộ chuyên
môn về công tác lưu trữ còn ít, không có kho riêng để bảo quản tài liệu nên tài liệu
thường chưa được chỉnh lý, bị phân tán ở các phòng, ban, cá nhân. Điều đó dẫn
đến việc tài liệu bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng vật lý kém.
Trong 15 năm qua kể từ khi thành lập, lúc đầu do điều kiện kho tàng chưa
đầy đủ nên Trung tâm lưu trữ mới chỉ thu được hơn 1000 mét giá tài liệu hành
chính của các cơ quan giải thể, sát nhập, các cơ quan mới nộp lần đầu, cơ quan có
khó khăn về kho tàng, nhưng hiện nay thì với số lượng hơn gần 8.112 métgiá của
gần 240 phông của các cơ quan Nhà nước Trung ương.
Có thể nói rằng trong thời gian qua, công tác thu thập tài liệu hành chính
mặc dù lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn về kho tàng nhung đã thu được nhiểu kết
quả. Một khối lượng tài liệu lớn và có giá trị về nhiều mặt đã được thu thập với

tình trạng vật lý tốt. Toàn bộ khối tài liệu mới thu về đều có thể phục vụ khai thác
sử dụng được ngay và điều này khác hẳn với công tác thu thập của những năm
trước năm 1995. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ghi nhận và đánh giá cao sự cộng
Trần Thị Ngọc Linh

19

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

tác của các cơ quan trong việc phối hợp chuẩn bị tài liệu nộp vào Lưu trữ quốc
gia.
Tuy nhiên việc thu nộp tài liệu lưu trữ hành chính ở không ít Bộ, ngành vẫn
còn một số tồn tại: chất lượng lập hồ sơ chưa thật tốt; mức độ hoàn chỉnh của
phông chưa cao, chưa đủ và đúng thành phần hồ sơ tài liệu nộp lưu, đặc biệt là
thiếu rất nhiều tài liệu lưu trữ chuyên ngành; còn nhiều co quan chậm nộp tài liệu
so với quy định hoặc chưa nộp lần nào…nguyên nhân chủ yếu là do thiếu cán bộ,
thiếu sự quan tâm cần thiết của lãnh đạo một số Bộ, ngành, nhiều cơ quan chưa ra
các văn bản quy định cụ thể về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan, cũng như chưa có văn bản nào quy định thời hạn bảo quản tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức tài liệu trong trung tâm theo một phương án
phân loại khoa học trong đó điều hành chỉnh sửa, phục hồi, lập mới những hồ sơ,
hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, lập công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu là để sắp xếp lại hồ sơ một cách khoa học, tạo
điều kiện cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng, loại những tài liệu hết giá trị
sử dụng góp phần tiết kiệm được kinh phí của Trung tâm và của Nhà nước. Hiện

nay, tại trung tâm công tác chỉnh lý tài liệu được tiến hành thường xuyên theo
đúng các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ được Nhà nước quy định . Việc chỉnh
lý tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính chân thực của nội dung, tính khoa học của
công tác chỉnh lý. Với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan trọng như vậy nên đòi
hỏi các cán bộ lưu trữ phải giỏi chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, tinh thần trách
nhiệm cao.
Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn
để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, nội dung phân loại tài liệu lưu trữ và
các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện
thống kê. Giúp các cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ xây dựng kế hoạch cho
công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu.
Trong số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý thì các cơ quan sẽ
Trần Thị Ngọc Linh

20

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

phát hiện ra những mặt tồn tại, những vấn đề nảy sinh, những khó khăn vướng mắc
trong vấn đề quản lý để ban hành các văn bản giúp cho việc quản lý công tác lưu
trữ và tài liệu về lưu trữ được chặt chẽ và hoàn chỉnh hơn.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu dùng để
giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài
liệu nhằm tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài liệu theo yêu cầu

của người tra tìm và người nghiên cứu.
Công cụ tra tìm đóng vai trò quan trọng trong các kho lưu trữ đặc biệt là
phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
Hiện nay Trung tâm cũng sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ để thuận
lợi cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ khi cần thiết như sổ sách lưu trữ, tra tìm tài liệu
trên máy tính. Với khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều và đa dạng, do đó các cán bộ
Lưu trữ phải sắp xếp các tài liệu khoa học nên khi có các công cụ tìm kiếm hiện
đại thì việc tra cứu các tài liệu sẽ rất thuận lợi. Vì vậy Trung tâm đã trang bị
những phương tiện hiện đại để phân loại, sắp xếp, tìm kiếm, bổ sung, chỉnh lý tài
liệu lưu trữ rất khoa học, chính xác và thuận tiện như: mỗi bàn làm việc của cán bộ
có một máy vi tính hiện đại, có tủ lưu trữ tài liệu theo đúng quy định. Các cán bộ
lưu trữ sử dụng thành thạo các phương tiện nghe, nhìn để cập nhật tài liệu lưu trữ
thường xuyên, chính xác.
Sau khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ (như trên đã
nêu rõ) thì một công việc nữa cũng rất quan trọng đó là: Công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ để bảo quản.
Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị và nhiệm
vụ cụ thể được giao dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan hoặc dựa trên những đặc
trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được sản sinh ra trong
Trần Thị Ngọc Linh

21

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng tập tài liệu nhằm
phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau. Việc lập hồ sơ cũng có ý
nghĩa rất quan trọng trong công tác lưu trữ được thể hiện qua các công việc sau:
Giúp cho cán bộ nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của
từng nhân viên trong đơn vị
Quản lý chặt chẽ tài liệu là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Giúp cho việc sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ, có hệ thống văn bản
cần thiết của sự việc, giúp cho công việc hàng ngày được giải quyết có chất lượng
cao và hiệu quả, khi cần thiết thì có thể tìm được văn bản, nâng cao trách nhiệm
của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ là công việc gắn liền với công tác Văn thư và Lưu trữ, có ảnh
hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ trong cơ quan
Việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng là khâu cuối cùng trong công tác lưu trữ
để giải quyết xong công việc nhưng nếu chưa lập hồ sơ thì công việc coi như là
chưa hoàn thành
Về nội dung của lập hồ sơ có các khâu sau:
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc vào
hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
• Yêu cầu của lập hồ sơ có:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành
hồ sơ
- Văn bản, giấy tờ trong công tác thu thập hồ sơ cần phải có sự liên quan chặt
chẽ với nhau và phản ánh được đúng trình tự giải quyết và diễn biến của sự
việc
- Văn bản trong hồ sơ cần phải đảm bảo đúng thể thức văn bản

Trần Thị Ngọc Linh

22

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Văn bản và tài liệu được thu thập vào hồ sơ cần phải bảo quản có giá trị
tương đối đồng đều.
Các hoạt động nghiệp vụ trên của Trung tâm được diễn ra thường xuyên,
đảm bảo tính chính xác, khoa học, giúp cho công tác lưu trữ của cơ quan đạt hiệu
quả cao, xứng đáng là một bộ phận lưu trữ quan trọng của Nhà nước. Được thực
tập tại Trung tâm trong một thời gian ngắn, nhưng tôi đã tiếp thu và học hỏi được
một số kỹ năng từ các hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, đó là những bài
học bổ ích cho tôi làm công tác lưu trữ sau này.
Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Cấu tạo của mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm: tờ nhan đề; phần bảng kê hồ sơ,
tài liệu nộp lưu và tờ kết thúc.
- Mẫu trình bày tờ nhan đề mục lục

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-----------------------MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
PHÔNG ..............(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)
Mục lục số (quyển số): ........
.................., NĂM 200...

- Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Trần Thị Ngọc Linh

23

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Hộp/
cặp số

Hồ sơ số

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian
BĐ-KT

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1 - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu nộp lưu;
Cột 2 - Hồ sơ số: ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ của phông;
Cột 3 - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ trong mục lục hồ sơ của phông;
Cột 4 - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có
trong hồ sơ, ví dụ: 02.7.1972-15.01.1973;
Cột 5 - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;
Cột 6 - Ghi chú: ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có
trong hồ sơ.

- Mẫu trình bày tờ kết thúc
TỜ KẾT THÚC
Mục lục này gồm: ................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ........................................................................... hồ sơ (ĐVBQ).
Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu của Mục lục này gồm: ................ tờ (được đánh
số liên tục từ 1 đến .........).
........................., ngày

tháng

năm 200....

Người lập

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Trần Thị Ngọc Linh

24

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
Tôi vinh dự được về thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ ngày
02/3/2015 đến 20/4/2015, cô Phạm Kiều Giang là người hướng dẫn trực tiếp. Tôi
đã được các cô, các chị tận tình giúp đỡ chỉ bảo từng công việc cụ thể. Tôi xin
trình bày tóm tắt những công việc được phân công và đạt kết quả như sau:
- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về phòng chỉnh lý.
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
- Phân loại tài liệu căn cứ theo bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành
phân chia tài liệu thành các nhớm theo trình tự sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm lớn;
Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;
Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, phát hiện bản chính, bản
gốc của những văn bản tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì để riêng và

lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.
- Biên mục phiếu tin:
( Các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14 )

MẪU PHIẾU TIN
(Trình bày trên hai mặt của tờ giấy khổ A5: 148 x 210)
PHIẾU TIN
Mặt trước
1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ...........................................
Trần Thị Ngọc Linh

25

Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6