Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại TRUNG tâm THÔNG TIN VP UBND TỈNH QUẢNG NINH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................5
CHƯƠNG I. ........................................................................................................5
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.....................................................................5
CHƯƠNG II......................................................................................................................10
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN...10
CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM THÔNG
TIN- VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH...........................................................................15
1. Hoạt động quản lý.........................................................................................................15
2. Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ ..........................................................................15
2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu..............................................................................16
2.2 Xác định giá trị tài liệu................................................................................................18
2.3 Chỉnh lý tài liệu...........................................................................................................19
2.4 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm tài liệu..............................................................28
2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................................29
2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................29

CHƯƠNG IV. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, ..........31
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.........................................................31
1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.............32
2. Một số khuyến nghị.......................................................................................................33

C. KẾT LUẬN...................................................................................................34
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1

D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát
triển, có đội ngũ giảng viên của nhà trường được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ
giỏi để phục vụ cho công việc học tập được tốt nhất. Nghành văn thư- lưu trữ
chính là một nghành đi đầu của nhà trường từ khi nhà trường mới thành lập đến
nay, phương chân đào tạo của nhà trường chính là “Học thật, thi thật để sau này
làm thât”. Chính vì vậy mà nhà trường không ngừng nâng cao cách dạy và học
đối với giảng viên và sinh viên, Thực tập cũng được xem như là một môn học
được nhà trường áp dụng vào quá trình học để cho sinh viên có cái nhìn toàn
diện hơn về công tác Văn thư- lưu trữ, từ đó mang lại cho sinh viên những thành
quả lớn về kiến thức học tập cũng như kinh nghiệm trong thực tiễn mà chúng ra
có thể thấy rõ.
Là sinh viên chuyên nghành Văn thư- lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, ngay trong quá trình học em đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của
công tác văn thư- lưu trữ. Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý
thuyết cơ bản cho sinh viên năm cuối chuyên nghành Văn thư- lưu trữ, được sự
phân công của nhà trường và sự đồng ý của Trung tâm thông tin- VP.UBND
tỉnh Quảng Ninh, em đã đến thực tập tại cơ quan này, với sự lãnh giúp đỡ của
lãnh đạo cơ quan và các anh chị công tác tại Trung tâm Thông tin, em đã hoàn

thành đợt thực tập của mình. Trong thời gian này, em thấy việc thực tập là vô
cùng hữu ích và cần thiết, giúp em có điều kiện đối chiếu và vận dụng lý thuyết
vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới và rèn luyện tác phong làm
việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp; đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm
trong quá trình làm việc. Người ta thường nói: “Trăm hay không bằng tay
quen”, từ đó thấy được rằng, là một cán bộ văn thư- lưu trữ giỏi không chủ là
nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có ký năng thực hành, cúng chính là
thước đo nặng lực thực tế của cán bộ Văn thư- lưu trữ. Việc đi thực tập giúp em
học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cô chú, anh chị đã làm việc lâu năm,
giúp em thấy được giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối, đôi khi trong quá
trình giải quyết công việc bên cạnh việc tuân theo những nguyên tắc nhất định
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

1

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thì cán bộ Văn thư- lưu trữ cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế, điều kiện
khách quan, để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo,
điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, các tổ chức tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân một phần phụ thuộc vào công tác văn thư , lưu trữ làm tốt hay
không.Cũng chính vì điều đó mà Công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan,
các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải

cách hành chính Nhà nước, công tác Văn thư- Lưu trữ là một trong những trọng
tâm được tập trung đổi mới.
Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy
quản lý nói chung.Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và
là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, Công tác Văn thư – Lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư – Lưu trữ bảo đảm
cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà
nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được
cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp
công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà
nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những
thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ góp phần
giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà
nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi
dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác Văn
thư – Lưu trữ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan
cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

2

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản được giữ lại đầy
đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực nhất. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn
đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ
yếu, thường xuyên cho tài liệu Lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị
trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá
trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức thực hiện tốt việc Lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản
giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng Tài liệu Lưu trữ càng được tăng lên
bấy nhiêu , đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các
mặt nghiệp vụ. Ngược lại, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài
liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến
hành các hoạt động nghiệp vụ.
Chính vì vậy, em chọn chủ đề “Công tác Văn thư – Lưu trữ ” làm báo cáo
kiến tập Đây là một lĩnh vực lớn nên em chỉ để cập đến công tác Văn thư – Lưu
trữ ở nơi em thực tập đó là Văn thư- lưu trữ trong cơ quan. Được sự giúp đỡ,
hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã
được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên đề của bản thân, em
cũng gặp rất nhiều thuận lợi, được tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn về công
tác Văn thư – Lưu trữ. Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn
nhỏ khi thực hiện chuyên đề này như vì kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, trình
độ xử lý công việc còn chậm còn nhiều hạn chế nên em chưa thể vận dụng hết
vào thực tế làm việc. Nhưng sau thời gian kiến tập được sự chỉ bảo của anh chị
trong cơ quan em đã khắc phục được tình trạng này.
Do thời gian thực tập có hạn, nên trong bản báo cáo này, em xin được trình
bày những vấn đề chung nhất và cơ bản nhất về công tác lưu trữ của Trung tâm

thông tin- VP.UBND tỉnh Quảng Ninh
Dưới đây là bản báo cáo thực tập của em. Trong thời gian kiến tập, viết báo
cáo, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót,
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

3

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

rất mong sự đóng góp quý báu của Thầy, Cô giáo tại Trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội và các bác, các cô, chú, anh, chị đang công tác tại Trung tâm Thông tinVP.UBND Tỉnh Quảng Ninh để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh
hơn.
Qua bài báo cáo của mình, em xin được bày tỏ và gửi lời cảm ơn đến các
cán bộ của Phòng Công báo – Lưu trữ thuộc Trung tâm thông tin – Văn phòng
Ủy ban nhân nhân Tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em được tiếp xúc thực
tế với công việc từ đó tìm hiểu kĩ hơn và củng cố lại kiến thức, phát hiện ra
những thiếu xót trong quá trình học tập và thực tập giúp em tích lũy thêm kinh
nhiệm để phục vụ cho học tập cũng như cho công việc của bản thân sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hạ Long, ngày 16 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Lăng Thị Minh Dung

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

4

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I.

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
* Lịch sử hình thành:
Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số 2608/QĐ-UBND ngày
19/8/2008 về việc thành lập Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ trực thuộc
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh.
Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ có các chức năng chính về Công báo,
Tin học và lưu trữ hiện hành của Văn phòng.
Ngày 08/9/2009, Ủy ban

nhân dân tỉnh Quảng Ninh ra quyết định số

2727/QĐ-UBND, đổi tên cho Trung tâm Công báo- Tin học- Lưu trữ thành
Trung tâm Thông tin. Ngoài chức năng, nhiệm vụ về Công báo, tin học và lưu
trữ, Trung tâm thông tin còn có nhiệm vụ quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin
lên cổng thông tin tổng hợp của Cổng thông tin điện tử Quảng Ninh
Chức năng
Trung tâm Thông tin là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh, có chức năng công bố các văn bản pháp luật trên Công báo tỉnh;

quản lý việc cấp phát, sử dụng đối với Công báo cấp miễn phí cho các cơ quan,
tổ chức trong tỉnh; tổ chức thực hiện các hoạt động tin học của Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân
tỉnh; quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin lên cổng thông tin tổng hợp của Cổng
thông tin điện tử Quảng Ninh; tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Văn phòng
Uỷ ban nhân dân theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Thông tin chịu sự chỉ đạo toàn diện của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của cơ quan Công báo Trung ương, Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
Trung tâm Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng
theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

5

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhiệm vụ:
- Các nhiệm vụ về Công báo
Tiếp nhận, nhập danh mục thông tin, thuộc tính văn bản gửi đăng Công
báo, lưu trữ văn bản do các cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền ban hành
gửi đên;
Đọc soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đối chiếu, căn
chỉnh giữa bản điện tử với bản chính của văn bản để sắp xếp biên tập, thiết

kế

kỹ thuật tạo bản điện tử của từng số Công báo;
Đề nghị cơ quan ban hành có văn bản thu hồi, sửa đổi, bổ sung, thay thế
hoặc bãi bỏ theo đúng trình tự của pháp luật hiện hành nếu phát hiện có sai sót
về nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản;
Trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành Công báo; ký kết, thực hiện và
thanh lý các hợp đồng in ấn, phát hành Công báo theo quy định của pháp luật;
Lưu giữ Công báo đã phát hành và văn bản đăng Công báo đảm bảo khoa
học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu;
Quản lý cơ sở dữ liệu bản điện tử của các số Công báo đã xuất bản;
Đề xuất, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định những vấn đề
liên quan đến hoạt động Công báo;
Giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo trình Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành các Văn bản Quy phạm Pháp luật liên quan đến hoạt động
Công báo và tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó sau khi ban hành;
Tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh các nội dung liên quan đến
việc rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo;
Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu của Công báo tỉnh lên Công báo điện tử
của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Tổ chức hoạt động và trực tiếp quản lý Công báo điện tử của tỉnh;
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

6

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lập dự toán kinh phí hoạt động, kinh phí xuất bản, phát hành Công báo
hàng năm để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý, sử dụng đối với hoạt
động tài chính theo quy định của Pháp luật;
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Công báo Trung
ương và có trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan Công
báo Trung ương về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ xuất bản và phát hành
Công báo.
- Các nhiệm vụ về Công tác Tin học:

Thực hiện các nhiệm vụ về Quản lý mạng nội bộ Cơ quan Văn phòng
UBND tỉnh; bảo trì, sửa chữa, tham mưu phát triển ứng dụng tin học trong các
hoạt động của Văn phòng Ưỷ ban nhân dân tỉnh;
Thực hiện các dịch vụ về tin học, chuyển giao công nghệ, xây dựng, phát
triển phần mềm công nghệ thông tin; sửa chữa thiết bị cho các cơ quan hành
chính, các đơn vị ngoài Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Được Ủy ban nhân dân tỉnh giao trực tiếp quản lý điều hành các dự án công
nghệ thông tin do Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm chủ đầu tư. Giám đốc
Trung tâm thông tin chịu trách nhiệm trước Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và
trước pháp luật về công việc được giao.
- Các nhiệm vụ về công tác Lưu trữ
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch ngắn hạn
và dài hạn hàng năm về Công tác Lưu trữ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
và hướng đẫn tổ chức thực hiện;
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức
thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định về Công tác Lưu trữ tại
Vãn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc
nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và Công tác Lưu trữ; bồi dưỡng

nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm Công tác Lưu trữ
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

7

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Lưu trữ theo quy định;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng
UBND tỉnh;
Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theo
quy định;
- Các nhiệm vụ về Quản lý, Biên tập, Cập nhật thông tin lên Cổng thông

tin điện tử tổng hợp của Tỉnh.
Tổ chức sản xuất tin tức, đưa các Văn bản Quy phạm pháp luật, Văn bản chỉ đạo
điều hành của UBND Tỉnh lên cổng thông tin điện tử tổng hợp của Tỉnh;
Thu thập, biên tập, biên dịch thông tin (tiếng Anh, tiếng Trung Quốc) cập
nhật lên cổng Thông tin điện tử Tổng hợp của Tỉnh theo thẩm quyền được giao;
Triển khai Công báo điện tử trên Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp của
Tỉnh;
Phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện các Dịch vụ công, tra
cứu tìm kiếm thông tin và quảng cáo trên Cổng Thông tin điện tử tổng hợp của
tỉnh theo quy định của Pháp luật;

Tiếp nhận câu hỏi của công dân và doanh nghiệp chuyển tới các cơ quan
chức năng trả lời về Thủ tục hành chính và các công việc liên quan đến Công tác
Quản lý nhà nước của bộ máy hành chính;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng

UBND tỉnh giao.
* Quyền hạn của Trung tâm Thông tin
Trực tiếp Quản lý Tài chính đối với các hoạt động của Trung tâm theo quy
định của Pháp luật.
Ngân sách địa phương đảm bảo cấp toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường
xuyên của Trung tâm, trả nhuận bút cho Cổng Thông tin điện tử Tổng hợp, phát
hành Công báo miễn phí và các nhiệm vụ khác theo Quyết định của Ủy ban
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

8

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân dân
Tỉnh.
Căn cứ vào nhu cầu độc giả, Trung tâm trực tiếp hoặc thông qua các đại lý,
đơn vị, cá nhân có đủ điều kiện phát hành Công báo có thu phí cho Cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước (ngoài số lượng công báo miễn phí). Đươc tô
chức khai thác quảng cáo, truyên thông và các hoạt động dịch vụ công trên
Cổng thông tin điện tử Tổng hợp theo Quy định của Pháp luật.

* Cơ cấu tổ chức
Trung tâm thông tin bao gồm :

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

9

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II.
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ
VÀ BỘ PHẬN LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN
Bộ phận văn thư:
* Vị trí và chức năng
Bộ phận văn thư của cơ quan thuộc phòng Hành chính- Tổ chức, là văn thư
kiêm nhiệm.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung
* Nhiệm vụ và quyền han:
Kiểm tra công tác văn thư được thực hiện, đảm bảo đúng các yêu cầu, quy
định của Trung ương: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm; đóng dấu mức độ khẩn, mật văn bản đi; làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Không phát hành các văn bản không đúng thể thức về soạn thảo văn bản đã
quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thực hiện một số việc khác do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Trưởng
phòng Hành chính - Tổ chức phân công.
Bộ phận lưu trữ:
* Vị trí và chức năng:
Phòng Công báo - Lưu trữ là bộ phận chuyên môn, trực tiếp giúp việc cho
Giám đốc Trung tâm. Phòng gồm các cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động có
nghiệp vụ về pháp luật, lưu trữ và Công nghệ thông tin;
Phòng Công báo Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

10

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các nhiệm vụ về Công báo và Lưu trữ hiện hành của VP.UBND tỉnh Quảng
Ninh
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
-

Thu thập, tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký các Văn bản Quy phạm

pháp luật; các văn bản cần đăng công báo, văn bản lưu trữ và văn bản đăng trên
cổng Thông tin điện tử tổng hợp;
-

Triển khai nghiệp vụ về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ về công tác lưu

trữ của Trung tâm
- Triển khai nghiệp vụ về xuất bản Công báo in và Công báo điện tử theo
chức năng, nhiệm vụ về công tác Công báo của Trung tâm
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao và có trách
nhiệm phối hợp khi thực hiện các nhiệm vụ có liên quan.
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ chức
thực hiện và kiểm tra thực hiện các Chế độ, Quy định về Công tác Lưu trữ tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc
nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và công tác lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp
vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Tổ chức thực hiện Thống kê, Báo cáo Thống kê về lưu trữ theo quy định;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng
Ủy ban nhân dân Tỉnh;
- Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theo
quy định.
¤ Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ
* Vị trí và chức năng:
Phòng Công báo - Lưu trữ là bộ phận chuyên môn, trực tiếp giúp việc cho
Giám đốc Trung tâm. Phòng gồm các cán bộ, viên chức, hợp đồng lao động có
nghiệp vụ về pháp luật, lưu trữ và Công nghệ thông tin;

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

11

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Công báo Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Trung tâm thực
hiện các nhiệm vụ về Công báo và Lưu trữ.
* Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Thu thập, tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký các Văn bản Quy phạm

pháp luật; các văn bản cần đăng công báo, văn bản lưu trữ và văn bản đăng trên
cổng Thông tin điện tử tổng hợp;
- Triển khai nghiệp vụ về lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ về công tác lưu

trữ của Trung tâm
- Triển khai nghiệp vụ về xuất bản Công báo in và Công báo điện tử theo
chức năng, nhiệm vụ về công tác Công báo của Trung tâm
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm giao và có trách
nhiệm phối hợp khi thực hiện các nhiệm vụ có liên quan.
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch tổ
chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các Chế độ, Quy định về Công tác Lưu trữ
tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
1 Tham mưu cho Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc
nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và công tác lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp

vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Tổ chức thực hiện Thống kê, Báo cáo Thống kê về lưu trữ theo quy
định;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn
phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh;
- Triển khai các dịch vụ lưu trữ, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin theo
quy định.
¤ Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

12

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trước hết, chúng ta có thể khẳng định rằng mô hình tổ chức Văn phòng
của một cơ quan có tác dụng , và ý nghĩa quan trọng góp phần vào sự hoạt động
của cơ quan , đơn vị. Hiện nay thương tồn tại các loại mô hình tổ chức của Văn
phòng như: Văn phòng được bố trí theo kiểu tập chung , phân tán theo hỗn hợp .
Tùy theo tính chất công việc khác nhau , quy mô hoạt động của các cơ quan
khác nhau mà người ta có thể chọn cho văn phòng của mình cách bố trí sao cho
phù hợp, một mô hình tổ chức hợp lý nhất để có hiệu quả hoạt động cao nhất.
Ở phòng Công báo lưu trữ tỉnh Quảng Ninh Công tác Văn thư được tổ
chức theo hình thức tập chung để quản lý tập trung thống nhất tài liệu Lưu trữ,

cần phải thiết lập một hệ thống các Cơ quan Lưu trữ từ Trung ương tới địa
phương bao gồm: các cơ quan Quản lý ngành Lưu trữ và mạng lưới các kho,
các Trung tâm Lưu trữ.
¤ Phòng Văn thư – Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm
về Công tác Văn thư - Lưu trữ của Tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về Văn thư - Lưu trữ và
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các văn bản hướng
dẫn thực hiện chế độ, quy định về Công tác Văn thư - Lưu trữ để Chánh văn
phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành.
- Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế
hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác
văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ
quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ
vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Ủy ban thực
hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ;

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

13

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Văn thư và Lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh.

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

14

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM THÔNG TIN- VP.UBND TỈNH QUẢNG NINH
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nguyên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả cá quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt đông được nhà nước
quan tâm
1. Hoạt động quản lý
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu
tổ chức của Cơ quan.

Phòng Công báo- Lưu trữ có trách nhiệm thu thập, thống kê quản lý và đảm
bảo an toàn tài liệu lưu trữ toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của UBND tỉnh Quảng Ninh
 Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan
-

Tổ chức bộ phận quản lí Công tác Lưu trữ

-

Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm Công tác Lưu trữ

-

Tổ chức kho tàng , trang thiết bị cho Công tác Lưu trữ

-

Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ Công tác Lưu trữ

2. Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ
Nhìn chung công tác Lưu trữ tại Trung tâm thông tin đã đi vào đường lối, các
khối tài liệu của các khối được chỉnh lý và hệ thống hóa rõ ràng, tổ chức rất
khoa học, vì nó là mắt xích quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động
quản lý bộ máy nhà nước để phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và
các yêu cầu chính đáng của cán bộ, công nhân viên, cá nhân, đoàn thể có nhu
cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ.

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện nay, Phòng Công báo - Lưu trữ đang tiến hành quản lý và bảo quản
tài liệu lưu trữ từ năm 1997 đến nay với tổng diện tích kho là 124.8m 2 và các
trang thiết bị bảo quản tài liệu khác với 102 giá đựng tài liệu. Khối tài liệu từ
năm 1963 đến hết năm 2014 được chỉnh lý hoàn chỉnh gồm 4.475 hộp với
32.775 hồ sơ.
Thành phần phông tài liệu UBND Tỉnh Quảng Ninh gồm có :
+ Tài liệu hành chính, Khổ giấy A4, A3
+ Tài liệu Khoa học kỹ thuật và công nghệ: Bản đồ quy hoạch, bản đồ
thiết kế, bản đồ quan trắc…. trên các khổ giấy khác nhau: A0, A2, A3, A4….
2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành ohaanf tại liệu thuộc lưu trữ cơ quan;
Lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã
được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trụ lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên
cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả
Tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm có:
1. TL Chủ Tịch UBND TỈnh (P0)
2. TL Phó CT UBND Tỉnh (P1)
3. TL Phó CT UBND Tỉnh (P2)

4. TL Phó CT UBND Tỉnh (P3)
5. TL Phó CT UBND Tỉnh (P4)
6. TL Chánh VP.UBND Tỉnh (V0)
7. TL Phó Chánh VP.UBND Tỉnh (V1)
8. TL Phó Chánh VP.UBND Tỉnh (V2)
9. TL Phó Chánh VP.UBND Tỉnh (V3)
10.TL Phó Chánh VP.UBND Tỉnh (V4)
11. TL Phòng Tổng hợp
12. TL Phòng Nội chính
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

16

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

13. TL Phòng Ngoại vụ
14. TL Phòng Tiếp dân
15. TL Phòng Văn xã
16. TL Phòng Giáo dục
17. TL Phòng Tài mậu
18. TL Phòng Công nghiệp
19. TL Phòng Nông lâm nghiệp
20. TL Phòng Quản lý đất đai
21. TL Phòng Quy hoạch
22. TL Phòng Xây dựng

23. TL Phòng Giao thông
24. TL Phòng Khoa học công nghệ
25. TL Phòng Môi trường
26. TL Phòng Du lịch
27. TL Phòng Quản trị tài vụ
28. TL Phòng Hành chính- tổ chức
*) Tình hình thực hiện giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ:
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an
toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ
nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tài
liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ,
tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp
khó khăn trong việc tra tìm. Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Theo quy định tại Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ, hàng năm, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, thống kê Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ
cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ,
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

17

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như
sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ, tài liệu
xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được
quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ
chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan
và thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
lưu. Các cán bộ trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải nộp
các tài liệu có liên quan đến công tác của cơ quan, kể cả sổ công tác vào kho lưu
trữ, trường hợp công việc chưa hoàn thành thì phải bàn giao cho chuyên viên
tiếp nhận công việc của mình Như vậy, định kỳ hàng năm, các đơn vị, các
chuyên viên trong cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do
Phòng Công báo- lưu trữ quản lý.
*) Thủ tục giao nhận tài liệu
Khi nhận bàn giao tài liệu, Phòng Công báo- luu trữ có làm biên bản bàn giao
tài liệu giữa chuyên viên và Phòng Công báo- lưu trữ, có kèm theo bảng mục lục
hồ sơ bàn giao
2.2 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương
pháp của lưu trưc học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động cửa cơ quan, tổ chức và cá nhân về các mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu
thập, bổ sung những tài liệu có giá trị bổ sung cho phông lưu trữ Quốc gia và
loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
Bộ phận lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu căn cứ vào thông tư
13/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc “Quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương” và bản dự thảo thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan
Thành lập hội hội đồng xác định giá trị tài liệu, nhằm tiến hành xác định giá

trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cửa cơ quan, đơn vị,
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

18

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chủ tịch HĐ XDDGTTL: Chánh văn phòng/ Phó chánh Vp.UBND tỉnh
Quảng Ninh
- Ủy viên: + Chuyên viên phụ trách khối tài liệu được đưa ra xác định giá trị
+ Cán bộ lưu trữ (kiêm thư ký)
Công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan cần dựa vào các nguyên tắc và
tiêu chuẩn chung trong xác định giá trị tài liệu:
-

Nguyên tắc:
+ Nguyên tắc chính trị
+ Nguyên tắc lịch sử
+ Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

-

Tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu

+ Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
+ Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
+ Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin tài liệu
+ Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu
+ Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
+ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
+ Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của
tài liệu

2.3 Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án
phận loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; Xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra
cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, Phòng Công báo-Lưu trữ tiến hành biên
soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; Bản hướng dẫn phân
loại, lập hồ sơ.
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

19

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Dựa vào cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh

Quảng Ninh; Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông; Căn cứ nhiệm kỳ hoạt
động của UBND tỉnh Quảng Ninh. Phòng Công báo- Lưu trữ đã áp dụng
phương án phân loại tài liệu lưu trữ của phông UBND tỉnh Quảng Ninh theo
phương án: “Thời gian- mặt hoạt động”. Theo phương án này, trước hết tài liệu
được chia theo thời gian, sau đó phân chia theo mặt hoạt động
Việc phân loại tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Tài liệu của UBND tỉnh Quảng Ninh được chia theo thời
gian( nhiệm kỳ)
A- Nhiệm kỳ 2004- 2011
B- Nhiệm kỳ 2011-2016
…..
Bước 2: Chia tài liệu từng nhiệm kỳ theo mặt hoạt động
A- Nhiệm kỳ 2004- 2011
I.

Tổng hợp

II.

Nội chính

III.

Ngoại vụ

IV.

Tiếp dân

V.

Văn xã

VI.

Giáo dục

VII.

Tài mậu

VIII.

Công nghiệp

IX.

Nông lâm nghiệp

X.

Quản lý đất đai

XI.

Quy hoạch

XII.

Xây dựng

XIII.

Giao thông

XIV.

Khoa học công nghệ

XV.

Môi trường

XVI.

Du lịch

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

20

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

XVII. Quản trị tài vụ
XVIII. Hành chính- tổ chức

Bước 3: Chia tài liệu từ mặt hoạt động theo nhóm lớn
A- Nhiệm kỳ 2004- 2011
I.

Tổng hợp
1. Vấn đề chung
2. Tài liệu chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
3. Công tác thống kê
4. Công tác thi đua khen thưởng
5. Công tác tổ chức bộ máy, biên chế
6. Công tác cải cách hành chính
7. Công tác nâng lương, nâng nghạch, nghỉ hưu

II.

Nội chính
1. Vấn đề chung
2. Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác quân sự
3. Công tác an ninh chính trị
4. Công tác quốc phòng và dân quân tự vệ
5. Công tác giáo dục pháp luật
6. Công tác thanh tra, giám sát
7. Công tác tư pháp
8. Công tác phòng chống tham nhũng
9. Công tác thi hành án dân sự
10.Công tác xử lý các vi phạm hành chính

III.

Ngoại vụ

1. Vấn đề chung
2. Tài liệu kế hoạch, báo cáo hoạt động đối ngoại
3. Công tác ngoại vụ
4. Công tác phân giới cắm mốc

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

21

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. hôn nhân, cho nhận con nuôi với người nước ngoài
IV.

Tiếp dân
1. Vấn đề chung
2. Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác tiếp dân
3. Công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo

V.

Văn xã
4. Vấn đề chung
5. Công tác văn hoá thông tin
6. Công tác giáo dục - đào tạo

7. Công tác y tế
8. Công tác bảo vệ bà mẹ và trẻ em
9. Công tác lao động - thương binh - xã hội
10.Công tác đoàn thể quần chúng
11.Công tác từ thiện
12.Công tác báo chí, truyền thông
13.Công tác chế độ, chính sách

VI.

Giáo dục
14.Vấn đề chung
15.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác giáo dục
16.Công tác đào tạo cán bộ, giáo viên
17.Tài liệu trường học
18.Công tác
19.Công tác

VII. Tài mậu
20.Vấn đề chung
21.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác tài chính
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

22

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

22.Công tác vốn
23.Công tác giá đất
24.Công tác thu chi ngân sách
25.Công tác theo dõi, quản lý công sản, hoạt động hệ thống ngân hàng
26.Công tác hoạt động thương mại, dịch vụ
VIII. Công nghiệp
27.Vấn đề chung
28.Tài liệu kế hoạch, báo cáo lĩnh vực công nghiệp
29.Công tác quy hoạch, phát triển nghành than
30.Công tác quản lý công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp
IX.

Nông lâm nghiệp
31.Vấn đề chung
32.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác nông lâm nghiệp
33.Công tác nông nghiệp
34.Công tác lâm nghiệp
35.Công tác ngư nghiệp

X.

Quản lý đất đai
36.Vấn đề chung
37.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác quản lý, sử dụng đất đai
38.Công tác quản lý đất đai
39.Công tác cấp giấy CNQSDĐ
40.Công tác bồi thương, hôc trợ tái định cư

Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

23

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
XI.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quy hoạch
41.Vấn đề chung
42.Tài liệu kế hoạch công tác quy hoạch
43.Công tác quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế- xã hội của tỉnh
44.Công tác quy hoạch chi tiết phát triển địa phương
45.Công tác quy hoạch chi tiết các nghành nghề

XII. Xây dựng
46.Vấn đề chung
47.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng
48.Công tác xây dựng cơ bản các nghành, đơn vị
49.Cấp giấy chứng nhận đầu tư
50.Công tác đầu tư xây dựng
51.Công tác quy hoạch, phát triển nhà ở
XIII. Giao thông
52.Vấn đề chung
53.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác giao thông vận tải
54.Công tác giao thông đường thủy

55.Công tác giao thông đường bộ
XIV. Khoa học công nghệ
56.Vấn đề chung
57.Tài liệu kế hoạch, báo cáo công tác khoa học công nghệ
58.Công tác nghiên cứu khoa học
59.Công tác công nghệ thông tin
60.Công tác bưu chính viễn thông
XV. Môi trường
61.Vấn đề chung
Sinh viên: Lăng Thị Minh Dung

24

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6