Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại trường cao đẳng xây dựng số 1
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (404.14 KB, 51 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.......................................................................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................................................................3
NỘI DUNG.....................................................................................................................................................................5
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................................................5
I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH...........................................................................5
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN..........................................6
1. Chức năng:.................................................................................................7
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức:..........................................................................................7
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC....................................9
2.1. Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1....................9
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1..................................................................................................9
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1........................................................................................................11
2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1........................................................................................................12
2.2.1. Cơ sở khoa học...................................................................................14
2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư...........................................15
CHƯƠNG III:..............................................................................................................................................................31
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ....................31
1.ƯU ĐIỂM...................................................................................................31
2.NHƯỢC ĐIỂM..........................................................................................31
3. CÁC NỘI DUNG ĐỀ XUẤT VÀ GIẢI PHÁP.....................................32
C. KẾT LUẬN..............................................................................................................................................................34
PHỤ LỤC........................................................................................................................................................................1
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là việc đảm bảo bằng văn bản gắn liền với các hoạt động
chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý
của các cơ quan tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư, có làm tốt
hay không, do đó công tác Văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc
biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, hiện nay công tác văn thư là
một trong những trọng tâm được đổi mới.
Là một sinh viên chuyên nghành văn thư niên khóa 2012 – 2015 một
trong các chuyên nghành được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tế học tập
với thời gian thực tập từ ngày 03/02/2015 đến 24/4/2015 tại các cơ quan, tổ
chức, về công tác văn thư – lưu trữ. Với môi trường làm việc rộng lớn, không
chỉ trong các đơn vị sự nghiệp nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội mà còn
được tiếp xúc với các khối doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội khác
nhau. Đây là một cơ hội vô cùng to lớn để chúng em có thể hiểu biết thêm, nắm
được vai trò, kỹ năng của những cán bộ văn phòng trong tương lai, cũng như
đúc kết kinh nghiệm từ cuộc sống và công việc để tránh được những vấp váp
không đáng có khi ra trường. đây cũng là nội dung quan trọng trong chương
trình đào tạo sinh viên hệ cao đẳng ngành văn thư – lưu trữ của Trường, nhằm
khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành có lý luận. thời gian thực tập tuy
không nhiều nhưng cũng đủ để cho sinh viên có thể củng cố lại kiến thức áp
dụng vào thực tế tại các cơ quan theo phương châm “ Lý luận gắn liền với thực
tiễn “ và “ Học đi đôi với hành”. Bên cạnh đó giúp cho sinh viên được tiếp xúc
với công việc thực tế làm quen với cách làm việc của cơ quan tạo điều kiện cho
công việc sau này. So sánh giữa lý luận và thực tiễn có tách rời nhau không, tạo
kỹ năng làm việc được khoa học hơn. Thông qua thực tập sinh viên có thể chuẩn
bị tốt hơn cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năng
thực hành, nâng cao tay nghề sắp tới, biết vận dụng lý thuyết để tạo kỹ năng
thực hành, nâng cao tay nghề sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt hơn công
việc được giao.
Sau quá trình liên hệ địa điểm thực tập em vinh dự được thực tập tại
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
1 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Tổ chức – hành chính trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em được thực tập
tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo,
năng động. trên cơ sở đề cương hướng dẫn thực tập tốt nghiệp của các thầy cô
giáo trong Khoa văn thư. Em đã có điều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế,
được thực hành các nghiệp vụ chuyên môn cungc như được tham gia xử lý các
tình huống, các hoạt động tại đây. Góp phần nâng cao trình độ của bản than,
hoàn thiện các kỹ năng, vận dụng lý thuyết vào thực hành, xây dựng cho mình
một phong cách làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, nâng cao ý thức nghề
nghiệp, văn hóa công sở. để từ đó hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp của
mình.
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế thực tập tại phòng Tổ chức Hành chính của trường Cao đẳng Xây dựng số 1, em xin trình bày bài báo cáo
của mình gồm bố cục 3 chương:
CHƯƠNG I: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
CHƯƠNG II: Thực trạng công tác văn thư của cơ quan, tổ chức
CHƯƠNG III: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề
xuất,
kiến nghị
Bài báo cáo trên đây là sản phẩm của quá trình thực tập của e tại trường
Cao đẳng Xây dựng số 1. Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm bản thân
còn nhiều hạn chế, việc đi sâu vào tìm hiểu đánh giá công tác văn thư chưa thể
đầy đủ và sâu sát. Mặc dù có tinh thần học hỏi cao, ý thức kỷ luật tốt, tuy nhiên
bản
báo cáo này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết. Em kính
mong các thầy cô giáo xem xét, đánh giá, cho ý kiến góp ý, bổ sung và chỉnh
sửa để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này. Đồng thời giúp em có cái nhìn
khái quát và toàn diện hơn, hoàn thiện các kỹ năng về công tác văn thư của mình
một cách tốt nhất có thể, để em tự tin bắt tay vào công việc ngay sau khi ra
trường.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
2 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Sau 3 năm miệt mài học tập trên giảng đường trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, chúng em được sự dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo
trong trường cũng như việc tạo mọi điều kiện tốt nhất để chúng em được va
chạm, cọ sát với thực tế, thực tập tại các cơ quan mà mình đã liên hệ. Chúng em
có thêm kinh nghiệm, những tiền đề cần thiết để chuẩn bị cho những bước tiến
trong tương lai.
Em xin gửi tới các thầy cô giáo lòng biết ơn chân thành nhất, cũng như sự
cảm phục lòng yêu nghề, yêu trò của các thầy cô giáo, các thầy cô đã cống hiến
hết tri thức, tuổi trẻ, dìu bước lớp lóp sinh viên. Chúng em được trang bị những
kiến thức sách vở cơ bản, hoàn thiện, nâng cao kiến thức, hành trang cần thiết để
bước vào đời cùng những bài học răn dạy, định hướng không những học thành
tài mà còn học thành người có ích cho xã hội. Các thầy cô đã luôn ở bên cạnh
che chở, động viên, khích lệ, tạo điều kiện để chúng em có cơ hội học tập và
phát huy năng lực khả năng của mình. Quá trình thực tập càng chứng tỏ cho
chúng em thấy “Học phải đi đôi với hành”, “Lý thuyết phải gắn liền với
thực tiễn” bởi lý thuyết chỉ là những kiến thức cơ bản, chung nhất để áp dụng
cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quan khác nhau lại có những đòi hỏi, yêu
cầu khác nhau.
Việc được tạo điều kiện đi thực tập đã giúp cho chúng em tránh được
những bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường. học hỏi được những kinh nghiệm từ
thực tế công việc, cuộc sống, bước đầu thiết lập những mối quan hệ xã hội.
Qua đó, chúng em có cơ hội giao lưu, học hỏi nâng cao ý thức, tri thức, trình độ,
sự hiểu biết.
Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ nhân viên Phòng Tổ chức Hành chính Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 nói chung và thầy Vũ Đình Dịu –
Trưởng phòng, cô Lương Sơn Thủy – phó trưởng phòng nói riêng đã chỉ bảo
nhiệt tình, giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Thời gian thực tập tại phòng Tổ chức - Hành chính không dài nhưng được
sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô đặc biệt là cô Lương Sơn Thủy đã tạo mọi
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
3 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
điều kiện tốt nhất giúp đỡ em trong việc thu thập tài liệu, đi sát vào thực tế.
Nhờ đó, em đã học hỏi thêm được rất nhiều điều bổ ích về kinh nghiệm trong
công việc, nhận thức đúng đắn hơn về công tác văn thư. Bên cạnh đó, em còn có
điều kiện quan sát, học tập tác phong, thái độ làm việc, ý thức kỷ luật, tinh thần
trách nhiệm trong công việc của người cán bộ văn phòng và được chỉ bảo thêm
các kỹ năng cơ bản trong giao tiếp, tạo mối quan hệ. có cơ hội vận dụng các kiến
thức đã được học tập vào thực tế để nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân.
Đó là những hành trang quý báu để em thêm mạnh dạn, tự tin, vững vàng bước
tiếp con đường mình đã chọn. hình thành trong em lòng yêu nghề, yêu ngành,
yêu công việc và một niềm tin với hy vọng mãnh liệt được sống và cống hiến
hết sức mình cho công cuộc cải cách hành chính, đổi mới đất nước.
Để có được những kinh nghiệm, sự hiểu biết, đồng thời để có một bản báo
cáo sâu sắc và đầy đủ, em đã không ngừng cố gắng, với tinh thần ham học hỏi,
kien trì, nhẫn nại, rèn luyện tinh thần và ý thức của bản thân. Cùng với sự giúp
đỡ tận tình của các thầy cô giáo trường Cao đẳng Xây dựng số 1 và các cán bộ,
chuyên viên phòng Tổ chức - Hành chính- trường Cao đẳng Xây dựng số 1. tuy
nhiên thời gian có hạn và do hạn chế từ phía cá nhân em, nên bài báo cáo của em
không tránh khỏi những thiếu sót, nhầm lẫn. chính vì vậy, em kính mong các
thầy cô giáo và các bạn tham gia đóng góp ý kiến, chỉnh sửa bổ sung những hạn
chế còn tồn tại, để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo này. Giúp em củng cố,
trang bị kiến thức, có cái nhìn khái quát, hệ thống, toàn diện và đúng dắn về
công tác Văn thư – lưu trữ một cách sâu sắc và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đoàn Thị Thêu
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
4 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 được thành lập theo Quyết định
số 128/QĐ- TTg ngày 28/5/1999 của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở
trường Trung học Xây dựng số 1 - Trường Kỹ thuật đầu tiên của ngành Xây
dựng được thành lập theo Quyết định số 31/CP ngày 15/7/1958. Tiền thân của
trường Trung học Xây dựng số 1 là trường Cao đẳng giao thông công chính
(1947).
Trong suốt 55 năm qua, Trường luôn nhận được sự quan tâm toàn diện,
sâu sắc của Bộ Xây dựng, của Bộ Giáo dục & Đào tạo, các Ban ngành cũng như
doanh nghiệp… Với truyền thống đoàn kết, tinh thần tự lực, tự cường, tập thể
giáo viên, cán bộ CNV nhà trường đã chủ động, sáng tạo, đi đầu vượt khó, vững
bước vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất
lượng cao, nghiên cứu khoa học phục vụ phát triển kinh tế, đáp ứng kịp thời yêu
cầu của sự nghiệp CNH - HĐH của Đảng và Nhà nước.
Thực hiện chủ trương, đường lối đổi mới của Đảng về giáo dục - đào tạo,
nhiệm vụ của Ngành trong những năm qua nhà trường đã không ngừng phấn đấu
trong mọi lĩnh vực giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập, quản lý và phục vụ.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
5 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường đã đặc biệt chú trọng tới vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo, chuẩn hoá
và đa dạng hoá chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy, thường xuyên cập
nhật những tiến bộ kỹ thuật mới vào nội dung giảng dạy đáp ứng kịp thời cho sự
phát triển của Ngành và xã hội.
Nhà trường đã trực tiếp đào tạo được hơn 60.000 cán bộ kỹ thuật và công
nhân kỹ thuật, phối hợp với trường Đại học Xây dựng, Học viện Tài chính - Kế
toán đào tạo hàng ngàn kỹ sư xây dựng, kỹ sư cấp thoát nước & môi trường, cử
nhân kế toán. Học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp đã được tuyển dụng và đang
nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan quản lý xây dựng, đô thị,
doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo và trên các công trình lớn của mọi miền đất
nước.
Trải qua 55 năm phấn đấu xây dựng và trưởng thành, với những đóng góp
quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực, cán bộ kỹ thuật và các chuyên gia
giỏi cho sự phát triển của ngành xây dựng và cho đất nước, Nhà trường đã được
Chủ tịch Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng danh hiệu cao
quý Anh Hùng lao động (2008) và nhiều phần thưởng cao quý khác như: Huân
chương độc lập hạng Ba (2006); Huân chương Lao động Hạng Nhất (2003),
Huân chương Lao động Hạng Nhì (1998), Huân chương Lao động Hạng Ba
(1961,1976,1979); Nhiều bằng khen và cờ thưởng của Thủ tướng Chính phủ, Bộ
Xây dựng, Bộ Giáo dục và đào tạo, đây là những phần thưởng cao quý và vinh
dự đối với cán bộ, giảng viên, viên chức và học sinh, sinh viên trong toàn
Trường. Đặc biệt, nhân dịp kỷ niệm 55 năm thành lập Trường, nhà trường vinh
dự được Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Nhì (2013).
Để xứng đáng với niềm tin của Đảng, Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Giáo
dục và đào tạo và nhân dân, Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 - CTC1 quyết tâm
xây dựng và phát triển trường trở thành Trường Đại học Công nghệ Xây dựng,
đào tạo đa cấp, đa ngành đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội về đào tạo
nguồn nhân lực ngành Xây dựng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước trong thời gian sớm nhất.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
6 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Chức năng:
- Đào tạo cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ bậc cao đẳng, trung học chuyên
nghiệp và công nhân kỹ thuật, bồi dưỡng cán bộ quản lý ngành xây dựng phục
vụ nhu cầu nhân lực cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh và quốc phòng.
- Nghiên cứu thực nghiệm khoa học - công nghệ và tư vấn, đầu tư xây
dựng, phục vụ đào tạo theo quy định của pháp luật.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Căn cứ đường lối, chính sách chủ trương của Đảng và Nhà nước, nhu cầu
phát triển kinh tế, an ninh, quốc phòng, tiến hành xây dựng và trình Bộ Xây
dựng, phê duyệt mục tiêu chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo, nội dung đào
tạo các ngành, nghề Bộ Xây dựng giao cho trường đào tạo.
Tổ chức thực hiện đào tạo cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ có trình độ cao
đẳng, trung học chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật thuộc các nghề xây dựng
được Bộ Xây dựng giao, đảm bảo chất lượng đào tạo toàn diện.
Tổ chức bồi dưỡng và đào tạo lại cho cán bộ trong và ngoài ngành xây
dựng, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với ngành, nghề
đào tạo của trường.
Tổ chức triển khai nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học - công
nghệ tiên tiến, các kết quả nghiên cứu đạt chất lượng cao, phục vụ lao động sản
xuất kinh doanh của ngành xây dựng.
Tổ chức các dịch vụ tư vấn đầu tư, thiết kế, thi công xây dựng, chuyển
giao công nghệ chuyên ngành xây dựng, các dịch vụ về sản xuất, dịch vụ phục
vụ sinh viên - học sinh theo quy định của pháp luật.
Phát triển quan hệ hợp tác liên kết với các cơ sở đào tạo, nghiên cứu sản
xuất kinh doanh trong và ngoài nước, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học
dể thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đào tạo được Bộ Xây dựng giao.
3. Cơ cấu tổ chức:
a. Ban giám hiệu.
b. Các phòng chức năng: 8 phòng
- Phòng Đào tạo;
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
7 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Kế toán - Tài chính;
- Phòng Công tác học sinh, sinh viên;
- Phòng Quản trị đời sống;
- Phòng Khảo thí và đảm bảo chất lượng;
- Phòng thí nghiệm.
c. Các khoa: 7 khoa
- Khoa Xây dựng;
- Khoa quản lý Xây dựng;
- Khoa Kế toán - Tài chính;
- Khoa Cơ bản;
- Khoa Cấp thoát nước và môi trường;
- Khoa Đào tạo nghề;
- Khoa Lý luận chính trị.
d. Các trung tâm: 5 trung tâm
- Trung tâm Ngoại ngữ;
- Trung tâm Tin học;
- Trung tâm Tư vấn xây dựng;
- Trung tâm Giaos dục thường xuyên;
- Trung tâm Dịch vụ.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
8 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1. Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1.
Công tác Văn thư ở mỗi trường đều có cách quản lý khác nhau. Đối với
trường Cao đẳng Xây dựng số 1 thì công tác Văn Thư luôn được lãnh đạo quan
tâm hướng dẫn, chỉ đạo theo đúng quy định của Nhà nước và đúng thẩm quyền
của mình cho nên nhìn chung công tác Văn thư ở trường Cao đẳng Xây dựng số
1 tương đối là tốt.Tuy còn mặt hạn chế xong công tác Văn thư đã góp phần giúp
trường giải quyết các công việc diễn ra hàng ngày theo đúng chức năng, nhiệm
vụ được phân công.Công tác Văn thư luôn có vai trò quan trọng trong bộ máy
hoạt động của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 vì thế các cán bộ Văn thư cần
phải nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn để làm sao cho phù hợp với thực
tế đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Công tác văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được tổ chức theo
hình thức văn thư tập trung vào một đầu mối. Giúp cho việc tra tìm văn bản, tài
liệu được thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và quy trách nhiệm cũng dễ dàng
hơn.
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1
Cán bộ làm công tác văn thư là người có trách nhiệm thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác Văn thư, ở họ luôn tồn tại hai tố chất: Năng lực chuyên
môn và phẩm chất chính trị.
Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được sắp xếp đội ngũ cán bộ
nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay trường Cao đẳng
Xây dựng số 1 có 01 nhân viên Văn thư chuyên trách có nhiệm vụ thực hiện các
khâu nghiệp vụ của văn thư cho cơ quan. Cán bộ làm công tác văn thư này phải
kiêm luôn cả công tác lưu trữ . Vì vậy mà công tác văn thư của cán bộ văn thư
này rất bận rộn. Để hỗ trợ công tác này, cơ quan đã bố trí phòng làm việc cho
công tác văn thư khá rộng rãi, thoáng mát ở tầng 1 trong trụ sở cơ quan, và gần
ngay bên ngoài lối ra vào, thuận lợi cho việc giao, nhận hồ sơ tài liệu, tiếp nhận
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
9 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản đến, trao đổi thông tin trong Cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cận
thông tin với mọi người.
Nhìn chung, cơ sở vật chất phục vụ cho phòng Văn thư tương đối đầy đủ,
bao gồm các trang thiết bị văn phòng phổ biến, cần thiết và được sắp xếp và bố
trí như sau: Gồm 01 bàn văn thư, 01 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy phô tô, 04
tủ đựng tài liệu, ngoài ra còn có các văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn
thư và lưu trữ, như hộp, bìa, cặp….
* Nhiệm vụ của cán bộ Văn thư được cụ thể như sau:
- Nhận, kiểm tra sơ bộ, phân loại văn bản đến;
- Bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
- Kiểm tra thể thức văn bản đi;
- Đăng ký văn bản đi vào sổ đi;
- Ghi số, ngày tháng năm vào văn bản;
- Đóng dấu văn bản;
- Lưu văn bản;
- Làm thủ tục gửi văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu bản lưu;
- Quản lý giấy giới thiệu, giấy công tác, sổ công tác;
- Quản lý, sử dụng các con dấu của cơ quan;
- Làm thủ tục cấp sổ sách, mẫu biểu nghiệp vụ văn thư - bảo mật - lưu trữ
cho các phòng, ban, bộ phận trong Trường.
Cán bộ làm công tác văn thư là cầu nối rất quan trọng trong việc giải
quyết các khâu nghiệp vụ, làm tốt các khâu nghiệp vụ đảm bảo cho việc triển
khai công việc được nhanh chóng, chính xác, góp phần không nhỏ vào việc phục
vụ hoạt động của trường.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
10 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1
Để làm tốt công tác Văn thư thì trước hết lãnh đạo của trường Cao đẳng
Xây dựng số 1 phải chủ động trong khâu quản lý, chỉ đạo, điều hành tốt nhiệm
vụ quản lý của mình.
Công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 được đặt dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng trường Cao đẳng Xây dựng
số 1.
Phó hiệu trưởng là người trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo của trường về việc
chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan nhanh chóng, chính xác, đồng thời
phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn cán cán bộ, giáo viên làm các công việc thuộc phạm vi trách
nhiệm của mình.
Phó hiệu trưởng ngoài việc phụ trách chung những công việc của Văn
phòng thì Phó hiệu trưởng còn có trách nhiệm chủ trì các cuộc họp bàn về việc
quản lý chỉ đạo về công tác Văn thư thuộc chức năng nhiệm vụ thẩm quyền của
mình.
Đối với trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tuy chưa có quy chế riêng quy
định về công tác Văn thư nhưng trường luôn cố gắng thực hiện tốt những quy
định về công tác Văn thư mà Nhà nước ban hành. Tại Văn phòng trường Cao
đẳng Xây dựng số 1 bộ phận Văn thư phải tổ chức thực hiện và quản lý công tác
văn thư công tác Văn thư được thực hiện theo sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên và
dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư của Nhà nước
như:
+ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 5 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định 110/2004/ NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ – CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng
02 năm 2010 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ- CP về
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
11 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác Văn thư.
+ Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Vì Văn phòng là cơ quan hành chính là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ
quan về công tác Văn thư do đó Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã
đưa ra những chỉ đạo thống nhất về công tác Văn thư như:
+ Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho cán bộ.
+ Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác
Văn thư của các đơn vị, cá nhân nhằm nắm bắt tình hình thực tế của đơn vị, cơ
quan của trường Cao đẳng Xây dựng số 1.
+ Thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước ban hành về công tác Văn thư.
+ Trang bị những thiết bị vật chất cho cán bộ Văn thư.
Mặc dù trường Cao đẳng Xây dựng số 1 chưa ban hành quy chế riêng về
công tác Văn thư nhưng thông qua công tác chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên thì
nhìn chung công tác Văn thư ở trường Cao đẳng Xây dựng số 1 tương đối là tốt.
2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư của trường Cao đẳng Xây
dựng số 1.
● Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn thư trường Cao đẳng Xây
dựng số 1.
Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước của bộ máy quản lý nói chung. Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, công tác
văn thư là nội dung chiếm phần lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như
bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Giáo dục. Bộ phận văn
thư thuộc trường có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Quản lý các loại dấu của trường Cao đẳng Xây dựng số 1 theo đúng quy
định. Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn giao con dấu cho người
khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm
cấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công văn tài liệu, giấy tờ nào.
- Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ,
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
12 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển công văn theo đúng địa chỉ. Những công văn đề ngoài phong bì “chỉ
người có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì cho
người có tên ghi trên bìa công văn.
- Những công văn do Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng,.....đều phải qua văn
thư đăng ký vào sổ. Tất cả những công văn giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư mà
đã có ý kiến của cấp trên thì đều phải chuyển lại bộ phận Văn thư để đăng ký
vào sổ và sử lý theo quy định.
- Văn thư có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức. Các
văn bản đến đều được đóng dấu, ghi vào sổ. Những loại công văn, giấy tờ
“mật”, “tối mật”, quản lý theo chế dộ bảo mật của Nhà nước.
- Trước khi phát hành văn bản đi văn thư phải kiểm tra lại thể thức văn
bản như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn
bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01
ngảy. Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hoả tốc” phải chuyển ngay.
● Những nét chung về nhiệm vụ công tác của văn phòng.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu
để tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là
bộ mặt của cơ quan và đồng thời đó nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc
nghiên cứu về chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa. Như vậy, công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, được xem là bộ phận hoạt động quản lý Nhà
nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trục tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Văn phòng trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã làm tốt công tác văn thư
góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác đạt năng xuất chất
lượng, đúng chế độ, giữ bí mật giảm bớt được bệnh quan liêu về giấy tờ và
muốn làm tốt công tác văn thư thì tất cả phải trải qua các khâu nghiệp vụ như
xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ hiện hành, tổ chức và sử dụng con dấu và các trang thiết bị, dụng
cụ văn phòng phục vụ cho công tác văn thư.
Trong nhiệm vụ của văn thư gồm những công tác sau:
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản;
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
13 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi;
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2.2.1. Cơ sở khoa học.
● Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư
+ Khái niệm:
Văn thư là khái niệm cùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
+ Đặc điểm của công tác văn thư:
Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật. Để làm tốt công
tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan
như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và
ứng dụng công nghệ thông tin.
Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao. Những nội dung của
công tác văn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các
chủ trương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành
thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ
quan nói riêng.
Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ
quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít
hay nhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tức là làm một phần việc
của công tác văn thư.
Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt
dộng riêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là
những công việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý
trong từng cơ quan tổ chức.
● Vai trò của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
14 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm
bớt những giấy tờ không cần thiết.
- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạt
động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan
cũng như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan
khi cần thiết.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu
trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ
quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ
sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
● Quy định của nhà nước về công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý
công việc. Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác
nhau. Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ
đã ban hành nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNNNVTW… Nội dung quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ.
2.2.2.Thực trạng tình hình công tác Văn thư.
● Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 chủ yếu ban hành các văn bản như: Quy
định, Quyết định, thông báo...Chính vì vậy, các phòng, ban chuyên môn, cá
nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
15 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm
bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan
trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại trường Cao đẳng Xây dựng số 1, cho đến nay chưa có một văn bản
nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà
nước, hầu hết các văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của
từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
+ Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn
thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy
định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,
báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan
trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề
cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những
văn bản đặc biệt.
+ Về thể thức văn bản: Là các thành phần phải có và cách trình bày các
thành phần đó đối với một loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quy
định. Nếu một văn bản mà thiếu các thành phần thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực
pháp lý của cơ quan.
Thể thức văn bản có tác dụng đảm bảo tính kỷ cương và tính thống nhất
trong việc soạn thảo và ban hành vản bản, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực
pháp lý của văn bản thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan ban
hành đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý văn bản.
Khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, kỹ năng máy vi tính được sử
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
16 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng phổ biến thì việc chấp hành các văn bản quy định của Nhà nước về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản luôn phải chú trọng. Đối với trường
Cao đẳng Xây dựng số 1 thì văn bản, tài liệu đã thực hiện đúng với yêu cầu về
thể thức quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo tính chính xác, thống nhất về thể
thức văn bản. Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 đã thực hiện đúng quy định của
thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Gồm thành phần:
+ Quốc hiệu là khái niệm dùng để chỉ tên nước. Ngày nay ở nhiều quốc
gia Quốc hiệu vừa chỉ tên nước vừa chỉ chế độ chính trị và mục tiêu cách mạng
của nước đó.
Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” và “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày ở góc phải trang đầu của
văn bản.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam” được trình bày bằng chữ
in hoa cỡ chữ 12 đên 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng chữ “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường
cỡ chữ 13 đến 14 chữ đứng đậm được đặt canh giữa dòng thứ nhất, giữa cụm từ
có dấu gạch nối, có cách chữ.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tác giả của văn bản giúp
người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó là của cơ quan nào ban
hành.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và được
trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu của văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày cùng cỡ chữ của
Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
17 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ví dụ.
BỘ XÂY DỰNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1
+ Số ký hiệu văn bản: có tác dụng cho việc chỉ dẫn, trích dẫn, thống kê,
phân loại và tra cứu văn bản được dễ dàng.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì: Đánh số thứ tự theo năm ban
hành cho từng loại văn bản và mỗi loại có ký hiệu riêng theo kết cấu.
Số: ..... năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản- nhóm chữ viết
tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Số 19/2012/TT - BXD
Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:
Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm pháp
luật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hành
văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau “số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa
các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ: Số 15/ QĐ - CDXD
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: Được trình bày cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh giữa dưới dòng chữ Quốc
hiệu bằng chữ in thường cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ nghiêng các chữ cái đầu của
địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm
được đặt dưới Quốc hiệu.
Ví dụ: Hà Nội, ngày... tháng,,, năm
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
18 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản được trình bày ở phía
dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ in hoa cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng đậm.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
BÁO CÁO
Trích yếu nội dung văn bản là câu văn tóm tắt nội dung của văn bản giúp
cho người giải quyết, người đọc nhanh chóng nắm bắt được một cách khái quát
nội dung của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng cỡ chữ in thường cỡ chữ
13, 14, kiểu đứng đậm được ghi dưới số ký hiệu văn bản.
Ví dụ: Số 05/ QĐ-CDXD
+ Nội dung văn bản: Là thành phần quan trọng nhất của văn bản toàn bộ
thông tin của văn bản được thể hiện, phản ánh ở nội dung văn bản. Vì vậy nội
dung văn bản phải đảm bảo các yêu cầu như:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
Được trình bày ngăn gọn, chính xác, rõ ràng;
Sử dụng ngôn từ chữ viết dễ hiều;
Dùng từ ngữ Việt Nam phổ thông;
Chỉ được viết tắt những cụm từ thông dụng ;
Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường; cỡ chữ 13, 14
khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,27cm.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký là một trong những yếu tố quan trọng của văn bản nhằm đảm bảo
hiệu lực pháp lý của văn bản
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” thay mặt
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
TM. TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 1
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
19 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thỉ phải ghi chữ viết
tắt “KT” ký thay vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chưc viết tắt “TL” thừa lệnh vào
trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
TL. HIỆU TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
Chức vụ của người ký văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người
ký. Không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như; Cấp phó thường trực,
cấp phó phụ trách…
Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày ở cuối văn bản về phía
bên phải cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng đậm. Họ và tên của người ký văn bản được
trình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ
đứng đậm và được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
+ Dấu cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu lên văn bản phải được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
và Khoản 3 Điều 26 của Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên quan;
việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ kèm theo
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 của Nghị định 110.
Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái bằng mực đỏ tươi chỉ được đóng dấu lên những văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền; không được đóng vào giấy trắng…
+ Nơi nhận
Là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân gửi tới. Yếu tố thông tin này
góp phần giúp cho văn thư cơ quan làm thủ tục giao nhận văn bản được nhanh
chóng, chính xác vì vậy cần phải chú ý:
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bả; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
20 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung
- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “ Nơi nhận”
và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận văn bản.
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất
“ Kính gửi” sau đó là tên cơ quan, tổ chức; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”
phía dưới từ “ Như trên” tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên
quan khác nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản có tên gọi được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái và
được trình bày bằng cơ chưc 12, kiểu chữ đậm nghiêng. Sau “ Nơi nhận” có dấu
hai chấm (:). Phía dưới ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản phần này
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan,
tổ chức, đơn vị cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch
đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu hai chấm; riêng dòng cuối cùng bao gồm
chữ “ Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “ Văn thư” .
+ Các thành phần khác
Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật ( tuyệt mật, tối
mật hoặc mật), dấu thu hồi … được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8
của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh văn
bản được xác định độ khẩn theo bốn mức như sau. Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,
hỏa tốc hẹn giờ…..
Về kỹ thuật trình bày thì đối với con dấu chỉ mức độ mật ( TUYỆT MẬT,
TỐI MẬT, MẬT) và thu hồi thực hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/
2002/ TT- BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/
2002/ NĐ- CP năm 2000.(Bố trí các thành phần thể thức văn bản xem phụ lục 1).
* Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Trường THPT Xuân Đỉnh đã ban hành các loại văn bản như: Quy định,
Quyết định, Chỉ thị.....Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
21 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
● Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Quy định chung:
Văn bản đến là tất cả các văn bản kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ
quan, tổ chức.
Theo quy định của nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải
được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Cán
bộ văn thư sau khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn
bản đối với loại văn bản được bóc bì theo đứng quy định của nhà nước. Tất cả văn
bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày
đến. Sau khi được đóng dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
được thực hiện theo mẫu hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký
văn bản bằng máy vi tính thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Sau khi đăng ký văn bản đến được gắn phiếu xử lý và kịp thời trình cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Khi người
có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại bộ
phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến. Cán bộ văn thư
có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến
của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo nhanh
chóng, đúng đối tượng. Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộ
văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định
hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
+ Thực trạng thực hiện quy định quản lý văn bản đến của trường.
Quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trò đặc biệt quan trọng, trong
việc thực hiện đúng ngay từ khâu đầu tiên( tiếp nhận văn bản đến) góp phần
nâng cao hiệu quả công việc, nắm được ý nghĩa quan trọng đó, cán bộ văn thư
trường THPT Xuân Đỉnh đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định
của nhà nước.
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
22 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tiếp nhận
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến:
Phân loại sơ bộ, bóc bì
Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi số, ngày
đến
Đăng ký văn bản đến
Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản
Theo dõi đôn đốc, giải quyết văn bản
Chuyển giao văn bản
Giải quyết văn bản
Theo dõi, đôn đốc giải
quyết văn bản
Tất cả những văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức từ bên ngoài
gửi đến trường bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do các cá
nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện…
Theo nguyên tắc của cơ chế một cửa, mọi văn bản gửi đến cơ quan từ bất
cứ nguồn nào đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan.
Văn bản chuyển đến cơ quan, tổ chức phải tuân theo một quy trình nhất
định nhằm đảm bảo hoạt động của trường diễn ra thông suốt, có hiệu quả. Bộ
phận văn thư của trường có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác
nhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận văn
bản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải tiến hành
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
23 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…
đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và
ký nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản….trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo
cáo cấp trên xem xét, giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý.
Đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Trong
trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản.
Dấu đến của trường được làm theo đúng quy định của Chính phủ trong
thông tư số 425/VTLTNN-NVTW
TRƯỜNG CD XÂY DỰNG SỐ 1
Số: ……………….
ĐẾN
Ngày: …………….
Chuyển:…………………...
Văn bản đến được đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến là một bước quan
trọng trong tổ chức quản lý và gải quyết văn bản đến. Đó là sự ghi lại những
thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của
văn bản. Mục đích của việc đăng ký văn bản để nắm được số lượng văn bản, nội
dung và đối tượng giải quyết văn bản đến. Khi đăng ký
văn bản cần phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không được viết tắt những cụm từ,
những từ không thông dụng.(Sổ đăng ký văn bản đến xem phụ lục 2)
Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, văn bản đến được gắn phiếu xử lý
rồi được chuyển cho cấp trên. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo, giải
Sinh viên: Đoàn Thị Thêu
24 CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Lớp:
