Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại TRƯỜNG đại học KINH tế QUỐC dân
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (180.01 KB, 22 trang )
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC
DÂN......................................................................................................................4
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân....................................................................................................................................4
1.1 Khái quát chung về Trường Đại học Kinh tế Quốc dân..............................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân học Kinh tế Quốc
dân..................................................................................................................................................6
1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường ......................................................................................................7
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Tổng hợp.....10
2.1. Chức năng..............................................................................................................................10
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................10
2.3 Cơ cấu tổ chức........................................................................................................................13
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN................................................13
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................................................13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................................................13
CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CÔNG TÁC ...............15
LỮU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ..................15
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ ...........................................................................15
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được........15
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trường Đại học Kinh tê Quốc
dân................................................................................................................................................15
3.3 Một số kiến nghị.....................................................................................................................15
C . KẾT LUẬN..................................................................................................17
D . PHỤ LỤC.....................................................................................................18
NGUYỄN THỊ THỦY
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường
xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là
công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản – Tài
liệu.
Làm tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.
Với vai trò quan trọng của công tác Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính,
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính
sách ngày càng hiện đại trong công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với với
thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã
được học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều
kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
Mặc dù gặp nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn trong quá
trình thực tập, tôi được sự quan tâm và giúp đỡ của Trường Đại học Kinh tế
Quốc dân Hà Nội, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Phòng Tổng hợp, Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân, kể từ ngày 23/03/2015 đến hết ngày 23/05/2015.
Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học
hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ trên
cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ
văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ Lưu trữ tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho tôi một
số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưu trữ cũng
như nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển
NGUYỄN THỊ THỦY
1
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy
được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến
thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút tại cơ quan thực tập.
Nhờ có sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của các thầy cô là giảng viên, cán
bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng với sự phấn đấu không ngừng của bản
thân, đến nay em đã hoàn thành chương trình học tập, nghiên cứu tại trường.
Qua thời gian đã học , bản thân em đã trau dồi và trưởng thành rất nhiều về
nhiều mặt để chuẩn bị hành trang cho tươnglai. Qua bài báo cáo thực tập này,
em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc tới:
- Ban giám hiệu, lãnh đạo các phòng ban, bộ môn cùng tất cả quý thầy cô
là giảng viên, cán bộ, nhân viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giúp
đỡ, truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý báu và cơ bản của các môn
đặc biệt là nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Các cô, chú là lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên và các chuyên
môn thuộc Phòng Tổng hợp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã giúp đỡ, tạo
điều kiện thuận lợi cho em tiến hành thực tập tại cơ quan.
Và cuối cùng em cũng xin cảm ơn tới tất cả mọi người luôn bên cạnh giúp
đỡ em những lúc khó khăn, luôn là chỗ dựa tinh thần vững chắc để em có thể
hoàn thành tốt chương trình học tập cũng như hoàn thành tốt chương trình thực
tập này.
Báo cáo gồm 4phần:
A. PHẦN MỞ ĐẦU.
B. PHẦN NỘI DUNG.
C. PHẦN KẾT LUẬN.
D. PHỤ LỤC.
NGUYỄN THỊ THỦY
2
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo
cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh khỏi. Vì vậy e rất mong nhận được nhiều
ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh
nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học và thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Học viên
Nguyễn Thị Thủy
NGUYỄN THỊ THỦY
3
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN.
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
1.1 Khái quát chung về Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Trường Đại học Kinh tế Quốc dân thành lập ngày 25 tháng 01 năm 1956
với 5 lần đổi tên và tên trường “Đại học Kinh tế Quốc dân” là tên gọi ngày nay.
- Tên đầu tiên là Trường “ Huấn luyện cán bộ Kinh tế - Tài chính” và
được Trung ương Đảng cùng Chính phủ quyết định mở khóa học bồi dưỡng cán
bộ Kinh tế - Tài chính đầu tiên. Những cán bộ của lớp được huy động tham gia
tiếp quản vùng giải phóng.
- Tên thứ hai là Trường “ Kinh tế - Tài chính trung ương” với nhiệm vụ
được giao là “đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Kinh tế - Tài chính sơ cấp và trung
cấp để thỏa mãn từng bước nhu cầu cán bộ trong việc khôi phục và phát triển
kinh tế có kế hoạch”.
- Tên thứ ba là Trường “Đại học Kinh tế - Tài chính”.
Ngày 25 tháng 01 năm 1956, thủ tướng chính phủ ban hành Nghị định số
678/TTg về việc đặt tên trường Kinh tế - Tài chính trong hệ thống các trường
Đại học Việt Nam.
- Tên thứ tư là Trường “Đại học Kinh tế - Kế hoạch”.
Tháng 01 năm 1965, do yêu cầu nên kinh tế kế hoạch hóa tập trung nên
trường Đại học Kinh tế - Tài chính được đổi tên thành trường Đại học Kinh tế Kế hoạch, trực thuộc Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo
dục và Đào tạo).
- Tên thứ năm là Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Ngày 22 – 10 – 1985, Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp
(nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) đã ký Quyết định số 1443/QĐKH về việc đổi
tên Trường Đại học Kinh tế Kế hoạch thành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và phát triển, trường Đại học Kinh tế
Quốc dân luôn luôn giữ vững vị trí là:
- Một trong những trung tâm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý kinh tế
và quản trị kinh doanh lớn nhất ở Việt Nam. Bên cạnh các chương trình đào tạo
NGUYỄN THỊ THỦY
4
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
cấp bằng cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, Trường cũng thường xuyên tổ chức các
khoá bồi dưỡng chuyên môn ngắn hạn về quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh
cho các nhà quản lý các doanh nghiệp và các cán bộ kinh tế trên phạm vi toàn
quốc.
Cho đến nay, trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã đào tạo được nhiều thế
hệ cán bộ quản lý chính quy, năng động, dễ thích nghi với nền kinh tế thị trường
và có khả năng tiếp thucác công nghệ mới. Trong số những sinh viên tốt nghiệp
của Trường, nhiều người hiện đang giữ những chức vụ quan trọng trong các cơ
quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các doanh nghiệp.
Trung tâm nghiên cứu khoa học kinh tế phục vụ đào tạo, hoạch định
chính sách kinh tế – xã hội của Đảng, Nhà nước, các ngành, các địa phương và
chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Trường đã triển khai nhiều công
trình nghiên cứu lớn về kinh tế và kinh doanh ở Việt Nam, được Chính phủ trực
tiếp giao nhiều đề tài nghiên cứu lớn và quan trọng. Ngoài ra, Trường cũng hợp
tác về nghiên cứu với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc
tế.
- Trung tâm tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị
kinh doanh. Trường đã có nhiều đúng góp to lớn trong việc tư vấn cho các tổ
chức ở Trung ương, địa phương và các doanh nghiệp. Ảnh hưởng sâu rộng của
trường Đại học Kinh tế Quốc dân đến toàn bộ công cuộc đổi mới được tăng
cường bởi các mối liên kết chặt chẽ của Trường với các cơ quan thực tiễn.
Trường Đại học KTQD có quan hệ trao đổi, hợp tác nghiên cứu - đào tạo
với nhiều trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và nhiều tổ chức quốc tế của
các nước như Liên Bang Nga, Trung Quốc, Bungari, Ba Lan, CH Sec và
Slụvakia, Anh, Pháp, Mỹ, Úc, Nhật, Thuỵ Điển, Hà Lan, CHLB Đức, Canada,
Hàn Quốc, Tháii Lan...Đặc biệt, trường cũng nhận được tài trợ của các nước và
các tổ chức quốc tế như tổ chức Sida (Thuỵ Điển), UNFPA, CIDA (Canada),
JICA (Nhật Bản), Chính phủ Hà Lan, ODA (Vương quốc Anh), UNDP, Ngân
hàng Thế giới, Quỹ Ford (Mỹ), Quỹ Hanns Seidel (Đức) ... để tổ chức nghiên
cứu, xây dựng chương trình đào tạo và mở các khoá đào tạo thạc sĩ tại Trường
về kinh tế, quản lý, quản trị kinh doanh và các lớp bồi dưỡng về kinh tế thị
NGUYỄN THỊ THỦY
5
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
trường... Đồng thời, Trường cũng có quan hệ với nhiều công ty nước ngoài trong
việc đào tạo, nghiên cứu và cấp học bổng cho sinh viên.
Đại học Kinh tế Quốc dân đã đạt được rất nhiều thành tựu to lớn và đã
được trao tặng nhiều danh hiệu cao quý của Đảng và Nhà nước như: Huân
chương Lao động Hạng Ba trong giai đoạn 1961 - 1972, Hạng Hai năm 1978,
Hạng Nhất năm 1983, Huân chương Độc lập hạng Ba năm 1986, Hạng Hai năm
1991và Hạng Nhất năm 1996, danh hiệu Anh hùng Lao động năm 2000, Huân
chương Hồ Chí Minh năm 2001-2011, Huân chương Hữu nghị của nước Cộng
hòa Dân chủ Nhân dân Lào năm 2008.
Mục tiêu phấn đấu của Trường đến năm 2020 là trở thành một trường đại
học hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến. Để đảm bảo chất lượng giảng
dạy và học tập đạt tiêu chuẩn quốc tế, Trường đang nâng cấp hệ thống phòng
học, mua các thiết bị hiện đại, soạn và xuất bản giáo trình và các tài liệu tham
khảo, hệ thống thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu, đổi mới và nâng cấp cơ
sở vật chất hiện có với những trang thiết bị hiện đại.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Đại học Kinh tế
Quốc dân học Kinh tế Quốc dân.
Trường thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều
28 của Luật Giáo dục :
- Nội dung giáo dục phổ thông phải bảo đảm tính phổ thông, cơ bản, toàn
diện, hướng nghiệp và có hệ thống; gắn với thực tiễn cuộc sống, phù hợp với
tâm sinh lý lứa tuổi của học sinh, đáp ứng mục tiêu giáo dục ở mỗi cấp học.
- Giáo dục tiểu học phải bảo đảm cho học sinh có hiểu biết đơn giản, cần
thiết về tự nhiên, xã hội và con người; có kỹ năng cơ bản về nghe, nói, đọc, viết
và tính toán; có thói quen rèn luyện thân thể, giữ gìn vệ sinh; có hiểu biết ban
đầu về hát, múa, âm nhạc, mỹ thuật.
- Giáo dục trung học cơ sở phải củng cố, phát triển những nội dung đã học
ở tiểu học, bảo đảm cho học sinh có những hiểu biết phổ thông cơ bản về tiếng
Việt, toán, lịch sử dân tộc; kiến thức khác về khoa học xã hội, khoa học tự
nhiên, pháp luật, tin học, ngoại ngữ; có những hiểu biết cần thiết tối thiểu về kỹ
NGUYỄN THỊ THỦY
6
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
thuật và hướng nghiệp.
- Giáo dục trung học phổ thông phải củng cố, phát triển những nội dung
đã học ở trung học cơ sở, hoàn thành nội dung giáo dục phổ thông; ngoài nội
dung chủ yếu nhằm bảo đảm chuẩn kiến thức phổ thông, cơ bản, toàn diện và
hướng nghiệp cho mọi học sinh còn có nội dung nâng cao ở một số môn học để
phát triển năng lực, đáp ứng vọng của học sinh.
1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực
và là trường đại học công lập trọng điểm trong hệ thống các trường đại học của
cả nước, với chương trình đào tạo, nghiên cứu khoa học về kinh tế, quản trị kinh
doanh ngang tầm với các trường trong khu vực và thế giới, những năm qua
trường đã dành nhiều thời gian nghiên cứu hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy và
từng bước hoàn thiện về tổ chức bộ máy của nhà trường để đáp ứng cho nhu cầu
đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà nước, xã hội. Đến nay cơ cấu tổ chức bộ
máy của trường gồm 11 phòng ban chức năng, 18 khoa (trong đó 2 khoa giảng
dạy chung, 01 khoa quản lý), 1 bộ môn trực thuộc trường, 60 bộ môn thuộc khoa
hoặc tương đương, 10 viện (có 3 viện đào tạo chuyên ngành), 6 trung tâm (có 2
trung tâm đào tạo bồi dưỡng), 1 tạp chí, 1 Nhà xuất bản và 4 đơn vị quản lý gián
tiếp.
Cơ cấu tổ chức của trường là mô hình tổ bộ phận theo chức năng, bao
gồm:
- Hiệu trưởng trường đại học:Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp
luật của nhà trường, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt
động của nhà trường theo các qui định của pháp luật. Hiệu trưởng có quyền ban
hành và bãi bỏ các nội qui trong nội bộ trường nhằm đảm bảo việc điều hành,
kiểm tra và giám sát mọi hoạt động của trường theo đúng các qui định hiện
hành; tổ chức tuyển dụng và bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên
của trường; tổ chức các hoạt động đào tạo và khoa học- công nghệ trong trường
theo đúng các qui định hiện hành. Hiệu trưởng là chủ tài khoản của trường đại
NGUYỄN THỊ THỦY
7
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
học, chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ công tác quản lý tài chính và tài
sản của đơn vị.
- Các Viện, Trung tâm trực thuộc Trường: Là các đơn vị trực thuộc các
trường, được thành lập nhằm thực hiện các chức năng cụ thể như: nghiên cứu
khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn, nhằm phát huy khả năng cung cấp các dịch
vụ của nhà trường và đáp ứng nhu cầu của xã hội.Gồm các đơn vị: Viện Quản trị
Kinh doanh, Viện Đào tạo Sau đại học, Viên Nghiên cứu Kinh tế và Phát triển,
Viện Dân số và Các vấn đề xã hội, Viện Công nghệ thông tin, Viện Đào tạo
Quốc tế, Viện Đào tạo Kinh tế phát triển và Chính sách công Việt Nam- Hà Lan,
Viện Châu Á Thái Bình Dương, Trung tâm Dịch vụ và Hỗ trợ Đào tạo,Trung
tâm Thông tin tư liệu, Trung tâm Đào tạo từ xa, Trung tâm Đào tạo Liên tục,
Trung tâm đào tạo ngoại ngữ.
- Các Viện, Khoa đào tạo chuyên ngành: Là các đơn vị được thành lập
trực thuộc trường, có nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng
dạy, học tập và chủ trì tổ chức quá trình - Phó Hiệu trưởng trường đại học: Các
Phó Hiệu trưởng giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý và điều hành các hoạt
động của trường, trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo sự phân công
của Hiệu trưởng.
- Hội đồng khoa học và đào tạo: Hội đồng khoa học và đào tạo là tổ chức
tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương trình đào tạo, khoa học và công
nghệ của trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên. Hội
đồng khoa học và đào tạo bao gồm Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, các trưởng
khoa, các viện trưởng, một số giám đốc trung tâm, trưởng phòng, giáo sư, phó
giáo sư hoạt động khoa học công nghệ của Trường và ngoài Trường.
- Các Phòng chức năng: Hiện nay Trường hiện có 16 đơn vị chức năng là
các đơn vị được thành lập với một chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng
trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công việc
theo chức năng nhiệm vụ được Hiệu trưởng giao.Gồm các đơn vị: Phòng Tổng
hợp, Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Quản trị thiết bị,
Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Quản lý khoa học, Phòng Hợp tác Quốc tế,
NGUYỄN THỊ THỦY
8
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
Phòng Công tác chính trị và quản lý sinh viên, Phòng Bảo vệ, Phòng Thanh tra
– pháp chế, Phòng Khảo thí đảm bảo chất lượng giáo dục. Ngoài ra trường đại
học KTQD còn có thêm các đơn vị như: Nhà xuất bản, Trạm y tế, Nhà trẻ. Đào
tạo một số ngành, tổ chức quá trình đào tạo và các hoạt động giáo dục khác
trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của nhà trường. Tổ chức biên
soạn chương trình, giáo trình môn học do Hiệu trưởng giao, tổ chức nghiên cứu
cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập.... Bao gồm các viện, khoa: Viện Ngân
hàng Tài chính, viện Thương mại và Kinh tế quốc tế, viện Kế toán - Kiểm toán,
viện Công nghệ thông tin, khoa Bất động sản và Kinh tế tài nguyên, khoa Luật
Kinh tế, khoa Kinh tế học, khoa Kinh tế và Quản lý Nguồn nhân lực, khoa Môi
trường và Đô thị, khoa Quản trị kinh doanh, khoa Tin học kinh tế, khoa
Marketting, khoa Toán kinh tế, khoa Kế hoạch và Phát triển, khoa Khoa học
quản lý, khoa Thống kê, khoa Du lịch và Khách sạn, khoa Đầu tư, khoa Bảo
hiểm, khoa Ngoại ngữ kinh tế.
- Các khoa không đào tạo chuyên ngành và các Bộ môn trực thuộc
Trường: Khoa Lý luận chính trị, khoa Giáo dục Quốc phòng, khoa Đại học Tại
chức, Bộ môn Giáo dục thể chất.
- Các Trung tâm trực thuộc khoa: Là các đơn vị trực thuộc các khoa,
được thành lập nhằm khai thác các nguồn nhân lực thuộc thế mạnh về công tác
chuyên môn của khoa chuyên ngành và thực hiện các chức năng cụ thể như:
nghiên cứu khoa học, tư vấn kinh tế, bồi dưỡng kiến thức, đào tạo cấp chứng chỉ
ngắn hạn… nhằm cung cấp các dịch vụ cho các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp
có nhu cầu để góp phần nâng cao vị thế uy tín của nhà trường trong lĩnh vực đào
tạo và tư vấn và cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho xã hội. gồm có 11 đơn vị:
Trung tâm Nghiên cứu, Bồi dường và Tư vấn quản lý – Khoa Khoa học Quản
lý; Trung tâm Kinh tế tài nguyên và Phát triển nông thôn – Khoa Bất động sản
và KTTN; Trung tâm Tư vấn và Bồi dưỡng kiến thức về đầu tư – Khoa Đầu tư;
Trung tâm Bồi dưỡng, Đào tạo và Tư vấn du lịch – Khoa Du lịch – Khách sạn;
Trung tâm Phân tích, Dự báo và Phát triển bền vững – Khoa Kinh tế học; Trung
NGUYỄN THỊ THỦY
9
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
tâm Bồi dưỡng và Tư vấn pháp luật – Khoa Luật; Trung tâm Marketing và
Thương hiệu – Khoa Marketing; Trung tâm Nghiên cứu
- Tư vấn Môi trường và Phát triển bền vững – Khoa Môi trường và Đô
thị; Trung tâm Tư vấn Doanh nghiệp – Khoa Quản trị Kinh doanh; Trung tâm
Tư vấn và Phát triển nguồn nhân lực – Khoa Kinh tế và Quản lý Nguồn nhân
lực; Trung tâm Xử lý dữ liệu Kinh tế xã hội và dự báo – Khoa Toán Kinh tế.
- Tổ chuyên trách: Văn phòng Đảng Uỷ, Công Đoàn trường, Đoàn Thanh
niên, Hội Sinh viên và Hội Cựu chiến binh.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Phụ lục 01)
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Phòng Tổng hợp.
2.1. Chức năng.
Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về các công tác hành
chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường; điều phối hoạt
động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình và kế hoạch công tác của
trường tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong trường thực
hiện chương trình, kế hoạch.
- Chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, lập các biểu và báo cáo thống
kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường.
- Tham mưu, chủ trì xây dựng và tổ chức triển khai các hoạt động phát
triển thương hiệu của Trường ở trong nước.
- Chủ trì sắp xếp lịch công tác tuần của Trường; tổ chức soạn thảo các quy
định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ
tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường.
- Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng, chương
trình, kế hoạch. lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi
NGUYỄN THỊ THỦY
10
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Hiệu trưởng hoặc Phó
Hiệu trưởng chủ trì.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ giúp Hiệu trưởng đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của trường và các quy định khác do
Trường bàn hành.
- Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ của trường, đóng dấu và quản lý con dấu; cấp giấy
công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; cấp giấy
phép; làm thẻ viên chức và thẻ sinh viên hệ đại học chính quy và các hệ cấp
bằng đại học chính quy của trường và sao lục văn bản của cấp trên theo quy định
của Hiệu trưởng.
- Đầu mối quản lý đào tạo ngắn hạn có cấp chứng chỉ của Trường. Chủ
trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan in, cấp và quản lý các loại phôi chứng
chỉ đào tạo ngắn hạn.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán và các đơn vị có liên quan, tổ
chức Hội nghị đại biểu cán bộ, viên chức hàng năm, các hội nghị chung và các
sự kiện của trường theo nhiệm vụ phân công của Hiệu trưởng.
- Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua,
khen thưởng của Trường; thường trực Hội đồng thi đua trường.
- Chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu
trưởng theo yêu cầu.
- Đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường (trừ
khách quốc tê). Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận tiện, chu đáo cho
khách trong thời gian công tác tại trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng
phê duyệt.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết của Ban Giám hiệu đi công tác trong
nước.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị quản lý và điều hành sử
dụng xe ô tô của Trường. Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; vệ sinh,
NGUYỄN THỊ THỦY
11
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng trường và
các phòng họp do Phòng trực tiếp quản lý. Đảm bảo các điều kiện vật chất theo
quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm
việc.
- Quản lý in và chủ trì với các đơn vị trong trường để phát hành các loại
hồ sơ tuyển sinh, in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Trường, các
loại giấy tờ, sổ sách của trường.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Hợp tác Quốc tế, Phòng Tài chính Kế toán
mua sắm, cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm của trường theo quy định.
- Phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị cấp phát văn phòng phẩm cho lãnh
đạo nhà trường theo quy định
- Phối hợp với Công đoàn trường và các đơn vị liên quan và gia đình làm
thủ tục tang lễ khi cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng, sinh viên của trường
qua đời và thực hiện hiếu, hỷ theo quy định hiện hành.
- Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính “một cửa”,
ứng dụng CNTT và công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn,
nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng
…) cho viên chức các đơn vị tổ chức thuộc trường.
- Cấp cơ sở quản lý toàn diện về nhân sự. Đề xuất nhu cầu và phối hợp
với đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp
đồng của Phòng theo đúng quy định hiện hành.
- Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong
Phòng.
- Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng: đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức và lao động hợp đồng thuộc
Phòng quản lý.
- Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng: đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức và lao động hợp đồng thuộc
Phòng quản lý.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
NGUYỄN THỊ THỦY
12
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
định của pháp luật hiện hành và của Trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.3 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng Phòng: ThS. Bùi Đức Dũng.
- 2 Phó Phòng: Đ/c Nguyễn Việt Cường.
ThS. Hồ Quỳnh Anh.
- Cán bộ Văn phòng: Đỗ Thị Kim Liên
Nguyễn Thị Nhung
Trần Đăng Ninh
Hà Thị Ngà
Phạm Thị Kim Nguyên
Nguyễn Thị Minh Tâm
Trần Trung Dũng
Trương Văn Thanh
- Tổ xe: Ngô Quốc Tuấn (Tổ trưởng)
Nguyễn Quang Hưng (A) (Tổ phó)
Nguyễn Vũ Dũng
Nguyễn Duy Hoạt
Nguyễn Văn Tuấn
Nguyễn Văn Lâm
Nguyễn Quang Hưng (B)
Trần Quốc Nam
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN.
2.1 Hoạt động quản lý.
Do cán bộ trong phòng cũng nhận thức được tầm quan trọng của giá trị tài
liệu lưu trữ nên cũng thực hiện tốt công tác lưu trữ.
- Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ.
- Tổ chức bộ phận tốt, cán bộ thực hiện lưu trữ cũng có kinh nghiệm lâu
dài.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
NGUYỄN THỊ THỦY
13
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đầy đủ.
- Xác định giá trị tài liệu chính xác.
- Chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định.
- Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ vẫn áp dụng công
cụ truyền thống.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ cũng còn nhiều khó khăn.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao.
NGUYỄN THỊ THỦY
14
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP CÔNG TÁC
LỮU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong thời gian được thực tập tại Phòng Tổng hợp thì công việc tôi được
làm nhiều là công tác lưu trữ. Lưu trữ toàn bộ các tài liệu:Quyết định của
Trường, Công văn của Trường, Quyết định sau đại học và Quyết định của tổ
chức cán bộ. Kho lưu trữ chính được lưu trữ tại tầng 6 nhà 10, tài liệu được lưu
trữ cẩn thận, sắp xếp gọn gàng.
Tôi đã thực hiện và hoàn thành tốt công tác lưu trữ theo sự hướng dẫn của
cô, chú tại Phòng Tổng hợp.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của
Trường Đại học Kinh tê Quốc dân.
- Thường xuyên tổ chức cho cán bộ được đi học những lớp về bồi dưỡng
nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao kiến thức của mình và có thêm kinh nghiệm trong
công việc.
- Luôn có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
- Phải đảm bảo mọi hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ theo đúng
quy định đã ban hành.
- Nên mở thêm diện tích kho lưu trữ để tiện cho việc lưu trữ tài liệu và
khai thác khi sử dụng.
- Tăng cường đẩy mạnh công tác tin học, ứng dụng công nghệ thông tin
dựa trên nền tảng những ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
- Hàng năm cần cử cán bộ lưu trữ đi đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ
chuyên môn trong công tác Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
3.3 Một số kiến nghị
- Đối với cơ quan, tổ chức:
+, Lãnh đạo cũng cần có nhận thức tốt hơn về lưu tữ. Tăng cường đầu tư
vật chất, trang thiết bị cho kho lưu trữ.
+, Cần có chuyên viên chính chuyên về lưu trữ.
+, Tham gia các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
NGUYỄN THỊ THỦY
15
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
- Đối với khoa, trường: không có kiến nghị gì thêm.
NGUYỄN THỊ THỦY
16
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
C . KẾT LUẬN
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là trường đại học lớn trong hệ thống
các trường đại học ở Việt Nam. Trường có hệ thống khá lớn trong các ngành đào
tạo. Chính vì thế, việc lưu trữ tài liệu là rất cần thiết. Tôi được thực tập đây là cơ
hội lớn để tôi được trải nghiệm là nhân viên lưu trữ. Dưới sự hướng dẫn của các
cô, chú trong Phòng Tổng hợp đã giúp tôi hoàn thành tốt công việc của mình.
Khối tài liệu trong trường cũng khá lớn, cần có sự tâm huyết và nhiệt tình trong
công việc. Mọi công việc cho dù khó khăn đến bao nhiều thì có tình yêu nghề sẽ
vượt qua được tất cả.
Trong công tác lưu trữ thể hiện rõ nhất trong hoạt động quản lý và hoạt
động nghiệp vụ:
- Hoạt động quản lý: + Xây dựng, ban hành văn bản lưu trữ.
+ Tổ chức, bộ phận, cán bộ thực hiện công tác lưu trữ.
- Hoạt động nghiệp vụ: + Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
+ Xác định giá trị tài liệu.
+ Chỉnh lý tài liệu.
+ Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất
cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời
cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hy vọng, với vai trò
đặc biệt quan trọng của công tác lưu trữ các cơ quan, tổ chức của Trường Đại
học Kinh tế Quốc dân nói chung và Phòng Tổng hợp nói riêng sẽ tăng cường
chấn chỉnh, thực hiện đúng các quy định để công tác này đạt kết quả tốt trong
thời gian tới.
NGUYỄN THỊ THỦY
17
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
D . PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ Bộ máy tổ chức Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
NGUYỄN THỊ THỦY
18
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
BỘ MÁY TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
HỘI
HỘI ĐỒNG
ĐỒNG KHOA
KHOA HỌC
HỌC
VÀ
VÀ ĐÀO
ĐÀO TẠO
TẠO
HIỆU TRƯỞNG
PHÓ
PHÓ HIỆU
HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG
HỘI
HỘI ĐỒNG
ĐỒNG GIÁO
GIÁO SƯ
SƯ
ĐẢNG UỶ
CÔNG
CÔNG ĐOÀN
ĐOÀN TRƯỜNG
TRƯỜNG
ĐOÀN
ĐOÀN TNCS
TNCS HCM
HCM
HỘI
HỘI SINH
SINH VIÊN
VIÊN
TỔ
TỔ CHUYÊN
CHUYÊN TRÁCH
TRÁCH
CÁC
CÁC PHÒNG
PHÒNG
CHỨC
CHỨC NĂNG
NĂNG
TRỰC
TRỰC THUỘC
THUỘC
PHÒNG TỔNG HỢP
CÁC
CÁC VIỆNVIỆNTRUNG
TRUNG TÂM
TÂM
TRỰC
TRỰC THUỘC
THUỘC
V. ĐT SAU ĐẠI HỌC
CÁC
CÁC KHOA
KHOA KHÔNG
KHÔNG
ĐÀO
ĐÀO TẠO
TẠO NGÀNHNGÀNHBM
BM TRỰC
TRỰC THUỘC
THUỘC
CÁC
CÁC KHOA
KHOA
ĐÀO
ĐÀO TẠO
TẠO
CHUYÊN
CHUYÊN NGÀNH
NGÀNH
K. LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ
K. BẤT ĐỘNG SẢN KTTN
CÁC
CÁC TỔ
TỔ CHỨC
CHỨC
ĐOÀN
ĐOÀN THỂ
THỂ
CÁC
CÁC VIỆNVIỆNTRUNG
TRUNG TÂM
TÂM
TRỰC
TRỰC THUỘC
THUỘC
P. TỔ CHỨC CÁN BỘ
V. CÔNG NGHỆ TTKT
K. ĐH TẠI CHỨC
K. BẢO HIỂM
TT NCBD tư vấn QL
P. TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
V. ĐT QUỐC TẾ
K. GD QUỐC PHÒNG
K. ĐẦU TƯ
TT KTTN và PTNT KT
P. QL ĐÀO TẠO
V. QT KINH DOANH
BM. CÔNG NGHỆ TT
K. DU LỊCH VÀ KS
TTTV BD kiến thức Đtư
P. QL KHOA HỌC
V. DÂN SỐ CVĐ XH
BM. GD THỂ CHẤT
K. KẾ HOẠCH & PT
TT BD, ĐT và
TV về Du lịch
P. CTCT&QLSV
V. NGHIÊN CỨU KTPT
K. KINH TẾ HỌC
TTPTích, DB và PT bền vững
P. QT THIẾT BỊ
V. QL CHÂU Á TBD
K. KT QL NGUỒN N LỰC
TT BD và TV pháp luật
P. THANH TRA-PC
V. NGÂN HÀNG-TC
K. KHOA HỌC QUẢN LÝ
TT Marketing và
Thương hiệu
P. KHẢO THÍ ĐBCLGD
V. THƯƠNG MẠI KTQT
K. LUẬT
TT NC tư vấn Môi trường
PHÒNG BẢO VỆ
V. KẾ TOÁN –KT
K. MARKETING
TT tư vấn Doanh nghiệp
P. HỢP TÁC QUỐC TẾ
TT. ĐT TIÊN TIẾN POHE
K. MÔI TRƯỜNG & ĐT
TT TV và PT nguồn NL
TẠP CHÍ KT PHÁT TRIỂN
TT. ĐÀO TẠO TỪ XA
K. NGOẠI NGỮ KT
TT Xử lý dữ liệu Kinh tế xã
hội và dự báo
NHÀ XUẤT BẢN
TT. ĐT LIÊN TỤC
NHÀ TRẺ
TT. PHÁP VIỆT ĐT VỀ QL
K. THỐNG KÊ
TRẠM Y TẾ
TT DỊCH VỤ HTĐT
K. TIN HỌC KT
TT. TT THƯ VIỆN
K. TOÁN KT
NGUYỄN THỊ THỦY
HỘI CỰC CHIẾN BINH
HỘI CỰU GIÁO CHỨC
K. QUẢN TRỊ KD
19
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ
Phụ lục 02. Quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Thu thập, bổ sung
tài liệu
Xác định giá trị
tài liệu
Chỉnh lý tài liệu
Thống kê công cụ
tra tìm
Bảo quản và khai
thác sử dụng tài
liệu lưu trữ
NGUYỄN THỊ THỦY
20
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ K6
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGUYỄN THỊ THỦY
KHOA VĂN THƯ LƯU
TRỮ
CĐ LT VĂN THƯ LƯU TRỮ
K6
