Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Trường đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.18 MB, 51 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp......................1
2.Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp.........................................................3
3. Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập.......................................5
4. Lời cảm ơn................................................................................................6
A. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................8
CHƯƠNG 1..........................................................................................................8
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC..................8
CỦA CƠ QUAN..................................................................................................8
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN..............................................8
1.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................8
1.1.2. Vị trí và chức năng..............................................................................8
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.......................................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường...............................................................10
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư của cơ quan................................................................12
1.2.1. Tình hình tổ chức..............................................................................12
1.2.2. Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp.........................................13
1.2.2.1. Vị trí và chức năng.........................................................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN...16
2.1. Hoạt động quản lý...............................................................................16
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................17
2.2.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.....................................18
2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..................18
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2. Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.............................................................................................20
2.2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi.........................................................21
2.2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.............................21
2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi........................................................................22
2.2.2.1.3. Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật..............23
2.2.2.1.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi...........................................................................................................25
2.2.2.1.5. Lưu văn bản đi.............................................................................26
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Cơ quan................27
2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến....................................................27
2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến....................................................29
2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến........29
2.3.4.2. Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:............................30
2.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.............................................................33
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN VÀ VÀ
ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ............................................................................34
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................34
3.2. Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Cơ quan.
.....................................................................................................................35
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................38
3.3.1. Đối với Cơ quan................................................................................38
3.3.2. Đối với khoa......................................................................................39
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................41
D. PHẦN PHỤ LỤC..........................................................................................42
Vũ Thị Thương
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn thư cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng
hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Văn thư – Lưu trữ đang vươn lên tự khẳng định.
Ngoài những loại hình văn thư truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phòng
hiện đại xuất hiện ( văn thư tập trung, văn thư phân tán, văn thư hỗn hợp…) và
là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính
nhà nước. Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri
thức là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì
vậy, thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu
dưỡng, rèn luyện năng lực phẩm chất, trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tiếp
thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoài
thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn
thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và
quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của
bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả.
Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các
Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng đã được
mở ra trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học
viện Hành chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cũng đã mở thêm các ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ, Tin học văn phòng…
Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầy
kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ
quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài
việc áp dụng những kiến thức cả thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều
kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một
Vũ Thị Thương
1
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen
dần với phong cách làm việc của một nhân viên văn thư tưong lai, là nền tảng
vững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề.
Bài báo cáo của tôi gồm những nội dung cơ bản sau:
Khảo sát, nghiên cứu lịch sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Khảo sát, nghiên cứu tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trong cơ quan.
Khảo sát thực trạng công tác văn thư của cơ quan gồm các nội dung:
◊ Tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng và ban hành văn bản;
◊ Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản đi;
◊ Tìm hiểu thực trạng công tác và giải quyết văn bản đến;
◊ Tìm hiểu công tác quản lý và sử dung con dấu;
◊Tìm hiểu công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
◊ Tìm hiểu nhu cầu sử dụng, bố trí cán bộ văn thư lưu trữ, ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức;
◊ So sánh, đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang bị ở trường với thực
tiễn tại cơ quan;
◊ Vận dụng kiến thức đã học để thao tác nghề nghiệp.
Thực tập là phương pháp tốt cho sinh viên tiếp cận thực tế, vận dụng
những lý thuyết trong quá trình học tập vào thực tế chính vì vậy Trường Đại học
Nội Vụ đã tổ chức cho sinh viên tham gia quá trình thực tập để cọ sát với thực
tiễn,vận dụng kiến thức lý luận đã học nhằm nâng cao nghiệp vụ, học hỏi kinh
nghiệm, làm quen với môi trường công sở, môi trường làm việc để sau khi ra
trường có đủ tự tin, năng động và mạnh dạn hơn trong việc tạo mối quan hệ
trong môi trường công sở. Vì vậy trong thời gian 02 tháng thực tập là thời gian
để tôi học hỏi kinh nghiệm, vận dụng lý thuyết vào trong thực hành và cũng là
thời gian khẳng định kiến thức của bản thân tôi.
Vũ Thị Thương
2
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.Lý do chọn đề tài thực tập tốt nghiệp.
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan và có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của Cơ quan,có vai trò vị trí đặc
biệt quan trọng thể hiện ở 4 điểm sau:
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính
sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu
đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển
khai, giải quyết công, việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt
hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
Vũ Thị Thương
3
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần
thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ
chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của
cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
Bên cạnh đó công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi
cơ quan, đơn vị, là một phần trong lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm
các nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu
trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ để phục vụ xã hội, các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ giúp
chúng ta hiểu được giá trị của tài liệu trong quá khứ cũng như trong hiện tại và
tương lai.
Nhưng hiện tại công tác lưu trữ đang là một vấn đề nan giải mà rất nhiều
các cơ quan hành chính Nhà nước lẫn doanh nghiệp tư nhân. Tất cả các khâu
nghiệp vụ trong công tác còn khá nhiều bất cập nhất là trong công tác chỉnh lý
tài liệu, tài liệu trong tất cả các cơ quan và doanh nghiệp tài liệu không được
chỉnh lý mà còn trong tình trạng bó gói, rời lẻ.(Phụ lục 3)
Xong muốn thực hiện tốt công tác lưu trữ thì công tác văn thư phải được
thực hiện chính xác và hoàn chỉnh.
=>Phần lớn các phòng ban chuyên môn, các xã, phường, thị trấn thuộc
huyện công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Đặc biệt là việc chỉnh lý hồ sơ, tài
Vũ Thị Thương
4
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu tồn đọng còn gặp nhiều khó khăn; công tác triển khai thực hiện các quy
định, quy chế theo hướng dẫn tại các Thông tư của Bộ Nội vụ chưa thực hiện
đầy đủ. Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ công chức, viên chức làm công tác
văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ; kiêm nhiệm
nhiều công việc khác. Bên cạnh đó, việc bố trí công chức, viên chức làm công
tác này không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Đối
với các phường, xã hầu như không có kho lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo
quản hồ sơ, tài liệu tại cấp xã.
Vì vậy với thực trạng công tác lưu trữ còn nhiều bất cập, khó khăn như
vậy em chọn đề tài Công tác văn thư trong Trường Đại học Nội vụ vì làm tốt
công tác văn thư thì công tác lưu trữ mới đầy đủ và thuận lợi, công tác văn thư
càng chính xác thì công tác lưu trữ càng hoàn thiện hơn phục vụ cho việc khai
thác, sử dụng và tra tìm một cách nhanh chóng.
3. Khó khăn và thuận lợi khi sinh viên đi thực tập
Là sinh viên năm thứ 3, trước khi thực tập năm thứ 2 cũng có cơ hội kiến
tập như chúng em dường như còn cảm thấy xa lạ và bỡ ngỡ nữa. Bởi lẽ chúng
em là sinh viên năm thứ 3, chưa quen với môi trường làm việc, một số còn ngại
và rụt rè trong mối quan hệ giao tiếp. Trong thời gian 02 tháng em tiếp xúc thực
tế em cũng gặp đôi chút khó khăn và khúc mắc. Tuy nhiên được sự quan tâm,
giúp đỡ, sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong Khoa, cùng các
thầy cô trong trường, từ đó em đã dần làm quen được với môi trường công sở
vận dụng tốt những kiến thức đã học vào thực tế, hoàn thành tốt công việc được
giao và hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình. Đặc biệt trong quá trình kiến
tập em đã được các thầy cô trong phòng hướng dẫn một số khâu nghiệp vụ về
công tác văn thư, công tác văn phòng, được tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực
tế, quan trọng hơn là tôi được học hỏi và làm những khâu nghiệp vụ ngành văn
thư lưu trữ mà tôi đã được học trong suốt 2 năm qua o Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội, từ đó em có cách nhìn nhận, đánh giá về lý luận và thực tiễn một cách
sâu sắc hơn.
Vũ Thị Thương
5
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Lời cảm ơn
Qua bài báo cáo của em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính –
Tổng hợp cùng toàn thể các thầy cô giáo , đặc biệt là cô Ngô Thị Kiều Oanh
giáo viên chủ nhiệm, cô Trần Việt Hà, cô Trịnh Thị Kim Oanh và các thầy cô
khác đã hướng dẫn tôi nắm vững kiến thức trước khi tham gia quá trình thực tập
để em có thể tiếp cận thực tế một cách tốt nhất.
Vậy nên thông qua bài báo cáo này em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân
thành đến các thầy cô trong Phòng Hành chính – Tổng hợp, Khoa Văn thư Lưu
trữ. Đặc biệt là sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Thanh, cô
Hoàng Thị Thúy Lan, và cô Trần Việt Hà – giảng viên hướng dẫn đã tận tình
giúp em hoàn thành tốt báo cáo của mình.
Quá trình thực tập thực sự là cơ hội tốt để em tiếp cận thực tế, áp dụng
những lý thuyết đã học trong trường, phát huy những ý tưởng trong quá trình đã
học chưa được thực nghiệm. Trong thời gian này, em được tiếp cận với tình hình
hoạt động, cũng như quan sát học tập phong cách làm việc, kinh nghiệm lao
động, làm việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp. Là sinh viên lớp chuyên
ngành Văn thư - Lưu trữ với những kiến thức đã tích lũy được tại trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội cùng với 2 tháng thực tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp
em đã nhận thức được những mặt tích cực, vai trò quan trọng cũng như một số
tồn tại của nghiệp vụ văn thư và nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ nói riêng và em xin
trình bày những vấn đề này thông qua bài báo cáo của mình
Báo cáo của em ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần phụ lục và tài
liệu tham khảo, phần nội dung chính bao gồm:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư của cơ quan.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất, khuyến
nghị.
Trong thời gian thực tập, bản thân em cũng đã cố gắng tìm hiểu thực tế
để hoàn thành báo cáo nhưng do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn
Vũ Thị Thương
6
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chế, và bước đầu vẫn còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc công sở nên bản báo
cáo của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của thầy cô đặc biệt là các thầy cô trong Phòng Hành chính –
Tổng hợp, các thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ để em hoàn thiện bài báo cáo
của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015.
Sinh viên thực tập
Vũ Thị Thương
Vũ Thị Thương
7
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của trường được căn cứ vào
Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
1.1.2. Vị trí và chức năng.
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh
vực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;
nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ
phát triển Kinh tế - Xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân
hàng Nhà nước.
3. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học và
thấp hơn các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành
nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,
nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
Vũ Thị Thương
8
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,
cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá
trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,
cán bộ, nhân viên.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt dộng
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt
động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,
y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chính
cho Trường.
Vũ Thị Thương
9
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,
viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết
quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ và
công nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường.
17. Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức
và người học của Trường.
18. Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác.
19. Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vât
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh của pháp luật.
20. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
21. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy
chế làm việc của Bộ Nội vụ.
23. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của pháp
luật.
24. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
25. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trường
1. Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý dào tạo.
- Phòng Tổ chức – Cán bộ.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Vũ Thị Thương
10
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng Kế hoạch – Tài chính.
- Phòng Quản trỉ – Thiết bị.
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng.
- Phòng Quoản lý khoa học và sau đại học.
- Phòng Hợp tác quốc tế.
- Phòng Công tác sinh viên.
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền.
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực.
- Khoa Hành chính học.
- Khoa Văn thư – Lưu trữ.
- Khoa Quản trị văn phòng.
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội.
- Khoa Nhà nước và pháp luật.
- Khoa Khoa học chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.
5 . Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Trung tâm Tin học.
- Trung tâm Ngoại ngữ.
- Trung tâm Thông tin Thư viện.
- Tạp chí Đại học Nội Vụ.
- Ban Quản lý kí túc xá.
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề.
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung.
- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh.
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Vũ Thị Thương
11
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội.
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục 01)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư của cơ quan.
1.2.1. Tình hình tổ chức.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là
hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong
Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Vũ Thị Thương
12
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗn
hợp. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng
như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện
chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan.
Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bài bản và
sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của
Văn thư hiện đại. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại
tầng 1 dãy nhà A.
a. Ưu điểm:
Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào
tầng 1 Nhà A, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp
cận thông tin với mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị
hiện đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ
đựng tài liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác,
nhanh chóng, an toàn, bí mật, hiện đại.
b. Nhược điểm:
Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh
hưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làm
việc.
1.2.2. Giới thiệu Phòng Hành chính – Tổng hợp
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1.2.2.1. Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư của Trường, có chức năng tham
mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi,
khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp của
Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế
Vũ Thị Thương
13
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạch làm việc.
1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
a) Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
Vũ Thị Thương
14
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
b) Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
c) Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo
phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
Vũ Thị Thương
15
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
2.1. Hoạt động quản lý.
Một số văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của Trường như: văn bản
về việc nâng lương thường xuyên cho cán bộ, văn bản về việc khen thưởng cán
bộ, giảng viên và học sinh; văn bản kỷ luật học sinh;…nhưng chủ yếu: Quyết
định, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo, Công văn. Ngoài ra còn một số loại văn
bản hành chính khác như:giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi… Nhìn
chung do đặc điểm hình thành, chức năng và đặc thù của cơ quan về công tác
đào tạo, tuyển sinh cho nên số lượng văn bản về Quyết định và công văn chiếm
số lượng ban hành lớn nhất. Các loại văn bản còn lại chiếm tỉ lệ ban hành thấp
hơn.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, là
đầu mối văn bản quan trọng. Sự phát triển của Trường cũng gắn liền với sự phát
triển của văn thư. Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của
Đảng, Nhà nước, báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm
lại Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm
phần lớn trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan
trong Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Trường Đại học Nội Vụ bố trí 02 cán bộ văn thư
Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗn
hợp. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng
như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện
chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan.
Nhân viên Văn thư được đào tạo qua trường lớp về trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ bài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được
yêu cầu của Văn thư hiện đại. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bố trí Phòng Văn
thư. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại tầng 1 dãy nhà
A ngay cạnh Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ có nhiệm vụ
đảm bảo các thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn
Vũ Thị Thương
16
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, tiếp nhận, phát
hiện những công văn giấy tờ và các văn bản sai khác không đúng về mặt thể
thức và nội dung, quản lý và thực hiện chế độ sử dụng con dấu đúng quy định
của Nhà nước, đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi
trách nhiệm của Văn phòng phải làm đảm bảo các trang thiết bị Văn phòng
không bị hư hỏng, lãng phí, thất thoát. Công tác văn thư bao gồm 04 nội dung cơ
bản không thể thiếu:
•Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
•Công tác quản lý và giải quyết văn bản.
•Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
•Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan.
Như vậy công tác văn thư ở Trường đóng vai trò rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm toàn bộ bao gồm toàn bộ các công
việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các cơ
quan khác.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ
đã rất coi trọng công tác này.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
Nhìn chung việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
văn thư ở Cơ quan tương đối ổn định, tốt. thực hiện công tác văn thư ở Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tương đối tốt. Các khâu nghiệp vụ được thực hiện theo
đúng trình tự và thực hiện theo một quy trình nhất định.cán bộ văn thư của
Trường thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản theo quy chế,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
( Ban hành theo Quyết định số: 1138 /QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội).
Hoạt động nghiệp vụ gồm những nội dung cơ bản sau:
•Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
•Công tác quản lý và giải quyết văn bản.
•Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
•Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trũ cơ quan.
Vũ Thị Thương
17
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành các văn bản như sau:
-Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm các
loại văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế
hoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, hợp động, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận,
giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu
chuyển, giấy biên nhận.
-Văn bản chuyên ngành.
-Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất được
chú trọng. Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn
vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có
mối quan hệ logic.
Từ khi Trường được thành lập và đi vào hoạt động, công tác xây dựng và
ban hành văn bản được thực hiện theo Quy chế hoạt động của Trường. Phòng
văn thư đăng ký văn bản, đánh máy, in ấn, kiểm tra về mặt thể thức văn bản
trước khi trình ký đóng dấu, làm thủ tục gửi đi. Công tác xây dựng và ban hành
văn bản cua Trường đã đi vào nề nếp, các văn bản đi, văn bản đến đều tuân thủ
theo Quy chế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản
lý. Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc
của cơ quan quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,
thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội
dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số văn bản như:
Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu... đã được mẫu hóa.
Qua thời gian kiến tập nghề nghiệp tại Trường, em xin được mô tả các bước
trong quy trình soạn thảo văn bản của Trường như sau:
Bước 1. Chuẩn bị
Vũ Thị Thương
18
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và
trình lãnh đạo. Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồm
các thông tin pháp lý, thông tin thực tế.
Bước 2. Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cương;
- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết
bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên
quan.
Bước 3. Duyệt bản thảo:
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:
- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng
nội dung bản thảo.
- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nội
dung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệu
trưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ
chuyên môn phải thảo lại.
Bước 4. Duyệt bản thảo lần hai:
Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì
nhân viên đánh máy mới được đánh máy. Sau khi đánh máy xong xem xét lại
lần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh
sửa.
Bước 5. Hoàn thiện và ban hành văn bản.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu
sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắt
vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy ban
hành.
Sau khi chuyển lên Hiệu trưởng duyệt và kí ban hành chính thức, sau đó
văn bản được chuyển xuống văn thư cơ quan để vào sổ và đăng kí phát hành văn
bản như: ghi số, kí hiệu của văn bản; ngày tháng năm ban hành của văn bản;
Vũ Thị Thương
19
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đóng dấu cơ quan và đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi của Trường.
Cuối cùng là nhân bản số lượng văn bản cần chuyển và phát hành văn
bản.
2.2.2. Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
*) Nguyên tắc chung:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan-bộ phận thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp ( sau đây gọi là
Văn thư ) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng
ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký
tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
chuyển giao trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” ( kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được đăng ký, trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành
thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước ( sau này gọi tắt là
văn bản mật ) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
Sọan thảo và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các văn bản
được phân công phụ trách
Trình ký văn bản được chuyển giao
Em thấy các khâu nghiệp vụ về văn bản đi tại Cơ quan rất chuyên
nghiệp. Cách làm việc, cách phân công công việc rất khoa học, hợp lý mang lại
hiệu quả cao.
Khi văn bản được Trưởng khoa hoặc Phó Trưởng khoa, giáo vụ Khoa
hoặc nhân viên xây dựng văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản xuống Phòng
văn thư.
Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình
Vũ Thị Thương
20
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong những năm trở lại đây
Số lượng
Nă
T
Tên loại văn bản
T
ban hành
1
2
3
Quyết định
Kế hoạch
Công văn
m
Năm
Năm
Năm
Năm
201
2012
2013
2014
2015
1
870
108
486
851
119
526
830
128
346
1800
439
411
414
1500
2.2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi.
* Bước 1: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
* Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
* Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
* Bước 5: Lưu văn bản đi.
2.2.2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
a) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của Trường sau khi soạn thảo xong phải qua văn thư
để lấy số và ngày tháng, được ghi số liên tục theo hệ thống số chung của Trường
do văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp có quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm
a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính,
Vũ Thị Thương
21
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được đăng kí như sau:
£) Các loại văn bản: Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được dăng
kí vào một sổ và một hệ thống số.
£) Các loại văn bản hành chính khác được đăng kí vào một sổ và một hệ
thống số riêng.
- Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày ,tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện tại
Điểm b, Khoản 1, Điều 9, Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Văn bản mật được đánh số và đăng số riêng
c) Ký hiệu văn bản, chữ viết tắt tên trường và các đơn vị thuộc, trực
thuộc Trường được quy định như sau:
-Ký hiệu và các hình thức của các văn bản có tên loại bao gồm các chữ
viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Trường (Ví dụ: Số: ...../ QĐ-ĐHNV).
- Ký hiệu của công văn và các văn bản khác bao gồm các chữ viết tắt tên
Trường và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (Ví dụ: Số: ...../ĐHNV-TCCB).
- Các đơn vị trực thuộc Trường có văn thư độc lập cũng sử dụng hệ thống
ký hiệu theo mẫu trên.
- Mẫu trình bày văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2.2.1.2.Đăng kí văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
Ngày Tên loại và Người ký Nơi nhận
tháng trích yếu nội
(1)
(2)
Số lượng Ghi chú
văn bản người nhận
văn bản văn bản dung văn
bản
(3)
Đơn vị,
bản
bản lưu
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Số, ký Ngày
hiệu văn tháng
Vũ Thị Thương
Tên loại Mức độ Người Nơi nhận Đơn vị,
và trích
Mật
ký
22
văn bản
người
Số
Ghi
lượng
chú
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
bản
(1)
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn
yếu nội
nhận bản
bản
dung văn
lưu
(2)
bản
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
bản
(8)
(9)
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản
đi, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc
“Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi
vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
Văn bản đi được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cở sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính. Nhưng phần lớn các cơ quan trong Trường lập
sổ đăng ký văn bản đi
1. Lập sổ dăng kí văn bản đi
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 18 Quy chế này, Văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho
phù hợp.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền
thống (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.
2.2.2.1.3. Nhân bản, đánh dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1.Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cở sở
số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản liệt kê
không đủ danh sách thì đơn vị soạn văn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo
để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải xác nhận cụ thể trong văn bản theo nguyên tắc văn bản
chỉgửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát,
kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều
bản cho một đối tượng, không gửi đến các đí tượng khác chỉ để biết, để tham
Vũ Thị Thương
23
Lớp: Văn thư – Lưu trữ 12A
