Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Trường tiểu học an đạo
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (280.98 KB, 59 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
A - PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................1
B - PHẦN NỘI DUNG........................................................................................5
Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo..............................5
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường
Tiểu học An Đạo.................................................................................................................5
1.1.1 Vài nét về lịch sử........................................................................................................5
1.1.2 Vị trí và chức năng.....................................................................................................5
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................6
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư trường Tiểu học An Đạo...............................................................................................8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG
TIỂU HỌC AN ĐẠO..........................................................................................9
2.1 Hoạt động quản lý.........................................................................................................9
2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo..........................................................9
2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An Đạo......................10
2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư....................................................................11
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................12
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................................13
2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản..................................................................................13
2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản..................................................................14
2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan.................................................................14
2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm....................................................15
2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.................................................................16
2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản.................................................................................23
2.2.1.7 Đánh máy văn bản.................................................................................................24
2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của trường Tiểu học An Đạo......................................25
2.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...........................................................31
2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của trường Tiểu học An Đạo..............35
2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của trường Tiểu học An Đạo........................39
2.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.....................40
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TÂP TẠI TRƯỜNG TIỂU
HỌC AN ĐẠO; ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.......................................................41
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được
...........................................................................................................................................41
3.1.1 Đóng dấu văn bản....................................................................................................41
3.1.2 Trình ký văn bản......................................................................................................41
3.1.3 Đăng ký văn bản đi, đến...........................................................................................41
3.1.4 Đánh máy.................................................................................................................41
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của trường Tiểu học An Đạo
...........................................................................................................................................42
3.3 Một số kiến nghị.........................................................................................................42
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.1 Kiến nghị đối với trường Tiểu học An Đạo.............................................................42
3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội............43
C – KẾT LUẬN.................................................................................................45
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC 1..........................................................................................................1
PHỤ LỤC
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A - PHẦN MỞ ĐẦU
" Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán bộ lãnh
đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải
quyết công việc không đúng ". Đó là lời chỉ dạy của Bác Hồ lúc sinh thời về
công tác văn phòng. Lời chỉ dạy của Người ở đây muốn nói tới tầm quan trọng
của văn phòng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Văn phòng có chức
năng như: giúp việc điều hành của lãnh đạo, thông tin đến các đơn vị những nội
dung chỉ đạo của lãnh đạo, đồng thời đề nghị các đơn vị thực hiện công việc
đúng tiến độ, thời gian và đảm bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnh
đạo thu thập, xử lý các thông tin, ban hành các quyết định quản lý phù hợp với
tình hình thực tiễn của đơn vị, của Ngành...Vậy tại sao tôi lại nhắc tới văn phòng
đầu tiên? Sở dĩ vậy bởi vì công tác Văn thư - Lưu trữ chính là một bộ phận của
công tác văn phòng, nó là một bộ phận lớn và thiết yếu tại mỗi cơ quan, tổ chức
bất kỳ. Có thể so sánh và khẳng định công tác Văn thư - Lưu trữ như "huyết
mạch" của công tác văn phòng, là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ
quan tổ chức kể từ ngày thành lập.
Như chúng ta đã biết công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong số những
công tác tồn tại song song với chiều dài lịch sử Việt Nam, công tác này đóng vai
trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của mỗi quốc gia,
mỗi dân tộc; là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơ
quan, đơn vị. Với sự phát triển như vũ bão của nền khoa học công nghệ thông
tin thì công tác Văn thư - Lưu trữ đã, đang và sẽ có những bước phát triển,
những bước ngoặt đáng kể để luôn luôn khẳng định được đây là một vị trí không
thể thiếu trong các cơ quan Đảng, Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, các
đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu
trữ, ngày18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng phủ thủ tướng đã ban hành Quyết
định số 109/TB về việc thành lập trường Trung học Lưu trữ TWI nay là trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội với nhiệm vụ:
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đào tạo cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp Văn thư - Lưu trữ.
Bồi dưỡng, huấn luyện chuyên mon nghiệp vụ cho cán bộ, công chức,
viên chức đang làm công tác Văn thư - Lưu trữ cho các cơ quan Nhà nước.
Sau hơn 40 năm thành lập và phát triển, trường đã có những bước tiến
nhảy vọt về chuyên môn đào tạo. Nhà trường đã không ngừng đổi mới phương
thức dạy và học; từ đó đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên
Văn thư - Lưu trữ ưu tú ở tất cả các loại hình cơ quan góp phần không nhỏ cho
công cuộc đổi mới công tác Văn thư - Lưu trữ hiện nay.
Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, qua quá trình học tập tôi đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của
công tác Văn thư - Lưu trữ dưới sự dạy bảo tận tình của các thầy giáo, cô giáo
trong nhà trường. Nói một cách đơn giản, công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác
chuyên môn không thể thiếu được trong bộ máy của mỗi cơ quan, là nơi tiếp
nhận xử lý thông tin chỉ đạo nhanh nhất, là bộ máy giúp việc cho Văn phòng và
thủ trưởng cơ quan trong việc điều hành lãnh đạo.
Thực hiện phương châm "Học đi đôi với hành", "Lý luận phải gắn liền với
thực tiễn", để tạo cơ sở vững chắc cho việc vận dụng những kiến thức đã học
vào thực tế và để cho sinh viên không bỡ ngỡ khi vận dụng những kiến thức
đóvào thực tiễn công việc sau khi ra trường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ
chức cho sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6 đi thực tập ở các cơ quan
từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015.
Thực hiện kế hoạch của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và được sự tiếp
nhận của Ban giám hiệu Trường Tiểu học An Đạo - Huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú
Thọ tôi đã về thực tập tại cơ quan theo đúng thời gian ghi trong Quyết định.
Từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ tại Trường
Tiểu học An Đạo, trong báo cáo này tôi xin trình bày về nội dung công tác văn
thư tại nhà trường. Tôi chọn nội dung này để viết bởi qua những gì đã được trải
nghiệm trong đợt kiến tập trước đó tôi thấy rằng mình còn nhiều thiếu xót khi
khai thác công tác văn thư lưu trữ tại Trường Tiểu học An Đạo, và đây là cơ hội
để tôi khai thác tiếp cũng như bổ sung những gì thiếu xót,chưa chính xác. Hơn
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nữa đây cũng là nội dung mà tôi cảm thấy kiến thức của mình có độ sâu hơn và
có sự cọ xát nhiều hơn. Một lý do nữa đó là tôi muốn một bài báo cáo khai thác
được nhiều khía cạnh, nhiều nghiệp vụ; bởi vậy tôi chọn nội dung văn thư thay
vì chọn nội dung lưu trữ. Nếu chọn viết về nội dung lưu trữ ở một trường tiểu
học tôi nghĩ rằng sản phẩm của mình sẽ không chuyên sâu và thiếu tính thực tế.
Sau gần 2 tháng thực tập tại cơ quan mình, từ những kiến thức đã được
lĩnh hội từ sự chỉ bảo ân cần, tỉ mỉ của các thầy cô giáo áp dụng vào thực tế
công tác văn thư trong nhà trường tôi đã giải quyết công việc được giao một
cách nhanh chóng, khẩn trương và chính xác, đặc biệt là có tính khoa học cao.
Về mặt tinh thần, tôi đã mạnh dạn hơn, tự tin hơn mỗi khi làm việc; ngày càng
thấy yêu và trân quý nghề mà mình đang theo học.Cũng trong khoảng thời gian
thực tập này, từ thực tế công việc và lý thuyết được học tôi đã học hỏi được
nhiều điều cho bản thân cũng như tích lũy được nhiều kinh nghiệm bổ ích trong
công việc và cuộc sống. Với việc tiếp thu và bổ sung nhiều kiến thức từ việc áp
dụng kiến thức lý luận vào thực tế, tôi đã có cái nhìn sâu sắc hơn về nội dung
nghiệp vụ trong công tác của mình và có thêm niềm tin vào ngành nghề mình đã
lựa chọn.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi còn có một số khó khăn như: thời
gian thực tập còn ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt những công việc chuyên môn
hay một số môn học trong nhà trường chưa thể áp dụng được trong quá trình
thực tập, một số công việc được giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành
vì kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế và đặc biệt là sự chỉ đạo của cơ quan chủ
quản về việc áp dụng những quy định mới trong công tác văn thư đối với cơ
quan giáo dục là chưa thường xuyên, chưa có tính cập nhật nên khi áp dụng
nghiên cứu lý luận vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn bởi lãnh đạo còn thấy
khó khăn, chưa muốn thay đổi.
Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Trường Tiểu học An Đạo
tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Văn
thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Tôi xin trân trọng cảm ơn quý
thầy cô!
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xin bày tỏ sự cám ơn tới Ban giám hiệu cùng toàn thể các cán bộ giáo
viên, công nhân viên của nhà trường nói chung và cán bộ văn thư của nhà
trường nói riêng đã cung cấp thông tin, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốt
nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Bài báo cáo của tôi còn nhiều hạn chế, kính mong nhận được sự nhận xét,
đánh giá thiết thực từ các thầy cô giáo để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
An Đạo, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Người thực hiện
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B - PHẦN NỘI DUNG
Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trường Tiểu học An Đạo
1.1.1 Vài nét về lịch sử
Trường Tiểu học An Đạo được thành lập năm 1996, trường được tách ra
từ trường cấp 1 - cấp 2 An Đạo. Năm 2007 nhà trường được dón nhận danh hiệu
trường chuẩn Quốc gia. Nhiều năm liền trường được Phòng Giáo dục và Đào tạo
huyện Phù Ninh cũng như Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Phú Thọ tặng giấy khen
công nhận là trường Tiên tiến Xuất sắc; Chi bộ đạt danh hiệu Chi bộ trong sạch
vững mạnh. Công đoàn nhà trường liên tục đạt danh hiệu Công đoàn vững
mạnh.
Trải qua gần 20 năm xây dựng và phát triển, dù còn gặp rấ nhiều khó
khăn nhưng đến nay nhà trường đã có một cơ sở vật chất tương đối khang trang,
vững chắc trong một khuôn viên xanh - sạch - đẹp; có đủ các phòng học. Trường
có đội ngũ giáo viên đạt chuẩn với tổng số 32 cán bộ giáo viên, nhiều đồng chí
đạt danh hiệu Giáo viên giỏi, Chiến sĩ thi đua các cấp được trao tặng bằng khen.
Bằng sự nỗ lực của cán bộ giáo viên và học sinh trường Tiểu học An Đạo qua
nhiều thế hệ cùng với sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, các ban ngành từ tỉnh
đến huyện và sự ủng hộ nhiệt tình của hội cha mẹ học sinh nhà trường Trường
Tiểu học An Đạo ngày càng khởi sắc, vươn tới tầm cao mới.
1.1.2 Vị trí và chức năng
Trường Tiểu học An Đạo là cơ sở giáo dục tiểu học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phù
Ninh, có chức năng: tổ chức giảng dạy, học tập, và hoạt động giáo dục đạt chất
lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục cấp tiểu học; huy động trẻ em đi học
đúng độ tuổi, thực hiện phổ cập dúng độ tuổi trong cộng đồng; xây dựng, phát
triển nhà trường theo các quy định của Phòng Giáo dục và Đào tạo và nhiệm vụ
phát triển giáo dục của địa phương; thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đây là đơn vị sự nghiệp có thu, chi, có tư cách pháp nhân và có tài khoản
riêng.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý các hoạt động
giáo dục của các cơ sở giáo dục khác, thực hiện chương trình giáo dục tiểu học
theo sự phân công của cấp có thẩm quyền.
Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học
sinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn trường được phân công phụ trách.
Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
Cấp giấy khen theo thẩm quyền.
Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giáo viên đủ
về số lượng, cân đối về cơ cấu trình đọ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và
giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của
cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên.
Tuyển sinh và quản lý người học.
Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia các
hoạt động xã hội và cộng đồng.
Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theo
quy định của pháp luật.
Phối hợp vói gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện
hoạt động giáo dục.
Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo gồm có:
* Chi bộ Đảng:
- Bí thư chi bộ
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phó bí thư
- Chi ủy viên
* Ban giám hiệu:
- 01 Hiệu trưởng
- 02 Hiệu phó
* Các tổ chức đoàn thể:
- Tổ 1
- Tổ 2
- Tổ 3
- Tổ 4
- Tổ 5
- Tổ hành chính
- Đoàn thanh niên
- Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh
* Ban chấp hành công đoàn cơ sở:
- Chủ tịch công đoàn
- Phó chủ tịch công đoàn
- Ban chấp hành phụ trách nữ công
- Ủy viên
* Các phòng chức năng:
- Tổ kế toán - tài vụ
- Tổ phòng chống bão lụt
- Tổ phổ cập
- Tổ thư viện thiết bị
- Tổ chủ nhiệm
- Cộng tác viên bảo hiểm thân thể - y tế
- Quản lý tài sản - xây dựng cơ sở vật chất
* Các hội đồng
- Hội đồng trường
- Hội đồng khoa học sáng kiến kinh nghiệm
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hội đồng thi đua khen thưởng - kỉ luật
* Các ban:
- Ban thanh - kiểm tra chuyên môn
- Ban văn nghệ thẻ dục
- Ban thanh tra nhân dân
- Ban lao động cảnh quan môi trường
- Ban đại diện cha mẹ học sinh
- Ban chỉ đạo công tác y tế trường học và an toàn giao thông
- Ban chỉ đạo xây dựng trường học thân thiện - học sinh tích cực, kiểm
định chất lượng
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học An Đạo
Bộ phận văn thư của Trường Tiểu học An Đạo trực thuộc văn phòng chứ
không có phòng văn thư riêng. Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận
công văn đến và chuyển giao công văn tới các bộ phận, cá nhân có liên quan để
giải quyết, xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy
định. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản
và quản lý con dấu.
Do biên chế ít nên Trường Tiểu học An Đạo chỉ có 01 cán bộ làm công
tác văn thư có trình độ chuyên môn, bản thân cán bộ văn thư rất có ý thức về
công việc của mình, thực hiện đúng quy trình của công tác Văn thư mà Nhà
nước đã quy định. Nội quy và công tác văn thư của nhà trường do Hiệu trưởng Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo.
Như vậy có thể thấy rằng công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý, nó chiếm một phần quan trọng xuyên suốt hoạt động của nhà
trường. Đây là một mắt xích giữa hoạt động của các tổ, các ban, các tổ chức
đoàn thể nói chung và giữa các cán bộ công chức, viên chức nói riêng.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG
TIỂU HỌC AN ĐẠO
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt đông chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác Văn thư có làm tốt hay
không. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách Hành
chính Nhà nước hiện nay công tác Văn thư là một trong những công tác trọng
tâm được tập trung đổi mới.
Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu được trong
hoạt độg quản lý của bất kỳ một cơ quan nào. Có thể xem công tác văn thư là
một bộ mặt của cơ quan, nó có vai trò rất quan trọng đối với nhiệm vụ đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý cũng như mọi hoạt động khác nhằm thực hiện
các chức năng, nhiệm vụ được giao bao gồm các công việc xây dựng và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan.
Mô hình văn thư Trường Tiểu học An Đạo được tiến hành tổ chức theo
mô hình văn thư hỗn hợp vì Trường là một đơn vị sự nghiệp với chức năng
chính là đào tạo.
Bộ phận văn thư được bố trí trong phòng Hiệu trưởng. Được sự quan tâm
của các cấp lãnh đạo nhà trường đã trang bị phục vụ cho công tác văn thư khá
đầy đủ như tủ đựng tài liệu, sổ sách và con dấu, hộp đựng dấu, bàn làm việc,
máy vi tính, máy in, máy photocopy do cán bộ văn thư phụ trách. Qua đây có
thể thấy trang thiết bị phục vụ công tác văn thư là một trong các yếu tố rất quan
trọng nhằm đảm bảo năng suất, chất lượng làm việc của cán bộ văn thư, giúp
cho người làm công tác văn thư có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An
Đạo
Như chúng ta đã biết công tác văn thư được xác định là một hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng;
công tác này đảm bảo cung cấp kịp thời, đày đủ, chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế dược bệnh quan liêu giấy tờ...Công tác văn
thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, giữ gìn đầy
đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong văn phòng
Ban giám hiệu đã quan tâm chỉ đạo đẻ công tác văn thư được hoàn thiện, đổi
mới hơn để phục vụ nhu cầu quản lý hiện nay. Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về
công tác văn thư tại trường Tiểu học An Đạo được thể hiện trong việc áp dụng
các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư và việc xây dựng, ban
hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư của Sở Nội
vụ cũng như của cơ quan chủ quản là Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phù
Ninh.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác Văn
thư ở cơ quan Nhà nước và các tổ chức như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số
58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến hay Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và nhiều văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ khác về nghiệp vụ công tác Văn thư.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ và
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; nhận thức rõ
được vai trò quan trọng của công việc tổ chức thực hiện công tác văn thư trường
Tiểu học An Đạo đã ban hành một số văn bản nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn
nữa công tác văn thư tại nhà trường. Đây là một trong những cơ sở để thực hiện
tốt công tác văn thư của trường. Tuy nhiên do chưa được bồi dưỡng thường
xuyên nên hiện nay nhà trường chưa có quy định, hướng dẫn nào về việc lập hồ
sơ, lập danh mục hồ sơ cũng như giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Theo hướng dẫn về quy trình giải quyết văn bản của Trường Tiểu học An
Đạo thì tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại bộ phận
Văn thư. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì Hiệu trưởng
và Phó hiệu trưởng không có trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những khâu nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản,
in văn bản, đăng ký văn bản, ban hành văn bản đều phải tập trung tại Văn thư.
Theo quy chế tổ chức hoạt động của trường Tiểu học An Đạo thì cán bộ
văn thư có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là:
- Tổ chức quản lý văn bản đi gồm: đánh máy, in văn bản, đăng ký và
chuyển giao văn bản đi, sắp xếp quản lý văn bản đi.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến gồm: tiếp nhận văn bản đến,
đăng ký và chuyển giao văn bản đến, theo dõi và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ phổ cập.
- Làm tốt trách nhiệm văn phòng, theo dõi và quản lý giáo viên, học sinh.
- Làm, nộp báo cáo đúng thời hạn.
- Đảm bảo đúng giờ hành chính, nếu có việc thì phải phục vụ không kể
thời gian.
Về trình độ của cán bộ làm công tác Văn thư của trường: cán bộ làm công
tác Văn thư của trường đã có sơ cấp về công tác văn thư - Lưu trữ. Cán bộ Văn
thư đã học xong chương trình tin học văn phòng cơ bản, biết sử dụng máy vi
tính thành thạo đảm bảo kịp thời việc đánh máy và in ấn phát hành các văn bản,
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ có nhiệm vụ
đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn bản
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước,tiếp nhận, phát hiện
những công văn giấy tờ và các văn bản sai khác không đúng về mặt thể thức và
nội dung, quản lý và thực hiện chế độ sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà
nước, đánh máy, sao chụp, in ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi trách nhiệm
của văn phòng phải làm, đảm bảo giữ gìn các trang thiết bị văn phòng không bị
hư hỏng, lãng phí, thất thoát. Như vậy công tác văn thư là việc đảm bảo các
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và giải quyết văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các
tổ chức xã hội nghề nghiệp, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là
các cơ quan, tổ chức).
Công tác văn thư bao gồm 5 nội dung cơ bản không thể thiếu được đó là
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Công tác quản lý văn bản đi.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Chung quy lại công tác văn thư ở cơ quan đóng vai trò rất quan trọng
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị bao gồm toàn bộ các công việc về
xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các cơ quan khác.
Bất kỳ một cơ quan nào muốn hoạt động tốt đều cần có công tác văn thư. Trong
văn phòng, công tác văn thư là một nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn
trong nội dung hoạt động của văn phòng, nó giúp cho mọi hoạt động của cơ
quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ quản lý của cơ quan.
Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư Trường Tiểu học An
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
12
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đạo và văn phòng trường rất coi trọng công tác này. Bởi vậy các hoạt dộng
nghiệp vụ về công tác văn thư của nhà trường được thực hiện tương đối tốt, đạt
hiệu quả rất cao.
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết
trên các chất liệu khác nhau. Văn bản rất quan trọng trong hoạt động quản lý của
các cơ quan, nó vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Văn
bản là sản phẩm lao động của tập thể và các chuyên viên làm ra, văn bản ban
hành đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của cơ quan.
Hiểu rõ tầm quan trọng của công việc soạn thảo và ban hành văn bản nên quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản của trường đã được lãnh đạo và các cán bộ
chuyên môn của trường thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo văn bản.
Văn bản của trường Tiểu học An Đạo ban hành được áp dụng theo Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ.
Văn bản quản lý Nhà nước đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động
quản lý của trường Tiểu học An Đạo, chúng vừa là phương tiện vừa là sản phẩm
lao động của tập thể hoặc của từng cán bộ trong nhà trường. Sản phẩm này có
đảm bảo chất lượng hay không sẽ tác động tích cực hoặc hạn chế đối với quá
trình hoạt động của trường Tiểu học An Đạo.
Tại trường Tiểu học An Đạo, công tác xây dựng và ban hành văn bản luôn
đi vào nề nếp, tuân thủ theo quy định. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một
văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn
bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn
thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo,
báo cáo, công điện...Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan
trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản(giai đoạn xây dựng và thông qua đề
cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những
văn bản đặc biệt.
2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền ban hành văn bản dựa vào chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi nhà trường. Cụ thể như sau:
- Đại hội Chi bộ (Đại hội đại biểu hoặc Đại hội toàn thể Đảng viên) banh
hành Nghị quyết.
- Ban chi ủy ban hành: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định.
Thông báo. Báo cáo.
- Hiệu trưởng ban hành Quyết định.
Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại quy định ở trên, các tổ chuyên
môn, cá nhân tùy tình hình mà được ủy quyền xây dựng các văn bản như: Giấy
giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép...
2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan
Tại quy chế làm việc của trường Tiểu học An Đạo ghi rõ:
Các văn bản của trường Tiểu học An Đạo được ban hành và quản lý theo
quy định hiện hành của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
Hiệu trưởng trường Tiểu học An Đạo ký các văn bản quan trọng có liên
quan đến nhiều lĩnh vực và các báo cáo chung. Trường hợp Hiệu trưởng vắng
mặt thì Phó hiệu trưởng được ủy quyền ký các văn bản trên.
Phó hiệu trưởng được quyền ký các văn bản áp dụng văn bản Quy phạm
pháp luật và các văn bản khác của trường thuộc phạm vi công tác phụ trách.
Cán bộ phụ trách văn phòng trường được ủy quyền ký một số văn bản
theo quy định của trường như giấy giới thiệu.
Văn bản của các tổ chuyên môn hoặc các tổ bộ phận, cá nhân gửi về
trường đề xuất ý kiến hoặc kiến nghị giải quyết công việc đều phải được đăng
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
14
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ký tại bộ phận văn phòng. Trong thời hạn 2 ngày Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng
có trách nhiệm nghiên cứu đề xuất ý kiến đó; trong trường hợp cấp bách, đột
xuất văn phòng phải xử lý ngay.
Những ý kiến giải quyết công văn của lãnh đạo phải được vào sổ lưu và
lưu trữ bản gốc tại văn phòng trường.
Văn phòng trường có nhiệm vụ sao chụp và chuyển giao ngay trong ngày
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên tới lãnh đạo phụ
trách công việc có liên quan.
Lãnh đạo có trách nhiệm chỉnh lý các văn bản của trường trước khi ký
ban hành văn bản.
Các tổ có trách nhiệm dự thảo các văn bản thuộc phần việc của mình được
phân công phụ trách và để trình duyệt ý kiến của lãnh đạo, sau khi duyệt mới
đưa ra đánh máy.
Hiệu trưởng nhà trường ký các văn bản thuộc phạm vi quyền hạn của
mình.
Phó hiệu trưởng ký các văn bản thuộc phạm vi mình phụ trách và các văn
bản được Hiệu trưởng ủy nhiệm.
Các văn bản được đóng dấu khi có chữ ký hợp lệ.
Mọi công văn đi, đến đều phải vào sổ, đánh số theo quy định, công văn
đến phải trình ngay cho Ban giám hiệu để xin ý kiến xử lý kịp thời.
2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm
Các văn bản ban hành phản ánh được toàn bộ sự việc, vấn đề được giải
quyết trong văn bản, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật của Nhà nước nhằm triển
khai các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về vấn đề Giáo dục cho
cán bộ giáo viên và học sinh trong nhà trường được rõ và chấp hành theo đúng
chủ trương, chính sách của Nhà nước.
Hằng năm văn bản trường Tiểu học An Đạo ban hành là các loại văn bản
phục vụ cho việc quản lý giáo dục của trường như: văn bản về việc nâng lương
thường xuyên cho cán bộ; văn bản về việc khen thưởng cán bộ, giáo viên và học
sinh; văn bản kỷ luật học sinh;... nhưng chủ yếu là các Tờ trình, Quyết định,
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
15
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công văn, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Giấy mời, Giấy giới thiệu,
Giấy đi đường... Các văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền quy định chung.
Nội dung và số lượng ban hành văn bản:
- Nội dung: các văn bản ban hành đã phản ánh đượctoàn bộ sự việc, vấn
đề cần giải quyết.
- Số lượng:
Do cơ cấu tổ chức và quá trình hoạt động của trường Tiểu học An Đạo
nên khối lượng văn bản ban hành ra hàng năm không nhiều, chủ yếu là công
văn trao đổi. Mỗi năm trường Tiểu học An Đạo ban hành khoảng gần 500 văn
bản trong đó báo cáo khoảng gần 100 văn bản, còn lại là các văn bản khác.
Trình tự, thủ tục ban hành văn bản và thẩm quyền ký văn bản của trường:
- Trình tự ban hành văn bản: Trường Tiểu học An Đạo ban hành văn bản
theo từng năm học, có nghĩa là các văn bản ban hành ra được đánh số theo thời
gian bắt đầu năm học mới từ số 01 cho đến ngày bắt đầu năm học tiếp theo.
Trường ban hành văn bản theo quá trình giải quyết và hoạt động cụ thể.
- Thủ tục ban hành văn hành: bao gồm 09 phần thể thức (yếu tố) mà Nhà
nước quy định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp
lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản.
2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức văn bản: là thành phần phải có và cách trình bày các thành
phần đó đối với một loại văn bản nhất định do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Nếu một văn bản mà thiếu các thành phần thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý
của cơ quan. Thể thức văn bản có tác dụng đảm bảo tính kỷ cương và tính thống
nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, đảm bảo tính chân thực và hiệu
lực pháp lý của văn bản, thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan
ban hành, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Nếu như nội
dung văn bản đầy đủ, chính xác mà chưa đúng thể thức thì văn bản đó chưa có
hiệu lực pháp lý hoặc hiệu lực pháp lý chưa cao. Vì vậy trong văn bản quản lý
Nhà nước cũng như trong văn bản của nhà trường ban hành trường Tiểu học An
Đạo luôn coi trọng yếu tố này.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Tiểu học An Đạo đã thực hiện đúng quy định của Thông tư số
01/2011/TT-BNV về kỹ thuật trình bày văn bản:
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy: văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x
297mm), các văn bản khác trình bày trên giấy A5 trên mẫu in sẵn. Kiểu trình
bày : văn bản hành chính trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4. Trường
hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng được trình bày làm các phụ lục
riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): lề trên cách mép trên 20-25
mm; lề dưới cách mép dưới 20-25 mm; lề trái cách mép trái từ 30-35 mm; lề
phải cách mép phải từ 15-20 mm.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Thông
tư 01/2011/TT-BNV (áp dụng theo các phụ lục kèm theo thông tư này).
Qua thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản, nhìn chung thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại trường Tiểu học An Đạo được trình bày
đầy đủ các thành phần thể thức và theo đúng quy định về kỹ thuật trình bày. Thể
thức văn bản của trường Tiểu học An Đạo được áp dụng theo quy định tại
Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2002 của Chính phủ về công tác Văn thư và hướng dẫn tại Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức
- Số ký hiệu văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Các thành phần khác: dấu chỉ mức độ mật, khẩn của văn bản (đối với
những văn bản mật, khẩn - chưa được áp dụng).
Các thành phần thể thức được thể hiện cụ thể như sau:
- Quốc hiệu: (tiêu đề, tiêu ngữ) là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế
độ mà Nhà nước của Quốc gia đó thực thi. Quốc hiệu được trình bày ở góc trên,
bên phải, dòng đầu, trang đầu của văn bản. Dòng thứ nhất "CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng phông chữ Times New Roman,
chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13: dòng thứ hai: "Độc lập Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14
( nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hau cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ
chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng đậm, được đặt giữa dưới
dòng thứ nhất, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có
gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ
dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline).
ví dụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan, tổ
chức trực tiếp (nếu có) và ten của cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình
bày ở góc trên , bên trái, dòng đàu, trang đầu của văn bản, ngang với dòng Quốc
hiệu. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức có thẩm quyền. Tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấy
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan tổ chức chủ quản trực tiếp
được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Các dòng
chữ được trình bày cách nhau một dòng đơn.
- Số ký hiệu của văn bản:
Số văn bản là số thứ tự của văn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức được
ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đàu từ số 01 vào ngày đàu năm và kết thúc vào ngày
21 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư 01/2011/TTBNV.
Kỹ thuật trình bày của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh
giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: từ "Số" được trình bày chữ in
thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu
hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 01 phía trước; giữa số và
ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu
văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Cán bộ văn thư trường Tiểu học An Đạo tiến hành ghi số cho văn bản
bằng cách ghi số theo năm học. Theo đó, văn bản sẽ được đánh số: 01 đến hết từ
ngày 05/9 đến ngày 30/8 năm sau.
Ví dụ: Quyết định: Số 4356/QĐ-UBND
Thông tư: Số 30/2014/TT-BGDĐT
Thông báo: Số 3/TB-UBND
Nhìn chung, việc ghi số ký hiệu của văn bản được cán bộ Văn thư tổ chức
thực hiện một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi
cần thiết.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
19
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với những văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, ngoài số thứ
tự của văn bản cần ghi thêm năm ban hành văn bản; số thứ tự ghi trước, năm ban
hành ghi sau.
Ví dụ: Quyết định số: 10/QĐ-TH ngày 05 tháng 9 năm 2014 về việc ban
hành quy chế hoạt động của hội đồng trường Tiểu học An Đạo.
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính(tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Kỹ thuật trình bày địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được
trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh
phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm phải được
viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước; địa danh ngày,
tháng, năm được đặt canh giữa Quốc hiệu.
Ví dụ: An Đạo, ngày 20 tháng 4 năm 2014
Tuy nhiên trong thực tế, quá trình giải quyết công việc có những văn bản
do quá trình hình thành văn bản từ khi còn là bản thảo, sau đó qua đánh máy, ký
duyệt đã ghi ngày, tháng văn bản; vì vậy khi đăng ký vào sổ đăng ký của văn
bản thì có thể chậm hơn một vài ngày so với số văn bản phát sinh. Trong trường
hợp này văn thư có thể linh động xin phép lãnh đạo để đánh thêm ký hiệu vào số
cho văn bản, thường là đánh chữ "b" cho các loại văn bản nhằm đảm bảo không
để thất thoát, sai lệch số văn bản và tạo thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi
cần thiết.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Ten loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
20
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có
ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu văn bản được đặt canh
giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Những văn bản như công văn thì không phải trình bày tên loại mà trình
bày trích yếu nội dung dưới phần số và ký hiệu. Sau chữ "V/v" (về việc) bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số
và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Ví dụ: V/v báo cáo chất lượng kiểm tra Học kỳ I, năm học 2014 - 2015
- Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản là toàn bộ các thông tin mà văn bản đề cập đến, đây là
thành phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản. Nội dung của văn bản phải
đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau: nội dung phù hợp với hình thức văn bản
được sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù
hợp với quy định của pháp luật; được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử
dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt
Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu
không thật sự cần thiết). Tát cả thông tin thể hiện mục đích của việc ban hành
văn bản đều được phản ánh ở nội dung văn bản; có thể nói nội dung là linh hồn
của văn bản. Do đó cần phải thể hiện được tính mục đích một cách đúng đắn,
thực tế khách quan.
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ
chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến
1,27cm ( 1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt;
khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc
từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng...
- Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành:
Đây là thành phần thể thức quan trọng của văn bản quản lý Nhà nước, dấu
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
21
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của cơ quan ban hành văn bản và chữ ký của người có thẩm quyền làm cho văn
bản đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế.
Việc đóng dấu trên văn bản tại nhà trường được thực hiện theo quy định
tại Khoarn 2 và Khoản 3 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và quy định của pháp luật có liên
quan;
Dấu được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa
mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Dấu của trường Tiểu học An Đạo do Văn thư quản lý và sử dụng gồm:
Dấu trường Tiểu học An Đạo, dấu Chi bộ, dấu Công đoàn, dấu họ tên, chức
danh của lãnh đạo trường Tiểu học An Đạo. Dấu được sử dụng đúng quy định
hiện hành.
- Nơi nhận văn bản:
Thể thức: nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm
tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi; để biết và lưu.
Kỹ thuật trình bày: nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a duwojc trình bày như sau: từ "Kính gửi" và tên
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản phải được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kieru chữ đứng; sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm
và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng; trường hợp gửi
cho nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày
1 dòng.
Phần nơi nhận tại ô số 9b được trình bày: từ "Nơi nhận" được trình bày
một dòng riêng ngang với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lề
trái, sau đó có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
Phần liệt kê cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, mỗi cơ quan, tổ chức trình bày riêng
một dòng, sau mỗi cơ quan, tổ chức (cuối dòng) bao gồm chữ "Lưu" sau đó có
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
22
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT", dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm.
2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản gồm 7 bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo:
Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
Xác định xem văn bản có tầm quan trọng hay không và có nhất thiết phải
soạn thảo ban hành văn bản hay không. Công việc này được xác định ngay tại
các phòng ban chuyên môn, Hiệu trưởng nhà trường căn cứ vào mục đích, tính
chất, tàm quan trọng của văn bản đẻ quyết định việc soạn thảo ban hành văn
bản.
- Bước 2: Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Việc xác định tên loại văn bản sẽ ban hành phải căn cứ vào chức năng của
mỗi hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành.
Việc xác định trích yếu nội dung văn bản phải ngắn gọ, rõ ràng và phải
phản ánh được khái quát nội dung của văn bản.
Tên loại văn bản phải hợp với mục đích và tính chất của văn bản, vấn đề,
sự việc đề cập.
- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:
Đây là bước quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.
Thông tin cần thu thập bao gồm: thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn. Yêu
cầu phải chọn lựa thông tin chính xác và loại ra những thông tin thứ yếu không
chính xác.
Các bộ phận chuyên môn trong trường Tiểu học An Đạo căn cứ vào các
thông tin pháp lý có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc
chỉ đạo công tác chuyên môn của ngành nghề và các thông tin trong chỉ đạo
công tác của cơ quan để thu thập và xử lý thông tin đưa vào văn bản.
- Bước 4: Xây dựng đề cương, duyệt đề cương:
Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản. Đề cương
càng chi tiết thì việc soạn thảo càng thuận lợi, đặc biệt là khi soạn thảo các
Sinh viên: Ngô Thùy Linh
23
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6
