Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND huyện hữu lũng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
...............................................................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG......3
1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng.
.......................................................................................................................3
1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hữu Lũng..................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng............3
2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc
UBND huyện Hữu Lũng...............................................................................4
2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng.........................................4
2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc UBND huyện Hữu
Lũng...............................................................................................................5
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu
Lũng...............................................................................................................5
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch............................6
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ...................................................8
2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Gíao dục và Đào tạo............................10
2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường....................11
2.2.6.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội. . . .12
2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá và Thông tin...........................13
2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế......................................................14
2.2.9.Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.....................................14
2.2.10. Chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra huyện.....................................15

2.2.11.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kinh tế và Hạ tầng.............................16
2.2.12. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tư pháp.............................................17
2.2.13. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Dân tộc..............................................18
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ................................20
CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG..................................................................20
2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng...................................20
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:.....................................................20
2.2.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lững.
.....................................................................................................................20
2.1.3. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.............................................21
2.2. Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Hữu Lũng.................21
2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản...........................................22
2.2.2.Công tác quản lý văn bản đi...............................................................23
2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến......................................24
Sinh viên: Dương Thị Hường

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu................................................26
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành............................................................28
CHƯƠNG 3. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ.................29
CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG..................................................................29
3.1.Nhận xét. ..............................................................................................29
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................29
3.1.2. Tồn tại................................................................................................29

3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND
huyện Hữu Lũng..........................................................................................30
3.2.1. Đề xuất những giải pháp về công tác Văn thư..................................30
3.2.2. Đề xuất những giải pháp về công tác Lưu trữ...................................30
3.3. Một số kiến nghị...................................................................................30
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức...................................................................30
3.3.2. Đối với UBND huyện Hữu Lũng......................................................31
3.3.3. Đối với nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ....................................31
D.KẾT LUẬN....................................................................................................32
D. PHỤ LỤC......................................................................................................34
D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Dương Thị Hường

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, đất nước ngày càng phát triển cùng với công cuộc đổi mới xu
thế hội nhập công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Nhà nước ta đang trong thời kì đẩy
mạnh chủ trương và hoàn thiện nhà nước xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong việc
cải cách hành chính. Vì vậy, một trong những công việc quan trọng góp phần xử
lý thông tin một cách khoa học, nhanh chóng trong hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước đó là công tác Văn thư – Lưu trữ.
Đối với các cơ quan, đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được chú
trọng quan tâm, nó như một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong công tác

đảm bảo quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Với vai trò của công tác văn thư – lưu trữ, trong lĩnh vực hoạt động quản
lý, Đảng và Nhà nước ta đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng
hiện đại hơn nhằm phục vụ tốt cho việc ban hành và quản lý văn bản trong công
tác văn thư. Đặc biệt, góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách nền hành chính,
xây dựng bộ máy Nhà nước trong sạch vững mạnh.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu
quả của công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý điều hành của
cơ quan, phục vụ các nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc khai thác
các thông tin trong quá khứ có trong tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo việc cung cấp thông tin và
giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và
bí mật
Trước đòi hỏi cuả xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng cao phục vụ sự
nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định
số 2016/QĐ-TTg, ngày 14 tháng 11 năm 2011 về việc thành lập trường Đại học
Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với tiền
thân là trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và
trưởng thành Nhà trường đã đào tạo được nhiều thế hệ sinh viên đáp ứng được
nhu cầu của xã hội trong nhiều ngành như Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng,
Quản trị văn phòng, Hành chính văn phòng,…đặc biệt là ngành Văn thư – Lưu
trữ.
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành”, “Lý luận đi đôi với thực
tiễn”, từ tình hình thực tế và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo của nhà
trường. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập phù
hợp với chương trình giảng dạy tại các cơ quan. Nhằm nâng cao kiến thức giúp
cho sinh viên làm quen với môi trường làm việc của cơ quan và vận dụng lý
luận vào thực tiễn để củng cố thêm phương pháp, kỹ năng giải quyết công việc
tốt sau khi ra trường.

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý
và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, thông kê công cụ tra tìm tài
Sinh viên: Dương Thị Hường

1

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ.Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND
huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Bằng những kiến thức đã học tại trường, em
đã vận dụng những lý thuyết để đưa vào giải quyết công việc thực tiễn. Trong
đợt thực tập này em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ còn chưa thực sự được
quan tâm. Xuất phát từ thực tế đó, em đã chọn chuyên đề về “Công tác Văn thư
- Lưu trữ” để có thể đưa ra cá nhận xét cũng như là các đề xuất, ý kiến để xây
dựng phương án giúp cho công tác Văn thư – Lưu trữ ở UBND huyện được tốt
hơn.
Qua hai tháng thực tập từ ngày 02 / 03 / 2015 đến ngày 24 / 04 / 2015 tại
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn. Tuy thời gian còn
hạn chế nhưng được sự trang bị kiến thức của các thầy, cô giáo của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội cũng như thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ và được sự
quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể lãnh đạo, cán bộ trong văn phòng

huyện Hữu Lũng. Đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm của bác Vi
Thị Hạnh và chị Mã Thị Thuỷ cán bộ phụ trách của Văn phòng HĐND – UBND
huyện. Bản thân em đã học hỏi, thu thập được những kiến thức mới bổ ích, rèn
luyện về kỹ năng nghiệp vụ và nâng cao ý thức làm việc, phẩm chất của một
người cán bộ công chức hiện nay.
Từ đó rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu đồng thời giúp em
xây dựng cho bản thân một phong cách làm việc của người cán bộ làm công tác
văn thư – lưu trữ hoàn thiện hơn.
Trong quá trình thực tập, em còn nhiều bỡ ngỡ nên trong bài báo cáo này
cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong các thầy, cô
trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như lãnh đạo và cán bộ Văn phòng HĐND
– UBND huyện Hữu Lũng - Lạng Sơn bổ sung, đóng góp ý kiến để bài báo cáo
thực tập của em được đầy đủ hơn.
Dưới đây là kết quả báo cáo thực tập bằng sự nỗ lực của bản thân, là
nguồn động viên khích lệ cho em vững tin trở thành một cán bộ văn thư - lưu trữ
giỏi trong tương lai. Để đạt được kết quả này chính là nhờ sự quan tâm
của nhà trường, sự dạy dỗ và chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo trong suốt
3năm học cùng sự hướng dẫn chu đáo và sự giúp đỡ của lãnh đạo cùng các cán
bộ chuyên môn trong UBND huyện Hữu Lũng.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nói chung và các thầy, cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Đặc
biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo cùng toàn thể các cán bộ trong
UBND huyện Hữu Lũng đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập
này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hữu Lũng, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Dương Thị Hường
Sinh viên: Dương Thị Hường

2

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN HỮU LŨNG
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu
Lũng.
1.1. Sự ra đời của UBND huyện Hữu Lũng.
Hữu Lũng là một huyện thuộc tỉnh Lạng Sơn. Huyện nằm ở phía nam tỉnh
Lạng Sơn, phía Bắc giáp huyện Bắc Sơn, huyện Văn Quan, phía đông là huyện
Chi Lăng (Lạng Sơn) và Lục Ngạn (Bắc Giang) và phía nam là Lục Nam (Bắc
Giang), phía tây giáp huyện Yên Thế (Bắc Giang) và huyện Võ Nhai (Thái
Nguyên). Huyện có diện tích 804 km2 và dân số là 112.451 người (năm 2009).
Trung tâm huyện là thị trấn Hữu Lũng nằm trên quốc lộ 1A, cách thành phố
Lạng Sơn 75km về hưóng tây nam.
Trước đây huyện Hữu Lũng thuộc tỉnh Bắc Giang nhưng từ năm 1956 thì
cắt chuyển về Lạng Sơn, huyện gồm có 01thị trấn (Mẹt) và 25 xã.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương
hoạt động theo Luật tổ chức HĐND và UBND.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hữu Lũng.
UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chấp hành của HĐND huyện và là cơ
quan hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến
pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực:

- Phát triển kinh tế Nông nghiệp, Ngư nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi,
Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, bưu điện,
thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ - môi trường,
Sinh viên: Dương Thị Hường

3

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thể dục thể thao, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng hàng
hoá…..
- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định
của pháp luật, bảo đảm thu chi theo đúng, đủ, kịp thời các loại thuế và các khoản
thu khác ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, của các tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính tự do dân chủ nhân dân và lợi ích hợp pháp
khác của công dân, chống tham nhũng, chống lãng phí…..các tệ nạn xã hội
khác.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng vũ trang, xây dựng nền quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ quân
sự, nghĩa vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương, quản
lý hộ tịch, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài trên địa bàn huyện.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương, đào tạo đội
ngũ viên chức Nhà nước và các bộ, cơ sở, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của
UBND tỉnh.

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
UBND huyện Hữu Lũng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương quyết
định theo đa số.
UBND huyện Hữu Lũng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện các
nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý hướng
dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhà nước.
2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực
thuộc UBND huyện Hữu Lũng.
2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng.
Đứng đầu UBND huyện Hữu Lũng là Chủ tịch UBND, là người phụ
trách chung, lãnh đạo, điều hành hoạt động của UBND, đôn đốc kiểm tra công
tác của UBND, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấp dưới và các
phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ những việc phải thảo luận
tập thể và quyết định theo đa số. Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịu
trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho riêng mình
và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của
UBND chịu trách nhiệm về các hoạt động của UBND trước HĐND huyện và
cấp trên.
Gíup việc cho Chủ tịch UBND huyện là 02 Phó chủ tịch và các phòng,
ban ngành chức năng trực thuộc UBND hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Chức năng của các Phó chủ tịch và các phòng, ban chuyên môn:
* Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã:
Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về
Văn hoá – xã hội trên địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị như phòng
Văn hoá – Thông tin, Đài truyền thanh - truyền hình, phòng Y tế, phòng Lao
động thương binh và xã hội, phòng Giáo dục và đào tạo.
Sinh viên: Dương Thị Hường

4

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý Nông lâm nghiệp, Thương mại dịch
vụ, Tài chính - Kế hoạch, Tài nguyên môi trường.
- Về nhân sự gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó chủ tịch
+ 01 Chánh Văn phòng
+ 02 Phó Chánh Văn phòng
+ Các Uỷ viên
- Về các phòng, ban chuyên môn trực thuộc trong huyện:
Giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền được quy định trong Luật tổ
chức HĐND – UBND và các văn bản pháp luật khác, là thành viên UBND
huyện, các thủ trưởng các ngành được thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể theo sự
uỷ quyền của Chủ tịch UBND huyện.
- Bao gồm 13 phòng, ban thuộc UBND huyện:
1. Văn phòng HĐND – UBND huyện
2. Phòng Tài chính - Kế hoạch
3. Phòng Nội vụ
4. Phòng Giáo dục và đào tạo
5. Phòng Tài nguyên và môi trường

6. Phòng Lao động thương binh và xã hội
7. Phòng Văn hoá – Thông tin
8. Phòng Y tế
9. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Thanh tra huyện
11. Phòng Kinh tế và Hạ tầng
12. Phòng Tư pháp
13. Phòng Dân tộc
*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng
(Xem phụ lục số 01)
*) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Huyện Hữu
Lũng:
(Xem phụ lục số 02)
2.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc UBND
huyện Hữu Lũng.
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện
Hữu Lũng.
a) Vị trí, chức năng.
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan chuyên môn, bộ
phận giúp việc của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ
tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân
Sinh viên: Dương Thị Hường

5

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Uỷ ban nhân dân.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân có tư cách pháp nhân,
con dấu và tài khoản riêng, chiụ sự chỉ đạo, quản lý về tổ chúc, biên chế và công
tác của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND
và UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh,
Ban Dân tộc.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân cấp huyện giao.
- Tổ chức các hoạt động của Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà
nước, giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của
các cơ quan chuyên môn cấp huyện, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp
xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân cấp huyện, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, tham mưu giúp Uỷ
ban nhân dân về công tác Ngoại vụ.
- Trình Uỷ ban nhân dân ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác dân
tộc trên địa bàn và tổ chức, triển khai thực hiện theo các văn bản đó sau khi phê
duyệt.
- Trình Uỷ ban nhân dân kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm về công
tác dân tộc, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác sau khi

được phê duyệt.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tổ chức thực hiện các chính
sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào
dân tộc trên địa bàn huyện, công tác định canh, định cư đối với đồng bào dân tộc
thiểu số.
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp huyện và các đoàn thể tổ
chức tuyên truyền, phổ biến chính sách và vận động đồng bào các dân tộc thiểu
số thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và các quy định của pháp
luật.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài chính – Kế hoạch.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Tài chính – Kế hoạch tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế
hoạch và đầu tư, đăng kí kinh doanh, tổng hợp thống nhất quản lý về kinh tế hợp
tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
Phòng Tài chính – Kế hoạch có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Lạng Sơn.
b).Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, quy
Sinh viên: Dương Thị Hường

6

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm, đề án, chương trình trong lĩnh vực
tài chính, kế hoạch và đầu tư trên địa bàn, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực
hiện các quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt. Thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực
quản lý.
Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện xây dựng dự toán thu – chi
ngân sách của huyện theo Luật Ngân sách Nhà nước, quyết định của Uỷ ban
nhân dân tỉnh và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện hàng năm.
Thực hiện cấp phát, quản lý và theo dõi việc thu – chi tài chính của các
đơn vị thuộc UBND huyện theo phân cấp hiện hành của Nhà nước, theo dõi
quản lý thu – chi các quỹ theo quy định của pháp luật, đồng thời theo dõi và báo
cáo tình hình tài chính, giá cả trên địa bàn cho UBND huyện và ngành cấp trên
theo quy định.
Gíup Uỷ ban nhân dân hướng dẫn, quản lý và kiểm tra Uỷ ban nhân dân
cấp xã, phường, thị trấn xây dựng và thực hiện dự toán thu – chi ngân sách theo
quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, hướng dẫn các đơn vị dự toán, các đơn
vị sự nghiệp thuộc UBND huyện xây dựng dự toán ngân sách Nhà nước hàng
năm theo quy định. Đồng thời, tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ tài chính
và thẩm định quyết toán của các cơ quan Nhà nước, đơn vị hành chính sự
nghiệp, các tổ chức sử dụng ngân sách, các doanh nghiệp có vốn ngân sách Nhà
nước theo quy định của pháp luật. Thực hiện chức năng định giá, chuyển giao và
tổ chức bán đấu giá các loại tài sản được phân cấp.
Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội địa
phương, các chương trình mục tiêu, dự án ưu tiên, các danh mục công trình và
vốn đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn huyện, xác định vị trí xây dựng, giới
thiệu các dự án đẻ gọi viện trợ quốc tế và đầu tư các tổ chức, cá nhân trong và
ngoài huyện.

Thẩm định và tham mưu cho UBND huyện quyết định các dự án đầu tư
được phân công, phân cấp theo quy chế hiện hành, thẩm tra, trình phê duyệt
quyết toán vốn các công trình xây dựng cơ bản thuộc các nguồn vốn được phân
công, phân cấp. Thẩm tra và phê duyệt quyết toán các dự án đầu tư bằng nguồn
vốn sự nghiệp thuộc ngân sách huyện quản lý.yên môn
Cung cấp thông tin, xúc tiến đầu tư, phối hợp với các phòng chuyên môn,
nghiệp vụ có liên quan tổ chức vận động các nhà đầu tư trong và ngoài nước đầu
tư vào địa bàn huyện, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công
tác tài chính, kế hoạch và đầu tư cấp xã.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan giám sát và đánh giá đầu
tư, kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật về tài chính, kế hoạch và đầu tư
trên địa bàn huyện, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo thẩm
quyền.
Tham mưu cho UBND huyện lập và thẩm định các dự án quy hoạch tổng
thể phát triển kinh tế - xã hội của huyện và các xã, phường, thị trấn, quy hoạch
phát triển ngành trên địa bàn theo đúng quy định Nhà nước hiện hành.
Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện quản lý Nhà nước đối với tổ chức
Sinh viên: Dương Thị Hường

7

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân hoạt động trên địa bàn huyện.
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ.

a) Vị trí, chức năng.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hữu Lũng có
chức năng tham mưu giúp UBND huyện quản lý Nhà nước về công tác tổ chức,
biên chế các cơ quan hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính,
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn,
hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen
thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản
tại Kho bạc Nhà nước huyện Hữu Lũng để hoạt động.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên
địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kees
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.
- Về tổ chức bộ máy:
+ Tham mưu giúp UBND cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của
Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định hoặc để Uỷ ban nhân cấp
huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính sự nghiệp hàng năm.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử
dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các

quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,
tổ chức sự nghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Gíup Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
Uỷ ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã, giúp UBND cấp huyện trình Uỷ ban nhân dân
cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính cấp
Sinh viên: Dương Thị Hường

8

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện.
+ Gíup Uỷ ban nhân dân cấp huyện tronh việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản
trên địa bàn huyện theo quy định, bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn,
làng, ấp, bản, tổ dân phố.
+ Gíup UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo

việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị
sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và
thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách
xã, phường, thị trấn theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính:
Gíup UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương.
Tham mưu giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện.
Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và cấp tỉnh.
+ Gíup Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư -lưu trữ:
+ Hướng dẫn, kiêm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu nhập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
- Về công tác tôn giáo:
Gíup UBND câp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện

nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện, làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng hi đua – Khen thưởng cấp
huyện.
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua –
Sinh viên: Dương Thị Hường

9

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và
Gíam đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn
huyện.
Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác Nội vụ
trên địa bàn.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, đãi ngộ, khen

thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định
của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND cấp huyện.
Gíup Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và lĩnh vực
công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn
của Sở Nội vụ.
2.2.4. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Gíao dục và Đào tạo.
a) Vị tri, chức năng.
Phòng Gíao dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội
dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo
dục, tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em, quy chế thi
cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục và đào đạo.
Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân
daan huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình Uỷ ban nhân cấp huyện:
Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các
quy định của UBND cấp tỉnh về hoạt động giáo dục trên địa bàn.
Dự thảo quyết định, chỉ thị kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,
nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa
bàn.
Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ
thông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở

giáo dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn
của Sở Gíao dục và Đào tạo.
Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,
giải thể của các cơ sở giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của UBND
cấp huyện theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Dương Thị Hường

10

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính
sách về xã hội văn hoá giáo dục, huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để
phst triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật và thông tin về giáo dục, chỉ đạo và tổ chức thực hiệncải cách hành chính
nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục trên địa bàn huyện, thực hiện mục tiêu,
chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn nghiệp vụ, các hoạt động giáo
dục, phổ cập giáo dục, công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng,
chứng chỉ đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn huyện.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và
cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý huyện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên

tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương.
- Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn.
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm
vi quản lý của huyện, xây dựng kế hoạch biên chế, tổng hợp biên chế của các cơ
sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền
quyết định.
- Gíup UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện cơ chế
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài chính các cơ sở
giáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của UBND cấp tỉnh và quy định của
pháp luật.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngân
sách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo
dục của huyện theo hướng dẫn của Sở Gíao dục và Đào tạo và Sở Tài chính.
- Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện
chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp có
thẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và
kiến nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền, thực hành tiết
kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.
- Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động,
luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, và thực hiện chế độ
chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và uỷ
quyền ccủa Uỷ ban nhân dân huyện.
2.2.5. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài nguyên – Môi trường.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý
Nhà nước về: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường.
Phòng Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài

khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ
Sinh viên: Dương Thị Hường

11

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Lạng Sơn.
b) Nhiệm vu, quyền hạn.
Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các văn bản hướng dẫn việc thực
hiện các quy hoạch, kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước về quản lý tài
nguyên và môi trường, kiểm tra việc thực hiện sau khi Uỷ ban nhân dân huyện
ban hành.
Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
cấp huyện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt, thẩm định quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất cấp xã.
Thẩm định hồ sơ về kế hoạch giao đất, cho thuê đất thu hồi đất, chuyển
mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu,
sử dụng tài sản gắn liền với đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban
nhân dân huyện.
Theo dõi biến động về đất đai, cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về
đất đai, quản lý hoạt động của Văn phòng dăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện
theo phân cấp của UBND huyện, hướg dẫn, kiểm tra việc thực hiện thống kê,
kiểm kê, đăng ký đất đai đối với công chức chuyên môn về tài nguyên và môi

trường ở cấp xã, thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ
thống thông tin đất đai cấp huyện.
Phối hợp với Sở Tài nguyên và môi trường và các cơ quan có liên quan
trong việc xác định giá đất, mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất của địa
phương, thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật và sự chỉ đạo của UBND
huyện về bảo vệ tài nguyên đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản.
Tổ chức đăng ký, xác nhận và kiểm tra thực hiện cam kết bảo vệ môi
trường và đề án bảo vệ môi trường trên địa bàn, lập báo cáo hiện trạng môi
trường theo định kỳ, đề xuất các giải pháp xử lý ô nhiễm môi trường làng nghề,
các cụm công nghiệp khu du lịch trên địa bàn huyện.
Thực hiện kiểm tra và thưm mưu thanh tra, giải quyết các tranh chấp,
khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo phân công của Uỷ
ban nhân dân huyện.
2.2.6.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về lĩnh vực lao động, người có công với xã hội, thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp
luật.
Phòng Lao đoọng – Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Sinh viên: Dương Thị Hường

12

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trình UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực lao động, người có
công với xã hội thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện.
Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, 5 năm và hàng năm, đề án, chương trình trong lĩnh vực lao động, người
có công với xã hội, cải cách hành chính, xã hội hoá thuộc lĩnh vực nhà nước
được giao.
Gíup UBND huyện quản lý Nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh
tế tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ chức phi Chính
phủ trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công theo quy định của pháp
luật.
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng
niệm, các công trình ghi công liệt sỹ.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với các
cơ sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao động xã
hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp uỷ quyền.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND cấp xã trong việc thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người có công…
Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm
sóc, giúp đỡ người có công và cá đối tượng chính sách xã hội.
2.2.7.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Văn hoá và Thông tin.
a) Vị trí, chức năng.

Phòng Văn hoá và Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về: văn hoá, gia
đình, thể dục, thể thao, du lịch và các dịch vụ khác như: báo chí, xuất bản, công
nghệ thông tin, phát thanh trên địa bàn huyện….
Phòng Văn hoá và Thông tin có tư cách pháp nhân , có con dấu và tài
khoản riêng, chịu sự quản lý vềtổ chức biên chế và hoạt động của UBND huyện,
đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở
Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Sở Thông tin và truyền thông.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực văn hoá, gia
đình, thể dục, thể thao và du lịch, thông tin và truyền thông thuộc thẩm quyền
ban hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
Hướng dẫn các tổ chức, đơn vị và nhân dân trên địa bàn huyện thực hiện
phong trào văn hoá, văn nghệ, phong trào luyện tập thể dục, thể thao, xây dựng
nếp sống văn minh, xây dựng phong trào “Toàn dân đoàn kết xaay dựng đời
sống văn hoá”, xây dựng gia đình văn hoá, làng văn hoá, bảo vệ các di tích lịch
sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh… trên địa bàn huyện.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lĩh vực văn hoá, gia đình, thể dục,
thể thao và du lịch đối với các chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, thị trấn.
Gíup UBND huyện trong việc tổ chức công tác bảo vệ an toàn, an
ninhthông tin trong các hoạt động bưu chính, chuyển phát, viễn thông, công
nghệ thông tin, internet, phát thanh.
Chịu trách nhiệm theo dõi và tổ chức thực hiện các chương trình, dự án về
Sinh viên: Dương Thị Hường

13

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luât.
2.2.8. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Y tế.
a) Vị trí, chức năng.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về chăm sóc và bảo
vệ sức khoẻ nhân dân gồm: y tế cơ sở, y tế dự phòng, khám, chữa bệnh, phục
hồi chức năng, y dược cổ truyền, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế…..
Phòng Y tế co tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở Y tế tỉnh Lạng Sơn.
b)Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, 5 năm, hàng năm, đề án, chương trình phát triển y tế, cải cách hành
chính, xã hội hoá trong lĩnh vực y tế trên địa bàn huyện.
Dự thảo biện pháp huy động liên ngành trong quản lý, sử dụng các nguồn
lực để thực hiện công tác phòng, chống dịch bệnh, dân số - kế họạch hoá gia
đình, an toàn vệ sinh thực phẩm, khắc phục hậu quả của dịch, bệnh, tai nạn
thương tích, thiên tai thảm hoạ ảnh hưởng đến sức khoẻ nhân dân xảy ra trên địa
bàn huyện.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, chương trình phát triển y tế trên địa bàn huyện sau khi được phê duyệt.
Gíup UBND huyện thẩm định các điều kiện hành nghề y tế trên địa bàn
huyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND tỉnh.
Kiểm tra, thanh tra việc tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, chính sách, kế hoạch, đề án, chương trình, dự án và hoạt động đối với các

cơ sở cung cấp dịch vụ về y tế trên địa bàn huyện.
Hướng dẫn UBND cấp xã tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân
số - kế hoạch hoá gia đình, vận động nhân dân gìn giữ vệ sinh, an toàn thực
phẩm, phòng, chống các dịch bệnh.
Qủan lý tổ chức, biên chế, tài chính, tài sản được giao theo quy định của
pháp luật và phân cấp của UBND huyện.
Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kì, đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
2.2.9.Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND, tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương về nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển
nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp xã
nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện
một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND huyện và theo quy
định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý ngành, lĩnh vực công tác ở
địa phương.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có tư cách pháp nhân, có con
Sinh viên: Dương Thị Hường

14

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
củ UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Lạng Sơn.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, 5 năm và hàng năm, chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và phát triển nông thôn để UBND huyện
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua, chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao.
Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực chuyên
ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
UBND cấp huyện.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê duyệt, thông tin,
tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý
được giao.
Tổ chức thực hiện công tác phát triển sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp,
công tác phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh trên địa
bàn.
Tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ, công trình
nuôi trồng thuỷ sản, công trình cấp, thoát nước nông thôn, công trình phòng
chống lụt bão, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đối với UBND cấp xã trong việc thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản,
thuỷ lợi và phát triển nông thôn, về thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, bảo vệ rừng và khai thác
lâm sản, chế biến nông sản….
Thống kê diễn biến đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, mặt nước nuôi trồng

thuỷ sản, diễn biến rừng, tổ chức thực hiện các biện pháp canh tác phù hợp để
khai thác và sử dụng hợp lý tài nguyên đất, nước cho sản xuất nông nghiệp, nuôi
trồng thuỷ sản…
2.2.10. Chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra huyện.
a) Vị trí, chức năng.
Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn của UBND huyện có trách nhiệm
giúp UBND huyện quản lý Nhà nước về công tác thanh tra, thực hiện nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức cá nhân trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND huyện
cùng cấp.
Thanh tra huyện có con dấu riêng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch
UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức, nghiệp
vụ của Thanh tra Chính phủ và Thanh tra tỉnh.
b) Nhiệm vu, quyền hạn.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh tra huyện được thực hiện theo quy định
tại Điều 10 Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25 tháng 3 năm 2005 của Chính
Sinh viên: Dương Thị Hường

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thanh tra.
2.2.11.Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kinh tế và Hạ tầng.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Kinh tế và Hạ tầng là cơ quan chuyên môn có chức năng tham

mưư, giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, quy hoạch xây
dựng, nhà ở và công sở, hạ tầng kỹ thuật đô thị bao gồm cấp thóat nước, vệ sinh
môi trường đô thị, cây xanh, chiếu sáng, rác thải, bến bãi đỗ xe, giao thông,
khoa học và công nghệ.
Phòng Kinh tế và Hạ tầng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra và hương dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương, Sở Xây
dựng, Sở Giao thông vận tải.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện:
Dự thảo các quyết định, chỉ thị, các quy hoạch phát triển, kế hoạch dài
hạn, 5 năm và hàng năm, các chương trình, dự án đầu tư xây dựng trong các lĩnh
vực quản lý nhà nước thuộc ngành công thương, xây dựng, giao thông vận tải
trên địa bàn huyện, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải
cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực quản lý nhà nướcthuộc ngành công
thương, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học và công nghệ.
Dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành trong thực
hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông trên địa bàn huyện.
Các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông trên địa bàn huyện
theo phân cấp của UBND cấp tỉnh.
Dự thảo quyết định của UBND huyện về phân loại đường xá theo quy
định của pháp luật.
- Trình Chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực công
thương, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học và công nghệ thuộc thẩm quyền
ban hành của Chủ tịch UBND huyện.
- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luât, cơ
chế, chính sách, các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án và các văn bản về
các lĩnh vực công thương, xây dựng giao thông vận tải, khoa học và công nghệ
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo

dục pháp luật về các lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc ngành công thương, xây
dựng, giao thông vận tải, khoa học và công nghệ.
- Gíup và chịu trách nhiệm trước UBND huyện trong việc tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ về quản lý đầu tư xây dựng, quản lý chất lượng công trình
xây dựng theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của UBND tỉnh
Lạng Sơn.
Gíup UBND huyện thực hjiện việc cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy
phép xây dựng công trình và kiểm tra việc xây dựng công trình theo giấy phép
được cấp trên địa bàn huyện theo sự phân công, phân cấp của UBND tỉnh.
- Gíup UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực thẩm
định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền
Sinh viên: Dương Thị Hường

16

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Phòng theo quy định của pháp luật và theo sự phân công, phân cấp của
UBND huyện.
Tổ chức thực hiện việc giao nộp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu khảo sát xây
dưng, thiết kế xây dựng, hồ sơ, tài liệu hoàn công công trình xây dựng thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc xây dựng mới, cải tạo,
sửa chữa, duy tu, bảo trì, quản lý, khai thác, sử dụng các công trình hạ tầng kỹ
thuật trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của

UBND tỉnh, UBND huyện.
Gíup UBND huyện trong việc tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách về
nhà ở và công sở, quản lý quỹ nhà ở và quyền quản lý sử dụng công sở trên địa
bàn huyện theo phân cấp của UBND tỉnh, tổ chức thực hiện công tác điều tra,
thống kê, đánh giá định kỳ về nhà ở và công sở trên địa bàn huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện việc cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng nhà ở, quyền sở hữu công trình xây dựng theo quy định của
pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh, tổng hợp tìn hình đăng ký, chuyển dịch
quyền sở hữu nhà ở, quyền sở hữu công trình xây dựng trên địa bàn huyện.
- Tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý các
hành vi xâm phạm lấn chiếm công trình giao thông, lấn chiếm hành lang an toàn
giao thông, phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc giải tỏa llấn chiếm
hành lang an toàn giao thông trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Giao thông
vận tải và chỉ đạo của UBND huyện.
- Tổ chức quản lý, bảo trì, bảo đảm tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mạng
lưới công trình giao thông đường bộ, đường thuỷ nội địa địa phương đang khai
thác do huyện chịu trách nhiệm quản lý.
- Làm nhiệm vụ thường trực Ban an toàn giao thông huyện, phối hợp với
các cơ quan có liên quan triển khai hoạt động tim kiếm cứu nạn đường bộ,
đường thuỷ nội địa, hàng không xảy ra trên địa bàn huyện.
2.2.12. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tư pháp.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn của UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản
quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giao
dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải
ở cơ sở và các công tác tư pháp khác.
Phòng Tư pháp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chụi
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng
thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tư pháp tỉnh

Lạng Sơn.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật:
Trình UBND huyện ban hành các văn bản để tổ chức thực hiện các chính
sách, chế độ và pháp luật về quản lý công tác tư pháp trên địa bàn huyện.
Thẩm định và chịu trách nhiệm trước UBND huyện về nội dung thẩm
định các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân và UBND
Sinh viên: Dương Thị Hường

17

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện ban hành theo quy định của pháp luật.
Rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật do Hội đông nhân dân
và UBND cấp huyện ban hành.
Về kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật:
Giúp UBND huyện tự kiểm tra văn bản do UBND huyện ban hành, hướng
dẫn UBND huyện cấp xã thực hiện tự kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
Thực hiện kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
và Uỷ ban nhân dân huyện quyết định các biện pháp xử lývăn bản trái pháp luật
theo quy định của pháp luật.
- Về phổ biến, giáo dục pháp luật:
Xây dựng, trình UBND huyện kế hoạch phổ biến giáo dục háp luật hàng
năm ở địa phương, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được phê duyệt.

Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, quản lý và khai thác tủ sách pháp luật
ở xã, thị trấn và ở các cơ quan, đơn vị khác của địa phương theo quy định của
pháp luật.
Làm Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp
luật ở cấp huyện.
Giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động chứng thực của UBND cấp xã, thực hiện
chứng thực một số việc theo sự uỷ quyền của Chủ tịch UBND huyện theo quy
định của pháp luật.
2.2.13. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Dân tộc.
a) Vị trí, chức năng.
Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng
tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công
tác dân tộc.
Phòng Dân tộc có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ
của Ban Dân tộc.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn.
Trình UBND huyện các quyết định, chỉ thị, kế hoạch, 5 năm hàng năm,
chính sách, chương trình, dự án, đề án thuộc lĩnh vực công tác dân tộc, nội dung,
biện pháp, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực
công tác dân tộc trên địa bàn huyện.
Trình UBND huyện dự thảo các văn bản hướng dẫn thực hiện các quy
định của UBND cấp tỉnh về công tác dân tộc trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chính sách,
chương trình, dự án sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, công tác định
canh, định cư đối với đồng bào dân tộc thiểu số, thông tin, tuyên truyền, phổ
biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực công tác dân tộc, vận động đồng bào dân

tộc thiểu số trên địa bàn huyện thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của
Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Thường trực giúp UBND huyện tổ chức thực hiện các chính sách, chương
Sinh viên: Dương Thị Hường

18

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình, dự án, đề án, mô hình thí điểm đầu tư phát triển kinh tế - xã hội, hỗ trợ ổn
định cuộc sống đối với đồng bào dân tộc thiểu số, theo dõi, tổng hợp, sơ kết,
tổng kết và đánh giá việc thực hiện các chương trình, dự án chính sách dân tộc,
tham mưu, đề xuất các chủ trương, biện pháp thích hợp để giải quyết các vấn đề
xoá đói, giảm nghèo, định canh, định cư, di cư đối với đồng bào dân tộc thiểu số
và các vấn đề dân tộc khác trên địa bàn huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện tổ chức tiếp đón, thăm hỏi, giải quyết các
nguyện vọng của đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ chính sách và quy định
của pháp luật.

Sinh viên: Dương Thị Hường

19

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND HUYỆN HỮU LŨNG
2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng.
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức và sử dụng con dấu
trong cơ quan nên có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động
quản lý điều hành của cơ quan. Trong cơ cấu tổ chức của UBND nói chung và
của Văn phòng HĐND và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng thì văn thư là bộ
phận quan trọng không thể thiếu, là đầu mối đảm bảo thông tin thông suốt cho
mọi hoạt động của cơ quan.
Công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng được tổ chức theo hình
thức văn thư tập trung có nghĩa là mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thư đảm bảo tất cả các
văn bản đến, đi được tập trung tại một đầu mối, hệ thống văn bản được xử lý
thống nhất theo chu trình xử lý văn bản khép kín đồng bộ trên hệ thống văn
phòng điện tử (eOffice).
Vì vậy mà công tác văn thư của UBND huyện Hữu Lũng luôn được quan
tâm sát sao. Với sự lãnh đạo của UBND huyện đặc biệt là lãnh đạo Văn phòng
HĐND và UBND đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư đối với
hoạt động quản lý của lãnh đạo HĐND, UBND huyện và Văn phòng HĐND và
UBND huyện Hữu Lũng.
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:
- Tại UBND huyện Hữu Lũng thì phòng Văn thư được đặt tại tầng 1, gần
cửa ra vào của trụ sở làm việc, thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, chuyển giao
văn bản đi và đến ở cơ quan.

- Phòng văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện là một phòng
khép kín, được trang bị các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, máy fax, giá, tủ đựng tài
liệu, tủ đựng con dấu…tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho
cán bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí
mật của công tác Văn thư.
2.2.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Hữu
Lững.
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, là cơ sở pháp lý cho việc tổ
chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02
năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng4 năm 2004 về công tác văn thư.
Sinh viên: Dương Thị Hường

20

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư
huyện Hữu Lũng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, UBND huyện
Hữu Lũng đã nhận thưc được rõ vai trò của việc tổ chức công tác văn thư nên
UBND huyện đã và đang ban hành văn bản nhằm hoàn thiện công tác văn thư,
coi công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Hữu Lũng đã ban hành Quyết
định số 01/QĐ-VP ngày 08 tháng 03 năm 2013 về việc ban hành quy chế làm
việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện Hữu Lũng.
2.1.3. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Hiện nay, UBND huyện Hữu Lũng có 01 biên chế làm công tác văn thư
và 01 biên chế làm công tác lưu trữ kiêm việc quản lý, xử lý và phát hành văn
bản đi trên hệ thống văn phòng điện tử (eOffice) đã có đủ năng lực và kiến thức
nghiệp vụ, trình độ chuyên môn để hoạt động độc lập.
Trách nhiệm chính của cán bộ Văn thư bao gồm các công việc:
- Quản lý, tiếp nhận, chuyển giao và phát hành văn bản, giấy mời họp,
hội nghị của HĐND và UBND huyện và Văn phòng;
- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là
văn bản khẩn, hỏa tốc thì Văn thư phải chuyển đến ngay cho Lãnh đạo Văn
phòng để xử lý kịp thời.
- Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực HĐND
huyện, lãnh đạo UBND huyện thì Văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;
- Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo Văn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng như giữa Văn phòng
với các Phòng, Ban, ngành huyện, các xã, thị trấn có liên quan và theo dõi quá
trình luân chuyển của hồ sơ, văn bản;
- Quản lý con dấu theo đúng quy định của pháp luật, tuyệt đối không
được giao dấu cho người không có trách nhiệm sử dụng dấu khi chưa có ý kiến
của Chánh văn phòng;
- Hàng năm, văn bản đến và văn bản đi được tổng hợp lại thành các tập

lưu và bàn giao cho bộ phận Lưu trữ theo quy định.
Ngoài ra, các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện đều bố trí một
cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư để phụ trách mảng văn thư của
phòng mình.
2.2. Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Hữu Lũng.
Khối lượng văn bản sản sinh ra trong 1 năm là rất lớn, trong đó chủ yếu là
văn bản phát hành đi của huyện và văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau. Vì
vây, cán bộ làm công tác văn thư không thể làm hết được một số khâu nghiệp vụ
dẫn đến tình trạng tồn văn bản mặc dù việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư
của UBND huyện Hữu Lũng đã được chú trọng và sự quan tâm của lãnh đạo của
UBND.

Sinh viên: Dương Thị Hường

21

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND huyện Hữu Lũng được
thực hiện như sau:
* Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Quy phạm pháp luật:
+ Đúng thẩm quyền hình thức và thẩm quyền nội dung theo quy định của
pháp luật.

+ Đảm bảo tính thống nhất với hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật hiện
hành. Văn bản Quy phạm pháp luật của UBND phải phù hợp với văn bản Quy
phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị định của HĐND cùng
cấp.
+ Đảm bảo tính công khai, minh bạch, khả thi và hiệu quả.
+Tuân thủ trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.
- Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, phòng ban chuyên môn
soạn thảo cũng phải tuân theo đầy đủ các quy định của cơ quan như đối với văn
bản quy phạm để đảm bảo tính hợp pháp và giải quyết được nhu cầu của người
dân.
* Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan.
Văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện ban hành là: Quyết định,
Chỉ thị.
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: Những văn bản của UBND
huyện ban hành bằng hình thức Quyết định, Chỉ thị nhưng không phải văn bản
quy phạm pháp luật.
Ngoài ra, UBND huyện còn ban hành những văn bản hành chính khác
theo thẩm quyền của mình như: Công văn thường, báo cáo, thông báo, giấy mời,
tờ trình, kế hoạch, hướng dẫn…
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Chuyên viên căn cứ vào yêu cầu công việc, xác định tính chất công việc.
Nếu thấy cần thiết thì dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo.
Trong quá trình soạn thảo văn bản chuyên viên phải thu thập thông tin có
liên qua đến đối tượng và phạm vi điều chỉnh cho văn bản, đủ những dẫn chứng
thuyết phục để tránh sự sai sót.
- Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo:
Trưởng các phòng, ban là người trực tiếp duyệt về nội dung văn bản. Mỗi
văn bản do phòng ban ban hành đều có chữ ký nháy vào phần cuối của nội dung
văn bản.

- Đánh máy:
Sau khi đã được trưởng phòng duyệt bản thảo chuyên viên sẽ là người
trực tiếp đánh máy văn bản.
- Kỉêm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Lãnh đạo phòng chuyên môn duyệt Văn bản sau đó chuyển cho Lãnh
đạo Văn phòng thẩm định lại nội dung, thể thức Văn bản, khi Văn bản đạt yêu
cầu thì chuyển Lãnh đạo UBND duyệt, sau khi Văn bản được phê duyệt Lãnh
đạo UBND sẽ chuyển cho Văn thư phát hành)
Sinh viên: Dương Thị Hường

22

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Văn thư là người cuối cùng kiểm tra nội dung, thể thức Văn bản, in và
trình ký văn bản.
- Ký văn bản:
Tuỳ vào nội dung văn bản mà người đứng đầu cơ quan là Chủ tịch ký
thay mặt hoặc Phó Chủ tịch ký thay. Trong một số trường hợp đặc biệt Chủ tịch
có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền
(TUQ) một số văn bản mình phải ký, hoặc người đứng đầu cơ quan có thể giao
cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL).
* Nhận xét:
Nhìn chung công tác xây dựng văn bản của UBND huyện Hữu Lũng đảm
bảo về nội dung và thể thức văn bản, tất cả các Văn bản được xử lý đồng bộ trên

hệ thống điện tử. Qúa trình xây dựng và ban hành văn bản đều được thực hiện
đúng quy định, đã có sự phân công trách nhiệm trong việc soạn thảo và ban
hành văn bản. Văn bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp
lý.
Hàng năm số lượng văn bản được ban hành ở UBND huyện như sau:
Năm
2012
2013
2014

Quyết định
2.052
1.830
1.744

Chỉ thị
10
15
12

Công văn
240
182
298

Báo cáo
97
99
122

2.2.2.Công tác quản lý văn bản đi.
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
Công tác quản lý văn bản đi bao gồm những nội dung công việc sau:
* Kiểm tra thể thức:
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện trước khi phát hành đều được
kiểm tra thể thức trước khi phát hành.Như ở nội dung công tác xây dựng và ban
hành văn bản thì văn bản sau khi đã được Lãnh đạo các phòng, ban duyệt, cán
bộ văn thư là người cuối cùng kiểm tra nội dung, thể thức văn bản.
Thể thức văn bản được trình bày theo hướng dẫn của Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
* Trình ký:
Cán bộ văn thư là người trực tiếp trình ký văn bản.
*Ghi số, ngày, tháng văn bản:
Tất cả các văn bản đi do UBND phát hành đều được lấy số tập trung tại
văn thư cơ quan. Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền cán bộ làm công
tác văn thư kiêm nhiệm của các phòng, ban xuống văn thư lấy số và làm thủ tục
nhân sao văn bản.
* Đóng dấu văn bản:
Sinh viên: Dương Thị Hường

23

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6