Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND HUYỆN QUỐC OAI

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
A. MỤC LỤC

A. MỤC LỤC.......................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
B. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
PHẦN C: NỘI DUNG.........................................................................................3
CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI..............................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Quốc oai..............................................................................................4
1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai...................................4
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai..................5
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:.........................................................................5
1.2.2 Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai........................5
1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:......................................5
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể dục thể
thao:...............................................................................................................5
1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, và trật tự an toàn xã hội:...........6
1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường:..............6
1.2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:...................................6
1.2.8 Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo:...............................6
1.2.9Trong thi hành pháp luật:......................................................................6
1.2.10 Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính:.............................................................................................................7
1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và Chức năng , nhiệm vụ của từng
phong Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.......................................................7
1.3.1 Phòng Nội vụ:.......................................................................................8
1.3.2 Phòng tài chính – kế hoạch...................................................................8

1.3.3 Phòng giáo dục đào tạo.........................................................................9
1.3.4 Phòng văn hóa – thông tin....................................................................9
1.3.5 Phòng y tế.............................................................................................9
1.3.6. Phòng tài nguyên môi trường:...........................................................10
1.3.7. Phòng Tư pháp:.................................................................................10
1.3.8 Phòng Lao động thương binh và xã hội.............................................11
1.3.9 Thanh tra huyện..................................................................................11
1.3.10 Đài truyền thanh...............................................................................12
1.3.11 Phòng Dân tộc..................................................................................12
1.3.12 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.
.....................................................................................................................13
1.3.13 Phòng kinh tế....................................................................................14
1.3.14 Phòng quản lý đô thị.........................................................................14
1.3.15 Phòng giải phóng mặt bằng..............................................................14


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

1.3.16 Trung tâm thể dục thể thao...............................................................14
1.3.17 Trung tâm phát triển quỹ đất............................................................14
1.3.18 Trung tâm phát triển cụm công nghiệp.............................................14
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
huyện quốc oai gồm có:...............................................................................14
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ.........17
CỦA UBND HUYỆN QUỐC OAI...................................................................17
1. Công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai........................................17
1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư................................................17
1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai..........19

1.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.........................20
1.2.2 Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết về
công tác văn thư...........................................................................................22
2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai.......22
2.1 Cơ sở khoa học......................................................................................22
2.2 Cơ sở thực tiễn.......................................................................................23
2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai....24
2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản............................................24
2.3.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................26
2.3.3 Công tác quản lý văn bản đi...............................................................29
2.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu.................................................32
2.3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....34
CHƯƠNG 3: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ.......................................37
UBND HUYỆN QUỐC OAI............................................................................37
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP..........................................................37
1. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư.....................37
1.1 Ưu điểm.................................................................................................37
1.2 Nhược điểm...........................................................................................37
1.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư của UBND huyện
Quốc Oai......................................................................................................37
1.3.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức văn thư trong UBND huyện.................38
1.3.2 Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm văn thư..............................................39
1.3.3 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quản
lý công tác Văn thư của UBND huyện........................................................40
2. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư..................................................41
2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản...............................................41
2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................42
2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi.............................................43
2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......44
2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết văn

bản đi, đến...................................................................................................45
3. Một số khuyến nghị với cơ quan.............................................................46


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

4. Một số khuyến nghị về khoa và nhà trường:...........................................46
PHẦN D: KẾT LUẬN.......................................................................................48
PHỤ LỤC...........................................................................................................50
PHỤ LỤC


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
B. LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước
hàng ngày đều phải ban hành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình. Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai
trò vô cùng quan trọng trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, Đoàn thể…
Nhưng để đảm bảo các văn bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống
nhất lại phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư. Mặc dù đấy chỉ là một công việc
đơn giản, song trên thực tế nó lại quyết định tới sự phát triển của mỗi cơ quan
nói riêng. Ngoài ra công tác văng thư còn đảm bảo cho việc xây dựng văn bản,
quản lý và giải quyết văn bản đi – đến, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu…
được chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận
không thể thiếu đối với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan

và tổ chức trong xã hội.
Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội Trường đại học Nội vụ Hà Nội từ
khi thành lập đến nay đã nhiều lần đổi tên trường nhưng chức năng nhiệm vụ thì
không thay đổi nhà trường liên tục đào tạo, bồi dưỡng ra những cán bộ giỏi về
chuyên môn nghiệp vụ. Bên cạnh đó Nhà trường đã tạo điều kiện để giảng viên
và sinh viên nắm bắt được những kiến thức cơ bản vận dụng vào thực tế với
phương trâm: “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Vì vậy sau
mỗi khóa học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có kế hoạch cụ thể và thiết thực tổ
chức cho học sinh, sinh viên đi thực tập đến cơ quan, tổ chức, đơn vị ở địa
phương.
Khi đến thực tập tại cơ quan em được tiếp xúc tham gia thực hiện thao tác
nghiệp vụ chuyên môn trong thực tiễn. Nhưng được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận
tình của chị Nguyễn Thị Minh Huế là cán bộ làm công tác văn thư huyện và toàn
thể cán bộ trong Uỷ ban giúp em làm quen với môi trường làm việc, rèn luyện
bản thân tiếp thu học hỏi kinh nghiệm trở thành một cán bộ Văn thư trong tương
lai trang bị cho mình những kiến thức lý luận nghiệp vụ, kỹ năng làm việc để
phục vụ công tác Văn thư tốt hơn.
Thời gian thực tập tại trường và được sự phân công của Nhà trường và
1


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

tinh thần tự nguyện của bản thân được sự đồng ý của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai em được tìm hiểu và khảo sát tình hình
công tác Văn thư tại cơ quan như sau: tiếp nhận chuyển giao văn bản đến, phát
hành văn bản đi, sử dụng phần mềm điều hành và tác nghiệp văn bản, tiếp nhận
đơn thư, sử dụng con dấu, tham gia tiếp đón khách đến Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện làm việc.
Qua thời gian gần 2 tháng thực tập em khảo sát về công tác Văn thư, viết
bài báo cáo thu hoạch là kết quả đánh giá thực tập của em.Được sự hướng dẫn
của lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc
oai em được vận dụng kiến thức đã học và thực tế công việc giúp em hiểu sâu
hơn về tầm quan trọng và nhất là nghiệp vụ Công tác Văn thư chuyên môn sau
này.
Em xin trân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Văn
thư – Lưu trữ và toàn thế cán bộ đang công tác tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai đã tiếp nhân và tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Tuy nhiên do khoảng thời gian thực tập có
hạn khả năng còn hạn hẹp nên em không trách khỏi những thiếu sót.
Vì vậy em kính mong quý thầy, cô giáo cùng các cô chú, anh chị đang
công tác trong Văn phòng đóng góp ý kiến bổ khuyết thêm giúp em cho chuyên
nghành sau này, đồng thời giúp cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn !.
Quốc Oai, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Phạm Thị Hải Nhi

2


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6
PHẦN C: NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI
* Giới thiệu một vài nét về vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên của

huyện Quốc oai
Quốc Oai là một huyện nằm ở phía Tây của Thành phố Hà Nội, cách
trung tâm thành phố khoảng 20km.
Vị trí địa lý:

+ Phía Đông giáp huyện Hoài Đức, Đan Phượng.
+ Phía Tây giáp tỉnh Hòa Bình.
+ Phía Nam giáp huyện Chương Mỹ.

+ Phía Bắc giáp huyện Thạch Thất, huyện Phúc Thọ.
Huyện Quốc Oai chạy dọc theo quốc lộ 40, nối với Đại lộ Thăng long và
quốc lộ 32, bao quanh huyện là các con sông: sông Tích, sông Đáy, sông nhánh
của sông Hồng.
Diện tích đất tự nhiên là 147,01 km 2, có 20 xã và 01 Thị trấn, hơn
175.011 vạn dân với 2 dân tộc chủ yếu là Kinh, Mường. Huyện Quốc Oai là địa
bàn mở rộng của của Thủ đô Hà Nội về phía Tây, Tây Nam; Với chuỗi đô thị
Miếu Môn-Xuân Mai-Hòa Lạc-Sơn Tây được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
sẽ là vành đai phát triển thủ đô Hà Nội vào năm 2020. Quốc Oai cũng là địa bàn
xây dựng mới di chuyển các xí nghiệp công nghiệp của Hà Nội. Nằm trong vùng
phát triển kinh tế công nghiệp của thành phố, Quốc Oai sẽ có cơ hội động lực
thúc đẩy các mặt hoạt động kinh tế đặc biệt là ngành công nghiệp và phát triển
đô thị.
Quốc Oai là một vùng đất cổ, hình thành và phát triển sớm trong lịch sử
nước ta; huyện có 20 di tích lịch sử được xếp hạng, chủ yếu là công trình đình,
chùa có giá trị cao về kiến trúc, nghệ thuật gắn với lịch sử phát triển của dân tộc.
Đặc biệt là khu danh lam thắng cảnh Chùa Thầy, động Hoàng Xá cùng hệ thống
núi đá vôi ở các xã cùng phía Đông Bắc huyện là những địa chỉ tham quan du

lịch hấp dẫn.
Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự chỉ đạo điều
3


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

hành của UBND Thành phố, cán bộ, Đảng viên và nhân dân của UBND huyện
Quốc Oai đã nỗ lực phấn đấu, khắc phục những khó khăn và thu được những
thành tựu quan trong trên các lĩnh vực. Nền kinh tế ổn định, có bước phát triển
tăng trưởng khá, nhiều chỉ tiêu đặt ra đều đạt và vượt mức, cơ cấu kinh tế
chuyển dịch theo hướng tiến bộ công - nông nghiệp, cơ sở hạ tầng phục vụ cho
đời sống và sản xuất ngày càng được tăng cường. Tốc độ tăng trưởng bình quân
hàng năm (GDP) là 13%, giá trị sản xuất Nông nghiệp chiếm 33,5%, Công
nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp chiếm 39,3%, Dịch vụ - Thương mại - Du lịch
chiếm 27,2% đã góp phần mang lại cho Quốc Oai thế và lực mới, thúc đẩy mạnh
mẽ quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa nông nghiệp, nông thôn. Bộ mặt
nông thôn và trung tâm huyện thị nhiều đổi mới, sự nghiệp văn hóa xã hội có
bước phát triển tích cực. Đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân ngày càng
được cải thiện và nâng lên, ổn định chính trị, giữ vững quốc phòng, an ninh đảm
bảo. Lòng tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành của
chính quyền được nâng cao, góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hóa,
hiện đại hóa ở địa phương, tạo khả năng phát triển cho quê hương đất nước,
xứng đáng là một huyện có nền kinh tế phát triển của thành phố Hà Nội.
Trong bối cảnh ấy, các cấp chính quyền và toàn thể nhân dân UBND
huyện Quốc Oai đang nỗ lực thực hiện tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội,
thiết thực chào mừng các ngày lễ lớn bằng hiệu quả cao trong lao động sản xuất
và công tác. Từ dấu mốc đặc biệt này, việc ôn lại truyền thống văn hiến của quê

hương càng có ý nghĩa sâu sắc không chỉ với các thế hệ hiện tại mà càng có ý
nghĩa hướng tới tương lai.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân
dân huyện Quốc oai
1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai
Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân huyện là cơ quan hành chính của địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân thực hiên chức năng quản lý Nhà nước ở địa
4


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Vì vậy Uỷ ban nhân dân huyện
Quốc oai giữ vai trò rất quan trọng trong việc hoàn thiện mục tiêu kinh tế - xã
hội cũng như việc đảm bảo ổn định an ninh chính trị, trật tự xã hội ở địa phương.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và
kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội cuả xã, thị trấn.
- Tổ chúc thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm traUỷ ban
nhân dân cấp xã, thị trấn: xây dựng và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân
dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo qui định của pháp luật.
1.2.2 Trong Nông – Công – Lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai

- Xây dựng , trình Hội đồng nhân dân cung cấp thoogn qua các chương
trình , kế hoạch khuyết khích phát triển Nông – Công – Lâm nghiệp ở địa
phương và tổ chức thực hiện chương trình đó.
- Xét duyệt quy hoạch, sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
- Xây dựng quy hoạch mương, tưới tiêu, hồ chưa nước phục vụ cho sản
xuất.
1.2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sự
phân cấp của Uỷ ban nhân dân Tỉnh
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
1.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thông tin và thể
dục thể thao:
- Kiểm trá việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của cơ sở hanhg
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành, xuất sản phẩm.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về việc thực
5


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các Trường Tiểu
học, Trung học cơ sở, Trường Mầm non,..chủ chương hóa giáo dục trên địa bàn ,
chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử.
1.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, và trật tự an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và phong trào quốc phòng toàn dân. Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực

phòng thủ, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng
dân quân tự vệ.
1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu
quả thiên tai lụt bão.
1.2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, du lịch trên địa bàn
xã, thị trấn.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắt về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, du lịch trên địa bàn huyện.
1.2.8 Trong việc thực hiên chính sách dân tộc tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
- Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo theo hoặc không theo một tôn giáo nào công
dân ở địa phương.
1.2.9Trong thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật.
6


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nàh nước, tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn công tác haog giải ở xã,thị trấn
1.2.10 Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của phsp luật.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thệ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo sự hướng dẫn của Uỷ ban nhâ dân.
- Quản lý hồ sơ, mốc chỉ giới, bản đò địa giới hành chính của huyện.
1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân và Chức năng , nhiệm vụ
của từng phong Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai.
Lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai gồm có:
- 01 Đồng chí Chủ tịch ; 03 Phó Chủ tịch; các cơ quan tham mưu giúp
việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cơ cấu và số lượng các phòng ban chuyên môn trực thuộc cảu Uỷ ban
nhân dân huyện được sắp xếp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòng
bao gồm có 18 phong ban cụ thể như sau:
+ Văn phòng HĐND&UBND huyện.
+ Phòng Nội vụ.
+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch.
+ Phòng Tài nguyên - Môi trường.
+ Phòng Kinh tế.
+ Phòng Quản lý đô thị.
+ Phòng Văn hóa - Thông tin
+ Phòng Y tế.
+ Phòng Tư pháp.
+ Thanh tra huyện
+ Ban Giải phóng mặt bằng.

7


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

+ Phòng giáo dục & Đào tạo
+ Phòng Dân tộc
+ Trung tâm thể dục - thể thao
+ Trung tâm phát triển quỹ đất
+ Trung tâm phát triển các cụm công nghiệp
+ Đài truyền thanh
1.3.1 Phòng Nội vụ:
1.3.1.1 chức năng
Là cơ quan tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trên địa bàn theo quy định của pháp luật
1.3.1.2 Nhiệm vụ
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo các quy định của Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Sở nội vụ và Bộ Nội vụ;
- Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị,kế hoạch 5
năm và hàng năm về công tác nghiệp vụ trên địa bàn, hướng dẫn và kiểm tra
việc thục hiện sai khi được phê duyệt
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền
lương theo phân cap của Uỷ ban nhân đâm Tỉnh và quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch..về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
1.3.2 Phòng tài chính – kế hoạch
1.3.2.1 Chức năng

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dan huyện thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước vè tài chính – kế hoạch, đầi tư đăng ký kinh doanh.
1.3.2.2 Nhiệm vụ
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế
chính sách, pháp luật, các quy định của Uỷ ban nhân dân Tỉnh về hoạt động Tài
chính – kế hoạch trên địa bàn huyện
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn chuyên môn
8


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

nghiệp vụ thuộc lĩnh vực tài chính – kế hoạch
- Giup Uỷ ban nhân dân huyện quản lý về thu, chi thanh quyết toán ngân
sách nhà nước trên địa bàn huyện.
1.3.3 Phòng giáo dục đào tạo
1.3.3.1 Chúc năng
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
lĩnh vực Gíao dục và đào tạo: Mục tiêu, chương trình. Nội dung Giao dục và
Đào tạo… cơ sở vật chất quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ và chịu sự
chỉ đạo chuyên môn của Sở giáo dục và đào tạo Tỉnh.
1.3.3.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục chung hành năm
đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo cán bộ quản lý giáo dục nghành học, cấp học trong
phạm vi huyện;
- Chỉ đạo thực hiện công tác chuyên môn dạy và học, các công tác lien
quan cải cách giáo dục;
- Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua

khen thưởng đối với cơ sở Giao dục và Đào tạo trên địa bàn;
1.3.4 Phòng văn hóa – thông tin
1.3.4.1 chức năng
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước về lĩnh vực
Văn hóa – thông tin – thế dục thể thao và du lịch trên địa bàn huyện
1.3.4.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình các hoạt động văn háo, văn
nghệ, thê thao và du lịch.
- Tổ chức thực hiện phong trào văn hóa, văn nghệ, phong trào luyện tập
- Quản lý , bảo vệ các di tích lịch sử và danh lam thắng cảnh
1.3.5 Phòng y tế
1.3.5.1 Chức năng
Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về y tế trên địa bàn huyện về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; y
9


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

tế dự phòng ,phòng khám chữa bệnh… an toàn vệ sinh thực phẩm vaftrang thiết
bị y tế, quản lý hệ thống y tế xã và y tế thôn bản.
1.3.5.2 Nhiệm vụ
- Quản lý và sử dụng các nguồn lực để thực hiện công tác phòng chống
dịch bệnh; dân số kế hoạch hóa gia đình, an toàn vêh sinh thực phẩm.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân giao và theo quy
định của pháp luạt.
1.3.6. Phòng tài nguyên môi trường:
1.3.6.1 Chức năng:

Có chức năng tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân huyện quản lý Nhà
nước về đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoán sản, môi trường.
1.3.6.2 Nhiệm vụ :
- Thức hiện các quy hoạch, kế hoạch chính sách pháp luật của Nhà nước
về quản lý tài nguyên môi trường;
- Thực hiện công tác điều tra, quy hoạch phân hạng đất đai theo luật định
phù hợp với quy hoạch ở địa phương;
- Theo dõi biến động đất đai; cập nhật, chỉnh lý các tài liệu và bản đồ về
đất đai. Thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông
tin đất đai trên địa bàn huyện;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện gioa và theo
quy định của pháp luật.
1.3.7. Phòng Tư pháp:
1.3.7.1 Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyệ thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra và
xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân
sự,chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và công tư khác theo
quy định của pháp luật.
1.3.7.2 Nhiệm vụ :
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác tư
10


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

pháp và tổ chức triển khái thực hiện trên địa bàn theo quy định;
- Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo sự chỉ đạo của

Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Sở Tư pháp;
- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch về
phổ biến giáo dục pháp luật ở địa phương trình Uỷ ban nhân dân huyện và
hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó;
- Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho Ban tư pháp cấp xã, thị trấn và các
hoạt động hòa giải ở cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
1.3.8 Phòng Lao động thương binh và xã hội
1.3.8.1 Chức năng:
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công với xã hội, thực hiện một số
quyền hạn theo sự ủy quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của
pháp luật.
1.3.8.2 Nhiệm vụ:
- Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước đối với tổ
chức kinh tế, tập thể, tư nhân, hướng dẫn và kiểm tra hoạt động trên địa bàn
thuộc lĩnh vực lao động, người có công với xã hội theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức ứng dụng tiến độ khoa học, thông tin, báo cáo định kỳ và đột
xuất về đánh giá tình hình, kết quả triển khai công tác Lao động Thương binh và
xã hội với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Sở Lao động Thương binh và xã hội
trên địa bàn;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện và theo
quy định của pháp luật.
1.3.9 Thanh tra huyện
1.3.9.1 Chức năng :
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về công tác thanh tra; thực hiện nhiệm vụ quyền hạn thanh tra trong
phạm vi địa bàn huyện.
11

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

1.3.9.2 Nhiệm vụ :
- Thanh tra việc thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện;
- Thanh tra vụ việc khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao;
- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện giải quyết khiếu nại, quyết
định xử lý tố cáo;
- Phối hợp các cơ quan điều tra, Viện kiểm sát.. phòng chống tham
nhũng, xứ lý hành vi tham nhũng theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.3.10 Đài truyền thanh
1.3.10.1 Chức năng :
Là đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện chức năng quản lý nhà nước về
sự nghiệp chuyên nghành trên địa bàn huyện trong lĩnh vực truyền thanh; tham
mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển chuyên nghành.
1.3.10.2 Nhiệm vụ :
- Thu tiếp song, tiếp âm Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt
Nam, Đài truyền hình Tỉnh theo đúng quy định;
- Xây dựng nội dung chương trình, bản in truyền thanh của huyện;
- Tổ chức, triển khai thực hiện tốt chỉ tiêu kế hoạch được giao đồng thời
phản ánh kịp thời kết quả thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch đó.
1.3.11 Phòng Dân tộc
1.3.11.1 Chức năng :
- Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

về công tác Dân tộc trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;
- Phòng Dân tộc chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác
của Uỷ ban nhân dân huyện. Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát về
chuyên môn nghiệp vụ của Ban Dân tộc .

12


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

1.3.11.2 Nhiệm vụ :
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Dân
tộc trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Ban Dân tộc
tỉnh;
- Phối hợp với các cơ quan lien quan đến tổ chức triển khai thực hiện các
Chương trình, chính sách Dân tộc trên địa bàn huyện;
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý Nhà
nước về công tác Dân tộc trên địa bàn;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện giao hoặc theo
quy định của Nhà nước.
1.3.12 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
Quốc oai.
1.3.12.1 Chức năng :
Văn phòng Hội đông nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan
hành chính Nhà nước có chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và đảm bảo
phục vụ cho các hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
1.3.12.2 Nhiệm vụ :
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện xây

dựng chương trình làm việc tháng, quý, năm;
- Phối hợp các cơ quan chuyên môn, tổ chức thu thập và xử lý thông tin,
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, kiến nghị để phục vụ việc ban hành các văn bản và
sự điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện theo thẩm quyền, tổng hợp và sưu tầm
các báo cáo định kỳ, đột xuất của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
;
- Tổ chức thẩm tra xem xét các phương án, đề án, các văn bản khác do
cơ quan, đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
đảm bảo tính pháp lý, nội dung và thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước;
- Tổ chức phục vụ hoạt động cảu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu của Hội đồng nhân
dân và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và tham mưu
13


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

một số công việc do Chủ tịch Hội đòng nhân dân huyện;
- Tổ chức thực hiện và quản lý Công tác Văn thư – Lưu trữ theo các quy
định của pháp lệnh Văn thư – Lưu trữ;
- Phối hợp các cơ quan chuyên môn tổ chức tham gia việc tiếp dân, tham
mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân;
- Chăm lo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức Văn
phòng.
1.3.13 Phòng kinh tế
1.3.14 Phòng quản lý đô thị
1.3.15 Phòng giải phóng mặt bằng
1.3.16 Trung tâm thể dục thể thao

1.3.17 Trung tâm phát triển quỹ đất
1.3.18 Trung tâm phát triển cụm công nghiệp
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân huyện quốc oai gồm có:
- 01 Chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng
- 03 chuyên viên văn phòng
- 04 văn thư
- 01 lưu trữ
- 01 nhân viên đánh máy, quản trị mạng nội bộ và photo văn bản
- 0 2 kế toán
- 02 phụ trách công tác dân tộc
- 04 lái xe
- 04 bảo vệ cơ quan
- 01 nhân viên tạp vụ
* Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Văn phòng do Chánh Văn phòng phụ trách chung, Chánh Văn phòng
làm việc theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm ccas nhân trước Uỷ ban
nhân dân và Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công việc được giao;
- Phó Văn phòng giúp chánh Văn phòng điều hành công tác chung của
14


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Văn phòng. Thay mặt Chánh Văn phòng giải quyết toàn bộ công việc của Văn
phòng ( khi Chánh Văn phòng đi vắng) và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng và Thường trực Hội đồng nhân dân, Thường trực Uỷ ban nhân dân về
những công việc được giao.

- Chuyên viên chịu sự phân công chỉ đạo văn phòng đề làm công tác tổng
hợp soạn thảo các văn bản, quản lý văn bản tác nghiệp theo yêu cầu của Thường
trực Uỷ ban nhân dân huyện, các báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quỹ, 6 tháng
và báo cáo tổng kết năm đảm bảo thời gian quy định;
- Bộ phận kế toán – tài vụ : Lập dự toán tiền mặt quỹ và hàng tháng bảo
đảm phục vụ cho mọi hoạt động của hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện
và của các đơn vị dự toán. Bảo đảm quyết toán đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ
quy định;
- Bộ phận Văn thư – lưu trữ: Quản lý và tiếp nhận toàn bộ công văn đi,
đến đảm bảo theo đúng trình tự quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ.
Chuyển công văn giấy tờ bảo đảm kịp thời, chính xác. Quản lý con dấu theo
đúng quy định. Quản lý và cấp giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu
khi có ý kiến của thủ trưởng cơ quan;
- Bảo đảm tốt công tác bảo mật “ Tuyệt đối “ không được để người
không co nhiệm vụ vào phòng làm việc của văn thư.
- Thực hiện tốt công tác giao dịch hành chính trong cơ quan Nhà nước;
- Tiếp nhận cac văn bản chuyển lưu trữ từ văn thư chuyển lên;
- Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ. Sắp xếp phân loại các hồ sơ văn bản quản
lý đưa vào phông lưu trữ theo đúng quy định của pháp lệnh Văn thư – lưu trữ;
* Công tác đánh máy, quản trị mạng thông tin nội bộ và photo văn
bản:
- Đánh máy, in sao các loại văn bản kịp thời, chính xác đảm bảo đúng
nội dung và hình thức văn bản;
- Thực hiện tốt chế độ bảo mật theo quy định. Không được để người
không có nhiệm vụ vào phòng máy;
- Quản lý chặt chẽ máy photo không được để người khác tự sử dụng máy
15


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

để photo văn bản. Các cơ quan khác cần photo văn bản phải được sự đồng ý của
lãnh đạo cơ quan văn phòng;
- Quản trị mạng thông tin nội bộ: Theo dõi và xử lý các loại văn bản qua
hộp thư điện tử. Phụ trách máy chủ mạng nội bộ cơ quan; quản lý và xử lý kỹ
thuật máy thiết bị văn phòng phục vụ cho nhiệm vụ công tác của cơ quan; phối
hợp với các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ công tác khi
được thủ trưởng cơ quan giao…
* Sơ đồ tổ chức văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
huyện quốc oai ( xem phụ lục 1 )
* Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân huyện Quốc oai ( xem phụ lục).

16


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND HUYỆN QUỐC OAI
1. Công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
- Tổ chức văn thư:
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Công văn
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về

việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến thì mỗi huyện tổ chức một bộ
phận văn thư lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng HĐND& UBND
huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư lưu trữ đối với cơ quan
chuyên môn và các tổ chức đơn vị trực thuộc UBND huyện và đối với UBND
cấp xã. Thực hiện sự hướng dẫn và chỉ đạo đó, UBND huyện đã thành lập phòng
Văn thư thường trực để thực hiện công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai
cán bộ phòng Văn thư thường trực có nhiệm vụ cụ thể sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức
Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
Lập hồ sơ văn bản lưu để nộp vào lưu trữ theo quy định hiện hành
Hiện nay, theo Điều 7 Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì phòng Nội vụ quản lý cả
17


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

công tác Văn thư Lưu trữ. Nhưng trên thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của

UBND huyện Quốc Oai do Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai quản
lý. Điều này được thể hiện trong Quyết định số 959 /QĐ-UBND ngày 01 tháng
7 năm 2006 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng HĐND và UBND. Tuy nhiên, công tác Văn thư - Lưu trữ của
UBND huyện cũng đang từng bước thực hiện cải cách hành chính.
* Cán bộ làm công tác Văn thư:
- Công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai được tổ chức theo hình
thức tập trung.Toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được
thực hiện tại một nơi chung, đó là Văn phòng HĐND&UBND huyện Quốc Oai,
tạo điều kiện thuận lợi nhất trong việc chỉ đạo về thao tác nghiệp vụ.
- Hiện nay tại bộ phận văn thư lưu trữ của huyện đã được UBND huyện
quan tâm bố trí 04 cán bộ, công chức làm công tác văn thư, trong đó 01 cán bộ
làm công tác lưu trữ, 100% cán bộ đạt trình độ đại học và được bố trí theo đúng
chuyên ngành đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định hiện hành, 03 cán bộ tiếp nhận
văn bản đến và phát hành văn bản đi được ứng dụng trên máy tính với phần
mềm tác nghiệp.
Ngoài ra, các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đều bố trí một
cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư để phụ trách mảng văn thư của
cơ quan mình.
Tại Văn phòng HĐND&UBND, phòng Nội vụ huyện công tác văn thư
lưu trữ thực hiện khá tốt. 6 tháng đầu năm 2014 văn phòng HĐND &UBND
huyện đã tiếp nhận 2.686 văn bản đến và tham mưu giúp lãnh đạo UBND huyện
phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109 báo cáo, 2046
quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch; trong đó đã phát hành 04 văn bản quy phạm
Pháp luật.
Đối với văn bản đến hàng ngày được tiếp nhận, kiểm tra, bóc bì, đăng ký
trình văn bản đến nhanh chóng kịp thời đúng quy trình, chuyển đến đúng đối
tượng. Đối với văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác,
đúng thể thức, đúng quy định. Văn phòng thực hiện tốt chế độ bảo mật.
18

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

Phát hành văn bản đi được ban hành theo đúng quy định và xử lý chuyển
phát kịp thời. Đến cuối tháng 6 năm 2014, tổng số văn bản đi: 3211 văn bản các
loại, trong đó phát hành 743 công văn thường, 73 tờ trình, 139 thông báo, 109
báo cáo, 2046 quyết định, 07 chỉ thị, 90 kế hoạch, 04 văn bản quy phạm Pháp
luật.Thực hiện tốt việc gửi và tiếp nhận văn bản bằng hòm thư điện tử.
* Nhận xét:
Vì vậy việc tổ chức văn thư cũng như việc bố trí cán bộ làm công tác văn
thư của UBND huyện Quốc Oai đã được chú trọng và được sự quan tâm của
lãnh đạo Văn phòng HĐND& UBND huyện Quốc Oai. Tuy nhiên, để đáp ứng
yêu cầu của cải cách hành chính nước ta hiện nay kính đề nghị UBND huyện
cũng cần phải có sự quan tâm nhiều hơn nữa về công tác Văn thư-Lưu trữ của
huyện nhà. Đặc biệt là việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư để công tác văn
thư thực sự là một trong những hoạt động quản lý Nhà nước đạt hiệu quả và
đúng chuyên ngành đào tạo.
1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Quốc oai luôn quan tâm chỉ đạo để
công tác văn thư hoàn thiện phù hợp với yêu cầu công việc của Lãnh đạo cũng
như các phòng ban, ban trực thuộc huyện.
* Trách nhiệm Chánh văn phòng:
- Chánh văn phòng chịu sự quản lý của Thủ trưởng cơ quan nhưng lại là
người trực tiếp lãnh đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư cơ quan.
- Chánh văn phòng ký thừ lệnh Thủ trưởng cơ quan hý những văn bản do
thủ trưởng cơ quan giao hoặc văn bản do cơ quan trực tiếp ban hành.
- Chánh văn phòng kiểm tra cáTrách c khâu nghiệp vụ cán bộ văn thư.

* Nhiệm trưởng các đơn vị:
Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ công tác văn thư của
đơn vị là người trực tiếp chỉ đạo, theo dõi đôn đốc việc soạn thảo văn bản của
phòng ban theo đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
* Trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ:
Cán bộ Văn thư là người trực tiếp giúp Chánh Văn phòng thực hiện công
19


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

tác tổ chức và kiểm tra văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như :
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
1.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dưới
Luật để quản lý mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đảm bảo cho các hoạt động đó
được thực hiện một cách thống nhất, liên tục và duy trì trật tự an toàn xã hội.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư UBND huyện Quốc Oai
được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác
văn thư và việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác văn thư của UBND huyện. Việc ban hành các văn bản này phải
không trái với các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và
Nhà nước.
Hiện nay nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lý

cho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức…như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư & Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02
20


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư của
huyện đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản hướng
dẫn của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước. UBND huyện đã nhận thức rõ được vai
trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư nên UBND huyện đã và đang
ban hành các văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện công tác văn thư, coi việc
công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước.
* Nhận xét:
- Ưu điểm:

Những văn bản trên là minh chứng sinh động nhất cho sự quan tâm chỉ
đạo của các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước cũng như sự lãnh đạo, chỉ đạo của
UBND huyện Quốc Oai về công tác Văn thư của UBND huyện. Hệ thống văn
bản này đã tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức
công tác Văn thư của các cơ quan, tổ chức trong đó có UBND huyện Quốc Oai,
thể hiện nhận thức khá toàn diện và đầy đủ của các cấp lãnh đạo đối với công tác
Văn thư của UBND huyện, hiện nay công tác Văn thư của UBND huyện Quốc
Oai đã đi vào nề nếp và đạt hiệu quả đúng chuyên môn nghiệp vụ.
- Tồn tại:
Tuy nhiên hệ thống văn bản trên đến nay đã bộc lộ một số tìm được
những giải pháp để rút ra bài học kinh nghiệm về công tác Văn thư:
+ Đối với các văn bản của Nhà nước thì hiện nay đã có quy định về tổ
chức cũng như công tác Văn thư ở cấp Quận, huyện được cụ thể, rõ ràng.
+ Đối với hệ thống văn bản của UBND huyện,chưa ban hành quy chế
công tác Văn thư - Lưu trữ và chưa hướng dẫn nghiệp vụ riêng cho công tác Văn
thư - Lưu trữ, nên điều này cũng phần nào khó khăn cho việc tổ chức và thực
hiện công tác Văn thư - Lưu trữ ở UBND huyện.

21


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Phạm Thị Hải Nhi VTLT K6

1.2.2 Về công tác tổ chức kiểm tra và tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết
về công tác văn thư
Hàng năm, UBND huyện Quốc Oai có kế hoạch phối hợp với Phòng Nội
vụ huyện tổ chức các đợt kiểm tra về tình hình công tác Văn thư ở các cơ quan
đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện.Việc kiểm tra này đã tạo điều kiện

đánh giá một cách chính xác và công bằng nhất về kết quả công tác Văn thư của
UBND huyện để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác Văn thư được tốt
hơn.
Để đánh giá hoạt động của công tác Văn thư hàng năm UBND huyện
thường tổ chức các hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm về việc đánh giá công
tác Văn thư đã đạt được và phân tích những tồn tại yếu kém trong việc tổ chức
Văn thư ở các phòng,ban và UBND các xã, thị trấn nhằm ngày càng hoàn thiện
hơn nữa việc tổ chức công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng
cường vai trò công tác Văn thư trong hoạt động của UBND huyện.
* Đánh giá chung
Nhìn chung công tác Văn thư của UBND huyện Quốc Oai đã được sự
quan tâm chú trọng của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào hoạt động có hiệu
quả để phục vụ cho hoạt động của HĐND & UBND huyện.Và tiếp tục xây dựng
những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đảm bảo cho công tác Văn thư đi vào nề
nếp và khoa học, hoạt động có hiệu quả.
2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Quốc Oai
2.1 Cơ sở khoa học
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành và quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm những công việc như sau:
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
+ Thảo văn bản
+ Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo
22