Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND huyện sông lô
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.28 MB, 32 trang )
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
LỜI NÓI ĐẦU
Thực hiện phương châm: “ Học đi đôi với hành”, “lý luận gắn liền với
thực tiễn”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong chương trình đào tạo đã tổ chức
cho sinh viên đi thực tập theo định hướng của phòng đào tạo, phù hợp với
chương trình, kiến thức giảng dạy. Với mục đích giúp cho sinh viên làm quen
với môi trường, công việc của cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học vào
thực tiễn, tiếp cận thực tế và củng cố thêm những kiến thức đã học. Bởi như
chúng ta đã biết những kiến thức được các thầy cô giáo truyền dạy trên lớp
mang tính lý luận cao mà những kiến thức thực tế thì còn hạn chế, chính vì vậy
qua quá trình thực tập trước khi ra trường là một phần quan trọng không thể
thiếu, lý luận luôn luôn được gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với
xã hội, hai yếu tố đó tác động qua lại hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự
gắn bó chặt chẽ giữa nhà trường với xã hội, củng cố kiến thức đã học nâng cao
năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc của một
cán bộ văn thư lưu trữ.
Văn thư-lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, đồng thời cũng
là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính
nhà nước. Trong các cơ quan đơn vị Công tác Văn thư-lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các
văn bản-tài liệu.
Công tác Văn thư là một bộ phận quan trọng. Công tác văn thư đảm bảo
cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản
lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà
nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng
văn bản.
Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước. Làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo điều kiện tốt cho
công tác Lưu trữ.
1
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Cũng chính vì những lý do trên nên em chọn đề tài: Công tác Văn thư
làm báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực lớn nên em chỉ đề cập đến Công tác
Văn thư ở Văn phòng UBND huyện Sông Lô nơi em đang thực tập.
Theo kế hoạch của Nhà trường và Khoa Văn thư-Lưu trữ đồng thời được
sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Sông Lô tỉnh Vĩnh phúc. Em
được cử thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sông Lô. Thực tập tại
Văn phòng là đúng chuyên ngành Văn thư em đang theo học. Qua thời gian 7
tuần thực tập (từ ngày 2/3 đến ngày 24/4/2015) tại Văn phòng UBND được sự
quan tâm giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng em đã hoàn
thành đợt thực tập.Vận dụng vào kiến thức đã học tại Trường mà thầy cô đã
trang bị và rèn luyện kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ để em phục vụ tốt cho
công việc của mình.
Đợt thực tập tốt nghiệp này có mục đích, ý nghĩa rất quan trọng đối với
em.
Thực tập tốt nghiệp là một hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần
hình thành và phát triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp của sinh viên theo
mục tiêu đào tạo đã đề ra. Hoạt động này có vai trò và ý nghĩa quan trọng đối
với sinh viên.
Thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không chỉ với quá trình học tập
mà còn với cả sự nghiệp của em sau này.
Thực tập giúp em được tiếp cận với chuyên ngành Văn thư em đang theo
học.
Thực tập giúp em hiểu được công việc mình làm sau này.
Mục đích và ý nghĩa của việc thực tập này là:
Giúp em nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm
những kiến thức còn thiếu để đáp ứng nhu cầu công việc.
Giúp em hiểu rõ hơn về Công tác Văn thư ở UBND huyện Sông Lô
Cho em có cơ hội cọ sát với thực tiễn, vận dụng những lý luận đã học để
giải quyết một số vấn đề về nghiệp vụ Công tác Văn thư tại cơ quan.
Giúp em nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một
2
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
cán bộ Văn thư.
Giúp em tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc làm .
Nếu thực tập tốt thì đây là cơ hội để em kiếm việc làm ngay sau khi ra
trường.
Nội dung thực tập tốt nghiệp.
Nội dung thực tập đúng chuyên ngành em đang theo học và đã thực tập tại
Văn phòng UBND. Em đã chọn nội dung Công tác Văn thư .
Lý do em chọn nội dung Công tác Văn thư
Vì đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên của chuyên ngành Văn thư –Lưu trữ,
đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác Lưu trữ rất
nhiều.
Vì nội dung công tác Văn thư có nhiều khâu nghiệp vụ hay và khá là quan
trọng như: Quản lý văn bản đi; Quản lý văn bản đến; Quản lý và sử dụng con
dấu; Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ.
Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thực tập.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng UBND em đã có những thuận lợi
như.
Học hỏi được nhiều kiến thức trong thực tế.
Được sự giúp đỡ nhiệt tình của chánh Văn phòng và cán bộ Văn thư tại Văn
phòng giúp em có thêm kinh nghiệm trong công việc thực tế.
Vì đã được đi kiến tập nên lần thực tập này giúp em thực hiện đúng các khâu
nghiệp vụ như: quản lý văn bản Đi-Đến …qua đó em hiểu nhiều về công việc
trong thực tế hơn.
Được tiếp cận với thực tế giúp em hiểu sâu hơn về công tác Văn thư.
Ngoài những thuận lợi trên em cũng gặp không ít khó khăn.
Vì thời gian thực tập ngắn nên em không thể thực hiện hết các khâu nghiệp
vụ trong Công tác Văn thư.
Vì em chưa có kinh nghiệmvề các khâu nghiệp vụ nên và còn nhiều thiếu
xót.
Qua bài báo cáo Em cũng xin cảm ơn tới tất cả mọi người trong Văn phòng
3
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
đã giúp đỡ Em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Em xin cảm ơn tới các thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ đặc biệt là các thầy
cô trong khoa Văn thư-Lưu trữ đã truyền đạt cho Em những kiến thức làm hành
trang bước vào cuộc sống.
Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo và các cán bộ Văn phòng UBND huyện
Sông Lô đã quan tâm và giúp đỡ em trong đợt thực tập này.
Cuối cùng Em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô và cán bộ văn phòng đã
cho em nhiều kiến thức và có kinh nghiệm để phục vụ cho công việc và bản thân
sau này.
4
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
SÔNG LÔ
1.Lịch sử hình thành
Huyện Sông Lô được thành lập theo Nghị định 09/NĐ-CP ngày 23 tháng
12 năm 2008 của chính phủ trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành chính huyện Lập
thạch, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 4 năm 2009.
Địa giới hành chính huyện Sông Lô: phía Đông giáp huyện Lập Thạch,
phía Tây giáp huyện Phù Ninh tỉnh Phú Thọ, phía Nam giáp với thành phố Việt
Trì, phía Bắc giáp huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang.
Thành lập huyện Sông Lô thuộc tỉnh vĩnh phúc trên cơ sở điều chỉnh
15.031,77 ha diện tích tự nhiên và 93.984 nhân khẩu của huyện lập thạch bao
gồm diện tích đất tự nhiên và nhân khẩu của các xã: Bạch Lựu, Hải Hậu, Đôn
Nhân, Quang Yên, Lãng Công, Nhân Đạo, Phương Khoan, Đồng Quế, Nhạo
Sơn, Như Thụy, Yên Thạch, Tân Lập, Tứ Yên, Đồng Thịnh, Đức Bác, Cao
Phong và thị trấn Tam Sơn.
Sông Lô là vùng đất cổ kính. Người dân Sông Lô luôn tự hào về truyền
thống đấu tranh dựng nước, giữ nước truyền thống cách mạng lâu đời và một
nền văn hóa rực rỡ. Đây là mảnh đất có nhiều di tích lịch sử văn hóa gắn liền với
5
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
quá trình dựng nước và giữ nước của dân tộc, có nhiều lễ hội dân gian mang
đậm đà bản sắc dân tộc và giá trị tâm linh to lớn, nơi đây có một quần thể danh
lam thắng cảnh tự nhiên nổi tiếng tạo ra sức hấp dẫn và tiềm năng to lớn về du
lịch tự nhiên và nhân văn. Có dòng sông lô đi cùng năm tháng với những chiến
công hiển hách tại ghềnh Khoan Bộ, góp phần chiến thắng Việt Bắc Thu-Đông
1947 mãi còn ghi dấu ấn lịch sử vẻ vang trong cuộc kháng chiến chống giặc
ngoại xâm.
Có lễ hội Chọi trâu Hải lựu được tổ chức vào ngày 17 tháng giêng hang
năm thu hút đông đảo du khách gần xa từ mọi miền quê hương.
6
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Tháp Bình Sơn là một di sản kiến trúc thời Trần nổi tiếng tại thôn Bình
Sơn thị trấn Tam Sơn.
7
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Xác định phát triển kinh tế là nhiệm vụ trọng tâm nên thời gian qua huyện
Sông Lô đã tập trung chỉ đạo phát triển kinh tế. vì vậy bình quân lương thực đầu
người đạt 363,8kg/năm.
Về chăn nuôi được xác định là thế mạnh của huyện, tổng đàn trâu có gần
4.200 con, đàn bò có gần 20.000 con, đàn lợn có 65.000 con, đàn gia cầm có
718.000 con. Cùng với đó huyện tập trung đẩy mạnh thực hiện có hiệu quả các
dự cán một lúa, một cá.
Công tác trồng và bảo vệ rừng luôn đươc chú trọng, thực hiện tốt việc
giao rừng cho các hộ nên việc chăm sóc, bảo vệ rừng các được làm tốt hơn.
Các dịch vụ nông nghiệp như khuyến nông, thú y, bảo vệ thực vật, thủy
lợi…luôn được cấp ủy quam tâm và tạo điều kiện để nâng cao chất lượng, hiệu
quả phục vụ sản xuất.
Phát huy lợi thế của huyện nằm dọc Sông Lô, huyện trú trọng phát triển
khai thác vật liệu xây dựng, mặt hang truyền thống như: cát, sỏi, gạch ngói, đá
8
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
mỹ nghệ, mây, tre đan, đồ gỗ gia dụng…
Huyện luôn khuyến khích phát triển các doanh nghiệp, đến nay toàn
huyện có 71 doanh nghiệp, trong đó công ty TNHH 39 đơn vị, doanh nghiệp tư
nhân 17 đơn vị, hợp tác xa 15 đơn vị.
Những thành tựu nổi bật mà Đảng bộ và nhân dân huyện Sông Lô đã đạt
được trong thời gian qua là công lao đóng góp to lớn của toàn Đảng và các tầng
lớp nhân dân trong huyện, đã thể hiện được năng lực lãnh đạo của các cấp ủy
Đảng, khả năng điều hành của các cấp chính huyện tới cơ sở, khẳng định sự
đoàn kết, thống nhất trong Đảng bộ, sự đồng thuận trong nhân dân và sức mạnh
của khối đại đoàn kết toàn dân đã được phát huy.
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Sông Lô.
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26/02/2010 của chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008 ngày 04/02/2008 của Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ vào các thông tư của Liên Bộ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp;
Căn cứ Nghị quyết số 03/2008/NQ-HĐND ngày 24/03/2008 của HĐND
tỉnh Vĩnh Phúc khóa XIV, kỳ họp thứ 12 về việc kiện toàn cơ cấu cơ quan
chuyên môn thuộc UBND các cấp;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 150/TTr-SNV ngày
29/03/2010.
Căn cứ vào Quyết định số 12/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2010
về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành, thị.
9
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
a.Chức năng
Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về chuyên môn nghiệp
vụ thuộc lĩnh vực được giao.
b. Nhiệm vụ
Giúp UBND huyện giám sát các cơ quan, đơn vị của Trung ương, của
Tỉnh đóng trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị liên quan đến
hoạt động kinh tế- xã hội của địa phương.
c. Quyền hạn
UBND huyện có tư cách pháp nhân , có con dấu và tài khoản riêng, chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan.
d. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện.
Thường trực UBND huyện
Chủ tịch: Lê Tiến Anh
Phó chủ tịch thường trực: Dương Văn Sơn
Phó chủ tịch: Đỗ Ngọc Cơ
Phó chủ tịch: Nguyễn Việt Hưng
Ủy viên UBND huyện
Nguyễn Xuân Đài – Bí thư, chủ tịch UBND huyện
Đỗ Ngọc Cơ –phó chủ tịch UBND huyện
Dương Văn Sơn –phó chủ tịch thường trực UBND huyện
Nguyễn Việt Hưng –phó chủ tịch
Đỗ Đức Cường –Trưởng công an huyện
Trần Thái Mai –Chánh Văn phòng UBND huyện
Các Phòng, Ban thuộc chuyên môn UBND huyện
Văn phòng UBND huyện
Văn phòng HĐND và UBND huyện
Phòng Nội vụ
Phòng Tư Pháp
Phòng Tài chính-Kế hoạch
10
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội
Phòng Văn hóa và Thông tin
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Y tế
Thanh tra
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Công thương
Phòng Kinh tế
Phòng Quản lý đô thị
Chi cục thống kế
Ban quản lý dự án và đầu tư xây dựng
Các đơn vị hành chính của huyện
Thị trấn Tam Sơn
Xã Bạch Lựu
Xã Hải Hậu
Xã Đôn Nhân
Xã Quang Yên
Xã Lãng Công
Xã Nhân Đạo
Xã Phương Khoan
Xã Đồng Quế
Xã Nhạo Sơn
Xã Như Thụy
Xã Yên Thạch
Xã Tân Lập
Xã Tứ Yên
Xã Đồng Thịnh
Xã Đức Bác
Xã Cao Phong
11
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN SÔNG LÔ
1.2. Hoạt động quản lý
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Văn thư, Lưu
trữ.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của
UBND huyện và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Phòng Nội vụ, các cơ
quan, đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn tổ chức triển khai, thực hiện quy
định về công tác Văn thư, Lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tập trung chủ yếu vào các
nội dung sau:
Xây dựng và ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ cơ quan thực
hiện theo hướng dẫn tại công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6 tháng 5 năm
2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế
công tác Văn thư và Lưu trữ tại cơ quan.
Thực hiện đúng các quy định về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày
văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến: theo hướng dẫn tại công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến.
* Quản lý chỉ đạo công tác văn thư ở UBND huyện Sông lô
Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác văn thư
Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư.
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư.
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.
12
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư.
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư.
* Công tác soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.
Ban hành văn bản.
*Công tác quản lý văn bản:
Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình
bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
*Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ
chức .
13
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức trong
việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
*Quản lý và sử dụng con dấu
Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu và bảo đảm bảo quản an toàn
con dấu: dấu tròn, dấu ủy ban, dấu chức danh, dấu tên...
Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ
quan.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết
với nhau, nếu một khâu nghiệp vụ là không tốt sẽ ảnh hưởng đến khâu nghiệp
vụ khác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư có nhiều người tham gia từ
Thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư...
Nhiệm vụ của văn thư tại UBND huyện:
Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
Giúp Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban
14
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
hành.
Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày tháng
và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến,
văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công
chức, viên chức.
Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.
Căn cứ vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014 về
công tác văn thư.
Căn cứ vào thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào Nghị định và Thông tư trên, UBND huyện Sông Lô đã thực
hiện Công tác Văn thư theo quy định:
A. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và
luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 16 tháng 12 năm 2002
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
qun, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soan thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo;
+Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
15
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
+Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,cá nhân có lien
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
Đánh máy, nhân bản
Việc dánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
-Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo
thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiển tra
và chịu trách nhiệm về đọ chính xác của nội dung văn bản.
Ký văn bản
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ
quan, tổ cức có thẩm quền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) các văn
bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Bản sao văn bản
- Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm các bản sao
y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
B.QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
I. Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,
16
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì, Văn thư được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm.
Văn bản được chuyển qua mạng, Văn thư phải kiểm tra lại số lượng văn bản,
số lượng trang của văn bản, phát hiện sai sót phải thông báo cho nơi gửi để xem
xét và giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại xử lý như sau:
Loại phải bóc bì là các văn bản đến gửi cho cơ quan
Loại không bóc bì là các văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân trong cơ quan, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2001/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể
của cơ quan.
Việc bóc bì văn bản phải đảm các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu sô ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần kiểm tra.
3. Đóng dấu “Đến”,ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến. những văn bản qua mạng thì phải in ra giấy và
đóng dấu “Đến”.
17
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho nơi
nhận không phải đóng dấu đến.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu, dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm
ban hành văn bản.
Mẫu Dấu “Đến”
UBND HUYỆN SÔNG LÔ
VĂN PHÒNG
ĐẾN
Số:…………………
Ngày: ………………..
Chuyển:………………..
Lưu hồ sơ số: ………………..
II. Đăng ký văn bản đến
Ở UBND huyện Sông Lô văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn
bản và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
1. đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm UBND đã quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Hàng năm dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: sổ dăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản và sổ đăng ký văn bản mật đến;
Hàng năm số lượng văn bản từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến thì lập ba
sổ: sổ đăng ký văn đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; sổ đăng ký văn
bản đến của cơ quan; sổ đăng ký văn bản mật đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
18
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
UBND HUYỆN SÔNG LÔ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:….
Từ ngày………..đến ngày……..
Từ số………….. đến số……….
Quyển số:………
Ngày
Số
Tác
Số ký
Ngày
Tên loại
đến
đến
giả
hiệu
tháng
và trích
văn
văn
công văn
yếu nội
người
bản
(3)
bản
(4)
(5)
dung
(6)
nhận
(7)
(1)
(2)
Nơi
Ký
Ghi
nhận và nhận chú
(8)
(9)
Đăng ký văn bản đến
Đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
khoogn dùng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
2. Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản ký văn bản của
UBND huyện cung cấp chương trình phần mềm đó.
19
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và diện rộng để đăng ký văn
bản mật đến.
III. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến
chỉ các mức độ khẩn thì trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, chức năng
nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải
quyết văn bản.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi rõ vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến” ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được ghi
vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng
ký văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. việc chuyển giao văn
bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị vào sổ đăng ký, trình cho
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết. căn cứ vào ý kiến người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyển văn bản
đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính qua mạng Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số
và ngày đến như số đến và ngày đến của văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký
20
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
trước đó và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm của UBND huyện thì lập sổ
chuyển giao văn bản đến.
Mẫu sổ Chuyển giao văn bản đến:
Số đến
(1)
Ngày chuyển
(2)
Đơn vị hoặc người nhận
(3)
Ký nhận
(4)
Ghi chú
(5)
IV. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn do cơ quan quy định. Những văn bản chỉ mức độ khẩn thì
được giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan xem xét, quyết định phương án giải
quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân
2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh văn phòng trách nhiệm thực hiện
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo cho Chánh văn phòng.
Văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi,
thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
C.QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
I. Kiểm tra thể thức kỹ thuật và trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
1. Kiểm tra thể thức kỹ thuật và trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
21
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số văn bản
Tất cả văn bản đi của UBND huyện được ghi theo hệ thống số chung của
cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), quy định, quy
chế, hướng dẫn đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
Các văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một thống số
riêng.
Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành.
II. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
1.Đăng ký văn bản đi băng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đi
UBND HUYỆN SÔNG LÔ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:...........
Từ ngày...........đến ngày........
Từ số...............đến số.............
Quyển:............
22
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
Ngày
Số và Tên loại Người
tháng
ký
và
ký
Nơi Đơnvị
nhận
hoặc người lượng
của văn hiệu
trích yếu
nhận
bản
(1)
nội dung
(3)
lưu
(6)
(2)
(4)
(5)
Số
Ghi
chú
bản văn
bản
(7)
(8)
2.Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
tính
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản ký văn bản của
UBND huyện cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy đế ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
III. nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1.Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản đúng so lượng được xác định ở phần nơi nhận của
23
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều
8 Nghị định 33/2002/NĐ-CP.
2.Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và
phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùn lên một phần các giấy tờ; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.
3.Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b, mực dấu đỏ
tươi.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“tài liệu thu hồi” trên văn bản được đóng vào ô số 10a, dấu Tài liệu thu hồi được
đóng vào ô số 11.
IV. làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
1.làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọn bì: Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước văn bản. bì
văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12\2002\TTBCA
Trình bày bì và viết bì
Vào bì và dán bì tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách
gấp văn bản để vào bì. Khi gấp lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm
nhàu văn bản.
Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
24
Sinh viên: Đào Thị Thu Hà
Lớp: Văn thư – lưu trữ
văn bản trong bì. Việc đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu
chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2
và Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA.
2.chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong UBND huyện, UBND
huyện có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển
giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư nên lập sổ chuyển giao riêng.
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi:
Số đến Ngày chuyển
(1)
(2)
Đơn vị hoặc người nhận
(3)
Ký nhận
(4)
Ghi chú
(5)
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan khác tất cả văn bản đi do Văn thư và
người làm giao liên cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơ quan khác đều phải
được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
Khi chuyển giao văn bản người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
Chuyển giao văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ.
Chuyển phát văn bản đi qua mạngvăn bản đi được chuyển cho nơi nhận qua
mạng sau đó thì gửi bản chính.
Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư
số12/2002/TT-BCA.
25
