Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND phường xuân tảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A.LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1: Giới thiệu về cơ quan thực tập....................................................6
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền han của UBND Phường Xuân Tảo. 6
1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng nhiệm vụ chủ yếu của những đơn vị
trực thuộc UBND phường Xuân Tảo..........................................................16
1.2.1 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Phường Xuân Tảo).....................16
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc phường.....17
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC,....23
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO. 23
2.1 Thực trạng tình hình công tác Lưu trữ của UBND phường Xuân Tảo. 23
2.1.1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan...............................................23
2.1.2. Xác định giá trị tài liệu......................................................................26
2.1.3. Chỉnh lý tài liệu.................................................................................26
2.1.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.................................27
2.1.5 Bảo quản tài liệu.................................................................................28
2.1.6 Tổ chức khai thác sử dụng tào liệu lưu trữ.........................................28
2.2 Tình hình công tác lưu trữ của cơ quan trong việc tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.....................................................................................29
2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo
.....................................................................................................................29
2.2.2 Công tác chỉ đạo Lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo...................30
2.3 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT của
UBND Phường Xuân Tảo...........................................................................31
2.3.1 Cơ sở khoa học...................................................................................31
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

2.3.2 Thực trạng tình hình công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của UBND Phường Xuân Tảo...............................................................33
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ...........................35
CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO...............................35
3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo....................................35
3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................35
3.1.2 Tồn tại.................................................................................................36
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức khai thác, sủ dụng tài
liệu lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo..................................................37
3.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan..........................................................37
3.4 Một sồ kiến nghị đối với nhà trường.....................................................37
KẾT LUẬN.................................................................................................39

Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

A.LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đã trải qua hàng ngàn năm hình thành và phát triển của lịch
sử, xã hội loài người, chúng ta không khỏi tự hào khi bước đi của mình ngày
càng tiến tới gần hơn với nền văn minh trí tuệ của nhân loại.Quá trình hình
thành và phát triển của xã hội loài người luôn gắn với việc trao đổi thông tin.
Không những vậy thông tin còn là nhu cầu của đời sống xã hội và cho đến nay
nhu cầu sử dụng thông tin trên thế giới đã trở thành vấn để ngày càng cấp thiết
và không thể thiếu trong mọi hoạt động của con người.
Để trang bị và củng cố những kiến thức đã được học, đồng thời nâng cao năng
lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cho một sinh
viên trước khi rời ghế nhà trường là một phần quan trọng không thể thiếu. Việc
thực tập tốt nghiệp trong và ngoài cơ quan sẽ giúp cho sinh viên có thể vận dụng
những kiến thức kỹ năng đã học vào thực tiễn nhằm củng cố kiến thức, đồng
thời tạo lập dần tác phong làm việc cũng như những va chạm vào công việc thực
tế mà sau khi ra trường sinh viên sẽ đảm nhiệm.
Ở mỗi một chuyên nghành đào tạo do tính đặc thù của nghành bậc đào tạo mà
quá trình thực tập được phân chia khác nhau. Từ vị trí, ý nghĩa đặc biệt của công
tác Lưu trữ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối
với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN” và tài liệu lưu trữ
có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học…của loài người. Chính từ quan điểm đó, trong văn kiện Đại
hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã nêu “Tổ chức tốt công tác Lưu trữ, bảo vệ an
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Như vậy, làm tốt công tác
lưu trữ sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, giúp cho công
việc được giải quyết nhanh chóng chính xác, cũng như góp phần vào công cuộc
cải cách nền hành chính Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương lần thứ
VIII khóa VII của Đảng đã đề ra và được đưa vào áp dụng trong thực tế.
Từ yêu cầu thực tiễn tại các cơ quan, tổ chức và vị trí, ý nghĩa vai trò của công
tác lưu trữ. Chính phủ đã ban hành Quyết định số: 109/BT thành lập Trường
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

1
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Trung học văn thư – Lưu trữ ( nay là Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ), ngày 18
tháng 12 năm 1971 theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước, được
liên Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp – Ủy ban Kế hoạch Nhà nước đồng
ý. Trong quá trình đào tạo của nhà Trường để gắn liền giữa lý thuyết và thực
tiễn chuyên nghành được đào tạo, nhà Trường đã tổ chức cho sinh viên cuối
khóa đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ, quan tổ chức và các doanh nghiệp.
Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng như được sự đồng
ý tiếp nhận của Ủy ban nhân dân Phường Xuân Tảo Quận Bắc Từ Liêm TP Hà
Nội.
Chuyên đề về “thực trạng các khâu nghiệp vụ về lưu trữ tại UBND Phường
Xuân Tảo” đó là: từ ý nghĩa cũng như hiệu quả của công tác Lưu trữ mang lại
cho sự phát triển của xã hội, trong đó tác dụng mà nó tạo ra cho các khối cơ
quan hành chính Nhà nước, mặt khác UBND Phường Xuân Tảo là một cơ quan
hành chính Phường mới lên đã từng bước đi lên phát triển một cách toàn diện,
nên em muốn tìm hiểu trong sự phát triển toàn diện đó công tác Lưu trữ đã đem
lại những đóng góp gì. Ngoài ra em muốn tìm hiểu thực tế hơn nữa những thuận
lợi, khó khăn cũng như những ưu điểm, hạn chế, những vướng mắc trong quá
trình cơ quan thực hiện công tác Lưu trữ kể từ khi cơ quan được thành lập cho
tới ngày nay, và quá trình tồn tại của công tác Lưu trữ .Trong quá trình thực hiện
chuyên đề, em đã gặp phải một số khó khăn như việc tiếp xúc đi sâu vào thực tế
để tìm hiểu về công tác Lưu trữ ở cơ quan do chưa có nhiều kinh nghiêm thực tế

mà chỉ có các nội dung lý thuyết được trang bị trong quá trình học tập, ngoài ra
tại cơ quan do chưa có phòng kho riêng nên việc tìm hiểu về quá trình tồn tại
của các nguồn tài liệu rất khó.Bên cạnh đó trong quá trình thực tập tại UBND
Phường Xuân Tảo em đã được trực tiếp tìm hiểu công tác Lưu trữ tại cơ quan,
được học hỏi kinh nghiệm từ các cán bộ Lưu trữ của UBND Phường Xuân Tảo,
qua đó đã giúp em hiểu hơn về nghiệp vụ của mình và tầm quan trọng của công
tác Lưu trữ đối với hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị.
Những kiến thức em được học trong Trường và trong đợt thực tập đã được em
thể hiện trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
2
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Để có được những thuận lợi trong quá trình thực hiện chuyên đề em xin chân
thành cảm ơn và bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới các thầy cô khoa Văn thư lưu trữ,
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các đồng chí lãnh đạo, cán bộ hướng dẫn tại
UBND Phường Xuân Tảo đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn
thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp này.
Hà Nội , ngày 23 tháng 4 năm 2015.
Sinh viên

Hoàng Xuân Linh
Báo cáo của em gồm các phần chính sau:
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CƠ QUAN

CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Em đã vận dụng những lý thuyết đã học để giải quyết vấn đề của thực tiễn
công việc. Em nhận thấy công tác xác định và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu
trữ là một trong những khâu quan trọng và không thể thiếu trong công tác lưu
trữ. Khi đi sâu tìm hiểu, thực hiện em lại thấy cái hay cái thú vị của công việc
thúc đẩy tình yêu và nhiệt huyết yêu nghề lưu trữ vì vậy em đã mạnh dạn lựa
chọn chuyên đề “xác định và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ” là nội dung
chính cho bài báo cáo thực tập cuối khóa.
Từ đó rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất của người cán bộ lưu trữ
hiện đại. Mặt khác đây cũng là dịp để bản thân em đúc rút những kinh nghiệm,
bổ sung thêm kiến thức phục vụ kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.
Trong thời gian thực tập tại cơ quan em đã gặp những thuận lợi và khó
3
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

khăn sau:
1. Thuận lợi.
Về phía nhà trường.
Được sự hướng dẫn chỉ đạo tận tình của nhà trường cũng như toàn thể quí
thầy, cô trong Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã trang bị cho em những kiến
thức quý báu cùng những kĩ năng không thể thiếu để hoàn thành tốt bài báo cáo
cũng như những công việc được giao tại cơ quan.
Về phía cơ quan.
Được sự đồng ý phối hợp và tiếp nhận của Ủy Ban Nhân Dân Phường

Xuân Tảo .Ngoài sự giúp đỡ của các thầy, cô trong trường thì trong đợt thực tập
vừa qua tại Ủy Ban Nhân Dân Phường Xuân Tảo em cũng có những thuận lợi
đó là được sự chỉ bảo tận tình của các bác, các chú cũng như các anh, chị trong
cơ quan đã giúp em có thêm kiến thức thực tế về công tác lưu trữ , cho em hiểu
tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với tất cả các cơ quan là như thế nào.
Đồng thời cơ quan đã giúp đỡ và phối hợp để em có thể vận dụng những gì mà
mình đã học trong trường vào trong thực tế.
2. Khó khăn.
Bên cạnh những thuận lợi thì em cũng gặp một số khó khăn trong quá trình thực
tập. Những khó khăn đó là:
Về mặt chủ quan.
Do kiến thức được trang bị vẫn còn hạn chế, bên cạnh đó là bản thân cũng
chưa có cơ hội và kiến thức trong công việc thực tế cũng như sự cọ sát nhiều
trong công việc nên có đôi lúc còn bỡ ngỡ, sai xót trong công việc.
Về mặt khách quan.
Do kinh tế của Ủy Ban Nhân Dân còn có mặt hạn chế nên phòng làm việc
không được rộng rãi, các trang thiết bị còn thiếu thốn và chưa được đồng bộ…
chính những điều đó đã làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc.
Trong thời gian thực tập từ ngày 2/3/2015 đến ngày 24/4/2015 tại
UBND Phường Xuân Tảo em đã thu được nhiều thành quả đáng khích lệ. Có
được những thành quả đó là sự tận tình của Thầy, Cô trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và cô chú, anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện chỉ bảo tận tình để em
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

4
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình. Với lý luận đã được thầy cô trang bị
cùng với kỹ năng chuyên môn thu được qua kỳ thực tập này, em tin rằng đó là
vốn kiến thức vững chắc ban đầu, là hành trang để em tự tin bước vào môi
trường thực tế của các cơ quan và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Dưới đây là bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp của em, mặc dù
trong quá trình làm báo cáo em đã nỗ lực hết mình và được Thầy Cô cùng các
cán bộ trong cơ quan hướng dẫn tận tình, nhưng vì bản thân là em còn chưa có
kinh nghiệm lại là lần đầu tiên tiếp xúc vào thực tế, cho nên trong quá trình viết
báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em kính mong thầy cô giáo
trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các cô chú, anh chị trong cơ quan đóng
góp ý kiến và tạo điều kiện giúp đỡ để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đợt thực tập này em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên Nguyễn
Thị Mai giáo viên chủ nhiệm lớp Lưu trữ học K6, các Thầy (Cô) trong Khoa
Văn thư-Lưu trữ, các Thầy (Cô) trong Trường Đại học Nội vụ Hà nội cùng toàn
thể cô, chú trong cơ quan đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu về công
tác lưu trữ, em chúc Quý Thầy (Cô) luôn mạnh khoẻ, công tác tốt đạt được
những kết quả vẻ vang trong sự nghiệp trồng người.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

5
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Chương 1: Giới thiệu về cơ quan thực tập
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền han của UBND Phường Xuân
Tảo
Phường Xuân Tảo là một phường thuộc quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà
Nội, Việt Nam trên cơ sở phần diện tích tự nhiên và dân số còn lại của xã Xuân
Đỉnh. Phường Xuân Tảo có 226,30 ha diện tích tự nhiên và 12.622 nhân khẩu.
Địa giới hành chính phường Xuân Tảo: Đông giáp quận Tây Hồ; Tây giáp
phường Cổ Nhuế 1, Nam giáp quận Tây Hồ, Bắc giáp phường Xuân Đỉnh.
- Thành lập phường Cổ Nhuế 1 trên cơ sở một phần diện tích tự nhiên và
dân số (217,70 ha và 33.346 nhân khẩu) của xã Cổ Nhuế, 3,30 ha diện tích tự
nhiên và 372 nhân khẩu của thị trấn Cầu Diễn. Phường Cổ Nhuế 1 có 221 ha
diện tích tự nhiên và 33.718 nhân khẩu.
Địa giới hành chính phường Cổ Nhuế 1: Đông giáp phường Xuân Tảo và
quận Cầu Giấy; Tây giáp các phường Phú Diễn và Cổ Nhuế 2; Nam giáp quận
Cầu Giấy; Bắc giáp phường Cổ Nhuế 2.
*chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND Phường Xuân Tảo
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường được quy định trong
Luật Tổ chức Hội dồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân nước Cộng hòa Xã hội
Chủ nghĩa Việt Nam 2003.
Trích Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân nước Cộng Hòa
Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Uỷ ban Nhân dân do Hội đồng Nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân,cơ quan hành chính nhà nước ở phường,chịu trách nhiệm trước
Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp,luật,các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng Nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đẩm thực hiện chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế xã hội,củng cố
quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban Nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước,góp phần bảo đảm sự

chỉ đạo,quản lý thống nhất trong bộ máy nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên
6
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

tắc tập trung dân chủ,thực hiện nhiệm vụ của mình,quyền hạn của mình theo
Hiến pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên ,phát huy quyền
làm chủ của nhân dân,tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa,ngăn ngừa và
chống các biểu hiện quan liêu,hách dịch,cửa quyền tham nhũng,lãng phí vô trách
nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ công chức và trong bộ máy
chính quyền địa phương.
Trong lĩnh vực kinh tế Uỷ ban Nhân dân Phường thực hiên những nhiệm
vụ sau:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình Hộ đồng Nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban Nhân dân phê duyệt, tổ chức thực hiện
kế hoạch đó.
Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn dự toán thu chi ngân sách địa
phương và phương án phân bố dự toán ngân sách cấp mình,dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán địa phương
trình Hội đồng Nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân các
cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Quản lý và sử dụng hợp lý,có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công tích ở phường, xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường
giao thông, trụ sở trường học , trạm y tế công trình điện nước theo quy định của
pháp luật.
Huy động sự đóng góp của các tổ chức,cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của Phường trên nguyên tắc tập trung dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai,có kiểm tra kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích,đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp và thủ công nghiệp Uỷ ban Nhân
Phường thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình,kế hoạch,đề án khuyến
7
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển sản xuất
và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế,cây trồng vật nuôi trong sản
xuất quy hoạch,kế hoạch chung và phòng ngừa các bệnh dịch đối với cây trồng
vật nuôi.
Quản lý kiểm tra việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành nghề truyền thống
ở phường và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học công nghệ để phát triển các
ngành nghề mới.
Trong lĩnh vực giao thông vận tải,Uỷ ban Nhân dân Phường thực hiện

những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
Tổ chức tu sửa xây dựng đường giao thông trong phường theo phân cấp.
Quản lý việc xây dựng,cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
Tổ chức việc bảo vệ ,kiểm tra xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông cầu,cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực y tế, văn hóa xã hội,thể dục thể thao Uỷ ban Nhân dân
Phường thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phường, phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiên các
lớp bổ túc văn hóa,thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân quản lý trường
tiểu học trường trung học cơ sở trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh.
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao,tổ
8
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

chức các lễ hội cổ chuyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn

hóa và danh lam thắng cảnh ở trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh bệnh binh,gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có công với cách mạng theo quy định của pháp luật.
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn,người già cô đơn, người tàn tật,trẻ mồ coi không nơi nương
tựa, tổ chức các hình thức nuôi dưỡng,chăm sóc các đối tượng chính sách ở
phường theo quy định của pháp luật.
Quản lý bảo vệ,tu bổ nghĩa trang liệt sĩ;quy hoạch quản lý nghĩa địa ở
phường
Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh,trật tự an toàn xã hội và thi hành pháp
luật Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
phường chiến đấu trong khu vực phòng thủ.
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch, đăng kí
quản lý quân nhân dự bị động viên, tổ chức việc xây dựng huấn luyện,sử dụng
dân quân tự vệ ở phường.
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh,trật tự,an toàn xã hội, xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh, thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở phường.
Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng kí tạm trú,quản lý việc đi lại của
người nước ngoài tại phường.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,Uỷ ban
nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
sách dân tộc,chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân
ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật Uỷ ban nhân dân phường có những nhiệm
vụ và quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật
9

Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lí vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
*Quy chế làm việc của Uỷ ban Nhân dân Phường Xuân Tảo
Quy chế làm việc của ủy ban nhân Phường Xuân Tảo quy định về nguyên
tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ
công tắc của ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo.
*Nguyên tắc làm việc của ủy ban nhân dân Phường:
Uỷ ban nhân dân phường tổ chức hoạt động,thực hiện nhiệm vụ quyền
hạn theo đúng luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân đã được
Quốc hội khóa XI kì họp thứ 4 thông qua ngày 26-11-2003(sửa đổi bổ sung năm
2010) và Nghị định 107/2004/NĐ-CP của chính phủ.
Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát
huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo
của Chủ tịch, phó Chủ tịch, ủy viên ủy ban nhân dân. Mỗi cán bộ, công chức
phường đề phải chịu trách nhiệm về lĩnh vực được phân công và làm những
nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chủ tịch ủy ban nhân dân phường.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng Nhân dân, phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ

ban Nhân dân với Uỷ ban Mặt trận Tổ Quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp
trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ, chức năng quản lý nhà nước ở
phường , góp phần bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai , minh bạch kịp thời,
hiệu quả, theo đúng trình tự, thủ tục,thời hạn quy định và chương trình kế hoạch
công tác của ủy ban nhân dân phường.
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

10
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Cán bộ công chức phường phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp
của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động
của ủy ban nhân dân phường ngày càng chính quy hiện đại, vì mục tiêu xây
dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
*Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc của ủy ban nhân dân phường:
Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo chế độ thủ trưởng, thực hiện
theo đúng chủ trương chính sách của Đảng , pháp luật của Nhà nước, các quy
định của cơ quan cấp trên và thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan
,đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận tập thể,quyết định theo đa số
các vấn đề được quy định tại Điều 124 Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ
ban Nhân dân năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy
định thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân phường

Cách thức giải quyết công việc của Uỷ ban nhân dân phường.
Uỷ ban nhân dân phường họp thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các
vấn đề trong phiên họp Uỷ ban nhân dân, đối với các vấn đề cần giải quyết gấp
nhưng không tổ chức họp, văn phòng ủy ban nhân dân gửi toàn bộ hồ sơ của vấn
đề cần sử lý đến các thành viên ủy ban nhân dân để lấy ý kiến. Nếu quá nửa
tổng số thành viên ủy ban nhân dân nhất trí thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã
tổng hợp, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân phường tại phiên họp gần nhất.
*Trách nhiệm,phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Uỷ ban nhân
dân phường:
- Trách nhiệm chung;
Tích cực chủ động tham gia các công việc chung của Uỷ ban nhân dân, tham
dự đầy đủ các phiên họp của Uỷ ban nhân dân, cùng tập thể quyết định các vấn
đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân, tổ chức chỉ đạo chủ
trương, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà Nước, kiên quyết đấu tranh
chống tham nhũng,thực hành tiết kiệm chống lãng phí, tăng cường kiểm tra đôn
đốc cán bộ thường xuyên học tập nâng cao trình độ nghiên cứu đề xuất với cấp
có thẩm quyền về chủ trương chính sách đang thi hành tại cơ sở.
11
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Không được nói và làm trái các nghị quyết của Hội đồng nhân dân,chỉ thị
của Uỷ ban nhân dân phường và các văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp
trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành,nhưng được trình bày ý

kiến với Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân , Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
phường.
-Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân phường Xuân Tảo. Là người chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường về quản lý nhà nước trên địa bàn
phường Xuân Tảo, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của Uỷ ban
nhân dân,tổ chức thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân,triệu tập và
chủ trì các phiên họp của Uỷ ban nhân dân,chỉ đạo các hoạt động đối nội đối
ngoại của Phường Xuân Tảo.
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và chương trình công
tác của Uỷ ban nhân dân phường.
Trực tiếp chỉ đạo lĩnh vực, nội chính, tài chính,dự án đầu tư,công tác quy
hoạch nhà đất,công tác tổ chức địa giới hành chính,tài nguyên môi trường,an
ninh quốc phòng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân phường.
Kí các văn bản pháp quy về chính sách, chế độ chung và báo cáo của Uỷ ban
nhân dân phường trình, Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường.
Giữ mối quan hệ thường xuyên với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
Mặt trận Tổ Quốc và các đoàn thể chính trị phường.
Chỉ đạo thực hiện các chương trình an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội,
cải cách hành chính, chống tham nhũng, chống lãng phí và thực hành tiết kiệm.
-Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc của Phó chủ tịch Uỷ ban nhân
dân phường Xuân Tảo : Ông Nguyễn Duy Tuấn
Là người tham mưu,giúp việc cho Chủ tịch trên các lĩnh vực công việc được
phân công, đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo
Chủ tịch quyết định. Chấp hành sự phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
phường đối với những công việc phát sinh trong quá trình quản lý nhà nước.
Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh
12
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, tập thể Uỷ ban nhân
dân phường và Hội đồng nhân dân phường về mặt quản lý nhà nước trên lĩnh
vực được phân công.
Thay mặt Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường điều hành công việc và kí các
văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường khi Chủ tịch
vắng mặt.
-Trách nhiệm phạm vi giải công việc của ủy viên Uỷ ban nhân dân
phường :
Uỷ viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân và Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân phường về nhiệm vụ được phân công.
Trực tiếp chỉ đạo,kiểm tra đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công
trên địa bàn phường chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành các công việc
đó.
Phối hợp với các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân, các cán bộ công chức
có liên quan và giữu mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của Uỷ ban
nhân dân để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường giao.
*Chế độ hội họp giải quyết công việc:
Phiên họp Uỷ ban nhân dân phường : Uỷ ban nhân dân phường 1 tuần họp
một lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch quyết định. Thành phần tham dự phiên họp
gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân phường . Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân mời thường trực Đảng ủy,thường trực Hội đồng nhân dân
cùng tham dự.Chủ tịch ủy ban Mặt trận Tổ Quốc, người đứng đầu các đoàn thể
nhân dân, cán bộ không chuyên trách,công chức cấp phường...

Hàng tuần Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết
định của Chủ tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất íuchỉ đạo các công tá, xử
lý các vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của Uỷ ban
nhân dân, Hội đồng nhân dân phường ,chuẩn bị nội dung các phiên họp khác do
Uỷ ban nhân dân phường chủ trì triển khai.
Trình tự giao ban:
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

13
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường báo cáo những công việc chính đã giải
quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc tồn tại và các công việc cần xử
lý, chương trình công tác tuần.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định Thường trực Đảng ủy, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban Mặt trận Tổ Quốc và người đứng đầu
các đoàn thể nhân dân phường , cán bộ không chuyên trách và công chức
phường, để thông báo tình hình kinh tế - xã hội,kiểm điểm sự chỉ đạo,điều hành
của Uỷ ban nhân dân và triển khai nhiệm vụ trong công tác sắp tới.
Các hội nghị chuyên đề sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của Uỷ ban
nhân dân phường về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tổ chức theo hướng dẫn
của cơ quan Nhà nước cấp trên.
Các cán bộ, công chức phường phải tham dự đầy đủ và đúng thành phần
quy định các cuộc họp, tập huấn do cấp trên triệu tập, sau khi tập huấn xong
phải báo cáo kết quả cuộc họp và kế hoạch công việc cần triển khai với Chủ tịch

hoặc Phó Chủ tịch phụ trách.
Việc tổ chức các cuộc họp và tiếp khách của Uỷ ban nhân dân phường phải
quán triệt tinh thần thiết thực,tiết kiệm chống lãng phí.
*Giai quyết các công việc của Uỷ ban nhân dân phường:
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm chỉ đạo,tổ chức giải
quyết công việc của công dân và tổ chức theo cơ chế một cửa, từ tiếp nhận yêu
cầu,hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả tại Uỷ ban nhân dân, ban hành quy trình về tiếp nhận hồ sơ xử lý ,trình ký,
trả kết quả cho công dân theo quy định hiện hành.
Công khai niêm yết tại trụ sở Uỷ ban nhân dân các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước, của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phường, các thủ
tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của công dân, tổ chức,
bảo đảm công việc giải quyết nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và công dân,
xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân của cán bộ,
công chức phường.
Uỷ ban nhân dân phường có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận có liên
14
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

quan của Uỷ ban nhân dân để giải quyết công việc của công dân và tổ chức,
không để người có nhu cầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần.
Bố trí đủ cán bộ,công chức có năng lực phẩm chất,khả năng giao tiếp tốt để
tiếp công dân tại phòng hành chính một cửa, trong khả năng cho phép, cần bố trí
phòng làm việc thích hợp, trang trọng, đảm bảo những tiện nghi tối thiểu để

phục vụ nhân dân.
*Quan hệ công tác của Uỷ nhân dân phường:
Trong khi chỉ đạo điều hành,khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc
chưa được pháp luật quy định,Uỷ ban nhân dân phường phải báo cáo kịp thời để
xin ý kiến chỉ đạo, thực hiện nghiêm túc chế độ bác cáo tình hình lên cấp trên.
Uỷ ban nhân dân phường chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc về
chuyên môn cấp trên trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn
phường, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp trên trong đào
tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức phường, từng bước nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ công chức phường.
Uỷ ban nhân dân phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu
cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hưỡng dẫn nghiệp vụ của cấp trên,giữu
mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp trên,tuân thủ sự chỉ đạo thống
nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên.
Uỷ ban nhân dân phường chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy phường trong
việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ
đạo của các cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân phường chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng,
nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã
hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương,
có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ,đảng
viên có năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.
Uỷ ban nhân dân có trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội
đồng nhân dân và báo cáo tại các kì họp về việc thực hiện nghị quyết đó, chịu sự
giám sát của Uỷ ban nhân dân phường, phối hợp với thường trực hội đồng nhân
dân chuẩn bị nội dung các kì họp của Hội đồng nhân dân phường, xây dựng các
đề án trình Hội đồng nhân dân phường xem xét quyết định.
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

15

Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Uỷ ban nhân dân phường phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban Mặt trận Tổ Quốc và
các đoàn thể nhân dân phường trong việc thực hiện các công tác chăm lo đời
sống bảo vệ lợi ích của nhân dân, tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có
hiệu quả, định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình
phát triển kinh tế xã hội địa phương và các hoạt động của ủy ban nhân dân cho
các tổ chức này biết để phối hợp, vận động tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp
hành đúng chính sách, pháp luật,thực hiện tốt các nghĩa vụ công dân đối với nhà
nước và tham gia vào hoạt động quản lý Nhà nước ,quản lý xã hội chăm lo xây
dựng củng cố chính quyền cơ sở
1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng nhiệm vụ chủ yếu của những đơn vị
trực thuộc UBND phường Xuân Tảo
1.2.1 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Phường Xuân Tảo)

UBND Phường
Xuân Tảo

Chủ tịch

Phó Chủ tịch

Bộ
Bộ
Bộ

phận
phận
phận
tiếp
quân
văn
nhận
sự
hóa xã
hồ sơ
hội
và trả
kết
quả
16
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

Phó Chủ tịch

Bộ phận
Tài
chính

Bộ phận
Địa chính
Nhà đất

Kế toán

Khoa Văn thư _Lưu trữ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc phường
a. Ủy ban nhân dân phường.
* Chủ tịch Phường.
Là người phụ trách chung. Lãnh đạo điều hành các mặt của phường, đôn
đốc chỉ đạo các hoạt động của các phòng ban trực thuộc Ủy ban nhân dân.
* Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
Là người giúp việc cho Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ do Chủ tịch phân
công hoặc Chủ tịch ủy nhiệm giải quyết và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch.
Hàng tuần phải báo cáo kết quả công tác với Chủ tịch, những công việc phức
tạp đột xuất cần xin ý kiến của Chủ tịch để giải quyết.
* Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân.
Giúp Chủ tịch xã thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chủ tịch
phường. Khi Chủ tịch vắng mặt thì Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch về
kết quả thực hiện nhiệm vụ, liên đới chịu trách nhiệm tập thể trước Hội đồng
nhân dân phường về kết quả thực hiện nhiệm vụ.
Phối hợp với Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc phường và Tổ
đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh ứng cử trên địa bàn phường triển khai và thực
hiện các mặt công tác có liên quan của Hội đồng nhân dân và Thường trực Hội
đồng nhân dân phường, Phối hợp với hai Ban Hội đồng nhân dân phường xem
xét, đánh giá, thẩm định các nội dung có liên quan trình kỳ họp và xem xét kết
quả giám sát của hai Ban Hội đồng nhân dân phường.
Chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện, chương trình công tác hàng năm
của Thường trực Hội đồng nhân dân phường. Trực tiếp chỉ đạo xây dựng kế

hoạch giám sát của Thường trực Hội đồng nhân dân và tham gia giám sát cùng
với hai Ban Hội đồng nhân dân phường, theo dõi và thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn giám sát đối với lĩnh vực kinh tế - ngân sách, thi hành pháp luật, xây dựng
chính quyền. Chủ trì đôn đốc, kiểm tra, giám sát Uỷ ban nhân dân cùng cấp và
các ngành chức năng có liên quan thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
phường và các kiến nghị của Thường trực Hội đồng nhân dân, hai Ban Hội đồng
nhân dân sau các đợt giám sát.
Tiếp công dân, đôn đốc và xem xét tình hình giải quyết kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo của công dân.
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

17
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

Ký các văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân phường, hoặc các
văn bản khác được Chủ tịch Hội đồng nhân dân ủy quyền.
b.Văn phòng Ủy ban nhân dân phường.
Văn phòng có nhiệm vụ thực hiện các công tác và chịu trách nhiệm về
nhiệm vụ được giao.
Văn thư cơ quan đảm bảo công tác văn phòng.
c. Các phòng ban.
* Ban tài chính phường Xuân Tảo.
Để thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách phường Ban Tài chính
thuộc Uỷ ban nhân dân phường. Ban Tài chính phường có nhiệm vụ giúp Uỷ
ban nhân dân phường thực hiện quản lý tài chính và ngân sách phường theo quy

định của Nhà nước và sự hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan tài chính cấp trên.
Nhiệm vụ quản lý tài chính, ngân sách của Ban Tài chính phường:
+ Xây dựng dự toán ngân sách phường theo hướng dẫn của cơ quan tài
chính cấp trên, trình Uỷ ban nhân dân phường xem xét để trình Hội đồng nhân
dân phường quyết định.
+Thực hiện việc quản lý thu chi, quyết toán ngân sách phường theo dự
toán đã được quyết định, quản lý tài sản công tại phường theo quy định. Giúp
UBND phường trong việc khai thác mọi nguồn thu trên địa bàn, bảo đảm cho
các hoạt động tài chính, ngân sách của xã lành mạnh và theo đúng quy định của
Nhà nước.
+ Kiểm tra về tài chính, ngân sách theo hướng dẫn của cơ quan tài chính
cấp trên.
+ Báo cáo về tài chính, ngân sách theo đúng quy định.
Bộ máy của Ban Tài chính xã gồm Trưởng ban do Uỷ viên UBND
phường kiêm nhiệm, một Kế toán chuyên trách, một Thủ quỹ chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm.
Kế toán chuyên trách của Ban Tài chính phường phải là cán bộ được đào
tạo về chuyên môn nghiệp vụ tài chính, kế toán, việc bố trí, điều động cán bộ kế
toán ở phường phải được sự thoả thuận của Trưởng phòng Tài chính cấp trên.
* Văn phòng Đảng Ủy.
Văn phòng Đảng ủy có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Chủ tịch Ủy
ban nhân dân về chỉ đạo điều hành.
* Bí thư Đảng ủy phường.
Có vị trí, vai trò rất quan trọng, là người đứng đầu đảng bộ, có trách
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

18
Khoa Văn thư _Lưu trữ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

nhiệm lãnh đạo mọi mặt công tác của đảng bộ và chịu trách nhiệm trước đảng bộ
cấp trên, đồng thời, cùng với đảng bộ tích cực cụ thể hóa, vận dụng sáng tạo
đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, kiểm tra,
giám sát việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị của cấp trên và cấp mình, kiểm tra
đảng viên chấp hành Điều lệ, Quy định của Đảng. Bí thư cấp uỷ phường trực
tiếp chỉ đạo nội dung các cuộc họp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đảng bộ
theo đúng Điều lệ Quy định của Đảng. Bí thư cấp uỷ phường trực tiếp chỉ đạo
nội dung các cuộc họp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đảng bộ theo đúng Điều
lệ Đảng, nhất là nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ tự phê bình và phê bình.
Đảng, nhất là nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ tự phê bình và phê bình.
*Ban tư pháp.
Giúp UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: phổ biến
giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự,chứng thực hộ tịch,trợ giúp pháp lý hòa
giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác.
* Văn phòng thống kê.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong các lĩnh vực: Văn phòng,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường tổ
chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường.

+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân phường , nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền, tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân phường và thực hiện dân chủ cơ sở theo quy định của pháp luật.
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

19
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội
trên địa bàn phường dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường.
* Ban địa chính.
Thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường trong phạm vi
phường, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở
Tài nguyên và Môi trường và cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân cấp
trên quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường.
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên,
môi trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn

mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường
và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông
nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật.
Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản
xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường.
Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của Ủy ban nhân dân phường.
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
quyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theo quy
định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

20
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao.
* Thanh tra xây dựng quản lý môi trường.

* Ban công an.
Tổ chức công an phường: Công an phường gồm các chức danh: Trưởng Công
an phường, Phó trưởng Công an phường và Công an viên.
Công an viên: được bố trí tại phường bố trí làm nhiệm vụ thường trực tại
trụ sở hoặc nơi làm việc của Công an phường.
Bảo vệ và giữ gìn trật tự an ninh làng , truy bắt tội phạm, đảm bảo an
ninh, trật tự, an toàn xã hội ở địa bàn.
Công an phường: là lực lượng vũ trang bán chuyên trách, thuộc hệ thống
tổ chức của Công an nhân dân, làm nòng cốt trong phong trào toàn dân bảo vệ
an ninh Tổ quốc, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn phường.
Công an phường: có chức năng tham mưu cho cấp ủy Đảng, Uỷ ban nhân
dân cùng cấp về công tác bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn
phường, thực hiện chức năng quản lý về an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các biện
pháp phòng, chống tội phạm và các vi phạm pháp luật khác về an ninh, trật tự,
an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của công chức Trưởng Công an phường:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn
xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về
công an phường và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường giao.
Đối với thị trấn chưa bố trí lực lượng công an chính quy thì Trưởng Công
an thực hiện nhiệm vụ như đối với Trưởng Công an phường quy định tại khoản
1, khoản 2 và khoản 3 Điều này trên địa bàn.
* Ban chỉ huy quân sự.
Điều hành thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự ở cơ sở, đăng ký,
quản lý công dân trong độ tuổi thực hiện nghĩa vụ tham gia dân quân tự vệ, công
dân nam trong độ tuổi sẵn sàng nhập ngũ, tuyển chọn công dân nhập ngũ. Chủ

trì phối hợp với ban, ngành, đoàn thể tổ chức thực hiện công tác quốc phòng,
quân sự theo sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Đảng. Tổ chức đăng ký, quản lý,
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

21
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

bảo quản và sử dụng vũ khí, trang bị của các đơn vị dân quân thuộc quyền theo
quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của công chức Chỉ huy trưởng Quân sự:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự
trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân
quân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan
của cơ quan có thẩm quyền.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
giao.
* Ban quản trị nông nghiệp.
Hợp tác xã sản xuất nông nghiệp là một tổ chức kinh tế tập thể xã hội chủ
nghĩa của nhân dân lao động, xây dựng theo nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi
và quản lý dân chủ, được Đảng lãnh đạo và Nhà nước giúp đỡ.
Những tư liệu sản xuất của phường sản xuất nông nghiệp đều thuộc quyền
sở hữu tập thể. Phường phải sử dụng lao động tập thể, phát triển sản xuất, tăng
năng suất lao động trên cơ sở tăng cường giáo dục tư tưởng và cải tiến kỹ thuật,

đồng thời thực hiện phân phối theo lao động, sản xuất nông nghiệp có nhiệm vụ
đẩy mạnh sản xuất, thực hành tiết kiệm, nhằm không ngừng nâng cao mức sống
cho người dân, tăng tích lũy vốn cho phường và xây dựng cơ sở vật chất và kỹ
thuật của chủ nghĩa xã hội trong nông nghiệp, ngày càng giàu đẹp, làm tròn mọi
nghĩa vụ đối với sự nghiệp công nghiệp hóa xã hội chủ nghĩa.
* Phòng tiếp dân.
Trụ sở tiếp công dân Uỷ ban nhân dân phường là cơ quan đầu mối tiếp
nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân, phân loại và
tham mưu với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường để xử lý đơn theo quy định của
pháp luật.
d. Các tổ chức chính trị xã hội
Hội thanh niên văn hóa xã hội.
Ủy ban mặt trận Tổ quốc hôi người cao tuổi.
Hội liên hiệp phụ nữ.

Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

22
Khoa Văn thư _Lưu trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO
2.1 Thực trạng tình hình công tác Lưu trữ của UBND phường Xuân Tảo
Công tác lưu trữ là một hình thức hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
các vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài

liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa
học và các nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi sự khách quan của việc
quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nó là mắt xích không thể thiếu
trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước.
Hiện nay, UBND phường Xuân Tảo có một cán bộ làm công tác Lưu trữ (
kiêm nghiệm) có trình độ trung cấp cao đẳng đại học và có nghiệp vụ tương đối
vững vàng.
2.1.1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào các kho lưu trữ những
tài liệu có giá trị thực tiễn để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai
thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ, nhân viên làm
công tác công văn giấy tờ hoặc cán bộ làm công tác khác nhưng đi khi có làm
công việc liên quan tới giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà mình đang
giữ, giao nộp cho bộ phận hoặc phòng văn thư Lưu trữ cơ quan. Đối với những
hồ sơ đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng cán bộ, nhân viên cần
giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn phải nộp vào lưu trữ sau đó
làm các thủ tục cho mượn hồ sơ.
Theo quy định của UBND Phường Xuân Tảo thì cán bộ văn thư – lưu trữ
phải thu thập sau khi các phòng ban đến xin dấu. Nghĩa là cán bộ văn thư - Lưu
trữ sẽ giữ lại bản gốc có chữ kí trực tiếp của lãnh đạo cơ quan. Tại UBND
Phường Xuân Tảo vì chưa có kho lưu trữ nên việc thu thập tài liệu được thực
Sinh Viên : Hoàng Xuân Linh: LTHK6

23
Khoa Văn thư _Lưu trữ