Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại UBND xã quốc tuấn

Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

MC LC
MC LC............................................................................................................1
A: PHN M U.............................................................................................1
B: PHN NI DUNG.........................................................................................3
CHNG 1: GII THIU VI NẫT V C QUAN, T CHC...............3
1.1: Lch s hỡnh thnh, chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t
chc ca UBND xó Quc Tun.....................................................................3
1.1.1: Lch s hỡnh thnh ca UBND xó Quc Tun..................................3
1.1.2: Chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t chc ca UBND xó
Quc Tun.......................................................................................................4
3. c cu t chc ca UBND xó Quc Tun:..............................................5
1.2. Tỡnh hỡnh t chc, chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t
chc ca cỏn b vn th................................................................................7
1.2.1V tỡnh hỡnh t chc cụng tỏc vn th: ..............................................7
1.2.2Chc nng , nhim v, quyn hn ca n v ph trỏch cụng tỏc
vn th lu tr................................................................................................7
1.2.3 C cu t chc cu b phn vn th..................................................8
CHNG 2: THC TRNG CễNG TC VN TH CA UBND X
QUC TUN.......................................................................................................9
2.1: HOT NG QUN Lí...........................................................................9
2.1.1 Qun lý, ch o cụng tỏc vn th:......................................................9
2.1.2Cụng tỏc son tho vn bn:.................................................................9
2.1.3 Qun lý cụng vn bn:..........................................................................9
2.1.4 Qun lý con du..................................................................................12
2.2 HOT NG NGHIP V...................................................................13
CHNG 3: BO CO KT QU THC TP TI C QUAN, T
CHC V XUT, KHUYN NGH........................................................23

3.1 Bỏo cỏo túm tt nhng cụng vic ó lm trong thi gian thc tp v
kt qu t c.........................................................................................23

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 xut gii phỏp nõng cao cht lng cụng tỏc vn th ca UBND
xó Quc Tun................................................................................................24
3.3 mt s kin ngh.....................................................................................25
C.KT LUN....................................................................................................27
PH LC...........................................................................................................29

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội
A: PHN M U

Thc tp thc t cú vai trũ quan trng trong chng trỡnh o to cỏc
chuyờn ngnh ca trng núi chung, chuyờn ngnh vn th lu tr núi riờng.

Vi mc ớch gn lin nh trng vi xó hi, lý lun vi thc tin hng nm
khoa v nh trng u t chc cho sinh viờn cui nm ba i thc tp thc t.
Qua t thc tp ny, sinh viờn c rốn luyn thờm k nng ngh nghip, cng
c kin thc ó hc ng thi nõng cao nng lc ngh nghip, ý thc trỏch
nhim v phong cỏch lm vic ca mt cỏn b lm cụng tỏc vn th lu tr.
c s ng ý ca lónh UBND xó Quc Tun, theo s phõn cụng ca
khoa Vn th Lu tr, em v kin tp ti vn phũng Hi ng nhõn dõn v U
ban nhõn dõn xó Quc Tun t ngy 02/03/2015 n ngy 24/4/2015. Vi thi
gian thc tp khụng phi l di nhng ó em li cho em nhng kt qu ý ngha
quý giỏ, nht l nhng kinh nghim thc t m em ó ỳc kt c b sung
vo phn nghip v chuyờn mụn ca mỡnh di s hng dn giỳp tn tỡnh
ca Cỏn b Vn phũng trong t thc tp, em ó hc c phong cỏch lm vic
ca mt cỏn b Vn th Lu tr. Mt cụng vic ũi hi s nh nhng khộo
lộo, t nh giỳp c lc cho lónh o trong vic gii quyt cỏc cụng vic hng
ngy.L mt cỏn b Vn th trong tng lai, t thc tp ny ó trang b cho em
mt s kin thc c bn. Trc ht l s nhn thc rừ rng v cụng tỏc Vn th
cng nh nhn thc c tm quan trng ca cụng tỏc Vn th i vi s phỏt
trin ca t Nc, thy c nhng bt cp trong cụng tỏc ny c quan. T
ú thy c trỏch nhim, ngha v ca th h cỏn b tr l rt ln. t thc tp
ó giỳp em nhn ra c nhng im yu ca mỡnh trong cỏc khõu nghip v
chuyờn mụn, s thiu kinh nghim trong quỏ trỡnh thc hin cỏc thao tỏc, nghip
v Vn th Lu tr, t õy em cú th khc phc c nhng l hng v kin
thc chuyờn mụn m chng trỡnh lý thuyt khụng th ỏp ng . Cú th núi
i thc tp ó giỳp cho chỳng em c th hoỏ v nm chc hn kin thc ca
mỡnh trng thnh hn, sau khi ó thc tp cỏc c quan.Vi bi bỏo cỏo ca
mỡnh, Em xin c trỡnh by c th v cụng tỏc vn th . Lý do Em chn chuyờn
ny vỡ tụi thy õy l mt chuyờn hay v thỳ v.
Qua bi bỏo cỏo ca mỡnh, cỏ nhõn em cng xin by t lũng cm n ti
tt c mi ngi ó giỳp em hon thnh tt t thc tp ca mỡnh qua quỏ
trỡnh hc tp cng nh nhng kinh nghim thc t ca bn thõn trong sut khúa

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

1

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

hc.
Em xin by t lũng cm n ti cỏc thy cụ trng i hc Ni v H Ni
ó truyn t cho chỳng em nhng kin thc l nhng bi ging trờn lp v
nhng vớ d sỏt vi thc t chỳng em tớch lu c kin thc lm hnh trang
khi bc vo cuc sng.
Tụi xin gi li cm n s quan tõm, giỳp ca cỏc cỏn b, lónh o ca
Vn phũng UBND xó Quc Tun ó to iu kin giỳp Tụi c tip xỳc
vi thc t cụng vic tỡm hiu k hn v phỏt hin ra nhng thiu xút m
mỡnh v ó tn tỡnh giỳp Tụi hon thnh bi bỏo cỏo ny.
.

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

2

Lớp: CĐVTLT K6

Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

B: PHN NI DUNG
CHNG 1: GII THIU VI NẫT V C QUAN, T CHC.
1.1: Lch s hỡnh thnh, chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t
chc ca UBND xó Quc Tun
1.1.1: Lch s hỡnh thnh ca UBND xó Quc Tun
L mt xó c canh cõy lỳa, ngnh ngh ớt phỏt trin nn kinh t ca xó
ch yu t lnh vc nụng nghip . Nhng trong nhng nm gn õy cựng vi
cụng cuc i mi ca t nc, kt hp vi lónh o trc tip ca cp y ng,
s ch ng ca chớnh quyn a phng xó nh ó cú nhng bc chuyn dch
c cu kinh t, phỏt trin nghnh ngh ph, a chn nuụi l ngun thu nhp
chớnh t nụng nghip, cỏc trang tri, gia tri phỏt trin hu ht cỏc thụn nõng t
trng thu nhp kinh t t nụng nghip tng mt bc ỏng k. Do ú xó nh ó
chỳ trng n vic o to ngun nhõn lc, i ng cỏn b cụng chc, chuyờn
trỏch c bit l cỏn b thụn, hng nm c c i o to nõng cao trỡnh
qun lý, trỡnh chuyờn mụn ỏp ng vi cụng vic v nhim v c giao,
c bit l i ng cỏn b lm cụng tỏc vn phũng, hng nm xó ó trớch mt
phn kinh phớ t chc chuyn giao khoa hc k thut, ỏp dng nhng tin b
mi vo phỏt trin kinh t, u t xõy dng c s vt cht nh: in, ng,
trng, trm, duy trỡ v bo tn, phỏt huy cỏc thit ch vn húa.
Trong quỏ trỡnh phỏt trin cú th núi Quc Tun l xó trong nhng nm
qua phỏt trin kinh t xó hi cú nhng bc nhy vt, an ninh chớnh tr, trt t an
ton xó hi luụn c gi vng v n nh: Trng THCS, trng tiu hc t
chun quc gia gii on 1. T l h nghốo hng nm gim mnh, thu nhp bỡnh
quõn u ngi t trờn 3 triu ng/ ngi/thỏng, i sng vt cht v tinh thn
ca nhõn dõn tng bc c ci thin to tin cho s phỏt trin kinh t - xó
hi ca a phng trong nhng nm tip theo.

Xó Quc Tun nm trung tõm phớa Bc Huyn Kin Xng, cỏch thnh
ph Thỏi Bỡnh 11km. danh gii hnh chớnh c xỏc nh nh sau:
- phớa Bc giỏp: Sụng Tr Lý v xó An Bỡnh
- phớa ụng giỏp: Xó Tr Giang v xó Hng Thỏi
- phớa Nam giỏp: xó Bỡnh Nguyờn v xó Quyt Tin
- phớa Tõy giỏp: xó An Bỡnh
Tng din tớch xó cú 684.91 ha, din tớch t canh tỏc cú 342 ha, cú dõn
s 6978 khu v cú 2340 h, v cú 7 thụn ( Thụn c Chỳng Nam, Thụn c

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

3

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

Chỳng Trung, Thụn c Chỳng Bc, Bớch Kờ, Thy Lng Tõy, Thy Lng
ụng)
* H thng chớnh tr:
- ng b cú 240 ng viờn, cú 12 chi b ng, trong ú cú 7 chi b
nụng thụn, 3 chi b trng hc, 1 chi b y t, 1 chi b trng hc.
- U ban mt trn T quc v cỏc on th hot ng khỏ ng u, hng
nm u hon thnh tt nhim v c giao.
- Hi Cu chin binh cú 7 chi hi trc thuc vi 190 thnh viờn.
- Hi Liờn Hip ph n xó cú 07 chi hi vi 365 hi viờn.
- Hi nụng dõn cú 07 chi hi vi 319 hi viờn.

- on thnh niờn xó cú 7 chi on vi 114 on viờn.
1.1.2: Chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t chc ca UBND xó
Quc Tun
1, Chc Nng ca UBND xó Quc Tun
U ban nhõn dõn xó do Hi ng nhõn dõn xó bu ra, l c quan chp
hnh ca Hi ng nhõn dõn, c quan hnh chớnh nh nc a phng chu
trỏch nhim trc Hi ng nhõn dõn xó v c quan nh nc cp trờn.
U ban nhõn dõn xó chu trỏch nhim chp hnh Hin Phỏp,Lut v cỏc
vn bn ca c quan nh nc cp trờn; Ngh quyt ca Hi ng nhõn dõn xó
nhm m bo thc hiờn ch trng, bin phỏp phỏt trin kinh t- xó hi cng
c an ninh quc phũng v thc hin chớnh sỏch khỏc trờn a bn.
U ban nhõn dõn xó thc hin chc nng qun lý Nh nc a phng
gúp phn bo m s ch o, qun lý thng nht trong b mỏy hnh chớnh nh
nc t trung ng n c s.
UBND xó Quc Tun cú tr s ti thụn Bớch Kờ, xó Quc Tun, Huyn
Kin Xng, Tnh Thỏi Bỡnh. Cú t cỏch phỏp nhõn, cú con du v ti khon
riờng.
2.Nhim v.
2.1 Trong lnh vc kinh t - xó hi : Xõy dng k hoch phỏt trin kinh t
- xó hi hng nm trỡnh Hi ng nhõn dõn thụng qua trỡnh U ban nhõn dõn
huyn phờ duyt, lp d toỏn thu chi ngõn sỏch, t chc thc hin v phi hp
vi cỏc c quan nh nc cp trờn trong vic qun lý ngõn sỏch nh nc trờn
a bn xó.
2.2 Trong lnh vc Nụng-Lõm-Thu sn : T chc hng dn vic thc
hin cỏc chng trỡnh, k hoch, ỏn khuyn khớch phỏt trin ng dng cỏc

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

4

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

tin b khoa hc k thut chuyn i c cu ,vt nuụi cõy trng, xõy dng cỏc
cụng trỡnh thu l, thc hin tu b cỏc cụng trỡnh thu li, phũng chng v khc
phc thiờn tai bóo lt, phỏt trin ngh truyn thng ca a phng.
2.3 Trong lnh vc xõy dng, giao thụng vn ti: T chc vic xõy dng
v tu sa ng giao thụng trong xó, qun lý vic xõy dng v cp phộp xõy
dng nh riờng l theo quy nh ca phỏp lut, t chc bo v kim tra, x lý
vi phm cụng trỡnh giao thụng.
2.4 Trong lnh vc giỏo dc y t xó hi, vn hoỏ v th dc th thao
Thc hin k hoch phỏt trin s nghip giỏo dc y t dõn s, k hoch
húa gia ỡnh v tr em, xõy dng phong tro v t chc hot ng vn hoỏ, th
dc th thao, l hi c truyn, bo tn v phỏt huy bn sc vn hoỏ ca cỏc dõn
tc, thc hin chớnh sỏch xó hi, nhõn o ca a phng.
2.5 Trong lnh vc Quc phũng, an ninh trt t an ton xó hi v thi hnh
phỏp lut a phng: T chc tuyờn truyn giỏo dc xõy dng quc phũng
ton dõn, khu vc phũng th, cụng tỏc quõn s a phng, thc hin nhim v
gi gỡn an ninh trt t, an ton xó hi, xõy dng phong tro qun chỳng bo v
an ninh T quc, phũng chng ti phm v cỏc t nn xó hi, qun lý nhõn h
khu ti a phng, tuyờn truyn ph bin giỏo dc phỏp lut , t chc tip dõn,
gii quyt khiu ni t cỏo v kin ngh ca cụng dõn theo thm quyn, t chc
thc hin hoc phi hp vi cỏc c quan chc nng trong vic thi hnh, t chc
thc hin cỏc quyt nh v x lý vi phm hnh chớnh theo quy nh ca phỏp
lut.
2.6 Trong vic thc hin chớnh sỏch dõn tc v chớnh sỏch tụn giỏo: T

chc, hng dn v bo m thc hin chớnh sỏch dõn tc v tụn giỏo theo quy
nh ca phỏp lut.
2.7.Thc hin np sng vn hoỏ, v sinh mụi trng v cỏc vic khỏc theo
quy nh ca phỏp lut.
3. c cu t chc ca UBND xó Quc Tun:
UBND xó Quc Tun nhim k 2010-2015, theo Lut t chc Hi ng
nhõn dõn v U ban nhõn dõn nm 2003 v Ngh nh s 107/2004/N-CP
ngy 01 thỏng 4 nm 2004 ca Chớnh Ph quy nh s lng Phú Ch tch v c
cu thnh viờn U ban nhõn dõn cỏc cp bao gm: 01 Ch tch, 01 Phú Ch tch,
01 U viờn U ban nhõn dõn v cỏc ban ngnh chuyờn mụn.
.3.1 Ch tch U ban nhõn dõn xó : ễng V Vn Nhi l cỏn b chuyờn
trỏch, chu trỏch nhim lónh o, ch o, iu hnh hot ng chung ca U

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

5

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

ban nhõn dõn xó v hot ng qun lý nh nc i vi lnh vc Kinh t, chớnh
tr, vn hoỏ, an ninh quc phũng ó c phõn cp theo a bn. Chu trỏch
nhim cỏ nhõn v thc hin nhim v quyn hn ca mỡnh theo quy nh ca
Lut t chc Hi ng nhõn dõn v U ban nhõn dõn nm 2003. Ph trỏch
chung, khi ni chớnh, quy hoch k hoch phỏt trin kinh t xó hi a
phng.

3.2 Phú Ch tch U ban nhõn dõn xó: ễng Phm Vn Yờn L cỏn b
chuyờn trỏch, trc tip ph trỏch khi vn hoỏ xó hi:T chc ch o thc hin
nhim v theo khi cụng vic gm: Khi vn hoỏ xó hi ca U ban nhõn dõn
do Ch tch U ban nhõn dõn xó phõn cụng v nhng cụng vic do Ch tch U
ban nhõn dõn u nhim khi Ch tch U ban nhõn dõn xó i vng.
3.3 Mt U viờn U ban nhõn dõn xó: l V Vn Thng U viờn U ban
nhõn dõn xó thc hin tho lun tp th v quyt nh nhng vn thuc nhim
v quyn hn ca U ban nhõn dõn xó.
U viờn u ban nhõn dõn xó ngoi nhim v chung cũn c phõn cụng
trc tip ph trỏch mt s lnh vc c th trờn lnh vc phõn cụng, u viờn u
ban nhõn dõn phi xõy dng chng trỡnh cụng tỏc v bỏo cỏo Ch tch U
ban nhõn dõn xó xõy dng chng trỡnh chung, chu trỏch nhim trc Ch tch
U ban nhõn dõn xó v nhim v lnh vc c phõn cụng ph trỏch, c trc
tip gii quyt hoc trỡnh U ban nhõn dõn, Ch tch U ban nhõn dõn cỏc vn
thuc lnh vc cụng tỏc
3.4 Cỏc ban ngnh chuyờn mụn thuc U ban nhõn dõn xó: L c quan
tham mu, giỳp U ban nhõn dõn xó thc hin chc nng qun lý nh nc a
phng v thc hin mt s nhim v quyn hn theo s u quyn ca Ch tch
u ban nhõn dõn xó .Theo ngh nh 121/2003/N-CP ngy 21/10/2003 ca
Chớnh Ph quy nh s lng cụng chc cp xó. U ban nhõn dõn xó Quc Tun
c b trớ vi cỏc chc danh cụng chc gm:
- Trng cụng an:
-Ch huy trng quõn s:
- vn phũng- ni v- th qu
-Vn phũng ng y hi ng nhõn dõn- thng kờ
-a chớnh Nụng nghip
- Xõy dng giao thụng cụng thng
-Ti chớnh - K toỏn
-T phỏp h tch 1(Ph trỏch cụng tỏc ng ký khai sinh, khai t, kt hụn)

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

6

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

-T phỏp 2 ( Ph trỏch h khu, kiờm phú cụng an)
-Vn hoỏ xó hi 1.( Ph trỏch cụng tỏc vn húa, thụng tin tuyờn truyn
Th dc th thao)
-Vn hoỏ xó hi 2.( Ph trỏch cụng tỏc lao ng thng binh xó hi)
1.2. Tỡnh hỡnh t chc, chc nng, nhim v, quyn hn, c cu t
chc ca cỏn b vn th
1.2.1V tỡnh hỡnh t chc cụng tỏc vn th:
B phn vn th cú ý ngha rt ln i vi s phỏt trin v b mt ca c
quan vỡ ú l u mi ca giao tip l b phn m bo thụng tin bng vn bn
phc v cho s ch o, iu hnh ca lónh o c quan. Chớnh vỡ vy, bt c
mt c quan no dự quy mụ ln hay nh cng khụng th khụng cú b phn vn
th.
Theo quy nh ca nh nc thỡ cú 2 loi vn th: vn th tp trung v
vn th phõn tỏn.
Vn th UBND xó Quc Tun c t chc theo mụ hỡnh Vn th tp
trung. Tt c vn bn i n ca c quan u phi qua b phn vn th qun
lý tp trung thng nht.
Ch tch l ngi chu trỏch nhim qun lý, ch o cụng tỏc vn th.
Cỏc khõu nghip v ca cụng tỏc vn th phi m bo cung cp kp thi,

y , chớnh xỏc nhng thụng tin cn thit , thc hin ỳng chc nng thõm
quyn ca mỡnh khụng b sai sút.
Cỏn b vn th ca U ban phng chu trỏch nhim kim tra,ụn c
vic thc hin cỏc vn bn ca cỏc chi b, t chc ng y.
T chc hi ngh tp hun v cụng tỏc vn th lu tr v ph bin cỏc
loi vn bn phỏp lut ca nc.
Phũng vn th c b trớ cnh phũng lm vic ca Ch tch thun li
cho cụng vic.
Cỏc trang thit b trong vn phũng c b trớ mt cỏch hp lý phc v
cho cụng vic ca vn phũng c thun li hn . hin nay vn phũng ó cú:
mỏy vi tớnh, mỏy photocopy,mỏy in, in thoi bn.
1.2.2Chc nng , nhim v, quyn hn ca n v ph trỏch cụng tỏc
vn th lu tr
Giỳp U ban nhõn dõn xó xõy dng chng trỡnh cụng tỏc, lch lm vic
v theo dừi thc hin chng trỡnh, lch lm vic ú,tng hp bỏo cỏo tỡnh hỡnh

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

7

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

kinh t - xó hi, tham mu giỳp U ban nhõn dõn xó trong vic ch o v thc
hin.
Giỳp U ban nhõn dõn d tho vn bn trỡnh cp cú thm quyn , lm bỏo

cỏo gi lờn cp trờn.
Qun lý cụng vn, s sỏch , giy t, qun lý vic lp h s lu tr, biu
bỏo cỏo thng kờ theo dừi bin ng s lng, cht lng cỏn b, cụng chc
phng.
Giỳp HND t chc k hp , giỳp UBND t chc tip dõn , tip khỏch ,
nhn n khiu ni ca nhõn dõn chuyn n HND v UBND hoc cp trờn cú
thm quyn gi quyt.
m bo iu kin vt cht phc v cho cỏc k hp ca HND cho cụng
vic ca UBND .
Giỳp y ban nhõn dõn v cụng tỏc thi ua khen thng xó.
Giỳp Hi ng nhõn dõn v U ban nhõn dõn thc hin nghip v cụng
tỏc bu c i biu HND v UBND theo quy nh ca phỏp lut v cụng tỏc
c giao.
Thc hin trỡnh ký cỏc giao dch hnh chớnh trc tip vi Ch tch UBND
xó, c bit cỏc vn bn cú liờn quan n yu t ngi nc ngoi,
Qun lý cỏn b, cụng chc v ngi lao ng , qun lý ti chớnh ti sn
ca vn phũng HND v UBND xó theo quy nh. qun lý s cỏn b chuyờn
mụn c UBND xó giao trỏch nhim cỏc lnh vc cụng tỏc.
T chc in n , sao chp cỏc vn bn do c quan ban hnh v c quan
khỏc ban hnh nhanh chúng chớnh xỏc
Tip nhn v gii quyt nhng yờu cu ca t chc cụng dõn theo nhim
c, quyn hn c giao.
Tng hp tỡnh hỡnh hot ng ca cỏc nghnh, cỏc n v , xúm, thụn,
lm bỏo cỏo HND v UBND xó
1.2.3 C cu t chc cu b phn vn th.
Vn phũng cú 01 cỏn b kiờm nhim l cụng tỏc vn th do Ch tch
UBND xó b nhim, min nhim, khen thng, k lut theo quyt nh ca phỏp
lut.
Cỏn b vn phũng chu trỏch nhim trc UBND phng v cỏc cụng
vic m Ch tch UBND xó giao cho, tng hp, bỏo cỏo tỡnh hỡnh hot ng ca

UBND v thc hin nhim v, quyn hn ca mỡnh.

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

8

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

CHNG 2: THC TRNG CễNG TC VN TH CA UBND X
QUC TUN
2.1: HOT NG QUN Lí
2.1.1 Qun lý, ch o cụng tỏc vn th:
Hin nay, vn bn qun lý, ch o xó cha cú quyt nh ban hnh.
Nh chỳng ta ó bit vn bn qun lý ch o l rt quan trng m cỏc c quan
phi ban hnh, thun tin cho cụng tỏc vn th
Nh vy, vn bn qun lý, ch o cụng tỏc vn th cú vai trũ rt quan
trng i vi c quan. Vỡ th m cỏc c quan cha ban hnh thỡ cn phi cú vn
bn v ban hnh kp thi cho vic qun lý ch o c thun li hn trong
cụng tỏc vn th. Nu cú vn bn, qun lý ch o thỡ cỏn b trong c quan s
nm rừ c ni dung yờu cu ca c quan v s thc hin ỳng theo nguyờn tc
ó ra.
Cụng tỏc vn th cú ni dng phc tp, nhiu cụng tỏc mang tớnh khoa
hc v k thut cao, Cỏn b lm cụng tỏc vn th ch l cỏn b bỏn chuyờn trỏch
do khụng ỏp ng c y cỏc yờu cu m cụng vic ra. Do vy hng
nm cú nhiu lp bi dng ngn hn do UBND xó Quc Tun t chc thc

hin theo s ch o chung ca UBND huyn Kin Xng, phc v cho vic
nõng cao trỡnh nghip v cho cỏc cỏn b bỏn chuyờn trỏch lm cụng tỏc vn
th.
Hỡnh thc t chc vn th c quan theo c ch tp trung. Cú ý ngha l
ton b cỏc thao tỏc nghip v ca cụng tỏc vn th c thc hin ti mt ni,
mt v trớ ca c quan hay lm vic núi chung ca c quan.
2.1.2Cụng tỏc son tho vn bn:
Vic Son tho vn bn do Cỏn b Vn phũng- thng kờ trc tip son
tho, ú l ch yu l nhng vn bn hnh chớnh thụng thng nh: Cụng vn,
Bỏo cỏo, Thụng bỏo, T trỡnh, quyt nh vn bn bao gm nhiu yu t
cu thnh nờn nú c vit nhiu vi trớ quy nh vi cỏch vit phụng ch, c
ch c quy nh cht ch ỳng tỡnh t, th thc theo quy nh ca phỏp lut
hin hnh nhm m bo cho cỏc vn bn cú tớnh phỏp lý, th hin quyn lc
ca vn bn.
2.1.3 Qun lý cụng vn bn:
Qun lý vn bn l ỏp dng nhng bin phỏp v nghip v nhm giỳp cho
c quan v th trng c quan nm c thnh phn, ni dung v tỡnh hỡnh

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

9

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

chuyn giao tip nhn gii quyt vn bn, s dng v bo qun vn bn trong

hot ng hng ngy ca c quan.
* Qun lý vn bn i
Son tho vn bn i
+ i vi vn bn thng:
- Cỏn b c phõn cụng tin hnh son tho vn bn v chu trỏch nhim v
ni dung v tớnh phỏp lý ca vn bn ú, ký nhỏy vo bờn cnh ch kt thỳc ni
dung vn bn trc khi trỡnh duyt.
+ i vi vn bn mt:
- Cỏn b xut mc ban hnh vn bn mt v son tho vn bn theo ni
dung yờu cu v th thc quy nh; Cỏn b d tho vn bn chu trỏch nhim v
ni dung v tớnh phỏp lý ca vn bn ú, ký nhỏy vo bờn cnh ch kt thỳc ni
dung vn bn trc khi trỡnh duyt.
+ Duyt vn bn tho
- Vn phũng thc hin soỏt xột ni dung, th thc vn bn v ký nhỏy vo gúc
phi mc chc v ca ngi cú thm quyn ban hnh vn bn sau khi vn bn
c chnh sa
* Duyt, ký vn bn
- Lónh o C quan xem xột ni dung, hỡnh thc vn bn v ký; nu khụng t
yờu cu, chuyn tr li cỏn b c phõn cụng son tho vn bn chnh sa.
- Ch ký ca ngi cú thm quyn vn bn phi rừ rng; khụng dựng bỳt chỡ,
mc hoc nhng th mc d phai ký vn bn.
* Lm th tc ban hnh
- Sau khi ó cú ch ký ca ngi cú thm quyn, vn bn c chuyn qua Vn
th; Vn th cú trỏch nhim kim tra th thc vn bn, vo s vn bn i, i
vi vn bn thng; vo s vn bn i v i vi vn bn mt lm cỏc th tc
ban hnh nu ỳng th thc qui nh.
- Vi nhng vn bn chuyn trong cỏc phũng ban hnh vn bn chuyn vn
bn qua vn phũng in t
* Gi vn bn i
+ i vi vn bn thng:

- Vn th cú trỏch nhim gi vn bn i theo a ch ó ch nh bng ng
bu chớnh (cỏc n v ngoi ngoi ngnh), qua mng vn phũng in t (cỏc n
v trong xó hoc n v cú kt ni vn phũng in t vi UBND)
+ i vi vn bn mt:

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

10

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

- Vn th cú trỏch nhim gi vn bn i theo a ch ó ch nh v m bo.
Nu vn chuyn theo ng bu in phi thc hin theo ỳng quy nh riờng
ca ngnh bu in
- Ngoi bỡ th cú úng du (ký hiu) theo ỳng mc yờu cu ca vn bn
Lu h s
- Sau khi ng ký v lm th tc ban hnh. B phn chuyờn mụn cú trỏch nhim
lu gi 01 bn chớnh (Vn th s chuyn qua vn phũng in t cho phũng ban
son tho v cỏc phũng liờn quan (nu cú), cỏn b vn th lu gi bn gc.
* Vic qun lý vn bn i ca UBND xó Quc Tun rt rừ rng, chớnh
xỏc, kp thi, an ton bớ mt. vn bn i ó th hin y cỏc ni dung song
s lng vn bn i ban hnh cũn quỏ ớt. S ng ký vn bn i gn gng, sch
s, d hiu.
* Qun lý vn bn n
* Tip nhn, ng ký vn bn n

Cỏn b Vn th cú nhim v tip nhn, ng ký vn bn n
- i vi vn bn thng:
+ Nhn, kim tra, phõn loi vn bn, vo s Vn bn n theo biu, ng thi
scan vn bn nhp vo vn phũng in t qun lý vn bn n, i vi vn bn
n c chuyn qua mỏy Fax hoc qua mng, cỏn b vn th cng phi kim
tra v s lng vn bn, s lng trang ca mi vn bn... v sau ú chuyn cho
Lónh o UBND x lý vn bn n.
+ Vn bn cú du "khn", "thng khn" phi c u tiờn búc bỡ ngay v trỡnh
lónh o c quan gii quyt kp thi.
+ Vn bn trờn bỡ th ghi rừ tờn ngi nhn thỡ chuyn thng cho ngi ú.
+ Mi vn bn n u c úng du N l bờn trỏi, phớa trờn trang u
ca vn bn, bng mc ; vo S vn bn n, trỡnh lónh o c quan xem xột,
ch o thc hin.
- i vi vn bn mt:
+ Vn bn bỡ cú du ch mc mt, tuyt mt thỡ cỏn b vn th búc bỡ
th, vo s vn bn n mt sau ú chuyn lónh o c quan xem xột, ch o
thc hin (khụng thc hin scan vn bn)
Xem xột ch o thc hin :
- lónh o c quan trc tip x lý vn bn n bỳt phờ vn bn phõn phi vn
bn n cỏc phũng, n v cỏ nhõn cú trỏch nhim chớnh x lý vn bn.
*Chuyn vn bn

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

11

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cỏn b vn th nhn vn bn n t lónh o xó phụtụ nhõn bn, khi phụtụ
xong Vn th chuyn cho cỏc phũng v n v, cỏ nhõn theo ch o ca lónh
o xó Cỏc phũng v n v, cỏ nhõn ký nhn vn bn ti S chuyn giao ca
Vn th, vi nhng vn bn ch cn chuyn trờn mng in t, vn th cn c
vo bỳt phờ chuyn trc tip qua mng cho phũng v cỏ nhõn theo bỳt phờ
Vn bn n c quan ngy no thỡ chuyn khụng quỏ 01 ngy, khụng chm.
Trng hp Vn th chuyn nhm vn bn hoc khụng ỳng ngi gii quyt
thỡ ngi nhn vn bn ú chuyn tr li vn th chuyn ỳng ni gii quyt.
Cỏc vn bn giy chuyn n cỏc phũng, hoc cỏ nhõn liờn quan thỡ n v, cỏ
nhõn ú cú trỏch nhiờm bo qun v lu tr. Cũn nu cỏc vn bn ch chuyn
bng ng in t thỡ vn th lu gi vn bn giy
*Thc hin x lý vn bn n
- B phn/cỏ nhõn liờn quan cú trỏch nhim nghiờn cu, thc hin vn bn n
theo ch o ca lónh o xó, k c vn bn thng v vn bn mt
*Lu h s
- B phn/Cỏ nhõn thc hin/lu gi vn bn ó c gii quyt theo quy nh.
- S vn bn n thng, s vn bn n mt c lu tr ti B phn Vn Th
trong thi gian 01 nm, sau ú chuyn lu tr.
2.1.4 Qun lý con du
* Nhng quy nh ca c quan v qun lý s dng con du:
- con du c giao cho cỏn b vn phũng thng kờ cú trỏch nhim, cú
trỡnh chuyờn mụn gi bo qun v phi chu trỏch nhim v vic gi v úng
du.
- khụng c t tin mang du theo ngi.
- nghiờm cm vic lm gi du, dựng du gi, s dng con du khụng quy
nh. Nu vi phm quy nh s b s lý theo ỳng phỏp lut hnh chớnh.
- Nghiờm cm vic úng du khng.

* S dng du:
- Ngi c giao gi du ch c úng du khi vn bn ỳng th thc
v cú ch ký ỳng thm quyn ca ngi ký vn bn.
- Du trờn vn bn phi ỳng chiu, rừ rng v trựm lờn 1/3 1/4 ch ký
phớa trỏi; Trng hp úng du nhm, khụng c úng trựm lờn du c m
phi úng vo bờn cnh du c.
- Khi úng du cỏc bn ph lc kốm theo, vn th úng du vo gúc bờn
trỏi ca ph lc v ố lờn hng ch u trang 1/3 1/4 ng kớnh du (du

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

12

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

treo). Nu ph lc gm nhiu trang thỡ ngoi vic úng du treo, phi úng du
giỏp lai cho bn ph lc ú.
- Khi úng du nhng vn bn, ti liu khụng bo qun bn lu vn th
(trng hp úng du cỏc hp ng, cỏc loi biờn bn nghim thu v cỏc loi
giy chng nhn...) thỡ cỏn b vn th phi lp S theo dừi cỏc vn bn khụng
gi bn lu ti vn th.
Vn th c quan qun lý cỏc loi con du: du trũn, du y ban, du chc
danh, du tờn.
2.2 HOT NG NGHIP V
Trong thi gian thc tp ti UBND xó Quc Tun, cỏ nhõn tụi ó c

thc hnh nhng nghip v ch yu ca cụng tỏc vn th ca c quan. Cỏc khõu
nhim v ch yu ca cụng tỏc vn th:
1. Cụng tỏc son tho vn bn
Cụng tỏc son tho vn bn: cụng vic thng lm bt k c quan, t
chc no. Nh chỳng ta ó bit vic son tho vn bn phi theo quy nh chung
cho nờn cụng vic ũi hi chớnh xỏc cao, ni dung thng nht tuõn th phỏp
lut thỡ cũn phi tuõn th cỏc vn bn ca c quan ú cú chc nng nhim v,
qun lý nh nc, ngnh lnh vc Huyn, Tnh.
Quy trỡnh son tho vn bn l dựng ch trinh t cỏc bc khi tin hnh
son tho vn bn.
Quy trỡnh son tho gm: chun b bn tho vn bn, duyt bn tho,
in(nhõn bn), trỡnh ký vn bn.
* S b xỏc nh vn :
+ Mc ớch ban hnh vn bn.
+ Thi gian ban hnh vn bn.
+ Vn cn gii quyt trong vn bn.
+ i tng gii quyt trong vn bn.
+ Hu qu tỏc ng ca vn bn
Cn c xỏc nh: yờu cu gii qyt cụng vic( yờu cu ca vn cn
gii quyt hay yờu cu ca c quan)
+ Thc t cụng tỏc ca c quan cú liờn quan n vn gii qyt vn bn.
Ni dung xỏc nh:
+ Xỏc nh vn cn gii quyt trong vn bn.
+ Xỏc nh thi gian ra vn bn.

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

13

Lớp: CĐVTLT K6

Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

Cụng vic tip theo ca quỏ trỡnh chun b l xỏc nh tờn loi ca vn bn
cn c son tho. phc v mc ớch ban hnh vn bn, phi chn c
loi vn bn phự hp vi mc ớch gii quyt cụng vic v thm quyn ban hnh
vn bn ca c quan. Mi vn bn cú mt tỏc dng v mu c th, vic chn loi
vn bn thớch hp vi mc ớch ban hnh vn bn, cho gii quyt cụng vic t
hiu qu, ỳng mc ớch.
Cn c xỏc nh tờn loi vn bn:
+ Thm quyn ban hnh vn bn c quan.
+ Ni dung cu vn bn cn gii quyt
+ Mc ớch, yờu cu ra vn bn
Ni dung cụng vic:
+ So sỏnh gia mc ớch ban hnh vn bn vi cụng dng ca tng loi
vn bn chn ra vn bn cn s dng.
+ Xỏc nh mu vn bn theo tờn loi ó chn.
Thu thp thụng tin
Cú 3 loai thu thp thụng tin cn thu thp: thụng tin tin b v thụng tin
nguyờn tỏc v thụng tin thc t.
+ C s thu thp: cn c vo mc ớch ban hnh vn bn v mc ớch gii
quyt cụng vic trong vn bn v cn c vo i tng thi hnh vn bn.
+ Ni dung cụng vic: da vo thong tin thu thp c. do vy ũi hi
thong tin thu thp c phi nhiu v chớnh xỏc. Cú nh vy thỡ vn bn ban
hnh ra mi cú tớnh kh thi, ỏp ng c yờu cu ca vn t ra.
Phng phỏp vit vn bn: vit bng tay v ỏnh mỏy vi tớnh.
Duyt bn tho

Th thc vn bn theo hng dn th thc v k thut trỡnh by vn bn
hnh chớnh ca thụng t 01/2011/TT-BNV ngy 19/01/2011 ca B ni v ban
hnh.
Sau khi vn bn c duyt ngi son tho phi c li vn bn ln cui
hon thin v mt th thc v chuyờn vn th ghi s ngy thỏng nm, soỏt
li vn bn, trỡnh ký v phỏt hnh vn bn.
* Trỡnh t, th tc ban hnh, thm quyn ký vn bn.
- Ch tch UBND l ngi cú quyn ký v ban hnh vn bn quan trng
cú liờn quan n nhiu lnh vc, cỏc bỏo cỏo ti cỏc bui hp
- Ch tch ban hnh cỏc vn bn nh: ngh quyt, ngh nh, bỏo cỏo, kt
qu, ch th, k hoch .....

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

14

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trng hp ch tch i vng thỡ phú ch tich y quyn ký thay vo cỏc
vn bn trờn.
Nhỡn chung UBND xó Quc Tun ó thc hin ỳng quy nh ca Nh
nc v trt t th tc ban hnh cng nh thm quyn ban hnh vn bn,
m bo giỏ tr phỏp lý cng nh hiu lc khi c quan ban hnh.
2. Qun lý vn bn i n
2.1 qun lý vn bn i:

Tt c cỏc vn bn i ca c quan u phi ng ký vo s qun lý vn
bn i b phn vn th v c kim tra v ni dung v hỡnh thc trc khi
gi i. Trỡnh t qun lý vn bn i ca UBND xó Quc Tun ó tuõn th theo
cỏc quy nh cha Ngh nh 110/2004/N-CP ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph
v cụng tỏc vn th v hng dn c th chi tit v nghip v qun lý vn bn
ti Cụng vn s 425/VTLTNN-NVTW ngy 18/7/2005 ca chi cc Vn th
Lu tr Nh nc.
Vn bn i c chuyn giao theo nguyờn tc : vn th úng du sau khi
ng ký v lm th tc gi i. Ch tip nhn phỏt hnh nhng vn bn c
ỏnh mỏy ỳng quy nh, ỳng th thc v cn c phỏp lý.
Vic t chc qun lý vn bn i phi m bo nguyờn tc : tp trung,
chớnh xỏc, nhanh chúng, bớ mt v theo ỳng quy trỡnh ca Nh nc quy nh
Quy trỡnh qun lý vn bn i c tin hnh nh sau:
Quy trỡnh qun lý vn bn i c tin hnh nh sau:
Son tho vn bn:
õy l cụng on c do cỏn b chuyờn mụn ph trỏch d tho sau ú
trỡnh ký th trng xem xột cho ý kin a vn th ỏnh mỏy. : sau khi vn bn
ó c son tho v in n xong thỡ trỡnh cho th trng ký trc khi ban hnh .
thụng thng vic trỡnh ký vn bn do cỏn b vn th lm trc khi trỡnh lờn th
trng c quan xem xột v trỡnh duyt thỡ ngi d tho vn bn cú trỏch nhim
c soỏt li ln cui kp thi iu chnh trc khi cú ý kin chớnh thc.
Vỡ thi gian thc tp ngn nờn cỏc loi vn mt ca c quan khụng cú nờn
th tc trỡnh ký vn bn mt em cha c tip xỳc.
i vi cỏc loi vn bn phc tp khi trỡnh ký phi cú cỏc vn bn giy t
liờn quan kốm theo lónh o thm tra li ni dung vn bn trc khi trỡnh ký.
Ghi s , ký hiu ngy thỏng nm vn bn:

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

15

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

õy l mt trong nhng khõu quan trng giỳp cho vic ng ký , phõn
loi, sp xp vn bn trong h s v phc v cho vic tra tỡmc nhanh chúng
chớnh xỏc kp thi .
S , ký hiu ca vn bn quy phm phỏp lut, s ca vn bn quy phm
phỏp lut bao gm s th t ng ký c ỏnh theo tng loi vn bn do c
quan ban hnh trong 1 nm v nm ban hnh ca vn bn ú. S ký hiu c
ghi bng ch s -rp, bt u bng 01 vo ngy u nm v kt thỳc vo ngy
30 thỏng 12 hng nm, nm ban hnh ghi y s
S, ký hiu ca vn bn hnh chớnh
S ca van bn hnh chớnh l s th t ng ký vn bn do HND v
UBND ban hnh trong 1 nm . tựy theo tng s vn bn v s lng mi loi
vn bn hnh chớnh c ban hnh, HND v UBND quy nh c th vic ng
ký v ỏnh s vn bn. S ca vn bn c ghi bng ch s -rp, bt u bng
01 vo ngy u nm v kt thỳc vo ngy 31 thỏng 12 hng nm.
Ký hiu ca vn bn hnh chớnh
+ ký hiu ca Quyt nh(cỏ bit), ch th(cỏ bit) v ca cỏc hỡnh thc
vn bn cú tờn loi khỏc bao gm tờn vit tt tờn loi vn bn v tờn vit tt tờn
c quan t chc ban hnh. VD: ch th ca UBND xó Quc Tun , c ký hiu
nh sau:S:..../CT-UBND.
+ ký hiu ca cụng vn bao gm tờn vit tt tờn c quan t chc v tờn
vit tt n v son tho.vớ d: Cụng vn do UBND xó Quc Tun , do b phn
vn phũng son tho thỡ kớ hiu nh sau:S:......../UBND-VP

Ghi ngy thỏng vn bn
Ngy, thỏng, nm ban hnh vn bn quy phm phỏp lut v vn bn hnh
chớnh l ngy thỏng nm vn bn c ký ban hnh, phi c vit y , cỏc
s ch ngy, thỏng , nm dựng ch s -rp, i vi nhng s ch nh hn 10 v
thỏng 1,2 phi thờm s 0 trc.
úng du vn bn i.
Cỏc c quan s dng con du nhm khng nh giỏ tr phỏp lý ca vn
bn, th tc hnh chớnh trong quan h giao dch gia c quan, cỏc t chc v
cụng dõn
Du c quan cú nhiu loi nh : Du c quan, du h tờn , du chc
danh,.....

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

16

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

Trc khi úng du cỏn b vn th xem xột li ton b th thc , kim tra
xem xột ch ký cú ỳng khụng cú hp l khụng nu ỳng thỡ mi úng du cũn
trng hp khụng ỳng vi quy nh thỡ ngh xem li.
Du c úng lờn 1/3 ch ký v phớa bờn trỏi. úng du p rừ rng
khụng b ty du ,p, rừ rang
ng ký vn bn i.
Tt c cỏc loi vn bn do HND v UBND ban hnh ra v gi i phi

c ng ký , mc ớch ca vic ng ký l nhm qun lý vn bn i trỏnh mt
mỏt, tht lc phc v cho vic iu tra tỡm khi cn thit.
ng ký vn bn l cụng vic bt buc phi thc hin trc khi chuyn
giao vn bn n cỏc i tng cú liờn quan. Hin nay vic ng ký vn bn i
thng ỏp dng hai hỡnh thc .ng ký truyn thng v ng ký bng mỏy vi
tớnh.
S lng vn bn i ban hnh hng ngy khụng phi l nhiu vi nhiu
tờn loi khỏc nhau cỏn b vn th ó tin hnh ng ký i vi tng loi vn bn
nhng ng ký vo chung mt quyn s m chia ra tng phn giỳp cho vic tra
tỡm v qun lý c d dng.
Vic nhp d liu vo s núi chung lm tt, tt c cỏc ct mc u c
ng ký y , rừ rng, chớnh xỏc. i vi nhng vn bn l mt, khn do s
lng khụng nhiu nờn c ng ký chung vo cỏc vn bn cú cựng tờn loi v
ghi vo ct ghi chỳ.
Lm th tc, chuyn phỏt v theo dừi vic chuyn phỏt vn bn i.
Cỏc vn bn c chuyn giao trong ngy v nu l loi bớ mt thỡ kốm
theo phiu gi. Mi vn bn i phi lu ớt nht l hai bn.
i vi nhng vn bn i cú du Ti liu thu hi, phi theo dừi, thu hi
ỳng thi hn, khi nhn li, phi kim tra, i chiu bo m vn bn khụng
b thiu hoc tht lc.
i vi bỡ vn bn gi i nhng vỡ lý do no ú( do khụng cú nhn, do
thay i a ch.....) m bu in tr li thỡ phi chuyn cho n v hoc cỏ nhõn
son tho vn bn ú, ng thi, ghi chỳ vo s gi vn bn i bu in kim
tra xỏc minh khi cn thit.
S chuyn giao vn bn
S n Ngy chuyn
(1)
(2)

n v hoc ngi nhn

(3)

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

17

Ký nhn
(4)

Ghi chỳ
(5)

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

Tt c cỏc vn bn u c vo s cụng vn n theo biu mu quy nh
Y BAN NHN DN
X QUC TUN
S NG Kí VN BN I
Nm:...........
T ngy...........n ngy........
T s...............n s.............
Quyn:............

Ngy
S v Tờn loi Ngi Ni nv hoc

thỏng ca ký
v trớch ký
nhn ngi nhn
vn bn
hiu
yu
bn lu
ni dung
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

S
lng
vn
bn
(7)

Ghi
chỳ

(8)

Lu vn bn i:
Mi vn bn i phi lu ớt nht hai bn chớnh, mt bn lu ti vn th c
quan, t chc v mt bn lu trong h s. Bn lu vn bn quy phm phỏp lut
v vn bn quan trng khỏc ca c quan t chc phi c lm bng giy laoij

tt, cú pH trung tớnh v c in bng mc bn lõu. Bn lu ti vn th l bn
cú ch ký trc tip ca ngi cú thm quyn.
2.2 Cụng tỏc qun lý v gii qut vn bn n
Nguyờn tc gii quyt: tt c vn bn n u phi thụng qua vn th c
quan u ng ký vo s cụng vn n. Sau ú vn bn c chuyn giao qua
th trng c quan khi tip nhn chuyn giao vn bn c bn giao ký nhn rừ
rng. m bo nhanh chúng, chớnh xỏc, gi bớ mt.
Quỏ trỡnh x lý v gii quyt vn bn n:


Bc 1: tip nhn, ng ký vn bn n:

Khi tip nhn vn bn chuyn n t mi ngun, cỏn b vn th hoc
ngi c giao nhim v tip nhn vn bn n trong trng hp vn bn

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

18

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

chuyn n ngoi gi lm vic hoc ngy ngh, pha kim tra, i chiu vi ni
gi trc khi nhn v ký nhn.
Nu phỏt hin thiu hoc mt bỡ, tỡnh trng bỡ khụng cũn nguyờn vn hoc
vn bn c chuyn n mun hn thi gian ghi trong bỡ( i vi bỡ vn bn

ha tc hn gi), phi Bỏo cỏo nhay cho ngi c giao trỏch nhim giỳp
ngi ng u c quan.i vi vn bn n c chuyn bng mỏy Fax hoc
mng, cỏn b vn th phi kim tra s lng vn bn, s lng trang ca vn
bn. Trng hp phat hin sai sút , phi bỏo cho ni gi hoc bỏo cỏo cho ngi
c trỏch nhim xem xột, gii quyt.


Bc 2. Phõn loi s b, búc bỡ vn bn n:

Sau khi tip nhn , cỏc vn bn c phõn loi s v x lý nh sau:
Loi khụng búc bỡ: gm cỏc bỡ vn bn gi cho t chc ng, cỏc on
th trong c quan, t chc. cỏc bỡ vn bn gi ớch danh ngi nhn c vn
th chuyn giao cho ni nhn.
Loi vn bn do vn th búc bỡ: bao gm tt c cỏc loi bỡ cũn li, tr
nhng bỡ vn bn úng du ký hiu cỏc mt.
Nhng bỡ cú úng cỏc du khn cn c búc trc gii quyt kp thi
i chiu s,ký hiu,s lng vn bn ghi ngoi bỡ vi thnh phn tng
ng ca vn bn qua nhõn viờn bu in, cn soỏt li trỏnh sút vn bn.
Nu vn bn n cú kốm theo phiu gi thỡ phi i chiu vn abnr trong
bỡ vi phiu gi, khi nhn xong phi ký xỏc nhn vo phiu gi v gi tr lai
vn bn.
i vi n, th kiu ni t cỏo vo nhng vn bn cn c kim tra,
xỏc minh mt im gỡ ú hoc nhng loi vn bn m ngy nhn cỏch quỏ xa
ngy thỏng ca van bn thỡ cn gi li bỡ v ớnh kốm vi vn bn ;lm bng
chng


Bc 3: úng du n, ghi s v ngy n:

Vn bn ca c quan, t chc phi c ng ký tp trung ti vn th, tr

nhng loi vn bn c ng ký riờng theo quy nh ca phỏp lut v quy nh
c th ca c quan t chc nh cỏc húa n , chng t k toỏn...
Tt c vn bn n thuc din ng ký ti vn th phi c úng du
n , ghi s n ngy n. i vi Fax thỡ cn chp li trc khi úng du n
ngy n , i vi vn bn n chuyn phỏt qua mng, trong trng hp cn
thit, cú th in ra v lm th tc úng du n.

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

19

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

i vi nhng vn bn n khụng thuc din ng ký ti vn th thỡ
khụng phi úng du n m c chuyn cho n v hoc cỏ nhõn cú trỏch
nhim theo dừi, gii quyt.
Du n c ỏnh rừ rng , ngay ngn vo khong giy trng di s ,
ký hiu(i vi cỏc loi vn bn cú ghi tờn loi), di trớch yu ni dung(i vi
cụng vn ) hoc vo khong giy trng phớa di nagyf thỏng nm ban hnh vn
bn.


Bc 4: ng ký vn bn n:

Vn bn n c ng ký vo s ng ký vn bn:

Ngy
n

S
n

(1)

(2)

Tỏc
gi
vn
bn
(3)

S
ký Ngy
hiu vn thỏng
bn
cụng vn
(4)

(5)

Tờn loi
v trớch
yu ni
dung
(6)

Ni
Ký Ghi
nhn v nhn chỳ
ngi
nhn
(7)
(8)
(9)

Khi ng ký vn bn n phi ghi y nhng tụng tin c bn ca vn
bn ti liu, ũi hi, khụng trựng lp khụng b sút,khụng vit bng bỳt chỡ, bỳt
mc , khụng vit tt cỏc t, cm t khụng thụng dng, mi vn bn ch ang
ký mt ln, hỡnh thc ng ký cụng vn, vn bn , ti liu n ca c quan bng
s ng ký vn bn n
Vic cp nhp vn bn bng mỏy vi tớnh c thc hin theo hng dn
s dng chng trỡnh phn mm qun lý vn bn v h s cụng vic do Trung
tõm tin hc tnh cung cp.
Khi ng ký vn bn, cn bo m rừ rng chớnh xỏc, khi nhp vn bn
vo s theo dừi vn bn cn nhp vo ỳng mc ký hiu ca vn bn
i vi vn bn mang tớnh bớ mt nh nc thỡ vn th phi vo mt s
theo dừi riờng .


Bc 5: trỡnh v chuyn giao vn bn n:

Sau khi ó vo s ng ký vn bn n, phi sp xp theo tng loi
Ch tch UBND xem xột , vn bn n ngy no, thỡ phõn phi ngay trong ngy
hụm ú,chm nht l n sỏng hụm sau.i vi cụng vn khn ha tc, mi hp
thỡ phi phõn phi ngay sau khi nhn c.

Ch tch UBND cn c vo chc nng nhim v k hoc cụng tỏc c
giao cho cỏc n v, cỏ nhõn cho ý kin phõn phi vn bn, ý kin ch o gii
quyt

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

20

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

V thi hn gii quyt vn bn. i vi vn bn cú liờn quan ti nhiu
n v hoc cỏ nhõn thỡ cn phi xỏc nh rừ n v cỏ nhõn ch trỡ, nhng n
v hoc cỏ nhõn tham gia v thi hn gii quyt ca mi cỏ nhõn, n v.
Sau khi cú ý kin phõn phi , ý kin ch o gii quyt(nu cú) ca ngi
cú thm quyn, vn bn n c chuyn tr li vn th ng ký b suung
vo s ng ký vn bn n, s ng ký n, th hoc vo cỏc trng hp tng
ng trong c s d liu vn bn n.
Khi chuyn giao vn bn thỡ cỏn b vn th phi ký nhn vo s nhn vn
bn.
S chuyn giao vn bn:
S n
(1)

Ngy chuyn
(2)

n v hoc ngi nhn
(3)

Ký nhn
(4)

Ghi chỳ
(5)

Vn bn mt chuyn giao chm nht l 30 phỳt trong gi hnh chớnh,
ngoi gi hnh chớnh l 60 phỳt. Vn bn mt thỡ thờm ct mc mt trong
mu chuyn giao vn bn v ngi nhn phi ký vo s.
ỳng i tng: vn bn phi c chuyn cho ỳng ngi nhn,
Cht ch: khi chuyn giao vn bn, phi tin hnh kim tra, i chiu v
nhn van bn ký nhn, i vi vn bn n úng du thng khn v ho tc thỡ
cn ghi rừ thi gian chuyn.
Khi nhn c bn chớnh ca bn Fax hoc vn bn chuyn qua mng,
cỏn b vn th cng phi úng du n, ghi s v ngy thỏng n( s n v
ngy n l s th t v ngy, thỏng, nm ng ký bn Fax, vn bn chuyn qua
mng) v chuyn cho n v hoc cỏ nhõn ó nhn Fax, vn bn chuyn qua
mng.
2.3.4 Cụng tỏc qun lý v s dng con du.
Qun lý du:
Nhõn viờn vn th gi con du v úng du ti c quan, t chc. Khụng
giao con du cho ngi khỏc khi cha c phộp vn bn ca ngi cú thm
quyn. Phi t tay úng du vo cỏc vn bn , giy t ca c quan, t chc. Ch
c úng du vo nhng vn bn, giy t ca UBND phng. Ch úng du
vo nhng vn bn, giy t sau khi ó cú ch ký ca ngi cú thm quyn.
S dng du:

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

21

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

Cỏn b vn th c giao du ch c úng du khi vn bn ỳng th
thc v cú ch ký ỳng thm quyn ca ngi ký vn bn.
Du trờn vn bn phi ỳng chiu rừ rng v trựm lờn 1/3 n 1/4 ch ký
phớa trỏi trng hp úng du nhm, khụng c úng trựm lờn du c m
phi úng vo bờn cnh du c
Khi úng du cỏc bn ph lc kốm theo,vn bn úng du vo gúc bờn
trỏi ca ph lc v ố lờn hng ch u trang 1/3 ng kớnh ( du treo). Nu
ph lc gm nhiu trang thỡ ngoi vic úng du treo, phi úng du giỏp lai cho
ph lc ú.
Khi úng du nhng vn bn, ti liu khụng bo qun bn lu vn
th( trng hp úng du cỏc hp ng, cac loi biờn bn nghim thu cỏc loi
giy chng nhn...) thỡ cỏn b vn th phi lp s theo dừi cỏc vn bn khụng
gi bn lu ti vn th.
Khụng úng du khng( úng du khụng cú ch ký, úng du trc ký
tờn sau

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

22

Lớp: CĐVTLT K6


Báo cáo thực tập

Trờng Đại học Nội vụ Hà Nội

CHNG 3: BO CO KT QU THC TP TI C QUAN, T
CHC V XUT, KHUYN NGH.
3.1 Bỏo cỏo túm tt nhng cụng vic ó lm trong thi gian thc tp
v kt qu t c.
TT

Thi Gian
1 T 02/03 n
07/03

2 T 08/03 n
13/03

3 T 14/3 n
25/03

4 T 26/3 n
15/4

5 T 15/4 n
20/4

Ni Dung Cụng
Vic
Tỡm hiu c cu t
chc, chc nng,
nhim v, quyn
hn ca UBND xó
Quc Tun
Tỡnh hỡnh t chc, chc
nng nhim v, quyn
hn, c cu t chc ca
b phn lu tr ca c
quan, t chc
Nghiờn cu cỏc vn
bn, ni quy, quy
ch, ch chớnh
sỏch ca UBND xó
Quc Tun
- Nghiờn cu cỏc
vn bn ó ban
hnh ca UBND xó
Quc Tun
- Thc hin cỏc
nghip v chuyờn
mụn v cỏc hot
ng khỏc

Mc tiờu
Thu thp
thụng tin v

c quan

- Tip tc cụng vic
c giao ti vn
phũng
- Bt u tin hnh
lm bỏo cỏo thc tp

Sinh viên: Phạm Thị Hơng

23

Phng hng
thc hin
Hi + iu tra +
ghi chộp

Thu thp
thụng tin v
b phn luu
tr

c + ghi chộp +
iu tra

Thu thp
thụng tin

c + ghi chộp

Thc hnh
cụng vic

c + nghiờn cu
Thc hin cụng
vic + ghi chộp

Thc hnh
cụng vic

Thc hin cụng
vic + ghi chộp

Lớp: CĐVTLT K6