Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại VIỆN KIỂM sát NHÂN dân HUYỆN THANH TRÌ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
HUYỆN THANH TRÌ.........................................................................................1
SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ....................................1
I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN........................................................................................1
1. Đặc điểm tình hình chung...........................................................................................................1
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì................................................1
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND huyện Thanh Trì..........................2
2.1 Chức năng.................................................................................................................................2
2.2 Nhiệm vụ..................................................................................................................................2
2.3 Quyền hạn................................................................................................................................3
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì..........................................5
III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì.
........................................................................................................................................................5
3.1. Chức năng................................................................................................................................5
3.2. Nhiệm vụ.................................................................................................................................5
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...................................................................................................7
IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.....................................................................7
4.1.Về tổ chức công tác văn thư......................................................................................................7
4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư................................................................................................8
V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư............................................................................8
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư......................................................................................8
5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư........................................8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................10
1.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì.........................................................................10
2. Quy trình soạn thảo văn bản.....................................................................................................12

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Công tác quản lý văn bản đi........................................................................................................15
3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...............................................................................18
4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu........................................................................................20
5. Công tác lập hồ sơ hiện hành....................................................................................................20

CHƯƠNG III.....................................................................................................24
NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ THỰC TẬP..................24
TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ........................24
ơ...........................................................................................................................24
1.Nhận xét đánh giá chung...........................................................................................................24
2. Ưu điểm....................................................................................................................................25
3. Nhược điểm..............................................................................................................................25
4. Đề xuất nhằm nâng cao công tác văn thư và chuyên môn nghiệp vụ.......................................26

KẾT LUẬN........................................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc ngày càng toàn diện của đất nước, đặc biệt là trong
những năm gần đây với yêu cầu nền cải cách nền hành chính Quốc gia và sự
phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, công tác Văn phòng đang có
những bước phát triển và thay đổi đáng kể. Đã dần khẳng định được vị trí không
thể thể thiếu được trong tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế
-chính trị -xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, công tác văn thư là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng trong các công việc về quản lý văn bản , giấy tờ ở
mỗi cơ quan. Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, Nhà nước và các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý Nhà
nước nói chung và của các cơ quan nói riêng.
Trong một cơ quan văn phòng là đầu mối tiếp nhận thông tin, chuyển giao
thông tin, vì vậy Công tác văn thư là không thể thiếu và là nội dung quan trọng
trong văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được
xem là một hoạt động chính, phục vụ công tác quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác văn thư đã góp phần tích cực đáp
ứng yêu cầu quản lý nhà nước. Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ đã ban hành
các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư ngày càng chặt
chẽ và đi vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm so với trước đây. Tuy
nhiên, vẫn còn nhiều những hạn chế trong việc quản lý văn bản và những khuyết
điểm về nội dung và thể thức các văn bản hành chính.

Là một sinh viên, vinh dự được học tập dưới mái trường Đại học Nội vụ
Hà Nội với chuyên nghành văn thư lưu trữ em càng hiểu rõ được vai trò của
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác văn thư là công tác chuyên môn không thể thiếu được trong bọ máy các
cơ quan. Đó là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin chỉ đạo, là bộ máy giúp việc cho
Thủ trưởng cơ quan trong việc điều hành, lãnh đạo.
Để đáp ứng được yêu cầu thực tế về chuyên môn thì người cán bộ văn thư
phải luôn không ngừng học hỏi cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế.
Chính vì vậy trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập
tốt nghiệp ở các cơ quan, xí nghiệp… nhằm nâng cao nghiệp vụ sau này khi ra
trường công tác và đó cũng chính là dịp để sinh viên tập dượt, rèn luyện đạo
đức, tác phong nghề nghiệp của cán bộ Văn thư - lưu trữ trong tương lai.
Được sự đồng ý tiếp nhận của Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì,
em đã đến thực tập tại Văn phòng của Viện Kiểm sát Nhân dân huyện Thanh Trì
từ ngày 2/3 đến ngày 28/8 năm 2015, để tìm hiểu về Công tác văn thư của
nghành kiểm sát, cũng như giúp em học hỏi được kinh nghiệm từ Viện về
nghành em đang theo học.Trong quá trình thực tế và đối chiếu với lý luận đã
được học em đã thu nhận được những kiến thức thực tế và rút ra bài học kinh
ngiệm bổ ích phục vụ cho công tác sau này. Những kiến thức thu nhận được qua
đợt thực tập vừa rồi em xin được trình bày trong bản báo cáo thực tập này.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Qua nghành học Công tác văn thư tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội em
đã nhận thức được tầm quan trọng của nghành mình đang được học. Tuy thời
gian kiến tập bộ môn công tác văn thư không phải là dài nhưng với sự tận tình
truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm nghành nghề lâu năm của các anh chị,các cán
bộ tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì em luôn cố gắng trau dồi, học
hỏi những kiến thức cơ bản để phục vụ cho công việc sau này.
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới các thầy cô Khoa văn thư lưu trữ của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện tổ chức khóa thực tập cho chúng
em được đi cọ sát với thực tế về nghành mà chúng em đang theo học, để chúng
em có thể trang bị kiến thức cho chính mình.
Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn tới các đồng chí lãnh đạo Viện, các đồng
chí cán bộ cùng các anh, chị trong bộ phận Văn phòng cơ quan, nơi em thực tập,
đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này. Xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ văn
thư của Viện, người đã theo sát em và hướng dẫn em về các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư tại Viện, giúp em hiểu rõ được các khâu nghiệp vụ quan trọng
trong công tác Văn thư lưu trữ, giúp em làm quen với công việc và bổ sung thêm
kiến thức đã được học ở trường. Học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong thực tế
để phục vụ cho công việc chuyên môn sau này.
Báo cáo thực tập cuối khóa là kết quả của việc áp dụng lý thuyết vào thực
tế, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng em không tránh khỏi những hạn chế và
thiếu sót. Vậy em kính mong Qúy cơ quan và các thầy cô chỉ bảo, góp ý, nhận
xét để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 06 tháng 06 năm 2014
Người thực hiện
Nguyễn Thị Vân Anh

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
HUYỆN THANH TRÌ
SƠ LƯỢC VỀ SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA VIỆN KSND HUYỆN THANH TRÌ
I./ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
1. Đặc điểm tình hình chung.
Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì được lập trụ sở tại Ngõ 405,
Ngọc Hồi, Thị trấn Văn Điển, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. Với tổng
diện tích 1.540m2, được thiết kế 4 tầng, có 16 phòng làm việc. Tổng số cán bộ,
kiểm sát viên là 35 đồng chí, trong đó có 3 đồng chí trong Ban lãnh đạo, kiểm
sát viên: 16 đồng chí, cán bộ : 6 đồng chí và 5 đồng chí thuộc bộ phận Văn
phòng.
Là một trong những Viện được Viện kiểm sát nhân dân tối cao đánh giá là
huyện có chính trị ổn định, tình hình tội phạm ít nghiêm trọng. Tập thể lãnh đạo,
kiểm sát viên, cán bộ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hằng năm đơn vị
được cấp trên bình chọn là đơn vị dẫn đầu khối, và đạt được nhiều thành tích
trong công tác nghiệp vụ. Cán bộ, kiểm sát viên luôn đạt danh hiệu chiến sĩ thi

đua cấp cơ sở, 100% cán bộ, kiểm sát viên đạt danh hiệu lao động tiên tiến.
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Viện KSND huyện Thanh Trì
Ngày 26/7/1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Lệnh công bố Luật tổ chức
Viện kiểm sát nhân dân, đánh dấu sự ra đời của hệ thống Viện kiểm sát nhân
dân, hệ thống bộ máy Nhà nước xã hội chủ nghĩa ở nước ta. Nhờ sự lãnh đạo
sáng suốt của Đảng, sự giám sát thường xuyên của Quốc hội, sự phối hợp chặt
chẽ của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Trung ương và địa phương, sự đồng
tình ủng hộ của nhân dân. 53 năm qua, Viện kiểm sát đã không nghừng phấn
đấu và trưởng thành trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, góp phần giữ
vững an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, phục vụ và phát triển kinh tế - xã
hội và đảm bảo các quyền dân chủ của nhân dân, góp phần tích cực vào sự
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

1
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp bảo vệ và xây dựng chủ nghĩa xã hội, vào thắng lợi của cuộc kháng chiến
chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước và vào thắng
lợi của sự ngiệp đổi mới của Đảng, Nhà nước và nhân dân ta
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của VKSND
huyện Thanh Trì.
2.1 Chức năng
Viện kiển sát nhân dân huyện Thanh Trì thực hiện chức năng thực hành
quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo quy định của hiến pháp và
pháp luật, đảm bảo cho pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất
2.2 Nhiệm vụ
Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ góp phần bảo vệ pháp chế xã hội chủ

nghĩa, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và quyền làm chủ của nhân dân, bảo vệ tài
sản của Nhà nước, của tập thể, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh
dự và nhân phẩm của công dân, bảo đảm để mọi hành vi xâm phạm lợi ích của
Nhà nước, của tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân đều phải được sử
lí theo pháp luật
Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì thực hiện chức năng, nhiệm vụ
bằng những công tác sau đây :
Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong điều
tra các vụ án hinh sự của các cơ quan điều tra và các cơ quan khác được giao
nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra;
Điêu tra một số loại xâm phạm hoạt động tư pháp mà người phạm tội là
cán bộ thuộc các cơ quan tư pháp;
Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc
xét xử các vụ án hình sự;
Kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, hành
chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật;
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc thi hành bản án, quyết định
của toàn án nhân dân;
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

2
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, quản lí và
giáo dục người chấp hành án phạt tù
2.3 Quyền hạn.
Trong giai đoạn kiển sát điều tra Viện kiểm sát có những quyền hạn sau:

Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu cơ quan điều tra khởi tố
hoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can.
Đề ra yêu cầu điều tra và cơ quan điều tra tiến hành điều tra, trực tiếp tiến
hành một số hoạt động điều tra theo quy định của pháp luật, nếu hành vi của
Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi tố về hình sự.
Quyết định áp dụng thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam và
các biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn các quyết định của
cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật.
Hủy bỏ các quyết định trái pháp luật của cơ quan điều tra.
Quyết định việc truy tố bị can, quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ,
đình chỉ hoặc tạm đình chỉ vụ án.
Khi thực hiện công tác kiểm sát điều tra, viện kiểm sát nhân dân có nhiện
vụ và quyền hạn sau đây:
Kiểm sát việc khởi tố, kiểm sát các hoạt động điều tra và việc lập hồ sơ vụ
án của cơ quan điều tra.
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật của những người tham gia tố tụng.
Giải quyết các tranh chấp về thẩm quyền điều tra theo quy định của pháp
luật.
Yêu cầu cơ quan điều tra khắc phục các vi phạm pháp luật trong hoạt
động điều tra, yêu cầu Thủ trưởng cơ quan điều tra sử lí nghiêm minh điều tra
viên đã vi phạm pháp luật trong khi tiến hành điều tra.
Kiến nghị với cơ quan, tổ chức và đơn vị hữu quan áp dụng các biện pháp
phòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật.
Viện trưởng, Phó viện trưởng, Kiểm sát viên phải nghiêm chỉnh thực hiện
những quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về những hành vi, quyết định
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

3
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của mình trong việc khởi tố, bắt, giam, giữ, truy tố và các quyết định khác theo
quy định của pháp luật.
Cơ quan điều tra, các cơ quan, tổ chức, đơn vị vũ trang nhân dân và cá
nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định và yêu
cầu của Viện KSND theo quy định của pháp luật
Trong giai đoạn xét xử các vụ án Vện kiểm sát có những quyền sau:
Viện kiểm sát nhân dân có trách nhiệm thực hành quyền công tố bảo đảm
việc truy tố đúng người, đúng tội, đúng pháp luật, không để lọt tội phạm và
người phạm tội, kiểm sát việc xét xử các vụ án hình sự, nhằm đảm bảo việc xét
xử đúng pháp luật, nghiêm minh, kịp thời.
Khi thực hành quyền công tố trong giai đoạn xét xử các vụa án hình sự,
viện kiểm sát nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây :
Đọc cáo trạng, quyết định của Viện kiểm sát nhân dân liên quan đến việc
giải quyết vụ án tại phiên tòa.
Thực hiện việc luân tội đối với bị cáo tại phiên tòa sơ thẩm, tranh luận với
người bào chữa và những người tham gia tố tụng khác tại phiên tòa sơ thẩm,
phúc thẩm.
Phát biểu quan điểm của Viện kiểnm sát nhân dân tại phiên tòa giám đốc
thẩm, tái thẩm
Khi thực hiện công tác kiểm sát xét xử các vụ án hình sự, Viện kiểm sát
nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây :
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong hoạt động xét xử của toà án nhân
dân
Kiểm sát việc tuân theo pháp luật của những người tham gia tố tụng.
Kiểm sát các bản án và quyết định của Tòa án nhân dân theo quy định của
pháp luật
Yêu cầu Toà án nhân dân cùng cấp chuyển hồ sơ những vụ án hình sự để

xem xét, quyết định việc kháng nghị.
Khi thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử các vụ án hình sự, Viện
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

4
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kiểm sát nhân dân có quyền kháng nghị theo thủ tục phúc thẩm, gián đốc thẩm,
tái thẩm các bản án, quyết định của Tòa án nhân dân theo quy định của pháp
luật, kiến nghị với tòa án nhân dân cùng cấp và cấp dưới khắc phục vi phạm trng
việc xét xử, kiến nghị với cơ quan, tổ chức, đơn vị hữu quan áp dụng các biện
pháp phòng ngừa tội phạm và vi phạm pháp luật, nếu có dấu hiệu tội phạm thì
khởi tố về hình sự.
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì

III. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện kiểm
sát nhân dân huyện Thanh Trì.
3.1. Chức năng.
Tham mưu cho lãnh đạo Viện về công việc có liên quan đến văn phòng,
thu thập xử lý thông tin, tiếp nhận, tổ chức, quản lý văn bản đi, văn bản đến, lưu
trữ, bảo quản hồ sơ nghiệp vụ theo hướng dẫn của cấp trên. Quản lý tài sản của
cơ quan, mua bán văn phòng phẩm, tổ chức các sự kiện của nghành, tổ chức
quản lý con dấu, đảm bảo tránh bị thất lạc.
3.2. Nhiệm vụ.
- Lập kế hoạch chương trình công tác dài hạn, ngắn hạn cho Viện. Dự
kiến lịch làm việc tuần của Lãnh đạo.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phục vụ công tác điều

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

5
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành, quản lý cho Viện.
- Tư vấn văn bản cho Thủ trưởng cơ quan và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý cũng như kỹ thuật ban hành đối với văn bản của cơ quan mình.
- Giúp lãnh đạo Viện quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức
tiếp nhận văn bản đến, trình, chuyển giao, theo dõi, đôn đốc việc chuyển giao
văn bản đến, quản lý và xử lý văn bản đi của Viện kiểm sát. Đảm bảo hoạt động
của công tác văn thư theo quy định bảo mật của Nhà nước và của Viện kiểm sát
Nhân dân tối cao.
- Giúp lãnh đạo Viện quản lý, chỉ đạo, điều hành về công tác quản trị hậu
cần.
- Tổ chức quản lý việc đánh máy, in sao văn bản, tài liệu của Viện kiểm
sát, sao lục các văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện gửi các đơn vị có liên
quan.
- Quản lý tài sản và đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương
tiện làm việc. Quản lý và sử dịnh con dấu của cơ quan theo đúng quy trình
nghiệp vụ và những quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát.
- Lập kế hoạch tài chính dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, hàng tháng
phân bổ kinh phí, cân đối thu chi, làm báo cáo tài chính. Thống nhất quản lý
việc xây dựng và sử dụng các biểu mẫu, sổ sách, giấy tờ về quản lý hành chính
của Viện. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc lập dự toán kinh phí để in
ấn và cấp phát biểu mẫu, sổ sách, giấy tờ về quản lý hành chính.
- Theo dõi việc cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường và công lệnh cho cán

bộ, công chức của cơ quan đi công tác, đóng dấu xác nhận thời gian lưu trú cho
cán bộ trong nghành và các nghành khác đến quan hệ công tác với Viện.
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo hành bảo trì, lắp đặt các trang
thiết bị cho cơ quan.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan phục vụ tổ chức và thực hiện các hội
nghị do lãnh đạo Viện tổ chức, chịu trách nhiệm về việc trang trí, lễ nghi các hộ
nghị ; lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ lớn, dự kiến thành phần đoàn cán bộ
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

6
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Viện dự lễ viếng, lễ tang thuộc các đối tượng theo quy định, công tác bảo vệ
trật tự, an toàn của cơ quan phục vụ sự kiện hội họp, lễ tân, lễ nghi.
- Giup Viện trưởng quản lý nội vụ, trật tự, đôn đốc các đơn vị trực thuộc
và cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện các nội quy, quy định về việc quản
lý, sử dụng trụ sở làm việc của Viện.
33.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bao gồm :

- Phó Viện trưởng phụ trách văn phòng.
- Bộ phận kế toán- tài vụ
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận lưu trữ
- Bộ phận bảo vệ, lao công.

IV. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư

4.1.Về tổ chức công tác văn thư.
-Tại Viện kiểm sát huyện Thanh Trì hình tổ chức công tác văn thư được
tổ chức theo nguyên tắc tập chung, các văn bản đi, đến hay nội bộ đều được tập
chung sử lý tại phòng văn thư, do cán bộ văn thư đảm nhiệm.
Văn phòng Văn thư của Viện có chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau.
- Tiếp nhận và quản lý văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày
tháng.
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý, bảo quản sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản,
làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức của cơ
quan, đơn vị;
- Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành văn bản;
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

7
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ văn thư.
4.2.Về cán bộ làm công tác văn thư
- Cán bộ văn thư chuyên trách có nghiệp vụ công tác văn thư tốt.
- Có phẩm chất đạo đức, tác phong nghề nghiệp cao
- Cán bộ văn thư Viện có trình độ hiểu biết pháp luật.

- Cán bộ văn thư được xếp nghạch văn thư và hưởng phụ cấp theo nghành
kiểm sát quy định.
V. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
5.1.Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư.
- Viện kiểm sát Thanh Trì có các quyết định phân công công tác tại đơn vị
quy định Cán bộ làm công tác văn thư.
- Do đồng chí Viện trưởng ký duyệt và ban hành. Cán bộ làm văn thư phải
thực hiện công việc theo quyết định ban hành về các khâu nghiệp vụ như : quản
lý con dấu, tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, chuyển văn bản đi, vào sổ đóng
dấu…
+ Những văn bản đã tham mưu cho Lãnh đạo về công tác văn thư là:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTNN-NVTW ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục
Văn thư lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
5. 2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
- Cán bộ văn thư của Viện đã thực hiện tốt các công việc của mình theo
các văn bản chỉ đạo từ trên.
- Khi tiếp nhận văn bản đến: cán bộvăn thư xử lý ngay cho Lãnh đạo,
chuyển cho các bộ phận chuyên môn có liên quan để biết và thực hiện.
- Văn bản đi: đều được làm theo trình tự đã chỉ đạo. Các văn bản trước
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

8
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khi ban hành đều được trình Lãnh đạo ký sau đó kiểm tra thể thức trình bày,
đăng kí vào sổ và lấy số vào văn bản.
- Lãnh đạo viện phụ trách văn phòng có những quy định cụ thể đối với
cán bộ văn thư khi soạn thảo và ban hành văn bản.Văn bản phải rõ rang, đúng
nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ trước
khi trình lãnh đạo ký.
- Việc ban hành văn bản : Văn bản trước khi được ban hành phải có chữ
ký tươi, đóng dấu đỏ của đơn vị, sau đó chuyển bộ phận văn thư kiểm tra lại thể
thức, kĩ thuật trình bày, nếu cán bộ soạn thảo văn bản trình bày chưa đúng theo
hướng dẫn thì cán bộ văn thư chuyển yêu cầu trình bày theo đúng hướng dẫn.
Văn bản bản ban hành phải gửi đến đúng nơi người nhận, 01 bản giữ lại tại văn
thư của cơ quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

9
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.Hoạt động quản lý của Viện kiểm sát Thanh Trì.
- Quy trình chung cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà
nước gồm các bước :
a. Xác định mục đích ban hành văn bản
- Đây là bước quan trọng nhất của toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành
văn bản. Việc xác định chính xác mục đích ban hành văn bản là chỗ dựa cho các

bước tiếp theo của quá trình soạn thảo văn bản như : xác định tên loại, thu thập
và xử lý thông tin.
- Việc xác định chính xác mục đích ban hành mang tính định hướng cho
toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Muốn xác định chính xác mục đích ban hành phải trả lời được câu hỏi :
+ Văn bản ban hành để làm gì?
+ Văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Giơí hạn của văn bản đến đâu?
b. Xác định tên loại (thể loại văn bản )
- Xác định tên, thể loại văn bản là việc căn cứ vào mục đích, tính chất,
mức độ giải quyết công việc và chức năng của từng thể loại văn bản trong hệ
thống văn bản quản lý nhà nước để lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục
đích và nội dung ban hành.
- Việc xác định không chính xác thể loại văn bản có thể dẫn tới hạn chế
trong quá trình giải quyết công việc.
- Mỗi thể loại văn bản có đặc điểm, chức năng khác nhau. Vì vậy, chúng
có vai trò giải quyết công việc khác nhau.
c. Thu thập và xử lý thông tin.
- Thu thập thông tin là việc sưu tầm những thông tin có liên quan đến mục
đích của việc ban hành văn bản phục vụ việc soạn thảo chính xác nội dung của
văn bản.
- Xử lý thông tin là việc phân loại thông tin phục vụ cho việc soạn thảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

10
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản. Thông tin có thể phân thành 2 loại :
- Thông tin chính thức
- Thông tin phụ
d. Xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản.
- Đề cương văn bản được xây dựng thành các phần, mục, trên cơ sở mục
đích ban hành văn bản .
- Trong thực tế các văn bản không nhất thiết đều phải xây dụng đề cương
thành các phần, các mục.
- Sau khi xây dựng xong đề cương văn bản cầ kiểm tra tổng thể đề cương
đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa.
- Viết dự thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở đề cương. Sauk hi xây
dựng dự thảo cần kiểm tra lại các mặt xem đã phù hợp với mục đích ban hành
hay chưa. Kiểm tra tính cân đối cua dự thảo, kiểm tra chính ta, văn phong.
e. Kiểm tra và phát hành văn bản.
- Sửa bản thảo nhân bản.
- Trình ký và làm thủ tục phát hành,
- Đăng ký văn bản đi
- Đóng dấu
- Gửi văn bản đi
- Lưu văn bản.
Nhân bản, đăng ký trước rồi mới đóng dấu.
+ Quy định về công tác soạn thảo văn bản của Viện kiểm sát nhân
dân huyện Thanh Trì.
- Văn bản được soạn thảo của văn phòng đã tuân thủ theo các bước của
quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công
việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không
được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng của
văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo, dự thảo văn
bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

11
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đong góp để chỉnh sửa lại
dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và
ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của các bộ
phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa
đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ
quả là đã làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện tổ chức văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản : lỗi sai chủ yếu là về thể thức
của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận, kỹ thuật trình bày
văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kểu chữ và định lề văn bản…Có nhiều
văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng chủ yếu là vì
chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện
theo quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Thông tư
55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, văn phòng cần tiến
tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lí của mình.
2. Quy trình soạn thảo văn bản.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác, Văn phòng Viện đã tham
mưu cho Lãnh đạo Viện ban hành nhiều Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Công
văn… Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của luật
pháp hiện hành.
- Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng Viện
đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/04/2004
của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định
vào trong hoạt

động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng
Viện bao gồm các bước sau:
- Bước1: Chuẩn bị soạn thảo.
Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

12
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
- Bước 2: Soạn thảo văn bản.
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên
tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có đề
xuất với người lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng – thống kê việc tham khảo ý
kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu để
hoàn chỉnh bản thảo.
- Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
Bản thảo do người có thẩm quyền ( người ký văn bản ) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa , bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định.
- Bước 4: Đánh máy, nhân bản.
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đùng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “nơi nhận” văn bản, người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng

thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp phát hiện có
lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
- Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Cán bộ văn phòng là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công
tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ
tục ban hành văn bản.
- Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người đứng đầu cơ quan ( người đã
duyệt bản thảo ).
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

13
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật nếu có.
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,

chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi năm lưu ít nhất 2 văn bản chính một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì soạn thảo các văn
bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình,
trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà
các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn
thảo văn bản ở văn phòng của Viện cũng dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý.
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân
( phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh, các mặt công tác cụ thể, thời
điểm quy định…)
Ngoài ra, văn bản còn phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng nội
dung, thẩm quyền của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học.
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ rang, chính xác,
không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo
một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

14
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cho ý trước, câu văn phải rõ rang, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất,
không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.

Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí, nội dung phải rõ rang, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người
thực thi, phải phù hợp với thực tế của cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể
trở thành hiện thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng Viện kiểm sát. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng Viện Kiểm
sát đối với Viện kiểm sát là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạn thảo
đúng quy trình, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật
sẽ là cơ sở quan trọng cho các Quyết định của Viện được đảm bảo hơn. Thế
nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản
được soạn thảo. Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn
bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của
Viện.
3.Công tác quản lý văn bản đi.
+ Quy trình văn bản đi tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì có 2
hình thức: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng phần mềm máy tính.
- Đối với văn bản đi : Soạn thảo văn bản là do cán bộ chuyên môn của
từng phòng ban soạn thảo.Các chuyên viên sẽ ban hành văn bản có liên quan
đến các nghành của họ, ký duyệt rồi chuyển đến văn thư để đóng dấu.
-Tất cả các loại văn bản trước khi được ban hành phải được trình lãnh đạo
Viện duyệt, ký duyệt, ký ban hành.
-Sau đó chuyển cho cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày, ghi số,
ngày, tháng. Nếu thể thức trình bày không đúng theo hướng dẫn, cán bộ văn thư
yêu cầu chỉnh sửa lại theo đúng thể thức trước khi chuyển đến các dối tượng liên
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

15

Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan. Cán bộ văn thư vào sổ đăng ký văn bản đi,và chuyển giao văn bản đi. lấy
số vào văn bản mục đích là để quản lý số lượng văn bản do cơ quan ban hành và
thuận tiện cho việc tra tìm văn bản.
- Việc đăng ký theo từng loại văn bản đã giúp cho thao tác này nhanh
chóng, liền mạch và tra cứu thuận lợi. Đồng thời còn giúp cho cán bộ văn thư,
đặc biệt là Lãnh đạo nắm bắt được rõ tổng số từng loại văn bản. Đặc biệt công
việc đó mang tính khoa học và đồng bộ cao, giúp cho tiến trình giải quyết công
việc được thuận lợi và kịp thời.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết Viện kiểm sát Thanh trì đã thực hiện
theo đúng quy định và đem lại hiệu quả công việc cao, nhằm đẩy mạnh hoạt
động của Viện là một mắt xích quan trọng và trực tiếp tác động tích cực vào
guồng máy đang vận hành đó.
- Văn bản đi được lập 3 bản có chữ kí và đóng dấu, cán bộ văn thư giữ 01
bản,01 bản gửi đi, 01 bản lưu giữ tại bộ phận đó.
+ Về việc trình ký:
Ưu điểm: Tại VKS Thanh Trì, việc trình ký luôn đảm bảo đầy đủ, đúng
thao tác. Những văn bản quan trọng có hồ sơ trình ký. Thao tác trình ký dược
thực hiện tương đối chính xác. Văn bản phải do người có thẩm quyền ký và hải
đảm bảo đầy đủ các yếu tố về thể thức và nội dung của văn bản theo quy định
hiện hành.
-Tuy nhiên, việc trình ký tại Viện còn tiến hành chậm và việc lập hồ sơ
trình ký chưa thực sự chặt chẽ.
+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đi.
- Bìa sổ và trang đầu gồm các thông tin sau:
Bìa sổ có màu xanh.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

16
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
VĂN PHÒNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số…………đến số
Từ ngày…………đến ngày
Quyển số
Năm
- Phần đăng ký bên trong gồm 8 cột:
Ngày

Số, ký

Tên loại

Người

Nơi

Đơn vị

Số

tháng

hiệu

và trích

ký

nhận

người

lượng

văn bản

văn bản

yếu nội

văn bản

nhận

bản

dung

Ghi chú

bản lưu

văn bản
1

2

3

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

4

5

6

7

8

17
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến :
- Tất cả các văn bản nhận được đều được kiểm tra, phân loại,bóc bì, đóng
dấu đến, ghi số đến, ngày đến. Các văn bản được phân loại theo chuyên môn,
theo các phòng gửi xuống, phân loại theo các đơn vị chủ quản gửi xuống., phân
loại theo các khâu chuyên môn nghiệp vụ. Khi văn bản đến được giải quyết kịp
thời sẽ giúp Viện biết được những chủ trương, đường lối, chính sách của cấp
trên gửi xuống cũng như việc trao đổi thông tin của các cơ quan khác.
- Có nhiều hình thức chuyển văn bản đến Viện, chính vì vậy việc quản lý
văn bản đến cơ quan được thống nhất, theo đúng quy trình phải tiến hành khẩn
trương, kịp thời, an toàn và hiệu quả. Trước khi nhận Văn thư phải kiểm tra mức
độ an toàn, hoàn chỉnh của bì văn bản tránh việc bị rách nát, mất dấu, nhòe
chữ…
Sau khi hoàn thành các thao tác đó, cán bộ Văn thư tiến hành phân loại,
bóc bì, đóng dấu đến (trừ văn bản Mật, văn bản đích danh, tuyệt mật). Việc phân
loại văn bản là khâu quan trọng tránh hiện tượng nhầm lẫn, thất lạc văn bản.
- VD: Có các phòng xét xử, phòng khiếu nại, phòng khởi tố…văn bản
phải được phân loại theo từng phòng.
- Các văn bản nhận được xử lý từ văn thư, sau đó chuyển lên trình cho
lãnh đạo Viện kiểm sát xử lý văn bản, rồi lãnh đạo lại chuyển lại cho văn thư để
văn thư đăng ký văn bản đến rồi chuyển các văn bản đến cho các đơn vị để giải
quyết trong một thời gian nhất định. Văn bản đến phải được gắn kèm với phiếu xử
lý văn bản chuyển lên cho lãnh đạo của Viện kiểm sát. Cán bộ văn thư phải có một
quyển sổ theo dõi, ghi ngày tháng,ký tên, đăng ký và sắp xếp vào sổ văn bản đến
của cơ quan, lấy số của văn bản, văn bản nào đến trước thì sắp xếp trước, vào sổ
trước. Phân loại, chỉnh lý theo các phòng ban cấp trên. Cán bộ văn thư photo
chuyển 01 bản lãnh đạo phụ trách xử lý văn bản, 01 bản chính lưu giữ tại văn thư.
Cán bộ văn thư chuyển văn bản đến các bộ phận chuyên môn trong đơn vị, yêu cầu
ký nhận vào sổ xử lý văn bản. Đây là việc đòi hỏi cán bộ Văn thư phải thực hiện

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

18
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhanh chóng, chính xác, kịp thời gian giải quyết và lĩnh hội công việc.
- VD: mẫu phiếu xử lý văn bản của Viện.
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN
Số công văn đến:…………………………………..
Ngày công văn đến:……………………………….
Nơi gửi…………………………………………….
Kính chuyển:………………………………………
- Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền sẽ
được cán bộ Văn thư gửi đến các đơn vị, cá nhân trong viện có liên quan để giải
quyết công việc trong thời gian nhanh nhất. Trong quá trình chuyển giao, bộ
phận văn thư đã theo dõi thông qua sổ giao – nhận văn bản đến theo mẫu sau:
Ngày, tháng
1

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

2

người nhận
3

4

5

- Kiểm tra, đôn đốc và giải quyết văn bản đến:
Văn bản đến Viện với mục đích trao đổi thông tin, trả lời hoặc có ý kiến
chỉ đạo…liên quan đến hoạt động của Viện. Chính vì vậy việc giải quyết văn
bản đến không thể tiến hành chậm trễ và sai sót.
Trong quá trình thực hiện, bộ phận văn thư phải kiểm tra lại thật kĩ các
khâu nghiệp vụ. Lãnh đạo chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra thì mới đem lại một quá
trình làm việc khẩn trương, đúng thẩm quyền và hiệu quả cao. Đồng thời, giúp
các cá nhân, đơn vị lĩnh hội được một cách nhanh nhất nội dung thông tin và
giải quyết yêu cầu công việc chính xác và kịp thời.
Ưu điểm: Việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến của bộ phận Văn thư
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

19
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình. Công văn, giấy tờ đến Viện đều được

phân loại và giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụ và trong thời gian ngắn
nhất. Cho đến nay, công việc này vẫn được tiến hành nghiêm ngặt, cẩn thận và
chưa có hiện tượng nhầm lẫn hay làm hỏng văn bản.
4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
- Việc quản lý :
- Tại Viện kiểm sát nhân dân huyện Thanh Trì việc quản lý con dấu được
làm cẩn thận, bộ phận văn thư của Viện luôn làm việc chính xác, đảm bảo đúng
quy định và hiệu quả. Mỗi khi sử dụng dấu phải được sự đồng ý của cán bộ văn
thư thì mới được phép sử dụng. Dấu được đóng đúng với chữ ký của người có
thẩm quyền ký, đóng dấu rõ ràng, không nhòe và mất nét dấu. Con dấu được cất
trong tủ của cơ quan và có chìa khóa riêng và chỉ có cán bộ văn thư mới được sử
dụng. Cho đến nay chưa có trường hợp đóng dấu khống, không đúng mục đích
và tùy tiện sảy ra.
- Việc sử dụng : - Dấu ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng
chùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái, dấu được đóng bằng mực đỏ tươi, không
đóng dấu khống chỉ (giấy trắng), dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn
bản.
- Chỉ đóng dấu và văn bản, khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký,
không đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thệu khi chưa ghi
tên người, tên việc cụ thể.
5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Lập hồ sơ giữa lý thuyết và thực tế tại đơn vị Viện kiểm sát cơ bản là
làm theo hướng dẫn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Làm tốt công việc này
sẽ có tác dụng tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác giải quyết công việc
kịp thời, hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài liệu. Nắm bắt được vai trò quan trọng của
việc lập hồ sơ hiện hành, Viện đã tiến hành thực hiện khâu công việc này nhằm
hoàn chỉnh công tác Văn thư.
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh

20
Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6