Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn thư Lưu trữ tại BAN QLDV CÔNG ÍCH đô THỊ TP THÁI NGUYÊN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (398.35 KB, 32 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
D. PHỤ LỤC.......................................................................................................2
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCƠNG ÍCH ĐƠ THỊ
TP THÁI NGUN............................................................................................3
1.1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dịch vụ
cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun.........................................................................................3
1.1.1 Sự ra đời.....................................................................................................................3
1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun.....................4
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái
Nguyên................................................................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................................................5
CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN
QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP THÁI NGUN..................7
2.1 Thực tiễn cơng tác văn thư............................................................................................7
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm cơng tác văn thư...................................................7
2.1.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư..........................................................8
2.1.3 Nội dung cơng tác văn thư.........................................................................................8
2.2.Thực tiễn cơng tác Lưu trữ.........................................................................................16
2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm lưu trữ..................................................................16
2.2.2. Tình hình quản lý chỉ đạo cơng tác lưu trữ.............................................................16
2.2.3. Nội dung công tác lưu trữ.......................................................................................17
C.PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................19
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ................................................................19
SVTH: Nguyễn Thị Sim
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3.1.Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý
dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun..........................................................................19
3.1.1. Về cơng tác xây dựng và ban hành văn bản............................................................19
3.1.2. Về công tác quản lý văn bản đi...............................................................................19
3.1.3. Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................20
3.1.4. Về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................20
3.2.Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý
dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên..........................................................................20
3.2.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.............................................................20
3.2.2. Về công tác quản lý văn bản đi...............................................................................21
3.2.3.Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến........................................................21
3.2.4.Về công tác lập hồ sơ...............................................................................................21
3.2.5. Về công tác tổ chức cán bộ.....................................................................................22
3.3. Các kiến nghị.............................................................................................................22
3.3.1. Đối với Chính phủ...................................................................................................22
3.3.2. Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun............................................23
3.3.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................................................23
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................24
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................25
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1
D. PHỤ LỤC
SVTH: Nguyễn Thị Sim
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
CHỮ VIẾT TẮT
NGHĨA
1
DVCI
Dịch vụ cơng ích
2
BQL
Ban quản lý
3
VTLT
Văn thư lưu trữ
4
CBCC
Cán bộ công chức
5
XĐGT
Xác định giá trị
6
TLLT
Tài liệu lưu trữ
7
ĐVBQ
Đơn vị bảo quản
8
TP
Thành phố
SVTH: Nguyễn Thị Sim
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra
như một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin, con người có nhiều
phương tiện và cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương
tiện quan trọng nhất và nó khơng thể thiếu được trong hoạt động quản lý Nhà
nước. Nó là cơ sở pháp lý, là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ để
truy cứu trách nhiệm, để giải quyết các cơng việc… Chính vì vậy có thể khẳng
định: Công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản
lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Làm tốt công tác
công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thơng tin giải quyết cơng việc nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hố, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trị quan trọng của cơng tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta ln quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”, sau khi hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ
chức kiến tập kéo dài 04 tuần cho sinh viên từ ngày 20/4/2015 đến ngày
22/5/2015. Đợt kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi
kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Ban quản lý dịch
công ích đô thị thành phố Thái Nguyên , em đã có đợt kiến tập đúng quy định về
thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương kiến tập đã đề
ra.
Thời gian thực tập tại Ban quản lý dịch cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun
em đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác
SVTH: Nguyễn Thị Sim
1
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn thư – Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụ Văn thư
– Lưu trữ của cơ quan. Tồn bộ những cơng việc đó đã được em khái quát trong
bản Báo cáo này.
Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn
thư lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu
trữ đối với sự phát triển của đất nước; thấy được những bất cập trong công tác
này ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái Ngun nói riêng và
các cơ quan nhà nước nói chung. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế
hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn.
Trong thời gian làm báo cáo kiến tập mặc dù rất cố gắng nhưng sẽ khơng
tránh được những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự giúp
đỡ, nhận xét từ quý thầy, cô trong Nhà trường, đặc biệt các thầy, cô trong khoa
Văn thư –Lưu trữ cùng sự đóng góp ý kiến của các cơ, chú, anh, chị trong cơ
quan để em có thể hồn thành tốt bài báo cáo kiến tập.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ban Quản lý dịch vụ cơng ích Tp Thái
Ngun; các cô, chú, anh, chị trong cơ quan đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em
hoàn thành đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !
SVTH: Nguyễn Thị Sim
2
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BAN QLDVCƠNG ÍCH ĐƠ THỊ
TP THÁI NGUN
( Trụ sở làm việc Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên )
1.1.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Ban quản
lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun
1.1.1 Sự ra đời
Thành phố Thái Nguyên là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục,
khoa học kỹ thuật, y tế, du lịch, dịch vụ cuả tỉnhThái Nguyên và vùng trung du
miền núi Bắc bộ. Là một trong ba trung tâm đào tạo giáo dục lớn của cả nước, là
đầu mối giao thơng quan trọng nối các tỉnh phía Bắc với các tỉnh Đồng bằng
Bắc bộ.Thành phố đến nay đã trải qua gần 50 năm xây dựng và trưởng thành.
Năm 2010 thành phố đã được Thủ tướng Chính phủ quyết định đơ thị loai 1. Với
vị trí và đặc điểm trên, cùng với sự quan tâm của TW, của Tỉnh và các ngành
cũng là điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý, lãnh đạo và thực hiện nhiệm
vụ phát triển thành phố Thái Nguyên.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trong những năm qua q trình đơ thị hóa thành phố phát triển, cơng
trình hạ tầng kỹ thuật ngày càng được xây dựng hoàn thiện đồng bộ, yêu cầu
dịch vụ cơng ích ngày càng cao . Chính vì vậy cơng tác dịch vụ cơng ích đơ thị
thành phố đã được cấp ủy Đảng, chính quyền thành phố quan tâm và chính thức
xây đựng đề án thành lập Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái
Ngun.
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái Nguyên được thành
lập theo Quyết định số 3378/QĐ- UBND ngày 30/12/2011 của UNBN tỉnh Thái
Nguyên trên cơ sở Đề án số 17ĐA- UBND ngày 24/11/2011 của UBND thành
phố Thái Nguyên về việc thành lập Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái
Ngun.
Trụ sở của Ban được đặt tại Khối cơ quan sự nghiệp của thành phố Thái
Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
1.1.2.Chức năng của Ban Quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái Ngun là đơn vị sự
nghiệp đơ thị, có chức năng thực hiện nhiệm vụ cơng ích bằng nguồn ngân sách
nhà nước ( nguồn vốn sự nghiệp đô thị ) chịu trách nhiệm trước UBND thành
phố về quản lý chất lượng, diện tích, khối lượng, tiến độ thực hiện các dịch vụ
cơng ích đô thị, quyét thu gom giác đường phố, duy trì vệ sinh đường phố, duy
trì hệ thống chăm sóc cây xanh thành phố, hệ thống điện chiếu sãng công cộng,
nạo vét khơi thông cống rãnh, duy tu bảo dưỡng hệ thống đường giao thơng, các
cơng trình như Nghĩa trang, Đài tưởng niệm, cơng viên, các cơng trình cơng
cộng khác, vệ sinh môt trường….do UBND thành phố giao.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả ban Quản lý dịch vụ cơng ích đô thị thành
phố Thái Nguyên
Quản lý khối lượng, chất lượng việc thực hiện các dịch vụ cơng ích đơ thị
trên địa bàn do UBND thành phố giao.
Lập hồ sơ mời thầu hoặc chỉ định thầu các công tác dịch vụ cơng ích đơ
thị trên địa bàn đúng theo quy định.
Ký hợp đồng với các đơn vị ,tổ chức, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ
SVTH: Nguyễn Thị Sim
4
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cơng ích, thực hiện, kiểm tra, giám sát q trình thực hiện nhiệm vụ của các đơn
vị, tổ chức, doanh nghiệp đã ký hợp đồng.
Tổ chức nghiệm thu ngoài hiện trường và lập hồ sơ giá trị khối lượng
dịch vụ hồn thành, thực hiện thanh quyết tốn theo quy định.
Lập dự tốn chi phí dịch vụ cơng ích đơ thị hàng năm hoặc khối lượng bổ
xung, phát sinh đột xuất theo yêu cầu của UBND thành phố trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được thành
phốgiao. Quản lý viên chức, người lao động và tài chính, tài sản thuộc Ban theo
quy định cuả pháp luật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND thành phố giao.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái Nguyên là đơn vị sự
nghiệp trực thuộc UBND thành phố, do ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ chi
phí hoạt động, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại
Kho bạc nhà nước và các tổ chức tín dụng đẻ hoạt động theo quy định của pháp
luật.
* Lãnh đạo ban gồm 02 người Trưởng ban và Phó ban
Trưởng ban: Phụ trách điều hành chung và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND thành phố về mọi hoạt đông thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phó ban : Có trách nhiệm giúp Trưởng ban và chịu trách nhiệm thực hiện
các nhiệm vụ được phân công và thay mặt cho Trưởng ban giải quyết công việc
trong phạm vi được giao khi trưởng ban đi vắng hoặc ủy quyền.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng ban và Phó ban do UBND Thành phố
bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
*Các bộ phận chuyên môn: Gồm 06 cán bộ thực hiện nhiệm vụ
- 02 cán bộ làm công tác giám sát, nghiệm thu khối lượng sản phẩm dịch
vụ vệ sinh môi trường.
- 01 cán bộ giám sát nghiệm thu khối lượng duy tu, bảo dưỡng cải tạo
nâng cấp hê thống đường nội thị.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
5
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- 01 cán bộ giám sát, nghiệm thu duy trì, hệ thống thốt nước đơ thị .
- 01 cán bộ làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống đèn điên chiếu
sáng.
- 01 cán bộ làm công tác giám sát nghiệm thu hệ thống công viên cây
xanh và bảo vệ cơng trình cơng cộng.
* Bộ phận Hành chính- tổng hợp: Gồm 02 cán bộ
- 01 cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch; thanh quyết toán hợp đồng
và kiêm kế tốn đơn vị.
- 01 cán bộ làm cơng tác công tác văn thư, kiêm thủ quỹ.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
6
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BAN
QUẢN LÝ DỊCH VỤ CƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP THÁI NGUYÊN
( Cán bộ văn thư Hà Hạnh Hường đang kiểm tra thể thức văn bản )
2.1 Thực tiễn công tác văn thư
* Khái niệm về công tác văn thư
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 qui
định : Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo,ban hành văn bản,
quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
,tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong cơng tác văn thư.
2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
a. Về tổ chức cơng tác văn thư
Ban Quản lý dịch vụ cơng ích đã áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn
thư tổng hợp. Tồn bộ các cơng đoạn và thao thác nghiệp vụ về xử lý văn bản
được thực hiện tại bộ phận văn thư.
Trong những năm qua Ban quản lý dịch vụ cơng ích đã ln quan tâm, chú
trọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tác văn thư.
Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiện nội dung
cơng tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết cơng việc nhanh chóng,
chính xác.
Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính, máy
SVTH: Nguyễn Thị Sim
7
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu
quan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý
văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả cơng việc một cách nhanh chóng, bí mật và
khoa học.
b. Về cán bộ làm công tác văn thư
Công tác Văn thư của Ban Quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái
Ngun đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ
chun mơn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã tốt nghiệp bậc trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ (nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác và
trách nhiệm được giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả.
2.1.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo cơng tác văn thư
* Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư
- Công tác văn thư của Ban Quản lý dịch vụ cơng ích được thực hiện theo
đúng quy định chung của nhà nước:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định về cơng tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của Chính
Phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ quy định về công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phịng chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
2.1.3 Nội dung công tác văn thư
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý,
SVTH: Nguyễn Thị Sim
8
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày của Ban quản lý
dịch vụ công ích nên hiện nay Ban quản lý đã và đang thực hiện triển khai các
nội dung của công tác văn thư trong tồn cơ quan.
Cơng tác văn thư của Ban quản lý dịch vụ cơng ích đo thị thành phố Thái
Nguyên được thực hiện gồm các nội dung sau:
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Việc ban hành văn bản của Ban dịch vụ cơng ích thực hiện theoThông tư
số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thẩm quyền ban hành văn bản BQL dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái
Nguyên bao gồm các loại văn bản sau: Công văn , Tờ trình, Báo cáo, Quyết
định….
Trong quá trình ban hành văn bản, Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị Tp
Thái Ngyên luôn tuân thủ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước về thẩm
quyền ban hành và thể loại văn bản, từ đó làm tốt cơng tác lãnh đạo, quản lý của
mình.
Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích cơng tác xây dựng văn bản được giao
cho cán bộ chuyên môn. Các văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo đều thực
hiện theo đúng những quy định của Nhà nước.
b. Quản lý văn bản đi
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái ngun đã áp dụng và thực
hiện các bước tổ chức quản lý văn bản đi theo đúng Công văn số 425/VTLTNN
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý,
giải quyết văn bản đi, đến.
* Nội dung của công tác tổ chức quản lý văn bản đi của Ban quản lý dịch vụ
công ích đô thị Tp Thái Nguyên bao gồm:
- Kiểm tra thể thức văn bản
Qua khảo sát thực tế tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái nguyên em
thấy thể thức của văn bản được trình bày đúng heo quy định của nhà nước. Thể thức
văn bản là yếu tố thông tin quan trọng thể hiện ở một văn bản theo qui định của cơ
SVTH: Nguyễn Thị Sim
9
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ được trình bày phía trên cùng góc phải của văn bản: Dịng thứ
nhất “ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” in hoa, cỡ chữ 12 đến
13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng thứ 2 : “ Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ” , chữ thường, cở chữ 13 đến 14, kiểu
đứng đậm, có gạch chân nét liền.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
+ Tác giả được trình bày góc trái bên trên văn bản, cỡ chữ 13, đứng đậm, phía dưới kẻ
đường kẻ ngang nét liền, 1/3 đến ½ dịng chữ ;
UBND THÀNH PHỐ THÁI NGUN
BQL DỊCH VỤ CƠNG ÍCH ĐƠ THỊ
+ Số ký hiệu là số thứ tự ban hành văn bản bắt đầu từ số 01 vào đầu năm kết thúc 31
tháng 12 hàng năm;
Số: 01/BC – BQLDVCI
+ Địa danh và ngày tháng năm văn bản trình bày dưới Quốc hiệu, cỡ chữ 13 đến 14,
tháng 1,2 phải ghi thêm số “ 0 ” đằng trước;
Thái Nguyên, ngày 02 tháng 5 năm 2015
loại và trích yếu nội dụng được trình bày dưới ngày tháng năm và ở khoảng giữa của
văn bản, tên loại viết in hoa ; cỡ cữ 14 nét đậm ;
DỰ TOÁN THU CHI NGÂN SÁCH
Năm 2014
+ Nội dung văn bản đươc trình bày khoảng giữa văn bản , dưới phần tên loại trích yếu
nội dung, chữ thường, cỡ chữ 14,.
+ Thể thức đề ký dưới nội dung góc bên phải ;
TRƯỞNG BAN
( Ký tên)
Phạm Văn Toản
+ Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý dấu được đóng 1/3 chữ ký,
đóng dấu rõ dàng, đúng chiều;
SVTH: Nguyễn Thị Sim
10
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Nơi nhận là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với
mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu. Nơi nhận
được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên loại
và trích yếu nội dung văn bản”.
+ Đối với công văn phần nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kính
gửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản và cịn được
ghi như các loại văn bản có tên gọi khác.
Ví dụ 1:
Nơi nhận:
- UBND thành phố;
- Các Sở, ban ,ngành;
- Lưu:VT.
Nhận xét : văn bản của Ban quản lý dịch vụ được trình bày theo đúng thể thức văn
bản nhà nước quy định.
- Ghi số ngày tháng năm văn bản
Ghi số ngày văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các văn bản đi .Mỗi văn
khi ban hành đươc đánh theo một hệ thống số và ngày tháng nhất định.
Ngày tháng năm của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực. Những ngày dưới 10, tháng dưới 2 ghi thếm số “0” phía trước.
Ghi số ngày tháng văn bản là yếu tố qquan trọng giúp cán bộ văn thư Ban quản
lý dịch vụ cơng ích dễ tìm, nghiện cứu khi sử dụng văn bản.
- Đăng kí văn bản
Là ghi chép một số thông tin quan trọng của văn bản như ; Số kí hiệu, ngày
tháng năm , nội dụng của văn bản vào phương tiện đăng Sổ văn bản đi hoặc máy tính..
giúp quản lý chặt chẽ văn bản.
Hiện nay Bản quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị áp dụng hình thức đăng ký
truyền thống ( đăng ký bằng sổ ). Vì số lượng văn bàn đi không nhiều nên tất cả các
loại văn bản đi được đăng ký chung một sổ và chia thành từng tên loại (phụ lục 01).
- Đóng dấu văn bản
SVTH: Nguyễn Thị Sim
11
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khi văn bản được đăng ký cán bộ chuyên môn cầm văn bản đi sao in đúng số
lượng văn bản ( trong phần nơi nhận của văn bản ) . Rồi được cán bộ văn thư đóng
dấu
Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun văn bản được đóng
khi có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu khống. Hầu hết các văn bản gửi cho các đơn vị,
cá nhân đều là bản chính.
- Chuyển giao văn bản đi
Tất cả những văn bản do Ban quản lý dịch vụ cơng ích làm ra được gửi tới
các đối tượng có liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc là chính xác,
đúng đối tượng và kịp thời.
Ban quản lý dịch vụ cơng ích áp dụng 2 phương pháp chuyển giao văn
bản là chuyển giao qua đường bưu điện (đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở
ngoài cơ quan) và chuyển giao trực tiếp (đối với các đơn vị trong cơ quan). Khi
chuyển giao qua đường bưu điện, văn bản được cho vào phong bì có in sẵn tên cơ
quan Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên, số điện thoại và được
dán kín cẩn thận trước khi chuyển ra bưu điện.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Tất cả các văn bản đi lưu tại văn thư là bản gốc. Nhằm phục vụ cho việc sử
dụng bản lưu có hiệu quả, cán bộ văn thư sử dụng các sắp xếp văn bản theo tên loại
văn bản. Văn bản có số nhỏ, ban hành trước xếp trước, văn bản số lớn ban hành sau
xếp sau. Tất cả các văn bản lưu được quản lý chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc dễ thấy- dễ
lấy- dễ tìm.
c. Quản lý văn bản đến
* Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ các đơn
vị, cơ quan, cá nhân gửi đến. Trong thời gian kiến tập tại Ban quản lý dịch vụ
cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun em thấy việc quản lý văn bản đến được thực
hiện theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra , phân loại, bóc bì văn bản đến
Văn bản đến của Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thij Tp Thái Ngun đa
SVTH: Nguyễn Thị Sim
12
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
dạng về loại hình, các văn bản đến đều được xử lý nhanh chóng, chính xác.
Các văn bản đến đều do cán bộ văn thư cơ quan tiếp nhận ( văn bản nhận
trực tiếp, mạng máy tính,Fax) , ngồi văn bản trên cán bộ văn thư còn tiếp nhận
một số loại văn bản như: đơn thư, khiếu nại ,tố cáo …của các cá nhân.
Tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận..Khi phát hiện thiếu hoặc mất, văn bản chuyên muộn(dấu hỏa tốc, hẹn giờ )
cán bộ văn thư sẽ báo cáo ngày cho lãnh đạo .
Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, Fax cán bộ văn thư kiểm tra
số lượng văn bản, số trang văn bản….
Phân loại, bóc bì văn bản đến : loại khơng bóc bì đối với văn bản gửi đích
danh
Nhận xét : Thực tế cho thấy văn bản đến Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ
thị Tp Thái Ngun cán bộ văn thư có đăng ký vào sổ văn đến .
- Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Tất cả văn bản đến phải được tập trụng ở bộ phận văn thư đều được đóng
dấu “ Đến ”, ghi số, ngày tháng. Đối với văn bản khơng thuộc diện đăng ký thì
khơng cần đóng dấu “ Đến” . Số đến được đánh từ số thứ tự văn bản gửi đến cơ
quan, dấu đến được đóng dưới số ki hiệu của văn bản ( phu lục 3).
Mẫu dấu đến của cơ quan
BQL DỊCH VỤ CƠNG ÍCH ĐƠ THỊ TP. THÁI NGUYÊN
CV
Số:…………………………
ĐẾN Ngày:……………………….
Chuyển:…………………….
- Đăng ký văn bản đến
Tại ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên việc đăng ký văn
bản đến thực hiện phương pháp đăng ký truyền thống (đăng ký bằng sổ).
+ Sổ đăng ký văn bản đến được lập thành 2 quyển:
SVTH: Nguyễn Thị Sim
13
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Sổ đăng ký văn bản đến. ( phụ lục 2 ).
- Trình và sao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản phải được trình cho trưởng ban cho ý kiến, để
phấn phối chỉ đạo, giải quyết cơng việc.Khi đã có ý kiến của lãnh đạo cán bộ
văn thư sẽ phôto để sao in, đối với văn bản quan trọng cán bộ văn thư sẽ làm thủ
tục sao lục cho văn bản.
- Chuyển giao văn bản đến
Sau khi nhân văn bản đến các cá nhân, bộ phận sẽ giải quyết theo ý kiến
chỉ đạo, việc chuyển giao đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, đúng đối tượng,
chặt chẽ.
- Giải quyết theo giõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Đây được coi là khâu quan trọng nhất của cán bộ làm công tác văn thư
nói riêng và của Văn phịng, cơ quan nói chung.
Giải quyết văn bản đến: khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết kịp thời theo hạn được pháp luật quy định hoặc kèm theo
quy định cụ thể của cơ quan. Đối với văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn
phải được ưu tiên giải quyết trước.
Theo dõi, đôn dốc việc giải quyết văn bản đến: nhằm nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn
giải quyết thì đều phải theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
d. Công tác bảo quản và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể dược khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một
hình dấu cố định trên văn bản.Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp
nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đói với các văn bản giấy
tờ của cơ quan và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định
của nhà nước.
- Các loại dấu: Ban quản lý dịch cơng ích đơ thị thành phố Thái Nguyên đang
quản lý các loại dấu như:
+ Dấu cơ quan;
SVTH: Nguyễn Thị Sim
14
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Dấu chức danh và họ tên người có thẩm quyền ký văn bản;
+ Dấu công văn đến;
+ Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”.
- Quản lý và bảo quản con dấu
Con dấu của Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên được
giao cho cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chun mơn về cơng tác
văn thư, lưu trữ giữ và đóng dấu tại cơ quan. Cán bộ văn thư là người tự tay đóng
dấu vào các văn bản, giấy tờ của Ban .
Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền.
Khơng sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâm
vào xăng và dùng chổi lông mềm để rửa.
* Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu được cán bộ văn thư thực hiện theo đúng quy định
của cơ quan nhà nước như:
+ Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực dấu mầu đỏ,
đúng với quy định của Nhà nước.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký, đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản được thực hiện theo quy định .
Nhận xét : Cán bộ văn thư thường để con dấu trên bàn làm việc như hình
ảnh trên là một thực tế, có nhiều văn bản sai thể thức cán bộ văn thư vẫn đóng
dấu.
e. Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong cơng tác văn thư là mắt xích
nối liền cơng tác văn thư với lưu trữ.
Trong q trình giải quyết cơng việc có rất nhiều loại văn bản quan trọng
SVTH: Nguyễn Thị Sim
15
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
được sản sinh ra có giá trị giải quyết công việc trước mắt cũng như sau này .Các
loại văn bản có giá trị sẽ được lưu trữ tại cơ quan để nghiên cứu, tra tìm, giữ gìn
bí mật của cơ quan nhà nước.
Nhận xét: Qua khảo sát thực tế em thấy việc lập hồ sơ của Ban quản lý
dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun được thực hiện một cách đầy đủ và
chính xác. Tài liệu là những bản gốc có giá trị pháp lý cao.
2.2.Thực tiễn công tác Lưu trữ
* Khái niệm công tác lưu trữ
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGSTS. Dương Văn Khảm, công tác lưu trữ là “tồn bộ các quy trình quản lý nhà
nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an
toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”.
2.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm lưu trữ
a. Về tổ chức công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái
Nguyên do cán bộ văn thư kiêm lưu trữ thực hiện. Tuy không thành lập bộ phận
lưu trữ riêng nhưng công tác lưu trữ tại đây cũng được quan tâm và thực hiện
tốt. Công tác lưu trữ của Ban quản lý bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác
văn thư kiêm lưu trữ.
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố Thái Ngun cũng dần
trang bị cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ của cơ quan như: cơ sở
vật chất, tủ, giá, cặp, hộp…đựng tài liệu giấy tờ, nhằm tạo điều kiện cho cán bộ
lưu trữ hồn thành tốt cơng việc của mình.
b. Về cán bộ làm lưu trữ
Cơng tác Văn thư của Ban Quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái
Ngun đã bố trí 01 cán bộ làm cơng tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã tốt nghiệp bậc trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ (nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác và
trách nhiệm được giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả.
2.2.2. Tình hình quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ
SVTH: Nguyễn Thị Sim
16
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
* Về ban hành chỉ đạo công tác lưu trữ
Đối với công tác lưu trữ, Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành phố
Thái Ngun tổ chức quản lý và thực hiện theo các văn bản:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị;
2.2.3. Nội dung công tác lưu trữ
a. Xác định giá trị tài liệu và thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
* Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một trong những các bước về nghiệp vụ về lưu
trữ, xác định giá trị tài liệu là một trong các bước quan trọng quyết định đến số
phận của tài liệu. Để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài và
vĩnh viễn. Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, vì vậy khi xác định
giá trị tài liệu cần phải tiến hành thận trọng tỉ mỉ.
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cấu sau:
Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
tính bằng số lượng năm.
Xác định tài liệu hết giá trị để loại hủy.
* Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tại Ban quản lý dịch vụ công ích đơ thị thành phố Thái Ngun khơng có
kho lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu chủ yếu là loại hình tài liệu hành chính được
đựng trong các cặp, hộp và đưa vào bảo quản trong các tủ lưu trữ.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
17
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
b. Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ
Ban quản lý dịch vụ cơng ích khơng có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ được
để gọn gàng, ngăn nắp, khoa học trong tủ . Công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm
thơng tin trong các tài liệu lưu trữ được dễ dàng, nhanh chóng.
Cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị thành
phố Thái Ngun được thực hiện theo phương pháp truyền thống sử dụng mục
lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng. Mục
lục hồ sơ thống kê đến từng đơn vị bảo quản.
c. Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
* Công tác bảo quản tài liệu
Là biện pháp để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, để phục vụ cho quá
trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là một khâu
quan trọng trong cơng tác lưu trữ, góp phần vào giảm các nguy cơ gây hư hỏng tài
liệu, mất tài liệu đảm bảo trọn vẹn cho phông lưu trữ để phục vụ cho công tác quản
lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
Nhận xét: Ban quản lý dịch vụ công ích mới được thành lập nên số lượng tài
liệu lưu trữ ít, trong Ban chỉ có tủ đựng tài liệu lưu trữ, việc sắp xếp tài liệu lên tủ
gọn gàng, khoa học. Cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ nên việc bảo quản khối tài
liệu chưa được tốt.
* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu
Qua khảo sát thực tế em thấy tổ chức tài liệu lưu trữ thường được thực
hiện theo hình thức cho mượn là chủ yếu và có thể mượn để phơtơ một cách dễ
dàng .Đối tượng nghiên cứu tài liệu thường là các cá nhân, phòng ban trong cơ
quan.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
18
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
C.PHẦN KẾT LUẬN
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1.Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại
Ban quản lý dịch vụ công ích đô thị Tp Thái Nguyên
3.1.1. Về công tác xây dựng và ban hành văn bản
Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại Ban QLDVCI TP Thái
Nguyên được giao cho cán bộ chuyên môn thực hiện tương đối tốt, các văn bản
ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ
các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thơng tin trong văn bản được bảo
đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
Việc ban hành các văn bản của Ban đã đi vào nề nếp; phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban và thống nhất về mặt thể thức. Chính vì vậy
mà chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao.
3.1.2. Về công tác quản lý văn bản đi
Việc phân công trách nhiệm soạn thảo văn bản cho cán bộ chuyên môn
theo đúng chức năng nhiệm vụ được nên văn bản đảm bảo tính chính xác về nội
dung và pháp lý của. Văn bản của Ban quản lý dịch vụ cơng ích ban hành về cơ
bản thì đa số các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức, từ đó nâng cao
vai trị thơng tin và hiệu lực pháp lý của văn bản, giúp hoạt động quản lý có hiệu
quả.
Việc quản lý văn bản đi tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích được cán bộ văn
thư thực hiện qua các loại sổ đăng ký theo tên loại. Từ đó dễ cho việc quản lý và
tra tìm văn bản.
- Việc đăng ký văn bản vào các loại sổ đăng ký văn bản đi được ghi đầy
đủ và đúng các cột mục, tạo thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần.
- Việc chuyển giao văn bản đi bưu điện được thực hiện nhịp nhàng,
nhanh chóng, kịp thời, đúng cá nhân, đơn vị nhận.
- Mỗi văn bản đi đều được lưu lại văn thư cơ quan bản gốc. Việc sắp xếp,
SVTH: Nguyễn Thị Sim
19
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản khá khoa học, hợp lý, công tác bảo quản
bản lưu văn bản được thực hiện tốt, phục vụ được nhu cầu nghiên cứu, tra tìm
văn bản khi lãnh đạo và các cán bộ cơ quan có nhu cầu.
3.1.3. Về cơng tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung vào một đầu mối
thống nhất đó là bộ phận văn thư, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như
tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản đều được
thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước.
Các văn bản đến đều được cán bộ văn thư quản lý bằng việc đóng dấu
đến, ghi số đến, ngày đến và các thơng tin được đăng ký chính xác, rõ ràng vào
sổ theo đúng các cột mục trong sổ đăng ký đảm bảo cho việc tra tìm về sau.
Văn bản đến được cán bộ văn thư nhận và được chuyển giao tới đơn vị, cá
nhân giải quyết kịp thời, đúng đối tượng.
3.1.4. Về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Công tác lập hồ sơ đối với các hồ sơ công việc đã được cán bộ văn thư duy
trì.
- Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được cán bộ văn thư kiêm lưu trữ
thực hiện theo đúng những quy định của Nhà nước..
3.2.Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên
Bên cạnh những điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn đã làm được
công tác văn thư lưu trữ ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích Thành phố cịn có một
số những điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn chưa làm được như sau:
3.2.1 Về công tác xây dựng và ban hành văn bản.
- Một số cán bộ chuyên môn chưa quan tâm thực hiện các quy định về
việc soạn thảo văn bản, một số thành phần thể thức còn chưa đúng.
- Ở Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun dù văn bản đã
được kiểm tra nội dung thể thức nhưng chưa có chữ ký “nháy” của Trưởng ban,
khơng được kiểm tra lại về phần nội dung và thể thức. Vì vậy, có nhiều trường
hợp văn bản sai thể thức và thiếu xót về phần nội dung nhưng người có thẩm
SVTH: Nguyễn Thị Sim
20
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyền vẫn ký. Việc này khiến mất rất nhiều thời gian chỉnh sửa, xin lại chữ ký
của người có thẩm quyền.
3.2.2. Về công tác quản lý văn bản đi
Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên không lập “Sổ
chuyển giao văn bản đi” để theo dõi văn bản đi trong nội bộ cơ quan khiến cho
việc quản lý văn bản chưa được chặt chẽ. Bởi văn bản dù đã được chuyển tới
các phòng ban nhưng khơng ký nhận thì khơng có căn cứ xác minh là văn thư đã
gửi và cán bộ nhân viên đã nhận, do vậy gây khó khăn trong việc chuyển giao
văn bản.
- Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên cũng chưa lập
được “Sổ chuyển giao văn ban đi bưu điện”. Công tác chuyển giao văn bản qua
bưu điện vẫn được thực hiện như đối với việc gửi thư của cá nhân. Vì vậy dễ
xảy ra trường hợp thất lạc văn bản cũng như không nắm được rõ tình hình gửi
nhận văn bản qua bưu điện.
- Cơng tác bảo quản bản lưu vẫn chưa được tốt do cán bộ chuyên môn sau
khi xin số, sao in xong thì khơng trả lại bản gốc cho văn thư mà giữ lại 1 thời
gian rồi mới trả cho văn thư. Vì vậy việc bảo quản bản lưu cịn gặp nhiều khó
khăn.
3.2.3.Về cơng tác quản lý và giải quyết văn bản đến
- Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên chưa lập được Sổ
theo dõi giải quyết văn bản đến mà dùng Sổ đăng ký văn bản đến kiêm Sổ theo
dõi giải quyết văn bản đến. Việc này cũng làm cho công tác theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến gặp khó khăn và chưa được sát sao.
- Ban quản lý dịch vụ cơng ích đô thị Tp Thái Nguyên sổ đăng ký văn
bản đến Mật và sổ đăng ký đơn thư cũng có nội dung giống với các sổ đăng ký
văn bản đến thông thường. Điều này khiến cho việc theo dõi và quản lý văn bản
sẽ gặp nhiều khó khăn. Do văn bản có 3 mức độ mật là: Mật, Tối mật, Tuyệt
mật. Nếu khơng có thêm cột “Mức độ mật” thì sẽ rất khó cho việc quản lý văn
bản Mật đến.
3.2.4.Về cơng tác lập hồ sơ
SVTH: Nguyễn Thị Sim
21
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Nguyên công tác lập hồ
sơ mới dừng lại ở mức lập hồ sơ sơ bộ. Và hồ sơ chủ yếu được lập là các hồ sơ
về công việc,hồ sơ nhân sự… Cán bộ chuyên môn chưa lập được hồ sơ cho từng
cơng việc của mình đảm nhiệm. Điều này khiến cho công tác tổng kết, công tác
theo dõi q trình giải quyết cơng việc gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, việc
không lập hồ sơ công việc khiến cho cơng tác lưu trữ cũng gặp nhiều khó khăn.
3.2.5. Về công tác tổ chức cán bộ
Tại Ban quản lý dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái ngun cán bộ văn thư
làm kiêm lưu trữ và kiêm cả thủ quỹ cơ quan. Do phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm
vụ công tác nên khối lượng công việc tương đối nhiều, làm ảnh hưởng không
nhỏ đến công tác chuyên môn.
3.3. Các kiến nghị
3.3.1. Đối với Chính phủ
+ Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật: Hiện nay, tình trạng ban
hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản QPPL còn nhiều bất cập, thiếu tính đồng bộ
thống nhất thậm chí cịn mâu thuẫn với nhau đã gây khó khăn đối với cơng tác
văn thư lưu trữ cả nước nói chung cũng như thực tế đang diễn ra tại Ban quản lý
dịch vụ cơng ích đơ thị Tp Thái Ngun . Vì vậy, đề nghị Chính phủ sớm khắc
phục tình trạng này bằng cách đẩy mạnh công tác chỉ đạo , hướng dẫn việc lập
hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Chính sách tiền lương: Chính phủ nên thay đổi chính sách tiền lương,
các chế độ phụ cấp phù hợp để khuyến khích, động viên tinh thần cán bộ văn thư
lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời, đây cũng chính là động
lực để cán bộ cơng chức có thể đảm bảo được cuộc sống đúng nghĩa bằng tiền
lương mà không cần hối lộ, không muốn nhận hối lộ để góp sức vào cơng cuộc
phát triển nền kinh tế đất nước; biến tiền lương thành lực hút để thu hút được
nhân tài vào làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước tránh tình trạng “chảy
máu chất xám” hoặc “chân trong, chân ngoài” diễn ra hiện nay.
+ Đề nghị Chính phủ có chính sách hỗ trợ kinh phí: Điều chỉnh tiêu
chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cán bộ công chức
nhằm nâng cao năng lực hoạt động công tác văn thư lưu trữ.
SVTH: Nguyễn Thị Sim
22
